14.4 Accountantsverslag over controle 2021 RMN

Accountantsverslag 2021 Controlebevindingen 2021 Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN)

Rapportage aan het Algemeen Bestuur 2 november 2022

www.auren.com

VERTROUWELIJK Het Algemeen Bestuur (waaronder het Dagelijks Bestuur) van de gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (verder “RMN”) Lange Brinkweg 81 3764 AB SOEST

Amersfoort, 2 november 2022

Uitkomsten controle en overige informatie 2021

Geachte leden van het Algemeen Bestuur, Bijgaand brengen wij u verslag uit te brengen omtrent de uitkomsten van onze accountantscontrole van de jaarrekening van Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (verder “RMN”). Dit verslag bevat zowel de bevindingen omtrent de jaarrekeningcontrole alsmede onze bevindingen van de kwaliteit van de interne beheersorganisatie op basis van door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden. Wij willen u informeren over de volgende onderwerpen:

▪

Algemene onderwerpen en frauderisicofactoren

▪

Kwaliteit van de interne beheersorganisatie

▪

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

▪

Actualiteiten

De kernpunten van de controle en onze overwegingen daarbij zijn nader toegelicht in dit verslag.

Onafhankelijkheid behoort tot de grondbeginselen van ons beroep. Wij garanderen u onze onafhankelijkheid en hebben hierover een nadere uiteenzetting opgenomen in bijlage 1.

Dit verslag is uitsluitend bestemd voor gebruik door de directie en het Algemeen Bestuur en mag niet door anderen worden gebruikt zonder onze schriftelijke toestemming. De hoofdpunten van dit verslag zijn op een eerder moment besproken met de secretarisdirecteur en het hoofd financiën. Wij stellen het op prijs een en ander persoonlijk toe te lichten of eventuele vragen omtrent deze of andere met de controle verband houdende zaken te beantwoorden. Hoogachtend, Auren Audit & Assurance Amersfoort B.V.

drs. A. (Andries) van Pijkeren RA

Executive summary De jaarrekening 2021 is door RMN opgesteld en wij hebben daarop controlewerkzaamheden verricht.

Bij de uitvoering van de controle hebben wij geconstateerd dat voor een aantal significante onderdelen van de jaarrekening toereikende controle-informatie ontbreekt. Eventueel niet-gedetecteerde afwijkingen zouden van materieel belang of diepgaande invloed kunnen zijn voor de jaarrekening. Derhalve onthouden wij ons van een oordeel ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening. Onze oordeelonthouding ziet eveneens toe op de rechtmatigheid van in de jaarrekening opgenomen lasten. In de sectie “De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot…” van de verklaring zijn onderdelen van de jaarrekening en aangelegenheden beschreven verband houdend met bovengenoemde situatie (zie verdere toelichting in deze rapportage). Uit de verklaring van oordeelonthouding kan niet worden afgeleid dát de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat. Ook ziet onze verklaring niet toe op inmiddels door RMN in gang gezette initiatieven en/of geïmplementeerde verbeterplannen. Het betekent wél dat voldoende en geschikte controle-informatie als basis voor een oordeel ontbreekt. Op basis van gesprekken met sleutelfunctionarissen van RMN is ons duidelijk geworden dat er is gestreefd naar een passend evenwicht tussen enerzijds aandacht voor de afwikkeling van de controle 2021 en het implementeren van maatregelen voor het bereiken van structurele oplossingen anderzijds.

Wij zijn voornemens om de effecten van genomen maatregelen - voor zover relevant voor de jaarrekeningcontrole - in de nabije toekomst te evalueren en u daarover te informeren.

www.auren.com 3

Agenda Executive summary

Bijlagen

Agenda Uitgangspunten (sheets 5-9)

• Bevindingen eindejaarscontrole (sheets 25-60 )

▪

Scope en opdracht

▪

Controleprotocol en materialiteit

▪

Regelgevend kader

Specifieke aandachtspunten (sheets 10-24) ▪

Recente ontwikkelingen en processen

▪

Algemene inrichting en afspraken RMN

▪

Onderbouwing van ons oordeel

▪

▪

Algemeen

▪

Rechtmatigheid

▪

Getrouwheid ▪

Voorraad

▪

Voorzieningen

▪

Baten

▪

Materiële vaste activa

▪

Overige

• Kwaliteit van de interne beheersorganisatie (sheets 46-61)

• Actualiteiten (sheet 62 - einde)

Mogelijke gevolgen van de verklaring

www.auren.com 4

Uitgangspunten

www.auren.com

Algemeen scope en opdracht (1 van 2)

Doel Het verstrekken van een controleverklaring bij de jaarrekening 2021 van RMN met de volgende doelstellingen: ▪ vaststellen dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties voor 2021 rechtmatig tot stand zijn gekomen (volgens relevante wet- en regelgeving en het vastgestelde normenkader); ▪ vaststellen dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en samenstelling van zowel de baten en lasten over het jaar 2021 alsmede van de activa en passiva (in overeenstemming met BBV). Over beide genoemde doelen rapporteren wij afzonderlijk. Samenvatting van de controle -aanpak Onze controle-aanpak bestaat uit een combinatie van systeem- en gegevensgerichte controlewerkzaamheden en is afgestemd op geïdentificeerde en ingeschatte risico’s op een afwijking van materieel belang rekening houdend met de gehanteerde materialiteit. Gezien de aard en omvang van de organisatie en de daaraan gerelateerde interne beheersing hanteren wij met primair een gegevensgerichte controleaanpak. Onze controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet ten doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van RMN. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die het bestuur heeft gemaakt en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.

www.auren.com 6

Algemeen scope en opdracht (2 van 2)

Rapportage

In deze rapportage beschrijven wij de bevindingen voortkomend uit de jaarrekeningcontrole. Dit betreft zowel de bevindingen naar aanleiding van de interimcontrole en die van de eindejaarscontrole. Key audit matters Wij besteden in onze controle-aanpak bijzondere aandacht aan: ▪ Europese aanbestedingen ▪ Wet Normering Topinkomens (WNT) ▪ kostenallocatie en wijze van afrekening ▪ nauwkeurigheid van de lasten en afrekeningen ▪ materiële vaste activa ▪ impact COVID-19 Key audit matters zijn onderwerpen die, op basis van professionele oordeelsvorming, als meest significant voor de jaarrekeningcontrole worden aangemerkt. Daaronder zijn begrepen jaarrekeningposten gebaseerd op schattingen en de opbrengstverantwoording (zowel nauwkeurigheid als volledigheid). De vermelding van de key audit matters zal mogelijk in de toekomst een verplicht onderdeel worden van onze controleverklaring.

Daarnaast zijn er de afgelopen tijd door onze beroepsorganisatie (de NBA) verschillende pilots uitgevoerd inzake het rapporteren over de frauderisicofactoren en continuïteit in de controleverklaring voor de MKB-praktijk (niet OOB-segment). Naar aanleiding van de evaluatie van die pilots is besloten dat, vanaf het boekjaar 2022, voor alle wettelijke controles in de controleverklaring gerapporteerd moet worden over het onderwerp fraude en continuïteit. Dit zal derhalve ook voor uw organisatie van toepassing zijn. Meer informatie omtrent dit onderwerp is opgenomen in de rubriek actualiteiten met het onderwerp “Fraude en continuïteit”.

www.auren.com 7

Algemeen Controleprotocol en materialiteit

Controleprotocol en regelgevend kader Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het BADO.

Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. De aard van onze opdracht is nader uiteengezet in onze opdrachtbevestiging. De accountantscontrole en in bredere zin, het toezicht vanuit het Rijk en toezichthouders (zoals de Autoriteit Financiële Markten) laat in afgelopen jaren wijzigingen zien. Concreet betekent dit dat de rijksoverheid en de toezichthouder substantieel zwaardere eisen stellen aan diepgang van en focus in de accountantscontrole en hier bij reviews ook op toetsen.

Er zijn tal van andere onderwerpen te noemen, bijvoorbeeld de eisen ten aanzien van beheersingsmaatregelen, prestatieverklaringen bij inkoop, verscherping regels ten aanzien van aanbestedingen middels de Aanbestedingswet en de eisen die gesteld worden aan de verbijzonderde interne controles waarop in onze controles steeds meer focus op komt te liggen. Materialiteit Op grond van de Bado (art. 4, lid 2) stelt het algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. Deze goedkeurings-toleranties betreffen kwantitatieve criteria. Voor de jaarrekening 2021 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten € 318.000 (1% van lasten) en € 954.000 voor onzekerheden (3% van lasten) waarbij een uitvoeringsmaterialiteit wordt gehanteerd van 50%. In overeenstemming met uw protocol (vergaderstuk V20-031) zullen wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 165.950, alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve- of WNT-redenen relevant zijn, aan het algemeen bestuur rapporteren. Voor de bevindingen verwijzen wij naar de bijlage.

www.auren.com 8

Algemeen Regelgevend kader

Regelgevend kader RMN RMN is onderworpen aan een uitgebreid regelgevend kader welke door het algemeen bestuur is vastgesteld en is vastgelegd in een normenkader. Tegelijkertijd zien we dat er meer en/of hogere eisen worden gesteld aan de verbijzonderde (interne of externe) controle ter toetsing op compliance met wet- en regelgeving (zowel door RMN en haar accountant). Dit heeft gevolgen voor werkzaamheden zoals diepgang van onderbouwingen, documentatie en dossiervorming. Wij hebben geconstateerd dat het voor RMN een uitdaging betreft om, gelet op de (beperkte) omvang van de organisatie en de bezetting van de financiële afdeling, hierop adequaat in te spelen. De evaluatie van de bezetting van de financiële administratie is elders uitgezet. Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u het volgende: ▪ het jaarlijks evalueren en zo nodig updaten van het normenkader ▪ het expliciet bijhouden (en gedocumenteerd onderbouwen) van wijzigingen daarin ▪ het analyseren en uitwerking van gevolgen (benodigde maatregelen) voor inbedding binnen RMN (uitwerking in richtlijnen en procedures). Daarbij kan worden gedacht aan een risico-analyse per wettelijk kader (zoals deze is opgenomen in de paragrafen), het benoemen van benodigde maatregelen, een toetsing om vast te stellen in welke mate de maatregelen zijn geïmplementeerd en een conclusie of er wordt voldaan aan het regelgevend kader (PDCA-cyclus).

Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u het jaarlijks updaten van het normenkader op de agenda heeft staan. Wij constateren dat het tweede en derde punt verder aandacht behoeft. Indien gewenst kunnen wij na afronding van de controle met u van gedachten wisselen over de wijze waarop dit concreet vorm gegeven kan worden.

www.auren.com 9

Specifieke aandachtspunten

www.auren.com 10

Algemeen Recente ontwikkelingen en processen

Wij constateren dat er veel ontwikkelingen hebben plaatsgevonden bij RMN in het boekjaar 2021 en daarna (in 2022). Zo is bijvoorbeeld het vertrek van de secretaris-directeur in 2021 en het hoofd financiën in het jaar 2022 een belangrijke gebeurtenis die impact heeft gehad voor de controle van de jaarrekening. Daarnaast constateren wij dat de organisatie op meerdere gebieden in ontwikkeling is. In dit verslag gaan wij in op enkele belangrijke ontwikkelingen, uiteraard voor zover relevant in het kader van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2021, en delen wij constateringen en aandachtspunten daaromtrent.

Overall hebben wij tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden kennis genomen van door de organisatie geïnitieerde verbetertrajecten en ondernomen stappen waaronder: ▪ het aanstellen van een nieuwe (interim) secretaris-directeur, hoofd financiën/controller en verdere (tijdelijke) versterking van de financiële afdeling; ▪ het implementeren van een nieuw ERP systeem; ▪ het implementeren van een nieuwe inkooptool (tbv aanbestedingen); ▪ het herzien van het begrotingsproces voor het jaar 2023; ▪ het intensiveren van het contact en communicatie tussen RMN en deelnemende gemeenten; ▪ het ontwikkelingen van nieuwe KPI’s en sturingsinformatie; ▪ het maken en verder implementeren van het “Meerjarenbeleidsplan RMN 2022-2025” en “Plan van aanpak Basis op orde 2022-2023 Samen bouwen aan RMN”. Wij hebben eveneens geconstateerd dat er tijd nodig is voor de volledige implementatie van verbetertrajecten alsmede ten aanzien van de monitoring er van (volgens de PDCA-methode). Wij zijn voornemens om een update inzake bovengenoemde ontwikkelingen te verkrijgen en u daarover te rapporteren naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2022.

www.auren.com 11

Algemeen Algemene inrichting en afspraken RMN

In de gemeenschappelijke regeling, het kostenallocatiemodel en overige nota’s, verordeningen en stukken zijn door de betrokken gemeenten afspraken gemaakt over de gewenste financiële inrichting en afrekening. RMN werkt met een kostenallocatiemodel waarbij het uitgangspunt is dat de basiskosten worden verdeeld op basis van de begroting en de verwerkingskosten op basis van de werkelijke lasten. Additionele taken die met gemeenten zijn afgesproken worden tegen de werkelijke kosten doorbelast. Het kostenallocatiemodel is een complexe en bewerkelijke berekening waarop de financiële organisatie in afdoende mate ingericht moet zijn. Aanbeveling voor RMN We adviseren u (als bestuur) de huidige inrichting en het bestaande afrekenmodel te evalueren en na te gaan of dit nog steeds het meest passende model is dan wel dat herziening en/of vereenvoudiging gewenst is. We hebben van de secretaris-directeur begrepen dat inmiddels enkele stappen zijn gezet (waaronder implementatie van een nieuw ERP systeem). Hierover verder te rapporteren naar aanleiding van de controle 2022.

