Jaarstukken 2021 ODWH

Jaarstukken 2021 24 maart 2022

INHOUDSOPGAVE Voorwoord

5

JAARVERSLAG 2021

6

1. Inleiding Leeswijzer

7 8

2. Verantwoording activiteiten 2021 2.1. Programma Milieu 2.2. Programma Ruimtelijke Ordening 2.3. Programma Duurzaamheid 2.4. Programma Bouwen 2.5. Programma Bodem 2.6. Programma Randvoorwaardelijke Taken 2.7. Klanttevredenheid

9 9 11 12 14 16 17 18

3. Samenvatting resultaat en resultaatbestemming 3.1. Realisatie per deelnemer 2021 in uren 3.2. Het resultaat 3.3. De algemene reserve 3.4. Resultaatbestemming

19 19 20 21 22

PARAGRAFEN 2021

24

4. PARAGRAFEN 4.1. Lokale heffingen 4.2. Weerstandsvermogen 4.2.1. Vrije ruimte in de algemene reserve 4.2.2. Risico’s 4.2.3. Financiële kengetallen 4.3. Onderhoud kapitaalgoederen 4.4. Financiering 4.5. Bedrijfsvoering 4.5.1 Informatisering en automatisering 4.5.2 Personeel 4.5.3 Planning & Control 4.6. Staat van investeringen 4.7. Verbonden partijen 4.8. Grondbeleid

25 25 25 25 25 28 29 30 32 32 32 33 34 34 34

5. Jaarrekening 2021 5.1. Balans per 31 december 2021

35 35

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

3 / 69

5.2. Toelichting op de balans 5.3. Niet uit de balans blijkende verplichtingen 5.4. Programmarekening 2021 5.5. Toelichting op de programmarekening 5.6. Wet normering topinkomens

37 42 43 45 50

Ondertekening

51

Bijlagen

52

Bijlage A: Wet normering topinkomens Bijlage B: SISA-bijlage Bijlage C: toelichting eindafrekening en frictielasten Bijlage D: programmarekening naar taakvelden Bijlage E: rapportage kwaliteitscriteria 2.1 Bijlage F: controleverklaring

53 55 56 57 58 66

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

4 / 69

Voorwoord Al bijna twee jaar is corona van grote invloed op ons werk en ons leven. Als we iets kunnen leren uit de coronacrisis dan is het wel dat volksgezondheid een belangrijke waarde is, en dat we samen voor een schone en veilige leefomgeving moeten zorgen. Omgevingsdiensten spelen hierbij uiteraard een belangrijke rol, want door onze VTH-taken adequaat uit te voeren dragen we er aan bij dat de regio leefbaar blijft. Ook onze advisering op het gebied van milieu, omgevingsbeleid en duurzaamheid is in 2021 weer uitgebreid en zal de komende jaren steeds belangrijker worden. Want het stikstofbeleid, de afspraken uit het klimaatakkoord en energiezuinig leven zijn termen die niet meer zijn weg te denken uit de samenleving. In dit jaarverslag leest u hoe we het afgelopen jaar invulling hebben gegeven aan de afspraken in de werkplannen. Bovendien vertellen we hoe we ons hebben voorbereid op nieuwe ontwikkelingen en op welke manier we kennis en data hebben versterkt. Dat het niet allemaal vanzelf ging mag duidelijk zijn. Want het blijft een surrealistisch gegeven; we hebben al een jaar de beschikking over een prachtig nieuw kantoor, maar de meeste collega’s zijn er nog nauwelijks geweest. Thuiswerken is ook in 2021 de norm gebleven. Uiteraard hebben we allerlei nieuwe manieren bedacht waarop we ons werk toch goed kunnen doen, maar de focus houden wordt wel moeilijker.

Iedereen weet dat het fundament onder een organisatie bestaat uit een hechte groep mensen. Maar juist een van de vervelende bijzaken van de afstandsmaatregelen is dat we onthecht raken. In het sociaal jaarverslag vertelt de afdeling HRM hoe we proberen ervoor te zorgen dat we aandacht voor elkaar houden, hoe we aan personeelswerving doen en van welke nieuwe regelingen medewerkers kunnen profiteren. In 2021 is de financiële situatie van de dienst sneller dan verwacht verbeterd. We hebben minder dan verwacht gebruik hoeven te maken van de algemene reserve. Door de toenemende zorg om het milieu zullen er de komende jaren kansen zijn om te groeien en verder te ontwikkelen. Samenwerken is daarbij echt ons sleutelwoord. Ik spreek dan ook de hoop uit dat in 2022 het kantoor niet meer zo hol zal klinken en dat we samen met de gemeenten, de provincie en andere omgevingsdiensten, er een succesvol jaar van kunnen maken.

Marlies Krul-Seen Directeur Omgevingsdienst West-Holland

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

5 / 69

JAARVERSLAG 2021

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

6 / 69

1. Inleiding Omgevingsdiensten worden steeds meer een volwaardige partner in de zorg voor een veilige en schone leefomgeving. De resultaten van 2021 die in dit jaarverslag zijn te lezen laten dat goed zien. De samenwerking met de Zuid-Hollandse omgevingsdiensten en andere ketenpartners is op veel fronten versterkt. Het jaar is opnieuw afgesloten met een positief saldo. Productie Algemeen kan worden gesteld dat de dienst ondanks corona zich aan de productie zoals afgesproken in de werkplannen heeft gehouden. Bouwen en Bodem hebben alle uren gerealiseerd, Ruimtelijke Ordening laat een lichte daling zien, ondanks het toegenomen aantal adviezen. Milieu, Duurzaamheid en Randvoorwaardelijke Taken hebben minder uren kunnen realiseren. Alle cijfers worden per programma in hoofdstuk 2 toegelicht. Opleiding en ontwikkeling Het voornemen om in 2021 vooral te investeren in personeel is gegeven alle omstandigheden naar wens uitgevoerd. Er zijn veel opleidingen gevolgd, met name over de Omgevingswet die op 1 januari 2023 van kracht wordt en die een nieuwe manier van werken vereist. Daarnaast is een succesvol programma voor trainees gestart. Dit meerjarig traject heeft de dienst in samenwerking met externe bureaus opgestart om specialisten voor bouw- en milieutaken, en juristen op te leiden.

Het is een van de manieren waarmee de dienst de steeds grotere krapte op de arbeidsmarkt probeert te ondervangen. Interne wijzigingen De komst van de Omgevingswet heeft intern voor verschuivingen in taken en verantwoordelijkheden gezorgd. Milieu gerelateerde vragen met betrekking tot bouwplannen zijn overgeheveld naar Ruimtelijke ordening. De naam van dit programma zal in 2022 veranderen in Omgevingsadvies. Intern onderzoek heeft aan het licht gebracht dat het informatiemanagement herzien diende te worden. Er is geïnvesteerd in een nieuwe ploeg mensen die in kaart heeft gebracht welke verbeteringen noodzakelijk zijn. Zowel datakwaliteit als de bedrijfsvoering zullen volgens de planning aan het eind van 2022 weer op het gewenste niveau zijn. Strategie In 2021 is besloten de Strategienota 2018 – 2021 te evalueren en met twee jaar te verlengen, om de nieuwe bestuurders meer tijd te geven om de dienst te leren kennen. De nieuwe Strategie zal met de nieuwe bestuurders op basis van een concreet actieplan met name in 2023 worden opgepakt. Intussen zal de dienst niet stilzitten: onder andere de inwerkingtreding van de Omgevingswet, de verkiezingen en de toegenomen aandacht voor duurzaamheid en energiebesparing hebben tot een ‘10 puntenplan’ geleid, waarin de concrete acties voor 2022 en 2023 zijn opgenomen.

