13.1 RHC Rijnstreek en Lopikerwaard Jaarverslag en jaarrekening 2020, vastgesteld

Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD) te Utrecht Toezichthouder: provinciearchivaris Utrecht (vanaf 2018 Het Utrechts Archief) In 2020 heeft de RUD verder gewerkt aan de actielijnen van het project 'Informatie- en archiefbeheer op orde', zoals beschreven in het vorige jaarverslag. Veel aandacht is uitgegaan naar het uniformeren van afspraken over inrichting van de proces- en informatieketen met de opdrachtgevers van de RUD. Deze uniformering is vastgelegd in een zgn. dossier afspraken en procedures (DAP), met bijbehorende afspraken over uniforme uitwisseling van gegevens. Informatieadviseurs van de opdrachtgevers waren betrokken bij deze belangrijke kwaliteitsverbetering. In de tweede helft van het jaar is het proces voor formele actualisering van de DAP's in gang gezet, na vaststelling in het 26

algemeen bestuur van de RUD in juli. Tevens is voorbereidend werk verricht voor nieuwe regelgeving voor de informatiehuishouding bij de RUD. Dit werk loopt door in 2021. Deze ontwikkelingen zijn door de archivaris als toezichthouder gevolgd, binnen het opgezette strategisch en tactisch informatieoverleg (SIO/TIO) van de RUD. In 2020 is bij de RUD nog geen werk gemaakt van de zgn. archiefhotspot Corona, omdat de taken van de RUD hier naar verwachting minder mee te maken hebben. Aan het einde van 2020 zijn de doelen uitgezet voor het toezicht in 2021-2022 in de samenwerkingsovereenkomst tussen RUD en HUA, waaronder een te plannen inspectie op de aanbevelingen uit 2017. Het jaarverslag van de archivaris over 2019 is in het dagelijks bestuur behandeld. Hierin zijn aanbevelingen uitgebracht om rechtmatige vernietiging van informatiebestanden voorte bereiden, en om in komende jaren afspraken te maken met de opdrachtgevers over blijvend te bewaren informatiebestanden die de RUD momenteel namens hen beheert. Een voortslepende last voor de bedrijfsvoering van de RUD in 2020 was de afronding van het herindelingstraject rond de vorming van de gemeente Vijfheerenlanden. Dit moeizame traject is wat informatiehuishouding betreft nog steeds niet naar behoren afgerond.

Het spreekt boekdelen dat de archiefrechtelijke verplichtingen geheel afwezig zijn in bestuurlijke rapportages, zoals de procesevaluatie in opdracht van BZK (Kamerstukken II, 2020-21, 28750, nr. 78). Deze rechtmatigheidseis onder artikel 70 van de Wet algemene regels herindeling is een stelselmatig ondergeschoven kindje. De gevolgen hiervan gaan we nog veel vaker meemaken, als hier niet op voorhand voldoende aandacht aan wordt geschonken. Deelnemer RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: Lopik. Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN) te Soest Toezichthouder: gemeentearchivaris Soest (Archief Eemiand) Reinigingsbedrijf Midden Nederland is gevestigd in Soest. De gemeentearchivaris van Soest houdt bij deze gemeenschappelijke regeling toezicht. Over de periode 2018 - mei 2019 is een uitgebreid verslag opgesteld. In het verslag zijn een zevental verbeterpunten opgenomen, waarvan een preventief punt. Het preventieve punt betrof de randvoorwaarden bij het opzetten van een digitaal archief met SharePoint. Het opzetten van het digitaal archief zal in 2021 zijn beslag krijgen. De toezichthouder is hier intensief bij betrokken. Het verbeterpunt achterstanden in de vernietiging is in de loop van 2019 - 2020 weggewerkt. Vanaf 2021 wordt de archiefvernietiging jaarlijks verwerkt. De toezichthouder is hierbij betrokken voor de machtiging tot vernietiging.

