Document · PDF

Jaarstukken 2021 BVO RijnenBraassem

Gemeenteraad 30 mei 2022, gemeente Kaag en BraassemBij agendapunt: Begrotingen 2023 van de gemeenschappelijke regelingen13.557 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Jaarstukken 2021 Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 1 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

Inhoudsopgave Inhoud Inhoudsopgave ..................................................................................................................................................... 2 Inleiding ................................................................................................................................................................ 3 Leeswijzer ............................................................................................................................................................. 4 Programmaverslag................................................................................................................................................ 5 Paragrafen ..........................................................................................................................................................

10 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ..................................................................................................10 Bedrijfsvoering..............................................................................................................................................13 Financiering ..................................................................................................................................................17 Jaarrekening .......................................................................................................................................................

20 De balans per 31 december 2021.................................................................................................................20 De toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en overige toelichtingen .................................................................................................................................................23 Toelichting op de balans...............................................................................................................................25 Toelichting op het overzicht van baten en lasten ........................................................................................30 WNT- verantwoording 2021 Rijn en Braassem ............................................................................................32 De bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld .......................................34

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 2 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

Inleiding Voor u liggen de jaarstukken voor 2021 van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem (hierna: “BVO Rijn en Braassem”). De BVO Rijn en Braassem is per 1 januari 2018 officieel van start gegaan. In deze jaarstukken wordt zowel financieel als inhoudelijk verantwoording afgelegd over het functioneren in dit vierde jaar. Wat kenmerkte 2021? 

Thuiswerken was door de Covid-19 pandemie in 2021 nog steeds grotendeels de norm. De BVO Rijn en Braassem heeft zich ingespannen om beide gemeenten in staat te stellen ook in deze complexe crisistijd te blijven functioneren.



Dit was het eerste jaar waarin een deel van de adviezen van de taskforce zijn omgezet in besluitvorming en waarbij is gestart met de implementatie van de uitwerking daarvan binnen de BVO Rijn en Braassem en beide gemeenten. Hierbij kun je denken aan het ontstaan van een CIO Office, het verleggen van de BVO Rijn en Braassem focus naar de run (“een doelmatige ICT Fabriek worden”) en de uitwerking daarvan op beide gemeenten.



In 2021 is er een genormaliseerde verhouding met onze externe ICT service provider tot stand gekomen.



Het zaaksysteem is in 2021 succesvol vervangen bij beide gemeenten.

Bij de behandeling van de jaarrekening 2020 is in de bestuursvergadering van begin april 2021 aan het bestuur toegelicht dat er - als gevolg van het effect van uitbesteden en verSaaSen - ook in 2021 nog een tekort van € 375.000 op de exploitatiebegroting te verwachten viel. Het uiteindelijke nadelige resultaat over 2021 bedraagt € 317.715,88. Het mantra “geen verrassingen meer” is ontstaan na de onverwachte last minute tegenvaller in het vorige begrotingsjaar en is in 2021 omgezet in daden. Alle uitgaven zijn tegen het licht gehouden, het proces van contracteren en verplichten is verbeterd en gedurende het hele jaar is met de teams de realisatie versus begroting gemonitord. Hierdoor heeft het MT van de BVO Rijn en Braassem het gehele jaar het gevoel gehad in control te zijn en in staat om op het resultaat te kunnen sturen. Het is geruststellend om te constateren dat we binnen de eerder afgegeven winstwaarschuwing zijn gebleven. De in 2021 samengestelde begroting voor 2022 maakt reeds gebruik van deze inzichten en sluit daarom veel beter aan bij de werkelijkheid en de gewijzigde manier waarop de BVO Rijn en Braassem georganiseerd is. De benodigde additionele begrotingsruimte is met beide gemeenten en het bestuur uitgebreid toegelicht aan beide gemeenteraden en toegekend. Er is een hoop verbeterd in 2021 maar het kan nog beter! Directie BVO Rijn en Braassem

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 3 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

Leeswijzer De BVO Rijn en Braassem is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem, die per 1 januari 2018 is opgericht. De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening. Het jaarverslag is opgebouwd uit een programmaverslag en enkele verplichte paragrafen. Het programmaverslag bevat een verantwoording van wat we hebben bereikt, wat we daarvoor hebben gedaan en wat dit heeft gekost. De paragrafen geven een 'dwarsdoorsnede' van de organisatie, bezien vanuit het perspectief van de BVO Rijn en Braassem en zijn hierdoor een belangrijke aanvulling op de informatie over de jaarrekening. De jaarrekening geeft de balanspositie weer en een inzicht in de baten en lasten. Ook wordt inzicht geboden in de Wet Normering Topinkomens. De jaarrekening wordt gecompleteerd met een verplichte bijlage van de baten en lasten per taakveld.

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 4 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

Programmaverslag Financiële samenvatting Bedragen in € 1.000 Onderdeel Lasten

Programma ICT Functioneel- en gegevensbeheer Staf PJ0006-Impl ementatie nieuw Zaaksysteem

Algemene dekkingsmiddelen Overhead

Rekening 2020 Baten

Primitieve begroting 2021 Lasten Baten Saldo

Saldo

Begroting na wijziging 2021 Lasten Baten Saldo

Lasten

Rekening 2021 Baten Saldo

Verschil

2.151

278

1.873

1.577

3.140

1.476

1.664

3.086

1.496

1.590

1.965

1.873

1.577

2.275

662

1.613

2.266

676

1.590

74 24

186

814

820

0 9.698

0 11.275

0 -1.577

0 10.418

0 12.082

0 -1.664

0 10.793

0 12.080

0 -1.287

10.225

11.814

0 -1.589

Client Front End

548

581

470

Client Front End Office

521

232

267

266

534

533

-267

Fixed Voice

105

Mobile Communications

Network Management

314

190

327

-137

-377

Office Back-End

-5

Printing Services

146

111

Security Management

Database Management

Server Management

ICT-Basis Dienstverlening

3.527

3.525

3.501

3.682

117

3.564

3.773

115

3.658

-93

Technisch Beheer overig

1.654

1.632

1.061

1.039

204

834

1.028

204

824

Functioneel- en gegevensbeheer

2.121

2.116

1.699

2.367

448

1.920

2.422

448

1.974

-54

Staf

1.155

2.154

2.058

2.048

1.963

1.953

103

Bijdrage Alphen aan den Rijn

8.874

-8.874

9.047

-9.047

9.047

-9.047

9.047

-9.047

Bijdrage Kaag en Braassem

2.147

-2.147

2.207

-2.207

2.207

-2.207

2.207

-2.207

Additionele bijdrage Alphen aan den Rijn

582

-582

-21

Additionele bijdrage Kaag en Braassem

-80

0 0 12.376 0 0 0 12.376

0 0 12.092 11

0 0 284 -11

0 0 11.275 0

0 0 0 0

0 0 13.558 0 0 0 13.558

0 0 13.558 0

0 0 0 0

0 0 13.576 0

13.558

13.894

13.576

0 0 303 15 15 0 318

0 0 13.879 15 15

Covid-19

Vennootschapsbelasting Onvoorzien Totaal Lasten en Baten Mutaties reserves Toevoegingen Onttrekkingen

