Definitieve Jaarstukken 2023 BVO d.d. 2 april 2024
Tekst van het document
Jaarstukken 2023 Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
1
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave ................................................................................................................................................ 2 Inleiding .......................................................................................................................................................... 3 Leeswijzer ....................................................................................................................................................... 5 Jaarverslag ......................................................................................................................................................
6 Programmaverslag .....................................................................................................................................6 Financiële samenvatting .........................................................................................................................6 Programma ICT ......................................................................................................................................7 Paragrafen ...............................................................................................................................................13 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ............................................................................................13 Bedrijfsvoering ....................................................................................................................................16 Financiering .........................................................................................................................................18 Jaarrekening ..................................................................................................................................................
21 De balans per 31 december 2023 ............................................................................................................21 De toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en overige toelichtingen ...........................................................................................................................................23 Toelichting op de balans ..........................................................................................................................25 Toelichting op het overzicht van baten en lasten ......................................................................................31 WNT- verantwoording 2023 Rijn en Braassem ..........................................................................................32 De bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld ........................................35
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
2
Inleiding Voor u liggen de jaarstukken over 2023 van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem (hierna: “BVO Rijn en Braassem”). De BVO Rijn en Braassem is per 1 januari 2018 officieel van start gegaan. In deze jaarstukken wordt zowel financieel als inhoudelijk verantwoording afgelegd over het functioneren in dit zesde jaar. Wat kenmerkte 2023? •
De BVO heeft heel veel inspanningen geleverd in het kader van het traject “Oprichten en inrichten van de BV Jeugd” voor zover het gaat om de ICT faciliteiten. Resultaat is dat eind 2023 de eerste medewerkers van de BV Jeugd de beschikking hadden over een speciaal ingerichte laptop en telefoon in een eigen ICT omgeving. Daarnaast is het WIZ-portaal opgeleverd als basis Informatiesysteem. Een prestatie van formaat gezien de tijdsdruk en langdurige onzekerheden rondom vorm en inrichting van de organisatie.
•
In het kader van het meten van de klanttevredenheid heeft de BVO eind Q1 2023 een zogenaamde 0meting uitgevoerd onder de eindgebruikers van de BVO, zijnde de beide gemeenten. Het resultaat van deze 0-meting was het eindcijfer 7. Daarnaast zijn op basis van de terugkoppeling diverse acties opgestart voor een verdere verbetering van de dienstverlening van de BVO.
•
In het kader van het verder ondersteunen van het hybride werken zijn honderden “thin client” werkplekken vervangen door “standaard aanlandwerkplekken”. Medewerkers kunnen op al deze werkplekken (die beschikken over twee beeldschermen, een muis en een toetsenbord) hun laptop aansluiten op een dockingstation.
•
Naar aanleiding van de wens van de crisisorganisatie is in opdracht van de directie van de gemeente Alphen aan den Rijn door de BVO een piketregeling ingevoerd. Hiermee heeft de crisisorganisatie buiten de reguliere openingstijden een ingang bij de BVO. Tevens is met beide gemeenten afgestemd dat in geval van een prio-1 verstoring tijdens de openingstijden van de balie van burgerzaken kan worden gebeld met vooraf geselecteerde collega’s.
•
In navolging van de realisatie van het beleid “laptop tenzij” voor de interne medewerkers is in 2023 vanuit Informatie Beveiligingsoogpunt eenzelfde traject gestart voor de extern ingehuurde medewerkers. Ultimo 2023 hebben alle externe medewerkers die daarvoor zijn aangemerkt de beschikking over een laptop gekregen, aangeschaft en beheerd door de BVO.
•
In 2023 is het project “Vervanging Audio en Video installatie van de Raadzaal Alphen aan den Rijn” opgestart. Na het raadplegen van alle betrokkenen is de informatie beschikbaar en de aanbesteding uitgezet. In 2024 zal het project worden afgerond.
•
Om sneller en flexibeler te kunnen inspelen op de steeds nieuwe vraagstukken op het vlak van Informatievoorziening heeft de discussie plaatsgevonden of de BVO in zijn huidige vorm nog wel de juiste regeling is. Een onderzoek is gestart naar een samenwerkingsvorm die beter aansluit bij de behoefte van de gemeente Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem en mogelijke andere afnemers. In 2024 komt hierover meer duidelijkheid en zullen voorstellen hiervoor aan de raden en directies van beide gemeenten worden voorgelegd.
•
In 2023 is verder gewerkt aan het professionaliseren van de werkprocessen van de BVO. Zo is rondom changemanagement en incidentmanagement de formatie uitgebreid om de dienstverleningsprocessen te verbeteren. Ook is een test-coördinator aangesteld om verstoringen bij aanpassingen of vernieuwingen van applicaties te verminderen en om de kwaliteit van testen voor in productie name te vergroten.
•
Rondom cyberveiligheid is een traject gestart om de diensten uit te breiden op het gebied van SIEM/SOC. SIEM richt zich op het verzamelen en analyseren van beveiligingsinformatie en gebeurtenissen en SOC verzorgt de reactie op deze gebeurtenissen. De inrichting hiervan is nog reactief en wordt proactief. Dit
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
3
om sneller maatregelen te nemen op beveiligingsincidenten. Dit voorziet in benodigde tegenmaatregelen van cyber bedreigingen. In 2024 wordt deze nieuwe dienst geïmplementeerd. •
Vanuit het centralisatie programma is een proces ontworpen en geïmplementeerd om applicatie in beheer te kunnen nemen bij de BVO. In deze zogenaamde “wasstraat” wordt getoetst op rechtmatigheid en worden alle benodigde maatregelen genomen om de applicatie in beheer te nemen. In 2023 is de HRM applicatie Motion in beheer genomen. Ook de applicaties van BV Jeugd zijn via deze methodiek in beheer genomen.
•
In 2023 is het contract met Microsoft aanbesteed, vernieuwd naar een nieuwe contractvorm (E5) en verlengt conform de VNG prijs afspraken. In 2023 heeft de begroting een verbeterslag ondergaan en is de begroting verder aangepast op de werkelijkheid en de gewijzigde manier waarop de BVO Rijn en Braassem georganiseerd is.
Al met al is 2023 een jaar waarin er veel werk is verzet om de dienstverlening verder te verbeteren en tegelijkertijd is er vanuit de RUN een flinke prestatie geleverd om aan de vraag en wensen vanuit beide gemeenten te kunnen voldoen.
MT BVO Rijn en Braassem
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
4
Leeswijzer De BVO Rijn en Braassem is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem, die per 1 januari 2018 is opgericht. De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening. Het jaarverslag is opgebouwd uit een programmaverslag en enkele verplichte paragrafen. Het programmaverslag bevat een verantwoording van wat we hebben bereikt, wat we daarvoor hebben gedaan en wat dit heeft gekost. De paragrafen geven een ‘dwarsdoorsnede’ van de organisatie, bezien vanuit het perspectief van de BVO Rijn en Braassem en zijn hierdoor een belangrijke aanvulling op de informatie over de jaarrekening. De jaarrekening geeft de balanspositie weer en een inzicht in de baten en lasten. Ook wordt inzicht geboden in de Wet Normering Topinkomens. De jaarrekening wordt gecompleteerd met een verplichte bijlage van de baten en lasten per taakveld.