www.auren.com 12

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - Algemeen

Op 2 november 2022 hebben wij een controleverklaring afgegeven met een oordeelonthouding voor wat betreft de getrouwheid en een oordeelonthouding wat betreft de rechtmatigheid (aanbestedingen). Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in de paragraaf 'De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de getrouwheid en onze oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid’ in de controleverklaring zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons controleoordeel te kunnen baseren bij de in dit Financieel Jaarverslag opgenomen jaarrekening als geheel en de rechtmatigheid van de opgenomen lasten in de jaarrekening. In de controleverklaring is de basis voor dit oordeel verder uiteengezet. In de volgende sheets geven wij een onderbouwing en /of toelichting met betrekking tot de verklaring van oordeelonthouding.

www.auren.com 13

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - rechtmatigheid

De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid Wij dienen een oordeel te geven over het feit of de lasten over 2021 rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader welke bij besluit is vastgesteld door het algemeen bestuur. Als onderbouwing van onze oordeelonthouding hebben wij de volgende passage opgenomen in onze controleverklaring: “In de jaarrekening zijn lasten opgenomen die samenhangen met de uitvoering van de Europese aanbestedingsregels. Er hebben significante wijzigingen plaatsgevonden ten aanzien van de administratieve organisatie en interne beheersing, samenhangend met het vertrek van sleutelfunctionarissen in de financiële functie en welke relevant zijn voor het jaarrekeningproces en de aanlevering van controle-informatie. In verband hiermee zijn door het bestuur stappen gezet en nieuwe sleutelfunctionarissen aangesteld. Echter, het bleek voor hen redelijkerwijs niet mogelijk om met de beschikbare middelen ons van de relevante controle-informatie te voorzien.

Wij zijn derhalve gedurende de controle van de jaarrekening over het boekjaar 2021 niet in staat gebleken om voldoende en geschikte controleinformatie te verkrijgen over de lasten in overeenstemming zijn met de Europese aanbestedingsregels en of daarmee de lasten rechtmatig tot stand zijn gekomen.”

www.auren.com 14

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - rechtmatigheid

Tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij op verschillende momenten overleg gevoerd met functionarissen van de organisatie over de aard van te verkrijgen controle-informatie inzake de toepassing van de (Europese) Aanbestedingsregels voor in het boekjaar 2021 verantwoorde lasten. Daaruit maken wij op dat het niet mogelijk is gebleken tijdig voldoende en geschikte controle-informatie aan te leveren, hetgeen verband houdt met de volgende feiten en/of omstandigheden: ▪ door het vertrek van het hoofd financiën begin 2022 is veel parate kennis over dit onderwerp niet langer onmiddellijk beschikbaar. Wij constateren dat er, omtrent dit onderwerp, geen overdrachtsdossier aanwezig is; ▪ er ten tijde van de controle geen specifieke functionaris binnen de organisatie aanwezig is voor de volledige analyse en toepassing van aanbestedingsregels met betrekking tot inkopen (een vacature is hiervoor uitgezet); ▪ verband houdend met voorgaande ontbreekt een interne analyse inzake de volledigheid van de toepassing van de aanbestedingsregels. Wij constateren dat een dergelijke analyse, redelijkerwijs (managementafweging kosten versus baten) niet eenvoudig reproduceerbaar is; ▪ de organisatie ten aanzien van dit onderwerp zich voornamelijk richt op het zetten van toekomstgerichte stappen (prospectieve maatregelen ingaande vanaf 2022/2023).

Aangezien wij geen voldoende en geschikte controle-informatie hebben kunnen verkrijgen omtrent de volledigheid van de toepassing van de aanbestedingsregels, zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons controleoordeel te kunnen baseren ten aanzien van de rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen lasten.

www.auren.com 15

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - rechtmatigheid

In aanvulling op hetgeen vermeld in voorgaande sheet constateren wij echter dat: ▪ het onderwerp aanbestedingen standaard op de agenda van de MT vergaderingen staat vermeld; ▪ het onderwerp maakt onderdeel uit van het voortgangsoverleg (bijv. format voortgangsoverleg wagenbeheer). Daarbij wordt onder meer ingegaan op de stand van zaken, trend t.o.v. vorig overleg, mijlpaal en wordt eveneens een eigenaar vermeld; ▪ de organisatie een inkooptool heeft ontwikkeld en in gebruik genomen heeft; ▪ de door de organisatie ingeschakelde en betrokken externe partij aan ons bevestigd dat er in 2021 zeven nieuwe aanbestedingen succesvol zijn afgerond. We willen benadrukken dat bovenstaande bevindingen geen impact hebben op ons oordeel, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van de scope van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2021. Bovengenoemde omstandigheden zullen bij de controle vanaf het boekjaar 2022 worden betrokken. Voor onze aanbevelingen met betrekking tot de aanbestedingen zie overige sheets.

www.auren.com 16

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - getrouwheid

De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening Wij dienen een oordeel te geven over het feit of de jaarrekening 2021 een getrouw beeld geeft. Als onderbouwing van onze oordeelonthouding hebben wij de volgende passage opgenomen in onze controleverklaring: “Wij zijn gedurende de controle van de jaarrekening over het boekjaar 2021 niet in staat gebleken om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen over de volgende jaarrekeningposten (en daarmee samenhangende processen): ▪ materiële vaste activa ▪ Voorraad ▪ voorzieningen ▪ baten Er hebben significante wijzigingen plaatsgevonden ten aanzien van de administratieve organisatie en interne beheersing, samenhangend met het vertrek van sleutelfunctionarissen in de financiële functie en welke relevant zijn voor het jaarrekeningproces en de aanlevering van controle-informatie. In verband hiermee zijn door het bestuur stappen gezet en nieuwe sleutelfunctionarissen aangesteld. Echter, het bleek voor hen redelijkerwijs niet mogelijk om met de beschikbare middelen ons van de relevante controle-informatie te voorzien. Als gevolg van de hiervoor genoemde omstandigheden hebben wij niet kunnen vaststellen of er eventuele correcties nodig zouden zijn met betrekking tot de bovengenoemde (en daaraan gerelateerde processen en) jaarrekeningposten.”

www.auren.com 17

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - getrouwheid

Tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij op verschillende momenten overleg gevoerd met functionarissen van de organisatie over de aard van te verkrijgen controle-informatie inzake de jaarrekeningposten en daarmee samenhangende processen (zie vorige sheet). Daaruit maken wij op dat het niet mogelijk is gebleken tijdig voldoende en geschikte controle-informatie aan te leveren, hetgeen verband houdt met de volgende feiten en/of omstandigheden: ▪ ▪ ▪

door het vertrek van het hoofd financiën begin 2022 is veel parate kennis over dit onderwerp niet langer onmiddellijk beschikbaar. Wij constateren dat er, omtrent dit onderwerp, geen overdrachtsdossier aanwezig is; verband houdend met voorgaande ontbreekt een interne analyse inzake de volledigheid van de toepassing van de aanbestedingsregels. Wij constateren dat een dergelijke analyse, redelijkerwijs (managementafweging kosten versus baten) niet eenvoudig reproduceerbaar is; de organisatie ten aanzien van dit onderwerp zich voornamelijk richt op het zetten van toekomstgerichte stappen (prospectieve maatregelen ingaande vanaf 2022/2023)