De RMN beschikt sinds 2019 over een actuele en gepubliceerde Informatieverordening vastgesteld door het algemeen bestuur en een beheerregeling informatiebeheer(Besluit Informatiebeheer) die is vastgesteld door het dagelijks bestuur. Dit betekent dat twee verbeterpunten zijn gerealiseerd. Het preventieve punt is al hierboven al beschreven. Voor de vier resterende verbeterpunten wordt medio april 2021 een concreet verbeterplan opgesteld. Dit in tegenstelling tot het traditionele (KPI) jaarverslag met (herhaalde) verbeterpunten. Het verbeterplan met planning vormt dit jaar de toezichtinformatie over 2020 (2021). De voortgang van het verbeterplan wordt gemonitord door de toezichthouder. Bij onvoldoende voorgang gaat de toezichthouder in gesprek met de directie van de RMN. Deelnemer RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein.

27

Samenwerkingsverband U10 Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) U10 is het samenwerkingsverband onder bestuursconvenant van gemeenten in de stadsregio Utrecht. Voor de structurele bemensing van U10 is een projectorganisatie ondergebracht bij het Bedrijfsvoering- en Strategienetwerk (BSN) van de gemeente Utrecht. Uit het laatste Informatiebeheer- en beveiligingsplan van BSN valt op te maken dat de recordmanager met U10 voornamelijk afspraken heeft gemaakt over duurzaam beheer van de website: hiervan wordt dagelijks een back-up gemaakt door een externe partij. Medio 2020 is het convenant voor U10 herzien. Dit nieuwe convenant bevat geen bepalingen omtrent de informatiehuishouding binnen het U10-netwerk. De gemeentearchivaris van Utrecht heeft hier reeds in 2017 een aanbeveling over uitgebracht bij de inspectie van de toenmalige Bestuurs- en Concernstaf (BCS). Vanuit het toezicht is nog geen contact opgenomen met U10 over de archiefhotspot Corona: deze activiteiten worden binnen gemeente Utrecht gecoordineerd. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein en Woerden.

Veiligheidshuis regio Utrecht (VHRU) en Regionaal Informatie- en Expertisecentrum Midden-Nederland (RIEC) Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Volgend op de toetsing van voorgenomen wettelijke bewaartermijnen in de applicatie PGAx in augustus 2019, heeft in 2020 geen vervolgcontact plaatsgevonden in het kader van archieftoezicht. Verbeteringen in de informatiehuishouding bij RIEC en VHRU worden vanuit het toezicht gevolgd via het Plan Informatiebeheer & Gegevensbescherming van afdeling Openbare Orde en Veiligheid van gemeente Utrecht. Binnen dat plan worden beide organisaties behandeld als een onderdeel van deze afdeling. Op de aanbevelingen van het inspectierapport van december 2015 is nog geen concrete follow-up uitgevoerd. Dit is afhankelijk van procesafspraken van Het Utrechts Archief met de gemeente Utrecht. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Montfoort, Lopik, Oudewater en Woerden. Veiligheidsregio Utrecht (VRU) te Utrecht Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Vanwege de coronamaatregelen werkten de medewerkers van de VRU vanaf medio maart 2020 niet op locatie, met uitzondering van toezichtsactiviteiten. Nadat de onderhandelingen met de zaaksysteem-leverancier Brein door de VRU waren stopgezet, volgde inzet op een nieuw document managementsysteem (DMS).

Het aanbestedingstraject voor het DMS werd doorlopen; de gunning was eind 2020 nog niet bekend. De transitie van het team Informatiebeheer van de VRU van operationeel naar tactisch niveau kwam tot een afronding, door plaatsing van de adviseurs bij team Informatiemanagement en ICT (l&l). Voorts werden in december met het aantreden van een teamleider Informatievoorziening, hoofd Informatiemanagement & ICT en chief information officer (CIO) openstaande functies binnen het onderdeel l&l ingevuld. De organisatiebrede omwenteling ter verbetering van het digitale informatiebeheer ging in het najaar van start. Het handboek 'Digitale vervanging archiefbescheiden 2021-2024' van de VRU werd getoetst door Het Utrechts Archief. Het formele advies van de archivaris op dit handboek en het daarop voorgenomen vervangingsbesluit, is over de jaarwisseling naar 2021 heen gepland. In april werd de archiefhotspot 'COVID-19 VRU' vastgesteld en een plan van aanpak voor de uitvoering hiervan geschreven. De samenwerkingsovereenkomst van de VRU 28

