2020-38a. Rapport subsidiebeleid Kapelle Rekenkamer KVM

Onderzoek subsidies

28 van 45

informatie. Informatie over welke effecten zijn bereikt met de verstrekte subsidies, is niet aangetroffen. Ook bij de begrotingsbehandeling ontbreekt informatie over subsidies. w

Deels komt dit door de keuzes die gemaakt zijn om veel bij het college te leggen. Daardoor ontbreekt (in ieder geval formeel) de noodzaak om de raad uitgebreid te moeten informeren. De prestatieafspraken per organisatie zijn dan ook niet bekend bij de raadsleden.

Onderzoek subsidies

29 van 45

4.2

Aanbevelingen In deze paragraaf gebruiken we onderstaande kleurcodering. De betekenis van de kleuren is als volgt: Kritisch, doe onmiddellijk

Om te voldoen aan wet-/regelgeving/afspraken, en om de kans op een succesvolle uitkomst te vergroten is het van het grootste belang dat onmiddellijk actie wordt ondernomen

Essentieel, doe binnenkort

Voldoet in redelijke mate aan wet-/regelgeving/afspraken, en om de kans op een succesvolle uitkomst te vergroten dient binnenkort actie te worden ondernemen

1. Evalueer de ASV en de bijbehorende regelgeving a. Zoals bij de vaststelling van de ASV 2018 en de daarbij behorende beleidsregels is bepaald dient in 2020 een evaluatie van (de werking van) het nieuwe subsidiebeleid te worden uitgevoerd. Bij de (interne) evaluatie bestaat onder andere het voornemen om te beoordelen hoe het beleid uitpakt, wat is betaald en welke aanvragen zijn afgewezen. Wij bevelen aan om hierbij ook de wettelijk verplichte evaluatie, zoals in artikel 4.24 Awb is omschreven, te betrekken. b. Richt het subsidiebeleid op de te bereiken maatschappelijke effecten van de gemeente, met inachtneming van de financiële kaders. Dit betekent dat de financiële kaders opnieuw moeten worden bepaald. Overweeg om dit eens in de vier jaar te doen en in de andere jaren de budgetten te indexeren. De huidige onderbouwing van de subsidies veelal geënt op basis van historie en indexatie. c. Bepaal voor wie de administratieve last moet worden verminderd (gemeente en/of ontvanger) en op welke wijze. d. Pas de koptekst van artikel 22 ASV aan omdat dit artikel betrekking heeft op alle vormen van subsidie tot € 15.000. e. Bepaal bij artikel 24 ASV welke accountantsverklaring gewenst is. 2. Verbeter het subsidieproces en stel maatschappelijke doelen/effecten

3.

a. Wij bevelen aan om integraliteit van beleid door te voeren door de subsidies aan de verschillende instellingen toe te kennen vanuit een overkoepelend beleidskader en daaraan eensluidende doelen en prestaties (output) en resultaten (outcome) te verbinden. Idealiter is er een samenhang in het bouwwerk van visies (waar wil je heen met de gemeente), de daaruit voortvloeiende visies, nota’s en programma’s op de verschillende beleidsterreinen en de instrumenten die je daarbij inzet om je beleidsdoelen te bereiken. Een van de mogelijke instrumenten is subsidie. Dat alles uiteraard zo SMART mogelijk, zodat glashelder is aan welk beleidsdoel een subsidie

Onderzoek subsidies

30 van 45

bijdraagt. b. Wanneer een beleidsnota wordt herzien, voorzie deze dan van de gewenste maatschappelijke effecten met (waar mogelijk) indicatoren. Verwerk dit in de afspraken en beschikkingen met de subsidieontvangers. c. Actualiseer de subsidieregels en maak ze zo SMART mogelijk. Verbind ze zo direct mogelijk met de beleidsdoelen in de beleidsnota’s. d. Stem het jaarlijkse subsidieoverzicht af met de financiële administratie en de begroting. Zorg er voor dat alle betaalde subsidiebedragen in het overzicht worden opgenomen. Betalingen aan gemeenschappelijke regelingen en betalingen wegens inkoop dienen niet in het subsidieoverzicht te worden opgenomen. e. Stel een intern controleplan op en zorg dat er jaarlijks controle, met een materieel belang van het totale subsidiebedrag, op de subsidieverstrekking wordt uitgevoerd. Ook de juiste en volledige vastlegging in het subsidieoverzicht (Excelbestand) dient als onderwerp van controle te worden aangemerkt. Geef vervolgens uitvoering aan de aanbevelingen dit uit de interne controle naar voren komen.

4.

f.

Alle subsidieontvangers, ook die niet in het subsidieprogramma zijn opgenomen, dienen bij de selectie voor de interne controle te worden betrokken.

5.

g. Leg, waar nodig, de werkprocessen binnen de gemeente expliciet vast.

6.

3. Verbeter de informatievoorziening aan de gemeenteraad

4.

Om de raad in staat te stellen inhoud te geven aan zijn kaderstellende en controlerende rol, dient de informatievoorziening te verbeteren. a. De verbeterde informatievoorziening dient te worden aangevuld met het meer en actief betrekken van de gemeenteraad. Belangrijk is om helder te hebben waarop de raad wil sturen, en hoe dat zich vertaalt in de rapportages die zij ontvangt. Wij bevelen dan ook aan dat de raad dit bij zichzelf nog eens nagaat en aangeeft hoe zij het hebben wil. b. Bundel de aanbieding van het subsidieoverzicht met de jaarlijkse begroting. Hierdoor is direct voor de raadsleden duidelijk wat zij goedkeuren. Ook is dan inzichtelijk welke maximale bedragen aan wie verstrekt zullen gaan worden. c. Het college dient periodiek, conform artikel 4.24 Awb, tenminste eenmaal in de vijf jaar een verslag te publiceren over de doeltreffendheid en de effecten van de verstrekte subsidies. Daarin wordt dan beoordeeld of de gewenste effecten met de subsidieverstrekking worden bereikt (monitor-functie). Om de

Onderzoek subsidies

31 van 45

resultaten optimaal te kunnen gebruiken moet dit aansluiten op de cyclus van het periodiek herijken van beleidsnota’s.

Onderzoek subsidies

32 van 45

5

Wederhoor & nawoord

5.1

Wederhoor

Onderzoek subsidies

33 van 45

Onderzoek subsidies

34 van 45

Onderzoek subsidies

35 van 45

Onderzoek subsidies

36 van 45

5.2

Nawoord rekenkamer We hebben met belangstelling kennis genomen van de reactie van het college, dat aangeeft de aanbevelingen te zullen overnemen of mee te nemen bij het aanbrengen van verbetering in het werkproces. De reactie geeft geen aanleiding het conceptrapport aan te passen. Zoals gesteld zien we bij Kapelle geen grote problemen rondom subsidies. Dat neemt niet weg dat er een substantieel bedrag in omgaat. Wij vinden het wenselijk dat de gemeenteraad goed wordt geïnformeerd over de effecten die zijn bereikt met de verstrekte subsidiebedragen. Wij danken de ambtelijke organisatie en met name onze contactpersoon voor de prettige en constructieve medewerking aan het onderzoek.

Bestuurlijke reactie gemeente

Reactie rekenkamer

2. Verbeter het subsidieproces en stel maatschappelijke doelen/effecten

Waar het hier vooral om gaat is dat de gemeente doelen stelt in haar beleid en dat dit een heldere relatie heeft met de subsidie. Dat betekent dat de doelen in de beleidsnota’s en de prestatie-eisen en de daarbij horende verantwoording eenvoudig aan elkaar te verbinden zijn, zodat helder is aan welk beleidsdoel de subsidie bijdraagt.

In de Algemene Subsidieverordening hebben we besloten een grens aan te houden van € 15.000, -. In de huidige situatie ontvangen drie regionale en één lokale organisatie meer dan € 15.000 subsidie per jaar. De huidige aanpak bestaat uit het overleggen van een jaarverslag en begroting bij het indienen van de subsidieaanvraag en er is regelmatig ambtelijk en bestuurlijk overleg.

Dat men zich beperkt tot de grotere subsidies is begrijpelijk.

In het verleden heeft een werkgroep, met vertegenwoordiging van o.a. raadsleden, zich gebogen over het formuleren van maatschappelijke effecten. Dat bleek een enorme klus te zijn en in veel gevallen zijn maatschappelijke effecten lastig te benomen en kostbaar om te meten. Wij zullen in ambtelijke en bestuurlijke contacten met subsidie ontvangende organisaties de verantwoording van subsidie een nadrukkelijke plaats geven. 2a.Aanbeveling om integraliteit van beleid door te voeren door de subsidies aan verschillende instellingen toe te kennen vanuit een overkoepelend beleidskader en daaraan eensluidende doelen en prestaties (output) en resultaten (outcome) te verbinden (…).

Zie het vorige punt.

Onderzoek subsidies

37 van 45

Deze aanbeveling zullen we opnemen in het werkproces en voorwaarden subsidieverstrekking. Bij organisaties die meer dan € 15.000, - subsidie ontvangen is het een continu proces om vast te leggen wat organisaties voor de ontvangen subsidie gaan leveren en met welk resultaat. (2d) Stem het jaarlijkse subsidieoverzicht af met de financiële administratie en de begroting. Zorg er voor dat alle betaalde subsidiebedragen in het overzicht worden opgenomen (…).

Voor kennisgeving aangenomen.

De herziening van het subsidiebeleid is een doorlopend proces met aandacht voor verbeteringen. Deze aanbeveling van de rekenkamer nemen we over. 3. Verbeter de informatievoorziening aan de gemeenteraad (3a) De verbeterde informatievoorziening dient te worden aangevuld met het meer actief betrekken van de gemeenteraad (…). Wij zijn van mening dat het bestaande beleid voldoet en willen dat continueren. Dat wil zeggen dat aan de raad een overzicht van de verstrekte subsidies van het afgelopen jaar ontvangt. Inclusief de toegekende en afgewezen incidentele subsidieaanvragen. Ook ontvangt de raad het subsidieoverzicht van het komende jaar. Indien de raad dat wenst kan hier een toelichting op worden gegeven.

Wat hier wordt bedoeld is dat de raad aangeeft waarop zij wil sturen en dat de informatievoorziening daarop wordt afgestemd. Het jaarlijkse subsidieoverzicht bevat geen beleidsgerelateerde informatie en informatie over de effecten die zijn bereikt met de verstrekte subsidiegelden. Uit de financiële administratie van de gemeente blijkt een hoger (jaarlijks) subsidiebedrag dan aan de raad wordt gepresenteerd.

(3c) Het college dient, conform artikel 4.24 Awb, tenminste eenmaal in de vijf jaar een verslag te publiceren over de doeltreffendheid en de effecten van de verstrekte subsidies (…).

Deze reactie vinden we iets te luchtig. Deze aanbeveling vloeit voort uit de Algemene wet bestuursrecht en geldt voor alle verstrekte subsidiebedragen, ongeacht de hoogte.

Als de raad behoefte heeft aan eenmaal in de vijf jaar geïnformeerd te worden over de doeltreffendheid en effecten van verstrekte subsidie aan organisatie die een subsidiebijdrage ontvangen van meer dan € 15.000, - zijn we bereid hier medewerking aan te verlenen.

Zonder wettelijk voorschrift kan niet van deze verplichting worden afgeweken.

Onderzoek subsidies

38 van 45

1. Evalueer ASV en de bijbehorende regelgeving. Aanbevelingen a tot en met e. Wij continueren de ingeslagen weg m.b.t. organisaties die jaarlijks minder dan € 15.000, - subsidie ontvangen. In het jaarlijks op te stellen subsidieoverzicht nemen we de organisaties op waarmee we overleg hebben in dat jaar. In het gesprek zal het o.a. over voorwaarden en verantwoording van de subsidieverstrekking gaan.

Prima.

