B14 Jaarverantwoording Zeeuws Archief 2021

Zeeuws Archief

Jaarverantwoording 202L

M iddel bu rg, 3I maart 2022

1

lnhoud Jaarverslag202l

3

Inleiding

4

Programma beheer

6

Programma informatie en kennis

.15

Programma Publieksbereik ..................

24

Overzicht algemene dekkingsmiddelen

,.,,.'...41

Overzicht overhead ...

42

Overzicht vennootschapsbelasting .................

42

Overzicht onvoorzien

42

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing ..

43

P ar agr

aaf onderhoud kap itaalgoederen

Paragraaf financiering Paragraaf bedrij fsvoerittg ............ Jaarrekenin g 2021

46

..47 50

2

Jaarverslag 2O2I

3

lnleiding

Net als in 2O2o heeft de pandemie ook in 2O2t een grote invloed gehad op het werk van het Zeeuws Archiel hoewel de organisatie inmiddels goed is ingespeeld op het thuiswerken. De dígitale voorzieningen waren op orde, de vergadermodule bood alle gelegenheid voor overleg, en de noodzakelijke werkzaamheden die vanuit het pand moesten worden verricht, konden ook veilig plaatsvinden met inachtneming van de noodzakelijke maatregelen voor afstand en hygiëne.

Voor de vrijwilligers van het Zeeuws Archief is het wel een jaar geweest waarin men zeer weinig op de locaties (Middelburg en Zierikzee) heeft kunnen werken. Dat heeft een grote wissel op de vrijwi ligers getrokken. I

Door al deze Coronabeperkingen was de samenvoeging van het voormalig gemeentearchief Schouwen-Duiveland met het Zeeuws Archief lastiger dan voorzien. Dankzij de jarenlange voorbereiding en de intensieve samenwerking om te komen tot die samenvoeging, is het proces goed verlopen. Maar door de lockdownperiode begin 2O2L en aan het einde van het jaar, is het voor bezoekers en vrijwilligers een lastige tijd geweest. Dat geldt overigens ook voor de locaties Terneuzen en Míddelburg. Dankzij de toevoeging van de aanvraagmogelijkheid van archieven van Schouwen-Duiveland in de Archiefbank, waar bezoekers kosteloos analoge archieven kunnen opvragen en scans beschikbaar krijgen, is de dienstverlening sterk verbeterd, ook tijdens de lockdowns. De dienstverlening van het Zeeuws Archief is steeds van goed niveau gebleven, zowel wat betreft de werkzaamheden voor de overheden als de hulp aan en de begeleiding van de digitale en fysieke bezoekers. Daartoe is onveranderd intensief ingezet op de digitale dienstverlening, met extra scanmedewerkers, digitaliseren van eigen archieven, digitaal toegankelijk maken van beeldmateriaal, gratis maken van aanvragen in de Archiefbank, uitbreiding van de mogelijkheden tot aanvragen in de Archiefbank voor de archieven van Terneuzen en Schouwen-Duiveland en de dienstverlening aan overheden en klanten voor digitale beschikbaarstelling van bouwvergunningen.

ln2}2'J.zijn dan ook de projecten voor digitalisering van de bouwvergunningen van Middelburg en Veere

gereedgekomen, beide projecten waren samenwerkingen met de betreffende gemeenten. De voorbereidingen voor de digitalísering van de bouwvergunningen van Terneuzen zijn gestart en die zal in 2022 afgerond worden. Bij de verplichte sluiting van de studiezalen in de periodes die door het kabinet als lockdown werden verplicht, is dan ook steeds de digitale dienstverlening doorgegaan. Ook de medewerkers die thuis konden werken aan de e-Depotaansluitingen hebben intensief

contact gehouden met de bij het Zeeuws Archief aangesloten overheden en grote stappen gezet in de aansluittrajecten voor het beheren en bewaren van de digitale informatie. Overigens geldt voor alle medewerkers dat zij ofwel vanuit het Zeeuws Archief locatie Middelburg, Zierikzee en Terneuzen, ofwel vanuit hun thuiswerkplek een grote bijdrage hebben geleverd aan het uitvoeren van de taken en doelstellingen van het Zeeuws Archief. Het inventariseren, beschrijven en koppelen van archieven, beeldmateriaal en scans aan toegangen is doorgegaan, het behouden en restaureren van archiefstukken heeft doorgang kunnen vinden en de meta morfozeprojecten zij n gecontinueerd. Grote nieuwe aanwinsten, zoals het archief van Thermphos of de collectie Matena zijn een verrijking voor het Zeeuws Archief geweest.

4

ln2O2O is het dak van de studiezaalvervangen en in 2021 zijn er 781 zonnepanelen op gelegd. Dit project is uitgevoerd in samenwerking met de gemeente Middelburg en met steun van het Europese

project lnterreg Twee Zeeën Solarise. De gesprekken met OCW over de ontvlechting van het Rijk uit de Gemeenschappelijke Regelingen van de RHC's zijn gecontinueerd en hebben geresulteerd in een aantal overeengekomen uitgangspunten. Minister drs A. Slob heeft in een brief van 15 december 2021de bevestiging van de

bestuurlijke afspraken vastgelegd. Diverse zaken dienen nog nader uitgewerkt te worden. Daarover zal het gesprek met zijn opvolger staatssecretaris dr G. Uslu worden gevoerd. Duidelijk is dat de analoge rijksarchieven bij de RHC's blijven, de bekostiging wordt op hetzelfde niveau gecontinueerd door een specifieke uitkering aan de RHC's toe te kennen. De RHC's gaan ieder een eigen e-Depot inrichten en zullen de dienstverlening aan de decentrale overheden ín hun e-Depot vormgeven. Het Zeeuws Archief heeft de intentie om Zeeuwsbreed de decentrale overheden in het Zeeuws e-Depot

te faciliteren. ln 2O2'J. is ook de gemeente Middelburg toegetreden tot het Zeeuws e-Depot. Het bestuur van het Zeeuws Archief bestaat uit drie rijksbestuurders en drie gemeentelijke bestuurders. Aan het einde van 2O2Lis een einde gekomen aan de lange bestuursperiode van de voorzitter, mevrouw G,W. van Montfrans-Hartman. Zij heeft met veel inzet en deskundigheid het Zeeuws Archief van 2000 tot en met 202L geleid. Het voorzitterschap wordt overgenomen door de heer drs. A.J. Koppejan. Als nieuwe rijksbestuurder in het algemeen bestuur is per L ianuari 2022 toegetreden mevrouw mr. M. Vermue-Vermue, burgemeester van Sluis. Verder zitten in het dagelijks bestuur namens de gemeente Middelburg, dhr. ir. J.J. Aalberts en namens de gemeente Veere de heer drs. R.J. van der Zwaag. ln het algemeen bestuur zitten namens de gemeente Middelburg dhr. C. Dekker en namens het Rijk dhr. drs. F.W, Weisglas,

5

Programma beheer

Wat was het doel? Onder het programma beheer vallen alle werkzaamheden rond het fysieke en digitale beheer van de archieven en collecties, de conservering en restauratie van de archieven en collecties, de werkzaamheden in het kader van het e-Depot en het beheer van de stadhuiscollecties van de gemeenten Middelburg en Veere. Ook in 2021was het doel om alle stukken zo te behouden en beheren, dat alle informatie vind- en raadpleegbaar is.

Wat hebben we ervoor gedaan? I

nrichting depot en klimaatheheersing

De depots van het Zeeuws Archief bevinden zich in Middelburg, Vlissingen, Zierikzee en Terneuzen.

