2021-51a. D21.257958 Bestuursrapportage 2021 def

Bestuursrapportage 2021

1

2

Inhoudsopgave Inleiding.............................................................................................................................................................. 5 PROGRAMMA’S ................................................................................................................................................ 8 Programma Werk, Inkomen en Zorg ............................................................................................................... 10 Programma ICT / Informatievoorziening.......................................................................................................... 17 Programma P&O / Salarisadminstratie............................................................................................................ 21 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien ................................................................................................... 26 PARAGRAFEN ................................................................................................................................................ 29 Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing ..................................................................................... 31 Bijlage Verdeling per deelnemer ..................................................................................................................... 36

3

4

Inleiding Voor u ligt de Bestuursrapportage 2021. Het is, ondanks de lastige corona periode, op hoofdlijnen gelukt om de realisatie van de in de begroting 2021 opgenomen (beleids)uitgangspunten en doelstellingen te realiseren. Daarnaast krijgt u in deze Bestuursrapportage inzicht in de financiële situatie van de GR en de vertaling van besluiten die in een eerder stadium door uw bestuur zijn genomen. Naast de Tozo-regeling is ook de TONK-regeling in opdracht van de 5 gemeenten door de GR opgepakt en uitgevoerd. Voor beide regelingen is een rapportage opgesteld om duidelijk inzicht te geven in de verschillende financiële stromen. De rapportages worden u samen met de Bestuursrapportage 2021 aangeboden. Afgelopen periode zijn de nodige stappen gemaakt om de GR verder door te ontwikkelen naar een toekomstbestendige uitvoeringsorganisatie. Afdeling WIZ heeft haar financiële reservemiddelen uit het voormalig Plan van Aanpak WIZ ingezet om de organisatie van taakgericht om te vormen naar gebiedsgericht met aandacht voor service portals op de verschillende gemeentehuizen. Er is aandacht voor de procesinrichting overeenkomstig de rechtmatigheidsregels en we monitoren de Tozo- en TONK-regeling en stellen deze bij waar nodig. Binnen de afdeling P&O zijn we meer gericht op de interne P&O processen en zijn er afgelopen periode 4 vacante functies ingevuld.

Binnen de afdeling ICT is er een lopend onderzoek naar informatievoorziening en de behoefte aan een meerjaren routekaart voor de informatievoorziening (behoefte/vraag vanuit de gemeenten) ten opzichte van het aanbod wat we als GR organisatie kunnen leveren. Het huidige flexwerken en de nieuwe behoeftes die het post-corona tijdperk met zich mee brengt zorgen voor nieuwe innovaties en mogelijkheden. De GR heeft met het betrekken van de “nieuwe” huisvesting in het stadskantoor Goes direct ook flexibel werken ingevoerd. Hiermee geeft het haar medewerkers de mogelijkheid om een combinatie te maken van thuiswerken en op kantoor. In juli 2021 is er voor alle 5 gemeenten en de GR een nieuw website platform beschikbaar en is er gestart met de vervanging van het personeelsinformatiesysteem (AFAS) en financieel informatiesysteem. Beide moeten eind 2021 gereed zijn voor gebruik. Verder is gestart met een organisatie verander traject “op de pedalen” om als GR te komen tot een juiste sturingsfilosofie en organisatie inrichting. Daarbij is het begrip “opdrachtgever” en “opdrachtnemer” uitgangspunt en is de GR steeds beter in het zich richten op haar core business, namelijk uitvoering geven aan de taken WIZ, ICT en P&O. Daarmee is beleidsvorming en richting vooral voorbehouden aan de 5 gemeenten.

In de eerste helft van 2021 zijn er 2 digitale bijeenkomsten geweest met de klankbordgroep leden van de verschillende raden en zijn de jaarstukken GR 2020 en programmabegroting GR 2022-2025 besproken in een (ZOOM) brede raadsbijeenkomst. De verwachting is dat deze bijeenkomst komende half jaar weer fysiek kan plaatsvinden. Naast deze stukken vanuit de P&C-cyclus is er ook gesproken over de ondersteuning van raden door middel van Notubiz en de ontwikkelingen binnen WIZ (actieplannen, DVO Beschermd Wonen en WMO-besparingen). Ook zijn afgelopen half jaar de taken vroegsignalering (pilot) en implementatie van de inburgeringswet voor wat betreft de uitvoering aan de GR organisatie toegevoegd. Resultaat en analyse Bestuursrapportage Het totale resultaat van deze Bestuursrapportage bedraagt € 74.300.

5

Zoals gebruikelijk heeft een analyse van het hierboven genoemde resultaat plaatsgevonden. Hieronder treft u daarvan een overzicht aan: + +

 Indexering ICT-software licenties. Resultaat Bestuursrapportage

74.300 74.300

Indexering ICT-software licenties Het saldo wordt voornamelijk veroorzaakt door indexering van de prijzen door softwareleveranciers. De kosten van software worden jaarlijks hoger als gevolg van de indexering. Het door de leveranciers gehanteerde indexeringspercentage is hoger dan het indexeringspercentage volgens de VZG-norm waarmee de GR rekening mag houden. Dit leidt tot overschrijding van de begroting. Overigens is een nadere toelichting op de diverse posten die tot dit resultaat leiden opgenomen in de desbetreffende programma’s in deze rapportage. Het hierboven genoemde resultaat wordt opgenomen in de 3e begrotingswijziging 2021, die tegelijkertijd met deze Bestuursrapportage wordt voorgelegd. Structurele doorwerking Een aantal in deze Bestuursrapportage opgenomen kostencomponenten heeft een structurele doorwerking naar de Begroting 2022 en volgende jaren. De desbetreffende posten worden gelijktijdig met deze Bestuursrapportage separaat in een 1e begrotingswijziging 2022 voorgelegd. P.M.C. van den Beemt Directeur GR De Bevelanden

6

Leeswijzer In de programma’s zijn de W-vragen: “Wat willen we bereiken?” en “Wat waren onze voornemens?” opgenomen. Ook treft u waar mogelijk “Indicatoren” aan. De teksten kunnen gedateerd overkomen. De teksten bij deze onderdelen zijn afkomstig uit de vastgestelde programmabegroting 2021 van de GR. Deze teksten hebben een statisch karakter, zodat u bij het onderdeel “Realisatie” kan toetsen of aan de oorspronkelijke W-vragen en indicatoren is voldaan. In de aanbiedingsbrief heeft u een opsomming van “de grote posten” aangetroffen die het resultaat van deze Bestuursrapportage bepalen. Vervolgens wordt per programma een toelichting gegeven op de resultaten van de Programma’s. De peildatum is 1 juli. Tenslotte wordt een doorrekening gemaakt van de gehele Bestuursrapportage 2021 en gaan de verdeelsleutels een rol spelen. Bijvoorbeeld: Het resultaat van het programma ICT wordt volgens de geldende vastgestelde verdeelsleutels toegerekend aan o.a. WIZ, P&O en Informatievoorziening. Hierdoor wordt een deel van het resultaat van het programma ICT via andere programma’s in rekening gebracht bij de deelnemers. Als gevolg hiervan kunnen niet alle tabellen in deze rapportage één op één op elkaar worden aangesloten. Voor deze systematiek is gekozen om tot een zo zuiver mogelijke verdeling van de kosten te komen.

7

PROGRAMMA’S

8

9

Programma Werk, Inkomen en Zorg Ontwikkelingen en aandachtspunten Inkomensondersteuning In 2021 is de Tijdelijke Ondersteuning Zelfstandig Ondernemers (Tozo) verlengd. Over de periode 1 januari tot en met 30 juni zijn Tozo 3 en Tozo 4 uitgevoerd. Over de periode van 1 juli tot 1 oktober is Tozo 5 van kracht. Tot 1 juli 2021 zijn er 467 aanvragen ingediend op basis van de dan geldende Tozo-regeling; 441 aanvragen inkomensondersteuning en 27 aanvragen lening bedrijfskapitaal. Tot 1 juli is aan inkomensondersteuning een bedrag van € 2.252.295 verstrekt en aan leningen bedrijfskapitaal een bedrag van € 155.995. De overheid heeft in 2021 een nieuwe regeling ingevoerd, de Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK). De TONK ondersteunt inwoners met het betalen van woonlasten, wanneer zij als gevolg van de coronacrisis daarmee in de problemen komen. De overheid heeft geen centrale regels voor de TONK opgesteld, maar heeft gemeenten beleidsvrijheid gegeven. Het aantal aanvragen TONK ligt ver beneden het aantal dat werd verwacht. Op 1 juli 2021 waren in totaal 73 aanvragen ingediend. In verband daarmee zijn de beleidsregels versoepeld en geldt er een hogere vermogensgrens. Het effect daarvan is dit moment nog niet zichtbaar.

