Accountantsverslag 2023 getekend

Wachtwoorden: Sterke, regelmatig wijzigende wachtwoorden voor applicaties en databases zijn de basis voor toegangsbeveiliging, samenhangend met bewustzijn bij medewerkers.

Autorisatie

Hoge rechten: Voor het beheersen van autorisaties is het cruciaal dat de rechten tot het aanpassen van rechten zijn beperkt tot medewerkers die geen belang hebben bij aanpassingen.

Gewenste situatie: Iedere organisatie zal moeten bepalen wat de “SOLLpositie” is ten aanzien van rechten, met name gericht op kritische functiescheidingen

Beheersen mutaties: Wanneer de gewenste situatie is ingericht, verwachten wij een beheerst proces ten aanzien van het toekennen, ontnemen en wijzigen van rechten, inclusief monitoring en controle.

34

Wijzigingsbeheer Bij het doorvoeren van wijzigingen in softwareomgevingen ontstaan risico’s voor de bedrijfsvoering van uw organisatie. Wij verwachten daarom dat het proces voor wijzigingen een proces doorloopt, waarmee de risico’s die gelopen worden, zijn ingeschat, worden geadresseerd en dat hierop maatregelen genomen worden. Wij hebben hiernaast aangegeven wat wij verwachten per fase. Onder wijzigingen verstaan wij niet alleen nieuwe versie updates, maar ook aanpassingen in (kritieke) systeemconfiguraties.

Proces

Onze verwachting

Risico inschatting

Voor iedere softwarewijziging is het relevant om te beoordelen wat de risico’s zijn die de wijziging met zich meebrengt voor de hoofdprocessen. Daarnaast moet beoordeeld worden welke geïdentificeerde technische en organisatorische wijzigingsrisico’s er spelen bij het uitvoeren van de change, in het bijzonder wanneer er sprake is van maatwerk. Hiermee beoordeelt u per wijziging welke nieuwe of gewijzigde functionaliteit een risico vormt voor een goede werking van uw bedrijfsvoering.

Opstellen testplan en Vanuit de geïdentificeerde risico’s kan een testplan worden gemaakt, waarin de te testen elementen van de software benoemd zijn evenals de inhoudelijk uit te voeren testwerkzaamheden op deze aanpak elementen. Belangrijke elementen hierin zijn go/no-go momenten, het maken van een back-up voor implementatie, een fall-back scenario in het geval een implementatie mislukt en het definiëren van de impact op de organisatie (denk bijvoorbeeld aan het opleiden van medewerkers).

Testen en documenteren

Softwarewijzigingen kunnen gestructureerd worden getest na het correct uitvoeren van de voorgaande twee stappen. Het maken van een gedegen vastlegging van testwerkzaamheden is van belang voor de aantoonbaarheid en controleerbaarheid van de uitgevoerde stappen. Daarnaast kan de vastlegging van testwerkzaamheden een belangrijke bron van informatie zijn als er onverhoopt na het doorvoeren van de wijziging toch verstoringen van uw bedrijfsvoering optreden.

Gebruikers acceptatie

Een wijziging is pas effectief als deze niet alleen is geaccepteerd vanuit een technisch oogpunt, maar ook vanuit de gebruikersorganisatie. Wij verwachten daarom een formele goedkeuring vanuit de gebruikersorganisatie, zowel voor implementatie als na de implementatie. Het kan natuurlijk ook voorkomen dat het nodig is om gebruikers te informeren over bijzonderheden als gevolg van de wijziging, zoals veranderingen in de werkwijze of aandachtspunten bij het gebruik van de applicatie.

35

Bevindingen interne beheersing

Significante bevindingen Bedrijfsprocessen Deze managementletter bevat onze bevindingen die zijn gebaseerd op onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole voor het jaar eindigend op 31 december 2023. Deze werkzaamheden zijn dan ook niet gericht op het geven van een oordeel over de interne beheersing van uw organisatie als geheel. Voorgaand jaren hebben wij tijdens onze besprekingen met u diverse aanbevelingen benoemd ter verdere optimalisering van de bestaande administratieve organisatie en interne beheersing. In deze managementletter geven wij u een schriftelijke update van onze bevindingen. In het overzicht hiernaast zijn de bevindingen met prioriteit ‘hoog’ en ‘gemiddeld’ opgenomen. Een totaaloverzicht van de detailbevindingen is verderop toegelicht.

