Accountantsverslag 2023 getekend
Tekst van het document
Accountantsverslag Gemeente Kaag & Braassem Boekjaar 2023
Aan de gemeenteraad van de gemeente Kaag en Braassem Postbus 32 2180 AA Kaag en Braassem ONDERWERP: Accountantsverslag 2023 KENMERK: 8 juli 2024
Geachte leden van de gemeenteraad,
In overeenstemming met de opdracht tot de controle van de jaarrekening 2023 van Gemeente Kaag en Braassem, zoals overeengekomen in onze opdrachtbevestiging d.d. 23 augustus 2023 bieden wij u hierbij het accountantsverslag aan. Het accountantsverslag bevat bevindingen en conclusies die naar aanleiding van onze werkzaamheden naar voren zijn gekomen. De bevindingen in dit verslag zijn besproken met de portefeuillehouder financiën en een afvaardiging van de ambtelijke organisatie. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.
R. Buitenhuis RA
2
Inhoudsopgave
Bestuurlijke samenvatting
Opdracht, scope en uitkomsten
Belangrijkste bevindingen
Bevindingen interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlagen
Financiële positie
3
Bestuurlijke samenvatting
Bestuurlijke samenvatting Financiële kengetallen en signaleringwaarden
negatief is per saldo onttrokken
Mutatie reserves
4,63
Weerstandscapaciteit
3.237
3,24
2022
812
MILJOEN EURO
2021
776
2023
25.300
2022
8.964
Gerealiseerd saldo baten en lasten
2023
2021
Gerealiseerd resultaat
7.868
7,87
6.673
MILJOEN EURO
26.242 20.005
Risico's totaal 42%
44%
34%
2023
2.810
2022
2.676
2021
MILJOEN EURO
8.151
2021
5.897
2022
2.154
Weerstandsratio
2023
2021
2022
9,00
2023
4.631
Schuldquote
Solvabiliteit 2023
40% 2021
2022
2023
40%
2023
2021 2022 2021
9,00
2022
9,81 9,29
49% 70%
5
Bestuurlijke samenvatting Wij hebben bij de jaarrekening 2023 een goedkeurende verklaring verstrekt voor de getrouwheid van de jaarrekening.
Het jaarverslag is conform NV COS 720 verenigbaar met de jaarrekening en voldoet in materiële zin aan de laatste actuele voorschriften.
Het Besluit Begroting en Verantwoording is in alle opzichten nageleefd in 2023. Gemeente Kaag en Braassem heeft er voor gekozen de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening en de toelichting hierop in de paragraaf bedrijfsvoering onderdeel te laten zijn van het jaarverslag, ondanks dat dit conform de BBV in formele zin nog niet verplicht is. Op deze wijze heeft de Gemeente Kaag en Braassem invulling gegeven aan de aanbeveling van het Rijk om de verantwoording op te nemen, zoals de wetgever had beoogd. Op deze wijze wordt ook invulling gegeven aan de lokale afspraken tussen het college en de gemeenteraad, zoals opgenomen in de aangepaste verordeningen. Tevens kan de toezichthouder en het Rijk gebruik maken van de opgenomen verantwoording. Uit onze controle met betrekking tot ons getrouwheidsoordeel blijken enkele controleverschillen. Deze zijn gecorrigeerd in de definitieve versie van de jaarrekening. Deze correcties worden in dit verslag toegelicht.
Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2023 in overeenstemming zijn met de Wet normering topinkomens (WNT) en dat de jaarrekening 2023 van de Gemeente Kaag en Braassem voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.
Wij hebben geen ongecorrigeerde controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage geconstateerd.
6
Bestuurlijke samenvatting Het boekjaar 2023 sluit met een financieel resultaat van € 7,8 miljoen (voordelig). De totale vermogenspositie van de Gemeente Kaag en Braassem bedraagt € 49,4 miljoen (2022: € 44,8 miljoen) met een solvabiliteitsratio van 44 % (2022: 42 %). De vermogenspositie is dan ook zeer gezond te noemen. Het college concludeert in de paragraaf weerstandvermogen en risicobeheersing dat de incidentele weerstandscapaciteit toereikend is. Het college concludeert in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing dat de weerstandscapaciteit met € 25,3 miljoen en een weerstandsratio van 9,0 uitstekend is. 2023 is het boekjaar waarop de Gemeente Kaag en Braassem voor het eerst dient te rapporteren in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij constateren dat de Gemeente Kaag en Braassem deze verantwoording heeft opgenomen in de jaarrekening en de bevindingen heeft toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Daarbij constateren wij dat de gemeente Kaag en Braassem nog stappen kan zetten in de opzet en aanpak van een verbijzonderde interne controle om te komen tot een onderbouwde rechtmatigheidsverantwoording. Wij wijzen u in dat kader op onze aanbevelingen in het hoofdstuk ‘belangrijkste bevindingen’. Wij concluderen dan ook dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft.
Wij willen u erop wijzen dat het totaal van de rechtmatigheidsbevindingen van het college uit komt op € 1,02 miljoen. Deze bevinding ziet enerzijds toe op een overschrijding van de lasten welke wordt gecompenseerd door baten. Deze overschrijding is passend binnen het beleid en de afspraken tussen raad en college, daarmee behoeft het college deze overschrijdingen niet mee te wegen. In de rechtmatigheidsverantwoording is een bedrag van €0,89 miljoen aan acceptabele begrotingsonrechtmatigheden opgenomen. De overige rechtmatigheidsbevindingen hebben betrekking op de kredietoverschrijdingen en Europese aanbestedingen. De bedragen die hiermee gemoeid zijn blijven ruimschoots binnen de gestelde grenzen. De verantwoording sluit aan op de financiële verordening. Wel adviseren wij u de financiële verordening aan te passen zodanig dat acceptabele onrechtmatigheden niet meer hoeven te worden gerapporteerd. We hebben vanuit onze zijde ervaren dat het controleproces tot aan de balanscontrole stroef is verlopen. De balanscontrole is soepeler verlopen. Ondanks deze moeilijkheden, hebben wij de samenwerking met de ambtelijke organisatie als prettig en constructief ervaren. In lijn met voorgaand jaar nemen we in de evaluatie met de organisatie de verbeterpunten van beide kanten mee.
