2022-21b. ontwerpbegroting 2023
Tekst van het document
Begroting 2023
Begroting 2023
1 INHOUDSOPGAVE 1
Inhoudsopgave _________________________________________________________________2
2
In het kort ___________________________________________________________________3
3
Voorwoord ____________________________________________________________________4
4
Managementteam RUD Zeeland ___________________________________________________6
5
Ontwikkelingen en uitgangspunten ________________________________________________8
6
Begroting in één oogopslag ______________________________________________________14
7
Programmaplan Milieu _________________________________________________________15 7.1
Overzicht baten en lasten programmaplan _____________________________________________16
7.2
Programma Milieu ________________________________________________________________17
8
Overzichten ___________________________________________________________________20
9
Paragrafen ___________________________________________________________________21 9.1
Paragraaf bedrijfsvoering ___________________________________________________________22
9.2
Paragraaf Financiering (Treasury) ____________________________________________________29
9.3
Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing _____________________________________30
10
Financiële begroting __________________________________________________________34
11
Door het algemeen bestuur te autoriseren begrotingsbedragen 2023 __________________38
12
Bijlagen ____________________________________________________________________39
Begroting 2023
2
IN HET KORT 8.600 Bedrijven 190 Bedrijven met een hoog risico
Formatie 94 fte
RUD Zeeland is één van de drie omgevingsdiensten die in het bezit zijn van een ISO -certificaat
P*Q
15 DEELNEMERS
De inzet van onze medewerkers verrekenen we op werkelijke inzet met onze deelnemers
Provincie Zeeland 13 Zeeuwse gemeenten Waterschap Scheldestromen
RUD Zeeland voldoet aan Kwaliteitscriteria 2.2
Toezicht & Handhaving voor
2.000
16
Jaarlijks voeren we circa 2.000 periodieke controles uit
Natura2000 gebieden
Luchthavens
1.200 We beoordelen jaarlijks circa 1.200 Asbestinventarisatierapporten
420 We hebben circa 420 vergunningplichtige bedrijven in portefeuille.
De RUD vergunt en controleert jaarlijks 27&vuurwerk evenementen
€ 11,6 miljoen Voor 2023 heeft de RUD een sluitende begroting van € 11,6 oen. De kosten van overhead zijn 29,5% van de totale lasten.
Ontheffingen
• •
8 luchthavens Circa 19 jaarlijkse generieke ontheffingen
•
Jaarlijks circa 27 locatiegebonden ontheffingen voor bijvoorbeeld evenementen
Begroting 2023
3 VOORWOORD Op de eerste pagina van de begroting 2023 staan ‘in het kort’ enkele feiten op een rij. Het geeft in één oogopslag weer waar wij als RUD Zeeland hard voor werken. Trots ben ik als ik lees dat we de ISO certificering hebben gekregen. Sterker nog, opnieuw ontvingen! Deze certificering staat voor een norm op het gebied van kwaliteitsmanagement. Het houdt in dat we als organisatie voldoen aan de eisen van deze norm. Is het een garantie voor succes? Nee. Daarvoor staan we zelf aan de lat. Maar om de kwaliteit en kwantiteit te kunnen leveren die in evenwicht met elkaar zijn, moet de omgevingsdienst financieel in staat worden gesteld om haar taken uit te voeren. Ook in deze, opnieuw sluitende, begroting staat welke kosten en opbrengsten het komende jaar, op langere termijn of voor een specifiek project verwacht worden. Uitvoerbaarheid borgen RUD Zeeland werkt continu in een leefomgeving die in beweging is. Grote maatschappelijke thema’s zijn van invloed op ons werk. Ik noem het Klimaatakkoord en de stikstofproblematiek. Zeker ook de invoering van de Omgevingswet. Voor een omgevingsdienst is het belangrijk dat de uitvoerbaarheid van vastgesteld beleid geborgd is. Het maakt dat wij onze taken Zeeuws breed op deskundig niveau kunnen uitvoeren. Die expertise heeft RUD Zeeland de afgelopen jaren steeds meer laten zien.
Daar ben ik zo mogelijk nog trotser op! Blijven ontwikkelen We lopen met een sluitende begroting in de pas qua financiën. Maar kennen ook de voortdurende opgave om binnen die financiële kaders te blijven. Ruimte voor verbetering is er altijd. Door te blijven ontwikkelen op de lijn die al is ingezet, staan wij als omgevingsdienst goed in de samenleving en zijn we een verlengstuk voor het bevoegd gezag. Toch staat in het eindrapport van de commissie Van Aartsen: ‘Voor goed toezicht op milieu en leefbaarheid moet er flink wat veranderen bij de omgevingsdiensten’. Dit rapport heeft veel reacties opgeroepen bij de 29 omgevingsdiensten in Nederland. Het landelijke debat en besluitvorming hierover kan een behoorlijk effect hebben op de rol en de positie van alle OD’s in Nederland. Ook op ons dus. In de bestuurlijke conferentie in 2022 spreken we binnen het algemeen bestuur hier uitgebreid over. We zijn niet voor alle adviezen en aanbevelingen uit het rapport primair aan zet. Maar denken wel mee aan een plan van aanpak om beleid en uitvoering beter op elkaar te laten aansluiten. Vooral ook omdat er andere rapporten liggen die vragen om beantwoord te worden. Kortom, zorgen voor een nog beter toegeruste, toekomstbestendige en robuuste Omgevingsdienst die in Zeeland en voor Zeeland haar werk doet.
Voor een Gemeenschappelijke Regeling als RUD Zeeland kunnen financiën op zichzelf niet leidend zijn Onder een vergrootglas We zijn een organisatie met glazen wanden, iedereen kijkt naar binnen. We liggen onder een vergrootglas en hebben met veel meningen van buitenaf te maken. Dat is niet altijd makkelijk maar het houdt je scherp en kritisch. Ook ons als bestuur. Terugkijkend op de afgelopen twee jaar met de impact van corona, besef ik eens te meer dat het zorgen voor de leefomgeving niet ophoudt door deze pandemie. Het heeft ons juist meer laten zien hoe belangrijk volksgezondheid en milieu is.
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
4
Begroting 2023
Bevlogenheid en optimisme De werkzaamheden zijn zoveel mogelijk aangepast met inachtneming van de veiligheid van de medewerkers. Tegelijkertijd is de balans tussen werk en privé lastiger als je veel vanuit huis werkt. Maar de taken zijn met grote flexibiliteit en wendbaarheid uitgevoerd. Dat zegt veel over de bevlogenheid en het optimisme. Ik heb daar ontzettend veel bewondering voor. Een groot compliment waard! Adrie van der Maas
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
5
Begroting 2023
4 MANAGEMENTTEAM RUD ZEELAND De begroting betreft en verbindt alle afdelingen van RUD Zeeland. Hoe kijken de mt-leden aan de hand van deze begroting naar 2023? Wat willen ze bereiken? Wat gaan ze daarvoor doen? Wie zijn daarbij betrokken? Anton van Leeuwen, directeur RUD Zeeland De begroting 2023 is een sluitende begroting. Geen verrassende met nieuwe zaken of wijzigingen. Wel een die steeds meer de weg van balans naar focus laat zien. We krijgen de komende jaren intensiever te maken met duurzaamheid en klimaatverandering. Een andere grote opgave is de Omgevingswet die naar verwachting in 2022 in werking treedt. Last but not least, de samenwerking met de GGD en VRZ. Ons hoofddoel is en blijft een schoon en veilig Zeeland waar wij dagelijks effectief aan bijdragen. De begroting is een vast onderdeel van de Planning & Control cyclus. Het geeft ons financieel over- en inzicht in de verwachte kosten en opbrengsten. De begroting 2023 laat ook zien dat we in staat zijn om beperkt risico’s op te vangen maar evengoed blijven ontwikkelen en investeren. We blijven inzetten op ontwikkeling met aandacht voor balans tussen taken en middelen.
Veranderingen met impact De samenwerking met de GGD en de VRZ, onze huisvesting, PIOFACH en de komst van een nieuw kabinet - die besluiten neemt voor versterking van het stelsel van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) - zullen gevolgen hebben voor onze werkwijzen. Want wij zijn, met alle andere omgevingsdiensten, het fundament van dit VTH stelsel. Daarnaast hebben we in toenemende mate te maken met ingewikkelde materie. Daarom willen we robuust zijn en beschikken over voldoende specialistische kennis. Zodat we opgewassen zijn tegen onze taken. Dat vraagt op zijn beurt om voldoende omvang met bijbehorende financiering. Het is aan het bestuur om te bepalen hoe zich dat in de toekomst vormt en zet.
