6.1 Bijlage Concept Jaarverslag WIL 2023 definitief
Tekst van het document
241.000 10.000 251.000 251.000 0
20
Jaarverslag 2023
5 PROGRAMMA INKOMENSONDERSTEUNING Samen met de Lekstroomgemeenten en tal van maatschappelijke ketenpartners levert WIL een belangrijke bijdrage aan het bestrijden en tegengaan van armoede, sociale uitsluiting en schulden voor de inwoners in de Lekstroom en de klanten van WIL in het bijzonder. Hierbij gaan we uit van de situatie van de klant met individueel maatwerk als uitgangspunt. Daarbij stemmen wij onze inzet voor inwoners met hen af zodat die ondersteuning een goede aansluiting biedt op de leefwereld van de klant. De sociale teams en de WIL-generalisten hebben daarin een belangrijke rol. Onze inzet houden we voortdurend tegen het licht en passen we waar nodig aan. Ook zetten we steeds meer in op het versterken en uitbreiden van de bestaande samenwerking met gemeenten en ketenpartners. Een oplossing die wij bieden moet passend zijn voor het probleem dat er is en daadwerkelijk verlichting geven. Tegelijkertijd moet de oplossing zo adequaat en goedkoop mogelijk zijn. 5.1 Wat hebben we gerealiseerd? Gerealiseerde doelstellingen Doorontwikkeling schuldhulpverlening Het team SHV zette zich afgelopen jaar in om enerzijds klanten effectief en efficiënt te helpen met hun financiële problematiek en anderzijds om de nieuwe wetgeving op een goede manier te implementeren en uit te voeren. Dit alles met stijgende aantallen aanmeldingen.
Op personeelsvlak waren er wisselingen en hadden we te maken met ziekteverzuim. Dit was voor het team een uitdagende combinatie. Doordat het aantal aanmeldingen langdurig hoger lag dan in voorgaande jaren, heeft het team zich voornamelijk moeten richten op het voorkomen van wachttijden. De doorontwikkeling van het team is daardoor minder goed van de grond gekomen. Ook door de komst van nieuwe collega's, ging de aandacht voornamelijk naar het inwerken en minder naar doorontwikkeling. De omslag van 36 naar 18 maanden schuldentrajecten moet nog verder worden uitgewerkt in de dienstverlening. Dit gaat in 2024 verder georganiseerd worden. Tegen het einde van 2023 is het team stabiel en klaar voor verdere stappen. Ondernemers met schulden weten hun weg steeds meer te vinden naar WIL. Ondernemers zijn een bijzondere doelgroep, omdat het ondernemerschap gevolgen heeft voor de mogelijkheden bij het oplossen van de schuldenproblematiek. Daarom wordt deze doelgroep geholpen, in samenwerking met Bureau Zelfstandigen van de gemeente Utrecht, of door middel van doorverwijzing naar gespecialiseerde bureaus. Het doel was om ondernemers volledig door te gaan verwijzen naar Ondernemers Centraal (OC). De Lekstroomgemeenten zijn gefaseerd toegetreden tot OC, waardoor we stapsgewijs steeds meer gebruik zijn gaan maken van de dienstverlening van OC.
Bij schuldhulpverlening zetten we in op dienstverlening die actief, preventief, dichtbij en voor iedereen op maat is. We werken daarbij zo integraal mogelijk, in samenwerking met maatschappelijke partners en we maken gebruik van de systematiek van Vroegsignalering. Het beleidsplan (2021–2024) en de beleidsregels vormen hierbij de basis van onze dienstverlening. De klant heeft hierdoor vanaf de start duidelijkheid over de richting van de integrale schuldhulpverlening en het voorkomen van (problematische) schulden of betalingsachterstanden. Voor de Vroegsignalering zetten wij 2 consulenten in die aansluiten op de lokale infrastructuur. Dit jaar hebben wij ook de ontwikkelingen rondom de landelijke randvoorwaarden Vroegsignalering in onze dienstverlening verwerkt. Daarnaast sluiten we aan op lokale ontwikkelingen zoals het Jongeren Perspectieffonds (Nieuwegein) en het Sociaal Plein (Houten).
We hebben het afgelopen jaar uitvoering gegeven aan een aantal initiatieven op het gebied van schuldhulpverlening. • Voor de uitvoering van Businesscase Bewindvoering zetten als ondersteunend middel voor een goede en professionele uitvoering de HUB van Plinckr in. Met de inzet van een consulent bouwden we inmiddels een netwerk op met bewindvoerders, die willen meedoen aan dit project. De eerste klanten zijn gestart, met een traject richting duurzame uitstroom. • In de 2de helft van het jaar is er een start gemaakt om het Ontzorgen Statushouders onder te brengen bij Budgetbeheer van het team schuldhulp. In 2024 wordt dit verder ontwikkeld. Hierover schreven wij al bij het Programma Inkomen. 21
Jaarverslag 2023
• • •
Wij zijn voor de komende 3 jaar weer NVVK-gecertificeerd doordat wij met succes een audit hebben laten uitvoeren. WIL is met een goed resultaat door de audit gekomen is voor de komende 3 jaar gecertificeerd lid van de NVVK. De WSNP is per 1 juli 2023 verkort van 36 maanden naar 18 maanden. Wij implementeren deze wetswijziging snel en doeltreffend. Inmiddels zijn alle documenten, en werkprocessen hierop aangepast. Ook passen we de dienstverlening en met name de nazorg aan als gevolg van de wijziging. Wij hebben een nieuw klantsysteem, Onview, voor schuldhulpverlening aangeschaft en geïmplementeerd. In 2023 is veel tijd gestoken in de implementatie van het systeem en het scholen van de collega's. We zijn eind 2023 in de fase beland waarin het gefinetuned wordt. Er wordt een verbeter- en efficiëntieslag gemaakt. Ook komen er uit de uitvoering verbeterpunten naar voren, die worden opgepakt. De implementatie is dus grotendeels gedaan, maar de vervolmaking wordt op dit moment gedaan. De klanten en onze dienstverlening hebben geen hinder ondervonden van de implementatie. Het nieuwe systeem was noodzakelijk omdat vanaf 1 juli 2023 het oude systeem niet meer werd ondersteund.
Team bijzondere regelingen Team BR had afgelopen jaar te maken met personele uitdagingen, flink stijgende werkvoorraden en mentale druk. We zien daarnaast een toenemende complexiteit. Situaties van klanten zijn in toenemende mate complex, met vaak verschillende betrokken instanties. Door deze bijkomende factoren heeft het optimaliseren van de interne processen minder aandacht gekregen, dan we hadden gewild. Voor team BR blijft het balanceren tussen een snelle, efficiënte uitvoering en een brede en persoonlijke kijk op de omstandigheden van de klant. Achter veel aanvragen zit een verhaal en een persoonlijke (gezins)situatie. Het streven is een afhandeling binnen de wettelijke beslistermijn en liever nog sneller. Hier wordt hard aan gewerkt, maar ook in 2023 is gebleken dat dit niet haalbaar is met de huidige middelen. De combinatie van toenemende aantallen en complexiteit, samen met de maximaal opgerekte wendbaarheid van het team is niet haalbaar gebleken. Daarom heeft WIL, in samenspraak met de gemeenten in het najaar van 2023 gesprekken opgestart om in 2024 te investeren in procesverbetering. Wij gebruiken WIL-direct voor een snelle afhandeling voor een aantal regelingen, zoals de Individuele Inkomenstoeslag, Nieuwegein Stadspas en de minimaregeling Maatschappelijke Participatie Lopik. Klanten worden hiermee sneller geholpen en de uitvoering wordt ontzien.
In samenspraak met de gemeenten is ervoor gekozen bijzondere bijstand voor de kosten van bewindvoering te verstrekken voor onbepaalde tijd. Dit gaat op termijn tijdswinst opleveren. Afgelopen jaar is er gewerkt aan het Leaner maken van werkprocessen voor bijzondere bijstand en minimaregelingen. Daarbij is er ook gewerkt aan meer zelfsturing in het team en meer verantwoordelijkheid bij medewerkers. Collega's hebben een taak in het actueel houden, verbeteren en efficiënter maken van interne werkprocessen. Naast de genoemde onderwerpen heeft het team BR een aantal belangrijke, maar incidentele, zaken opgepakt. Het betreft onderwerpen die onder andere te maken hebben gehad met veranderende regelgeving of keuzes die gemaakt zijn. Het betreft rand voorwaardelijke zaken, die van belang zijn voor een goede dienstverlening aan klanten. • In juli 2023 zijn de nieuwste beleidsregels bijzondere bijstand van de vier Lekstroomgemeenten gepubliceerd. De gemeenten en WIL hebben hier gezamenlijk gewerkt aan de voorbereiding. Er is sprake geweest van aan actualisatie vanuit uitvoerings- en beleidsoogpunt. Alle brieven en beschikkingen zijn (en worden) hierop aangepast. Tevens wordt het belang van de klant hierin meegenomen door alle teksten tegen het licht te houden en te controleren op B1-taalniveau. • Alle statushouders die bij BR binnenkomen pakken wij met prioriteit op.