In de tabel rechts is een totaal overzicht opgenomen van het totaal aantal detailbevindingen. De bevindingen en onze aanbevelingen worden op de volgende pagina's van deze managementletter uitgebreider toegelicht. De kleur van het symbool geeft de status van de constatering aan.  = opgelost  = actie ondernomen, maar nog niet afgerond  = geen actie ondernomen  = nieuwe bevinding #

Proces

Bevinding

1

Inkopen & betalingen

2

aandachtspunten Aantal nieuwe aanbevelingen Aantal aanbevelingen uit voorgaande jaren

2

Waarvan opgelost in 2023

0

Resterende aanbevelingen uit voorgaande jaren

2

Waarvan reeds acties zijn ondernomen, maar nog niet zijn afgerond

2

Waarvan nog geen acties zijn ondernomen

0

Aantal openstaande aanbevelingen

4

Status

Prioriteit 2023

Prioriteit 2022

Prestatielevering onvoldoende zichtbaar

Hoog

N.v.t.

Inkopen & betalingen

Functievermenging controle wijzigingen crediteurenstamgegevens

Hoog

Hoog

3

Personeel

Gelegenheid in het overschrijven van parameters bij de invoer en rechtstreeks overschrijvingen in Motion Pro

Gemiddeld

Gemiddeld

4

Bouwleges

4-ogen-principe leges wordt niet zichtbaar vastgelegd.

Gemiddeld

Gemiddeld

37

Detailbevindingen Uitleg opbouw In dit hoofdstuk zijn de significante bevindingen opgenomen. Per bladzijde van deze managementletter is een bevinding opgenomen met daarbij het risico en een aanbeveling. Bij elke bevinding staat de datum van de eerste vermelding aangegeven te samen met de gradatie van de constatering. Bij de prioriteit staat de mate van belangrijkheid en urgentie. Per bevinding zullen wij aangeven welke alternatieve werkzaamheden wij zullen uitvoeren om het geconstateerde risico (gegevensgericht) te ondervangen. Voor bestaande bevindingen geven wij tevens een update van de status van deze bevinding in het huidige boekjaar.

Bevinding In dit blok wordt aangegeven wat gedurende de accountantscontrole is geconstateerd en waarvan wij u graag op de hoogte willen brengen.

Prioriteit Urgentie en belang van de bevinding

Boekjaar bevinding

Status

Boekjaar eerste vermelding Risico Hierbij geven wij aan wat de risico's zijn van de bevinding en wat de gevolgen voor uw onderneming kunnen zijn. Aanbeveling Hier geven wij u aanbevelingen met betrekking tot de bevinding. Deze aanbeveling is een mogelijke oplossing voor de bevinding. Update boekjaar / Gevolgen jaarrekeningcontrole Hier geven wij een update van de bevinding wanneer deze in een eerder boekjaar is geconstateerd. Tevens kan de bevinding gevolgen hebben voor de controleaanpak / omvang van onze controlewerkzaamheden. Op deze plaats maken wij hier eveneens vermelding van.

De kleur van de het symbool geeft de status van de constatering aan.  = opgelost  = actie ondernomen, maar nog niet afgerond  = geen actie ondernomen  = nieuwe bevinding

38

Detailbevindingen Bevinding 1: Prestatielevering onvoldoende zichtbaar Bevinding

Prioriteit

Boekjaar bevinding

Wij hebben vastgesteld dat inkoopfacturen dienen te worden goedgekeurd door de PAVer. De PAV-er accordeert de facturen in KEY2 middels het zetten van een vink.

Hoog

2023

Tijdens onze controle is geconstateerd dat in sommige gevallen het onduidelijk is op basis van welke informatie de PAV-er de factuur goedkeurt.

Status

Risico Het risico bestaat dat facturen ten onrechte worden goedgekeurd, omdat de prestatie niet geleverd is.

Aanbeveling Wij adviseren u om in uw financiële pakket af te laten dwingen om documentatie ter onderbouwing van de prestatielevering op te nemen. De optie waarbij enkel een vinkje wordt gezet, is niet voldoende. De controlehandeling door de PAV’er is in dat geval namelijk niet altijd direct herleidbaar. Een goede vastlegging van de prestatieleveringen is een essentieel onderdeel voor de onderbouwing van uw lasten. Het is wenselijk om intern vast te leggen welke documentatie passend wordt geacht. Dit is mede afhankelijk van het risico/ aard van de inkopen. De BADO notitie "vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheden "geeft hier nader guidance over. Gevolgen jaarrekeningcontrole Als gevolg van het ontbreken van een gestructureerde vastlegging van de prestatielevering, kunnen wij niet steunen op deze controlemaatregel. Als gevolg hiervan hebben wij aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden moeten uitvoeren. Het ontbreken van een gestructureerde vastlegging heeft er tevens toe geleid dat de controle van de inkopen een inefficiënt en tijdrovend proces is gebleken.