Ineke Jansen, afdelingshoofd Vergunning Verlening RUD Zeeland staat voor grote opgaven. Opgaven die gerelateerd zijn aan ontwikkelingen in de leefomgeving. Het voorsorteren daarop is al begonnen. Dat zie je terug in deze begroting. Onder meer door de samenwerking met GGD en VRZ en de voorziene invoering van de Omgevingswet. Het zorgt zonder twijfel voor veranderingen in ons werkveld. De volledige impact kunnen we nu nog niet vertalen naar concrete taken en producten. Wij hebben de kennis en expertise in huis om een organisatie met een goede positie in het milieuveld te zijn. Maar met de uitdagingen die voor ons liggen is uitbreiding van personeel nodig. En dus voldoende middelen om al onze werkzaamheden soepel en planmatig te laten verlopen. Geen taken erbij als er niet structureel geld bij komt. Daarom is het zaak dat we realistische dienstverleningsovereenkomsten afsluiten en inzetten op vaste versterking om het kwaliteitsniveau op peil te houden. Investeren in mensen De belangrijkste factoren voor externe inhuur zijn het voorkomen van pieken, of het helpen wegwerken ervan en uitvoering van projectmatige werkzaamheden. Het grote nadeel van inhuur is het coördineren van hun inzet. Dat kost veel tijd en geld en je houdt de kennis uiteindelijk niet binnen boord. Primair voor mij is het invullen van de toekomstige vacatures door deskundige vaste krachten.
Met een flexibele schil ernaast voor de opvang van extra werk. Voor ons als mt is het best een uitdaging om voldoende op ontwikkeling en verbetering te sturen en tegelijkertijd een goede en efficiënte uitvoering te borgen. Goed werkgeverschap zie ik als een gezamenlijke inspanning om initiatieven van bedrijven en inwoners te helpen realiseren met het behoud van waarden in de fysieke leefomgeving. Investeren in de breedste zin van het woord dus.
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
6
Begroting 2023
Willem de Wit, afdelingshoofd Toezicht en Handhaving We staan voor grote veranderingen op het gebied van Vergunningen, Toezicht en Handhaving. Met gevolgen voor de organisatie. Onze rol verandert steeds meer in die van specifieke omgevingsexperts. Naast de geografische barrières in Zeeland worden de toezicht- en handhavingstaken complexer en uitgebreider. We zien dat het vraagstuk groen leeft. Er gebeurt veel. Dat is mooi maar levert ook extra zorg op. We moeten ons daar op voorbereiden. Dat doen we onder andere met onze toekomstvisie Groen die we dit voorjaar willen presenteren aan provincie Zeeland. De financiële en inhoudelijke uitdagingen vragen beide om aandacht. Omdat we niet alles tegelijkertijd kunnen aanpakken, moeten we prioriteiten stellen. Parallel daaraan investeren we in kennis en ontwikkeling van medewerkers. We geven ze daarmee ook ontwikkelingsperspectief. Door de huidige formatie uit te breiden met vast personeel en intern op te leiden krijgen we de verhouding tussen vast personeel en inhuur beter in balans. Ik zie tegelijkertijd kansen als het gaat om kennisdeling binnen bestaande samenwerkingen door complementair te zijn aan elkaar. Onverminderd ambitieus De focus op de reguliere toezicht- en handhavingstaken houden we. Maar we willen ontwikkelen naar meer risicoen informatie gestuurd toezicht, ketentoezicht, projectmatige handhaving en brancheaanpak.
Bedrijven met een grote impact op de veiligheid of milieubelasting krijgen meer aandacht. Het inplannen van bedrijfscontroles gebeurt op basis van risicoanalyse en onze ervaring van de afgelopen jaren. Afhankelijk van de naleving, klachten en bedrijfsmeldingen voeren we extra toezicht uit als dat nodig is. Om daaraan te kunnen voldoen is het belangrijk dat we meer data ontsluiten. Waar is het risico het grootst en onze inzet maximaal? Die manier van werken vraagt om uitbreiding van kennis, kunde en capaciteit. Een krachtige samenwerking met de verschillende overheidsorganisaties en ketenpartners zorgt voor een goed verdeeld speelveld. De VTH-taken kunnen we op die manier nog efficiënter en effectiever uitvoeren.
Ina Groen, hoofd staf Wat ik wil bereiken in 2023 is sturing en beheersing op de ondersteuning van onze primaire processen. Onze medewerkers zijn de stuwende kracht. Dagelijks hebben zij te maken met de complexiteit van de leefomgeving en werken in een politiek-bestuurlijke omgeving. Dat laatste zorgt op zijn minst voor een extra dimensie. Het is belangrijk dat ze de taken in een veilige en professionele werkomgeving kunnen uitvoeren. De kwaliteit daarvan vormt de basis voor het functioneren van onze organisatie. RUD Zeeland heeft nu nog geen visie op bedrijfsvoering. Dus ik zet in op het opstellen van een PIOFAC-visie dit jaar. Dan heb ik het over personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, administratieve organisatie, communicatie. Er ligt al een visie voor huisvesting. Met deze visies gaan we ons voorbereiden op de vernieuwing en implementatie van de PIOFACH-taken richting 2024. Samenwerken Samenwerken zit in ons. Dat doen we niet alleen onderling maar ook met onze stakeholders. We delen, online en offline & intern en extern, meer informatie over onze diensten en producten. Daarmee laten we actief zien wat we doen en waarom we dat doen. We investeren in onze processen en systemen en zorgen voor toegankelijke data. Door elkaar op te blijven zoeken, te sparren, en afdeling overschrijdende deskundigheid bij te elkaar brengen, borgen we stabiele kwaliteit.
Als ik doorkijk naar 2023, is de staf op alle fronten ondersteunend aan de afdelingen Vergunning Verlening en Toezicht en Handhaving. We bouwen verder aan een transparante data gedreven organisatie. De interne en externe stakeholders voorzien we zo van adequate informatie en tonen daarmee aan dat we het juiste doen.
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
7
Begroting 2023
5 ONTWIKKELINGEN EN UITGANGSPUNTEN ONTWIKKELINGEN ORGANISATIE IN 2022 We gaan een intensieve en dynamische periode tegemoet. Dit start met een bestuurlijke conferentie in 2022. De uitwerking en besluitvorming naar aanleiding van deze conferentie heeft zijn effect op de uitvoering van het beleid in deze begrotingsperiode die nu voorligt. Deze bestuurlijke conferentie is georganiseerd om de belangrijke ontwikkelingen bij RUD Zeeland te bespreken. Zo zijn er in 2021 onderzoeksrapporten verschenen over de toekomst van het stelsel van omgevingsdiensten en over de organisatie van milieutaken in Zeeland. Daarnaast heeft RUD Zeeland zelf een conceptvisie voor de doorontwikkeling opgesteld. In 2022 nemen we de besturen, de raden en de staten mee in de besluitvorming hierover. • Toekomstvisie RUD Zeeland 2024 Ons beeld over de mogelijkheden voor doorontwikkelingen van RUD Zeeland staat beschreven in deze toekomstvisie. De toekomstvisie RUD Zeeland staat als agendapunt genoteerd voor de bestuurlijke conferentie. We willen samen met het bestuur aan tafel om de richting voor de RUD te bepalen. • Verkennend onderzoek samenwerking GGD, VRZ en RUD Zeeland In oktober 2019 hebben de algemene besturen van de GGD, VRZ en RUD Zeeland het plan van aanpak, opgesteld door Berenschot, voor een verkennend onderzoek naar de samenwerking van de GGD, VRZ en RUD Zeeland vastgesteld.