Armoedebestrijding en schulddienstverlening Per 1 januari 2021 is de nieuwe Kadernota Armoedebestrijding en Schulddienstverlening door de deelnemende gemeenten vastgesteld. De uitwerking van de kaders uit deze nota is afgestemd met de gemeenten. Er zijn afspraken gemaakt wie waar verantwoordelijk voor is. De afspraken zijn gemaakt voor de komende vier jaar, waarbij we ons moeten realiseren dat de vele ontwikkelingen op dit gebied tot een aanpassing kunnen leiden. Voor de uitvoering van schuldhulpverlening hebben we naast de kaders uit de Kadernota ook te maken met de kaders uit de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs). De Wgs is per 1 januari 2021 gewijzigd. Als gevolg van de wijziging zijn er meer mogelijkheden voor gegevensuitwisseling tussen gemeenten en betrokken partijen. Het doel is om de inwoners met problematische schulden te ontzorgen en de snelheid van schuldhulpverlening te bevorderen. Afdeling WIZ geeft hieraan inhoud door middel van het uitvoeren van Vroegsignalering. Hierover heeft begin 2021 besluitvorming plaatsgevonden. In 2021 schrijven we een nieuw Beleidsuitvoeringsplan Schulddienstverlening 2022 en actualiseren we de Beleidsregels Toelating tot de schuldhulpverlening per 2022. Hiervoor werken we samen met de deelnemende gemeenten in een ambtelijke werkgroep beleid schulddienstverlening.

Re-integratie Ambitie is om het uitkeringsbestand te stabiliseren door middel van de poortwachterfunctie en de inzet van re-integratie. In de eerste helft 2021 is sprake van een minimale toename (+ 30) van het uitkeringsbestand. Ondanks de coronamaatregelen, hebben we toch 48% van de trajecten richting werk succesvol afgesloten. Het grootste deel van het uitkeringsbestand bestaat ook in 2021 uit arbeidsintensieve en moeilijk plaatsbare groepen. Met name uit de jonggehandicapten met arbeidsvermogen (voorheen Wajong) en de statushouders. In de eerste helft van 2021 is de provinciale taakstelling voor de huisvesting van statushouders verdubbeld ten opzichte van de eerste helft 2020. Als gevolg van de coronamaatregelen is nog maar de helft van de taakstelling huisvesting statushouders gerealiseerd. Realisatie van de volledige taakstelling betekent een toename van het aantal uitkeringen. Om tot een efficiënte uitvoering te komen, wordt in de tweede helft van 2021 onderzocht in hoeverre kan worden gewerkt met een specifiek doelgroepenbeleid. Voor de diverse doelgroepen zullen mogelijkheden en realistische doelen worden bepaald aan de hand van de duur van de uitkering, de aanwezige beperkingen en de leeftijd. Het werkgevers servicepunt (WSP) is de brug tussen iedereen in de uitkering en de provinciale arbeidsmarkt.

Het is een multidisciplinair team met expertise van analist tot accountmanager. De doelen voor het WSP worden vooraf vastgesteld. Ondanks de coronabeperkingen is het WSP er het eerste halfjaar nagenoeg in geslaagd om de plaatsingen conform doelstelling te realiseren. 10

Sinds januari 2021 is een jobhunter gestart in het Zeeuws team als onderdeel van “Aan de slag in Zeeland”. Dit team bestaat uit jobhunters en jobcoaches afkomstig van het UWV, GR de Bevelanden, Orionis Walcheren, Gemeente Schouwen-Duiveland en Werkservicepunt Zeeuws-Vlaanderen. Deze samenwerking is succesvol en leidt tot plaatsingen, maar ook tot het delen van elkaars netwerk en het leren van elkaar. In de eerste helft van 2021 is het Zeeuwse Mobiliteitsteam tot stand gekomen. Het doel is om werknemers die ontslagen zijn als gevolg van coronacrisis te begeleiden naar een andere betrekking. Hiermee wordt zoveel mogelijk voorkomen dat werknemers onnodig een beroep op de WW of bijstand moeten doen. Het Zeeuwse Mobiliteitsteam werkt nauw samen met het UWV, WSP en de Zeeuwse gemeenten. Met de start van dit team is een waardevolle bijdrage gerealiseerd in het aanbod van re-integratie instrumenten voor burgers die dreigen werkeloos te worden. Gelet op de recente start van het Zeeuwse mobiliteitsteam zijn er op dit moment nog geen resultaten bekend. Een deel van de formatie van het WSP wordt gefinancierd door het werven en binnenhalen van subsidies. Het betreft een bedrag van € 110.500 per jaar. Hierover heeft besluitvorming plaatsgevonden. In de eerste helft van 2021 heeft het WSP in totaal € 251.000 aan subsidies binnengehaald.

Dit is ruimschoots voldoende om de stelpost WSP over 2021 af te dekken. Het resterende deel van de subsidies wordt overgeheveld naar 2022. Zorg Sinds de invoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (WMO) worden burgers aangesproken op eigen initiatief en eigen kracht/verantwoordelijkheid. Het verstrekken van individuele voorzieningen is geen automatisme, maar is pas aan de orde als alle andere oplossingen ontoereikend blijken te zijn. In de praktijk blijkt dat deze (cultuur)omslag bij de burgers tijd nodig heeft. In het eerste half jaar 2021 is hieraan veel aandacht besteed. Oplopende kosten op het gebied van de maatwerkvoorzieningen Wmo, maken het noodzakelijk de organisatie van de ondersteuning aan onze burgers te herzien. De afdeling WIZ heeft in samenwerking met de deelnemende gemeenten gezocht naar mogelijkheden om te besparen op de kosten van maatwerkvoorzieningen. De plannen zijn in het voorjaar 2021 ter besluitvorming voorgelegd aan de gemeenten. In de tweede helft 2021 wordt richting de burgers over bovengenoemde ontwikkelingen en veranderingen gecommuniceerd. Via het Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio (SWVO) loopt het project “Grip op Wmo”. Dit project beoogt ook de kosten van de maatwerkvoorzieningen te verminderen. Hierin participeert de afdeling WIZ.

De DVO Beschermd Wonen (BW) is per 1 januari 2021 uitgebreid met taken rondom het iWmo berichtenverkeer, de toegang tot BW in natura en de regiefunctie rondom Team Thuis, waarbij wordt beoogd burgers die uitstromen uit een BW-voorziening zo goed mogelijk te begeleiden in de overstap naar (meer) zelfstandig wonen. In het najaar 2021 wordt het dagelijks bestuur aanvullend geadviseerd over de inrichting van de toegang tot beschermd wonen en de rol die de afdeling WIZ hierin gaat spelen. Het delegatiebesluit of de DVO wordt hierop aangepast. Sinds 1 januari 2021 werken we met specialisten op het gebied van beschermd wonen, woningaanpassingen en complexe problematiek. Het doel is om te komen tot kostenbeheersing en efficiënte uitvoering. Inkomensondersteuning, armoedebestrijding en schulddienstverlening Wat willen we bereiken?  Wij verstrekken uitkeringen rechtmatig en tijdig.  Wij bestrijden fraude.  Mensen nemen meer verantwoordelijkheid voor hun situatie en dragen bij aan de oplossing van hun problemen en die van anderen. Voor wie dat nodig heeft is een vangnet beschikbaar.  Het aantal huishoudens dat in armoede leeft neemt af door het bieden van voldoende inkomensondersteuning aan hen die het nodig hebben, een groter bereik van de doelgroep en het bieden van meer maatwerk.  Schulddienstverlening wordt voor de vijf Bevelandse Gemeenten op een adequate wijze uitgevoerd.