Exploitatiesaldo Te verrekenen exploitatiesaldo

Saldo

-303 -15

-11

-15

12.103

273

11.275

273

-273

12.376

11.275

13.558

13.894

13.576

318

-318

Het jaar sluit af met een nadelig rekeningresultaat van €317.715,88. Het totale nadelige resultaat viel in werkelijkheid hoger uit, te weten: - € 353.427,88, maar door de verrekening van een deel van de boekwinst van de overname van de iPhones valt het resultaat voordeliger uit. De begroting ging uit van een resultaat van € 0. In de aanloop naar de Q1 rapportage is gemeld dat er naar verwachting een tekort op de begroting 2021 zou ontstaan van € 604.000. Door verrekening van € 229.000, onderschrijding op de kapitaalslasten, zou het restant tekort naar verwachting € 375.000 bedragen. Het tekort wordt mede veroorzaakt doordat er een verschuiving van de kosten plaatsvindt van kapitaalslasten naar de exploitatie door Uitbesteden, het ver-SaaS-en bij vernieuwen en/of rationalisatie van applicaties, en omdat er de afgelopen jaren niet kritisch is gekeken naar de hoogte van de budgetten ten opzichte van de verplichtingen die hieraan ten grondslag lagen. De BVO Rijn en Braassem is een gemeenschappelijke regeling. De gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem zijn risicodrager. Het exploitatieresultaat van - € 317.715,88 wordt dan ook verrekend met de deelnemende gemeenten. Gedurende het jaar zijn er begrotingswijzigingen doorgevoerd naar aanleiding van de kwartaalrapportages.

Tevens zijn er administratieve en budget neutrale begrotingswijzigingen doorgevoerd met betrekking tot de additionele bijdragen. Dit laatste betreft de bijstellingen van de budgetten waar een additionele vergoeding tegenover staat. Dit zijn de aanvragen die niet behoren tot de standaard dienstencatalogus. De volledige kosten van dit maatwerk en/of meerwerk worden door de BVO Rijn en Braassem additioneel aan de betreffende gemeente doorberekend.

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 5 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

Programma ICT Wat hebben we bereikt? De BVO Rijn en Braassem heeft er ook in 2021 voor gezorgd dat de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem met behulp van ICT hun werkzaamheden hebben kunnen uitvoeren. Dat gaat - weten de direct betrokkenen - niet vanzelf, maar dat is steeds minder relevant. ICT en informatievoorziening is een basisvoorziening geworden. Met het aantreden van het compleet nieuwe MT is hard gewerkt aan het verbeteren van de klant – leverancier relatie met Solvinity. Deze kenmerkte zich nog te veel in een “wij – zij” verhouding. Er is door beide kanten veel tijd en energie in gestoken om dit te transformeren naar een “partnerschap relatie”. Dat heeft geresulteerd in een veel betere sfeer en het veel constructiever onderhouden van de communicatie. Het belangrijkste resultaat in deze is af te meten aan het beslechten van het dispuut betreffende “lifecycle management”. Hierdoor is er ook bij de BVO Rijn en Braassem collega’s meer rust ontstaan. Hun waardering over Solvinity is gestegen van een 5,5 naar een 7,0. De BVO Rijn en Braassem ziet de verdere samenwerking met Solvinity dan ook met vertrouwen tegemoet, waarbij verdere verbeteringen op diverse samenwerkingsvlakken kunnen worden gerealiseerd. Zoals hiervoor aangegeven zijn de gesprekken met onze outsourcingspartner om uit het dispuut rond lifecycle management te komen succesvol verlopen.

Beide partijen hebben vrede met de uitkomst en de financiële consequenties ervan passen binnen de meerjaren begrotingskaders van de BVO Rijn en Braassem. Met het einde aan deze langslepende en energievretende kwestie, is ook een gang naar een onafhankelijke geschillencommissie afgewend. Het belangrijkste project in 2021 was de vervanging van het zaaksysteem van Green Valley door het nieuwe zaaksysteem van Djuma. Met een aantal hick-ups, maar dat schijnt er altijd bij te horen is, hebben we dit met elkaar (de leverancier, Solvinity, beide gemeenten en de BVO Rijn en Braassem) op tijd en net niet binnen het budget (een overschrijding van € 6.000 op een budget van een miljoen) gerealiseerd. In 2022 is fase 2 aan de orde en dan zal worden nagedacht over het uitrollen van nieuwe functionaliteiten. Vanuit de beide gemeenten wordt daarvoor een project opgezet. In het kielzog van dit project zijn voor beide gemeenten ook een contentmanagement applicatie en een applicatie voor Melding openbare ruimte geïmplementeerd. Dat niet alle aanbestedingen goed gaan is bij de uitrol van het nieuwe systeem voor de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) gebleken. De BAG applicatie ondersteunt beide gemeenten bij haar wettelijke uitvoeringstaak. Helaas hebben we na een aantal discussies en gesprekken de leverancier in gebreke moeten stellen en is de overeenkomst uiteindelijk ontbonden.

Juridisch gezien gaat dit wellicht nog wel een staartje krijgen in 2022. De uitvoering van onze wettelijke taak is niet in gevaar geweest, omdat we het aflopende contract met de vorige leverancier gelukkig hebben kunnen verlengen. Hierdoor kunnen de werkzaamheden gewoon doorgaan. In 2021 zijn ook de mobiele telefoons binnen de gemeente Alphen aan den Rijn vervangen. Passend bij de ontwikkeling die de BVO Rijn en Braassem doormaakt om meer regie te nemen en minder zelf te doen, is de vervanging voor een groot deel uit handen gegeven. Dit is zo goed bevallen dat we dit in 2022 - als de vervanging van de mobiele telefoons in Kaag en Braassem aan de orde is – wederom gaan doen. Verder is er focus geweest op het eerste deel van het centralisatie project. Er is binnen en met de BVO Rijn en Braassem onderzocht wat er komt kijken bij het centraal in beheer nemen van een decentrale applicatie. Hierbij is er instrumentarium ontwikkeld om dat ook daadwerkelijk te gaan doen. In 2022 richt het project zich meer op

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 6 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

beide gemeenten en in Q2 zal naar verwachting de eerste van de inmiddels ruim 80 decentrale applicaties naar de BVO Rijn en Braassem overgaan. In 2021 is voor het eerst na de uitbesteding van de ICT infrastructuur de wettelijk verplichte gezamenlijke uitwijktest gedaan. Tijdens deze test is in twee dagen het scenario getest dat door een calamiteit in het rekencentrum van onze outsourcingspartner de bedrijfsapplicatie van beide gemeenten niet meer beschikbaar waren en naar een ander rekencentrum moest worden uitgeweken. De test is geslaagd en heeft een aantal verbeterpunten opgeleverd, die in het draaiboek zijn verwerkt. Naast de standaard dienstverlening is er in 2021 voor ruim € 1.500.000 aan additionele diensten geleverd aan beide gemeenten. Dit bedrag is substantieel hoger dan in 2020. Dit heeft te maken met extra kosten gerelateerd aan een aantal nieuwe projecten zoals de Omgevingswet, de MOR e.a. Ook de kosten gerelateerd aan Covid-19 (extra laptops) spelen hierbij een rol. En last but not least is door de BVO Rijn en Braassem met beide gemeenten intensief en constructief samengewerkt aan het tot stand komen van een gedragen producten- en dienstencatalogus (PDC) waarin de gewenste duidelijkheid wordt geboden over de (standaard) dienstverlening van de BVO Rijn en Braassem. De PDC is door het bestuur vastgesteld.

Een gedetailleerde uitwerking van de diensten met afspraken over de niveaus van dienstverlening, prestatie indicatoren, kwaliteitseisen en de verantwoording daarover aan beide gemeenten zullen in een Service Level Agreement (SLA) worden opgenomen. Deze SLA – waar nu ook aan wordt gewerkt - zal ook in nauwe samenwerking met beide gemeenten worden opgesteld.

