161a. Jaarverantwoording Zeeuws Archief 2020, 27 juli 2021

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

23

In 2020 is de studiezaal in Terneuzen tot half maart geopend geweest. Door de coronacrisis is deze studiezaal sindsdien gesloten. In 2020, dus tot half maart zijn er 19 bezoeken aan de studiezaal Terneuzen gebracht door 3 verschillende bezoekers. (Digitale) dienstverlening Tot de reguliere werkzaamheden behoort ook het uitlenen van stukken aan de gemeenten Middelburg, Veere, Kapelle, Terneuzen, Vlissingen en de Provincie Zeeland, het scannen op verzoek voor zorgdragers (voorheen: uitleningen aan zorgdragers). In 2020 is ook de gemeente Veere als laatste van de aangesloten gemeenten overgegaan op het ontvangen van digitale uitleningen. Door de coronacrisis is deze digitale dienstverlening versneld uitgevoerd. In totaal zijn voor zorgdragers 355 inventarisnummers gescand. Voor een project laat de gemeente Middelburg scans maken van delen van bouwvergunningendossiers, hiervoor zijn in 2020 uit 2120 dossiers scans gemaakt. In 2020 zijn 21 aanvragen gedaan voor ontheffing van de beperking van de openbaarheid. Deze zijn ook allemaal verleend. In totaal zijn 86 inventarisnummers aangevraagd. De digitale dienstverlening is in 2020 verder uitgebreid. Er zijn meer vragen beantwoord die via de email, de website, WhatsApp, schriftelijk en telefonisch binnenkwamen. In 2020 zijn ruim 300 meer vragen die via online kanalen binnen kwamen beantwoord.

In 2020 zijn ten behoeve van exposities 13 archiefstukken in bruikleen gegeven aan vier musea. Reeds beschikbare scans van afbeeldingen worden gratis online aangeboden. Indien nog geen scans beschikbaar zijn, kunnen ze tegen betaling besteld worden. In 2020 zijn 38 afbeeldingen gescand. Het aantal aanvragen voor scannen op verzoek in de Archiefbank is enorm toegenomen. Dit heeft twee oorzaken, de eerste is het feit dat de studiezaal veel minder vaak open was dan in voorgaande jaren. Hierdoor zijn meer mensen scanverzoeken gaan indienen. De tweede oorzaak is dat per 1 september 2020 een scanverzoek via de Archiefbank gratis afgehandeld wordt. Tot 1 september In totaal zijn 721 aanvragen afgehandeld; in 2019 waren het er 119. Het aantal verzoeken voor informatie via e-mail, onze website, WhatsApp, brief of telefoon, lag in 2020 hoger dan in 2019, met ruim 1450 afgehandelde verzoeken. In 2020 zijn 86 WhatsApp gesprekken over archiefinhoudelijke onderwerpen gevoerd. Dit ligt rond dezelfde lijn als voorgaande jaren. Samenwerking Sinds 2015 werken Kadaster en Zeeuws Archief samen in de vorm van het aanbieden van de Archiefviewer van het Kadaster in de studiezaal. Onderzoekers kunnen in de Archiefviewer vrijwel alle historische kadastrale informatie digitaal raadplegen. De dienstverlening van het Genealogisch Centrum Zeeland (GCZ) in de studiezaal is in 2020 voortgezet.

De samenwerking werkt positief uit voor zowel bezoekers van het Zeeuws Archief als voor die van het GCZ. Het RIAS huurt ruimte in het Zeeuws Archief. Er is overeengekomen dat medewerkers en bezoekers van het RIAS gebruik kunnen maken van de faciliteiten in de studiezaal. Daar is ook een deel van de bibliotheek van het RIAS ondergebracht. Daarnaast kan de informatie die het RIAS beschikbaar stelt op microfilms in de studiezaal worden bekeken. unctionaliteit is beschikbaar op www.archieven.nl. Bezoekers van de website kunnen gebruik maken van een forum waar men vragen kan stellen, elkaar kan helpen met het vinden van informatie en waar medewerkers van archiefdiensten mensen kunnen begeleiden met onderzoek.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

24

Website en webuitingen De webuitingen spelen een belangrijke rol in publieksbereik. Ze betreffen enerzijds eigen media en anderzijds publicatie in of via media van anderen. Onder de eigen media vallen twee websites en verschillende sociale media. Daarbij is een hoofdrol weggelegd voor de website Zeeuwsarchief.nl. Media Zeeuws Archief Sites Zeeuwsarchief.nl Slavenhandelmcc.nl Marketingplatform MailChimp Media derden Data delen Archieven.nl OpenArchieven WieWasWie Zeeuwse Ankers Netwerk Oorlogsbronnen Zeeuws e-Depot Archives Portal Europe Europeana

Sociale media Facebook Twitter Pinterest LinkedIn WhatsApp

YouTube Instagram Flickr

Publicatie op platforms derden Google Arts & Culture Wat staat daer? Wikimedia VeleHanden

De belangrijkste ontwikkelingen in 2020 waren: Het bezoek aan de website Zeeuwsarchief.nl steeg met bijna een kwart bezoeken en een kwart pageviews. Veruit de belangrijkste reden voor bezoek aan de website is het doen van onderzoek. Zeker 85% van de bezoeken behelst het doen van onderzoek in de archieven en collecties van het Zeeuws Archief. Meer dan de helft van de bezoekers komt direct naar de website, ruim een kwart via zoekmachines, ruim 10% via genealogische websites als Open Archieven en WieWasWie en 5% via sociale media. Van de sociale media steeg het publieksbereik op Facebook. De wereldwijde belangstelling voor de trans-Atlantische slavenhandel leidde tot een duidelijke groei van het bezoek aan zowel de blog over de reis van de Eenigheid als aan de online expositie Handelaar in slaven op Google Arts & Culture. Deze interesse vertaalde zich voor de inventaris van het archief van de Middelburgse Commercie Compagnie niet in een plaats in de top tien van meest geraadpleegde archiefinventarissen. Website Nieuwe webbouwer Webbouwer Pony Design Club/ Open Gemeenten gaf eind 2019 aan niet langer het onderhoud en doorontwikkeling van de website te kunnen uitvoeren. In goed overleg is gezamenlijk een nieuwe webbouwer gevonden: DPI uit Den Haag. DPI bouwde eerder het blog over de slavenreis van de Eenigheid en verzorgt het onderhoud. DPI heeft een audit op de website uitgevoerd.

Deze leverde enkele kleine verbeterpunten op, die alle in 2020 zijn uitgevoerd. Statistieken Het Zeeuws Archief registreert op zijn nieuwe website Zeeuwsarchief.nl geen persoonlijke gegevens van bezoekers en gebruikt voor het registreren van statistieken over het gebruik het open source programma Matomo in plaats van Google Analytics. Het Zeeuws Archief is dus zelf eigenaar van de

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

25

gegevens. Het programma Matomo is gratis. Voor het beheer (updaten) en de hosting van een grote website als die van het Zeeuws Archief is gekozen voor een eigen, betaalde Matomoserver. Bezoekcijfers Het aantal bezoeken aan de website Zeeuwsarchief.nl is in 2020 met bijna een kwart gestegen naar 393.388 bezoeken. Het aantal paginaweergaven steeg, ook met bijna een kwart, naar 3.638.601 weergaven. Statistieken Zeeuwsarchief.nl

2019*

2020

+/-

Bezoeken Paginaweergaven Unieke paginaweergaven Gemiddelde duur bezoek Bezoeken dat na één pagina de site verliet Acties per bezoek (pagina bezoeken, downloads, outlinks en interne zoekacties) Maximum acties per bezoek

318.030 3.568.622 2.897.574 13 min. 2 sec. 31% 11,1

393.388 4.422.627 3.638.601 13 min. 5 sec. 32% 11,3

+ 24% + 24% + 26% + 0,04% + 1% + 2%

920 2.062 1.748 16.570 14.927 0,93 sec.

1.408 5.026 4.250 29.957 26.742 1,03 sec.

+ 53% + 144% + 143% + 81% + 80% + 11%

Unieke downloads Outlinks (aantal malen geklikt op een link) Unieke outlinks Gemiddelde laadtijd webpagina

*De statistieken over 2019 zijn deels gegenereerd op basis van het tweede halfjaar, na verwijdering van de cookiebar.