Aangezien wij geen voldoende en geschikte controle-informatie hebben kunnen verkrijgen omtrent deze jaarrekeningposten (en daarmee samenhangende processen), zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons controleoordeel te kunnen baseren ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening. In de volgende sheets geven wij een nadere toelichting per onderdeel van onze oordeelonthouding.

www.auren.com 18

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel – Voorraad

Wij hebben tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden geconstateerd dat: ▪ er geen sprake is van een voorraadregistratie in de financiële administratie per 31 december 2021; ▪ er geen sprake is van een voorraadinventarisatie per 31 december 2021 (wij hebben wel een aantal tellijsten inzake tellingen, welke gedurende het boekjaar zijn uitgevoerd, ontvangen) Derhalve hebben wij geen voldoende en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen over de post voorraden waardoor dit onderdeel is van onze oordeelonthouding. Aanbeveling voor RMN ▪ het waarborgen van een dynamische voorraadregistratie in de financiële administratie ▪ het implementeren van een (voor de controle adequate) voorraadinventarisatiesystematiek (in het bijzonder met betrekking tot het bestaan en de waardering van de voorraad per jaareinde) ▪ het (periodiek) toetsen van de waarde van kostprijs voorraad aan de gehanteerde waarderingssystematiek ▪ het implementeren van een beleidskader voor de evaluatie van afwaarderingen van voorraden

www.auren.com 19

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel – Voorzieningen

Wij hebben tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden geconstateerd dat: ▪ een onderhoudsplan aanwezig is ▪ deze echter nog niet is geactualiseerd (op basis van de huidige ontwikkelingen) ▪ de onderneming vooralsnog niet (zichtbaar) de voortgang en bestedingen evalueert ten opzichte van het plan Derhalve hebben wij geen voldoende en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen over de post voorzieningen waardoor dit onderdeel is van onze oordeelonthouding. Aanbeveling voor RMN ▪ het jaarlijks actualiseren van het onderhoudsplan ▪ het jaarlijks monitoren van de voortgang inzake het plan en het zo nodig bijstellen ervan ▪ het jaarlijks evalueren van de bestedingen in het betreffende boekjaar ten opzichte van het plan voor het betreffende boekjaar ▪ (expliciet)vaststellen dat dat de opbouw van de voorziening geen vervangingskosten en kosten voor klein onderhoud bevatten

www.auren.com 20

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel – Baten

Wij hebben als onderdeel van onze controlewerkzaamheden kennis genomen van het kostenallocatiemodel dat de organisatie hanteert. Daarbij maakt de organisatie gebruik van Excel-bestanden waarin afrekeningen (handmatig) worden opgesteld. Wij hebben verschillen controlewerkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van de door de organisatie opgestelde DVO-afrekeningen. Dit betreffen onder meer de volgende werkzaamheden: ▪ het controleren van de rekenkundige juistheid ▪ het aansluiten van de afrekening met het verbijzonderde grootboek ▪ het aansluiten van af te rekenen bedragen (op basis van de begroting) met de bedragen in de betreffende begroting ▪ het aansluiten van verwerkingskosten inzake de AVU met de verwerkingskosten in de jaarrekening van de AVU ▪ het aansluiten van bedragen die afgerekend worden op basis van verrekening met achterliggende bescheiden ▪ detailcontroles op de toerekening van uren ▪ detailcontroles op de gehanteerde uurtarieven Daarbij hebben wij geconstateerd dat: ▪ de afrekeningen rekenkundig juist zijn ▪ de bedragen die afgerekend worden op de begroting ook aansluiten met de betreffende begroting

Echter, wij hebben op verschillende (overige) onderdelen van de afrekeningen en ten aanzien van de gehanteerde formules onvol doende en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen. Derhalve maakt de gehele post baten onderdeel van onze oordeelonthouding. Met betrekking tot de (wijze) van afrekening hebben wij een aantal aanvullende aanbevelingen opgenomen zie sheets in bijlage.

www.auren.com 21

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel – Materiële vaste activa

De materiële vaste activa vormen een significante post in de jaarrekening van RMN. Wij hebben als onderdeel van onze werkzaamheden detailcontroles verricht met het oog op het beoordelen van het bestaan en de waardering van dit activum. Als onderdeel van onze controlewerkzaamheden hebben wij geconstateerd dat: ▪ er een aansluiting is tussen de mva-staat en de jaarrekening ▪ de mva-staat rekenkundig juist is ▪ de afschrijvingen consistent worden toegepast en de percentages als redelijk worden beoordeeld ▪ er geen (materiële) indicaties zijn voor een bijzondere waardevermindering Echter, wij hebben wij op verschillende (overige) onderdelen van de materiele vaste activa ten aanzien van (des)investeringen , mutaties en toelichtingen in de jaarrekening onvoldoende en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen. Derhalve maakt de gehele post materiele vaste activa onderdeel van onze oordeelonthouding. Met betrekking tot de materiële vaste activa hebben wij een aantal aanvullende aanbevelingen opgenomen zie sheets in bijlage.

www.auren.com 22

Algemeen Onderbouwing van ons oordeel - overige

Overige bevindingen in de controleverklaring Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvat het Financieel Jaarverslag andere informatie, die bestaat uit het jaarverslag. Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in de paragraaf ‘'De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking to t de getrouwheid en onze oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid’ zijn wij niet in staat geweest om in overeenstemm ing met de BBV te overwegen of de andere informatie al dan niet: ▪

met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat;

▪

alle informatie bevat die op grond van de BBV is vereist voor het jaarverslag en de overige gegevens.

Continuïteitsveronderstelling De jaarrekening is opgesteld op basis van de continuïteitsveronderstelling. RMN heeft een beperkt eigen vermogen, mede door d e negatieve resultaten in de afgelopen jaren maar ook gezien de aard van de activiteiten. Op basis van de door ons uitgevoerde controlewe rkzaamheden zijn geen bijzonderheden vastgesteld waaruit blijkt dat RMN op korte termijn niet aan haar verplichtingen kan voldoen, rekeni ng houdend met onze oordeelonthouding bij de in dit Financieel Jaarverslag opgenomen jaarrekening als geheel.

www.auren.com 23

Algemeen mogelijke gevolgen van de verklaring van oordeelonthouding 2021 voor de boekjaren vanaf 2022

Impact op de jaarrekening over het boekjaar 2021 Aangezien wij geen voldoende en geschikte controle-informatie hebben kunnen verkrijgen omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening, zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons controleoordeel te kunnen baseren. Gezien de aard en impact van deze bevinding hebben wij een verklaring van oordeelhouding afgegeven bij de jaarrekening 2021 van RMN. De verklaring van oordeelonthouding bij de jaarrekening 2021 zal naar verwachting, vanuit vaktechnisch oogpunt, eveneens gevolgen hebben voor de strekking van een af te geven controleverklaring bij jaarrekeningen over boekjaren na 2021. Onderstaand geven we een korte toelichting op de mogelijke gevolgen voor de boekjaren vanaf 2022. Impact op de jaarrekening over het boekjaar 2022 Bij de jaarrekening over het boekjaar 2021 is een verklaring van oordeelonthouding verstrekt. Onder de veronderstelling dat de aangelegenheden zoals beschreven in de paragraaf ‘De basis voor onze oordeelonthouding’ niet met terugwerkende kracht kunnen worden opgelost, werkt de bij de jaarrekening 2021 verstrekte verklaring van oordeelonthouding ook door in de strekking van de verklaring voor het boekjaar 2022. Concreet betekent dit dat bij de jaarrekening 2022 rekening moet worden gehouden met een verklaring van oordeelonthouding.