De aanbeveling om één maal per vier jaar de financiële kaders opnieuw vast te stellen nemen we over. Nieuwe kaders worden voor het eerst in 2021 opnieuw vastgesteld. De administratieve lastenverlichting voor zowel de aanvrager als de gemeentelijke organisatie heeft blijvende aandacht, inclusief subsidieverstrekking over meerdere jaren. De huidige producten zullen op basis van uw voorstel worden aangepast. Ook zullen we onze producten toetsen aan het concept ASV die we onlangs van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten hebben ontvangen. 1. Verbeter het subsidieproces en stel maatschappelijke doelen/effecten. Aanbeveling b,c,e,f en g. Bij de behandeling van kritische aanbevelingen zijn we ingegaan op de aanbeveling over het stellen van gewenste maatschappelijke effecten en (waar mogelijk) indicatoren. Voorts zullen de aanbevelingen van de Rekenkamer aandachtspunten zijn bij het opstellen van het werkproces subsidieverstrekking. De aanbeveling een intern controleplan op te stellen wordt meegenomen in het traject naar een rechtmatigheidsverklaring.

We kunnen ons voorstellen dat de raad bij het gebruik van de zinsnede “wordt meegenomen” wel benieuwd is hoe dit vorm krijgt.

Wij merken op dat er voldoende goede regels zijn vastgelegd. Het gaat meer om het toepassen van de regels. Zoals de Rekenkamer in de inleiding schrijft zijn er geen grote problemen. De gemeente geeft aan een groot aantal verenigen en

Onderzoek subsidies

39 van 45

organisaties een beperkt subsidie subsidiebedrag. Wij weten dat verenigingen de subsidie in begroting verwerkt en dat de bijdrage van invloed is op de hoogte van de contributie. Aan een beperkt aantal grotere organisaties geven we subsidie. Zie overzicht. Wij zijn van mening dat met de grotere organisaties voldoende overleg wordt gevoerd over de besteding en verantwoording van de subsidies. Ook binnen de raad is er voldoende discussie over subsidieverantwoording. Een voorbeeld hiervan is de discussie m.b.t. de Stichting Welzijn Kapelle in het kader van de behandeling van de kadernota Preventiebeleid Sociaal Domein. 1. Verbeter de informatievoorziening aan de gemeenteraad. Aanbeveling 3b. Bundel de aanbieding van het subsidieoverzicht met de jaarlijkse begroting (…) Ons steven is om de raad zo transparant mogelijk te informeren. Het is in de praktijk lastig om in oktober (begrotingsraad) de raad te informeren over de subsidieaanvragen van het jaar daarop. De organisaties die een reguliere welzijnssubsidie ontvangen hebben de gelegenheid om tot 1 november aanvragen in te dienen.

Naar onze mening zou het niet al te moeilijk moeten zijn om bij de jaarlijkse begroting het subsidieoverzicht bij te voegen waarop de bedragen in de begroting zijn gebaseerd. Andere gemeenten lukt dit ook.

Onderzoek subsidies

40 van 45

Bijlage I: Organigram gemeente Kapelle

Onderzoek subsidies

41 van 45

Bijlage II: Subsidieoverzicht 2018

Onderzoek subsidies

42 van 45

Onderzoek subsidies

43 van 45

Onderzoek subsidies

44 van 45

Bijlage III: Geïnterviewde personen Naam

Functie

Mevrouw A. Vonk

Medewerker leefomgeving

Mevrouw S. Geschiere

Beleidsmedewerker Financiën

De heer P. Vogel

Medewerker ruimtelijke ontwikkeling

Mevrouw C. de Jonge

Beleidsmedewerker Sociaal Domein

De heer A. de Kok

Beleidsmedewerker Sociaal Domein

De heer R. van Iwaarden

Junior manager, Baker Tilly accountants

Mevrouw C. Rijk

Medewerker Baker Tilly accountants

De heer E.J.F Franken

Fractievoorzitter CDA

De heer M. Hage

Raadslid CDA

De heer J. Herselman

Wethouder

Contactpersoon De heer J. van Hove

Staf, Burgerzaken en Servicecentrum Kapelle Beleidsmedewerker Veiligheid

Onderzoek subsidies

45 van 45