07a. Beleidsplan Zeeuws Archief 2021-2024

beleidsplan 2021-2024

0 Titel

Verbinden en inspireren

Beleidsplan 2021-2024

Inhoud

Woord vooraf 4

Ons profiel 6 Het Zeeuws Archief: functies en groei 6 Onze missie 7 Onderdeel van een netwerk van archiefinstellingen 8

Onze visie 10 De informatiesamenleving 10 Nieuwe vormen van samenwerking en dienstverlening 12

Onze doelen voor 2021-2024

16

Verbinden en inspireren 16 Doelstelling 1: verder bouwen aan het Zeeuws e-Depot 16 Doelstelling 2: mensen verbinden met de bronnen van Zeeland 22

Organisatie en bedrijfsvoering 28 Personeel 28 Gebouwbeheer & Facilitaire Zaken 29 Bestuur 30 Risico’s 30

Terugblik 2017 – 2020 32 Doelstelling 1: Hét e-Depot van Zeeland 32 Doelstelling 2: Dienstverlening: beheren, bewaren en beschikbaar stellen 33 Doelstelling 3: Collecties en publieksbereik 34

Personeel van de Provinciale Zeeuwsche Electriciteits-Maatschappij (PZEM) en passagiers onderweg naar Ouwerkerk of Nieuwerkerk voor herstelwerkzaamheden na de Watersnoodramp, 1953. Foto: Rykel ten Kate (1912-1992). Zeeuws Archief, Beeldbank Schouwen-Duiveland, RK-1268

3

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

6 14 8 13 4 5

9 2

11 15 10

3 1

12

7

De vlaggen op de kaart verwijzen naar de locaties die zijn afgebeeld in dit beleidsplan. De foto’s verbeelden de verbindingen over water in Zeeland.

Deze kaart met stoombootdiensten dateert uit circa 1920 en was bestemd ‘voor wandelaars, wielrijders en automobilisten, voor school, kantoor en huiskamer’. Zeeuws Archief, Zelandia Illustrata I-196.

4

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Woord vooraf

Archieven zijn voor iedereen, want ze gaan over iedereen. Het Zeeuws Archief wil er voor iedereen zijn en zet zich in om iedereen te bereiken, te inspireren en te verbinden. Dit beleidsplan is geschreven in een periode waarin maatregelen tegen verspreiding van het coronavirus contacten tussen mensen belemmeren en soms zelfs verhinderen. De crisis maakt in een klap duidelijk wat het belang van digitalisering is. Digitalisering van de collectie en een digitaal werkende organisatie. Het Zeeuws Archief heeft in de voorgaande beleidsperiode al voortgang geboekt en zet nu de volgende stappen. Nieuw in deze beleidsperiode is de groei van de organisatie. Met de aangesloten archiefdiensten – Gemeentearchief Terneuzen, Gemeentearchief Vlissingen en Gemeentearchief SchouwenDuiveland – en hun medewerkers groeit de organisatie letterlijk en figuurlijk. De te beheren archieven en collecties nemen toe, evenals de omvang van het te bereiken publiek. Het Zeeuws Archief ontwikkelt zijn organisatie daarom verder. Authenticiteit staat als altijd bij informatiebeheer voorop. Daarin verandert niets. De maatschappij verandert wel. Meningen vieren hoogtij en iedereen vindt voortdurend overal ergens iets van. Op sociale media, in praatprogramma’s, in kranten. Welke rol is daarin weggelegd voor feiten? De bronnen maken het verschil.

Het Zeeuws Archief heeft oog en aandacht voor meningen en vraagt aandacht voor de bronnen. Twee thema’s staan de komende periode centraal. Thema’s die Zeeuws zijn en tegelijkertijd Zeeland overstijgen. Thema’s die een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan het actuele maatschappelijke debat. Het eerste thema is slavernij. Het Zeeuws Archief beheert een wereldwijd uniek archief over het slavenhandelsverleden en wil dat met het oog op het nationale herdenkingsjaar 2023 verder onder de aandacht brengen. Het tweede is water. Onmisbaar en in overvloed gevaarlijk. Levenslijn en levensbedreigend. Onze geschiedenis is ermee doordrenkt. Met de archieven van de Deltadienst en waterbouwers als Johan van Veen kijken we vanuit het verleden naar het heden en de toekomst.

1 Vanaf de steiger te Borssele naar de Mecklenburg van de Maatschappij Zeeland, 18 mei 1927. Het bezoek maakte deel uit van de opening van de lokaalspoorweg op ZuidBeveland. Zeeuws Archief, Zelandia Illustrata III-423-20.

2 Arnemuidse visleursters verlaten het overzetveer van veerman J. Lasoe over het Arnekanaal, 1895-1905. Zeeuws Archief, HistorischTopografische Atlas Middelburg, nr P-1317.

6

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Ons profiel

Het Zeeuws Archief: functies en groei Het Zeeuws Archief is het Regionaal Historisch Centrum (RHC) van Zeeland. Het beheert en conserveert de archieven en collecties van een groeiend aantal Zeeuwse overheden, particulieren en bedrijven en stelt die ter beschikking aan burgers.

Informatie wordt op papier en in digitale vorm bewaard. Het Zeeuws Archief is gespecialiseerd in analoge en digitale duurzaamheid; het biedt opslag, authenticiteit en toegankelijkheid in de fysieke depots en in het Zeeuws e-Depot. Daarom brengen steeds meer lokale en regionale overheden hun - digitaal gevormde - archief onder in het Zeeuws Archief. Bij het Zeeuws Archief kan iedereen informatie raadplegen over de geschiedenis van de provincie en haar bewoners. Als Zeeuws Archief vervullen wij een vijftal functies voor een groeiend aantal partners: A Collectiebeheer en cultuurhistorie: de functies rond het verwerven en beheren van historische en actuele archieven B Publieksbereik: de functies gericht op beschikbaarstelling aan de particulier, de burger en andere private klanten C Informatiebeheer: de interne en vaak informatietechnische functies met beheersmatig karakter D Advies en toezicht: de strategische functies ten behoeve van overheden in Zeeland E Externe oriëntatie: de invulling van de externe relaties en de vormen van samenwerking Voor elk van deze functies geldt dat we verschillende rollen vervullen, verantwoordelijkheden hebben en activiteiten ontplooien en verschillende vormen van samenwerking kennen. En onze financiering is doorgaans op het vervullen van meerdere van de genoemde functies gericht.

De genoemde functies maken dat wij met steeds meer afnemers, bestuurlijke samenwerkings­ partners, collega-archieven, culturele en educatieve organisaties en maatschappelijke actoren in contact staan. Daarnaast zijn we ook een plek waar onderzoekers, studenten, geïnteresseerden, genealogen en het algemene publiek naartoe komen, zowel fysiek als online. En er heeft zich een kring van mensen en bedrijven rond het Zeeuws Archief gevormd, zowel vrijwilligers die een actieve bijdrage leveren, als leden en bedrijven die samen de Stichting Vrienden van het Zeeuws Archief vormen. De stichting telt inmiddels meer dan 280 particuliere- en 9 bedrijfsvrienden. In het Zeeuws Archief zijn niet alleen de archieven van rijksinstellingen in Zeeland te raadplegen, zoals de kamer van koophandel, het kadaster en de rechtbank, maar ook van de gemeenten Middelburg, Veere, Kapelle, Vlissingen, Terneuzen en Schouwen-Duiveland, Waterschap Scheldestromen en de provincie Zeeland. Daarbij zijn de archieven en collecties in toenemende mate ook online te raadplegen. Het Zeeuws Archief beheert nu bijna 34 kilometer aan analoge archieven. Daarnaast worden er ook nog objecten beheerd, namelijk de stadhuiscollecties van de gemeenten Middelburg en Veere.