Dit jaar zijn als gebruikelijk voor ieder depot van het Zeeuws Archief twee kiemgetalmetingen uitgevoerd. Tevens zijn alle depots elk kwartaal schoongemaakt en heeft er regelmatig een visuele controle plaatsgevonden en worden alle depots gemonitord op ongedierte. Nieuw binnengekomen archieven werd bemonsterd. Het was dít jaar niet nodig om archief door een extern bedrijf te laten bestralen. Wel is er incidenteel door medewerkers van het Zeeuws Archief handmatig archief ontsmet. Er zijn diverse acties geweest om de depots op orde te houden, zoals bijvoorbeeld in het depot in Zierikzee waar een grote bankkluis en andere materialen die niet thuishoren in een archiefbewaa rplaats verwijderd zijn. om inzicht te krijgen op het klimaat en de hygiëne in de depots in Vlissingen, Zierikzee en Terneuzen is er wekelijks op een vast moment een klimaatmeting uitgevoerd. Hierdoor is er nu een beter zicht op het verloop van de temperatuur en de luchtvochtigheid door het jaar heen. Restduratíe en behoud De werkruimtes voor restauratie en behoud in de Lussanetvleugel zijnzo ruim dat de medewerkers

restauratie en behoud met wat aanpassingen en een rooster, ook in 202L coronaproof hun werkzaamheden hebben kunnen verrichten. Het conserveringswerk voor stukken uit SchouwenDuiveland is uitgevoerd in Middelburg. Archief dat verpakt of geconserveerd moest worden is meegenomen, in Middelburg behandeld en daarna weer naar Zierikzee teruggebracht. De verpakkingen die vanuit Middelburg terugkomen worden ter plaatse geëtiketteerd. ln Zierikzee zelf werden de aanwinsten, die in de quarantaineruimte verzameld worden, gecontroleerd en werden klei ne verpa kwerkzaamheden verricht. Doordat de studiezaal wegens de lockdownmaatregelen gesloten was, kwamen er via de archiefbank meer digitaliseringsverzoeken. Hierdoor moest er meer conserveringswerk uitgevoerd worden om de aangevraagde stukken gereed te maken voor digitalisering. Diverse niet raadpleegbare stukken zijn nu weer digitaal in te zien. ln 2O2I zijn de charters van het ríjk, de gemeente Middelburg en de gemeente Veere in gebufferde dozen verpakt (150m1). Er zijn 355 kadastrale plans geconserveerd en 50 grootformaat kaarten van Schouwen-Duiveland. Verder zijn er 2l- inventarisnummers geconserveerd wegens vervilting of papierherstel. ln totaal is er 225 m1 verpakt voor de diverse GR- en DVO-partners. Voor het rijk is het archief van de Godshuizen verpakt, alsmede het archief van Sjef van Dongen. Voor de provincie Zeeland zijn alle

6

bestemmingsplannen verpakt, naast een deel van het archief van het Provinciaal Bestuur 1830-1850. Voor Waterschap Scheldestromen zijn archieven van diverse polders verpakt en voor de gemeente Middelburg het archief van gemeentewerken. Voor de gemeente Veere is verdergegaan met het verpakken van het archief van de stad Veere, gemeente Oostkapelle en stad en gemeente Domburg.

Voor Schouwen-Duiveland is begonnen met het verpakken van de gemeenten Noordwelle, Dreischor, Serooskerke en Westerschouwen en het fotoarchief Folkertsma. Voor de gemeente Terneuzen is gestart met het verpakken van het gemeentearchief 1795-1970. Voor de gemeente Vlissingen zijn diverse inventarisnummers hersteld en/of handmatig ontsmet en zijn de glas/filmnegatieven en positieven van de Koninklijke Maatschap De Schelde verpakt en in de koude berging opgeborgen.

Verder werd in 2021 een groot deel van de tijd besteed aan werkzaamheden die samenhangen met de hieronder genoemde metamorfozeprojecten, waarvan één in opdracht van het Regionaal Archief Tilburg.

Metamorfozeproiecten Met behulp van financiering van het landelijke programma Metamorfoze is in 2020 een begin gemaakt met het conserveren en digitaliseren van het archief van de Koninklijke Maatschap De Wilhelminapolder, tevens worden in dit project diverse meestoofarchieven uit andere collecties meegenomen. Dit project loopt van januari 2O2Ot/m juni2022.ln2O2t is 28 mL verpakt. De scans worden in 2022 online beschikbaar gesteld op de website van het Zeeuws Archief en op Archieven.nl ln 202L is een begin gemaakt met het nieuwe metamorfozeproject Zeeuwse Families. Archieven van negen spraakmakende Zeeuwse regentenfamilies, waaronder de familie Clijver en Mauritz uit Vlissingen, familie Schorer, Matthias Pous Tak van Poortvliet en van Doorn worden geconserveerd en gedigitaliseerd.ln2OZl is de proof-batch digitaalvoorbereid en heeft hiervoor 1e lijnsconservering plaatsgevonden en is het conserveringsverslag opgesteld' Za keliike dienstverleni ng

ln 2O2I heeft het Zeeuws Archief de werkzaamheden voor de uitvoering van het metamorfozeproject Schepenbank Tilburg en Goirle 1408-1811 dat in opdracht van het Regionaal Archief Tilburg wordt uitgevoerd, voortgezet. De werkzaamheden hiervoor zullen in 2022 worden afgerond.

Voor de gemeente Kapelle is tien meter (her)verpakt. Het betrof de gemeente Kapelle en de gemeente Wemeldinge

e-Depot

ln 2OZI is verder gewerkt aan de ontwikkeling van het Zeeuws e-Depot en het daarmee verbonden dienstverleningsaanbod dígita le duurzaamheid voor zorgdragers' lnstrumentarium De tenant Preservica van het landelijk e-Depot bij het Nationaal Archief (NA) is de basis voor

preservering en daarmee duurzame beschikbaarheid van de in het Zeeuws e-Depot opgenomen data en bestanden. Collectiebeheersysteem (CBS), MAIS-Flexis biedt de beheerfuncties voor de medewerkers en de raadpleegfunctionaliteit voor medewerkers van zorgdragers en publiek, van de in het e-Depot opgenomen informatie. ln 2O2I is in samenwerking met het Nationaal Archief en MAIS-Flexis leverancier De Ree Archiefsystemen, ingezet op realisatie van de voor de werking van het landelijk e-Depot noodzakelijke koppelingen en inrichting van webservices tussen beide systemen. Hiertoe is geïnvesteerd in o.a. projectinzet, EBMS-servers, Digikoppeling en aanschaf MAIS lngest. Gerealiseerd (Q+1:

7

geÏntegreerde ingest in beide toepassingen: met checks op formaten, aanwezigheid essentiële metadata, TopX-structuur e.a., worden bestanden en metadata in Preservica opgenomen en de metadata als EAD doorgeleid naar MAtS-Flexis; openbare bestanden komen vanuit Preservica via een publicatieserver beschikbaar bij de zoekresultaten op de website van het Zeeuws Archief en op archieven.nl. ln de loop van2O2t kwam echter ook vast te staan dat de door de minister van OC&W voorgestane uittreding van de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief per 1 januari 2024,het gebruik van de Preservica-tenant bij het NA per die datum eindigt. Dit geldt voor alle RHC's. Hiermee komt een eind aan de ontwikkeling van het landelijke e-Depot van RHC's en Nationaal Archíef gezamenlijk, inclusief de bekostiging hiervan met de DTR-gelden.

ln 2O2l is een uitgebreide oriëntatie en planvorming uitgevoerd, gericht op de aanschaf van een eigen e-Depotapplicatie, ln september is het bureau Van Kaliber BV gecontracteerd om het Zeeuws Archief te begeleiden in de hiertoe benodigde aanbesteding. Deze is ingepland voor e1

enQ22022.

Zie verder ook Functíoneel Beheer Archiefsystemen.

Aansluittraiecten De gemeente Middelburg is per 7 juli 2021, aangesloten op het Zeeuws e-Depot. Hiermee zijn nu zes lokale overheden aangesloten op onze e-Depotdienstverlening: de ProvÍncie Zeeland en de gemeenten Veere, Tholen, Schouwen-Duiveland, Terneuzen en Middelburg. Provincie Zeelond Met de provincie Zeeland is er een export gerealiseerd voor de applicatie Corsa. Deze

exportfunctionaliteit gaan we de komende jaren gebruiken om de archieven in Corsa gefaseerd over te brengen' Voordat hieraan kan worden begonnen zal in overleg met de Provincie Zeeland gekeken worden hoe dossiers op orde gebracht moeten gaan worden. Afgelopen jaar is ook geadviseerd over de inrichting van het nieuwe zaaksysteem en hoe deze inrichting verder geoptimaliseerd kan worden. Gemeente Veere Van de gemeente Veere zijn de rekenkameronderzoeken opgenomen, de overbrenging moet nog

geformaliseerd worden. Verder is er gewerkt aan de voorbereiding van de overbrenging van de omgevingsvergunningen 2017 - 2019, hetgeen in QL 2022wordïafgerond. Daarnaast is er gewerkt aan de voorbereiding van de sloop- en milieumeldingen 2017. Gemeente Tholen Gemeente Tholen heeft afgelopen jaar gebruikt om de informatie binnen Corsa duurzaam toegankelijk te maken. Dat wil zeggen dat documenten aan dossiers zijn gekoppeld en dat metadata voor vernietiging zijn toegevoegd. Met deze werkzaamheden komt de uitfasering van Corsa in 2022 in beeld. G e me e nte Scho uw e n - D u ivel o n d Van de gemeente Schouwen-Duiveland zijn de scans van 7336 WABO-dossiers opgenomen. Voor raadpleging door de gemeente is een raadpleegorganisatie voor MAIS-Flexis ingericht en ter beschikking gesteld. Afgelopen jaar is ook geadviseerd bij de inrichting van de recordmanagementmodule voor Notubiz. Hierin archiveert de gemeente zijn raads- en commissievergaderingen. Komend jaar krijgt dit een vervolg. Na de aangekondigde oplevering van een exportfunctie door leverancier, kunnen raadsdossiers inclusief audiotulen worden opgenomen.