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
5
Jaarverslag Programmaverslag Financiële samenvatting Wegens afrondingen kunnen er kleine verschillen ontstaan in de optellingen. Daarnaast is er geen aparte kolom incidenteel toegevoegd aan onderstaand overzicht omdat er alleen in 2023 éénmalig een incidenteel budget is toegekend maar ook met het oog op de gewenste opheffing van de BVO per 1 januari 2025. Bedragen in € 1.000 Onderdeel Lasten
Programma ICT
Rekening 2022 Baten
Primitieve begroting 2023 Lasten Baten Saldo
Saldo
Begroting na wijziging 2023 Lasten Baten Saldo
Lasten
Rekening 2023 Baten Saldo
Verschil
2.122
528
1.594
2.301
0
2.301
2.529
698
1.831
2.392
722
1.670
160
Functioneel- en gegevensbeheer
2.122
528
1.594
2.301
0
2.301
2.529
698
1.831
2.392
722
1.670
160
Algemene dekkingsmiddelen
0
0
35
-35
0
48
-48
13
0
0
0
35
-35
0
48
-48
13
Overhead
11.693
14.815
0 0 14.377
0
0
0 0 12.033
0
Treasury
0 0 -3.122
-2.343
13.924
15.762
-1.839
13.125
15.882
-2.757
919
Client Front End
498
0
498
637
0
637
745
0
745
723
0
723
22
Client Front End Office
634
40
594
783
1
782
787
64
723
774
64
710
12
Fixed Voice
48
10
38
102
0
102
103
1
102
45
1
44
58
Mobile Communications
48
0
48
79
0
79
91
0
91
49
0
49
42
Network Management
239
3
236
323
0
323
284
19
265
289
21
268
-3
Printing Services
96
44
52
113
0
113
113
21
93
117
33
85
8
Database Management
69
0
69
39
0
39
72
0
72
70
0
70
2
Server Management
15
0
15
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
ICT-Basis Dienstverlening
3.874
112
3.762
3.953
94
3.859
3.771
57
3.714
3.787
61
3.726
-13
Werkplek gerelateerde uitgaven
1.542
407
1.135
1.245
0
1.245
2.107
656
1.452
1.957
668
1.289
163
Functioneel- en gegevensbeheer
2.511
449
2.062
2.787
3
2.784
3.018
443
2.574
2.829
533
2.296
279
Staf
2.118
329
1.789
1.973
0
1.973
2.832
222
2.610
2.485
223
2.263
348
Covid-19
2
2
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Bijdrage Alphen aan den Rijn
0
10.837
-10.837
0
11.406
-11.406
0
11.406
-11.406
0
11.406
-11.406
0
Bijdrage Kaag en Braassem
0
2.583
-2.583
0
2.725
-2.725
0
2.725
-2.725
0
2.725
-2.725
0
Bijdrage Alphen aan den Rijn incidenteel
0
0
0
0
118
-118
0
118
-118
0
118
-118
0
Bijdrage Kaag en Braassem incidenteel
0
0
0
0
30
-30
0
30
-30
0
30
-30
0
0 0 13.815 0 0 0 13.815
0 0 15.343 5
0 0 -1.528 -5
0 0 14.334 58
0 0 14.377 15
0 0 -43 43
0 0 16.453 58
0 0 16.496 15
0 0 -43 43
0 0 16.652 15
0 0 -1.135 43
0
1.092 0
5
-5
0
15
-15
0
15
-15
0 0 15.518 58 0
15
-15
0
0
0
58
0
58
58
0
58
58
0
58
0
15.348
-1.534
14.392
14.392
0
16.511
16.511
0
15.576
16.668
-1.092
1.092
1.534
0
1.534
0
0
0
0
0
0
1.092
0
1.092
-1.092
15.348
15.348
0
14.392
14.392
0
16.511
16.511
0
16.668
16.668
0
0
Vennootschapsbelasting Onvoorzien Totaal Lasten en Baten Mutaties reserves Toevoegingen Onttrekkingen
Exploitatiesaldo Te verrekenen exploitatiesaldo
Saldo
0
Het jaar sluit af met een positief rekeningresultaat van € 1.092.061,40. De begroting ging uit van een resultaat van € 0. In de Q3 rapportage is aan het bestuur gemeld dat op dat moment de onderschrijding ruim 800K bedroeg, ervan uitgaande dat alle geregistreerde verplichtingen dan ook betaald zouden worden. In december 2023 zijn alle verplichtingen tegen het licht gehouden en een aantal daarvan zijn vervallen of doorgeschoven naar 2024 omdat het werk nog niet was uitgevoerd in 2023. Daarnaast is in Q4 nog een vergoeding verkregen op basis van nacalculatie voor de inzet van de inkoopadviseur voor diverse business projecten en voor de inzet van uren van Functioneel Beheer en projectleiding ten behoeve van het Project Jeugd en Gezin. Hierdoor valt de onderschrijding onder andere hoger uit dan bij Q3 zichtbaar was. Deze onderschrijding wordt verder veroorzaakt doordat diverse (nieuwe) activiteiten uit de kadernota 2022 in 2023 nog niet of nog niet geheel zijn uitgevoerd. Enkele nieuwe formatieplaatsen zijn pas in de loop van 2023 opgevuld waardoor de werkelijke jaarlijkse kosten die hieraan verbonden zijn voor 2023 lager uitvielen. Ook de offerte voor SOC dienstverlening is eind december rondgekomen, met als gevolg dat het budget in 2023 nog niet is benut. Voor 2024 is het grootste gedeelte van de activiteiten uit de Kadernota 2022/Taskforce wel structureel ingezet.
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
6
In onderstaande tabel is de onderschrijding samengevat in de diverse onderdelen. Bedragen in € 1.000
Onderschrijding budget 2023: Onderwerpen
Restant 2023
Nog niet / niet geheel ingevoerde nieuwe producten
453
Afschrijvingslasten
93
Extra inkomsten projecten welke niet meer gecompenseerd door inhuur
210
Minder noodzakelijke incidentele kosten FB
98
Stelpost "vernieuwingskalender"
73
Opleiding incidenteel + structureel
40
Lagere verbruikskosten telefonie
42
Minder bedrijfsvoeringskosten
44
Baten rente
13
Overige verzamelposten
26 1092
De belangrijkste redenen van de onderschrijding zijn: •
De inzet rondom verdere verbetering van dienstverlening en invoering van piketregeling zijn in het tweede deel van 2023 geïmplementeerd.
•
Diverse functies zijn in het tweede deel van 2023 ingevuld.
•
Projecten en trainingen die deels in 2023 zijn gestart en deels doorschuiven naar 2024.
•
Vergoeding voor hoge inzet BVO personeel t.b.v. Business Projecten.
De BVO Rijn en Braassem is een gemeenschappelijke regeling. De gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem zijn risicodrager. Het exploitatieresultaat van € 1.092.061,40 zal worden teruggegeven aan de deelnemers. Gedurende het jaar zijn er begrotingswijzigingen doorgevoerd naar aanleiding van de kwartaalrapportages. Tevens zijn er administratieve en budget neutrale begrotingswijzigingen doorgevoerd met betrekking tot de additionele bijdragen. Dit laatste betreft de bijstellingen van de budgetten waar een additionele vergoeding tegenover staat. Dit zijn de aanvragen die niet behoren tot de standaard dienstencatalogus. De volledige kosten van dit maatwerk en/of meerwerk worden door de BVO Rijn en Braassem additioneel aan de betreffende gemeente doorberekend. De wijzigingen zijn tot 21 december 2023 doorgevoerd omdat er nog tijdig een akkoord van het bestuur nodig was. De additionele diensten die na 21 december 2023 zijn doorbelast konden hierdoor niet meer worden begroot.