7

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Het Zeeuws Archief groeit niet alleen in omvang, maar manifesteert zich ook op steeds meer plekken. De hoofdvestiging van het Zeeuws Archief is aan het Hofplein in Middelburg, in het 18e-eeuwse Van de Perrehuis en een modern gebouw. In de nieuwbouw bevinden zich het informatiecentrum, de studiezaal en de depots. Het monumentale deel van het gebouw huisvest de medewerkers en hier worden exposities ingericht. Een tweede vestiging is in het gebouw van Waterschap Scheldestromen in Terneuzen. Hier is een studiezaal en worden de Zeeuws-Vlaamse waterschapsarchieven beheerd. Deze zijn, evenals de archieven en collecties van het gemeentearchief Terneuzen, op afspraak in te zien. De derde locatie bevindt zich in Vlissingen. Het depot van het voormalige Gemeentearchief Vlissingen is op 1 januari 2020 onderdeel geworden van de archiefbewaarplaats van het Zeeuws Archief. Dit depot wordt gebruikt voor het beheer van archieven die volledig gedigitaliseerd zijn en daardoor weinig worden geraadpleegd. De vierde locatie is in het gemeentehuis van Schouwen-Duiveland, waar het voormalige Gemeentearchief Schouwen-Duiveland vanaf 1 januari 2021 met medewerkers, vrijwilligers en collecties onderdeel is van het Zeeuws Archief. De Schouwse archieven worden beheerd in Zierikzee en kunnen daar worden geraadpleegd.

Onze missie De burger heeft recht op een overheid die haar informatie op een goede manier bewaart. Dat is al meer dan 200 jaar het geval. Iedere overheidsorganisatie moet daarom zorgdragen voor haar archief. De overheidsarchieven zijn in beginsel openbaar. In de Archiefwet is vastgelegd hoe het stelsel van archiefinstellingen in Nederland eruitziet en hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld. Het Zeeuws Archief brengt in zijn missie tot uitdrukking wat de richting is die het opgaat, uitgaande van de doelstellingen, het werkterrein, bestaansrecht en betekenis van de organisatie.

Het Zeeuws Archief is dé werkplaats om de geschiedenis van Zeeland persoonlijk te ontdekken en te onderzoeken. Het Zeeuws Archief beheert en bewaart de archieven en collecties van overheden, particulieren en bedrijven in Zeeland. Het Zeeuws Archief is specialist op het gebied van analoge en digitale duurzaamheid en biedt opslag, authenticiteit en toegankelijkheid in de fysieke depots en het Zeeuws e-Depot. Kernwaarden van het Zeeuws Archief zijn betrokken en betrouwbaar.

8

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Onderdeel van een netwerk van archiefinstellingen Het Rijk en de decentrale overheden werken nauw samen in de Regionaal Historische Centra. Deze samenwerking tussen diverse rijks- en decentrale archiefinstellingen komt ten goede aan het publiek en aan de deskundigheid en professionaliteit van de organisaties. Sterke RHC’s dragen zo bij aan een robuust archiefbestel van Nederland. Het Zeeuws Archief is onderdeel van dat sterke archiefbestel, samen met het Nationaal Archief en de andere RHC’s. Vanuit het gezamenlijke bestel zijn wij in staat de huidige en toekomstige opgaven rond duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie succesvol op te pakken. Het netwerk van RHC’s en Nationaal Archief vormt een belangrijk deel van de regionale en sectorale knooppuntgedachte van het Netwerk Digitaal Erfgoed, dat erfgoedinstellingen van rijks- tot en met lokaal niveau vanuit de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed met elkaar verbindt. Deze verbindingen dragen bij aan het verhaal van Nederland. Door de integratie van de kleinere archiefdiensten in grotere archiefinstellingen is de samen­ stelling van de collecties verbreed en wordt een breder publiek bereikt. Bij de oprichting kregen de RHC’s dan ook uitdrukkelijk de opdracht mee om het publieksbereik te vergroten.

Daarnaast kon, door het ontstaan van grotere archiefinstellingen, meer slagkracht worden georganiseerd om investeringen te plegen en kennis op te doen voor geautomatiseerde manieren van beheren en ontsluiten van archieven. Door de krachten te bundelen in een gezamenlijke instelling was samenwerking op projecten niet langer vrijblijvend en kon het efficiënt en effectief georganiseerd worden. Door het ontstaan van de RHC’s in elke provinciehoofdstad zijn er archiefinstellingen ontstaan met een brede collectie. In Zeeland is het Zeeuws Archief het primaire loket voor archiefdienst­ verlening aan burgers, overheden en bedrijven. Aan de hand van de rijke collecties en door samen te werken met gemeenten en partners in andere sectoren vertellen we het verhaal van Zeeland én dat van Nederland. De archieven van bijvoorbeeld de Deltadienst laten zien hoe landelijke en regionale ontwikkelingen onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Of denk aan het koloniale verleden en het slavernijverleden, waarvan we met de Middelburgse Commercie Compagnie een belangwekkend archief in huis hebben. Doordat we, net als de andere RHC’s, beschikken over collecties van alle overheidslagen, bedrijven en particulieren en als een netwerk opereren, zorgen we ervoor dat landelijke ontwikkelingen naar de regio’s stromen en regionale ontwikkelingen worden opgetild naar landelijk niveau.

Eenheid in verscheidenheid: eenheid in visie en beleid, verscheidenheid door de regionale variatie. Deze integrale benadering heeft geleid tot een uniforme en transparante dienstverlening aan overheden en burgers en tot de ontwikkeling van landelijke systemen op het gebied van beheer en ontsluiting. Zo vormen we samen met de andere RHC’s de ruggengraat van het archiefbestel.

3 Opening van een nieuwe scheepvaartlijn voor passagiers van Vlissingen naar MiddenAmerika en Venezuela door de Italiaanse scheepvaartmaatschappij ‘Fratelli Grimaldi’, 14 mei 1956. Het 10.856 brt. metende schip ‘Auriga’ was het eerste schip van deze maatschappij dat in de Buitenhaven afmeerde. Zeeuws Archief, Fotocollectie Vlissingen, nr 14116.

4 Veerpont over de Eendracht tussen Nieuw- en OudVossemeer bij vertrek uit Oud-Vossemeer, ca 1950. Foto: Firma J. Torbijn. Zeeuws Archief, Fotoarchief J. Torbijn, OVM-49.

10

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Onze visie

We signaleren een aantal ontwikkelingen op landelijk en regionaal niveau waarop we als archiefdienst de komende periode willen inspelen. We beschrijven die ontwikkelingen en duiden de consequenties voor het Zeeuws Archief. Dit brengt ons op twee doelstellingen voor de komende periode. Deze worden nader toegelicht in Onze doelen, vanaf pagina 16.

De informatiesamenleving De digitale transformatie die de samenleving in de afgelopen decennia heeft ondergaan, heeft ertoe geleid dat informatie een steeds belangrijker rol is gaan spelen. De manier waarop burgers, bedrijven en overheden met informatie omgaan, is fundamenteel veranderd en verandert nog steeds. De oorzaak hiervan is dat het ontstaan, vastleggen en gebruik steeds meer in netwerken gebeurt, de hoeveelheid informatie exponentieel groeit en informatie altijd en overal beschikbaar is. Omdat kernwaarden als authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en toegankelijkheid van informatie in de huidige digitale samenleving onder druk staan, is een sterke archieffunctie van wezenlijk belang. In hun gezamenlijke visie hebben de RHC’s daarom onderstreept hoe archieven binnen het publieke domein voor deze kernwaarden een solide basis bieden doordat ze context bieden en de overheden ondersteunen bij een efficiënte en transparante bedrijfsvoering. De technologische ontwikkelingen maken echter wel dat een andere inspanning en andere kennis en competenties nodig zijn om deze kernwaarden goed te ondersteunen. Digitale informatie kan onbeperkt uitgewisseld en gekopieerd worden. Dit heeft grote potentie maar toont direct de vluchtigheid - en als keerzijde de kwetsbaarheid - van digitale informatie aan.