8

Gemeente Terneuzen 2021 stond in het teken van het voorbereiden van het overbrengen van archief uit het zaaksysteem van Alfresco. Na verschillende analyses en proefoverbrengingen is er besloten dat het met de huidige middelen niet mogelijk is om Alfresco naar het e-Depot over te brengen. Er is besloten om de resultaten van het traject uitfaseren Alfresco dat bij Middelburg loopt, af te wachten. Gemeente Terneuzen heeft in samenwerking met ZA verschillende analyses uitgevoerd op verschillende (vak-)applicaties die bijde gemeente in gebruik zijn en waar langerte bewaren archief wordt gevormd. Deze analyses worden gebruikt voor prioritering in een nieuw aansluitplan. Gemeente Middelburg Met de uitfasering van het DMS Alfresco en de 'as-is'-overbrenging van alle zaakdossiers uit dit systeem, is in 202L het aansluittraject met Middelburg gestart. Het Zeeuws Archief heeft ondersteuning geboden met inhuur van externe expertise voor de extractie van alle metadata en bestanden en transformatie naar een inrichting die ingest in Preservica NA mogelijk maakt en die in Q1, 2022 wordt afgerond.

Verder is overleg gepleegd en samenwerking gezocht inzake digitale duurzaamheid met Wote rsch a p Sch e I de strom e n

Het Waterschap ontwikkelt een zgn. Documentenatelier op basis van Sharepoint en heeft het voornemen afscheid te nemen van Documentmanagementsysteem Corsa, Hierover is ook in 202L verkennend gesproken. lnput is geleverd in het adviestraject informatievoorziening, uitgevoerd door een extern adviseur van DocFactory. Vlissingen Gemeente Vlissingen bereidde in2O21- de implementatie en ingebruikname van een nieuw zaaksysteem in Q1" 2022 voor. Hierbij komen verschillende vraagstukken aan de orde waarover met het Zeeuws Archief overleg is gevoerd. Met het uitwisselen van ervaringen en inzichten uit lopende aansluittrajecten, proberen we tot samenwerking te komen waarin we de gemeente Vlissingen ondersteunen bij de uitfasering van het oude zaaksysteem en de inrichting van het nieuwe, totdat zij kiezen voor een aansluittraject op het Zeeuws e-Depot.

Particulier orchief Toen bekend werd dat WV Zeeland per L januari 2022 zou ophouden te bestaan is op aangeven van de gemeente Terneuzen de website en de bijbehorende filmpjes Beleef de kern voor promotie Zeeuws-Vlaanderen, veiliggesteld op de ZA-omgeving. Vervolgens zijn afspraken gemaakt over de opname van het archief zelf. Ervarinsen en ontwikkelinsen zet e xte r ne expe rti se

In

Voor 202L werd ook begroot voor inhuur consultancy voor extractie, migratie en transformatie van data ten behoeve van een overbrenging, daar waar zorgdrager en diens applicatieleverancier deze kennis/kunde niet in huis hebben. ln Q4 is een samenwerking aangegaan met Xillio BV om, onder tijdsdruk, voor de gemeente Middelburg de data uit het uit te faseren zaaksysteem Alfresco te exporteren, te migreren naar de ZA omgeving en te transformeren naar een in Preservica te ingesten SlP. Een 'as-is' overname van het digitale archief als basis voor uitplaatsing naar het e-Depot met afspraken over het op termijn op orde brengen, vernietigen en beschikbaar maken. Sq me nwe rki ng zorgd rogers orga n iseren

Het overzicht van projecten bij partners maakt het mogelijk om ervaringen breder in te zetten en samenwerking te initiëren. Voorbeelden 2021:

9

a

het exporteren en overbrengen van archief uit Corsa bij Veere, Tholen en Provincie (voortzetting uit202O, vervolg in 20221. Tholen en Provincie zijn gestopt met het werken in Corsa en willen de applicatie uitfaseren en het gevormde archief overbrengen en/of op onderdelen uitplaatsen. ln Veere blijft Corsa in gebruik.

a

het exporteren en (later) overbrengen van raadsdossiers, inclusief videotulen uit Notubiz: de gebundelde Ínzet betreft de inrichting en ingebruikname van de recordmanagement-module bij Veere en Schouwen-Duiveland en leveranciersmanagement gericht op oplevering van een bruikba re exportfu nctiona liteit.

het exporteren en overbrengen van archief uit Zaaksysteem.nl bij Provincie Zeeland, Tholen, Schouwen-Duiveland en Terneuzen. ln samenwerking met deze organisaties gaan we in overleg met de leverancier om te zorgen dat er een exportfunctie wordt ontwikkeld die aansluit op de eisen van het e-Depot. La ndel i ike samenwerking

M DTo ( Metagegevens voor du urzaam toegankelijke overheidsinformatie)

Het Zeeuws Archief participeert in de landelijk werkgroep voor de ontwikkeling van het MDTO. Het MDTO is de opvolger van het TMLO. MDTO is in de zomer van2o2rvastgesteld.

Het MDTO wordt gebruikt om archief met de juiste metadatering in gestructureerde vorm over te brengen naar het e-Depot. Toepassing van MDTO kan onze zorgdragers helpen bij de inrichting van nieuwe informatiesystemen. Hiermee wordt in een vroeg stadium nagedacht over de archiveringsaspecten van het nieuwe systeem. Door deze vroege aandacht voor gebruik van MDTO kan in de toekomst bij overbrengingen veel achterstallig werk worden voorkomen. Themogroep Digitale Dienstverlening (TDA) ln de TDA trekken RHC's sedert2020 samen op in de vormgeving van hun e-Depotdienstverlening voor lokale overheden, Zaken die in 2021 zijn opgepakt: - kennisdeling voor inrichtíng en gebruik van nieuwe functionaliteiten in MAIS-FIexis voor ingest, preservering en toegankelijk maken van digitaal archief (Digitale blokken). - het functioneel- en het technisch ontwerp voor de realisatie van de toegang voor zorgdragers en burgers tot beperkt openbaar archief in Preservica, zijn uitgewerkt. Deze functionalÍteit wordt door het Nationaal Archíef als 'autorisatiemodule' in eI2022 opgeleverd. Arch i te ct u u rco m m i s s i e

Ook in 2O2f is deelgenomen aan de bijeenkomsten van de architectuurcommissie waarin de gezamenlijke architectuur van Nationaal Archief en RHC's wordt onderhouden en doorontwikkeld. Project Start Architectuur Digitale Duurzoomheid bij de bron Met deelname aan de referentiegroep is in vijf sessies een bíjdrage geleverd voor de formulering van de Project Start Architectuur Digitole Duurzoamheid bij de bron. Een eerste stap richting een

langetermijnoplossing waarbij digitaal archief bij zorgdrager blijft en archiefinstellingen de archiefbeheertaken en de beschikbaarstelling uitvoeren op de omgeving van de archiefvormer.

Communicati en oromotie Presentoties De aanpak Zeeuws e-Depot is gepresenteerd op de volgende bijeenkomsten: o februari: een uitgebreide uitleg aan de voltallige afdeling DIV van de gemeente Middelburg. Voorbeeld aanpak Alfresco in Terneuzen. Hier is (mede) de basis gelegd voor de aansluiting en afspraken over het Alfresco 'as-is'- project;

10

a

twee presentaties zijn verzorgd in het kader van een kennisuitwisseling met het West-Brabants Archief (WBA). Hierin o.a. aan de orde: de aanpak aansluittrajecten, ervaringen met export en transformatie van archief in zaaksysteem.nl, mapping TMLO en MDTO. Het WBA heeft veel informatie verstrekt inzake de keuze, aanschaf en inrichting van een eigen e-Depotapplicatie.