Wat heeft het gekost? Bedragen in € 1.000 Onderdeel Lasten

Programma ICT Functioneel- en gegevensbeheer Staf PJ0006-Impl ementatie nieuw Zaaksysteem

Rekening 2020 Baten

Saldo

Primitieve begroting 2021 Lasten Baten Saldo

Begroting na wijziging 2021 Lasten Baten Saldo

Rekening 2021 Baten Saldo

Lasten

Verschil

2.151

278

1.873

1.577

1.576

3.140

1.476

1.664

3.086

1.496

1.590

1.965 0 186

92 0 186

1.873 0 0

1.577 0 0

1 0 0

1.576 0 0

2.275 51 814

662 0 814

1.613 51 0

2.266 0 820

676 0 820

1.590 0 0

24 51 0

Binnen het Programma ICT is een voordelig saldo gerealiseerd ten opzichte van de begroting. Dit betreft een onderbesteding bij Functioneel Beheer van 13K op de detacheringskosten en 11K op het onderhoud van Ruimtelijke Ordening. Bij het onderdeel Staf betreft dit hoofdzakelijk de vrijval ten gunste van de exploitatie van de boekwinst van de iPhones. De implementatie van het nieuwe zaaksysteem wordt in de volgende paragraaf “Incidentele baten en lasten binnen het programma ICT” verantwoord.

Incidentele baten en lasten binnen programma ICT De volgende baten en lasten binnen het programma ICT zijn incidenteel: Bedragen in € 1.000

Prim.begr.

Na wijz.

Rekening

Prim.

Na wijz.

Rekening

Programma ICT

814

820

814

820

PJ0006-Implementatie nieuw Zaaksysteem

0 0

814 814

820 820

0 0

814 814

820 820

In c iden teel s aldo

Binnen het Programma ICT zijn ook de incidentele lasten en baten van de implementatie van het nieuwe zaaksysteem verantwoord. Voor dit zaaksysteem is een extra vergoeding vooruit ontvangen in 2020 van beide deelnemende gemeenten van in totaal € 1.000.000. Het zaaksysteem project is in november 2021 afgerond met een kleine overschrijding van € 6K. Deze extra lasten zijn in de exploitatie van 2021 verwerkt.

Overhead

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 7 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

Bij de herziening van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) is vastgelegd dat kosten zoveel mogelijk direct moeten worden toegerekend aan de betreffende taken/activiteiten. Dit betekent dat alle bedrijfskosten die direct verbonden zijn aan activiteiten/taken/producten in de betreffende taakvelden moeten worden begroot en verantwoord. Conform deze voorschriften worden de baten en lasten van overhead centraal onder een afzonderlijk taakveld geregistreerd (taakveld 0.4 Overhead). Onder "overhead” wordt verstaan: het geheel van functies en activiteiten gericht op sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Veel ICT-activiteiten vallen onder overhead. Bedragen in € 1.000 Onderdeel Lasten

Overhead Client Front End Client Front End Office Fixed Voice Mobile Communications Network Management Office Back-End Printing Services Security Management Database Management Server Management ICT-Basis Dienstverlening Technisch Beheer overig Functioneel- en gegevensbeheer Staf Covid-19 Bijdrage Alphen aan den Rijn Bijdrage Kaag en Braassem Additionele bijdrage Alphen aan den Rijn Additionele bijdrage Kaag en Braassem

Rekening 2020 Baten

Primitieve begroting 2021 Lasten Baten Saldo

Saldo

Begroting na wijziging 2021 Lasten Baten Saldo

Lasten

Rekening 2021 Baten Saldo

Verschil

10.225

11.814

-1.589

9.698

11.275

-1.577

10.418

12.082

-1.664

10.793

12.080

-1.287

-377

548 521 18 68 314 -5 95 37 55 15 3.527 1.654 2.121 1.155 103 0 0 0 0

1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 22 5 0 103 8.874 2.147 582 80

548 521 18 68 314 -5 95 37 55 15 3.525 1.632 2.116 1.155 0 -8.874 -2.147 -582 -80

581 232 105 76 190 0 46 0 38 15 3.501 1.061 1.699 2.154 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9.047 2.207 21 0

581 232 105 76 190 0 46 0 38 15 3.501 1.061 1.699 2.154 0 -9.047 -2.207 -21 0

470 267 28 76 190 0 146 0 68 15 3.682 1.039 2.367 2.058 13 0 0 0 0

0 1 0 0 0 0 35 0 0 0 117 204 448 9 13 9.047 2.207 0 0

470 266 28 76 190 0 111 0 68 15 3.564 834 1.920 2.048 0 -9.047 -2.207 0 0

470 534 27 70 327 0 84 0 68 15 3.773 1.028 2.422 1.963 13 0 0 0 0

0 1 0 0 0 0 35 0 0 0 115 204 448 9 13 9.047 2.207 0 0

470 533 27 70 327 0 49 0 68 15 3.658 824 1.974 1.953 0 -9.047 -2.207 0 0

0 -267 1 7 -137 0 62 0 0 0 -93 10 -54 95 0 0 0 0 0

In onderstaande tabel worden de geraamde lasten van het cluster “staf” gespecificeerd: Bedragen in € 1.000 Onderdeel Staf

Rekening 2020 Lasten

Baten

Primitieve begroting 2021 Saldo

Lasten

Baten

Begroting na wijziging 2021

Saldo

Lasten

Baten

Rekening 2021

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

Verschil

Detachering Staf en Advies en Beleid

800

655

Personeel van derden

156

Afschrijvingen

772

913

805

795

Opleidi ngen

Bedrijfsvoeringskosten

129

244

183

Security Management

132

126

123

Bank- en accountantskosten

Rentelasten Vreemd Vermogen

-10

Diverse kleine uitgaven

Overige inkomsten

-9

Overige kleine uitgaven

1.155

2.154

2.058

2.048

1.963

1.953

Toelichting Binnen Staf is er onderschrijding op het budget van € 94.996,26. De onderbesteding betreft hoofdzakelijk de post bedrijfsvoeringskosten. Deels komt dit door het wegvallen van de interne kosten voor ondersteuning door het bestuurssecretariaat, maar ook de externe juridische kosten zijn dit jaar lager uitgevallen dan vorig jaar. Bankkosten worden nagenoeg niet gemaakt en er is minder besteed aan opleidingen.

In onderstaande tabel worden de geraamde baten en lasten van overhead inzichtelijk gemaakt naar soort uitgaven: Bedragen in € 1.000 Specificatie Overhead en Treasury

Rekening 2020 Lasten

Afschrijvingen Ingeleend personeel Overige goederen en diensten Rente (TV 0.5 treasury) Overige inkomsten Deelnemersbijdrage To ta al o v er he ad

Baten

Primitieve begroting 2021 Saldo

Lasten

Baten

Begroting na wijziging 2021

Saldo

Lasten

Baten

Rekening 2021

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

Verschil

1.381

1.619

1.283

2.321

2.603

2.389

2.346

-44

6.510

5.467

6.735

7.155

420

131

-131

828

-828

826

-826

11.683

-11.683

11.275

-11.275

11.254

-11.254

11.254

-11.254

10.225

11.814

-1.589

9.699

11.275

-1.576

10.418

12.082

-1.664

10.793

12.080

-1.287

377

Vennootschapsbelasting

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 8 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

De BVO Rijn en Braassem is een samenwerkingsverband. De wetgever heeft aangegeven het ongewenst te achten dat de voordelen die worden behaald met de activiteiten die door het samenwerkingsverband worden verricht in de heffing van de vennootschapsbelasting worden betrokken, terwijl de betreffende activiteiten niet zouden zijn belast of zouden zijn vrijgesteld indien geen sprake zou zijn van samenwerking en elk van de overheden de activiteiten zelf zou hebben uitgevoerd. Daar komt bij dat de BVO Rijn en Braassem geen winst nastreeft. Uitgangspunt is dan ook dat er met de activiteiten die door de BVO Rijn en Braassem zijn verricht geen sprake is van Vennootschapsbelastingplicht. De Belastingdienst heeft de BVO Rijn en Braassem uit het aangiftesysteem gehaald, de BVO Rijn en Braassem heeft dus geen aangifteplicht.