Berenschot voerde het proces uit onder begeleiding van een bestuurlijke (voorzitters van de algemene besturen en directeuren) en ambtelijke commissie. De drie algemeen besturen hebben geconstateerd dat de verkenning voldoende aanknopingspunten biedt voor een volgende stap in de samenwerking, waarin de volgende drie thema’s worden uitgewerkt: 1. advisering over de Omgevingswet (trekker RUD); 2. stroomlijnen van begrotings-, verantwoordings- en besluitvormingsprocessen richting de deelnemers (trekker GGD); 3. samenwerking op bedrijfsvoeringsprocessen (trekker VRZ). De uitwerking van de drie thema’s wordt in het voorjaar van 2022 aangeboden aan de drie algemeen besturen. • Verkennend onderzoek provincie Zeeland Zowel Provinciale Staten als Gedeputeerde Staten van provincie Zeeland hechten er waarde aan dat de kwaliteit van de uitvoering van het milieubeleid goed is en dat leden van de Gemeenschappelijke Regeling daar gezamenlijk verantwoordelijkheid voor nemen. In de periode tussen november 2020 en mei 2021 voerde de provincie een verkenning uit. De verkenning had als doel antwoord te krijgen op de vraag op welke wijze een goede, inhoudelijk robuuste en toekomstbestendige samenwerking bereikt en geborgd kan worden. Vooral voor de uitvoering van de milieutaken in het algemeen en de provinciale milieutaken in het bijzonder.
Hierbij is een aandachtspunt hoe RUD Zeeland meer toegevoegde waarde kan hebben. • Commissie Van Aartsen De adviescommissie Van Aartsen kreeg in juni 2020 van staatssecretaris van Infrastructuur en Waterstaat de opdracht te adviseren over maatregelen die het VTH-stelsel op milieugebied slagvaardiger en effectiever kunnen maken. Aanleiding waren de frequent voorkomende milieu-incidenten bij onder meer Tata Steel en Chemelotrapport. In het rapport Om de leefomgeving doet de commissie aanbevelingen om het VTH stelsel te verbeteren.
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
8
Begroting 2023
• Huisvestingsvisie en PIOFAC-taken Het contract voor huisvesting en PIOFAC-taken met gemeente Terneuzen kent een initiële einddatum van 31 december 2023 waarbij verlenging mogelijk is. Voor de huisvestingsvisie is een verkenningsstudie met drie scenario’s op papier gezet en voorgelegd aan het algemeen bestuur. Optimaliseren bestaande huisvesting, solitair verhuizen en aansluiten bij een ketenpartner. Verdere uitwerking van de drie scenario’s is de volgende stap in het huisvestingsvraagstuk. Voor de vormgeving van de PIOFAC-taken wordt de periode tot de einddatum van het contract gebruikt om visie, eisen, wensen en eventuele implementatie voor te bereiden.
ONTWIKKELINGEN PROGRAMMALIJNEN MILIEU • Omgevingswet Een belangrijke ontwikkeling op onder meer milieugebied betreft de komst van de Omgevingswet (geplande inwerkingtreding in 2022). Deze integrale wet vervangt meer dan 25 wetten op het gebied van bouwen, wonen, milieu, natuur, archeologie en dergelijke. Sinds 2016 implementeert RUD Zeeland de Omgevingswet intern. We schreven een plan van aanpak voor de implementatie van de Omgevingswet. We monitoren continu of we in de pas lopen met dit plan. De planning is dat de wetgeving per 1 juli 2022 in werking treedt. We verwachten dat dit in 2022 maar ook daarna nog veel ureninzet van alle RUD-medewerkers zal vergen. Het algemeen bestuur stemde op 6 december 2021 in met de consolidatie van de begrotingssystematiek tot en met 2024. In deze jaren doen we ervaring op met kentallen en aanpassingen in producten. • Toezicht en handhaving groene wetten We moeten met de bestaande capaciteit samen met provincie Zeeland steeds scherpere keuzes maken over wat we wel en niet oppakken. Gezien de huidige ontwikkelingen op het gebied van stikstof, het soortenbeleid en de nieuwe Omgevingswet, voorzien we dat de werkdruk verder toeneemt. Hierdoor kunnen we op termijn toezicht en handhaving voor de groene wetten niet goed meer uitvoeren. Dit vooruitzicht is voor ons de aanleiding geweest voor een brede heroriëntatie voor dit taakveld.
In overleg met provincie Zeeland stellen we in het voorjaar 2022 een plan op voor groene handhaving voor de komende vijf jaar. • Ondermijning Ondermijning is de vermenging van de onderwereld en de bovenwereld. De sluipende bedreiging van de integriteit van het openbaar bestuur, overheidsambtenaren en het bedrijfsleven. RUD Zeeland heeft een rol in de bestrijding van dit maatschappelijke probleem. Om een meer gestructureerde inzet vanuit RUD Zeeland te realiseren en te waarborgen, stelden we in 2021 een plan van aanpak op over de inzet en mogelijkheden van RUD Zeeland op het tegengaan van ondermijning. Daarmee benutten we ook de aanwezige kennis bij medewerkers van RUD Zeeland over bedrijvigheid en het Zeeuwse buitengebied. Besluitvorming over de begrotingswijziging behorend bij het plan van aanpak over ondermijning ligt in 2022 voor bij het algemeen bestuur. Indien het algemeen bestuur, na de zienswijzeprocedure, instemt met de wijziging is implementatie voorzien in 2022 en starten we met de uitvoering in 2023. Besluitvorming hierover leidt tot een aanpassing van de begroting 2023. • Implementatie van de LHS De landelijke handhavingstrategie (LHS) is een landelijk geldend afwegingsinstrument om van bevinding naar interventie te komen. De LHS is een belangrijk instrument om het opleggen van sancties bij geconstateerde overtredingen uniform in te zetten.
RUD Zeeland is eind 2021 in aanloop naar de implementatie van het Zeeuwsbrede VTH-beleid al voorzichtig gestart met voorwerk voor LHS In 2022 starten en we met een plan van aanpak voor de implementatie van de uitvoering van het VTH-beleid.
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
9
Begroting 2023
• Ketentoezicht Ketentoezicht is een wettelijke basistaak. Binnen het ketentoezicht voeren we op ad hoc basis werkzaamheden uit. We hebben geen middelen beschikbaar voor structureel Ketentoezicht terwijl dat wel gewenst is omdat: - Structurele inzet op ketentoezicht verbindt de verschillende schakels in de keten van afvalstoffen, asbest, bouwstoffen, bodem, etc. met elkaar, waardoor het opsporen van mogelijke misstanden en naleefgedrag verbetert. - Door het niet structureel inzetten op ketentoezicht is het risico op milieu en imagoschade groter indien een incident zich voordoet; - Door het niet structureel in te zetten op ketentoezicht voldoen we niet aan het uitvoeren van een wettelijke (basis)taak en kunnen we niet voldoen aan de kwaliteitscriteria 2.2. voor dit onderwerp.
ONTWIKKELINGEN FINANCIËN • Consolideren begroting Op 6 december 2021 stemde het algemeen bestuur in om de begrotingssystematiek, voor zover het gevolgen van de invoering van de Omgevingswet betreft, tot en met 2024 te consolideren. Door verschuiving van de bevoegdheden m.b.t. het thema bodem van provincie naar gemeenten maken we voor deze taken een uitzondering op de consolidatie. Vanaf het moment dat dit duidelijk is, zal hier een begrotingswijziging voor worden voorbereid. We gebruiken deze periode om met elkaar de gevolgen van de Omgevingswet te onderzoeken en te implementeren zoals, processen in te richten, kentallen te ontwikkelen, de PDC te actualiseren, verschuiving van bevoegdheden, en de gevolgen van de overgang van het begrip ‘inrichting’ naar ‘activiteit’ te bepalen. Overige wijzigingen, zoals ten gevolge van de evaluatie P*Q, gevolgen van de lopende onderzoeken van de provincie en samenwerking GGD, VRZ en RUD, en nieuwe taken (exclusief Ow), worden wel zoals gebruikelijk in de begroting of separaat via een begrotingswijziging meegenomen. • Ontwikkeling deelnemersbijdrage 2023 Op 6 december 2021 stemde het algemeen bestuur in met de nota generieke taken. Op basis van dit besluit zijn de generieke kosten geen onderdeel meer van het tarief.
De begrote (en werkelijke) generieke kosten worden, vanaf begrotingsjaar 2023, verdeeld onder de deelnemers op basis van de onderlinge verhouding directe uren zoals opgenomen in de vastgestelde begroting 2022. De begrote deelnemersbijdrage voor 2023 bedraagt € 11,6 miljoen dit is ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2022 een stijging van circa € 1,6 miljoen. Onderstaand geven we hiervan een specificatie en toelichting.