Ook de betekenis van archivistische principes als ‘het origineel’ moeten wellicht een nieuwe uitleg krijgen. Daarnaast geldt de zogenaamde privacyparadox. In een samenleving waar informatie over personen overal en te allen tijde beschikbaar is, is bescherming van de persoonlijke levenssfeer heel belangrijk voor mensen, anderzijds geven mensen zelf steeds meer privé-informatie bloot. Mensen willen daarom zelf bepalen wie informatie over hen heeft, willen zelf bepalen welke informatie over hen vernietigd wordt (right to be forgotten) en eisen het recht op een ongekende privésfeer op. Archieven als maatschappelijk kapitaal Ondanks alle technologische veranderingen blijven archieven de neerslag vormen van individueel en collectief handelen en zijn ze voorwaardelijk voor de vorming van de identiteit van burgers. Door de kennis over de in het Zeeuws Archief verzamelde archieven en collecties van alle overheidslagen te combineren met nieuwe technieken, kunnen we tegemoetkomen aan het veranderende verwachtingspatroon bij de eindgebruiker door het ontwikkelen van andere vormen van dienstverlening. Tijd- en plaats-onafhankelijke dienstverlening van gedigitaliseerde analoge archieven is inmiddels gangbaar en na overbrenging komen ook de digital-born archieven voor de dienstverlening beschikbaar.

De inrichting van de dienstverlening evolueert mee met de steeds veranderende behoeften van de gebruikers.

11

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Door de Zeeuwse samenwerking en de ontwikkeling van het Zeeuws e-Depot heeft het Zeeuws Archief in de afgelopen periode bewerkstelligd dat archivering bij een aantal Zeeuwse overheden hoger op de bestuurlijke agenda is komen te staan en komen informatie en archivering ten behoeve van het geheugen van de organisatie meer over het voetlicht. Behalve bewijsstuk en geheugensteun vervullen archiefstukken ook de functie van bron van informatie en als symbool van het verleden. Archieven zijn essentieel voor de kenniseconomie, voor kwalitatief hoogwaardig bestuur van zowel private als publieke instellingen en als bron voor wetenschappelijk en kritisch (zelf)onderzoek. Belangrijk om daarbij te onderkennen, is dat het traditionele concept van het archief (als vindplaats van tastbare objecten) niet langer actueel is. De voortschrijdende digitalisering in de samenleving heeft op alle facetten van het archiefwezen een grote impact. Doordat veel informatie in netwerken ontstaat, leiden digitale bestanden naast en door elkaar verschillende levens en kunnen ze gelijktijdig voor meerdere doeleinden en in verschillende hoedanigheden worden gebruikt. Zo raken de archieven van afzonderlijke archiefvormers onlosmakelijk met elkaar verknoopt. Ook bedrijfsarchieven en particuliere verzamelingen zijn een belangrijk deel van dit maatschap­ pe­lijk kapitaal.

Het Zeeuws Archief heeft veel aandacht voor het verwerven van particuliere archieven. Als een archiefdienst bekend is in zijn omgeving en gemakkelijk digitaal toegankelijk, is dat een uitnodiging om te gaan (onder)zoeken. Men ontdekt dat de dienst originele documenten bewaart en dat die authenticiteit en uniciteit een grote toegevoegde waarde hebben voor de eigen omgeving van de onderzoeker. In de nota Archiveren is vooruitzien werd dat in 2009 pakkend verwoord: “Wie krijgt er geen koude rillingen bij de aanblik van een briefkaart met een laatste groet uit Westerbork of bij de vondst van een boedelbeschrijving uit de 18e eeuw waarop het erfstuk staat vermeld dat zijn eigen huis vandaag de dag nog siert?” Dienstverlening De rijkdom van bronnen uit heden en verleden benutten voor nu en de toekomst, dat is ook in de digitale tijd de uitdaging waar de archiefsector voor staat. Het benutten van deze waarde is cruciaal voor onze informatiemaatschappij. Het draagt eraan bij dat de toekomstige samenleving niet louter zal bestaan uit informatieconsumenten die in het hier en nu bediend worden, maar ook uit cultureel onderlegde burgers die verbanden kunnen leggen tussen verleden, heden en toekomst. De kanalen waarlangs, en de wijze waarop klanten archiefinstellingen benaderen, zijn dan ook sterk veranderd.

Ontving het Zeeuws Archief 20 jaar geleden nog 2.859 bezoekers, die 9.926 bezoeken per jaar aan de studiezaal brachten, in 2019 bedroeg dit aantal 1.374 bezoekers die 3.455 bezoeken brachten. Daartegenover staat een exponentiële toename in het aantal websitebezoekers. In 2019 waren dat er 318.030 en inmiddels is er online zo’n 15 terabyte aan scans van documenten, foto’s en ander beeldmateriaal raadpleegbaar. Digitale duurzaamheid Zeker bij digitale archieven is het borgen van duurzaamheid en betrouwbaarheid cruciaal. Het is ook een ingewikkelde en kostbare zaak. Letterlijk en figuurlijk is informatie in dit digitale tijdperk vluchtig. Het ontwikkelen van oplossingen voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaar­ heid van digitaal gevormde archieven is dan ook een van de grootste opgaven waarvoor het

12

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

archiefwezen zich gesteld ziet. Met het Zeeuws e-Depot biedt het Zeeuws Archief voor Zeeland een onmisbare basisvoorziening voor de meest basale eis die de Archiefwet stelt: het in goede, geordende en toegankelijke staat houden van digitale informatie.

Nieuwe vormen van samenwerking en dienstverlening De informatiesamenleving levert de nieuwe documenten die in hun context moeten worden bewaard. Deze ontwikkelingen bepalen ons speelveld. Eén van de doelstellingen van het oprichten van de RHC’s was de professionalisering van archiefinstellingen. Zo zijn in elke provincie sterke organisaties ontstaan met meer mogelijkheden en die een bredere kennis en expertise in huis hebben. De RHC’s zijn niet de enige sterk geprofessionaliseerde archiefinstellingen, maar zij hebben een stevige basis binnen het archiefbestel van Nederland. Het ministerie moedigt de samenwerking aan van de RHC’s en het Nationaal Archief en stimuleert ook de plannen van de RHC’s om toe te groeien naar regionale centres of excellence (zie ook de eerdergenoemde visie van de RHC’s). Wij willen inspelen op deze ontwikkeling en als RHC onze positie binnen de provincie versterken. Door de digitalisering is er in Nederland behoefte ontstaan aan betrouwbare en deskundige voorzieningen voor digitaal archiefbeheer. De digitale infrastructuur die binnen het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) is aangelegd was in eerste aanleg bedoeld voor rijksarchieven. Andere deelnemers binnen een RHC kunnen op basis van de gemeenschappelijke regeling gebruik maken van deze infrastructuur. Het Rijk is immers samenwerkingspartner van de overheden binnen de regeling.

Maar ook andere overheden, overheden die geen deelnemer zijn, kunnen via dienstverleningsovereenkomsten gebruik maken van de digitale infrastructuur. Dit sluit aan op de behoefte van de decentrale overheden en voor RHC’s betekent het dat ze een betere service­ organisatie kunnen inrichten omdat ze zo een bredere basis hebben. Bovendien spelen de RHC’s een grote rol in het begeleiden van decentrale overheden in het duurzaam bewaren en toegankelijk maken van hun digitale informatie. Dat is een kerntaak voor de RHC’s. Rijk treedt terug uit de gemeenschappelijke regelingen Het uitgangspunt van de RHC’s is dat de archiefcollecties zoveel mogelijk op uniforme wijze toegankelijk blijven voor het publiek. Samenwerking tussen overheden is en blijft daarbij van belang. Het Rijk is voornemens om per 1-1-2024 uit de gemeenschappelijke regeling te treden. De nieuwe samenwerking moet de RHC’s de ruimte geven om zich door te ontwikkelen, zonder deelname van de minister van OCW in de gemeenschappelijke regeling. De verantwoordelijkheid van de diensten vanuit de digitale infrastructuur van het Rijk geldt namelijk alleen voor de rijksarchieven. Daarom heeft de minister in zijn brief aan de RHC’s van 15 juni 2018 kenbaar gemaakt zijn deelname aan de gemeenschappe­lijke regelingen te zullen beëindigen in 2024. Een traject is in gang gezet om uit te treden.