In de paragraaf ter onderbouwing van de oordeelonthouding bij de jaarrekening 2022 zal naar verwachting de (mogelijke) invloed van de niet-opgeloste aangelegenheid op de vergelijkbaarheid van de cijfers over de lopende en voorgaande verslagperiode worden toegelicht. Indien het voor ons mogelijk is om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen over de eindbalans inzake het boekjaar 2022, dan creëert u daarmee een mogelijkheid om de verklaring van oordeelonthouding bij jaarrekeningen voor boekjaren op z’n vroegst vanaf 2023 achter u te kunnen laten. Uiteraard zullen daarbij eveneens de uitkomsten van nog te verrichten controlewerkzaamheden inzake jaarrekeningen van betreffende boekjaren nog moeten worden betrokken (zie volgende sheet). Het spreekt voor zich dat wij over de uitkomsten en gevolgen van nog te verrichte controlewerkzaamheden geen mededelingen kunnen doen.

Wij willen benadrukken dat een te verstrekken controleverklaring bij nog op te stellen en nog te controleren jaarrekeningen altijd de resultante is van de uitkomsten van te verrichten controlewerkzaamheden. Deze sheet is derhalve uitsluitend bedoeld om RMN en haar belangrijkste stakeholders te informeren over de doorwerking van de verklaring van oordeelonthouding bij de jaarrekening 2021 voor de jaren daarna. De controleverklaring ziet toe op: de getrouwheid (‘getrouw beeld’) en de rechtmatigheid van in de jaarrekening opgenomen baten en lasten. In de controleverklaring wordt de strekking van de verklaring ten aanzien van beide aspecten afzonderlijk geformuleerd. We willen benadrukken dat deze sheet toeziet op het getrouwheidsaspect.

www.auren.com 24

Bijlagen

www.auren.com 25

Bevindingen Eindejaarscontrole

www.auren.com 26

Bevindingen eindejaarscontrole Onderbouwing van schattingen

Bij een aantal jaarrekeningposten is sprake van schatting(selement)en. Dit betreft in ieder geval: ▪ de waardering van materiële vaste activa inclusief de beoordeling van het wel/niet kunnen activeren van lasten ▪ de afrekeningen met verschillende contractanten (zoals Nedvang) ▪ de schattingen die betrekking hebben op bijvoorbeeld disputen met (oud) werknemers ▪ de afwikkeling van projecten (wel/niet voor rekening van RMN) Wij hebben gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden geconstateerd dat de hoogte van bedragen voor enkele posten ten tijde van de afronding van de controle nog niet helder zijn en dat hiervoor een schatting is opgenomen door het dagelijks bestuur. Wij hebben in de controle expliciet aandacht besteed aan schattingen. Dit staat los van onze verklaring van oordeelonthouding. Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u jaarlijks bij het opstellen van de jaarrekening expliciet inzichtelijk te maken welke schattingen/subjectieve elementen er van toepassing zijn, de cijfermatige onderbouwing van schattingen te documenteren en dit adequaat in de jaarrekening toe te lichten ▪ wij adviseren u, indien van toepassing, algemene leidraden op te stellen m.b.t. algemene uitgangspunten en kaders voor het maken van schattingen/subjectieve elementen zoals dit is gedaan voor de projectfinanciering (V20-058).

www.auren.com 27

Bevindingen eindejaarscontrole Europese aanbestedingen

Een belangrijk onderdeel van onze controlewerkzaamheden inzake de financiële rechtmatigheid betreft de controle op de naleving van de regelgeving op het gebied van Europese aanbestedingen. Zoals in een eerdere sheet is uiteengezet hebben wij geen voldoende en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen omtrent de volledigheid van de toepassing van de aanbestedingsregels. Hierdoor zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons controleoordeel te kunnen baseren ten aanzien van de rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen lasten. Met betrekking tot de administratieve organisatie en interne beheersing zijn onze aanbevelingen opgenomen in de overige sheets. Aanvullend hebben wij de volgende aanbevelingen inzake aanbestedingen: Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u om een owner/eindverantwoordelijke (met de vereiste kennis) aan te stellen binnen de organisatie die belast is met de inkoop- en aanbestedingsprocedures; ▪ wij adviseren u om, zo nodig met ondersteuning van externe partijen (bijv. IBNM), een plan van aanpak op te stellen teneinde de doelstelling van volledige compliance binnen afzienbare termijn te realiseren.

www.auren.com 28

Bevindingen eindejaarscontrole WNT

Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Deze Wet is van toepassing op RMN. In het kader van de accountantscontrole hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd: ▪ wij hebben de juiste bepaling van de kring van topfunctionarissen beoordeeld ▪ wij hebben de juistheid en volledigheid van de toelichting op de topfunctionarissen in de WNT-verantwoording gecontroleerd ▪ wij hebben de juistheid en volledigheid van de toelichting inzake de overige werknemers in de WNT-verantwoording gecontroleerd ▪ wij hebben de juiste toepassing van wet- en regelgeving gecontroleerd ▪ wij hebben voor het jaar 2021 expliciet aandacht besteed aan de WNT verantwoording en afspraken omtrent het vertrek van de secretarisdirecteur; in dit kader hebben diverse afstemmingen plaatsgevonden met Stuiver & Weijling advocaten De hieruit voortvloeiende (tekstmatige) bevindingen zijn met u tijdens de controle afgestemd. Daarnaast hebben wij geconstateerd dat deze bevindingen door u in voldoende mate zijn opgevolgd (verwerking in de jaarrekening). Wij toetsen de naleving van de anti-cumulatiewetgeving niet.

In onze controleverklaring 2021 nemen wij daartoe de volgende passage op: “In overeenstemming met de Regeling Controleprotocol WNT 2021 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNTplichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.”

www.auren.com 29

Bevindingen eindejaarscontrole DVO-Afrekeningen

RMN maakt gebruik van een kostenallocatiemodel. Gelet op de daarbij gehanteerde systematiek en wijze van opstellen van de afrekeningen (handmatig in Excel), is dit voor de controle als significant risico aangemerkt. Wij hebben ten aanzien van de opgestelde DVO afrekeningen meerdere type detailwerkzaamheden uitgevoerd, zie hiervoor de bevindingen opgenomen in overige sheets. Met betrekking tot de administratieve organisatie en interne beheersing zijn onze aanbevelingen weergegeven in een separate sheet (elders in dit verslag). Aanvullend hebben wij de volgende aanbevelingen inzake de DVO-afrekeningen: Aanbeveling voor RMN ▪ wij constateren dat niet alle DVO-overeenkomsten ondertekend en/of up-to-date zijn.