Corona Uiteraard had de pandemie ook dit jaar invloed op de organisatie en op het werk, maar we konden er al beter mee omgaan. Met de afstandsmaatregelen zijn nieuwe manieren van controleren en adviseren geïntroduceerd. Na de verhuizing van de dienst is het oude pand onderverhuurd aan de RDOG. Dit had een positief effect op de financiële situatie. Helaas bleef thuiswerken lang de standaard, een situatie die door veel personeelsleden als zwaar werd ervaren. Iedereen hoopt dan ook dat we nu volop gebruik kunnen gaan maken van het nieuwe pand aan de Vondellaan.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

7 / 69

LEESWIJZER In hoofdstuk 2 treft u als eerste het jaarverslag van 2021 aan. Hierin wordt per programma verantwoording afgelegd over 2021, zowel inhoudelijk als financieel. In hoofdstuk 3 behandelen we op hoofdlijnen de resultaten van 2021 en de reserves. Hoofdstuk 4 vervolgt met de paragrafen, met onder andere de actualisatie van de risico-inventarisatie. Vervolgens treft u de jaarrekening van 2021 aan in hoofdstuk 5. In dit hoofdstuk is de balans opgenomen, met toelichting en de overzichten van baten en lasten met de toelichtingen hierop. Daarna treft u diverse bijlagen aan (A t/m E) ter ondersteuning van het inzicht in de jaarrekening. De jaarstukken worden afgesloten met een controleverklaring van de accountant in bijlage F. Het jaarverslag en de jaarrekening van de dienst zijn opgesteld volgens het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV). Deze voorschriften gelden ook voor omgevingsdiensten.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

8 / 69

2. Verantwoording activiteiten 2021 2.1. PROGRAMMA MILIEU Het programma Milieu controleert bedrijven op milieuwet- en regelgeving. Daarnaast worden meldingen getoetst en vergunningen verleend. Controle van bedrijven Vooral aan het begin van het jaar werden bedrijven nog grotendeels administratief gecontroleerd op de milieuwet- en regelgeving. Bedrijfsbezoeken waren door de coronamaatregelen vrijwel niet mogelijk. Controles op bijvoorbeeld gevaarlijke stoffen, mestplaat of brandwerende maatregelen werden wel fysiek uitgevoerd. Mede hierdoor zijn er minder uren gerealiseerd dan begroot in de werkplannen. Het verschil in uren wordt ook veroorzaakt door een veranderde samenstelling van het team door natuurlijk verloop. Nieuwe collega’s zijn in opleiding maar handelen nog niet zelfstandig dossiers af. In 2022 zal naar verwachting het programma milieu weer een volledige bezetting hebben en kunnen achterstanden worden weggewerkt. Omgevingswet De dienst bereidt zich voor op een andere, meer diverse wijze van toezicht houden, zowel voor als na de invoering van de Omgevingswet. Accenten komen meer te liggen op administratief en risicogericht toezicht. In 2021 hebben de milieuteams trainingen gevolgd en casussen onderzocht om zich de nieuwe wet- en regelgeving eigen te maken.

Biotech In de gemeenten Leiden en Oegstgeest is het Bio Science Park, met veel bedrijven in de biotechnologie, verder ingericht. Twee van de covid-vaccins worden in Leiden geproduceerd. Veel nieuwe bedrijven starten in één van de bedrijfsverzamelgebouwen, zoals die van BioPartner. In 2021 is BioPartner 5 in Oegstgeest in gebruik genomen en in Leiden heeft de dienst nog twee aanvragen voor nieuwe verzamelgebouwen in behandeling. Vergunningen en meldingen Ondanks corona zijn er in 2021 veel nieuwe meldingen behandeld en enkele vergunningen afgegeven. Er zijn bovendien steeds vaker meldingen voor bodemenergiesystemen die bijdragen aan de verduurzaming van de regio. Datagedreven en risicogericht toezicht Er is op projectbasis door middel van datagedreven onderzoek, brandveiligheid binnen risicovolle horecabedrijven onderzocht. Inmiddels is 100% van de bedrijven gecontroleerd op brandveiligheid, bijvoorbeeld op controle van afzuiginstallaties. Deze bedrijven hebben ook advies gekregen over hun brandblusmiddelen. In 2022 zal deze vorm van toezichthouden vaker worden toegepast. Het zal mede als basis dienen hoe de dienst in de toekomst het toezicht zal programmeren. De focus komt meer te liggen op milieurelevante thema’s bij diverse branches. Daarnaast zal de dienst samen met de deelnemers de nota VTH herijken.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

9 / 69

Signalen van ondermijning Vanuit samenwerkingsverbanden met gemeentes, politie en andere toezichthoudende instanties, voert de dienst integrale ondermijningscontroles uit. Om signalen van ondermijning te leren herkennen zijn in 2021 medewerkers opgeleid. Eind dit jaar is er ook een projectleider ondermijning aangesteld. Alle deelnemers hebben voor 2022 ruimte vrijgemaakt in hun begroting om dit steeds urgentere probleem programmatisch aan te pakken.

Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma

Milieu Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer

Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. Begroting Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel werkplan Prognose 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 57.785 55.201 100 55.301 46.568 47.153 -8.148 585 € 5.375.161 € 5.134.785 € 9.302 € 5.144.087 € 4.331.755 € 4.386.150 € (757.937) € 54.395 € 222.724 € 237.027 € (4.800) € 232.227 € 225.824 € 6.973 € (225.254) € (218.850) € 5.597.884 € 5.371.812 € 4.502 € 5.376.314 € 4.557.579 € 4.393.123 € (983.191) € (164.456)

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

10 / 69

2.2. PROGRAMMA RUIMTELIJKE ORDENING Ruimtelijke Ordening adviseert bij ruimtelijke vraagstukken, met name op het gebied van milieu. In 2021 zijn er weer meer adviezen verstrekt en besluiten genomen. Adviezen en besluiten Het aantal adviezen dat de dienst heeft verstrekt is opnieuw gestegen. Van 1.000 adviezen in 2020 tot meer dan 1.100 in 2021. Toch is er een lichte daling van het gerealiseerde aantal uren ten opzichte van de werkplannen. Dit komt omdat er meer vragen zijn die met weinig ureninspanningen te beantwoorden zijn. Ruimtelijke Ordening is een vraag gestuurd programma. Er worden vooral adviezen gegeven en besluiten genomen. Die zijn in vier categorieën in te delen: 1. Adviezen over bouwplannen. 2. Adviezen over ruimtelijke plannen zoals bestemmingsplannen, omgevingsvisies en omgevingsplannen. 3. Hogere waarden besluiten geluid namens bevoegd gezag. 4. Mer-beoordelingsbesluiten namens bevoegd gezag. Schipholtaken Een vast aantal uren is gereserveerd voor het secretariaat Bestuurlijk overleg Schiphol cluster Zuidwest. Bijna alle deelnemers maken hiervan deel uit. De secretaris is proactief en heeft de regie op proces en inhoud. Ook zijn er vaak berichten over Schiphol in de media; als die leiden tot bestuurlijke vragen, moeten die snel getackeld worden.

Om inzicht te krijgen in de ontwikkeling van het vliegtuiggeluid in de regio, wordt er permanent vliegtuiglawaai gemeten. De dienst heeft hierbij een adviserende rol en maakt op basis van de gegevens een rapportage ten behoeve van de gemeenteraden en bewoners van de betreffende gemeenten. Nieuwe naam De Omgevingswet gaat de Wet Ruimtelijke Ordening vervangen. Vanaf komend jaar zal de naam van het programma Ruimtelijke Ordening dan ook veranderen in Omgevingsadvies.

Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma

Ruimtelijke ordening Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer

Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. Begroting Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel werkplan Prognose 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 25.052 27.885 96 27.981 28.096 26.094 -1.887 -2.002 € 2.330.337 € 2.593.839 € 8.930 € 2.602.769 € 2.613.490 € 2.427.259 € (175.510) € (186.231) € - € - € - € - € - € - € - € € 2.330.337 € 2.593.839 € 8.930 € 2.602.769 € 2.613.490 € 2.427.259 € (175.510) € (186.231)

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

11 / 69

2.3. PROGRAMMA DUURZAAMHEID Van het controleren van wettelijke energiebesparingsmaatregelen tot het begeleiden en faciliteren van de stimuleringsfondsen. Van milieucommunicatie tot circulair ondernemen; de Omgevingsdienst helpt deelnemers op alle mogelijke manieren duurzamer te worden. Het programma duurzaamheid laat zien dat er iets minder uren zijn gemaakt dan begroot in de werkplannen. Dit is terug te voeren op zowel de werkzaamheden die betrekking hebben op de fondsen als op de werkzaamheden voor de Informatie- en energiebesparingsplicht. Door de krapte op de arbeidsmarkt is er pas in het laatste kwartaal extra personele ondersteuning verkregen en kon de dienst aan een inhaalslag beginnen. Informatie- en energiebesparingsplicht Volgens schatting van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland moeten in onze regio circa 2000 bedrijven voldoen aan de informatie en energiebesparingsplicht. Inmiddels zijn 1315 rapporten binnengekomen en grotendeels beoordeeld. Door de lockdown zijn de (her)controles het eerste halfjaar grotendeels telefonisch en digitaal opgepakt. In 2022 zal hier opnieuw vol op worden ingezet. Regionale Energie Strategie (RES) In 2021 is de RES 1.0 vastgelegd waarin staat hoe de RES-regio Holland Rijnland in 2050 de benodigde energie zoveel mogelijk duurzaam in de eigen regio op wil wekken.

