Document · PDF

2.1 Rapportage KPI's archief- en informatiebeheer 2020

Commissie Bestuur 23 september 2021, gemeente IJsselsteinBij agendapunt: Raadsinformatiebrieven9.553 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Rijnstreek en Lopikerwaard Postbus 45

3440 AA Woerden

28 mei 2021 /001007

De Bleek 2

3447 GV Woerden T

0348 42 8846

rhc@woerden.nl

W www.rhcrijnstreek.nl

Aan Burgemeester en Wethouders van de gemeente IJsselstein Postbus 26 3400 AA IJSSELSTEIN

Woerden, 27 mei 2021

Ondenwerp: Rapport KPI’s archief- en informatiebeheer 2020 gemeente IJsselstein.

Geacht College, Hierbij doe ik u een rapport toekomen over uw archief- en informatiehuishouding in 2020. Het dient als kapstok voor het verslag dat u als college en archiefzorgdrager, ex artikel 30 Archiefwet 1995 jaarlijks aan de gemeenteraad moet overleggen. Na behandeling door de raad dient u het collegeverslag annex KPI-rapport voor 15 juli a.s. aan te bieden aan Gedeputeerde Staten in het kader van verantwoording voortkomend uit de Wet Revitalisering Generiek Toezicht.

Per 1 januari 2020 is uw vervangingsbesluit in werking getreden en ging de gemeente “helemaal digitaal”. Waar het besluit slechts kort voor de ingangsdatum genomen werd, moesten er in 2020 nog wel enkele onderliggende documenten worden vastgesteid, zoals het kwaliteits-handboek, het periodiek controleplan en een bewaarstrategie. Zoals de provincie als extern toezichthouder recent al opmerkte, is het nu zaak de vastgestelde werkwijze echt te implementeren. Speciaal aandachtspunt in het kwaliteitssysteem is om goed te borgen dat er regelmatig audits gehouden worden, en dat er vervolgens werk gemaakt wordt van de verbeterpunten die hier uitrollen. Daarbij speelt nog dat de overgang naar een nieuw DMS een behoorlijke impact heeft op het eind 2019 vastgesteld Handboek vervanging, zodat in het komend jaar in overleg met het RHC bezien moet worden in hoeverre dit Handboek aangepast of opnieuw vastgesteld moet worden

• Bodegraven • Lopik • Montfoort • Oudewater

• Reeuwijk

• Woerden • IJsselstein • Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Voorts is het goed dat de Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer geactualiseerd zijn. Daarmee is in 2020 ook een Strategisch Informatie Overleg (SlO) formeel ingesteld, alleen heeft het helaas nog niet plaats gevonden. Gelet op de grote uitdagingen in het informatiebeheer waar uw gemeente voor staat klinkt hier nadrukkelijk de oproep het SlO in 2021 minstens 2 keer bijeen te roepen. Een taak van het SlO is ook om de samenhang tussen het Informatiebeleids-plan en het Documentair Informatiebeleidsplan te borgen.

In het rapport Baseline E-depot van december 2020 inventariseerde het RHC acties die er in IJsselstein liggen om in de nabije toekomst aansluiting op het e-depot te realiseren. Ook in deze KPI-rapportage komen dergelijke punten terug. Onderwerpen waar al langer aandacht voor wordt gevraagd betreffen het applicatieoverzicht en het metadataschema: Een applicatieoverzicht is niet alleen belangrijk voor het e-depot an sich, maar geeft de gemeente ook grip op het informatiebeheer. Immers als men niet weet wat op welke plek opgeslagen is, kun je hier geen regie op voeren. Ook in het kader van de overstap naar een ander zaaksysteem/DMS dient een degelijk en uitgebreid metadataschema te worden gemaakt van alle processen (en niet alleen die te bewaren zijn). Het is overigens positief dat bij de aanbesteding van het DMS toekomstige aansluiting op het e-depot is meegenomen. Voor de oude informatiesystemen wordt nu gekeken naar een duurzame oplossing. Zo is My-Lex aangeschaft voor de conversie van de oude Corsa-omgeving. Ook voor de Mozardomgeving wordt over een passende migratie nagedacht. Door de beperkingen van Mozard was vernietiging niet mogelijk en ontstond er een achterstand vanaf 2013. Nu dit ten goede is gekeerd ligt er de uitdaging om de achterstand in vernietiging weg te werken. Ook dit is dus een punt dat straks in het verbeterplan terug moet komen.

Ondanks de Coronacrisis konden er in 2020 goede stappen worden gezet in de overbrenging van papieren archief, waar het pad hiernaartoe nogal kronkelig was. Het RHC heeft de toegang op het tienjarenblok verbeterd, waardoor recent de overbrenging geformaliseerd kon worden. In goede samenwerking tussen gemeente en RHC zijn ook de over te brengen bouwdossiers van een goede index voorzien. De daadwerkelijke overbrenging hiervan wacht feitelijk alleen nog op de verhuiswagen (in combinatie met de gemeente Montfoort). De gemeente IJsselstein is dan helemaal “bij” als het gaat om overbrenging.

Het RHC werkt het komend jaar vanuit haar eigen rol graag met de gemeente samen om voor IJsselstein te komen tot een betrouwbare en duurzame informatiehuishouding, die aan de wettelijke eisen voldoet. De belangrijkste zorgpunten en aanbevelingen heb ik hier boven genoemd. Mocht u over bijgaande rapportage nog vragen hebben dan kunt contact opnemen met mijn archiefinspecteur, de heer W. van de Wetering. Van u wordt gevraagd een verbeterplan te maken bij de in het KPI-rapport benoemde actiepunten. Wellicht is het goed hierover vooraf al contact te zoeken met mijn archiefinspecteur.

Daarbij stel ik het op prijs ter kennisname het verslag van uw college te ontvangen, dat te zijner tijd naar de gemeenteraad en de provincie wordt gestuurd.

