Jaarrekening 2023 GR SOZ v26032024

JAARSTUKKEN SO Zorg

Concept

Jaarstukken 2023

Leiden, 31 maart 2024

JAARSTUKKEN SO Zorg

Inhoud BESTUURSVERSLAG ....................................................................................................................................................................5 DIRECTIEVERSLAG .......................................................................................................................................................................7 1.

Samenvattend resultaat .............................................................................................................................................10 1.1

Inleiding .................................................................................................................................................................10

1.2

Leeswijzer ..............................................................................................................................................................10

1.3

Exploitatieresultaat en voorstel resultaatbestemming 2023 ...............................................................................10

1.4

Organogram/samenstelling bestuur en directie ..................................................................................................11

2.

Programmaverantwoording.......................................................................................................................................12 2.1

Inleiding .................................................................................................................................................................12

2.2

Het volgens artikel 3 behartigen van belangen door de SO Zorg .........................................................................12 2.2.1

Het afsluiten van contracten en het voeren van contractmanagement ........................................................................... 12

2.2.2 Het ontvangen, beoordelen en betalen van de declaraties van Jeugdhulpaanbieders ........................................................ 14 2.2.3 Het analyseren van gegevens ............................................................................................................................................... 15 2.2.4 Wat heeft het gekost? .......................................................................................................................................................... 16 2.2.5 Overhead .............................................................................................................................................................................. 17 2.2.5 Heffing VPB ........................................................................................................................................................................... 18 2.2.6 Gebruik kosten onvoorzien ................................................................................................................................................... 18

3.

Paragrafen ................................................................................................................................................. 19 3.1

Inleiding .................................................................................................................................................................19

3.2

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing .........................................................................................19

3.3

Paragraaf Financiering ...........................................................................................................................................21

3.4

Paragraaf Bedrijfsvoering ......................................................................................................................................22

3.5

Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen ..............................................................................................................25

3.6

Paragraaf Grondbeleid ..........................................................................................................................................25

3.7

Paragraaf Verbonden partijen...............................................................................................................................25

3.8

Paragraaf Lokale heffingen....................................................................................................................................25

4.

Jaarrekening ...............................................................................................................................................................26 4.1

Overzicht van de baten en lasten ..........................................................................................................................26

4.2

Toelichting op het overzicht van baten en lasten.................................................................................................28

4.3

Rechtmatigheidsverantwoording..........................................................................................................................31

4.4

Balans .....................................................................................................................................................................32

4.5

Toelichting op de balans ........................................................................................................................................32

4.5

Gebeurtenissen na balansdatum ..........................................................................................................................36

4.6

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ............................................................................................36

4.7

SiSa bijlage (Single information Single audit) .......................................................................................................38

4.8

Overzicht taakvelden .............................................................................................................................................38

4.9

Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector .............................................38

Bijlage A: Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ...........................................................................................40 Bijlage B: Basisbegroting 2023 zonder uitsplitsing overhead..................................................................................................41 Bijlage C: Normenkader rechtmatigheid ..................................................................................................................................42 Bijlage D: DoorschuifBTW .........................................................................................................................................................43

JAARSTUKKEN SO Zorg

BESTUURSVERSLAG Met genoegen presenteer ik u de jaarstukken 2023 van de gemeenschappelijke regeling Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland. Dit zijn de eerste jaarstukken die de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland in haar zelfstandigheid presenteert. De gemeenschappelijke regeling is opgericht op 07 april 2022 en is sinds 1 januari 2023 organisatorisch ontvlochten van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland. In 2023 zijn op bestuurlijk niveau de volgende afspraken gemaakt. Gemeenschappelijke regeling Het jaar 2023 is het eerste begrotingsjaar waarin de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland als zelfstandige gemeenschappelijke regeling heeft gefunctioneerd. De gemeenschappelijke regeling is voor onbepaalde tijd aangegaan. Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling (GR) stuurt als eigenaar van de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland op zorgvuldige uitvoering van de processen (toezicht op zelfstandig functionerende directie) en feedback ten aanzien van de effectiviteit van samenwerkende opdrachtgevers. De inhoudelijke sturing op de invulling van de taken vindt plaats via de opdrachtgeverslijn. De colleges van de deelnemende gemeenten hebben een dienstverleningsovereenkomst met het bestuur van de gemeenschappelijke regeling gesloten. Rol van het bestuur Het bestuur is ingericht naar een enkelvoudig bestuursmodel geënt op de bedrijfsvoeringsorganisatie.

Benoeming van het bestuur Het bestuur heeft uit hun midden de heer Binnendijk als voorzitter aangesteld. Verder zijn er geen andere rollen toebedeeld aan de bestuursleden. Regelgeving Het bestuur heeft de mandaatregeling, de financiële verordening, de controleverordening, het controleprotocol en de archiefverordening vastgesteld. Het bestuur is voortdurend over de relevantie en actualisatie van de regelgeving geïnformeerd. In het verslagjaar 2023 zijn op bestuurlijk niveau de volgende afspraken gemaakt. Begroting De begroting 2024 is vastgesteld. De conceptbegroting 2025-2028 wordt voor 15 april 2024 voor zienswijzen vrijgegeven. Tevens is begin 2023 naar aanleiding van afspraken tussen de Serviceorganisatie en de programma-managers, met instemming van de directeuren van de deelnemende gemeenten, besloten dat de Serviceorganisatie de administratie van het jaarplan programma-uitgaven overneemt en daarover in haar jaarrekening verantwoording aflegt. Deze taak is voor de Serviceorganisatie kostenneutraal omdat de lasten geheel door de deelnemende gemeenten middels bijdragen worden afgedekt. Verordeningen en normatiek GR De Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland heeft conform de vastgestelde verordeningen uitvoering gegeven aan de opgedragen taken. De Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland *

5

JAARSTUKKEN SO Zorg

heeft hierover in 2023 gerapporteerd aan het bestuur en de deelnemende gemeenten. Tot slot Namens het bestuur spreek ik mijn dank en waardering uit aan de medewerkers van de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland voor de inzet en de geleverde kwaliteit van de dienstverlening.

Leiderdorp, 31 maart 2024.

D. Binnendijk Voorzitter

*

6

JAARSTUKKEN SO Zorg

DIRECTIEVERSLAG Met deze jaarstukken legt de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland verantwoording af over het gevoerde beleid over het jaar 2023. De verslaglegging is ingericht conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Bewogen jaar Het begrotingsjaar 2023 is het eerste jaar waarin de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland (afgekort SO Zorg) zelfstandig als gemeenschappelijke regeling (GR) heeft gefunctioneerd. Het was voor de SO Zorg een bewogen jaar waarin gewerkt is aan de verdere inrichting van de verzelfstandigde organisatie en doorontwikkeling van de bedrijfsvoering. Daarnaast is geïnvesteerd in versterking van de samenwerking met deelnemende gemeenten en met verwijzers (met name de toegang-teams en de gecertificeerde instellingen (GI’s)) en in de relatie met zorgaanbieders. Verder is veel inzet gepleegd op de voorbereiding van de aansluiting van Kaag en Braassem en Voorschoten bij (de dienstverlening van) SO Zorg. In verband met de toetreding van Voorschoten is ook de Gemeenschappelijke Regeling aangepast en in besluitvorming gebracht. Daarbij zijn ook de benodigde aanpassingen in verband met de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen doorgevoerd. Voor het jaar 2023 sloten gemeenten een dienstverleningsovereenkomst (DVO) af met SO Zorg voor de uitvoering van de taken.