Programma ICT Wat hebben we bereikt? De BVO Rijn en Braassem heeft er ook in 2023 voor gezorgd dat de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem met behulp van ICT hun werkzaamheden hebben kunnen uitvoeren. Dat gaat - weten de direct betrokkenen - niet vanzelf, maar dat is steeds minder relevant. ICT en informatievoorziening is een basisvoorziening geworden. In het voorjaar van 2023 is een nulmeting in de vorm van een klanttevredenheidsonderzoek (KTO) uitgevoerd. Door de medewerkers van beide gemeenten werd de dienstverlening van de BVO beoordeeld op een 7. In de KTO kwamen verschillende verbeterpunten naar voren, waarvan we diverse punten hebben doorgevoerd. Een belangrijke behoefte was om meer fysiek contact te kunnen hebben naast de telefoon en ingang van intranet. Hiervoor is gestart met een pilot voor inrichting van een fysieke balie bij de gemeente Alphen aan den Rijn en Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
7
inloopplekken op gezette tijden bij Kaag & Braasem en Langeroode. De fysieke balie is verplaatst, waardoor de uitgifte van apparatuur direct vanuit de balie verzorgt kon worden. Een tweede belangrijke uitkomst van de KTO is dat er verder is geïnvesteerd in het verbeteren van de dienstverlening. Alle Servicedesk medewerkers hebben in dit kader een training klantgericht werken gehad. Bij Functioneel Beheer is een training gestart om alle beheerders te trainen op het gebied van regievoering en de veranderende rol van Functioneel Beheer. Als laatste is een start gemaakt met het verder verbeteren van de dienstverleningsprocessen. Hiervoor is de formatie rondom changemanagement, incidentmanagement uitgebreid en is tevens een test coördinator aangesteld. In 2023 is de SLA afgerond en door de gemeenten getekend. Verder is een start gemaakt met het opstellen van de diverse Dossier Afspraken en Procedure (DAP) beschrijvingen. Dit als verdere verduidelijking van de werkafspraken. De afhankelijkheid van de dienstverlening van onze ICT-dienstverlener Solvinity werd in 2023 ook weer duidelijk gemaakt door de verstoringen op de Citrix omgeving in het najaar. Dit was aanleiding om op onderdelen de afspraken aan te scherpen. Tegelijkertijd versterkte dit de keuze om de werkplekinrichting verder te koppelen aan de laptop.
In 2023 is het overgrote deel van de thin clients uit gefaseerd, zodat in principe de meeste werkplekken via de laptop aangesloten kunnen worden op een dockingstation en de daaraan gekoppelde randapparatuur. Er is op die werkplekken daardoor geen onderscheid meer tussen de werkplek voor thuis of op kantoor. In 2023 is door verdere ver-SAAS-ing het gebruik van de Citrix omgeving afgebouwd. Een traject wat de komende jaren verder wordt doorgevoerd. Een groot deel van de medewerkers heeft hierdoor de Citrix omgeving niet meer nodig. In 2023 is tevens bepaald dat vanuit beveiliging de externe inhuur ook wordt voorzien van een laptop. Dit is in 2023 uitgerold. Rondom het centralisatie project is er voortgeborduurd op de inrichting in 2022. De “wasstraat” die in 2022 is opgezet is verder uitgewerkt en wordt inmiddels gebruikt om applicaties van decentraal naar centraal te brengen. Deze wasstraat is inmiddels ingezet voor het overbrengen van de HRM applicatie Motion naar beheer bij de BVO en ook voor het registratiesysteem voor de BV Jeugdzorg. In 2023 is in navolging van de wettelijk verplichting een uitwijktest gedaan. Hierbij is het draaiboek van 2022 gebruikt als basis en aangepast waar nodig. De uitwijktest werkt steeds routinematiger en inmiddels als een goed geoliede machine.
Naast de standaard dienstverlening is er in 2023 voor € 2.324.846,32 aan additionele diensten geleverd aan beide gemeenten. Met name de oprichting van BV Jeugdzorg voor de gemeente Alphen aan den Rijn heeft een flink beslag gelegd op capaciteit. De inrichting van de BV Jeugdzorg stond onder hoge tijdsdruk en tegelijkertijd was er tot het laatste moment nog veel onduidelijkheid over de inrichting. Toch kunnen we stellen dat de inrichting is geslaagd. Vanaf 1 januari konden de medewerkers werken en gebruik maken van de benodigde ICT voorzieningen. Als laatst is het contract van Microsoft in 2023 aanbesteed en vernieuwd. In dit kader zijn de prijsafspraken die de VNG landelijk met Microsoft heeft afgesproken gevolgd. Het contract is daarnaast voorzien van een upgrade van E3 naar E5 functionaliteit.
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
8
Wat heeft het gekost? Bedragen in € 1.000 Onderdeel Lasten
Programma ICT Functioneel- en gegevensbeheer
Rekening 2022 Baten
Saldo
Primitieve begroting 2023 Lasten Baten Saldo
Begroting na wijziging 2023 Lasten Baten Saldo
Lasten
Rekening 2023 Baten Saldo
Verschil
2.122
528
1.594
2.301
0
2.301
2.529
698
1.831
2.392
722
1.670
160
2.122
528
1.594
2.301
0
2.301
2.529
698
1.831
2.392
722
1.670
160
Binnen het Programma ICT is een voordelig saldo van 160K gerealiseerd ten opzichte van de begroting. Dit betreft hoofdzakelijk een onderbesteding bij Functioneel Beheer van 104K op de detacheringskosten. Dit wordt onder andere veroorzaakt doordat een nieuwe formatieplaats voor een Functioneel beheerder pas per 1 juli 2023 is opgevuld terwijl er wel dekking was voor een heel jaar. Daarnaast is sprake van niet benutte vacatureruimte gedurende het jaar omdat vacante vacatures regelmatig niet direct opgevuld konden worden. Verder is er een onderschrijding van 34K op Functioneel beheer/Openbare Orde en Veiligheid zichtbaar. De kosten van het contract met Sigmax werden voorheen abusievelijk door de BVO betaald. Dit is bij de aanbesteding eind 2022 aangepast en dit is daarna grotendeels doorbelast naar beide gemeenten, zoals in het verleden is afgesproken.
Incidentele baten en lasten binnen programma ICT In 2023 is er geen sprake geweest van incidentele baten en lasten binnen het programma ICT.
Overhead Bij de herziening van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) is vastgelegd dat kosten zoveel mogelijk direct moeten worden toegerekend aan de betreffende taken/activiteiten. Dit betekent dat alle bedrijfskosten die direct verbonden zijn aan activiteiten/taken/producten in de betreffende taakvelden moeten worden begroot en verantwoord. Conform deze voorschriften worden de baten en lasten van overhead centraal onder een afzonderlijk taakveld geregistreerd (taakveld 0.4 Overhead). Onder "overhead” wordt verstaan: het geheel van functies en activiteiten gericht op sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Veel ICT-activiteiten vallen onder overhead. Bedragen in € 1.000 Onderdeel Lasten
Overhead Client Front End Client Front End Office Fixed Voice Mobile Communications Network Management Printing Services Database Management Server Management ICT-Basis Dienstverlening Technisch Beheer overig Functioneel- en gegevensbeheer Staf Covid-19 Bijdrage Alphen aan den Rijn Bijdrage Kaag en Braassem Bijdrage Alphen aan den Rijn incidenteel Bijdrage Kaag en Braassem incidenteel
Rekening 2022 Baten
Saldo
Primitieve begroting 2023 Lasten Baten Saldo
Begroting na wijziging 2023 Lasten Baten Saldo
Lasten
Rekening 2023 Baten Saldo
Verschil
11.693
14.815
-3.122
12.033
14.377
-2.343
13.924
15.762
-1.839
13.125
15.882
-2.757
919
498 634 48 48 239 96 69 15 3.874 1.542 2.511 2.118 2 0 0 0 0
0 40 10 0 3 44 0 0 112 407 449 329 2 10.837 2.583 0 0
498 594 38 48 236 52 69 15 3.762 1.135 2.062 1.789 0 -10.837 -2.583 0 0
637 783 102 79 323 113 39 0 3.953 1.245 2.787 1.973 0 0 0 0 0
0 1 0 0 0 0 0 0 94 0 3 0 0 11.406 2.725 118 30
637 782 102 79 323 113 39 0 3.859 1.245 2.784 1.973 0 -11.406 -2.725 -118 -30
745 787 103 91 284 113 72 0 3.771 2.107 3.018 2.832 0 0 0 0 0
0 64 1 0 19 21 0 0 57 656 443 222 0 11.406 2.725 118 30
745 723 102 91 265 93 72 0 3.714 1.452 2.574 2.610 0 -11.406 -2.725 -118 -30
723 774 45 49 289 117 70 0 3.787 1.957 2.829 2.485 0 0 0 0 0
0 64 1 0 21 33 0 0 61 668 533 223 0 11.406 2.725 118 30
723 710 44 49 268 85 70 0 3.726 1.289 2.296 2.263 0 -11.406 -2.725 -118 -30
22 12 58 42 -3 8 2 0 -13 163 279 348 0 0 0 0 0
Toelichting Binnen het product Overhead is een onderschrijding op het budget van € 919K. De onderbesteding van 163K op de Werk gerelateerde uitgaven bestaat voor 110K uit detacheringslasten en 53K uit overig materieel budget. In dit product vallen alle detacheringslasten van het hele team Beleid, Regie en Informatievoorziening. Er zijn een aantal nieuwe functies gecreëerd waaronder een Junior informatieadviseur en een Medewerker BVO projecten waarvan de aanstelling pas in het laatste half jaar heeft plaatsgevonden. Daarnaast zit hierin begrepen de vacatureruimte voor de functie van informatieadviseur (voor 3 maanden).
