6.1 Bijlage 2. Jaarrekening BSGR 2020 (1910021)

Pagina 1 Jaarstukken 2019 BSGR 0003

Jaarstukken 2020

Pagina 2 Jaarstukken 2020 BSGR Inhoudsopgave Voorwoord van de Directeur 1. Inleiding & leeswijzer 2. Financieel resultaat 2.1 Analyse resultaat 2020 2.2 Voorstel resultaatbestemming 3. Programmaverantwoording 3.1 Programmarekening over 2020 3.2 Toelichting per programma 3.2.1 Toelichting algemeen 3.2.2 Strategie 3.2.3 Automatisering 3.2.4 Management informatie & ISAE 3.2.5 Informatiebeveiliging en Privacy 3.2.6 Programma 1: Heffen 3.2.7 Programma 2: Informatie & Inning 3.2.8 Programma 3: Waarderen 3.2.9 Programma 4: Overhead 3.2.10 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien 3.3 Paragrafen 3.3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing 3.3.2 Financiering & treasury 3.3.3 Prognose EMU-saldo 3.3.4 Bedrijfsvoering 3.3.5 Beleidsindicatoren 4.

Jaarrekening 2020 4.1 Overzicht van baten en lasten 2020 4.2 Balans per 31 december 2020 4.3 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling 4.3.1 Waarderingsgrondslagen 4.3.2 Grondslagen van resultaatbepaling 4.4 Toelichting op het overzicht van baten en lasten 4.4.1 Economische kosten categorieën 4.4.2 Incidentele baten en lasten 4.4.3 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (WNT) 4.5 Toelichting op de balans 4.5.1 Vaste activa 4.5.2 Vlottende activa 4.5.3 Vaste Passiva 4.5.4 Vlottende passiva 4.5.5 Niet uit de balans blijkende verplichtingen 4.6 Geprognosticeerde Balans 4.7 Overige gegevens 4.7.1 Belangrijke gebeurtenissen na balansdatum 5 Bijlage I 5.1 Overzicht belastingtaken inclusief overhead voor BSGR en per deelnemer

3 4 5 5 6 7 7 8 8 8 10 11 11 14 18 25 32 33 34 34 39 40 41 48 49 49 50 51 51 52 53 53 55 56 58 58 58 59 61 62 63 63 63 64 64

Pagina 3 Jaarstukken 2020 BSGR

Voorwoord van de Directeur Geachte lezer, Bijgaand treft u aan de Jaarstukken van 2020 van de Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland. Voor het inmiddels achtste jaar op rij heeft de BSGR tevens een goedkeurende ISAE3402-type II verklaring ontvangen. Net als de afgelopen zes jaren is de verklaring 2020 “schoon”, dat wil zeggen zonder beperkingen. De BSGR is daarmee nog steeds de enige belastingorganisatie in Nederland die ISAE3402 type II gecertificeerd is. Een dergelijke verklaring staat garant voor de betrouwbaarheid en validiteit van de door de BSGR uitgevoerde belastingprocessen en is daarmee een nadrukkelijk (ook internationaal) kwaliteitspredicaat. Dit begrotingsjaar van onze organisatie is voor het eerst in het bestaan van de BSGR afgesloten met een negatief resultaat. Met name de toenemende kosten als gevolg van bezwaren ingediend door NCNP bureaus zijn hier debet aan. Omdat hier amper op te sturen is baart dit zorgen ook voor de komende jaren, die als gevolg hiervan dan ook meer dan voorheen door onzekerheden worden gekenmerkt. Juist in deze lastige tijd ben ik trots op alle medewerkers van de BSGR die in het afgelopen jaar, vaak onder moeilijke omstandigheden, de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening van de BSGR waarborgden. Dank daarvoor! Leiden, maart 2021 Mevr. drs. E.T.M. van Kesteren

Pagina 4 Jaarstukken 2020 BSGR

1. Inleiding & leeswijzer Voor u ligt het jaarverslag en de jaarrekening 2020 van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland, kortweg de jaarstukken 2020 van de BSGR. Ook in 2020 stonden kostprijs en kostprijsreductie centraal in de bedrijfsvoering van de BSGR. Om adequaat op kostprijzen te kunnen sturen, is het kostprijscalculatiemodel ontwikkeld. Het kostprijscalculatiemodel is volledig de basis voor de hoogte van de deelnemersbijdragen. Hierbij speelt mee dat samenwerkingsverbanden in een concurrerende verhouding tot elkaar komen ingeval een gemeente of waterschap geïnteresseerd is in toetreding en op zoek gaat naar de meest gunstige aanbieding. De prijs is, naast de kwaliteit, daarbij een zeer doorslaggevend criterium voor de uiteindelijke keuze. Voor wat betreft de kwaliteit blijft de BSGR streven naar behoud van de ISAE3402-verklaring. Certificering is en blijft een “unique selling point” voor de BSGR in de aansluiting van nieuwe deelnemers. Over 2020 is wederom een schone ISAE 3402-verklaring afgegeven door de certificerend accountant. In de onderliggende jaarstukken wordt inzicht gegeven in het financiële resultaat. In de programmaverantwoording wordt per begrotingsprogramma de middeleninzet nader geanalyseerd, beginnend met een totaaloverzicht. Ook wordt ingegaan op de verschillende te onderkennen verplichte paragrafen.

Als laatste is de balans per ultimo 2020 met bijbehorende toelichting onderdeel van de jaarstukken. Aangezien de jaarrekening onderwerp van accountantscontrole is, hetgeen resulteert in een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid, worden de jaarstukken vergezeld van de controleverklaring van de accountant.

Pagina 5 Jaarstukken 2020 BSGR

2.

Financieel resultaat

2.1

Analyse resultaat 2020

Het begrotingsjaar 2020 kent een totaal aan deelnemersbijdragen ad € 11,8 mln., gebaseerd op begrote uitgaven van € 12,6 mln. x € 1.000 Onderdeel Personeelslasten Flankerend beleid Kapitaalslasten Automatiseringslasten Huisvestingslasten Overige goederen en diensten Bijdrage GDI Project overgang waarderen naar gebruiksoppervlak Project resterende opschoningsact. Leiderdorp LV WOZ Onvoorzien Bijdragen deelnemers Doorbelasting GDI Overige Opbrengsten Totaal van saldo van baten en lasten Onttrekkingen aan het rekeningresultaat Dotaties aan bestemmingsreserves Onttrekkingen aan bestemmingsreserves Totaal na mutaties in reserves Gerealiseerde resultaat

Primaire Begroting 2020 7.383 100 235 1.439 804 1.743 188 295

100 -11.704 -188 12.287

-11.892

12.287

-395 -12.287 0

Begroting 2020 na wijziging december 7.327 54 230 1.509 771 1.948 212 411 100 1 8 -11.805 -212 -9 12.571 -12.026 -80

12.571

-465 -12.571 0

Realisatie 2020

Realisatie 2019

7.313 62 214 1.543 770 2.019 212 409 99 1 0

6.923 16 201 1.402 747 1.750 147 286

0

12.641

-11.804 -212 -10 -12.026

11.470

-11.107 -147 -10 -11.263

12.641

-471 -12.497

11.470

-302 -11.565

144

-95

De afwikkeling van 2020 laat een totaal aan baten zien ad € 12,0 mln. en een totaal aan lasten van € 12,6 mln. Er vindt een onttrekking plaats aan de bestemmingsreserves over 2020 ad € 471. Per saldo is er sprake van een negatief resultaat saldo van € 144K. De toename van het nadelig saldo (na begrotingswijziging) ten opzichte van de bijgestelde begroting laat zich afgerond als volgt specificeren: Onderdeel x € 1.000 batig saldo Personeelslasten 14 Flankerend beleid -8 Kapitaalslasten 17 Automatiseringslasten -34 Huisvestingslasten 1 Overige goederen en diensten -72 Project overgang waarderen naar gebruiksoppervlak 2 Project resterende opschoningsact. Leiderdorp 1 Onvoorzien 8 Bijdragen deelnemers -1 Overige Opbrengsten 1 Onttrekkingen aan bestemmingsreserves 7 Totaal -64 Voor een nadere toelichting zie paragraaf 4.4.1 op pagina 52 en verder.

Pagina 6 Jaarstukken 2020 BSGR

2.2

Voorstel resultaatbestemming

Het totale resultaat over begrotingsjaar 2020 geeft het volgende beeld: x € 1.000 Resultaat Boekjaar

Resultaat 2020

Resultaat 2019

-144

95

Bij de besluitvorming over de jaarrekening zal aan het bestuur worden voorgesteld om het resultaat ten laste te brengen van de algemene reserve.