39

Detailbevindingen Bevinding 2: Functievermenging controle wijzigingen crediteurenstamgegevens Bevinding

Prioriteit

Boekjaar bevinding

De controle op invoer/wijzigingen van crediteurenstamgegevens is op dit moment belegd bij de kassier, die tevens de rol van 1e handtekeningzetter binnen de BNG vervult.

Hoog

2022

Tijdens de tussentijdse controle over boekjaar 2023 hebben wij geconstateerd dat de bevoegdheden ten aanzien van wijzigen van crediteurenstamgegevens, ongewijzigd zijn.

Status

Risico Als gevolg van functievermenging bestaat het risico dat betalingen onjuist en onrechtmatig worden uitgevoerd.

Aanbeveling Met het oog op functiescheiding bevelen wij u aan om de controle op nieuwe/gewijzigde crediteurenstamgegevens te beleggen bij een functionaris die onafhankelijk is van het betalingsproces. Indien u niet hiervoor kiest, zou er maandelijks door de VIC een controle kunnen worden uitgevoerd op nieuwe/gewijzigde crediteurenstamgegevens aan de hand van bijbehorende brondocumentatie.

Gevolgen jaarrekeningcontrole Mede als het gevolg van functievermenging binnen het betaalproces, kunnen wij niet steunen op het betalingsproces met als gevolg dat het VIC-team aanvullende werkzaamheden moet verrichten gericht op de IBAN controle. Wij dienen vervolgens deze werkzaamheden te controleren.

40

Detailbevindingen Bevinding 3: Gelegenheid in het overschrijven van parameters bij de invoer en rechtstreeks overschrijvingen in Motion Pro Bevinding Medewerker P&O kan rechtstreeks in MotionPro de (geautoriseerde) invoer vanuit Motion overschrijven. Daarnaast hebben we in boekjaar 2023 geconstateerd dat volgens de procesbeschrijving er functiescheiding is tussen het genereren en controleren van het mutatieverslag binnen het personeelsproces. Deze functiescheiding wordt niet afgedwongen door MotionPro.

Prioriteit

Gemiddeld

Boekjaar bevinding

Status

2022 Risico Risico op onrechtmatige personeelskosten als gevolg van onjuist ingevoerde gegevens in Motion Pro.

Aanbeveling Wij bevelen u aan om nader te onderzoeken of voor rechtstreekse mutaties in MotionPro een vierogenprincipe kan worden afgedwongen. Zo niet, dan dient minimaal de volledigheid van mutatieverslagen gewaarborgd te worden.

Gevolgen jaarrekeningcontrole Wij zullen bij de jaarrekeningcontrole volledig gegevensgerichte aanpak hanteren voor de controle van de mutaties binnen het personeelsproces.

41

Detailbevindingen Bevinding 4: 4-ogen-principe leges wordt niet zichtbaar vastgelegd. Bevinding Bouwleges zijn afhankelijk van de opgegeven bouwkosten. Indien de bouwkosten een grens overschrijden, dienen deze volgens de procesbeschrijving te worden gecontroleerd door een tweede behandelaar. De applicatie dwingt deze controle niet af. Daarnaast wordt de controle niet zichtbaar uitgevoerd, waardoor het niet herleidbaar is of de controle is uitgevoerd.

Prioriteit

Gemiddeld

Boekjaar bevinding

Status

2023 Risico Risico op onvolledige opbrengsten uit hoofde van bouwleges, omdat de grondslag (opgaaf bouwkosten) niet nauwkeurig is.

Aanbeveling Wij bevelen u aan om nader te onderzoeken of voor de toets op de bouwkosten in Key2Vergunningen een vier-ogenprincipe kan worden afgedwongen. Indien dit niet mogelijk is, adviseren wij u de controle door de tweede behandelaar op een andere wijze inzichtelijk te maken.

Gevolgen jaarrekeningcontrole Als gevolg van het ontbreken van een zichtbare tweede toets, hebben wij deze controlerende handeling zelf moeten uitvoeren, teneinde voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen over de volledigheid van de opbrengsten uit hoofde van bouwleges.