en Het Utrechts Archief voor het toezicht werd tot en met 2022 geactualiseerd, met daarin voorzien een follow-up op de reeds uitgevoerde nulmeting naar de informatiehuishouding bij de VRU. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Montfoort, Lopik, Oudewater en Woerden. Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) te Nieuwegein Toezichthouder: gemeentearchivaris Nieuwegein (Het Utrechts Archief) In juni 2020 heeft het strategisch informatieoverleg (SIO) van WIL plaatsgevonden. Hierin is vooruitgekeken op de beperkingen en zorgen random de coronamaatregelen en de bedrijfsvoering van WIL. Deze maatregelen hebben enerzijds ontwikkelingen versneld, maar andere aspecten moesten tijdelijk in de wacht worden geplaatst. Nagenoeg afgerond is de overdracht van analoge en digitale bestanden van WIL aan gemeente Vijfheerenlanden en intergemeentelijke sociale dienst Avres. Deze overdracht vond plaats als gevolg van de herindeling van Vianen, Zederik en Leerdam in deze nieuwe gemeente. Vianen moest hierdoor in 2020 uit de gemeenschappelijke regeling van WIL treden. De migratie van informatiebestanden van WIL aan Avres is gerealiseerd; al stonden daarover eind 2020 nog enkele vragen open die nog nadere duiding behoefden. Een aantal deelnemende gemeenten binnen WIL heeft in 2020 de wens uitgesproken voor decentrale dienstverlening.

Dit is een wens die voor ICT en informatiehuishouding grate impact heeft: werknemers van de deelnemende gemeenten kunnen niet zonder meer werken in de systemen van WIL. De privacywetgeving en informatiebeveiliging leggen hier beperkingen aan op. Hiervoor moesten de medewerkers door WIL worden ingehuurd, met navenante afspraken over informatiehuishouding. Het zaakgericht werken bij WIL faciliteert het lokale werken. De informatiehuishouding is centraal geregeld, waardoor locatie-onafhankelijk werken in 2020 gerealiseerd kon worden. Er is wel een toename van hybride archivering geconstateerd; een risico voor de bedrijfsvoering dat eind 2020 nog vroeg om mitigerende maatregelen. Het jaar 2020 kende nog een aantal aandachtspunten. Zo heeft de wettelijke taak van vernietiging van informatie in 2020 nog niet tot concrete stappen geleid. Het informatiebeheerplan van WIL is niet formeel vastgesteld en niet meer up-to-date. Gebleken is ook dat het verbeterplan van WIL voor de informatiehuishouding meer aandacht nodig heeft. Een speerpunt voor 2021 is een verbeteragenda te formuleren voor de informatiehuishouding binnen de processen van het MT en bestuur van WIL. Niettemin waren er ook vorderingen. Een aanvullend deel van de werkprocessen van WIL is in 2020 inmiddels verwerkt in het zaaksysteem, met de nodige voorzieningen voor informatiebeheer.

Andere primaire processen zijn voorzien vanaf 2021. Hierna komen de bestuurlijke processen aan bod. Een focus op de mogelijke relevantie van de zgn. archiefhotspot Corona bij WIL is verplaatst naar 2021. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein en Lopik.