Pagina 7 Jaarstukken 2020 BSGR

3.

Programmaverantwoording

3.1

Programmarekening over 2020

Onderstaand is een samenvattend overzicht opgenomen over de opbouw van het programmaresultaat. De baten worden weergegeven met een negatief teken. Het onderdeel saldo geeft het resultaat weer per programma. Het totale negatieve resultaat bedraagt € 144K over 2020. Ten opzichte van de begrotingswijziging december 2020 is er sprake van een negatief saldo ad € 64K. x € 1.000 Lasten Programma 1 - Heffen Programma 2 - Informatie & Inning Programma 3 - Waarderen Programma 4 - Overhead (v/h Directie & Bedrijfsvoering) Algemene dekking en onvoorzien Totaal Lasten Baten Programma 1 - Heffen Programma 2 - Informatie & Inning Programma 3 - Waarderen Programma 4 - Overhead (v/h Directie & Bedrijfsvoering) Algemene dekking en onvoorzien Totaal Baten Saldo van baten en lasten Programma 1 - Heffen Programma 2 - Informatie & Inning Programma 3 - Waarderen Programma 4 - Overhead (v/h Directie & Bedrijfsvoering) Algemene dekking en onvoorzien Gerealiseerde totaal van saldo van baten en lasten Mutaties reserves Onttrekkingen aan het rekeningresultaat Dotaties aan bestemmingsreserves Onttrekkingen aan bestemmingsreserves Saldo mutaties reserves Gerealiseerde resultaat

Primaire Begroting 2020 na Realisatie 2020 Begroting 2020 wijziging december 2.869 2.622 2.611 2.832 2.706 2.675 3.374 4.304 4.427 3.012 2.877 2.867 200 62 62 12.287 12.571 12.641

Realisatie versus begroting 12 31 -123 10 0 -71

-2.869 -2.832 -3.079 -3.012 -100 -11.892

-2.622 -2.706 -3.893 -2.877 72 -12.026

-2.611 -2.675 -4.017 -2.867 144 -12.026

-12 -31 125 -10 -72 0

0 0 295 0 100 395

0 0 411 0 134 545

0 0 409 0 206 615

0 0 2 0 -72 -70

0 0 -395 -395 0

-80 0 -465 -545 0

0 0 -471 -471 144

-80 0 6 -74 -144

De lasten op programmaniveau worden in basis volledig gedekt door de baten (deelnemersbijdragen) en de onttrekkingen uit de bestemmingsreserves. Wanneer het totaalsaldo van bijdragen van deelnemers en de onttrekkingen aan bestemmingsreserves lager is dan de gerealiseerde lasten, wordt dit zichtbaar gemaakt middels de post Algemene dekking en onvoorzien. In boekjaar 2020 hebben wij een negatief resultaat behaald van € 144k. Dit bedrag is opgenomen bij de post Algemene dekking en onvoorzien als correctie op de opbrengsten van de programma’s. Er is sprake van enkele begrotingsoverschrijdingen die niet eerder aan het bestuur zijn voorgelegd: - Een overschrijding van € 72K voor overige goederen en diensten, met name veroorzaakt door een overschrijding van € 84K bij het programma Waarderen. Deze overschrijding is te wijten aan het grote aantal kostenvergoedingen dat betaald moet worden aan no cure no pay bureau’s (NCNP). Deze post is vooraf niet te begroten. De kostenvergoedingen zijn slechts beperkt te beïnvloeden. Aan het einde van het jaar zijn meer NCNP bezwaren dan verwacht afgedaan en waren de vergoedingen tevens hoger. - Over de organisatie als totaal laten de automatiseringslasten een overschrijding zien van € 34K.

Deze overschrijding wordt veroorzaakt enerzijds door niet geraamde dienstverlening die bij de start van investeringen in rekening wordt gebracht ad € 12K, anderzijds zijn meerdere kleine opdrachten sneller gereed gekomen dan verwacht ad € 14K. Tenslotte zijn de kosten van kantoorautomatisering met € 5K hoger uitgevallen en laten de overige automatiseringskosten een kleine overschrijding zien van € 3K. Ook deze overschrijding in automatiseringslasten manifesteert zich met name bij het programma Waarderen.

Pagina 8 Jaarstukken 2020 BSGR 3.2

Toelichting per programma

3.2.1 Toelichting algemeen Programmaverslag Inleiding In het programmaplan 2020 en de meerjarenbegroting zijn de werkzaamheden van de BSGR verdeeld over de volgende programma’s:    

programma 1 – heffen programma 2 – informatie & inning programma 3 – waarderen programma 4 – overhead (voorheen directie en bedrijfsvoering)

Daarnaast wordt er aandacht besteed aan de algemene dekkingsmiddelen en de post onvoorzien. Maatschappelijke effecten De BSGR is een uitvoeringsorganisatie. Hierdoor vertalen de maatschappelijke effecten zich vooral in de productie die voor de deelnemers gedraaid is alsmede de kwaliteit van die productie. De BSGR heeft zich in 2020 wederom verder geconcentreerd op verbetering van de opzet en werking van de primaire processen waarbij rekening wordt gehouden met de specifieke sturingselementen en prestatieindicatoren per proces. In de jaarstukken wordt vooral vanuit het financieel kader verantwoording afgelegd. Hierbij gaat de programmaverantwoording in op de vragen: 1. Wat hebben we gedaan? 2. Wat heeft dat gekost? Onderstaand wordt een beknopte doorkijk van het beleid en ontwikkelingen op middellange termijn van de BSGR gegeven. Strategische ontwikkelingen

3.2.2 Strategie Om interessant te blijven voor de huidige en nieuwe deelnemers is een optimale prijs-kwaliteit verhouding essentieel. Continue aandacht voor kostenreductie blijft noodzakelijk, waarbij de kwaliteit van de dienstverlening door de BSGR minimaal op hetzelfde niveau blijft. Door de druk van kostprijsreductie en verdergaande ontwikkelingen in de werkzaamheden, waarbij voor de individuele medewerker een verschuiving plaatsvindt van data-entry naar meer inzicht en analytische vaardigheden, blijft de aandacht uitgaan naar een voortzetting van het maken van een verdere kwaliteitsslag met het personeel. Het ingezette traject naar een meer zakelijke en bedrijfsmatige cultuur wordt dan ook voortgezet. Een belangrijk kenmerk van de BSGR is dat de prijs van haar producten gedetailleerd kan worden doorgerekend. De door het Algemeen Bestuur van de BSGR vastgestelde kostprijsmethodiek speelt daarbij een grote rol. De kostprijsmethodiek wordt gebruikt voor het verkrijgen van inzicht in de kostenstructuur van de BSGR en wordt gebruikt als sturingselement voor de BSGR zelf, als berekeningsmethodiek voor potentiele nieuwe deelnemers en als basis voor de kostenverdeling tussen de deelnemers onderling. Element in de prijs-kwaliteit verhouding is tevens de verhouding tussen harmonisatie en standaardisatie enerzijds versus maatwerk anderzijds.

Harmonisatie en standaardisatie van uitvoering is elementair in een grootschalig productieproces en feitelijk een randvoorwaarde voor toetreding tot de BSGR. Te denken valt hierbij aan bijvoorbeeld betaaltermijnen, betaalwijzen (bijvoorbeeld automatische incasso’s vanaf een bepaald bedrag), combineren van aanslagen en dergelijke. Harmonisatie en standaardisatie van het belastingbeleid is qua kostenefficiency wenselijk, echter qua politieke beleidsvrijheid lastig te realiseren. Deze politieke beleidsvrijheid heeft echter wel een prijs, welke met het kostprijscalculatiemodel berekend kan worden. Het streven naar harmonisatie staat de mogelijkheid daarmee niet in de weg dat de BSGR ook maatwerk aan haar deelnemers kan en wil leveren. In dat geval zal de BSGR voor de betreffende deelnemer inzichtelijk maken wat daarvan de

Pagina 9 Jaarstukken 2020 BSGR kosten zijn ten opzichte van het afnemen van een geharmoniseerd product. Uitgangspunt is daarbij wel dat de deelnemer de integrale kosten voor maatwerk betaalt. Daarbij dient niet onvermeld te blijven dat de BSGR, volgens het principe van kostprijscalculatie (KPC), begroot op basis van voorcalculatie en afrekent op basis van nacalculatie. De mogelijkheden om maatwerk te kunnen bieden zullen overigens de komende jaren waarschijnlijk worden beperkt in verband met de ontwikkeling naar (standaard) cloudversies van belastingsoftware. Deze beperking van maatwerk raakt dan overigens niet alleen belastingkantoren maar ook individuele gemeenten en waterschappen die de belastingtaak nog zelf uitvoeren. In samenwerking met andere belastingkantoren en onze softwareleverancier wordt wel getracht zoveel mogelijk gedeelde klantwensen in te bouwen in deze standaard. Duidelijk is daarnaast wel dat de BSGR als uitvoeringsorganisatie als gevolg van externe factoren de kosten de komende jaren zal zien oplopen. Was het enkele jaren geleden nog de verwachting dat digitalisering en basisregistraties (die momenteel nog verre van optimaal functioneren) zouden leiden tot meer efficiency en lagere kosten, dan laat de praktijk inmiddels het tegenovergestelde zien.