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
9
De 53K overig materieel budget is ontstaan door o.a. door het vervallen/vrijvallen van verplichtingen omdat de dienst of levering niet meer in 2023 heeft plaatsgevonden. Daarnaast is er bij de Q3 rapportage budget bij geraamd voor de aanschaf van beeldschermen en andere accessoires. Dit bedrag is te hoog ingeschat wat onder andere bij ICT-basis Dienstverlening voor een overschrijding van -13K heeft gezorgd. De onderschrijding op Functioneel- en gegevensbeheer bedraagt 279K. Hiervan is 186K detacheringslasten, 65K Functioneel beheer Algemeen en 21K Noodzakelijke kleine uitgaven. De onderschrijding van 186K detacheringslasten is o.a. ontstaan doordat er 3 nieuw gecreëerde formatieplaatsen voor een Proces Architect, Changemanager en een extra functioneel beheerder pas in de 2e helft van 2023 zijn aangesteld. De 65K onderschrijding op Functioneel beheer Algemeen is een percentage van 6% van het totale budget. Dit budget is niet ingezet maar wel benodigd voor het “versaasen” van applicaties. De 21K Noodzakelijke kleine uitgaven wordt ingezet voor noodzakelijke incidentele kosten voor technisch applicatie Beheer. Voorheen voerden eigen mensen dit werk uit. Als Axians niet de juiste kennis in huis heeft wordt er een extra leverancier ingehuurd. De besteding hieraan is afhankelijk van de extra inzet.
In onderstaande tabel worden de geraamde lasten van het cluster “staf” gespecificeerd: Bedragen in € 1.000 Onderdeel Staf
Rekening 2022 Lasten
Baten
Primitieve begroting 2023 Saldo
Lasten
Baten
Begroting na wijziging 2023
Saldo
Lasten
Baten
Rekening 2023
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Verschil
Detachering Staf en Advies en Beleid
635
0
635
873
0
873
1.062
0
1.062
1.029
0
1.029
33
Personeel van derden
582
0
582
100
0
100
834
0
834
696
0
696
138
Afschrijvingen
608
0
608
397
0
397
435
0
435
424
0
424
11
Opleidingen
23
0
23
52
0
52
52
0
52
35
0
35
17
Opleidingen incidenteel
0
0
0
0
0
0
100
0
100
76
0
76
24
Bedrijfsvoeringskosten
138
281
0
281
186
0
186
170
0
170
16
138
0
Security Management
-4
0
-4
55
0
55
15
0
15
22
0
22
-7
Bank- en accountantskosten
26
0
26
37
0
37
32
0
32
28
0
28
4
Rentelasten Vreemd Vermogen
0
0
0
0
0
0
3
0
3
3
0
3
1
Rentebaten
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
48
-48
48
Diverse kleine uitgaven
5
0
5
3
0
3
8
0
8
7
0
7
1
Overige inkomsten
0
329
-329
0
0
0
0
222
-222
0
223
-223
1
Overige kleine uitgaven
0
0
0
0
0
0
33
0
33
0
0
0
33
106
0
106
0
0
0
0
0
0
-4
0
-4
4
0
0
0
174
0
0
73
0
73
0
0
0
73
2.119
329
1.790
1.973
0
1.973
2.832
222
2.610
2.485
271
2.215
395
Door te factureren Stelpost Totaal Staf
Toelichting Binnen het product Staf is een onderschrijding op het budget van € 395K. De onderbesteding op de detacheringslasten van de Staf wordt onder andere veroorzaakt doordat de formatie van de directeur voor 50% wordt vervuld. De andere 50% is de directeur werkzaam voor de gemeente Alphen aan den Rijn. Deze laatste 50% wordt daardoor niet doorbelast naar de BVO. De onderschrijding op Personeel van derden 137K wordt o.a. veroorzaakt doordat er in het laatste kwartaal op nacalculatie uren zijn doorbelast naar Alphen aan den Rijn, voor de inzet van de inkoopadviseur ten behoeve van diverse business projecten en de hoge inzet voor het project Jeugd en Gezin Alphen aan den Rijn. Er was geen mogelijkheid meer om de vergoeding die hiervoor is verkregen in te zetten. Daarnaast zit in dit bedrag ook de 50K her allocatie van de gemeente Kaag en Braassem met betrekking tot het centralisatieproject. Hiervan is 13K besteed en het restant moet worden terugbetaald aan Kaag. De onderschrijding op de stelpost bedraagt 73K. Van de totaal beschikbare 150K zijn van diverse projecten de éénmalige kosten betaald, zoals vernieuwing Microsoft contract, GT Print, GT Mobiel en Govroam. De besteding is afhankelijk van de projecten die uitgevoerd worden.
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
10
De onderschrijding op het budget opleidingen (incidenteel en structureel) bedraagt 40K. Bij de opleiding voor de Functioneel beheerders is een docent ziek geworden tijdens het opleidingstraject. Deze opleiding wordt in 2024 afgerond. In onderstaande tabel worden de geraamde baten en lasten van overhead inzichtelijk gemaakt naar soort uitgaven: bedragen in € 1.000 Specificatie Overhead en Treasury
Rekening 2022 Lasten
Afschrijvingen Ingeleend personeel Overige goederen en diensten Rente (TV 0.5 treasury) Overige inkomsten Deelnemersbijdrage Bijdrage incidenteel To taal o v er h ead
Baten
Primitieve begroting 2023 Saldo
Lasten
Baten
Begroting na wijziging 2023
Saldo
Lasten
Baten
Rekening 2023
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Verschil
1.118
0
1.118
1.092
0
1.092
1.240
0
1.240
1.147
0
1.147
-93
2.679
0
2.679
3.988
0
3.988
3.597
0
3.597
3.269
0
3.269
-329
7.889
0
7.889
6.926
0
6.926
9.087
0
9.087
8.710
0
8.710
-377
7
0
7
0
0
0
0
35
-35
0
48
-48
-13
0
1.395
-1.395
0
98
-98
0
1.483
-1.483
0
1.603
-1.603
-120
0
13.420
-13.420
0
14.131
-14.131
0
14.131
-14.131
0
14.131
-14.131
0
0
0
0
148
-148
0
148
-148
0
148
-148
0
11.693
14.815
-3.122
14.377
-2.372
13.924
15.797
-1.873
13.125
15.930
-2.805
-932
12.005
Toelichting De onderschrijding van 93K op afschrijvingen wordt grotendeels veroorzaakt doordat het investeringskrediet aanschaf Telefooncentrale niet is besteed. Er wordt geen telefooncentrale aangeschaft omdat er voor een andere oplossing is gekozen. Per eind 2023 is dit investeringskrediet dan ook afgesloten. Helaas heeft dit nog wel zijn uitwerking op de begroting van 2024, maar bij de opmaak van de begroting 2025 zal deze investering worden geschrapt. De onderschrijding op ingeleend personeel 329K is ontstaan omdat er voor de diverse nieuw gecreëerde functies wel voor het hele jaar budget aanwezig was, maar de functies pas grotendeels in de 2e helft van 2023 zijn opgevuld. De onderschrijding op overige goederen en diensten bedraagt 377K. In het budget was onder andere nog beschikbaar 110K voor security eisen vanuit de Kadernota 2022. Eind 2023 is de offerte voor SOC dienstverlening getekend, maar de structurele besteding zal pas in 2024 plaatsvinden. Daarnaast zit in deze onderschrijding ook de vergoeding voor de uren van Functioneel beheer en de Projectleider Jeugd en gezin en de uren voor de inzet van de inkoopadviseur voor de diverse business projecten voor ruim 100K. Deze uren zijn in december 2023, op basis van nacalculatie, in rekening gebracht en daardoor niet meer in 2023 te besteden.
Door Kaag en Braassem is voor her allocatie Centralisatieproject 50K bijgedragen waarvan maar 13K is besteed voor de inhuur van een Functioneel beheerder bij Kaag en Braassem. Het restant zal worden terugbetaald en verrekend bij de resultaatbestemming. Verder is er nog een onderbesteding op het product mobiele telefonie, GT Mobile. In dit project vindt de overgang plaats van Vodafone naar Odido. De daadwerkelijke overgang van de een naar de andere provider is pas in december 2023 gestart en loopt door in 2024. Dit gaf in 2023 onduidelijkheid over de besteding van het budget. Vennootschapsbelasting De BVO Rijn en Braassem is een samenwerkingsverband. De wetgever heeft aangegeven het ongewenst te achten dat de voordelen die worden behaald met de activiteiten die door het samenwerkingsverband worden verricht in de heffing van de vennootschapsbelasting worden betrokken, terwijl de betreffende activiteiten niet zouden zijn belast of zouden zijn vrijgesteld indien geen sprake zou zijn van samenwerking en elk van de overheden de activiteiten zelf zou hebben uitgevoerd. Daar komt bij dat de BVO Rijn en Braassem geen winst nastreeft. Uitgangspunt is dan ook dat er met de activiteiten die door de BVO Rijn en Braassem zijn verricht geen sprake is van Vennootschapsbelastingplicht.
De Belastingdienst heeft de BVO Rijn en Braassem uit het aangiftesysteem gehaald, de BVO Rijn en Braassem heeft dus geen aangifteplicht. Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
11
Onvoorzien De BVO Rijn en Braassem geen post onvoorzien in de begroting en realisatie. Incidentele baten en lasten In de begroting 2023 is voor incidentele baten en lasten een bedrag van 148K opgenomen. Dit betreft 48K reservetoevoeging en 100K incidenteel opleidingsbudget. Omdat de BVO alleen in 2023 incidenteel budget in de begroting heeft opgenomen en met het oog op de voorgenomen opheffing van de BVO per 1 januari 2025 is ervoor gekozen de huidige overzichten niet te specificeren naar incidenteel en structureel. Het is de intentie om de reservetoevoeging in 2024 terug te draaien.
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
12
Paragrafen Dit onderdeel van de begroting bevat de paragrafen die volgens het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) verplicht opgesteld moeten worden. Hiervoor gelden de bepalingen van de artikelen 9 tot en met 16 BBV. Een aantal van deze paragrafen is voor de BVO Rijn en Braassem niet van toepassing. De niet van toepassing zijnde paragrafen zijn: •
Lokale heffingen;
•
Verbonden partijen;
•
Onderhoud kapitaalgoederen;
•
Grondbeleid.
De volgende paragrafen zijn wel van toepassing: •
Weerstandsvermogen en risicobeheersing;
•
Bedrijfsvoering;
•
Financiering.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing Beleid Wij streven na om geen onnodige risico's te lopen en mits financieel verantwoord, zoveel mogelijk risico's af te dekken door verzekeringen. Risico's die niet worden afgedekt door een verzekering of een voorziening moeten worden opgevangen door de deelnemende gemeenten. Op termijn wordt dit wellicht opgevangen door beschikbare weerstandscapaciteit. Weerstandsvermogen en weerstandscapaciteit Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen of waar na het treffen van maatregelen nog restrisico's overblijven. De verhouding wordt uitgedrukt in een ratio:
Weerstandscapaciteit Risico's
= weerstandsvermogen
In zekere zin is de BVO Rijn en Braassem vergelijkbaar met een gemeentelijke afdeling. Net zoals een gemeentelijke afdeling doorgaans niet over een eigen weerstandscapaciteit beschikt, kan ook de BVO Rijn en Braassem zonder weerstandscapaciteit. De gemeenten staan immers financieel garant voor de BVO Rijn en Braassem. Zonder weerstandscapaciteit heeft de BVO Rijn en Braassem wel bij iedere tegenvaller een extra financiële bijdrage van de gemeenten nodig. Een negatief eigen vermogen door een financiële tegenvaller is officieel niet toegestaan en kan bovendien knelpunten in betalingen veroorzaken. Gemeenten moeten dan aanzuiveren. Het ophalen van een extra financiële bijdrage bij gemeenten is arbeidsintensief. Het financieel tekort is soms al een voldongen feit en gemeenten moeten juridisch gezien uiteindelijk aanzuiveren. Om bureaucratie en een negatief bestuurlijk/maatschappelijk sentiment te voorkomen, heeft de BVO Rijn en Braassem toch eigen weerstandscapaciteit nodig. Dit stimuleert hiernaast het zelfsturend vermogen. Indien de BVO Rijn en Braassem geen weerstandscapaciteit aanhoudt, liggen de risico's bij de gemeenten en hebben de gemeenten dientengevolge een Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
13
hogere weerstandscapaciteit nodig. Positieve jaarsaldi worden via de resultaatbestemming terugbetaald aan de deelnemende gemeenten. De algemene reserve kan worden ingezet voor de risico's, waarbij snel handelen vereist is. Als de algemene reserve geen positief saldo heeft, worden extra kosten opgevangen door de deelnemende gemeenten. Omdat de risico's niet zijn gekwantificeerd en er geen weerstandscapaciteit is, is de ratio van het weerstandsvermogen niet bepaald. Risico’s De BVO Rijn en Braassem is een gemeenschappelijke regeling van gemeenten die risicodrager zijn voor de investeringen, financiering en kostenbeheersing. De BVO Rijn en Braassem heeft beperkt eigen vermogen om risico’s op te vangen. Bij tekorten zorgen de deelnemende gemeenten ervoor dat de BVO Rijn en Braassem over voldoende middelen beschikt om aan zijn verplichting te voldoen. Bij de begrotingscyclus van 2023 heeft de BVO ervoor gekozen om de trend van landelijke verhoging niet in de begroting van de BVO te verankeren, maar de additionele vraag en de daarmee gepaarde kosten via het projectportfoliomanagement van beide gemeenten te laten verlopen. De M&I ICT Benchmark Gemeenten 2023 laat opnieuw zien dat de kosten van de informatievoorziening van gemeenten verder stijgen ( €10 per inwoner in 2022, dit door de toename van software- en personeelskosten).
Voor het begrotingsjaar 2023 zijn de materiële budgetten geïndexeerd met 2,5 % en de personele budgetten met 3,7%. Wetende dat de indexering van de verschillende leveranciers aanzienlijk hoger ligt dan deze 2,5% en dat de ook in de CAO voor 2024 een loonstijging van 6% is opgenomen is de verwachting dat de gehanteerde indexering ontoereikend zal zijn voor begrotingsjaar 2024. De indexering FKGR blijkt de afgelopen jaren veel te laag te zijn en niet goed aan te sluiten bij de praktijk. Bij vernieuwing is het beleid te kiezen voor Software als een Service (zogenaamde “SaaS”), Cloud oplossingen en uitbesteden, tenzij het financieel veel aantrekkelijker is om tot aanschaf over te gaan. Dit zorgt voor een andere manier van financieren en leidt tot het verschuiven van kapitaallasten naar exploitatiekosten. Het effect hiervan op de BVO Rijn en Braassem begroting is dat kosten eerder vallen dan voorheen en in volle hevigheid. Deze trend is landelijk en ook zichtbaar in de M&I Benchmark. M&I voorziet een verdere verhoging van de softwarekosten. Basis-set financiële kengetallen vanuit BBV In de voorschriften (het BBV) is opgenomen dat er een aantal financiële kengetallen aan de begroting en de jaarrekening moet worden toegevoegd om zo makkelijker inzicht te geven in de financiële positie.
De kengetallen maken inzichtelijk over hoeveel (financiële) ruimte de gemeenschappelijke regeling beschikt om structurele en incidentele lasten te kunnen dekken of opvangen. Ze geven inzicht in de financiële weerbaarheid en wendbaarheid. Kengetal
Jaarrekening 2023
netto schuldquote
13,48%
netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
13,48%
solvabiliteitsratio
0,86%
grondexploitatie
Niet van toepassing
structurele exploitatieruimte belastingcapaciteit
0% Niet van toepassing
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
14
Netto schuldquote Dit cijfer geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft dus een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Een laag percentage is gunstig. De signaalwaarden voor de effectieve netto schuldquote bedragen 90% en 120%: Tot de grens van 90% is het signaal ‘groen’. Bij het overschrijden van de grens van 90% springt het licht voor de effectieve netto schuldquote op ‘oranje’. Bij het overschrijden van de signaalwaarde van 120% springt het licht op ‘rood’ en is sprake van een relatief hoge schuld. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Omdat bij leningen onzekerheid kan bestaan of ze allemaal worden terugbetaald, wordt dit kengetal zowel berekend inclusief als exclusief de doorgeleende gelden. Zo wordt duidelijk wat het aandeel van de verstrekte leningen in de exploitatie is en wat dit betekent voor de schuldenlast. Hoe lager deze percentages, hoe beter. De signaalwaarden voor de effectieve netto schuldquote bedragen 90% en 130%: Tot de grens van 90% is het signaal ‘groen’. Bij het overschrijden van de grens van 90% springt het licht voor de effectieve netto schuldquote op ‘oranje’. Bij het overschrijden van de signaalwaarde van 130% springt het licht op ‘rood’ en is sprake van een relatief hoge schuld.
Solvabiliteit Dit cijfer geeft inzicht in de mate waarin de BVO Rijn en Braassem in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger dit percentage, hoe gunstiger dit is voor de financiële weerbaarheid van de gemeente. Dit cijfer geeft dus een soort toekomstvisie weer. Omdat de BVO Rijn en Braassem een zeer beperkte bestemmingsreserves heeft, is dit percentage laag. Dit betekent in dit geval echter niet dat de BVO Rijn en Braassem minder in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen en risico loopt, want de deelnemers zullen er steeds zorg voor dragen dat de BVO Rijn en Braassem te allen tijde over voldoende verplichtingen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen doen. Grondexploitatie De boekwaarde van de voorraden grond moet worden terugverdiend bij de verkoop. Kenmerkend voor grondexploitaties is dat de looptijd meerdere jaren is. Naarmate de inkomsten verder in de toekomst liggen, brengt dit meer rentekosten en risico’s met zich mee. Een grondexploitatie van 10% of hoger wordt beschouwd als kwetsbaar. Dit kengetal is niet van toepassing voor de BVO Rijn en Braassem (geen grondexploitaties).
Structurele exploitatieruimte Dit cijfer helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Wanneer dit cijfer negatief is, betekent het dat het structurele deel van de begroting onvoldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Belastingcapaciteit Dit cijfer geeft inzicht in hoe de belastingdruk in de organisatie zich verhoudt ten opzichte van het landelijk gemiddelde. Als dit percentage laag ligt, betekent het dat de organisatie meer inkomsten uit belastingen zou kunnen verwerven. Of dit wel of niet gebeurt is een beleidskeuze. Dit kengetal is niet van toepassing voor de BVO Rijn en Braassem (geen belastingheffing).
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
15
Bedrijfsvoering Doelstelling De BVO Rijn en Braassem heeft als primaire verantwoordelijkheid de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem in staat te stellen om met stabiele, veilige, snelle, up-to-date zijnde informatietechnologie haar taken naar behoren uit te kunnen voeren. Zij is als ICT Fabriek verantwoordelijk voor de “run” van de informatievoorziening. Daarnaast is de BVO Rijn en Braassem zo georganiseerd dat op verzoek van beide gemeenten snel en adequaat kan worden geholpen bij het aangaan van nieuwe of gewijzigde uitdagingen (“change”) op het gebied van informatievoorziening. De BVO Rijn en Braassem levert vanuit haar vak expertise en onder regie van beide gemeenten ook een bijdrage aan “Innovatie” op het gebeid van informatievoorziening en ICT. Organisatie De BVO Rijn en Braassem heeft zelf geen personeel in dienst. Arbeidskrachten worden gedetacheerd vanuit de gemeente Alphen aan den Rijn. Ook ondersteuning op het gebied van de financiële administratie (deels), de personeels- en salarisadministratie, ondersteuning bij juridische zaken en inkoop en aanbesteding worden door de gemeente Alphen aan den Rijn verzorgd. Daar waar noodzakelijk is, ook vanwege het specialistische karakter van de diensten van de BVO, in een aantal gevallen ondersteunende capaciteit ingehuurd.
Jaarlijks worden naast de begroting en jaarrekening drie kwartaalrapportages opgesteld en aangeboden aan de deelnemende gemeenten. Bedrijfsvoeringaspecten in 2023 Rondom het verder verduidelijken van de dienstverlening zijn in 2023 weer een aantal stappen gezet. Naast de Producten- en Dienstencatalogus (PDC) zijn inmiddels ook de service niveaus (SLA) opgesteld en getekend door beide gemeenten. Een vervolgstap is nog het verder verduidelijken van de afspraken per dienst door het maken van detail afspraken in de vorm van een DAP. DAP staat voor Dossier Afspraken en Procedures en heeft betrekking op het vastleggen van de werkwijze van de te leveren diensten. Een DAP is flexibeler dan een SLA, omdat deze meer gericht is op de specifieke omstandigheden. Financiën De financiële administratie van de BVO blijkt complex om goed op orde te houden. De complexiteit wordt bepaald door de grote hoeveelheid contracten en de grote hoeveelheid wijziging die in een jaar plaats vindt. Er zijn de afgelopen jaren dan ook verschillende verbeteringen in het werkprocessen en de financiële administratie doorgevoerd, waardoor de BVO Rijn en Braassem meer in control is (tijdigheid en voorspelbaarheid) en de administratie in overeenstemming is met het BBV: •
De detacheringskosten worden, in principe, op maandbasis afgerekend met de gemeente Alphen aan den Rijn.