Omschrijving Deelnemersbijdrage 2022 e
1 wijziging 2022: Externe veiligheid 2e wijziging 2022: onttrekking reserve* 3e wijziging 2022: Actualisatie vergunningen Extra taken gemeenten (Vlissingen en Tholen) Extra taken provincie Terugdraaien schaalvoordeel Inflatie (VZG norm) Persoonlijk ontwikkelbudget Correctie Inrichtingenbestand
Deelnemersbijdrage 2023
Bedrag (x € 1000) 10.017 200 0 155 99 900 22 296 -43 -30
11.616
* De 2e wijziging 2022 betreft de onttrekking van € 50.000 uit de algemene reserve voor implementatie Omgevingswet. Deze wijziging heeft geen invloed op de hoogte van de deelnemersbijdrage.
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
10
Begroting 2023
Algemeen: Hoewel er al besluitvorming heeft plaatsgevonden over Externe Veiligheid en Actualisatie van de vergunningen zijn deze toch hier als wijziging voor 2023 opgenomen. Reden hiervoor is dat bijdragen van de deelnemers voor deze twee wijzigingen in 2023 lager zijn dan in 2022. Dit wordt veroorzaakt door het besluit van het algemeen bestuur van 6 december 2021 over de generieke taken. 1. Begrotingswijziging EV Op 6 december 2021 stemde het algemeen bestuur in met de 1e begrotingswijziging 2022 t.b.v. externe veiligheid. 2. Begrotingswijziging actualisaties Op 28 februari 2022 stemde het algemeen bestuur in met de 3e begrotingswijziging 2022 voor extra inzet voor de uitvoering van actualisatietoetsen en actualisatie van vergunningen. 3. Extra taken gemeenten Op basis van hogere realisatie van werkelijke uren, voor vergunningen, besliste gemeente Vlissingen om vanaf 2022 de inzet structureel uit te breiden. In overleg met gemeente Tholen is de basistaak voor meldingen Besluit bodemkwaliteit aan de begroting toegevoegd. De kosten voor deze uitbreidingen zijn onderdeel van de begroting 2023. 4. Extra taken provincie Zeeland De provincie verhoogde haar structurele bijdrage vanaf 2022. Het betreft een omzetting van een jaarlijks incidentele bijdrage van € 500.000 (projecten, aanvullende producten op P*Q, etc.) naar een structurele bijdrage.
Verder verhoogde de provincie de bijdrage met € 400.000 voor o.a. ad hoc adviezen, meerwerk op aandachtdossiers en een vast aanspreekpunt. 5. Terugdraaien schaalvoordeel Als gevolg van de overdracht van de Brzo-taken ontstond een schaalnadeel van € 595.000. Dit schaalnadeel wordt in eerste instantie door middel van een frictiekostenvergoeding door de provincie betaald. Doordat de frictievergoeding in de jaren gezien afneemt zal alsnog het schaalnadeel moeten worden opgevangen. De afgelopen jaren hebben we dat schaalnadeel opgevangen door het inzetten van eerder gerealiseerd schaalvoordeel. Ook in 2023 zetten we nog een deel van dat eerder gerealiseerd schaalvoordeel in. Het gaat hierom een bedrag van € 22.000. Hiermee is het eerder gerealiseerde schaalvoordeel volledig ingezet. Door het inbrengen van nieuwe taken door de provincie is het niet langer noodzakelijk dat de provincie bijdraagt in het schaalnadeel als gevolg van de overdracht Brzo-taken. De provincie heeft het schaalnadeel feitelijk gecompenseerd door nieuwe taken. Dit heeft verder als groot voordeel dat ook het begrote schaalnadeel voor de RUD niet meer optreedt. Vanaf de begroting 2023 is er dan ook geen verder oplopend schaalnadeel geraamd. 6. Inflatie (VZG richtlijn) De VZG richtlijn is een inflatie richtlijn voor gemeenschappelijke regelingen in Zeeland voor het opstellen van de begroting.
Het percentage is voor 2023 door de VZG berekend op basis van 2 percentages uit de gemeentefondscirculaire 2021: - prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers van 3,1% - prijs overheidsconsumptie, netto materieel 1,9% Door aan deze percentages een weging toe te voegen van 2/3 respectievelijk 1/3 wordt de richtlijn voor het VZG percentage berekend op +2,7% voor 2022. Het VZG percentage is verwerkt in de begroting voor 2023. Voor de jaren 2024 tot en met 2026 gaan we uit van een vergelijkbare indexering.
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
11
Begroting 2023
7. Persoonlijk ontwikkelbudget In de cao van 2017 is een persoonlijk ontwikkelbudget overeengekomen van € 5.000 per medewerker voor een periode van vijf jaar. Er was voorzien dat deze regeling per 2023 zou eindigen maar de afspraken in de cao 2021 laten zien dat het persoonlijk ontwikkelbudget gecontinueerd wordt. Op basis van opgedane ervaring over de afgelopen jaren en de ontwikkeling in de formatie ramen we voor 2023 en verder een budget van € 40.000 per jaar. Dit levert een voordeel op van € 43.000 ten opzichte van 2022. 8. Correctie inrichtingenbestand Aan de hand van het inrichtingenbestand peildatum t-2 (1 april 2021) actualiseren wij de raming van alle producten met een kental (P*Q) voor 2023. Door verschuivingen in het wettelijk kader, risicocategorie en minder vergunning plichtige bedrijven neemt de deelnemersbijdrage iets af.
Generieke taken Generieke taken zijn taken die we uitvoeren ten behoeve van alle deelnemers ter ondersteuning van de basis- en plustaken. Hierbij kan gedacht worden aan piket, de milieuklachtenlijn, relatiebeheer, het volgen van landelijke ontwikkelingen, deelname aan werkgroepen en inzet van de beleidsmedewerkers toezicht en handhaving. De totale raming van de generieke kosten, bedraagt € 1,6 mln. voor 2023. Dit bedrag is onderdeel van de in de begroting geraamde deelnemersbijdrage van € 11,6 mln. De deelnemersbijdrage voor 2023 is dan als volgt opgebouwd:
Deelnemersbijdrage
Producten
Generieke taken
Materieel budget
Totaal
€ 10.042.505
€1.547.016
€ 26.070
€ 11.615.591
In 2022 leggen we een plan voor de inzet generieke taken 2023 ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur.
DOORONTWIKKELING RUD Voor een doorontwikkeling van onze organisatie maken we gebruik van een SWOT-analyse. De SWOT-analyse is gebaseerd op de strategie van RUD Zeeland. De strategie is onderdeel van het bedrijfsplan 2016. Naar verwachting actualiseren we het bedrijfsplan in 2022. RUD Zeeland heeft de ambitie om een duurzame en toekomstbestendige organisatie te zijn, waarover de opdrachtgevers tevreden zijn en waar de medewerkers van RUD Zeeland met plezier professionele producten leveren. Om deze ambitie te verwezenlijken, wordt op de volgende punten ingezet: 1. RUD Zeeland stuurt op kwaliteit van de organisatie, medewerkers en producten. Hierbij worden de landelijke professionele standaards gehanteerd. Kwaliteit is wat men mag verwachten van een onze organisatie. De producten die we leveren voldoen aan de landelijke kwaliteitscriteria. 2. RUD Zeeland stuurt op de medewerkers- en klanttevredenheid. RUD Zeeland heeft inzicht in de (wensen van de) opdrachtgevers, medewerkers en andere stakeholders. RUD Zeeland komt afspraken met hen na en beheert actief relaties en managet verwachtingen. 3. RUD Zeeland is flexibel. RUD Zeeland ambieert de (omvang van de) organisatie en de productiecapaciteit snel aan te passen aan veranderende omstandigheden. Er is verandercapaciteit die het mogelijk maakt om proactief in te spelen op veranderende omstandigheden.
De organisatie herkent op tijd kansen en bedreigingen en is in staat daar op in te spelen.
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
12
Begroting 2023
4. RUD Zeeland is efficiënt en effectief. Voor de begroting 2023 actualiseerden we de SWOT-analyse en zijn voorbereidingen getroffen voor de uitwerking van kansen en bedreigingen.