Het stellen van zeer hoge eisen aan beveiliging en privacy binnen deze digitaliseringsgolf is daarbij een belangrijk element. Hogere kosten zullen ook het gevolg zijn als bevragingen bij de bron vanuit de Common Ground gedachte per eenheid getarifeerd gaan worden zoals dat ook nu ook al geldt voor de Berichtenbox en inzage/opvragingen via Digid. Opschaling van het aantal deelnemers kan in deze context niet alleen kostenvoordelen bieden maar kan ook voorzien in de steeds hogere eisen die gesteld worden aan de kwaliteit van de medewerkers en het ‘in control” zijn van de interne organisatie. De eisen die gesteld worden aan informatiebeveiliging en privacy vormen daar een onderdeel van. De hiervoor benodigde kennis en expertise is gebaat bij meer schaalgrootte. Voor wat betreft de groeistrategie ziet de BSGR groei van het aantal deelnemers als een instrument om tot vermindering van de kwetsbaarheid, tot verlaging van de kosten en tot verbetering van de kwaliteit van de BSGR te komen. Daarbij hecht de BSGR aan organische groei waarbij het belang van de huidige deelnemers voorop staat en waarbij tevens een “schone” ISAE3402-verklaring behouden blijft. Voor de BSGR is daarom een gecontroleerd en beheerst proces van toetreding belangrijk.

Nieuwe deelnemers treden ‘schoon door de poort’ toe, wat betekent dat nieuwe deelnemers hun bestanden op orde hebben, er geen achterstanden zijn en de eisen van de Waarderingskamer op terrein van toezicht geabsorbeerd zijn of kunnen worden. De BSGR blijft hierbij een herkenbare eigen organisatie. Tot voor kort speelde de aanname dat de taken van belastingkantoren (fors) geraakt zouden kunnen gaan worden door de discussie over de integratie van de objectenregistraties BAG, WOZ en BGT in een samenhangende objectenregistratie (SOR). Op basis van de laatste ontwikkelingen is de verwachting dat de WOZ geen integraal onderdeel zal gaan uitmaken van de SOR. Slechts een aantal elementen van de WOZ zullen onderdeel gaan uitmaken van de SOR. Positionering van de SOR binnen een belastingkantoor lijkt daarmee minder logisch. Worden belastingkantoren minder geraakt door de ontwikkelingen inzake de SOR, dit gaat niet op voor de steeds verdergaande mogelijkheden voor burgers om bezwaar te maken tegen genomen overheidsbesluiten. Vanaf naar verwachting 1 januari 2022 zal het ook mogelijk worden om formeel bezwaar aan te tekenen tegen het niet toekennen van een kwijtscheldingsverzoek. De verwachting is dat hiermee een nieuwe doelgroep voor no cure no pay buro’s gaat ontstaan.

Gezien de grote aantallen kwijtscheldingsverzoeken waar belastingkantoren mee te maken hebben zal dit een fors opstuwend effect op het volume van kostenvergoedingen kunnen hebben. De gevolgen van de coronacrisis zullen dit effect alleen maar versterken. De BSGR ziet daarmee de komende jaren een nieuwe golf van no cure no pay bezwaren op zich afkomen. En dit terwijl de WOZ bezwaren ook meer en meer worden ingediend door no cure no pay buro’s. Naast de kostenvergoedingen is hier ook steeds meer personele capaciteit voor benodigd.

Pagina 10 Jaarstukken 2020 BSGR Het feit dat momenteel “slechts” 1-1,5% van de ontvangers van een OZB aanslag bezwaar maakt via een no cure no pay buro leidt tot grote zorgen zowel qua kosten en capaciteit als ook toestroom richting de rechterlijke macht als dit percentage verdubbelt, laat staan dat dit toeneemt tot 5, 10 of 20 procent! De taken rondom de wet WOZ kunnen landelijk zo leiden tot grote uitvoeringsproblemen. Of het onderzoek inzake no cure no pay dat in opdracht van het Ministerie van Justitie via het WODC is uitgevoerd hier op korte termijn verandering in brengt is maar zeer de vraag. Deze ontwikkelingen overziende maakt de BSGR zich grote zorgen over de kostenontwikkeling in de komende jaren. Eventuele taakstellingen en bezuinigingen kunnen bij een organisatie die zo lean en mean in de belastingmarkt opereert helaas niet anders leiden dan tot een verschraling van de dienstverlening.

3.2.3

Automatisering

Samen met een aantal andere belastingkantoren die allemaal gemeenten en tenminste 1 waterschap als deelnemer hebben, wordt in een directeurenoverleg gesproken over de aan te houden koers als het gaat om ICT ontwikkelingen. Hierbij worden ze geadviseerd door de leden van het kernteam. Dit zijn vanuit deze belastingkantoren medewerkers die of verantwoordelijk zijn voor de ICT en/of beleid dan wel afdelingshoofd zijn. Door het kernteam wordt ook de ontwikkelagenda van Centric en Bakerware (onze portal leverancier en inmiddels ook onderdeel van Centric) besproken met de betrokken partijen. Hierdoor is een ICT samenwerking ontstaan tussen de genoemde kantoren aan de ene kant en de softwareontwikkelaar aan de andere kant. Deze samenwerking leidt ertoe dat krachten gebundeld worden en kosten gedeeld. De kostendeling is van belang gezien de hogere perceptiekosten die het gevolg zijn van de door het Rijk in het leven geroepen en door te ontwikkelen basisregistraties. Deze landelijke basisregistraties leiden tot aanzienlijke prijskaartjes. Niet alleen voor belastingkantoren, maar ook voor belastingafdelingen van waterschappen en gemeenten. De verwachting is dat de vanuit het Rijk geïnitieerde kosten alleen nog maar zullen stijgen.

Het beperkt aantal organisaties dat pakketten levert voor integrale belastingheffing en -inning wordt daarmee vanuit het Rijk geconfronteerd met zowel omvangrijke softwarewijzigingen als de daarbij behorende zeer hoge kosten. In de zomer van 2019 is door diverse partijen waaronder de VNG en de Unie van Waterschappen het convenant Samenwerking WOZ-ICT ondertekend. Hierin staan afspraken over de uitwisseling van WOZ informatie, van belang voor transparante waardebepaling en belastingheffing. Dit convenant staat in het licht van twee belangrijke ontwikkelingen: de doorontwikkeling van een aantal basisregistraties naar een samenhangende objectenregistratie en ”common ground”. Duidelijk is dat hiervoor forse inspanningen en ICT investeringen benodigd zijn. Met dit convenant wordt getracht de conversie naar “common-ground” ontwerpprincipes voor de WOZ zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. De ledenvergadering van de vereniging van Nederlandse Gemeenten heeft immers “common-ground” vastgesteld als basis voor de ICT ontwikkelingen bij gemeenten. Deze ontwikkeling vraagt echter om een ICT budget dat voor de komende jaren structureel hoger is dan we gewend waren. Een exacte indicatie van deze hogere kosten kan echter nog niet worden gegeven. Daarnaast vragen WOZ-taxaties om steeds slimmere technieken.

Door de inzet van enerzijds kunstmatige intelligentie in taxatiemodellen en anderzijds meer locatiegegevens uit Geo-registraties en GIS-analyses zullen de voor WOZ taxaties gebruikte modellen steeds betere taxaties leveren. De overgang naar moderne systemen die dit ondersteunen vraagt investeringen. Dit zou voor de BSGR kunnen betekenen dat zij zich gaat oriënteren op een mogelijke aanbesteding voor de waarderingsapplicatie. Forse investeringen nopen softwareleveranciers tevens tot cloud-oplossingen. Langzaam maar zeker wordt door onze softwareleverancier gewerkt aan het ombouwen van haar applicaties om het beheer van deze applicaties in de Cloud aan te kunnen bieden. Insteek is dat alle overheidsapplicaties uiterlijk in 2023 als SaaS oplossing via de Cloud worden aangeboden. Belastingen is daarbij het eerste domein wat door Centric nog uitsluitend als SaaS aangeboden zal worden.