In 2023 zijn dit 221 huishoudens geweest waarbij er per huishouden 5 acties liggen. Deze acties hebben te maken met 4 verschillende kostensoorten die worden uitbetaald, namelijk de inrichtingskosten, 1e maand huur, overbruggingsuitkering en reiskosten. Al deze kosten worden vooraf verstrekt zonder dat er sprake is van een BSN. Daarom volgt er een 5e actie, namelijk een hercontrole. Na ongeveer een maand wordt er gecontroleerd of alle kostensoorten terecht zijn uitgekeerd. Al met al 1105 acties die met prioriteit worden uitgevoerd. Deze acties voeren wij naast de reguliere aanvragen uit en kosten per casus gemiddeld 1 uur per actie gekost. Het gaat dus om ruim 1100 uur extra, boven op de reguliere dienstverlening. 22
Jaarverslag 2023
•
•
•
•
Team Bijzondere Regelingen heeft proactief gehandeld door alle klanten wiens recht potentieel beïnvloed zou worden door de indexering van de uitkeringen met 10% opnieuw te beoordelen. De maximale bedragen waarop de bijzondere bijstand beoordeeld worden zijn als gevolg van genoemde indexering ook naar boven bijgesteld. Voor 116 huishoudens hebben wij een herbeoordeling uitgevoerd wat voor een deel van onze klanten tot een aanpassing van de bijzondere bijstand heeft geleid. Daar waar nodig is de bijzondere bijstand aangepast. Per casus heeft dit ongeveer 1 uur extra tijdsinvestering gekost en daarmee dus 116 uur boven op de reguliere dienstverlening. Begin 2023 is de wet omtrent de kostendelersnorm aangepast waarbij de kostendelersnorm onder de 27 jaar niet meer van toepassing is. Na een screening hebben wij voor 114 huishoudens een nieuwe beoordeling uitgevoerd en pasten wij de bijzondere bijstand aan en verhoogden wij deze. Afhankelijk van de uitkomst van het onderzoek heeft dit extra uren gekost. In totaal is hier ongeveer 36 uur tijd aan besteed, boven op de reguliere dienstverlening. Met terugwerkende kracht pasten wij de toekenning voor bijzondere bijstand voor kosten bewindvoering aan. In plaats van een toekenning voor 1 of 2 jaar worden deze kosten nu voor onbepaalde tijd toegekend. Voor 156 huishoudens voerden wij dit inmiddels door.
Dit heeft tot nu toe nog geen tijdswinst opgeleverd, in onze dienstverlening. In de loop van 2025 tot en met 2026 gaan we hier de resultaten in de vorm van tijdwinst gaan merken in de uitvoeringskosten. De huishoudens die in maart 2023 een toekenning voor 1 jaar hebben gehad zullen in maart 2024 opnieuw getoetst worden. De huishoudens die in maart 2023 een toekenning van 2 jaar hebben gehad zullen in maart 2025 opnieuw getoetst worden, waarbij een toekenning voor onbepaalde tijd wordt overwogen. Daarom zal stapsgewijs vanaf april 2024 tot april 2026 een positief effect waarneembaar zijn. Ook dit jaar voerde WIL het beleid rondom de lokale minimavoorzieningen uit. Hierdoor namen inwoners van de Lekstroomgemeenten deel aan het maatschappelijk verkeer. Voorbeelden hiervan zijn de Stadspas Nieuwegein, de regeling Chronisch Zieken Houten en de minimaregeling Maatschappelijke participatie Lopik en de Regeling tegemoetkoming Zorgkosten (Lopik). Voor inkomensondersteuning, meer specifiek minimabeleid en bijzondere bijstand, hebben wij te maken met vier gemeenten die op dit terrein ieder hun eigen beleid ontwikkelen en vaststellen. Dat maakt de uitvoering van de diverse regelingen ingewikkeld en bewerkelijk.
De WIL-generalisten leverden het afgelopen jaar veel inspanning voor de kinderopvangtoeslagaffaire (KOTA). De generalisten begeleidden gedupeerden op verschillende leefgebieden, aangezien de problematiek vaak erg complex is. De financiële problematiek is vaak uitgegroeid tot een multi-probleemsituatie. Daarnaast hebben de generalisten een taak binnen de Vroegsignalering. Zij gaan mee op huisbezoek en zetten zich in op een brede uitvraag van de hulpvraag. De generalisten hadden wederom een scharnierfunctie tussen WIL, de gemeenten (sociale teams) en ketenpartners. Met ingang van 1 augustus 2023 is een extra Generalist gestart, voor de gemeente Nieuwegein. Deze functie hangt voor een groot deel samen met de aanpak van energie-armoede binnen de gemeente Nieuwegein.
23
Jaarverslag 2023
5.2 Operationele doelstellingen KPI Percentage succesvolle schuldregelingen van het totale aantal
Doorlooptijden aanvragen bijzondere bijstand (sec) Percentage afgehandelde aanvragen bijzondere bijstand en in totaal met doorlooptijd < 8 weken (betreft een selectie uit een groter geheel van regelingen) Gebruik van de Collectieve zorgverzekering minima (aan de hand van percentage bereik)
Prestatie 2021 Saneringskredieten: 81,5% Schuldbemiddelingen: 91,7% WSNP: 63,6% 87 dagen 62,6% < 4 weken 66,8% < 6 weken 71,8% < 8 weken 28,2% > 8 weken Houten: 38% IJsselstein: 42% Lopik: 37% Nieuwegein: 39%
Prestatie 2022 Saneringskredieten: 90,2% Schuldbemiddelingen: 79% WSNP: 80% 66 dagen 77,0% < 4 weken 83,3% < 6 weken 89,3% < 8 weken 10,7% > 8 weken Houten: 39% IJsselstein: 41% Lopik: 40% Nieuwegein: 39%
Begroot 2023 Saneringskredieten: 90% Schuldbemiddelingen: 85% WSNP: 80% 45 dagen 50% < 4 weken 75% < 6 weken 100% < 8 weken Houten: 41% IJsselstein: 45% Lopik: 42% Nieuwegein: 43%
Prestatie 2023 Saneringskredieten: 95,6% Schuldbemiddelingen: 75,0% WSNP: 75,0% 93 dagen 62,5% < 4 weken 66,7% < 6 weken 73,0% < 8 weken 27,0% > 8 weken Houten: 40% IJsselstein: 42% Lopik: 43% Nieuwegein: 39%
Het op norm krijgen van de doorlooptijden hebben we niet gehaald. Dit komt mede door de extra werkzaamheden zoals terug te lezen bij 5.1 onder het kopje Bijzondere Regelingen in de 1ste alinea. De grote instroom van statushouders en de wijzigingen van twee wetten hebben ervoor gezorgd dat de werkdruk flink is toegenomen. Het bieden van maatwerk en coulance met betrekking tot complexe casuïstiek is nog steeds orde van de dag. Desalniettemin is 73% van alle aanvragen binnen de wettelijke termijn afgehandeld.
