13.1 RHC Rijnstreek en Lopikerwaard Jaarverslag en jaarrekening 2020, vastgesteld

RHC Rijnstreek eri Lopikerwaard

JAARVERSLAG EN REKENING

2020 GEMEENTE BODEGRAVEN-REEUWIJK GEMEENTE LOPIK GEMEENTE MONTFOORT GEMEENTE OUDEWATER GEMEENTE WOERDEN GEMEENTE IJSSELSTEIN HOOGHEEMRAADSCHAP DE STICHTSE RIJNLANDEN

REGIONAAL HISTORISCH CENTRUM RIJNSTREEK EN LOPIKERWAARD POSTBUS 45, 3440 AA WOERDEN www.rhcriinstreek.nl

1

Het jaar 2020 werd vanzelfsprekend getekend door de Coronacrisis. Vanaf maart werd "wat kan en niet kan" sterk bepaald door de maatregelen die het kabinet afkondigde. Personeel moest zoveel mogelijk thuiswerken, een hele uitdaging in het archiefvak. Vrijwilligers konden niet of mondjesmaat terecht bij het RHC, en ook bezoekers aan de studiezaal mochten niet zomaar komen: alleen voor urgente gevallen, op afspraak, met mondkapje en op atstand. Buiten het gemeentehuis stond de Corona-teststraat opgesteld, binnen was het spiksplinternieuwe gebouw uitgestorven. Voor de bedrijfsvoering van het RHC was het wrang, dat de crisis een streep zette door activiteiten die net met verve waren opgepakt, na de opening van de nieuwe huisvesting medio 2019. Hoewel de omstandigheden niet optimaal waren, timmerde het RHC wet meer aan de weg. Waar dat in het verleden niet zo het geval was, wordt de publiciteit meer gezocht. Aanleidingen hiervoor zijn altijd ingegeven door de historische bronnen, die zich in brede belangstelling mogen verheugen. Daarom is het goed hier een heel ander wapenfeit te benoemen, ai leverde dat in het verslagjaar nog geen aansprekend concreet resultaat op. Het RHC zette een belangrijke stap naar de inrichting van een e-depot.

Na een periode van nadenken en onderzoeken zijn we samen met onze leverancier en een gemeente echt aan de slag gegaan om ook het beheer van de meest recente informatie goed te borgen. Huisvesting, personeel en organisatie In maart werden landelijk maatregelen afgekondigd tegen verdere verspreiding van het Corona-virus. Waar het personeel van het gemeentehuis in Woerden per direct gehoor gaf aan de oproep tot thuiswerken, had het RHC nog de nodige extra dagen op kantoor nodig om voorbereidingen te treffen. De klussen die zich ervoor leenden om thuis ter hand te worden genomen waren vooral gericht op de beeldbank (de digitale fotocollectie) en de controles van indexen aan de hand van scans en fotokopieen. Aanvankelijk kreeg iedere medewerker een "kantoordag" toegewezen, waarop op de locatie van het RHC (met archief) kon worden gewerkt. Er waren twee afzonderlijke groepen gemaakt, een dinsdag- en een donderdaggroep, om het fysieke onderlinge contact te beperken. In die begintijd was de verwachting dat de Corona-maatregelen een aantal weken tot hooguit twee maanden nodig zouden zijn. Inmiddels weten we beter. In de zomermaanden waren er versoepelingen in de maatregelen. Tijdens een personeelsdag in September in de open lucht bij De Cornice in Harmelen waren alle medewerkers na lange tijd een keer bij elkaar.

De dag stond in het teken van de plannen rond het e-depot, en een fietstocht langs historische plekken in Linschoten en Harmelen. Het was fijn elkaar weer even allemaal te zien, al was het helaas zonder de vrijwilligers. In oktober kwam er een strenge lockdown, maar de gevolgen voor het personeel waren beperkt. Als vuistregel gold dat het personeel 50% van de werktijd op het RHC kon doorbrengen: de mogelijkheden om thuis - zonder archief - te kunnen werken raakten op. Bovendien deden ambtenaren en burgers vaker een beroep op het archief, dan in het begin van de crisis. Tijdens de lockdown waren de vrijwilligers niet welkom op het RHC. Dat was jammer, want er was net een mooie club vrijwilligers opgebouwd, die zich met name inzette voor de nadere ontsluiting van bevolkingsregisters. In de periodes dat de bibliotheken en

3

musea open mochten zijn, was de studiezaal ook open voor historisch onderzoek. Getrapt betekende dat voor de vrijwilligers ook dat zij mochten komen, alleen nooit meer dan met twee tegelijk om de afstand van 1,5 meter goed te kunnen garanderen. Daarnaast gold een maximum van een dagdeel per week, waar immers "thuiswerken" (nog steeds) het devies was. De nieuwe lockdown op 15 oktober zette echter alles weer op slot. Gepoogd werd de binding met de vrijwilligers te behouden. Bovengenoemde omstandigheden waren voor de (nieuwe) medewerker die via Ferm Werk bij het RHC was gestationeerd verre van ideaal om zich hier in te werken. Ook hanteerde de organisatie Ferm Werk zelf een zeer terughoudend beleid in het uitplaatsen van (vaak kwetsbare) medewerkers. Het betekende dat de vacature van materieel verzorger niet of nauwelijks kon worden ingevuld in 2020. In dit licht was het fijn dat Tonny Hoogland als 'bijzondere vrijwilliger' cq 'onbezoldigde medewerker' in het verslagjaar circa 20 uur per week extra ondersteuning bood. Vanuit de periode van de renovatie bleef in 2020 nog een punt open staan: de aansluiting van de watermelder (cavia) in de quarantaineruimte op het gebouwbeheersysteem. Dit is overigens begin 2021 afgerond. Ook de lekkage in depot 6 waar in het vorige jaarverslag melding van werd gemaakt, is definitief verholpen.

Voor wat betreft de Corona-maatregelen in het pand liftte het RHC mee op wat door de gemeente werd geregeld: een andere looproute, extra hygiene etc. Het RHC zorgde zelf voor een spatscherm bij de balie op de studiezaal en richtte deze ruimte iets anders in met een andere tafelopstelling en minder stoelen.

4

Het grillige verloop van de pandemie maakte dat bestaande overlegstructuren, zoals die met andere archiefdiensten, telkens werden opgeschort. Uiteindelijk is het formele onderling contact minimaal geweest en zocht het RHC eerder bilateraal contact om te overleggen of advies in te winnen. Voorts was er een in de geschiedenis van het RHC unieke samenwerking met de archiefdiensten in Alphen aan den Rijn en Leiden. Eindelijk - het was al een oud plan - lukte het om gezamenlijk fotobeschrijvingen aan te leveren bij een collectie foto's, die beide andere archiefdiensten in bezit hadden van Provinciale Waterstaat Zuid-Holland. Deze unieke foto's waren langs de Rijn genomen. Het RHC nam hierin het traject langs de Rijn tussen Bodegraven en Utrecht voor zijn rekening. Het resulteerde in de uitgave van een fraai boek De Oude Rijn tussen Leiden en Utrecht; wonen en werken aan de rivier omstreeks 1925. Nadat het RHC tijdens de renovatie in 2017-2019 wat in de luwte moest opereren, nam het zich voor om bij de terugkeer naar de nieuwe huisvesting in Woerden meer werk te maken van de pr. Op de eerste plaats gaat dat natuurlijk om de activiteiten en archieven van het RHC zelf. Daarnaast wil het RHC ook meer zichtbaar zijn rond initiatieven van anderen.

Een gevleugelde uitspraak op de werkvloer is dat anderen vaak "de gebraden haan uithangen" met informatie of bronnen die door het RHC zijn aangeleverd. Het RHC zocht daartoe bij diverse gelegenheden de publiciteit in de pers, en daarnaast ook via nieuwsbrieven van historische organisaties binnen het werkgebied. Uiteraard heeft dat een veel groter bereik dan de berichten op de eigen website. Bij de totstandkoming van het Jumboboek, dat later nog besproken wordt, werd de zichtbaarheid van het RHC zelfs contractueel vastgelegd. Voor het kleinere nieuws is een eigen Twitteraccount (@rhcrenl) aangemaakt, met de bedoeling dat ook te koppelen aan de homepage van www.rhcriinstreek.nl De Archiefcommissie van het RHC kwam in het verslagjaar een keer (fysiek) bij elkaar op 2 juli. Deze vergadering stond vooral in het teken van het project e-depot. Eigenlijk zou hierover een aparte vergadering zijn in maart, maar die werd op het laatste moment afgelast door het uitbreken van de crisis. Dit vertraagde wel de start van het project, waarop de werkplanning van de adviseur digitaal archief was ingestoken. ledere zes weken heeft de streekarchivaris-directeur werkoverleg met de voorzitter van de Archiefcommissie, vanaf maart zijn deze besprekingen digitaal (via Teams).

Ontsluiting archieven en collecties Begin 2020 werd nog even stilgestaan bij de totstandkoming van de inventarissen van het archief van de stad en baronie IJsselstein (1485-1811) en het Ewoud Gasthuis, De officiele overhandiging aan burgemeester Patrick van Domburg genereerde extra publiciteit, ook voor de digitale index op de vroedschapsresoluties van de stad vanaf 1683. Met de gemeente IJsselstein en de gemeente Montfoort werden goede afspraken gemaakt om uit de impasse te komen rond de door hen uitbestede inventarisatie van het over te brengen archief. De kwaliteit die het archiefbureau leverde voldeed niet aan de eis. Bijstelling van het werk, ook bij tussentijdse oproepen van het RHC, werd onvoldoende doorgevoerd. In samenspraak met de gemeenten leverde het RHC een forse verbeterslag op de inventarissen op archief van IJsselstein (1995-1999) en 5

Montfoort (1989-1998). Daarnaast waren de gemeenten gehouden een goede index te leveren bij de over te brengen bouwdossiers conform de alom geldende standaard van het RHC. Voor de gemeente Lopik werd de inventarisatie van het archief van de voormalige gemeente Willige Langerak (1818-1942) voltooid. Daarnaast kijkt het RHC mee met de bewerking van het archief van Lopik uit 1989-1999, dat ten gemeentehuize klaar wordt gemaakt voor overbrenging. Tot slot werd voor de Gemeente Woerden een start gemaakt met de inventarisatie van het gemeentearchief Zegveld (1941-1988), en voor het Hoogheemraadschap voltooide het RHC de inventaris op het waterschapsarchief Bijleveld en Reijerscop (1825-1965).

Overhandiging inventaris aan burgemeester P. van Domburg van IJsselstein

Ook particuliere archieven en archiefjes werden van toegangen voorzien. Plaatsingslijsten werden gemaakt van de archieven van Volleybalvereniging Vives te IJsselstein (1961-2011); de collectie G.J. van Spanjen te Woerden; veehoudersbedrijf E. van Woudenberg te Willeskop; de Aartsdiocesane Boeren- en Tuindersbond Montfoort e.o. (1923-1999); Stichting Cultureel Centrum Oudewater (1962-1987); Culturele Raad Oudewater (1985-2000); De Klepper te Oudewater (1998-2016); Vereniging voor Christelijk Nationaal Schoolonderwijs te Bodegraven-Meije (aanvulling). Voorts werd het archief van de v.m. Rooms-katholieke Sint Nicolaasparochie in IJsselstein vooruitlopend op de formele inbewaringgeving naar Woerden gebracht. Bovengenoemde inventarissen en plaatsingslijsten zijn op de website geplaatst, zodat een ieder kan zien welke stukken de archieven herbergen. Alle gemeenten in het werkgebied staan voor de klus om bouwdossiers over te brengen. In de meeste gevallen had de provincie toestemming gegeven voor opschorting van de overbrengingstermijn. Nu de huisvesting van het RHC op orde is, zou de achterstand snel worden ingelopen. Dat liep nu anders. Niettemin onderhoudt het RHC met alle 6

gemeenten nauw contact over de bewerking van deze bestanden, waarbij diverse correctierondes door het RHC helpen de kwaliteit goed te krijgen. Het is immers de bedoeling dat alle vergunningen goed draaien op het systeem van het RHC en toegankelijk zijn op hedendaags adres. Ook bestanden die het RHC al in beheer had, zijn op die manier nagelopen. Met name aan de bouwvergunningen van Linschoten (1905-1940) en Harmelen (1905-1965) is hier veel werk verzet. Het omvangrijke project om de DTB-bestanden (doop-, trouw- en begraafregisters) vanuit de Kring van Utrechtse Archivarissen te verbeteren, richtte zich op het ZuidHollandse deel (met name Bodegraven-Reeuwijk). Aanvankelijk was het de bedoeling om na de doop- en begraafboeken, even te wachten met de laatste tranche: de huwelijken. De noodzaak tot "thuiswerken" maakte dat hier toch al wel een aanvang mee is gemaakt in het verslagjaar. Daarnaast zijn er ook andersoortige indexen gemaakt. Een apart actiepunt was om de burgerlijke stand van Bodegraven-Reeuwijk en de jongste overlijdensregisters mee te nemen in de databank op de website. Een overzicht van alle indexen die voltooid werden staat hieronder in de rubriek over de website, waar zij inmiddels op te raadplegen zijn.

Website De website van het RHC heeft echt een belangrijke rol voor het onderzoek naar de geschiedenis van de streek en de informatieverstrekking uit de archieven. Velen wisten al de weg te vinden, maar het bereik is - als het goed is - nog gegroeid door de Googledoorzoekbaarheid van de website-inhoud in de ondersteunende applicatie Atlantis te verbeteren. In elk geval is het aantal bezoekers op de website met ruim 20% gestegen naar 37.679 bezoekers (in 2019: 31.320). Gemiddeld bleef een bezoeker ruim 13 minuten op de website en bezocht 16 pagina's. Het totaal aantal pagina-weergaven steeg hiermee met 57% naar 632.600. Deze cijfers illustreren dat de website fungeert als "digitate studiezaal". Eerste stappen zijn gezet om de website te laten voldoen aan de geldende WACG 2.1 standaarden voortoegankelijkheid. De website is beoordeeld met een B; niveau A geeft optimale toegankelijkheid voor elke bezoeker ongeacht zijn/haar beperking. In de krantenbank werden circa 53.000 pagina's toegevoegd. Dit had nogal wat voeten in de aarde. Het contract met Lira/Pictoright moest hiervoor (iets) worden aangepast om het auteursrecht af te dekken. Het werd een zaak die zich driekwart jaar voortsleepte. Dat was vooral jammer voor de IJsselsteinse krantentitels, waarvoor de Historische Kring IJsselstein zich zo had ingespannen om die gescand te krijgen.

De uitbreiding van de krantenbank betrof: • • •

Het Weekblad voor Reeuwijk, 1931-1940 Woerdense Courant, 1996-2000 De Brug, 1972-1982 7

• • •

De IJsselsteiner, 1979-1987 Zenderstadnieuws, 1958-1965 Zenderstreeknieuws, 1973-1995

Voor de gemeente Woerden werden 3476 foto's gescand, die Gemeentewerken destijds van de stad had laten maken. Het betreft de Collectie Blom. Met de beschrijving van deze foto's werd een eerste aanvang gemaakt. Ook aan de beschrijving van andere foto's, met name van Montfoort, is gewerkt. Daarnaast werd een algehele verbetering van de beeldbank doorgevoerd, door foto's te koppelen aan (gestandaardiseerde) straatnamen. De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat dit geen topprioriteit had, maar de klus hielp in het beginfase van de Coronacrisis om diverse medewerkers voldoende thuiswerk te geven. Resultaat is een goede en eenduidige doorzoekbaarheid van het beeldmateriaal, die overigens de foto's die de laatste jaren in de beeldbank beschreven zijn al kenden. De Archiefcommissie ging in juli akkoord met een procedure voor het auteursrecht van foto's in de beeldbank. Het RHC heeft hiervoor gekeken naar de werkwijze die Het Utrechts Archief hanteert, gelet op de rechterlijke uitspraken in de laatste jaren. Er wordt actief werk van gemaakt om de belangrijkste fotografen in ons werkgebied te benaderen om afspraken te maken over het gebruik van hun foto's. Daarnaast zijn ansichten van 70 jaar en ouder rechtenvrij en weer zichtbaar op de website.

Als bijzonderheid wordt vermeld dat de poorterboeken van Oudewater, IJsselstein en Woerden zijn gei'ndiceerd, waarmee (met Montfoort) nu van alle vier steden in het werkgebied de poorters op de site staan. Vermeldenswaard is dat bovendien de dijkplichtigen van het Hoogheemraadschap van de Lekdijk Benedendams en de IJsselsdam op de kaart zijn gezet in de indexen op de monsterrollen. Bedoeling is dat de omvangrijkere serie monsterrollen van het Hoogheemraadschap van de LekdijkBovendams volgt. De nadere ontsluiting van deze bronnen levert niet alleen direct informatie op over ingezetenen, maar vestigt ook de aandacht op de bijzondere en bij het grote publiek minder bekende bronnen in de waterschapsarchieven. Waar onze vrijwilligers normaal voor een constante aanwas zorgen van indexen op bevolkingsregisters, viel deze door de lockdown in het Coronajaar (nagenoeg) stil. In het verslagjaar werden de volgende indexen bijgeplaatst: Geboorteakten van: • • • •

Hekendorp, 1903-1922 Lange Ruige Weide, 1913-1922 Papekop, 1903-1922 Zegveld, 1913-1922

Doopinschrijvingen van: • •

Bodegraven (Luthers), 1629-1812 Bodegraven (NH), 1700-1812 8

• Reeuwijk (NH), 1767-1812 • Reeuwijk (RK), 1784-1812 . Sluipwijk (NH), 1686-1778 Huwelijksakten van: • . • • • • • • • • .

Bodegraven, 1812-1932 Hekendorp, 1811, 1815-1940 Lange Ruige Weide,1811, 1815-1932 Middelburg, 1818-1855 Oukoop, 1815-1857 Papekop, 1815-1940 Reeuwijk, 1812-1932 Sluipwijk, 1812-1870 Stein, 1818-1870 Vrijhoefen Kalverenbroek, 1818-1826 Waarder, 1811-1932

Overlijdensakten van: • • • • . • • • • • • . • .

Barwoutswaarder, 1961-1964 Benschop, 1961-1970 Bodegraven, 1851-1910, 1951-1970 Harmelen, 1961-1970 Kamerik 1961-1970 Lange Ruige Weide, 1811, 1815-1950 Linschoten, 1961-1970 Lopik, 1961-1970 Montfoort, 1961-1970 Oudewater, 1961-1970 Papekop, 1815-1940 Polsbroek, 1961-1970 Reeuwijk, 1812-1970 Waarder, 1811-1940

Begraafinschrijvingen van: • • • •

Bodegraven, 1670-1672, 1703-1704, 1711-1817 Reeuwijk, 1695-1748 Sluipwijk, 1758-1828 Waarder, 1716-1812

Bevolkingsregisters van: • •

Montfoort (bevolkingsregister), 1900-1917 Polsbroek (bevolkings- en dienstbodenregister), 1920-1938 9

.

Woerden (deel VI, VIII), 1900-1921

Notariele akten: • •

Oudewater, 1627, 1635-1651, 1656-1661, 1671-1673 Woerden, 1861-1867

Rechtspraak: •

Woerden, 1745-1811

Schepenakten: • • •

Oudewater, poorters: 1607-1806 IJsselstein, poorters: 1738-1810 Woerden, poorters: 1650-1804

Monsterrollen: •

Hoogheemraadschap Lekdijk Benedendams, 1624-1850 (dijkplichtigen Lopikerwaard, fragmentair: elke 25 jaar geindiceerd)

In totaal zijn ongeveer 175.000 namen geladen.

Bouwvergunningen: •

Bodegraven, 1990-1999 NB Deze index heeft de gemeente in het kader van de overbrenging in samenwerking met het RHC gemaakt.

Op de website werden daarnaast de gegevens over Streekgenoten (gemeente- en waterschapsbestuurders) aangevuld en verschenen er nieuwe bijdragen in de Lokale Historie. Om in 2020 aan te sluiten bij de viering van 75 jaar Bevrijding, is er extra aandacht besteed aan de Tweede Wereldoorlog. Dat resulteerde in elk geval dat de geschiedenis van 1940-1945 van de diverse gemeenten in het werkgebied nu ook opgenomen is in de Lokale Historie. Dit blijft een onderwerp waar veel belangstelling voor is, ook onder scholieren.

10

Soldaten in Bodegraven. Er was in 2020 veel aandacht voor het thema 75 jaar bevrijding.

Gebruik van archieven en collecties Een sterk vertekend beeld, dat geven de statistieken van de bezoekers op de studiezaal over de afgelopen jaren. Vanaf 2016 kende de dienstverlening beperkingen. Tot medio 2019 was dat vanwege de tijdelijke huisvesting in Oudewater tijdens de renovatie van het Gemeentehuis/RHC te Woerden, waarbij de archieven elders lagen opgeslagen. En kort nadat het RHC goed en wel gesetteld was, brak in maart 2020 de Coronacrisis uit. Het grootste deel van het jaar werden alien "urgente inzages" op afspraak in de studiezaal ingepland, meestal betrof dat bouwdossiers. Historisch onderzoek werd niet toegestaan. Hierbij werd met een schuin oog gekeken naar de Corona-maatregelen die voor musea en bibliotheken waren afgekondigd. Het historisch onderzoek vond derhalve alleen plaats in het eerste kwartaal, en in de periode van de versoepelingen in de zomermaanden tot de strenge lockdown van oktober.

11

Algemeen

2020 (Woerden)

2019 (Oudewater/Woerden)

Bezoekersaantal

463

466

Bezoekenaantal

702

809

2020

2019

Familieonderzoek

136 (= 19%)

209 (=26%)

Bouwtekeningen

266 (= 38%)

242 (=30%)

Overig onderzoek

235 (= 34%)

274 (=34%)

Ambtelijke inzages

65 (= 9%)

84

Bezoeken naar soort onderzoek

(= 10%)

Bezoeken per afzonderlijke deelnemer aan het RHC

2020

2019

Bodegraven-Reeuwijk

154

163

Lopik

26

47

Montfoort

79

38

Oudewater

58

85

Woerden

303

330

IJsselstein

65

102

HDSR

17

44

Totaal

702

809

Op 28 februari ontving het RHC een groep van 31 bachelorstudenten van de Universiteit Utrecht. In het kader van een cursus paleografie raadpleegden zij stukken uit de

12

archieven van het RHC. Het was een mooie kans om de rijkdom van ook kleinere archiefdiensten te promoten, waar studenten eerder in aanraking komen met de archieven van grote steden en instellingen. Voorzichtig werd er ook nagedacht met docenten van de UU over een stageplek, maar dat kreeg door de pandemie geen vervolg. Steeds meer archiefonderzoek vindt plaats langs de digitale weg. Dat geldt zeker voor de stamboomonderzoekers, vanouds toch de belangrijkste groep bezoekers aan de studiezaal. Het RHC draagt zelf ook bij aan deze ontwikkeling. De eigen website zorgt ervoor dat de bezoekers zich goed kunnen voorbereiden op het onderzoek in de studiezaal. Voor bepaalde onderzoeksvragen is een bezoek zelfs helemaal niet meer nodig. Denk aan de scholieren die informatie nodig hebben over de lokale historie of foto's zoeken van hun woonplaats, of de meer gevorderde onderzoekers die de aangeboden scans van archiefstukken bestuderen. Door de medewerkers van het RHC werden inlichtingen verstrekt op verzoek van bestuur en ambtenaren van de deelnemende gemeenten, het waterschap en belangstellenden. Dat gebeurt altijd al, maar vanwege de beperkingen door de Coronacrisis werden meer mensen "op afstand" geholpen.

Dat betrof niet alleen historisch onderzoek, ook eenvoudige vragen over bouwvergunningen die normaal door de klant zelf onderzocht moeten worden werden door het toesturen van scans zoveel mogelijk beantwoord. Deze klantvriendelijkheid werd natuurlijk op prijs gesteld, al liep het RHC ook tegen de grenzen aan van wat burgers geboden kon worden. Dienstverlening op afstand, en het vele scanwerk waarmee het gepaard gaat, maakt het arbeidsintensief. De tientallen andere onderwerpen waarover inlichtingen werden verstrekt zijn als altijd zeer divers: Brede Dijk (Oudewater); brandweer Oudewater; Westkade 3 Hekendorp; A.M. Montijn (NIOD/ Oudewater); Kapellestraat 6-8 Oudewater; Petruskerk (Woerden); graven Lopikerwetering rond 1165; rechtszaak Van Lostadt/van Wijngaarden 16e eeuw in IJsselstein; compensatie belastingen Joodse eigendommen WO-2 Montfoort; evacue's Tielerwaard in Benschop 1940; opvang kinderen uit Voorburg in 1943/44 in Bodegraven; plundering 1672 Bodegraven; rijwielhandelaren Bodegraven; FKlandhuisjes, woonwagenkamp Reeuwijk; begraafplaats Vredehof; arisen in Waarder; verzetstrijder Herman Struik (Oudewater); burgemeesterswoningen tijden WO-2 (Oudewater); grenswijziging Harmelen-Kamerik 1964 (Putcop); kunstenaar J.

Vermaat (Woerden); vervolging zigeuners in WO-2 (Rietveld/Woerden); grens/hectormeterpaaltjes Woerden; regiment Invalides Kasteel Woerden; burgemeesters Teckop (Kamerik); ambachtsheerlijkheden Barwoutswaarder en Rietveld; compensatie belasting Joodse eigenaren WO-2 (Woerden); oorlogsmonument Zegveld; zandgaten Nieuwendijk Woerden; oorlogsslachtoffer K.C. den Dikken (Meije); hulpverlening aan Ammerzoden in 1945 (Reeuwijk); eerste vrouwelijk raadslid Reeuwijk; dijkplicht Lekdijk Lopikerwaard; Klein-Jansbrug van het Groot-Waterschap Woerden. De historische "know-how" van de medewerkers werd onder meer ingezet voor de monumentencommissie van Woerden; de straatnaamcommissies van BodegravenReeuwijk en Woerden; de diverse werkgroepen rond de Open Monumentendag en de

13

organisatie van de Klassendag in Harmelen. Voorts is er ondersteuning en advies gegeven aan de beheergroep Andreloncollectie.

In samenwerking met het Stadsmuseum is de website Verhaal van Woerden vernieuwd. Het RHC (Rob Alkemade) leverde destijds veel teksten aan bij de historische items, zodat het logisch was dat het RHC ook bij de vernieuwing nauw was betrokken. De streekarchivaris was aanwezig bij de officiele lancering van de site. In September was er (Corona-proof) een "expeditie" voor de gemeenteraad van Woerden door Middelland. Daarbij werd ook het RHC aangedaan. De streekarchivaris haakte bij zijn presentatie aan bij archiefbronnen over Middelland. Omdat hierbij enkele bijzondere vondsten gedaan werden in het waterschapsarchief, vroeg dit om een latere publicatie in Heemtijdinghen (maart 2021). Voor het tijdschrift van de historische vereniging van Bodegraven schreef Rob Alkemade een artikel over het ziekenhuisje aldaar. Voorts verzorgde hij een lezing over de Wierickerschans voor de vereniging Zijactief te Bodegraven en over het stadsbestuur Woerden voor de Vroedschap 2018 (businessclub Stadsmuseum). Op grand van de kerntakennota is de beschikbare tijd voor bovenstaande initiatieven beperkt. Het feit dat medewerkers in vrije tijd presentaties verzorgden heeft natuurlijk een positieve afstraling op het RHC. Waar mogelijk werkte het RHC samen met de verschillende historische verenigingen in het werkgebied.

Er is overleg geweest met de Historische Kring IJsselstein (met name over de krantenbank) en de Stichts-Hollands Historische Vereniging (onder meer over een plan tot oprichting van een werkgroep archiefonderzoek). Ook zijn er diverse contacten geweest over 2022, het jaar waarin Woerden 650 jaar stad viert en het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden het 900-jarig bestaan. De samenwerking van het RHC met de Stichts-Hollands Historische Vereniging rond de uitgave van een verzamelalbum voor een plaatjesactie van de Jumbo-supermarkten in Woerden, moet ook gezien worden als een voorproelje op 2022. De titel was Woerden; vroeger vergeleken met vandaag. Het nu verschenen album, waarvoor het RHC naast tekst veel beeldmateriaal leverde, zal straks worden gevolgd door een tweede, die geheel in het teken staat van 650 jaar stad. In beide delen is voor

14

het RHC ook twee pagina's beschikbaar om zich te presenteren en daarmee 'ander publiek' te bereiken. Inspectie en advisering Krachtens de Wet Revitalisering Generiek Toezicht leggen de colleges van de gemeenten en HDSR aan gemeenteraad c.q. het algemeen bestuur verantwoording at over de archiefzorg en informatiehuishouding. Een en ander wordt getoetst door de provincie als extern toezichthouder. Om de colleges handvatten te geven rapporteert de streekarchivaris uitgebreid over de archiefzorg in de zogenaamde KPI-rapportage, hetgeen hij overigens ook doet voor het bestuur van gemeenschappelijke regeling Ferm Werk. Eventuele speerpunten waarop extra moet worden gelet, zijn afgestemd met de provincie. Een algemeen beeld uit de KPI-rapportages is dat de gemeenten en HDSR nog druk doende zijn met de digitaliseringsslag. De Coronacrisis werd wel genoemd als reden dat de voortgang in de te maken verbeterslag stokte, naast dat meerdere deelnemers de overstap maakten naar een nieuw zaaksysteem. In december bracht het RHC een extra rapport uit richting de deelnemers, Baseline E-depot. De adviseur digitale archieven probeerde met wisselend succes goede input te verkrijgen van de deelnemers om in beeld te krijgen welke (eerste) stappen er gezet moeten worden om de aansluiting op het e-depot straks te kunnen realiseren.

Met de informatie die het RHC hierover al in huis had, kon een goed beeld worden geschetst. Doel is om de organisaties echt in beweging te krijgen en te laten voorsorteren op wat komen gaat.

Ondertekening contract e-depot. Ook Corona-proof!

De Archiefcommissie ging in de zomer 2020 akkoord met het voorstel om voor het RHC een contract af te sluiten met DiVault voor inrichting van een e-depot. Het contract werd op 22 juli getekend, toen Nederland in de veronderstelling leefde de Coronacrisis snel 15

achter zich te kunnen laten. Besloten werd om als eerste met Bodegraven-Reeuwijk het traject in te gaan om digitale informatie over te brengen. De ervaringen helpen ook de andere deelnemers straks. Zo was de adviseur digitale archieven van het RHC betrokken bij de gesprekken tussen de gemeente en de leveranciers van het e-depot en het DMS van Bodegraven-Reeuwijk om te trachten een naadloze overdracht te faciliteren. De samenwerking verloopt goed, maar er is nog wel een weg te gaan. Voorts zijn er vanuit het RHC ook gesprekken geweest met de leverancier van de website over de toekomstige koppeling van het e-depot aan de site om de dienstverlening en raadpleging van het digitaal archief te regelen. Los van de technische punten komen hier ook met name zaken rond openbaarheid en privacybescherming (AVG) aan de orde, die de oorspronkelijke droom van een open en breed toegankelijk e-depot temperen. Nieuwe ontwikkelingen worden op de voet gevolgd. Dat geldt ook voor de review van MDTO (Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie), opvolger van de TMLO-standaard voor metadatering. MDTO zal de nieuwe norm worden voor alle overheden in Nederland en het raakt uiteraard de toegankelijkheid van de informatie in het e-depot. De streekarchivaris, inspecteur en adviseur digitale archieven hebben met de meeste deelnemers regelmatig contact.

Formeel kennen de organisaties een Strategisch Informatie Overleg (SIO) - alleen IJsselstein nog niet - waarin de verbeterplannen rond het archief- en informatiebeheer besproken worden en onderwerpen als de digitaliseringsslag of het e-depot. Het RHC bepaalt afhankelijk van de agenda de afvaardiging, rekening houdend met de vakdisciplines van genoemde functionarissen. Een uitgebreider overzicht van de uitvoering van de inspectietaak van het RHC treft u in bijlage 1.

16

BIJLAGE 1 BIJ JAARVERSLAG

NADER VERSLAG ARCHIEFINSPECTIE

Gemeente Bodeqraven-Reeuwiik Het RHC bracht de KPI-rapportage 2019 uit. In de raadsinformatiebrief hierover gaf B&W aan onder meer de volgende verbeterpunten in 2020 en 2021 op te pakken: - Kwaliteitssysteem archiefbeheer alsmede Handboek Vervanging Archiefbescheiden 2015: hiervoor is DocFactory ingeschakeld om dit kwaliteitssysteem te ontwikkelen en het Handboek Vervanging te updaten. - Invoering authenticiteit en context m.b.t. TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lagere Overheden): gebruikmaken van toepassing die Decos Join biedt. Uitvoering in 2021; - Overbrenging bouwvergunningen Reeuwijk, 1943-1999 naar het RHC. - Achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden: In 2020 worden er nog 2 fysieke archiefbestanddelen overgedragen aan het RHC, te weten het archiefbestand 1989-1999 van v.m. gemeente Reeuwijk alsmede de bouwvergunningen van deze gemeente van 1943 - 1999. Uitvoering in 2020; - Toepassen nieuwe vastgestelde Selectielijst gemeenten 2020, implementeren in Zaaktypen.nl. In 2020 is het DMS (Decos Join) in de Cloud geplaatst. Deze versie bevat tevens de optie om TMLO toe te passen op de metadata, vooruitlopend op toekomstige overbrenging naar een E-depot. In 2021 zal verder gegaan worden met de voorbereiding voor daadwerkelijke overdracht van informatie uit Join naar het in te richten e-depot van het RHC.

De gemeente Bodegraven-Reeuwijk zal hier als eerste op worden aangesloten. Uitdagingen die er liggen zijn onder meer de koppeling tussen Decos en het e-depot. De provincie beoordeelde als extern toezichthouder de uitvoering van de Archiefwet voor dat jaar voor deze gemeente opnieuw met "oranje", dit is redelijk adequaat. Zij deed dat in haar Rapportage Interbestuurlijk Toezicht over 2019 (d.d. 27 oktober 2020 vastgesteld door Gedeputeerde Staten). Deze kwalificatie houdt in dat het archief- en informatiebeheer op enkele aspecten niet op orde is. In 2020 heeft 1 keer een Strategisch Informatieoverleg plaats gevonden.

Hooqheemraadschap De Stichtse Rijnlanden te Houten Er waren enige zorgen bij het RHC en de provincie over het archief en de informatiehuishouding van HDSR, waar toegezegde verbeteringen telkens uitbleven. In het najaar kwam er een Strategisch Informatie Overleg om in gesprek te gaan over de ontwikkelingen op het gebied van het informatiebeheer en de interne plannen tot verbetering daarvan. Dit was mede ingegeven door het feit dat HDSR toen nog steeds geen verbeterplan had, dat vanuit regelgeving voor 15 juli aan het algemeen bestuur en de provincie als extern toezichthouder moest zijn aangeboden. Niet overal in de

17

organisatie van HDSR bleek duidelijk hoe het archieftoezicht werkt en geregeld is. Daarna kwam er nog een tweede overleg, waarbij ook de provincie aanschoof. Daarin werd het verbeterplan in het vooruitzicht gesteld, dat uiteindelijk op 1 december is vastgesteld door het dagelijks bestuur. Het verbeterplan verwijst voor het grootste deel naar een ander traject, 'Dansen in de Wolken', dat tot doel heeft in de komende jaren 2021-2022 het (digitale) informatiebeheer van HDSR op een hoger plan te brengen zodat het voldoet aan de wettelijke normen en eisen. De planning en financiele dekking van dit plan waren in het verslagjaar nog onduidelijk, wat in het kader van het archieftoezicht de beoordeling wat lastig maakt. Wei zijn er begin 2021 nog contacten geweest over de nadere invulling ervan en die stemmen echt hoopvol. De provincie beoordeelde als extern toezichthouder het archief- en informatiebeheer van HDSR over de periode 2018-2019 (2020) nu "redelijk adequaat", minder goed dan voorheen vanwege bovengenoemde stagnatie. Ook hier zijn de ogen gericht op 'Dansen in de wolken', waarbij extra benadrukt werd op korte termijn de definitieve overstap van analoog naar digitaal archiveren mogelijk te maken.

Gemeente IJsselstein Met ingang van 1 januari 2020 is de gemeente volledig digitaal gaan archiveren op basis van het vastgesteld Handboek Vervanging en genomen vervangingsbesluit door B & W d.d. 17 december 2019. Tevens zijn in het afgelopen jaar aanvullende documenten vastgesteld zoals een kwaliteitshandboek, een intern controleplan en een bewaarstrategie. Ook kwam er een nieuwe Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer, maaraan het SlO-overleg werd nog geen invulling gegeven. Naar aanleiding van de KPI-rapportage van het RHC over 2019 heeft het college een verbeterplan vastgesteld. De provincie beoordeelde het archief- en informatiebeheer in 2019-2020 als 'redelijk adequaat'. Daarbij werden een 8-tal actiepunten benoemd waarmee IJsselstein aan de slag moest gaan. Er is onderzoek gedaan naar de mogelijkheid m.b.v. My-Lex de achterstand vanaf 2013 in de digitale vernietiging in Mozard weg te werken. Hier zal in 2021 verder aan gewerkt worden. De scanning van de bouwdossiers door Karmac liep vertraging op, en daarmee ook de overbrenging van de bouwdossiers naar het RHC. Aan de bewerking van het tienjarenblok van het secretarie-archief van IJsselstein (1995-1999) door het RHC werd volop gewerkt.

Gemeente Lopik Na ontvangst van de KPI-rapportage over 2019 van het RHC werd door Lopik in 2020 een Verantwoordingsrapportage Verbetermaatregelen KPI Archief-en Informatiebeheer 2019 Gemeente Lopik vastgesteld. Op 3 mei 2021 kwalificeerde de provincie als extern toezichthouder de uitvoering van de Archiefwet door de gemeente Lopik over de periode 2019-2020, nog wel als "redelijk adequaat" met als kanttekening dat er nog in 2021 belangrijke stappen gezet moeten worden. Verscherpt toezicht in het kader van de IBTtoezichtladder dreigt. Er zijn dus oprecht zorgen. Er zijn deadlines gesteld door de provincie voor het handboek vervanging waarmee per 2022 gewerkt kan worden; vaststelling digitale bewaarstrategie; overbrenging van bouwdossiers en tienjarenblok naar het RHC; aantoonbare praktische kwaliteitszorg, ten minste in de vorm van interne controles op registratie en dossiervorming op de werkvloer; een samenhangend overzicht van alle archiefwaardige informatie in de organisatie, zoals in vakapplicaties, op netwerkschijven en in mailboxen. Nadat in 2019 besloten was van Key2Zaken naar Decos Join over te stappen is dit 18

in September 2020 operationeel gemaakt. Het moet echter nog verder gei'mplementeerd worden. Inherent aan de transitie van een oude naar een nieuwe applicatie is de zorg voor achterblijvende informatie. Besloten was om deze (tijdelijk) over te brengen naar een MyLex omgeving. Belangrijk hiervoor was het afronden van alle lopende zaken in het Centric systeem dat afgesloten zou worden. Een taak die in 2020 veel tijd vereiste van de DIV-medewerker. Het Strategisch Informatieoverleg (SIO) is in 2020 2 keer (digitaal) gehouden. In het rapport Baseline E-depot van het RHC is de positie van Lopik summier weergeven omdat er geen personeelscapaciteit voor de inventarisatie beschikbaar was. Na overleg met de RUD en de overige deelnemers aan deze gemeenschappelijke regeling in 2020 zal de gemeente Lopik in 2021 definitieve afspraken vast leggen over het archief- en informatiebeheer aldaar ten aanzien van de uitbestede taken. Hierbij hoort ook het metagegevensschema dat op TMLO gebaseerd is. Gemeente Montfoort Op basis van het door het college vastgestelde verbeterplan naar aanleiding van de KPIrapportage van het RHC over 2019, gaf de provincie in haar toezichtbrief het oordeel 'redelijk adequaat' voor het archief- en informatiebeheer over de periode 2019-2020. Wei werden in deze brief nog een 5-tal verbeterpunten benoemd waarmee Montfoort aan de slag moest gaan.

Met ingang van 1 januari 2020 is de gemeente volledig digitaal gaan archiveren op basis van het vastgesteld Handboek Vervanging en genomen vervangingsbesluit door B & W d.d. 17 december 2019. Tevens zijn in het afgelopen jaar aanvullende documenten vastgesteld zoals een kwaliteitshandboek, een intern controleplan en een bewaarstrategie. Daarnaast is gewerkt aan een Documentair Informatiebeleidsplan voor de periode 2021-2023. Dit is op 26 januari 2021 door B&W vastgesteld. Er heeft twee keer een SIO (Strategisch Informatieoverleg) plaats gevonden. Er is onderzoek gedaan naar de mogelijkheid om binnen My-Lex de achterstand vanaf 2013 in de digitale vernietiging in Mozard weg te werken. Hierzal in 2021 verder aan gewerkt worden. De scanning van de bouwdossiers door Karmac liep vertraging op en daarmee ook de bewerking hiervan voor de overbrenging naar het RHC. Overbrenging is nu in de zomer van 2021 voorzien. Aan de bewerking van het secretarie-archief van Montfoort (19891999) werd door het RHC gewerkt. Formele overbrenging zal in 2021 plaatsvinden.

Gemeente Oudewater De gemeente stelde naar aanleiding van de KPI-rapportage van het RHC over 2019 een plan vast ter (verdere) verbetering van het archiefbeheer en de informatiehuishouding. De provincie beoordeelde de uitvoering van de Archiefwet als 'redelijk adequaat'. Dit betekent dat het informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar deels ook nog niet. De provincie zag met het RHC als concrete verbeterpunten het regelmatig houden van audits op de digitale beheeromgeving; opstelling van een metadataschema; het toewerken naar een goede digitale bewaarstrategie met ook aandacht voor alle informatiestromen in de organisatie, inclusief informatie in decentrale vakapplicaties en e-mailboxen en bestanden als videotulen; tijdige vernietiging volgens de geldende normen van analoge en digitale informatie, niet alleen op centraal maar ook op decentraal niveau; en bewerking en overbrenging van de bouwdossiers en het secretariearchief.

19

In 2020 is er mede door vertrek van de burgemeester van Oudewater en de gemeentesecretaris geen SIO gehouden (gecombineerd met Woerden). De digitale achterstand is grotendeels ingelopen: de archivering van de bestuurscases vanaf 2017 t/m juli 2019 is klaar, momenteel wordt gewerkt aan de archivering van de bestuurscases van 2016. Dit was ook van belang voor de in 2020 geplande transitie van het DMS (Corsa) naar Decos Join die eind van dat jaar plaats vond. Het algemene archiefdeel (48 meter) van 1989-1999 van Oudewater is grotendeels geschoond en gesplitst in een te bewaren en te vernietigen deel. Gebrek aan personeelscapaciteit brengt tijdige overbrenging ervan in gevaar. De streekarchivaris heeft aandacht gevraagd bij de gemeenten Woerden/Oudewater voor de ongewenste situatie waarin - naast het DMS/zaaksysteem - op 3 verschillende plekken informatie kan worden opgeslagen die mogelijk langdurig of zelfs voor eeuwig bewaard moet worden en waar lastig beheerd op kan worden. Plannen tot het afstoten van het Stadskantoor vragen om een oplossing voor de opslag van het (papieren) semi-statische archief.

Gemeente Woerden De gemeente stelde naar aanleiding van de KPI-rapportage van het RHC over 2019 een plan vast ter (verdere) verbetering van het archiefbeheer en de informatiehuishouding. De provincie beoordeelde de uitvoering van de Archiefwet als 'redelijk adequaat'. Dit betekent dat het informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar deels ook nog niet. De provincie zag met het RHC als concrete verbeterpunten het regelmatig houden van audits op de digitale beheeromgeving; opstelling van een metadataschema; het toewerken naar een goede digitale bewaarstrategie met ook aandacht voor alle informatiestromen in uw organisatie, inclusief informatie in decentrale vakapplicaties en e-mailboxen en bestanden als videotulen; tijdige vernietiging volgens de geldende normen van analoge en digitale informatie, niet alleen op centraal maar ook op decentraal niveau; en bewerking en overbrenging van de bouwdossiers en meer prioriteit voor de inventarisatie van het secretariearchief. Nadat in 2019 twee keer een Strategisch Informatie Overleg (SIO) is gehouden, is er in 2020 geen bijeenkomst geweest, mede door personele wisselingen. De gemeentesecretaris van Woerden fungeert als voorzitter voor het gecombineerde SIO van Woerden/Oudewater. Het Masterplan Wegwerken archiefachterstanden DIV werd afgerond.

Ook is gewerkt aan het wegwerken van de digitale achterstand in Corsa vanaf 2016 wat ook van belang is voor de transitie naar MyLex, gepland aan het eind van 2021. In 2020 was organisatie-breed gestart met gebruik van het volledige Microsoft cloud-pakket Office365. OneDrive zou de lokale map van gebruikers vervangen en SharePoint (met Teams shell) de netwerkmappenstructuur. De gemeente Woerden wilde op deze manier haar informatiehuishouding (inclusief die van Oudewater) beter verzorgen en meer flexibel werken mogelijk maken. Het project is niet afgerond, met een ongewenste opslag van informatie op meer plekken als gevolg. De streekarchivaris heeft de gemeente hierop aangesproken. Gebrek aan personele capaciteit vertraagt de planning tot aansluiting op het e-depot. Aan de overdracht van de bouwvergunningen van Harmelen wordt gewerkt door het RHC, die hiervoor een regeling met de gemeente trof (afronding in 2021).

20

Gemeenschappeliike Reaelinq Ferm Werk te Woerden Het RHC stuurde op 30 juli 2020 de KPI-rapportage over 2019 aan het dagelijks bestuur van Ferm Werk. Het dagelijks bestuur behandelde in haar vergadering van 24 September daaropvolgend op basis hiervan het Verslag archief- en informatiebeheer 2019 met de daarin opgenomen actiepunten voor 2020/2021. Het algemeen bestuur heeft hier in zijn vergadering van 1 oktober kennis van genomen. De KPI-rapportage met de geplande verbeteracties is vervolgens naar de provincie gestuurd. Helaas is er nog geen toezichtbrief ontvangen van de provincie met het oordeel over het archief- en informatiebeheer bij Ferm Werk over 2018-2019. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: Bodegraven-Reeuwijk, Montfoort, Oudewater, Woerden.

Reaionaal Bureau Leerplicht Utrecht Noordwest te Woerden Over het archiefbeheer van dit bureau, ondergebracht bij team DIV van de Gemeente Woerden, zijn over het afgelopen jaar geen bijzonderheden te melden. De prioriteit is gegeven aan het informatiebeheer van de gemeente Woerden zelf. Aan het einde van het verslagjaar is hierdoor niets bekend over de voorzieningen omtrent de archiefbescheiden van de andere deelnemers. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: Montfoort, Oudewater, Woerden.

Qverzicht mandaten tot vernietiqinq In het afgelopen jaar werden de (jaarlijkse) vernietigingslijsten gecontroleerd en op mandaat toestemming verleend tot vemietiging: v.m. gemeente Bodegraven en Reeuwijk en zaken (oud / nieuw) in JOIN; - gemeente IJsselstein: lijsten voor 2020 en 2021 van te vernietigen archiefbescheiden uit Corsa; - gemeente Lopik: in 2020 werd geen jaarlijkse vernietigingslijst ontvangen; - gemeente Montfoort: lijst voor 2020 van te vernietigen dossiers, zaken en meldingen uit Decos; - gemeente Oudewater: lijsten voor 2020 van te vernietigen archiefbescheiden van de v.m. gemeente Snelrewaard en te vernietigen dossiers uit Decos; - gemeente Woerden: lijsten voor 2020 van te vernietigen archiefbescheiden uit Corsa en archiefbescheiden van de Sociale Dienst / Sociale Zaken; - Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden: lijsten voor 2020 van (financiele) archiefbescheiden.

21

Verslagparagraaf toezicht op verbonden partijen van RHC-deelnemers buiten het werkgebied van bet RHC De hieronder opgenomen verslagen zijn aangeleverd door de interne toezichthouders voor archief- en informatiebeheer van deze organisaties, te weten de collega's uit de provincie Utrecht. Afval Verwijdering Utrecht (AVU) te Soest Toezichthouder: gemeentearchivaris Soest (Archief Eemland) In 2020 zijn de volgende aanbevelingen c.q. verbeterpunten geconstateerd: 1. Nadat de Archiefwet '2022/2023' in werking is getreden het vaststellen van een nieuwe archiefverordening conform de dan beschikbare modellen. Zorg, na de vaststelling door het Algemeen Bestuur, voor het publiceren van de verordening. Dit punt is in afwachting van de herziene Archiefwet. 2. Het vaststellen door uw dagelijks bestuur van een Besluit Informatiebeheer (Beheerregeling). Dit eveneens aan de hand van de beschikbare modellen in '20222023'. Publicatie van het Besluit is niet nodig. Dit punt is in afwachting van de herziene Archiefwet. 3. Besluit tot aanwijzing van de archivaris van de AVU. Dit besluit is genomen door het dagelijks bestuur. De gemeentearchivaris van Amersfoort is aangewezen archivaris van de A VU. 4. Neem in 2020 een besluit tot aanwijzing van de archiefbewaarplaats Amersfoort (Archief Eemland). Dit was nodig, omdat de archiefbewaarplaats Soest niet meer voldeed.

Dit besluit is genomen door het dagelijks bestuur. 5. Formaliseer met de beheerder van de archiefbewaarplaats de overdracht van de archiefblokken 1982 - 1995 en 1996 - 1999. Door het sluiten van de archiefbewaarplaats van Soest zijn de archiefblokken overgebracht naar Archief Eemland. De formele overdracht zal in 2021 plaatsvinden. Preventieve aanbeveling: 6. Zorg direct bij de implementatie dat SharePoint digitaal duurzaam wordt ingericht en hiermee voldoet aan de Archiefwet en regelgeving in combinatie met de AVG.' Deze aanbeveling is bedoeld om vanaf de start digitaal duurzaam te archiveren. En om te voorkomen dat in latere toezichtrapportages hierover opmerkingen worden geplaatst, die de nodige extra kosten met zich mee gaan brengen. Het advies is om de digitale beheeromgeving, voor ingebruikname, te auditen met van RODIN. Deze aanbeveling 6 wordt tot uitvoer gebracht nadat de externe partij, HandsOn, zijn SharePoint project bij de RMN succesvol heeft opgeleverd. Stand van zaken: het project bij de RMN heeft vertraging opgelopen door corona en personele wisseling. Begin 2021 is het project door de nieuwe bestuursadviseur en de directiesecretaresse opgepakt. Het archief: AVU werkt met analoge dossiers. Het analoge archief is beperkt van omvang, bevindt zich in twee afgesloten kasten en is op orde. Het archief wordt structureel bijgewerkt door DOXsupport.

De vernietigbare dossiers worden bij een OASIS opgeslagen. De te bewaren dossiers worden geplaatst/overgedragen aan de beheerder van de archiefbewaarplaats (Archief Eemland). Digitaal archief: De financiele administratie werkt digitaal met Exact online. Exact kent een bewaaromgeving waarbij op eenvoudige wijze informatie ook weer is terug te vinden. De leverancier biedt diverse garanties dat de documenten, ook als de AVU zou besluiten over te gaan naar een ander financieel pakket, toegankelijk blijven. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Lopik, Montfoort, Oudewater en Woerden. 22

Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU) te Utrecht Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) De BghU heeft in 2020 een begin gemaakt met het verder ontwikkelen van de interne controle, o.a. op informatiehuishouding. Hiervoor werd in april 2020 een businesscontroller aangesteld, die niet alleen de prestatie-indicatoren (KPI's) maar ook de omliggende processen zou gaan toetsen. Daarnaast zal de interne controller betrokken worden bij informatieveiligheid, waarin de functionaris gegevensbescherming (FG), information security officer (CISO) en privacy officer samenwerken. Mede naar aanleiding van het jaarverslag van de archivaris van de BghU over 2019, werd in de bestuursvergadering van de BghU van 8 oktober de staat van de informatiehuishouding besproken. Het bestuur wil in de komende periode een aantal aandachtspunten gaan oppakken. In navolging op de bespreking van dit agendapunt werd door het bestuur uitvraag gedaan naar ondersteuning met kennis en kunde vanuit de deelnemende gemeenten. Afgestemd is dat dit traject door de archivaris als toezichthouder wordt gevolgd en waar nodig begeleid. De samenwerkingsovereenkomst van de BghU met Het Utrechts Archief voor het toezicht werd in 2020 herzien voor 2021-2024.

Een follow-up op de inspectie bij de BghU in 2015 werd aan beide zijden nog niet als van toegevoegde waarde gezien, en daarom niet in 2020 uitgevoerd. Deze follow-up is voorzien in de planning voor de komende periode. Door de coronamaatregelen werkten de medewerkers van de BghU vanaf medio maart thuis. Het opleggen van aanslagen door BghU vond evenwel doorgang. Wei werd de aanslagoplegging gematigd waar dat mogelijk was, en werden invorderingsstappen opgeschort. De BghU zag als uitvoeringsorganisatie geen noodzaak tot het vaststellen van een archiefhotspot Corona: de taken van de belastingsamenwerking zijn hier naar verwachting niet bij betrokken. Op 1 januari 2020 trad de gemeente Stichtse Vecht toe tot de gemeenschappelijke regeling van de BghU. Hier hoorde ook een terbeschikkingstelling bij van de informatiebestanden van Stichtse Vecht. De archivaris van de BghU was einde van het verslagjaar nog in afwachting van het migratieplan en de verklaring van migratie voor deze bestanden. Op 31 mei 2022 verloopt het contract met Centric als ICT-leverancier, van de belangrijkste ICT-applicaties voor de bedrijfsvoering en dienstverlening voor de BghU. In het najaar van 2020 trof de BghU voorbereidingen voor de Europese aanbesteding van een nieuwe ICT-applicatie en werd een Programma van Eisen opgesteld.

De Waarderingskamer heeft in 2020 gemeenten gevraagd om aanvullende gegevens, om zijn Woz-historie aan te vullen vanaf 2010. Dit raakte aan de informatiehuishouding en is al een keer een bestuurlijk onderwerp geweest: de BghU is hiervoor niet verantwoordelijk maar heeft vastgesteld hieraan medewerking te zullen verlenen. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: Lopik en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. Cooperatie Parkeerservice te Amersfoort Toezichthouder: gemeentearchivaris Amersfoort (Archief Eemland) De ParkeerService is gevestigd in Amersfoort. De gemeentearchivaris van Amersfoort is op 6 januari 2020, door ParkeerService, aangewezen als archivaris. De deelnemers van ParkeerService zijn gemeenten: Alphen aan den Rijn, Amersfoort, Barneveld, Bergen (NH), Gouda, Hilversum, Hoogeveen, Lelystad, Nieuwegein, Nijkerk, Woerden, Zandvoort en Zeist. 23

In augustus 2019 is het eerste toezichtverslag door de gemeentearchivaris opgemaakt over de periode 2018 - augustus 2019. In het verslagjaarzijn een zestal verbeterpunten geconstateerd. Het eerste verbeterpunt betreft het 'opstellen van een besluit informatiebeheer'. De archiefverordening is in juni 2019 vastgesteld door Algemene Ledenvergadering van ParkeerService in de vorm van een 'Bestuursopdracht intern archiefbeheer Cooperatie ParkeerService'. Verbeterpunt twee 'Inventariseer van elke deelnemer welke afspraken zijn gemaakt over het analoge en digitale archief- en informatiebeheer'. Het derde verbeterpunt ligt in het verlengde van punt twee, namelijk: 'Maak vervolgens concrete uniforme beheersafspraken met de aangesloten leden over het archief- en informatiebeheer van de door hen gemandateerde taken aan uw organisatie'. Verbeterpunt 4: 'Onderzoek alternatieve varianten om de permanent te bewaren archiefbescheiden op te slaan conform de eisen van archiefruimten'. Dit onderzoek zal in april 2021 gaan plaatsvinden. Verbeterpunt 5: 'Stel een concreet en realistisch verbeterplan op om te voldoen aan KPI 2, 3, 4, 9 en 10.2 en leg dat aan mij voor'. In het verlengde van het vorige punt: 'Actualiseer de planning, zoals die is aangeleverd, in de 'Ingevulde KPI's door ParkeerService' en stel mij hiervan op de hoogte'.

Door COVID-19 is er enige vertraging opgetreden in het uitvoeren van de verbeterpunten. In 2021 heeft de bestuurs- en directiesecretaris een verbeterplan archieffunctie opgeleverd. De meeste nog openstaande verbeterpunten worden voor 1 januari 2022 gerealiseerd. Het verbeterplan zal gedurende het jaar op gezette tijden worden gemonitord. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein en Woerden. Gemeentelijke Gezondheidsdienst regio Utrecht (GGDrU) te Utrecht Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Op 30 januari 2020 riep de Wereldgezondheidsorganisatie de uitbraak van een nieuw coronavirus in de regio Wuhan in China uit tot een internationale bedreiging voor de volksgezondheid. Op 1 maart stelde het RIVM vast dat een inwoner van Houten was besmet met het coronavirus. Al snel bleek dat het coronavirus ook in Nederland de hele zorgketen raakte en dat de GGDrU evenals het team van de GHOR aangestuurd door de directeur publieke gezondheid, hun leidende rol moesten pakken. Sindsdien heeft de GGDrU alle zeilen moeten bijzetten. De reguliere taken GGDrU werden afgeschaald en het zwaartepunt verschoof naar het crisisteam. Toen het besef doordrong dat het coronavirus meer duurloop ging krijgen, werden medewerkers aangenomen en opgeleid. Tevens werd voor de coronawerkzaamheden een projectmatige organisatie opgezet: het Coronabedrijf GGDrU.

Door aanpassing van de (tijdelijke) organisatiestructuur van de GGDrU konden vanaf 1 September de reguliere taken GGDrU weer opgepakt worden. Zo ook werden ook activiteiten opgestart ter verbetering van o.a. de informatiehuishouding, die on hold waren gezet: de invoering van zelforganisatie, de implementatie van de applicaties SharePoint en GGiD, en het inrichten van een scanstraat. De actualisering van de samenwerkingsovereenkomst van de GGDrU en Het Utrechts Archief voor het toezicht tot 2023 is eind 2020 in gang gezet. Hierbij moest worden onderkend dat voorgenomen toezichtactiviteiten in 2020 grotendeels geen doorgang konden vinden door de coronamaatregelen. Het aanwijzen en vaststellen van een archiefhotspot Corona is voor 2021 op de agenda van de GGDrU gezet. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Montfoort, Lopik, Oudewater en Woerden. 24

Omgevingsdienst regio Utrecht (OdrU) te Zeist Toezichthouder: gemeentearchivaris van Zeist (vanaf 2020 de gemeentearchivaris van Amersfoort) De Omgevingsdienst regio Utrecht is statutair gevestigd in Zeist. De gemeente Zeist heeft het toezicht op het informatie- en archiefbeheer vanaf het verslagjaar 2019 belegd bij de gemeentearchivaris van Amersfoort en wordt uitgevoerd door de archiefinspecteur. Bij brief 24 augustus 2020 heeft Gedeputeerde Staten in het kader van het interbestuurlijk toezicht over 2018 -2019 (eerste helft 2020) beoordeeld als 'redelijk adequaat'. Gedeputeerde Staten zetten een vijftal verbeterpunten in hun brief. Deze zijn in het verlengde van de verbeterpunten van de gemeentearchivaris van Amersfoort. In het oog springt de ondersteuning, door GS, van de in bruikleen verstrekte analoge dossiers, die retour moeten naar de deelnemende gemeenten als zorgdrager. In juli 2020 is het toezichtverslag door de gemeentearchivaris opgemaakt over de periode 2019 -juni 2020. In het verslagjaar zijn een negental verbeterpunten geconstateerd. De belangrijkste verbeterpunten zijn: - Onderzoek of alle afspraken en procedures met de deelnemende gemeenten zijn vastgelegd, zo niet maak deze en leg deze vast in een DAP. Dit punt staat gepland voor Q4 2021.

- Stel met iedere zorgdrager (deelnemende gemeente) een (generiek) handboek vervanging archiefbescheiden op en laat de individuele gemeente een vervangingsbesluit nemen (2020 en 2021) en neem de afspraken op in uw kwaliteitssysteem. Dit punt staat gepland voor Q2 2021. - Stel in 2021, als sluitstuk van vervanging, het handboek vervanging archiefbescheiden op voor uw bedrijfsvoeringsorganisatie, neem het vervangingsbesluit en ga over tot de implementatie. Dit punt staat gepland voor Q4 2021. - Analoge in bruikleen aan de ODRU verstrekte dossier: + Neem in de periode 2020 - 1 juli 2021 contact op met de verantwoordelijke gemeenten om concrete uitvoeringsafspraken te maken in het beeindigen van de in bruikleen verstrekte dossiers en de fysieke dossiers aan hen terug te geven. + Zorg dat uiterlijk 1 juli 2021 de in bruikleen verstrekte fysieke dossiers, die zijn opgeslagen bij OASIS, daadwerkelijk zijn teruggeven aan de rechthebbende gemeente. + Stel dossieroverzichten samen, per gemeente, van de dossiers die teruggaan en laat deze voor akkoord tekenen door zowel de ODRU en de ontvangende gemeente. Hiermee wordt de in het verleden in bruikleen verstrekte dossiers aan ODRU beeindigd. + Zorg dat op 1 juli 2021 een plan van aanpak gereed is met wat te doen met het restant van de overgebleven analoge dossiers en betrek mij hierbij.

De realisatie van dit verbeterpunt staat, voor de eerste drie punten, gepland voor Q2 Q3 2021. Het vervolgtoezicht, na juni 2020, op het informatie- en archiefbeheer is wederom door de gemeente Zeist belegd bij de gemeentearchivaris van Amersfoort. Het toezicht zal bestaan uit het opleveren door de ODRU van een integraal en realistisch verbeterplan 2021 - 2022. Dit plan zal door de gemeentearchivaris worden beoordeeld op de uitvoerbaarheid. Het plan zal daarnaast gedurende het jaar op gezette tijden worden gemonitord. 25

Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Montfoort, Oudewater, Woerden. Recreatie Midden Nederland te Utrecht Toezichthouder: provinciearchivaris Utrecht (vanaf 2018 Het Utrechts Archief) In eerdere jaarverslagen heeft de provinciearchivaris reeds de noodklok geluid over de informatiehuishouding bij RMN. In de loop van 2020 werd duidelijk dat het verbeterprogramma 'Higher Grounds' niet van de grand zou komen, en het bestuurlijke gesprek tendeerde richting een andere toekomst voor de recreatietaken in de provincie Utrecht. Bij RMN is door de archivaris gecontroleerd op mogelijke relevantie van de zgn, archiefhotspot Corona, vooralsnog zonder concrete acties. In juli heeft bureau Berenschot een adviesrapport uitgebracht op vijf toekomstperspectieven, om de definitieve bestuurlijke keuze mogelijk te maken. De informatiehuishouding is in dit rapport wel aangestipt als een rechtmatig zorgpunt onder de noemer 'Basis op orde', maar de gevolgen per toekomstperspectief onder de Archiefwet zijn in het rapport niet geschetst. De provinciearchivaris heeft daarom aanvullend op het rapport, in augustus een advies aan de directie van RMN uitgebracht over elk van de toekomstperspectieven en de hieruit voortvloeiende gevolgen voor rechtmatigheid onder de Archiefwet.

Dit betrof zowel de informatiebestanden van de recreatieschappen, als de taakuitvoering voor het Routebureau en Nationaal Park Utrechtse Heuvelrug. De directeur van RMN heeft dit advies meegenomen in de bestuurlijke behandeling van de toekomstperspectieven. Ondertussen werd de zorg over de lopende informatiehuishouding niet minder. De recordmanager van RMN is een andere functie gaan vervullen, zonder uitzicht op afdoende vervanging op de vrijgekomen functie. Richting het einde van het jaar werd duidelijk dat de zittende directeur afscheid heeft genomen, en de transitie van RMN en de recreatieschappen in gang is gezet - nog steeds zonder afdoende voorziening voor de informatiebestanden van RMN. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Lopik en Woerden (via Recreatieschap Stichtse Groenlanden). SchoolWerkt Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) SchoolWerkt is het regionale samenwerkingsverband voor de aanpak van voortijdig schoolverlaten voor de RMC-regio Utrecht, met als regiegemeente Utrecht. Deze organisatie heeft in 2020 nog niet gereageerd op vragen van de kant van Het Utrechts Archief aangaande de informatiehuishouding. Vervolgacties lopen over de jaarwisseling heen. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Lopik, Montfoort, Oudewater, Woerden.