42

2. Overige bevindingen en aandachtspunten 2.5 Three lines model Wij rapporteren via het Three lines model. Dat willen zeggen dat wij binnen de processen nagaan op welk niveau in de organisatie de interne beheersmaatregelen worden ondervangen. De volgende niveaus worden hierbij onderkend: 1e lijn: in het primaire proces, onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar. 2e lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën en control, waar controlemechanismen ingericht zijn om fouten te signaleren. 3e lijn: in uw verbijzonderde interne controle achteraf. De betrokkenen van de VIC-werkzaamheden vallen rechtstreeks onder de gemeentesecretaris en er is dus formeel sprake van een 3e lijn op gebied van onafhankelijkheid en objectief handelen. Indien de beheersmaatregelen in de 1e en/of 2e lijn adequaat zijn ingericht dan is de organisatie optimaal in control en is een voornamelijk systeemgerichte controleaanpak mogelijk. Indien dit niet het geval is kan dit gecompenseerd worden door de gegevensgerichte werkzaamheden van de VIC. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording dient in ieder geval de 3e lijn (VIC) toereikend te zijn. Onderstaand overzicht geeft zodoende een beeld over de mate van beheersing en controle van uw gemeente. Nr.

Proces

1e lijn

2e lijn

3e lijn

Opmerking / toelichting 

Het ontbreken van een effectieve IT-organisatie zorgt ervoor dat er niet op de interne beheersing in het inkoopproces gesteund kan worden. Het betalingsproces mbt crediteurenstamgegevens moet nog worden verbeterd. De diepgang van de VIC werkzaamheden inzake de inkopen is voor verbetering vatbaar

1

Inkopen en betalingen





2

Sociaal Domein







Gedeeltelijk gemandateerd via Soza Alphen a/d Rijn. Op basis van informatie van Alphen a/d Rijn zal zekerheid moeten worden verkregen.

3

Automatisering







Uitbesteed aan de GR Rijn en Braassem / Alphen a/d Rijn. Er is geen toereikende zekerheid over de effectiviteit van dit proces.

4

Belastingen







Gemandateerd. Uitbesteding aan de Belastingsamenwerking Alphen a/d Rijn waarbij via de belastingsamenwerking zekerheid moeten worden verkregen.

5

Personeel





Het ontbreken van een effectieve IT-organisatie zorgt ervoor dat er niet op de interne beheersing in het personeelsproces gesteund kan worden.

6

Grondexploitaties







De interne controle op het proces van grondexploitaties is voldoende.

7

Begrotingswijzigingen







Er is nog geen onafhankelijke VIC ingericht op het proces begrotings- en kredietwijzigingen.



Wij merken op dat naast de inrichting van de 1e, 2e en 3e lijn ook andere elementen, zoals het investeren in het deskundigheidsniveau bij de uitvoering van VIC-werkzaamheden en het gestructureerd vastleggen van de beheersing van geïdentificeerde risico’s, de aandacht vragen. Wij hebben hiervan geconstateerd dat u zich bewust bent van deze punten. Legenda status:  = geen bevindingen, enkel aanbeveling ter verdere optimalisatie  = bevindingen met geringe impact  = bevindingen en aanbevelingen met mogelijk grote impact  = niet aanwezig / niet verricht, derhalve geen uitspraak gedaan

43

Overige onderwerpen

Overige onderwerpen ESG Het integreren van duurzaamheidsaspecten binnen uw organisatie en bedrijfsvoering wordt de toekomstige norm. De EU zet flink in op het afdwingen van transparantie over het gevoerde duurzaamheidsbeleid. Een voorbeeld daarvan: met ingang van het boekjaar 2025 moeten grote ondernemingen (volgens de jaarrekening criteria) rapporteren over de voortgang en realisatie van hun duurzaamheidsambities (CSRD) en over de bijdrage van hun producten en/of diensten aan een klimaatneutrale economie (EU Taxonomy).

We kunnen concluderen dat het ESG regelgevingskader volop in beweging is. Alles is erop gericht dat organisaties duurzaamheid in hun organisaties verankeren en rapporteren over uw bijdrage/impact op de thema’s Environment, Social en Governance. Vooruitlopend op de wettelijke verplichtingen is eerdere toepassing (op vrijwillige basis) toegestaan. Om sustainability in uw organisatie te integreren kunt u het ESG raamwerk zoals hieronder weergegeven doorlopen.

Hieronder geven wij een opsomming van de meest recente ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid. −

De nadere uitwerking van de CSRD is vorm gegeven in de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Op 31 juli 2023 heeft de Europese Commissie deze ESRS goedgekeurd, waarmee de invoering voor ondernemingen definitief is geworden.