Meer dan voorgaande jaren werden zowel de organisatie als ons controleteam geconfronteerd met de administratieve lasten van de zogenaamde SiSaregelingen. In de SiSa-bijlage van de jaarrekening legt de gemeente verantwoording af over 27 soorten van rijksbijdragen, die elk specifieke wet- en regelgeving kennen en eisen stellen aan de administratieve organisatie van de gemeente. 7
Opdracht, scope en uitkomsten
Opdracht, scope en uitkomsten Reikwijdte van de controle De jaarstukken van uw gemeente bestaan uit: - Het jaarverslag (programmaverantwoording + paragrafen). - De jaarrekening. - Bijlagen. Met de opdrachtbevestiging van d.d. 23 augustus 2023 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2023. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle geen sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Overzicht toleranties De materialiteit bij de uitvoering van onze controle is € 860.000 Grondslag
Bedrag
1% lasten inclusief toevoegingen reserves
€ 860.000
Goedkeuringstolerantie onzekerheden 3% lasten inclusief toevoegingen reserves
€ 2.580.000
Goedkeuringstolerantie fouten
Rapporteringstolerantie
5% van de goedkeuringstolerantie
€ 43.000
De toleranties voor de rechtmatigheidsverantwoording, zoals vastgelegd in uw financiële verordening, wijken beperkt af van de toleranties voor de controle op de getrouwheid. Dit leidt ertoe dat de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de volgende toleranties:
Goedkeuringstolerantie fouten Rapporteringstolerantie
Grondslag
Bedrag
1% lasten inclusief toevoegingen reserves
€ 860.000
Conform afspraak in de financiële verordening
€ 150.000
Kernpunten en significante risico’s in de controle Wij hebben voldoende en geschikte controle-informatie verkregen, onder andere met betrekking tot de volgende kernpunten van de controle: Schattingen en toelichtingen in de jaarrekening. Waardering van grondexploitaties. Waardering van de voorzieningen. Rechtmatigheid van de Europese aanbestedingen. WNT-verantwoording. Onrechtmatige en/of onnauwkeurige betalingen, inkopen en uitkeringen. Verslaggevingsrichtlijnen Wij hebben de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan alsmede de duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving beoordeeld. In 2023 heeft uw gemeente uitsluitend een wijziging doorgevoerd met betrekking tot het moment van verantwoording van de grondopbrengsten. Dit is nader toegelicht op pagina 17. Wij concluderen dat de gehanteerde waarderingsgrondslagen aanvaardbaar zijn en dat de toepassing daarvan, samen met de in de jaarrekening opgenomen toelichtingen, een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente. Managementinzicht en schattingen Schattingen op basis waarvan sommige jaarrekeningposten worden bepaald, zijn gebaseerd op inzichten van het management. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld op basis waarvan de afzonderlijke oordelen en schattingen zijn gevormd.
Wij hebben vastgesteld dat dit aanvaardbaar is in het kader van de jaarrekening als geheel.
9
Opdracht, scope en uitkomsten Frauderisico’s en continuïteit Onze controleverklaring over boekjaar 2023 bevat, gelijk aan voorgaand jaar, een verplichte paragraaf over onze werkzaamheden met betrekking tot fraude en een met betrekking tot continuïteit. Dit op basis van de vanaf 2022 gewijzigde beroepsregels voor accountants (NV COS 700). Hieronder wordt uiteengezet hoe de accountant bij de controleaanpak inspeelt op risico’s ten aanzien van fraude en continuïteit en worden de uitgevoerde werkzaamheden toegelicht. De mate van detail en de omvang van de rapportage over fraude en continuïteit in de controleverklaring hangen onder meer af van de onderkende risico’s, de omvang en aard van de organisatie alsmede de bevindingen naar aanleiding van de werkzaamheden.
Frauderisico: Opbrengsten uit grondverkopen zijn niet nauwkeurig verantwoord conform het grondprijzen- en gemeentelijk beleid.
Frauderisico: Risico op een afwijking van materieel belang als gevolg van doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management.
Om dit frauderisico te ondervangen hebben wij de volgende werkzaamheden verricht: Wij hebben opzet en bestaan vastgesteld van de interne beheersing omtrent de totstandkoming en de prijsvorming van grondverkopen. Wij hebben getoetst of de verkooptransacties aangegaan zijn in overeenstemming met de Nota Grondbeleid en tegen marktconforme voorwaarden.
Het management bevindt zich in een unieke positie om fraude te plegen, omdat het in staat is de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door interne beheersingsmaatregelen te doorbreken, die anderszins effectief lijken te werken. Een incentive van het college of management zou hierbij kunnen zijn om op die wijze een betere financiële situatie of prestatie te presenteren. Onze beroepsregels schrijven voor dat de accountant dit risico in zijn controle onderkend.
De gemeente opereert in een sector met een verhoogd corruptierisico (overheid). Grondverkopen vormen een stroom waarbij individuele transacties van materiele omvang kunnen zijn.. Doordat bij grondtransacties sprake is van een subjectief element ten aanzien van de waardering bestaat er voor de ambtelijke organisatie en management gelegenheid om de organisatie te benadelen ten behoeve van persoonlijk gewin. Er is sprake van een verhoogd risico ten aanzien van de prijsvorming bij deze materiele transacties.
Wij hebben tijdens onze controle geconstateerd dat de gehanteerde prijzen bij grondverkopen in overeenstemming zijn met de Nota Grondbeleid.
Om dit frauderisico te ondervangen hebben wij de volgende werkzaamheden verricht: Analyseren en beoordelen van op basis van risicocriteria geselecteerde journaalposten en hierop specifieke controlewerkzaamheden verricht om de nauwkeurigheid van de geselecteerde journaalposten te controleren; Analyse van aanpassingen die tijdens het opstellen van de jaarrekening zijn gemaakt; Beoordelen van belangrijke schattingen en de schattingsprocessen van het college of management zoals de waardering van de grondexploitaties, vorderingen en het toereikend zijn van voorzieningen. Hierbij hebben we in het bijzonder aandacht gehad voor het inherente risico van vooringenomenheid van het college bij deze posten; Beoordelen van significante transacties buiten het kader van de normale bedrijfsuitoefening om; Doornemen van notulen van vergaderingen van het management, college en de raad. Wij hebben tijdens onze controle geen bevindingen die wijzen op het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management. 10
Opdracht, scope en uitkomsten Frauderisico: Risico dat inkoopcontracten (waaronder aanbestedingen), grondaankopen en investeringen worden aangegaan op basis van corrupt handelen.
Om dit frauderisico te ondervangen hebben wij de volgende werkzaamheden verricht: -
De gemeente opereert in een sector met een verhoogd corruptierisico (overheid). Bovendien lopen er door de gemeente transactiestromen met een relatief grote omvang (transactie risico). Er is hierdoor sprake van een verhoogd inherent risico dat er materiële transacties worden aangegaan op basis van corrupt handelen (ondermijning). Om dit frauderisico te ondervangen hebben wij de volgende werkzaamheden verricht: - Het bestaan vastgesteld van de interne beheersing omtrent de totstandkoming van materiële transacties en de werking vastgesteld van de functiescheiding in de totstandkoming van grote transacties. - Het beoordelen van de totstandkoming van de marktconformiteit van de overige inkopen, groter dan de uitvoeringsmaterialiteit en kleiner dan de Europese aanbestedingsgrens van werken. - Door middel van het uitvoeren van een spendanalyse hebben wij gecontroleerd of inkopen groter dan €215.000 voor diensten en leveringen en €5.382.000 voor werken, over de afgelopen vier jaar, rechtmatig zijn aanbesteed. Wij hebben tijdens onze controle geen indicaties aangetroffen voor totstandkoming van transacties op basis van corrupt handelen. Frauderisico: Onterechte betalingen, danwel betalingen aan niet-rechthebbende, doordat onjuiste mutaties doorgevoerd worden in crediteurenstamgegevens waardoor bankrekeningnummers van crediteuren in de betaling niet juist zijn.
-
Data-analyse op uitgaande betalingen. Hierbij hebben we een integrale controle uitgevoerd ten aanzien van de juistheid van de bankrekeningnummers behorend bij de naam en het aantal rekeningnummers per crediteur. Uitkomsten van bovenstaande data-analyse onderzocht middels aansluiting met onderliggende facturen, correspondentie en gegevens uit het handelsregister.