Pagina 11 Jaarstukken 2020 BSGR Het grote voordeel hiervan voor de softwareleverancier is dat er voor wat betreft het beheer geen werkzaamheden meer op locatie verricht hoeven te worden. De impact zal groot zijn. Niet meer naar honderden locaties reizen, niet evenzoveel verschillende instellingen tegenkomen en evenzoveel verschillende processen inregelen. Er zal een nog nauwere samenwerking moeten worden gezocht met andere belastingkantoren om ervoor te zorgen dat we onze processen op elkaar afstemmen en meesturend zijn in de ontwikkeling van deze standaardsoftware. Dit traject van “cocreatie” is inmiddels samen met andere belastingkantoren en Centric opgestart. De verwachting is derhalve dat in de toekomst minder maatwerk geleverd zal worden door softwareleveranciers dan nu het geval is. Dit zal uiteraard ook consequenties hebben voor de deelnemers. Een alternatief voor deze SaaS ontwikkeling is er echter niet aangezien het zelf ontwikkelen van een belastingapplicatie een zeer kostbare en daarmee onbegaanbare weg is.

3.2.4 Management informatie & ISAE De BSGR beschikt over een gestructureerd risicomanagement model te weten de stappen: identificatie, analyse en beoordeling, beheersing van risico’s en structurele inpassing in het beleid. Deze ontwikkeling is onder andere vormgegeven in het ISAE raamwerk. Het controleraamwerk beschrijft het volgende:  De wijze waarop de belangrijkste processen binnen BSGR, gericht op het waarderen, heffen en invorderen van belastingen, het samenstellen van de belastingrapportage, de IT General Controls en privacy zijn ingericht;  Per proces wat de doelstelling is;  Welke risico’s kunnen optreden binnen deze processen;  Welke beheersmaatregelen minimaal moeten zijn ingericht. Er kan gemeld worden dat er in februari 2021 voor het achtste achtereenvolgende jaar een goedkeurende ISAE3402 type II verklaring is behaald. De in februari 2021 ontvangen verklaring is wederom een geheel schone verklaring, dat wil zeggen zonder een enkele beperking. De BSGR is in control. Voor wat betreft de accountantscontrole van de Rapportage Belastingen wordt voor het begrotingsjaar 2020 volstaan met het ISAE3402 type II rapport in plaats van zowel de assurance-verklaring als het ISAE3402 type II rapport. Het ISAE3402-raamwerk is in overleg met de controllers en de accountants van de deelnemers aangepast aan de meest actuele stand van zaken. Met VyZyr B.V.

is een leverancier met een eigen Business Intelligence (BI) oplossing gevonden. Deze leverancier verstrekt inzichten en rapportages bij de samenwerkingsverbanden BsGW, RBG en BSR, HHNK en de gemeente Amsterdam. De uitrol voor de deelnemers heeft in 2019 plaatsgevonden. In 2020 is er toegang gegeven aan de deelnemers voor het dagelijks kunnen raadplegen van informatie. Ook is in 2020 gestart om de beheersomgeving om te zetten naar de landelijke standaard van Vyzyr.

3.2.5 Informatiebeveiliging en Privacy Vanaf 25 mei 2018 wordt de regelgeving met betrekking tot het gebruik van persoonsgegevens zoals neergelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in heel Europa op een eenduidige manier gehandhaafd. Het informatiebeveiligingsbeleid vormt hierbij een onlosmakelijk onderdeel. Binnen de BSGR is in 2020 verder gegaan op de eerder ingeslagen weg ten aanzien van privacy en informatiebeveiliging, hiertoe is in 2020 het navolgende opgepakt:  Het ICT Beleid Informatiebeveiliging BSGR daterend uit 2017 is geactualiseerd en aangepast aan de huidig geldende standaard van beveiliging. Hiertoe heeft het dagelijks bestuur in maart jl. het Strategisch Informatiebeveiligingsbeleid BSGR 2020 - 2024 vastgesteld. De basis voor het geformuleerde strategisch beleid vormt de NEN-ISO/IEC 27002:2017 en de daarvan afgeleide Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Het in 2017 vastgestelde ICT Beleid Informatiebeveiliging BSGR was gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). Ingaande 2020 is voor alle gremia van overheidsinstanties één ‘Baseline’ met betrekking tot informatiebeveiliging van kracht geworden, de BIO.

Daarnaast is er voor gekozen om het beleid met betrekking tot de informatiebeveiliging en de wijze waarop het beleid in praktijk wordt uitgewerkt - omwille van de flexibiliteit - in twee afzonderlijke documenten op te nemen. In het

Pagina 12 Jaarstukken 2020 BSGR





 

Informatiebeveiligingsplan, dat door de directeur wordt vastgesteld (d.d. 23 november 2020 vastgesteld), zijn de maatregelen beschreven die uitvoering geven aan het vastgestelde beleid. Voordeel hiervan is dat eventuele nieuwe uitvoeringsmaatregelen ook sneller formeel geïmplementeerd kunnen worden. Er heeft een verdere opschoning plaatsgevonden van gearchiveerde documenten zowel van de digitale als de fysieke documenten: o Na akkoord van de bevoegde archivaris (de gemeentearchivaris van de gemeente Leiden) is overgegaan tot de vernietiging van fysieke documenten van vóór 1 januari 2013 die door de BSGR extern waren opgeslagen. o De in 2019 ingezette opschoning van persoonsgegevens op de algemene organisatieschijf (G-schijf) is in 2020 voortgezet en afgerond. In 2020 is verder de opschoning van de persoonsgegevens ter hand genomen van de afdelingsschijven en de persoonlijke schijven van individuele medewerkers. Ten aanzien daarvan is nader afgesproken dat het opschonen van persoonsgegevens op deze schijven een terugkerend onderwerp ter bespreking met de medewerkers zal zijn. Ook zal, in 2021, in overleg met en na toestemming van individuele medewerkers steekproefsgewijs controle plaatsvinden op de aanwezigheid van persoonsgegevens op de persoonlijke schijven (als er persoonsgegevens staan: waarom zijn deze benodigd?).

o Eind 2020 is opdracht gegeven aan Centric voor een algehele digitale opschoningsactie van oude vorderingen. Deze actie zal in 2021 verder worden opgepakt en worden afgerond. Er heeft, in samenspraak met enkele andere samenwerkingsverbanden, een audit plaatsgevonden bij één van de gezamenlijke leveranciers van wie al deze samenwerkingsverbanden producten afnemen. Daaruit kwam naar voren dat door de betreffende leverancier nog op een beperkt aantal punten niet volledig werd voldaan aan de gemaakte afspraken uit de afgesloten verwerkersovereenkomst. Dit is door de leverancier verder opgepakt. De BSGR heeft inmiddels een tool aangeschaft waarmee via een beveiligde weg documenten met derden kunnen worden uitgewisseld (FileCap). Deze applicatie is begin 2021 aan alle medewerkers van de BSGR ter beschikking gesteld. In 2020 is ook, zij het als gevolg van de Coronapandemie, op een alternatieve wijze het onderwerp informatiebeveiliging en privacy met enige regelmaat onder de aandacht van de medewerkers gebracht. In de BSGRacademy is afgelopen jaar een privacy pubquiz opgenomen waarin aan de medewerkers, met wisselende onderwerpen, vragen ter beantwoording zijn voorgelegd over de voornoemde onderwerpen. Daarnaast is in praktijk de alertheid van medewerkers op phishingmail getoetst. Dit soort praktijktesten zal zeker komend jaar nog voor herhaling in aanmerking komen.

In het MT blijft het onderwerp (in al zijn facetten) minimaal éénmaal per zes weken ter bespreking op de agenda staan.

In 2020 is er aan de Functionaris gegevensbescherming (FG’er) een data protection impact assessment (DPIA) ter beoordeling voorgelegd. Deze DPIA had betrekking op het gebruik van de scanbus van Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) door de BSGR. Op aangeven van de FG’er is er hierbij in de door de BSGR aan de BWB over te leggen persoonsgegevens een inzagebeperking aangebracht. Daarnaast is er in 2020 een interne discussie geweest over de inzage in c.q. het gebruik maken van persoonsgegevens van medewerkers. Om hierover naar de toekomst toe volledige helderheid te verschaffen is besloten om specifiek hiervoor een afzonderlijk reglement door het dagelijks bestuur en de ondernemingsraad te laten vaststellen (begin 2021). In 2020 zijn twee verzoeken ontvangen waarin door of namens burgers werd gevraagd om inzage te verkrijgen in de van hen door de BSGR geregistreerde persoonsgegevens. Beide verzoeken zijn door de BSGR gehonoreerd. Daarbij werd in één casus een volledige opsomming verzocht van alle documenten waarover de BSGR beschikte waarin de persoonsgegevens van de verzoeker werden genoemd. Vanuit de BSGR is in die casus volstaan met een opsomming van het soort document waarin de persoonsgegevens (en welke) stonden vermeld. Het aantal geregistreerde datalekken bedroeg in 2020 42, waarbij het gros (36) betrekking had op in bulk ontvangen geopende retour post.