Nieuwsbrief ln2O2L zijn twee e-Depotnieuwsbrieven uitgebracht. Daarbij is gebruik gemaakt van de opmaak met lees verder-links, waarmee een koppeling wordt gemaakt met artikelen (content) op de ZA-website, hetgeen de mogelijkheid biedt dieper op de veelal complexe materie in te gaan. Een greep uit de

onderwerpen:

o Beperkingen op de openbaarheid in digitale archieven o Archivering onder de omgevingswet r lnformatiebeheer in vakapplicaties

Re I oti e b e h e e

r Sch ouw e n -D uível o n d

Dit jaar stond in het teken van de overgang van het Gemeentearchief Schouwen-Duiveland naar het Zeeuws Archief. Voor de bezoeker veranderde er echter weinig omdat de collectie in Zierikzee bleef. Door de coronamaatregelen was het niet altijd mogelijk de studiezaal fysiek te bezoeken. Om de

bezoeker toch van dienst te zijn, is ingespeeld op de digitale mogelijkheden. Eén van deze mogelijkheden is de archiefbank die dit jaar ook voor Schouwen-Duiveland is geopend. Het is nu mogelijk archiefstukken gratis te laten digitaliseren, de scans komen online beschikbaar. Hoewel het nieuws nog niet breed uitgemeten werd, is er al veel gebruik gemaakt van deze mogelijkheid, ln dit jaar is ook bijgedragen aan de inhoudelijke ondersteuning (in de studiezaalen digitaal) bij onderzoek naar uiteenlopende onderwerpen door bezoekers. Daarnaast is meegedacht met de verschillende musea op het eiland over nieuw in te richten exposities' De gemeente Schouwen-Duiveland heeft regelmatig een beroep gedaan op het archief. Daarbij moet gedacht worden aan straatnaamgeving, vraagstukken omtrent de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en hulp aan de afdeling communicatie. Er is een oriënterend vooronderzoek verricht naar de omgang met de Joodse eigendommen die in de oorlog zijn afgenomen. Verschillende artikelen zijn verschenen in regionale en nationale tijdschriften. Daarnaast verschenen dit jaar enkele boeken, waaronder het boek over de geschiedenis van Zierikzee, waaraan aan bijdrage is geleverd. Ook op de website van het Zeeuws Archief zijn bijdragen geplaatst die betrekking hebben op de geschiedenis van Schouwen-Duiveland.

Sommige van deze verhalen hebben aandacht gekregen in de PZC, Omroep Zeeland en de plaatselijke radio-omroep. Op de Open Dag van het Zeeuws Archief is een lezing gegeven over de belegering van Zierikzee in l-575.

Stadhuiscollecties Veere en Middelburg Onder het beheer van de stadhuiscollecties Middelburg en Veere valt: r het uitoefenen van toezicht op het beheer van de verzamelingen van de gemeenten Middelburg en Veere o registratie van de objecten en het doen van onderzoek in en naar de collectie r het verzorgen van rondleidingen, lezingen en exposities o het adviseren betreffende conservering, aankoop en bruikleen van voorwerpen uit de collectie

o hetfungeren als in- en extern contactpersoon ten aanzien van de collecties o het contact onderhouden met de Vereniging van Musea in Zeeland, de Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland en Walcherse musea en erfgoedinstellingen'

7T

ln het verslagjaar is regelmatig overleg gevoerd met de wethouders cultuur en beleidsmedewerkers cultuur van gemeenten Middelburg en Veere. Objecten die in 2021 niet geëxposeerd werden, berusten in depots in de oude stadhuizen van Veere en Middelburg, de COVRA in Vlissingen-Oost, het depot van het Zeeuws Archief, het mijnenmagazijn in Veere en de opslag van restauratieatelier Rijken in Koudekerke. Toezicht wordt uitgeoefend op de in bruikleen gegeven objecten.

ln202L zijn in het beheerssysteem nieuwe taxatiebedragen, standplaatsen, nieuwe kennis over herkomst van objecten en restauratieverslagen ingevoerd. Het beheerssysteem van de collectie Veere bevatte op 31 december 202L7.270 records. Het beheerssysteem van de collectie Middelburg bevatte op 3L december 2021,1.330 records. ln het verslagjaar is de database van de verzamelingen van de gemeente Veere omgezet van Adlib naar MAIS-Flexis. Publieksbereik

ln2O2I is in samenwerking met het Centrum voor Beeldende Kunstte Middelburg in het gemeentehuis in Domburg een expositie ingericht. Voor deze expositie met als titel 'stilstaan bij oorlog en bevrijding', is de collectie Tweede Wereldoorlog van de gemeente Veere gecombineerd met assemblages van de Veerse kunstenaar Marijke Leertouwer. Binnen het kader van een langlopend project Schotten in Zeeland is contact onderhouden met de werkgroep 'Trading Places'van het Nationaal Museum van Schotland in Edinburgh, de universiteiten van Edinburgh en Dundee en het NationaalArchief van Schotland. Voor de uníversiteit van Dundee is een digitale lezing gegeven over Veerse museale objecten en Zeeuws-Schotse archieven. Binnen de gemeentelijke comités Open Monumentendag is meegewerkt aan de organisatie van deze dag' Vanwege de coronacrisis is deze dag niet doorgegaan en is een artikel over oorlogsmonumenten op Walcheren gepubliceerd op de website van de gemeenten Middelburg en Veere. Het thema voor 2021 was "Slag om de Schelde".

lnformatíe werd onder andere gegeven over de kunstenaar Wessel Couzijn, gipsmodellen van pierre Cuypers, vuurtorens, monumenten in Veere, Veerse schilders, schietverenigíng Gapinge, grafzerken,

begraafplaatsen, Veere in L572, straatnamen, goudschat Serooskerke, de Veerse mummiekat, restauratie stad huis Middelburg, wijnta ppersgilde Middel bu rg.

Collectiebeheer Het integraal beheer van de Veerse collectie werd uitgevoerd conform het in 2021, door het Zeeuws Archief opgestelde col lectieplan. ln2O2I is de langdurige bruikleen van objecten die eigendom zijn van de Stichting Buitenplaats Westhove, het lnstituut Collectie Nederland, het Koninklijk Zeeuwsch Genootschap der Wetenschappen, de Confrérie van Sint Sebastiaan te Middelburg, het Rijksmuseum Amsterdam en enkele pa rticulieren en instell ingen voortgezet. Langdurige uitlening van objecten aan de gemeente Middelburg en Veere, de Stichting Delta Cultureel te Veere, de Oudheidkamer Oostkapelle, de Stichting Polderhuis te Westkapelle, het Historisch museum te Arnemuiden, de Grote kerk Veere, het Zeeuws Archief, Stichting streekmuseum lJzendijke en stichting 'het oude brandspuithuis' zijn voortgezet. Door de familie Kuijs te Míddelburg is een l7d"-eeuwse Middelburgse hellebaard geschonken aan de gemeente Middelburg. Deze is opgehangen in de trouwzaal in het stadhuis van Middelburg, samen met een eerder geschonken hellebaard die is geconserveerd. Ten behoeve van tíjdelijke exposities en manifestaties zijn objecten tentoongesteld in het Museum Veere (expositie H.W. van Loon), het Stadhuismuseum Zierikzee (expositie Zeeuwse portretten) en Museum het Markiezenhof in Bergen op Zoom (Gotscha Lagidse, het geheim van de smid, expositie over harnas van prins Maurits).

12

Drie schilderijen uit het depot in het oude stadhuis van Veere hebben een permanente plaats gekregen in het gemeentehuis van Domburg. Zeven beelden gemaakt tussen 793L-t934 door Oswald Wenckebach afkomstig van de gevel van het Veerse stadhuis werden in2012 opgenomen in de Veerse collectie en waren tot 2017 opgesteld in de Grote kerk van Veere, waarna ze voor onderzoek en conservering verplaatst zijn naar een steenhouwerij in Utrecht. Wegens beëindiging van de bedrijfsactiviteiten van deze steenhouwerij zijn in 2020 deze beelden geretourneerd en weer opgesteld in de Grote kerk van Veere. Die beelden zijn

in2O2I geconserveerd door restauratieatelier R. Rijken te Koudekerke' Klokkenrestaurator Albert de Goeij uit Middelburg heeft de antieke klokken in het stadhuis van Middelburg nagezien. Restaurator Stefan Schelling uit Kamperland heeft het scheepsmodel van de Zeven Provinciën geconserveerd.