Wij adviseren u jaarlijks een nieuwe (getekende) DVO-overeenkomst overeen te verkrijgen of expliciet overeen te komen dat er geen nieuwe overeenkomst benodigd is; ▪ wij adviseren u een (overzichtelijk en aangesloten) digitaal dossier per afrekening op te maken waarin per onderdeel de achterliggende bescheiden zijn opgenomen waardoor op efficiënte wijze de aansluiting met de afrekening kan worden gemaakt; ▪ wij adviseren u (controletechnische) functiescheiding aan te brengen tussen het opstellen en de (interne) controle van afrekeningen teneinde de kans op onjuistheden te verkleinen; ▪ op dit moment worden de verwerkingskosten van de AVU afgerekend volgens de opgaven van de AVU. Wij adviseren u periodiek (maandelijks) uw milieuregistraties te vergelijken met die van de AVU en afwijkingen af te stemmen en zo nodig aan te passen. In dit kader adviseren wij u om de jaarlijkse eindafrekening van de AVU aan te sluiten op de milieuboekhouding van uw organisatie; ▪ wij hebben tijdens onze controle geconstateerd dat de systematiek van afrekening niet altijd expliciet blijkt uit het kostenallocatiemodel danwel expliciet anderzijds is overeengekomen. Wij adviseren u om de regels in de afrekening integraal door te nemen en vast te stellen of de afrekening plaats vindt volgens het kostenallocatiemodel of dat dit nog expliciet met de betreffende gemeenten dient te worden afgestemd.

www.auren.com 30

Bevindingen eindejaarscontrole Paragrafen jaarverslag (1 van 2)

De paragrafen zijn onderdeel van het jaarverslag van RMN. De paragrafen dienen te wordt opgenomen overeenkomstig de BBV. Dit betreffende de volgende onderdelen: ▪ lokale heffingen ▪ weerstandsvermogen en risicobeheersing ▪ onderhoud kapitaalgoederen ▪ financiering ▪ bedrijfsvoering ▪ verbonden partijen ▪ grondbeleid Wij hebben vastgesteld dat de lokale heffingen en het grondbeleid niet van toepassing zijn voor RMN. Daarnaast hebben wij gedurende de controle overleg gevoerd met hoofd financiën over de inhoud en toelichting teneinde te voldoen aan de bepalingen van de BBV. Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in de paragraaf ‘'De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de getrouwheid en onze oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid’ in onze controleverklaring zijn wij niet in staat geweest om in overeenstemming met de BBV te overwegen of de andere informatie al dan niet: ▪

met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat

▪

alle informatie bevat die op grond van de BBV is vereist voor het jaarverslag en de overige gegevens.

Aanvullend hebben wij ten aanzien van de paragrafen nog enkele aandachtspunten voor u geïdentificeerd, zie volgende sheet.

www.auren.com 31

Bevindingen eindejaarscontrole Paragrafen jaarverslag (2 van 2)

Vervolg op vorige sheet

Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u om in het bijzonder het onderdeel risicobeheersing jaarlijks te evalueren – en zo nodig te herzien – naar aanleiding van actuele omstandigheden; ▪ wij hebben geconstateerd dat er nog niet (zichtbaar) proactief wordt gestuurd op de geïdentificeerde risico’s en de te nemen maatregelen. Wij adviseren dit expliciet zichtbaar te maken. Dit kan bijvoorbeeld door het agenderen ervan voor de bestuursvergaderingen en de vastlegging in notulen. Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat dit op de agenda staat en blijvende aandacht heeft. proces is wat zal worden behandeld en verder worden uitgebouwd.

www.auren.com 32

Bevindingen eindejaarscontrole Rechtmatigheid en prestatielevering (1 van 3)

Rechtmatigheid is een kernbegrip in goed overheidsbestuur. Burgers en bedrijven moeten er immers van op aan kunnen dat de overheid publiek geld rechtmatig verwerft en besteed. Daarom wordt rond het BBV veel aandacht besteed aan het begrip rechtmatigheid. In juli 2020 is door de BADO de notitie “Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties” uitgebracht waarin uitgebreid is beschreven wat de verantwoordelijkheden voor de organisatie zelf en accountant zijn met betrekking tot het aantonen van de prestatielevering. Deze notitie hebben wij, met de daarbij horende algemene aandachtpunten, eerder met de financiële administratie gedeeld. In het kader van het aantonen van de prestatielevering merken wij wel op dat er momenteel geen beschrijving is van de controle van de prestatielevering. Dit brengt het risico met zich mee dat de prestatielevering ontoereikend wordt vastgesteld. Dit mede in het verlengde van de komende rechtmatigheidsverklaring zoals eerder is uiteengezet. Wij hebben in onze controle gegevensgerichte werkzaamheden verricht omtrent het aantonen van de prestatielevering en identificeren dat dit een moeizaam proces is geweest omdat tot op heden nog niet (overzichtelijk) wordt gedocumenteerd op basis waarvan de prestatielevering kan worden aangetoond.

Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u in de procesbeschrijving factuurverwerking op te opnemen hoe voor de verschillende stromen de prestatie dient te worden vastgesteld en op welke wijze dit gedocumenteerd moet worden zodat dit achteraf is vast te stellen.

www.auren.com 33

Bevindingen eindejaarscontrole Rechtmatigheid en prestatielevering (2 van 3)

De rechtmatige verwerving is in dit verslag behandeld bij de Europe aanbestedingen. Inzake de controle van de rechtmatigheid van de bestedingen hebben wij onder andere een statistische steekproef uitgevoerd op de lasten waarin wij hebben getoetst of de factuur: ▪ nauwkeurig is verwerkt ▪ juist is gealloceerd, gerubriceerd en juist is afgegrensd ▪ juist is geautoriseerd ▪ de prestatielevering van de betreffende factuur kan worden aangetoond Daarnaast hebben wij detailcontroles verricht op de directe betalingen via de bank, handmatige aanpassen en analyses op betalingen naar verbonden partijen. Buiten hetgeen reeds eerder is gemeld, hebben wij geen bijzonderheden geconstateerd in het kader van rechtmatigheid.

www.auren.com 34

Bevindingen eindejaarscontrole Rechtmatigheid en prestatielevering (3 van 3)

Rechtmatigheidsbeheer Wij hebben bij de controle over 2021 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het controleprotocol van RMN. Voorwaardencriterium Wij hebben geen bevindingen geconstateerd met betrekking tot het voorwaardencriterium. Onder het voorwaardencriterium valt het naleven van de wet- en regelgeving en dan voornamelijk ten aanzien van de financiële beheershandelingen. Misbruik en oneigenlijk gebruik

In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeenschappelijke regeling heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik neergelegd in interne controleplannen. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties. Niet-financiële beheershandelingen allen buiten de scope van rechtmatigheidscontrole Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voórwaarden zijn geschapen om risico's goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag. Daarnaast hebben wij gericht geïnformeerd naar lopende procedures waarbij de gemeenschappelijke regeling betrokken is, teneinde indicaties te verkrijgen over risico's op dit vlak.