In deze DVO zijn de volgende diensten afgesproken met betrekking tot inzet van de jeugdhulpmiddelen: • Contractering, contractbeheer en contractmanagement • Toewijzing zorg en afhandeling facturen • P&C-cyclus Jeugdhulpmiddelen • Monitoring en data-analyse Daarnaast verzorgt de Serviceorganisatie de Jeugdbeschermingstafel. Begroting en resultaat • De begroting 2023 is op 14 december 2022 formeel vastgesteld. • Het resultaat over 2023 is € € 162.605 positief. Bedrijfsvoering Personele formatie Ultimo 2023 had de SO Zorg een bezetting van 19,11 fte (exclusief 2,7 fte externe inhuur). In de begroting 2023 werd rekening gehouden met een formatie van 20,06 FTE. Op 13 april 2023 heeft het bestuur in verband met de uitbreiding van de dienstverlening (per 1 januari 2024) naar de gemeenten Kaag en Braassem en Voorschoten ingestemd met de ophoging van de formatie tot 29,6 fte. In het eerste kwartaal 2024 is een aantal openstaande vacatures ingevuld en daardoor heeft de SO Zorg per 1 maart 2024 een bezetting van 24,72 fte. De SO Zorg zit nog niet op volle formatie. Dit komt door het lastig invullen van vacatures en daarnaast wil de SO Zorg gestaag en beheerst de formatie laten groeien, in verband met bijvoorbeeld het inwerken van nieuwe medewerkers. De werkbelasting bij de medewerkers van de SO Zorg is aan het toenemen.

Het invullen van vacatures is een continu aandachtspunt voor de SO Zorg. Bedrijfsvoering Het afgelopen jaar is veel geïnvesteerd in de bedrijfsvoering van de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland om de continuïteit van de dienstverlening kunnen waarborgen. Het bereiken en behouden van de gewenste stabiliteit en kwaliteit is voor de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland een doorlopend onderwerp van aandacht. Met name leent het gebied van *

7

JAARSTUKKEN SO Zorg

informatisering en automatisering, procesgang en communicatie zich nog voor optimalisatie.

Dienstverlening Contractmanagement Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland heeft in 2023 ingezet op de doorontwikkeling van het contractmanagement. Daarbij is naast financiële sturing meer aandacht uitgegaan naar kwaliteit van zorg en bedrijfsvoering. Er zijn één of meerdere contractmanagementgesprekken gevoerd met alle zorgaanbieders, waarbij de frequentie afhangt van omzet en gesignaleerde risico’s. Met een aanbieder is het contract gedeeltelijk ontbonden. Aanbieders met een omzet van € 0,5 miljoen of hoger worden periodiek uitgenodigd voor een gesprek om de voortgang van de dienstverlening te bespreken. Het betreft hier circa 40 aanbieders, dit betreft circa 90% van het volume. De jaarrekeningen van aanbieders worden jaarlijks geanalyseerd. Zorgaanbieders die een omzet hebben in de regio Holland Rijnland van > € 125k wordt een (financiële) productieverantwoording gevraagd inclusief controleverklaring in overeenstemming met het Landelijk Accountantsprotocol WMO en Jeugdwet. Declaraties De druk op de Jeugdhulpaanbieders om maandelijks te declareren heeft geresulteerd in het gegeven dat het merendeel van de (grotere) jeugdhulpaanbieders ultimo 2023 bij zijn met declareren. De ontwikkelingen in het ketenproces inzake het aanvragen en toekennen van de toewijzing heeft geresulteerd in een verlaging van het aantal afgekeurde declaratieregels.

De verwachting is dat deze ontwikkelingen zich doorzetten. Managementinformatie en prognoses De Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland levert op basis van de ingediende declaraties managementinformatie aan de gemeenten. Rapportages richten zich aan de ene kant op het verschaffen van inzicht in de stand van de declaraties per leverancier per gemeente en aan de andere kant op de toestand en kwaliteit van het ketenproces. In 2023 heeft de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland in samenwerking met de deelnemende gemeenten de managementinformatie verder geprofessionaliseerd en geoptimaliseerd door de ontwikkeling van nieuwe dashboards ten behoeve van contractmanagement, verwijzers, beleid en bestuur. Deze dashboards worden in het eerste kwartaal 2024 geïmplementeerd. De kwaliteit van de managementinformatie is een continu aandachtspunt voor de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland. In 2023 is periodiek overleg met gemeentelijke financieel adviseurs gevoerd. Met hen is gewerkt aan aansluiting op de gemeentelijke begrotings- en verantwoordingscyclus en vanuit hun midden is een voorstel voor een nieuwe verdeelsleutel gedaan. Uitvoering Jeugdbeschermingstafel De Jeugdbeschermingstafel (JBT) is de wijze waarop zaken worden toe geleid naar de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK), vanaf 1 januari 2015.

Het overleg aan de JBT is bedoeld om ouders en minderjarigen toe te leiden naar de meest passende vorm van hulp, hen weer in hun kracht te zetten en om eventueel zwaardere vormen van hulp te voorkomen (conform de Jeugdwet).

*

8

JAARSTUKKEN SO Zorg

Behandelde zaken 2023 In 2023 zijn er in totaal 121 nieuwe zaken behandeld aan de JBT. Hiervan waren er 109 reguliere verzoeken tot onderzoek (VTO’s), 1 verzoek tot hulpverlening (vanuit de RvdK) en 11 VTO’s (vanuit de Gecertificeerde Instellingen) waarvoor een verzoek tot een gezagsbeëindigende maatregel zijn ingediend. Naast de nieuwe VTO’s die zijn behandeld in 2023 zijn er 9 VTO’s behandeld die in 2022 zijn ingediend en uiteindelijk zijn besproken in 2023. Naast bovengenoemde nieuwe zaken hebben er in 2023 in totaal 18 evaluatie overleggen plaatsgevonden aan de Jeugdbeschermingstafel. Dit betreft zaken waarbij er bij een eerste overleg aan de Jeugdbeschermingstafel is besloten tot een uitgesteld raadsonderzoek. Er staan nog 12 evaluaties gepland voor 2024 waarvan het eerste overleg aan de Jeugdbeschermingstafel in 2023 heeft plaatsgevonden. Controle ingekochte jeugdhulp Op basis van de door de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland opgestelde analyses, berekeningen en cijferopstelling( jaarverantwoording ingekochte zorg 1-1-23 t/m 31-12-23) zal in de periode april/mei de accountant van SO Zorg de controle uitvoeren. Naar verwachting wordt medio mei de controleverklaring afgegeven. In de afgelopen jaren was deze controleverklaring goedkeurend.

Leiden, 31 maart 2024.

A.M.W. Hogervorst Secretaris-Directeur

*

9

JAARSTUKKEN SO Zorg

1.

Samenvattend resultaat

1.1

Inleiding

De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag (de programmaverantwoording en de paragrafen) en de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording). Met deze jaarstukken legt de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland – hierna te noemen SO Zorg – verantwoording af over het in 2023 gevoerde beleid. In bijlage B is de basisbegroting gepresenteerd zonder uitsplitsing overhead.

1.2

Leeswijzer

De jaarstukken bestaan uit de programmaverantwoording, de paragrafen, en de jaarrekening. Voor de programmaverantwoording dient het bij de begroting 2023 vastgestelde beleid als uitgangspunt. Voor het programma van de SO Zorg wordt ingegaan op de drie ‘w-vragen’: • Wat hebben we bereikt? Deze vraag wordt in de paragrafen 2.2.1 t/m 2.2.3 beantwoord. •

Wat hebben we gedaan? Deze vraag wordt in de paragrafen 2.2.1 t/m 2.2.3 beantwoord.