De dienst is trekker van twee werkgroepen, neemt deel aan de andere werkgroepen en brengt vakkennis in. Om de haalbaarheid van de keuzen in de RES zo goed mogelijk te kunnen beoordelen, besloten de samenwerkende overheden een planMER op te stellen. Daarmee was RES- regio Holland Rijnland, samen met de metropoolregio Eindhoven, één van de twee pilot-regio’s in Nederland die een volledige planMER opstelden. In januari is de planMER gepubliceerd Overige projecten • De campagne rondom het Energielabel C voor kantoren loopt. De nieuwe wetgeving gaat in op 1 januari 2023. • Het project Bedrijven opsporen info plicht wordt in 2022 voor diverse deelnemers verder vormgegeven zodra de energiemonitor/dashboard gereed is. • In samenwerking met Stichting Stimular is een start gemaakt voor een nieuwe regeling Green deal Zorg. Zorginstellingen in de regio kunnen daarbij stappen zetten richting een duurzamere bedrijfsvoering. • Voor verschillende deelnemers beheert de dienst stimuleringsfondsen en duurzaamheidsleningen voor particulieren, bedrijven en verenigingen. In 2021 was hier minder vraag naar dan verwacht. Zodoende zijn er minder uren gerealiseerd. • Met het meerjarenprogramma milieucommunicatie sluit de dienst in 2022 aan bij het samenwerkingsverband Verwonder om de Hoek, om cultuur, natuur en duurzaamheid onder de aandacht te brengen.

• Samen met de provincie en andere omgevingsdiensten stimuleert de dienst bedrijven om circulair te ondernemen. Met deze werkwijze behouden grondstoffen hun waarde doordat producten en materialen hergebruikt worden.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

12 / 69

Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma

Duurzaamheid Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer

Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. Begroting Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel werkplan Prognose 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 11.525 13.198 513 13.711 11.265 10.758 -2.953 -507 € 1.072.056 € 1.227.631 € 47.732 € 1.275.363 € 1.047.824 € 1.000.681 € (274.682) € (47.143) € 421.590 € 310.240 € 80.868 € 391.108 € 386.443 € 319.028 € (72.079) € (67.415) € 1.493.646 € 1.537.871 € 128.599 € 1.666.471 € 1.434.267 € 1.319.710 € (346.761) € (114.557)

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

13 / 69

2.4. PROGRAMMA BOUWEN Het programma Bouwen heeft als kerntaken de behandeling van meldingen en vergunningen met bijbehorende juridische procedures en het houden van toezicht. In 2021 zijn alle milieu gerelateerde vragen met betrekking tot bouwplannen overgeheveld naar Ruimtelijke Ordening. Dat programma doet ook de adviseringen voor de andere milieuthema’s zoals bodem en ecologie. Door deze aanpassing kan Bouwen zich meer richten op zijn kerntaken. Het aantal gerealiseerde uren in 2021 is conform de werkplannen of iets daarboven. Capaciteit Het aantal sloopmeldingen was onverminderd hoog, bij enkele deelnemers zijn daarvoor aanvullende afspraken gemaakt. Het toezicht op asbest(sloop)meldingen is weer opgestart, maar nog niet op het niveau van voor de coronacrisis. Naast de beperkende maatregelen was een capaciteitsprobleem hier de oorzaak van. Inmiddels is het team Bouwen uitgebreid met vijf trainees, die naar verwachting eind 2022 volledig zijn opgeleid. Bouwvergunningen en Toezicht Er was een lichte stijging in het aantal bouwvergunningen. (Wets)wijzigingen en gerechtelijke uitspraken omtrent de stikstofproblematiek hebben invloed op de doorlooptijd van de vergunningsprocedure. Vanwege de beperkende maatregelen heeft toezicht voornamelijk risicogericht plaatsgevonden en op noodzakelijke aspecten zoals constructieve veiligheid.

Omgevingswet en Wet private kwaliteitsborging (Wkb) De invoering van de Omgevingswet en de Wkb zijn voorbereid door de vragenbomen behorend bij de Bruidsschat te verwerken in het DSO. Bovendien is er deelgenomen aan intaketafels om inzicht te krijgen in de veranderingen die de nieuwe wet met zich meebrengt. Voor de Wkb zijn per cluster (vergunningen, juridisch, toezicht en handhaving) digitale kick-off bijeenkomsten geweest om kennis te nemen van de nieuwe manier van werken. In 2022 zal de kick-off met de gemeente Noordwijk plaatsvinden. Interne front-office bouwloket In samenwerking met de gemeente Noordwijk heeft de dienst in 2019 het bouwloket geopend, een wegwijzer in informatieverstrekking op het gebied van bouwen en verbouwen. Bouwloketmedewerkers zijn opgeleid om te leren omgaan met de emoties die vaak gepaard gaan met een bouwaanvraag. De interne front-office is in 2021 in samenwerking met de gemeente verder opgetuigd om alle vooroverlegaanvragen die binnenkomen te toetsen op volledigheid, waarna er wordt besloten over de verdere afhandeling. Geluidswerende projecten Bijna alle deelnemers worden begeleid in langlopende geluidswerende projecten. Incidentele afwijkingen in de planning worden veroorzaakt omdat de dienst afhankelijk is van de beschikbaarheid van adviesbureaus, aannemers en medeoverheden.

Met de invoering van de Omgevingswet zal die afhankelijkheid van derden groter worden. Daar zal in de werkplannen voor 2022 rekening mee gehouden moeten worden.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

14 / 69

Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma

Bouwen Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer

€ € €

Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. Begroting Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel werkplan Prognose 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 44.625 44.157 -260 43.897 46.009 45.863 1.966 -146 4.151.018 € 4.107.438 € (24.185) € 4.083.252 € 4.279.757 € 4.266.132 € 182.880 € (13.625) 62.287 € 62.287 € - € 62.287 € 62.287 € 23.206 € (39.081) € (39.081) 4.213.304 € 4.169.724 € (24.185) € 4.145.539 € 4.342.044 € 4.289.338 € 143.799 € (52.706)

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

15 / 69

2.5. PROGRAMMA BODEM Vergunningsverlening, toezicht en handhaving zijn de primaire taken van het programma Bodem. Daarnaast informeert en adviseert de dienst vanuit haar expertise, gemeenten en provincie met betrekking tot landelijke en regionale vraagstukken. Omgevingswet en Wet bodembescherming De realisatie van het programma Bodem ligt in lijn met de begroting. Naast de reguliere uitvoer van de taken in het kader van de Wet Bodembescherming (Wbb) is er in 2021 ook de nodige tijd besteed aan de voorbereidingen op de invoering van de Omgevingswet in 2022. Het bevoegd gezag Wbb zal door de nieuwe Omgevingswet voor veel locaties van de provincie naar de gemeenten overgaan. De dienst verzorgt de warme overdracht van deze taken door onder andere te zorgen voor de juiste verwerking van gegevens in het bodeminformatiesysteem. Hiermee wordt duidelijk welke locaties exact onder de bevoegdheid van de gemeenten komen en welke onder het bevoegd gezag van de provincie blijven. Bovendien is er een inschatting gemaakt wat na de overdracht van de wettelijke taken de hoeveelheid werk en de financiële consequenties zullen zijn per gemeente (exclusief gemeente Leiden, die deze taken nu al zelf uitvoert). Na de inwerkingtreding van de Omgevingswet eind 2022 zal de raming aangepast worden.