•
De inhuur via Flextender vanuit Alphen aan den Rijn wordt direct doorbelast naar de BVO Rijn en Braassem.
•
De additionele diensten worden maandelijks aan beide klanten gefactureerd, nadat de prestatie geleverd en het dossier op orde is.
•
De inkomsten van additionele diensten zijn binnen de administratie vastgelegd en gekoppeld aan de uitgaven, waardoor er een beter inzicht ontstaat.
•
Alle begrotingswijzigingen worden tussentijds verwerkt en toegelicht aan en geaccordeerd door het bestuur.
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
16
•
Er wordt pas een verplichting aangegaan als er ook dekking is en alle verplichtingen worden geregistreerd in de financiële administratie.
•
Met de inrichting van de verplichtingenadministratie zijn in 2023 verdere verbeteringen doorgevoerd, deze zijn met name gericht op het verbeteren van het actueel houden van de verplichtingen.
Personeel De BVO Rijn en Braassem is georganiseerd in 2 teams: het team Beleid en Regie Informatie Voorziening (BRI) en het team Functioneel Beheer (FB). Binnen het team Beleid en Regie Informatie Voorziening (BRI) is het vrij rustig gebleven in 2023 voor zover het ongepland en ongewenst verloop betreft van de medewerkers van de BVO in dat team. Wel is uitbreiding op diverse functies ingevuld, als het gaat om de ICT Servicedesk en de Informatie Adviseurs. Ook is een extra senior projectleider aangetrokken. Het aantal ingehuurde externe krachten was binnen BRI ook in 2023 zeer beperkt (minder dan 2 FTE). Ook bij Functioneel Beheer zijn een aantal personele mutaties geweest. Er zijn een aantal collega’s bijgekomen ter vervanging van mensen die weg zijn gegaan of vanwege nog openstaande vacatures. Het aantal ingehuurde externe krachten was binnen Functioneel Beheer ook in 2023 beperkt. Invulling wordt zoveel mogelijk structureel gedaan om de personeelslasten zo laag mogelijk te houden. Met name voor de uitvoering projecten wordt er extra capaciteit ingehuurd. Een wijziging die, voor Alphen aan den Rijn, in 2023 in gang is gezet en waar we in 2024 tot een afronding gaan komen is de vorming van het webteam. Daarmee worden de web gerelateerde overwegend beheersmatige taken zoals die nu nog bij het team communicatie zitten overgeheveld naar Informatievoorziening.
Ook in 2023 was merkbaar dat de arbeidsmarkt erg onder druk staat en dat het vinden van ervaren mensen niet eenvoudig is. Desondanks is het team BRI en Functioneel Beheer erin geslaagd vrijwel alle beschikbare vacatures met bekwame mensen in te vullen. Soms met een iets langere doorlooptijd, daarnaast is door interne doorstroming een deel van de vacature ruimte ingevuld.
Verantwoordelijkheid bestuur van de BedrijfsVoeringsrganisatie Rijn en Braassem (BVO) De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. In 2023 zijn hiervoor alle doorgevoerde begrotingswijzigingen door het bestuur vastgesteld tot en met 21 december 2023. De doorbelastingen na 21 december konden niet meer begroot worden. Daarnaast is het bestuur bij de Q3 rapportage op de hoogte gebracht dat het jaar 2023 zal afsluiten met een positief resultaat onder andere door nog niet/niet geheel uitgevoerde activiteiten kadernota 2022. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het bestuur van de BVO Rijn en Braassem toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting, gemeentelijke verordeningen en bepalingen in de relevante wet- en regelgeving.
Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het bestuur van de BVO op 29 november 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
17
Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 1% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 143.000. Bevindingen Rechtmatigheid: Het bestuur van de BVO is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen: •
Aanbesteding Qconferencing - AV-middelen ten behoeve van de vergaderfaciliteiten. Hierbij is voor een beperkte uitbreiding voortgeborduurd op een eerder aanbesteding. Afgesproken is dat voor nieuwe extra middelen een nieuwe aanbesteding wordt uitgevoerd.
•
Odido - Odido Netherlands B.V. heeft in 2023 een spend van 59.393 euro. Deze spend heeft betrekking op het historische contract GT VAST. Dit komt doordat de migratie naar Vodafone Ziggo is vertraagd. De spend over de gehele contractperiode is in lijn met vorig jaar en over de grens van EU Aanbesteed gegaan. Derhalve zal deze spend net als in 2022 ook in 2023 onrechtmatig worden aangemerkt.
•
Begrotingsonrechtmatigheid: Er is een begrotingsonrechtmatigheid vastgesteld doordat er een onderbesteding heeft plaatsgevonden van totaal 1092K. Bij de Q3 rapportage was het bestuur al op de hoogte gebracht van een verwachte onderschrijding van ruim 800K. De verhoogde onderbesteding is onder andere ontstaan doordat verplichtingen eind 2023 kwamen te vervallen dan wel zijn verschoven naar 2024 omdat de werkzaamheden/diensten niet waren uitgevoerd in 2023. Daarnaast is er op de valreep van 2023 nog een vergoeding verkregen van Alphen aan den Rijn voor de inzet van de uren van de inkoopadviseur van diverse business projecten en de ureninzet van de functioneel beheerders en de projectleider ten behoeve van het project Jeugd en Gezin. Om in de toekomst deze begrotingsonrechtmatigheid te voorkomen wordt in ieder geval bij de opmaak van de begroting 2025 kritisch naar alle budgetten gekeken en daar waar kan budget ingeleverd.
Bevindingen Fraude: Er is geen fraude geconstateerd. De BVO doet aan Fraudepreventie door de spentanalyse en de Interne controle die per kwartaal door het MT van de BVO worden vastgesteld.
Financiering Beleid Het beleid van financieren van de BVO Rijn en Braassem is gericht op: •
het voorzien in de financieringsbehoefte van de BVO Rijn en Braassem op korte en lange termijn;
•
het uitvoeren van de treasury functie. Taken hiervan zijn het besturen en bewaken van de inkomende en uitgaande geldstromen, het beheersen van de daaraan verbonden kosten (tarifering), het minimaliseren van de daaraan verbonden risico's (renterisico en valutarisico) en het optimaliseren van het rendement van beschikbare liquiditeiten.
De BVO Rijn en Braassem verkrijgt haar financiële middelen door de gemeentelijke bijdragen van de deelnemende gemeenten.