Onze werkzaamheden hebben niet geleid tot concrete aanwijzingen van fraude of vermoedens van fraude met betrekking tot onterechte betalingen. Continuïteit Als onderdeel van de vereisten voor de nieuwe controleverklaring hebben wij ook de continuïteitsveronderstelling getoetst. Op basis van de begroting 2024-2027 zien wij dat de gemeente een sluitende begroting heeft tot en met 2025. Vanaf het ‘ravijnjaar’ 2026 wordt geen sluitende begroting verwacht. Op basis van de kaderbrief wordt een sluitende begroting 205-2028 verwacht. Op basis van de financiële kengetallen stellen wij vast dat de structurele begrotingsruimte voldoende is om financiële tegenvallers op te vangen. Wij stellen hierbij op basis van het weerstandvermogen vast dat deze nagenoeg gelijk is gebleven, of dat deze fors is versterkt. Hierbij valt voornamelijk op dat de netto schuldquote is versterkt ten opzichte van voorgaand jaar. Samenvattend geven de financiële kengetallen en het begrotingsevenwicht geen aanleiding om de continuïteitsveronderstelling in twijfel te trekken.
Gedurende 2023 hebben wij niet kunnen vaststellen dat het 4-ogen principe heeft plaatsgevonden bij het wijzigen van crediteurenstamgegevens. Als gevolg hiervan hebben wij een frauderisico geidentificeerd.
11
Schattingen Management schattingen Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen en licht deze toe in de jaarrekening. Wij hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2023 beoordeeld en gecontroleerd. De belangrijkste schattingen in de jaarrekening betreffen:
Schatting
Beoordeling 2023
Beoordeling 2022
Onze zienswijze m.b.t. significante kwalitatieve aspecten en de (mogelijk) kwantitatieve omvang
De waardering van de financiële vaste activa.
Wij zijn van mening dat de schattingen met betrekking tot de langlopende vorderingen een evenwichtig beeld geven van de waardering van uw langlopende vorderingen. Dit betreft met name het kapitaalbelang in VOF Braassemerland.
De waardering van grondexploitaties
Wij zijn van mening dat de schattingen met betrekking tot de grondexploitatie een evenwichtig beeld geven van de waardering van uw grondexploitaties. Voor een uiteenzetting hiervan verwijzen wij naar paragraaf “waardering van de grondexploitaties” van dit accountantsverslag.
De waardering van debiteuren en vorderingen
Wij zijn van mening dat de schattingen met betrekking tot de vorderingen een evenwichtig beeld geven van de waardering van uw vorderingen.
De waardering van de voorzieningen
Wij zijn van mening dat de schattingen met betrekking tot de voorzieningen een evenwichtig beeld geven van de toereikendheid van de voorzieningen. Wel vragen we het college de blijvende aandacht van de financiële onderbouwing van de onderhoudsvoorzieningen.
12
Belangrijkste bevindingen
De rechtmatigheidsverantwoording Inleiding Tot en met boekjaar 2022 verstrekten wij als accountant zelfstandig een oordeel over de rechtmatige totstandkoming van de lasten, de baten en de balansmutaties op basis van de controle in onze controleverklaring. Dit rechtmatigheidsoordeel betrof een oordeel of deze transacties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en de gemeentelijke verordeningen en met de bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Met ingang van boekjaar 2023 wordt een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening. In deze rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af. Alle rechtmatigheidsafwijkingen (individueel en/of cumulatief) boven de door u als raad vastgestelde verantwoordingsgrens worden in de rechtmatigheidsverantwoording benoemd. Ons getrouwheidsoordeel over het getrouwe beeld van de grootte en samenstelling van zowel de baten, lasten als van de activa en passiva ziet ook toe op de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmee op de juistheid en volledigheid van de in de rechtmatigheidsverantwoording vermelde rechtmatigheidsfouten en de financiële rechtmatigheid met inachtneming van de verantwoordinggrens. Bij het verantwoorden over de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening zijn negen rechtmatigheidscriteria van toepassing.
Zes criteria (kunnen) direct van invloed zijn op de posten in de balans en de staat van baten en lasten (zien toe op getrouwheidsaspecten inzake grootte en de samenstelling van zowel de baten en de lasten als van de activa en passiva) en drie criteria zien uitsluitend toe op specifieke rechtmatigheidsaspecten van de baten, lasten en balansmutaties en raken niet de grootte en samenstelling. Het college is verantwoordelijk voor alle negen criteria; in de jaarrekening van het college worden deze afgedekt langs de volgende lijnen:
Op grond van Kadernota rechtmatigheid wordt over de criteria die direct van invloed zijn op de verslaggeving c.q. het getrouwe beeld van de jaarrekening niet gerapporteerd in de rechtmatigheidsverantwoording. In de rechtmatigheidsverantwoording komen dus alleen de drie rechtmatigheidscriteria tot uitdrukking die aanvullend zijn op de criteria die ook gelden voor getrouwheid, te weten: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik. Begrotingscriterium De rechtmatigheidsverantwoording bevat belangrijke informatie voor het (politieke) verantwoordingsdebat van de gemeenteraad met het college. U stelt als raad met het vaststellen van de begroting de budgettaire kaders voor de uitgaven, investeringen en reservemutaties vast. Met het vaststellen van de geactualiseerde financiële verordening heeft u vastgelegd op welke wijze binnen uw gemeente om moet worden gegaan met begrotingsoverschrijdingen en welke begrotingsonrechtmatigheden als acceptabel worden beschouwd (dus wel onrechtmatig, maar acceptabel). In de Kadernota rechtmatigheid beveelt de commissie BBV daarnaast aan dat het college de afwijkingen op het begrotingscriterium nader toelicht in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag.
Er is sprake van een begrotingsonrechtmatigheid als het college bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt (1), toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves doorvoert die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld (2) en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast (3). Wij hebben vastgesteld dat het college de afwijkingen ten opzichte van de geautoriseerde begroting en kredieten en de kaders, zoals die door de gemeenteraad zijn vastgesteld en die individueel en/of cumulatief de verantwoordingsgrens overschrijden, juist en volledig heeft opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording en dat de bepalingen uit de financiële verordening inzake acceptabele overschrijdingen juist zijn toegepast.. 14
De rechtmatigheidsverantwoording Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium ziet toe op voorwaarden die gelden voor de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Deze voorwaarden komen voort uit externe en interne regelgeving en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur voor zover deze relevant zijn voor de financiële rechtmatigheid. In het door u vastgestelde normenkader is een inventarisatie van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving opgenomen. Het niet in acht nemen van de geldende voorwaarden bij financiële beheershandelingen leidt tot een onrechtmatigheid die het college moet toelichten in de rechtmatigheidsverantwoording als de verantwoordingsgrens (op basis van individuele en/of cumulatieve onrechtmatigheden) wordt overschreden.
Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O) Het college is verantwoordelijk voor het inrichten van effectieve maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsregels om overheidssubsidies en bijdragen te ontvangen dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Deze maatregelen hangen veelal samen met de interne beheersing ter borging van het voorwaardencriterium. Het college heeft in de rechtmatigheidsverantwoording een uitspraak gedaan in hoeverre het M&O-beleid feitelijk wordt nageleefd en of de getroffen maatregelen effectief werken. De Nota Misbruik & oneigenlijk gebruik 2023 e.v. is 27-02-2024 vastgesteld. Financiële verordening Kaag en Braassem 2023
Een belangrijk onderdeel van het voorwaardencriterium is de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Uit de controle op de rechtmatigheid van de inkopen blijkt dat voor enkele gemeentelijke inkooptrajecten met een inkoopwaarde van in totaal € 91.665 niet de juiste procedure is gevolgd. Dit bedrag is daarom als rechtmatigheidsfout aangemerkt. Deze wordt veroorzaakt doordat bij overschrijdingen van het drempelbedrag er ten onrechte niet conform het Europees regime is aanbesteed of doordat er sprake is van een uitzondering op de aanbestedingsregels zonder dat daar een adequate juridisch pleitbaar standpunt is ingenomen. Er zijn echter ook voorwaarden waar geen mogelijke financieel gevolg aan is verbonden. Dan is er sprake van een formele rechtmatigheidsfout. Deze situatie doet zich ook voor bij het niet naleven van de Kasgeldlimiet en Renterisiconorm van de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido). Volgens een stellige uitspraak van de Commissie-BBV betreffen deze afwijkingen van het voorwaardencriterium formele rechtmatigheidsfouten die in de paragraaf bedrijfsvoering worden gerapporteerd.
Ten aanzien van de naleving van de renterisiconorm, het kasgeldlimiet en de naleving schatkistbankieren merken wij op dat de gemeente Kaag en Braassem zich aan de wettelijke normen heeft gehouden, zoals ook toereikend is toegelicht in de paragraaf financiering respectievelijk de jaarrekening.
.
In de Financiële verordening Kaag en Braassem 2023 is in artikel 16 het uitgangspunt opgenomen dat iedere overschrijding van het geautoriseerd programmalastenbudget als begrotingsonrechtmatig wordt beschouwd. De na het moment van de door de raad laatst vastgestelde tussentijdse rapportage over het betreffend verslagjaar geconstateerde over- en/of onderschrijdingen van programmabaten-budgetten resp. onderschrijdingen van programmalasten- en/of investeringskredietbudgetten voor dat verslagjaar betreffen op zichzelf acceptabele begrotingsonrechtmatigheden, mits deze soort afwijking(en) uiterlijk bij of met de jaarrekening over dat verslagjaar aan de raad worden gemeld en toegelicht. Wij adviseren u om het onderscheid tot onrechtmatigheden en acceptabele begrotingsonrechtmatigheden helderder te definiëren in uw financiële verordening. Daarnaast adviseren wij u om artikel 29 lid 5 zodanig aan te passen dat begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid niet meer dienen te worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Desgewenst zou dit in de bedrijfsvoeringsparagraaf kunnen.
15
Grondexploitaties Algemeen De waardering van de grondexploitaties is gebaseerd op diverse schattingen en aannames. De schattingsonzekerheid is door alle externe ontwikkelingen de afgelopen jaren hoog en vormt daarom een significant risico in onze controleaanpak. De complexiteit in de projectontwikkeling omvat de volgende risico’s: De vraag naar (betaalbare) woningen is fors hoger dan het aanbod. Stijgende energie- en grondstofprijzen. Krapte op de arbeidsmarkt. Stikstofproblematiek. Beschikbaarheid van aansluitingen nutsvoorzieningen. Verduurzamingsopgave. Stijgende rente. Macro-economische factoren zijn minder stabiel. De hogere onzekerheid en volatiliteit in de gehanteerde aannames kan doorwerken in het verwachte eindresultaat en de waardering van uw grondexploitaties. Deze hogere mate van onzekerheid maakt het belangrijker om een adequate toelichting op te nemen in de jaarrekening. De Gemeente Kaag en Braassem heeft in de jaarrekening hier toereikend invulling aan gegeven. Op basis van enkele scenario’s leidt de schattingsonzekerheid in het worst case scenario, tot een verslechtering van het eindresultaat van € 2,1 miljoen. Wij hebben het proces rondom de totstandkoming van de waardering in opzet en bestaan getoetst en aanvullend gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd.
Wij achten de waardering en de toelichting op de schattingsonzekerheden aanvaardbaar en vinden de veronderstellingen redelijk.
Waardering inclusief specifieke projectrisico’s Hieronder hebben wij de ontwikkeling van uw grondexploitatie gedurende de afgelopen vier jaar weergegeven. Grafiek ontwikkeling grondexploitaties (x € 1.000) 20.000
2020
15.000
2021 2022
10.000
2023
5.000 0 Bruto boekwaarde
Verliesvoorziening
Netto boekwaarde
Ten opzichte van 31 december 2022 is de boekwaarde van de post grondexploitatie gewijzigd van € 4,8 miljoen naar € 1,4 miljoen. De wijziging van de boekwaarde gedurende 2023 is als volgt samen te vatten: (x € 1.000)
2022
2023
Boekwaarde per 1 januari
7.932
4.893
Investeringen
1.781
1.164
Grondverkopen
-4.515
-4.887
Mutatie verliesvoorziening
-305
257
Boekwaarde per 31 december
4.893
1.427
Tussentijdse winstneming/afgesloten projecten
16
Grondexploitaties Waardering inclusief specifieke projectrisico’s De grondexploitaties van de Gemeente Kaag en Braassem lopen steeds meer richting het einde van hun looptijd, daarmee daalt de boekwaarde en het risicoprofiel ten opzichte van voorgaande jaren. Tevens is in 2023 het stelsel voor omzetverantwoording gewijzigd ten opzichte van eerdere boekjaren. De opbrengsten uit grondverkopen worden in 2023 verantwoord op het moment van economische overdracht van de gronden, ook als juridische levering pas later plaatsvindt. In eerdere boekjaren werden de opbrengsten verantwoord op moment van juridische levering. De verantwoording van de uitgestelde levering leidt tot een lagere boekwaarde per 31-12-2023 van de grondexploitaties van circa € 4,0 miljoen. De parameters voor de grondexploitaties De waardering van uw grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van de gemaakte schattingen. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op waarin schattingen zijn opgenomen. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag. Wij hebben de door Gemeente Kaag en Braassem gehanteerde uitgangspunten en parameters getoetst. Parameters
MPG 2023
MPG 2022
Schatting 2023
Schatting 2022
Rente
2,05%
1,75%
Disconteringsvoet
2,05%
2,0%
Kostenstijging
2%
2,0%
Opbrengstenstijging
0%
0%
Kostenstijging De gehanteerde parameter voor de kostenstijging ligt in lijn met de landelijke prijsindexcijfers. Opbrengstenstijging De opbrengstenstijging speelt zeer beperkt bij de gemeente Kaag en Braassem. Dit komt doordat nagenoeg alle verkoopprijzen vastliggen. Zodoende heeft deze parameter geen invloed. Schattingsonzekerheden grondexploitaties De huidige situatie en de onzekerheid over de toekomstige ontwikkelingen betekent een grote schattingsonzekerheid op de verwachte realisatie van uw complexen. Bij een hoge mate van schattingsonzekerheid is het passend om in de jaarrekening hierover een nadere toelichting op te nemen. Belangrijke elementen hierbij zijn: - Het toelichten van de gehanteerde veronderstellingen. - Een toelichting (impact / scenario’s) over de schattingsonzekerheid. Wij hebben vastgesteld dat de toelichting in de jaarrekening op pagina 94 en vanaf pagina 81 in de paragraaf grondbeleid in voldoende mate deze onzekerheden weergeeft.