SWOT – ANALYSE1 Sterke punten:
Zwakke punten:
a)
a)
Kansen:
Medewerkers ervaren een hoge werk- en regeldruk. Onze organisatie bevat nog onvoldoende (ontwikkel)capaciteit voor versterking van de organisatie op het gebied van inhuur, (nieuwe) producten, processen, relatiebeheer, ontwikkelingen en wetgeving. b) Veel inhuur / uitbestede werkzaamheden, ondanks krapte op de arbeidsmarkt en beperkte regelcapaciteit maken we relatief veel gebruik van externe capaciteit (circa 10-12% van onze begroting). c) Afhankelijk van partners en politiek. d) (te) weinig financiële reserves en onvoldoende middelen om risico’s zoals bijvoorbeeld het natuurlijk verloop op te vangen. e) Als gevolg van de aanbesteding PIOFACH-taken is er grote mate van afhankelijkheid en kunnen we beperkt sturen / invloed uitoefenen op deze taken. f) Externe communicatie en profilering van onze organisatie naar de stakeholders g) Langdurige bestuurlijke besluitvormingsprocessen. h) Als gevolg van enkele solo functies is er kennis bij één medewerker (gevaar bij uitval). Bedreigingen
a) b)
a) b)
b)
c) d) e) f) g)
c)
d) e) f) g)
h)
1
Producten worden op een uniforme en efficiënte (gecertificeerde) wijze geleverd. Door de levering van maandelijkse rapportages zij we een open en transparante organisatie voor haar deelnemers en overige belanghebbenden. Afdelingen bezitten een hoog kennisniveau en zijn productie- en oplossingsgericht. Het verandervermogen is hoog waardoor de organisatie kan meebewegen met interne en externe ontwikkelingen. Gelegenheid e gebruik van Tijd en plaats onafhankelijk (hybride) werken. Stabiel en uitgebreid netwerk van specialisten waardoor kwaliteitscriteria is gewaarborgd. Korte lijnen; collega’s vinden in onze organisatie elkaar makkelijk voor oplossingen en ondersteuning in de werkzaamheden.
Toepassen van onze data en informatie voor deelnemers. Het toepassen van onze expertise ten behoeve van (beleids-) vraagstukken bij onze deelnemers Het toepassen van onze VTH kennis voor projecten (PFAS, TGG, klachten, bedrijfsdossiers, etc.) die acuut veel aandacht vragen. Inbrengen aanvullende taken door deelnemers. Intensievere samenwerking met GGD en VRZ. We werken samen met alle omgevingsdiensten binnen het kennisnetwerk van omgevingsdienst.nl. Veel aandacht via diverse nieuwsberichten (Helsinki, TGG), rapporten (commissies Aartsen, TwynstraGudde, etc.) voor VTH werkzaamheden. Uniform VTH beleid (verhoging efficiency in de uitvoering van VTH werkzaamheden).
c)
d)
e) f) g)
P*Q biedt weinig flexibiliteit voor ad hoc vraagstukken Uitname van taken; bijvoorbeeld door verschuivingen in bevoegd gezag a.g.v. de Omgevingswet. Huidige krapte op de arbeidsmarkt; het aanbod van ervaren geschikte kandidaten is, ook voor inhuur, zeer beperkt. Impact van externe (economische en wettelijke) ontwikkelingen op de uitvoering van onze werkzaamheden. Beperkte invloed op ICT ontwikkelingen ; Parallelle samenwerkingsverbanden op het gebied van VTH taken tussen met gemeenten. P*Q op stuks niveau
In de paragraaf bedrijfsvoering zijn vanaf pagina 22 een aantal zwakten en sterkten verder uitgewerkt voor het jaar 2023.
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
13
Begroting 2023
6 BEGROTING IN ÉÉN OOGOPSLAG OVERZICHT VAN LASTEN (BEDRAGEN X € 1.000) Lasten per programma
Lasten per kostensoort
OVERZICHT VAN BATEN (BEDRAGEN X € 1.000)
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
14
Begroting 2023
7 PROGRAMMAPLAN MILIEU Overzicht baten en lasten programmaplan Programma • Programmalijn Vergunningverlening • Programmalijn Toezicht en handhaving Overzichten • Algemene Dekkingsmiddelen • Overhead • VPB • Onvoorzien
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
15
Begroting 2023
7.1 OVERZICHT BATEN EN LASTEN PROGRAMMAPLAN Het onderstaande overzicht geeft de lasten en baten van het programmaplan weer. Dit betreft de weergaven van de lasten en baten op basis van de indeling van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Pagina 34 geeft de lasten en baten weer naar kostensoorten. 2022 begroot
2023 begroot
2024 begroot
2025 begroot
2026 begroot
2.728 4.215
3.454 4.551
3.558 4.686
3.665 4.826
3.775 4.969
6.943
8.005
8.244
8.491
8.744
Baten Programma Milieu: Programmalijn Milieu - Vergunningverlening Programmalijn Milieu - Toezicht en Handhaving
-
-
-
-
-
Totaal baten
-
-
-
-
-
Omschrijving (bedragen * € 1.000) Lasten Programma Milieu: Programmalijn Milieu - Vergunningverlening Programmalijn Milieu - Toezicht en Handhaving Totaal lasten
Er zijn geen baten voor het programmaplan.
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
16
Begroting 2023
7.2 PROGRAMMA MILIEU De missie is “RUD Zeeland voert namens de gemeenten, de provincie en het waterschap de taken vergunningverlening, toezicht en handhaving op het gebied van milieu en natuur uit. RUD Zeeland werkt daardoor samen met gemeenten, de provincie en het waterschap aan een schone en veilige werk- en leefomgeving. Zij doet dit klantvriendelijk, professioneel, doelmatig en conform vastgelegde kwaliteitseisen en dienstverleningsnormen.” RUD Zeeland is een uitvoeringsdienst. Het programma wat RUD Zeeland raamt, ligt grotendeels vast in de systematiek P*Q. De invoering van deze systematiek harmoniseert de kwaliteitsniveaus van elke deelnemer. De organisatie volgt de Kwaliteitscriteria 2.2 volledig wat betreft opleidingsniveau, werkniveau, aanvullende kennis en de frequentie. Het rekenmodel P*Q bepaalt aan de hand van het bedrijvenbestand van RUD Zeeland het kwaliteitsniveau (kentallen), de werkzaamheden en de formatie voor RUD Zeeland. In samenspraak met de deelnemers werkt de RUD Zeeland de inzet voor 2023 verder uit in de jaarplannen die zij met de individuele deelnemers afsluit.
PROGRAMMA MILIEU IN CIJFERS Grafiek 1
Grafiek 2 Inrichtingenbestand 8.590 bedrijven
Bouwnijverheid Metaalelectro Garages Houden van dieren Sport- en recreatie Groot- en… Horeca
390 300 320 327 370 389 530 524 530 520 620 630 950
fte 2023 (92,5) toezicht & handhaving
47,9 50,2
25,6
vergunningen
31,7
960
2.300 2.256 2.550
Akkerbouw Overig
2022
2023
MT/STAF
10,6 10,6
2.684 2022
2023
Inrichtingenbestand Het inrichtingenbestand (peildatum 1 april 2021) bevat circa 8.590 bedrijven die op grond van het Activiteitenbesluit milieubeheer een type B of type C bedrijf zijn. De bovenstaande grafiek 1 geeft op brancheniveau het verschil tussen het inrichtingenbestand voor de begroting van 2022 en 2023 weer. Het inrichtingenbestand kent 44 verschillende branches. Branches met een populatie tot 300 bedrijven vallen in de categorie ‘overig’. Formatie De formatie berekenen we op basis van geraamde uren mede gebaseerd op de kentallen voor onze producten en het inrichtingenbestand. Grafiek 2 geeft de begrote aantal fte’s (inclusief overhead ) weer voor 2022 en 2023. Voor 2023 is totaal 92,5 fte begroot; 8,4 fte meer dan 2022 (in de primaire begroting). Deze mutatie bestaat uit een toename bij de afdeling vergunningverlening van 6,1 fte als gevolg van de extra geraamde inzet voor gemeente Vlissingen, provincie Zeeland, de begrotingswijzigingen externe veiligheid en actualisaties vergunningen. De toename bij toezicht en handhaving (2,3 fte) wordt veroorzaakt door extra geraamde inzet voor gemeente Vlissingen en provincie Zeeland.