De overige gemelde datalekken betroffen individuele gevallen zoals verkeerd bezorgde post, verkeerd bijgesloten bijlagen en mail naar een foutief mailadres.

Pagina 13 Jaarstukken 2020 BSGR Verder heeft de FG’er geadviseerd om bij de ontwikkeling van en vóór de ingebruikname van software door de BSGR standaard te onderzoeken of daarvoor een DPIA benodigd is. Bezien wordt in hoeverre dit tot de mogelijkheden behoort zonder dat dit verstorende gevolgen heeft voor het reguliere productieproces. Tenslotte wordt opgemerkt dat inmiddels meerdere aspecten met betrekking tot privacy in verschillende controls binnen de jaarlijkse ISAE rapportage zijn opgenomen en waar aldaar verantwoording wordt afgelegd.

Archivering Op het archiefbeheer binnen de BSGR is, naast het Besluit informatiebeheer Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland, ook de Verordening Archief- en Informatiebeheer van de gemeente Leiden (op basis van artikel 41 van de gemeenschappelijk regeling) van toepassing verklaard. Dat wil zeggen dat de gemeentearchivaris van de gemeente Leiden (Streekarchief ‘Erfgoed Leiden en omstreken’) ook de archivaris is voor het archief van de BSGR. In het kader van het project ‘opschonen archieven’ zijn, na verkregen toestemming, de door de BSGR fysiek opgeslagen documenten van vóór 2013 vernietigd. De vernietiging van deze documenten is officieel gecertificeerd. De digitale kopie van deze documenten is, zoals gezegd, nog wel voorhanden. Begin 2021 wordt een overzicht opgesteld van opgeslagen fysieke documenten die per 1 januari 2021 vernietigd zouden kunnen worden. Dit overzicht zal eerst met de archivaris worden besproken en na van haar daartoe verkregen toestemming zal aan Iron Mountain (de partij waar de BSGR haar fysieke documenten op laat slaan) opdracht worden gegeven om de op deze lijst voorkomende documenten te laten vernietigen.

Onderstaand zal per programma verslag worden gedaan over het begrotingsjaar 2020.

Pagina 14 Jaarstukken 2020 BSGR 3.2.6 Programma 1: Heffen Onderwerp Het programma Heffen omvat het tijdig, correct en volledig opleggen van zowel subject- als objectgebonden aanslagen waterschapslasten en gemeentelijke heffingen. Dit is inclusief de vergaring en verwerking van de daartoe benodigde gegevens vanuit interne en externe bronnen (onder andere basisregistraties en de door de gemeenten en het waterschap aan te leveren belastinggrondslagen). Applicatiebeheer maakt onderdeel uit van de afdeling Heffen. Applicatiebeheer ondersteunt de totale organisatie op het gebied van regulier beheer, productie en projecten ten aanzien van ICT aspecten. Daarnaast omvat het programma de activiteiten met betrekking tot het behandelen en afdoen van bezwaren tegen plicht en maatstaf. Tevens worden ingebrekestellingen wegens het uitblijven van een uitspraak binnen de wettelijke beslistermijn met betrekking tot deze bezwaren binnen het programma Heffen opgepakt.

Wat hebben we gedaan? In 2020 zijn de inspanningen erop gericht geweest de kohieren kwalitatief en kwantitatief goed op te leggen. De totale bruto oplegging in 2020 is € 493,5 miljoen ten opzichte van € 472 miljoen in 2019. Het verschil wordt voor het grootste deel veroorzaakt door de uitbreiding met Leiderdorp (13,5 miljoen) en deels door areaaluitbreiding en stijging van de tarieven ten opzichte van vorig jaar. Naast de reguliere werkzaamheden, waaronder de bezwaarafhandeling, hebben in 2020 de volgende ontwikkelingen plaatsgevonden: 





 

  

Alle grote kohieren voor 2020 zijn conform planning opgelegd. Er zijn, onder de druk van de coronacrisis, wel wijzigingen in de planning opgetreden voor met name de kohieren met precario en toeristenbelasting. Ook zijn de gegevens voor meerdere kleine kohieren niet tijdig aangeleverd, waardoor deze niet conform planning opgelegd konden worden; Het verwerken van de kadastrale gegevens heeft met een kleine achterstand te maken. Dit heeft te maken met het ontwikkelen van de nieuwe afnamefunctionaliteit vanuit de LV WOZ. Om dit goed te kunnen testen is tijdelijk de verwerking stopgezet. Inmiddels kunnen er berichten vanuit de LV WOZ worden opgehaald. Op dit moment wordt gewerkt aan het doorverwerken van de opgehaalde berichten in de belastingapplicatie. Eind 2020 zou de gehele keten in gebruik moeten zijn. Er is een flinke vertraging opgelopen, waardoor het geheel met een half jaar is verschoven. Ook wordt er gewerkt aan implementatie van het Handelsregister (HR). Hierdoor is er beschikking over meer en betere gegevens dan vanuit de Kamer van Koophandel (KvK) bestanden. Net als bij de afname LV-WOZ wordt er gekampt met een flinke vertraging, waardoor ingebruikname is verplaatst naar eerste halfjaar 2021; Als derde grote wijziging gaat de levering vanuit de BRK drastisch wijzigen. Momenteel wordt BRK 2.0 ontwikkeld, implementatie wordt verwacht eind 2021.

Als gevolg van de voorgenomen overgang van de applicatie naar de SaaS omgeving bij Centric hebben 4 van de 6 applicatiebeheerders een andere werkkring gezocht. De overgebleven applicatiebeheerders aangevuld met inhuur (al dan niet via Centric) behartigen de lopende zaken. Nieuwe ontwikkelingen/innovaties zullen zoveel mogelijk meegenomen worden in de versie zoals die in de SAAS-omgeving door Centric zal worden beheerd. Er is begonnen met de processen van Informatie & Inning. Er zijn goede stappen gemaakt, maar het zal nog even duren voor alle wijzigingen die naar voren zijn gekomen deel uitmaken van de standaard in SaaS; Thuiswerken maakt bereikbaarheid en communicatie zowel bij de BSGR als deelnemers lastiger. Doorlooptijd van issues wordt hierdoor beïnvloed; Een grote hoeveelheid parkeerbezwaren als gevolg van de in gebruik name van een nieuw systeem bij de organisatie Parkeerservice. Dit heeft veel kostbare tijd gekost vanwege implementatieperikelen aldaar; Invlechten van de gemeente Leiderdorp en het opwerken van de in de conversie geconstateerde verschillen.

Pagina 15 Jaarstukken 2020 BSGR 

Proefconversie en definitieve conversie van de gegevens van de gemeente Velsen naar de omgeving van de BSGR. Zie hieronder.

Data-analyse en proefconversie Velsen Vanaf 2021 draagt de gemeente Velsen haar belastingtaken over aan de BSGR. In de maand juni 2020 is gestart met: - Data-analyse vanuit de huidige applicatie van gemeente Velsen; - Proefconversies waarbij sprake is van het verrijken van de database; - Het toevoegen van Velsen-noord aan het verzorgingsgebied van de BSGR. Na 1 december, het moment van de mutatiestop voor Velsen, is de data van BSGR verrijkt met die van Velsen. Begin 2021 zullen de verschillen opgewerkt moeten worden, zodat de gecombineerde aanslagen voor Velsen verzonden kunnen worden. Begin januari is gestart met de overdracht van het bronhouderschap van de LV-WOZ van Velsen naar de BSGR. De voorbereidende werkzaamheden hiertoe zijn inmiddels verricht. Overgang naar SaaS In 2020 is gestart met (voorbereidende werkzaamheden voor) overgang naar SaaS. Eerder dan verwacht hebben een viertal applicatiebeheerders een andere werkkring gevonden in een zeer korte tijdspanne. Ook gaat de overgang naar SaaS moeizamer dan van tevoren verwacht. Veel functionaliteit moet nog omgebouwd worden naar bruikbare software in SaaS. Dat betekent dat we het tot die tijd met de oude software moeten doen en daar ook voldoende capaciteit aan applicatiebeheer voor nodig hebben.