−

De EU Taxonomy (een door de EU opgestelde lijst van producten en diensten die als ‘groen’ aangemerkt mogen worden) wordt ondertussen steeds verder uitgebreid. Aan de lijst worden voortdurend diverse economische activiteiten toegevoegd die gericht zijn op de transitie naar circulariteit, het duurzaam gebruik van water, de preventie en beheersing van vervuiling en de bescherming en het herstel van de biodiversiteit.

−

Een andere verordening die op termijn toepassing zal gaan vinden is de Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD). Deze verordening omvat verplichtingen voor ondernemingen om de impact van haar eigen activiteiten en die van haar waardeketen op het gebied van mensenrechten en natuur en klimaat te identificeren en vervolgens maatregelen te treffen om negatieve consequenties daarvan te voorkomen of te mitigeren. Een onderneming moet kunnen aantonen dat zij al het mogelijke heeft gedaan om hieraan te voldoen. Een belangrijk element uit de verordening is dat bestuurders aansprakelijk kunnen worden gesteld indien niet in voldoende mate gevolg aan deze verordening is gegeven.

Dit is een 8-stappenplan om te komen tot een geïntegreerde duurzaamheidsstrategie en uiteindelijk uw duurzaamheidsverslag. Baker Tilly ESG Advisory kan u bij al deze processtappen (al naar gelang uw behoefte) ondersteunen. Onze verwachting is dat op termijn de rapportageverplichtingen voor ondernemingen ook voor decentrale overheden gaan gelden. We adviseren u hier dan ook al op voor te sorteren.

45

Overige onderwerpen Notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken In december van 2023 is door de Commissie BBV de notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken (2023) gepubliceerd. Deze notitie is op een aantal punten sterk afwijkend van de vorige notitie als gevolg van de invoering van de Omgevingswet. Er zijn wijzigingen van het kostenverhaal faciliterend grondbeleid op een viertal punten: 1) De bijdrage aan het kostenverhaal wordt niet meer in rekening gebracht via de omgevingsvergunning, maar via een aparte kostenverhaalsbeschikking. 2) Er zijn meer keuzemogelijkheden om kosten te verhalen. 3) De kostensoortenlijst is uitgebreid. 4) Er is in de Omgevingswet een regeling opgenomen voor verplichte financiële bijdragen aan ontwikkelingen.

4) Winstneming via de POC-methode, dat wil zeggen op basis van de betrouwbaar geraamde winst naar rato van de realisatie van verkopen èn kosten, vindt pas plaats als de resterende looptijd van een grondexploitatie tien jaar of minder is. 5) Binnen een gemengde exploitatie met bouwgrondexploitatie- en faciliterende projecten mag het resultaat gesaldeerd worden indien de deelgebieden onlosmakelijk in de ontwikkeling met elkaar verbonden zijn. Alle wijzigingen in de notitie die te maken hebben met de Omgevingswet treden in werking gelijktijdig met de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Alle overige wijzigingen treden in werking met ingang van begrotingsjaar 2025. Toepassing met ingang van de jaarrekening 2024 is mogelijk maar niet verplicht.

Daarnaast zijn er een aantal wijzigingen aangebracht als gevolg van 'voortschrijdend inzicht’: !) De voorwaarden voor warme gronden zijn aangepast naar aanleiding van de praktijksituaties met ingang van boekjaar 2022: - De gebiedsontwikkeling hoeft niet langer uitsluitend betrekking te hebben op woningbouw, maar kan ook betrekking hebben op bijvoorbeeld bedrijfsterreinen; - De voorwaarde dat er betrokkenheid is bij de gebiedsontwikkeling van provincie of rijksoverheid vervalt; - De (toekomstige) bestemming(en), functie(s) en/of ontwikkeling betreffende het plangebied dien(en)t goed onderbouwd te worden. 2) Voorbereidingskosten bij zowel actieve als facilitaire grondexploitaties mogen na 5 jaar ook worden voorzien in plaats van te worden afgeboekt. 3) De rentetoerekening aan actieve grondexploitaties wordt vereenvoudigd door toe te staan dat de in een gemeente reeds gehanteerde omslagrente ook wordt toegepast bij actieve grondexploitaties.