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
17
Begroting 2023
PROGRAMMALIJN VERGUNNINGVERLENING Vergunningverlening richt zich op verstrekken van milieuvergunningen, het behandelen van meldingen Activiteitenbesluit en beschikkingen in het kader van de Wet Bodembescherming. De medewerkers adviseren ook het bevoegd gezag over melding- of vergunningplicht van bedrijven wanneer zij een bouwaanvraag indienen. Specialisten behandelen meldingen vuurwerk, geven advies over externe veiligheid en geluid, bv. bij bestemmingsplannen. De specialisten Bodem plannen en coördineren bodemsaneringen.
Vergunningverlening in cijfers Grafiek 3 Vergunningplichtige bedrijven (422) 16
Metaalelectro
15
Sport- en recreatie
14
Scheepswerven
15
14 15 34
Akkerbouw
32 40
Op- en overslag
41 54
Tankstations
56 67
Afval(water)beheer
66 81
Houden van dieren
80 107
Overig
103 -
20
40
60
80
2022
2023
100
120
Het aantal vergunning plichtige bedrijven neemt met 6 bedrijven af van 428 (peildatum 1-4-2020) naar 422 (peildatum 1-4-2021).
Kritische prestatie indicatoren Vergunningaanvragen moet de RUD Zeeland binnen wettelijke termijnen afhandelen. Op 13 september 2021 besprak en onderschreef het dagelijks bestuur het belang van actualiteit van vergunningen. Voor een periode van vijf jaar zijn er 27 actualisatietoetsen per jaar geraamd. Op basis van onderstaande KPI monitoren we de voortgang. Provincie Zeeland en RUD Zeeland zullen over de inzet in het kader van grensoverschrijdende milieueffecten (Helsinki – Espoo verdrag) in 2022 hernieuwde afspraken maken. Op basis van onderstaande KPI rapporteren we over deze inzet. Omschrijving
KPI
Termijnen vergunningen
90% binnen de wettelijke termijn.
Actualisatiestoetsen
100% van de geplande toetsen.
Helsinki
100% van de geplande uren
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
18
Begroting 2023
PROGRAMMALIJN TOEZICHT & HANDHAVING Toezicht en Handhaving houdt toezicht op de naleving van wet- en regelgeving. Dit toezicht plannen we jaarlijks op basis van de vijfjaren planning, die we baseren op een uitgevoerde risicoanalyse. Daarnaast behandelen we waarnemingen, ontwikkelingen en signalen of klachten van burgers en bedrijven. Waar nodig voeren we naar aanleiding hiervan inspecties uit. Om overtredingen te beëindigen of te bestraffen zetten we handhavende middelen in.
Toezicht en handhaving in cijfers Grafiek 4 Geplande periodieke inspecties (1.990) Afval(water)beheer
64 63
Tankstations Sport- en recreatie Metaalelectro Horeca Garages
109 110 101 100 151 157 181 184 178 186 253 251
Houden van dieren
441 433
Akkerbouw
517 506
Overig
2022
2023
Ons inrichtingenbestand bevat circa 7.300 bedrijven die in aanmerking komen voor een periodieke inspectie. Afhankelijk van het risicoprofiel van het bedrijf inspecteren we het minimaal jaarlijks, 2-jaarlijks of 5-jaarlijks. Voor 2023 inspecteren we naar verwachting 1.990 bedrijven.
Kritische prestatie indicatoren De afdeling Toezicht en Handhaving zal het toezicht de komende jaren doorontwikkelen naar risicogericht toezicht waarbij alle vormen van toezicht ingezet zullen worden. Het risicogericht toezicht voeren we uit binnen de geraamde uren (P*Q) voor het product TH01 Inspecties. Het consequent toepassen van de Landelijke Handhavingsstrategie (LHS) leidt tot strafrechtelijke opvolging bij overtredingen met onomkeerbare milieuschade. Onder meer via onderstaande KPI monitoren we deze opvolging. Omschrijving
KPI
Uitvoering controles
95% van het aantal geraamde uren voor inspecties (TH01).
Strafrecht
95% van geconstateerde overtredingen met onomkeerbare milieuschade krijgt strafrechtelijke opvolging.
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
19
Begroting 2023
8 OVERZICHTEN OVERHEAD In overeenstemming met het BBV geeft de RUD in deze begroting de overheadkosten weer. Overhead (bedragen * € 1.000) Organisatie kosten incl. salarissen Huur onroerende zaken Accountantskosten Ondernemingsraad Implementatiekosten P*Q Totaal lasten
2022 begroot 3.019 182 22 9 -
2023 begroot 3.194 186 25 9 -
2024 begroot 3.269 189 25 9 -
2025 begroot 3.345 193 26 10 -
2026 begroot 3.423 197 26 10 -
3.232
3.414
3.493
3.573
3.656
De overheadkosten bevatten alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van het primaire proces. De begrote overheadkosten voor 2023 bedraagt met € 3,4 miljoen (29,5%) van de totale lasten dit is ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2022 € 3,2 miljoen (31,3%) een daling van 1,8%.
HEFFING VENNOOTSCHAPSBELASTING Met ingang van 2016 valt de RUD Zeeland evenals gemeenten, waterschappen en provincies onder de vennootschapsbelastingplicht (Vpb). In overleg met de belastingdienst is met behulp van de gemeente Terneuzen bepaald dat RUD Zeeland onder voorwaarden vrijgesteld is van vennootschapsheffing of vennootschapsplicht.
ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN Omschrijving (bedragen x € 1.000) Algemene bijdrage deelnemers Materieel budget bijdrage deelnemer* BTW-compensatie Waterschap Scheldestromen Frictiekostenvergoeding Onttrekking algemene reserve
2022 9.991 26 -30 288 50
2023 11.590 26 -31 -
2024 11.911 27 -31 -
2025 12.241 27 -32 -
2026 12.580 28 -32 -
Totaal dekkingsmiddelen
10.325
11.585
11.906
12.236
12.575
*materieel budget voor indirecte lozingen.
Voor het berekenen van de bijdrage 2023 van de deelnemers gaan we uit van de kentallen uit het rapport P*Q zoals het algemeen bestuur vaststelde op 20 maart 2017, Evaluatie P*Q, en het inrichtingenbestand per 1 april 2021. En de extra taken ingebracht door gemeente Vlissingen en provincie Zeeland en de begrotingswijzigingen als gevolg van externe veiligheid en actualisatie vergunningen. Conform de bijdrageverordening actualiseren we de bijdrage 2023 van de deelnemers op basis van het inrichtingenbestand per 1 april 2022. De uitkomsten daarvan verwerken we in de Jaarplannen voor 2023. Dit leggen we via een begrotingswijziging aan het algemeen bestuur voor. Het waterschap verrekent de btw in tegenstelling tot de andere deelnemers niet. RUD Zeeland compenseert dit.
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
20
Begroting 2023
ONVOORZIEN Omschrijving (bedragen x € 1.000) Onvoorziene lasten
2022 150
2023 166
2024 169
2025 172
2026 175
Totaal onvoorziene lasten
150
166
169
172
175
Om te voorkomen dat we eventuele tegenvallers niet kunnen opvangen, nemen we in de begroting een post onvoorzien op. De directeur van RUD Zeeland mag beschikken over onvoorzien tot een bedrag van € 25.000 per besluit. RUD Zeeland informeert het dagelijks en algemeen bestuur over besluiten ten laste van onvoorzien.
9 PARAGRAFEN In het Besluit Begroting en Verantwoording staan zeven verplichte paragrafen voor provincies, gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen: - lokale heffingen; - weerstandsvermogen en risicobeheersing; - onderhoud kapitaalgoederen; - financiering; - bedrijfsvoering; - verbonden partijen; - grondbeleid. Deze paragrafen zijn niet allemaal relevant voor de RUD Zeeland. In deze begroting staan de volgende paragrafen: -
Bedrijfsvoering Financiering Weerstandsvermogen en risicobeheersing.
