10.2 Bijlage 2 - Accountantsverslag 2024 RMN - definitief

www.auren.com 45

Bevindingen eindejaarscontrole Inrichting jaarverslag

Gedurende de controle hebben wij overleg gevoerd met de manager bedrijfsvoering over het format van het jaarverslag. Door RMN is besloten om de volgende documenten op te stellen: ▪ een Financieel Jaarverslag volgens de vereisten van de BBV ▪ een afzonderlijk Sociaal Verslag Het Financieel Jaarverslag betreft het object van onderzoek voor de controle, waarbij wij een controleverklaring afgeven.

Wanneer u ervoor kiest om in het Sociaal Verslag een samenvatting op te nemen van de financiële resultaten en daarbij een verwijzing opneemt naar de gecontroleerde jaarrekening en/of onze controleverklaring, dan zullen wij eveneens een afzonderlijke verklaring moeten verstrekken bij de in het Sociaal Verslag opgenomen informatie alvorens deze mag worden gepubliceerd (rapporteren betreffende samengevatte financiële overzichten, Standaard 810 van de in Nederland geldende controlestandaarden).

www.auren.com 46

Bevindingen eindejaarscontrole Lijst met gecorrigeerde en ongecorrigeerde verschillen Onderstaand hebben wij de geïdentificeerde controleverschillen opgenomen boven de grens van € 5.250 (te hanteren grens conform voor ons geldende wet- en regelgeving). Gecorrigeerde controleverschillen De gecorrigeerde controleverschillen betreffen ▪

verschillende tekstmatige aanpassen

▪

WNT verantwoording

▪

rechtmatigheidsverklaring

▪

presentatie begroting 2024.2

▪

presentatie van de resultaatverdeling

Ongecorrigeerde controleverschillen De ongecorrigeerde controleverschillen betreffen ▪

Verwerking afboeking bestemmingsreserve nog niet volgens systematiek + € 16.000 (positief effect op resultaat

▪

Niet opgenomen reservering accountantskosten - € 45.107 (negatief effect op resultaat)

▪

Onzekerheid in opgenomen uren gladheid (aangepast na verwerking) - € 12.467 (max impact) (negatief effect op resultaat)

▪

Saldo ATV + 60 uur verlof - € 86.595 (negatief effect op resultaat)

▪

Afrekening TTC keuring over 2024 in 2025 + € 112.125 (positief effect op resultaat)

▪

Afrekening luierinzameling over 2024 in 2025 - € 33.258 (negatief effect op resultaat)

▪

Extra facturen uit de voorgezette controle met geen overloop in 2024 - € 7.219 (negatief effect op resultaat)

Totaal impact resultaat is - € 56.521

www.auren.com 47

Bevindingen eindejaarscontrole Onafhankelijkheid

De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. De regels inzake de onafhankelijkheid zijn opgenomen in het Nederlands recht, de Verordening inzake onafhankelijkheid (ViO). Een aantal belangrijke punten uit de ViO die wij onderkennen zijn: ▪ langdurige betrokkenheid ▪ samenloop van dienstverlening ▪ geschenken en giften Wij hebben alle aspecten geanalyseerd die onze onafhankelijkheid gedurende het jaar zouden kunnen bedreigen. Wij verklaren dat de heer A. (Andries) van Pijkeren RA, in zijn hoedanigheid van externe accountant, Auren en de kantoren in zijn netwerk en zijn partners, (senior) managers alsmede de overige teamleden die de controle uitvoeren, onafhankelijk zijn van RMN. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat ook ten aanzien van andere punten er geen sprake is van bedreigingen van onze onafhankelijkheid.

www.auren.com 48

Kwaliteit van de interne beheersorganisatie

www.auren.com 49

Bevindingen AO/IB Algemene scope beoordeling AO/IB

Bij de planning en uitvoering van de controle van de jaarrekening 2024 van RMN hebben wij de interne beheersmaatregelen, welke onderdeel uitmaken van de administratieve organisatie, in onze overwegingen betrokken. Wij hebben de opzet en het bestaan van interne beheersmaatregelen onderzocht voor zover wij dit in het kader van de jaarrekening noodzakelijk achten en niet met het doel om een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing te geven. Wij hebben geen onderzoek naar de effectiviteit van de interne beheersing verricht, anders dan dat relevant is voor onze jaarrekeningcontrole. De beoordeling van de administratieve organisatie van RMN, met name de daarin besloten interne beheersing, heeft tot doel de omvang en de diepgang vast te stellen van de door ons uit te voeren controlewerkzaamheden als basis voor ons oordeel met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening.

Bij deze beoordeling is met name aandacht besteed aan: ▪ de organisatiestructuur van de gemeenschappelijke regeling en de toegekende bevoegdheden en verantwoordelijkheden ▪ aanwezigheid van controletechnische functiescheidingen Bij de beoordeling van de opzet van de AO/IB is in het bijzonder aandacht besteed aan de volgende processen: ▪ aanbestedingsprocedures (rechtmatigheid) ▪ autorisatie van facturen (rechtmatigheid) ▪ betalingen (rechtmatigheid) ▪ proces inzake opstellen van de jaarafrekeningen Wij hebben gelet op de aard en omvang van (activiteiten van de) RMN een overwegend gegevensgerichte controleaanpak gehanteerd. Voor de controle over het boekjaar 2025 zullen wij specifiek aandacht besteden aan het verkrijgen van inzicht in relevante processen, richtlijnen en procedures en nagaan of en zo ja in welke mate wij voor de controle daarvan gebruik kunnen maken.

www.auren.com 50

Bevindingen AO/IB Inkoopproces (1 van 2)