Bijzonder voor het jaar 2020 was de coronacrisis, waardoor gedurende lange tijd de studiezaal dicht of slechts deels geopend was. Het publiek was dus grotendeels aangewezen op de dienstverlening online, via website/digitale studiezaal en sociale media. Voorts groeide het aanbod via de website. In 2020 kwamen de archieven en collecties van de voormalige gemeentearchieven Vlissingen en Schouwen-Duiveland beschikbaar via Zeeuwsarchief.nl. Voor het doen van onderzoek kwamen daardoor meer middelen beschikbaar: inventarissen, afbeeldingen in de beeldbank, gegevens in de populaire personenzoekmachine Zeeuwen Gezocht. Ook redactionele content werd geïntegreerd in de website, zoals zoekgidsen, blogberichten en achtergrondverhalen. Voor het overzetten van de content is afgezien van het inhuren van een student als gevolg van de coronacrisis. Herkomst van de bezoekers Iets meer dan de helft van de bezoekers gaat rechtstreeks naar de website van het Zeeuws Archief. Anderen bereiken de site via zoekmachines, campagnes, andere websites en sociale netwerken. Herkomst bezoekers

2019*

2020

+/-

Directe bezoeken Zoekmachines Andere websites (o.a. WieWasWie) Campagnes (vnl. OpenArchieven) Sociale netwerken (vnl. Facebook)

50% 31% 9% 8% 2%

56% 29% 5% 8% 5%

+ 5% + 2% - 4% + 3%

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

26

bezoekers een zoekterm kunnen invullen zoals Zeeuwen Gezocht (zoeken in de database), Beeldbank (zoeken in de beeldbank) en Onderzoek-het-zelf (de landingspagina met zoeken in de databases). Redactioneel Aan de website is in 2020 na een restyling de content van de voormalige gemeentearchieven Vlissingen en Zierikzee opgenomen. Dat heeft geresulteerd in zoekgidsen, achtergrondverhalen en blogberichten. Een groot deel van de blogberichten behandelt de maritieme geschiedenis van Vlissingen aan de hand van archieven en collecties; een waardevolle aanvulling op de bestaande content. Het overzetten van content van de website Archieveninzeeland.nl werd voltooid, waarna de site werd opgeheven. De content betreft (voormalige) Zeeuwse gemeenten en woonplaatsen, en Zeeuwse archiefdiensten. De content werd uitgebreid en het eerste deel werd gepubliceerd in een Zeeuws woonplaatsen ABC. Bezoekers vinden via het ABC beknopte achtergrondinformatie over Zeeuwse woonplaatsen, de betreffende archiefdienst, en een link met zoekresultaten in de archieven en collecties van het Zeeuws Archief. Ook de website Zeeuwsarchief-educatie.nl werd opgeheven, nadat de laatste content werd overgenomen. Hiermee werd al in 2019 een begin gemaakt. Het betreft twee educatieve projecten: trans-Atlantische slavenhandel en Middelburg in de Tweede Wereldoorlog.

Blog de Eenigheid De content, tekst en infographics, van de blog over de slavenreis van het schip de Eenigheid werd De blog heeft gedurende 2020 telkens opnieuw te maken gekregen met een te lange laadtijd, Behalve het gebruikelijke onderhoud en updates is een overstap gemaakt naar nieuwe technieken en systemen. De statistieken van de blog over de Eenigheid worden bijgehouden in het gratis Google Analytics. staan drie buitenlandse studentensteden: Kingston in Jamaica, Glasgow in het Verenigd Koninkrijk en Ashburn, Washington DC in de Verenigde Staten. In het najaar van 2020 maakten cursisten van de University of Glasgow gebruik van de blog in de online cursus History of Slavery in the British Caribbean. Statistieken Eenigheid.slavenhandelmcc.nl

2019

2020

+/-

Bezoeken (sessies) Paginaweergaven Gebruikers Gemiddelde duur bezoek Bezoeken dat na één pagina de site verliet

13.462 28.836 10.492 2 min. 10 sec. 68% 2,14

19.093 43.496 13.990 2 min. 37 sec. 66% 2,28

+ 42% + 51% + 33% + 21% - 2% + 7%

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

27

Sociale media Het Zeeuws Archief onderhoudt actief accounts op Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn en YouTube. De inrichting van het YouTube-kanaal van het Zeeuws Archief werd in 2020 ingericht ten behoeve van de online open dag. Statistieken sociale media

2019

2020

+/-

Facebook - likers Facebook - volgers Twitter Instagram LinkedIn Pinterest YouTube - vertoningen van thumbnails YouTube - weergaven

1.467 1.628 3.924 607 312 119

1.732 1.996 4.133 894 412 133 39.672 5.924

+ 18% + 23% - 13% + 5% + 32% + 12% + 283% + 242%

Delen van data Het Zeeuws Archief is bronhouder van digitaal erfgoed. Als bronhouder zorgt het Zeeuws Archief ervoor dat erfgoedinformatie naar elkaar kan verwijzen, bijvoorbeeld door het gebruik van gemeenschappelijke terminologiebronnen. Het Zeeuws Archief wil zijn erfgoedinformatie gaan delen volgens de principes van Linked Open Data (LOD). Daardoor kunnen dienstverleners erfgoedinformatie combineren en er bruikbare toepassingen mee ontwikkelen voor hun eindgebruikers. Deze afspraken vallen binnen de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA). De archieven en collecties worden ook via Archives Portal Europe (APE) en Europeana aangeboden aan het publiek. [Probleem hier: een toegang van MAIS-Flexis heeft niet dezelfde kenmerken als een EAD, waardoor een archiefinventaris en bijbehorende scans niet goed worden weergegeven. Dat blijkt bij gebruik van APE door bijvoorbeeld Netwerk Oorlogsbronnen.] Nadere toegangen worden als open data aangeboden via MAIS-MDWS in de website van het Zeeuws Archief. Proefproject Het Zeeuws Archief wil meer kennis en ervaring met LOD verwerven. Als proefproject is in 2019 begonnen met een dataset van de reizen van schepen van de Middelburgse Commercie Compagnie (MCC) en de plantages in voormalige koloniën in de Caraïben afkomstig uit het archief van de MCC. Een student heeft de dataset in 2020 voltooid.

Toegang tot (openbare) archieven in het e-Depot via de website - en presentatiefunctionaliteiten op hun websites. Het Zeeuws Archief handhaaft de huidige zoek- en presentatiefuncties die mogelijk gemaakt worden door MAIS-MDWS en die via webcomponenten, digikoppeling en webservices openbare archiefstukken uit het e-Depot toegankelijk maakt voor de gebruiker van de website. Het e-Depot was in 2020 nog niet te bezoeken door het publiek. Zie voor meer informatie de jaarverantwoordingen van het e-team en team Functioneel Beheer.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

28

Archieven.nl Van De Ree Archiefsystemen heeft het Zeeuws Archief in 2020 toegang gekregen tot de statistieken over het bezoek aan inventarissen en collecties van het Zeeuws Archief op de website Archieven.nl. Statistieken Archieven.nl - Zeeuws Archief

2020

Bezoeken (sessies) Paginaweergaven Gebruikers Gemiddelde duur bezoek Bezoeken dat na één pagina de site verliet

74.403 210.121 51.248 2 min. 50 sec. 68% 2,82

OpenArchieven Grootgebruiker van semi-open data van het Zeeuws Archief is Open Archieven. Hier worden genealogische data uit nadere toegangen afkomstig uit MAIS-MDWS gebruikt. WieWasWie De op een na grootste gebruiker van semi-open data van het Zeeuws Archief is WieWasWie.nl. De site gebruikt genealogische data uit nadere toegangen, afkomstig uit MAIS-MDWS. Statistieken WieWasWie Zeeuws Archief

2019

2020

+/-

Bezoeken (sessies) Paginaweergaven Gebruikers Gemiddelde duur bezoek Bezoeken dat na één pagina de site verliet