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
21
Begroting 2023
9.1 PARAGRAAF BEDRIJFSVOERING BOUWSTEEN STRUCTUUR
Een goede bedrijfsvoering ondersteunt de uitvoering van het programma Milieu. De uitgangspunten voor de uitvoering staan in het bedrijfsplan. Big 8: Hierin staan onze doelstellingen en het besturingsmodel (Big 8). Het rapport P*Q en de PDC2 bevatten onze producten en diensten, de geleverde kwaliteit en de verrekensystematiek van de bijdragen. De uitvoering van de uitgangspunten maken we concreet door het opstellen van een jaarlijkse (meerjaren)begroting. De begroting bevat de raming van formatie en bestedingen. We benoemen in de begroting op basis van de SWOT-analyse aandachtspunten in lijn met het bedrijfsplan en nieuwe ontwikkelingen en brengen daarmee focus aan op inzet van mensen en middelen. We stellen met iedere deelnemer een dienstverleningsovereenkomst (DVO) op. De DVO bevat onder andere de raming die we met de betreffende deelnemer overeenkomen over de levering van diensten en producten. We rapporteren vervolgens driemaal per jaar aan het bestuur over de voortgang van de te leveren prestaties en benoemde speerpunten via twee bestuursrapportages en een eindrapportage (jaarstukken). Afdeling Staf De afdeling staf is de schakel tussen de organisatie en de uitvoering op de bedrijfsvoering. Het hoofd van de Staf verzorgt de coördinatie van deze taken.
Het secretariaat voert ondersteunende werkzaamheden uit voor de besturen, de begeleidingscommissie, het deelnemersoverleg, het managementteam en project- en werkgroepen. De uitvoering van planning en control: de begroting, de jaarstukken, de deelnemers-, bestuurs- en managementrapportages en het materieel budget. Deze zijn in handen van de controller en de specialist financiën, planning en control. De controller is daarnaast adviseur van het managementteam en ziet toe op rechtmatigheid en doelmatigheid van toepassing van financiële middelen. De kwaliteitsmedewerker onderhoudt en houdt toezicht op alle processen in TimeTell, IZIS, Squit XO, het kwaliteitshandboek en SharePoint. De informatiespecialist verzamelt, bewaakt, presenteert en archiveert data (kennis) en informatie en ondersteunt het applicatiebeheer van onze systemen. 2 Product-Diensten Catalogus
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
22
Begroting 2023
De medewerkers van de staf zetten zich ook in voor de diverse projecten en projectmatige werkzaamheden van de RUD; denk hierbij aan P*Q, implementatie Omgevingswet, PDC, werkgroep DVO, werkgroep uniform werken, werkgroep Ow, etc. Sterkte / Zwakten
Waarom
Plan
Do
Check + act
Veel inhuur / uitbestede werkzaamheden, we relatief veel gebruik van externe capaciteit (circa 1012% van onze begroting). (zwakte)
Door de beperkte regelcapaciteit in onze organisatie past een grote flexibele schil, zonder dat er sprake is van een duurzame relatie, niet in onze structuur.
Aanstellen personeel waar mogelijk en versterken duurzame relaties met inhuur.
Meerjarige overeenkomsten aangaan met inhuur en waar mogelijk preventief werven.
Voortgang + maatregelen.
BOUWSTEEN CULTUUR Ondersteunend aan de strategie en werkwijze van RUD Zeeland stelden we kernwaarden op. De kernwaarden moeten een bijdrage leveren aan de resultaat- en klantgerichtheid van RUD Zeeland. De kernwaarden die geformuleerd zijn: • Collegialiteit • Respect • Integriteit • Klantgerichtheid
Sterkte / Zwakten
Waarom
Plan
Do
Check + act
Verandervermogen; Door het hoge verandervermogen van het personeel kan de organisatie meebewegen met interne en externe ontwikkelingen (sterkte)
Flexibiliteit is onderdeel van de strategie van RUD Zeeland.
Binden en boeien van (toekomstig) vast en flexibel personeel en monitoren werkdruk
Vaststellen van een strategische personeelsbeleid + opleidingsplan KC2.2
Voortgang + maatregelen
Open en transparante organisatie: via rapportages is RUD Zeeland transparant voor deelnemers en overige belanghebbenden (sterkte).
Herkenbaarheid in uitvoering van de taken en betrokkenheid van de eigenaren is onderdeel van de identiteit van RUD Zeeland.
Verdere ontwikkeling en evaluatie van rapportages.
Vaststellen van een meerjarenplan van ontwikkelingen en projecten.
Voortgang + maatregelen
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
23
Begroting 2023
Sterkte / Zwakten
Waarom
Plan
Do
Check + act
Externe communicatie en profilering; een goede afstemming en profilering is noodzakelijk voor de uitvoering van onze werkzaamheden (zwakte).
Het productie niveau P*Q met het gewenste kwaliteitsniveau legt een fors beslag op de capaciteit van RUD Zeeland, waardoor er onvoldoende tijd overblijft voor afstemming.
Opstellen en uitwerken van een acties voor verbetering van onze communicatie en profilering.
Processen aanpassen + Externe afstemming bespreken tijdens intervisies
Voortgang + maatregelen
+ meer capaciteit inzetten op communicatie
Stakeholdersonderzoek Om de drie jaar houden we een stakeholdersonderzoek waarin we o.a. de kernwaarden toetsen en verbeterpunten vaststellen. In 2021 is het laatste onderzoek afgerond. Via de voortgangsrapportages informeren we ook in 2023 het dagelijks en algemeen bestuur over de voortgang van de geconstateerde verbeterpunten.
BOUWSTEEN MENSEN Sterkte / Zwakten
Waarom
Plan
Do
Check + act
Natuurlijk verloop; de laatste, maar ook de komende jaren is er sprake van aanzienlijk natuurlijk verloop. (zwakte)
Het natuurlijk verloop leidt tot extra druk bij de zittende medewerkers. (Nieuwe) werkzaamheden moeten we opvangen en nieuwe medewerkers moeten we volledig opleiden en inwerken. We beschikken niet over structureel budget om deze kosten op te vangen.
Actualiseren van het geraamde natuurlijk verloop
Vaststellen van een strategische personeelsbeleid
Voortgang + maatregelen
Medewerkers ervaren een hoge werk- en regeldruk
Als gevolg van de hoge werk- en Actualiseren regeldruk blijven we op bepaalde benodigde punten achter in de capaciteit. doorontwikkeling en verbetering van onze organisatie.
Benodigde capaciteit en financiering van de kosten vastleggen in voorstellen.
Voortgang + maatregelen
Kwaliteitscriteria De resultaten van het onderzoek naar de kwaliteitscriteria 2.2 (eind 2021) geven samen met de uitkomsten P*Q richting aan de verdere opleiding van onze medewerkers in 2022 en 2023. Waar te weinig capaciteit binnen RUD Zeeland zelf aanwezig is, sluiten we waakvlamovereenkomsten met andere Omgevingsdiensten. Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) Om de drie jaar houden we een MTO. Het laatste onderzoek dateert van 2021. De geconstateerde verbeterpunten zijn onderdeel van de agenda’s van de (afdelings)overleggen.
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
24
Begroting 2023
BOUWSTEEN MIDDELEN De middelen gebruiken we om de activiteiten efficiënt en effectief uit te voeren. Daarbij gaat het om geld, kennis, technologie, materialen en diensten. We besteden deze taken grotendeels uit aan de PIOFACH-leverancier. Dit brengt een grote mate van afhankelijkheid met zich mee. Sterkte / Zwakten
Waarom
Plan
Do
Check + act
Uitbesteding PIOFACHtaken: grote mate van afhankelijkheid en beperkt kunnen sturen (zwakte)
Door versterking van samenwerking ontstaat grotere effectiviteit.
Investeren in de relatie en vastleggen van afspraken.
Evaluatie in directieoverleg en monitoring van afspraken en klachten.
Uitkomsten evaluatie en klachten, voortgang en maatregelen.