Daarnaast willen wij bereiken dat er voor iedere inwoner met (dreigende) financiële problemen een passend aanbod komt voor het voorkomen, verminderen of oplossen van schulden. 11

  Indicatoren

Wat gaan we er voor doen?

         

 

     Realisatie





    

Meer inzetten op preventie en vroegsignalering waardoor er minder problematische schuldsituaties en armoede ontstaan. Samenwerking met particuliere organisaties op het gebied van armoedebestrijding en schulddienstverlening. Aantal meldingen uitkering levensonderhoud. Aantal ingediende aanvragen levensonderhoud. Aantal aanvragen minimaregelingen. Aantal aanvragen inkomensondersteunende regelingen. Aantal kinderen dat gebruik maakt van het Jeugdsportfonds. Aantal kinderen dat gebruik maakt van het Jeugdcultuurfonds. Aantal meldingen schulddienstverlening. Aantal aanvragen schuldhulpverlening. Aantal gestarte schuldregelingen. Aanvragen om uitkeringen worden (na de eventuele zoekperiode) voor 95% van de gevallen afgehandeld binnen een termijn van 4 weken na aanvraag en met een foutenpercentage dat ligt binnen de door de accountant gehanteerde normen. Wij werken de kaders uit de kadernota armoedebestrijding en schulddienstverlening vanaf 2021 uit in concreet uitvoeringsbeleid voor WIZ. Wij ondersteunen kwetsbare doelgroepen gericht met maatwerkvoorzieningen op het gebied van inkomen: individuele inkomenstoeslag, individuele studietoeslag, Declaratiefonds, bijzondere bijstand, collectieve zorgverzekering en compensatie chronisch zieken en gehandicapten. Wij leiden door naar hulp en ondersteuning waar nodig en komen zo tot integrale ondersteuning bij armoede.

Wij verstrekken subsidie aan een aantal particuliere organisaties die zich inzetten voor armoedebestrijding. Wij werken mee aan lokale initiatieven gericht op armoedebestrijding. Wij optimaliseren de communicatie/voorlichting over inkomensondersteunende regelingen richting de inwoners van de Bevelandse gemeenten en samenwerkingspartners. Mensen met (dreigende) financiële problemen kunnen met hun hulpvraag terecht op het spreekuur schulddienstverlening. We zoeken naar een passende oplossing (maatwerk). Over de periode januari 2021 tot en met juni 2021 zijn de aanvragen in 93 % van de gevallen binnen een termijn van 4 weken (wettelijke termijn is 8 weken) na aanvraag en met een foutenpercentage dat ligt binnen de door de accountant gehanteerde normen, afgehandeld. Over de periode januari 2021 tot en met juni 2021 verstrekten we de volgende inkomensondersteunende regelingen:  Bijzondere bijstand: 429  Declaratiefonds/minimabeleid: 633  Individuele inkomenstoeslag: 397  Individuele studietoeslag: 0  Nieuwe deelnemers collectieve zorgverzekering: 78  Compensatie chronisch zieken: 582 Bij alle cliënten bij wie een vordering wordt verrekend op de uitkering, is de aflossing in overeenstemming gebracht met de Wet vereenvoudiging derdenbeslag. Er zijn beleidsregels TONK vastgesteld.

In de periode januari 2021 tot en met juni 2021 zijn 73 aanvragen TONK ingediend, daarvan zijn er 55 toegekend en 13 afgewezen en 5 in behandeling. Wij verstrekten tot 1 april 2021 uitkeringen op grond van TOZO 3 en vanaf 1 april 2021 tot 1 juli 2021 op grond van TOZO 4. In de periode januari 2021 tot en met juni 2021 zijn 467 aanvragen TOZO 3 en 4 ingediend. 12

 

De invoering en uitvoering van Vroegsignalering is vanaf 1 september 2021 geborgd met convenanten. Momenteel is er wel opvolging aan binnenkomende signalen vroegsignalering. Wij hebben de teksten over onze regelingen en dienstverlening voor de nieuwe website aangepast.

Re-integratie Wat willen we bereiken?

Indicatoren Wat gaan we er voor doen?

Realisatie

 Wij willen de Bevelandse inwoners stimuleren tot zelfstandige participatie in de samenleving, dat wil zeggen een zo hoog mogelijke arbeidsparticipatie dan wel maatschappelijke participatie.  Bij toeleiding naar werk gaat de voorkeur uit naar duurzame arbeidsparticipatie (minimaal 6 maanden), maar ook tijdelijke plaatsingen op betaald werk zijn waardevol.  Concrete doelstelling is stabilisering van het uitkeringsbestand, dat wil zeggen dat de uitstroom uit de uitkering in een kalenderjaar even hoog is als de instroom.  Succespercentage van 50% bij trajecten betaald werk.  Een preventiequote rendement van 50%.  Het op weg helpen van inwoners naar betaald werk en maatschappelijke participatie waarbij tijdens het traject naar werk zo nodig een inkomensvoorziening op basis van de Participatiewet wordt geboden.  Aanbieden van trajecten betaald werk (trede 3 en hoger van de participatieladder) met een succespercentage van 50%, dat wil zeggen dat 50% van de trajecten betaald werk binnen een periode van 1 jaar leidt tot plaatsing op een betaalde baan dan wel instroom in een opleiding met studiefinanciering.  Aanbieden van participatietrajecten aan de personen in trede 2 van de participatieladder; het gaat om het verrichten van maatschappelijk nuttige activiteiten in de vorm van een tegenprestatie, vrijwilligerswerk of mantelzorg.

 Invulling geven aan de poortwachterfunctie dat wil zeggen dat in de aanvraagperiode de klant maximaal wordt aangesproken op diens mogelijkheden om geen beroep op een uitkering te hoeven doen, door het aanvaarden van betaald werk of het aanspreken van voorliggende voorzieningen. Beoogd resultaat is een rendement van 50%, dat wil zeggen dat 50% van degenen die zich melden voor een uitkering uiteindelijk niet instromen in de bijstand (preventiequote).  Personen met een gemeentelijke uitkering zijn verplicht om mee te werken aan hun re-integratie; als zij niet aan deze verplichtingen voldoen, dan volgt er handhaving in de vorm van het opleggen van een maatregel (korting op de uitkering). Het besluit tot het opleggen van een maatregel komt tot stand na het beoordelen van de ernst van de gedraging, de verwijtbaarheid en eventuele bijzondere omstandigheden. Handhaving maakt integraal onderdeel uit van de werkprocessen van activering (re-integratie) en de poortwachter functie.  Succespercentage van 48% bij trajecten betaald werk (46% in 2020).  Een preventiequote rendement van 45% (52% in 2020).  We hebben de teksten over onze regelingen en dienstverlening voor de nieuwe website aangepast.

Zorg Wat willen we bereiken?

 Inwoners zijn primair zelf eigenaar van hun problemen en verantwoordelijk voor het vinden van oplossingen om invulling te geven aan hun eigen leven. De afdeling WIZ richt zich daarom op: o Het versterken van de eigen verantwoordelijkheid, de onafhankelijkheid en het sociale netwerk van burgers en 13

samenleving; Het organiseren van effectieve ondersteuning voor inwoners die dat nodig hebben; o Het zoeken naar een nieuw evenwicht tussen de verantwoordelijkheden van overheid en burger op het terrein van de maatschappelijke ondersteuning. Bij inwoners die ondersteuning vragen wordt de persoonlijke situatie integraal in kaart gebracht om zodoende een passende oplossing te zoeken. De ondersteuning door de afdeling WIZ kan (achtereenvolgens) bestaan uit: o het stimuleren van de eigen kracht; o het benutten van de sociale omgeving van de burger; o het inzetten van algemene of collectieve voorzieningen; o het inzetten van maatwerkvoorzieningen. In afstemming op de voorzieningen die door gemeenten worden gecreëerd in het voorliggende veld, door het benutten van de eigen mogelijkheden van de burger en zijn omgeving, en het bieden van maatwerk trachten wij de uitgaven beheersbaar te houden. Aantal ontvangen meldingen Wmo. Aantal afgelegde huisbezoeken bij nieuwe cliënten. Tijdig en correct beslissen. Aantal uitstaande maatwerkvoorzieningen. Structureel afstemmingsoverleg met de beleidscollega’s van de vijf gemeenten. Deelname aan gebiedsteams/ sociale teams van de vijf gemeenten. We handelen meldingen binnen de onderzoekstermijn van 6 weken af. Indien er een aanvraag komt handelen we deze binnen 2 weken af.

