1. Brief van de rekenkamercommissie van 15 juni 2021 inzake onderzoeksrapport Europese subsidies (1825897)

Bezien wordt nog op welke manier we dat zullen vormgeven. In het rapport wordt bij deelvraag 2 ook nog gesproken over cofinanciering. Het opzetten van een post in de begroting voor cofinanciering vergt een andere gedachte / werkwijze dan die nu in de gemeente Katwijk gebruikelijk is. Vanuit beleidsdoelen worden acties / programma’s en investeringen geïnitieerd. Deze komen al dan niet op het Meerjaren Investeringsplan (MIP) terecht. Vervolgens wordt daarbij gekeken of er subsidieregelingen van toepassing zijn. Er wordt dus vanuit beleid gekeken naar middelen. De aangedragen suggestie om een post cofinanciering in de begroting op te nemen gaat uit van een andere gedachtegang. Vanuit beschikbare subsidies zoeken naar beleidsdoelen om uit te voeren. Hoewel dit in sommige gevallen goed kan uitpakken (het betreffende beleid was toch al gestart) zal in het merendeel van de gevallen een goede afweging van nut en noodzaak van de cofinanciering onderbelicht blijven.

Aanbevelingen De RCK wil de gemeente Katwijk op basis van dit onderzoek de volgende aanbevelingen doen: 1. Rol subsidiecoördinatie - meer inbedden in organisatie Geadviseerd wordt om de rol van de subsidiecoördinator uit te breiden naar een volledige formatieplaats. Het voorstel is om de subsidiecoördinatie bij meerdere ambtenaren te beleggen. Daarmee kan een meer proactieve houding richting alle afdelingen worden ingenomen om hen uitgebreider te kunnen informeren en te adviseren over toekomstige subsidiemogelijkheden. Tevens wordt hiermee meteen ook de huidige kwetsbaarheid weggenomen doordat de subsidiecoördinatie nu is belegd bij één persoon die de functie bovendien parttime verricht. Reactie college: Deze aanbeveling nemen we deels over. Het is belangrijk om de kwetsbaarheid bij het proces van de subsidies te verkleinen. De manier waarop moet nog worden bezien. Na een toezegging van het college aan de raad op 10 december over de inzet van een subsidiedeskundige, onderzoekt de gemeente momenteel of zij zich kan laten bijstaan door een gespecialiseerd bureau op het gebied van subsidiescans. De voorbereidingen in de vorm van oriëntatie, shortlist gespecialiseerde bureaus en vrijblijvende gesprekken zijn afgerond. Nu wordt een start gemaakt met het proces van inkoop /aanbesteding. De uitkomsten uit het rekenkameronderzoek ‘Subsidies’ worden hierbij ook meegenomen.

Ook wordt vervolgens bekeken op welke manier de gemeente Katwijk het beste het benutten van subsidies kan vormgeven.

7

Zienswijze van het college op het onderzoeksrapport van de Rekenkamercommissie Europese subsidies

2. Inzet op regionale samenwerking om subsidies te verzilveren De ontwikkeling is gaande dat gemeenten steeds meer via samenwerking subsidies verwerven. Als ‘stand alone’ gemeente zijn niet alleen de administratieve lasten hoger maar is tevens minder subsidie beschikbaar. Participeren in (kennis)netwerken en samenwerkingsverbanden vergroot de kansen op subsidieverwerving en verlaagt de lasten(druk). Geadviseerd wordt om inzichtelijk te maken met welke publieke partijen gemeenschappelijke belangen/prioritaire doelen worden gedeeld en mede op basis daarvan actief te participeren in bestaande of nieuwe subsidienetwerken en samenwerkingsverbanden. Reactie college: Wij nemen deze aanbeveling over. 3. Opbouw subsidiekennis Het merendeel van de geïnterviewde personen geeft aan dat er behoefte aan is verdere kennisopbouw over subsidieverwerving. Investeer in een systematische vorm van kennisontwikkeling en kennisborging, het ordenen van subsidiekansen in overzichten die voor meerdere medewerkers beschikbaar zijn of in het opstellen van procesbeschrijvingen/checklisten voor het verzamelen en ordenen van informatie over subsidies. De aanbeveling is om met regelmaat organisatiebrede workshops of in company bewustwordingssessies te organiseren waarin alle onderdelen van het subsidieverwervingsproces aan bod komen.

Het heeft de voorkeur om een consultancy bureau hierbij te betrekken die aan het begin van dit traject de organisatie en de subsidiecoördinatoren van de juiste expertise kan voorzien om van daar uit kennis over subsidieverwerving binnen de gemeente verder op te bouwen. Verder is de aanbeveling om ook de gemeenteraad met enige regelmaat maar in ieder geval via een workshop te informeren over de uitkomsten van dit onderzoek. Reactie college: Wij nemen deze aanbeveling over. Het is inderdaad belangrijk dat de kennis en vaardigheden rondom subsidieaanvragen breed in de organisatie ligt en niet afhankelijk is van enkele medewerkers. Ook blijvende aandacht voor dit onderwerp is nuttig. Bekeken wordt nog hoe we deze aanbeveling concreet kunnen vormgeven. Daarnaast zullen wij zoals hierboven al is aangegeven de gemeenteraad vaker informeren over de subsidieaanvragen van de gemeente Katwijk. Bezien wordt nog op welke manier we dat zullen vormgeven. 4. Besluitvormingsprocedure – om bewustwording te vergroten Geadviseerd wordt om in de relevante B&W-voorstellen een apart kopje/een aparte toets ‘is er gekeken naar/rekening gehouden met mogelijke subsidies’ op te nemen. Om daarmee de bewustwording van mogelijkheden tot subsidieverwerving in de ambtelijke organisatie te vergroten en de rol van de subsidiecoördinatie beter in het gemeentelijke proces te verankeren.

Reactie college: Wij nemen deze aanbeveling niet over. Er zijn vele collegevoorstellen en raadsvoorstellen waarbij Europese subsidies geen rol spelen en het kopje overbodig is. Wij zetten in op de hierboven gedane aanbevelingen 1 en 3 om daarmee de bewustwording van mogelijkheden tot subsidieverwerving in de ambtelijke organisatie te vergroten en de rol van de subsidiecoördinatie beter in het gemeentelijke proces te verankeren.

8