Onvoorzien De BVO Rijn en Braassem heeft geen post onvoorzien in de begroting en realisatie.

Overzicht incidentele baten en lasten Hieronder treft u aan het overzicht van de incidentele baten en lasten. Alleen baten en lasten die géén onderdeel zijn van het bestaande, structurele beleid worden hierin opgenomen. Hierbij kun je denken aan specifieke, eenmalige projecten. De belangrijkste posten per programma worden afzonderlijk gespecificeerd. De overige, minder belangrijke posten kunnen als een totaalbedrag per programma worden opgenomen. In 2021 was er één incidenteel project, te weten de implementatie van een nieuw zaaksysteem. De onderbouwing voor dit project is terug te vinden onder het kopje “Incidentele Baten en Lasten binnen Programma ICT”. Bedragen in € 1.000

Onderdeel

Incidentele baten Prim.begr. Na wijz. Rekening

Incidentele lasten Prim. Na wijz. Rekening

Programma ICT

800

814

820

800

814

820

PJ0006-Implementatie nieuw Zaaksysteem

800 800

814 814

820 820

800 800

814 814

820 820

In c identeel s ald o

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 9 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

Paragrafen Dit onderdeel van de begroting bevat de paragrafen die volgens het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) verplicht opgesteld moeten worden. Hiervoor gelden de bepalingen van de artikelen 9 tot en met 16 BBV. Een aantal van deze paragrafen is voor de BVO Rijn en Braassem niet van toepassing. De niet van toepassing zijnde paragrafen zijn: 

Lokale heffingen;



Verbonden partijen;



Onderhoud kapitaalgoederen;



Grondbeleid.

De volgende paragrafen zijn wel van toepassing: 

Weerstandsvermogen en risicobeheersing;



Bedrijfsvoering;



Financiering.

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Beleid Wij streven na om geen onnodige risico's te lopen en mits financieel verantwoord, zoveel mogelijk risico's af te dekken door verzekeringen. Risico's die niet worden afgedekt door een verzekering of een voorziening moeten worden opgevangen door de deelnemende gemeenten. Op termijn wordt dit wellicht opgevangen door beschikbare weerstandscapaciteit.

Weerstandsvermogen en weerstandscapaciteit Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen of waar na het treffen van maatregelen nog restrisico's overblijven. De verhouding wordt uitgedrukt in een ratio:

Weerstandscapaciteit = weerstandsvermogen Risico's In zekere zin is de BVO Rijn en Braassem vergelijkbaar met een gemeentelijke afdeling. Net zoals een gemeentelijke afdeling doorgaans niet over een eigen weerstandscapaciteit beschikt, kan ook de BVO Rijn en Braassem zonder weerstandscapaciteit. De gemeenten staan immers financieel garant voor de BVO Rijn en Braassem. Zonder weerstandscapaciteit heeft de BVO Rijn en Braassem wel bij iedere tegenvaller een extra financiële bijdrage van de gemeenten nodig. Een negatief eigen vermogen door een financiële tegenvaller is officieel niet toegestaan en kan bovendien knelpunten in betalingen veroorzaken. Gemeenten moeten dan aanzuiveren. Het ophalen van een extra financiële bijdrage bij gemeenten is arbeidsintensief. Het financieel tekort is soms al een voldongen feit en gemeenten moeten juridisch gezien uiteindelijk aanzuiveren. Om bureaucratie en een negatief bestuurlijk/maatschappelijk sentiment te voorkomen, heeft de BVO Rijn en Braassem toch eigen weerstandscapaciteit nodig. Dit stimuleert hiernaast het zelfsturend vermogen. Indien de BVO Rijn en Braassem geen weerstandscapaciteit aanhoudt, liggen de risico's bij de gemeenten en hebben de gemeenten dientengevolge een

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 10 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

hogere weerstandscapaciteit nodig. Positieve jaarsaldi worden toegevoegd aan de algemene reserve. De algemene reserve kan worden ingezet voor de risico's, waarbij snel handelen vereist is. Als de algemene reserve geen positief saldo heeft, worden extra kosten opgevangen door de deelnemende gemeenten. Omdat de risico's niet zijn gekwantificeerd en er geen weerstandscapaciteit is, is de ratio van het weerstandsvermogen niet bepaald.

Risico’s De BVO Rijn en Braassem is een gemeenschappelijke regeling van gemeenten die risicodrager zijn voor de investeringen, financiering en kostenbeheersing. De BVO Rijn en Braassem heeft beperkt eigen vermogen om risico’s op te vangen. Bij tekorten zorgen de deelnemende gemeenten ervoor dat de BVO Rijn en Braassem over voldoende middelen beschikt om aan zijn verplichting te voldoen. De BVO Rijn en Braassem heeft aan beide gemeenten aangegeven dat de kosten van onderhoud van ICT conform de markt zullen blijven stijgen en heeft getracht om in de begrotingsronde voor 2022 deze structurele stijging in haar meerjaren begroting onder te brengen middels een verhoging van € 1 per inwoner per jaar. Deze mitigatie van het financiële risico is door de gemeenten niet gehonoreerd. In de begrotingscyclus van 2023 zal de BVO Rijn en Braassem opnieuw met beide gemeenten dit reële financiële risico bespreken. De M&I ICT Benchmark Gemeenten 2021 (waarin een stijging van € 7 per inwoners is geconstateerd over het begrotingsjaar 2020) onderschrijft dit risico. Voor het begrotingsjaar 2022 zijn de materiële budgetten geïndexeerd met 1,1% en de personele budgetten met 1,4%.

Wetende dat de indexering van de verschillende leveranciers aanzienlijk hoger ligt dan deze 1,1% en dat in het principeakkoord tussen de vakbonden en de VNG een verhoging van de salarislasten van 3,9% is voorgesteld is de verwachting dat de hanteerde indexering ontoereikend zal zijn voor begrotingsjaar 2022. Bij vernieuwing wordt bij voorkeur gekozen voor Software als een Service (zogenaamde “SaaS”), Cloud oplossingen en uitbesteden, tenzij het financieel veel aantrekkelijker is om tot aanschaf over te gaan. Dit zorgt voor een andere manier van financieren en leidt tot het verschuiven van kapitaallasten naar exploitatiekosten. Het effect hiervan op de BVO Rijn en Braassem begroting is dat kosten eerder vallen dan voorheen en in volle hevigheid. De totale kosten blijven in de tijd echter gelijk, waardoor dus sprake is van een tijdelijk fenomeen. Het aantal mobiele devices is in 2021 opnieuw fors gestegen en vanwege de structurele aard van COVID-19 en hybride werken, is er in overleg met beide gemeenten inmiddels gekozen voor een “Laptop tenzij” beleid. Het vervangen van deze mobiele devices, die veelal sneller aan vervanging toe zijn dan vaste ICT-middelen, legt een beslag op het investeringsbudget en het beheer van deze devices is tijdsintensiever (dus kostbaarder). Met beide gemeenten zal in 2022 worden onderzocht wat het structurele effect op de begroting zal zijn.

COVID-19 heeft nog steeds impact op de BVO Rijn en Braassem. De BVO Rijn en Braassem sluit aan bij het beleid dat door de crisisorganisaties van de aangesloten gemeenten wordt vastgesteld en probeert zoveel mogelijk continuïteit van de reguliere werkzaamheden en van noodzakelijke (digitale) besluitvorming te ondersteunen, die veelal van uit huis plaatsvinden. Daarvoor zijn de nodige maatregelen getroffen. Personeelsuitval was en is een groot risico dat de BVO Rijn en Braassem loopt aangezien haar dienstverlening hoog kennisintensief is. Er is vanuit het management aandacht voor de medewerkers en de complexe werksituatie waarin de BVO Rijn en Braassem collega’s zich bevinden. Er wordt maatwerk toegepast om zoveel mogelijk tegemoet te komen aan de individuele situatie van medewerkers. Er is tot nu toe geen discontinuïteit in de dienstverlening geweest door uitval van BVO Rijn en Braassem personeel als gevolg van COVID-19, maar het risico is nog steeds aanwezig. Met

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 11 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

de komst van overheidsbeleid (waaronder vaccinaties) is dit risico wel beheersbaarder geworden. De BVO Rijn en Braassem bereidt zich met de gemeenten voor op een werkelijkheid waarin COVID-19 zal blijven en er permanent hybride zal worden gewerkt. Na het opzeggen van de overeenkomst met de leverancier van de BAG applicatie wegens wanprestatie, is een juridisch meningsverschil ontstaan omdat de leverancier de ontbinding onrechtmatig acht. De totale schadelast is door de BVO becijfert op ruim € 100K voor de BVO Rijn en Braassem en beide gemeenten. Het betreft vooral uren en deze kosten zijn ten laste van de exploitatie van 2021 gekomen. Met het nakomen van de contractverplichtingen (contractperiode 3 jaar) zijn jaarlijks ongeveer € 20K aan licentiekosten gemoeid.

Basis-set financiële kengetallen vanuit BBV In de voorschriften (het BBV) is opgenomen dat er een aantal financiële kengetallen aan de begroting en de jaarrekening moet worden toegevoegd om zo makkelijker inzicht te geven in de financiële positie. De kengetallen maken inzichtelijk over hoeveel (financiële) ruimte de gemeenschappelijke regeling beschikt om structurele en incidentele lasten te kunnen dekken of opvangen. Ze geven inzicht in de financiële weerbaarheid en wendbaarheid.

Kengeta l

Ja arrekeni ng 2021

netto s chul dquote

22,53%

netto s chul dquote gecorrigeerd voor al l e vers trekte l eni ngen

22,53%

s ol va bi l i tei ts ra tio

0,00%

grondexpl oi tati e

Ni et va n toepas s i ng

s tructurel e expl oi tatierui mte bel a s tingca paci tei t

0% Ni et va n toepas s i ng

Netto schuldquote Dit cijfer geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft dus een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Een laag percentage is gunstig. De signaalwaarden voor de effectieve netto schuldquote bedragen 90% en 120%: Tot de grens van 90% is het signaal ‘groen’. Bij het overschrijden van de grens van 90% springt het licht voor de effectieve netto schuldquote op ‘oranje’. Bij het overschrijden van de signaalwaarde van 120% springt het licht op ‘rood’ en is sprake van een relatief hoge schuld.

Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Omdat bij leningen onzekerheid kan bestaan of ze allemaal worden terugbetaald, wordt dit kengetal zowel berekend inclusief als exclusief de doorgeleende gelden. Zo wordt duidelijk wat het aandeel van de verstrekte leningen in de exploitatie is en wat dit betekent voor de schuldenlast. Hoe lager deze percentages, hoe beter. De signaalwaarden voor de effectieve netto schuldquote bedragen 90% en 130%: Tot de grens van 90% is het signaal ‘groen’. Bij het overschrijden van de grens van 90% springt het licht voor de effectieve netto schuldquote op ‘oranje’. Bij het overschrijden van de signaalwaarde van 130% springt het licht op ‘rood’ en is sprake van een relatief hoge schuld.

Solvabiliteit

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 12 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

Dit cijfer geeft inzicht in de mate waarin de BVO Rijn en Braassem in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger dit percentage, hoe gunstiger dit is voor de financiële weerbaarheid van de gemeente. Dit cijfer geeft dus een soort toekomstvisie weer. Omdat de BVO Rijn en Braassem geen bestemmingsreserves heeft, is dit percentage laag. Dit betekent in dit geval echter niet dat de BVO Rijn en Braassem minder in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen en risico loopt, want de deelnemers zullen er steeds zorg voor dragen dat de BVO Rijn en Braassem te allen tijde over voldoende verplichtingen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen doen.

Grondexploitatie De boekwaarde van de voorraden grond moet worden terugverdiend bij de verkoop. Kenmerkend voor grondexploitaties is dat de looptijd meerdere jaren is. Naarmate de inkomsten verder in de toekomst liggen, brengt dit meer rentekosten en risico’s met zich mee. Een grondexploitatie van 10% of hoger wordt beschouwd als kwetsbaar. Dit kengetal is niet van toepassing voor de BVO Rijn en Braassem (geen grondexploitaties).

Structurele exploitatieruimte Dit cijfer helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Wanneer dit cijfer negatief is, betekent het dat het structurele deel van de begroting onvoldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen.

Belastingcapaciteit Dit cijfer geeft inzicht in hoe de belastingdruk in de organisatie zich verhoudt ten opzichte van het landelijk gemiddelde. Als dit percentage laag ligt, betekent het dat de organisatie meer inkomsten uit belastingen zou kunnen verwerven. Of dit wel of niet gebeurt is een beleidskeuze. Dit kengetal is niet van toepassing voor de BVO Rijn en Braassem (geen belastingheffing).

Bedrijfsvoering Doelstelling De BVO Rijn en Braassem heeft als primaire verantwoordelijkheid de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem in staat te stellen om met stabiele, veilige, snelle, up-to-date zijnde informatietechnologie haar taken naar behoren uit te kunnen voeren. Zij is als ICT Fabriek verantwoordelijk voor de “run” van de informatievoorziening. Daarnaast is de BVO Rijn en Braassem zo georganiseerd dat op verzoek van beide gemeenten snel en adequaat kan worden geholpen bij het aangaan van nieuwe of gewijzigde uitdagingen (“change”) op het gebied van informatievoorziening. De BVO Rijn en Braassem levert vanuit haar vak expertise en onder regie van beide gemeenten ook een bijdrage aan “Innovatie” op het gebeid van informatievoorziening en ICT.

Organisatie De BVO Rijn en Braassem heeft zelf geen personeel in dienst. Arbeidskrachten worden gedetacheerd vanuit de gemeente Alphen aan den Rijn. Ook ondersteuning op het gebied van de financiële administratie (deels), de personeels- en salarisadministratie, ondersteuning bij juridische zaken en inkoop en aanbesteding worden door de gemeente Alphen aan den Rijn verzorgd. Jaarlijks worden naast de begroting en jaarrekening drie kwartaalrapportages opgesteld en aangeboden aan de deelnemende gemeenten.