We informeren betrokkenen actief en duidelijk over cliëntondersteuning, regels en voorwaarden. Ook gedurende het proces worden cliënten mondeling geïnformeerd over de voortgang. Maatwerk realiseren volgens de principes van de Kanteling. De mogelijkheden in de directe omgeving van de burger beter benutten door gebiedsgericht te werken. Via een individueel gesprek (“gesprek aan de keukentafel”) wordt bij ten minste iedere nieuwe klant de persoonlijke situatie in kaart gebracht. De afdeling WIZ is een ketenpartner in de lokale gebiedsgerichte teams. Klanten met meervoudige problematiek worden in samenwerking met de partners in de gebiedsgerichte teams gezamenlijk opgepakt. Tot 1 juli 2021 zijn 2.088 meldingen in behandeling genomen. Tot 1 juli 2021 zijn 1.733 aanvragen in behandeling genomen. In de eerste maanden zijn, vanwege de coronamaatregelen, conform de landelijke richtlijnen vrijwel geen huisbezoeken uitgevoerd. Alleen noodzakelijke huisbezoeken zijn uitgevoerd, waarbij de nodige voorzorgsmaatregelen zijn getroffen. Bij de meldingen werd 57% (51% in 2020) binnen de wettelijke termijn afgehandeld, bij de aanvragen bedroeg dat percentage 85% (77% in 2020). In de meeste gevallen heeft de klant wel al een passende voorziening ontvangen voordat de formele afhandeling werd afgerond. Op 1 mei 2021 is het aantal uitstaande maatwerkvoorzieningen: 13.768.

Dit betreft 7.561 unieke klanten. Klantmanagers Zorg participeren in alle 5 lokale gebiedsgerichte teams voor de aanpak van complexe problematiek. Hiervoor worden vaste contactpersonen (klantmanagers) ingezet. We hebben de teksten over onze regelingen en dienstverlening voor de nieuwe website aangepast. o





Indicatoren

Wat gaan we er voor doen?

      

  

Realisatie

  



  

14

Budgettaire mutaties Budgettaire mutaties die voortvloeien uit de vastgestelde AB en DB-besluiten. 1 2 3

Besluitdatum 31-5-2021 (DB) 31-5-2021 (DB) 31-5-2021 (DB)

Advies

Project "Kanteling Werk, Inkomen en Zorg” Project “Verbeteren Kwaliteit Bedrijfsvoering Werk, Inkomen en Zorg" Wet Inburgering

Opmerking vooraf bij opgenomen bedragen uit de kolom “Mutatie”:  + : meer lasten/minder baten  -/- : minder lasten/meer baten Verwerking van besluiten AB en DB 1) Project “Kanteling Werk, Inkomen en Zorg” Op 31 mei 2021 is door het DB besloten om het project “Kanteling Werk, Inkomen en Zorg” te starten en te laten begeleiden door een externe projectleider. De insteek van het project is een heroriëntatie op de inrichting van de afdeling WIZ. De kosten van het project worden gedekt vanuit de post onvoorzien (voorheen middelen Plan van Aanpak WIZ).

0

2) Project “Verbeteren Kwaliteit Bedrijfsvoering Werk, Inkomen en Zorg” Op 31 mei 2021 is door het DB besloten om het project “Verbeteren Kwaliteit Bedrijfsvoering Werk, Inkomen en Zorg” te starten en te laten begeleiden door externe projectleiders. De kosten van het project worden gedekt vanuit de post onvoorzien (voorheen middelen Plan van Aanpak WIZ) en door inzet van eigen middelen.

0

3) Wet Inburgering In de vergadering van 31 mei 2021 heeft het DB besloten in te stemmen met de implementatie en uitvoering van de nieuwe Wet Inburgering. Voor 2021 worden de bedragen gefactureerd aan de deelnemende gemeenten. Vanaf 2022 wordt dit opgenomen in het Uitvoeringsplan WIZ en wordt dit opgenomen in de 2e begrotingswijziging 2022.

0 0

Overige verschuivingen/mutaties binnen de budgetten van de GR (boven € 20.000) Extern Personeel Het budget wordt per saldo verhoogd voor de kosten van inhuur extern personeel Team Zorg en Inkomen en verlaagd voor de dekking van de kosten van het project “Verbetering Kwaliteit Bedrijfsvoering Werk, Inkomen en Zorg”. Overige goederen en diensten Per saldo wordt de raming verhoogd. Dit wordt veroorzaakt door onder andere:  Project “Kanteling Werk, Inkomen en Zorg”;  Project “Verbeteren Kwaliteit Bedrijfsvoering Werk, Inkomen en Zorg";  Centraliseren kosten software bij de afdeling ICT;  Kosten loonwaardebepalingen en de kosten voor het bevragen van de Basisregistratie Personen (BRP); Drukwerk, papier en enveloppen De raming wordt structureel verlaagd en wordt ingezet als dekking voor de kosten van abonnementen. Daarnaast wordt de raming incidenteel verlaagd en ingezet als dekking voor overschrijdingen binnen de kostenplaats WIZ. Opleidingskosten De raming wordt verlaagd en ingezet als dekking voor de inhuur van extern personeel.

15

139.000

I

246.600

I

- 3.300 - 18.000

S I

- 24.000

I

Werk door derden Voor de dekking van de kosten van afronding van het project Vroegsignalering (2019 – 2021) wordt een bedrag toegevoegd vanuit de reserve overheveling budgetten. Daarnaast hevelen we het restant bedrag van deze post over naar inhuur extern personeel. Werk voor derden Dit wordt veroorzaakt door onder andere: 1. Meer subsidies ontvangen door het Werkgeversservicepunt (WSP) dan het bedrag waarmee in de begroting als dekking voor de salariskosten rekening is gehouden. Dit bedrag wordt ingezet om de kosten extern personeel en doorbetaling van subsidie aan gemeenten Schouwen te dekken. Het resterende bedrag wordt toegevoegd aan de reserve overhevelen budgetten voor dekking van de stelpost WSP 2022; 2. In 2021 is met de gemeente Tholen een DVO afgesloten voor schulddienstverlening. Deze is met terugwerkende kracht in 2020 ingegaan. Deze opbrengst wordt structureel bij geraamd; 3. Middelen 2021 voor de uitvoering van de Wet Inburgering. Hiervan wordt een deel gebruikt voor de salariskosten jobhunter en een deel wordt toegevoegd aan de reserve overheveling budgetten voor de uitvoering van de Wet Inburgering 2022.

- 84.850

I

- 298.300 - 15.000

I S

3.300 2.877

S I

Overige mutaties < € 20.000 Totale wijziging binnen dit programma (positief = meer lasten)

- 51.673 -/-/-

Waarvan incidenteel Waarvan structureel

Reserve Overheveling Budgetten Onttrekkingen: -/ € 16.550 als dekking voor de kosten van inhuur voor het project Vroegsignalering tot 1 april 2021;  € 58.000 als dekking voor de salariskosten van de trainee Activering. Toevoegingen: +  € 80.600 vanuit de ontvangen subsidies WSP als dekking voor de stelpost;  € 70.000 vanuit de middelen Inburgering als dekking voor de kosten uitvoering + Wet Inburgering.

16

36.673 15.000

74.550 I

80.600 I 70.000 I

Programma ICT / Informatievoorziening Inleiding De afdeling ICT bestaat uit ICT-beheer (systeembeheer, netwerkbeheer, databasebeheer, servicedesk) en Informatievoorziening (Informatiemanagement, Projecten, Informatieveiligheid en functioneel beheer). Ten behoeve van de dienstverlening aan de deelnemers is er een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) opgesteld voor ICT-beheer. Individuele maatwerkafspraken worden in onderling overleg gemaakt en doorberekend. Ieder jaar wordt een jaarplan gemaakt voor de afdeling. Door digitaal werken, digitaal opslaan en steeds uitgebreidere data-analyse neemt de noodzaak toe om meer te focussen op kwaliteit en beveiliging van gegevens. Ontwikkelingen De afdeling ICT is bezig om actuele en toekomstige zaken met elkaar te verbinden en in een integraal beeld ICT te beschrijven. Doel van het stuk is om op strategisch, tactisch en operationeel niveau aan te geven wat er nodig is om aan de behoeften van de gemeenten en GR in een veranderende digitale samenleving te voldoen. Met KBenP wordt gewerkt aan ontwikkeling van informatiebeleid. Hierdoor ontstaat een kader voor de verdere uitvoering op operationeel niveau en grip op de financiën, onder andere aan de hand van een meerjarenplanning. ICT Beheer Wat willen we bereiken? Indicatoren

Wat gaan we er voor doen?