OCW blijft echter bij de RHC’s betrokken doordat de analoge decentrale rijksarchieven bij de RHC’s blijven.

13

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Noodzaak van nieuwe afspraken Voor de huidige decentrale, analoge rijksarchieven (dat wil zeggen: informatie op papier, foto’s, AV-materiaal, microfiches of andere analoge dragers) die door de RHC’s worden beheerd, is en blijft de minister van OCW verantwoordelijk. Deze decentrale rijksarchieven zijn in de provincie gevormd en hebben een sterke regionale binding. Samen met de archieven van de provincies en andere deelnemers vormen ze de basis van de collectie van het RHC. Op enig moment zal de analoge rijkscollectie bij de RHC’s niet meer groeien, omdat de aanwas van analoog archief zich naar een natuurlijk einde beweegt en digital born rijksarchief wordt overgebracht naar het Nationaal Archief. Het ministerie van OCW zal daarom bij de herziening van de Archiefwet regelen dat het beheer en de beschikbaarstelling van de decentrale rijkscollectie aan de RHC’s wordt gedelegeerd. Op dit moment werken wij samen met de andere RHC’s en het Nationaal Archief verder aan de doorontwikkeling van de digitale infrastructuur. Projecten rondom de verbetering van de toegang van digitaal archief, afstemming van de informatie-architectuur en innovatie worden waar kan gezamenlijk opgepakt. Het uittreden van het Rijk uit de gemeenschappelijke regelingen vraagt om nieuwe afspraken en een andere verantwoordelijkheidsverdeling voor de digitale infrastructuur.

Publiek verwacht meer service en snelheid De vergaande democratisering van kennis en informatie is een gegeven en overheden moeten zich daartoe verhouden. Vanuit publieke verantwoording, rechtsvinding en cultuur-historisch perspectief moeten digitale dossiers en overheidsinformatie openbaar worden gemaakt. Een snelle overdracht van informatie en digitale werkprocessen van de overheid aan de openbare archieven is hiervoor essentieel. De verdergaande digitalisering in de samenleving maakt dat mensen inmiddels gewend zijn aan een hoog niveau van digitale dienstverlening; mensen verwachten dat informatie makkelijk en per direct, on demand, beschikbaar is. Dit vergt een voortdurende actualisering van onze werkprocessen en van de digitale infrastructuur die de kern vormt van de hedendaagse taakvervulling. Publiek zoekt verbinding met collecties Archieven bevatten de getuigenissen van het bestuurlijk, cultureel en intellectueel handelen van “onze” samenleving en weerspiegelen zo onze historie en identiteit. Daarmee bieden ze context en voorzien ze in de behoefte van burgers om verbanden te leggen tussen verleden, heden en toekomst en de eigen woonomgeving. Door de digitale ontwikkelingen is de blik van burgers op de wereld verruimd, maar tegelijkertijd zien we dat steeds nadrukkelijker wordt gezocht naar verbondenheid met het lokale, regionale en nationale verleden.

Historische informatie over de woonomgeving ondersteunt de vorming van de eigen identiteit van burgers. Zij kunnen aan de hand van beschikbare historische bronnen kennisnemen van het handelen van de eigen familie of van gebeurtenissen in de leefomgeving en op de afzonderlijke eilanden. Dit is een belangrijk gegeven voor participatie in de samenleving en past ook bij de maatschappelijke aandacht voor diversiteit; mensen voelen zich verbonden met het verleden van de eigen plek, familie of maatschappelijke groepering.

14

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Het is daarom een opgave voor de archiefinstellingen om hun maatschappelijke zichtbaarheid en relevantie verder te vergroten. Dit kan door verbinding en interactie te zoeken met het publiek, de archieven nog meer en op andere manieren toegankelijk te maken onder andere door gebruik van nieuwe technieken (open data) en activiteiten te organiseren - bijvoorbeeld samen met musea en andere culturele organisaties - om het brede publiek nóg bekender te maken met de waarde van archiefstukken.

5 Veerdienst tussen Middelburg en Serooskerke tijdens de inundatie van Walcheren, 1944-1945. De dienst werd onderhouden met roeiboten en reddingssloepen door de Provinciale Stoombootdienst (PSD). De man met hoed is Marinus van Belzen, later smid te Ritthem. Foto: A.G. Kruithof. Zeeuws Archief, Fotoarchief A.G. Kruithof, nr 42.

6 Veerboot Anna JacobapolderZijpe. Tramhaven. Zeeuws Archief, Beeldbank Schouwen-Duiveland, nr X-2073.

16

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Onze doelen voor 20121-2024

verbinden en inspireren De functies die wij vervullen hebben we beschreven in hoofdstuk 2. Gegeven de ontwikkelingen werken we in de komende beleidsperiode aan een tweetal concrete doelen: 1 Verbinden & perspectief bieden. Het Zeeuws Archief legt de verbinding tussen erfgoed en mensen, individuen en organisaties, ook onderling. Voor overheidsorganisaties en bedrijven biedt het Zeeuws Archief met het Zeeuws e-Depot perspectief voor de toekomst van duurzaam digitaal informatiebeheer en bouwt verder aan het Zeeuws e-Depot. 2 Inspireren & perspectief bieden. Het Zeeuws Archief inspireert met zijn archieven en collecties inwoners binnen en buiten Zeeland. Met bronnen over het verleden biedt het Zeeuws Archief perspectief aan het actuele debat. In dit hoofdstuk zetten we op hoofdlijnen uiteen welke werkzaamheden voortvloeien uit deze doelen. Per doel geven we daarbij concreet aan welke activiteiten we komende beleidsperiode zullen ontplooien, met het daarbij behorende tijdpad.

Doelstelling 1 verder bouwen aan het Zeeuws e-Depot We hebben de expertise en de infrastructuur om ons e-Depot verder uit te bouwen tot hét e-Depot van Zeeland. Zeeuws e-Depot Wat betreft het Zeeuws e-Depot onderscheiden we op hoofdlijnen de volgende activiteiten voor de komende beleidsperiode, te weten de aansluiting van zorgdragers, opname van digitale archieven en advies en begeleiding hierin. We houden de ambitie vast om alle Zeeuwse overheden aan te sluiten op het Zeeuws e-Depot. Dit betekent dat wij in de komende beleidsperiode ten minste met nog vijf Zeeuwse overheden het aansluittraject doorlopen en een dienstverleningsovereenkomst sluiten. In 2024 zijn dan in totaal 10 van de 15 Zeeuwse overheden aangesloten op het Zeeuws e-Depot. Samen met hen treffen wij de maatregelen op organisatorisch, informatie-inhoudelijk en technisch niveau om digitale informatieobjecten op te nemen in het Zeeuws e-Depot. Ons streven is om ook twee actoren van buiten de overheid aan te sluiten. Nadat een dienstverleningsovereenkomst is gesloten, is onze inzet niet uitsluitend gericht op de opname van digitale informatie. In de aansluittrajecten zijn we betrokken bij het creëren van overzicht van, en inzicht in de digitale archieven bij een lokale overheid en het bepalen van de juiste bewaarstrategie voor ieder archief.

We hanteren daarbij het principe ‘archiving by design’: we adviseren over de eisen die gesteld worden aan informatiesystemen, metadatering en bestands­ formaten. We worden betrokken bij de aanbesteding van informatiesystemen en inrichting van applicaties en werkprocessen. Hiertoe voeren we mappings, analyses en tests van exports uit.