29

BIJLAGE 2 BIJ JAARVERSLAG

BESTUUR EN PERSONEEL

Archiefcommissie De Archiefcommissie was in 2020 als volgt samengesteld: • V.J.H. Molkenboer, burgemeester van Woerden, (voorzitter) • P.J.M. van Domburg, burgemeester van IJsselstein • L.J. de Graaf, burgemeester van Lopik • W.G. Groeneweg, waarnemend-burgemeester van Oudewater • mw P.J. van Hartskamp-de Jong, burgemeester van Montfoort • D.J. Knol, wethouder van Bodegraven-Reeuwijk • C.G. Jansen op de Haar, hoogheemraad van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Personeel • Frank van Rooijen, streekarchivaris-directeur • Wolter van de Wetering, adjunct-streekarchivaris /inspecteur • Rob Alkemade, archivist • Sander Denters, medewerker studiezaal (16 uur p/w) • Arno Holleboom, behoudsmedewerker (per 1 maart 16 uur p/w, via Ferm Werk) NB Vanwege corona-maatregelen beperkt inzetbaar geweest. • Ruben de Jong, medewerker studiezaal • Janneke van der Klis-van Eijk, archivist (22 uur p/w)) • Adriaan Mol, adviseur digitale archieven (32 uur p/w) • Jolanda Reijm, archivist • Lysanne Tavenier, archiefmedewerker (18 uur p/w)

31

Vrijwilligers • Bert Stolwijk (vanaf 08-07-2019) • Dick Slot (vanaf 08-10-2019) • Gerrit van Oudenallen • Henny Kohler (vanaf 01-11-2019) • Jan van de Burgt • Jan van Es (vanaf 01-10-2019) • Matti Sillen (vanaf 11-07-2019) • Lilian Swinkels (vanaf 10-07-2019) • Nell van Gool (vanaf 03-09-2019) • Ton van Putten (vanaf 21-10-2019) • Tonny Hoogland (vanaf 01-12-2019) • Wynand Paling (vanaf 20-12-2019; werkt vanuit huis)

BIJLAGE 3 BIJ JAARVERSLAG

Rekening 2020 RHC Rijnstreek en Lopikerwaard

N.B. De poster) van de jaarrekening van het RHC zijn onderdeel van de rekening van de Gemeente Woerden, die als centrumgemeente alle door het RHC gemaakte kosten voorfinanciert. De controle door de accountant vindt derhalve plaats via de jaarrekening van de Gemeente Woerden. Batig saldo wordt naar rato terugbetaald aan de deelnemers.

33

BATEN

REKENING REGIONAAL HISTORISCH CENTRUM

Nr 01 a b c d e 9 h 02 03

Bijdragen aangesloten gemeenten en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Bodegraven-Reeuwiik Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Riinlanden Leges, overige inkomsten Extra inkomsten semi-statisch archiefbewerking

TOTAAL

Begroting 2020

Rekening 2020

€ € € € € € € €

€ € € € € € € € €

162.887 67.206 65.267 46.085 251.387 140.960 182.958 2.500 p.m.

€ 919.250

150.580 61.954 60.424 42.038 232.229 129.183 167.751 6.740 0

€ 850.899

Toelichting op de rekening: Baten: 01. Voor de samenstelling van deze bedragen, zie de berekening in de bijlage. In de bijdragen zit een bedrag aan btw, dat door leveranciers e.d. in rekening is gebracht aan het RHC. Via de transparantiemethode kunnen de gemeenten hun aandeel hierin terugvragen uit het BTW-compensatiefonds, waarmee de netto bijdrage lager wordt. 02. Legesinkomsten voor kopieen van onder meer bouwtekeningen en scans foto's, mede door de Coronacrisis is er meer gebruik gemaakt van dienstverlening op afstand. Lasten: 01a. De personeelsformatie is 7,44 fte. 97% hiervan is via de gemeente Woerden beschikbaar voor het RHC. De begroting gaat uit van maxima van de functieschalen. 01c. De materiele verzorger werkt bij het RHC via Ferm Werk. Door de Coronacrisis en in mindere mate een personeelswisseling konden relatief weinig contracturen worden afgenomen. 10 De DVO van Woerden met het RHC kwam in 2018 in plaats van het huurcontract en andere afspraken rond doorberekeningen van de gemeente aan het RHC. Er is dus een factuur. Om de doorbelasting hiervan te laten aansluiten bij de oude situatie wordt 45% hier verantwoord en dus bij de berekening van de bijdrage van de deetnemers omgeslagen naar inwonertal en 55% is onder post 14 ondergebracht en wordt omgeslagen over archiefmeters.