Regionale Bodemkwaliteitskaart en nota bodembeheer De bodemkwaliteitskaart verschaft inzicht in de kwaliteit van de grond in de gemeenten. Met behulp van deze kaart wordt er samen met de regiogemeenten (duurzaam) beleid opgesteld voor het toepassen van grond in de regio. Mede dankzij de gedegen voorbereiding, participeren bijna alle deelnemers in dit project. De verwachting is dat de bodemkwaliteitskaart en bijbehorende nota bodembeheer medio 2022 in gebruik kunnen worden genomen. Netwerk Bodem en Ondergrond De intentie van het Netwerk Bodem en Ondergrond was om in 2021 een 3D-aanpak uit te werken voor de ondergrond. Door de beperkende maatregelen rondom corona is er minder overleg mogelijk geweest dan ingepland en zijn er dus ook minder uren aan besteed. Capaciteit en kwaliteit In 2021 is er veel aandacht gegaan naar het verbeteren van de kwaliteit van de advisering. Er is ingezet op kennis, datakwaliteit en efficiëntie in werkprocessen. Bovendien is het team uitgebreid. Deze voorbereiding was noodzakelijk omdat met de komst van de Omgevingswet de werkwijze van Bodem sterk gaat veranderen. Bovendien zal naast de nieuwe Omgevingswet de Wbb blijven bestaan voor de al bestaande dossiers. Grondige kennis van zowel de oude als de nieuwe wetgeving is dus noodzakelijk.

Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma

Bodem Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer

Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. Begroting Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel werkplan Prognose 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 12.748 13.927 20 13.947 14.186 14.145 198 -41 € 1.185.819 € 1.295.466 € 1.860 € 1.297.327 € 1.319.582 € 1.315.768 € 18.441 € (3.814) € - € 30.000 € 45.000 € 75.000 € 75.000 € 62.494 € (12.506) € (12.506) € 1.185.819 € 1.325.466 € 46.860 € 1.372.327 € 1.394.582 € 1.378.262 € 5.935 € (16.320)

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

16 / 69

2.6. PROGRAMMA RANDVOORWAARDELIJKE TAKEN Randvoorwaardelijke taken en projecten richt zich op een kwalitatief goede dienstverlening en verantwoording van de Omgevingsdienst. De taken worden uitgevoerd voor alle deelnemers en betreffen voorlichting, relatiebeheer, functioneel applicatiebeheer, bestuurlijk overleg en algemene juridische advisering. Strategienota 2024-2027 In 2021 zijn niet alle uren gerealiseerd: De uren die begroot waren voor het actualiseren van de strategienota zijn vrijgevallen vanwege de beslissing de huidige strategienota met twee jaar te verlengen. Er zal in 2023 een nieuwe strategienota worden opgesteld die aansluit bij de wensen van het nieuwe bestuur. Ook voor de Nota Gemeentelijk Toezicht & Handhaving Milieu 2020 – 2021, waarvan de werkingsduur is verlengd in verband met het uitstel van de in werking treding van de Omgevingswet, zijn niet alle begrote uren gerealiseerd. Omgevingswet Een groot aandeel van de uren is besteed aan de voorbereiding op de Omgevingswet. Er is ingezet op het vergroten van de kennis en het werken en samenwerken met het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Bovendien is de Producten en Dienstencatalogus klaar om te actualiseren naar de Omgevingswet. Datakwaliteit Om het informatiemanagement te verbeteren is een verbeterplan opgesteld.

Het zaaksysteem Powerbrowser, het bronsysteem voor vergunningverlening, toezicht, handhaving en advisering, zal worden doorontwikkeld om de data te verbeteren en zo een goede aansluiting op het DSO te garanderen. Investeren in mensen Naast de inhuur van personeel om personeelstekorten op te vangen, heeft de dienst in 2021 nadrukkelijk geïnvesteerd in het opleiden van eigen personeel. In samenwerking met externe bureaus is een traineeshipprogramma opgesteld voor bouw- en milieutaken en juristen. Dit meerjarig traject werpt in 2021 al de eerste vruchten af in de vorm van nieuwe jonge en enthousiaste collega’s. Bibob Met de het inzetten van de Wet Bibob kunnen bestuursorganen voorkomen dat zij criminele activiteiten faciliteren. In 2021 is er geïnvesteerd in het opzetten van een goed opgeleid team Bibob, zodat voorzien kan worden in onderzoek en advisering voor verschillende deelnemers, waaronder de provincie.

Wat zeggen de cijfers? Realisatie per programma

Randvoorwaardelijke taken Totaal uren Uren x tarief Materieel budget Totaal bijdrage deelnemer

Actueel Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. Begroting Werkplan Offertes werkplan Prognose Realisatie Actueel werkplan Prognose 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 2021 26.785 27.106 0 27.106 26.761 25.478 -1.628 -1.283 € 2.491.541 € 2.521.400 € - € 2.521.400 € 2.489.308 € 2.369.971 € (151.430) € (119.338) € 105.668 € 106.568 € - € 106.568 € 106.316 € 43.814 € (62.754) € (62.502) € 2.597.209 € 2.627.968 € - € 2.627.968 € 2.595.624 € 2.413.785 € (214.184) € (181.839)

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

17 / 69

2.7. KLANTTEVREDENHEID In 2021 heeft de dienst de klanttevredenheid gemeten van afgeronde producten binnen de programma’s. Dit is uitgevoerd met het uitsturen van korte enquêtes. De contactpersoon van een zaak kon op de vragen over het product antwoorden met de mogelijkheid: zeer tevreden, tevreden of ontevreden. De ingestuurde reacties werden door de betrokken portefeuillemanager beoordeeld en bij ontevreden reacties werd actie ondernomen. Resultaten In 2021 zijn in totaal 1722 enquêtes verstuurd waarbij 11% gereageerd heeft. Dit percentage ligt wel wat lager dan vorige jaren. Uit ervaring weten we dat tevreden contactpersonen vaak niet reageren omdat zij geen bijzonderheden te melden hebben. Van de respondenten was 86% tevreden en zeer tevreden en 13% ontevreden. In de loop van 2021 is het percentage ontevreden verder gedaald ten opzichte van 2020. In de onderstaande tabel is de respons in aantallen weergegeven. Tevredenheid Zeer tevreden Tevreden Ontevreden

Aantal 82 85 26

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

18 / 69

3. Samenvatting resultaat en resultaatbestemming 3.1. REALISATIE PER DEELNEMER 2021 IN UREN De tabel hieronder laat per deelnemer de realisatie van de uren zien. Tabel 3.1 – Realisatie uren Werkplan 2021 Realisatie per deelnemer Werkplan

(Meerdere items) Uren Werkplan

Programma Hillegom Kaag en Braassem Katwijk Leiden Leiderdorp Lisse Nieuwkoop Noordwijk Oegstgeest Provincie Zuid-Holland Teylingen Voorschoten Zoeterwoude Eindtotaal

Begroting 2021 7.730 10.400 5.755 32.875 5.600 7.160 10.130 50.085 5.075 26.060 9.475 2.830 5.345 178.520

Werkplan 2021 7.680 10.524 6.381 32.875 5.565 7.090 11.039 50.085 5.343 26.060 9.460 3.027 6.343 181.472

Offertes 2021 20 160 147 21 55 -300 178 0 33 125 32 469

Actueel werkplan 2021 7.700 10.684 6.381 33.022 5.565 7.111 11.093 49.785 5.521 26.060 9.494 3.151 6.375 181.942

Prognose 2021 7.310 11.338 5.905 30.732 5.398 6.690 10.544 49.598 5.232 21.405 9.717 2.716 6.300 172.885

Verschil t.o.v. Verschil t.o.v. % Verschil t.o.v. % Verschil t.o.v. Realisatie Actueel werkplan Prognose Actueel werkplan Prognose 2021 2021 2021 2021 2021 7.640 -60 330 99% 105% 10.756 72 -582 101% 95% 5.706 -676 -199 89% 97% 29.598 -3.423 -1.134 90% 96% 5.249 -316 -149 94% 97% 6.703 -408 13 94% 100% 10.272 -822 -272 93% 97% 49.752 -33 154 100% 100% 4.608 -913 -624 83% 88% 21.401 -4.659 -4 82% 100% 9.577 84 -140 101% 99% 2.641 -511 -75 84% 97% 5.587 -788 -713 88% 89% 169.490 -12.451 -3.394 93% 98%