17

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

In aansluittrajecten werken we met iedere overheid afzonderlijk aan de voorbereiding van opname van hun digitale informatie in het e-Depot. De totstandkoming van een overbrenging is in veel gevallen complex en arbeidsintensief, zeker de eerste keer. Inmiddels weten we uit ervaring dat er nauwelijks sprake kan zijn van het exporteren en overbrengen van ‘kant en klare’ digitale archieven. De informatieobjecten dienen digitaal op orde gebracht: dossiers schonen en vervolle­ digen, vernietigen, toevoegen ontbrekende (essentiële) metadata en omzetting (conversie) naar te preserveren bestandsformaten. We spannen ons komende beleidsperiode in om de in de overbrengingsprojecten ontwikkelde aan­pak en opgedane ervaringen, in onze werkprocessen te borgen, opdat het proces te herhalen is in vervolgoverbrengingen en te vertalen en toe te passen in nieuwe trajecten met andere overheden. Hiertoe documenteren we de werkwijze en opgedane ervaring en verwerken we deze informatie tot protocollen. We formuleren onze ervaringen in toegankelijke ‘Frequently asked questions’. We zoeken ook samenwerking met de andere RHC’s en archiefdiensten om onze kennis te verrijken en wisselen kennis uit op platforms zoals KIA, PLEIO en VNG-fora.

Activiteit

Tijdspad

Aansluittrajecten en overbrenging vijf Zeeuwse overheden

2024 gereed

Aansluittrajecten en overbrenging twee particuliere archiefvormers

2024 gereed

Documenteren en standaardisering werkwijze; vaststellen protocollen en formuleren FAQ’s

2021 e.v.

Functioneel beheer archiefsystemen Voor het duurzaam bewaren, beheren en (online) beschikbaar stellen van informatie is het functioneel beheer van de archiefsystemen van het Zeeuws Archief een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering. De applicaties die wij gebruiken vereisen ordentelijke, technische infrastructuur en continu onderhoud. Bij de ontwikkeling van het Zeeuws e-Depot, maar ook ten aanzien van het beheer van analoge archieven wordt continu gekeken naar een optimale afstemming van applicaties, processen en infrastructuur waarbij nieuwe inzichten en ontwikkelingen steeds zullen leiden tot verandering. Belangrijke onderdelen van het functioneel beheer zijn, naast de techniek, de procesbeschrijvingen, instructies en werkafspraken voor de gebruikers van de systemen. De komende beleidsperiode brengen wij de behoefte van de gebruikers in kaart, stellen we procesbeschrijvingen op en stellen we handleidingen beschikbaar. Waar nodig vullen wij dit aan met cursusaanbod voor gebruikers. Hiertoe halen wij ervaringen op bij andere archief­ diensten, nemen wij actief deel aan landelijk overleg en stellen wij ons zowel intern als extern servicegericht op. Voor het technisch beheer van de archiefsystemen werken wij nauw samen met de RHC’s, het Nationaal Archief en onze leveranciers.

Zoals eerder aangegeven, verwachten mensen in de gedigitaliseerde samenleving dat informatie makkelijk en per direct - on demand en online beschikbaar is. Zeker bij een e-Depot ligt de focus sterk op directe toegang tot digitale informatie. Dit geldt niet alleen voor de burger maar zeker ook voor de ambtenaar die toegang wenst tot ‘zijn’ archieven op de werkplek bij zorgdrager.

18

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Daarbij speelt het vraagstuk - ‘Wat mag je tonen en aan wie?’ – een belangrijke rol. Ter bescher­ ming van vertrouwelijke of auteursrechtelijk beschermde gegevens wordt bij elke opname een zorgvuldige analyse gedaan van de metadata en wordt de inrichting van de toegang afgestemd op de beperkingen die noodzakelijk zijn. Acquisitie Het Zeeuws Archief verwerft archieven en collecties van zowel overheden als particulieren. In de komende periode worden de onderstaande thema’s, naast de reguliere werkzaamheden, ter hand genomen. In 2012 heeft het Zeeuws Archief een acquisitiebeleidsplan vastgesteld. In de afgelopen jaren is in overeenstemming met dit beleid gewerkt. Met het oog op de groei van het digitaal archief en de uitbreiding van ons werkgebied is het tijd voor evaluatie en actualisatie van het acquisitiebeleids­ plan. We willen naar een meer proactieve benadering, in het bijzonder als onderdeel van de implementatie van de hotspotmonitor bij de aangesloten overheden en met oog op het gegroeide werkgebied. Daarnaast willen we nadrukkelijker afwegen in welke mate aangeboden archief­ materiaal waardevol genoeg is om te worden opgenomen in de collectie. Regelmatig bieden particulieren (burgers en organisaties) archiefmateriaal aan. Bij acceptatie van het materiaal begint het verwerkingsproces, een proces van analyseren, selecteren, meta-dateren en conserveren.

Het is daarom belangrijk dat het proces van verwerving en verwerking efficiënt plaatsvindt en dat proces wordt geoptimaliseerd; we stroomlijnen de interne procesgang, verzamelen de informatie in één systeem, we prioriteren informatie op meerwaarde en dragen zorg voor toegankelijk beheer. Hierbij wordt bijzondere aandacht besteed aan het groeiende aandeel van het beeldmateriaal in de verwervingen. Deze groei zal verder worden gestimuleerd door het loslaten van het uitgangspunt dat uitsluitend originele foto’s worden opgenomen. Archiefmateriaal wordt in toenemende mate digitaal of in hybride vorm (analoge en digitale informatie) aangeboden. Het duurzaam toegankelijk houden van de archieven en collecties voor overbrenging naar het Zeeuws Archief vereist voorlichting en advisering aan particuliere archiefvormers. Om de opname van particuliere digitale informatiebestanden zo efficiënt mogelijk te laten plaatsvinden, organiseren we informatiebijeenkomsten voor deze doelgroep. Aansluitend op de hotspotmonitor die door elke overheid wordt vastgesteld, wordt gekeken hoe de samenleving gericht kan worden benaderd om aanvullende bronnen te verwerven.

Activiteit

Tijdspad

Actualisatie van het acquisitiebeleidsplan

2021

Uitvoeren van de hotspotmonitor

2021-2024

Aanpak en optimalisatie werkprocessen

2021

Verzorgen van een jaarlijkse voorlichtingsbijeenkomst, cursus of workshop over optimaal digitaal informatiebeheer en opname bestanden in het Zeeuws e-Depot voor actoren buiten de overheid.

2021-2024

19

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Inspectie en advies Het Zeeuws Archief houdt toezicht op de manier waarop overheden hun informatiebeheer organiseren en geeft advies bij het oplossen van inrichtingsvraagstukken. Zo leveren we een bijdrage aan de toegankelijkheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de informatiehuishouding bij de overheden. Naast de reguliere werkzaamheden die hieruit voortvloeien stroomlijnen we in de komende periode de reguliere werkzaamheden door gelijksoortige knelpunten die we bij verschillende overheden tegenkomen, gezamenlijk te adresseren. Daarnaast worden beleid, kaders en werkprocessen geformuleerd over onder meer auditing van en advisering over vervangings­ processen, advisering over inrichting en implementatie van informatiesystemen en bijbehorende datamigratie. Vanuit democratisch en cultuurhistorisch perspectief is het van belang om de neerslag van bijzondere gebeurtenissen te bewaren. Deze beleidsperiode besteden we aandacht aan de advisering aan overheden met betrekking van de implementatie van de lokale hotspotmonitor. Dit is een instrument om gebeurtenissen of ontwikkelingen te benoemen die maatschappelijke beroering veroorzaken, van bijzondere betekenis zijn voor de inwoners en in de media veel aandacht hebben getrokken. Het uitvoeren van de monitor is een steeds terugkerend proces dat per overheid wordt uitgevoerd.

Hierbij zullen we als onderdeel van het acquisitiebeleid meer dan in het verleden de publiciteit zoeken om ook uit het maatschappij informatie te verwerven. In overeenstemming met onze wettelijke taak wordt komende beleidsperiode per zorgdrager eenmaal per twee jaar het informatiebeheer onderzocht aan de hand van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). In overleg met de betrokken overheden en het interbestuurlijk toezicht, richten we deze KPI-rapportages op een andere manier in, met als doel de effectiviteit van het onderzoek te vergroten. Het Zeeuws Archief ziet het als zijn taak om kennisdeling te faciliteren. Regelmatig zullen dan ook in het kader van de Zeeuwse samenwerking activiteiten worden georganiseerd ten behoeve van het informatiebeheer bij de Zeeuwse overheden.

Activiteit

Tijdspad

Tweejaarlijks een onderzoek aan de hand van kritische prestatieindicatoren bij elke aangesloten overheid

2021-2024

Beleidsvorming over advies en toezicht bij vervanging van informatie, inrichting en implementatie van informatiesystemen, datamigratie

2021-2024

Een audit op vervanging bij elke aangesloten overheid

2021-2024

Begeleiden van de implementatie van de hotspotmonitor bij overheden

2021-2024

In het kader van de Zeeuwse samenwerking jaarlijks een of meer activiteiten voor kennisdeling onder de Zeeuwse overheden

2021-2024

7 De Rijkspont Sluiskil over het Kanaal Gent-Terneuzen, 1967-1968. Foto: Firma J. Torbijn. Zeeuws Archief, Fotoarchief J. Torbijn, SLK-34.

8 De veerboot van Co Berrevoets aan de Noord-Bevelandse kant, bijna gereed voor vertrek naar Zierikzee, 1930-1940. Op de loopplank staat Berrevoets jr. en aan dek Berrevoets sr. Zeeuws Archief, Beeldbank Schouwen-Duiveland, nr ZZE1621.

9 Aanlegsteiger te Grijpskerke voor het veer MiddelburgDomburg tijdens de inundatie van Walcheren, 1944-1945. De loopsteiger vormde een verbinding tussen de Domburgse watergang en de kom van het dorp. De vaarroute was aangegeven met gevlochten fruitmanden hangende aan de zogenaamde Rommelasperges. De ‘veerboot’ bestond uit een reddingsboot voortgetrokken door een motorbootje. Foto: A.G. Kruithof (1894-1983). Zeeuws Archief, Fotoarchief A.G. Kruithof, nr 36.

10 Passagiers gaan aan boord van een schip van de Stoomvaart Maatschappij Zeeland (SMZ) in de Buitenhaven te Vlissingen, 1930-1935. Foto: P.L. Kuijt. Zeeuws Archief, Fotocollectie Vlissingen, nr 41477.

22

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Doelstelling 2 mensen verbinden met de bronnen van Zeeland De komende beleidsperiode gaan we met gerichte activiteiten verder om een breed publiek met de bronnen van Zeeland te verbinden. Naast het bieden van optimale digitale dienstverlening via infocentrum en website wordt, het publiek door middel van actieve communicatie (nieuwsbrieven, sociale media) en aansprekende publieksprogrammering opgezocht. Focus publiek: thema’s centraal Het Zeeuws Archief inspireert met zijn archieven en collecties inwoners binnen en buiten Zeeland. Het biedt met bronnen over het verleden perspectief aan het actuele debat. We doen dat aan de hand van twee thema’s. Thema’s die Zeeuws zijn en tegelijkertijd Zeeland overstijgen. Thema’s die een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan het actuele maatschappelijke debat. 1 Thema slavernij. Het Nederlandse slavernij- en slavenhandelsverleden is uiterst actueel dankzij actiegroepen, zoals de Black Lives Matter-beweging, die racisme en uitsluiting van mensen van kleur hoog op de agenda hebben gezet. Het Zeeuws Archief beheert het wereld­ wijd unieke archief van de Middelburgse Commercie Compagnie (MCC), een onderneming die zich in de 18e eeuw richtte op de trans-Atlantische slavenhandel. We streven ernaar de kennis uit dit archief over het slavenhandelsverleden voor een breed publiek toegankelijk te maken.

Wat is er precies gebeurd? Deze kennis kan van betekenis zijn in de maatschappelijke discussie. 2 Thema water. Dit thema is onlosmakelijk verbonden met onze provincie. Het beeld van Zeeland als waterprovincie bij uitstek rijst ook op uit de archieven: de maatschappelijke en sociale aspecten, maar ook het water als economische factor (recreatie, visserij) of als verdedigingsmiddel in tijden van oorlog (Nederlandse opstand, Tweede Wereldoorlog). In deze tijd staat de strijd tegen het water centraal, zowel nationaal als internationaal. Die strijd werd door de eeuwen heen met wisselend succes gevoerd. Het Zeeuws Archief beheert het archief van de Deltadienst, maar ook het archief van Johan van Veen, de vader van het Deltaplan bevestigt dit beeld. Maar de strijd tegen het water is een continue strijd. Klimaatverandering, een stijgende zeespiegel en verdroging en verzilting vormen een nieuwe uitdaging en vragen om nieuwe creativiteit. Dat Zeeland hierin een prominente rol speelt bewijst de komst van het Delta Kenniscentrum op het gebied van water, voedsel en energie. Het Zeeuws Archief als kenniscentrum voor water doet volop mee in deze ontwikkeling met de nadruk op het beschikbaar stellen van informatie, het optimaliseren van onderzoeksmogelijk­ heden en de verwerving van nieuwe ‘waterarchieven en -collecties’.

23

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

De thema’s worden uitgewerkt aan de hand van de bronnen en met een uitgekiende mix van communicatiemiddelen aangeboden aan het publiek. Daarnaast zal het Zeeuws Archief actief aanhaken bij de viering van herdenkbare jaren. In samenwerking met Zeeuwse Ankers wordt hiertoe gewerkt aan het vullen van een Historische Kalender Zeeland. In de periode 2021-2024 vallen onder andere de 450-jarige herdenking van het jaar 1572 (in 2022), de 800-jarige stadsrechten van Westkapelle en Domburg (in 2023) en 75 jaar komst van Molukkers in Zeeland. Het bijtijds signaleren van dergelijke gebeurtenissen geeft mogelijkheden actief onderzoek te doen in archieven voor gefundeerde activiteiten en publicaties. Vergroten van ons bereik met digitale dienstverlening via infocentrum en website Het Zeeuws Archief wil een breed publiek bedienen. Onze archieven gaan over iedereen en daarom streven wij ernaar alle lagen van de samenleving te bereiken. Er is één doelgroep die speciale aandacht verdient. Die groep omvat de overheidsorganisaties en bedrijven die aangesloten worden op het Zeeuws e-Depot. Van bron naar publiek is een lange weg waaraan alle medewerkers samenwerken. Van acquisitie, bewerking en digitalisering, publicatie van de archiefinventaris tot communicatie-uiting. Zeeuwen zijn in de loop van de eeuwen de wereld overgetrokken en hebben zich vaak elders gevestigd.

Denk daarbij aan een klassiek emigratieland als de Verenigde Staten. De huisvesting van de bibliotheek van het University College Roosevelt in het gebouw van het Zeeuws Archief kan in dat verband bijdragen om hiervoor meer aandacht te krijgen. Daarnaast is Zeeland ook een immigratieland. In de loop van de tijd, en zeker sinds het einde van de Tweede Wereldoorlog, hebben zich vele mensen vanuit de hele wereld in Zeeland gevestigd. Voor de geschiedenis van arbeidsmigranten en migranten die als gevolg van de dekolonisatie naar Zeeland kwamen, bestaat zowel een groeiende behoefte als is er een toenemende aandacht. Bronnen om die historie te vertellen zijn echter schaars en nauwelijks nog verworven. Behalve het verwerven van klassieke bronnen op papier zal daarbij ook gedacht kunnen worden aan het ‘ophalen’ van geschiedenis door bijvoorbeeld het maken van podcasts of films. Bij de keuze van bronnen, onderwerpen en publiek laat het Zeeuws Archief de actualiteit zwaar wegen. Alles gaat voorbij behalve het verleden. Het verleden kan het actuele debat een nieuw perspectief bieden. Denk in het geval van de klimaatverandering aan de baanbrekende onder­ zoeken van waterbouwer Johan van Veen of de gegevens over Spitsbergen van poolheld Sjef van Dongen.