•

Wat heeft het gekost en opgebracht? Deze vraag wordt in de paragraaf 2.2.4 beantwoord.

In de programmaverantwoording zijn ‘gekwalificeerde indicatoren’ opgenomen om de uitvoering van het beleid te meten. In de toelichtingen van het programma staat of de doelstellingen gehaald zijn.

1.3

Exploitatieresultaat en voorstel resultaatbestemming 2023

Het rekeningresultaat bedraagt € 162.605 positief. De SO Zorg heeft een genormaliseerd resultaat over 2023 behaald van € 246.434; dit is in overeenstemming met de eerder gerapporteerde prognoses. Het genormaliseerd resultaat is (incidenteel) beïnvloed door een bedrag van € 83.829 dat niet was voorzien door de SO Zorg1. Dit bedrag is betaald aan de HLT voor de detachering van een medewerker die per 1 januari 2023 in dienst is getreden bij de SO Zorg. Het bedrag dat betaald is betrof de detacheringsperiode 2022. Holland Rijnland had dit niet verwerkt in de jaarrekening 2022. Deze lasten zijn nu gedragen door de SO Zorg omdat de SO Zorg alle rechten en plichten van de TWO heeft overgenomen. Op de programmarekening heeft de SO Zorg een begrotingsoverschot gerealiseerd. Hiermee is de algemene reserve, na voorgestelde resultaatbestemming, positief ultimo boekjaar 2023.

1

*

10

De factuur is eind oktober 2023 ontvangen.

JAARSTUKKEN SO Zorg

Voorgesteld wordt het positieve exploitatieresultaat ultimo 2023 te verwerken in de algemene reserve. Na de voorgestelde resultaatbestemming is het eigen vermogen ultimo 2023 opgebouwd uit: Algemene reserve Balans begin 2023 Voorstel resultaatbestemming Na voorgestelde bestemming

1.4

Bedrag 0 € € 162.605 € 162.605

Organogram/samenstelling bestuur en directie

Samenstelling bestuur per 31 december 2023: Voorzitter: Lid:

Secretaris:

D. Binnendijk (Leiderdorp) Mevr. A. Noordermeer (Alphen ad Rijn), J. van Rijn (Hillegom), Gerben van Duin (Kaag en Braassem), E. Soetendal (Katwijk), A. Jermoumi (Leiden), Mevr. J. Langeveld (Lisse), T. de Kleer (Nieuwkoop), D. Salman (Noordwijk), T. van Tongeren (Oegstgeest), Mevr. E. Koek (Teylingen), Mevr. M. Sandick (Zoeterwoude) en per 1 januari 2024 R. Zoetemelk (Voorschoten). Mevr. M.A. Hogervorst

Samenstelling directie per 31 december 2023: Directeur: Mevr. M.A. Hogervorst

*

11

JAARSTUKKEN SO Zorg

2.

Programmaverantwoording

2.1

Inleiding

Volgens artikel 3 van de gemeenschappelijke regeling behartigt de SO Zorg de belangen van de deelnemende gemeenten op het terrein van uitvoering van de inkooptaken op taakonderdelen binnen het sociaal domein. Ter behartiging van de hierboven genoemde belangen is de SO Zorg belast met de volgende in de begroting 2023 verfijnde taken: • het afsluiten van contracten met de aanbieders van Jeugdhulp en het bijbehorende contractmanagement; • het ontvangen en beoordelen van de facturen van de aanbieders; • de controle op de aanwezigheid van de toewijzing vanuit de gemeente (JW 301) en op basis hiervan administreren van de desbetreffende declaraties op de verantwoordelijke gemeente; • het analyseren van de gegevens (van onder andere de zorgaanbieders) in samenhang met de gemeentelijke gesprekken; • regie voeren op de administratieve processen bij de ketenpartners en (beheersings-) informatie genereren en ontwikkelen voor sturing en beheersing op de gehele administratieve keten (ketencoördinatie) • het voeren van de projectenadministratie van de projecten die door de regio zijn geïnitieerd en worden betaald. De kosten van deze projectenadministraties worden eventueel verantwoord via de jaarstukken van de SO Zorg. De regeling beleidsindicatoren gemeenten is niet van toepassing van de gemeenschappelijke regeling Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland.

De Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland is een beleidsarme bedrijfsvoeringsorganisatie.

2.2

Het volgens artikel 3 behartigen van belangen door de SO Zorg

2.2.1

Het afsluiten van contracten en het voeren van contractmanagement

De SO Zorg sluit contracten Begroting af met de aanbieders van 2023 Jeugdzorg en voert het bijbehorende contractmanagement uit Aantal contracten in beheer 290 Aantal kwartaalgesprekken 58 top 14 aanbieders Aantal gesprekken met 110 overige aanbieders

Realisatie

Bron

360

Contractbeheer/AEOLUS

60

Contractmanagement

200

Contractmanagement

Doel: het afsluiten van contracten met de aanbieders van Jeugdhulp en uitvoeren van het bijbehorende contractmanagement Wat hebben we bereikt

*

12

De SO Zorg heeft ultimo 2023 met 160 zorgaanbieders (inclusief GI’s) een contract afgesloten. Aan het begin van 2023 waren 150 zorgaanbieders gecontracteerd in 2023 zijn door middel van de open-house constructie 10 zorgaanbieders erbij gekomen. Daarnaast zijn er 200 maatwerkovereenkomsten afgesloten met zorgaanbieders in het kader van expert-team aanvragen. Op al deze zorgaanbieders heeft de SO Zorg contractbeheer en contractmanagement uitgeoefend.

JAARSTUKKEN SO Zorg

Wat hebben we gedaan

1) Gecertificeerde instellingen: Met de gecertificeerde instellingen hebben contractmanagementgesprekken plaatsgevonden. JBwest voert ook een aantal additionele taken uit voor de regio, zoals SamenWerken aan veiligheid (samenwerking met de toegangsteams ter voorkoming van jeugdbeschermingsmaatregelen) en de Regionale Expert Tafel (RET). De drie doelen die de SO Zorg samen met de GI’s heeft geprioriteerd uit het jaarplan van de GI’s zijn: 1) Samenwerken aan veiligheid; 2) Samenwerking met specialistische zorgaanbieder; 3) Het benodigde zorgaanbod sluit aan en is beschikbaar. Daarnaast was hun eigen wachtlijst cq wachttijd tot vaste jeugdbeschermer ook een terugkerend thema. In 2023 zijn – na onderzoek door KPMG – landelijke tarieven afgesproken. Deze gelden vanaf januari 2024. . 2) JZ Plus: Voor de Jeugdhulp Plus vindt bovenregionale samenwerking en afstemming plaats in landsdeel Zuidwest tussen de 5 jeugdhulpregio’s GI’s en zorgaanbieders. Gezamenlijk werkt men aan de afbouw en verkleining van groepen binnen de gesloten jeugdzorg en de opbouw van alternatieven. Onderdeel van het contractmanagement is de tot standkoming van reële tarieven en sturen op een gezonde bedrijfsvoering bij de betrokken zorgaanbieders. Contractmanagement SO Zorg: Reguliere contractmanagement met Schakenbosch en iHUB (Horizon) over de jeugdhulp plus, daarnaast in het bijzonder:

• •

Initiëren van overleg/ maken van afspraken tussen Schakenbosch, en JBW omtrent de uitstroom van 18+ jongeren Het opstellen van diverse addenda als aanvullend onderdeel van de overeenkomst.