Realisatie

Maximale beschikbaarheid van de software voor de gebruikers binnen de Bevelandse gemeenten en de GR.  De systeemomgeving (inclusief databases en netwerk) heeft tijdens de hieronder opgenomen kantooruren (beschikbaarstelling extra) een uptime van minimaal 99%.  De servicedesk streeft er naar om 75% van de incidenten meteen (binnen 30 minuten) in de 1e lijn af te handelen.  Incidenten worden volgens een impactmatrix afgehandeld. Voor het afhandelen van de incidenten in de 2e lijn wordt een norm van 90% binnen de afgesproken doorlooptijden gehanteerd.  Periodiek overleg tussen de afdeling ICT en adviseurs.  Stimuleren van het gebruik van de aanwezige hulpmiddelen.  Toepassen van de vervangingsstrategie voor hard- en software. Hiervoor wordt patch-, release en changemanagement gekoppeld aan de vervangingscyclus van de hardware.  De benodigde aard en omvang wordt afgestemd door met het team Informatievoorziening vooruit te kijken naar de ontwikkelingen en deze te vertalen naar benodigde capaciteit centraal en op de werkplek.  Door ontwikkelen van het beschikbaar stellen van de technische mogelijkheden en het wegwijs maken van gebruikers hier in. Het ontwikkelen van een implementatiestrategie. Niet alleen spullen en software plaatsen waar om gevraagd wordt, maar ook instrueren van medewerkers voor gebruik ervan.

 Inzet van middelen om gebruikers te ondersteunen bij het voorkomen van het verstoren van de dienstverlening.  Uitvoeren functioneel beheer van de generieke applicaties zoals kantoorautomatisering, e-mail/agenda, e.d.  Proactieve monitoring van de systemen.  Beschikbaarheid ICT-systemen (totale infrastructuur inclusief netwerk 17



   

en onderhoud) tijdens kantoortijden > 99%. De 1e lijns servicedesk handelde in het 1e halfjaar 2021 5.555 meldingen af (2020 5.980) en deed dat voor ruim 76% (2020 79%) binnen de afgesproken servicenorm. De 2e lijn handelde 91% (2020 92%) van de meldingen af binnen de afgesproken doorlooptijden. Functionaliteit op de thuiswerkplek Centraliseren huisvesting GR en flexwerkconcept GR + diverse deelnemers. Uitrol apparatuur voor GR en deelnemers om uniform thuis en flexibel op kantoor te kunnen werken (500 MTC’s, dockingstations).

Informatievoorziening Wat willen we bereiken?

Indicatoren

Wat gaan we er voor doen?

Realisatie

Goede en veilige informatievoorziening. De gegevens op de juiste plaats in de juiste vorm op de juiste tijd beschikbaar. Eenmalig vastleggen en meervoudig gebruik.  Een gegeven wordt eenmalig vastgelegd en meervoudig gebruikt.  Applicaties worden eenduidig ingericht en beheerd.  Gegevens worden veilig opgeslagen en beheerd.  Gegevens worden op een veilige manier alleen gedeeld met daartoe geautoriseerde entiteiten.  Projecten worden op dezelfde wijze beschreven en ondersteund.  Periodiek overleg tussen de Informatiemanager en deelnemers.  Invulling geven aan het verder harmoniseren en standaardiseren van (werk)processen bij de deelnemers.  Uitvoeren functioneel beheer voor de Makelaarsuite (gegevensmakelaar), websites, en Mens Centraal.  Centraliseren van overige functioneel beheer als de situatie er om vraagt en/of dit het verstandigste is om te doen in de specifieke situatie.  Adviseren deelnemers op het gebied van informatievoorziening en informatieveiligheid.  Invullen van de rol van Chief Information Security Officer (CISO) voor de GR. Alsmede de rol van Privacy Officer en Security Officer voor deelterreinen zoals Mens Centraal en Suwi.  Invullen van de rol van Functionaris Gegevensbescherming (FG).  Afstemmen werkwijze functioneel beheer met contactpersonen bij de deelnemers.  Projecten leiden en eraan deelnemen.

Samen met de deelnemers wordt jaarlijks een projectenplan samengesteld waarin de prioriteit wordt aangegeven inclusief wie de projectleiding doet, opdrachtgever en -nemer is en welke tijdsinvestering dit vraagt.  Begeleiding, aanbesteding en implementatie websites.  Aanbesteding en opstart implementatie financieel systeem en E-HRM.  Er zijn geen veiligheidsissues geweest (datalekken) in het eerste half jaar 2021.  Systemen up to date gehouden om aanvallen van buiten te voorkomen  De rollen van CISO en FG zijn tijdelijk binnen de formatie van Informatievoorziening ingevuld. Definitieve invulling van deze rollen gaat nog plaatsvinden.  De verplichte (ENSIA) audits en pentest zijn uitgevoerd. De bevindingen worden opgepakt.

18

 Functioneel beheer op 5 verschillende systemen waaronder de in juni 2021 in gebruik genomen nieuwe websites van de deelnemers en gemeenten.

19

Budgettaire mutaties Opmerking vooraf bij opgenomen bedragen uit de kolom “Mutatie”:  + : meer lasten/minder baten  -/- : minder lasten/meer baten Overige verschuivingen/mutaties binnen de budgetten van de GR (boven € 20.000) Salarissen en Sociale Lasten Het doorlichten van de salarissen en sociale lasten laat een overschot zien als gevolg van het (tijdelijk) niet invullen van de vacatureruimte projectleider.

- 63.800

I

112.000

I

70.100

I

Externe advieskosten De kosten van het rapport van KBenP met betrekking tot strategisch advies informatievoorziening waren niet in de begroting opgenomen.

43.500

I

Datacommunicatiekosten De raming wordt per saldo verhoogd als gevolg van een verhoging ten behoeve van de kosten Egem Zorgmail en een verlaging als dekking voor de inhuur extern personeel.

23.200

I

55.000 98.600

I S

Overige mutatie < € 20.000

- 8.700

I

Totale wijziging binnen dit programma (positief = meer lasten)

329.900

Extern Personeel De raming wordt verhoogd als gevolg van de inhuur van externe projectleiders voor de implementatie van het nieuwe financieel systeem en E-Hrm systeem. De dekking vindt plaats vanuit de salarissen en overige budgetten ICT. Overige goederen en diensten Als gevolg van de implementatiekosten van de nieuwe website, het nieuwe financieel systeem, het nieuwe E-Hrm systeem en de kosten van de audit DigiD zijn er meer kosten dan begroot.

Software De raming wordt per saldo verhoogd door het volgende:  Indexering van de kosten van software. Het indexeringspercentage is hoger dan de VZGnorm;  Verhoging van de kosten als gevolg van meer bevragingen Basisregistratie Personen (BRP);  Centraliseren kosten software binnen de GR;  Terugbetaling Decos 2020;  Beëindiging software;  Dekking voor datacommunicatiekosten; Met deelnemende gemeenten is afgesproken dat uitbreiding licenties en/of functionaliteit software en aanpassing lopende contracten rechtstreeks worden uit gefactureerd. Vanaf het jaar 2022 worden deze kosten structureel opgenomen in de begroting van de GR. Deze zijn terug te vinden in de 1e begrotingswijziging 2022.