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
18
De BVO Rijn en Braassem heeft alleen een financieringsbehoefte voor de aanschaf van ICT-investeringen. Per 7 november 2018 is hiervoor een vaste geldlening aangetrokken tegen 0,32%. Deze lening heeft een looptijd van 5 jaar en is na de aflossing in 2023 beëindigd. Gezien de toekomstige ontwikkelingen van de BVO zal er geen nieuwe lening meer worden afgesloten. Wel zal er gekeken moeten worden hoe aan de liquiditeitsbehoefte in 2024 kan worden voldaan. Het beleid en de uitvoering van de financiering moet - zoals bij alle overheidsinstanties - voldoen aan de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) en de Financiële verordening. De nota Treasury 2023 van de gemeente Alphen aan den Rijn is in november vastgesteld door de Raad van Alphen aan den Rijn. Het is de verwachting dat de BVO per 1 januari 2025 wordt opgeheven. Om die reden zal er geen aparte nota Treasury voor de BVO meer worden opgesteld maar zal, tot de opheffing van de BVO, de nota Treasury 2023 van de gemeente Alphen aan den Rijn worden gevolgd. Kasgeldlimiet en renterisiconorm bedragen in € 1.000
Kasgeldlimiet
2023
Begrotingstotaal
14.334
Percentage
8,20%
Kasgeldlimiet
1.176
Voor 2023 is de kasgeldlimiet vastgesteld op € 1.176.000. Dit betekent dat gemiddeld per kwartaal niet meer dan € 1.176.000 zou mogen worden gefinancierd. De BVO Rijn en Braassem mag zelf geen kortlopende geldleningen afsluiten en als er een tekort dreigt te ontstaan, dan wordt dit tekort opgevangen door beide gemeenten. Er zijn in 2023 dan ook geen korte geldleningen afgesloten en er is derhalve voldaan aan het kasgeldlimiet. Bij het aantrekken van een langlopende financiering stelt de wet FIDO een norm; de renterisiconorm. Hiermee wordt beoogd het renterisico bij herfinanciering te beheersen. De norm houdt in dat de jaarlijkse aflossingen en renteherzieningen van de bestaande leningenportefeuille jaarlijks niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal, met een minimum van € 2.500.000. Bedragen in € 1.000
Renterisiconorm
2023
Begrotingstotaal
14.334
Percentage
20,00%
Renterisiconorm (minimaal € 2,5 miljoen)
2.866
Er is in 2023 voor € 1.064.000 afgelost en is er geen rente herzien. De renterisiconorm is € 2.866.000, waardoor in 2023 is voldaan aan de renterisiconorm met een ruimte van € 1.802.000. Financierings- en renteresultaat In 2023 is er een rentepercentage gehanteerd van 0,27%. Op advies van de commissie BBV is het renteschema in de paragraaf Financiering- en renteresultaat opgenomen (zie hieronder). Hiermee wordt inzicht gegeven in de rentelasten externe financiering, het renteresultaat en de wijze van rentetoerekening.
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
19
Bedragen in €
Renteschema jaarrekening 2023 a - Externe rentelasten over de korte en lange financiering korte rente lange rente, huidige leningen b - Externe rentebaten Totaal door te rekenen rente c - Doorberekening aan grondexploiatie Saldo door te rekenen externe rente d - Rente over eigen vermogen en voorzieningen
1-jan 0 2.901
0,27% 1.064.000
leningen
0,10% 2.846.774
activa
nvt 2.901 nvt 2.901 nvt
De aan taakvelden toe te rekenen rente
2.901
e - De werkelijk aan taakvelden toegerekende rente
2.901
f - Renteresultaat, onderdeel in het taakveld treasury
0
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
20
Jaarrekening De balans per 31 december 2023 Bedragen in €
Activa
31-12-2022
31-12-2023
Va ste a ctiva Materiële vaste activa
2.846.774
1.985.370
Investeringen met een economisch nut - Overige investeringen met een economisch nut
2.846.774
Totaal vaste activa
1.985.370 2.846.774
1.985.370
Vlotte nd e a ctiva Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Rekening-courant verhoudingen met het Rijk Overige vorderingen
4.123.029 397.165
3.989.512
2.559.232
0
0
Liquide middelen Banksaldi
500.412 500.412
Overlopende activa Van Europese of Nederlandse overheden nog te ontvangen spec.uitkeringen Overige nog te ontvangen en vooruitbetaalde bedragen Te vorderen exploitatiesaldo
2.956.397
133.518
501.766 501.766
759.575
725.743
0
0
759.575
725.743
0
0
Totaal vlottende activa
5.383.016
4.183.906
Totaal activa
8.229.791
6.169.277
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
21
Bedragen in €
Passiva
31-12-2022
31-12-2023
Va ste p a ssiva Eigen vermogen Algemene reserve
9.959
52.920
9.959
47.881
Bestemmingsreserves
0
5.039
Gerealiseerde resultaat (na verrekening)
0
0
Vaste schulden met een rente typische looptijd > 1 jaar
1.064.000
0
Onderhandse leningen van: -Binnenlandse banken en overige financiele instellingen Waarborgsommen
1.064.000
0
0
0
Totaal vaste passiva
1.073.959
52.920
Vlotte nd e p a ssiva Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd < 1 jaar Overige kasgeldleningen Banksaldi Overige schulden
386.588 0 0
0
386.588
468.286
Overlopende passiva - Van overheidslichamen ontvangen voorschotten
468.286 0
6.769.243
5.648.071
0
0
- Nog te betalen bedragen
1.661.256
714.817
- Vooruit ontvangen bedragen
3.574.448
3.841.193
- Exploitatiesaldo
1.533.539
1.092.061
Totaal vlottende passiva
7.155.832
6.116.357
Totaal passiva
8.229.791
6.169.277
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
22
Het overzicht van baten en lasten over 2023 Bedragen in €1.000
De toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en overige toelichtingen Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) daarvoor geeft.
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Conform het vastgestelde normenkader wordt de toegepaste goedkeuringtolerantie voor fouten op 1% vastgesteld en voor onzekerheden op 3%.
WNT Voor de uitvoering van de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen in de (semi)publieke sector (WNT) heeft de BVO Rijn en Braassem zich gehouden aan de Beleidsregel toepassing WNT en deze als normenkader bij het opmaken van deze jaarrekening gehanteerd.
Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024
23
Balans Vaste activa De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. De investeringen worden op de eerste dag van het jaar volgend op het jaar waarin de investering bedrijfsvaardig is opgeleverd lineair afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur, waarbij rekening wordt gehouden met eventuele restwaarde. We hanteren hierbij een restwaarde van 0. De afschrijvingen vinden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar plaats. Bij investeringen op software en gebruiksrechten (licenties) worden bepalingen van de BBV in acht genomen. Software (als afzonderlijke actief) valt onder de materiële activa als bedoeld in artikel 35, lid 1a. Ook gebruiksrechten op software voor onbepaalde duur vallen onder de materiële vaste activa als bedoeld in artikel 35, lid 1a. Bij gebruiksrechten wordt onderscheid gemaakt tussen onbepaalde duur en bepaalde duur. Gebruiksrechten voor onbepaalde tijd worden gecategoriseerd en verwerkt als materiële vaste activa (activeren).
Indien sprake is van gebruiksrechten voor bepaalde tijd (meerdere jaren) dan vindt activering niet plaats als materieel vast actief maar worden de gebruiksrechten op de balans onder de 'vooruitbetaalde kosten' opgenomen. Op basis van de transitorische post worden deze kosten in de betreffende jaren ten laste van de exploitatie gebracht. Implementatiekosten van nieuwe hardware en software kunnen worden geactiveerd; ze vallen onder de bijbehorende kosten die op grond van artikel 63 lid 2 BBV als onderdeel van de verkrijgingprijs worden gezien. De implementatie is noodzakelijk om het actief in gebruik te nemen. De gehanteerde afschrijvingstermijn bedraagt in jaren: Hoofdcategorie
Omschrijving
Afschrijvings-
Immateriële vaste activa
Onderzoek- en ontwikkelingskosten
5
Overige materiële activa
Computerapparatuur werkplekken (hardware)
5
Computerapparatuur; printers, servers (hardware)
5
Software en licenties voor onbepaalde tijd
5
Telefoon en communicatieapparatuur
5
Mobiele telefonie
3
termijn
Met betrekking tot de per 1 januari 2018 vanuit de gemeente Alphen aan den Rijn en gemeente Kaag en Braassem ingebrachte bestaande (ICT-)activa is de waardering voor opname op de balans van de BVO Rijn en Braasem en inschatting van de resterende economische levensdu(u)ren opnieuw bepaald en kan daarmee per individueel ingebracht actief afwijken van de hierboven opgenomen standaard termijnen. Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde, onder aftrek van noodzakelijk geachte voorzieningen voor oninbaarheid. Liquide middelen De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen. Jaarstukken 2023 BVO Rijn en Braassem Zaaknummer 3280376 2 april 2024