13

Wat heeft dit gekost? 2e

wijziging Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo

ReaÍisatie

Begroting

202L

202L

670.856 -58.432

676.704 -57.809

Realisatie 2020 69s.619 -s7.097

6L2.423

618.895

638.522

Specificatie programma beheer 2e

wijziging Realisatie

Begroting

Realisatie

202t

202I

2020

Salarislasten programma beheer

542.701

538.290

561.875

Materiële lasten programma beheer - inrichting depot en klimaatbeheersing

s2.072

- conserveren en restaureren

35.88L 40.202

52.6s0 36.054 s00 49.210

r28,154

t38.41,4

- stadhuiscollectie Middelburg

-16.695

-16.517

-76.31,4

- stadhuiscollectie Veere

-4L737

-47.292

-40.784

- stadhuiscollecties - e-Depot

0

58.746 26.217 0

48.781 133.744

Baten programma beheer

- e-Depot

Bijzondere baten Saldo

0

0

0

-58.432

-s7.809

-57.O97

0

0

0

612.423

618.895

638.522

74

Programma informatie en kennis

Wat was het doel? Het verwerven en toegankelijk maken van archieven en collecties, met als doel deze beschikbaar te

stellen, het relatiebeheer met de ketenpartners in Zeeland en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden bij de bij het Zeeuws Archief aangesloten overheidsorganisaties.

Wat hebben we ervoor gedaan? Acq u i siti e/ Re I ati e b eh e e r

ln het afgelopen jaar ontvingen we een recordaantal van 145 aanwinsten. Deze betreffen verschillende delen van de provincie en belichten allerlei onderwerpen. Opvallende aanwinsten op het gebied van de kunst zijn onder meer de maritieme collectie van Jan Matena (eerste helft 20" eeuw) en de collectie van kunstenaar Nico van den Boezem (tweede helft 20" eeuw). Het boekje met prachtige tekeningen van gevelstenen en ornamenten in voornamelijk Middelburg uit de periode L894-1895 brengt een gedeelte van het Middelburg van vóór 17 mei l-940 weer tot leven. Uit Kapelle kwam het archief van de vereniging Ziekenzorg in Biezelinge (1914-1965) binnen. Een welkome aanvulling vormen de archieven van de protestants-christelijke schoolverenigingen Midden ZeeuwsVlaanderen (1364-2013) wat ook geldt voor het archief van de jeugdherberg Nieuw Walcheren in Domburg (1963-1975). Dit archief geeft een interessant inkijkje in het opkomende toerisme in Zeeland in die jaren. Van hetarchief van bloembollenbedrijf Van Waveren in Haamstede (ca. L9211969)was al een klein gedeelte aanwezig, maar er kwam een belangrijke aanvulling binnen zodat het beeld completer is geworden. Een deel van het beeldmateriaal uit de verzameling van Hiskia Kobrua belicht de Molukse geschiedenis in Zeeland. Een medewerker van het Zeeuws Archief is lid van de Aanwijscommissie van de rechtbank Zeeland-

West-Brabant. Deze kwam in het verslagjaar twee keer bijeen. Het Zeeuws Archief maakt ook deel uit van het landelijke relatiebeheerdersoverleg dat bestaat uit vertegenwoordigers van het Nationaal Archief en alle regionale historische centra. Dit overleg kwam twee keer bijeen. Met de provincie Zeeland, de gemeenten Veere, Kapelle en Terneuzen en het waterschap Scheldestromen vonden voorbereidingen plaats voor de formele overbrenging van een deel van de archieven die op grond van de Archiefwet hiervoor in aanmerking komen. Belangrijk en zeer tijdsintensief aspect hierbij, is het bepalen van de stukken waarvan de openbaarheid beperkt dient te worden. De formele overbrenging van bovengenoemde archieven vindt plaats in2022. lnspectie en advisering Audits routinematige vervanging Bij verschillende overheden zijn audits uitgevoerd op de routinematige vervanging van informatieobjecten. Doel hiervan is om te toetsen of het vervangingsproces in de praktijk loopt zoals het beschreven staat in het betreffende handboekvervanging. Aan de hand van geconstateerde bevindingen kunnen overheden het proces en / of de apparatuur verbeteren,

15

ln202L zijn vier auditrapportages opgeleverd en zijn er twee audits opgestart. Hierbij is externe technische ondersteuning geboden door HlP, namelijk voor de technische beoordeling van de scanners bij vijf overheden, Hotspotmonitor Het onderwerp hotspotmonitor is inmiddels een vast onderdeel van de besproken onderwerpen van het Zeeuws Archief met de overheden. De besprekíng verloopt constructief en heeft in een aantal gevallen reeds geleid tot de aanwíjzing van hotspots in de SIO's. Het resultaat hiervan is dat van aangewezen onderwerpen alle informatie bewaard wordt vanwege het belang van het onderwerp en dat het Zeeuws Archief hiermee rekening houdt bij de verwerving van niet-overheidsarchieven. Verslag van het uitgevoerde toezicht per overheid Provincie Zeeland

r Er heeft een strategisch overleg plaatsgevonden en enkele tactische informatie-overleggen. r Er is deelgenomen aan de overleggen van de landelijke Kring Provinciearchivarissen r Audit op routinematige vervanging uitgevo erd in 2020/202!, atgerond in 202 j. o De advisering over de migratie c.q. conversie van de personeelsdossiers van Corsa naar AFAS is gestart in 2020 en is in 202L afgerond

o KPI-onderzoek 202I/2022 is opgestart o De vernietigingslijsten 2015-2019 zijn geaccordeerd. o Geadviseerd is over het duurzaam beheervan de informatie inzake de uitvoering van de provinciale BRZO-taken in de periode 2014-sept . ZOtg.

o Geadviseerd is over de digitalisering van de bodemdossiers ten behoeve van de gemeenten aan wie deze informatie moet worden overgebracht. Dit traject wordt naar verwachting in 2022 afgerond.

o Als hotspots zijn aangemerkt: Hedwigepolder, Thermphos, Marinierskazerne, Sloeweg, Zanddijk Yerseke, Coronacrisis, Problematiek PFAS, Brouwerseiland / eiland Grevelingenmeer, perkpolder

o Geadviseerd ís over actualiseren van de Archiefverordening en het Besluit lnformatiebeheer Gemeente Kopelle

r Er heeft een strategisch overleg plaatsgevonden en enkele tactÍsche informatie-overleggen. r Audit op routinematige vervanging is uitgevoerd in 2o2o, afgerond ín 2021,. o KP|-onderzoek heeft in 2021 plaatsgevonden, dit wordt afgerond in 2022. o Met de gemeente wordt nog overlegd over de afwikkeling van de vernietigingslijsten 202i.. r Advisering over een kwaliteitssysteem informatiebeheer heeft onvoldoende resultaat opgeleverd. Dit traject wordt mogelijk vervolgd nu daarvoor Bevelandsbreed in 2022 een applicatie zal worden geïmplementeerd. Gemeente Middelburg

o Er heeft een strategisch overleg plaatsgevonden. o Er is geadviseerd over de vernietiging in Green Valley Alfresco. r KP|-onderzoek heeft in 2021 plaatsgevonden en is afgerond. G e m ee nte Scho uwe n -D u ivel o n d

r Er heeft een strategisch overleg plaatsgevonden en enkele tactische informatie-overleggen. r Audit op de routinematige vervanging is uitgevoerd en afgerond r Brouwerseiland is vastgesteld als hotspot o De vernietigíngslijsten zijn geaccordeerd. . Aspect-inspectie op het zaaksysteem is gestart in 202L, afronding vindt plaats in ZO22 76

Gemeente Terneuzen r Er heeft een strategisch overleg plaatsgevonden en enkele tactische informatie-overleggen. r Er is geadviseerd over het Handboek Retrospectieve Vervanging Personeelsdossiers, deze wordt

r r r r

in 2022 vastgesteld. KP|-onderzoek heeft in 202L plaatsgevonden en is afgerond. De Koegorspolder en de bouw van de Nieuwe Sluis Terneuzen zijn aangewezen als hotspot. De jaarlijkse vernietigingslijsten zijn geaccordeerd.

Geadviseerd over migratietrajecten, om later positief advies te kunnen geven over deze ingrijpende wijzigingen in het informatiebeheer.

Gemeente Veere o Er hebben enkele tactische informatie-overleggen plaatsgevonden,

o Audit op de routinematige vervanging is uitgevoerd, afronding vindt plaats in2022 o Het KPl-onderzoek dat in2O2O gestart is, is in 2021 afgerond. o De conceptlijst van aan te wijzen hotspots is in verband met het uitstel van het SIO nog niet vastgeste d. I

o De jaarlijkse vernietigingslijsten zijn geaccordeerd. Gemeente Vlissingen o Er heeft een strategisch overleg plaatsgevonden en enkele tactische informatie-overleggen.

r KPI-onderzoek is uitgevoerd en afgerond, o Audit op de routinematige vervanging deels uitgevoerd in 202!, afronding vindt plaats in 2022 o Enkele malen is geadviseerd over de implementatie en inrichting van het zaaksysteem Djuma, dat Vlissingen begin 2022in gebruik zal nemen. Geadviseerd is over datamigratie vanuit Verseon en vakapplicaties naar Djuma. Geadviseerd is over de vervanging van brondocumenten van de burgerlijke stand.

o o r Gestart is met de herziening van de huidige vernietigingsprocedure die gebaseerd is op een r

doorlopende machtiging en de lijsten van in 20L8 en 2019 te vernietigen dossiers zijn besproken Geadviseerd is over de Hotspotmonitor.