+ +

Waarvan incidenteel Waarvan structureel

20

231.300 98.600

Programma P&O / Salarisadminstratie Inleiding Voor het team HRM staat het jaar 2021 in het teken van de uitvoering van het Vervolg plan van aanpak versie 1.1 definitief vastgesteld in DB van 12 april 2021. De belangrijkste ontwikkel- (growing concern) punten zijn samengevat:  Aansturing vindt plaats door een teamleider HRM  Nieuwe functies formeel toewijzen aan medewerkers en vacatures invullen  Opstellen (taak/resultaat) profielen en inpassen in functieboek GR;  Huisvesting team op één locatie (huisvestingsplan GR);  Teamontwikkeling in samenspraak met het team;  Procesmanagement stapsgewijs oppakken;  Overlegstructuren HRM evalueren en in samenspraak met het team verbeteren. Centraal staat (going concern) voor het team HRM de dienstverlening zoals weergegeven in de onderstaande producten diensten catalogus. De productencatalogus van de afdeling P&O bestaat uit de volgende producten en diensten. Diensten Activiteiten Personeelsen Zorgdragen voor correcte uitvoering van salarisadministratie  personeel- en salarisadministratie, inclusief de verwerkingen naar ABP en Belasting(en)  managementinformatie Personele Instrumenten Adviseren en toepassen van beleid en instrumenten op het gebied van  In-, door- en uitstroom, waaronder werving & selectie, arbeidsmarktcommunicatie, mobiliteit, etc.

 Functioneren (inclusief functiebeschrijvingen, functiewaardering, etc.) en beoordelen.  Beloning.  Mogelijkheden e-HRM systeem toepassen en uitbreiden. Arbeidsomstandigheden  Advisering en uitvoering geven aan verzuimbeleid.  (Beleids-)Voorstellen voor afzonderlijke opdrachtgevers of collectief.  Uitvoeren en begeleiden/monitoren van RI&E’s.  Afsluiten en bewaken van contracten met Arbodienstverleners en vertrouwenspersoon. Managementadvies Advisering aan leidinggevenden over  Organisatie inrichting/ontwikkeling.  Personeelsbezetting.  (Strategische) Personeelsplanning.  Organisatiecultuur.  Integriteitsvraagstukken en inbedding instrumenten. Arbeidszaken  Advisering en toepassen arbeidsrechtelijke aangelegenheden.  Beleidsvoorstellen en toepassen arbeidsvoorwaarden.  Monitoring en implementatie wet- en regelgeving (waaronder CAO). Opleidingen  Adviesfunctie medewerkers en leidinggevenden.  Ontwikkeling en implementatie beleidsvoorstel opleidingen.  Implementeren en onderhouden e-learning Medezeggenschap/GO  Adviesfunctie WOR bestuurder.  Organiseren/coördineren GO.

21

In overleg met de gemeenten en de GR kan de productencatalogus worden aangepast. Als activiteiten worden gevraagd die niet tot de productencatalogus behoren, worden aanvullende afspraken gemaakt. Om dit te bereiken worden de volgende acties ingezet. Wat willen we bereiken? Indicatoren

Wat gaan we doen?

Realisatie

 Invulling geven aan de 3 K’s (kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid).  Werken binnen beschikbaar gesteld budget P&O.  Solistische functies komen (bijna) niet voor.  Tevredenheid gemeenten en GR over de dienstverlening van de afdeling P&O aan de hand van de DVO.  Strakke budgetdiscipline  Focus op standaardpakket diensten P&O (in overleg met deelnemers).  Bevorderen deskundigheid in algemene zin, regelen vervanging.  Werkprocessen zo mogelijk uniformeren, standaardiseren en digitaliseren.  Overleg met de gemeenten over de dienstverlening in het Deelnemersoverleg en door P&O advies.  Waar mogelijk gezamenlijk inkopen van diensten.  1 januari is gestart met de uitvoering van het Vervolg plan van aanpak versie 1.1. De invulling van de producten diensten catalogus wordt volledig opgepakt binnen beschikbaar gesteld budget.  Gestuurd wordt op “de basis op orde” wat betekent dat de focus ligt op het standaardpakket diensten (producten diensten catalogus).  Jaarplan P&O is in overleg met deelnemers vastgesteld. Hierin zijn afspraken gemaakt over harmoniseren op gebied van werving en selectie, introductie en uitvoeringsbepalingen salarisadministratie. Daarnaast is na een aanbesteding een nieuw contract voor flexibele arbeid afgesloten met elke deelnemende organisatie en een externe partij en wordt de implementatie nieuw e-Hrm systeem afgerond op 3112-2021.

Naast de drie K’s is een viertal generieke (kern) competenties opgesteld. Deze worden als volgt ingevuld: Wat willen we bereiken?  Invulling geven aan klantgericht, resultaatgericht, kostenbewust en transparant handelen. Indicatoren  Monitoren dienstverlening afdeling P&O.  Gemeenten en GR bereiken hun P&O doelen.  Dienstverleningsovereenkomst met eventueel aanvullende SLA.  Werken binnen beschikbaar budget.  Verbeteren van producten en diensten; efficiënte en effectieve inzet van inzet van mensen en middelen.  Reductie van kosten. Wat gaan we doen?  Evaluaties dienstverlening P&O met daaropvolgend plan van aanpak.  Werken binnen de gestelde kaders DVO en eventueel aanvullende SLA’s.  Verantwoording op de inzet van middelen en de resultaten daarvan.  Doorontwikkeling van de afdeling aan de hand van het Plan van Aanpak en nieuwe inzichten Realisatie  Uitvoering geven aan Plan van aanpak P&O versie 1.1 welke is vastgesteld in Dagelijks Bestuur van 12 april 2021  Eerste stappen doorontwikkeling Team HRM (afdeling P&O) zijn ingezet: de formatie is na drie interne- en vier externe sollicitatieprocedures op sterkte vanaf medio juli 2021, werkoverleg is geherstructureerd, nu het nieuwe team volledig bezet is, wordt gestart met

22

teambuildingsactiviteiten. Wat willen we bereiken? Indicatoren Wat gaan we doen? Realisatie

Wat willen we bereiken?

Indicatoren

Wat gaan we doen?

Realisatie

Invulling geven aan centrale en decentrale P&O activiteiten die zijn opgenomen in het P&O jaarplan  Vastgesteld P&O jaarplan inclusief planning  Monitoren planning aan de hand van jaarplan in deelnemersoverleg, kwartaaloverleg gemeenten en (individuele) gesprekken medewerkers.  Elk kwartaal rapporteert HRM in het deelnemersoverleg over de voortgang van het jaarplan 2021. Hierin opgenomen zijn: aanbestedingen / inkooptrajecten, ontwikkeling HRM beleid en harmonisatieprojecten. Deze activiteiten worden uitgevoerd naast het standaard dienstenpakket.  Tijdig uitbetalen van salarissen.  Organisatieontwikkeling GR.  Motivatie en plezier in het werk bevorderen.  Zorgdragen voor een aanvaardbare werkdruk.  Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.  Een laag verzuim.  Actuele functiebeschrijvingen.  Werkoverleg en teamsessies om tot een goede en effectieve afstemming van taken te komen en de onderlinge samenwerking te bevorderen.  Medewerkersgesprekken waarin ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.  Certificaten, bewijs van deelname en diploma’s opgenomen in personeelsdossier.  Verzuimpercentage onder landelijk gemiddelde.  Medewerkerstevredenheidonderzoek.  Werkoverleg per klantteam en functionele teams houden.  Inzetten op continue ontwikkelen o.a. d.m.v. Lean.  Medewerkersgesprek GR inzetten en uitbouwen.  Inspiratieteams inzetten.

 Zorgdragen voor een gezonde werkbelasting van medewerkers en aandacht voor de werkplek.  Actief verzuimbeleid uitvoeren.  Per afdeling/team en voor de totale organisatie GR opvolgen van de bevindingen van het medewerkersonderzoek.  Werkoverlegstructuur binnen HRM is aangepast. Eén maandelijks teamoverleg en functionele en klantteamoverleg, samenwerken en efficiënt en effectief overleg is het devies.  HRM voert regelmatig medewerkersgesprekken waarbij de focus ligt op resultaten en ontwikkeling (R&O-gesprekken).  De aandacht voor een gezonde werkbelasting in coronatijd vraagt andere zaken dan voorheen. We zetten in op aandacht vanuit leidinggevenden, stimuleren van nieuwe contactvormen en meer contact, online bijeenkomsten (ook met externe spreker).  Aandacht voor verzuim is geïntensiveerd na invoering van het MT-HR beraad waar actueel verzuim en preventieve maatregelen besproken worden.  Elk team en het MT voor de hele organisatie heeft een plan naar aanleiding van het medewerkeronderzoek opgesteld in overleg met het team.