191.393 1.592.153 60.203 13 min. 48 sec. 41% 8,32

230.784 1.803.311 68.384 13 min. 26 sec. 42% 7,81

+ 42% + 51% + 33% + 21% - 2% + 7%

Netwerk Oorlogsbronnen (NOB) Archieven en collecties van het Zeeuws Archief met betrekking tot de Tweede Wereldoorlog zijn middels het toekennen van een trefwoord in het collectiebeheersysteem MAIS-Flexis gereed gemaakt voor publicatie in het collectieportaal Netwerk Oorlogsbronnen (NOB). Zeeuwseankers.nl Het Zeeuws Archief is deelnemer in het samenwerkingsverband Zeeuwse Ankers, samen met Erfgoed Zeeland, Het Zeeuws Landschap, Provincie Zeeland, Stichting Landschapsbeheer Zeeland, VVV Zeeland, ZB|Planbureau en Bibliotheek van Zeeland, Zeeuws Museum. Op het platform Het Zeeuws Archief maakte tot in 2020 zijn archieven en collecties ook doorzoekbaar via het platform en deelt daarnaast beschikbare webcontent. De ZB|Planbureau en Bibliotheek van Zeeland heeft de infrastructuur die aggregatie mogelijk maakte beëindigd, vanwege vernieuwing van hun beeldbeheersysteem Atlantis. Crowdsourcing via VeleHanden Het Zeeuws Archief heeft in 2020 het in 2018 gestarte vrijwilligersproject Thuis in Terneuzen gepubliceerd. Vrijwilligers voerden via het platform VeleHanden gegevens in uit de bevolkingsregisters en volkstellingen van Terneuzen, Sas van Gent en Axel (periode 1812-1900). Het invoeren werd in 2019 voltooid, de publicatie vond plaats in februari 2020.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

29

Wat staat daer? paleografiewebsite Deelnemers vanuit Zeeland Het Zeeuws Archief neemt actief deel aan de website Wat staat daer? met content en met gebruik van de website in de paleografiecursussen. De statistieken over deelnemers aan de site vanuit Zeeland geven een indicatie van het gebruik van de site. Hoewel de cursussen in 2020 als gevolg van de coronacrisis geen doorgang vonden, werd de website goed gebruikt. Zie voor meer informatie de jaarverantwoording van educatie. Statistieken Wat staat daer? - Zeeland

2019

2020

+/-

Gebruikers vanuit Zeeland Bezoeken vanuit Zeeland Gemiddelde duur van een bezoek (sessie)

902 2.649 7:58

917 2.298 6:10

+ 2% - 13% - 23%

Google Arts & Culture online exposities Deelnemer Het Zeeuws Archief is op uitnodiging van Google deelnemer geworden aan het platform Google Arts & Culture en publiceerde tot nu toe eenmaal een online expositie. De in 2017 gepubliceerde expositie Handelaar in slaven werd in februari 2019 bekroond met de Juryprijs van de landelijke, tweejaarlijkse Geschiedenis Online Prijs. Bezoekcijfers Het aantal bezoeken aan de expositie Handelaar in slaven steeg van 618 naar 3147 (+ 409%). Helaas biedt Google Arts geen statistieken aan via een dashboard. Projecten Thema: Slavenhandel De directeur van het Zeeuws Archief is uitgenodigd deel te nemen aan de adviescollege dialooggroep slavernijverleden. Het doel van de dialoogtafels is gericht op verbinding, kennis van de doorwerking van het slavernijverleden en erkenning van dit gedeelde verleden. Het adviescollege is een initiatief van minister Ollongren van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en zal in 2021 rapport met bevindingen opleveren. Expositie De Nieuwe Kerk in Amsterdam De Nieuwe Kerk in Amsterdam opende in oktober 2019 De Grote Suriname-tentoonstelling. De geschiedenis over de slavenhandel is in beeld gebracht met archiefstukken uit het Zeeuws Archief uit de archieven van de Middelburgse Commercie Compagnie, de Staten van Zeeland, en Familie Verheije-Van Citters).

Het Zeeuws Archief leverde daartoe een belangrijke inhoudelijke bijdrage. Ook te zien in De Grote Suriname-tentoonstelling was de trailer die gemaakt werd voor de blog over de slavenreis van het MCC-schip de Eenigheid uit 1761-1763. Het Zeeuws Archief publiceerde de weblog in 2013-2015. De expositie was te zien tot en met 1 maart 2020 en heeft 183.000 bezoekers getrokken. Expositie Centraal Museum Utrecht Als gevolg van de expositie in de Nieuwe Kerk is het Zeeuws Archief gevraagd een bijdrage te leveren aan de expositie Voices of Fashion Black Couture, Beauty and Styles, over de invloed van Afrika op de mode, in het Centraal Museum in Utrecht. Er zullen enkele stukken uit het archief van de MCC te zien zijn en tevens is een korte bijdrage geschreven voor de catalogus. De expositie opent in februari 2021.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

30

Ontvangsten archief MCC Ook in 2020 heeft het Zeeuws Archief afgevaardigden ontvangen over het thema slavenhandel en slavernij. Het ging onder andere om: Ad Koppejan, Kathleen Ferrier en Frans Weisglas (17 februari), dr Rose Mary Allen uit Curaçao (20 februari), Bob Brown uit de V.S. en Kenneth Cufalay uit Sint Eustatius (3 en 4 maart), leden van de Eerste Kamer namens het CDA (6 maart), Daniël Metz (Museum zonder Muren) met de opdracht een voorverkenning te doen naar de mogelijkheden voor een slavernijmuseum in Nederland (7 oktober), Tim de Haan, adviseur UNESCO Nederland over open science, documentair erfgoed en digitaal erfgoed (8 oktober). Tevens werd een interview gegeven voor de opnamen in opdracht van het Ninsee voor een video over de organisatie van Keti Koti, 1 juli, door landelijk en plaatselijke comités in Nederland. Wat betreft het onderwijs: In Zwolle werden presentaties en brainstormsessies gegeven tijdens de erfgoeddag voor studenten van de Katholieke Pabo. In het Zeeuws Archief werden twee studenten ontvangen van het gastcollege Afro-Nederlandse Studies van docent Zawdie Sandvliet voor de Hogeschool van Amsterdam. Black Achievement Month Het Zeeuws Archief is deelnemer aan de Black Achievement Month Zeeland. Vanwege de coronacrisis was er geen gelegenheid een symposium te organiseren.

Het Zeeuws Archief leverde afbeeldingen van archiefstukken en prenten ten behoeve van een rondleiding door Middelburg. Het Zeeuws Archief droeg verder bij met een interview met de historicus Angus Dalrymple-Smith, en een achtergrondartikel over de ontsnapping van een slaafgemaakte. Beide werden gepubliceerd op de website Zeeuwsarchief.nl. Tv-serie Zeeuws slavenhandel- en slavernijverleden Omroep Zeeland heeft het Zeeuws Archief gevraagd mee te werken aan een tv-serie over het slavenhandels- en slavernijverleden van Zeeland. De serie is in november en december opgenomen, bestaat uit 6 afleveringen van 7 minuten en een mini-aflevering van ca 4 minuten. De serie brengt het archief van de MCC in beeld en zal in juni 2021 worden uitgezonden. Thema: Water Het Zeeuws Archief voorziet met webuitingen op het gebied van (inter)nationale onderwerpen in de behoefte aan kennis en informatie bij het publiek. Daartoe behoren verschillende onderwerpen op het gebied van water (strijd tegen het water, watermanagement, etc.). Het Zeeuws Archief verwierf in 2019 het persoonlijk archief van Johan van Veen. In 2020 ontving het opnieuw leden van de familie van Johan van Veen. Het contact kwam met de familie kwam tot stand door de Stichting Blauwe Lijn. Het Zeeuws Archief tekende in juni 2020 met de Stichting Blauwe Lijn een intentieverklaring tot samenwerking.

Op verzoek van de Stichting Blauwe Lijn was het Zeeuws Archief medeondertekenaar van een subsidieaanvraag voor een webportaal over Waterbouwers. Aanvraag niet toegewezen. Inheemsen uit Suriname Het Zeeuws Archief ontving de Kaikoesie Research Group, vertegenwoordigers van inheemse volken uit Suriname. Het Zeeuws Archief beheert bronnen over de geschiedenis van inheemsen in het archief Staten van Zeeland. Vrijwilligers van het Zeeuws Archief werken aan transcripties van brieven uit dit archief. Zeeuwse emigranten in de V.S. In de 19e en 20e eeuw emigreerden veel Zeeuwen naar de Verenigde Staten van Amerika. Het Zeeuws Archief reconstrueert de banden tussen zij die vertrokken en zij die achterbleven.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

31

Educatie en Exposities Onderwijs Het Zeeuws Archief was opgenomen in het aanbod van Kunsteducatie Walcheren voor het primair onderwijs met een programma rondom het thema Tweede Wereldoorlog. De archiefeducatiewebsite werd als themasite op de website beschikbaar gesteld. Daarmee sloot het Ten behoeve van de gastlessen op de scholen en de archiefintroducties werd een nieuwe presentatie over Walcheren in de Tweede Wereldoorlog gemaakt. Het educatieve programma werd in het voorjaar van 2020 voor het eerst Zeeland-breed aangeboden in het vrije aanbod van de Kunst- en Cultuur educatieve Centra. Het Zeeuws Archief neemt deel aan de beschikbaarstelling van de gratis Cultuurbus, waardoor het voor scholen in heel Zeeland gemakkelijker wordt om een bezoek aan het archief te brengen. Het programma over de Tweede Wereldoorlog werd gevolgd door de groepen 7/8 van vijf basisscholen uit de drie Walcherse gemeenten. De uitvoering ervan werd verzorgd door de educatievrijwilligers. In het voorjaar van 2020 gaven zij acht gastlessen op de scholen en zeven archiefintroducties in het archief voor acht groepen. Vanwege de maatregelen om de verspreiding van COVID-19 te beperken moest de laatste archiefintroductie worden geannuleerd.