Met yrii

félijke groet,

. /

ooijen^^^ J. Stfeekirchi' fs RH(; Rijnstreek en Lopikerwaard

Rijnstreek en Lopikerwaard

RAPPORTAGE KPI’s ARCHIEF EN INFORMATIEBEHEER 2020 Gemeente IJsselstein

27 mei 2021 RHC Rijnstreek en Lopikerwaard

Rapportage KPI’s archief en informatiebeheer 2020 Gemeente IJsselstein Inleiding Het college van burgemeester en wethouders dient ieder jaar aan de gemeenteraad en de provincie verantwoording af te leggen over het archief- en informatiebeheer. Het wordt daarbij ondersteund door de streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Rijnstreek en Lopikerwaard, die belast is met het interne toezicht op de archiefzorg en het informatiebeheer van de gemeente IJsselstein. Hiervoor wordt het archiefbeheer aan de hand van de zogenaamde KPI’s (Kritische Prestatie Indicatoren) getoetst aan de Archiefwet en -regelgeving. Daarbij komt ook aan het licht in hoeverre het verbeterplan dat de gemeente na de voorgaande KPI-ronde opstelde, daadwerkelijk ter hand is genomen. Overigens heeft de Adviescommissie Archieven van de VNG in 2020 een nieuwe handreiking opgesteld voor geactualiseerde archief KPI’s. Deze handreiking is afgestemd met het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs. Dit rapport is hierop afgestemd. Wanneer de archief KPI’s op de juiste wijze worden ingevuld voldoet de gemeente in de richting van de provincie aan de informatieverplichting. De input voor het voorliggende rapport is vooral geleverd door archiefinspecteur W. van de Wetering en adviseur digitale archieven bij het RHC A. Mol, in samenwerking met mevrouw J.

Hennevelt, medewerker gegevens en processen bij de gemeente IJsselstein. Overigens is de wijze van rapporteren erop gericht de provincie als extern toezichthouder zo praktisch mogelijk van de benodigde informatie te voorzien in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en de Verordening systematisch toezichtinformatie provincie Utrecht. Na de vorige KPI-rapportage Naar aanleiding van de KPI-rapportage over 2019 (uitgebracht door het RHC op 30 april 2020) heeft het college een verbeterplan laten maken en vastgesteld. Dit werd op 9 juli ter kennisname gezonden aan de gemeenteraad. Op basis hiervan kwam de provincie in haar toezichtbrief d.d. 12 april 2021; (nummer 82235D85) tot het oordeel dat het archief- en informatiebeheer in 20192020 door de gemeente ‘redelijk adequaat’ werd uitgevoerd. Dit betekent dat uw informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar deel ook nog niet. In deze brief werden een 8-tal actiepunten benoemd waarmee IJsselstein aan de slag moest gaan in 2021, te weten: “Organiseer op reguliere basis het SlO en betrek daar ook de archivaris van het RHC bij. Ga verder met het daadwerkelijk inrichten en uitvoeren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer. Voer daarbij ook de audit op de digitale beheeromgeving uit en stel de praktijk zo nodig bij, in een cyclisch proces.

Bewaak de samenhang tussen het Informatiebeleidsplan en het Documentair I nformatiebeleidsplan. Voer het genomen vervangingsbesluit uit, zodat u formeel geheel digitaal kunt gaan werken. Zorg bij de geplande invoering van uw nieuwe zaaksysteem voor een actueel en passend metadataschema voor de toegang op het digitale archief, ook noodzakelijk voor aansluiting op het e-depot. 2

Bepaal en leg in overleg met de archivaris vast, welke standaardformaten u in de organisatie wilt toepassen voor digitale informatie. Werk toe naar een digitale bewaarstrategie. Werk verder aan het onder beheer brengen van alle informatiestromen in uw organisatie (ook informatie in decentrale vakapplicaties en e-mailboxen): breng alles in kaart, bepaal per bestand de archiefwaardigheid en bewaartermijn en neem maatregelen om elk bestand verantwoord te beheren. Zorg dat de achterstand in de digitale vernietiging zo snel mogelijk wordt weggewerkt. Richt uw nieuwe DMS zodanig in dat uw digitale archiefbescheiden ook volgens voorschrift vernietigd kunnen worden. Regel deze vernietiging ook voor de decentrale informatiestromen.”

Nieuwe ontwikkelingen

Met ingang van 1 januari 2020 is de gemeente volledig digitaal gaan archiveren op basis van het vastgesteld Handboek Vervanging en genomen vervangingsbesluit door B & W d.d. 17 december 2019. Tevens zijn in het afgelopen jaar aanvullende documenten vastgesteld door het MT zoals een kwaliteitshandboek, een intern controleplan en een bewaarstrategie. Ook is een nieuwe Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer vastgesteld door de gemeenteraad c.q. het college van burgemeester en wethouders, gebaseerd op de modellen van de VNG. Er heeft nog geen Strategisch Informatieoverleg (SlO) plaatsgevonden. Begin 2021 is het Informatiebeveiligingsplan voor de gemeente vastgesteld. Daarnaast is onderzoek gedaan naar de mogelijkheid m.b.v. My-Lex de achterstand vanaf 2013 in de digitale vernietiging in Mozard weg te werken. Hier zal in 2021 verder aan gewerkt worden. Eind 2020 is door het RHC gekeken naar de dossiervorming door Karmac bij de bewerking van de fysieke archieven van IJsselstein, en UW Samenwerking uit de periode 2013-2018. Geadviseerd is, hoewel de overbrenging van deze dossiers nog jaren in de toekomst ligt, voor overdracht naar het RHC hiervan een goede beschrijvende inventaris te maken.

Nadat in 2019 aan Karmac opdracht is gegeven de bouwdossiers van IJsselstein van 1943-1999 te scannen met het oog op de eigen bedrijfsvoering van de gemeente, de ODRU en de BSR, heeft dit project als gevolg van diverse omstandigheden vertraging opgelopen en zal het pas in 2021 kunnen worden afgerond. Op dat moment zullen de dossiers ook naar het RHC worden overgebracht, nu ook recent door het RHC is vastgesteld dat de kwaliteit van de bijbehorende toegang aan de eisen voldoet. De bewerking van het secretarie-archief van IJsselstein (1995-1999) door het RHC liep in 2020 nog door. De definitieve inventaris kon in het voorjaar van 2021 afgerond, waarna het archief formeel is overgebracht - inclusief beperkende bepalingen - en gepubliceerd kon worden op de website van het RHC. Daarnaast heeft de gemeente het beheer van haar ICT en alle (vak)applicaties uitbesteed aan de gemeente Gouda. Voorts is de aanbesteding opgestart van een nieuw DMS/Zaaksysteem in 2021 die het huidige DMS, Mozard, moet gaan vervangen.