23

Wat willen we bereiken? Indicatoren

Wat gaan we doen?

Realisatie

De GR manifesteert zich als een goede en aantrekkelijke werkgever, een innovatief en actief HRM beleid initiëren.  Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling.  Stimuleren vitaliteit medewerkers.  Gebruik maken van uitloopschalen.  Loopbaanbeleid/gesprekken voeren.  Mogelijkheid om “mobiliteitskandidaat” te zijn.  Mogelijkheid van flexibel en plaatsonafhankelijk werken.  Inzet van Strategische personeelsplanning.  Afnemen RI&E per 3 of 4 jaar.  Frequent medewerkeronderzoeken uitvoeren.  Er is een werktijdenregeling en regeling telewerken die ruimte biedt om flexibel te werken. Medewerkers voorzien van passende middelen.  Op basis van een beoordeling kunnen medewerkers in aanmerking komen voor de uitloopschaal, na 5 jaar maximum functieschaal.  Voeren van een innovatief Personeelsbeleid GR.  De regeling telewerken is naar aanleiding van het nieuwe huisvestingsplan aangepast. Medewerkers spreken met hun leidinggevende af op welke dag(en) zij niet op kantoor werken. Elke medewerker die thuiswerkt kan de kosten voor het inrichten van de thuiswerkplek onder voorwaarden declareren. Hiermee borgen we ook thuis een ergonomisch goede werkplek.  Binnen de GR is aandacht voor de ontwikkeling van het HRM beleid op gebied van Werving en selectie, Management development, evaluatie gesprekscyclus, verzuimbeleid, huisvesting.

24

Budgettaire mutaties Budgettaire mutaties die voortvloeien uit de vastgestelde AB en DB-besluiten. 1

Besluitdatum 12-4-2021 (DB)

Advies Plan van Aanpak P&O

Opmerking vooraf bij opgenomen bedragen uit de kolom “Mutatie”:  + : meer lasten/minder baten  -/- : minder lasten/meer baten Verwerking van besluiten AB en DB 1) Plan van Aanpak P&O In het DB-besluit is besloten om uitvoering te geven aan het Plan van Aanpak P&O.

0

Overige verschuivingen/mutaties binnen de budgetten van de GR (boven € 20.000) Salarissen en Sociale Lasten Het doorlichten van de salarissen en sociale lasten laat een overschot zien. Dit is het gevolg van het (tijdelijk) niet invullen van vacatures en het benoemen van medewerkers in een aanloopschaal.

- 215.000

I

Inhuur extern Personeel Gedurende het implementatietraject nieuw E-Hrm systeem is inhuur van extern personeel nodig voor het schaduwdraaien van de Hrm systemen.

86.700

I

Interne Mobiliteit De raming wordt verhoogd als gevolg van de kosten voor de betaling van de WWuitkeringen.

45.300

I

- 15.000

S

- 60.000

I

- 100 3.100

I S

Organisatieontwikkeling Deze kosten worden centraal gealloceerd onder de hulpkostenplaats Directie. Doorberekende kosten De raming wordt verhoogd op basis van de doorbelasting van de salarislasten van een medewerker die bij het SWVO is gedetacheerd Overige mutatie < € 20.000 Totale wijziging binnen dit programma (positief = meer lasten)

- 155.000

Waarvan incidenteel Waarvan structureel

-/-/-

143.100 11.900

Reserve Overheveling Budgetten De volgende bedragen worden onttrokken:  € 35.000 als dekking voor de uitvoering van het Plan van Aanpak P&O.

-/-

35.000 I

25

Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien De exploitatie van de GR de Bevelanden 2020 sloot af met een positief resultaat van € 630.744. Bij het vaststellen van de jaarrekening 2020 is besloten om een bedrag van € 116.117 te storten in de reserve overhevelen budgetten en een bedrag van € 514.627 te storten in de Algemene reserve. De begrotingswijziging als gevolg van het vaststellen van de jaarrekening 2020 en de daarbij vastgestelde bestemming van het rekeningresultaat 2020 is verwerkt in de begrotingswijziging behorend bij deze Bestuursrapportage.

26

Budgettaire mutaties Budgettaire mutaties die voortvloeien uit de vastgestelde AB en DB-besluiten. 1

Besluitdatum 31-5-2021 (DB)

Advies Kosten inrichting en ingebruikname 5e verdieping stadskantoor Goes

Opmerking vooraf bij opgenomen bedragen uit de kolom “Mutatie”:  + : meer lasten/minder baten  -/- : minder lasten/meer baten Verwerking van besluiten AB en DB 1) Inrichten en ingebruikname 5e verdieping stadskantoor Goes Door het DB besloten om in te stemmen met de kosten voor inrichting en ingebruikname van de 5e verdieping in het stadskantoor gemeente Goes. Dekking komt vanuit de post onvoorzien.

0

Overige verschuivingen/mutaties binnen de budgetten van de GR (boven € 20.000) Salarissen en Sociale Lasten De DVO communicatie met de gemeente Goes is opgeheven per 1 januari 2021. Voor de uitvoering van de werkzaamheden en vervanging in verband met ziekte hebben we een junior communicatiemedewerker in dienst genomen;

57.500

I

- 209.777

I

22.500

I

- 55.000 91.500 - 10.000

I I S

Overige mutaties < € 20.000

700 12.600

I S

Totale wijziging binnen dit programma (positief = meer lasten)

- 89.977

Nader in te delen overige goederen en diensten Hieronder wordt de post onvoorzien verantwoord. Uit de post onvoorzien worden de volgende kosten gedekt:  Inrichting en ingebruikname van de 5e verdieping stadskantoor Goes;  Project "Kanteling Werk, Inkomen en Zorg”;  Project “Verbeteren Kwaliteit Bedrijfsvoering “Werk, Inkomen en Zorg”;  Uitvoeren Verbijzonderde Interne Controle (VIC) door externe inhuur;  € 5.277 vrijval ten behoeve algemene dekking Overige goederen en diensten Conform het DB-besluit worden de kosten voor de inrichting en ingebruikname 5e verdieping stadskantoor Goes hieronder verantwoord. Werk door derden De raming wordt per saldo verhoogd door het volgende: In de DVO Documentaire Informatievoorziening wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de prijsindexcijfers van het CBS. Deze indexering is hoger dan de VZG-norm die de GR hanteert. In de afgelopen jaren is de DVO DIV hierdoor onvoldoende geïndexeerd In de afgelopen jaren is de DVO DIV hierdoor onvoldoende geïndexeerd en komen we tekort op dit budget;  De Verbijzonderde Intern Controle (VIC) 2021 wordt uitgevoerd door externe inhuur;  De DVO communicatie is opgeheven per 1 januari 2021;  De DVO verzekeringen is opgeheven per 1 januari 2021.

-/+

Waarvan incidenteel Waarvan structureel

27

92.577 2.600

Recapitulatie budgettaire mutaties Programma

Bedrag

Programma Werk, Inkomen en Zorg Programma ICT/Informatievoorziening Programma P&O / Salarisadministratie Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Mutatie reserve overheveling budgetten Resultaat Bestuursrapportage

-/+ -/-/+ +

51.673 329.900 155.000 89.977 41.050 74.300

Bedragen in hele euro's.

De belangrijkste oorzaak van het bovenstaande saldo is: Indexering softwarekosten Jaarlijks worden de kosten van software door de diverse leveranciers geïndexeerd. Het indexeringspercentage is hoger dan het indexeringspercentage volgens de VZG-norm die de GR hanteert. Hierdoor ontstaan tekorten in de begroting. Voor 2021 is dat een bedrag van € 74.300 Het resultaat van de Bestuursrapportage wordt opgenomen in de 3e begrotingswijzging 2021. De structurele posten uit deze Bestuursrapportage worden u separaat voorgelegd in de 1e begrotingswijzging 2022.