Wote rsch a p Sche I de stro me n

r Er heeft een strategisch overleg plaatsgevonden en enkele tactische informatie-overleggen. r Audit op de routinematige vervanging is uitgevoerd en afgerond. o Geadviseerd is over het opvolgen van de aanbevelingen uit het KPI-rapport 2019. r Vernietigingslijsten van de door VHIC bewerkte Zeeuws-Vlaamse waterschapsarchieven zijn geaccordeerd

RUD-Zeelond o Het Zeeuws Archief neemt deel aan de ambtelijke werkgroep Procesafspraken Archief Veiligheidsregio Zeeland (VRZ)

r Twee keer heeft er een tactisch informatieoverleg plaatsgevonden. o Er is afgesproken dat in het eerste kwartaal van2O22 gestart wordt met een KP|-onderzoek. o De vernietigingslijsten van 2O2O en 2O2I zijn geaccordeerd.

77

Orionis Er hebben enkele verkennende gesprekken plaatsgevonden, ln 2022 zaldit worden voortgezet. Deelname werkgroep Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) De VNG heeft in 2020 verschillende werkgroepen in het leven geroepen op het gebied van informatiebeheer. Doel is om binnen een werkgroep ervaringen te delen en oplossingen te bedenken voor problemen en bijdragen te leveren aan producten die vervolgens breed ingezet kunnen worden. Het Zeeuws Archief participeert actief in de werkgroepen vervroegde overbrenging, kwaliteitssysteem, vernietiging en de rol/taken van archiefinstellingen in de toekomst. Een aantal keren per jaar organiseert de VNG de week van Grip of informatie waarin deskundigen in webinars nieuwe ontwikkelingen belichten of de deelnemers bijpraten over een bepaald onderwerp. Aan deze webinars nemen honderden vakgenoten deel. Het Zeeuws Archief heeft in het afgelopen jaar een webina r verzorgd over vernietiging. Omgevingswet ln het kader van de implementatie van de omgevingswet is het Zeeuws Archief lid van de Zeeuwse werkgroep DSO (Digitaalstelsel Omgevingswet). Dit om de ontwikkelingen bij de Zeeuwse overheden bij te houden en de overheden te adviseren over de archiveringsaspecten van de implementatie van DSO.

Cursus Pira

ideschriiven Het team inspectie & advies heeft deelgenomen aan deze cursus. Doel hiervan is om adviezen en rapporten zodanig op te stellen dat de boodschap beter overkomt bij de ontvanger. Het volgen van deze cursus heeft onder meer geleid tot een aanpassing van de structuur van onze rapporten.

Toegankelijk Maken Toegankelijk Maken strekt zich uit over een breed terrein, van het ordenen en primair toegankelijk maken van de collectie, het voorzien in nadere toegangen per inventarisnummer of serie, het projectmatig digitaliseren van delen van de collectie tot en met het opnemen, verwerken en beschikbaar stellen van de daaruit resulterende gegevens en scans in MAIS-Flexis. Het beheer van dit steeds uitdijende systeem vraagt daarnaast ook de nodige aandacht. Het nu volgende overzicht geeft een beeld van de in2021, verrichte werkzaamheden binnen dit taakveld, Primair toesa nkeliik maken Arch i ev e n R ij kscol I ecti e

Het nog niet geÏnventariseerde deel van het archief van de Hervormde Gemeente te Terneuzen (35 meter) is in 2021 onder handen genomen. De bewerking is nagenoeg voltooid. Verder is een begin gemaakt met de bewerking van het archief van de Cokesfabriek ín Sluiskil (35 meter), Ook is gewerkt aan het toegankelijk maken van de Aanwinsten (20 meter), een werk datin2022 zal doorgaan. Archieven gemeente Veere De bewerking van de archieven van de plattelandsgemeenten die vallen onder het werkgebied van gemeente Veere loopt al een aantal jaar. Dit jaar waren de archieven van de gemeenten Domburg en Valkenisse aan de beurt. Van Domburg kon 90 metervan de in totaal LLO meterworden bewerkt. De inventarisatie van het archief van de gemeente Valkenisse (70 meter) bleek bewerkelijk en kon daardoor niet in 2021 worden voltooid, Drukke andere werkzaamheden die ook aandacht vroegen waren hier overigens ook debet aan. De bewerking van de charters van Veere (ruim 650) loopt eveneens door en zal in 2022 worden beëindigd. Archieven gemeente Ka pelle De inventarisatie van het laatste deel (6 meter)van het archief van de gemeente Kapelle is afgemaakt, zodat dit archief in 2022 formeel kan worden overgedragen aan het Zeeuws Archief. Op 18

dit moment wordt de laatste hand gelegd aan de voorstellen voor vernietiging en de beperkingen van de openbaarheid. Arch i eve n ge me e nte Schouwe n -D u ive I o n d

Sinds 2021wordt de collectie van het voormalige gemeentearchief Schouwen-Duiveland (ca. 3,8 kilometer) beheerd door het Zeeuws Archief. Deze archieven berusten in het gemeentehuis van

Schouwen-Duiveland in Zierikzee, Hier zijn in2O2I enkele kleine archiefjes bewerkt (0,5 meter). De inventarisatie van het omvangrijke archief van de gemeente Zierikzee 1811-1939, dat bewerkt wordt door een deskundige vrijwilliger, kwam gereed. Het gedeelte voor L811wacht nog op voltooiing. Daarvan werd in het verslagjaar ca. 16 strekkende meter seriematig materiaal bewerkt. Archieven gemeente Terneuzen ln2O2L ging veel aandacht uit naar de archieven van deze zorgdrager. De inventarisatie van het archief van het Recreatieschap Braakman (7 meter) is voltooid en wacht op herverpakking. De in 2020 begonnen inventarisatie van de gemeente Hoek (80 meter) is eveneens bijna klaar. Er is gestart met de bewerking van het archief van de gemeente Sas van Gent (87 meter) en de in november 2020 gestarte bewerking van het archief van Openbare werken van de gemeente Terneuzen (63 meter) is in 2O2I voltooid. Arch i eve n g e m ee nte VI i ssi ng e n

ln het afgelopen jaar is gestart met de bewerking van het archief van het Gemeentelijk bureau/Gemeentelijke dienst voor sociale zaken (10 meter). De inventarisatie was aan het einde van het verslagjaar bijna klaar. Bibliotheektoegangen Nadat de conversie van de bibliotheektoegang van het voormalige gemeentearchief Vlissingen in 2020 was voltooid, is in 2O2L verder gewerkt aan het uitsorteren van de dubbelen en het harmoniseren van de beschrijvingen. Dit laatste werk is nog niet voltooid. ln2O2l kwam ook de boeken- en tijdschriftencollectie van het voormalige gemeentearchief Schouwen-Duiveland (bijna 8000 titels) in beheer bij het Zeeuws Archief. Deze collectie is door, vanwege eerdere afspraken voora lsnog toega nkelijk via een a pa rte (archief)toega ng,

Nader toegankeliik maken Beeldmoteriool Door de toetreding van de gemeentearchieven van Schouwen-Duiveland en Vlissingen is het aantal via de website gepubliceerde beschrijvingen van beeldmateriaal in archieven en collecties aanzienlijk toegenome n (2Ot7:82.000; 2027: 290.000). Tegelijk is ook de werkvoorraad flink toegenomen. ln het verslagjaarwerd een begin gemaakt met het uniformeren en op orde brengen van de metadata en werden werkprocessen beschreven. Twee belangrijke beeldcollecties, Beeld en Geluid Zeeuws Archief en Beeldbank SchouwenDuiveland, zijn onder handen genomen: aanpassen van metadata, toevoegen van gescand beeldmateriaal en afsplitsen van onderdelen als afzonderlijke collecties, Voor het scannen en het beschrijven van beeldmateriaal worden vrijwilligers ingezet. De coronamaatregelen maakten het scanwerk gedurende langere perioden onmogelijk, met als resultaat minder scans dan in de jaren voor Corona. Het beschrijven van beeldmateriaal heeft minder onder de beperkende maatregelen geleden omdat dit ook vanuit huis kan worden gedaan. Het tweede deel van het fotoarchief van de voormalige gemeente Sas van Gent, periode 1950-1-987, het eerste deel van het fotoarchief van de voormalige gemeente Axel, periode 1900-2002 en het eerste deel van het fotoarchief van de gemeente Terneuzen kwamen gereed.