24
Jaarverslag 2023
5.3 Financiële verantwoording Programma Inkomensondersteuning Bijzondere bijstand Wet Kinderopvang Personeelslasten Collectieve zorgverzekering Totaal lasten Bijzondere bijstand Wet Kinderopvang Personeelslasten Totaal baten Saldo van baten en lasten
Rekening 2022
Basisbegroting
Wijzigingen
Begroot
DVO
Gerealiseerd
Verschil
4.091.000 413.000 2.754.000 0 7.258.000 263.000 1.000 253.000 517.000 6.741.000
2.640.000 249.000 2.519.000 991.000 6.399.000 269.000 0 0 269.000 6.130.000
-90.000 151.000 338.000 0 399.000 0 0 0 0 399.000
2.550.000 400.000 2.857.000 991.000 6.798.000 269.000 0 0 269.000 6.529.000
0 0 389.000 0 389.000 0 0 389.000 389.000 0
3.149.000 392.000 3.339.000 944.000 7.825.000 315.000 6.000 462.000 783.000 7.042.000
-599.000 8.000 -482.000 47.000 -1.027.000 46.000 6.000 462.000 514.000 -513.000
Bijzondere bijstand, nadeel € 553.000 In de loop van 2023 is nieuw beleid bijzondere bijstand ingevoerd. Dit heeft op een aantal punten geleid tot ruimere verstrekking, met name voor de kosten van woninginrichting. Ook de toenemende aantallen statushouders leiden tot hogere uitgaven. Per 1 januari 2023 zijn de normbedragen verhoogd, waardoor meer mensen in aanmerking komen voor bijzondere bijstand. De extra opdracht chronisch zieken, die door WIL is uitgevoerd voor Houten (€ 84.900) en Lopik (€ 63.600), wordt ook in de totalen bijzondere bijstand meegenomen. Dit wordt via de eindafrekening aan Houten en Lopik doorbelast. Kinderopvang voor de minima, nadeel € 2.000 Door de samenwerking in het proces met de sociale teams is er meer bekendheid gekomen voor deze regeling en zo ook meer aanvragen. Personeelslasten, nadeel € 18.000 Door de doorbelasting van de extra werkzaamheden komen wij nagenoeg conform begroting uit, er is een klein nadeel gerealiseerd wat verwaarloosbaar is. Overall resulteert het volgende beeld, naar gemeente uitgesplitst. Conform de GR, artikel 34, wordt het saldo van baten en lasten per gemeente verrekend. Bijdragen gemeente voor afrekening Houten IJsselstein Lopik Nieuwegein Totaal bijdragen gemeente
Rekening Basisbegroting 2022 1.817.742 1.513.525 1.231.924 1.196.566 473.551 374.824 3.217.395 3.045.020 6.740.613 6.129.935
Wijzigingen
Begroot
DVO
114.999 69.395 14.181 200.427 399.002
1.628.524 1.265.961 389.005 3.245.447 6.528.937
0 0 0 0 0
Regelingskosten 952.045 799.575 370.619 2.042.085 4.164.324
Uitvoeringskosten 686.353 585.486 168.160 1.437.330 2.877.329
Afrekening -9.874 -119.100 -149.775 -233.968 -512.717
25
Jaarverslag 2023
Specificatie regelingskosten Bijzondere bijstand Wet Kinderopvang Collectieve zorgverzekering Totaal lasten Bijzondere bijstand Wet Kinderopvang Totaal baten Saldo van baten en lasten
Houten 805.000 107.000 148.000 1.060.000 106.000 2.000 108.000 952.000
IJsselstein 581.000 67.000 204.000 853.000 50.000 3.000 53.000 800.000
Lopik 318.000 11.000 65.000 394.000 24.000 0 24.000 371.000
Nieuwegein 1.446.000 207.000 526.000 2.178.000 135.000 1.000 136.000 2.042.000
Totaal 3.149.000 392.000 944.000 4.485.000 315.000 6.000 321.000 4.164.000
Verantwoording energietoeslag 2023 Het Rijk besloot om opnieuw een tegemoetkoming in te voeren voor huishoudens die door de sterk stijgende energiekosten in de knel zouden komen. Door de omvang van de groep huishoudens die in aanmerking zouden komen in combinatie met de hoeveelheid werk om al deze individuele situaties te onderzoeken is in oktober 2023 besloten om de Eenmalige energietoeslag 2023 te verstrekken als categoriale bijzondere bijstand. Voor deze regeling zijn middelen beschikbaar gesteld door het Rijk om zowel uitvoerings- als regelingskosten hiermee te dekken voor de 4 wil-gemeenten is dit in totaal € 5,3 miljoen. Dit zorgde voor een precaire balans tussen het uit te keren bedrag per huishouden, de omvang van de doelgroep en zo efficiënt mogelijk te werken om uitvoeringskosten te drukken. De energietoeslag 2023 kan nog tot en met eind april 2024 worden aangevraagd. De regeling sluit eind augustus 2024. Verloop regeling Van de huishoudens van wie WIL de gegevens had en dus kon zien dat zij recht hadden op de toeslag, ontvingen de toeslag in december 2023 ambtshalve. Ongeveer 4500 huishouden hebben de energietoeslag ambtshalve ontvangen. Voor de overige huishoudens is in dezelfde maand de aanvraagmogelijkheid geopend. Naar verwachting zullen 875 huishoudens de toeslag aanvragen. De hoogte van de energietoeslag bedraagt € 800 per huishouden.
Qua afhandeling liggen we op schema. Specificatie regelingskosten
Houten
IJsselstein
Lopik
Nieuwegein
Totaal
Aantal ambtshalve toekenningen
1.077
923
370
2.169
4.539
Aantal handmatige toekenningen
100
89
22
238
449
1.177
1.012
392
2.407
4.988
2
1
7
10
Regelingskoten
955.800
820.983
316.400
1.945.317
4.038.500
Uitvoeringkosten
26.869
22.926
6.579
56.284
112.658
Aantal toekenningen Aantal afwijzingen Aantal buitenbehandeling/intrekkingen
1
1
Totaal lasten
982.669
843.909
322.979
2.001.601
4.151.158
Ontvangen van WIL gemeenten
982.669
843.909
322.979
2.001.601
4.151.158
Totaal baten
982.669
843.909
322.979
2.001.601
4.151.158
0
0
0
0
0
Saldo te verrekenen met gemeenten
26
Jaarverslag 2023
6 PROGRAMMA BEDRIJFSVOERING Er zijn kosten die samenhangen met de uitvoering van de programma’s Inkomen, Werk en Inkomensondersteuning, maar niet aan een specifiek programma kunnen worden toegeschreven. Deze kosten worden gedekt uit de algemene dekkingsmiddelen; in het geval van WIL gaat het dan om een bijdrage van de deelnemende gemeenten in de uitvoeringskosten. Deze uitvoeringskosten worden omgeslagen naar de deelnemende gemeenten via een vastgesteld percentage dat vastgesteld is in de begroting. Deze uitvoeringskosten als ook de algemene dekkingsmiddelen hiervoor, zijn onderdeel van de reguliere exploitatiebegroting. 6.1 Operationele doelstellingen bedrijfsvoering KPI Percentage gegronde klachten ten opzichte van het totaal aantal klachten
Aantal (gegronde) bezwaarschriften (inclusief herziene besluiten) per 100 klanten BUIG
Bereikbaarheid van de dienstverlening door WIL (specifiek bereikbaarheid via telefoon)
Prestatie 2021
Prestatie 2022
Begroot 2023
Prestatie 2023
Totaal 48 waarvan: 2,1% gegrond en 8,3% gedeeltelijk gegrond
Totaal 52 waarvan: Gegrond: 9,6% Gedeeltelijk gegrond: 7,7%
Gegrond: 5% Gedeeltelijk gegrond: 12,5%
Totaal 41 waarvan: Gegrond: 14,6%) Gedeeltelijk gegrond: 12,2%
Benchmark: 1,1 WIL: 1,1 (Benchmarkwaarden 2021 op basis van 2020) 92,3% binnen 69,5 seconden
Het onderdeel bedrijfsvoering van de benchmark is vanaf 2021 niet meer beschikbaar 93,8% binnen 56,3 seconden
Gemiddelde benchmark (jaarcijfer)
Het onderdeel bedrijfsvoering van de benchmark is vanaf 2021 niet meer beschikbaar 94,4% binnen 43,5 seconden
90% binnen 55 seconden
Bezwaar en Beroep Dit jaar zijn er minder bezwaarschriften ingediend. De piekjaren in verband met TOZO, TONK en Energietoeslag zijn voorbij. Het betreft 187 ingediende bezwaarschriften ten opzichte van een gemiddelde 289 over de periode 2017 t/m 2022. De netto doorlooptijd van de bezwaarzaken is verkort van 30 naar 23 dagen en blijft ver onder de wettelijke doorlooptijd. Opvallend is een verdubbeling in het aantal bezwaarzaken tegen besluiten waarbij het team Hoogwaardige handhaving betrokken was. De beoordeling van de bezwaarschriften is daarnaast tijdsintensiever geworden door sterke wijzigingen in (vaste) rechtspraak, met name op het onderwerp evenredigheid. Tot slot laat de achterstand bij de Centrale Raad van Beroep zich dit jaar gelden. Er is sprake van een kleine verdubbeling van het aantal afgehandelde hoger beroepszaken: 25 ten opzichte van 13 in het jaar daarvoor. Het aantal ingekomen beroepszaken bij de rechtbank is ten opzichte van vorig jaar gelijk gebleven. Het team Bezwaar en beroep is in 2023 gestart met het organiseren van een maandelijks jurisprudentieoverleg. Alle teams zijn welkom om aan te sluiten. Daarnaast zijn er actualiteiten- en verdiepingsbijeenkomsten georganiseerd met uitvoerende teams. Het team Bezwaar en beroep hecht veel waarde aan laagdrempelige samenwerking met de andere teams, waardoor de deskundigheid van het team vroegtijdig wordt ingezet.
Klantenservice (KSV) We zien een toename van agressie van klanten naar de medewerkers, zowel bij receptie werkzaamheden als telefonisch. Het aantal binnenkomende telefoontjes is uitgekomen op 17.623 Met de bereikbaarheid van 94,4%, is de doelstelling van 90% bereikbaarheid behaald. De gemiddelde wachttijd (norm 60 seconden) was ruim 43 seconden. Klanten kregen in ruim 80% van de telefonische contacten direct een antwoord van de klantenservice en hoefden niet doorverbonden of teruggebeld te worden (terugbel verzoeken totaal 1787). Ook klanten die hun vragen stelden aan de receptie, in spreekuren of per e-mail kregen tijdig antwoord van de klantenservice. 27
Jaarverslag 2023
6.2 Financiële verantwoording Bedrijfsvoering Huisvesting ICT Advisering en ondersteuning Innovatieagenda Kantoorkosten Kapitaallasten Personeelslasten Totaal lasten Advisering en ondersteuning Dekking VHL Personeelslasten Totaal baten Saldo van baten en lasten
Rekening 2022 Basisbegroting Wijzigingen 573.000 673.000 0 1.835.000 1.890.000 -75.000 459.000 390.000 0 212.000 0 118.000 323.000 361.000 0 0 0 0 4.910.000 4.695.000 461.000 8.312.000 8.009.000 504.000 221.000 90.000 0 192.000 0 0 105.000 0 0 518.000 90.000 0 7.794.000 7.919.000 504.000
Begroot 673.000 1.815.000 390.000 118.000 361.000 0 5.156.000 8.513.000 90.000 0 0 90.000 8.423.000
DVO 0 0 0 0 0 0 39.000 39.000 0 0 39.000 39.000 0
Gerealiseerd 558.000 2.099.000 514.000 118.000 331.000 0 5.477.000 9.097.000 200.000 31.000 52.000 283.000 8.815.000
Verschil 115.000 -284.000 -124.000 0 29.000 0 -321.000 -584.000 110.000 31.000 52.000 193.000 -392.000
WIL is niet belastingplichtig voor de VPB en daarom is deze post niet opgenomen. De besteding van de variabele kosten uittreding VHL is niet expliciet als begrotingswijziging meegenomen in de Turap (Tussenrapportage). Daarom wordt deze apart verantwoord onder 6.3. Omdat dit wel onderdeel is van de bedrijfsvoering worden de cijfers wel onder het programma Bedrijfsvoering meegenomen in het overzicht van baten en lasten. Huisvesting, voordeel € 115.000 De onderschrijding wordt verklaard doordat we een deel van onze huisvestingskosten hebben doorbelast aan de SW € 35.000 en doordat de huurkosten lager waren dan begroot, in verband met de verbouwing. ICT, nadeel € 284.000 De overschrijding wordt verklaard door extra kosten i.v.m. vervanging mobiele telefoons, door extra kosten ICT Houten en implementatiekosten Afas. Advisering en ondersteuning, nadeel € 14.000 De overschrijding wordt verklaard door hogere uitgaven dan verwacht. Innovatieagenda *Overhevelingsvoorstel naar 2024 van innovatieagenda € 58.000. De implementatie van de innovatieagenda is nog niet volledig afgerond. De nog uit te voeren activiteiten betreffen o.a. de uitvoering van een DPIA en de maatregelen die hierna moeten worden ondernomen voor een goede gegevensbescherming rondom de lokale werkteams. Kantoorkosten, voordeel € 29.000 De onderschrijding wordt verklaard door lagere uitgaven dan verwacht.
28
Jaarverslag 2023
Personeelslasten, nadeel € 269.000 De overschrijding wordt verklaard door hogere uitgaven op inhuur dan verwacht. Voornamelijk op afdeling Finance door hoge mobiliteit. Overall resulteert het volgende beeld, naar gemeente uitgesplitst. Conform de GR, artikel 34, wordt het saldo van baten en lasten per gemeente verrekend. Bijdragen gemeente voor afrekening Houten IJsselstein Lopik Nieuwegein Totaal bijdragen gemeente
Rekening Basisbegroting 2022 1.899.130 1.861.459 1.616.909 1.587.159 447.894 456.057 3.829.816 3.896.102 7.793.748
Wijzigingen Innovatieagenda Begroot
7.800.776
Afrekening
120.223 102.555 29.455 251.766
29.000 24.500 6.500 58.000
2.010.682 1.714.214 492.012 4.205.868
93.446 79.713 22.895 195.691
504.000
118.000
8.422.776
391.746
6.3 Schadevergoeding uittreding gemeente Vijfheerenlanden Schadevergoeding uittreding VHL per jaar Variabele kosten (begroot) Vaste kosten (begroot) Jaarlaag schadevergoeding: Restant vorig dienstjaar: Projectkosten Ontvlechting Vaste kosten (begroot) Variabele kosten Restant dienstjaar:
2019
241.000
2020 759.000 241.000 1.000.000 0
2021 499.000 217.000 716.000 359.000
2022 241.000 192.000 433.000 556.000
2023
476.000
241.000 400.000 359.000
217.000 302.000 556.000
192.000 321.000 476.000*
476.000 0
241.000
0
De schadevergoeding uittreding gemeente Vijfheerenlanden is enkele jaren terug reeds afgerekend en is toegerekend aan de jaren 2019-2022 conform bovenstaand overzicht plus eenmalige overheveling naar 2023, omdat de kosten in 2023 nog doorliepen. In relatie tot de ontvlechting van VHL en de sterke afbouw van de flexibele schil die hiermee gepaard is gegaan, was het in de ogen van het bestuur legitiem om een aantal personele uitdagingen financieel ten laste van het budget variabele kosten te brengen. Deze kosten hebben betrekking op de reductie van de personeelskosten WIL breed op een termijn van drie jaar. In 2023 is hiervoor € 476.000 uitgegeven, in 2022 € 321.000 en in 2021 € 302.000 (2020: € 400.000 aan advisering en ondersteuning). 6.4 Verlofsparen Vanaf 2022 is het wettelijk mogelijk voor een werknemer om verlof te sparen, deze uren verjaren niet. WIL neemt vanaf 2023 hiervoor een voorziening op. Dit jaar zijn de medewerkers geïnformeerd worden over deze mogelijkheid. Ook is de inrichting van onze systemen klaar om de medewerkers inzage te geven in de actuele stand van zaken van hun persoonlijke situatie. Voor 2023 is er een voorziening opgenomen van € 105.115,38 conform het saldo verlofsparen.
29
Jaarverslag 2023
7 DVO – PROGRAMMA SW Financiële verantwoording Sinds 1 januari 2019 voert WIL op grond van dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) onderdelen van de Wet sociale werkvoorziening (hierna: ‘Wsw’) uit voor de gemeenten IJsselstein, Lopik, Nieuwegein, Vijfheerenlanden, Stichtse Vecht en De Ronde Venen. De gemeente Houten neemt de Wsw-dienstverlening niet af. Tussen de afnemende gemeenten, WIL en de gemeente Houten is afgesproken dat de gemeente Houten geen gevolgen zal ondervinden (in financieel- en in organisatorisch opzicht) van de Wsw-dienstverlening aan de gemeenten. Daarom wordt deze DVO separaat afgerekend. De gemeenten Stichtse Vecht en Ronde Venen zijn per 1 januari 2023 gestopt met de samenwerking, de frictiekosten zijn in rekening gebracht bij deze 2 gemeenten. DVO-Programma SW Personeelskosten dienstverlening SW Personeelskosten WerkwIJSS ICT Huisvesting Advieskosten Totaal lasten Vaste fee DVO - Stichtse Vecht Vaste fee DVO - De Ronde Venen Detachering Stichting WerkwIJSS Opbrengsten Derden Totaal baten Saldo van baten en lasten
Rekening 2022 Basisbegroting
Wijzigingen
Begroot
DVO
Gerealiseerd
Verschil
1.389.000
1.316.000
-166.000
1.150.000
0
1.071.000
79.000
1.098.000 169.000 40.000 1.000 2.697.000 260.000 110.000 1.104.000 7.000 1.481.000 1.216.000
1.228.000 170.000 40.000 40.000 2.794.000 260.000 110.000 1.259.000 15.000 1.644.000 1.150.000
0 -20.000 -5.000 -10.000 -201.000 -146.000 -55.000 0 0 -201.000 0
1.228.000 150.000 35.000 30.000 2.593.000 114.000 55.000 1.259.000 15.000 1.443.000 1.150.000
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
1.151.000 150.000 35.000 31.000 2.438.000 101.000 43.000 1.156.000 0 1.300.000 1.138.000
77.000 0 0 -1.000 155.000 12.000 13.000 103.000 15.000 143.000 12.000
DVO Programma SW voordeel is € 12.000 Dit voordeel ontstaat door lagere personeelskosten dan begroot. Overall resulteert het volgende beeld, naar gemeente uitgesplitst. Conform de GR, artikel 34, wordt het saldo van baten en lasten per gemeente verrekend. Bijdragen gemeente voor afrekening IJsselstein Lopik Nieuwegein Vijfheerenlanden Totaal bijdragen gemeente
Rekening Basisbegroting 2022 436.839 413.000 123.439 117.000 541.428 512.000 114.439 108.000 1.216.145 1.150.000
Wijzigingen
Begroot
DVO
Gerealiseerd
Afrekening
0
413.000 117.000 512.000 108.000 1.150.000
0 0 3.600 0 3.600
408.820 115.522 506.700 107.099 1.138.141
4.180 1.478 5.300 901 11.859
30
Jaarverslag 2023
PARAGRAFEN Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijft voor welke paragrafen moeten worden opgenomen in het jaarverslag. Voor WIL zijn de paragraaf financiering, bedrijfsvoering en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheer van toepassing. A. Paragraaf Financiering In de wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) en ons treasurystatuut zijn de kaders gesteld voor een verantwoorde, prudente en professionele inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie. Deze regeling geeft een uiteenzetting van de kaders, waarbinnen het treasurybeleid wordt vormgegeven. Belangrijk daarbij is dat het financieel beheer zo beheersbaar en transparant mogelijk wordt uitgevoerd. Langlopende leningen en renterisico Op dit moment zijn er geen langlopende leningen. In zowel het huidige – als het vorige boekjaar hebben geen investeringen plaatsgevonden en is er derhalve geen financieringsbehoefte geweest. Door het ontbreken van langlopende geldleningen is de renterisiconorm nu niet van toepassing. Kasgeldlimiet Om het renterisico op korte financiering te beperken, is de omvang van de korte schuld wettelijk (conform de Wet Fido) gelimiteerd tot 8,5% van de organisatie. Dit bedrag wordt de kasgeldlimiet genoemd. Deze grens is ingesteld om te voorkomen dat financieringstekorten worden afgedekt met kortlopende schulden.
Kortlopende schulden zijn doorgaans goedkoper maar brengen een relatief groot renterisico met zich mee. Uit onderstaande overzicht blijkt dat WIL de kasgeldlimiet gedurende 2023 niet heeft overschreden. In zowel het huidige als in het vorige boekjaar zijn geen kortlopende schulden aangegaan anders dan de kortlopende schulden die voortvloeien uit de normale bedrijfsvoering. Omschrijving
1e kwartaal
2e kwartaal
3e kwartaal
4e kwartaal
5.653.183
5.653.183
5.653.183
5.653.183
Gemiddelde schuld in kwartaal < 1 jaar
2.848.648
1.906.040
1.260.448
5.584.259
Vlottende middelen
47.934.164
30.058.811
13.690.598
4.241.188
Liquide middelen
345.059
351.695
304.308
266.592
Schatkistbankieren
7.742.801
3.793.131
1.247.106
2.623.946
Kortlopende vorderingen
39.846.303
25.913.985
12.139.185
1.350.650
4. Totaal netto vlottende schuld
-45.085.516
-28.152.771
-12.430.151
1.343.071
Ruimte onder renterisiconorm
50.738.699
33.805.954
18.083.333
4.310.112
Kasgeldlimiet 2023 8,5% van
66.508.032
31
Jaarverslag 2023
B. Paragraaf Bedrijfsvoering Personeel WIL Formatie in loondienst
Begroot fte
Inkomen Werk Inkomensondersteuning Bedrijfsvoering SW
28,22 38,24 33,30 53,23 15,90
Totaal
168,89
Werkelijk fte
186,75
verschil
begroot salaris
werkelijk
verschil
begroot inhuur
werkelijk
verschil
(28,22) (38,24) (33,30) (53,23) (15,90)
2.270.527 3.180.661 2.831.850 4.464.980 1.150.000
2.297.644 3.050.759 2.852.127 3.781.279 949.186
27.117 (129.902) 20.277 (683.701) (200.814)
156.000 25.000 7.000 -
569.743 86.229 25.202 983.312 121.558
413.743 86.229 202 976.312 121.558
17,86
13.898.018
12.930.995
(967.023)
188.000
1.786.044
1.598.044
De salariskosten zijn € 967.000 hoger dan begroot. Dit overzicht is exclusief de reiskosten, de personeelskosten voor de lokale budgetten en de personeelskosten desintegratie. Deze kosten worden gedekt uit specifieke budgetten. HR-team en –visie In 2023 is het HR-team op sterkte gebracht. Interim-invullingen zijn afgerond en alle vacatureruimte binnen het team HR is uiteindelijk ingevuld, op een zodanige wijze dat ook op de kwetsbare posities de continuïteit van het werk kan worden gewaarborgd. In overleg met MT en OR heeft HR de belangrijkste thema's in beeld gebracht waar vanaf 2023 de focus op zou moeten liggen. De thema’s waar we aan werken zijn de basis op orde (specifiek AFAS en de personeelsregelingen), aanbesteding arbodienstverlening, aanbesteding inhuur vanaf schaal 9, functiehuis, hybride werken, ziekteverzuim en arbeidsmarktcommunicatie. Arbeidsmarktcommunicatie, employerbranding en inhuur De krapte op de arbeidsmarkt is in het afgelopen jaar verder toegenomen. Bepaalde functies zijn (steeds) moeilijk(er) vervulbaar. Bij team Financiën was mobiliteit hoog en is ingezet met inhuur als gevolg van krapte. We hebben in beeld gebracht welke stappen nodig zijn om de identiteit van WIL als werkgever scherp te in beeld te brengen en te verwoorden en WIL zichtbaarder te maken in de arbeidsmarkt.
In 2024 zal HR hier in nauwe samenwerking met Communicatie projectmatig een vervolg aan geven. O.a. door het voeren van een structurele arbeidsmarktcampagne en het betrekken van alle WIL-medewerkers als ambassadeurs. De behoefte aan tijdelijke medewerkers blijft groot, enerzijds om aan de extra dienstverleningsvragen te kunnen voldoen, anderzijds doordat reguliere vacatures als gevolg van de krappe arbeidsmarkt niet altijd snel genoeg worden ingevuld. Besloten is om, waar de extra capaciteit structureel, of in ieder geval langdurig tijdelijk, blijkt, meer medewerkers in dienst te nemen en minder in te lenen. Dit sluit tevens aan bij de ontwikkelingen in de cao op dit onderwerp.
32
Jaarverslag 2023
Arbo en ziekteverzuim In 2023 liep het contract met arbodienstverlener Zorg van de Zaak af. Op de aanbestedingsprocedure hebben helaas te weinig partijen ingeschreven. Daarom is WIL voor de periode van een jaar een overbrugging aangegaan met arbodienstverlener SMvH. Deze overbrugging loopt tot 1 augustus 2024. Het overbruggingsjaar wordt gebruikt om de aanbestedingsprocedure opnieuw op te starten. Dit doen we o.b.v. een simpeler programma van eisen en door het voeren van een actief gesprek over de gewenste aanpak van het verzuim en de daarbij passende dienstverlening. Het verzuimpercentage voor geheel WIL is ten opzichte van 2022 gestegen. Van 4,05% in Q1 naar 7,98% in Q4. Het percentage is te hoog uitgaande van het streefcijfer van 5,5%. Banenafspraak banen (BAB) Vanuit het Sociaal Akkoord van 1 januari 2020 heeft WIL de verantwoordelijkheid om 5,3 banenafspraak-banen (3,75 fte) te realiseren (uiterlijk op 31 december 2023). Als gevolg van met name onvoldoende match en de verminderde inzet op de functie van gastvrouw (door het wegvallen van de receptiefunctie op de 3e etage t.g.v. de verbouwing van het Stadshuis) is het aantal BAB-medewerkers in 2023 gedaald. Tevens is geconstateerd dat de extra begeleiding die BABmedewerkers structureel nodig hebben veelal niet goed samengaat met de onderbezetting waar we in veel teams mee te maken hebben.
In 2023 hebben we er daarom voor gekozen de continuïteit te waarborgen van de BAB-medewerkers die nu bij WIL werkzaam zijn. We hebben in 2023 voor in totaal 8 medewerkers een baan gerealiseerd. Eind 2023 zijn hiervan nog 5 medewerkers (=2,4 fte) werkzaam, waarvan 3 voor onbepaalde tijd en 2 vooralsnog voor bepaalde tijd. De kwaliteitsslag Het budget dat voortkwam uit de afsplitsing van de gemeente Vijfheerenlanden uit WIL is eind 2023 volledig benut en daarmee afgerond. Communicatie Duidelijkheid en klantvriendelijkheid waren ook in 2023 de speerpunten voor onze communicatie. Op het vlak van inhoud van onze corporate website zetten we stappen om nog beter te voldoen aan de richtlijnen voor webtoegankelijkheid. Ook werkten we aan het optimaliseren aanvraagformulieren en brieven. We boden ondersteuning aan diverse teams. Bijvoorbeeld als het gaat over de energietoeslag en de nauwere samenwerking in het WerkgeversServicepunt MiddenUtrecht, en de laagdrempelige contactmogelijkheid voor het Jongerenloket. Ook de verbouwing van het Stadshuis en de tijdelijke verhuizing van een deel van onze dienstverlening naar de Zoomstede vroeg de nodige aandacht. Hybride werken is binnen WIL de norm. Interne communicatie had daarom ook dit jaar onze bijzondere aandacht. Dit legt structureel groot beslag op de inzet van het team.
Bijvoorbeeld bij het organiseren van interne personeelsbijeenkomsten. Uiteraard stemden we waar nodig af met de communicatieteams van diverse gemeenten. Klantenservice (KSV) en receptie De klantenservice heeft de doelstellingen gehaald en een positieve rol gespeeld in de service naar klanten. Vooral de energietoeslag zorgde wederom voor extra werk en uitdagingen, met als gevolg incidenteel hogere wachttijden en helaas meer frustratie en agressie-uitingen en incidenten van klanten naar medewerkers. Zowel aan de telefoon, per mail als aan de balie bedient het team de klanten. Het welkom voelen en warme ontvangst van WIL klanten bij een eerste gesprek met WIL, maakt de gespreksvoering gemakkelijker en effectiever. De complexiteit van de vragen is groter geworden. De functie hostess en receptie zijn samengevoegd. De receptiefunctie op de tijdelijke locatie Zoomstede wordt door ons team verzorgd.
33
Jaarverslag 2023
Huisvesting en facilitair Wat huisvesting betreft hebben we te maken met de verbouwing in het stadhuis, een verhuizing en het werken op de tijdelijke locatie aan de Zoomstede. Zowel de verbouwing als het werken op de tijdelijke locatie vragen extra afstemming, soms extra thuiswerken en extra inspanning. Voor onze klanten betekent het dat zij tijdelijk naar de andere locatie op gesprek komen en er minder workshops zijn omdat een deel van onze dienstverlening verplaatst is naar de Zoomstede. WILcollega's leveren ook bijdragen in diverse projectgroepen daar waar de verbouwing en het concept van invloed zijn op onze dienstverlening. WIL participeert ook maandelijks in de stuurgroep Atrium. Facilitair werken we naar tevredenheid samen met de gemeente Nieuwegein. Financieel beheer Naast de zorg voor het tijdig betalen van uitkeringen aan onze klanten en rekeningen namens onze klanten schuldhulpverlening, hebben wij de verplichting op periodieke wijze verantwoording af te leggen over het gevoerde (financieel) beleid. De verantwoording loopt gelijk aan de informatievoorziening. Daarbij communiceren wij transparant over zowel positieve als negatieve ontwikkelingen.
Rechtmatigheidsverantwoording Als gevolg van de wet versterking decentrale rekenkamers dient het DB vanaf de jaarrekening 2023 zelf verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid van het gevoerde beleid en de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Bij de jaarrekening wordt een rechtmatigheidsverklaring opgenomen waarbij afwijkingen boven de verantwoordingsgrens dienen te worden opgenomen. De verantwoordingsgrens, de grens waarboven afwijkingen (fouten of onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverklaring dienen te worden opgenomen, is door het AB voor WIL vastgesteld op 2% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 1.469.009 Daarnaast geld er een rapportagegrens van € 100.000,-. Afwijkingen boven de € 100.000,- dienen te worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering bij de jaarrekening; afgesproken is dat dit ook geldt voor wezenlijke afwijkingen die lager zijn. In deze paragraaf heeft het Dagelijks bestuur ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. De accountant controleert vanaf 2023 niet alleen de jaarrekening klopt maar ook of de bij de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld oproept.
Toelichting op de afwijkingen: Bij het proces sociale uitkeringen is er sprake van rechtmatigheidsfouten- en onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens van € 1.964.926. Het gaat om een totaal van € 66.073 aan fouten en € 1.897.084 aan onduidelijkheden. Daarnaast is er op het proces inkopen een aanbestedingsonrechtmatigheid van € 106.751,11 Gezien het proces sociale uitkering meerdere organisatieonderdelen omvat zijn deze hieronder afzonderlijk per organisatieonderdeel weergegeven. De afwijking bij het proces inkopen wordt eveneens afzonderlijk weergegeven. 1. Uitkeringen onduidelijkheden bijzondere bijstand (gemeentefonds) totaal ad € 1.665.330 2. Uitkeringen algemene bijstandsuitkeringen fouten ad € 60.140,82 en onduidelijkheden ad € 210.753 3. Uitkeringen re-integratie vergoedingen fouten € 5932,92 en onduidelijkheden € 21.000,Deze onduidelijkheden worden hieronder toegelicht
34
Jaarverslag 2023
1. Proces uitkeringen bijzondere bijstand (gemeentefonds) Beschrijving onduidelijkheden In het proces Sociale uitkeringen zijn bij de bijzondere bijstandsverlening in totaal € 1.665.330 aan onduidelijkheden geconstateerd. • Vanwege sterk gestegen energieprijzen is besloten om financiële steun te verlenen aan personen binnen de WIL gemeenten met een laag inkomen die moeite hebben met het betalen van de hogere energierekening. Om burgers snel over de Energietoeslag 2023 te kunnen laten beschikken is er in sommige gevallen met minder bewijsstukken afgehandeld op grond van een versnelde werkwijze. Hoewel die werkwijze op zichzelf niet hoeft te leiden tot onduidelijkheden bleek bij de controles dat er bij sommige dossiers wel onduidelijkheid is over de rechtmatigheid omdat de aanwezige bewijsstukken niet volledig zijn. Gezien de onduidelijkheid samenhangt met een versnelde werkwijze is deze geëxtrapoleerd binnen de energietoeslag 2023 en bedraagt deze onduidelijkheid € 1.626.720 • Burgers kunnen kinderopvang via de bijzondere bijstand vergoed krijgen indien er sprake is van een sociaal medische noodzaak. Bij één dossier Kinderopvang Sociaal medische indicatie heeft er (in verband met dringende redenen) geen herbeoordeling plaatsgevonden om het gewijzigde inkomen (werkaanvaarding) te controleren aan de hand van op te vragen inkomensgegevens.
Hierdoor is er een geëxtrapoleerde onduidelijkheid ontstaan van dat € 38.610. Oorzaak • •
Bij de Energietoeslag was het belang groot om burgers spoedig over de ondersteuning te laten beschikken. Om financieel kwetsbare burgers te bedienen te zijn de grenzen opgezocht om tijdigheid van betalingen te garanderen. Bij de vergoeding kinderopvang sociaal medische indicatie kinderopvang volgt de onduidelijkheid uit individuele omstandigheden. Wegens moverende redenen afgezien van een vervolgactie.
Verbeterpunten om deze in de onduidelijkheden toekomst te voorkomen • Indien er weer een regeling aan de orde is waarbij tijdigheid van betaling en rechtmatigheid met elkaar kunnen schuren zou toetsing door een tweede persoon (bijvoorbeeld door een kwaliteitsmedewerker) ervoor kunnen zorgen dat er geen onduidelijkheden ontstaan. • Indien er bewust voor gekozen wordt om af te zien van een controle is intern de afspraak gemaakt dat dit in overleg met een kwaliteitsadviseur of teamleider gebeurt. 2. Proces uitkeringen algemene bijstand In het proces sociale uitkeringen algemene bijstand is in totaal voor en bedrag van € 60.140 aan fouten en voor een bedrag van € 212.522 aan onduidelijkheden geconstateerd. Beschrijving fouten • In één geval is er bij een IOAW-uitkering abusievelijk een verkeerd bedrag (afwijkend van de inkomstenspecificatie) opgevoerd ter verrekening. Geëxtrapoleerd bedraagt de fout € 6.830. • In éen geval bleek een jongere (jongerennorm) onderhoudsbijdragen voor levensonderhoud te ontvangen van zijn ouders die o.g.v. Participatiewet verrekend zouden moeten worden. Abusievelijk zijn die inkomsten niet verrekend. Hierdoor was er achteraf geen recht op bijstand. Geëxtrapoleerd bedraagt de fout in totaal € 28.783. • In één geval is er bij het verrekenen van inkomsten abusievelijk niet gezien dat er sprake was van inhoudingen waardoor er te weinig verrekend is.