Bovenregionaal: • Deelname in werkgroep die het ambitiedocument heeft voorbereid voor de bestuurlijke stuurgroep. SO Zorg heeft bijgedragen aan het ambitiedocument. • Deelname in werkgroepen financiën en beleid. In deze werkgroepen zijn verschillende documenten en plannen voor besproken die in de besluitvorming, bovenregionale directeurenoverleg en bestuurlijk overleg, zijn behandeld. Ook de herstel- en continuïteitsplannen van Schakenbosch en iHUB zijn uitvoerig in deze werkgroepen besproken, geanalyseerd en geredigeerd (aangepast). Deelname in bovenregionaal jeugdhulp Plus overleg om alle ontwikkelingen op gebied van de doorontwikkeling, maar ook van de huidige instroom, uitstroom, doorstroom van jongeren in geslotenheid te bespreken. 3) Andere vormen Jeugdhulp: Contractmanagementteam Op dit moment werken de contractmanagers binnen/voor alle (1 tm 7) segmenten. De onderwerpen tijdens de segmentoverleggen zijn : o Jaarplan regio Holland Rijnland o Terugkoppeling van Q-gesprekken o Terugkoppeling van trends, signalen en ontwikkelingen *

13

JAARSTUKKEN SO Zorg

o o o o o

Verbinding maken met andere beleidsvelden, zorgen voor aansluiting Voorbereiden overlegtafels, invulling geven aan agenda Monitoring lopende projecten/ ontwikkelingen Bespreken vraagstukken jeugdhulpaanbieders bij de uitvoering van de contracten Formuleren beleidsadvies bij vraagstukken uit het betreffende segment, koppeling tussen uitvoering en beleid op inhoud van zorg.

Q- gesprekken Elke contractmanager van de SO Zorg heeft een aantal jeugdhulpaanbieders in zijn of haar portefeuille. Onderwerpen zijn : Budgetplafond in relatie tot prognose, cliëntenstop en Nee, tenzij In/door/uitstroom, op/afschalen van zorg Kwaliteit van zorg 18-/18+ (koppeling met eventueel Wmo contract) Koppeling met onderwijs Nieuwe trends en ontwikkelingen zoals sluitingen, openingen, nieuwe methodes die zorgen voor groei etc. De lijst is niet limitatief en wordt verder aangescherpt in overleg met de accountteams.

2.2.2 Het ontvangen, beoordelen en betalen van de declaraties van Jeugdhulpaanbieders De SO Zorg ontvangt en Begroting beoordeelt de facturen van 2023 aanbieders

Realisatie

Bron

95 %

AEOLUS

Percentage (%) van de afgehandelde factuurregels binnen de gestelde termijn (10 werkdagen)

> 90%

Doel: het ontvangen en beoordelen van de facturen van Jeugdhulpaanbieders en het betalen van de declaraties Wat hebben we bereikt

In 2023 zijn 169.072 factuurregels (bron: AEOLUS) in ontvangst genomen. Hiervan zijn 163.936 regels goedgekeurd en 5.136 regels afgekeurd. Alle regels staan op definitief (169.072 REGELS, 100%), er zijn geen regels meer in behandeling ( - regels, 0%). Hiermee is in totaal is 96,5% van de facturen binnen 10 werkdagen afgehandeld en, indien van toepassing, binnen 15 werkdagen betaalbaar gesteld. Daarnaast zijn 24.716 regels betaald die in voorgaande jaren waren ontvangen. Met deze acties is in totaal (per 1 februari 2024) in 2023 voor € 102,54 miljoen aan jeugdzorg betaalbaar gesteld waarvan € 12,90 miljoen betrekking had op voorgaande boekjaren. Een bedrag van circa € 9,14 miljoen in 2024 ontvangen aan factuurregels over 2023 en dit bedrag is ook betaald door de SO Zorg.

*

14

JAARSTUKKEN SO Zorg

Wat hebben we gedaan

Het proces van indienen van de declaraties door aanbieders van Jeugdhulp en de afhandeling daarvan door de SO Zorg is in 2023 wederom verbeterd ten opzichte van de voorgaande jaren. Wel zijn door de invoering van iJW 3.0 om technische redenen de declaraties over de laatste maanden vertraagd. Het volume van de uitval (afgekeurde declaraties die niet inmiddels hersteld zijn) is stabiel geweest in 2023. Ook heeft de SO Zorg bij een aantal Jeugdhulpaanbieders moeten rappelleren voor het indienen van facturen. De tijdigheid van de facturatie lag in het eerste halfjaar op 84% en in het tweede halfjaar op 89%. Ultimo 2023 heeft slechts één zorgaanbieder nog een bedrag aan voorschot openstaan. Deze zorgaanbieder is gestart met het terugbetalen van het voorschot.

2.2.3 Het analyseren van gegevens De SO ZORG analyseert gegevens en signaleert de verschillen met voorgaand jaar Aantal gesprekken

Begroting 2023

met gemeenten Aantal prognoses jeugdhulp

50

56

Contractmanagement

4

3

Geleverde financiële gegevens

1

1

Geleverde financiële gegevens

voor het begrotingsjaar Controleverklaring bij Uitnutting (jeugdzorgkosten)

Realisatie

Bron

Doel: Het analyseren van de gegevens en het signaleren van de mogelijke onder – en overschrijdingen t.o.v. de budgetplafonds Wat hebben we bereikt

Gedurende 2023 heeft de SO Zorg op verschillende momenten een analyse opgesteld (inclusief signalen op mogelijke onder – en overschrijdingen). De begroting jeugdhulp is twee maal aangepast in 2023. De SO Zorg heeft in 2023 gewerkt aan de kwaliteit, consistentie en betrouwbaarheid van de prognoses. De stabiliteit is hierin sterk verbeterd.

Wat hebben we gedaan

Analyses uitgevoerd t.b.v. de gemeenten: In februari en maart heeft de SO Zorg een analyse (prognose) opgeleverd ten aanzien van de jaarverantwoording 2022. Deze analyse (prognose) is de basis voor de verdeelsleutel (T-2 systematiek) voor de begroting jeugdhulpmiddelen 2024. In mei heeft de SO Zorg de jaarverantwoording jeugdhulp 2022 opgesteld en laten controleren door de accountant. Bij deze jaarverantwoording zijn de ontvangen bestuurs- en controleverklaringen meegenomen. De SO Zorg heeft veel inspanning moeten leveren om de laatste (relevante) controleverklaringen te mogen ontvangen. In juni is de verantwoording jeugdhulp 2022 (inclusief afrekening) met de deelnemende gemeenten gedeeld en besproken in het PHO. De SO Zorg heeft per peildatum 1 juni 2023 een analyse (prognose) uitnutting/schatting gemaakt ten behoeve van de begroting jeugdhulpmiddelen 2023. Deze analyse/prognose is besproken in het PHO van juli 2023. Met de peildatum 1 september 2023 heeft de SO Zorg nogmaals de analyse/prognose gemaakt ten behoeve van de begroting jeugdhulp 2023. Eind

*

15

JAARSTUKKEN SO Zorg

februari 2024 is de laatste analyse/prognose opgemaakt door de SO Zorg over het begrotingsjaar 2023. Deze prognose vormt de basis voor de verdeelsleutel (T-2) voor de begroting jeugdhulp 2025. De SO Zorg heeft het volgende gesignaleerd: • achterstanden bij indienen declaraties; • mogelijke overschrijding budgetplafonds jeugdhulpaanbieders; • duiding kostenoverschrijding bij gemeente; • mogelijke maatregelen om kostenoverschrijding te beperken. Op al deze indicatoren zijn de cijfers t.o.v. 2022 aanzienlijk verbeterd. De processen binnen de keten (Jeugdhulpaanbieder, gemeenten en SO Zorg) zijn aanzienlijk verbeterd. Dit vertaalt zich in snellere afronding van het onderzoek woonplaatsbeginsel, snellere afgifte toewijzingen, meer tijdige declaraties (binnen 1 maand na het einde van de kalendermaand), minder uitval (afgekeurde declaraties) en betere prognoses. Daarnaast heeft de SO Zorg circa 30 analyses aangeleverd op verschillende terreinen aan gemeenten, zoals het zorglandschap en wachttijden. In 2023 heeft de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland de sturing en beheersing (middels additionele monitoring) op de jeugdhulpaanbieders aangescherpt.