Bevindingen over 2020

Opgemerkt moet worden dat de KPI’s zijn gericht op de totale informatiehuishouding van de gemeentelijke organisatie, in al haar verschijningsvormen, dus ook digitaal. In het geval van de gemeente IJsselstein ging het tot en met 2019 om de papieren bescheiden, vanaf 1-1-2020 is het digitale archief leidend met de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit. De door de gemeente te ondernemen acties naar aanleiding van de ingevulde vragen zijn in het rapport afeonderlijk aangegeven. In de praktijk heeft niet alles de hoogste prioriteit, maar zal hier wel in de komende jaren aan gewerkt moeten worden. Dat blijkt ook uit het naar aanleiding van de rapportage over 2019 opgestelde plan van aanpak voor IJsselstein. Met name de volgende KPI-onderdelen behoeven de nodige aandacht in 2021:

Ad 1.3 Strategisch informatieoverteg (SlO) (nieuw): Organiseer 2 keer per jaar een SlO en begin daar in 2021 mee. Deze hebben tot nu toe nog niet plaatsgevonden. Ad KP11.4 Wijziging overheidstaken: Blijft attent op het maken van concrete afspraken rond archief- en informatiebeheer bij de overdracht van taken (in mandaat) aan derden. Neem dit zo mogelijk op in een standaardprocedure m.b.t. verbonden partijen of samenwerkingsverbanden. Zie ook: Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (verbonden partijen) 2017 van KVAN/ BRAIN. Ad 1.5 Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen: Blijf bij het uitbesteden van taken aan gemeenschappelijke regelingen / verbonden partijen door het college attent op het treffen van voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden. Ad 2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer (was 10.2): a) Ga in 2021 aan de slag met het wegwerken van de vernietigingsachterstand in Mozard. b) Ga aan de slag met de actiepunten beschreven in de toezichtbrief van de provincie over 2019-2020. Ad 3.1 Archiefruimten (was 7.3): a) Hou het RHC (ook buiten het SlO om) op de hoogte over de implementatie van het nieuwe zaaksysteem. b) Zorg er in 2021 voor dat het mogelijk wordt om in Mozard c.q. m.b.v. My-Lex tijdige vernietiging van informatie te realiseren.

Ad 3.3 E-depot (was 7.4): Breng in kaart wat nodig is om te komen tot aansluiting op het e-depot bij het RHC en goede overbrenging van digitale informatie. Maak vooruitlopend daarop een goed metadataschema, zorg voor goede toepassing van TMLO. Er moet (financiële) ruimte worden gemaakt voor dit project. Bezie hierbij ook de aanbevelingen voor deze gemeente uit het rapport Baseline voor e-depot van het RHC.

3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming (was 9.2): Sluit een calamiteitencontract af t.b.v. de archiefruimte (bijvoorbeeld bij VANWAARDE/Documentenwacht).

Ad 4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer (was 2.1): a) Ga verder met het daadwerkelijk inrichten en uitvoeren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, b) Voer daarbij in 2021 ook de (verplichte) jaarlijkse audit uit op de digitale beheeromgeving en stel de praktijk, zo nodig, bij in een in een cyclisch proces, c) Bewaak de samenhang tussen het Informatiebeleidsplan en het Documentair Informatiebeleidsplan.

Ad 5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal (was 3.1): a) Er dient in 2021 een overzicht geleverd te worden aan het RHC van alle (vak)applicaties waarin archiefwaardige informatie wordt opgeslagen, b) Bepaal conform het projectenoverzicht in 2021 welke informatie uit vakapplicaties bewaard moet worden en voor welke termijn en verstrek deze informatie aan het RHC. Dit is ook een aandachtspunt uit het rapport Baseline voor e-depot d.d. 18-12-2020 van het RHC en actiepunt 7 in de toezichtbrief van de provincie oer 2019-2020 en is een belangrijke voorbereidende stap op aansluiting op het e-depot. Ad 5.2 Authenticiteit en context analoog en digitaal (was 3.2): Stel bij de invoering van het nieuwe DMS/Zaaksysteem in 2021 een meer uitgebreid metadataschema op voor alle processen binnen de organisatie. Ad 5.9 Opslagformaten (was 4.4): a) Bepaal en leg in overleg met het RHC vast, welke standaardformaten u in de organisatie wilt toepassen voor digitale informatie in vakapplicaties. Werk toe naar een digitale bewaarstrategie. Gebruik opslagformaten die aan een open standaard voldoen (zie de Handreiking voorkeursformaten van het Nationaal Archief). b) Archiveer in 2021 ook de videotulen van de gemeente en leg contractueel vast met Notubiz dat IJsselstein de eigenaar is van de eigen videotulen.

Ad 6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen (was 5.3): Vernietig in 2021 z.s.m. de originele papieren archiefbescheiden die in 2020 zijn vervangen. Dit is een wettelijke verplichting. Ad 6.2 Converteren en migreren (was 4.6): Denk bij de migratie van informatie uit Corsa naar Mylex wel aan de (wettelijke) eisen die hieraan worden gesteld en stem dit af met het RHC en lever een conversie- en/of migratieverklaring af na de uitvoering. Ad 6.3 Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst (was 5.1): Overleg in het eerstvolgend SlO in 2021 of er een Hotspotmonitor of -lijst over de afgelopen jaren moet worden opgesteld. Denk hierbij o.a. aan de bewaring van documenten en informatie uit sociale media rond de Corona-crisis. Ad 6.4 Vernietiging en verklaringen (was 5.2): Zie het advies bij KPI 3.1. Zorg dat de achterstand in (digitale) vernietiging zo snel mogelijk wordt weggewerkt. Richt het nieuwe DMS zodanig in dat uw digitale archiefbescheiden ook volgens voorschrijft vernietigd kunnen worden. Regel deze vernietiging ook voor de decentrale informatiestromenZ-bestanden. Ad 7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn (was 6.1): Draag in 2021 de bouwdossiers van IJsselstein (t/m 1999) over aan het RHC.

Ad 8.2 Beperking openbaarheid na overbrenging: Beheerders moeten bij de overbrenging van archief naar het RHC meer rekening houden met de beperking van de openbaarheid van gegevens o.g.v. de Archiefwet en de AVG. Zie de in 2019 uitgegeven handreiking door de VNG “Beperkt waar het moet”.

Geadviseerd wordt om in het verslag van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad concreet aan te geven hoe en wanneer de verbetering van deze punten wordt opgepakt. Het is zinvol het RHC hierbij te betrekken. Voorts kan diezelfde informatie gebruikt worden voor het in kennis stellen van de Gedeputeerde Staten. De interbestuurlijke toezichthouder archieven van de Provincie Utrecht zal dan aan de hand van het beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht Provincie Utrecht (Provinciaal Blad 2013, 8) beoordelen in hoeverre geconstateerde gebreken daadwerkelijk als taakvenwaarlozing moeten worden aangemerkt.