Het streven dat ieder Walchers schoolkind tijdens zijn basisschoolloopbaan tenminste één keer in het Zeeuws Archief is geweest, heeft kans van slagen als scholen het aanbod toegewezen krijgen. Doordat Kunsteducatie Walcheren de afgelopen jaren niet meer met een vast aanbod van Basisscholen werken in toenemende mate met Interne Cultuur Coördinatoren. Deze bepalen het cultuuraanbod voor de scholen. Het blijft zinvol te investeren in contacten met en deel te nemen aan . Vanwege de coronacrisis is ook dit stil komen te liggen. Uiteraard wordt geïnvesteerd in contacten met de HZ-PAB -studenten. Ook hier heeft corona de fysieke programm doorkruist. Datzelfde geldt voor de andere schoolbezoeken. Slechts enkele scholen bezochten in het voorjaar Het Zeeuws Archief nam online deel aan het testen en jureren van prototypes van geactiveerde oude kaarten door UCRErfgoeddag van de Katholieke Pabo Zwolle en nam deel aan de online Wetenschapsdag van de ZB| Planbureau met het lezen van Zeeuwse plaatsnamen, woordoefeningen op de online oefentool voor Tijdens het coronajaar werd onder meer als onderdeel van het thuisonderwijs gebruik gemaakt van speurtochten door Middelburg. Via Facebook en Twitter werden vrijwel dagelijks suggesties voor thuisactiviteiten gepost.

Het overgrote deel van de educatieve activiteiten werd vanwege COVID-19-maatregelen geannuleerd waardoor de doelstellingen niet konden worden gerealiseerd. Cursussen In het kader van deskundigheidsbevordering van gebruikers van archieven organiseerde het Zeeuws Archief in samenwerking met de Zeeuwse Volksuniversiteit negen cursussen: Paleografie voor wse voorouders, Wonen in een monumentenpand, Kijkje achter de schermen Het restauratieatelier, Ooggetuigen van de slavenhandel Wegwijs in de archieven van de MCC, Wegwijs op de nieuwe website van het Zeeuws Archief en Wegwijs in Vlissingse archieven Scheepsbouw in Vlissingen. Door corona konden slechts twee cursussen in het voorjaar doorgang vinden.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

32

Exposities Tentoonstellingen In de kelders van het Van de Perrehuis was van 29 oktober 2019 tot en met 1 mei 2020 de Een vorstelijke reis door achttiendeingericht. Dat was een samenwerking met het KZGW. Door corona moest de expositie al op 13 maart 2020 sluiten. Uitgangspunt was de promotietour die het stadhouderlijk gezin van Willem V en de hofhouding . De tentoonstelling over Willem V werd in totaal door 1.380 bezoekers bezocht. Een deel van de tentoonstelling werd tussen de twee lockdowns in te zien vanaf 2 juni 2020. In het verslagjaar werden voorbereidingen getroffen voor de inrichting van de semipermanente 2024. Exposities in het archiefcafé In het archiefcafé was tot en met 31 augustus 2020 de fotoJan Koeman te zien over sporen van de VOC in het huidige Sri Lanka.

-

- De verbinding Vlissingenhet samengaan van de archiefdienst Vlissingen en het Zeeuws Archief. Met de open dag is de tentoonstelling met een filmpje gepresenteerd. In het kader van de afsluiting van tien jaar deelname van het Zeeuws Archief aan het Zeeuws Solargraphy Experiment van de Zeeuwse Volkssterrenwacht Philippus Lansbergen te Middelburg, was zon als kunstenaar 10 jaar 11 juni 2021. Overige activiteiten Het Zeeuws Archief is vertegenwoordigd in de kerngroep van het Kennisplatform Educatie & Prestentatie op de overheidswebsite KIA/Pleio. Het kennisplatform organiseerde een studiedag keynotes en workshops. Helaas moest deze studiedag vanwege coronamaatregelen worden afgelast. In het najaar organiseerde het platform Het Zeeuws Archief is aangesloten bij de online paleografie oefentool voor het leren lezen van oud -mailaccount worden bij toerbeurt door medewerkers van de aangesloten archiefdiensten verricht. In het verslagjaar werden vier Zeeuwse paleopuzzels (teksten zonder transcriptie) op het forum gepubliceerd en ter gelegenheid van Sinterklaas werd een middeleeuwse tekst van het Nicolaasgilde uit Arnemuiden op de oefentool gepubliceerd en twee sets woordoefeningen gedestilleerd uit Zeeuwse teksten. De Zeeuwse tekst uit de online voorronde van de Paleografiewedstrijd werd na de sluiting van de voorrondes gepubliceerd als oefentekst.

In coronatijd werd de frequentie van activiteiten op de sociale media flink opgevoerd. Naast de gebruikelijke posten over activiteiten en wetenswaardigheden die veelal aansloten bij de actualiteit en tevens een link hadden met de historie, werden ook veel zoek- en doe-tips gepubliceerd en enkele raad-en-win-acties. Het Zeeuws Archief deed in april 2020 mee aan de Twitteractie #Archive30 van ARA Scotland, de overkoepelende organisatie van archiefinstellingen in Schotland. Elke dag in april was gewijd aan een bepaald thema waarbij archieven wereldwijd konden aansluiten met afbeeldingen van documenten Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

33

uit hun collectie of ervaringen uit de archiefpraktijk. Evenals in 2018 en 2019 was deze actie een groot succes. Op Internationale Archievendag (9 juni) nam het Zeeuws Archief deel aan de Twitteractie van The International Council On Archives die de International Archives Week #IAW2020 over hun favoriete archiefstuk en hun werk. Het Zeeuws Archief nam dit jaar voor het laatst deel aan het Zeeuws Solargraphy Experiment van de Zeeuwse Volkssterrenwacht Philippus Lansbergen te Middelburg. Halfjaarlijks werd de baan van de zon vastgelegd door middel van enkele pinhole erden gedeeld via de website, het weblog en de sociale media van het Zeeuws Archief. Zoals elk jaar zijn de solargraphs van het Zeeuws Archief ook te zien op de website Spaceweather. Externe communicatie Met een cross-mediale mix van middelen wil het Zeeuws Archief het publieksbereik van zowel de instelling als de collectie uitbreiden en zich profileren als cultuurhistorisch knooppunt in Zeeland. Deze doelstellingen zijn bereikt, zij het wel in aangepaste uitwerking. Dat had alles te maken met de komst van het gemeentearchief Vlissingen naar het Zeeuws Archief, waardoor er veel extra werk was. En uiteraard Covid-19, dat vanaf maart 2020 van grote invloed was op het werk, wat betreft open dagen en fysieke bijeenkomsten. Het stelde het Zeeuws Archief wel weer voor de uitdaging versneld meer digitaal te werken.

In 2020 waren de speerpunten: Promotie van de nieuwe website met geïntegreerde (nieuwe) diensten en producten Publiciteit voor het Zeeuws e-Depot Verbeteren van de communicatie-en presentatiemiddelen van het Zeeuws Archief, waaronder de versterking van de Zeeuwse samenwerking via digitale presentaties, nieuwsbrieven en andere middelen. Het jaar 2020 werd gekenmerkt door Covid-19. Het Zeeuws Archief heeft voor het eerst webinars georganiseerd. Door een aantal tests en daadwerkelijk uitvoeren van een webinarserie voor de relaties van de Zeeuwse Samenwerking eDepot hebben we nu de nodige ervaring De Open dag is digitaal georganiseerd. Dit was zeker geen vervanging van een fysieke bijeenkomst, maar biedt wel perspectief voor de toekomst. Het Zeeuws Archief is goed zichtbaar gebleven bij het publiek in een moeilijke tijd. Van de Vriendenlezing op de Open Dag is een opname gemaakt, waarbij de mogelijkheden om uit te zenden onderzocht en getest is. Deze ervaring is ook voor de komende jaren in te zetten. Ook de oplevering van het metamorfozeproject de Classes van Amsterdam, Rotterdam en Middelburg is online gehouden. Interne communicatie heeft met teamsbijeenkomsten en corona-updates veel aandacht gehad. Door corona als hotspot aan te wijzen zijn er acties uitgerold, zoals een publieksactie om bij te dragen aan het corona-archief.