BOUWSTEEN RESULTATEN Rechtmatigheid Met ingang van het boekjaar 2022 wordt de wetswijziging voor verantwoording rechtmatigheid van toepassing. Het dagelijks bestuur dient een rechtmatigheidsverantwoording af te geven in de jaarstukken. De commissie BBV stelde hiervoor in januari 2020 een modelverklaring op. Daarin staat dat in de paragraaf bedrijfsvoering het dagelijks bestuur een nadere toelichting geeft op zaken die de rechtmatigheid raken en hoe de beheersing is vormgegeven. Hierbij moet het dagelijks bestuur in ieder geval nadere toelichting geven op alle vermelde afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording. In de jaarrekening neemt het dagelijks bestuur de rechtmatigheidsverklaring op. De toelichting op de geconstateerde fouten en onduidelijkheden wordt opgenomen het jaarverslag, onderdeel paragraaf Bedrijfsvoering. Relatiebeheer Zowel RUD Zeeland als haar opdrachtgevers vinden relatiebeheer belangrijk. Het draagt bij aan de verdere opbouw van het vertrouwen tussen partijen door onder andere de verwachtingen over en weer af te stemmen. Zeker bij grote ontwikkelingen waar RUD Zeeland en haar opdrachtgevers samen voor staan, zoals de invoering van de Omgevingswet, is dit van belang. We richten het relatiebeheer in overleg met de deelnemers zo optimaal mogelijk in. Afspraken over de frequentie van contact en het evalueren van de samenwerking zijn daar onderdelen van.
Naast het relatiebeheer investeren we de komende periode ook weer verder in interactie met onder meer de (nieuwe) bestuurders van onze deelnemers. Het doel hiervan is om beter inzichtelijk te maken waar we voor staan en aan te geven op welke wijze de deelnemers invloed hebben op ons functioneren. Samenwerking externe partijen Voor de taakuitvoering van RUD Zeeland is samenwerking met andere partijen essentieel om meer effect te bereiken voor een schoner en veiliger Zeeland. Het Stakeholdersonderzoek laat zien dat de externe partijen tevreden zijn over het functioneren van onze organisatie. Op dit moment overleggen we periodiek met een groot aantal publieke, maar ook private partijen. Zo overleggen we regelmatig met onder andere de Omgevingsdienst.nl, Veiligheidsregio Zeeland, het Openbaar Ministerie, Politie en de Brabants- Zeeuwse Werkgeversvereniging, PORTIZ, ZLTO en Rijkswaterstaat voor verdere verbetering van de uitvoering van de taken van RUD Zeeland. De Algemeen Besturen van GGD, RUD en VRZ verkennen de mogelijkheden van samenwerking tussen de drie gemeenschappelijke regelingen. De toeleveranciers van met name inhuur voor het primaire proces maar ook de PIOFACH-leverancier voor de ondersteunende processen zijn essentieel voor een goede uitvoering van de werkzaamheden. Versie: ontwerp begroting 2023.docx
25
Begroting 2023
Sterkte / Zwakten
Waarom
Plan
Do
Check + act
Producten: producten worden op een uniforme en efficiënte (gecertificeerde) wijze geleverd (sterkte).
Een uniforme en efficiënte uitvoering van de taken is onderdeel van de missie van RUD Zeeland.
Vastleggen van afspraken conform ISO 9001:2015.
Audit van processen.
Uitkomsten audit, voortgang en maatregelen.
P*Q op stuks niveau (bedreiging)
De evaluatie P*Q schetst een aantal voor RUD zeeland onwenselijke gevolg bij verrekening P*Q op stuksniveau.
Actieve afstemming met deelnemers over de wijze van verrekening van de dienstverlening.
Via de reguliere bijeenkomsten raden, leden van de besturen en contactpersonen informeren.
Monitoren en evalueren
Registratiedruk (zwakte)
Een juiste, volledige Afspraken en tijdige registratie is vastleggen. van groot belang voor juiste deelnemersrapportages en juiste facturen. Dit betekent echter ook dat medewerkers meer tijd en aandacht moeten besteden aan hun registratie.
Medewerkers actief informeren over het belang van tijdregistratie.
Monitoren, evalueren en bijsturen.
Inbrengen taken (kans)
Door versnippering, de omvang van de taken of de kwaliteit van de uitvoering van de werkzaamheden kan bij deelnemers kwetsbaar zijn. Dit zijn redenen om werkzaamheden over te dragen aan RUD Zeeland.
Deelnemers actief informeren over de mogelijkheden van RUD Zeeland.
Via de reguliere bijeenkomsten raden, leden van de besturen en contactpersonen informeren.
Monitoren.
Externe ontwikkelingen (bedreiging)
Politiekgevoelige ontwikkelingen leiden tot vertragingen in procedures en aanvullende vragen van raden, staten, pers en politiek. Dit
Centrale regie communicatie rondom externe ontwikkelingen.
Actief informeren van deelnemers, bedrijven en personeel
Monitoren en evalueren.
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
26
Begroting 2023
Sterkte / Zwakten
Waarom
Plan
Do
Check + act
leidt tot verdere verhoging van de werkdruk.
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
27
Begroting 2023
PLANNING & CONTROL In 2016 stelde het algemeen bestuur de nota planning en control vast. De volgende diagram geeft de processen planning en control weer. bedrijfsplan
Vastgesteld beleid & PxQ & externe en interne ontwikkelingen
Begroting
begrotingswijziging
mutaties in PxQ tarieven en/of normtijden etc
Zienswijzen
vaststelling format DVO + tarievenlijst + bijdrageverordening
planningsgeprekken
begrotingswijziging
DVO Deelnemers
afdelingsplannen RUD
Materieel budget
begrotingswijziging
derap
= control
jaarverslag
= planning
burap
marap
geen onderdeel van Nota Planning en Control
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
28
Begroting 2023
9.2 PARAGRAAF FINANCIERING (TREASURY) WET EN REGELGEVING De Wet financiering decentrale overheden (Wet FIDO) kent als belangrijkste uitgangspunt het bevorderen van een solide financieringswijze. Met als doel het voorkomen van grote fluctuaties in de rentelasten, het beheersen van de renterisico’s en het bevorderen van de transparantie en kredietwaardigheid. Het beheersen van de risico’s uit zich concreet in de kasgeldlimiet, de renterisiconorm, het afsluiten van geldleningen en het uitzetten van gelden. Daarnaast bestaat de verplichting om een treasurystatuut op te stellen. In 2016 is het treasurystatuut voor de RUD Zeeland vastgesteld.
KASGELDLIMIET Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximum bedrag waarop overheidsinstanties de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mogen financieren. Het doel hiervan is om renterisico’s op korte termijn te beperken. Deze norm bedraagt 8,2% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van stortingen in de reserves. Voor 2023 bedraagt de kasgeldlimiet € 0,9 mln.
RENTERISICO De renterisiconorm heeft als doel om toekomstige renterisico’s op lang lopende leningen te beperken. De renterisiconorm “speelt” bij de RUD Zeeland niet omdat de RUD Zeeland geen geldleningen heeft.
KOERS- EN VALUTARISICOBEHEER We gaan geen belangrijke c.q. omvangrijke financiële transacties in vreemde valuta aan en we hebben daar ook geen plannen voor. Daarmee zijn er geen koers- en valutarisico’s.
RISICOPROFIEL Het renterisico bij de RUD is laag. Dit komt door het ontbreken van geldleningen en door het opstellen van een liquiditeitsplanning. Aan de hand van de liquiditeitsplanning monitoren we onze geldstromen en kunnen we daar op sturen
RENTESCHEMA In het BBV is het verplicht om een renteschema op te nemen waaruit de rentekosten en de renteverdeling blijkt. Dit is voor RUD Zeeland niet relevant door het ontbreken van rentekosten.
Versie: ontwerp begroting 2023.docx
29
Begroting 2023
9.3 PARAGRAAF WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING Op 10 juli 2018 stelde het algemeen bestuur het beleidskader Weerstandsvermogen en Risicobeheersing vast. Dit beleidskader implementeerden we op 27 februari 2019 stelden we de resultaten van de eerste risico-inventarisatie vast. Op 1 maart 2021 stelde het algemeen bestuur de geactualiseerde inventarisatie van de risico’s vast.
RISICOSCORE 2023 Op organisatieniveau is per risico de gevolgklasse gerelateerd aan de kansklasse. Zo ontstaat de risicoscore. De risicoscore is bepalend voor de aandacht die een specifiek risico krijgt van het management en het bestuur. De risicoscore (op organisatieniveau) op basis van de geactualiseerde risico-inventarisatie ziet er als volgt uit: Kansklasse
< 10%
Gevolgklasse
10 - 30%
30 - 50%
gemiddeld laag
laag
50 - 70%
> 70%
gemiddeld gemiddeld
hoog
hoog
a, b, c
5
groter dan 50.000
4
tussen 40.000 en 50.000