Conclusie Per 1 januari 2020 is het vervangingsbesluit in werking getreden en ging de gemeente “helemaal digitaal”. Waar het besluit slechts kort voor de ingangsdatum genomen werd, moesten er in 2020 nog wel enkele onderliggende documenten worden vastgesteld, zoals het kwaliteits handboek, het periodiek controleplan en een bewaarstrategie. Zoals de provincie als extern toezichthouder recent al opmerkte, is het nu zaak de vastgestelde werkwijze echt te implementeren. Speciaal aandachtspunt in het kwaliteitssysteem is om goed te borgen dat er regelmatig audits gehouden worden, en dat er vervolgens werk gemaakt wordt van de verbeterpunten die hier uitrollen. Daarbij speelt nog dat de overgang naar een nieuw DMS een behoorlijke impact heeft op het eind 2019 vastgesteld Handboek vervanging, zodat in het komend jaar in overleg met het RHC bezien moet worden in hoeverre dit Handboek aangepast of opnieuw vastgesteld moet worden Voorts is het goed dat de Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer geactualiseerd zijn. Daarmee is in 2020 ook een Strategisch Informatie Overleg (SlO) formeel ingesteld, alleen heeft het helaas nog niet plaats gevonden. Gelet op de grote uitdagingen in het informatiebeheer waar de gemeente voor staat klinkt hier nadrukkelijk de oproep het SlO in 2021 minstens 2 keer bijeen te roepen.

Een taak van het SlO is ook om de samenhang tussen het Informatiebeleidsplan en het Documentair Informatiebeleidsplan te borgen.

Voor de oude informatiesystemen wordt nu gekeken naar een duurzame oplossing. Zo is My lex aangeschaft voor de conversie van de oude Corsa-omgeving. Ook voor de Mozardomgeving wordt over een passende migratie nagedacht. Door de beperkingen van Mozard was vernietiging niet mogelijk en ontstond er een achterstand vanaf 2013. Nu dit ten goede is gekeerd ligt er de uitdaging om de achterstand in vernietiging weg te werken. Ook dit is dus een punt dat straks in het verbeterplan terug moet komen. Ondanks de Coronacrisis konden er in 2020 goede stappen worden gezet in de overbrenging van papieren archief, waar het pad hiernaartoe nogal kronkelig was. Het RHC heeft de toegang op het tienjarenblok verbeterd, waardoor recent de overbrenging geformaliseerd kon worden. In goede samenwerking tussen gemeente en RHC zijn ook de over te brengen bouwdossiers van een goede index voorzien. De daadwerkelijke overbrenging hiervan wacht feitelijk alleen nog op de verhuiswagen (in combinatie met de gemeente Montfoort). De gemeente IJsselstein is dan helemaal “bij” als het gaat om overbrenging.

KPI- rapportage archief- en informatiebeheer 2020 Gemeente IJsselstein Ja:

arcering. Gemeente voldoet aan de norm

Deels: oranje arcering. Gemeente voldoet nog niet aan de norm

Nee:

arcering. Gemeente voldoet niet aan de norm

Lokale Regelingen

Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Norm 1.1 Archiefverordening Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

Wordt er voldaan aan de norm

Te ondernemen actie door zorgdrager

Ja: Er is een Archiefverordening IJsselstein 2020, d.d. 1-10-2020 vastgesteld door de gemeenteraad. Hiervoor is het modelbesluit Archiefverordening van de VNG gebruikt.

Advies RHC: Het jaarlijks nalopen en zo nodig up daten is een doorlopend proces.

Advies RHC 2019: Vervang in 2020 de oude Archiefverordening uit 2011 door een geactualiseerde versie, gebaseerd op de modelverordening van de VNG. Hier wordt al sinds de KPI-rapportage van 2017 op aangedrongen.

N.B. Dit is gebeurd. b Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

Ja: Op 8-10-2020 per mail.

Advies RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

1.2 Beheerregeling informatiebeheer (voorheen 1.3) Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling Informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de archiefbewaarplaats?

Ja: Er is een Beheerregeling Informatiebeheer IJsselstein 2020 vastgesteld, d.d. 3-11-2020 door het college van B & W. Hiervoor is het modelbesluit Informatiebeheer van de VNG gebruikt.

Advies RHC: Het jaarlijks nalopen en zo nodig up daten is een doorlopend proces.

Advies RHC 2019: Stel in 2020 een geactualiseerd Besluit Informatiebeheer vast, gebaseerd op het model-besluit van de VNG. Hier wordt al sinds de KPI-rapportage van 2017 op aangedrongen.

Norm______________________________________________ 1.3 Strategisch informatieoverleg (SlO) (nieuw) Heeft het college als archiefzorgdrager een strategisch informatieoverleg (SlO) ingesteld?_______________________ 1.4 Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?

Wordt er voldaan aan de norm Deels;

N.B. In 2020 is echter geen SlO gehouden.

Ja; Er zijn wel taken overgedragen maar geen archiefbescheiden. Hooguit zijn er kopieën (analoog of digitaal) van archiefetukken geleverd. Het nieuw te vormen archief valt onder het beheer van het andere overheidsorgaan (veelal Gemeenschappelijke Regeling). Voorzieningen omtrent opheffing, splitsing, samenvoeging etc. zijn opgenomen in dienstverleningsovereenkomsten (zie KPI

Te ondernemen actie door zorgdrager_______ Advies RHC: Organiseer 2 keer per jaar een SlO en begin daar in 2021 mee. Deze hebben tot nu toe nog niet plaatsgevonden.

Advies RHC: Blijft attent op het maken van concrete afspraken rond archief- en informatiebeheer bij de overdracht van taken (in mandaat) aan derden. Neem dit zo mogelijk op in een standaardprocedure m.b.t. verbonden partijen of samenwerkingsverbanden. Zie ook: Handreiking inrichting infomiatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (verbonden partijen) 2017 van KVAN/ BRAIN.

20141.7) Advies RHC 2019: Blijft attent op het maken van concrete afspraken rond archief- en informatiebeheer bij de overdracht van taken (in mandaat) aan derden. Neem dit zo mogelijk op in een standaardprocedure m.b.t. verbonden partijen of samenwerkingsverbanden.