34

RIJNSTREEK EN LOPIKERWAARD 2020

Begroting 2020

Nr. 01a 01b 01c 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13

14 15

LASTEN Rekening 2020

Salarissen medewerkers Tijdelijk personeel Materiele verzorger Reiskosten woon-werkverkeer Reiskosten medewerkers Abonnementen/lidmaatschappen Aankoop boeken en vakliteratuur Kantoorbehoeften, druk- en bindwerk Website, digitalisering Vorming en opleiding Public relations DVO Woerden (45%) Aansluiting e-depot Onvoorziene uitgaven BTW (over bovengenoemde uitgaven)

€ 547.900 p.m. € 18.900 € 6.250 € 1.100 € 1.750 € 500 € 5.150 € 34.500 € 1.750 € 1.000 € 102.375 € 7.500 € 1.000 € 38.175

€ 514.039 € 0 € 2.306 € 7.460 € 320 € 534 € 222 € 2.122 € 29.259 € 0 € 531 € 101.957 € 10.000 € 845 € 30.582

Sub-totaal salarissen en organisatie

€ 767.850

€ 700.117

DVO Woerden (55%) BTW (over aandeel depotkosten) Sub-totaal depot-kosten

€

€ 26.275 € 151.400

€ 124.613 € 26.169 € 150.782

TOTAAL GENERAAL

€ 919.250

€ 850.899

125.125

Vastgesteld in de vergadering van de Archiefcommissie van 1 juli 2021

J.F. van Rooijen, secretaris

V.J.H. Molkenboer, voorzitter.

35

Berekening biidrage deelnemers rekening 2020

Salarissen en organisatie Bedrag salarissen e.d. - legesinkomsten : aantal inwoners = bedrag per inwoner: € 700.117 - € 6.740 = € 693.377:201.400 = € 3,4427 per inwoner [Hoogheemraadschap gefixeerd inwonertal van 41.900] Deelnemer

34.500 14.500 13.900 10.200 52.300 34.100 41.900

€ 3,4427 € 3,4427 € 3,4427 € 3,4427 € 3,4427 € 3,4427 € 3,4427

Aandeel kosten salarissen en overhead € 118.776 € 49.921 € 47.855 € 35.117 € 180.057 € 117.399 € 144.252

201.400

€ 3,4427

€ 693.377

Bedrag per inwoner

Inwonertal

Bodegraven-Reeuwi jk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Depotkosten Depotkosten Totaie depotkosten: werkelijke archiefmeters = bedrag per meter €150.782 :4.281 ml = € 35,22 per meter Compensatieregeling: Bij het akkoord over de renovatie/uitbreiding van het RHC (Stadhuis Woerden) is besloten de gemeenten met een eigen archiefbewaarplaats te compenseren voor wat betreft hun aandeel in de kosten van sec het vergroten van het depot. De regeling wordt vanaf 2018 in tien jaar steeds met 1 0% afgebouwd. Kosten uitbreiding depot (€ 50.000) minus vergoeding semi-statisch archief Woerden (€ 28.750) = € 21.250 (prijspeil 2018). Conform de DVO is dit voor 2020 gei'ndexeerd naar€ 21.662. De gemeenten Lopik, Oudewater en IJsselstein krijgen hun aandeel, gezamenlijk 986/4281 deel in 2020 nog voor 80% naar rato gecompenseerd. Daarmee komt het te compenseren bedrag op € 3.991. Dit wordt omgeslagen over de andere deelnemers op basis van archiefmeters.

