07a. Beleidsplan Zeeuws Archief 2021-2024

Risico’s Het Zeeuws Archief onderkent twee risico’s voor de komende beleidsperiode. Ten eerste bevinden wij ons op het moment van schrijven in de pandemie van Covid-19. Welke langetermijneffecten dit heeft op de bedrijfsvoering van het Zeeuws Archief is moeilijk in te schatten. Wij monitoren of het verwachte na-ijl effect van deze crisis impact heeft op de komende beleidsperiode. Zo nodig sturen wij bij en treffen we maatregelen. Ten tweede zien wij een risico in de evaluatie van de minister van OCW van het rijkshuisvestings­ stelsel. Het pand van het Zeeuws Archief is eigendom van Rijksvastgoedbedrijf en wordt door het Zeeuws Archief gehuurd.

31

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

13 De Zeelandbrug tussen Noord-Beveland en Schouwen in aanbouw, 1964. Foto: Firma J. Torbijn. Zeeuws Archief, Fotoarchief J. Torbijn, BRG-P-9.

14 Aan boord van de veerboot Maria van de familie Maas, op de lijn Anna JacobapolderZijpe, juli 1955. Zeeuws Archief, Beeldbank Schouwen-Duiveland, nr SGP-1101.

32

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Terugblik 2017-2020

In de beleidsperiode 2017-2020 hadden we drie doelstellingen. 1 het Zeeuws Archief laten groeien naar hét e-Depot voor Zeeland 2 dienstverlening: beheren, bewaren en beschikbaar stellen van informatie 3 collecties en publieksbereik Daarbij heeft het zwaartepunt gelegen op de ontwikkeling van het Zeeuws e-Depot en in het verlengde daarvan de (digitale) dienstverlening. Het Zeeuws Archief heeft goede resultaten geboekt wat betreft het behoud van de analoge collecties. Qua publieksbereik is er veel georganiseerd en de eerste nieuwe stappen voor een groter publieks­ bereik zijn gezet. We zien, onder meer tijdens de open dagen, dat er animo is voor publieks­ activiteiten en verwachten dat we het onderdeel publieks­bereik in de volgende periode verder kunnen uitbouwen. We gaan hieronder per doelstelling verder in op de context en de resultaten van de afgelopen periode.

Doelstelling 1 Hét e-Depot van Zeeland Het Zeeuws Archief heeft belangrijke stappen gezet in het streven uit te groeien naar hét e-Depot van Zeeland. De verdere ontwikkeling van het tech­ nische deel van de voorziening was een belangrijk onderdeel daarvan, maar ook de begeleiding van de aangesloten of aan te sluiten overheden bij het op orde brengen van hun informatiebeheer om opname mogelijk te maken. Daarnaast zijn allerlei activiteiten georganiseerd om kennis over digitale duur­zaamheid van overheidsinformatie te delen met alle Zeeuwse overheden, in de vorm van groepsactiviteiten en individueel advies. Naast overheden heeft de acquisitie van digitale niet-overheidsarchieven onze aan­dacht gehad. Dit heeft nog niet geleid tot de opname van particuliere digitale archieven

Resultaten 1 Implementatie e-Depot De nodige investeringen zijn gedaan in de technische infrastructuur en de ontwikkeling van digitale kennis en competenties van medewerkers. Er zijn nieuwe medewerkers aangetrokken om de expertise op digitaal vlak te verbreden en het team inspectie en advies is versterkt om de dienst­verle­ ning aan de zorgdragers adequaat uit te voeren. 2 Aansluiting overheden op het Zeeuws e-Depot We hebben afgelopen periode intensief samen­ gewerkt met zorgdragers binnen de gemeenschap­ pe­lijke regeling en met de DVO-partners en de verschillende overheden in Zeeland. We hebben vijf overheden in Zeeland aangesloten op het Zeeuws e-Depot: de Provincie Zeeland en de gemeenten Veere, Tholen, Schouwen-Duiveland en Terneuzen. In deze samenwerking met de over­heden hebben wij de zorgdragers voorzien van kennis en advies op het gebied van informatiehuishouding. In een aantal gevallen zijn voorafgaand aan de aansluit­ trajecten pilots uitgevoerd om het beoogde traject te toetsen.