Het is echter redelijk goed gelukt voldoende capaciteit op de markt te vinden, naast de capaciteit die we al via Centric betrekken. Wat in de afgelopen periode wel duidelijk is geworden is dat het van belang was de software eens aan een kritische blik te onderwerpen en zaken terug te brengen tot een nieuw te ontwikkelen standaard. De hoeveelheid aan scripting was immers ook een risico, wat op deze manier sterk verminderd zal worden. De overgang naar SaaS is daarbij een niet te stoppen ontwikkeling. Wijzigingen van het personeelsbestand De afdeling Heffen had tot voor kort gemiddeld het oudste personeelsbestand van de hele BSGR. Het afgelopen jaar is een aantal oudere medewerkers met pensioen gegaan en zijn nieuwe jonge medewerkers met minimaal HBO aangetrokken. Dit heeft geleid tot een kwaliteitsimpuls. Wel moet ook gememoreerd worden dat inmiddels bijna alle medewerkers van de afdeling het basisdiploma voor de WOZ op zak hebben, een kleine groep heeft zelfs al een vervolgopleiding afgerond. Hiermee voldoen we ruimschoots aan de opleidingseis zoals door de Waarderingskamer gesteld. Plicht- en maatstafbezwaren 2020 Eind 2020 zijn er over 2020 11.325 plicht- en maatstafbezwaren (regels) geregistreerd exclusief WSHE/WOZ bezwaren. Hiervan staan er nog 238 open. Ter vergelijk met vorig jaar respectievelijk 13.955 en 320.

Van de 238 openstaande bezwaren zijn er 75 in de 6 laatste weken van 2020 binnen gekomen en deze dienen in de eerste 6 weken van 2021 afgehandeld te worden.

Pagina 16 Jaarstukken 2020 BSGR

Bezwaarschriften ingediend 12.000

10.000 8.000 6.000

9.495

9.622 6.949

6.815 5.548

4.791

4.000 2.000

2.867 1.642 1.146

1.466 1.428

Bezwaar tegen maatstaf

Bezwaar parkeerbelasting

1.293

0 Bezwaar tegen de Bezwaar tegen plicht WOZ-waarde Rijnland WSHE

2018

2019

2020

Bezwaarschriften afgehandeld 12.000

10.519

10.000

8.000 6.000

6.312 5.136

9.753 6.965 4.900

4.000 2.000

2.886 1.654 1.150

1.443 1.4431.381

Bezwaar tegen maatstaf

Bezwaar parkeerbelasting

0 Bezwaar tegen de Bezwaar tegen plicht WOZ-waarde Rijnland WSHE 2018

2019

2020

Pagina 17 Jaarstukken 2020 BSGR

1 77 78

0 3 3

Totaal bezwaarschriften *

1 18 19

Totaal bezwaarde regels *

0 27 24 3

Rijnland

13 252 256 9

0 56 54 2

Zoeterwoude

101 1.041 1.125 17

Openstaand 31-12-2019 Bezwaar Ingediend parkeerAfgehandeld belasting Openstaand 31-12-2020

19 19

Wassenaar

2 390 389 3

Waddinxveen

1 47 45 3

Voorschoten

5 83 88

Oegstgeest

1 67 68

Leiderdorp

Openstaand 31-12-2019 Ingediend Afgehandeld Openstaand 31-12-2020

Leiden

Bezwaar tegen de maatstaf

Katwijk

Indicator

Gouda

Omschrijving

Bodegraven-Reeuwijk

Aantalen GH-bezwaren 2020 eindejaarsrapportage

14 1.098 1.107 5

25 1.885 1.894 16

25 1.642 1.654 13

114 1.293 1.381 26

114 1.293 1.381 26

Bezwaar tegen de plicht

Openstaand 31-12-2019 Ingediend Afgehandeld Openstaand 31-12-2020

15 308 308 15

22 605 601 26

5 299 303 1

31 968 966 33

175 173 2

4 130 127 7

4 177 174 7

11 205 211 5

9 248 253 4

2 51 50 3

78 4.981 4.966 93

181 8.147 8.132 196

160 6.949 6.965 144

Bezwaar tegen de WOZwaarde

Openstaand 31-12-2019 Ingediend Afgehandeld Openstaand 31-12-2020

261 980 1.188 53

124 1.056 1.160 20

124 1.125 1.225 24

451 2.755 3.134 72

477 454 23

113 801 878 36

62 598 639 21

18 572 562 28

169 943 1.080 32

29 221 238 12

1.181 7.545 8.490 236

2.532 17.073 19.048 557

1.357 9.495 10.519 333

*Noot: een bezwaarschrift kan meerdere deelnemers betreffen. Deze worden bij elke betreffende deelnemer meegeteld. In de kolom totaal komen deze maar één keer voor. De kolom totaal is daarmee geen optelsom van de kolom per deelnemer. In dit overzicht zijn tevens de ambtshalve bezwaren opgenomen.

Wat heeft dat gekost? x € 1.000 Lasten Personeelslasten Overige goederen en diensten Automatiseringskosten Totaal Lasten Baten Bijdragen deelnemers Totaal Baten Gerealiseerde totaal van saldo van baten en lasten Onttrekkingen aan het rekeningresultaat Dotaties aan bestemmingsreserves Onttrekkingen aan bestemmingsreserves Gerealiseerde resultaat

Primaire Begroting 2020

Gewijzigde Begroting december 2020

Realisatie 2020 Realisatie versus begroting

Realisatie 2019

2.104 323 443 2.869

1.979 306 337 2.622

1.991 306 313 2.611

-12 0 24 12

1.999 311 438 2.747

-2.869 -2.869 0 0 0 0 0

-2.622 -2.622 0 0 0 0 0

-2.611 -2.611 0 0 0 0 0

-12 -12 0 0 0 0 0

-2.747 -2.747 0 0 0 0 0

Het programma Heffen kent in totaal een behaald voordeel op de lasten van € 12K. De personeelslasten binnen het programma Heffen laten een beperkte overschrijding zien van 12K. Aan de automatiseringskosten is 24K minder uitgegeven. Dit wordt veroorzaakt door hogere kosten (€ 26K) en anderzijds door hogere doorbelastingen (€ 50K).

Pagina 18 Jaarstukken 2020 BSGR 3.2.7 Programma 2: Informatie & Inning Onderwerp Het programma I&I omvat het gehele proces van doelgerichte acties om de opgelegde aanslagen in te vorderen : binnengekomen belastinggelden worden ingeboekt, in voorkomende gevallen wordt automatisch dan wel na beoordeling kwijtschelding verleend en zo nodig worden belastingplichtigen gemaand tot betalen. Aanmaningen kunnen uitmonden in een traject van dwanginvordering. De BSGR verzorgt het gehele invorderingsproces, inclusief de dwanginvordering, grotendeels zelf. Daarnaast bevat dit programma alle werkzaamheden rondom schuldhulpverlening en bewindvoering, alsmede de klantencontacten in de vorm van correspondentie, algemene telefoonbeantwoording en balie- en receptiewerkzaamheden.

Wat hebben we gedaan? Algemeen In 2020 heeft I&I veel te maken gehad met de gevolgen van de Corona-crisis. In navolging van de Belastingdienst is de achterstandsrente tot nader order op 0,01% gezet, voor ondernemers was er tijdelijk uitstel van betaling, daarna nog gevolgd door betalingsregelingen die tot in 2021 doorlopen, en burgers hadden te maken met een beperktere dienstverlening. Met name invorderingsacties konden in 2020 tijdelijk geen doorgang vinden in verband met de beperkingen in fysieke contacten of dienden op een andere wijze te worden uitgevoerd. Zodoende kon de scanbus slechts een aantal keer worden ingezet, maar ook binnentredingen voor het leggen van beslag op roerende zaken waren niet toegestaan, en het betekenen van hernieuwde bevelen mocht gedurende lange tijd niet meer fysiek aan de deur plaatsvinden, maar deze dienden in een gesloten enveloppe door de brievenbus te worden bezorgd.

Kwijtscheldingen Elk jaar maakt de BSGR bij de afhandeling van de kwijtscheldingsverzoeken gebruik van het Inlichtingenbureau (IB). Maandelijks (en vanaf april 2020 tweewekelijks) wordt er een bestand bij het IB aangeboden om zoveel als mogelijk verzoeken automatisch af te doen. Als een kwijtscheldingsverzoek niet automatisch wordt toegekend door het Inlichtingbureau, dan is er een ‘blokkade’ geconstateerd. Het IB beschikt in dat geval dan namelijk over geen óf over verouderde informatie om een goed advies te geven. Blokkade-redenen kunnen zijn het ontbreken van informatie over inkomen, vermogen en/of bezit van auto’s. Er kan sprake zijn van één van genoemde blokkaderedenen, maar er kunnen bij één kwijtscheldingsverzoek ook meerdere blokkade-redenen worden geconstateerd, bijvoorbeeld een blokkade op inkomen ÉN een blokkade op auto’s, of zelfs alle blokkaderedenen. Ten opzichte van 2019 werden er in 2020 door het IB ruim 1.400 méér blokkades geconstateerd, met name op het onderdeel ‘vermogen’. Dit komt omdat het IB bij het onderdeel vermogen gebruik maakt van de beginstand van het voorgaande jaar bij de belastingdienst. Veel burgers dienen dan alsnog een handmatig kwijtscheldingsverzoek in, omdat op het moment van aanvraag van kwijtschelding het saldo op de bankrekening van belastingplichtigen lager is, waardoor ze alsnog in aanmerking kunnen komen voor kwijtschelding.

Bij alle kwijtscheldingsverzoeken waarbij het IB één of meerdere blokkade-redenen constateert, werd tot en met 2017 door de BSGR direct navraag bij de burger gedaan om de ontbrekende informatie alsnog aan te leveren. Pas als burgers ná 6 weken niet hadden gereageerd of geen informatie hadden ingestuurd, stuurde de BSGR een afwijzing. In ruim 85% van deze afwijzingen, diende de burger vervolgens opnieuw een “papieren” kwijtscheldingsverzoek in. Een omslachtig, handmatig en tijdrovend proces voor zowel burgers als de BSGR. Het kwam ook geregeld voor dat burgers informatie al eerder hadden opgestuurd naar de BSGR, maar waarbij de informatie bij het IB nog steeds ontbrak. Een groot gedeelte van deze handmatige ingediende kwijtscheldingsverzoeken werd alsnog toegewezen.

Pagina 19 Jaarstukken 2020 BSGR Net als in 2019 heeft de BSGR in 2020 de uitkomsten van het IB goed geanalyseerd. Als er bij het IB slechts één blokkade werd geconstateerd, werd eerst gecontroleerd of de BSGR al wél over deze ontbrekende informatie beschikte óf dat de BSGR over meer recente informatie beschikte dan het IB, in plaats van direct een verzoek om informatie naar de burger te sturen, Op basis van de reeds beschikbare informatie kon de BSGR wel direct een definitieve beoordeling van het kwijtscheldingsverzoek doen. Van 6.342 kwijtscheldingsverzoeken met maximaal één blokkade vanuit het IB, beschikte de BSGR in 4.271 verzoeken wel over deze bij het IB ontbrekende informatie. Hierdoor konden deze kwijtscheldingsverzoeken direct worden beoordeeld en toegekend. Burgers hebben in 2020 dus direct de juiste afhandeling gekregen op basis van de meest recente informatie. In 2020 zijn er in totaal 25.319 kwijtscheldingsverzoeken op deelnemersniveau handmatig beoordeeld bij de BSGR. Van alle verzoeken (handmatig en via het IB) is in 2.752 gevallen sprake van een eerste kwijtscheldingsverzoek. Dit is iets lager dan de 2.905 eerste verzoeken in 2019. Van de behandelde handmatige kwijtscheldingsverzoeken in 2020 is 87,3% binnen de gestelde termijn van 6 weken afgehandeld, 9,2% binnen de termijn van 6 tot 12 weken, en 3% heeft een doorlooptijd gekend van 12 weken of langer.

Per ultimo 2020 was 0,5% procent nog in behandeling omdat de aanvragen niet compleet zijn. Nog steeds worden veel kwijtscheldingsverzoeken niet volledig ingediend, waardoor een snelle afhandeling van het verzoek niet mogelijk is. Er moet soms meerdere keren om informatie worden gevraagd, waardoor er wachtbestanden ontstaan en het proces niet opgestart of afgerond kan worden. In 2020 zijn er iets minder kwijtscheldingsverzoeken ingediend, 49.362 ten opzichte van 49.684 in 2019, maar wel iets meer verzoeken zijn toegekend, 40.256 ten opzichte van 40.156 in 2019. Overzicht kwijtscheldingsverzoeken 2020 gespecificeerd per deelnemer: ontvangen in openstaand per boekjaar 2020 ultimo 2019 * **

Handmatig afgewezen in boekjaar 2020

Handmatig toegewezen in boekjaar 2020

automatisch Openstaand per toegewezen in ultimo 2020 2020 via IB ***

Bodegraven-Reeuwijk

7

534

101

422

14

4

Gouda

32

3.479

659

2.665

143

44

HHRS van Rijnland

248

34.540

6.218

10.180

18.141

249

Katwijk

10

1.274

220

292

762

10

Leiden

51

6.586

1.357

1.720

3.511

49

Leiderdorp

0

599

98

120

378

3

Oegstgeest

5

459

64

118

278

4

Voorschoten

8

581

111

136

339

3

Waddinxveen

6

537

108

413

10

12

Wassenaar

2

666

115

149

397

7

Zoeterwoude

0

107

37

16

52

2

369

49.362

9.088

16.231

24.025

387

Totaal

*

= aantal wijkt af t.o.v. rapportage 2019 ivm vernietiging aanslagen in 2020 over voorgaande belastingjaren ** = een kwijtscheldingsverzoek kan betrekking hebben op meerdere deelnemers. Dit leidt ertoe dat het werkelijk ontvangen aantal verzoeken lager uitvalt dan de hierboven gepresenteerde cijfers. Het bovenstaand overzicht geeft de totalen weer van verzoeken per deelnemer, inclusief verzoeken die betrekking hebben op oudere belastingjaren. *** = inclusief toewijzing door gebruik te maken van recentere informatie bij de BSGR

Pagina 20 Jaarstukken 2020 BSGR

Beroepen kwijtschelding & bezwaren tegen invorderingsmaatregelen Het aantal beroepschriften kwijtschelding in 2020 is met 1.013 stuks ten opzichte van 2019 met 926 stuks licht gestegen. Het overgrote deel van de beroepschriften is ingediend omdat er sprake was van incompleetheid bij de uitspraak op de initiële aanvraag. Van het aantal beroepschriften in 2020 is uiteindelijk bijna 60% alsnog toegekend. De meest voorkomende reden van toewijzing is het verstrekken van recentere informatie door de belastingplichtige dan de informatie waar de BSGR zijn besluit op heeft genomen. In 2020 is er met name op gestuurd om de gemiddelde doorlooptijd van de beroepen terug te dringen. In 86% van de beroepschriften wordt er binnen 6 weken een uitspraak gedaan. Het aantal bezwaarschriften tegen de invorderingsmaatregelen ligt met 170 stuks in 2020 een stuk lager dan in 2019 toen er 257 bezwaarschiften werden ingediend. Deze grote daling wordt verklaard door de herintroductie van de kosteloze betalingsherinnering. Er zijn veel minder aanmaningen en dwangbevelen verstuurd (in de maand maart zelfs helemaal niet i.v.m. de tijdelijke opschorting van de dwanginvordering). In 2020 is er door de BSGR middels aanmaningen en dwangbevelen voor bijna € 1,7 miljoen aan invorderingskosten opgelegd aan burgers. Dit bedroeg in 2019 € 2,25 miljoen.

Dwanginvorderingsmaatregelen Dwanginvordering In 2020 zijn er door de BSGR voorafgaand aan de aanmaningen kosteloze betalingsherinneringen verstuurd aan burgers en bedrijven met openstaande vorderingen. De kosteloze betalingsherinnering heeft tot doel om het aantal aanmaningen en dwangbevelen te reduceren en de burgers die een betaling zijn vergeten of hebben gemist in de gelegenheid te stellen om alsnog te betalen zonder ophogende invorderingskosten. In 2020 zijn er in totaal 87.272 herinneringen naar burgers en bedrijven verstuurd. Het aantal verstuurde aanmaningen is gedaald van 97.222 stuks in 2019 naar 58.272 stuks in 2020. Ook het aantal dwangbevelen is gedaald, van 28.767 stuks in 2019 naar 17.856 stuks in 2020. Het effect van de kosteloze betalingsherinnering is dus duidelijk merkbaar (zie ook sterke daling bij bezwaren tegen invorderingskosten).