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 13 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

Bedrijfsvoeringaspecten in 2021 Als gevolg van het besef bij beide gemeenten dat zij samen één opdrachtgever voor de BVO Rijn en Braassem zijn is in 2021 de governance rond informatievoorziening en de ambtelijke aansturing van de BVO Rijn en Braassem, geheel in lijn met wat in de taskforce in 2020 was geadviseerd, aangepast. De opdrachtgeversrol/opdrachtnemersrol wordt duidelijk vorm gegeven binnen de gemeenten en de BVO Rijn en Braassem beperkt zich tot een opdrachtnemersrol als ICT fabriek. Dit doet zij met een transparante en voorspelbare bedrijfsvoering en met duidelijke afspraken over de (standaard) dienstverlening (beschreven in een Producten- en Dienstencatalogus, of wel PDC) en service niveau afspraken. Door de duidelijkheid in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden is ook de samenwerking in 2021 significant beter geworden. Het CIO Office en de BVO Rijn en Braassem trekken samen op om beide gemeentelijke organisaties mee te nemen in het adopteren van het gedachtengoed dat informatievoorziening een veel omvattend business thema is, dat meer dan alleen ICT en actief eigenaarschap bij de business vergt. In 2022 zal verder worden gegaan op de ingeslagen weg. De komst van de nieuwe directie binnen de gemeente Alphen aan den Rijn in september heeft een enorme impuls gegeven aan deze andere manier van werken en het veranderde gedachtengoed.

De contractadministratie/ contractenbank in Topdesk en het contractmanagement van de BVO Rijn en Braassem zijn in 2021 verder op orde gebracht. Daarbij is er onder andere focus geweest op de verwerkersverklaringen en het bijbehorende verwerkersregister. Bij de inkoop aan de voorkant wordt nu een verplicht standaard proces gehanteerd, waardoor alle vinkjes kunnen worden gezet achter verplichte stappen en de op te leveren documentatie. Inmiddels zijn alle spelers binnen de BVO Rijn en Braassem op de hoogte gebracht middels workshops. Iedere kwartaal krijgt en bespreekt het MT de zogenaamde “spendanalyse” waarin ook een meerjaren blik mogelijk is geworden op de aflopende contracten. Uit de interne controle op de inkoopdossiers blijkt dat daar waar er nog zaken ontbreken, het vooral om dossiers uit het verleden gaat. Verder is inmiddels gebleken dat er een structurele behoefte bestaat aan inkoopcompetenties op het gebied van ICT binnen de BVO Rijn en Braassem. In overleg met het team van JZI van de gemeente Alphen aan den Rijn zal worden onderzocht hoe deze vraag structureel geadresseerd kan worden. In 2021 is er een Interne Controle opgezet voor de processen Inkoop, Debiteuren en Crediteuren in overleg met het Verbijzonderde Interne Controle (VIC) team van Alphen aan den Rijn. Aan een interne controle voor het proces Treasury wordt nog gewerkt.

Ieder kwartaal, ingaande 2022, zal de financieel adviseur een interne controle doen en daarover rapporteren aan het MT van de BVO Rijn en Braassem.

Financiën Na de vervelende last minute tegenvaller over 2020 is een aantal verbeteringen aangekondigd en doorgevoerd in de processen en de financiële administratie, waardoor de BVO Rijn en Braassem meer in control is (tijdigheid en voorspelbaarheid) en de administratie steeds meer BBV waardig (compliance) is: 

De detacheringskosten worden op maandbasis afgerekend met de gemeente Alphen aan den Rijn;



De inhuur via Flextender vanuit Alphen aan den Rijn wordt direct door belast naar de BVO Rijn en Braassem;



De additionele diensten worden maandelijks aan beide klanten gefactureerd, nadat de prestatie geleverd is;



In 2021 komen de inkomsten van additionele diensten binnen de administratie in hetzelfde jaar binnen als dat de uitgaven zijn gedaan, waardoor er een beter inzicht ontstaat;



Alle begrotingswijzigingen worden toegelicht aan en geaccordeerd door het bestuur;

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 14 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden



Er wordt pas een verplichting aangegaan als er ook dekking is en alle verplichtingen worden geregistreerd in de financiële administratie;



Voor het tijdig vastleggen van jaarlijks terugkerende verplichtingen, zodat een accurate stand van zaken en prognose gegeven kan worden, zijn afspraken gemaakt. In 2021 liepen we nog tegen de oude situatie en werkwijze aan. Voor het jaar 2022 en verder zijn deze jaarlijkse verplichtingen geïnventariseerd en deze zullen vooraf in het financiële systeem worden ingevoerd.

De nieuwe werkwijze vraagt wel een omslag in denken. Het belang van inzicht en overzicht is zoveel mogelijk vertaald naar het ownership beleggen bij MT leden en het belang ervan bij de medewerkers duiden. Bij goed rentmeesterschap hoort ander gedrag.

Personeel De BVO Rijn en Braassem is georganiseerd in 2 teams: het team Beleid en Regie Informatie Voorziening (BRI) en het team Functioneel Beheer (FB). Binnen het team Beleid en Regie Informatie Voorziening (BRI) is het vrij rustig gebleven in 2021 op het gebied van de personele mutaties. Er is medio 2021 afscheid genomen van een medewerker van de ICT Servicedesk. Aan het eind van het jaar is de CISO naar een andere organisatie vertrokken, waar ze een hele mooie uitdaging is aangegaan. Voor beiden is inmiddels succesvol vervanging aangenomen, met de kanttekening dat de CISO per 1 februari 2022 start. Los van deze mutaties als gevolg van verloop is eind 2021 de bezetting op de ICT Servicedesk met 2 nieuwe medewerkers uitgebreid. Een maatregel die, mede door de uitbreiding van de ondersteuning in het kader van COVID-19 en thuiswerken, absoluut noodzakelijk was. Tot slot is binnen het team BRI, waarin tevens de medewerkers van het CIO Office de teamleider BRI als Pmanager hebben, het CIO Office significant uitgebreid. Begin 2021 bestond het CIO Office uit 5 medewerkers. Eind 2021 is dit aantal gegroeid naar 9 door het invullen van de nieuwe functies van Project Portfolio Manager en 3 Information Security Officers (ISO’s).

Mede door de sterke groei van het aantal medewerkers van het CIO Office en het feit dat het CIO Office aan de opdrachtgeverskant opereert, wordt gekeken of de P-management taak bij een onderdeel van de gemeente Alphen gaat worden belegd. Ook bij Functioneel Beheer zijn een aantal personele mutaties geweest. Door pensionering hebben we afscheid genomen van één medewerker. Er zijn een aantal collega’s bijgekomen ter vervanging van mensen die weg zijn gegaan of vanwege nog openstaande vacatures. Er zijn ook een aantal mensen van domein gewisseld en er is door interne sollicitaties wat heen en weer geschoven tussen de teams BRI en FB. En er zijn een aantal collega’s die ouderschaps-/zwangerschapsverlof hebben opgenomen. Eind 2021 zijn we gestart met de werving van een aantal extra functioneel beheerders, deels doordat er vanuit het project Centralisatie van de decentraal beheerde applicaties verwacht wordt dat er extra mensen nodig zijn, maar ook omdat een aantal domeinen onder bemenst is waardoor de druk op de mensen die “ervan zijn” steeds hoger wordt.

Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 15 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

Tijdens het jaarrekeningproces 2020 is door de accountant aangegeven dat de administratieve/budget neutrale begrotingswijzigingen ook door het bestuur moeten worden goedgekeurd. In 2020 en voorgaande jaren was dit niet het geval. In 2021 is dit punt opgepakt en zijn alle begrotingswijzigingen door het bestuur vastgesteld. In 2021 is opnieuw een negatief exploitatieresultaat geboekt. In tegenstelling tot 2020 is het bestuur wel aan het begin van 2021 op de hoogte gesteld van het verwachte negatieve resultaat. Omdat het werkelijke resultaat wel binnen de verwachting lag en eigenlijk pas na de afsluiting van het boekjaar bekend is geworden, zal het bestuur hier nog een definitief besluit op dienen te nemen. Conform de vervangingskalender zou in 2021 de meervoudig onderhandse uitvraag en implementatie van een middleware component hebben moeten plaatsvinden. Door verschillende oorzaken was dit in 2021 niet realistisch en is door het bestuur in april 2021 akkoord gegeven op het verlengen van de bestaande overeenkomst en het parallel daaraan te starten met de uitvraag via de software reseller. Hierdoor zal de implementatie in 2022 plaatsvinden. Met de verlenging ontstond een onrechtmatigheid.

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 16 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

Financiering Beleid Het beleid van financieren van de BVO Rijn en Braassem is gericht op: 

het voorzien in de financieringsbehoefte van de BVO Rijn en Braassem op korte en lange termijn;



het uitvoeren van de treasury functie. Taken hiervan zijn het besturen en bewaken van de inkomende en uitgaande geldstromen, het beheersen van de daaraan verbonden kosten (tarifering), het minimaliseren van de daaraan verbonden risico's (renterisico en valutarisico) en het optimaliseren van het rendement van beschikbare liquiditeiten.

De BVO Rijn en Braassem verkrijgt haar financiële middelen door de gemeentelijke bijdragen van de deelnemende gemeenten. De BVO Rijn en Braassem heeft alleen een financieringsbehoefte voor de aanschaf van ICT-investeringen. Per 7 november 2018 is hiervoor een vaste geldlening aangetrokken tegen 0,32%. Deze lening heeft een looptijd van 5 jaar. Het beleid en de uitvoering van de financiering moet - zoals bij alle overheidsinstanties - voldoen aan de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) en de Financiële verordening. Het vaststellen van aanvullende regelgeving zal in 2022 verder worden opgepakt. Denk hierbij aan een verkort Treasury statuut, met relevante artikelen voor de BVO Rijn en Braassem. Sinds 2013 is de regeling met betrekking tot schatkistbankieren van kracht. Deze regeling bepaalt dat overtollige middelen afgestort worden in 's Rijks schatkist. In 2021 hebben wij deze afstortingen verricht.

Kasgeldlimiet en renterisiconorm Bedragen in € 1.000

Kas gel dl i mi et

2021

Begrotings tota al

11.275

Percenta ge

8,20%

Kas gel dl i mi et

925

Voor 2021 is de kasgeldlimiet vastgesteld op € 925.000. Dit betekent dat gemiddeld per kwartaal niet meer dan € 925.000 zou mogen worden gefinancierd. De BVO Rijn en Braassem mag zelf geen kortlopende geldleningen afsluiten en als er een tekort dreigt te ontstaan, dan wordt dit tekort opgevangen door beide gemeenten. Er zijn in 2021 dan ook geen korte geldleningen afgesloten en er is derhalve voldaan aan het kasgeldlimiet.

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 17 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

Bij het aantrekken van een langlopende financiering stelt de wet FIDO een norm; de renterisiconorm. Hiermee wordt beoogd het renterisico bij herfinanciering te beheersen. De norm houdt in dat de jaarlijkse aflossingen en renteherzieningen van de bestaande leningenportefeuille jaarlijks niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal, met een minimum van € 2.500.000. Bedragen in € 1.000

Renteri s i conorm

2021

Begrotings tota al

11.275

Percenta ge

20,00%

Renteri s i conorm (mi ni ma al € 2,5 mi l joen)

2.500

Er is in 2021 voor € 1.064.000 afgelost en is er geen rente herzien. De renterisiconorm is € 2.500.000, waardoor in 2021 is voldaan aan de renterisiconorm met een ruimte van € 1.436.000.

Financierings- en renteresultaat In 2021 is er een rentepercentage gehanteerd van 0,39%. Op advies van de commissie BBV is het renteschema in de paragraaf Financiering opgenomen (zie hieronder). Hiermee wordt inzicht gegeven in de rentelasten externe financiering, het renteresultaat en de wijze van rentetoerekening.

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 18 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

Bedragen in €

Rentes chema jaa rrekening 2021 a - Externe rentel as ten over de korte en lange financiering korte rente lange rente, huidige leningen b - Externe rentebaten Totaal door te rekenen rente c - Doorberekeni ng aan grondexploia tie Sal do door te rekenen externe rente d - Rente over eigen vermogen en voorzieningen

1-jan 0 9.720

3.192.000 leningen

0,39%

2.497.492

nvt 9.720 nvt 9.720 nvt

De aan ta akvelden toe te rekenen rente

9.720

e - De werkelijk a an taa kvelden toegerekende rente

9.720

f - Renteres ultaa t, onderdeel i n het ta akveld treas ury

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

0,30%

activa

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 19 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

Jaarrekening De balans per 31 december 2021 Bedragen in €

Activa

31-12-2020

31-12-2021

Vaste activa Materiële vaste activa

2.968.738

2.497.492

Investeringen met een economisch nut - Overige investeringen met een economisch nut

2.968.738

Totaal vaste activa

2.497.492 2.968.738

2.497.492

1.566.626

2.186.348

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen

956.079

232.624

Rekening-courant verhoudingen met het Rijk

610.547 0

1.953.724 0

Overige vorderingen Liquide middelen Banksaldi Overlopende activa Van Europese of Nederlandse overheden nog te ontvangen spec.uitkeringen

199.804 199.804

499.987 499.987

997.416

1.239.939

Overige nog te ontvangen en vooruitbetaalde bedragen

724.590

922.223

Te vorderen exploitatiesaldo

272.826

317.716

Totaal vlottende activa

2.763.846

3.926.274

Totaal activa

5.732.585

6.423.766

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 20 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

Bedragen in €

Passiva

31-12-2020

31-12-2021

Vaste passiva Eigen vermogen

Algemene reserve

15.118 15.118

Bestemmingsreserves

Gerealiseerde resultaat (na verrekening)

Vaste schulden met een rente typische looptijd > 1 jaar

3.192.000

2.128.000

Onderhandse leningen van: -Binnenlandse banken en overige financiele instellingen Waarborgsommen

3.192.000

2.128.000

Totaal vaste passiva

3.192.000

2.143.118

1.264.733

362.907

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd < 1 jaar Overige kasgeldleningen Banksaldi Overige schulden

0 0

1.264.733

362.907

Overlopende passiva - Van overheidslichamen ontvangen voorschotten

1.275.852

3.917.741

- Nog te betalen bedragen

452.648

557.455

- Vooruit ontvangen bedragen

823.204

3.360.286

Totaal vlottende passiva

2.540.585

4.280.648

Totaal passiva

5.732.585

6.423.766

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 21 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

Het overzicht van baten en lasten over 2021 Bedragen in €1.000 Onderdeel Lasten

Programma ICT Functioneel- en gegevensbeheer Staf PJ0006-Impl ementatie nieuw Zaaksysteem