Dit heeft onder andere in het volgende geresulteerd: • Stringente analyse op kostenontwikkeling van jeugdhulpaanbieders • Stringentere gesprekken met zorgaanbieders over budgetplafonds en kostenontwikkeling • Gesprekken met samenwerkende gemeenten betreffende specifieke jeugdhulpaanbieders inzake de kostenontwikkeling en het maatschappelijke effect hiervan In bovengenoemde processen is gebruik gemaakt van additionele expertise op zowel juridisch als financieel terrein.

2.2.4 Wat heeft het gekost? Het realiseren van de op de voorgaande pagina’s genoemde doelen heeft in totaal € 3.188.926 gekost. De ontvangen bijdragen over 2023 zijn € 3.175.417. Daarnaast heeft de SO Zorg van twee gemeenten extra middelen (in totaal € 176.114) ontvangen: • Van de gemeente Voorschoten is een bedrag van € 94.464 ontvangen ten behoeve van de aansluiting van deze gemeente per 1 januari 2024 in de samenwerking van de inkoop jeugdhulp in de regio Holland Rijnland; • Van de gemeente Kaag en Braassem is een bedrag ontvangen van € 81.650 voor de uitbreiding van de dienstverlening per 1 januari 2024. In 2023 heeft Kaag en Braassem alleen geparticipeerd in de inkoop van gesloten jeugdhulp en veiligheid en vanaf 1 januari 2024 zal Kaag en Braassem participeren in gehele inkoop van jeugdzorg in de regio Holland Rijnland. De totale baten bedroegen over 2023 € 3.351.531. Het verschil (resultaat) is € 162.605 positief, wat toegevoegd wordt (op basis van artikel 4.3 van de Nota Reserves en Voorzieningen) aan de algemene reserve. Daarnaast is voor € 196.088 aan projectkosten (jaarplan programma) regio (budgetneutraal) verrekend. Deze kosten en baten (doorbelasting) zijn ook aan de jeugdzorg gerelateerd en lopen niet over de staat van baten en lasten. De projectkosten worden in een bijlage gepresenteerd en maken geen onderdeel uit van de jaarrekening van de SO Zorg.

*

16

JAARSTUKKEN SO Zorg

Conform het BBV zijn de kosten en opbrengsten hieronder verder uitgewerkt naar de verplichte onderdelen: Onderdeel Kosten Opbrengsten € 2.194.633 Programma Jeugd € 834.144 Overhead* € 160.149 Onvoorzien €-Algemene dekkingsmiddelen** nvt*** Bedrag heffing VPB * Hieronder is apart een overzicht overhead opgenomen ** In 2023 zal de SO Zorg geen algemene dekkingsmiddelen ontvangen (zodoende geen apart overzicht) ** De GR voert geen VPB-plichtige activiteiten uit In paragraaf 4.8 zijn de kosten verdeeld naar taakvelden. De kosten onder jeugd, overhead en onvoorzien zijn gezamenlijk € 3.188.926 (conform de totale kosten 2023).

2.2.5 Overhead Op basis van de wijzigingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) dient de overhead afzonderlijk in de jaarrekening opgenomen te worden. De overhead maakt integraal onderdeel uit van de jaarrekening. De gerealiseerde overhead van de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland over 2023 is € 834.144. Dit bedrag wordt als volgt gespecificeerd: Lasten Personele formatie Uitvoering basistaken inkoop/contract en leveranciersmanagement Programma- en materiële lasten Automatisering (ICT primair proces) Advies- en accountantskosten Dienstverleningen (uitbesteding bij andere GR'en) Dienstverlening SP71 Dienstverlening Holland Rijnland

Primaire begroting 2023

Begrotingswijziging 2023

Def begroting 2023

Realisatie 2023

€

414.560 €

-

€

414.560 €

€ €

210.971 € €

-

€ €

210.971 € €

€ €

522.750 € 280.684 €

-

€ €

522.750 € 280.684 €

Verschil tussen realisatie en begroting 2023

507.965 € € 8.651 € € € 179.400 € 138.128 €

93.405 -202.319 -343.350 -142.556

De Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland heeft over overhead 2023 € 594.821 minder overheadkosten gerealiseerd dan de raming. De voornaamste oorzaken zijn: De personeelslasten in de overhead laten een positief resultaat zien van € 93.405 . Dit heeft te maken met de gerealiseerde uitbreiding van het personeel in overeenstemming met de formatie en de aansluiting van de Kaag en Braassem en Voorschoten. De automatiseringskosten tonen een daling van € 202.319 en worden grotendeels verklaard door de afbouw van een aantal dure contracten en hercategoriseren van de automatiseringskosten zoals opgenomen in de raming. De dienstverlening van IDA/gemeente Leiden (voormalig SP71) laat een daling zien van € 343.350 en de dienstverlening van Holland Rijnland (HR) een daling zien van € 142.556. Totaal is er een daling in de overhead voor deze dienstverlening gerealiseerd van € 485.906. Deze daling is gerealiseerd door de afname in de dienstverlening van HR en IDA (gemeente Leiden) te verkleinen en deze dienstverlening binnen de SO Zorg te organiseren. Vandaar de toename in overhead bij het personeel van de SO Zorg. *

17

JAARSTUKKEN SO Zorg

Percentueel is de overhead voor 2023 uitgekomen op 26,2% (begroting 2023 was dit 45%).

2.2.5 Heffing VPB Vanwege de aard van de werkzaamheden van de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland (overheidstaak) is de organisatie niet Vpb-plichtig. Deze paragraaf is zodoende niet van toepassing.

2.2.6 Gebruik kosten onvoorzien De post onvoorzien is gebruikt voor twee onvoorziene rekeningen: • Detachering van een medewerker (€ 83k) vanuit een HLT in 2022. Deze kosten waren niet opgenomen in de jaarrekening van Holland Rijnland. Omdat de SO Zorg alle rechten en plichten heeft overgenomen van de voormalige TWO, heeft de SO Zorg besloten om deze kosten te verwerken in deze jaarrekening; • Nagekomen kosten (€ 76k) voor de verzelfstandiging van de SO Zorg voor inzet van de voormalige SP71 (nu IDA gemeente Leiden). Ook deze kosten waren niet opgenomen in de jaarrekening van Holland Rijnland. Deze lasten zijn nu gedragen door de SO Zorg omdat de SO Zorg alle rechten en plichten van de TWO heeft overgenomen.

*

18

JAARSTUKKEN SO Zorg

3.

Paragrafen

3.1

Inleiding

In het Besluit Begroting en Verantwoording zijn zeven verplichte paragrafen opgenomen voor provincies, gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen. Deze zijn niet allemaal relevant voor het SO Zorg. Deze paragrafen zijn opgenomen met een toelichting waarom ze niet relevant zijn.