Pagina 21 Jaarstukken 2020 BSGR Naast de kosteloze betalingsherinnering is er door de afdeling Informatie & Inning veel geïnvesteerd in telefonische opvolging van betaling. Hierbij worden burgers en bedrijven benaderd vóórdat er een aanmaning wordt verstuurd. Bij bedrijven is dit relatief makkelijk omdat hun bedrijfsinformatie bijna altijd op internet te vinden is. Voor het benaderen van burgers (en kleine zelfstandigen) geldt dat dit alleen wordt gedaan indien de burger toestemming heeft gegeven voor de registratie van zijn/haar contactinformatie. Dit proces is tijdrovend, maar krijgt veel positieve reacties van de benaderden. Deurwaarders hebben bij de BSGR de opdracht om beslissingen te nemen aan de deur. “Zacht” waar het kan, “hard” waar het nodig is. Enerzijds bijvoorbeeld door schriftelijke toestemming voor toetsing kwijtschelding te verzorgen zodat de BSGR dit verder kan afhandelen, anderzijds door het leggen van beslag roerende zaken of afslepen van voertuigen als dit noodzakelijk is. Als burgers thuis worden aangetroffen, wordt er door de deurwaarder ook direct een inschatting gedaan van de mogelijke verhaalsmogelijkheden. Als burgers niet thuis geven op eerdere invorderingsacties en geen contact opnemen, wordt er een aankondiging van binnentreding conform artikel 444 aan deze burgers verstuurd.

In 2019 werden er 142 aankondigingen binnentreding verstuurd, en werd er in 89 gevallen ook daadwerkelijk een binnentreding gedaan in aanwezigheid van de politie en Hulpofficier van Justitie voor het leggen van beslag op roerende zaken. In verband met de tijdelijke opschorting van dwanginvordering en de beperkingen van fysiek contact tijdens de corona-crisis, zijn er in 2020 maar 60 aankondigingen verstuurd, en is er maar in 8 gevallen overgegaan tot binnentreding. De ervaring leert dat bij daadwerkelijke binnentredingen er veelal sprake is van schrijnende zaken qua schulden-problematiek. Verhaalsmogelijkheden zijn dan ook veelal niet (meer) aanwezig. Ondanks alle beperkingen qua dwanginvordering en fysiek contact is er in 2020 toch nog ruim € 194K aan PIN/Cash betalingen bij de deurwaarders gedaan. De geplande maandelijkse inzet van de scanbus in samenwerking met Belastingsamenwerking West Brabant (BWB) kon in 2020 ook niet doorgaan. Vanwege alle beperkingen is de scanbus in 2020 slechts 3 keer ingezet, ten opzichte van 12 keer in 2019. Bij deze acties zijn er ruim 8.500 kentekens gescand, waarbij er 25 keer een hit was op een voertuig. De acties hebben geleid tot 4 directe (deel)betalingen (via cash/PIN) en 12 betalingsregelingen.

In 7 gevallen zijn alsnog de reguliere betalingen ontvangen, en in 1 geval is er een machtigingsformulier voor toetsing kwijtschelding ondertekend. Daarnaast is er 1 voertuig ter plekke in beslag genomen en afgesleept.

Loonvordering In 2020 is er vanwege het tijdelijke opschorten van de dwanginvordering minder keren een loonvordering gedaan. In totaal werden er 11.136 vooraankondigingen aan de werkgever/uitkeringsinstantie verstuurd. In ruim 1.400 gevallen werd er ná de vooraankondiging direct betaald, en werd er in 3.357 gevallen daadwerkelijk beslag gelegd. De succesratio voor het leggen van nieuwe loonvorderingen neemt steeds verder af. De belangrijkste verklaring voor deze daling is dat er in toenemende mate sprake is van steeds langer lopende loonbeslagen. Hierbij kan er geen nieuw loonbeslag worden gelegd, maar worden vorderingen toegevoegd aan het reeds lopende beslag. De overheid heeft als enige invorderaar de mogelijkheid om binnen de huidige beslagvrije voet (het minimale bedrag waarop geen beslag mag worden belegd) toch beslag te leggen. Deze mogelijkheid staat maatschappelijk ter discussie omdat de overheid burgers hiermee onder een bestaansminimum kan plaatsen. In het kader van Maatschappelijk Verantwoord Invorderen legt de BSGR geen loonbeslag meer binnen de beslagvrije voet.

Betalingen/ onvermogen Belastingplichtigen kunnen onder bepaalde restricties en voorwaarden zelf een betalingsregeling met de BSGR treffen via de website. Buiten de mogelijkheid tot automatische incasso in maximaal 8 termijnen, worden er jaarlijks duizenden betalingsregelingen getroffen met burgers en bedrijven. In 2020 zijn er ruim

Pagina 22 Jaarstukken 2020 BSGR 20.000 betalingsregelingen afgesproken. Dit is inclusief de bedrijven die tijdelijk uitstel van betaling hebben gekregen in 2020 naar aanleiding van de corona-crisis. Voor deze bedrijven lopen de betalingsregelingen nog door t/m februari 2021.

Betaalmethoden De afgelopen jaren zijn er nieuwe betalingsmethoden toegevoegd omdat daar publiekelijk vraag naar was. Onderstaand een overzicht van de belangrijkste betaalmethoden van de BSGR over 2017 en 2020. Opvallend is de enorme verschuiving van betaling via acceptgirokaarten naar betaling via electronic banking en de groei in betaling via iDEAL. De belangrijkste redenen voor deze verschuiving zijn het steeds meer verdwijnen van lokale bankfilialen en de groei van mobiel bankieren via de smartphone. In 2020 zijn er bijna 34.000 betalingen handmatig door de BSGR verwerkt (geen of verkeerd subjectnummer/omschrijving, etc.), tegen ruim 42.400 betalingen in 2019.

Let op :

weergave incasso is 1 termijn van standaard 8 termijnen weergave acceptgiro is 1 termijn van standaard 2 termijnen

Flexibele Automatische Incasso In 2019 is het voor burgers met een automatische incasso mogelijk gemaakt om zelf hun aantal termijnen en hun incasso-dag te bepalen. Het aantal kan worden bepaald van minimaal 1 termijn tot maximaal 8 termijnen. In 2019 hebben ruim 22.500 burgers een automatische incasso afgegeven aan de BSGR, en 8.128 burgers hebben hun voorkeur qua aantal termijnen en/of incasso-dag aangepast. In 2020 zijn er bijna 22.000 nieuwe incassomachtigingen afgegeven, en hebben bijna 14.000 burgers hun voorkeur aangepast. Opvallend is dat veel burgers met name hun voorkeursdag qua incasso wijzigen, ruim 9.300 keer.

Onvermogen/schuldhulpverlening Officiële instanties die zijn aangesloten bij de NVVK (Nederlandse Vereniging voor Schuldhulpverlening & Sociaal Bankieren) kunnen digitaal gegevens ophalen, verwerken en uitwisselen met de BSGR. Dit gebeurt steeds meer. Eind 2020 waren er in totaal 7.500 Onvermogendossiers (Bewindvoering en Schulhulpverlening). Voor al deze dossiers wordt de invordering door de BSGR voor 3 jaar opgeschort. In 2019 lag dit aantal nog op 6.510 dossiers.

Pagina 23 Jaarstukken 2020 BSGR Frontoffice-activiteiten Telefonie Van 9 maart t/m 30 juni 2020 is de BSGR in de middag telefonisch niet bereikbaar geweest vanwege de corona-crisis. Vanaf juli was de bereikbaarheid van 09.00 – 12.00 uur en van 13.00 – 16.00 uur. Van 9 maart t/m 31 december zijn er 20.000 telefoongesprekken gemist omdat er burgers/bedrijven belden buiten de bereikbaarheidsuren. Veel van deze burgers/bedrijven belden vervolgens op een ander tijdstip terug als de BSGR wel bereikbaar was. Maar ook kozen er veel burgers/bedrijven voor om in plaats van telefonisch hun vragen te stellen dat via mail te doen of via het contactformulier op de website. Het serviceniveau in 2020 is gedaald naar 92,5% ten opzichte van 94,4% in 2019. De daling in het serviceniveau wordt met name veroorzaakt door de corona-maatregelen. In onderstaand overzicht is aangegeven waar de af te handelen telefoon in eerste instantie wordt opgenomen. Uiteraard kan het zijn dat er vervolgens doorverbonden moet worden.

* = alle gesprekken waarbij voor ‘direct medewerker aan de lijn’ wordt gekozen.

Chat Sinds november 2019 biedt de BSGR burgers ook de mogelijkheid aan tot het voeren van live-chats via de internetsite. Over het hele jaar 2020 werden er 872 chats gevoerd met burgers. Alle chats beginnen bij de afdeling I&I. Afhankelijk van het onderwerp kan een chatgesprek worden doorverbonden naar een andere afdeling. De afdeling I&I handelt ruim 65% van alle chats af.