Algemene dekkingsmiddelen Overhead

Rekening 2020 Baten

Primitieve begroting 2021 Lasten Baten Saldo

Saldo

Begroting na wijziging 2021 Lasten Baten Saldo

Lasten

Rekening 2021 Baten Saldo

Verschil

2.151

278

1.873

1.577

3.140

1.476

1.664

3.086

1.496

1.590

1.965

1.873

1.577

2.275

662

1.613

2.266

676

1.590

74 24

186

814

820

0 9.698

0 11.275

0 -1.577

0 10.418

0 12.082

0 -1.664

0 10.793

0 12.080

0 -1.287

10.225

11.814

0 -1.589

Client Front End

548

581

470

Client Front End Office

521

232

267

266

534

533

-267

Fixed Voice

105

Mobile Communications

Network Management

314

190

327

-137

-377

Office Back-End

-5

Printing Services

146

111

Security Management

Database Management

Server Management

ICT-Basis Dienstverlening

3.527

3.525

3.501

3.682

117

3.564

3.773

115

3.658

-93

Technisch Beheer overig

1.654

1.632

1.061

1.039

204

834

1.028

204

824

Functioneel- en gegevensbeheer

2.121

2.116

1.699

2.367

448

1.920

2.422

448

1.974

-54

Staf

1.155

2.154

2.058

2.048

1.963

1.953

103

Bijdrage Alphen aan den Rijn

8.874

-8.874

9.047

-9.047

9.047

-9.047

9.047

-9.047

Bijdrage Kaag en Braassem

2.147

-2.147

2.207

-2.207

2.207

-2.207

2.207

-2.207

Additionele bijdrage Alphen aan den Rijn

582

-582

-21

Additionele bijdrage Kaag en Braassem

-80

0 0 12.376 0 0 0 12.376

0 0 12.092 11

0 0 284 -11

0 0 11.275 0

0 0 0 0

0 0 13.558 0 0 0 13.558

0 0 13.558 0

0 0 0 0

0 0 13.576 0

13.558

13.894

13.576

0 0 303 15 15 0 318

0 0 13.879 15 15

Covid-19

Vennootschapsbelasting Onvoorzien Totaal Lasten en Baten Mutaties reserves Toevoegingen Onttrekkingen

Exploitatiesaldo Te verrekenen exploitatiesaldo

Saldo

-11

12.103

273

11.275

273

-273

318

-318

318

12.376

11.275

13.558

13.894

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

-303 -15 -15 0

-318

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 22 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

De toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en overige toelichtingen Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) daarvoor geeft.

Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.

WNT Voor de uitvoering van de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen in de (semi)publieke sector (WNT) heeft de BVO Rijn en Braassem zich gehouden aan de Beleidsregel toepassing WNT en deze als normenkader bij het opmaken van deze jaarrekening gehanteerd.

Balans Vaste activa De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. De investeringen worden op de eerste dag van het jaar volgend op het jaar waarin de investering bedrijfsvaardig is opgeleverd lineair afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur, waarbij rekening wordt gehouden met eventuele restwaarde. We hanteren hierbij een restwaarde van 0. De afschrijvingen vinden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar plaats. Bij investeringen op software en gebruiksrechten (licenties) worden bepalingen van de BBV in acht genomen. Software (als afzonderlijke actief) valt onder de materiële activa als bedoeld in artikel 35, lid 1a. Ook gebruiksrechten op software voor onbepaalde duur vallen onder de materiële vaste activa als bedoeld in artikel 35, lid 1a. Bij gebruiksrechten wordt onderscheid gemaakt tussen onbepaalde duur en bepaalde duur. Gebruiksrechten voor onbepaalde tijd worden gecategoriseerd en verwerkt als materiële vaste activa (activeren).

Indien sprake is van gebruiksrechten voor bepaalde tijd (meerdere jaren) dan vindt activering niet plaats als materieel vast actief maar worden de gebruiksrechten op de balans onder de 'vooruitbetaalde kosten' opgenomen. Op basis van de transitorische post worden deze kosten in de betreffende jaren ten laste van de exploitatie gebracht. Implementatiekosten van nieuwe hardware en software kunnen worden geactiveerd; ze vallen onder de bijbehorende kosten die op grond van artikel 63 lid 2 BBV als onderdeel van de verkrijgingprijs worden gezien. De implementatie is noodzakelijk om het actief in gebruik te nemen.

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 23 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

De gehanteerde afschrijvingstermijn bedraagt in jaren: Hoofdcategorie

Omschrijving

Afschrijvings-

Immateriële vaste activa

Onderzoek- en ontwikkelingskosten

Overige materiële activa

Computerapparatuur werkplekken (hardware)

Computerapparatuur; printers, servers (hardware)

Software en licenties voor onbepaalde tijd

Telefoon en communicatieapparatuur

Mobiele telefonie

termijn

Met betrekking tot de per 1 januari 2018 vanuit de gemeente Alphen aan den Rijn en gemeente Kaag en Braassem ingebrachte bestaande (ICT-)activa is de waardering voor opname op de balans van de BVO Rijn en Braasem en inschatting van de resterende economische levensdu(u)ren opnieuw bepaald en kan daarmee per individueel ingebracht actief afwijken van de hierboven opgenomen standaard termijnen. Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde, onder aftrek van noodzakelijk geachte voorzieningen voor oninbaarheid. Liquide middelen De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen. Eigen vermogen Conform de wijziging in artikel 43 BBV, lid 1 wordt het eigen vermogen gesplitst opgenomen in de volgende onderdelen: • Algemene reserve; • Bestemmingsreserves; • Het resultaat na bestemming volgend uit de programmarekening. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Niet uit de balans blijkende verplichtingen Hier worden belangrijke financiële verplichtingen vermeld waaraan de gemeente voor toekomstige jaren is verbonden. Bovendien wordt aan de passiefzijde van de balans buiten de balanstelling het bedrag opgenomen waartoe aan natuurlijke en rechtspersonen borgstellingen of garantstellingen zijn verstrekt.

Jaarrekening 2021 BVO Rijn en Braassem Definitief 29/03/2022

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 24 Uitsluitend voor identificatiedoeleinden

Toelichting op de balans Activa Vaste activa Materiële vaste activa De post materiële vaste activa wordt onderscheiden in: Bedragen in €

Investeringen met een economisch nut

31-12-2020

31-12-2021

2.968.738

2.497.492

2.968.738

2.497.492

Het onderstaande overzicht geeft het verloop weer van de materiële vaste activa gedurende het jaar 2021:

Overi ge Materiel e Acti va

2.968.738 2.968.738

Boekwaarde 31-12-2021

Afwaardering

Bijdrage van derden

Afschrijvingen

Investeringen

Boekwaarde 31-12-2020 Machi nes , Appa raten en Ins tal l ati es

Desinvestering en

Bedragen in €

813.713

0 1.285.206

-248

0 2.497.492

813.713

0 1.285.206

-248

0 2.497.492

De investeringen betreft de overname van bestaande activa van de gemeente Alphen aan den Rijn en de gemeente Kaag en Braassem. Daarnaast hebben er sinds de oprichting van de BVO Rijn en Braassem enkele ICT investeringen plaats gevonden. Sinds de uitbesteding van infrastructurele diensten naar een Service Provider wordt niet veel geïnvesteerd. Veel software wordt als een service afgenomen.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=KaagenBraassem&id=668ae5f2-b4a4-4c6c-b17e-36c7562097f4