N.B. Er zijn in 2020 geen nieuwe taken overgedragen aan een ander overheidsorgaan. 1.5 Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen a Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling en andere samenwerkings verbanden waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?

b Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GRregister, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? (nieuw)

Ja; tn de GR van de VRU, ODRU, WIL, de Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR) en UW Samenwerking is hiervoor een archiefparagraaf opgenomen. Er is een register van gemeenschappelijke regelingen.

Advies RHC: Blijf bij het uitbesteden van taken aan gemeenschappelijke regelingen / verbonden partijen door het college attent op het treffen van voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

fc..

Norm__________________________ __________

Wordt er voldaan aan de norm

1.6 Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?

Ja:

Te ondernemen actie door zorgdrager Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Mandaatregeling en -register 2019 zijn vastgesteld door B&W dd 18 december 2018. De streekarchivaris is gemandateerd de jaarlijkse vernietigingslijst namens de zorgdrager goed te keuren.

1.7 Uitbesteden archiefbeheer(staken) Worden er archiefbeheer(deel)taken uitbesteed? Indien (aspecten van) het archiefbeheer/ archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiek rechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?

Ja: De getekende DVO’s zijn meegezonden met de invulsheet van KPI2014.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

1.8 Publicatie en bekendmaking (nieuw) Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en/of op https://www.officielebekendmakinqen.nl/qemeenteblad ?

Ja: Publicaties en bekendmakingen gaan via DROP.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

2. Middelen en mensen (was 10) Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voorde archiefeorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

2.1 Middelen (was 10.1) Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? 2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer (was 10.2) a. Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen resp. voor

De totaalbegroting van de gemeente bedroeg € 80.420.882,-

In de begroting zijn geen specifieke budgetten opgenomen voor archiefbeheer.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk De totale omvang van de gemeente IJsselstein op 31-12-2020 was 159 fte. Hiervan is 12 fte bestemd voor informatiebeheer (vóór overbrenging naar het RHC): Management I en A 0,5 fte; Beleid I en A 2,9 fte; Systeem en netwerkbeheer 1,4 fte; Helpdesk 1,39; Applicatiebeheer 1,2 fte; Functioneel beheer

Norm___________________________________ en na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats?

Wordt er voldaan aan de norm______ (kantoorautomatisering) 0,15 fte; Posten Archief 4,3 fte; Secretariaat I en A 0,16 fte. De informatieverwerkende medewerkers zijn voldoende op de hoogte van de benodigde interne richtlijnen op gebied van informatiebeheer.

Te ondernemen actie door zorgdrager

Bij het RHC was in 2020 8,2 fte beschikbaar t.b.v. de uitvoering van haar taken voor het gehele werkgebied. Dit bestond uit 7,5 fte in vaste dienst, en 0,7 fte via Ferm Werk in dienst.

Advies RHC 2019: Zorg dat in 2020 de bezetting en de kennis bij DIV voldoende is voor handhaving van de kwaliteit bij het beheer van de (analoge en digitale) archiefbescheiden. b. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?

Deels: Advies RHC 2019: Ga in 2020 verder met het oplossen vn de vemietigingsachterstand van digitale informatie in Mozard

Advies RHC: Ga in 2021 aan de slag met het wegwerken van de vemietigingsachterstand in Mozard.

N.B. De vemietigingsachterstand in Mozard is in 2020 helaas nog niet opgelost. Er wordt in 2021 gekeken of het mogelijk is deze met een update van Mozard op te lossen dan wel dit m.b.v. Mylex te doen.

c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders?

Ja: Zie toezichtbrief GS over de periode 2019-2020 aan het College van B&W van IJsselstein d.d. 12 april 2021 (nr 82235D85).

Advies RHC: Ga aan de slag met de actiepunten beschreven in de toezichtbrief van de provincie over 2019-2020.

Advies RHC 2019: Ga aan de slag met de actiepunten beschreven in de toezichtbrief van de provincie over 2018-2019.. N.B. Hieraan is in 2020 gewerkt. 2.3 Mensen, kwalitatief tbv beheer (was 10.3) iJa: H a. Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau |Het functie-niveau is vastgesteld op MBO/HBOwaaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde en denkniveau. De betreffende Ifunctionanssen hebben allen een SOD- c.q.

Advies RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Norm____________________________________ personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2)

Wordt er voldaan aan de norm Er was in 2020 geen medewerker in oplef^ng^ï

Te ondernemen actie door zorgdrager

b. Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan? c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders?

2.4 Mensen, kwantitatief tbv toezicht (was 10.4) Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers. (Zie ook 2.2.)

Ja: Zie toezichtbrief GS over de periode 2019-2020 aan het College van B&W van IJsselstein d.d. 12 april 2021 (nr 82235D85).

Zie KPI2.2.C

Advies RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Bij het RHC is 0,8 fte beschikbaar t.b.v. de toezichthoudende rol voor het gehele werkgebied. Dit bestaat uit 0,6 fte adjunctstreekarchivaris / archiefinspecteur en 0,2 fte archivist.

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot (was 7 en 9) Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

3.1 Archiefruimten (was 7.3) a Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?

Ja:

b Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?

c Beschikt het college over applicaties - DMS / RMA en procesapplicaties - waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? (nieuw)

Deels: De archieffunctionaliteit vernietiging van Mozard voldoet niet. In de nieuwe release (Opus X) van Mozard is deze functionaliteit verbeterd/wel aanwezig. Dit is nog niet getest. Als deze functionaliteit nog niet naar behoren werkt, dan is er een alternatief in de vorm van b

« Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk Ja: i De archiefruimte wor het semi-statisch (analo^; archief van de gemeente I Jsselstein bevindt zich | n de kelder van het stadhuis. Deze voldoet aan i de eisen, vastgesteld door de provinciaal archiefinspecteur in 2011.

Advies RHC: a) Hou het RHC (ook buiten het SlO om) op de hoogte over de implementatie van het nieuwe zaaksysteem. b) Zorg er in 2021 voor dat het mogelijk wordt om in Mozard c.q. m.b.v. My-Lex tijdige vernietiging van informatie te realiseren.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm Mylex. Vernietiging van Mozard wordt dan net ais Corsa gerealiseerd via My-Lex. De gemeente IJsselstein is een aanbesteding gestart voor een nieuw zaaksysteem, daarin wordt de archieffunctionaliteit ais eis meegenomen.

Te ondernemen actie door zorgdrager

3.2 Archiefbewaarplaats (was 7.2) a Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen?

Ja: De archiefbewaarplaats van het RHC Rijnstreek en Lopikerwaard in het gemeentehuis van Woerden is aangewezen als archiefbewaarplaats en voldoet aan alle eisen.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

b Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden?