3 Ondersteuning en voorbereiding andere overheden De samenwerking met Zeeuwse over­heden inzake digitale duurzaamheid en overbrengingen naar het Zeeuws e-Depot had in de afgelopen periode vooral het karakter van kennisopbouw en voorbereiding op de verduurzaming van de informatiehuis­ houding: dit betrof veelal analyses, uitzoekwerk, in kaart brengen van het werkveld, dit werkveld onder de aandacht brengen bij de zorgdrager en het management overtuigen van nut en noodzaak van te treffen maatregelen. In het kader van het voorbereiden van de niet aangesloten overheden hebben we voorlichtingsbijeenkomsten en workshops georganiseerd over optimaal digitaal informatie­beheer voor archiefvormers. De aanpak van de aansluittrajecten voor meer overheden en

33

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

particulieren is geconcretiseerd in een planning en loopt door in de nieuwe beleidsperiode 2021-2014. 4 Niet-overheidsarchieven Met enkele bedrijven en met enkele kerkelijke- en onderwijsinstellingen zijn gesprekken gevoerd, waarbij adviezen gegeven zijn over het digitaal informatiebeheer. Dit heeft nog niet tot aansluiting geleid.

Conclusie: veel gerealiseerd Er is veel werk verzet. We hebben een werkend e-Depot, het personeel is goed geëquipeerd en overheden zijn aangesloten. Het werkveld van het Zeeuws Archief is door de groei van het Zeeuws e-Depot vergroot, zowel op bestuurlijk als op uitvoerend niveau zijn de werkprocessen complexer geworden. Dit vraagt veel van onze medewerkers.

Doelstelling 2 Dienstverlening: beheren, bewaren en beschikbaar stellen van informatie Het doel was om zowel online als offline actief te zijn bij het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van de archieven en collecties van Zeeland. Het aanvankelijke plan om voor beheer en behoud uit te wijken naar het landelijke, fysieke depot in Emmen hoefden we niet uit te voeren dankzij nieuwe ontwikkelingen in het Zeeuwse.

Wat betreft het beschikbaar stellen van materialen, had de publieke toegankelijkheid in het bijzonder onze aandacht. Daartoe hebben we de dienstver­ lening in de fysieke studiezaal gecontinueerd. Daarnaast wilden we een digitale onderzoeks­ omgeving bouwen, om zo onderzoekers in staat te stellen vanuit huis onderzoek te doen. Tot slot wilden we ook de analoge archieven beter ont­ sluiten door metadatering van archieven en bijzondere collecties beter af te stemmen op het verwachtingspatroon van publiek en door de toegangen geschikt te maken voor hergebruik als open data. Ook scannen op verzoek was onderdeel van de dienstverleningsdoelstelling, zowel voor partners als publiek: om sneller op de vraag in te kunnen spelen én om de stukken niet meer uit te hoeven lenen.

Resultaten 1 Beheren en bewaren In de beleidsperiode zijn de analoge archieven van de volgende Zeeuwse overheden onder de hoede van het Zeeuws Archief gebracht: Terneuzen, Vlissingen en het de Zeeuws-Vlaamse archieven van Water­ schap Scheldestromen. Ook met de gemeente Schouwen-Duiveland is een proces gestart om het gemeentearchief gefaseerd onder beheer van het Zeeuws Archief te brengen, een proces dat per 1 januari 2021 wordt afgerond. Veel werk is verzet om de van deze zorgdragers overgenomen archieven te integreren in de bedrijfsvoering, op te nemen het collectiebeheer­ systeem van het Zeeuws Archief en beschikbaar te stellen voor publiekszaken en (daarmee) de dienstverlening aan gebruikersgroepen. Hierbij worden de toegevoegde archieven en collecties in toenemende mate ook online raadpleegbaar gemaakt. Werk dat in de volgende beleidsperiode wordt voortgezet. Het aanvankelijke voornemen om gebruik te maken van het landelijk depot in Emmen is niet geeffectueerd. Dankzij de aansluiting van de

34

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

gemeente Vlissingen kon het depot aldaar worden toegevoegd aan de archiefbewaarplaats van het Zeeuws Archief en was het niet nodig om uit te wijken naar Emmen. 2 Beschikbaar stellen van informatie Fysiek zijn de collecties en het archief toegankelijk en te raadplegen in de studiezaal en online, waar onverminderd gebruik van wordt gemaakt. Daarnaast hebben we stappen gezet om de analoge archieven te voorzien van metadata en deze beschikbaar te stellen als open data. Ook hebben we ingespeeld op de behoefte van gebruikers om onafhankelijk van tijd en plaats de mogelijkheid te hebben om met onze collecties en het archief aan de slag te gaan. De beschikbaarheid van het archief is vergroot door de nieuwe website en digitale onderzoeksomgeving. Deze omgeving stelt bezoekers in staat om online de collecties en het archief 24/7 te raadplegen, vragen te stellen en in contact te treden met andere onderzoekers. Veruit het merendeel van de gebruikers doet online onderzoek in de archieven en collecties of maakt gebruik van de hiervoor ingerichte webpagina’s onder ‘Onderzoek-het-zelf’. Sinds de livegang van de nieuwe website op 1 november 2018 steeg het aantal paginaweergaven, evenals de gemiddelde bezoekduur aan de website. Het aantal verzoeken voor informatie via e-mail en sociale media is ook in de afgelopen periode toegenomen.

Het totale aantal verzoeken om informatie ligt jaarlijks rond de 1.000. We hebben online tools ingezet om het archief nóg toegankelijker te maken en via deze tools stimuleren we actieve publieksparticipatie. Zo hebben we de afgelopen jaren ervaring opgedaan met deelname van het publiek aan het indexeren van bevolkings­registers via het crowdsourcings­ platform ‘Vele Handen’. De werkgroep Paleografie in Zeeland (PaiZ) en andere vrijwilligers gebruikten de transcriptie­tool om transcripties van hand­ geschreven bronnen beter toegankelijk te maken. Ook zijn er enkele kleine projecten uitgevoerd

waarbij oud-medewerkers van bedrijven met hun kennis beeldmateriaal uit de door het Zeeuws Archief beheerde bedrijfsarchieven beschrijven. We hebben ons ingespannen om de dienstverlening aan onderzoekers te verbeteren. Daartoe ontwikkel­ den we de dienst ‘scannen op verzoek’ om de ana­­loge archieven digitaal beter bruikbaar te maken. In de afgelopen periode zijn de kosten die hiervoor in rekening gebracht worden stapsgewijs afgebouwd. Het infocentrum is tijdens kantooruren ook bereikbaar via WhatsApp.

Conclusie: dienstverlening sterk verbeterd Op het gebied van dienstverlening kunnen we vaststellen dat het Zeeuws Archief in de afgelopen periode klantgerichter is geworden. Er zijn veel stappen gezet en inspanningen geleverd om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren en, zoals we van onze digitale bezoekers vernemen en terugzien in het online gebruik van onze collecties en archief, is dit ook gelukt. Tegelijkertijd kan ook worden vastgesteld dat er nog altijd werk te verzetten valt op het gebied van het toegankelijk maken van de analoge archieven door middel van digitalisering. Als gevolg van de aansluiting van de gemeentearchieven Terneuzen, Vlissingen en Schouwen-Duiveland zijn niet alle voornemens op dit gebied gerealiseerd.

Doelstelling 3 Collecties en publieksbereik De derde doelstelling viel uiteen in een onderdeel behoud van analoge collecties en het onderdeel publieksbereik. Behoud was gericht op analoog archiefbeheer in veilige en geklimatiseerde fysieke

35

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

depots. Het streven is dat alle papieren archieven fysiek raadpleegbaar zijn. Daartoe dienen de analoge archieven en collecties in een goed klimaat en onder goede hygiënische omstandigheden bewaard te worden, en worden reguliere behouds­ activiteiten uitgevoerd. Wat betreft publieksbereik was het doel om zowel online als offline dé werkplaats te zijn om de geschiedenis van Zeeland persoonlijk te ontdekken en onderzoeken. Hiertoe werden activiteiten ontplooid die zowel binnen Zeeland als landelijk een grote uitstraling hadden. Daarnaast speelt het Zeeuws Archief een voortrekkersrol bij het organiseren van regionale activiteiten op het gebied van de Zeeuwse geschiedenis en identiteit. Onder meer de open dagen en (de medewerking aan) analoge en digitale tentoonstellingen lenen zich ervoor om (delen van) de Zeeuwse geschiedenis zichtbaar te maken voor een groot publiek.

Resultaten 1 Behoud: analoog archiefbeheer De reguliere werkzaamheden om de collecties deskundig en adequaat te beheren en te behouden, zijn ook in de afgelopen periode gecontinueerd; deze zijn onderdeel van het primaire proces. Beheer en behoud bestaat niet alleen uit preventieve conservering: in de afgelopen periode conserveerden we ook objecten en stukken actief. Zo hebben we in ons restauratieatelier de materiële voorbereiding, conservering van het archief van het Koninklijk Zeeuws Genootschap der Wetenschappen en het archief van de Deputaten van Oost- en West Indische zaken van de classes Amsterdam, Schieland en Walcheren uitgevoerd. Dit werd financieel mogelijk gemaakt door het landelijk programma Metamorfoze. We hebben verder ook gezorgd dat kwetsbare acquisities direct werden geconserveerd en gedigitaliseerd om deze te behouden voor de toekomst.

2 Publieksbereik De rijke collecties en archieven boden ons elk jaar weer de mogelijkheid een scala aan activiteiten te ontplooien en zo een breed publiek te bereiken. We trokken hierin op met het culturele veld in de regio. Lezingen, cursussen, rondleidingen, tentoon­stel­ lingen en boekpresentaties waren vaste onderdelen van onze programmering. Ook presenteerden we regelmatig diverse topstukken in wisselende exposities, zowel in onze eigen tentoonstellings­ ruimte als in bruikleen op andere locaties. Een voorbeeld met landelijke uitstraling was de bruik­­leen van delen uit het archief van de MCC aan de Grote Surinametentoonstelling in de Nieuwe Kerk in Amsterdam, een tentoonstelling met maar liefst 183.000 bezoekers. In 2018 bestond Stichting Vrienden van het Zeeuws Archief 25 jaar, tijdens de jaarlijkse open dag is hier ruim aandacht aan besteed, onder andere door het brouwen van een eigen ‘Archiefbier’, gebrouwen door de Stads­ brouwerij Middelburg naar een recept uit de collectie van het Zeeuws Archief. We organiseerden ieder jaar educatieve activiteiten en ontwikkelden onderwijsprogramma’s voor het primair, voortgezet en beroepsonderwijs. Ook werkten we samen met University College Roosevelt en de Hogeschool Zeeland aan onderzoeks­­activiteiten en speciale projecten. In samenwerking met de Zeeuwse Volksuniversiteit organiseerden we cursussen.

Meerdere offline en online kanalen hebben we in de afgelopen periode ingezet om een breder publiek te bereiken en het werk van het Zeeuws Archief zichtbaarder gemaakt. Zo leverden wij content en kennis aan de website Zeeuwse Ankers. Ook toonden we via het platform Google Arts & Culture in 2017 een eerste expositie. Hiervoor ontvingen we in 2019 de juryprijs van Geschiedenis Online. De bezoekerscijfers van onze website en online kanalen zijn na de lancering van de website en de online onderzoeksomgeving weer gestegen.

Badgasten in Vlissingen, ca 1925. Zeeuws Archief Foto Dert, nr 13126.

15

Zeeuws Archief Hofplein 16, Middelburg • info@zeeuwsarchief.nl • www.zeeuwsarchief.nl • t (0118) 678800

15