Dit laatste betreft dia's die de heemkundige Johan de Vries tussen 1955 en L972 heeft gemaakt. De beelden betreffen de vele veranderingen in het straatbeeld van Terneuzen en de aanleg van het (toen) nieuwe sluizencomplex.

t9

Films ln het verslagjaar werd voor het eerst bewegend beeld via de website beschikbaar gesteld. Sinds augustus zijn 319 films en filmfragmenten online te bekijken. Het betreft divers materiaal, onder andere afkomstig van de gemeente Middelburg, de familie van citters, de Zeeuwse Landbouwmaatschappij (ZLM), het Militair Gezag en de hervormde gemeente te Sint Anna ter

Muiden. Tol van Zeelond en Linked Open Doto De conversie van de Access-database van het in 2009 gestarte project'Tol van Zeeland 15g4-1g05,

naar MAIS-Flexis is door De Ree Archiefsystemen opgeleverd. De invoer van gegevens in de

toldatabase in MAIS-Flexis ligt overigens al geruime tijd stil. ln2022 zal een datascientist een proef nemen met het omwerken van een aantal gegevens uit de database tot Linked Open Data. De voorbereidingen hiervoor zijninZ}ZIgestart. De publicatie van de Toldata via MAIS-Flexis is een omvangrijke en gecompliceerde klus, die op zijn vroegst in de tweede helft van 2022van start zalgaan. Dieitaliserine

Bouwvergunningen ln2O21' ging veel aandacht uit naar de digitalisering van de bouwvergunningen van diverse gemeenten. Het Zeeuws Archief regelde de digitalisering van de vergunningen en de maatvoeringstekening(en) uit het bestand bouwvergunningen van de gemeente Veere (180 meter). Dit project werd in 2021 voltooid. Nog veel omvangrijker was het digitaliseringsproject van de bouwdossiers van de gemeente Terneuzen (505 meter). Dit project is begonnen in2O2ten zal in 2O22klaar zijn. ln het verslagjaar is deze serie in zijn totaliteit van het gemeentehuis van Terneuzen naar de archiefbewaarplaats in Middelburg verhuisd. Voor de gemeente Middelburg scande een medewerker van het Zeeuws Archief een gedeelte van de bouwvergunningen in eigen huis, het merendeel van het gewenste scanwerk werd door de gemeente zelf gedaan. Ook werd het scannen van een selectie uit de bouwvergunningen van de gemeente Schouwen-Duiveland in Zierikzee begeleid en ondersteund. Dit laatste project loopt nog. De door de gemeenten in eigen beheer gemaakte scans zullen in 2022 aan MAIS-Flexis worden toegevoegd. Medewerkers van de gemeente Veere kunnen de gescande bouwdossiers inmiddels Ínzíen via een speciale voor hen in MAIS-Flexis ingerichte raadpleegorganisatie. Ook voor de andere gemeenten zijn dergelijke raadpleegorganisaties Ín de maak.

Vanwege auteursrechtelijke en AVG-technische beperkingen is het voor het publiek nog niet mogelijk om de scans direct in te zien. Aan een oplossing hiervoor wordt in 2022 verder gewerkt.

Huwelijksbijlagen Microfilmcassettes van de huwelijksbijlagen van de burgerlijke stand over de periode L811.-1922 zijn door GMS gedigitaliseerd. Deze microfilms zijn in de jaren tachtig en negentig van de vorige eeuw door leden van de Kerk van Jezus Christus van de Heilígen der Laatste Dagen (Mormonen) gemaakt. Van het bewerken en toevoegen van de scans aan MAIS-Flexis en het online beschikbaar stellen hiervan kwam tweederde deel gereed. De digitalisering van de huwelijksbijlagen over de periode 1923-1942 is begin 2022 gestart. Deze scans zullen in samenhang met de scans van de huwelijksakten zelf beschikbaar gesteld worden. Memories von successie De digitalisering van de memories van successie over de periode t7g5-Igl7 was dit verslagjaar ook een groot project. Dit archief is een veel geraadpleegde bron voor genealogisch onderzoek. Een van de onderdelen bij de digitalisering van dit archiefbestand van l-05 meter was het aanbrengen van een koppelingtussen de scansen de beschrijvingvan de betreffende memorie in hetdatabestand (in

20

totaal 476.000 records). De scans en de data zijn begin 2022opgeleverd, iets laterdan gepland. Publicatie volgt in de loop van2O22. Bevolkingsregisters en Vele Honden tn 2O2t is de digitalisering van alle bevolkingsregisters in beheer bij het Zeeuws Archief voltooid. ln juli is de eerste tranche van 70.000 scans op de website van Vele Handen geplaatst onder de noemer 'Wie Woont Waar - bevolkingsregisters Zeeland 1900 - 1938'. De invoer van de gegevens verloopt zeer voorspoedig. ln december kon de tweede tranche op de website worden gezet, omdat de eerste

helft klaar was. lnmiddels werken ruim 700 vrijwilligers aan het project. Naar verwachting zal dit in 2022worden opgeleverd. Er wordt parallel aan dit project gestaag gewerkt aan het online zetten van de scans en de via Vele Handen ingevoerde metadata, die te raadplegen zijn via Zeeuwen Gezocht' lnmiddels wordt nagedacht over een nieuw Vele Handen project. Gedrukte notulen Stoten von Zeeland

ln 2021, is ook het project digitaliseren van 25 meter gedrukte notulen van de Staten van Zeeland over de periode 1574-2007 voorbereid en gegund. De scans worden in de eerste helft van 2022 geleverd. Deze notulen vormen een belangrijke prímaire toegang op de niet eenvoudig toegankelijke archieven van de Staten van Zeeland en vooral die het Provinciaal Bestuur voor 1940. Behalve digitalisering wordt op deze bronnen ook optical character recognition (OCR) toegepast en worden de kantmeldingen in de gedrukte notulen, waarin kort het onderwerp wordt weergegeven, in een apart bestand aangeleverd. Everingboeken woterschappen en Rechterlijke archieven voor 78L1van de heerliikheid Kopelle Een kleiner project was de digitalisering van de Everingboeken (ommelopers, veldboeken) van een aantal waterschappen in Zeeuws-Vlaanderen. Deze boeken bevatten vaak fraai kaartmateriaal, naast gegevens over de eigenaren van de gronden. Tegelijk hiermee zijn ook alle nog niet gescande delen van het rechterlijk archief van Kapelle door een digitaliseringsbedrijf gescand. Dit resulteerde in ruim 23.000 scans die in 2022 zichtbaar zullen worden via de website.

Transcripties en het progromma Transkribus Het aantal beschikbare transcripties nam in202I aanzienlijk toe door de levering van de scans uit het project lJsberg van het Nationaal Archief en het Noord-Hollands Archief, Binnen dit project zijn archieven van de VOC uit de L7e en 18e eeuw en archieven van notarissen uit de 19e eeuw (automatisch) getranscribeerd met het programma Transkribus. Dit betrof ook een beperkt aantal archieven van Zeeuwse notarissen. Het lag oorspronkelijk in de bedoeling alle lJsbergtranscripties online aan te bieden maar dit is nog niet gerealiseerd. ln202t is een pilot uitgevoerd met het gebruikvan Transkribus. Er is een proef genomen met het

transcriberen van enkele delen uit het RAZE-archief, De resultaten zullen begin2022 worden geëvalueerd. De werkgroep PAIZ heeft zich in 2O2l ingespannen om de door haar leden gemaakte transcripties in te voeren in de Transcriptietool, een speciale module van MAIS-Flexis. Dit is een zeer bewerkelijke taak. Het resultaat is wel dat de transcripties daarna direct naast de scans getoond worden. ln overleg met Communicatie werd de zichtbaarheid en de vindbaarheid van de PAIZ-transcripties verbeterd door het leggen van rechtstreekse koppelingen naar de vindplaats in MAIS-Flexis. ln 2022 zal verder worden gewerkt aan het verbeteren van het beheer en de vindbaarheid van de transcripties. Daarvoor zijn aanpassingen nodig in MAIS-Flexis.