46

Overige onderwerpen Notitie Rente De doelstelling van Notitie rente 2023 is het bevorderen van een eenduidige handelwijze met betrekking tot de toerekening van rente door gemeenten en het transparant maken van de wijze waarop de gemeenten met rente zijn omgegaan. De notitie treedt in werking met ingang van begrotingsjaar 2025, waarbij eerdere toepassing bij de begroting 2024 is toegestaan. De belangrijkste wijziging betreft de rentetoerekening aan de grondexploitaties door middel van de rente-omslag, die voorheen werd gebaseerd op het gemiddelde rentepercentage over het vreemde vermogen. De omslagrente wordt berekend door de aan de taakvelden toe te rekenen rente te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa + voorraad gronden. Indien de werkelijke rentelasten meer dan 25% afwijken van de rentelasten op basis van de voorgecalculeerde renteomslag, dan moet de gemeente verplicht de werkelijke rente verwerken. In het publiekrechtelijke kostenverhaal bij faciliterende grondexploitaties moet overeenkomstig de Omgevingswet voor de rentetoerekening het rentepercentage worden gehanteerd op grond van de afspraken in de overeenkomst en niet de interne omslagrente. De commissie BBV adviseert verder het renteschema zoals opgenomen op pagina 5 van de Notitie van de commissie BBV in de paragraaf financiering van de begroting en jaarstukken op te nemen.

Indien de rentebaten hoger zijn dan de rentelasten, ontstaat er een ‘negatieve’ renteomslag. Dit is een resultaat van treasurybeleid en beheer en wordt dan ook niet daadwerkelijk aan de taakvelden toegerekend, maar blijft op het taakveld treasury als bate verantwoord staan.

Tot slot wordt gesteld dat wanneer een rentevergoeding over het eigen vermogen wordt berekend, deze gemaximeerd is op het gewogen gemiddelde rentepercentage dat door de gemeente over extern aangetrokken financieringsmiddelen wordt vergoed. Dit betekent ook dat wanneer er geen aangetrokken financiering is, er geen rente over het eigen vermogen kan worden berekend. De commissie BBV geeft vanuit transparantie de aanbeveling om geen rente over het eigen vermogen te berekenen. Notitie Overhead De notitie Overhead van de Commissie BBV is in december 2023 herzien. In deze notitie worden kaders meegegeven over de toerekening van Overhead aan onder andere de leges van de gemeente. In de nieuwe notitie is vooral de definitie van Overhead aangepast. Deze luidt nu als volgt: het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen. De nieuwe definitie zorgt er voor dat duidelijker kan worden vastgesteld welke lasten direct toegerekend kunnen worden aan bepaalde taakvelden. Voor de berekening van de tarieven voor de lokale heffingen moet de methodiek voor toerekening van overhead worden gebruikt zoals deze is opgenomen in de financiële verordening. Deze methodiek mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead.

De commissie adviseert om overhead niet bij de begroting vorm te geven maar door middel van de financiële verordening of door een gemeentelijke notitie overhead aan de gemeenteraad voor te leggen en deze periodiek te herzien. In deze notitie neemt de organisatie keuzes ten aanzien van: kaderstelling, methodiek en onderscheiding primaire processen en overhead. Omdat de toerekening van overheadkosten bij veel gemeenten wordt gebruikt als basis voor het vaststellen van het mengpercentage heeft de aanpassing van deze notitie mogelijk ook fiscaal invloed.

47

Bijlagen

Bijlage A – SiSa-bijlage Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2023 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2024 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Fout, onzekerheid of formele onrechtmatigheid

Financiële omvang in euro’s

Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne

n.v.t.

n.v.t

FIN B2

Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp aan gedupeerden kinderopvangtoeslagproblematiek 2021

n.v.t.

n.v.t

BZK C41B

Specifieke uitkering Regeling flexibele inzet woningbouw (SiSa tussen medeoverheden)

n.v.t.

n.v.t

BZK C55

Aanpak energiearmoede

n.v.t.

n.v.t

BZK C56

Regeling huisvesting aandachtsgroepen

n.v.t.

n.v.t

BZK C62

Regeling specifieke uitkering kwijtschelding gemeentelijke belastingen

n.v.t.

n.v.t

BZK C92

Regeling specifieke uitkering Informatiepunten Digitale Overheid

n.v.t.

n.v.t

BZK C94

Regeling houdende regels verstrekking specifieke uitkering aan gemeenten verduurzaming […] van eigenaars, woonverenigingen en woocoöperaties

n.v.t.

n.v.t

OCW D8

Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)

n.v.t.

n.v.t

OCW D14

Regeling specifieke uitkering inhalen COVID-19 gerelateerde onderwijsvertragingen

n.v.t.

n.v.t

IenW E27B

Brede doeluitkering verkeer en vervoer (SiSa tussen medeoverheden)

n.v.t.

n.v.t

IenW E44B

Tijdelijke impulsregeling klimaatadaptatie 2021–2027 (SiSa tussen medeoverheden)

n.v.t.