Het Youtube kanaal is opnieuw ingericht en actief ingezet rond de digitale open dag. De exposities van het Zeeuws Archief worden altijd ondersteund met communicatie rondom de opening. In coronatijd is dat voor het eerst gebeurd met een filmopname van de foto-expositie in het archiefcafé om online te verspreiden. Werven van en contact onderhouden met de sponsors en vrienden gebeurt in samenwerking met de Stichting Vrienden van het Zeeuws Archief. Door de beperkingen door het Covid-19 virus is de Vriendenlezing digitaal aangeboden. Daarmee heeft de Stichting zich veerkrachtig getoond en heeft ook daadwerkelijk iets aan kunnen bieden aan de vrienden.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

34

Nieuwsbrieven

is zes maal uitgegeven. Het aantal abonnees is gegroeid van 2535 naar 2762 (ook eDepot lezers zijn toegevoegd). Het e-Depot Nieuws is twee maal uitgegeven, aan het einde van het jaar voor het eerst via Mailchimp. Het resultaat is een betere link met de website. In juni 2020 is nog een speciale nieuwsbrief voor Terneuzen verschenen. Deze nieuwsbrief is Het platform MailChimp wordt naast de nieuwsbrieven ook gebruikt voor het versturen van persberichten en uitnodigingen. Met de digitale nieuwsbrief wordt gemikt op een breed publiek. In de nieuwsbrief klikken lezers op links naar artikelen op de website (nieuws, blogs, Zeeuwse verhalen, zoekgidsen etc.). Inzet sociale media Het Zeeuws Archief maakt gebruik van Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn. Het bereik is al jaren groot en de inzet wordt ook steeds beter op elkaar afgestemd. Dit levert in coronatijd op dat de bestaande achterban snel en effectief bereikt kan worden. Het Zeeuws Archief blijft in beeld bij het publiek. De lijn met de website en digitale dienstverlening van het infocentrum is kort. Samenwerkingsverbanden Zeeuwse Ankers Erfgoed Zeeland beheert de erfgoedwebsite Zeeuwse Ankers. Voor de content maakt Erfgoed Zeeland gebruik van de voormalige archiefportalwebsite Geschiedenis Zeeland en deels gebruik van de actuele content op de website van het Zeeuws Archief.

Het Zeeuws Archief wordt door Erfgoed Zeeland betrokken bij beleid en redactie van de erfgoedsite. Gouden Eeuw Het Zeeuws Archief neemt deel aan het overleg Gouden Eeuw van de Gemeente Middelburg, waarin Zeeuwse erfgoedprojecten in het thema Gouden Eeuw worden verzameld en gepresenteerd aan intermediairs op het gebied van toerisme. Daaruit is o.a. een stedenroute gekomen die de Gouden Eeuw zichtbaar moet maken bij toeristen. Stichting Historisch Onderzoek Zeeland De Stichting Historisch Onderzoek Zeeland (SHOZ) stimuleert wetenschappelijk historisch onderzoek over Zeeland. Het secretariaat wordt verzorgd door het Zeeuws Archief. Netwerk Slavernijverleden Het Zeeuws Archief is op verzoek van Het Nationaal instituut Nederlands slavernijverleden en erfenis (Ninsee) toegetreden tot het landelijke Netwerk Slavernijverleden. In 2019 vond onder andere de eerste editie van de Black Achievement Month (BAM) in Zeeland plaats. Het Zeeuws Archief neemt hieraan deel met een educatief programma en ondersteunt de organisatie van het landelijke Zeeuws Weerzien De krant Zeeuws Weerzien is voortgekomen uit een onderzoeksproject van Stichting Feest van Herkenning. De productie van de krant is ondergebracht in een aparte stichting: Stichting Zeeuws Weerzien. De redactie wordt gevormd door het Zeeuws Archief, ZB| Planbureau en Bibliotheek van Zeeland en Erfgoed Zeeland.

De krant wordt 4x per jaar, in een oplage van 50.000 exemplaren, verspreid over een groeiend aantal distributiepunten in heel Zeeland, waaronder het ZA.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

35

Activiteiten Om de doelen te bereiken, en ook vanuit de verschillende samenwerkingen, organiseren we activiteiten en nemen we deel aan activiteiten: opnames van de film De Slag om de Schelde, voor het van de Perrehuis Beoordelen van de Zeeuwse bijdragen aan de verkiezing De Tweede Wereldoorlog in 100 Nationale paleografie wedstrijd oplevering van het metamorfozeproject oplevering VeleHanden project Thuis in Terneuzen Webinar serie Zeeuws e-Depot Online Open dag Radio OVT van de VPRO heeft een live uitzending bij het Zeeuws Archief uitgezonden in het kader van de Maand van de Geschiedenis, met bijdragen van het Zeeuws Archief. Medewerking aan de podcast serie De plantage van onze voorouders, door Maartje Duin Medewerking aan de course Activating Old Maps van de University College Roosevelt (UCR) Corona hotspot publieksactie Samenwerking theaterproject Rimpelingen over corona-brieven Opnames Verborgen Verleden met Merel Westrik Bijdragen voor vrijwilligersdag gemeentearchief Schouwen-Duiveland Expositie pelgrimsinsignes Erfgoedsamenwerking Het Zeeuws Archief is hét cultuur-historisch knooppunt van Zeeland. Die doelstelling wordt behaald door de samenwerking met vele partners en samenwerkingsverbanden.

Het Zeeuws Archief participeert in de Stichting Historisch Onderzoek Zeeland en begeleidt daarin mede de totstandkoming van een boek over Jacob Hendrik Schorer, de eerste Commissaris van de Koning van Zeeland. Het Zeeuws Archief vervult tevens de rol van secretariaat. Het Zeeuws Archief werkt in het kader van de Stichting Historisch Onderzoek Zeeland mee aan de totstandkoming van een publicatie over Zierikzee, ter gelegenheid van het feit dat de stad 800 jaar stadsrechten heeft. Gesproken is over een mogelijk nieuw project over de schutterijen in Zeeuws-Vlaanderen. Het Zeeuws Archief werkte mee voorselectie v te zien. Het Zeeuws Archief neemt deel aan het overleg Gouden Eeuw van de Gemeente Middelburg, waarin Zeeuwse erfgoedprojecten in het thema Gouden Eeuw worden verzameld en gepresenteerd aan intermediairs op het gebied van toerisme; Het Zeeuws Archief is toegetreden tot het landelijke Netwerk Slavernijverleden. Het Zeeuws Archief onderhoudt contacten met, werkt samen met en verleent diensten aan de het Genealogisch Centrum Zeeland, Werkgroep Cultuur Historie van het Koninklijk Zeeuwsch Genootschap der Wetenschappen (KZGW), de Werkgroep Industrieel Erfgoed, de Heemkundige Kring Walcheren, Omroep Zeeland, het Etty Hillesum Onderzoekscentrum en de Walcherse Archeologische Dienst. Het Zeeuws Archief is initiator in het overleg e-Depot Zeeuwse overheden.

Het Zeeuws Archief werkt samen met de UCR voor Het Zeeuws Archief participeert in Zeeuwse Ankers en stelt zijn data beschikbaar voor de ankerplaatsen in Zeeland. Het Zeeuws Archief werkte mee aan het project Struikelstenen, herinneringsplaatsen voor weggevoerde Joodse inwoners van Zeeland.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

36

Het Zeeuws Archief ontving voor zover mogelijk door corona - diverse bezoekers uit binnen- en buitenland, specifiek voor het archief over slavenhandel. Het Zeeuws Archief neemt deel aan de Wetenschappelijke Raad Zeeland ten behoeve van kennisprojecten voor Zeeland. Het Zeeuws Archief werkt mee aan de krant Zeeuws Weerzien, een project van historische kranten voor ouderen. Het Zeeuws Archief beheert de historisch topografische atlas Zelandia Illustrata voor het Koninklijk Zeeuwsch Genootschap der Wetenschappen. Diverse medewerkers van het Zeeuws Archief nemen (ook in hun eigen tijd) bestuurs- en redactielidmaatschappen van erfgoedinstellingen en erfgoedverenigingen in Zeeland voor hun rekening. Er is een - en West Vlaanderen in het Vlaams-Zeeuws archivarissenoverleg. In het DOZA onderhouden de archiefdiensten in Zeeland contact. Het Zeeuws Archief levert de voorzitter. Met partijen in Zeeuws-Vlaanderen werd regelmatig overlegd over de toegankelijkheid van archieven. Het Zeeuws Archief participeert in de werkgroep Black Achievement Month. Het Zeeuws Archief werkt samen met het Zeeuws Museum, ZB|Planbureau en Bibliotheek voor Zeeland, Erfgoed Zeeland, en met diverse musea in Zeeland.