17
Sociaal domein Algemeen De gemeente Kaag en Braassem voert diverse regelingen uit in het sociaal domein waarbij deze taken zijn ondergebracht bij derde partijen. Hieronder hebben wij een overzicht opgenomen van de belangrijkste onderdelen en door wie deze werkzaamheden uitgevoerd worden:
Onderdeel
Uitvoerder
Wijze van uitbesteding
Bepaling last boekjaar
Jeugdwet
GO! / SOZ Holland Rijnland
Opdracht / Mandatering
Afrekening op basis van lumpsum-overeenkomst / verevening
Wmo
Driemaster / Participe / Tom in de buurt
Opdracht
Afrekening op basis van lumpsum-overeenkomst / werkelijke lasten
PGB’s
GO! / Participe
Opdracht
Lumpsum / Afrekening op basis van werkelijke lasten
Soza Alphen
Mandatering
Afrekening op basis van werkelijke lasten
Uitkeringen
Verantwoording uitvoerders sociaal domein Ten behoeve van de afronding van onze controlewerkzaamheden met betrekking tot het sociaal domein hebben wij de controleverklaringen ontvangen van de verschillende uitvoerders. Uit deze rapportages, bestaande uit eindverantwoordingen en controleverklaringen, blijken geen nadere onzekerheden of fouten die boven de rapporteringsdrempel uitkomen. De jaarrekening van GO! is nog niet beschikbaar. Aangezien het hier gaat om een lumpsum-overeenkomst zijn de lasten die samenhangen met de overeenkomst in de jaarrekening verantwoord. De beschikbare overeenkomsten en nadere afspraken geven toereikende zekerheid in het kader van de jaarrekeningcontrole. Het valt ons op dat voor het vierde jaar achterelkaar niet alle jaarrekeningen van deze partijen zijn ontvangen. We benadrukken het belang van tijdige aanlevering van deze gegevens in het kader van de beheersing van de zorgleveranciers. Soza Alphen De gecontroleerde verantwoording van de gemeente Alphen aan den Rijn over de bestedingen in het Participatiebudget is voorzien van een goedkeurende controleverklaring. Serviceorganisatie zorg Holland Rijnland De gecontroleerde verantwoording van de Service-organisatie zorg Holland Rijnland is ontvangen en voorzien van een goedkeurende controleverklaring. De geconstateerde onzekerheid in de verantwoording is ca 1% van de lasten.
Het effect voor de gemeente Kaag en Braassem is daarmee nagenoeg nihil. Participe De gecontroleerde verantwoording Participe is ontvangen en voorzien van een goedkeurende controleverklaring.
18
Jaarverslag Jaarverslag In het jaarverslag worden de beleidsuitgangspunten en beleidsevaluaties zichtbaar. De paragrafen maken deel uit van het jaarverslag en vallen dus niet onder de controle van de jaarrekening. Primair object van de accountantscontrole (op grond van Artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening, waaronder het overzicht van baten en lasten met toelichting en de balans met toelichting, zoals in de jaarstukken 2023 is opgenomen. Voor de accountantscontrole onderzoeken wij het jaarverslag om vast te stellen of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat en of het jaarverslag alle informatie bevat die op grond van de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720 is vereist. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Wij hebben geen strijdigheden geconstateerd tussen de in het jaarverslag opgenomen informatie en het beeld van de jaarrekening en geen materiele afwijkingen gesignaleerd. Verbonden partijen Tijdens onze controle besteden wij specifieke aandacht aan de transacties met verbonden partijen van Gemeente Kaag en Braassem. In het kader van onze controle hebben wij vastgesteld dat: − De (significante transacties met) verbonden partijen toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening en paragraaf verbonden partijen.
− Geen sprake is van indicaties voor ongeautoriseerde significante transacties met verbonden partijen, welke indicaties geven voor fraude. − Geen sprake is van indicaties dat de van toepassing zijnde wet- en regelgeving niet is nageleefd.
Hieronder zijn onze conclusies en aanbevelingen inzake het jaarverslag opgenomen:
Element jaarverslag
Vereisten BBV Verenigbaar Overeenstemming
Paragrafen
Informatiewaarde
Onze waarneming Uw jaarverslag bevat de vereiste informatie op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en 26 BBV. Uw jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de informatie in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden. Alle verplichte paragrafen zijn opgenomen en zijn kwalitatief van voldoende niveau. De toelichtingen zijn goed leesbaar en geven een adequate analyse tussen het uitgevoerde beleid en de financiële gevolgen.
Incidentele baten en
De toelichting op de incidentele baten en lasten voldoet aan de minimaal
lasten
gestelde eisen.
Fraude
Wij adviseren u om in de toekomst een frauderisicoanalyse op te stellen en ter verbetering van het inzicht de risico’s toe te lichten in het jaarverslag.
19
SiSa-bijlage en WNT SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2023. De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het Bado in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: − € 12.500 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is. − 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is. − € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. De SiSa-bijlage dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Door middel van een voorgeschreven tabel dienen wij te rapporteren over onze bevindingen ten aanzien van de in de jaarrekening opgenomen SiSa-bijlage. In bijlage A bij dit rapport zijn deze bevindingen in de voorgeschreven tabel opgenomen. U kunt deze tabel hanteren ten behoeve van verzending naar het CBS.
WNT verantwoording Als onderdeel van onze controle hebben wij de naleving van de Wet normering topinkomens (WNT) gecontroleerd. Op basis van deze wet zijn de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector en de uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen wettelijk gemaximeerd. Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. Gedurende 2023 heeft er een wijziging plaatsgevonden van uw topfunctionarissen. Voor topfunctionarissen geldt naast de maximering van de bezoldiging en eventuele uitkering wegens beëindiging van het dienstverband een publicatieverplichting in de jaarrekening. Deze publicatieverplichtingen geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen met een dienstbetrekking, indien hun bezoldiging het algemene bezoldigingsmaximum (naar rato van de omvang van het dienstverband) overschrijdt. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2023 niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Wij willen benadrukken dat de naleving van de anticumulatiebepaling (het nagaan of topfunctionarissen van uw gemeente betrokken zijn bij andere organisatie c.q. nevenactiviteiten hebben welke onder de WNT vallen) overigens geen onderdeel uitmaakt van de controle van de accountant.
De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden.
20
Overige bevindingen Voorziening verlofsparen De voorziening verlofsparen bedraagt circa € 40.000 per ultimo boekjaar (2022: € nihil). De voorziening bestaat volledig uit uren die zijn ingebracht in de regeling verlofsparen.
Juridisch conflict grondexploitatie Binnen een grondexploitatie is een geschil aanwezig met een bouwbedrijf inzake de verzakking van een dijklichaam. De verwachte uitkomsten voor de gemeente Kaag en Braassem liggen tussen de 0,- en 2,5 miljoen euro.
Voor het bovenwettelijke verlof dat geen gelijke omvang kent en/of bestaat uit overmatige verlofsaldi of spaarsaldi moet een voorziening worden opgenomen. Er is geen voorziening gevormd voor dit saldo, omdat er volgens de gemeente geen sprake is van een overmatig saldo.
De gemeente heeft, mede op basis van ingewonnen juridisch advies, geen voorziening getroffen. Het reeds betaalde voorschot om uit de ontstane impasse te geraken, is in de balans verwerkt als vooruitbetaalde kosten.
Uit de verdeling tussen het saldo spaarverlof en het bovenwettelijk verlof, is op te maken dat er slechts beperkt gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid om verlofsaldi om te zetten in spaarverlof. Het bevorderen van regelmatig verlof onder werknemers is van essentieel belang voor het behoud van een gezonde en vitale werkomgeving.