In de bestuurlijke rapportage (burap) is aangegeven dat we over de gehele linie ongeveer 10% minder aan begrote werkzaamheden zouden uitvoeren. De verwachting was dat er voor het eind van het jaar 96% gerealiseerd ging worden. Dit was een inschatting op basis van de uren en werkzaamheden die toen gedaan waren met een doorkijk naar het eind van het jaar. Deze prognose is echter niet verwerkt in een begrotingswijziging aangezien corona (verwachte lockdowns en verwachte impact op personeel) er voor heeft gezorgd dat inschattingen op dat moment nog moeilijk te maken waren. Helaas kwamen we in het najaar opnieuw in een corona-situatie terecht die invloed heeft gehad op het niet kunnen realiseren van een inhaalslag. Met de opdrachtgevers is in het kader van de periodieke rapportages (perrap) gesproken over deze onderbesteding van de uren en daaruit voortvloeiende prognose. Tijdens de gesprekken werd duidelijk dat de opdrachtgevers deze onderbesteding ook verwachtten en hierop akkoord gaven. Het percentage van 96% werd zelfs bijgesteld naar 95% ten opzichte van het actueel werkplan. De perrap besprekingen vonden verspreid plaats tijdens en na het verstrekken van de bestuurlijke rapportage aan het dagelijks bestuur.

In de realisatie over heel 2021 is gebleken dat we ten opzichte van het actueel werkplan (begroting inclusief begrotingswijziging) uitkomen op een realisatie van 93%, echter op basis van de geaccordeerde aanpassingen naar aanleiding van de perrap realiseren we over de hele linie 98% van het afgesproken werk. Voor inhoudelijke uitleg over de onderschrijding bij de programma’s verwijzen wij naar hoofdstuk 2. De afrekening met de deelnemers vindt plaats conform de afspraken die vastgelegd zijn in de nota Planning en Control van de dienst (zie bijlage 3 Toelichting eindafrekening, frictie en cao-lasten).

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

19 / 69

3.2. HET RESULTAAT 2021 was opnieuw een bewogen jaar vanwege de coronacrisis. Corona leverde nadelen op , maar soms ook incidentele voordelen. Denk bijvoorbeeld aan minder kantoorkosten doordat iedereen thuis achter zijn bureau zat. De dienst is in staat gebleken om 2021 af te sluiten met een positief resultaat van € 567.238. Dit positieve resultaat is te verklaren door het strak sturen van de organisatie op de financiële uitgaven, maar zeker ook door incidentele meevallers. Het resultaat van € 567.238 valt uiteen in een negatief verschil ten opzichte van de begroting van €11.594 op het primaire proces en een positief verschil van € 578.832 op het secundaire proces. •

De afwijking ten opzichte van de begroting op het primaire proces (salarislasten, inhuurlasten, goederen en diensten primaire proces, de bijdrage gemeenten/provincie en een deel van de overige inkomsten) bedraagt € 11.594 negatief. We hebben binnen dit resultaat de salarisverhoging van 1,5% per 1 december 2021 en de eenmalige uitkering van € 1.200 opgevangen. Dit was mogelijk door een onttrekking aan de bestemmingsreserve corona en doordat er een aantal duurdere medewerkers zijn vertrokken en er meerdere jonge en dus goedkopere medewerkers/trainees voor in de plaats zijn gekomen. Daarnaast hebben we een aantal externe medewerkers ingehuurd tegen een lager tarief dan begroot. Voor dit jaar betreft dit nog een incidenteel resultaat, maar wanneer deze trainees als vaste kracht worden aangenomen en we strak blijven sturen op de inhuurtarieven zal dit zeker een structureel karakter kunnen krijgen.

•

Het resultaat op het secundaire proces is € 578.832 positief. Dit resultaat heeft voornamelijk een incidenteel karakter door de effecten van corona en het gedeeltelijk verhuren van het pand aan de Schipholweg. Incidenteel De onderschrijdingen zijn op de overige personeelslasten, overige goederen en diensten, afschrijvingen en onttrekkingen uit de bestemmingsreserves opleidingen en organisatieontwikkeling (tezamen € 356.832). Deze zijn incidenteel van aard door minder uitgaven hierop door de effecten van de coronacrisis. Daarnaast is dit positieve resultaat toe te schrijven aan het nog gedeeltelijk kunnen verhuren van het pand aan de Schipholweg te Leiden voor een bedrag van € 165.000. Structureel Er is een structureel voordeel geboekt van € 57.000 op schoonmaak en telefoonlasten door krachtig aanbesteden in 2020. Dit heeft zijn vruchten afgeworpen in het afgelopen jaar.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

20 / 69

In hoofdstuk 2 zijn de resultaten per programma besproken en inzichtelijk gemaakt. Onderstaande tabel geeft een totaaloverzicht. Tabel 3.2 – Het resultaat 2021 verdeeld in taakvelden

De onttrekking uit de reserves bestaat uit onttrekkingen aan de bestemmingsreserves (zie paragraaf 3.4)

3.3. DE ALGEMENE RESERVE De algemene reserve stijgt in 2021 van € 419.305 naar € 1.383.543. Dit wordt veroorzaakt door een voorziene dotatie aan de algemene reserve van € 397.000 en het positieve exploitatieresultaat (zie paragraaf 3.2). Tabel 3.3 – De algemene reserve

Zoals eerder aangeven bedraagt het exploitatieresultaat voor 2021 € 573.773. In de nota Planning & Control is bepaald dat het exploitatieresultaat gestort kan worden in de algemene reserve wanneer het maximale weerstandsvermogen nog niet bereikt is (zie ook paragraaf 4.2).

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

21 / 69

3.4. RESULTAATBESTEMMING Tabel 3.4 – Resultaat bestemming

Het programmaresultaat bedraagt € 567.238 (positief), dit is na verwerking van de volgende mutaties in de reserves: • Toevoeging aan de algemene reserve van € 397.000 met betrekking tot het aanvullen van het weerstandsvermogen. • Onttrekking aan de bestemmingsreserve organisatieontwikkeling van € 90.000. • Onttrekking aan de bestemmingsreserve opleidingen van € 10.000. • Onttrekking aan de bestemmingsreserve gevolgen corona van € 75.000. Dit is ter compensatie van de 1,5% verhoging van de maand december 2021 en de eenmalige bijdrage voor de medewerkers die voortkomt uit het principeakkoord nieuwe cao voor gemeentepersoneel. Vormen van een bestemmingsreserve Terugbreng verplichting Schipholweg In 2021 heeft de dienst de Schipholweg verlaten en zijn intrek genomen in een pand aan de Vondellaan te Leiden. Het contract voor de Schipholweg liep tot 31 december 2021. Daarin was een bepaling opgenomen over het in de oude staat terugbrengen van sommige verdiepingen. In de onderhandelingen met de eigenaar en de nieuwe huurder RDOG is overeengekomen dat daar op dit moment nog geen behoefte aan is. De verplichting blijft echter wel staan en kan op een later moment worden geëffectueerd. Het gaat hier om een bedrag van € 50.000. Aangezien dit niet is opgenomen in de begroting 2022 vraagt de dienst het bestuur om hiervoor een bestemmingsreserve te mogen creëren.

IM in Control Als vervolg op een intern onderzoek naar de aanbesteding en implementatie van zaaksysteem Powerbrowser is in het derde kwartaal van 2021 een analyse gemaakt van de kwaliteit van het informatiemanagement bij de Omgevingsdienst West-Holland1. De conclusie van deze analyse was dat het informatiemanagement binnen de dienst niet adequaat en toekomstbestendig is ingericht en op belangrijke onderdelen niet in control is. Deze constatering is gedeeld met het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur en hieruit is naar voren gekomen dat het op orde brengen van informatiemanagement de hoogste prioriteit heeft. 1

Informatiemanagement is een verzamelterm voor een aantal met elkaar samenhangende vakgebieden die samen de

informatiehuishouding vormen: technische infrastructuur, softwaremanagement, GEO-functionaliteit, archivering en documentmanagement, informatiebeveiliging, privacybescherming en datakwaliteit).

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

22 / 69

Er is een plan opgesteld om de kwaliteit van de informatievoorziening te verbeteren en daarmee een kwaliteitsimpuls te geven aan de bedrijfsvoering en de dienstverlening. De geraamde doorlooptijd van het project is circa anderhalf jaar. De incidentele kosten van het project worden voorlopig geschat op € 525.000. Binnen de exploitatie 2022 is er niet met zekerheid de ruimte om deze kosten af te dekken. Gezien de urgentie van dit dossier vraagt de dienst het bestuur om hiervoor een bestemmingsreserve te mogen creëren voor een bedrag van € 500.000. Gevolgen CAO 2021-2022 Eind 2021 is voor de jaren 2021 en 2022 een principeakkoord bereikt tussen de vakbonden en de werkgevers over de cao 2021-2022. Het voorstel is eind januari 2022 bekrachtigd door de leden en definitief vastgesteld. De cao laat op hoofdlijnen financieel het volgende zien: een totale loonstijging van 3,9% (verdeeld in 1,5% per december 2021 en 2,4% per april 2022) , een eenmalige uitkering van € 1.200 en een thuiswerkvergoeding voor 2022 van € 2 per thuiswerkdag. De gevolgen voor 2021 zijn opgelost binnen de exploitatie (zie paragraaf 3.2). 2022 laat een ander beeld zien. De begroting is op basis van de in de kadernota opgenomen indexatie van 1,4% opgesteld. De werkelijke stijging van de CAO is echter gemiddeld over het jaar 1,9% (1,5% per 1 januari 2022 en 2,4% per 1 april 2022).

Dit betekent dat er binnen de exploitatie 2022 een tekort ontstaat van circa € 80.000. Binnen de exploitatie 2022 is er geen ruimte om deze extra kosten af te dekken. Mede hierom vraagt de dienst het bestuur een bestemmingsreserve te creëren voor een bedrag van € 80.000. In een tabel geeft dit het volgende beeld. Tabel 3.5 – Bestemmingsreserve

Na besluitvorming zullen deze bestemmingsreserves onttrokken worden aan de algemene reserve. De algemene reserve zal dan per 31-12-2021 € 760.078 bedragen.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

23 / 69

PARAGRAFEN 2021

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

24 / 69

4. PARAGRAFEN 4.1. LOKALE HEFFINGEN De dienst heeft niet als taak lokale heffingen op te leggen. Deze taak ligt bij de deelnemende gemeenten.

4.2. WEERSTANDSVERMOGEN De algemene reserve (lees weerstandsvermogen) geeft aan in welke mate de dienst in staat is tegenvallers/risico’s op te vangen.

4.2.1. Vrije ruimte in de algemene reserve Zoals eerder besproken en vastgesteld in de nota Planning & Control dient de algemene reserve maximaal 5% van de omzet te bedragen. Voor 2021 betekent dit dat de algemene reserve maximaal € 971.178 mag zijn. Na de onttrekkingen en toevoegingen aan de algemene reserve maar voor bestemming (zie paragraaf 3.4), is deze boven het maximumbedrag. Met de algemene reserve (voor bestemming) kunnen de geïnventariseerde risico’s van € 613.781 voor 100% gedekt worden Tabel 4.1 – Vrije ruimte in de algemene reserve

Bepaling vrije ruimte algemene reserve Algemene reserve 31-12-2021 Risico impact Vrije ruimte in de algemene reserve

Bedrag € 1.390.078 € 613.781 € 776.297

4.2.2. Risico’s In de onderstaande tabellen is de volledige inventarisatie van de risico's nader uitgewerkt. Vervolgens is de verwachte omvang van de risico's ingeschat, rekening houdend met doorgevoerde beheersmaatregelen. Op basis van de spelregels in de nota weerstandsvermogen en risicomanagement, is de financiële impact van het risico bepaald. De omvang van de risico-impact geeft uiteindelijk de benodigde omvang van de algemene reserve weer.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

25 / 69

Tabel 4.2 – Identificeren en classificeren Naam risico

Omschrijving risico

Programma Risicocategorie

Alle In het Financieel kader is een indexatie opgenomen voor het jaar t+2. Hierdoor ontstaat het risico op Ongedekte prijsloonontwikkelingen niet ongedekte loon- en prijsontwikkelingen die plaatsvinden in het jaar t+1, omdat deze kosten pas worden gecompenseerd in het jaar t+2. in de indexering Risico voor de Omgevingsdienst dat er langer kosten gemaakt dienen te worden voor het laten afvloeien Alle Hogere frictiekosten van personeel, zoals het langer betalen van vergoeding in het kader van de WW en de BWW. Hoger dan voorzien in de frictiekosten berekening. Tevens is de impact van de invoering van de Omgevingswet op het takenpakket van de dienst leiden tot een vermindering van de taken en leiden tot hogere frictiekosten Alle Deze wet heeft tot gevolg dat als de Omgevingsdienst niet binnen de wettelijke (of redelijke) termijn Wet dwangsom en beslist op een vergunningaanvraag, de aanvrager het bevoegd gezag in kwestie een brief (een soort beroep bij niet tijdig ingebrekestelling) kan sturen met een aanvraag voor een dwangsom. beslissen Risico’s die voortvloeien uit rechtsgedingen als gevolg van handelen van de Omgevingsdienst (reguliere Alle Rechtsgedingen taakuitvoering). Alle Heeft de organisatie voldoende kritische massa om haar (wettelijke) taken te kunnen uitvoeren. Het Robuustheid vervullen van de openstaande vacatures is moeilijk.

organisatie (organisatorisch) Privatisering bouwtaken Kern voor het Wetsvoorstel Kwaliteitsborging voor het bouwen is dat in de toekomst bouwpartners zelf Reguleren hun kwaliteitsborging moeten regelen. De invoering van de wet kan gevolgen hebben voor de benodigde capaciteit binnen de ODWH mede afhankelijk van keuzes die gemeenten moeten maken. Alle De invoering van de Omgevingswet is wederom uitgesteld. Op dit moment wordt het waarschijnlijk 1 Invoering januari 2023. Door dit uitstel is het risico dat de getroffen maatregelen niet voldoende zullen zijn en dat Omgevingswet dit zou kunnen leiden tot substantiele onvoorziene kosten lager geworden. Echter bestaat er nog steeds het risico dat de getroffen voorbereidingen niet voldoende zullen zijn. zowel voor de dienst als voor de deelnemende gemeenten. Tevens leidt de invoering van de Omgevingswet mogelijk tot een verschuiving van werkzaamheden tussen de deelnemers en de dienst. Alle De afgelopen jaren is het stuwmeer aan verlofuren afgebouwd, echter door de crisis in 2020 naar Uren stuwmeer aanleiding van het coronavirus en het daarbij behorende reisverbod is er weer een stijgende lijn in het aantal verlofuren. Dit kan leiden tot productieverlies en hogere kosten voor inhuur Verkoop of vervanging kost geld wat niet voorzien is.

Alle informatisering kosten Data wordt een steeds belangrijker onderdeel van de dienstverlening van de dienst. De vraag is of de dienst op dit moment in staat is om dit te realiseren (zie ook "IM in control" paragraaf 3.4) Bouwtaken Noordwijk In de gemeente Noordwijk is op basis van een motie een onderzoek gestart naar het functioneren van Alle de dienst en het eventueel terughalen van de bouwtaken richting de gemeente Noordwijk. Hierover is 23 februari 2022 een definitief besluit genomen. Het mogelijk terughalen van de taken betekent een risico voor de dienst op meerdere vlakken.