Huisvesting Genealogisch Centrum Zeeland, sinds 2014 ook opgenomen in de studiezaal van het Zeeuws Archief, deels in aparte ruimten Koninklijk Zeeuwsch Genootschap der Wetenschappen Natuurkundig Gezelschap Walcherse Archeologische Dienst Etty Hillesum Onderzoekscentrum Godshuizen Middelburg Roosevelt Institute of American Studies (RIAS)

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

37

Wat heeft dit gekost?

Programma publieksbereik Totale lasten Totale baten Saldo

Realisatie 2020 813.774 -9.499 804.276

2e wijziging Begroting 2020 812.803 -7.321 805.483

Realisatie 2019 623.204 -12.146 611.057

Realisatie 2020

2e wijziging Begroting 2020

Realisatie 2019

665.774

651.830

521.948

71.565 67.099 2.170 7.167 148.000

66.260 76.601 4.797 13.315 160.973

31.312 53.158 4.584 12.202 101.256

-8.829 0 -457 -213 -9.499

-6.576 0 -550 -195 -7.321

-8.627 0 -1.840 -1.679 -12.146

804.276

805.483

611.057

Specificatie programma publieksbereik

Salarislasten programma exploitatie Materiële lasten programma exploitatie - infocentrum - web uitingen - educatie - externe communicatie

Baten programma exploitatie - infocentrum - web uitingen - educatie - externe communicatie

Saldo

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

38

Overzicht algemene dekkingsmiddelen

Algemene dekkingsmiddelen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage Nationaal Archief: DTR Bijdrage Middelburg Bijdrage Veere Bijdrage Veer e-Depot DVO Provincie Zeeland DVO Provincie Zeeland e-Depot DVO Waterschap DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Terneuzen: e-Depot DVO Vlissingen DVO Schouwen-Duiveland DVO Tholen: e-Depot Verhuur depot- en kantoorruimte Overige algemene dekkingsmiddelen

Realisatie 2020 -1.305.759 -1.727.023 -153.666 -489.383 -141.005 -27.153 -649.302 -90.912 -326.387 -33.309 -379.067 -51.963 -247.150 -64.020 -36.231 -38.395 -137.189

2e wijziging Begroting 2020 -1.260.053 -1.699.512 -153.666 -472.241 -136.066 -27.153 -649.302 -90.912 -326.387 -33.309 -379.067 -51.963 -247.150 -64.020 -36.231 -38.184 -93.464

Totaal algemene dekkingsmiddelen

-5.897.914

-5.758.679

Realisatie 2019 -1.260.053 -1.699.512 -153.666 -472.241 -136.066 -18.102 -642.873 -60.608 -318.116 -32.465 -369.461 0 0 -32.010 -18115,5 -25.563 -223.655 -5.462.506

* Verhuur depotruimte. In 2020 is depotruimte verhuurd aan: Gemeente Middelburg (287 meter bestanden die nog niet in aanmerking komen voor archiefwettelijke overbrenging, inclusief 14 meter inzake de WMO en 45 meter Dienst Stadsbeheer) Gemeente Veere (70 meter bestanden die nog niet in aanmerking komen voor archiefwettelijke overbrenging) Vereniging Zeeuwse Gemeenten (21 meter) Stichting de Zeeuwse Ombudsman (7 meter) Veiligheidsregio (30 meter) Suikerunie (2 meter koude berging) Justid (10 meter koude berging)

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

39

Overzicht overhead

Overhead Salarislasten overhead Overige personeelslasten Huur Rijksgebouwendienst Huisvestingslasten Huisvestingslasten beheer en onderhoud Organisatielasten Afschrijvingslasten Rentelasten Incidentele baten

Realisatie 2020 746.250 170.559 380.247 253.475 1.264.678 336.492 45.722 20.537 0

2e wijziging Begroting 2020 732.649 162.575 380.247 245.359 1.237.886 358.213 45.292 20.537 0

Totaal overhead

3.217.959

3.182.757

3.023.208

Realisatie 2020 0 0 16.000

2e wijziging Begroting 2020 0 0 15.000

Realisatie 2019 0 0 15.000

16.000

15.000

15.000

Realisatie 2020 0

2e wijziging Begroting 2020 15.000

Realisatie 2019 0

Realisatie 2019 707.206 172.700 379.083 231.382 1.267.065 215.632 26.524 23.616 0

Overzicht vennootschapsbelasting

Vennootschapsbelasting vennootschapsbelasting 2016 en 2017 vennootschapsbelasting 2018 vennootschapsbelasting 2019 Totaal vennootschapsbelasting

Overzicht onvoorzien

Onvoorzien

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

40

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Onder weerstandsvermogen wordt in deze jaarverantwoording het volgende verstaan: Weerstandscapaciteit: dit zijn de middelen en mogelijkheden waarover het Zeeuws Archief kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. Alle waarvoor geen voorzieningen zijn gevormd en die van materiële betekenis kunnen zijn. Weerstandscapaciteit Algemene reserve Het Zeeuws Archief beschikt over een algemene reserve die wordt aangehouden als bufferfunctie voor de exploitatiekosten. Een afwijking in de realisatie wordt in eerste instantie niet verrekend met de partners, maar komt ten gunste of ten laste van de algemene reserve. De algemene reserve mag maximaal 10% van de gezamenlijke bijdragen bedragen. Bestemmingsreserves De bestemmingsreserve personeel wordt aangehouden ten behoeve van personeelskosten vanwege langdurig zieken, eventuele wachtgeldverplichtingen, organisatieveranderingen/reorganisaties, extra opleidingskosten, vervanging tijdens ouderschapsverlof e.d. Jaarlijks ontvangt het Zeeuws Archief in de lumpsum van OCW een bedrag dat besteed dient te worden aan behoud. Het bedrag dat jaarlijks niet wordt besteed, wordt aan de bestemmingsreserve behoud toegevoegd. om werkzaamheden die in een bepaald jaar niet zijn uitgevoerd, in een later stadium uit te laten voeren.

De bestemmingsreserve digitalisering wordt aangehouden om digitaliseringsprojecten uit te kunnen voeren. De bestemmingsreserve bedrijfsvoering betreft een reserve ten behoeve van de algehele bedrijfsvoering van het Zeeuws Archief vanwege zaken die samenhangen met het gebouw, meubilair, tuin, ICT e.d. Egalisatiereserve Er kunnen verschillen optreden tussen het vastgestelde indexeringspercentage en het percentage waarmee het prijspeil van de totale lasten van het Zeeuws Archief stijgt. Indien het vastgestelde percentage hoger is dan de reële prijsstijgingen, wordt het meerdere niet teruggevorderd van het Zeeuws Archief. Evenmin wordt in geval van een indexeringspercentage dat lager is dan de reële prijsstijgingen nadere compensatie verleend. Om verschillen meerjarig te kunnen opvangen, heeft het Zeeuws Archief een egalisatiereserve gevormd. In 2018 is besloten het Zeeuws Archief per 1 januari 2019 de verantwoordelijkheid te geven voor het beheer en onderhoud van het pand, in plaats van het Rijksvastgoedbedrijf. Het Zeeuws Archief ontvangt hiervoor op basis van een in 2016 opgesteld Meerjaren Onderhouds- en Instandhoudingsplan een bijdrage van OCW voor het beheer en onderhoud. Verder is bovenstaande in eerste instantie voor drie jaar afgesproken. De minister van OCW besluit na de evaluatie over het vervolg.

De minister van OCW heeft in 2018 een stelselherziening van de RHC s aangekondigd. In 2020 is duidelijk geworden dat de minister per 1 januari 2024 uittreedt uit de gemeenschappelijke regeling. Hierover is in 2020 verder gesproken. Het beheer van de analoge archieven wordt gemandateerd aan de RHC's. De formalisering moet nog plaatsvinden.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

41

Kengetallen In het kader van de vernieuwing van de BBV dienen gemeenten en provincies een uniforme basisset van financiële kengetallen op te nemen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Deze verplichting geldt ook voor gemeenschappelijke regelingen. In onderstaande tabel zijn voor het Zeeuws Archief drie van de vijf verplichte kengetallen opgenomen. De kengetallen grondexploitatie en belastingcapaciteit zijn niet van toepassing. Jaarverslag 2020

Verloop van de kengetallen Realisatie 2019

Begroting 2020

Realisatie 2020

netto schuldquote

-26,88%

-17,36%

-24,13%

solvabiliteitsratio

40,65%

30,61%

39,45%

structurele exploitatieruimte

8,29%

-2,72%

2,28%

Kengetallen

De verschillen hebben hun oorsprong in het feit dat dit een momentopname is. Indien bijvoorbeeld de kwartaalfactuur voor de huur en de salariskosten voor december aan het eind van die maand nog in de vlottende passiva zouden zitten en dus nog niet betaald zijn, krijgt men gezien de omvang van een ander beeld dan wanneer de betreffende facturen begin januari zouden zijn geboekt.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

42

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen Het Zeeuws Archief is gehuisvest aan het Hofplein te Middelburg in een monumentaal pand met een moderne vleugel. Het pand wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) en sinds 1 januari 2019 is het Zeeuws Archief verantwoordelijk voor onderhoud, beheer en instandhouding van het pand in plaats van het RVB. Hiertoe is eind 2018 een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met het RVB. Van OCW heeft het Zeeuws Archief in 2020 1.727.023,- ontvangen ten behoeve van huur, beheer, onderhoud en instandhouding. Daarnaast heeft het Zeeuws Archief in 2019 een eenmalig bedrag ontvangen voor achterstallig onderhoud van ,- waarvan ook in 2020 gebruikt wordt gemaakt. De huurovereenkomst met het RVB heeft een looptijd van drie jaar en wordt stilzwijgend verlengd tot de minister eventueel een ander standpunt inneemt. Een evaluatie vindt in 2021 plaats. Voor het preventief en correctief onderhoud is in mei 2019 voor drie jaar via een Europese aanbesteding een contract afgesloten met de Kuijpers. -. Bij grotere projecten worden meerdere offertes aangevraagd. Naast het preventief onderhoud en het verhelpen van storingen is in 2020 een aantal projecten uitgevoerd. Reeds in 2019 zijn stappen gezet voor het plaatsen van zonnepanelen op het dak van het nieuwbouwgedeelte binnen het kader van het Solariseproject van de gemeente Middelburg.

In 2020 is het dak vervangen. Dit stond al in de planning vanwege achterstallig onderhoud waardoor de afgelopen jaren de nodige lekkages plaats hebben gevonden. Er is rekening gehouden met het feit dat er zonnepanelen op komen te liggen, bijvoorbeeld ten aanzien van het gebruik van isolatiemateriaal, bliksemafleiding e.d. In 2020 zijn in het monumentale gedeelte de binnenmuren geschilderd, is de vloerbedekking vervangen en zijn de parketvloeren gerenoveerd, alsmede de marmerengangvloer. Verder is de verlichting vervangen voor ledverlichting. Ook is er zonwerende folie geplakt op de zuidgevel van het Van de Perrehuis om ervoor te zorgen dat de temperatuur in de kamers aan de zuidkant in de zomer niet te hoog oploopt. In het nieuwbouwgedeelte is de stoombevochtiging vervangen voor adiabatische stoombevochtiging. Verder zijn de twee grote ketels in de Lussanetvleugel vervangen door zeven kleinere ketels in cascadeopstelling. Om te voldoen aan wet- en regelgeving is de toegangsdeur naar de stookruimte vervangen, alsmede de spreek- en luisterverbinding in de liften en heeft een upgrade plaatsgevonden van de noodverlichting door het gehele gebouw. De inventaris van de depots, de kantoren, het infocentrum, de expositieruimte en het restauratieatelier is eigendom van het Zeeuws Archief. Dit geldt ook voor de ICT-apparatuur.

In 2020 zijn de bestaande bureaus vervangen door bureaus die elektronisch tot op stahoogte verzet kunnen worden. Ook zijn de stoelen voor bezoekers op de studiezaal vervangen. Ten behoeve van het maken van scans van aangevraagde archiefstukken door zorgdragers is een documentscanner aangeschaft. In het auditorium is een groot presentatiescherm geplaatst. Verder heeft in 2020 de overstap naar een nieuwe ICT-omgeving plaatsgevonden. Uitgangspunt bij de vernieuwing van de ICT-omgeving was dat er zo min mogelijk hardware en software bij het Zeeuws Archief staat en geïnstalleerd is. Het Zeeuws Archief heeft een dusdanige omvang dat het niet realistisch is om een eigen afdeling ICT in huis te hebben om kwaliteit en continuïteit te kunnen waarborgen. Een van de belangrijkste aandachtspunten was de storage die benodigd is voor de Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

43

uitvoering van het digitaliseringsproces van analoge archiefstukken en het digitaal atelier (de eigen storage waar digital born archieven worden ondergebracht voorafgaand aan overbrenging naar de landelijke storage van het e-Depot) in verband met de grote hoeveelheid data die hier mee gemoeid is. Hierbij was extra aandacht nodig voor het snel kunnen opvragen, opslaan en kunnen manipuleren van deze bestanden. Gekozen is om te gaan werken met Microsoft365 en een grote storagemogelijkheid on premise. Ook is er gekozen voor een fysieke back-up.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

44

Paragraaf financiering Wettelijk kader De Wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido) heeft als belangrijkste uitgangspunten het bevorderen van een solide financieringswijze met als doel het voorkomen van grote fluctuaties in de rentelasten, het bevorderen van transparantie, het bevorderen van de kredietwaardigheid en het beheersen van renterisico's. Het beheersen van risico's uit zich concreet in de kasgeldlimiet, de renterisiconorm en het uitzetten van gelden en afsluiten van leningen met een prudent karakter. Daarnaast zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht tot het hebben van een treasurystatuut. Het statuut heeft onder andere als oogmerk de kwaliteit van de uitvoering van de treasuryfunctie te verhogen alsmede de transparantie van het besluitvormingsproces te verbeteren. Dit statuut is in 2016 vastgesteld. Kasstromen De bevoorschotting vanuit het Rijk heeft in 2020 per kwartaal plaatsgevonden en vanuit de gemeenten per maand. De salariskosten zijn door de gemeente Middelburg maandelijks halverwege de volgende maand in rekening gebracht en door het Zeeuws Archief binnen twee weken aan de gemeente Middelburg betaald. De huurkosten zijn door RVB per kwartaal in rekening gebracht en door het Zeeuws Archief betaald.

Kasgeldlimiet Onder kasgeldlimiet wordt de ruimte verstaan die overheidsorganisaties hebben om zaken met kort geld (rentetypische looptijd korter dan 1 jaar) te financieren. Deze is bij ministeriële regeling bepaald als percentage van de totale lasten. Voor openbare lichamen is dit percentage bepaald op minimaal 8,2%. Leningen Per 1 juli 2000 is een annuïteitenlening afgesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten die per 1 juli 2026 afloopt: * 25-jarige lening met een rentepercentage van 6,02% en een jaarlijks contractueel te betalen bedrag van 74.775,89 Euro. Financiering van de investeringsuitgaven In 2020 is geïnvesteerd in hoogte verstelbare bureaus en nieuwe stoelen voor de studiezaalbezoekers. Daarnaast is geïnvesteerd in de vervanging van de ICT-omgeving, inclusief . Verder is geïnvesteerd in een documentscanner en een presentatiescherm in het auditorium. Het Zeeuws Archief beschikte in 2020 over voldoende liquide middelen en hoefde voor deze investeringsuitgaven geen lening aan te gaan. Uitzettingen Vanaf december 2013 zijn decentrale overheden en gemeenschappelijke regelingen verplicht om bij het rijk te gaan schatkistbankieren op grond van de wet verplicht schatkistbankieren van 4 juli 2013 (ingangsdatum 14 december 2013). Dat heeft gevolgen voor de uitzettingen van het Zeeuws Archief.

(Tijdelijke) extra middelen - (gerekend op kwartaalbasis) dienen bij de schatkist te worden ondergebracht. Daarover wordt een minimale rente berekend.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

45

Paragraaf bedrijfsvoering Personeel en organisatie Personeel Per 31 december 2020 werkten in totaal 57 personen bij het Zeeuws Archief met een vast of tijdelijk dienstverband. Deze vervulden in 2020 44,34 fte. Dit betreft 43,13 fte met een vast dienstverband en 1,21 fte met een tijdelijk dienstverband. De medewerkers met een tijdelijk dienstverband waren in totaal acht studenten en scholieren. De totale salarislasten voor vast en tijdelijk personeel bedroegen in 2020 3.063.513,-. 156.738,- aan uitzendkrachten/gedetacheerden ingehuurd t.b.v. metamorfozeprojecten, projecten zakelijke dienstverlening, projecten t.b.v. Terneuzen inclusief HIP, projecten toegankelijk maken en de receptie. De salarisadministratie is uitbesteed aan de gemeente Middelburg. Jaarlijks brengt de gemeente Middelburg hiervoor door middel van een factuur kosten in rekening. Verder wordt voor de uitkering van een bovenwettelijke uitkering gebruik gemaakt van de diensten van VismaRaet. Daarnaast maakt het Zeeuws Archief gebruik van MKbasics in verband met ziekteverzuim-aangelegenheden maar ook voor werkplekonderzoeken en overige arbo-aangelegenheden. Het ziekteverzuimpercentage onder de medewerkers met een vast en tijdelijk dienstverband bij het Zeeuws Archief bedroeg in 2020 1,68% gecorrigeerd voor langdurig zieken (inclusief langdurig zieken is het percentage 6,62%).

De ziekmeldingsfrequentie bedroeg in 2020 1,07. De personele omvang van het Zeeuws Archief is in 2020 ten opzichte van 2019 met 4,0 fte toegenomen in verband met de indiensttreding van de medewerkers van het gemeentearchief Vlissingen bij het Zeeuws Archief. In 2021 treden de medewerkers van het gemeentearchief Schouwen-duiveland in dienst bij het Zeeuws Archief. Mede vanwege de komst van deze medewerkers is in oktober het adviesrapport organisatieontwikkeling uitgebracht en aan de medewerkers gepresenteerd. Hierin is aangegeven hoe de organisatie van het Zeeuws Archief toekomstgericht ingedeeld zou moeten worden waarbij de volgende zaken zijn geadresseerd: Onevenwichtigheid in zwaarte organisatie, span of control afdelingshoofd I&K, integratie nieuwe het adviesrapport blijkt dat coördinatoren verantwoordelijk worden voor de dagelijkse aansturing van medewerkers. Voordat overeenkomstig het advies gewerkt gaat worden is het nodig dat in 2021 het bestaande functieboek geactualiseerd wordt. Vrijwilligers Op 31 december 2020 waren 60 vrijwilligers werkzaam bij het Zeeuws Archief.

In 2020 verrichtten vrijwilligers zowel in het archief als op afstand de volgende werkzaamheden: (nader) toegankelijk maken van archieven en collecties, vertalen in de Engelse taal, transcriberen van oude handschriften, genealogische informatie toegankelijk maken en inlichtingen verstrekken, educatie-activiteiten, behoudswerkzaamheden, beantwoorden reacties Zeeuwen Gezocht, scannen en beschrijven beeldmateriaal Door corona konden vrijwilligers vanaf 13 maart 2020 niet meer in het Zeeuws Archief terecht. Sommigen konden thuis nog passend werk doen. Diverse begeleiders hielden contact met de vrijwilligers via de telefoon, e-mail, WhatsApp of fysiek. Ondanks corona is er in het verslagjaar werk verricht door de vrijwilligers. Mede dankzij hun inzet konden diverse updates worden geplaatst in de databases en op de website. Mede dankzij de inzet van vrijwilligers Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

46

zijn vanaf 11 augustus 2020 1.532 foto's uit het archief van de voormalige gemeente Sas van Gent 1988-1998 te raadplegen op de website van het Zeeuws Archief, zowel via 'Archieven en collecties' (6032F) als via 'Beeld'. konden op de site van de Werkgroep Paleografie in Zeeland transcripties van de Veerse charters worden gepubliceerd https://www.zeeuwsarchief.nl/eeuwenoude-charters-veeregetranscribeerd/ konden in februari dit jaar de gegevens uit het Vele Handen-project Thuis in Terneuzen in Zeeuwen Gezocht worden gepresenteerd: https://www.zeeuwsarchief.nl/bevolkingsgegevens-thuis-in-terneuzen-online/ konden we artikelen op de website plaatsen: https://www.zeeuwsarchief.nl/vondsten-uit-zeeuws-archief-gaan-het-land-door/ https://www.zeeuwsarchief.nl/blog/als-de-dominee-van-biggekerke-wordt-uitgemaakt-voorschelm/Rijdende Rechter in Biggekerke anno 1625 Zeeuws Archief kon de controle van Zeeuwen Gezocht-reacties doorgaan. konden nieuwe transcripties aan het Surinameproject worden toegevoegd. konden de educatievrijwilligers vlak voor de lockdown gastlessen op scholen en archiefintroducties in het Zeeuws Archief verzorgen. konden weliswaar niet het gehele jaar door, maar wel een deel ervan behouds- en scanwerkzaamheden worden uitgevoerd.

konden alle werkzaamheden die door vrijwilligers thuis worden gedaan gewoon doorgaan (beeldprojecten, vertalen, tolproject, genealogische gegevens invoeren, transcripties vervaardigen en publiceren). Interne communicatie Sleutelwoorden voor de dienstverlening van het Zeeuws Archief zijn: openheid, transparantie en samenwerking. Diezelfde sleutelwoorden gelden daarmee ook voor interne communicatie, de basis van alle bedrijfsprocessen. Interne communicatie moet bijdragen aan een goede onderlinge informatie-uitwisseling, samenwerking en kennisdeling. De onderstaande instrumenten worden hiervoor ingezet en blijken effectief en waardevol: Werken in teamverband en in project-/werkgroepen bevordert samenwerking en kennisdeling Algemene personeels-informatiebijeenkomsten (API), tenminste vier keer per jaar of zoveel vaker als nodig. Directie en medewerkers informeren elkaar over voor de organisatie belangrijke ontwikkelingen, actueel nieuws, projecten, activiteiten, plannen, werkprocessen, etc. Agenda, hoofdpunten en notulen van de (tweewekelijkse) MT-vergaderingen worden gepubliceerd op intranet ViceVersa, het intranet van het Zeeuws Archief, wordt actief gebruikt voor onderlinge informatievoorziening over actueel nieuws, activiteiten, werkafspraken en personeelszaken Dit jaar is de nieuwe versie van ViceVersa uitgerold en in gebruik genomen.

De nieuwe werkomgeving en het werken met teams is begeleid door de werkgroep ICT. Er zijn korte trainingen aangeboden en medewerkers kunnen vragen om hulp en uitleg. Het Zeeuws Archief bestond in mei 20 jaar in de huidige vorm. Om dit samen te vieren en om de medewerkers die allemaal thuis aan het werk waren een hart onder de riem te steken is een verrassingspakket thuis gestuurd. Ook voor de interne communicatie was het afgelasten van de open dag een gemis. De medewerkers zijn wel betrokken bij het digitale programma. Er is toegewerkt naar de komst van het Gemeentearchief Schouwen-Duiveland. De communicatie is op elkaar afgestemd en in samenwerking is een communicatieplan uitgewerkt rondom de overgang.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

47

Kennisontwikkeling Het werkveld digitaal informatiebeheer van onze zorgdragers is sterk in beweging. Het is daarom zaak dat we ons breed blijven oriënteren op zaken als archiving by design, common ground, preservation in place, maar ook de markt van commerciële archiefdiensten. Daarnaast is er veel nieuwe wetgeving die een grote invloed heeft op de praktijk van archiefvorming, met name aangaande openbaarheid en publiceren: de Omgevingswet, de WOO, de AVG en natuurlijk de vernieuwing van de Archiefwet, -regeling en -besluit. Kennis wordt gezocht en uitgewisseld op platforms als KIA, PLEIO en VNG fora. De medewerkers van het Zeeuws Archief hebben afgelopen jaar diverse cursussen gevolgd en kennissessies bijgewoond: Zaaksysteem live Data Privacy congres Cursus Archimate Inspiratiedag RMTool Toezicht op de digitale overheid Vernietiging Webinars van de cyclus Grip op Informatie Training retrospectieve vervanging Modules archiefassistent Training in verband met vernieuwde ICT-omgeving Medezeggenschap In 2020 heeft de directeur regelmatig overlegd met de ondernemingsraad van het Zeeuws Archief. Bestuurlijke organisatie Het dagelijks bestuur bestaat uit mevrouw G.W. van Montfrans-Hartman, voorzitter en rijksbestuurder, de heer J.J. Aalberts, wethouder Middelburg en de heer R.J. van der Zwaag, burgemeester Veere.