De schattingsonzekerheid die met deze posten samenhangt, is toereikend toegelicht in de jaarrekening op pagina 101 en pagina 109.
Wij adviseren u om beleid te ontwikkelen ten aanzien van het opnemen van verlofuren en dit actief na te leven. SiSa-bijlage In de SiSa-bijlage heeft u verantwoording afgelegd over 27 SiSa-regelingen, die zeer uiteenlopend van aard zijn. Daarnaast wordt opgemerkt dat de voorwaarden van deze regelingen soms pas beschikbaar worden nadat de betreffende kosten door de gemeente zijn gemaakt, wat het verantwoordingsproces van de SiSa-regelingen aanzienlijk bemoeilijkt. De Gemeente Kaag & Braassem heeft het SiSaverantwoordingsproces desondanks voldoende op orde. Om dit proces verder te verbeteren, adviseren wij u om binnen de financiële administratie een veld toe te voegen waarin de kosten kunnen worden gekoppeld aan de specifieke SiSa-regelingen. Hierdoor wordt niet alleen een helder overzicht verkregen van de kosten per regeling, maar wordt ook de transparantie en efficiëntie van het verantwoordingsproces vergroot, omdat u hiermee het extracomptabele proces tot een minimum beperkt. 21
Overige bevindingen Proces jaarrekeningcontrole Het proces van de jaarrekening controle is moeizaam verlopen. - Gedurende de tussentijdse controle waren de VIC-werkzaamheden, tegen de gemaakte afspraken in, niet afgerond. Wij zijn hier tijdig over geïnformeerd. - Onze controle van de door de VIC uitgevoerde werkzaamheden heeft geleid tot een additionele inspanning, omdat de werkzaamheden niet met de gewenste diepgang zijn uitgevoerd, waardoor controledocumentatie ontbrak. Hiervoor wordt verwezen naar IB-bevinding 1 op pagina 39. - Gedurende het jaar heeft veelvuldig afstemming plaatsgevonden met de organisatie over (het proces van) de rechtmatigheidsverantwoording. - Als gevolg hiervan is de jaarrekeningcontrole in twee delen opgesplitst en bleek uitvoering van de controle dicht tegen de deadline noodzakelijk hetgeen niet bijdraagt aan de efficiëntie. - Daarnaast hebben wij moeilijkheden ervaren met het verkrijgen van de juiste documentatie voor onze IT-audit. Doordat de IT-audit niet tijdig afgerond kon worden, hebben wij onze controleaanpak in een laat stadium moeten herzien vanwege de ITbevindingen. - Het balansdossier is daarentegen nauwkeurig en volledig aan ons aangeleverd, waardoor wij de balanswerkzaamheden efficiënt hebben kunnen uitvoeren.
Bovenstaande heeft geleid tot substantiële inefficiënties bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden en aanvullende werkzaamheden van onze kant. Ondanks de ervaren moeilijkheden, hebben wij de samenwerking met de gemeente Kaag en Braassem als prettig ervaren.
22
Financiële positie
Ontwikkelingen in de jaarcijfers Verloop van het eigen vermogen van uw gemeente Het eigen vermogen, inclusief het gerealiseerde resultaat, bedraagt per 31 december 2023 volgens de jaarrekening € 49,1 miljoen. Grafiek ontwikkeling eigen vermogen (x € 1.000)
Analyse van het resultaat Het resultaat voor mutaties in de reserves laat een positief saldo zien. Het gerealiseerde resultaat bedraagt afgerond € 7,8 miljoen positief. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening wordt vanaf pagina 107 in hoofdlijnen een verklaring gegeven voor de afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging. De belangrijkste afwijkingen zien toe op: • Hogere lasten en hogere baten uit hoofde van noodopvang Oekraïne (per saldo 2,6 miljoen euro voordeel) • Actualisatie grondexploitaties (0,5 miljoen euro) • Lagere lasten overhead (1,85 miljoen euro)
60.000 50.000 40.000 30.000 20.000 10.000 0 2020 Algemene reserve
2021 2022 Bestemmingsreserve
2023
Een groot deel van bovenstaande oorzaken kon niet in een eerder stadium voorzien worden, enkele afwijkingen ons inziens mogelijk wel. We adviseren u, in lijn met de aanbevelingen van de commissie BBV om meer aandacht te hebben voor afwijkingen op baten en lasten, niet zijnde begrotingsoverschrijdingen. Doorlopend is het advies de afwijkingen nader te analyseren waarom deze pas bij het opstellen van de jaarrekening inzichtelijk waren, zodat voordelen eerder richting de raad gemeld kunnen worden.
Gerealiseerd resultaat
Van de totale reserves ter hoogte van € 49,1 miljoen is € 25,3 miljoen opgenomen als algemene reserve. Het saldo van deze algemene reserve is ten opzichte van voorgaand jaar gedaald met € 1 miljoen. Per saldo is gedurende 2023 € 6,5 miljoen gedoteerd aan de bestemmingsreserves. Het gerealiseerde resultaat in 2023 bedraagt € 7,8 miljoen.
24
Financiële positie Weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden gemaakt van de financiële positie van de gemeente. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark. Hieronder hebben wij de ontwikkelingen in uw kengetallen en een relatie naar de landelijke ontwikkelingen weergegeven: Kengetallen in %
Gemeente Kaag en Braassem
We constateren dat de financiële kengetallen van de Gemeente Kaag en Braassem op nagenoeg alle punten beter zijn dan het landelijke gemiddelde. Het kengetal schuldquote is gedaald in 2023 en is fors onder het landelijk gemiddelde. De solvabiliteit neemt licht toe naar 44% in 2023. De VNG hanteert een signaalwaarde als de solvabiliteit onder de 20% komt. Aan de bovenkant oordeelt het VNG dat een solvabiliteit boven de 50% als zeer goed aan te merken is. De Gemeente Kaag en Braassem kent derhalve een gezonde financieringspositie. Het kengetal grondexploitatie geeft weer hoe de waarde van de in exploitatie genomen gronden zich verhoudt tot de totale (geraamde) baten, Belastingcapaciteit: de lastendruk in de Gemeente Kaag en Braassem ten opzichte van het landelijk gemiddelde bedraagt 114%. Op basis van het kengetal “structurele exploitatieruimte” blijkt dat er beperkte structurele begrotingsruimte is om tekorten of extra lasten binnen de huidige begroting op te vangen
Landelijk
2023
2022
2023
2022
Netto schuldquote
40
49
71
39
Netto schuldquote gecorrigeerd
29
37
65
33
Solvabiliteit
44
42
31
39
Grondexploitaties
2
7
6
6
Belastingcapaciteit
114
114
105
102
Structurele exploitatieruimte
10%
10%
0,5
5,2
25
Financiële positie Weerstandsvermogen en risicobeheersing In de paragraaf "Weerstandsvermogen en risicobeheersing" in het jaarverslag is een toelichting opgenomen op de weerstandscapaciteit van de gemeente. Op basis van de inventarisatie van de geïdentificeerde risico’s, waarbij rekening wordt gehouden met kans op voordoen en financiële impact, wordt berekend welk bedrag benodigd is ter dekking van de geïdentificeerde risico’s. Hierbij wordt verondersteld dat alle risico's zich nooit tegelijk voordoen.