Advies RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

3.3 E-depot (was 7.4) a Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet?

Nee: In 2020 heeft het bestuur van het RHC budget geraamd voor 2020 en verdere jaren t.b.v. hef inrichten van een e-depot. Volgens planning zou door IJsselstein in 2023 de eerste informatie uit haar DMS overgebracht worden naar dit e-depot

Advies RHC: Breng in kaart wat nodig is om te komen tot aansluiting op het e-depot bij het RHC en goede overbrenging van digitale informatie. Maak vooruitlopend daarop een goed metadataschema, zorg voor goede toepassing van TMLO. Er moet (financiële) ruimte worden gemaakt voor dit project. Bezie hierbij ook de aanbevelingen voor deze gemeente uit het rapport Baseline voor e-depot van het RHC.

Advies RHC 2019: Ga in 2020 verder met de voorbereidingen (zoals toepassing van TMLO en het opstellen van het metadataschema), nodig voor de aansluiting van IJsselstein op het toekomstig E-depot bij het RHC.

N.B. De voorbereidingen voorde aansluiting op een E-depot zijn in 2020 In samenwerking met het RHC opgepakt maar recentelijk rijzen er twijfels over de haalbaarheid (in relatie tot beschikbare capaciteit / budget bij de gemeente). 3.4 Onderdeel gemeentelijk rampenplan (was 9.1) Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?

Ja: De Veiligheidsregio Utrecht beschikt over een regionaal risicoprofiel, beleids- en crisisplan.De verantwoordelijkheid voor procedures rond verplaatsing of veiligheidstelling van erfgoed, zoals archiefbescheiden is daarin neergelegd bij de

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm ■'"beheerder, te weten de gemeente zelf of cfê™ archiefdienst (RHC).

Te ondernemen actie door zorgdrager

3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming (was 9.2) a Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan?

:::4a: ^r is een intern calamiteitenplan voor de Srchieven in de archiefruimte van het stadhuis J/an IJsselstein. Hier wordt niet regelmatig Bnee geoefend.

Advies RHC: Het jaarlijks nalopen en actualiseren van het calamiteitenplan is een doorlopende actie

Ipr is op 7 januari 2020 een nieuw intern Calamiteitenplan voor de archiefbewaarplaats ■e Woerden vastgesteld door B&W van BA/oerden. |Het RHC heeft een calamiteitencontract iafgesloten met Restauratie-atelier Helmond, Stu onderdeel van VanWaarde.

’

b Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4)

Deels: De gemeente heeft geen verzamelplaats aangewezen. Wel heeft het RHC een calamiteitencontract bij Restauratieatelier Helmond, onderdeel van VANWAARDE/ ©ocumentenwacht, afgesloten.

Advies RHC: Sluit een calamiteitencontract af t.b.v. de archiefruimte (bijvoorbeeld bij VANWAARDE /□ocumentenwacht).

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht (was 2)

Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer (was 2.1) a. Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? b. Zo ja, welk systeem?

c. Zo ja, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?

Deels: a) Het Kwaliteitshandboek is 26 mei 2020 vastgesteld door het MT. Team Gegevens en Processen heeft een Periodiek controleplan ; opgesteld waarin kwaliteitscontroles worden benoemd die van belang zijn om uit te voeren. öjDe gemeente is gestart met het uitvoeren van .een aantal controles waaronder de controles sdie genoemd zijn in het Handboek Vervanging. c) Deze controles staan beschreven in het jieriodieke controle plan. Zie 4.1.b Advies RHC 2019: Stel in 2020 het kwaliteitshandboek en periodiek controleplan ^definitief vast zoals gevraagd in het positieve Badvies van de streekarchivaris op het

Advies RHC: a) Ga verder met het daadwerkelijk inrichten en uitvoeren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, b) Voer daarbij in 2021 ook de (verplichte) jaarlijkse audit uit op de digitale beheeromgeving en stel de praktijk, zo nodig, bij in een in een cyclisch proces, c) Bewaak de samenhang tussen het Informatiebeleidsplan en het Documentair Informatiebeleidsplan.

Norm

Wordt er voldaan aan de norm vervangingsbesluit. Stel tevens in 2020 een nieuwe versie van het Documentair Informatiebeleid en het informatiebeveiligingsbeleid van IJsselstein vast, conform de toezegging in uw verbeterplan uit 2019.

Te ondernemen actie door zorgdrager

N.B. Kwaliteitshandboek, periodiek controleplan, bewaarstrategie, Ordeningsstructuur, metadataschema en autorisatieschema gemeente IJsselstein zijn in 2020 vastgesteld. Het Documentair Informatiebeleid en Informatiebeveiligingsbeleid eveneens. Hel RHC is in 2020 regelmatig geïnformeerd over de ontwikkelingen rond het informatiebeheer van de gemeente IJsselstein. Er is in 2020 echter geen (jaarlijkse) audit uitgevoerd op basis van het kwaliteitssysteem. 4.2 Archieforganisatie/ kwaliteitszorg/ benchmark (was 7.1) a Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats?

Ja: Door het aansluiten bij de GR RHC Rijnstreek en Lopikerwaard te Woerden.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

b Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem?

Deels: De archieforganisatie werkt niet op basis van een kwaliteitszorgsysteem.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

c Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking?

Nee: Het RHC doet niet mee aan de landelijke benchmarking van BRAIN (Brancheorganisatie Archiefinstellingen in Nederland).

4.3 Gekwalificeerde gemeentearchivaris (was 2.2) a Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeente archivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte?

b Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk. pe directeur-streekarchivaris van het RHC Rijnstreek en Lopikerwaard.

Norm_____________________________________________ 4.4 Verslag toezicht archiefbeheer (was 2.3) Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

I Wordt er voldaan aan de norm ■JSAt-Z.

Ja: In het jaarverslag van hef RHC Rijnstreek en Lopikerwaard aan de deelnemers van het RHC wordt op hoofdlijnen verslag uitgebracht over dit toezicht. Het jaarverslag wordt ter kennisname aan de gemeenteraad en het College van B&W gezonden.

Te ondernemen actie door zorgdrager Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Daarnaast is In 2020 het KPI-rapport over archief- en informatiebeheer van de gemeente IJsselstein 2019 opgesteld door hem en aangeboden.

4.5 Verslag beheer archiefbewaarplaats (was 2.4) Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

Ja: Het RHC Rijnstreek en Lopikenvaard brengt hier jaarlijks verslag over uit.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden (was 3 en 4) Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal (was 3.1) Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur?