n.v.t

IenW E84

Regeling stimulering verkeersveiligheidsmaatregelen 2022-2023

n.v.t.

n.v.t

EZK F28

Tijdelijke regeling capaciteit decentrale overheden voor klimaat- en energiebeleid

n.v.t.

n.v.t

Nummer

Specifieke uitkering

JenV A16

Rechtmatigheidsoordeel specifieke uitkeringen (zoals blijkt uit de controleverklaring):

Goedkeurend

Strekking controleverklaring getrouwheid gehele jaarrekening:

Goedkeurend

Toelichting fout/onzekerheid

49

Bijlage A – SiSa-bijlage Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2023 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2024 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Fout, onzekerheid of formele onrechtmatigheid

Financiële omvang in euro’s

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2023

n.v.t.

n.v.t

SZW G3

Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004_gemeentedeel 2023

n.v.t.

n.v.t

SZW G10

Wet inburgering 2021_ gemeentedeel 2023

n.v.t.

n.v.t

SZW G12

Kwijtschelden publieke schulden SZW-domein hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire

n.v.t.

n.v.t

SZW G13

Regeling specifieke uitkering onderwijsroute

n.v.t.

n.v.t

VWS H4

Regeling specifieke uitkering stimulering sport

n.v.t.

n.v.t

VWS H8

Regeling Sportakkoord 2020–2022

n.v.t.

n.v.t

VWS H12

Regeling specifieke uitkering lokale preventieakkoorden of preventieaanpakken

n.v.t.

n.v.t

VWS H30

Specifieke uitkering versterking voor sport en bewegen, gezondheidsbevordering, cultuurparticipatie en sociale basis 2023-2026

n.v.t.

n.v.t

VWS H31

Regeling Specifieke uitkering noodfonds energie amateursportverenigingen

n.v.t.

n.v.t

VWS H32

Regeling specifieke uitkering Meerkosten Energie Openbare Zwembaden

n.v.t.

n.v.t

VWS H35b

Specifieke uitkering IZA-doelen 2023-2026 (SiSa tussen medeoverheden)

n.v.t.

n.v.t

Nummer

Specifieke uitkering

SZW G2

Rechtmatigheidsoordeel specifieke uitkeringen (zoals blijkt uit de controleverklaring):

Goedkeurend

Strekking controleverklaring getrouwheid gehele jaarrekening:

Goedkeurend

Toelichting fout/onzekerheid

50

Bijlage A – SiSa-bijlage (vervolg - Tozo) Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2023 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2024 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro’s

Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen

n.v.t.

n.v.t

G4

Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen

n.v.t.

n.v.t

G4

Tozo 2

n.v.t.

n.v.t

G4

Tozo 3

n.v.t.

n.v.t

G4

Tozo 4

n.v.t.

n.v.t

G4

Tozo 5

n.v.t.

n.v.t

G4

Kwijtschelding schulden Tozo in het kader van de hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire – gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden schulden levensonderhoud in jaar T

n.v.t.

n.v.t

G4

Kwijtschelding schulden Tozo in het kader van de hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire – gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden van achterstallige betalingen op kapitaalverstrekking in jaar T

n.v.t.

n.v.t

Nummer

Specifieke uitkering

G4

Rechtmatigheidsoordeel specifieke uitkeringen (zoals blijkt uit de controleverklaring):

Goedkeurend

Strekking controleverklaring getrouwheid gehele jaarrekening:

Goedkeurend

Toelichting fout/onzekerheid

51

Bijlage B – Ongecorrigeerde controleverschillen De hieronder opgenomen tabel met ongecorrigeerde controleverschillen is verstrekt aan het college en is als bijlage bij de Bevestiging bij de jaarrekening gevoegd. Wij hebben de ongecorrigeerde verschillen met het college besproken. Wij zijn van mening dat verschillen zoveel mogelijk door het college moeten worden gecorrigeerd, echter wij kunnen instemmen met de overwegingen van het college om deze verschillen niet te corrigeren, aangezien deze bedragen niet materieel zijn voor het inzicht van de jaarrekening. De geconstateerde fouten en onzekerheden ten aanzien van getrouwheid zijn lager dan de door u vastgestelde controletolerantie van 1% respectievelijk 3% van de totale lasten. Positieve bedragen hebben een positief effect op het resultaat, een bedrag tussen haakjes heeft een negatief effect op het resultaat. Fouten Aard van de controleverschillen (x € 1.000)

Getrouwheid

… Totaal ongecorrigeerde controleverschillen

0

Effect niet gecorrigeerde controleverschillen voorgaande jaarrekening

n.v.t.