3.2

Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Inleiding Deze paragraaf geeft een overzicht van de belangrijkste financiële risico’s voor de SO Zorg. De omvang van deze risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit bepalen of de SO Zorg over voldoende weerstandsvermogen beschikt. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft de mate aan waarin de SO Zorg middelen beschikbaar heeft om substantiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit betekent dat het beleid veranderd moet worden. De SO Zorg heeft geen afgezonderd weerstandsvermogen. Onverwachte tegenvallers dienen direct gemeld te worden bij het bestuur waarna gezamenlijk en in overleg met de 12 deelnemende gemeenten bekeken wordt hoe deze tegenvallers op te lossen. Conform artikel 23 lid 2 van de regeling gemeenschappelijke regeling SO Zorg zijn de 12 gemeenten verantwoordelijk voor eventuele tegenvallers. Weerstandscapaciteit (=beschikbare vermogen) De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, op te kunnen vangen. Tot de aanwezige weerstandscapaciteit van de SO Zorg kunnen twee posten worden gerekend:

Weerstandscapaciteit a. Algemene reserve + resultaat jaar c. Ruimte op de begroting/onvoorzien Totaal

Soort Incidenteel € Structureel € €

01-01-2023 -- € € -- € € -- €

31-12-2023 162.605 50.000 212.605

Na uitnutting van deze capaciteit is de SO Zorg op de bijdrage van de deelnemende gemeenten aangewezen. De gekwantificeerde risico’s dienen op de weerstandscapaciteit in mindering te worden gebracht. Risico’s (=benodigde vermogen) Uit het geheel van de geïnventariseerde bedrijfs- en bestuur risico’s worden de hiernavolgende risico’s per peildatum december 2023 specifiek benoemd: Risico Maatregel Terugtredende deelnemers hebben Terugtreding is alleen mogelijk volgens de een risico voor de continuïteit van de uittredingsafspraken in de gemeenschappelijke regeling. SO Zorg Van uittreding van een deelnemende gemeente is geen sprake. De gemeente Voorschoten heeft zich per 1 januari 2024 aangesloten bij de regio Holland Rijnland en Kaag en *

19

JAARSTUKKEN SO Zorg

Te grote variëteit in wensen van deelnemers waardoor niet de gewenste noodzakelijke efficiency kan worden bereikt.

Risico’s die voortvloeien uit rechtsgedingen als gevolg van handelen van de SO Zorg (reguliere taakuitvoering). Gedragsrisico’s: integriteit, fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik van bevoegdheden, (on)rechtmatigheid.

Externe onvoorziene ontwikkelingen: benodigde investeringen vanwege wettelijke ontwikkelingen (onder andere de rechtmatigheidsverantwoording)

Braassem doet per 1 januari 2024 volledig mee in de inkoop van de jeugdhulp. De SO Zorg heeft verschillende additionele activiteiten uitgevoerd naar de wensen en behoeften van de deelnemende gemeenten. De SO Zorg heeft zich tijdelijk versterkt op het gebied van: contractmanagement, control, financieel advies en BI-tooling. Inmiddels is de tijdelijke inzet zo ver mogelijk afgebouwd. In 2023 heeft de rechter in twee casussen (jeugdhulp) een uitspraak gedaan. In beide casussen heeft de rechter in het voordeel van de SO Zorg geoordeeld. Andere risico’s/claims hebben zich niet voorgedaan . In de financiële verordening zijn spelregels opgenomen voor rechtmatigheid. De SO Zorg heeft stappen gezet in de beschrijving van de administratieve organisatie en interne controle. De SO Zorg heeft ook een nota misbruik en oneigenlijk gebruik opgesteld. Deze processen hebben continue de aandacht. Aanpassingen van wetgeving en/of verschuiving in zorgvormen en druk op de financiën hebben spanning geleverd op de personele bezetting van de SO Zorg. In overleg met de deelnemende gemeenten zijn hier oplossingen voor gevonden. De SO Zorg heeft veel effort gestopt in het verbeteren van het datafundament zoals gebruikt wordt bij AI, de leverancier van de dashboarden voor de regio. De SO Zorg is zelf aan de slag gegaan met de ontwikkelen van dashboards.

De dashboards zijn voor: contractmanagers, beleid, toegang en wethouders. Deze dashboards worden begin 2024 uitgerold.

Onvoorziene omstandigheden zoals archiefvorming en ICT die niet in beginsel waren voorzien. Het risico dat de werkzaamheden meer personele capaciteit vragen dan vooraf ingeschat.

Implementatie nieuwe (ICT) softwarepakketten.

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Volgens deze verordening heeft de SO Zorg met bijzondere persoonsgegevens te *

20

In voorkomend geval is er een meldingsplicht vanuit het SO Zorg naar het bestuur en worden gezamenlijk de acties uitgezet en bepaald. Onduidelijk is nog de impact van de stelselwijziging op de processen binnen de SO Zorg. Dit wordt in kaart gebracht door de SO Zorg. In voorkomende gevallen loopt dit via de post onvoorzien. Eventueel wordt een beroep gedaan op de deelnemende gemeenten. Aanpassing in de automatisering is van continue aard. De SO Zorg heeft een nieuw financieel pakket in gebruik genomen. Hiermee is de dienstverlening vanuit IDA (gemeente Leiden) komen te vervallen. Het financieel pakket wordt integraal gebruikt voor de processen van de SO Zorg. De jaarrekening is op basis van dit financieel pakket opgesteld. De aanschaf van het financieel pakket en het afbouwen van andere contracten heeft een besparing opgeleverd voor de SO Zorg. De Wbp/AVG bepaalt (onder meer) dat persoonsgegevens door middel van passende technische en organisatorische maatregelen dienen te worden beveiligd. De gegevens moeten derhalve niet alleen op technische wijze worden beschermd tegen toegang door derden, maar een

JAARSTUKKEN SO Zorg

maken. Voor de bescherming van deze gegevens gelden zeer stringente eisen.

organisatie dient er bijvoorbeeld ook intern voor te zorgen dat de gegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor die onderdelen van een bedrijf of concern die de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Indien hier niet aan voldaan wordt kan er een boete worden opgelegd tot een maximum van € 20 miljoen of 4% van de jaaromzet per gebeurtenis. Indien de bestuurder verwijtbaar is, kan deze boete bij de bestuurder worden neergelegd. De SO Zorg heeft de AVG-compliance geïmplementeerd en uitgevoerd. De SO Zorg heeft nog geen functionaris gegevensbescherming benoemd. Hieraan wordt gewerkt en verwachting in het eerste halfjaar 2024 worden ingeregeld. Desalniettemin was er gedurende het hele jaar in zijn algemeenheid aandacht voor privacy.

De hiervoor genoemde risico’s kunnen niet afzonderlijk gekwantificeerd worden. De waarschijnlijkheid waarbij deze risico’s zich kunnen manifesteren wordt door de SO Zorg ingeschat op ‘gemiddeld’. Deze classificatie komt overeen met een (geschatte) benodigde omvang van het weerstandsvermogen van de SO Zorg van 15%2 van de omzet zijnde € 3.351.531 = € 502.730. Dit bedrag is exclusief de eventuele wachtgeldverplichting die ontstaat indien contracten met medewerkers niet verlengd dan wel beëindigd worden. De SO Zorg heeft momenteel geen dekking voor het weerstandsvermogen. Daarnaast is dit weerstandsvermogen onvoldoende voor een eventuele verplichting tot uitbetaling van wachtgeld. De verhouding tussen de weerstandscapaciteit met het gewenste weerstandsvermogen = 42% (€ 212.605 : € 502.730) en derhalve niet toereikend. Dit wordt opgevangen door artikel 18 lid 3 van de gemeenschappelijke regeling SO Zorg waarin staat dat de gemeenten verantwoordelijk zijn voor eventuele tekorten op de uitgaven voor de instandhouding van de SO Zorg. De tekorten worden met de overeengekomen verdeelsleutel verdeeld tussen de deelnemende gemeenten. Kengetallen in relatie tot de financiële functie

De ratio’s (kengetallen) van de SO Zorg zijn redelijk goed te noemen.

3.3

Paragraaf Financiering

Volgens de wet FIDO (Wet Financiering Decentrale Overheden), is elke gemeenschappelijke regeling verplicht om een financieringsparagraaf in haar begroting en jaarrekening op te nemen. Daarin worden de ontwikkelingen aangegeven met betrekking tot de kasgeldlimiet, de ontwikkelingen wat betreft de renterisiconorm, de verwachte toe- en afname van geldleningen of uitzettingen en het verdere beleid ten aanzien van treasury. Deze paragraaf Financiering bevat in ieder geval de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille. 2 Betreft een schatting op basis van andere gemeenschappelijke regelingen voor jeugdhulp.

*

21

JAARSTUKKEN SO Zorg

Het treasurystatuut is onderdeel gemaakt van de Financiële verordening. Deze verordening is op 6 december 2023 vastgesteld. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft aan in welke mate in de financiering van investeringen mag worden voorzien in de vorm van kortlopende middelen. Volgens de Wet FIDO bedraagt de kasgeldlimiet 8,2% van het totaal van de (primitieve) begroting en met een minimum van € 300k. De treasuryfunctie is onderdeel van de financiële verordening. Hierbij is het uitgangspunt dat de SO Zorg geen leningen aangaat en uitsluitend gebruik maakt van het schatkistbankieren.

Kasgeldlimiet wordt gebaseerd op het totaal aan geldmiddelen. Dit betekent zowel de begrote middelen voor het apparaat als de begrote middelen voor de jeugdhulp. Financieringspositie Het is de SO Zorg conform artikel 12 lid 2 van de financiële verordening niet toegestaan zelfstandig leningen bij derden aan te gaan. Rentelasten en toegerekende rente Omdat de SO Zorg geen leningen heeft is dit onderdeel niet van toepassing.

3.4

Paragraaf Bedrijfsvoering

De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en realisatie van beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Een efficiënte, doelmatige en transparante bedrijfsvoering is van essentieel belang om de opgedragen taken uit te voeren. Hierbij gaat het om de volgende onderwerpen: Personeel en Organisatie De SO Zorg heeft ultimo 2023 een bezetting van 19,11 fte (exclusief 2,7 fte externe inhuur). In de begroting 2023 werd rekening gehouden met een formatie van 20,06 FTE. Op 13 april 2023 heeft het bestuur ingestemd met de ophoging van de formatie tot 29,6 fte. In het eerste kwartaal 2024 is een aantal openstaande vacatures ingevuld en daardoor heeft de SO Zorg een bezetting van 24,72 fte. Versterking organisatorische en financiële beheersbaarheid De formatie van de GR SO Zorg is in het kader van organisatorische en financiële beheersbaarheid *

22

JAARSTUKKEN SO Zorg

geïntensiveerd met een data/business (BI) expertise, contractmanagement om het relatiemanagement met zorgaanbieders te versterken en financieel advies om de beheersbaarheid en voorspelbaarheid van de kosten/prognoses te versterken. In 2023 heeft de SO Zorg op sommige gebieden externe ingezet om verbeteringen te bewerkstelligen. Dit zal in 2024 worden voortgezet, zodat op termijn op een structurele wijze de verbeteringen ingebouwd worden in de bedrijfsvoering van de GR SO Zorg. Financieel beheer en Administratieve Organisatie De SO Zorg heeft de benodigde interne verordeningen en kaders op gesteld en door het bestuur laten vaststellen. Het beheersingskader (beschrijvingen van de administratieve organisatie (inclusief risico’s en beheersmaatregelen)) is op dit moment onderhanden. Planning en Control De SO Zorg heeft een planning en control cyclus opgezet. De planning en control cyclus is in opzet beschreven en voldoet aan de daaraan te stellen eisen. In de planning en control cyclus is de verantwoording aan het bestuur voorzien. Informatisering en automatisering Voor het inrichten van de ICT is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van bestaande systemen van onder andere de gemeente Leiden (voormalig SP71), Holland Rijnland en aantal extern gecontracteerde partijen.

Daarnaast beschikt de SO Zorg over eigen applicaties voor de uitvoering van de (wettelijke) taken waaronder het berichtenverkeer. De SO Zorg maakt momenteel gebruik van de (ICT) infrastructuur van SP71 en Holland Rijnland. Investeringen in vaste activa De SO Zorg is in het gebouw met Holland Rijnland gevestigd en deelt mee in de gebouw gebonden kosten. Deze worden (inclusief btw) doorbelast door Holland Rijnland aan de SO Zorg. Daardoor hebben zich geen investeringen in vaste activa voor gedaan in 2023. Rapportage in het kader van de rechtmatigheid In artikel 4 van het Controleprotocol is de rapporteringsgrens opgenomen in het kader van de rechtmatigheid. Dit houdt in dat alle geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) gelijk of groter dan € 31.750, - in deze paragraaf nader worden toegelicht. Dit is inclusief, indien van toepassing, door de SO Zorg genomen of nog te nemen beheersmaatregelen om de afwijkingen te voorkomen. De basis voor de melding van deze afwijkingen zijn de (interne) controles die uitgevoerd zijn door de SO Zorg. Wet open overheid (WOO) Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid in werking getreden. De Woo regelt dat de burger informatie van de overheid kan opvragen, vinden en inzien. De Woo vervangt de Wet openbaarheid bestuur (Wob). De commissie BBV heeft besloten om een aparte paragraaf op te nemen inzake Woo in de paragraaf Bedrijfsvoering.

De Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland is een bedrijfsvoeringsorganisatie die in mandaat van 12 deelnemende gemeenten een deel van het maatschappelijke programma jeugdhulp (op basis van jeugdwet) uitvoert. Omdat de SO Zorg een deel van het programma uitvoert worden verzoeken van burgers (passieve openbaarmaking) altijd door een deelnemende gemeente afgehandeld. De SO Zorg draagt bij aan deze afhandeling. De SO Zorg heeft beperkte informatie die actief openbaar kan worden gemaakt, namelijk, verordeningen, P&C producten en informatie aangaande ingekochte zorgaanbod en zorgaanbieders. Actieve openbaarmaking van informatie wordt gedaan via de website van de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland.

*

23

JAARSTUKKEN SO Zorg

Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Begrotingscriterium De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Dit wordt formeel als volgt omschreven: “Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten (exploitatie), alsmede de balansposten (mutaties), dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangend programma (begrotingscriterium). In de begroting is het maximum voor de lasten vermeld die door de SO Zorg zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.” Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) dienen de afwijkingen in de jaarrekening herkenbaar te worden opgenomen en van een toelichting te worden voorzien. Als blijkt dat de gerealiseerde uitgaven op programmaniveau hoger zijn dan geautoriseerd, is er sprake van begrotingsonrechtmatigheid. Er zijn verschillende typen begrotingsoverschrijdingen.