Autorisatie van facturen Wij hebben tijdens de controle vastgesteld dat er een autorisatieproces bestaat voor de autorisatie van facturen binnen AFAS. Voor 2024 is ook een complete export van de autorisatie te maken vanuit AFAS. Wij constateren hierin geen significante tekortkomingen, wel hebben wij nog een aantal aanbevelingen. Aanbeveling voor RMN ▪ wij hebben geconstateerd dat in sommige situaties de secretaris-directeur zowel de functies budget-, primaathouder en directie heeft waardoor de factuur door 1 persoon wordt geautoriseerd. In het kader van het risico met betrekking tot ‘management override’ adviseren wij u de adressering van dit risico expliciet te heroverwegen ▪ wij adviseren u, nu een export is te maken van de AFAS workflow, periodiek na te gaan of er geen openstaande autorisaties zijn en alles via het gewenste proces is gelopen Betalingen Wij hebben tijdens de controle vastgesteld dat er sprake is van functiescheiding binnen de bankapplicatie (BNG). Inzake de uitwisseling van de inloggegevens geeft u aan dat dit enkel gebeurt voor de functie hoofd financiën welke enkel betalingen kan klaarzetten. De secretaris-directeur is en blijft enkel bevoegd om de klaargezette betalingen te autoriseren.

Wij constateren hierin geen significante tekortkomingen. Crediteurenstamgegevens De financiële afdeling (FA) wijzigt crediteurstamgegevens na ontvangst van een verzoek van de leverancier. Nieuwe crediteuren worden gescheiden ingevoerd. Invoer in excel op basis van factuur door controller en confrontatie hiervan met de invoer van de crediteur door administratieve medewerker in AFAS. Aanbevelingen voor RMN ▪ wij adviseren u (indien mogelijk) dit direct in te regelen in AFAS zelf en expliciet te laten aftekenen (excel is aan te passen). Tevens adviseren wij dit proces verder te implementeren voor wijziging van de bankgegevens voor bestaande crediteuren

www.auren.com 51

Bevindingen AO/IB Inkoopproces (2 van 2)

Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd dat nu In AFAS wordt vastgelegd met wie gesproken is en dat de bevestigingsdatum wordt ook genoteerd. We zullen de opzet en bestaan van dit proces verder meenemen in de controle over het boekjaar 2025.

www.auren.com 52

Bevindingen AO/IB Automatisering (1 van 2)

Betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevens verwerking Onze controle is niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management en/of bestuur ontvangen. Wel hebben wij gedurende de controle inzicht verkregen in: ▪ de algehele automatiseringsomgeving ▪ de belangrijkste applicaties ▪ de mate van betrokkenheid van serviceorganisaties ▪ de belangrijkste controls ▪ mogelijke incidenten ▪ de AVG Er zijn ons tijdens onze werkzaamheden geen zaken betreffende de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking gebleken die wij onder uw aandacht zouden moeten brengen. Het onderwerp cybersecurity is eerder in dit verslag behandeld. Op basis van de verkregen informatie hebben wij wel een aantal aanbevelingen.

www.auren.com 53

Bevindingen AO/IB Automatisering (2 van 2)

Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u te analyseren wat voor type exports er wenselijk zijn (voor uzelf maar ook voor onze controle) vanuit 21Qubz en in overleg te treden wat hierin nog mogelijk is ▪ wij constateren dat er wel sprake is van autorisatie van uren in het systeem maar dat de daarachter liggende onderbouwde controle hiervan nog extra aandacht behoeft. Wij adviseren u een gedetailleerde werkbeschrijving voor de autorisatie van uren op te stellen. ▪ wij adviseren u de procedures omtrent in- en uitdienst en inrichting in de automatiseringsomgeving periodiek te herzien en ook de toepassing hiervan te toetsen

www.auren.com 54

Bevindingen AO/IB Overige processen

Wij hebben in onze controle ook aandacht besteed aan een aantal overige processen waaruit nog een aantal aanbevelingen naar voren komen. Aanbeveling voor RMN ▪ de monitoring en bijsturing van de AVG behoeft nog verdere aandacht ▪ afronding van de aanpassing van de RI&E ▪ implementatie en registratie van de nieuwe WPM Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat de procedures omtrent de WPM zijn geïmplementeerd en dat de overige onderdelen verder voor 2025 op de agenda staan.

www.auren.com 55

Actualiteiten

www.auren.com

Actualiteiten Verzwaring toelichtingsvereisten

De wet vereist dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van het vermogen en het resultaat van de organisatie. Bij het opstellen van de jaarrekening maakt u belangrijke oordelen, keuzes en schattingen die van invloed zijn op het beeld dat de jaarrekening geeft. Op grond van de BBV diende u altijd al de aard van deze oordelen en schattingen inclusief de bijbehorende veronderstellingen toe te lichten. Wij merken dat de huidige ontwikkeling is dat in de regelgeving steeds meer verplichtingen gaan komen in het kader van toelichtingen bij de jaarrekening met als doel een grotere transparantie te behalen. Verder is er bij het opstellen van de jaarrekening altijd sprake van een bepaalde mate van onzekerheid. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op de inbaarheid van vorderingen, de vraag of verstrekte garanties tot claims zullen leiden of op de inschatting van de levensduur van vaste activa. In de BBV is bepaald dat, indien dat nodig is voor het vereiste inzicht, u de aard en omvang van dergelijke onzekerheden moet toelichten. Derhalve zullen wij in onze controles blijven aandacht besteden aan de toereikendheid van deze toelichtingen.

www.auren.com 57

Dit rapport is opgesteld in het kader van de controle van de jaarrekening 2024 van Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN) Amersfoort, 9 juli 2025

58