28

PARAGRAFEN

29

30

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Algemeen Na de 0-meting in de begroting 2015 is er jaarlijks een update met het uitvoeren van risicomanagement. Dit gebeurt door de organisatie bij de diverse rapportagemomenten te wijzen op de aangedragen risico’s. Een aspect dat hierbij aan bod is gekomen betreft de wijze waarop deze risico’s al dan niet onderdeel dienen te zijn van de paragrafen weerstandsvermogen en risicobeheersing van de deelnemende gemeenten.

Beleid De visie op het weerstandsvermogen van de GR hebben wij in de volgende uitgangspunten verder uitgewerkt. Structureel systeem van risicomanagement De GR hanteert een structureel systeem van risicomanagement. Periodiek worden de risico’s geïnventariseerd en waar nodig worden beheersmaatregelen genomen, vindt evaluatie plaats van bestaande risico’s en wordt hierover gerapporteerd. Het proces van risicobeheersing krijgt een permanente plaats binnen de bedrijfsvoering en maakt onderdeel uit van de jaarlijkse P&C-cyclus. Verstandig en praktisch omgaan met risico’s Risico’s zijn onlosmakelijk verbonden met de uitvoering van bedrijfsprocessen en kunnen niet volledig worden uitgesloten. De GR dient bewust om te gaan met de risico’s en de beheersmaatregelen hier zo goed als mogelijk op af te stemmen. Voorzichtig financieel beleid vormt het fundament voor de weerstandscapaciteit De GR wil een structureel financieel gezonde organisatie zijn, met een voorzichtig financieel beleid als fundament voor de weerstandscapaciteit. Dit kan worden bereikt door de volgende uitgangspunten te hanteren:  een sluitend meerjarig Programmabegroting;  een weerstandscapaciteit die van voldoende omvang is om de risico’s te kunnen opvangen.

Inzicht in risico´s Bij de Programmabegroting, Bestuursrapportage en de Jaarstukken worden de financiële risico´s geactualiseerd en vindt een beoordeling plaats van de benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen. In al deze gevallen wordt het algemeen bestuur hiervan door middel van deze paragraaf in kennis gesteld. Het vorige ijkpunt van de risico’s betrof het traject van het samenstellen van de Jaarrekening 2020. Door de kansen op een risico en de financiële gevolgen te ordenen en te rangschikken kunnen deze met elkaar worden vergeleken. Door dit periodiek te herhalen en te wijzen op de mogelijke gevolgen ontstaat de mogelijkheid het bewust omgaan met risico´s te vergroten. Onderstaand is dit uitgewerkt. Kans op een risico Gemiddeld een keer per jaar Gemiddeld een keer per 2 jaar Gemiddeld een keer per 3 jaar Gemiddeld een keer per 4 jaar Gemiddeld een keer per 5 jaar Gemiddeld minder dan één keer per 5 jaar

Klasse

Percentage

5 4 3 2 1 0,5

90% 70% 50% 30% 10% 5%

Voor het bepalen van de benodigde weerstandscapaciteit geldt: hoe groter de kans, hoe meer gereserveerd dient te worden. Het bedrag dat hoort bij het geïdentificeerde, geanalyseerde en beoordeelde risico wordt hierbij vermenigvuldigd met het percentage van de aangegeven kans.

31

Financieel gevolg (x)

Klasse

x > € 114.000 € 57.000 < x < € 114.000 € 28.500 < x < € 57.000 € 14.250 < x < € 28.500 x < € 14.250

5 4 3 2 1

De indeling van het financieel gevolg is afgeleid van de omvang van de begroting. Voor de hoogste klasse wordt ongeveer 1% van de begrotingsomvang gehanteerd. Risicokaart Het resultaat van alle kansen en financiële gevolgen van de geïdentificeerde en gekwantificeerde risico´s is onderstaand in beeld gebracht. Op basis van de risicokaart wordt een beeld verschaft op de ongewogen spreiding van risico’s van de GR. Bedrag x > € 114.000

1

€ 57.000 < x < € 114.000 € 28.500 < x < € 57.000

1 1

€ 14.250 < x < € 28.500

1

1

2

3

4

1

x < € 14.250 1

2

5 Kans

Benodigde weerstandscapaciteit Bij het berekenen van de benodigde weerstandscapaciteit wordt onderscheid gemaakt tussen risico´s met een incidenteel en structureel karakter. Risico´s met een incidenteel karakter kunnen worden opgevangen door eenmalig middelen ter beschikking te stellen. Anders is dat bij risico´s met een structureel karakter. Voor deze risico´s is het nodig ieder jaar opnieuw financiële middelen ter beschikking te stellen, als deze risico´s zich daadwerkelijk voordoen. De reservering voor het opvangen van risico´s binnen eventuele reserves schiet hierbij tekort, omdat de reserves namelijk alleen bestaan uit incidentele middelen. Om structurele risico´s op te vangen is het daarom nodig te zoeken naar middelen uit de exploitatie, dan wel op een andere wijze deze risico´s af te dekken. Voor het beoordelen van de benodigde weerstandscapaciteit wordt bij structurele risico´s landelijk een factor 2½ aangehouden. De reden hiervan is dat ervan uitgegaan kan worden dat dergelijke risico´s vaak niet meteen gedekt kunnen worden in de begroting. Door risico´s met een structureel karakter te vermenigvuldigen met deze factor is het mogelijk de weerstandscapaciteit in een bedrag uit te drukken en toe te werken naar één beoordelingscijfer (indicator).

Risico´s met een incidenteel karakter krijgen daarom een factor 1 en risico´s met een structureel karakter krijgen een factor 2½ toegewezen. Samen met de kansen op een gebeurtenis en de mogelijke financiële gevolgen wordt het nu mogelijk om de risico’s onderling met elkaar te vergelijken. Voor het berekenen van de benodigde weerstandscapaciteit wordt uitgegaan van een waarschijnlijkheidspercentage van 80%. De waarschijnlijkheid dat alle risico’s zich tegelijkertijd voordoen is immers nimmer het geval. In de praktijk wordt het resultaat van de inventarisatie van incidentele en structurele risico’s daarom maal 0,8 gedaan. Het bedrag dat hieruit komt wordt gezien als benodigde weerstandscapaciteit. Zolang de GR nog geen middelen heeft om tot uitdrukking komende risico’s op te vangen, zullen deze dienen te worden gedekt door de deelnemers, in het geval deze zich voordoen. In de onderstaande tabel zijn de vastgelegde risico’s van de GR, gerangschikt naar financiële impact, weergegeven. Het percentage geeft het aandeel van het risico in de benodigde weerstandscapaciteit weer. In het traject naar de Jaarrekening 2020 en de Begroting 2022 zijn de risico’s besproken met de afdelingen en beter op elkaar afgestemd.

32

Risico-omschrijving 1: Het niet voldoen aan AVG Door het niet voldoen aan deze wet- en regelgeving loopt de GR financiële risico’s. Autoriteit persoonsgegevens (AP) kan organisaties boetes opleggen voor onjuist gebruik van persoonsgegevens en niet voorkomen van datalekken. 2: Nieuwe wetgeving/Nieuwe taken De deelnemende gemeenten kunnen taken overdragen, die zijn ontstaan door wijzigingen in wet- en regelgeving. De taken bestaan uit implementatie en uitvoering van de nieuwe wet- en regelgeving. De nieuwe taken kunnen leiden tot uitbreiding van formatie of tot tijdelijke inhuur. Binnen de begroting is geen financiële ruimte voor uitbreiding van formatie of voor inhuur van tijdelijk personeel. In voorkomende gevallen kan er een beroep worden gedaan op tijdelijke middelen in de vorm van implementatiec.q. invoeringsbudgetten. 3: Uitval ICT apparatuur Bij volledige uitval als gevolg van een calamiteit zijn de basissystemen inclusief een deel van de werkplekken verzekerd door onderlinge en/of uitbestede uitwijk. Niet alle werkplekken kunnen à la minute opnieuw opgebouwd zijn. Om dat zo snel mogelijk te doen is externe deskundigheid nodig.

Incident. Mitigerende maatregel / Struct. Verantw. Het aanstellen FG- Incident. Bestuur functionaris en opstellen van richtlijnen ter voorkoming van datalekken en verwerking van persoonsgegevens