10.2 Bijlage 2 - Accountantsverslag 2024 RMN - definitief

Accountantsverslag 2024 Controlebevindingen 2024 Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN) Rapportage aan het Algemeen Bestuur 9 juli 2025

www.auren.com

VERTROUWELIJK Het Algemeen Bestuur (waaronder het Dagelijks Bestuur) van de gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (verder “RMN”) Lange Brinkweg 81 3764 AB SOEST

Amersfoort, 9 juli 2025

Uitkomsten controle en overige informatie 2024 Geachte leden van het Algemeen Bestuur, Bijgaand brengen wij u verslag uit te brengen omtrent de uitkomsten van onze accountantscontrole van de jaarrekening van Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (verder “RMN”).

Dit verslag bevat zowel de bevindingen omtrent de jaarrekeningcontrole alsmede onze bevindingen van de kwaliteit van de interne beheersorganisatie op basis van door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden. Wij willen u informeren over de volgende onderwerpen: ▪ ▪ ▪ ▪

Algemene onderwerpen en frauderisicofactoren Kwaliteit van de interne beheersorganisatie Uitkomsten jaarrekeningcontrole Actualiteiten

Dit verslag is uitsluitend bestemd voor gebruik door de directie en het Algemeen Bestuur en mag niet door anderen worden gebruikt zonder onze schriftelijke toestemming. De hoofdpunten van dit verslag zijn op een eerder moment besproken met de secretarisdirecteur en de financiële afdeling. Wij stellen het op prijs een en ander persoonlijk toe te lichten of eventuele vragen omtrent deze of andere met de controle verband houdende zaken te beantwoorden. Hoogachtend, Auren Audit & Assurance Amersfoort B.V.

De kernpunten van de controle en onze overwegingen daarbij zijn nader toegelicht in dit verslag. Onafhankelijkheid behoort tot de grondbeginselen van ons beroep. Wij bevestigen u onze onafhankelijkheid en hebben hierover een nadere uiteenzetting opgenomen in dit verslag.

drs. A. (Andries) van Pijkeren RA

Executive summary De jaarrekening 2024 is door RMN opgesteld en wij hebben daarop controlewerkzaamheden verricht. Bij de uitvoering van de controle over het boekjaar 2022 hebben wij geconstateerd dat voor een aantal significante onderdelen van de jaarrekening toereikende controle-informatie ontbreekt. De omissies omtrent de betreffende onderdelen waren opgelost per 31 december 2023. Naar ons oordeel gaf de balans per 31 december 2023 een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van de activa en passiva van RMN op 31 december 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit gaf een “schone startpositie” voor het boekjaar 2024. RMN werd in 2024 en 2025 geconfronteerd met wegvallen van 2 key functionarissen voor het jaarrekeningproces. Daarop heeft RMN wel direct geanticipeerd. Het proces inzake het opstellen van de jaarrekening en de stukken omtrent de getrouwheid is ondanks de omstandigheden soepel verlopen. Daarop is ons oordeel dat wij een goedkeurende verklaring kunnen verstrekken omtrent het getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel het overzicht van baten en lasten over 2024 als van de activa en passiva van de RMN op 31 december 2024 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Met ingang van het boekjaar 2023 geeft RMN zelf een oordeel omtrent de rechtmatigheid. Mede door de genoemde omstandigheden zijn hieromtrent wel een aantal aandachtsgebieden geïdentificeerd welke door RMN tot uitdrukking zijn gebracht in de rechtmatigheidsverklaring. Gezien de impact hebben wij ook een paragraaf ter benadrukking van bepaalde aangelegenheden opgenomen in onze controleverklaring.

www.auren.com 3

Agenda Executive summary Agenda Specifieke aandachtspunten (sheets 6-20) ▪

Recente ontwikkelingen en processen

▪

Onderbouwing van ons oordeel (getrouwheid) ▪

Algemeen

▪

Getrouwheid

▪

Rechtmatigheidsverantwoording (inclusief aanbesteding)