Geëxtrapoleerd is deze fout € 187 35
Jaarverslag 2023
•
Oorzaak •
In twee gevallen is de indexering van verrekende alimentatie niet goed bepaald en daardoor is er te weinig alimentatie met de bijstand verrekend (teveel bijstand betaald). Geëxtrapoleerd zijn deze fouten dan gezamenlijk € 24.339.
Betreft met name uitvoeringsfouten die niet een heel eenduidige oorzaak kennen. Voor het team dat de regelingen uitvoert is recentelijk voorzien in formatie-uitbreiding. De verwachting is dat daarmee uitvoeringsfouten zullen afnemen.
Verbeterpunten om deze fouten in de toekomst te voorkomen • Naast in gang zijnde formatie-uitbreiding worden de resultaten uit de rechtmatigheidscontroles teruggekoppeld door een kwaliteitsadviseur en worden instructies doorlopend aangepast. Beschrijving onduidelijkheden • Bij één controle blijkt het aanvraagformulier voor algemene bijstand te ontbreken. Hierdoor kan achteraf niet worden aangetoond dat er bijstand is aangevraagd. Geëxtrapoleerd is de onduidelijkheid gelijk aan € 18.610 • Bij één dossier/betaling blijkt uit een rapportage dat de (onderhoudsplichtige) ex-partner over draagkracht beschikt. De klant wordt daarom verplicht om alimentatie te eisen. Het geplande vervolgonderzoek ter vaststelling van inkomsten uit alimentatie krijgt echter geen vervolg. Hierdoor is onduidelijk of de hoogte van de bijstand correct is. Geëxtrapoleerd is die onduidelijkheid gelijk aan € 51.885. • Bij een betaling blijkt dat bij aanvang van de bijstand de controle van Suwinet-raadpleging niet zichtbaar vastgelegd in primaire proces. Bij raadpleging door team inkomen (ter herstel) blijkt dan uit Suwinet dat er niet bekende motorvoertuigen (o.a. tractor) op naam van betrokkene staan. Hiervan is niet beoordeeld of er sprake is van vermogen boven de toegestane grenzen. Dit is nu in onderzoek. Geëxtrapoleerd is dat gelijk aan € 140.257.
Oorzaak • De eerste onduidelijkheden heeft betrekking op niet aanwezig zijn van bewijsstukken. • De tweede onduidelijkheid heeft betrekking op het niet opvoeren van een heronderzoek. • Het derde punt heeft betrekking op het niet zichtbaar vastleggen van een controle middels Suwinet bij het aanvraagproces. Verbeterpunten om deze onduidelijkheden in de toekomst te voorkomen • Naast in gang zijnde formatie-uitbreiding worden de resultaten uit de rechtmatigheidscontroles teruggekoppeld door een kwaliteitsadviseur en worden instructies doorlopend aangepast om dergelijke onduidelijkheden te verminderen. • Daarnaast zijn de rapportageformats zodanig aangepast dat de Suwinet-controles in het aanvraagproces altijd zichtbaar zijn vastgelegd. 3. Proces loonkostensubsidie
Bij het proces loonkostensubsidie is één onduidelijkheid geconstateerd. Beschrijving onduidelijkheid • Bij één loonkostensubsidie is niet met bewijsstukken onderbouwd dat er sprake is van vaste inkomsten. Daardoor zijn bij de maandelijkse betalingen geen loonstroken beoordeeld om de subsidie op het aantal gewerkte uren af te stemmen. Onduidelijk is dan of de hoogte wel klopt. Geëxtrapoleerd komt die onduidelijkheid neer op € 1.769. Oorzaak 36
Jaarverslag 2023
•
De onduidelijkheid heeft betrekking op niet aanwezig zijn van bewijsstukken. Er is sprake van nieuwe medewerkers op dit type proces. Hierdoor is de kans op tekortkomingen groter.
Verbeterpunten om deze onduidelijkheden in de toekomst te voorkomen • Voor het proces loonkostensubsidie zal bij nieuwe medewerkers 1-op-1 controle plaatsvinden door een kwaliteitsadviseur voordat besluiten worden bekrachtigd en verwerkt. Hierdoor is de controle op volledigheid beter geborgd. 4. Proces uitkeringen re-integratie vergoedingen In het proces sociale uitkeringen re-integratie vergoedingen is in totaal voor en bedrag van € 5.932 aan fouten en voor een bedrag van € 21.000 aan onduidelijkheden geconstateerd. Omschrijving fout en onduidelijkheid • Bij een dossier liep er nog een reiskostenvergoeding van €70,63 per maand in verband met een vrijwilligerswerk dat betrokkene deed in het kader van de re-integratie. Uitkering van betrokkene blijkt echter al beëindigd omdat betrokkene naar betaald werk is begeleid. De reiskostenvergoeding is echter niet stopgezet. Geëxtrapoleerd binnen de participatievergoedingen is de fout dan € 5.932 • Bij een ander dossier heeft de klant middels een crowdfunding een scootmobiel geregeld. Hij had daarbij blijkens de rapportage geen rekening gehouden met bijkomende kosten. WIL heeft daarom €250,- betaald gezien de scootmobiel voor vrijwilligerswerk noodzakelijk is. De rapportage bevat geen onderbouwing hoe tot het vergoedingsbedrag van € 250,- is gekomen. Hierdoor kan de juistheid van de hoogte van de betaling niet worden. vastgesteld.
Geëxtrapoleerd binnen de participatievergoedingen is die onduidelijkheid € 21.000,Oorzaak • •
Bij het doorlopen van de reiskostenvergoeding is er niet aan gedacht om de vergoeding te beëindigen. Bij de vergoeding in verband met crowdfundingsactie/vrijwilligerswerk zijn de bewijsstukken van hoogte van de vergoeding er niet noch wordt in de stukken (rapportage) uitgelegd hoe het bedrag tot stand is gekomen.
Verbeterpunten om deze fouten en onduidelijkheden in de toekomst te voorkomen • Met betrekking tot de doorgelopen reiskostenvergoeding. Vanaf 2024 zal twee maal per jaar worden uitgedraaid welke personen vergoedingen ontvangen van personen die geen algemene bijstand ontvangen. Op die manier kunnen abusievelijk doorlopende vergoedingen pro actief worden gedetecteerd en beëindigd. • Met betrekking tot de vergoeding crowdfunding/vrijwilligerswerk. Resultaten uit de rechtmatigheidscontrole zijn door de kwaliteitsadviseur Werk teruggekoppeld met betreffende medewerker. Instructies worden doorlopend aangepast. 5.
Proces inkopen
Er is sprake van één aanbestedingsonrechtmatigheid van € 106.751 ten laste van 2023. Deze onrechtmatigheid wordt hieronder toegelicht. Beschrijving onrechtmatigheid • In totaal is er in de periode van 2020 t/m 2023 € 305.460 uitgegeven aan crediteur Illionx B.V. Dit in verband een zaaksysteem (archiefsysteem voor beheer van uitkeringen). Daarbij is de aanbestedingsgrens voor 2023 van € 215.000,- exclusief Btw overschreden. 37
Jaarverslag 2023
•
Oorzaak •
De mogelijkheid van overschrijding is vooraf voorzien en er is een aanbesteding gepland voor 2023/2024. Eerder aanbesteden was niet mogelijk gezien er al grote aanbestedingen liepen in 2022. Daarnaast in verband met het risico om halverwege het lopende traject met Illionx te moeten overstappen. Bij DB besluit van 4 november 2021 is het risico van overschrijding en onrechtmatigheid geaccepteerd.
Er is niet tijdig voorzien dat de kosten zouden oplopen.
Verbeterpunten om deze in de onrechtmatigheden in toekomst te voorkomen • Er is sprake van een inkoopproces waarbij vooraf wordt geraamd wat de waarde van de opdracht is. Daarnaast is er een halfjaarlijkse spendanalyse aan de hand waarvan mogelijk niet voorziene overschrijdingen op contracten voortijdig worden gesignaleerd.
Informatie, automatisering en ICT-investeringen en ontwikkelingen Zoals eerder gezegd, heeft onze leverancier ICT-Houten halverwege 2023 haar eigen ICT geoutsourced naar een externe ICT-dienstverlener. Mede daarom onderneemt ICT Houten initiatieven om – naast het doorleveren van de geoutsourcete ICT - een partnerschap rondom Informatiemanagement (incl. beveiliging, privacy, architectuur, beleid etc.) van de grond te krijgen, parallel aan het verbeteren/herijken van de bestaande (regie) procedures – als verandermanagement, projectmanagement en leveranciersmanagement - en Service Level Agreement (SLA) richting Houten en externe ICT-leverancier. Binnen WIL zelf is in 2023 gewerkt aan de doorontwikkeling van het Team Informatie- en Applicatiebeheer, vooral door (vaste en tijdelijke) versterking op Informatiemanagement en -beheer, vergroting van het inzicht in lopende en geplande projecten en werken langs de hoofdlijnen van het Teamplan Bedrijfsvoering 2023. Hoofddoel ervan is dat in 2025 een zodanige ICT regie-organisatie in de steigers staat, dat er keuzevrijheid is rondom al dan niet verlengen van het contract met ICT-Houten.
Belangrijk nevendoel is dat Team Informatie- en Applicatiebeheer de ontwikkelingen rondom digitale dienstverlening, Informatiemanagement- en beheer op de langere als op de kortere termijn gestructureerd aanpakt (spoorboekje en menukaart), dagelijkse ICT-problemen zo snel mogelijk opgelost en de continuïteit van de in- en externe dienstverlening geborgd is. WIL is betrokken bij de verbouwing en ICT-inrichting van het vernieuwde Stadshuis Nieuwegein. Ten behoeve van de tijdelijke verhuizing naar Zoomstede vanaf zomer 2023 (verwachting is dat deze tijdelijke voorziening tot na de zomer van 2024 nodig zal zijn) heeft Team Informatie- en Applicatiebeheer i.s.m. ICT-Houten een nieuwe ICT-infrastructuur aangelegd en de tijdelijke werkplekken ingericht. De met de verbouwing samenhangende kosten waren niet begroot. In 2023 werden we geconfronteerd met beperkte levensduur van onze mobiele telefoons. Het vervangen van onze mobiele telefoons was noodzakelijk maar niet begroot. Er zijn belangrijke stappen gezet rondom de verdere digitalisering van onze werkprocessen (Mijn Inkomen, Onview, zaaksysteem/Onegov). Het AFAS-systeem vraagt intensieve aandacht van teams binnen bedrijfsvoering.
Informatieveiligheid, privacy en AVG Op inhuurbasis zijn de belangrijkste rollen voor Privacy en Informatiebeveiliging ingevuld en wordt – naast het inlopen van achterstanden – ingezet op het herijken van beleid en vergroten van bewustzijn van gebruikers. Het verwerkingsregister wordt geactualiseerd en waar nodig worden DPIA ingezet. De diverse audits worden gestructureerd gepland en uitgevoerd, en de rapportages aan management en bestuur zijn toegankelijker opgezet. Vanuit ICT-Houten en de nieuwe ICT leverancier worden de ‘cyberdreigingen’ gemonitord en – in samenwerking met WIL - het hoofd geboden. Bestaande knelpunten bij de Digid-audit worden eind 2023/begin 2024 met spoed opgelost.
38
Jaarverslag 2023
C. Paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheer Om weerstand te kunnen bieden tegen substantiële tegenvallers, zonder aantasting van het uit te voeren beleid, is een bepaald weerstandsvermogen onontbeerlijk. Dit vormt een buffer om onverwachte en onvoorziene tegenvallers op te kunnen vangen. Omdat eventuele jaarlijkse financiële resultaten direct worden verrekend met de deelnemende gemeenten, beschikt WIL niet over eigen vermogen en reserves. Dit betekent dat elk negatief effect direct invloed heeft op de doorbelasting naar de gemeenten. Bepaling van het weerstandsvermogen Bij het bepalen van het weerstandsvermogen en de omvang daarvan wordt gekeken naar de algemene reserve en de post onvoorzien. Aangezien beiden bij WIL niet bestaan is er geen weerstandsvermogen. Reserves WIL beschikt niet over reserves. Risicoparagraaf WIL kent geen algemene reserve en heeft derhalve geen weerstandsvermogen. Indien de gevolgen van risico’s zich voordoen komen de gevolgen hiervan ten laste van de deelnemende gemeenten. In de tabel is aangegeven in welke mate het risico zich zal voordoen: hoog (rood), gemiddeld (oranje, beperkt (groen), en laag (geel). Risico begroting 2023 Hoger ziekteverzuim dan geraamd
Oorzaak
Gevolgen
Afbouw ziekteverzuim lukt minder goed dan gewenst door hoog aantal langdurig zieken, hoge werkdruk en niet optimale arbeidsomstandigheden.
Meer inhuren dan geraamd omdat niet inhuren i.r.t. continuïteit en kwaliteit dienstverlening niet meer verantwoord is. De uitvoeringskosten zullen stijgen. Financiële gevolgen: € 120.000. Uitgaand van 6,5% ziekteverzuim, bij een streefcijfer van 5,5%.
Hogere regelingskosten als ook uitvoeringskosten
De BUIG budgetten worden geraamd op basis van het aantal klanten conform de financiële uitgangspunten.
Meer uitkeringen, waarvoor geen middelen beschikbaar zijn. Lastig te ramen, extra kosten worden doorbelast aan de gemeenten.
Beheersmaatregel Vanuit zowel het MT, als de Teamleiders (TL's), het team HR en onze de arbodiensten Zorg van de Zaak, en vanaf 1 augustus 2023 door SMvH, is er blijvende aandacht voor zowel ziekteverzuimpreventie als begeleiding bij ziekteverzuim. Ontwikkelingen zijn conjunctuurgevoelig en niet beïnvloedbaar. Behoudens een goede informatievoorziening nemen wij hiervoor geen andere beheersmaatregelen.
Conclusie 2023 Het risico heeft zich voorgedaan. Het gemiddelde ziekteverzuim over 2023 was 7,96 % met een meldings-frequentie van gemiddeld 1,11. Dat geeft aan dat er veel langdurig zieken waren, met name bij Inkomen en Financiën. Langdurig verzuim vraagt extra inzet van eigen personeel en inhuur. De werkdruk is hoog door zowel het extra werk als het inwerken van inhuur. Naast ziekteverzuim waren er veel vacatures die door het vertrek van 38 collega's vervuld moesten worden. Het risico heeft zich voorgedaan. Regelingskosten: Hogere uitgaven op BUIG dan begroot. Uitvoeringskosten: De complexiteit van zowel klanten als regelgeving maakt dat de uitvoering-capaciteit onder druk staat, hoge mobiliteit o.a. bij financiën. Hogere uitvoeringskosten door vooral inhuur bij ziektevervanging, verhoging van CAO en ICT-kosten.
39
Jaarverslag 2023
Transitievergoeding bij ontslag
Calamiteiten
M.i.v. januari 2020 geldt de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA). De regels van het civiel recht gelden voor de rechtspositie van personeel. Bij ontslag of afloop van tijdelijke contracten kan een transitievergoeding aan de orde zijn.
Financiële gevolgen: Extra kosten door de transitievergoeding: € 80.000 - € 120.000. De transitie vergoeding bedraagt maximaal € 81.000 bij ontslag (afhankelijk van duur dienstverband, leeftijd en salaris). Bij afloop van tijdelijke contracten gaat het vaak over een half tot heel maandsalaris.
Inrichten van beoordelingsen beheerprocessen personeel en bij tijdelijke contracten rekening houden met deze bepalingen. Daarnaast vooral inzetten om personeel te binden en te boeien.
Het risico is opgevangen. Er waren 3 transitievergoedingen en de mobiliteitsvraagstukken zijn in 2023 opgevangen binnen de begroting, waarbij de kosten ten laste zijn gebracht van het personele frictiebudget VHL dat nu afgesloten is.
Gebeurtenissen waar WIL zelf geen invloed op heeft, waarvan onvoorspelbaar is dat ze gebeuren en waarvan we niet weten wanneer en in welke vorm ze zich voordoen. Vergelijkbaar met de coronacrisis. Zou ook het uitvallen van systemen, brand in gebouw, overstroming of terroristische aanslag kunnen zijn.
De dienstverlening komt ernstig in de knel, is beperkt mogelijk of wordt tijdelijk stilgelegd. De klanten krijgen niet wat ze nodig hebben.
Een actueel bedrijfscontinuïteitsplan (crisisprotocol) waarbij we voor verschillende scenario’s maatregelen treffen. De scenario’s houden rekening met voor ons werk drie noodzakelijke factoren: 1. Digitale systemen 2. Locatie 3. Bezetting
In 2023 waren er geen calamiteiten zoals een pandemie of grote uitval van ons ICT-systeem die onze dienstverlening in gevaar zou brengen. Onze ICT-hostpartner Houten heeft geïnvesteerd om het risico op cyberdreigingen te verminderen en ICT te stabiliseren. De oorlog in Oekraïne is wel een onvoorziene gebeurtenis die gevolgen heeft voor de uitvoering.