Overschrijdingen die binnen de beleidskaders van de SO Zorg passen, worden in de rechtmatigheidsverantwoording niet meegewogen. Overschrijdingen die gedurende het jaar bekend werden, zijn in 2023 aan het bestuur voorgelegd, bijvoorbeeld via de bestuursrapportages. Nog niet geautoriseerde overschrijdingen worden in de jaarstukken toegelicht en worden door de vaststelling van de jaarrekening door het bestuur alsnog geautoriseerd. Over 2023 zijn geen dergelijke constateringen gedaan aangaande het begrotingscriterium. Over 2023 heeft de SO Zorg circa € 14k meer kosten gemaakt dan de geautoriseerde begroting. Dit had met name te maken met de voorbereidingen inzake de uitbreiding van de dienstverlening van de SO Zorg voor de gemeente Voorschoten en Kaag en Braassem. De gemeente Kaag en Braassem en Voorschoten hebben additionele middelen ter beschikking gesteld aan de SO Zorg om de gemaakte kosten te dekken. Per saldo heeft de SO Zorg de geautoriseerde begroting niet overschreden. Het bestuur is met bestuursrapportages volledig geïnformeerd in 2023. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern.

Met onze interne controles sluiten we aan bij de goedkeurings- en rapporteringstoleranties die de accountant hanteert. De accountant heeft de omvang van de steekproeven bepaald en de uit te voeren controles hebben zijn in nauwe samenwerking bepaald. De controles zijn uitgevoerd op de volgende processen: inkoop en overige geldoverdrachten en misbruik en oneigenlijk gebruik. Rechtmatigheidsfouten moeten in de verantwoording opgenomen en toegelicht worden indien zij boven het door het bestuur vastgestelde verantwoordingspercentage uitkomen. Wij hanteren de rapporteringstolerantie die ook vastgesteld is door het bestuur. Aanbestedingsrechtmatigheid De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. In de Gids Proportionaliteit (flankerend beleid bij de aanbestedingswet 2012) zijn de voorschriften uitgewerkt over de eisen, voorwaarden en criteria die aan inschrijvers en inschrijvingen worden gesteld. Een aanbestedende dienst dient de voorschriften toe te passen of een afwijking in de aanbestedingsstukken te motiveren. Het ten onrechte niet toepassen van de Aanbestedingswet 2012 met betrekking tot deze Europese aanbestedingsnormbedragen bij een aanbesteding van opdrachten, leidt tot een financiële rechtmatigheidsfout. De SO Zorg heeft een formele start van 1 januari 2023.

De SO Zorg heeft contracten van leveranciers van onder andere geautomatiseerde systemen meegenomen in de ontvlechting van de het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland. Het meenemen van deze contracten was cruciaal voor de continuïteit van de procesuitvoering van de SO Zorg. *

24

JAARSTUKKEN SO Zorg

In 2024 is de SO Zorg gestart met de aanbesteding van de applicatie van het berichtenverkeer. Deze leverancier levert sinds 2017 diensten aan destijds Holland Rijnland en nu aan de SO Zorg. De aanbesteding heeft twee doelen: • Een rechtmatige aanbesteding bewerkstelligen (de waarde van het contract is circa €75k per jaar); en • Innoveren op het gebied van de afhandeling van het berichtenverkeer. Van de andere leveranciers wordt in 2024 onderzocht welke op termijn aanbesteed dienen te worden en welke eventueel dienen opengebroken te worden om onrechtmatigheden te vermijden. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Naast misbruik en oneigenlijk gebruik kan er sprake zijn van fraude. De term fraude is juridisch niet gedefinieerd. Het gaat hierbij om derden die misbruik maken van de regelingen. De SO Zorg heeft een nota misbruik en oneigenlijk gebruikt (M&O) opgesteld. Er zijn geen gevallen van fraude bekend. Het M&O criterium maakt onderdeel uit van de interne controles. Hierin zijn geen constateringen gedaan die de aandacht behoeven van het bestuur. Oordeel van de externe accountant De accountant geeft een controleverklaring met een oordeel over getrouwheid. De aard van de verklaring – goedkeurend, met beperking of afkeurend – is afhankelijk van de feitelijke omvang van de geconstateerde getrouwheidsfouten.

Een goedkeurende verklaring wordt afgegeven bij fouten van maximaal 1% van het begrotingstotaal; een verklaring met beperking wordt afgegeven bij fouten met een totaal omvang tussen de 1 en 3% van de omvangsbasis. Bij onzekerheden betreft dit tussen de 3-10% van de omvangsbasis. Boven 3% onjuistheden wordt een afkeuring afgegeven en boven 10% onzekerheden wordt een oordeelsonthouding afgegeven.

3.5

Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen

De SO Zorg heeft geen vaste activa. Zodoende is deze paragraaf niet van toepassing.

3.6

Paragraaf Grondbeleid

De SO Zorg heeft geen gronden en is ook niet gerechtigd hierin te handelen. Zodoende is deze paragraaf niet van toepassing.

3.7

Paragraaf Verbonden partijen

De SO Zorg heeft geen bestuurlijk en financiële belangen in andere instellingen. Zodoende niet van toepassing

3.8

Paragraaf Lokale heffingen

Voor de SO Zorg bestaat geen rechtsgrondslag om heffingen in te voeren. Zodoende niet van toepassing.

*

25

JAARSTUKKEN SO Zorg

4.

Jaarrekening

4.1

Overzicht van de baten en lasten

Op de volgende pagina's vindt u het overzicht van baten en lasten. In dit overzicht kunt u informatie vinden over de financiën van de SO Zorg over 2023. De tabel op de volgende pagina bevat zowel de primitieve begroting 2023 als de realisatie 2023. Op 14 december 2022 heeft het bestuur de begroting 2023 vastgesteld. De realisatie 2023 geeft aan welke baten en lasten gerealiseerd zijn in 2023. Het begrotingsjaar 2023 is het eerste jaar waarin de SO Zorg als zelfstandige organisatie heeft gefunctioneerd, derhalve zijn er geen vergelijkende cijfers opgenomen uit eerdere jaren3. Het resultaat bedraagt € 162.605 positief. Voorgesteld wordt dit toe te voegen aan de algemene reserve. Het resultaat van deze reserve is € 162.605 positief. Tabel: Algemene reserve (bedragen in gehele euro’s) Algemene reserve Bedrag Balans primo 2023 € -Voorstel € 162.605 resultaatbestemming Na voorgestelde € 162.605 bestemming De SO Zorg heeft één programma; uitvoering van inkooptaken op taakonderdelen in het kader van de jeugdwet.

Deze taak kent –volgens artikel 4 van de gemeenschappelijke regeling – een aantal deeltaken: • ondersteuning bij de regionale inkoop en contractering van regionale jeugdhulp en gespecialiseerde jeugdhulp; • coördineren van regionale berichtgeving inzake regionale en gespecialiseerde jeugdhulp • leveren van een bijdrage aan de optimalisering van de opgedragen uitvoeringsprocessen; • contractbeheer en contractmanagement; • afwikkelen van het opgedragen declaratie- en betalingsverkeer; • leveren van een bijdrage en advies bij de verantwoordingscyclus waaronder het genereren van adequate managementinformatie en informatie voor de planning en controlcyclus; • het op verzoek namens gemeenten optreden richting leveranciers om de voorwaarden en eisen, waaronder de overeenkomsten worden afgesloten te harmoniseren; • het archiveren op basis van de Archiefwet van alle relevante (contract)stukken; • gevraagd en ongevraagd adviseren aan gemeenten over beleidsontwikkeling die de uitvoering betreffen; • en bovenstaande taken op gebied van Maatschappelijke Zorg als gemeenten daartoe besluiten. Met ingang van 1 januari 2023 is daar de administratie van de regio programmabegroting (jaarplan gemeenten) voor geheel 2023 bijgekomen.