Speelt vanaf

Financieel

2021

Financieel

2017

Juridisch

2015

Juridisch

2015

Politiek / bestuurlijk

vanaf 2016

Politiek / bestuurlijk

vanaf 2021

Financieel

vanaf 2020

Financieel

Vanaf 2015

Financieel

Vanaf 2021 Vanaf 2022

Organisatorisch

In onderstaande tabel is de financiële impact van de risico’s berekend op basis van de verwachte omvang van het risico. Daarin is rekening gehouden met de kans waarmee het risico zich voor doet, en met de zekerheidsfactor. Bij de berekening van de impact is gebruikt gemaakt van de risicomatrix zoals beschreven in de nota weerstandsvermogen. Daarbij zijn de volgende grenzen in omvang en waarschijnlijkheid vastgesteld: Risicoscore omvang (of verwachtingswaarde) gebaseerd op de netto verwachte omvang van het risico. Tabel 4.3 – Verwachtingswaarde Score

Verwachtingswaarde van het risico

1

< € 50.000

2

≥ € 50.000 en < € 100.000

3

≥ € 100.000 en < € 250.000

4

≥ € 250.000 en < € 500.000

5

≥ € 500.000

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

26 / 69

Risicoscore waarschijnlijkheid (de kans dat een risico zich daadwerkelijk voordoet). Tabel 4.4 – Risicoscore

Tabel 4.5 – Risico-impact en bepaling hoogte weerstandsvermogen Naam risico

Minimale omvang

Verwachte omvang

Maximale omvang

Str./ Bruto Incid. verwachte omvang

Structureel effect maatregelen

Netto verwachte omvang

Risicoscore waarschijnlijkheid 6

Kans Impact

Ongedekte prijs-loonontwikkelingen niet in de indexering Hogere frictiekosten Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen Robuustheid organisatie (organisatorisch) Rechtsgedingen Privatisering bouwtaken Invoering Omgevingswet Uren stuwmeer informatisering kosten Bouwtaken Noordwijk Totaal omvang en impact risico's

€

60.000 €

80.000

€

90.000 i

€

80.000 €

-80.000 €

-

€

50.000 €

100.000

€

150.000 I S

€ €

100.000 € pm

-95.000 € €

5.000 2 - 1

10% 5%

€ €

500 -

€

50.000 €

100.000

€

150.000 S

€

200.000 pm

€

200.000 2

10%

€

20.000

€ - € € - € € 50.000 € € 116.250 € € 400.000 € € - € € 751.250 €

150.000 174.375 500.000 1.504.375

€ € € € € € €

- S - S 250.000 I 348.750 i 750.000 s - S 2.288.750

€ pm € pm € 150.000 pm € 174.375 pm € 1.000.000 € -500.000 € pm € 2.104.375 € -675.000

€ € € € € € €

- 1 - 1 150.000 3 174.375 4 500.000 3 - 4 1.429.375

5% 5% 25% 75% 25% 75%

€ €

37.500 130.781 125.000 613.781

95%

Bruto omvang = verwachte omvang * 1 (bij incidenteel) of *2 (bij structureel). Netto verwachte omvang = bruto verwachte omvang – structureel effectmaatregelen. Beheersmaatregelen met structureel effect Om de financiële impact van de risico's te bepalen moet rekening worden gehouden met de structurele effecten van beheersmaatregelen die zijn getroffen om het risico te verminderen, over te dragen of te vermijden. In onderstaande tabel staat per geïdentificeerd risico aangegeven welke aanpak is gekozen en welk (structureel) effect de aanpak heeft. De genoemde bedragen maken deel uit van de risico impact berekening uit de vorige paragraaf.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

27 / 69

-

€ € € €

Tabel 4.6 – Aanpak en effect per geïdentificeerd risico Naam risico

Gekozen aanpak

Toelichting gekozen aanpak

Ongedekte prijsloonontwikkelingen niet in de indexering Hogere frictiekosten

Vermijden

Bij onderbouwing van de verschillen, tussen begroting en realisatie, wordt € door bestuur verzoek tot compensatie van de deelnemers overwogen. Voor 2022 een bestemmingsreserve aangevraagd. Conform de nota planning en control van de dienst wordt een deel van de € frictiekosten bij de deelnemers in rekening gebracht. Termijnen om te beslissen worden nauwlettend bewaakt. Het in 2014 ingerichte ServiceburO vervult daarbij een belangrijke rol. Hiervoor is een verzekering voor rechtsbijstand en aansprakelijkheid afgesloten met een daarbij gebruikelijke dekking. Door het verzorgen van de bouwtaken en het natuurlijk verloop van medewerkers staat de bestaande formatie onder druk. Openstaande vacatures worden moeilijk of niet vervuld. Op dit moment wordt er daardoor meer ingehuurd dan wenselijk is. Door een intensievere arbeidsmarkt benadering wordt geprobeerd om de robuustheid van de organisatie te verbeteren.

Verminderen

Wet dwangsom en beroep bij niet Accepteren tijdig beslissen Rechtsgedingen Overdragen

Effect maatregelen

Structureel effect maat-regelen

-80.000 €

-80.000

-95.000 €

-95.000

pm pm pm pm

Robuustheid organisatie (organisatorisch)

Verminderen

pm pm

Privatisering bouwtaken

Accepteren

Uit een impact analyse van de vereniging BWT die de ODWH heeft uitgevoerd blijkt vooralsnog dat eventuele aanpassingen van de capaciteit (flexibele schil) kunnen worden opgevangen binnen de huidige formatie.

pm pm

Invoering Omgevingswet

Accepteren

pm pm

Uren stuwmeer

Verminderen

informatisering kosten

Verminderen

Bouwtaken Noordwijk

Overdragen

Door te anticiperen op de Omgevingswet en hier vroegtijdig het gesprek te voeren met de deelnemers wordt er duidelijkheid verschaft over deze werkzaamheden en de daarbij behorende uren. De afgelopen jaren is er sterk gestuurd op het verminderen van de stuwmeren. Dit heeft geleidt tot een aanzienlijke vermindering van het aantal uren. In 2020 was er sprake van het coronavirus, waardoor het aantal uren weer is toegekomen. De komende tijd zal er verder gestuurd worden op het verminderen van het aantal uren. In 2020 is er een start gemaakt met doorontwikkeling van het zaaksysteem, € mede in kader van de Omgevingswet. Tevens zal er worden gekeken naar het ontsluiten van de informatie. Beide trajecten zullen leiden tot een herijking van de visie over Informatisering. Tevens zal er gestuurd blijven worden op de budgetten (zie ook paragraaf 3.4) De nota Planning & Control voorziet in de situatie dat een deelnemer zijn takenpakket wilt terugnemen. Zij zullen dan frictiekosten dienen te betalen aan de dienst van 5x het aantal uren * geldend uurtarief. Totaal €

pm pm

-500.000 €

-500.000

pm pm

-675.000 €

-675.000

4.2.3. Financiële kengetallen Artikel 11 van het BBV bepaalt dat de vijf financiële kengetallen opgenomen moeten worden. Dit zijn kengetallen voor: de netto schuldquote, solvabiliteitsratio, structurele exploitatieruimte, grondexploitatie en belastingcapaciteit. De laatste twee zijn voor de dienst niet van toepassing. Tabel 4.7 – Financiële kengetallen Verloop kental

Netto schuldquote Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte

Realisatie 2020 0% 4% 0%

Begroting 2021 4% 5% 2%

Realisatie 2021 -4% 11% 9%

Netto schuldquote De netto schuldquote geeft de verhouding weer van de schuldenlast van de dienst ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De realisatie laat een ander beeld zien dan begroot. De eigen middelen zijn door het toevoegen van het exploitatieresultaat (voor bestemming) hoger dan begroot.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

28 / 69

Solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio geeft de verhouding weer van het eigen vermogen ten opzichte van de totale passiva. Bovendien geeft het aan in welke mate de dienst het eigen vermogen kan inzetten voor de dekking van de schulden, dat wil zeggen in hoeverre is de dienst in staat aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder het eigen vermogen verstaan we de algemene reserve en de overige bestemmingsreserves. Het eigen vermogen (voor bestemming) van de dienst is mede door het positieve exploitatieresultaat hoger dan begroot. Dit betekent dat de dienst meer middelen beschikbaar heeft om de eventuele schulden te voldoen. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte geeft antwoord op de vraag of de dienst voldoende structurele baten heeft om de structurele lasten te dekken. Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de structurele baten en structurele lasten en deze worden vergeleken met de totale baten. Door de incidentele meevallers heeft de dienst dit jaar een onderbesteding op de structurele lasten met name op het gebied van personeel. De structurele baten zijn nagenoeg gelijk gebleven, waardoor er voor dit jaar structurele exploitatieruimte is. Dit heeft echter geen structureel karakter (zie paragraaf 3.2).

4.3. ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bevat op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) in elk geval de volgende kapitaalgoederen: wegen, riolering, water, groen en gebouwen. Voor de dienst is geen van deze onderdelen van toepassing.