Op grond daarvan hebben wij geen aanwijzingen die een nader onderzoek naar de (financiële) gevolgen noodzakelijk maakt.

www.auren.com 35

Bevindingen eindejaarscontrole Materiële vaste activa

De materiële vaste activa is een significante post in de jaarrekening van RMN. In onze controle hebben wij verschillende detailcontroles verricht om het bestaan en de waardering van deze activa te kunnen vaststellen. Wij hebben verschillende type detailwerkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van de materiële vaste activa, zie hiervoor de bevindingen opgenomen op een separate sheet. Aanvullend hebben wij in dit proces nog een aantal aandachtspunten voor u geïdentificeerd: Aanbeveling voor RMN ▪ de mva module in AFAS kritisch te analyseren, op te schonen en aan te sluiten met verwerking in de jaarrekening (zonder excel) ▪ eerder is door de commissie BBV een nieuwe notitie uitgebracht over de materiële vaste activa waarin wordt geadviseerd om verschillende onderwerpen in de financiële verordening op te nemen.

Wij adviseren u de huidige financiële verordening te herevalueren op de volgende onderwerpen met betrekking tot de materiële vaste activa: ▪ omvangscriterium bij vaste activa ▪ afschrijvingsbeleid vaste activa ▪ stelsel- en schattingswijzigingen ▪ instellen van onderhoudsvoorzieningen ▪ wij adviseren u periodiek de materiële vaste activastaat door te nemen op activa welke niet meer aanwezig zijn binnen RMN en deze uit de activastaat te verwijderen ▪ wij adviseren u bij investeringen in software expliciet te overwegen of deze voldoen aan de investeringscriteria ▪ wij adviseren u bij nieuwe type investeringen expliciet vast te stellen en vast te leggen of het eigendom berust bij RMN of de gemeenten (voorbeeld zijn de OC) ▪ wij adviseren met betrekking tot de activering van projecten de lasten expliciet te overwegen met de opgenomen in criteria in de “Leidraad projectfinanciering” (v20-058). ▪ jaarlijks zichtbaar (volgens een vaste policy) een analyse uit te voeren op bijzondere waardeverminderingen

www.auren.com 36

Bevindingen eindejaarscontrole Projecten

Wij hebben tijdens de controle geëvalueerd of de bedragen op de projecten betrekking hebben op 1 van de volgende categorieën: ▪ lasten gerelateerd aan investeringen in materiële vaste activa (in ontwikkeling) voor RMN (OC met name) ▪ voorgeschoten bedragen voor gemeenten (geen lasten voor RMN, voor 2021 (met name VANG project) ▪ lasten voor RMN maar nog separaat te verrekenen met de gemeenten Op basis van onze controlewerkzaamheden hebben wij geconcludeerd dat: ▪ een saldo van € 3.321.201 betrekking heeft op materiële vaste activa ▪ een saldo van € 74.062 betrekking heeft op lasten voor de staat van baten en lasten van RMN (en ook daarin zijn verwerkt) ▪ een saldo van € 156.792 betrekking heeft op voorgeschoten bedragen voor gemeenten en daarmee juist als overlopende activa zijn opgenomen Inzake de voorgeschoten bedragen is de term “Projecten” in de jaarrekening aangepast naar “Voorgeschoten bedragen voor gemeenten” met de volgende toelichting: “De voorgeschoten bedragen voor gemeenten betreffen bedragen die door RMN zijn betaald in opdracht van de gemeenten voor de uitvoering van separate projecten. Echter betreffen dit geen projecten waarbij RMN verantwoordelijk is voor de uitvoering en dus enkel voorgeschoten zijn voor de betreffende gemeenten.

Gezien de lasten niet toe te rekenen zijn aan RMN zijn deze bedragen niet verwerkt in de staat van baten en lasten maar verwerkt in de balans. Bij afronding van het project zal RMN dit separaat met de gemeenten afrekenen. Gedurende het jaar 2021 zijn voornamelijk bedragen betaald voor het VANG project.” Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u om voor de uitgaven betreffende deze projecten blijvend expliciet vast te stellen op welk van de 3 genoemde categorieën dit betrekking heeft. Hiervoor zou gebruik kunnen worden gemaakt van de invultabellen die eerder zijn gecommuniceerd met de financiële afdeling.

www.auren.com 37

Bevindingen eindejaarscontrole Algemene reserve

In de jaarrekening is een algemene reserve opgenomen. Deze is ontstaan uit positieve exploitatieresultaten in het verleden. Destijds is besloten dit niet te verrekenen met de in rekening gebrachte voorschotten per gemeente. In de AB-vergadering van 14 december 2016 is een bestuursbesluit genomen waarbij is bepaald dat geen verdere opbouw van de algemene reserve plaatsvindt. Vanaf dat moment worden eventuele tekorten per gemeente via de resultaatbestemming in mindering gebracht op de algemene reserve, voor zover voor die gemeente nog een algemene reserve bestaat. Dit betekent dat de huidige algemene reserve niet van alle deelnemende gemeenten is. In de jaarrekening is de positie per gemeente toegelicht (toelichting bij algemene reserve). Tevens heeft u ons aangegeven dat deze systematiek bij alle deelnemende gemeenten bekend is. Aangezien op basis van de bestuursbesluiten geen sprake is van een terugbetalingsverplichting van deze reserves aan de deelnemende gemeenten, is deze post terecht niet als schuld verantwoord in de jaarrekening 2021.

www.auren.com 38

Bevindingen eindejaarscontrole Schatkistbankieren

Decentrale overheden zijn vanaf december 2013 verplicht om hun overtollige middelen aan te houden bij het Rijk. Dit heet schatkistbankieren (SKB), dit is ook van toepassing bij RMN. In het jaar 2021 is per Q3 het drempelbedrag veranderd. Decentrale overheden moeten hun overtollige liquiditeiten stallen in de schatkist van het rijk. Om te bepalen of een gemeenten overtollige liquiditeiten naast de gelden voor het normale betalingsverkeer aanhoudt, geldt een drempelbedrag dat is gebaseerd op het begrotingstotaal van de gemeente. Het bestaande drempelbedrag was erg laag en dus is besloten deze aan te passen om onnodige administratieve lasten voor decentrale overheden te verminderen. Het drempelbedrag, wordt bepaald op basis van het begrotingstotaal van het openbaar lichaam. Voor openbare lichamen met een begrotingstotaal kleiner dan of gelijk aan € 500 miljoen is het drempelbedrag gelijk aan 2,0% van het begrotingstotaal, waarbij het drempelbedrag minimaal € 1 miljoen bedraagt. Voor openbare lichamen met een begrotingstotaal groter dan € 500 miljoen is het drempelbedrag gelijk aan € 10 miljoen, vermeerderd met 0,2% van het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat. Voor RMN komt dit neer op een drempelbedrag van ongeveer € 1 miljoen. Tot op heden roomt de RMN nog steeds af op een grens van € 250,000 (dit mag dus worden aangepast).

Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u te evalueren of het toegepaste drempelbedrag dient te worden aangepast (vrijwillig).

www.auren.com 39

Bevindingen eindejaarscontrole Claims en procedures

U heeft ons geïnformeerd over lopende claims en/of lopende procedures/zaken. Op basis daarvan komt naar voren dat: ▪ er een aantal procedures/zaken lopen welke tot op heden niet juridisch van aard zijn en dat deze naar verwachting geen (materiële) negatieve impact zal hebben voor RMN ▪ er een aantal procedures/zaken lopen tussen RMN en (oud) werknemers welke soms al juridisch van aard zijn en waarbij u een zo best mogelijke inschatting heeft gemaakt over de mogelijke impact wat in aard in de meeste gevallen nog onzeker is (afhankelijk van ontwikkelingen in de komende jaren) ▪ Voor de bovenstaande procedures de volgende aanvullende toelichting in de jaarrekening is opgenomen Geschillen en procedures RMN is betrokken bij verschillende disputen/procedures met betrekking tot (oud) werknemers waarbij de gesprekken per 31 december 2021 nog lopend zijn. Per balansdatum is er nog geen reële schatting te maken van de hoogte van de mogelijke financiële impact en is dit derhalve niet tot waardering gebracht in de jaarrekening 2021. De mogelijke financiële impact zal in het jaar 2022 worden verwerkt.

Daarnaast heeft RMN met een aantal werknemers in het jaar 2021 overeenstemming bereikt over de afvloeiing van het dienstverband. Indien er sprake is van een financiële impact zal deze worden verwerkt in het jaar dat dit zich voordoet gezien de contractuele afspraken en voorwaarden. Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden concluderen wij dat deze procedures/zaken, gezien de aard, omvang en status ervan, in voldoende mate is toegelicht in de jaarrekening. Wij kunnen ons verenigen met de door de directie ingenomen standpunten met betrekking tot bovengenoemde zaken.

www.auren.com 40

Algemeen Inrichting jaarverslag

Gedurende de controle hebben wij overleg gevoerd met de hoofd financiën over het format van het jaarverslag. Door RMN is besloten om de volgende documenten op te stellen: ▪ een Financieel Jaarverslag volgens de vereisten van de BBV ▪ een afzonderlijk Sociaal Verslag Het Financieel Jaarverslag betreft het object van onderzoek voor de controle, waarbij wij een controleverklaring afgeven. Wanneer u ervoor kiest om in het Sociaal Verslag een samenvatting op te nemen van de financiële resultaten en daarbij een verwijzing opneemt naar de gecontroleerde jaarrekening en/of onze controleverklaring, dan zullen wij eveneens een afzonderlijke verklaring moeten verstrekken bij de in het Sociaal Verslag opgenomen informatie alvorens deze mag worden gepubliceerd (rapporteren betreffende samengevatte financiële overzichten, Standaard 810 van de in Nederland geldende controlestandaarden).

www.auren.com 41

Algemeen Frauderisicofactoren (1 van 2)

Verantwoordelijkheid RMN De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en het naleven van wet- en regelgeving (hierna: onregelmatigheden) berust zowel bij degenen belast met governance als bij het management. Het is van belang dat het management sterk de nadruk legt op het voorkomen van fraude en onregelmatigheden, waardoor de gelegenheden tot het plegen van fraude en onregelmatigheden kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan, waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden om fraude en onregelmatigheden te plegen omwille van de waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft. Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat. Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden.

Werkzaamheden Auren Gedurende de controle hebben wij initieel de volgende frauderisicofactoren geïdentificeerd: ▪ voldoen aan de verslaggevingsvereisten (BBV) ▪ rechtmatigheid van kosten (aanbesteding) ▪ betalingsproces en contante gelden ▪ voldoen aan overige wet- en regelgeving ▪ volledigheid van schulden en lasten (tendentie). Wij hebben onze controlewerkzaamheden zodanig ingericht teneinde bovengenoemde risicofactoren tot een voldoende laag niveau te kunnen mitigeren. Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in het onderdeel “Onderbouwing van ons oordeel” zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons oordeel te kunnen baseren bij de jaarrekening als geheel.

www.auren.com 42

Algemeen Frauderisicofactoren (2 van 2)

Aanbeveling voor RMN We adviseren u (als bestuur) periodiek te blijven evalueren welke mogelijke frauderisicofactoren van toepassing zijn binnen uw organisatie. Wij adviseren u specifiek: ▪ om het onderwerp op de agenda van de AB en DB vergaderingen te maken ▪ een fraude-assessment te maken en periodiek te evalueren ▪ in deze assessment ook meenemen wat de verplichtingen en/of risico’s zijn vanuit het van toepassing zijnde normenkader van RMN Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u dit onderwerp op de jaarlijkse agenda zet van de bijeenkomst van de financiële beleidsambtenaren. Wij adviseren u aanvullend om dit onderwerp “breed” te analyseren en niet alleen te kijken naar de inrichting van de financiële administratie, maar ook naar alle onderdelen van het (vastgestelde) normenkader.

www.auren.com 43

Bijlagen Lijst met gecorrigeerde en ongecorrigeerde verschillen

Als gevolg van de genoemde omstandigheden in het onderdeel “Onderbouwing van ons oordeel” hebben wij niet kunnen vaststellen of er eventuele correcties nodig zouden zijn met betrekking tot de bovengenoemde (en daaraan gerelateerde processen en) posten. Wij zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons oordeel te kunnen baseren bij de jaarrekening als geheel. Gezien bovenstaande conclusie hebben wij ook niet de volledigheid van de lijst met controleverschillen kunnen vaststellen waardoor derhalve deze ook niet in dit verslag zijn opgenomen.

www.auren.com 44

Bijlagen Onafhankelijkheid

De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. De regels inzake de onafhankelijkheid zijn opgenomen in het Nederlands recht, de Verordening inzake onafhankelijkheid (ViO). Een aantal belangrijke punten uit de ViO die wij onderkennen zijn: ▪ langdurige betrokkenheid ▪ samenloop van dienstverlening ▪ geschenken en giften

Wij hebben alle aspecten geanalyseerd die onze onafhankelijkheid gedurende het jaar zouden kunnen bedreigen. Wij verklaren dat de heer A. (Andries) van Pijkeren RA, in zijn hoedanigheid van externe accountant, Auren en de kantoren in zijn netwerk en zijn partners, (senior) managers alsmede de overige teamleden die de controle uitvoeren, onafhankelijk zijn van RMN. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat ook ten aanzien van andere punten er geen sprake is van bedreigingen van onze onafhankelijkheid.

www.auren.com 45

Kwaliteit van de interne beheersorganisatie

www.auren.com 46

Algemeen leeswijzer

In aanvulling op onze bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2021 van RMN hebben wij in dit verslag een aantal aanbevelingen opgenomen inzake door ons geïdentificeerde aandachtspunten. De aanbevelingen zijn in dit verslag gekenmerkt als “Aanbeveling voor RMN”

Verschillende punten zijn al genoemd in ons accountantsverslag over het jaar 2020. U heeft ons geïnformeerde over het feit dat de opvolging van deze aanbevelingen continu bij u op de agenda staat. Wij hebben in ons verslag uw reactie op de verdere implementatie en voortgang opgenomen. Ter indicatie van de prioriteit van betreffende aanbevelingen maken wij gebruik van onderstaande representaties: