161a. Jaarverantwoording Zeeuws Archief 2020, 27 juli 2021

Concept Zeeuws Archief Jaarverantwoording 2020

Middelburg, 12 april 2021

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

1

Inhoudsopgave JAARVERSLAG 2020

3

Inleiding

4

Programma beheer Wat was het doel? Wat hebben we ervoor gedaan? Wat heeft dit gekost?

6 6 6 13

Programma informatie en kennis Wat was het doel? Wat hebben we ervoor gedaan? Wat heeft dit gekost?

14 14 14 22

Programma publieksbereik Wat was het doel? Wat hebben we ervoor gedaan? Wat heeft dit gekost?

23 23 23 38

Overzicht algemene dekkingsmiddelen

39

Overzicht overhead

40

Overzicht vennootschapsbelasting

40

Overzicht onvoorzien

40

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing

41

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen

43

Paragraaf financiering

45

Paragraaf bedrijfsvoering

46

JAARREKENING 2020

49

Balans per 31 december 2020

50

Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening

52

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

54

Toelichting op de balans per 31 december 2020

56

Toelichting op het overzicht baten en lasten in de jaarrekening

60

Nadere toelichting op het overzicht baten en lasten in de jaarrekening

65

Wet Normering Topinkomen

67

Vaststelling van de jaarrekening

68

Resultaatbestemming

68

Controleverklaring accountant

69

Specificatie materiële vaste activa

70

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

2

JAARVERSLAG 2020

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

3

Inleiding Het jaar 2020 is gekenmerkt door de wereldwijde besmetting met COVID-19. Ook in Nederland heeft dit virus grote impact gehad en uiteraard heeft dat voor de aanwezigheid en werkzaamheden van de medewerkers van het Zeeuws Archief gevolgen gehad. In maart 2020 werden door het kabinet de eerste maatregelen afgekondigd, en half maart ging het hele land al in een intelligente lockdown. Dat betekende dat de studiezaal gesloten werd, dat de medewerkers zoveel mogelijk thuis moesten werken en dat de vrijwilligers ook niet op het Zeeuws Archief hun werk konden doen. Die periode was zeer ingrijpend voor iedereen. Het Zeeuws Archief heeft na de eerste weken dat vrijwel iedereen thuis werkte, ervoor gekozen om wel de digitale dienstverlening weer op te starten. Dat betekende dat in die periode stapsgewijs weer een beperkt aantal archiefmedewerkers op het Zeeuws Archief kwamen om de digitale dienstverlening te kunnen uitvoeren. Na enige tijd zijn ook andere medewerkers die originelen nodig hadden voor hun werk, stapsgewijs weer in het gebouw toegelaten. Alle andere medewerkers werkten zoveel mogelijk vanuit huis. In juni werden de maatregelen verruimd. Toen kon de studiezaal weer geopend worden voor een beperkt aantal bezoekers. In het najaar zijn de maatregelen door het kabinet weer aangescherpt en is de tweede lockdown afgekondigd.

Opnieuw is de studiezaal gesloten en opnieuw heeft het Zeeuws Archief de keus gemaakt om de dienstverlening alleen op digitale wijze te verlenen. Dat geldt zowel voor de aangesloten overheden als voor de onderzoekers. Vanaf 1 september zijn aanvragen via de Archiefbank gratis gemaakt, en dat heeft zeker ook in coronatijd ertoe geleid dat er meer aanvragen dan ooit voor scans van archieven werden besteld. In feite is daarmee de dienstverlening in coronatijd optimaal geweest, ondanks de beperkingen in fysieke mogelijkheden. Medewerkers werkten overigens nog steeds zoveel mogelijk thuis, de ICT is daarop aangepast, en vrijwilligers konden vanaf maart helaas het hele jaar niet worden ontvangen op het Zeeuws Archief. De studiezaal in Terneuzen is vanaf half maart ook gesloten en het hele jaar gesloten gebleven. De digitale dienstverlening voor bezoekers en overheid verliep vanuit het Zeeuws Archief. Voor wat betreft de archiefdiensten en advisering van de overheden, is corona als hotspot aangemerkt. Alle informatie over hoe overheden en de samenleving omgaan met het COVID-19 virus zal als hotspot bewaard blijven. Overheden zijn opgeroepen om hieraan specifiek aandacht te besteden. In de tijd dat de medewerkers niet op het Zeeuws Archief konden komen werken, is aan het interieur van het gebouw groot onderhoud uitgevoerd.

Bij de nieuwe inrichting van de kamers is rekening gehouden met de anderhalvemeter-eis. Tevens is de ICT is vernieuwd. Dat laatste is met name in de tweede lockdown heel profijtelijk geweest omdat iedereen in staat was om met goede apparatuur thuis te werken. Tevens is veel werk besteed aan de vernieuwing van het dak van het nieuwbouwgedeelte. De voorbereidingen voor de plaatsing van zonnepanelen zijn in volle gang. Het jaar 2020 stond tevens in het teken van de voorbereiding op de aansluiting van SchouwenDuiveland per 1 januari 2021. Ook werd de aansluiting van Vlissingen per 1 januari 2020 verder vorm gegeven door archieven op te nemen in het archiefbeheerssysteem en de informatie online beschikbaar te maken op inventarisniveau. Zowel aan de overgang als een de grote hoeveelheid beeldmateriaal hebben diverse medewerkers veel aandacht besteed. De samenvoeging van de archieven biedt de mogelijkheid voor onderzoekers om de Walcherse archieven in hun samenhang te onderzoeken. De vier medewerkers van Vlissingen zijn bij het Zeeuws Archief in dienst gekomen. In januari en februari van dit jaar zijn de archieven vanuit Vlissingen naar het Zeeuws Archief verhuisd. Het depot in Vlissingen wordt door het Zeeuws Archief benut om gedigitaliseerde en daarmee weinig fysiek geraadpleegde - archieven te plaatsen.

Het depot in Terneuzen wordt benut voor de waterschapsarchieven van Zeeuws-Vlaanderen. Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

4

In 2021 zal ook het depot in Zierikzee en de studiezaal in Zierikzee onder de verantwoordelijkheid van het Zeeuws Archief komen. De medewerkers van het gemeentearchief Schouwen-Duiveland komen dan in dienst bij het Zeeuws Archief. De vrijwilligers van Schouwen-Duiveland zullen dan tevens onder de zorg en aansturing van het Zeeuws Archief komen. Daarmee komt het aantal vrijwilligers op 80. In 2020 heeft het Zeeuws Archief een nieuw beleidsplan gemaakt, getiteld Verbinden en Inspireren. Daarin is de basis gelegd voor het beleid van de komende vier jaar. In de begrotingen zullen de ambities uitgewerkt worden en de teams in het Zeeuws Archief zullen daartoe hun jaarplannen opstellen. De ambitie om uiteindelijk alle Zeeuwse overheden in het Zeeuws e-Depot aan te sluiten is het uitgangspunt en voor de komende vier jaar wordt een doelstelling van aansluiting van vijf overheden en twee particuliere archiefvormers uitgesproken. In 2020 had het Zeeuws Archief aansluitingen met de gemeenten Veere, Terneuzen, Tholen, Schouwen-Duiveland en met de Provincie Zeeland. Het publieksbereik zal de komende beleidsplanperiode extra aandacht krijgen. Daarbij speelt de digitale toegankelijkheid van stukken een grote rol. De uitstraling van het Zeeuws Archief als kennisorganisatie van het Zeeuwse verleden zal in diverse onderwerpen vorm krijgen.

Twee aandachtsvelden zijn specifiek benoemd: het Slavernijverleden en Water. Met het archief van de Middelburgse Commercie Compagnie heeft het Zeeuws Archief uniek materiaal in beheer. De maatschappelijke discussie over Black Lives Matter en de dialoog over de doorwerking van het slavernijverleden staan in grote belangstelling. Het Zeeuws Archief heeft daartoe in 2020 meegewerkt aan een zesdelige serie voor Omroep Zeeland over het slavernijverleden. Wat betreft het thema Water heeft het Zeeuws Archief meegewerkt aan onderzoek en activiteiten omtrent de stormvloedramp van 1953. De komende jaren zal ook dit thema veel aandacht krijgen in de maatschappelijke discussie. De dienstverlening bleef onverminderd een belangrijke opdracht voor het Zeeuws Archief, zowel vanuit het informatiecentrum in Middelburg, als vanuit de studiezaal Zeeuws Archief Terneuzen. Dat geldt zowel voor de digitale dienstverlening als voor de analoge. Het gaat om beheren, bewaren en beschikbaar stellen van informatie. De vernieuwde website speelt daarin een belangrijke rol. Steeds meer wordt informatie digitaal aangeboden, mede via de Archiefbank, dat is de mogelijkheid om online scans te bestellen. Metamorfozeprojecten blijven een belangrijke mogelijkheid om zeer grote bestanden te digitaliseren en behoud uit te voeren.

Ook in 2020 heeft het Zeeuws Archief gewerkt aan een aantal belangrijke Metamorfozeprojecten Daarnaast laat het Zeeuws Archief andere veelgevraagde archieven scannen. In 2020 was vooral de voorbereiding van bouwdossiers aan de orde. Sinds 2018 voeren de RHC s gesprekken met OCW over het voornemen van de minister om uit de Gemeenschappelijke Regeling te treden. De stelselherziening is een zeer ingrijpend proces. Wat betreft de analoge rijksarchieven hebben de gesprekken geleid tot de toezegging van de minister dat de RHC s verantwoordelijk blijven voor beheer, behoud en toegankelijkheid. De bekostiging wordt door OCW verstrekt. In de nieuwe Archiefwet is de mogelijkheid voor delegatie van de Minister aan de Gemeenschappelijke Regelingen van de gegeven. Daarmee legt Wat betreft het gezamenlijke landelijke e-Depot is in 2020 een rapport van PBLQ verschenen met daarin een aantal opties voor een verdere toekomst. De gesprekken daarover zijn nog gaande. In 2020 had het Zeeuws Archief de verantwoordelijkheid voor beheer, onderhoud en instandhouding van de huisvesting van het pand van het Zeeuws Archief. Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) blijft de eigenaar van het pand, het Zeeuws Archief huurt het pand van RVB.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

5

Programma beheer Wat was het doel? Onder het programma beheer vallen alle werkzaamheden rond het fysieke en digitale beheer van de archieven en collecties, de conservering en restauratie van de archieven en collecties, de werkzaamheden in het kader van het e-Depot en het beheer van de stadhuiscollecties van de gemeenten Middelburg en Veere. Ook in 2020 was het doel om alle stukken zo te behouden en beheren, dat alle informatie vind- en raadpleegbaar is. Wat hebben we ervoor gedaan? Inrichting depot en klimaatbeheersing Dit jaar zijn depotcontroles uitgevoerd met behulp van kiemgetalmetingen en visuele controle in de depots van het Zeeuws Archief in Middelburg, Terneuzen en Vlissingen, en zijn archieven bemonsterd. De depots zijn schoongemaakt volgens planning en nieuw binnengekomen archieven werden gecontroleerd en indien nodig door een extern bedrijf bestraald of door medewerkers van het Zeeuws Archief handmatig ontsmet. In januari 2020 is het archief van gemeentearchief Vlissingen naar de depots van het Zeeuws Archief in Middelburg verhuisd. Alle fotografische materialen hebben hiervoor een robuuste verpakking gekregen, met name de glasnegatieven, waardoor ze heel en droog verhuisd konden worden. Ook voor het vervoer van de grootformaat archieven is een goede manier van verpakken ten behoeve van het verhuizen gevonden.

Restauratie en behoud De werkruimtes voor restauratie en behoud in de Lussanetvleugel zijn zo ruim dat de medewerkers restauratie en behoud met wat aanpassingen en een rooster in 2020 coronaproof hun werkzaamheden hebben kunnen verrichten. Het conserveringswerk voor het gemeentearchief Schouwen-duiveland, dat elke twee weken door twee behoudsmedewerkers in Zierikzee wordt verricht, heeft vanwege COVID-19 tijdelijk stilgestaan. Na verloop van tijd is archief dat verpakt of geconserveerd moest worden meegenomen naar Middelburg en aldaar behandeld en vervolgens teruggebracht naar Zierikzee. Doordat de studiezaal wegens de lockdownmaatregelen is gesloten, kwamen er via de archiefbank meer digitaliseringsverzoeken. Hier vloeide het nodige conserveringswerk uit voort om de aangevraagde stukken gereed te maken voor digitalisering. Het merendeel van de beschikbare tijd werd besteed aan werkzaamheden die samenhangen met de hieronder genoemde metamorfozeprojecten en een aantal zakelijke dienstverleningsprojecten. Daarnaast is er in 2020 229 m1 archief verpakt, is er 15 m1 ingevoegd in bestaande dozen, zijn 61 stuks papieren archief geconserveerd en 7 films gedigitaliseerd en koud geborgen.

Metamorfozeprojecten Met behulp van financiering van het landelijke programma Metamorfoze is in 2020 een begin gemaakt met het conserveren en digitaliseren van het archief van de Koninklijke Maatschap De Wilhelminapolder, tevens wordt meegenomen in dit project diverse meestoofarchieven uit andere archieven. Dit project loopt van januari 2020 t/m juni 2022. De images worden in 2022 online beschikbaar gesteld op de website van het Zeeuws Archief en op Archieven.nl In het laatste kwartaal 2020 heeft het Zeeuws Archief een nieuwe aanvraag ingediend bij bureau Metamorfoze voor het conserveren en digitaliseren van 9 spraakmakende Zeeuwse regentenfamilies, waaronder de familie Clijver en Mauritz uit Vlissingen, familie Schorer, Matthias Pous Tak van Poortvliet en van Doorn.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

6

Zakelijke dienstverlening In 2020 heeft het Zeeuws Archief de werkzaamheden aan de uitvoering van het metamorfozeproject Sint Catharina Gasthuis Grave, 1291-1965, in opdracht van het Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC), afgerond. In 2020 heeft het Zeeuws Archief van het Regionaal Archief Tilburg de opdracht gekregen voor de uitvoering van het metamorfozeproject Schepenbank Tilburg en Goirle 1408-1811. De werkzaamheden hiervoor worden in 2021 voortgezet. e-Depot In 2020 is verder gewerkt aan de ontwikkeling van het Zeeuws e-Depot en het daarmee verbonden dienstverleningsaanbod digitale duurzaamheid voor zorgdragers. Ten behoeve van de verdere opstart en bemensing van de aansluittrajecten met lokale overheden, is de e-Depotcapaciteit uitgebreid met een fulltime Projectleider/adviseur digitale archivering. Instrumentarium De tenant Preservica van het landelijk e-Depot bij het Nationaal Archief (NA) vormt de basis voor de langdurige preservering, beheer en toegankelijkheid van de in het Zeeuws e-Depot opgenomen data en bestanden. De belangrijkste opgave in de ontwikkeling van het Zeeuws eDepot was in 2020 de koppeling van Preservica met het collectie beheersysteem (CBS) van het Zeeuws Archief, MAIS-Flexis. Deze is noodzakelijk voor de realisatie van de raadpleegfunctionaliteit van de naar het e-Depot overgebrachte bestanden, voor publiek en zorgdragers.

In 2020 is hierop door het NA en De Ree Archiefsystemen en met ondersteuning van Solviteers B.V. fors ingezet. Vervanging FTPS door SFTP; Voor de overbrenging van archieven naar het Nationaal Archief wordt gebruik gemaakt van beveiligde verbindingen. Aansluittrajecten Gemeente Veere In Veere zijn de digital born omgevingsvergunningen 2017-2018, geheel op orde gebracht en voorbereid op overbrenging, mede met behulp van inzet van DOCFactory. Tevens zijn de rekenkameronderzoeken 2017-2018 in een geordende en toegankelijke staat gebracht. En er zijn voorbereidingen uitgevoerd voor het overbrengen van de audiotulen van de Raadsvergaderingen. Het Aansluitplan 2020 is herzien voor de periode 2020-2021, o.a. met oog op verschuiving van financiën en personele inzet naar de corona-aanpak. Gemeente Tholen In Tholen is de quickscan grondig aangepakt: vanuit een overzicht in de applicatie Blue Dolphin van meer dan 165 toepassingen in de organisatiebrede ICT-architectuur, zijn de langer te bewaren digitale archieven geprioriteerd. In samenwerking met de gemeente Tholen is het aansluitplan opgesteld en vastgesteld. Overbrenging van het archief uit het DMS Corsa krijgt hierin prioriteit. Corsa was tot en met 2020 in gebruik maar dient in 2021 geheel afgebouwd en opgeruimd te worden.

Vanuit een analyse is gestart met het onderbrengen van 20.000 'losse' documenten in dossiers, alsmede met grootschalige vernietiging. Gemeente Schouwen-Duiveland Met Schouwen-Duiveland is de quickscan beperkt opgepakt. In samenwerking met SchouwenDuiveland is het Aansluitplan opgesteld en vastgesteld in de stuurgroep. De aandacht is direct gericht op het nieuwe zaaksysteem. Het zaaksysteem kent inmiddels ruim 260 zaaktypen, waarvan naar voorlopige inschatting 50 à 60 duurzaam bewaard moeten worden. Naast de eerste proefoverbrenging van de moties van de gemeenteraad, zijn verdere afspraken gemaakt over de Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

7

metadatering van de aan raadpleging te stellen beperkingen bij de te bewaren zaaktypen. Verder is de overbrenging van de WABO-archieven - omgevingsvergunningen op netwerkschijf voorbereid. Beide projecten dienen te worden afgerond in Q3 van 2021. Provincie Zeeland Met de Provincie is gestart met de inventarisatie van digitale archieven (quickscan) en de bijbehorende bewaarstrategie. Vanuit het team Inspectie & Advies wordt meegedraaid in de projectgroep voor de implementatie van het nieuwe zaaksysteem (zaaksysteem.nl). Het Zeeuws Archief levert bij de inrichting van het zaaksysteem een bijdrage vanuit de eisen digitale duurzaamheid. Een eerste testopname van dossiers Ruilverkaveling vanuit DMS Corsa wordt voorbereid. Hiervoor is een metadatamapping van Corsa uitgevoerd en is een exportfunctie ontwikkeld. Van hieruit is gestart met het op orde brengen van de metadata in Corsa. In de loop van 2021 wordt de informatie in Corsa in fases overgebracht naar het e-Depot en beschikbaar gesteld via de website van het Zeeuws Archief. Gemeente Terneuzen Na de gemeenten Veere, Tholen, Schouwen-Duiveland en de Provincie Zeeland is in 2020 ook met de gemeente Terneuzen in 2020 een voor het Zeeuws e-Depot dienstverleningsovereenkomst gesloten. Ook met de gemeente Terneuzen is de samenwerking verder vormgegeven in het aansluitplan.

In samenwerking met de gemeente zijn de zaaktypes met de daarbij behorende bewaarstrategie geïnventariseerd. Voor het zaaktype Gronden is een eerste proefoverbrenging van Alfresco naar het e-Depot voltooid. Als voorbereiding op het aansluitplan 2021 zijn ook de applicaties Key2Begraven en Nazca geanalyseerd. Met de gemeente Middelburg, RUD-Zeeland en Waterschap Scheldestromen is voorbereidend overleg gestart om te komen tot een aansluiting: Gemeente Middelburg In 2020 zijn adviesgesprekken gevoerd inzake digitale archiefvorming bij de gemeente Middelburg. De aandacht gaat vooral uit naar het duurzaam beheer van het in de jaren 2011-2019 in het zaaksysteem Alfresco gevormde digitale archief. Inmiddels is het zaaksysteem Djuma in gebruik genomen. De Regionale Uitvoeringsdienst (RUD-) Zeeland In 2019 is gestart met een verkenning van de mogelijkheden voor directe overbrenging van de milieudossiers van de 15 RUD-deelnemers1, vanuit de VTH-applicatie2 SquitXO, direct naar het eDepot. Met het vertrek van de RUD-projectleider begin 2020 is de samenwerking aan een businesscase tijdelijk opgeschort. In de tweede helft van het jaar is in opdracht van RUD-Zeeland door het Zeeuws Archief een onderzoek uitgevoerd naar de kwaliteit van de RUD-archiefvorming (zie ook Inspectie en Advies). Verdere samenwerking is afhankelijk van besluitvorming in het bestuur van de RUD Zeeland.

Waterschap Scheldestromen Het Waterschap ontwikkelt op basis van SharePoint een vervanging van het documentmanagementsysteem Corsa en het daarin gevormde archief. Hierover is verkennend gesproken. Ervaringen en ontwikkelingen Overbrenging 1 2

De 13 Zeeuwse gemeenten, Provincie Zeeland en Waterschap Scheldestromen VTH = Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

8

In de intensieve samenwerking met deze archiefvormers wordt meer inzicht verkregen in het werkterrein. Veel gedigitaliseerd en digital born archief vraagt forse bewerking voordat deze in goede geordende en toegankelijke staat kan worden geëxporteerd. Als het gaat om prioritering heeft bijna iedere zorgdrager onder de noemer wel een uitdaging om een applicatie uit te faseren en het daarin gevormde archief over te brengen. Naast deze focus op de voorbereiding van overbrenging, is er bij archiefvormers sprake van een verschuiving in aandacht naar de inrichting van nieuwe applicaties en actuele werkprocessen. Hierbij richt men zich op overbrenging na 10 jaar als digital born archief, pakweg vanaf 2027. Doel is om te voorkomen dat de verder groeit. Het Zeeuws Archief ondersteunt deze trajecten. Archiving by design In 2020 zijn de eerste ervaringen opgedaan met by Door vroeg bij de implementatie van het zaaksysteem bij de Provincie Zeeland betrokken te zijn, heeft het Zeeuws Archief op het juiste moment de aspecten van juiste metadatering kunnen meegeven. Hierbij is aandacht geweest voor de werking van de archieffunctie binnen het zaaksysteem, waarbij de nadruk is gelegd op het op voorhand bedenken hoe de openbaarheid in de toekomst goed geregeld kan worden.

Archiving by design gaat ervan uit dat de voor archivering essentiële aspecten bij de implementatie van het systeem worden meegenomen en metadatering tijdens archiefvorming plaatsvindt, in plaats van achteraf. Samenwerking organiseren Het overzicht van projecten bij partners maakt het mogelijk om ervaringen breder in te zetten en samenwerking te initiëren. Voorbeelden in 2020: het implementeren van zaaksysteem.nl bij de gemeenten Tholen en Schouwen-Duiveland en de Provincie Zeeland het exporteren en overbrengen van archief uit Corsa bij de gemeenten Veere en Tholen en de Provincie Zeeland het exporteren en overbrengen van zakendossiers uit Alfresco bij de gemeenten Terneuzen en Middelburg Versnelling? Naar verwachting zullen vanuit de gezamenlijke inspanningen de overbrengingen van digitaal archief naar het Zeeuws e-Depot in 2021 verder op gang komen, zij het nog steeds voorzichtig. Versnelling is echter een belangrijk streven van Zeeuws Archief en zorgdragers. Twee ontwikkelingen zijn in 2020 in gang gezet: Het Zeeuws Archief heeft in 2020 een raamcontract met DOCFactory voorbereid en afgesloten. Hiermee kunnen laagdrempelig en snel afspraken worden gemaakt over de inzet van informatiedeskundigen van DOCFactory op het juiste kennis- c.q. ervaringsniveau, voor de uitvoering van een opdracht bij het Zeeuws Archief of bij één van de aangesloten zorgdragers.

In het vierde kwartaal van 2020 is DOCFactory ingeschakeld bij de gemeente Veere om te ondersteunen bij het compleet maken van dossiers en het aanvullen van de metadata van de Omgevingsvergunningen. Met andere archiefdiensten is gesproken over deze problematiek en zijn ervaringen uitgewisseld. Want het vraagstuk is bij alle overheden hetzelfde als zorgdragers is fors en groeit sneller dan hij wordt weggewerkt. Integrale benadering Door goede interne afstemming wordt bereikt dat in de uitvoering van de inspectietaken het aspect van digitale duurzaamheid volledig vorm krijgt en tegelijkertijd de e-Depotmedewerkers die meer ICT- en projectmatig zijn opgeleid en ingesteld, in de aansluittrajecten door I&A de benodigde archiefkennis en -ervaring krijgen aangereikt. Doel is de zorgdragers optimaal te

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

9

begeleiden in hun transitie van analoge naar digitale archiefvorming. Een voorbeeld waarin samen is opgetrokken is het vraagstuk van digitale openbare beschikbaarstelling van archiefbescheiden onder regime van de Archiefwet (beperkingen op de openbaarheid) en de Auteurswet (auteursrecht). Bij veel overbrenging van digitaal archief speelt dit vraagstuk nadrukkelijk. Denk bijvoorbeeld aan bijzondere persoonsgegevens in vergunningaanvragen en auteursrecht op tekeningen van architectenbureaus in dossiers omgevingsvergunningen. Landelijke samenwerking MDTO Het Zeeuws Archief participeert in de landelijk werkgroep voor de ontwikkeling van het Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). Het MDTO is een doorontwikkeling van het TMLO. Het MDTO wordt gebruikt om op gestructureerde wijze metadata toe te passen in de digitale archivering: bijvoorbeeld voor opname in het e-Depot en bij de inrichting van nieuwe zaak- en DMS-systemen. Zo wordt in een vroeg stadium nagedacht over de archiveringsaspecten van het toekomstige nieuwe systeem. Door deze vroege aandacht voor gebruik van de MDTO elementen kan in de toekomst veel achterstallig werk worden weggenomen bij zorgdragers op het moment dat deze werken aan een overbrenging (archiving by design).

Redactiegroep Voorkeursformaten Het Zeeuws Archief is aangesloten bij de landelijke redactiegroep voor de doorontwikkeling van de Voorkeursformaten voor overbrenging naar het e-Depot. Uiteindelijk is het doel het instrument te implementeren en op te nemen in de aansluitkit. Themagroep Digitale Dienstverlening In 2020 is gestart met de Themagroep Digitale Dienstverlening. Hierin trekken samen op in de vormgeving van hun e-Depotdienstverlening voor lokale overheden. Zaken die in 2020 zijn opgepakt: inschrijving marktverkenning e-Depots van VNG Realisatie, uitwerken/reviewen van de userstories voor de realisatie van de toegangsketen beperkt openbaar archief. Communicatie en promotie Presentaties De aanpak Zeeuws e-Depot is gepresenteerd op de volgende bijeenkomsten: De woensdagen in de maand september stonden in het teken van de Aansluit-estafette Zeeuws e-Depot. Een reeks van vijf webinars, vanuit het Auditorium georganiseerd, in het kader van de Zeeuwse samenwerking. Nu eens niet het verhaal alleen vanuit het perspectief van het Zeeuws Archief, maar aan het woord de projectleiders van de gemeenten en de provincie Zeeland.

Ieder op hun eigen wijze schetsten zij hun aanpak en gingen zij in op vragen als: Wat levert het op? Wat valt tegen? Welke keuzes zijn gemaakt? Welke lessen zijn geleerd? In oktober is een bijdrage geleverd aan een zogenaamde Campussessie, georganiseerd door de leverancier van Zaaksysteem.nl voor een groep van functioneel beheerders bij gemeenten. Hier ook kennisuitwisseling, vooral gericht op de inrichting van een zaaksysteem voor metadatering van de langdurig te bewaren zaaktypen. December 2020 is voor RHC1-3 gepresenteerd. Nieuwsbrief In 2020 is de e-Depot-nieuwsbrief overgezet naar een professionele toepassing voor opmaak en verspreiding, op basis van een abonneeadministratie: aan- en afmeldfunctionaliteit en schonen op basis van bouncers. Bovendien is gekozen voor een opmaak waarbij met leesverder links een koppeling wordt gemaakt met artikelen (content) op de ZAwebsite. Dit biedt mogelijkheden om wat dieper op de interessante maar vaak toch ook wel wat

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

10

complexe materie in te gaan. In december 2020 verscheen e-Depot nieuwsbrief 14 in de nieuwe aanpak met o.a. de onderwerpen: de vereisten van de Wet Open Overheid Vervanging als oplossing voor hybride archief en een Audit op vervanging als basis voor verbetering van de kwaliteit van het vervangingsproces Een oproep aan Zeeuwse gemeenten om deel te nemen aan het programma Grip op Informatie van VNG Realisatie en het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) Stadhuiscollecties Onder het beheer van de stadhuiscollecties Middelburg en Veere valt: het uitoefenen van toezicht op het beheer van de verzamelingen van de gemeenten Middelburg en Veere registratie van de objecten en het doen van onderzoek naar de collectie het verzorgen van rondleidingen, lezingen en exposities het adviseren betreffende conservering, aankoop en bruikleen van voorwerpen uit de collectie het fungeren als in- en extern contactpersoon ten aanzien van de collecties het contact onderhouden met de Vereniging van Musea in Zeeland, Erfgoed Zeeland en Walcherse musea en erfgoedinstellingen In het verslagjaar is regelmatig overleg gevoerd met de portefeuillehouders van Middelburg en Veere.

Objecten die in 2020 niet geëxposeerd werden, verblijven in depots in de oude stadhuizen van Veere en Middelburg, de COVRA in Vlissingen Oost, het depot van het Zeeuws Archief, het mijnenmagazijn in Veere en de opslag van restauratieatelier Rijken in Koudekerke. Toezicht wordt uitgeoefend op de in bruikleen gegeven objecten. Voor toezicht op de objecten in het stadhuis in Middelburg vond regelmatig overleg plaats met de UCR in de overlegcommissie Gotisch deel stadhuis. Voor het toezicht op de objecten in Museum Arnemuiden is regelmatig contact geweest met het bestuur van het de Stichting Oudheidkundig Museum Arnemuiden. Registratie is een continu proces. In 2020 zijn in het beheerssysteem nieuwe taxatiebedragen, veranderende standplaatsen, nieuwe kennis over herkomst van objecten en restauratieverslagen ingevoerd. Het beheerssysteem van de collectie Veere bevatte op 31 december 2020 7266 records. Het beheerssysteem van de collectie Middelburg bevatte op 31 december 2020 1327 records. Publieksbereik In 2020 is in samenwerking met het Centrum Beeldende Kunst te Middelburg in het gemeentehuis in de collectie pelgrimsinsignes van de gemeente Veere gecombineerd met tekeningen van de illustrator Ruth Hengeveld en pelgrimsinsignes uit een particuliere collectie. Lezingen, educatieve wandelingen en presentaties werden gegeven over cultuurhistorische onderwerpen.

Collectiebeheer Het beheer van de Veerse collectie werd uitgevoerd in de geest van het in 2015 door het Zeeuws Archief opgestelde collectieplan. In 2020 is het opstellen van een collectieplan voor de Middelburgse collectie voortgezet. In 2020 is de langdurige bruikleen van objecten die eigendom zijn van de Stichting Buitenplaats Westhove, het Instituut Collectie Nederland, het Koninklijk Zeeuws Genootschap der

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

11

Wetenschappen, de Confrérie van Sint Sebastiaan te Middelburg, het Rijksmuseum Amsterdam en enkele particulieren en instellingen voortgezet. Langdurige uitlening van objecten aan de gemeente Middelburg en Veere, de Stichting Delta Cultureel te Veere, de Oudheidkamer Oostkapelle, de Stichting Polderhuis te Westkapelle, het historisch museum te Arnemuiden, de Grote kerk Veere, het Zeeuws Archief, Stichting Aan de bruikleen van de Grote kerk zijn een aantal objecten (Veerse kat, fragmenten van grafmonumenten van voor de brand van de kerk) toegevoegd. Deze worden gebruikt in de permanente expositie over de geschiedenis van de kerk. Door de Stichting Schorer Familiefonds zijn twee 17de-eeuwse portretten in bruikleen gegeven. Deze zijn opgehangen in de B&W-kamer in het oude stadhuis van Middelburg. Ten behoeve van tijdelijke exposities en manifestaties zijn objecten tentoongesteld in het Zeeuws Archief (expositie Willem V en expositie slavernij), het stadhuismuseum Zierikzee (expositie Zeeuwse portretten) en Museum Veere (expositie Willem V). Tien schilderijen uit het depot in het oude stadhuis van Veere hebben een permanente plaats gekregen in het gemeentehuis van Domburg.

Zeven beelden gemaakt tussen 1931-1934 door Oswald Wenckebach afkomstig van de gevel van het Veerse stadhuis werden in 2012 onderdeel van de Veerse collectie en waren tot 2017 opgesteld in de Grote kerk van Veere, waarna ze voor onderzoek en conservering verplaatst zijn naar een steenhouwerij in Utrecht. Wegens beëindiging van de bedrijfsactiviteiten van deze steenhouwerij zijn in 2020 deze beelden geretourneerd en weer opgesteld in de Grote kerk van Veere. Informatiebeheer Met medewerking van vrijwilligers van het Nationaal Archief van Schotland wordt een register uit het archief van de Schotse kerk van Veere ontsloten. Contact werd onderhouden met een werkgroep die zich bezighoudt met de geschiedenis van medici in Veere en de rederijkers van Veere. Binnen het kader van een langlopend project Schotten in Zeeland is contact onderhouden met de van Edinburgh en Dundee en het Nationaal Archief van Schotland. In Dundee is een lezing gegeven over Veerse museale objecten en Zeeuws-Schotse archieven. Een conservator van het Nationaal Museum van Schotland heeft onderzoek gedaan naar de materiële cultuur van Schotten in Veere. Vanwege de crisis konden deze contacten niet worden uitgebouwd. . Dit www.in100fotos.nl.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

12

Wat heeft dit gekost?

Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo

Realisatie 2020 695.619 -57.097 638.522

2e wijziging Begroting 2020 695.249 -56.750 638.499

Realisatie 2019 591.580 -55.759 535.821

Realisatie 2020

2e wijziging Begroting 2020

Realisatie 2019

561.875

551.966

481.569

58.746 26.217 0 48.781 133.744

58.746 29.642 500 54.394 143.282

67.590 26.121 15 16.284 110.011

-16.314 -40.784 0 -57.097

-16.250 -40.500 0 -56.750

-15.931 -39.828 0 -55.759

0

0

0

638.522

638.499

535.821

Specificatie programma beheer

Salarislasten programma beheer Materiële lasten programma beheer - inrichting depot en klimaatbeheersing - conserveren en restaureren - stadhuiscollecties - e-Depot

Baten programma beheer - stadhuiscollectie Middelburg - stadhuiscollectie Veere - e-Depot

Bijzondere baten Saldo

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

13

Programma informatie en kennis Wat was het doel? Het verwerven en toegankelijk maken van archieven en collecties, met als doel deze beschikbaar te stellen, het relatiebeheer met de ketenpartners in Zeeland en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden bij de bij het Zeeuws Archief aangesloten overheidsorganisaties. Wat hebben we ervoor gedaan? Acquisitie In 2021 worden verschillende archieven formeel overgebracht naar de bewaarplaats. Het gaat om archieven van de provincie Zeeland, waterschap Scheldestromen en de gemeenten Kapelle, Terneuzen, Veere en Vlissingen. Ter voorbereiding hierop vond verschillende keren overleg plaats met deze overheden en bracht het Zeeuws Archief advies uit. Het overleg en de advisering waren niet alleen gericht op de zorg voor een optimale toegankelijkheid van de archieven maar ook op het toekennen van openbaarheidsbeperkingen aan dossiers die nog niet voor openbaarheid in aanmerking komen. Met name de aandacht voor privacybescherming speelt hierbij een belangrijke rol. De coronacrisis was aanleiding om het publiek op te roepen om mee te werken aan het documenteren van deze periode. Dit leverde 64 reacties op filmpjes, dagboeken, gedichten en tekeningen. De media besteedden verschillende keren aandacht aan deze actie.

Een ander effect van de coronacrisis was een relatief grote daling in het aantal nieuwe, voor de Zeeuwse geschiedenis verschenen publicaties die aan de collectie konden worden toegevoegd. In het afgelopen jaar kwamen 91 aanwinsten binnen. Een van deze aanwinsten is het archief van de Vereniging tot Bevordering der Vlasindustrie in Koewacht. Het archief begint rond 1936 en eindigt net vóór de eeuwwisseling. Een archief van een heel andere orde is dat van de politieke partij Delta Anders die eind twintigste eeuw ongeveer tien jaar heeft bestaan. In een aantal gevallen werden hiaten in reeds aanwezige archieven opgevuld. Zo konden er zeven nog ontbrekende brievenboeken uit de negentiende eeuw aan het archief van het Rijksloodswezen worden toegevoegd. In het afgelopen jaar ontving het Zeeuws Archief weer veel beeldmateriaal waaronder familie- en Een medewerker van het Zeeuws Archief is lid van de Aanwijscommissie van de rechtbank ZeelandWest-Brabant. Deze kwam in het verslagjaar niet bijeen. Inspectie en advisering De coronacrisis heeft de uitvoering van het jaarprogramma sterk beïnvloed doordat veel livebezoeken aanvankelijk moesten worden uitgesteld. In 2020 is gestart met de uitvoering van een audit op de routinematige vervanging bij de aangesloten overheden.

Het zwaartepunt van de audit ligt bij het toetsen van het vervangingsproces zoals beschreven in het Handboek Vervanging en de technische beoordeling van de beeldkwaliteit van de scanners. Voor dit laatste wordt de expertise van Hans van Dormolen Imaging & Preservation Imaging (HIP) is ingezet. In 2020 is het team I&A door HIP getraind in het uitvoeren van de testen op de scanners, zodat HIP de technische beoordeling kan uitvoeren. Als eindresultaat van de audit wordt een integrale rapportage per overheid opgeleverd, met daarin zowel de bevindingen ten aanzien van het proces, als ten aanzien van de technische kwaliteit van de scans.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

14

In de bijgestelde begroting van 2020 zijn kosten opgenomen voor de inzet van HIP, namelijk voor de training en de technische beoordeling van de scanners bij vier overheden. Om verschillende redenen zijn de kosten lager uitgevallen dan begroot: vanwege de coronamaatregelen was het niet overal mogelijk om ter plekke de scanners te testen, uiteindelijk zijn er bij drie overheden testen op de scanners uitgevoerd. Daarnaast was het aantal te testen scanners per overheid minder dan bij aanvang van dit project geraamd. Hotspotmonitor De hotspotmonitor is een verplicht selectie-instrument voor overheden waarmee zij bijzondere en spraakmakende gebeurtenissen kunnen aanwijzen die zodanig belangrijk zijn, dat alle informatie hierover blijvend wordt bewaard. Aan de provincie Zeeland, het Waterschap Scheldestromen en de gemeenten die aan het Zeeuws Archief verbonden zijn, is advies uitgebracht over de wijze waarop dit instrument efficiënt en effectief kan worden ingezet. Omdat zich telkens nieuwe belangrijke onderwerpen aandienen, is het uitvoeren van de monitor een iteratief proces. Vooruitlopend hierop is geadviseerd de coronacrisis als hotspot aan te wijzen. Regiobijeenkomst Vernietiging In januari 2020 heeft het Zeeuws Archief in het kader van de landelijke Thematiendaagse Vernietiging een regiobijeenkomst voor de Zeeuwse overheden georganiseerd, hierbij waren 35 mensen aanwezig.

Omgevingswet In het kader van de implementatie van de omgevingswet is het Zeeuws Archief aangehaakt bij de Zeeuwse werkgroep DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet). Dit om de ontwikkelingen bij de Zeeuwse overheden bij te houden en als Zeeuws Archief zichtbaar te zijn. Verslag van het uitgevoerde toezicht per overheid Provincie Zeeland Met de provincie hebben het strategisch informatieoverleg en enkele malen tactisch informatieoverleg plaatsgevonden. De KPI-rapportage werd in 2020 afgerond. De provincie werkt aan een verbeterplan en wordt hierbij ondersteund door het Zeeuws Archief. De audit op de scanners gebruikt in het vervangingsproces is uitgevoerd. De audit op het vervangingsproces is doorgeschoven naar 2021. De controle van de vernietigingslijsten 2015-2019 heeft plaatsgevonden. Bij de provincie kreeg de implementatie van het Zaaksysteem meer prioriteit, zodat de aangepaste lijsten nog niet ter goedkeuring zijn aangeboden aan de provinciearchivaris. De advisering over de migratie c.q. conversie van de personeelsdossiers van Corsa naar AFAS is gestart in 2020 en wordt in 2021 afgerond. Geadviseerd is over het duurzaam beheer van de informatie inzake de uitvoering van de provinciale BRZO-taken in de periode 2014-sept. 2019. Met ingang van oktober 2019 worden deze taken uitgevoerd door DCMR Milieudienst Rijnmond en is de betreffende informatie overgedragen aan DCMR.

Geadviseerd is over de implementatie van het nieuwe zaaksysteem. Hierbij is een lid van team Inspectie & Advies aangehaakt in de projectgroep en heeft de provinciearchivaris deelgenomen in de adviesgroep. Dit traject heeft gedurende het hele jaar 2020 gelopen. Geadviseerd is over wijzigingen in het informatiebeheer, bijvoorbeeld implementatie van Office365 en SharePoint. Geadviseerd is over de digitalisering van de bodemdossiers ten behoeve van de gemeenten aan wie deze informatie moet worden overgebracht. Dit traject wordt naar verwachting in 2021 afgerond. Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

15

De jaarlijkse vernietigingslijsten zijn gecontroleerd. Gemeente Kapelle Met de gemeente hebben enkele malen strategisch informatieoverleg en tactisch informatieoverleg plaatsgevonden. Geadviseerd is over het plan van aanpak naar aanleiding van de KPI-rapportage 2019. Geadviseerd is over de invulling van het kwaliteitssysteem informatiebeheerplan. Dit krijgt in 2021 concreet vorm door inrichting en implementatie van het kwaliteitssysteem informatiebeheer KIDO Light en het Informatiebeheerplan. Eind oktober 2020 heeft de gemeente Kapelle akkoord gegeven op een offerte voor de uitvoering van een audit op vervanging. De uitvoering van de audit was half december 2020, de rapportage is in 2021 gereed. Gemeente Middelburg Met de gemeente hebben het strategisch informatieoverleg en een tactisch informatieoverleg plaatsgevonden. Het onderzoek op basis van de KPI is op verzoek van de gemeente doorgeschoven naar 2021. Speciaal aandacht zal worden gegeven aan de effecten op het informatiebeheer van de ontvlechting van Porthos (Sociaal Domein). In het najaar van 2020 is een projectgroep ingesteld die zich bezighoudt met de uitfasering van Alfresco na de ingebruikname van Djuma begin 2020, het Zeeuws Archief is gevraagd hierbij te adviseren. De jaarlijkse vernietigingslijsten zijn gecontroleerd.

Gemeente Schouwen-Duiveland Met de gemeente hebben enkele malen strategisch informatieoverleg en tactisch informatieoverleg plaatsgevonden. Er is eind 2020 een KPI-onderzoek uitgevoerd. Begin 2021 zal de rapportage worden opgeleverd. Op advies van het Zeeuws Archief is de gemeente aangehaakt bij de pilot van VNG Realisatie om KIDO Light als kwaliteitssysteem informatiebeheer te implementeren. Dit krijgt in 2021 zijn beslag, waarbij het Zeeuws Archief adviseert. De jaarlijkse vernietigingslijsten zijn gecontroleerd. Gemeente Terneuzen Met de gemeente hebben een strategisch informatieoverleg en enkele malen een tactisch informatieoverleg plaatsgevonden. Geadviseerd is over de datamigratie van Squit XO-IZIS naar Squit 20/20-In-Process. Dit traject loopt door in 2021. De doorlooptijd neemt toe vanwege onduidelijkheid over de te volgen strategie bij de leverancier, mogelijk als gevolg van overnames in de IT-sector. Los van onze advisering vergt dit veel overleg tussen betrokkenen, waaronder ook RUD-Zeeland. Geadviseerd is over de overgang van Alfresco 4.2 naar Alfresco 5.1. Geadviseerd is over de vernietiging van data in Centric pakketten. Geadviseerd is over zowel het Handboek routinematige vervanging als de Beschrijving retrospectieve vervanging.

De retrospectieve vervanging betreft materiaal dat vanaf juli 2012 gescand was en in het handboek is beschreven hoe met ingang van 2021 vervangen wordt. In december heeft het college de vervangingsbesluiten genomen. Ook is geadviseerd over de vervanging van de analoge personeelsdossiers en de opname van de bestanden in de applicatie Youforce. Dit traject wordt in 2021 afgerond. Geadviseerd is over een op te stellen procedure voor vernietiging van digitale archiefbescheiden. Dit traject wordt waarschijnlijk in 2021 afgerond. De jaarlijkse vernietigingslijsten zijn gecontroleerd. Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

16

Gemeente Veere Met de gemeente hebben het strategisch informatieoverleg en enkele malen tactisch informatieoverleg plaatsgevonden. Het KPI-onderzoek dat in 2020 gestart is, wordt in 2021 afgerond. De controle van de vernietigingslijsten 2019 en 2020 is uitgevoerd. Afronding vindt begin 2021 plaats. Gemeente Vlissingen Met de gemeente is enkele malen op tactisch niveau informatieoverleg gevoerd. Het strategisch informatieoverleg is begin 2021 gestart. Geadviseerd is over de vervanging en inrichting van het zaaksysteem. Dit wordt voorgezet in 2021. Geadviseerd is over de vervanging van brondocumenten van de burgerlijke stand. Gestart is met de herziening van de huidige vernietigingsprocedure op basis van een doorlopende machtiging. De jaarlijkse vernietigingslijsten zijn gecontroleerd. Waterschap Scheldestromen Met het waterschap hebben het strategisch informatieoverleg en enkele malen tactisch informatieoverleg plaatsgevonden. Het Zeeuws Archief heeft in 2020 diverse vernietigingslijsten gecontroleerd die waren aangemaakt door VHIC bij de bewerking van de archieven van een tiental voormalige waterschappen in Zeeuws-Vlaanderen. RUD-Zeeland In 2020 is in opdracht van RUD-Zeeland een onderzoek verricht naar de informatiehuishouding van de RUD. Veiligheidsregio Zeeland Geadviseerd is over het handboek retrospectieve vervanging personeelsdossiers.

Geadviseerd is over het startdocument documentaire informatievoorziening (ambitiebepaling VRZ). Orionis Op verzoek van Orionis is de start van het toezicht uitgesteld tot fysiek bezoek aan de kantoorlocatie weer mogelijk is. Primair toegankelijk maken Archieven gemeente Veere In voorgaande jaren zijn de archieven van de voormalige Veerse plattelandsgemeenten die tot 1 juli 1966 een zelfstandige gemeente vormden, toegankelijk gemaakt. Dit jaar is aan deze archieven een definitieve nummering toegekend. Verder is de verklaring van overbrenging, de verklaring van vernietiging en een voorstel tot openbaarheidsbeperking van deze archieven ter goedkeuring naar de gemeente Veere gezonden. In 2020 is begonnen met het toegankelijk maken van de archieven van de gemeenten Domburg, Mariekerke, Valkenisse, Veere en Westkapelle die tot 1 januari 1997 zelfstandige gemeenten vormden. In dit jaar is de bewerking van de archieven van de gemeenten Mariekerke (32 meter) en Westkapelle (50 meter) afgerond, de bewerking van de archieven van de gemeenten Valkenisse (70 meter) en Veere (76 meter) is nagenoeg gereed.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

17

Ook dit jaar zijn weer enige onderdelen van de toegang op het archief van stad Veere verder verbeterd en nader toegankelijk gemaakt. Archieven gemeente Terneuzen Het archief van de Gemeente Terneuzen 1794-1970 is onder handen genomen: toevoegen gerestaureerde stukken, opstellen aanvullende vernietigingslijst, advies overbrenging en openbaarheid en herverpakking. De overbrenging dient nog geformaliseerd te worden. Het archief van het kabinet van de burgemeester van Terneuzen is beschreven, een voorstel voor vernietiging is opgesteld. De te bewaren stukken zullen worden toegevoegd aan de verschillende blokken van het archief van de gemeente. Bij de inventarisatie kwam het archief van de Vereniging Luchtvaart afdeling Oost- en West ZeeuwsVlaanderen, 1934-1945 tevoorschijn. Aanvullend zijn de stukken beschreven van de Stichting Luchtvaartverbinding Zeeuws-Vlaanderen, 1956-1962. Verder zijn voorlopig beschreven, maar nog niet materieel verzorgd de RK-parochie-archieven van Axel, Zuiddorpe, Koewacht, Westdorpe, Sas van Gent en Philippine en dat van de Gereformeerde Kerk te Axel. De bewerking van het archief van de dienst Openbare Werken Terneuzen is gestart. Waterschapsarchieven De in de afgelopen jaren aan het Zeeuws Archief aangeboden aanvullingen op de overgebrachte archieven van de polders en waterschappen gelegen boven de Westerschelde en daterend van vóór 1995 zijn verwerkt.

De stukken zijn toegevoegd aan de bestaande inventarissen, verpakt en geplaatst in het depot. Zakelijke dienstverlening In het kader van de zakelijke dienstverlening zijn door een extern archiefbewerkingsbureau aanvullingen op de archieven van de Stichting Godshuizen en van de Christelijke Scholengemeenschap Walcheren bewerkt. Conversie toegangen gemeentearchief Vlissingen Ruim 450 toegangen en de bibliotheekcollectie van het voormalige Gemeentearchief Vlissingen zijn uit het archiefbeheersysteem van het gemeentearchief, MAIS-Flexis geëxporteerd naar de MAISFlexis-database van het Zeeuws Archief. De bestanden zijn verder ingericht en de toegangen zijn te raadplegen op de website van het Zeeuws Archief en de website Archieven.nl. Een bijzondere toevoeging voor het Zeeuws Archief zijn de machineleesbaar gemaakte, gedrukte notulen van de Vlissingse gemeenteraad 1907-2005 en gemeenteverslagen 1985-1980. Deze zijn op de volledige teksten te doorzoeken. Nader toegankelijk maken Conversie beeldbank Gemeentearchief Vlissingen Beeldbank van het voormalige Gemeentearchief Vlissingen zijn uit het archiefbeheersysteem van het gemeentearchief, MAIS-Flexis geëxporteerd naar de MAIS-Flexis-database van het Zeeuws Archief. Het hernoemen, converteren en uploaden van de scans van het beeldmateriaal was een intensieve klus.

Vanaf 1 oktober is het Vlissingse beeldmateriaal te raadplegen op de website van het Zeeuws Archief en de website Archieven.nl en kon de website van het voormalige gemeentearchief worden opgeheven. De online Beeldbank van het Zeeuws Archief is verrijkt met veel beelden van Vlissingen (o.a. van de Vlissingse fotograaf Dert) en van de voormalige scheepswerf De Schelde en werd daarmee

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

18

verdubbeld gravures enz. Conversie persoonsbestanden Gemeentearchief Schouwen-Duiveland Aan de conversie van het bestand oud-notarieel van Zierikzee (vóór 1811) is verder gewerkt. Dit laatste bestand van het Gemeentearchief Schouwen-Duiveland, met meer dan 350.000 persoonsvermeldingen, bevat een groot aantal ingevoerde gegevens en vereist een conversie op maat, omdat de data moeten passen in de datastructuur voor de notariële archieven die het Zeeuws Archief hanteert en waarin ook de nieuw-notariële archiefbestanden van Vlissingen en SchouwenDuiveland al vindbaar zijn. Notariële archieven In het kader van het programma DTR-3 (Digitale Taak Rijksarchieven) is een grote hoeveelheid scans van de nieuw-notariële archieven uit de eerste helft van de 19de eeuw online beschikbaar gekomen. In combinatie met de nadere toegangen van de notariële akten van Vlissingen en SchouwenDuiveland is de toegankelijkheid van deze archieven behoorlijk vergroot. Beeldmateriaal Voor het nader toegankelijk maken van beeldmateriaal (scannen en beschrijven) worden vrijwilligers ingezet. Twee vrijwilligers houden zich bezig met het scannen van beeldmateriaal. Door langdurige afwezigheid van de vrijwilligers als gevolg van de coronamaatregelen is de hoeveelheid gescand materiaal beperkt.

Het beschrijven van beeldmateriaal heeft niet onder de beperkende maatregelen geleden omdat dit met MAIS-Flexis 9 vanuit huis kan worden gedaan. Gereed kwamen het tweede deel van het fotoarchief van de firma Torbijn, fotografen en uitgevers van prentbriefkaarten van Zeeland en WestBrabant over de periode 1913-1981 en het eerste deel van het fotoarchief van de voormalige gemeente Sas van Gent, periode 1988-1997. Begonnen werd met het beschrijven van het eerste deel van het fotoarchief van de voormalige gemeente Axel 1900-2002. Zes oud-medewerkers van de voormalige fabriek Philips Lighting Middelburg, bekend als Vitrite, werkten verder aan het beschrijven van het door hen gescande beeldmateriaal in MAIS-Flexis. Persoonsgebonden bronnen Door vrijwilligers is verder gewerkt aan het invoeren van persoonsgegevens uit diverse bestanden, met als doel deze beschikbaar te stellen via de online persoonsnamendatabase Zeeuwen Gezocht. Helaas is hun inzet door de coronamaatregelen vanaf half maart stilgelegd. Vrijwilligers werkten aan de volgende projecten: Doop-, Trouw- en Begraafregisters. In 2020 is vooral gewerkt aan het online plaatsen en doorzoekbaar maken van de doopregisters van Hoek, Aagtekerke en Wemeldinge. Sluisregisters Veere 1872-1937 (archief Rijkswaterstaat Directie Zeeland, Sluismeester Veere) Vonnissen Arrondissementsrechtbank Middelburg 1838-1939.

Adresboekjes Middelburg (naoorlogse periode) Familiegeld Walcheren 1702-1805. Vele Handen gemeenten Axel, Biervliet, Hoek, Koewacht, Overslag, Philippine, Sas van Gent, Terneuzen, Westdorpe, Zaamslag en Zuiddorpe van vóór 1900 gedigitaliseerd en nader toegankelijk gemaakt op naam, geboortedatum en -plaats, beroep en religie. Van de 168 registers zijn circa 30.000 scans gemaakt die op het platform Vele Handen van Picturae zijn geplaatst en door circa 150 vrijwilligers online zijn ingevoerd en gecontroleerd. De laatste voltooide bestanden zijn in 2020 doorzoekbaar gemaakt op Zeeuwen Gezocht, de website van het Zeeuws Archief en Archieven.nl.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

19

Daarnaast is gestart met de voorbereiding van gaan. Hierbij worden alle bevolkingsregisters en gezinskaarten vanaf 1900 van alle bij het Zeeuws Archief in beheer zijnde gemeentearchieven nader toegankelijk gemaakt. Van de gemeenten Kapelle, Wemeldinge en de rechtsvoorgangers van de gemeente Schouwen-Duiveland (die nog niet aan eerdere Vele Handen projecten hebben deelgenomen) worden alle registers en gezinskaarten vanaf 1800 geïndiceerd. Ter voorbereiding op de online indicering zijn de registers die nog niet gedigitaliseerd waren in 2020 gescand door GMS in Sliedrecht. Conversie persoonsgebonden bestanden Vlissingen Nadere toegangen met persoonsgegevens van het voormalige Gemeentearchief Vlissingen zijn geïmporteerd naar de MAIS-Flexis-database van het Zeeuws Archief. Het betreffen voornamelijk DTB-registers en bevolkingsregisters. De databestanden van de DTB-registers zijn eerst nog aangepast aan de gebruikte datamodellen van het Zeeuws Archief. Bijbehorende scans zijn ook overgenomen naar de omgeving van het Zeeuws Archief. Het aantal persoonsvermeldingen op de website Zeeuwen Gezocht steeg door de Vlissingse toevoeging met bijna één miljoen. Tol van Zeeland Het project invoer van de tolpassages van de Tol van Zeeland in de periode 1584-1805, een onderdeel van het archief van de Rekenkamer van Zeeland heeft nagenoeg stil gelegen.

Enerzijds door de beperkingen van de coronamaatregelen en anderzijds omdat de Access-database waarmee de zes vrijwilligers werken, niet kon worden geconverteerd naar de nieuwste versie van Access in de nieuwe IT-omgeving van het Zeeuws Archief. De database wordt daarom geconverteerd naar MAISFlexis, zodat de mogelijkheid om verder te werken aan de correctie door de vrijwilligers kan worden gewaarborgd en het ook mogelijk is om de gegevens over de duizenden tolpassages (schippers, schepen en de lading) via de website van het Zeeuws Archief te kunnen publiceren. De conversie bevindt zich in de laatste fase. De afronding wacht op een fysieke bijeenkomst met de vrijwilligersgroep, die in verband met de coronamaatregelen nog niet kon plaatsvinden. Transcripties Het Zeeuws Archief heeft de transcriptietool van De Ree archiefsystemen in gebruik. Deze tool maakt het mogelijk binnen de online omgeving van Archieven.nl transcripties te vervaardigen en te publiceren. Enkele vrijwilligers gebruiken deze tool onder begeleiding van een informatiebeheerder die de nodige rechten kan verlenen. Ook de werkgroep Paleografie in Zeeland (PaiZ) maakt gebruik van deze tool. Functioneel beheer archiefsystemen MAIS-Flexis Het collectiebeheersysteem MAIS-Flexis van De Ree Archiefsystemen BV is het centrale systeem voor beheer en beschikbaarstelling van alle archieven en collecties.

In de vereenvoudigde architectuur van het landelijk e-Depot heeft de eigen MAIS-Flexis die centrale rol ook voor de digitale archieven in het Zeeuws e-Depot. Deze centrale rol is verder vergroot door het verstrekken aan medewerkers van lokale overheden van (remote) toegang vanaf hun eigen werkomgeving tot hun overgebrachte digitale archieven in het Zeeuws e-Depot. Omdat de applicatie een steeds grotere rol speelt in het collectiebeheer van het Zeeuws Archief en omdat door de aansluiting van de gemeentearchieven Vlissingen en Schouwen-Duiveland het aantal gebruikers en het aantal te beheren toegangen en nadere toegangen sterk is toegenomen, is het aantal applicatiebeheerders uitgebreid van twee naar vijf personen. Hierdoor kunnen taken worden verdeeld en kennis worden gedeeld. Ook heeft De Ree archiefsystemen online trainingen verzorgd, waaraan de applicatiebeheerders hebben deelgenomen. De coronacrisis heeft ertoe geleid dat het aantal gebruikers van MAIS-Flexis en daarmee de licentiekosten sterker zijn toegenomen dan verwacht. Meer vrijwilligers kregen een account om Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

20

vanuit huis te werken en in het infocentrum werden extra medewerkers aangetrokken voor digitalisering op verzoek. Digitaal Atelier Het Digitaal Atelier is een verzameling tools die nodig is voor het analyseren en bewerken van bestanden voordat deze daadwerkelijk worden opgenomen in het e-Depot. In 2020 is besloten tot aanschaf van MAIS-Ingest. Met deze software is het mogelijk te controleren of het ontvangen digitale archiefmateriaal voldoet aan de gestelde voorwaarden voor opname in het e-Depot. Implementatie volgt in 2021. Zakelijke dienstverlening Aan onderstaande projecten zakelijke dienstverlening is in 2020 gewerkt. ZLM Materiële verzorging fotoarchief ZLM Gemeente Schouwen-Duiveland Toezicht en advies Behoudswerkzaamheden Detachering relatiebeheer cultuurhistorie BHIC Metamorfozeproject betreffende Sint Catharina Gasthuis Grave, ca. 33 meter papieren archief en ca. 2.000 charters. Looptijd 2019eerste kwartaal 2021. Stichting Godshuizen Bewerken analoog archief 1963-2018 CSW

Bewerken 10m1 archief

Gemeente Terneuzen

Digitalisering begraafregisters

Gemeente Terneuzen

Opstellen handboek vervanging

Gemeente Kapelle

Restauratie en behoud

Gemeente Kapelle

Ontsluiting akten burgerlijke stand

RUD

KPI rapportage

Gemeente Vlissingen

Migratie toegangenapparaat en scans gemeente Vlissingen naar ZA. Metamofozeproject Schepenbank Tilburg en Goirle 1408-1811

Regionaal Archief Tilburg

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

21

Wat heeft dit gekost?

Programma informatie en kennis Totale lasten Totale baten Saldo

Realisatie 2020 1.342.389 -273.150 1.069.238

2e wijziging Begroting 2020 1.332.109 -240.168 1.091.941

Realisatie 2019 1.015.877 -225.564 790.314

Realisatie 2020

2e wijziging Begroting 2020

Realisatie 2019

1.089.614

1.083.730

747.007

13.396 51.482 30.765 7.755 90.323 59.055 252.775

18.224 48.481 30.739 7.755 89.416 53.764 248.379

3.890 65.232 4.551 15.845 75.523 103.829 268.870

-273.150 -273.150

-240.168 -240.168

-225.564 -225.564

1.069.238

1.091.941

790.314

Specificatie programma I&K

Salarislasten programma informatie en kennis Materiële lasten programma informatie en kennis - relatiebeheer, inspectie en acquisitie - primair toegankelijk maken - nader toegankelijk maken - digitalisering - DVO's fysiek archief - zakelijke dienstverlening

Baten programma informatie en kennis - zakelijke dienstverlening

Saldo

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

22

Programma Publieksbereik Wat was het doel? Het Zeeuws Archief wil een gastvrij kenniscentrum zijn, zowel fysiek als digitaal, waar de geschiedenis van Zeeland professioneel en op uiteenlopende manieren wordt aangeboden en kan worden beleefd. Het Zeeuws Archief is een baken voor alle belangstellenden in de Zeeuwse historie. Middelen die hiervoor worden ingezet zijn: een goed lopend fysiek en digitaal infocentrum. een groeiend aanbod van archieven en collecties, toegankelijk via het internet en via het infocentrum/studiezaal. De toegang wordt vergemakkelijkt dankzij goede contextuele informatie die via uiteenlopende communicatiemiddelen wordt aangeboden. het coördineren, ontwikkelen en uitvoeren van educatieve projecten en activiteiten, cursussen en het fysiek en digitaal zichtbaar maken van de archieven en collecties. het organiseren van open dagen en het (laten) verzorgen van rondleidingen. het actief en passief naar buiten presenteren van de instelling en de collectie. Wat hebben we ervoor gedaan? Het Zeeuws Archief vergrootte het publieksbereik van zijn collectie en profileerde zich als cultuurhistorisch knooppunt in Zeeland. Hiervoor werden in samenwerking met andere instanties diverse projecten en publicaties georganiseerd.

Informatiecentrum Dienstverlening in studiezalen In de studiezaal van het Zeeuws Archief worden fysieke stukken ter inzage gegeven en worden vragen van het publiek en medewerkers van de gemeenten Vlissingen, Terneuzen, Kapelle, Middelburg, Veere, provincie Zeeland en Waterschap Scheldestromen beantwoord. De studiezaal is in 2020 veel minder geopend geweest dan normaal. Door de coronacrisis is de studiezaal 3 periodes gesloten geweest. In totaal was de studiezaal 940 uur geopend in plaats van de geplande 1461 uur. Na de eerste langdurige lockdown (van half maart tot juni) was de studiezaal door de week weer op de normale dagen geopend maar was er, in verband met maatregelen om de verspreiding van het coronavirus te beperken, een beperking gesteld op het aantal bezoekers. In eerste instantie ontvingen we maximaal tien bezoekers per dag, vanaf 1 juli waren dat er maximaal 17 per dag. Dit heeft natuurlijk invloed gehad op het aantal fysieke bezoekers op jaarbasis. In 2020 zijn 1447 bezoeken gebracht aan de studiezaal. Natuurlijk zijn de reguliere werkzaamheden uitgevoerd, zoals het helpen van bezoekers in de studiezaal en het lichten van stukken. In 2020 is het gemeentearchief Vlissingen onderdeel geworden van het Zeeuws Archief.

Sinds 2019 is het gemeentearchief Terneuzen onderdeel geworden van het Zeeuws Archief en is het Zeeuws Archief verantwoordelijk voor de archieven van Waterschap Scheldestromen Zeeuws-vlaanderen. De studiezaal in Terneuzen is in principe elke week op maandag en woensdag open van 10 tot 16 uur. Hier kunnen stukken van Waterschap Zeeuws-Vlaanderen en de gemeente Terneuzen geraadpleegd worden. De archieven van het Waterschap liggen in een depot in het gebouw van het waterschap in Terneuzen en zijn daardoor altijd te raadplegen als de studiezaal open is. Archieven van de gemeente Terneuzen liggen in de depots in Middelburg, inzage in deze stukken moet vooraf aangevraagd worden zodat stukken meegenomen kunnen worden naar Terneuzen.