Deels: iHet gaat om één overzicht. Vanaf september .12013 wordt Mozard gebruikt. Corsa wordt nog |gebruikt voor het raadplegen. Binnenkort *wordt dit Mylex. De ordeningsstructuur is avastgesteld door het MT dd 26 mei 2020.

Er zijn voor de gemeente IJsselstein beschrijvende inventarissen van de overgedragen archiefbescheiden bij het RHC. Advies RHC 2019: Stel in 2020 de definitieve ordeningsstructuuren het (eenvoudige) metadataschema vast voor de gemeente IJsselstein. Stel te zijner tijd, als bekend is welk zaaksysteem/DMS Mozard zal opvolgen, in overleg met het RHC het uitgebreide metadataschema vast. Het RHC zal in 2020 graag het bewerkte analoge archief uit de periode 2013-2018 beoordelen.

a 16

Advies RHC: a) Er dient in 2021 een overzicht geleverd te worden aan het RHC van alle (vak)applicaties waarin archiefwaardige informatie is opgeslagen. b) Bepaal conform het projectenoverzicht in 2021 welke informatie uit vakapplicaties bewaard moet worden en voor welke termijn en verstrek deze informatie aan het RHC. Dit is ook een aandachtspunt uit het rapport Baseline voor e-depot d.d. 18-12-2020 van het RHC en actiepunt 7 in de toezichtbrief van de provincie oer 2019-2020 en is een belangrijke voorbereidende stap voor aansluiting op het e-depot..

T I

Norm

Wordt er voldaan aan de norm N.B. Er is nog geen overzicht van bewaar termijnen van informatie, opgeslagen in vakapplicaties. Het RHC heeft in 2020 het bewerkte analoge archief uit de periode 20132018 beoordeelt. Dit zal t.z.t. met een beschrijvende inventaris overgedragen worden naar het RHC.

Te ondernemen actie door zorgdrager

5.2 Authenticiteit en context analoog en digitaal (was 3.2) Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens (schema) kan worden vastgesteld:

Deels: Het metadataschema is door het managemen tteam vastgesteld op 27-11-2019.

Advies RHC: Stel bij de invoering van het nieuwe DMS/Zaaksysteem in 2021 een meer uitgebreid metadataschema op voor alle processen binnen de organisatie.

a.1 - de inhoud, structuur en verschijningsvorm;

S?.:B55 Ja: r De archiefbescheiden, zowel digitaal als analoog, zijn inhoudelijk beschreven. Digitale È bescheiden worden opgeslagen in PDF/A formaat. ;■

a.2 - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;

a.3 - de samenhang met andere archiefbescheiden;

Ja: een logische samenhang tussen de archiefbescheiden is aanwezig

a.4 - de uitgevoerde beheeractiviteiten;

Ja: de bewaar-, vernietigings-, vervreemdings- en/of overbrengingstermijn is vastgelegd

a.5 - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden.

Ja: De besturings- of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden is vastgelegd.

5.3 Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal (was 3.3) Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?

Ja: Er is een servicenorm vastgesteld voor DIV. Dit staat op intranet in Mozard op het digitale serviceplein.

i';

Voor wat betreft het overgebrachte archief heeft het RHC hierover afspraken staan in haar studiezaalreglement.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

ï'

Te ondernemen actie door zorgdrager Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Norm ____________ _____________________ __ 5.4 Duurzame materialen en gegevensdragers analoog (was 3.4) Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden?

Wordt er voldaan aan de norm

5.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog (was 3.5) Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden?

Ja: Er worden zuurvrije dozen, dossieromslagen, cadmiumvrije zippels e.d. gebruikt die voldoen aan de eisen van de Archiefregeling.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

5.6 Systeem voor duurzaamheid analoog (was 3.6) Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden?

Ja: Er is een goedgekeurde archiefruimte en bewaarplaats waar het matenaal onder de juiste condities bewaard wordt. Het klimaat wordt er systematisch gemonitord m.b.v. het gebouwbeheerssysteem..

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer (was 4.1) Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden?

Deels: ija, de werkwijze is geïmplementeerd, het ^metadatagegevensschema conform NEN-ISO 3081 is 26 mei 2020 vastgesteld door het MT.

Advies RHC: Zie het advies m.b.t. de jaarlijkse audit bij KPI 4.1 en het metadataschema bij KPI 5.2

K: Bij het opmaken van (te bewaren) archiefbescheiden wordt gebruik gemaakt van duurzame (bijvoorbeeld zuurvrije) materialen. Papier voldoet aan de DIN-ISO 9706, toner aan de ISO 11798.

Advies RHC 2019: Het is belangrijk om wjaarlijks een audit te houden op het digitale iinformatiebeheer. Voer deze in 2020 uit en gebruik daarbij het Kwaliteitshandboek Informatie- en Archiefbeheer gemeente IJsselstein 2020.

N.b. Er is in 2020 geen audit gehouden op de vervanging / digitale archivering. Het metadatascham Is nog erg generiek.

5.8 Aanvullende metagegevens (was 4.3) Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? 5.9 Opslagformaten (was 4.4) Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?

Nee

Advies RHC: Jaarlijks dient bekeken te worden of er aanvullingen nodig zijn.

Advies RHC 2019: Het jaarlijks nalopen en zo nodig actualiseren is een doorlopende actie.

Deels: Voor de opslag van digitale archiefbescheiden in Corsa en MOZARD wordt gebruik gemaakt van

Advies RHC: a) Bepaal en leg in overleg met het RHC vast, welke standaardformaten u in de organisatie wilt toepassen voor digitale informatie in vakapplicaties. Werk

Norm

Wordt er voldaan aan de norm PDF/A. De videotulen van de gemeenteraad worden momenteel nog in Notubiz bewaard. Advies RHC 2019: Op basis van het applicatieoverzicht van de gemeente IJsselstein zal in 2020nader bekeken moeten worden of er in andere applicaties dan het DMS/Mozard echt geen informatie voor komt die ook (langdurig) bewaard moet worden, mogelijk in een E-depot. Dit is een doorlopende actie.

Te ondernemen actie door zorgdrager_______ toe naar een digitale bewaarstrategie. Gebruik opslagformaten die aan een open standaard voldoen (zie de Handreiking voorkeursformaten van het Nationaal Archief). b) Archiveer in 2021 ook de videotulen van de gemeente en leg contractueel vast met Notubiz dat IJsselstein de eigenaar is van de eigen videotulen.

N.B. Er is een overzicht en in de bewaar strategie is vastgelegd welke standaard formaten gehanteerd zullen worden. In 2020 is ecjter niet vastgesteld welke informatie uit vakapplicaties eventueel ook in het e-depot moet komen. 5.10 Functionele eisen (was 4.2) Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd?

Deels: Er is geen overzicht in welke systemen / applicaties zich informatieobjecten (zoals 3Dbestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audioen videobestanden en websites) bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten

Zie het advies bij KPI 5.2 en 5.9.

5.11 Voorzieningen compressie en encryptie (was 4.5) a Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Zo ja, welke?

Niet van toepassing: Er wordt geen gebruik gemaakt van compressie en encryptie.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

b En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden? c Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden (was 4 en 5) Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

Norm 6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen (was 5.3) a Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]?

Te ondernemen actie door zorgdrager

Wordt er voldaan aan de norm

—

Advies RHC: Vernietig in 2021 z.s.m. de originele papieren archiefbescheiden die in 2020 zijn vervangen. Dit is een wettelijke verplichting.

Het Handboek Vervanging is vastgesteld voor het zaaksysteem Mozard. A.g.v. Corona en de beperkte toegang tot het stadhuis zijn de originelen nog niet vernietigd.

b Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?

c Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?

6.2 Converteren en migreren (was 4.6) a Wordt er tijdig geconverteerd/ gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?

Ja: De gegevens uit Corsa zijn nog niet gecon verteerd. Binnenkort (in 2021) vindt migratie van Corsa naar Mylex plaats.

'É

Advies RHC: Denk bij de migratie van informatie uit Corsa naar Mylex wel aan de (wettelijke) eisen die hieraan worden gesteld en stem dit af met het RHC en lever een conversie- en/of migratieverklaring af na de uitvoering.

b Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?

n.v.t.

6.3 Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst (was 5.1) a Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

b Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Norm_______________________________________ c Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst?

Wordt er voldaan aan de norm 5 Nee

d Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? (nieuw)

Nee:

Advies RHC: Overieg in het eerstvolgend SlO in 2021 of er een Hotspotmonitor of -lijst over de afgelopen jaren moet worden opgesteld. Denk hierbij o.a. aan de bewaring van documenten en informatie uit sociale media rond de Corona-crisis.

Er is nog geen Hotspotmonitor vastgesteld. De coronamaatregelen zijn wel als hotspot benoemd maar nog niet officieel vastgesteld

Deels: De behandelaars worden geraadpleegd en machtiging wordt gevraagd aan de gemeentelijke archiefinspecteur. V.w.b. de vernietiging van back-ups wordt er aan gewerkt. De gemeente IJsselstein gaat zijn ICT uitbesteden aan de gemeente Gouda. Zal een contract getekend worden waar onder andere ook de bewaartermijn van back-ups wordt genoemd. Deze is door de gemeente Gouda voorgesteld op 1 jaar.

6.4 Vernietiging en verklaringen (was 5.2) a Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden?

Te ondernemen actie door zorgdrager Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Advies RHC: Zie het advies bij KPI 3.1 Zorg dat de achterstand in (digitale) vernietiging zo snel mogelijk wordt weggewerkt. Richt het nieuwe DMS zodanig in dat uw digitale archiefbescheiden ook volgens voorschrijft vernietigd kunnen worden. Regel deze vernietiging ook voor de decentrale informatiestromenZ-bestanden.

Advies RHC 2019: Ga in 2020 verder met het oplossen van de vemietigingsachterstand van digitale informatie in Mozard.

N.B. De vernietiging in Mozard is nog niet opgelost in 2020. Zie KPI 3.1. Ook zijn de originele papieren archiefbescheiden die in 2020 zijn vervangen nog niet vernietigd.

b Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten?

(Ja:

6.5 Vervreemding, besluiten en verklaringen (was 5.4) a Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd?

|Nee

b Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?

T Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Niet van toepassing

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

Norm______________________________________ c Zo ja, heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?

Wordt er voldaan aan de norm Niet van toepassing

d Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?

Niet van toepassing

Te ondernemen actie door zorgdrager

7. Overbrenging van archiefbescheiden (was 6)

Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? 7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn (was 6.1) a Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of e-depotvoorziening? b Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?

c Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?

Deels: Het gaat in totaal om 144 ml. De officiële administratieve overdracht van het restant van het 10-jarenblok (1994-1999), dat al bij het RHC staat, moet nog plaats vinden.

Advies RHC: Draag in 2021 de bouwdossiers van IJsselstein (t/m 1999) over aan het RHC.

Advies RHC 2019: Breng, na scanning t.b.v. de bedrijfsvoering, in 2020 de bouwdossiers t/m 1999 over naar het RHC. N.B. De overdracht van bouwdossiers kon in 2020 nog niet uitgevoerd worden i.v.m. nog uit te voeren controles op de scans en correcties in de toegang. Nu is de overdracht eind 2021 is voorzien. Inmiddels is onlangs het restant van het 10-jarenblok (1994-1999) formeel overgedragen.

7.2 Verklaringen van overbrenging (was 6.2) Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

7.3 Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering (was 6.3) Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbe scheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten?

Ja: Machtiging betreffende verzoek om uitstel overbrenging bouwvergunning over periode 19431988 ontvangen van GS d.d. 13 febmari 2014.

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

Hoofdvraag: Voldoe! de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

Norm 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen a Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden voor een ieder kosteloos te raadplegen? b Kan een ieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken?

Wordt er voldaan aan de norm Ja

Te ondernemen actie door zorgdrager

Conclusie RHC: Geen nadere actie noodzakelijk.

c Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten?

Ja: In de legesverordening van de gemeente Woerden (centrumgemeente van de GR) zijn de regels voor het RHC hierover opgenomen.

d Is in de regels over kosten rekening gehouden met de bepalingen daarover in de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who)? (nieuw)

Nee: In voorkomende gevallen zijn dergelijke aanvragen conform de WhO in behandeling genomen.

8.2 Beperking openbaarheid na overbrenging a In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, binnen de wettelijke overbrengingstermijn. Heeft het college als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet?

-i,'-

Ja: Wanneer dit van toepassing is. is dit opgenomen in de verklaringen van overbrenging naar de archiefbewaarplaats en verantwoord in de inventarissen.

Ja b Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats?

Ja c Heeft het college als archiefzorgdrager bij de beperking van de openbaarheid rekening gehouden met de bepalingen in de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG)? (nieuw) d Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden op het gebied van milieu-informatie inperkt?

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10378906/1