Deelnemer

Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater

Metertal

873 386 345 222

Bedrag per meter

€35.22 €35,22 €35,22 € 35,22

Totaal Te betalen Te Aandeel depotkosten compensatie ontvangen depotkosten compensatie zonder compensatie € 31.804 € 30.747 € 1.057 € 12.033 € 1.562 € 13.595 € 12.569 € 12.151 € 418 € 6.921 € 899 € 7.820

36

Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

1.432 378 645

€ 35,22 €35,22 €35,22

€ € €

4.281

€35,22

€ 150.782

50.437 13.314 22.718

€ 1.735 €

€ 1.530

€ € €

€3.991

€ 150.782

781

€3.991

52.172 11.784 23.499

Totale bijdrage per deelnemer Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Aandeel kosten Aandeel salarissen en overhead depotkosten € 118.776 € 31.804 € 49.921 € 12.033 € 47.855 € 12.569 € 35.117 € 6.921 € 180.057 € 52.172 € 117.399 € 11.784 € 144.252 € 23.499 € 693.377

€ 150.782

Totaal € € € € € € €

150.580 61.954 60.424 42.038 232.229 129.183 167.751

€ 844.159

Verrekening te veel betaalde bijdrage per deelnemer De bijdrage die gefactureerd wordt (in twee termijnen) is gelijk aan het begrote bedrag in de begroting. Een batig saldo wordt naar rato verrekend met de bijdrage voor het nieuwe jaar. Dit gebeurt met de factuur voor de eerste termijn.

Deelnemer Bodegraven-Reeuwi k j Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Betaalde bijdrage 2020 162.887 67.206 65.267 46.085 251.387 140.960 182.958

Bijdrage volgens jaarrekening € 150.580 € 61.954 € 60.424 € 42.038 € 232.229 € 129.183 € 167.751

€ 916.750

€ 844.159

€ € € € € € €

Teruggave € € € € € € €

12.307 5.252 4.843 4.047 19.158 11.777 15.207

€ 72.591

Aandeel in BTW Totaal bedraagt het bedrag dat binnen de onkosten van het RHC aan btw in rekening is gebracht: € 56.751. Via de transparantiemethode kunnen de gemeenten hun aandeel hierin terugvragen uit het BTWcompensatiefonds, waarmee de netto bijdrage lager wordt.

37

Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Riinlanden TOTAAL

Aandeel kosten in btw Aandeel in totaalkosten 10.125 € 17,84% 4.165 € 7.34% 4.058 € 7,15% 2.826 € 4,98% 15.619 € 27,52% 8.682 € 15,30% 11.276 € 19,87% 100,00%

€

56.751

BALANS De gemeenschappelijke regeling van het RHC kent in principe geen reserveringen of opbouw van vermogen. Een batig saldo aan het eind van het jaar wordt naar rato verrekend met de bijdragen die de deelnemers in het nieuwe jaar verschuldigd zijn. De Archiefcommissie heeft in 2012 ingestemd om hier een uitzondering op te maken voor de extra gegenereerde inkomsten voor buitengewone werkzaamheden (projectarchieven), zodat die gespreid over meerdere jaren ingezet kon worden voor de inhuur van extra personeel e.d. Hieruit zijn in het boekjaar 2020 geen betalingen gedaan. Het per 31 december 2020 nog beschikbare budget projectarchieven is: € 34.206,Daarnaast is (confonn het besluit van de Archiefcommissie in 2019) vanuit de jaarrekening 2019 een bedrag van 2% van de begroting (zijnde € 17.000) gereserveerd voor financiele tegenvallers rond het e-depot. Daarnaast besloot de Archiefcommissie in 2020 eveneens vanuit de jaarrekening 2019 een bedrag van € 60.000 te bestemmen voor financiering van het project e-depot dat loopt over de periode 2020-2022. In 2020 zijn hier geen betalingen uit gedaan. Het per 31 december 2020 beschikbare budget e-depot is: € 77.000,-

38