En in het geval van uitsluiting op basis van afkomst en huidskleur aan de administratie over de trans-Atlantische slavenhandel van de Middelburgse Commercie Compagnie. Voor alle publieksuitingen fungeren studiezalen en website als basis. Hier vind je alle expertise en kennis over het Zeeuwse verleden. Hier kan iedereen zelf onderzoek doen met behulp van online bronnen, archiefinventarissen en zoekgidsen. Daar waar nodig helpen de medewerkers bezoekers verder; ook online. Een groot aantal diensten stelt ons in staat het publiek steeds beter op afstand, online, te bedienen. In deze beleidsperiode willen wij bestaande diensten voortzetten, verder ontwikkelen en nieuwe diensten beginnen:

24

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Voor de onderzoekers via de website: > Scannen op verzoek. De dienst scannen op verzoek is sinds oktober 2020 gratis geworden. Het stelt bezoekers in staat archiefstukken op afstand in te zien; > Digitaliseren van grote archieven. Het Zeeuws Archief beschikt over de kennis en expertise om zelf omvangrijke archieven in huis te digitaliseren en online te publiceren, onder meer in het kader van het landelijk programma Metamorfoze. Specifiek zullen deze projecten onder de aandacht worden gebracht bij onderwijsinstellingen. De resultaten van het Metamorfozeproject Maatschap De Wilhelminapolder zullen gedeeld worden met Wageningen University en Research. De mogelijkheid om dit te laten uitmonden in een congres zal worden onderzocht. Daarnaast zal in deze beleidsperiode in overleg met de gemeentearchieven van Rotterdam en Dordrecht onderzoek worden gedaan naar mogelijkheden om ‘Schotse’ archieven als Metamorfoze-project voor te dragen. Het gaat hier om stukken uit diverse archieffondsen over de economische, sociale, militaire en religieuze geschiedenis tussen Nederland en Schotland over de periode 1400-1900. Hogescholen en universiteiten in Nederland, Schotland en Vlaanderen worden hierbij betrokken. Ook dit project kan uitmonden in een congres en publicaties. > Film online. Nieuw is het online aanbieden van filmmateriaal via de archiefinventarissen; > Vindbaar dankzij transcriptie.

Nieuw is het vergroten van de vindbaarheid van bronnen dankzij automatische transcriptie van getypte en handgeschreven teksten. Het Zeeuws Archief gaat experimenteren met Optical Character Recognition (OCR) voor de eerste en Handwritten Text Recognition (HTR) voor de tweede soort teksten; > Meer beeldcollecties online. Het Zeeuws Archief maakt deze periode nieuwe beeldcollecties online toegankelijk. Het gaat om collecties van zowel nieuwe partners als uit de oorspronkelijke beheerde verzamelingen beeld; > Meer beeldcollecties vindbaar. Voor het ontsluiten van beeldmateriaal en audiovisueel materiaal starten we een crowdsourcingsproject. Daarnaast willen we experimenteren met geautomatiseerde beeldherkenning. > Vindbaar dankzij verbeteren en publicatie van metadata. Dankzij het toevoegen van metadata archieven en collecties beschikbaar stellen aan platformen van derden zoals Netwerk Oorlogs­ bronnen (NOB). Het Zeeuws Archief experimenteert met het beschikbaar maken van een dataset over slavenhandel als Linked Open Data (LOD). Voor volgers van de website en sociale media, bezoekers van exposities en andere (online) uitingen: > Uitingen die dankzij bovenstaande diensten gerealiseerd kunnen worden; > Publieksparticipatie.

Het Zeeuws Archief gaat het publiek verder actief betrekken bij het (verder) ontsluiten van archieven en collecties met behulp van crowdsourcing-platformen; > Podcasts, filmpjes en online exposities. Met vernieuwende communicatiemiddelen zoals (korte) film, podcasts en online exposities gaat het Zeeuws Archief de bronnen over het verleden bij het publiek thuis brengen. Voor overheidsorganisaties en bedrijven aangesloten bij het Zeeuws e-Depot: > Scannen voor overheidsorganisaties. Het Zeeuws Archief gaat aangesloten partners actief informeren over de mogelijkheden op het gebied van digitaliseren. Voor erfgoedinstellingen: > Advies over de inhoud en mogelijkheden van archieven en collecties voor de ontwikkeling van exposities en andere publieksuitingen door derden.

25

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Educatie We streven ernaar dat iedere scholier van Zeeland gedurende zijn school- en studieloopbaan tenminste één keer het Zeeuws Archief heeft bezocht en kennis heeft gemaakt met de fysieke en digitale mogelijkheden om historische bronnen te gebruiken. Naast aandacht voor de hierboven genoemde centrale thema’s waterbeheer en slavernijverleden gaat onze bijzondere aandacht daarbij in de komende periode uit naar onze nieuwe partners. In de komende periode staat samenwerking met andere erfgoedinstellingen centraal. We willen met ons lesaanbod aansluiten bij de doorlopende leerlijnen van nieuwe curricula. De leerlijn Reizen in de Tijd (een initiatief van Erfgoed Zeeland en de Canonmusea) biedt veel aanknopingspunten en mogelijkheden om gezamen­lijk educatieve activiteiten voor alle scholieren in Zeeland te ontwikkelen. We verkennen de mogelijkheid om samen met andere erfgoedinstellingen in Zeeland aan te sluiten bij het online educatieve bronnenplatform Geschiedenislokaal. Het Zeeuws Archief biedt in samenwerking met de Zeeuwse Volksuniversiteit en waar mogelijk met medewerking van andere organisatie en instellingen, cursussen aan. Het is belangrijk dat onderzoekers hun weg goed in de archieven en collecties weten te vinden om er zo optimaal mogelijk gebruik van te maken. Dat geldt voor zowel fysieke bronnen als voor informatie en bronnen die online beschikbaar zijn.

De samenwerking met andere archiefdiensten in binnen- en buitenland in de online paleografie­ tool Wat staat daer? wordt gecontinueerd. Via deze website bieden wij ook het lesmateriaal aan voor de cursussen paleografie. Community building Om de belangstelling voor de Zeeuwse geschiedenis te blijven stimuleren manifesteren we ons niet alleen op digitaal vlak en met exposities en educatieve activiteiten, maar trachten we ook actief bij te dragen het tot stand komen van een community van geïnteresseerden en liefhebbers rond (de bronnen van) het Zeeuws Archief. Aan het opbouwen van deze community doen we onder meer door actief te zijn op sociale media (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter en Youtube) en door snel en feitelijk te reageren op vragen die ons bereiken via e-mail, Facebook, Twitter en WhatsApp en onze antwoorden zo mogelijk ook breder te delen. Een specifieke vorm van community building is crowdsourcing. Daarbij helpen vrijwilligers mee met het beschrijven van erfgoedcollecties. Deze projecten zijn waardevol en we willen deze in de volgende beleidsperiode voortzetten. Nieuw hierbij is dat wij dit in de komende beleidsperiode niet alleen willen doen voor genealogische bronnen, maar ook voor beeldmateriaal en audiovisueel materiaal.

We benaderen hiervoor gericht (groepen van) mensen met veel kennis van hun eigen woonomgeving, zoals de heemkundeverenigingen of bedrijven. Vermeldenswaard is voorts de community van actieve en enthousiaste vrijwilligers die het Zeeuws Archief ondersteunen bij tal van uiteenlopende werkzaamheden.

26

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Het Zeeuws Archief heeft via de Stichting Vrienden van het Zeeuws Archief inmiddels meer dan 280 particuliere- en 9 bedrijfsvrienden. De Vrienden houden zich bezig met de aankoop van stukken die van belang zijn voor het Zeeuws cultureel erfgoed en het financieel ondersteunen van specifieke onderdelen van de taakuitoefening van het Zeeuws Archief. Daarnaast ondersteunt de stichting het Zeeuws Archief bij het aanvragen van fondsen en subsidies, bijvoorbeeld voor exposities, publicaties of de restauratie van archiefstukken. De stichting ondersteunt met zijn beleid de cultuur in Zeeland en versterkt specifiek de culturele uitstraling van het Zeeuws Archief. Communicatie In de komende periode zetten we actief in op marketing en communicatie. Dit is een naar buiten gerichte activiteit, die intern “geladen” moet worden. Zoals aangegeven zullen de regio’s die recent bij het Zeeuws Archief zijn aangesloten hierbij extra aandacht krijgen. Om te kunnen communiceren over onze activiteiten is het noodzakelijk dat belangwekkende projecten en interessante ontwikkelingen op de voet worden gevolgd en dat actuele kennis intern wordt gedeeld. De interne uitwisseling van kennis en informatie is een aspect van “het verbinden van de mensen met de bronnen” dat actief ter hand wordt genomen.

Activiteit

Tijdspad

Verkennen en benutten van de mogelijkheden van OCR en HTR.

2021 e.v.

Onderzoek andere methoden van beheer en ontsluiting beeldmateriaal

2021

Voortzetting crowdsourcingsprojecten

2021-2014

Verkennen en benutten van de mogelijkheden van Linked Open Data

2021 e.v.

Meer educatieve activiteiten op de scholen in het werkgebied van onze nieuwe partners.

2021-2024

11 Passagiers aan dek van een schip van de Stoomvaart Maatschappij Zeeland (SMZ) tijdens de dagdienst van Vlissingen naar Harwich, Engeland, 1930-1935. Foto: P.L. Kuijt. Zeeuws Archief, Collectie Kuijt, nr 83.

12 Steiger met boot van de Provinciale Stoombootdienst te Walsoorden, ca 1925. Zeeuws Archief, Fotoarchief J. Torbijn, inv.nr WAL-5.

28

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Organisatie en bedrijfsvoering

De digitale ontwikkelingen gaan snel en de doorwerking daarvan op ons werkveld is groot. Dit vereist een organisatie die leergierig en flexibel is en tijdig investeert in mensen en middelen. In dit hoofdstuk beschrijven we beknopt wat er in de komende jaren nodig is.

Personeel De medewerkers vormen ons grootste kapitaal, zij zijn de dragende kracht van het Zeeuws Archief. Het Zeeuws Archief wil een goede werkgever zijn omdat plezier in het werk en aandacht voor gezondheid en welbevinden van de medewerkers essentieel zijn voor een goed functioneren organisatie. In de beleidsplanperiode zal onder meer gewerkt worden aan vitaliteit, management­ stijl en sleutelvaardigheden en competenties van medewerkers. Constant vooruitkijken en inspelen op veranderingen zijn daarnaast essentieel om te komen tot een toekomstbestendige organisatie. Een voorspellende blik is nodig en de HR-strategie en het duurzame personeelsbeleid moeten een logisch onderdeel vormen van de bedrijfsstrategie. In de vorige beleidsperiode is hard gewerkt aan de ontwikkeling van het Zeeuws e-Depot. Op personeelsvlak is er daarom flink geïnvesteerd in uitbreiding van de formatie door het aannemen van nieuwe medewerkers met de benodigde competenties. Daarnaast is geïnvesteerd in de ontwikke­ling van digitale kennis en competenties van de medewerkers. Ook in de komende beleidsperiode blijft dit een essentieel aandachtsgebied. Waar nodig huren we additionele expertise in. Een aspect dat in de komende beleidsperiode aandacht verdient is strategisch personeelsbeleid. Door middel hiervan kunnen we inspelen op toekomstige veranderingen.

Voorbeelden van strategisch personeelsbeleid zijn nieuwe manieren van werving en selectie, het bijscholen van personeel met als doel duurzame inzetbaarheid, en het actueel houden van de arbeidsvoor­ waarden. In de beleidsperiode gaat een beperkt aantal medewerkers met pensioen. In de volgende beleidsperiode loopt dit aantal op. Het is zaak hierop in deze periode voor te sorteren. Uitgangspunt bij het strategische personeelsbeleid is dat het aansluit bij de visie, missie en kernwaarden van het Zeeuws Archief. Interne communicatie Interne communicatie is van belang om de organisatie goed te laten functioneren. Het zorgt ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van wat er in en met de organisatie gebeurt waar­door eenieder zich betrokken voelt bij zijn of haar werk, inzicht heeft in de processen binnen de organisatie en samenwerking en afstemming efficiënter laat verlopen. Daarnaast is interne communicatie van belang bij de verbinding van de diverse disciplines die bij het Zeeuws Archief aanwezig zijn. Het draagt bij aan goede onderlinge informatie-uitwisseling, samenwerking en kennisdeling.

29

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Sleutelwoorden voor de interne communicatie van het Zeeuws Archief zijn: openheid, transparantie en samenwerking. De instrumenten die hiervoor worden ingezet blijven worden, zijn: > Structuur van teams en project-/werkgroepen die samenwerken en kennisdelen bevorderen > Algemene personeels-informatiebijeenkomsten (API), tenminste 4x per jaar of zoveel vaker als nodig. Directie en medewerkers informeren elkaar over voor de organisatie belangrijke ontwikkelingen, actueel nieuws, relevante projecten, activiteiten, plannen, werkprocessen, etc. > Agenda, hoofdpunten en notulen van de (tweewekelijkse) MT-vergaderingen worden zo spoedig mogelijk nadien gepubliceerd op intranet. > Het intranet van het Zeeuws Archief, wordt actief gebruikt voor onderlinge informatie­ voorziening over actueel nieuws, activiteiten, werkafspraken en personeelszaken. De open en transparante wijze van interne communicatie wil het Zeeuws Archief voortzetten, de componenten intern samenwerken en kennisdelen versterken. Dat kan door medewerkers in staat te stellen én te motiveren, inspireren en stimuleren om samen te werken en kennis met elkaar te delen.

Gebouwbeheer & Facilitaire Zaken Het Zeeuws Archief huisvest het Genealogisch Centrum Zeeland, het Koninklijk Zeeuws Genootschap der Wetenschappen, het Natuurkundig Gezelschap, de Walcherse Archeologische dienst, het Etty Hillesum Onderzoekscentrum, Fotoatelier Art in Print, de Stichting Godshuizen Middelburg en het Roosevelt Institute for American Studies. Het pand van het Zeeuws Archief wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Sinds 1 januari 2019 is het Zeeuws Archief zelf verantwoordelijk voor het onderhoud, beheer en instand­ houding van het pand. De huurovereenkomst met het RVB heeft een looptijd van drie jaar en wordt stilzwijgend verlengd tot de minister van OCW eventueel een ander standpunt inneemt. In de beleidsperiode wordt naar aanleiding van een evaluatie van het rijkshuisvestingsstelsel duidelijk welk standpunt dit zal zijn. Doordat het Zeeuws Archief zelf verantwoordelijk is voor het beheer, onderhoud en instand­ houding is er meer invloed op welke werkzaamheden wanneer plaatsvinden. Ook kan het Zeeuws Archief zijn duurzaamheidsambitie makkelijker realiseren. Zo zullen er in de beleidsperiode zonnepanelen op het nieuwbouw dak geplaatst worden. Daarnaast wordt het energieverbruik intensief gemonitord en word mogelijkheden onderzocht om meer energiebesparende en verduurzamingsmaatregelen te nemen.

Ieder jaar wordt op basis van het MOIP (Meerjaren onderhouds- en investeringsplan) bekeken en begroot welke werkzaamheden zullen worden uitgevoerd. Het MOIP wordt dan ook jaarlijks bijgesteld. Binnen het taakveld facilitaire zaken wordt de komende jaren ingezet op een excellente klantfocus, zowel intern richting de medewerkers, als extern richting onze bezoekers en klanten. Dit willen we bereiken door goede samenwerking met de andere taakvelden. Doel is een optimaal verloopt van het primaire proces.

30

> terug naar inhoud Beleidsplan 2021-2024

Bestuur Het Zeeuws Archief heeft een dagelijks bestuur en een algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur bestaat uit een afvaardiging van het Rijk (ministerie OCW), de gemeente Middelburg en de gemeente Veere. Het algemeen bestuur houdt toezicht op het dagelijks bestuur en komt minimaal twee keer per jaar bij elkaar. De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn openbaar. Het Zeeuws Archief volgt de jaarlijkse beleids-en begrotingscyclus en legt jaarlijks verantwoording af via jaarverantwoordingen inclusief een controleverklaring van een accountant.