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

29 / 69

4.4. FINANCIERING Algemeen De dienst is als uitvoeringsinstantie van een Gemeenschappelijke Regeling, volgens de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO), verplicht een financieringsparagraaf op te nemen. Hierin beschrijven we de ontwikkelingen rond de kasgeldlimiet, de ontwikkelingen wat betreft de rente- en risiconorm, de verwachte toe- en/of afname van geldleningen of uitzettingen en het beleid en de uitvoering van de treasury. Alle deelnemers ontvangen voorschotnota’s op basis van de volgende verdeling: • Eerste kwartaal: 25% • Tweede kwartaal: 30% • Derde kwartaal: 25% • Vierde kwartaal: 20% Een aantal deelnemers heeft in de loop van het jaar opdracht verstrekt voor aanvullende taken. Wij hebben de voorschotten hier niet op aangepast. Hierdoor wijken het resultaat en het bedrag nog te betalen/ontvangen van die deelnemers af van de betaalde voorschotten. Rentevisie De dienst heeft geen leningen lopen. Koersrisico Koersrisico is de kans dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen. De dienst bezit geen derivaten en van koersrisico is daarom geen sprake. Valutarisico Valutarisico is bij de dienst uitgesloten omdat de dienst niet beschikt over of aanspraken heeft in vreemde valuta. Rente- en risiconorm De dienst heeft geen schulden. Er is geen sprake van een mogelijk renterisico.

De rente met betrekking tot de vooruit ontvangen gelden zijn dit jaar verwaarloosbaar te noemen. Liquiditeitenplanning Omdat de dienst met voorschotnota’s werkt, waarbij rekening is gehouden met ons uitgavenpatroon, is het minder noodzakelijk een liquiditeitenplanning op te stellen. Financieringsrisico’s Omdat de deelnemende gemeenten gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het financiële beleid van de dienst en zich verplicht hebben de tekorten in zijn geheel gezamenlijk te dragen, zijn er geen financieringsrisico’s. Kasgeldlimiet Jaarlijks geeft het ministerie aan welk bedrag een gemeente mag financieren met kortlopende geldleningen: de kasgeldlimiet. Het betreft een percentage (8,2%) van het totaal van de begroting. Voor 2021 komt de toegestane kasgeldlimiet op € 1.687.733

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

30 / 69

Deze limiet mag de dienst gedurende het begrotingsjaar niet overschrijden. Als de kasgeldlimiet structureel wordt overschreden, moet de kortlopende schuld worden omgezet in een langlopende schuld. Tabel 4.8 – Kasgeldlimiet Overzicht Kasgeldlimiet

Bedragen in euro’s e

Toegestane kasgeldlimiet Omvang begroting In procenten van de grondslag In bedrag Omvang vlottende korte schuld Opgenomen gelden < 1 jaar Schuld in rekening courant Gestorte gelden door derden < 1 jaarOverige geldleningen niet zijnde vaste schuld

Vlottende middelen Contante gelden in kas Tegoeden in rekening courant Overige uitstaande gelden < 1 jaar

Toets kasgeldlimiet Toegestane kasgeldlimiet Totaal netto vlottende middelen Ruimte(+) / Overschrijding (-)

1 kwartaal

2 kwartaal

3 e kwartaal

4 e kwartaal

20.582.108 8,20% 1.687.733

20.582.108 8,20% 1.687.733

20.582.108 8,20% 1.687.733

20.582.108 8,20% 1.687.733

10.944.417 0 0 0 10.944.417

13.148.856 0 0 0 13.148.856

12.685.352 0 0 0 12.685.352

11.137.820 0 0 0 11.137.820

9.677.763 2.095.595 11.773.358

15.359.476 -147.517 15.211.959

15.319.743 408.631 15.728.374

11.205.142 686.909 11.892.051

1.687.733 -828.940 2.516.673

1.687.733 -2.063.103 3.750.836

1.687.733 -3.043.022 4.730.755

1.687.733 -754.231 2.441.964

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

e

31 / 69

4.5. BEDRIJFSVOERING Deze paragraaf geeft op basis van artikel 14 BBV inzicht in de stand van zaken van een aantal onderwerpen die onder de bedrijfsvoering vallen.

4.5.1 Informatisering en automatisering Algemeen In 2021 zijn verbeteringen doorgevoerd in het zaaksysteem Powerbrowser. Bovendien is er geïnvesteerd in het upgraden van de digitale voorzieningen in de vergaderruimten; het vergadercentrum heeft nu ook digiborden. Er is een vervangingsslag doorgevoerd van de mobiele telefoons en er is een nieuwe website ontwikkeld. Daarnaast is een aanbestedingstraject doorlopen gericht op transitie van de huidige kantoorautomatisering naar een volledig digitale werkplekomgeving. De aanbesteding voor de digitale werkplek heeft ook geleid tot een nieuwe leverancier voor beheer en onderhoud van de technische infrastructuur. IM in Control In het derde kwartaal is een analyse gemaakt van de kwaliteit van informatisering en automatisering binnen de dienst. Deze analyse richtte zich vooral op de vraag of de informatievoorziening adequaat en toekomstbestendig ingericht was. Dit bleek op belangrijke onderdelen onvoldoende het geval. De conclusie was dat dit negatieve effecten heeft op de kwaliteit en de effectiviteit van de bedrijfsvoering van de dienst en op de dienstverlening aan onze deelnemers. De analyse is op 11 oktober 2021 voorgelegd aan, en besproken in het dagelijks bestuur.

Onder de titel ‘IM in Control’ is vervolgens in de bestuursvergadering van 13 december een projectplan gepresenteerd om de kwaliteit van de informatievoorziening te verbeteren en daarmee een kwaliteitsimpuls te geven aan de bedrijfsvoering en de dienstverlening.. Het projectplan is gebaseerd op de uitkomsten van de analyse van de informatievoorziening en op input vanuit meerdere vakdisciplines van binnen en buiten de organisatie. Het uitgangspunt is om zo min mogelijk zelf het wiel opnieuw uit te vinden en zoveel mogelijk gebruik te maken van best practices van andere omgevingsdiensten. De geraamde doorlooptijd van het project is circa anderhalf jaar, waarbij een jaar wordt uitgetrokken voor oplevering van de primaire resultaten/deliverables en een half jaar voor eventuele uitloop en nazorg.

4.5.2 Personeel Pilot gesprekkencylus In 2021 hebben alle medewerkers een pre-ontwikkelgesprek gehad met als doel de kansen en mogelijkheden in hun loopbaan te bespreken. Uiteraard was er ook veel aandacht voor de vraag: hoe zit je erbij in deze coronatijd? Veel medewerkers hebben dit gesprek als positief ervaren. Het ontwikkelgesprek maakt deel uit van een jaarlijkse gesprekkencyclus waarmee we in 2022 hopen te starten. De regeling die hiervoor is opgesteld ligt sinds 2020 ter instemming bij de OR. Verloop en verjonging Aan de instroom-, doorstroom- en uitstroomcijfers is te zien dat het totale aantal medewerkers is gegroeid. Het is weer gelukt de gemiddelde leeftijd van de medewerkers omlaag te brengen. Dit jaar zijn twee stagiaires na afloop van hun stageperiode direct in dienst gekomen als toezichthouder. In samenwerking met een extern bureau zijn we gestart met een traineeprogramma. Hierbij worden

Agendapunt 4 DB 11 april 2022: Jaarverslag 2021 (202208050)

32 / 69

starters twee jaar intern opgeleid en treden daarna bij ons in dienst. De programma’s Bouwen en Milieu zijn erg blij met deze enthousiaste collega’s. Individueel Keuzebudgetregeling (IKB) Met instemming van het Lokaal Overleg hebben we in 2021 de IKB regeling aangepast. Alle medewerkers kunnen hun besteedbare ruimte gebruiken om fiscaal vriendelijke uitgaven te doen, met name rond het thema duurzame inzetbaarheid. Zo is het mogelijk goedkoper te sporten of een fijne werkplek in te richten. Thuis werken Vanwege de afstandsmaatregelen werd ook in 2021 het grootste deel van het jaar thuis gewerkt. Om de thuiswerkplek in te richten heeft de dienst kantoormeubilair in bruikleen gegeven. Voor het gevoel van verbondenheid houdt de directeur elke twee weken voor alle medewerkers een online boomstamsessie. Hierin worden naast ontwikkelingen in de organisatie, de nieuwe coronamaatregelen besproken.