2022
2022
2021
Weerstandscapaciteit
€ 25.300
€ 26.242
€ 20.005
Risico’s
€ 2.800
€ 2.676
€ 2.154
9,0
9,81
9,29
Weerstandsratio
Hiernaast is het verloop over de afgelopen 3 jaar weergegeven inclusief een kwalificatie van de weerstandsratio. De incidentele weerstandscapaciteit is voornamelijk opgebouwd vanuit de algemene reserves, de structurele weerstandscapaciteit vanuit de onbenutte belastingcapaciteit en de post onvoorzien. De weerstandsratio kwalificeert als “uitstekend”. De grootste door uw gemeente geïdentificeerde risico zijn: − Extra ondersteuning armoedebestrijding (75% * 1,1 miljoen) − Bouwgeschillen (50% * 1,2 miljoen) − Hogere kosten jeugdhulp (75% * 0,75 miljoen) − Stijging bouwkosten (20% * 2,5 miljoen) We merken op dat in de incidentele weerstandscapaciteit voldoende is om de incidentele risico’s op te vangen.
Weerstandsratio
Betekenis
>= 2.0
Uitstekend
1.4 < 2.0
Ruim voldoende
1.0 < 1.4
Voldoende
0.8 < 1.0
Matig
0.6 < 0.8
Onvoldoende
< 0.6
Ruim onvoldoende
26
Bevindingen interne beheersing
Bevindingen interne beheersing Algemeen Wij hebben nog geen management letter uitgebracht naar aanleiding van onze tussentijdse controle over 2023. Deze rapportage maakt onderdeel uit van dit accountantsverslag. Onze doelstelling van deze tussentijdse controle is om een beeld te krijgen of de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle toereikend zijn in het kader van onze opdracht tot de controle van de jaarrekening van uw gemeente. Uit onze werkzaamheden blijkt dat uw interne beheersing is in algemene zin in opzet toereikend is. De belangrijkste bevindingen hebben betrekking op uw IT-omgeving en de zichtbaarheid van uitgevoerde interne controles. Op basis van de uitgevoerde gegevensgerichte controlewerkzaamheden hebben we hier toereikende zekerheid over gekregen.
Overige bevindingen interne beheersing De interne beheersing binnen uw gemeente is over het algehele beeld toereikend. Uw gemeente moet op het gebied van interne beheersing nog verdere stappen zetten (zie ook detailbevindingen verderop). Om alle financiële uitdagingen voor uw gemeente in de komende tijd in goede banen te leiden worden hoge eisen aan het planning- en control instrumentarium, alsmede het interne beheersingssysteem gesteld. De aanstaande invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college stelt hogere eisen aan het interne beheersingssysteem. De aanwezigheid van een adequaat intern (financieel) beheersingssysteem is daarbij een essentiële randvoorwaarde om te kunnen bijsturen en de betrouwbaarheid van financiële informatie en verslaglegging is van groot belang om dit tijdig en goed te kunnen doen. De detailbevindingen zijn opgenomen vanaf pagina 35.
Dit beeld is in belangrijke mate bepalend voor onze risico-inschatting en hiermee voor de omvang en diepgang van onze werkzaamheden die wij bij de jaarrekeningcontrole moeten uitvoeren teneinde de gewenste zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening géén materiële fouten bevat. Automatisering De automatiseringsomgeving van de gemeente Kaag en Braassem wordt voor een deel uitgevoerd door de BVO Rijn en Braassem. U blijft echter zelf verantwoordelijk voor de betrouwbare en continue werking van uw IT-omgeving. Op de volgende pagina’s rapporteren wij over onze zijn bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.
28
Bevindingen IT-omgeving
29
Detailbevindingen interne beheersing - IT General Controls IT General Controls Veel handelingen die binnen organisaties plaatsvinden, worden geregistreerd door middel van automatisering. Daarbij zijn diverse interne beheersingsmaatregelen steeds vaker geautomatiseerd in softwarepakketten. Wij onderzoeken daarom de beheersing van uw IT-omgeving en rapporteren daarover in deze managementletter. Op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden hebben wij onze inschatting van de kwaliteit van uw IT-systeem en/of applicaties opgenomen. Hierbij hebben wij de volgende onderverdeling gemaakt om de kwaliteit weer te geven:
Onderwerp
Toegangsbeveiliging
Wijzigingsbeheer
Benodigd, verbetering op (korte) termijn Adviespunt, verdere aanscherping mogelijk Op dit moment voldoende
Bij het uitvoeren van onze werkzaamheden hebben wij gekeken naar de algemene onderwerpen rondom de beheersing van uw IT omgeving zoals in de tabel rechts opgenomen. Op de navolgende pagina’s zullen wij onze bevindingen rapporteren.
Continuïteitsmaatregelen en beveiliging
Adviespunten zonder directe impact
Bij het toetsen van ‘toegangsbeveiliging’ wordt onderzocht of de inrichting van de IT-omgeving de authenticiteit van de gebruiker van een gebruikersaccount borgt. Vervolgens onderzoeken wij de mogelijkheden voor het ‘steunen’ op autorisaties en de processen rondom het verstrekken, muteren en ontnemen van autorisaties binnen de omgeving. Wanneer de randvoorwaarden hiervoor voldoende aanwezig zijn, kunnen wij in de controle gebruikmaken van ingerichte functiescheiding in het systeem. Een adequate inrichting kan preventief risico’s voor uw organisaties beperken en tegelijkertijd efficiencyvoordelen opleveren in de controle. Bij het toetsen van ‘wijzigingsbeheer’ ofwel change management wordt vastgesteld dat wijzigingen aan de applicatie op gestructureerde en gecontroleerde wijze worden doorgevoerd. Voor uw organisatie heeft wijzigingsbeheer ten doel om te voorkomen dat applicaties zich niet gedragen zoals u verwacht na een wijziging in de software, resulterend in, wellicht niet opgemerkte, (financiële) gevolgen.
Onder de noemer continuïteit en beveiliging krijgen wij inzicht in uw beheersing van risico’s gericht op continuïteit van uw bedrijfsvoering. Hierbij kan discontinuïteit worden veroorzaakt door menselijk of technisch falen, maar ook door interne of externe kwaadwillenden. Voor continuïteit zijn met name het punt in de tijd tot waar u gegevens bij discontinuïteit kunt herstellen en de tijd die het kost om tot een normale bedrijfsvoering te komen bij discontinuïteit van belang. Hiernaast schatten wij uw beheersing van cyber risico’s in.
Het is voor ons van belang om inzicht te krijgen in de verantwoordelijkheden die binnen de organisatie zijn ingericht – of met andere organisaties overeen zijn gekomen (uitbesteding) – ten aanzien van de beheersing van de IT-omgeving. Hierbij kijken wij naar beleidsstukken ten aanzien van IT-strategie, beveiliging en functiescheiding. Ook de interne beheersingsmaatregelen die al dan niet zijn ingericht binnen de ITomgevingen zijn onderdeel van onze scope. Indien maatregelen periodiek worden uitgevoerd, kunnen wij hier gebruik van maken in de jaarrekeningcontrole. Deze adviespunten hebben niet een directe impact op onze controlewerkzaamheden, maar zijn wel wenselijk. 30
Detailbevindingen interne beheersing - Toegangsbeveiliging Netwerk 2023
Authenticatie
Autorisatie
Authenticatie
Autorisatie
De wachtwoordinstellingen van de domain policy voldoen aan de best practice van De hoge rechten voor het netwerk zijn belegd bij onafhankelijke functionarissen in het Baker Tilly. Echter, hebben wij niet kunnen vaststellen of er gebruikers uitgezonderd kader van de jaarrekening controle. Echter, hebben wij geconstateerd dat er geen zijn van de domain policy. Hierdoor kunnen wij niet steunen op authenticatie. procedure is voor het periodiek controleren van gebruikersrechten en rollen. Bevinding Het risico bestaat dat ongeautoriseerde toegang wordt verkregen tot de accounts van gebruikers indien de wachtwoordinstellingen niet worden nageleefd. Hierdoor kunnen ingerichte functiescheiding doorbroken worden
Er bestaat het risico dat door het niet uitvoeren van periodiek controle op gebruikersrechten en rollen, accounts van medewerkers die uit dienst getreden zijn actief blijven in het systeem. Verder kunnen rechten toegekend worden aan gebruikers die verder reiken dan ze nodig hebben voor hun dagelijkse werkzaamheden, omdat er sprake van een functie- autorisatiematrix. Dit leidt tot ongeautoriseerde toegang en eventuele datalekken.
Wij adviseren u om na te gaan of iedereen de domain policy naleeft en deze periodiek te beoordelen en vast te leggen.
We raden aan om een autorisatie matrix op te stellen en een proces voor het periodiek controleren van rechten en rollen.
Risico
Aanbeveling De accountant kan niet steunen op authenticatie en autorisaties in de applicatie en daarmee niet op functiescheiding.
Gevolgen voor de jaarrekening- controle
Management commentaar 31
Detailbevindingen interne beheersing - Toegangsbeveiliging & wijzigingsbeheer Key2Financien 2023
Authenticatie
Authenticatie
Autorisatie
Wijzigingsbeheer
Autorisatie
De wachtwoordinstellingen voldoen niet aan de best De hoge rechten voor Key2Financien zijn niet belegd bij practice van Baker Tilly. Daarnaast wordt er geen MFA onafhankelijke functionarissen in het kader van de afgedwongen. jaarrekening controle.
Wijzigingsbeheer Wij hebben geen adequate procedure kunnen vaststellen voor het doorvoeren van wijzigingen in de applicatie. Echter, hebben wij na inspectie van de release notes geen uitzonderingen voor de jaarrekening controle vastgesteld.
Bevinding
Risico
Het risico bestaat dat ongeautoriseerde toegang wordt Externe medewerkers van de financiële afdeling hebben hoge Hiermee zijn de risico’s op het gebied van wijzigingsbeheer verkregen tot de accounts van gebruikers. Hierdoor gereduceerd tot een gematigd niveau. rechten om wijzigingen in de financiële applicatie en kan de ingerichte functiescheiding doorbroken worden. autorisaties door te voeren. Dit is een verhoogd risico en Het risico van ontoereikend wijzigingsbeheer is dat niet doorbreekt de functiescheiding geteste wijzigingen kunnen worden doorgevoerd, wat de integriteit, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid van systemen en gegevens in gevaar kan brengen. Wij raden u aan om de hoge rechten aan medewerkers toe te Wij raden aan om samen met de leverancier een proces te Wij adviseren u na te gaan of adequate wachtwoordinstellingen mogelijk zijn in netwerk. Deze kennen die niet betrokken zijn bij het financiële proces. Dit in ontwerpen waarbij releases duidelijk worden beschreven, combinatie met de ontwikkeling van een procedure voor het getest en gecommuniceerd. te implementeren en te bewaken. toekennen/intrekken en het periodiek controleren van rechten.
Aanbeveling De accountant kan niet steunen op authenticatie en autorisaties in de applicatie en daarmee niet op functiescheiding. Dit houdt in dat er door de accountant (aanvullende) gegevensgerichte werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Dit heeft geleid tot aanvullende werkzaamheden ten aanzien van wijzigingen van crediteurenstamgegevens, omdat er niet gesteund kan worden op het 4-ogen-principe binnen dit proces. Daarnaast leidt dit er toe dat er niet gesteund kan worden op de functiescheidingen die u binnen Key2 Gevolgen voor de Key2Financien heeft ingeregeld, omdat niet kan worden vastgesteld dat de controles zijn uitgevoerd door de daartoe bevoegde personen. jaarrekeningcontrole
Management commentaar 32
Detailbevindingen interne beheersing - Toegangsbeveiliging & wijzigingsbeheer Motion Pro 2023
Authenticatie
Authenticatie
Autorisatie
Wijzigingsbeheer
Autorisatie
Voor het inloggen op Motion Pro is er sprake van Single- De hoge rechten voor Motion Pro zijn niet belegd bij Sign-On (SSO). Hierbij zijn de wachtwoordinstellingen onafhankelijke functionarissen in het kader van de van het netwerk van toepassing. De domain policy jaarrekening controle. voldoet aan de best practice van Baker Tilly. Echter hebben we niet kunnen vaststellen of gebruikers uitgezonderd zijn van deze domain policy. Bevinding
Risico
Aanbeveling
Wijzigingsbeheer Ten aanzien van Motion Pro wordt een ISAE3402 Type IIverklaring verkregen. Op het IT-aandachtsgebied steunen wij op opzet, bestaan en werking van IT-beheersmaatregelen die worden uitgevoerd door de serviceorganisatie. Op het moment van onze controle was de ISAE3402 Type IIverklaring 2023 ten aanzien van Motion Pro nog niet beschikbaar. Beoordeling hiervan zal later plaatsvinden
Wij verwachten geen uitzonderingen met impact op de jaarrekening. Het risico bestaat dat ongeautoriseerde toegang wordt Medewerkers van de afdeling personeel hebben hoge rechten Het risico bestaat dat bevindingen uit de ISAE rapportage verkregen tot de accounts van gebruikers indien de van Motion Pro niet tijdig worden opgemerkt en om wijzigingen in de personeelsadministratie applicatie en wachtwoordinstellingen niet worden nageleefd. Hierdoor autorisaties door te voeren. Dit is een verhoogd risico en geadresseerd. kan de ingerichte functiescheiding doorbroken worden. doorbreekt de functiescheiding. Wij adviseren jullie om na te gaan of iedereen de domain Wij raden u aan om de hoge rechten aan medewerkers toe te Wij raden aan om de ISAE 3402 jaarlijks formeel door te policy naleeft en deze periodiek te beoordelen en vast te kennen die niet betrokken zijn bij het personeelsadministratie nemen en dit vast te leggen. leggen. proces. Dit in combinatie met de ontwikkeling van een procedure voor het toekennen/intrekken en het periodiek controleren van rechten. De accountant kan niet steunen op authenticatie en autorisaties in de applicatie en daarmee niet op functiescheiding. Dit houdt in dat er door de accountant (aanvullende) gegevensgerichte werkzaamheden moeten worden uitgevoerd.
Gevolgen voor de jaarrekeningcontrole
Management commentaar
33
Logische toegangsbeveiliging Wij onderscheiden vijf bouwstenen ten aanzien van toegangsbeveiliging, waarbij bouwstenen gestapeld, naast een sterke IT-beheersing, ook de meeste controlezekerheid oplevert. Beperkingen in de onderliggende steen zorgen voor een verzwakking van de bovenliggende stenen. In het onderstaande figuur zijn de bouwstenen schematisch weergegeven.
Authenticatie
Databases: Basis voor toegangsbeveiliging van een applicatie is dat de applicatie de enige toegangspoort is en dat niet rechtstreeks op de database gemuteerd kan worden.