Totaal

0

Onzekerheden Aard van de controleverschillen (x € 1.000)

Getrouwheid

Prestatielevering jeugd

-

Prestatielevering WMO

-

Prestatielevering PGB

-

Totaal onzekerheden

n.v.t.

52

Bijlage C – Gecorrigeerde controleverschillen De hieronder opgenomen tabel bevat alle afzonderlijk geïdentificeerde en gecorrigeerde controleverschillen boven de door ons gehanteerde rapporteringstolerantie van € 60.000 Fouten Aard van de controleverschillen (x € 1.000)

€

1

Overlopende passiva: Vervallen verplichtingen vanwege ouderdom

139

2

Voorziening Gyosbos: voorziening voor onjuist bedrag gevormd; gerealiseerde winst in bestemmingsreserve

0

Totaal gecorrigeerde controleverschillen

139

53

Bijlage D – Controleaanpak Controleaanpak en uitvoering Wij voeren onze controle uit met een mix van systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden en een mix van vaste teamleden en ingeschakelde experts. Daarnaast beschikken wij als organisatie over verschillende kwaliteitsborgingsmaatregelen. Dit geheel tezamen leidt tot een kwalitatief goede controle. In ons controleplan en dit verslag is voor elk bijzonder aandachtsgebied in onze controle terug te lezen wat de kernpunten in onze controle zijn geweest die hebben bijgedragen aan de kwaliteit in onze controle. Daarnaast gaan wij in de volgende paragrafen van deze bijlage nog nader in op de samenwerking met de andere accountants en de ingeschakelde experts.

Verbonden partijen Ten aanzien van de verbonden partijen van gemeente Kaag en Braassem hebben wij vastgesteld dat: − de (significante transacties met) verbonden partijen toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening en paragraaf verbonden partijen; − geen sprake is van indicaties voor ongeautoriseerde significante transacties met verbonden partijen, welke indicaties geven voor fraude; − geen sprake is van indicaties dat de van toepassing zijnde wet- en regelgeving niet is nageleefd.

Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. Op basis van onze gesprekken met het management over de belangrijke financiële en operationele ontwikkelingen is een aantal punten met een verhoogd risico voor de jaarrekening 2023 onderkend, deze zijn weergegeven op pagina 8 van dit verslag.

Significante schattingsposten De belangrijkste schattingsposten binnen de jaarrekening van gemeente Kaag en Braassem betreffen: − de nauwkeurigheid en volledigheid van de voorzieningen; − de waardering van de grondposities.

Samenwerking met andere accountants Voor de jaarrekening van de gemeente Kaag en Braassem maken wij gebruik van diverse verbonden partijen/gemeenschappelijke regelingen en uitvoeringsorganisaties. De samenwerking met Alphen aan den Rijn, Participe en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland ten aanzien van het sociaal domein is van significant belang in het kader van de jaarrekeningcontrole. Wij hebben bij de accountants een review uitgevoerd op zijn werkzaamheden.

Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant van de gemeenteraad beoordelen wij deze door het college gemaakte schattingen. Op basis van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden concluderen wij dat de gemaakte schattingen door het college aanvaardbaar zijn.

54

Bijlage E – Onafhankelijkheid Bevestiging van onze onafhankelijkheid Op grond van dit verslag zijn wij van mening dat wij in relatie tot uw organisatie, in overeenstemming met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en artikel 24a van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast.

Schriftelijke bevestigingen Wij hebben aan het management schriftelijke bevestigingen gevraagd in het kader van onze controle. Deze bevestigingen hebben betrekking op de verantwoordelijkheid van het management voor het opstellen van de jaarrekening, voor het volledig verantwoorden van transacties en voor het aan ons verschaffen van alle relevante informatie.

Kwaliteitsborging Baker Tilly heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om haar onafhankelijkheid en die van haar medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer: − Jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners, professionals en ondersteunende stafdiensten. − Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten. − In- en extern kwaliteitsonderzoek. − Twee registeraccountants betrokken bij wettelijke controleopdrachten. − Reviews door partners die niet betrokken zijn bij de opdracht ter waarborging van een deugdelijk / deskundig oordeel.

Wij zullen de schriftelijke bevestigingen van het management verkrijgen.

Op deze controleopdracht zijn geen specifieke maatregelen getroffen om onze onafhankelijkheid te waarborgen.

55

Contactgegevens

R. Buitenhuis RA Partner Audit r.buitenhuis@bakertilly.nl

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Churchillplein 5D Postbus 85745 2517 KZ Den Haag +31 70 358 90 00 56