Functioneel beheer a rchiefsvstemen MAIS-Flexis

Het collectiebeheersysteem MAIS-Flexis van De Ree Archiefsystemen BV is het centrale systeem voor beheer en beschikbaarstelling van alle archíeven en collecties. Het systeem is door de aansluiting van 2T

drie gemeentearchieven aanzienlijk uitgebreid. Samen met de toevloed aan scans geeft dit een grotere beheerlast. ln het verslagjaar zijn twee nieuwe onderdelen van de applicatie in gebruik genomen: MAIS-Ingest en de Behoudsmodule. Met MAIS-Ingest kunnen digital born archiefbestanden met de bijbehorende metadata worden opgenomen in MAIS-Flexis en MAIS-DDO (digitale opslag van De Ree Archiefsystemen). Deze module wordt gebruikt door het e-Team. De Behoudsmodule is het hulpmiddelvoor de coórdinator Behoud en de behoudsmedewerkers. Hiermee kunnen zij schade aan fysieke archiefstukken registreren met informatie over de soorten schade en de behandelwijze. De Access-database van de schaderegistratie die zij vanaf 1995 hebben bijgehouden Ís naar MAISFlexis geconverteerd. ln MAIS-Flexis wordt de registratie van schades en behandelwijzen gekoppeld aan de inventarisnummers van de archiefstukken. Daarnaast hebben de behoudsmedewerkers toegang tot de vindplaatsen van archiefblokken in de depots en kunnen zij zelf het aanvragen van archiefstukken met schades blokkeren.

De conversie van de database van de voorwerpen van de gemeentelijke verzamelingen van de gemeente Veere is voltooid en de straatnaamaanduidíngen in de basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) werden toegevoegd aan de contexttoegang straatnamen, zodat bij alle beschrijvingen van beeldmateriaal en archiefstukken (vooral bouwvergunningen) waar een straat- of adresaanduiding is opgenomen, de juiste omschrijving wordt gebruíkt.

Ook werd het aanwinstenregister van het Zeeuws Archief vanaf 1991 door middel van een conversie

in MAIS-Flexis opgenomen. Nieuwe aanwinsten kunnen nu direct in het systeem worden opgenomen. Dat vergemakkelijkt het werkproces. ln het verslagjaar is gestart met het in eigen beheer digitaliseren van de bijbehorende documenten, zodat die in de toekomst ook via MAIS-Flexis

te raadplegen zullen zijn.

22

Wat heeft dit gekost? 2e

wijziging Programma informatie en kennis Totale lasten Totale baten

1.995.385

-292.936

Begroting 202L 1.961.5s9 -313.388

Saldo

L.702.449

L644.771

Realisatie 2021,

Realisatie 2020

1.059.238

r.342.389 -273.!50

Specificatie programma l&K 2e

wijziging

Salarislasten programma informatie en kennis

Realisatie 2021

Eegroting

202L

Realisatie 2020

1.3s 1.558

7,379.129

1.089.614

13.396

Materiële lasten programma informatie en kennis - relatiebeheer, inspectie en acquisitie

4.732

11.05s

- primair toegankelijk maken

54.555

5r.482

- nader toegankelijk maken

51.408 43.229

- digitalisering

190.689

- DVO's fysiek archief

744.448 209.320

47.932 r84.057 r37.Or2

207.8r9

30.76s 7.755 90.323 59.0ss

643.827

642.430

252,775

-292.936

-313.388

-273.1s0

-292,936

-313.388

-273.r50

r.702.449

L,648.!7I

1.069.238

- zakelijke dienstverlening

Baten programma informatie en kennis - zakelijke dienstverlening

Saldo

23

Program ma Publ ieksberei k

Wat was het doel? Het Zeeuws Archief is een gastvrij kenniscentrum, zowel fysiek als digitaal, waar de geschiedenis van Zeeland professioneel en op uiteenlopende manieren wordt aangeboden en kan worden beleefd. Het Zeeuws Archief is een trefpunt voor alle belangstellenden in de Zeeuwse historie. Middelen die hiervoor worden ingezet zijn: . een goed lopend fysiek en digitaal infocentrum. . een groeiend aanbod van archieven en collecties, toegankelijk via het internet en via het infocentrum/studiezaal. De toegang wordt vergemakkelijkt dankzij goede contextuele informatie die via uiteenlopende communicatiemiddelen wordt aangeboden, r het coórdineren, ontwikkelen en uitvoeren van educatieve projecten en activiteiten, cursussen en het fysiek en digitaal zichtbaar maken van de archieven en collecties. o het organiseren van open dagen en het (laten) verzorgen van rondleidingen. o het actief en passief naar buiten presenteren van de instelling en de collectie.

Wat hebben we ervoor gedaan? Het Zeeuws Archíef vergrootte het publieksbereik van zijn collectie en profileerde zich als

cultuurhistorisch knooppunt in Zeeland. Hiervoor werden in samenwerking met andere instanties diverse projecten en publicaties georganiseerd.

lnlormatiecentrum Dienstverlening in studiezalen ln de studiezalen van het Zeeuws Archief in Middelbu rg,Tierikzee en Terneuzen worden fysieke stukken ter inzage gegeven en worden vragen beantwoord van het publiek en medewerkers van de gemeenten Middelburg, Veere, Kapelle, Terneuzen, Vlissingen, Schouwen-Duiveland en van de provincie Zeeland en Waterschap Scheldestromen. (

Dieitale) dienstverlenine

Het jaar 2O2f is het tweede jaar dat de COVID-19 pandemie invloed heeft gehad op de

dienstverlening. Door de pandemie zijn de studiezalen in Middelburg, Terneuzen en Zieríkzee voor langere periodes gesloten geweest. De studiezalen waren in2021, in totaal 29 weken geopend. De studiezaal in ïerneuzen was alleen op afspraak geopend en er kon per dag één bezoeker aanwezig zijn. De grootte van de studiezaal laat het niet toe om meer bezoekers te ontvangen. Deze studiezaal is in 202L tien dagen geopend geweest voor tien verschillende bezoekers. Deze bezoekers raadpleegden 236 stukken van het Waterschap Zeeuws-Vlaanderen. De studiezaal in Middelburg was vóór de pandemie vier dagen per week geopend en elke eerste zaterdag van de maand. Door de verplichte sluitingen in 2020 en 2021is de digitale dienstverlening sterk toegenomen en daarom is half 2021 besloten dat de fysieke studiezaal nog drie dagen in de week en níet meer op zaterdag wordt opengesteld, De aangepaste openingstijden zijn woensdag tot en met vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur. Voor 850 studiezaalbezoekers zijn in totaal 6.083 stukken uit het depot gehaald. Er zijn meer vragen beantwoord die via de email, de website, WhatsApp schriftelijk en telefonisch binnenkwamen. Die beantwoording gebeurt op alle dagen van de week.

24

Het ging daarbij ln2O2t om 1.575 infovragen. ln2O2L zijn ten behoeve van exposities 15 archiefstukken in bruikleen gegeven aan vier musea. De studiezaal in Zierikzeeging na deverplichte lockdown begin 202L op l juni 202Ivoor de eerste keer open als vestiging van het Zeeuws Archief. Deze studiezaal is op drie dagen en één avond geopend. ln de studiezaal zijn 201 bezoekers ontvangen, zij hebben in totaal450 stukken ingezien, Voor het BAG project hebben medewerkers zo'n 7.500 dossiers van bouwvergunningen gelicht zodat deze gescand konden worden door medewerkers van de gemeente Schouwen-Duiveland. Er zijn daarnaast 20 andere dossiers gelicht en gescand voor medewerkers van de gemeente.

Tot de reguliere werkzaamheden behoort ook het scannen op verzoek ten behoeve van medewerkers van de gemeenten Middelburg, Veere, Kapelle, Terneuzen, Vlissingen, SchouwenDuiveland en de Provincie Zeeland, en waterschap Scheldestromen (voorheen: uitleningen aan zorgdragers). ln het verslagjaar werden de volgende aantallen digitale uitleningen gedaan: Veere 287 dossiers, Middelburg 202 dossiers, Vlissingen 30 dossiers, Terneuzen 396 dossiers, Provincie Zeeland 88 dossiers, Schouwen-Duiveland 3 dossiers. ln het kader van het BAG project van de gemeente Middelburg werden in2O2I maar liefst 2.674 dossiers uitgeleend. Reeds beschikbare scans van afbeeldingen worden gratis online aangeboden.ln2O2I zijn op verzoek 69 nieuwe scans van afbeeldingen gemaakt. ln2021, werden in totaal 180 aanvragen voor scannen op verzoek in de Archiefbank afgehandeld, dit betrof 1.312 inventarisnummers. ln 2O2t zijn 16 aanvragen gedaan voor ontheffing van de beperking van de openbaarheid. Deze zijn allemaalverleend. Samenwerking Sinds 201"5 werken Kadaster en Zeeuws Archief samen in de vorm van het aanbieden van de Archiefviewer van het Kadaster in de studiezaal. Onderzoekers kunnen in de Archiefviewer vrijwel alle historische kadastrale informatie digitaal raadplegen. De dienstverlening van het Genealogisch