▪

Interne beheersorganisatie

▪

WNT

▪

Afrekening resultaat

Bijlagen • Overige bevindingen inzake de eindejaarscontrole (sheets 33-48) Overige bevindingen inzake de interne beheersorganisatie (sheets 49-55) •

• Actualiteiten (sheet 56 - 58)

Uitgangspunten (sheets 21-32) ▪

Scope en opdracht

▪

Opvolging adviespunten accountantsverslag

▪

Controleprotocol en materialiteit

▪

Controleaanpak

▪

Regelgevend kader

▪

Frauderisicofactoren

▪

Fraude & continuïteit in de controleverklaring

www.auren.com

4

Algemeen leeswijzer

In aanvulling op onze bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2024 van RMN hebben wij in dit verslag een aantal aanbevelingen opgenomen inzake door ons geïdentificeerde aandachtspunten.

De aanbevelingen zijn in dit verslag gekenmerkt als “Aanbeveling voor RMN”

Ter indicatie van de prioriteit van betreffende aanbevelingen maken wij gebruik van onderstaande representaties. Hiermee willen wij het belang van de aanbeveling tot uiting brengen en geeft geen oordeel over de huidige stand van zaken omtrent maatregelen die intern zijn genomen

www.auren.com 5

Specifieke aandachtspunten

www.auren.com 6

Specifieke aandachtspunten Recente ontwikkelingen en processen

Wij constateren dat er veel ontwikkelingen hebben plaatsgevonden bij RMN in het boekjaar 2024 en daarna (in 2025). In dit verslag gaan wij in op enkele belangrijke ontwikkelingen, uiteraard voor zover relevant in het kader van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2024, en delen wij constateringen en aandachtspunten daaromtrent. Overall hebben wij tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden kennis genomen van door de organisatie geïnitieerde verbetertrajecten en ondernomen stappen. Tijdens de jaarrekeningcontrole 2024 hebben wij geconstateerd dat RMN werd geconfronteerd met een aantal ontwikkelingen op het gebied van key functionarissen binnen de finance & control afdeling wat zorgde voor nieuwe uitdagingen (op de korte termijn). Echter constateren wij ook dat de wil en urgentie er is om in de komende jaren belangrijke stappen te zetten om de organisatie nog verder te professionaliseren. Wij hebben gedurende de controle met verschillende functionarissen binnen de organisatie gesproken en daarbij ook aangegeven dat het belangrijk is om een periodiek de lijst met de te nemen acties te actualiseren maar ook goed te kijken naar de priotisering hiervan, niet alles kan in 1x.

Voorbeelden van een aantal genomen stappen zijn ▪ Het aanstellen van een nieuw hoofd bedrijfsvoering ▪ Het uitvoeren van een risk assessment als basis voor te nemen stappen inzake de AO/IB (onderdeel van controle over het boekjaar 2025) ▪ Het opstellen van een aantal procesbeschrijvingen met daarin ook een aantal nieuwe interne beheersingsmaatregelen welke verder in 2025 worden geïmplementeerd (onderdeel van controle over het boekjaar 2025) ▪ Meer ruimte voor nadenken over verbeteringen in de toekomst, zoals het vereenvoudiging van het grootboek in 2025 Wij zijn voornemens om een update inzake bovengenoemde ontwikkelingen te verkrijgen en u daarover te rapporteren naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2025.

www.auren.com 7

Specifieke aandachtspunten Onderbouwing van ons oordeel (1 van 2)

Uitgangspositie jaarrekening 2024 Het is ons mogelijk gebleken om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen over de eindbalans inzake het boekjaar 2023. Hiermee creëert u een mogelijkheid om de verklaring van oordeelonthouding bij jaarrekeningen voor boekjaren op z’n vroegst vanaf 2024 achter u te kunnen laten. Oordeel inzake de getrouwheid Op basis van uitgevoerde controlewerkzaamheden en conclusies is ons oordeel dat wij een goedkeurende verklaring kunnen verstrekken omtrent het getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel het overzicht van baten en lasten over 2024 als van de activa en passiva van de RMN op 31 december 2024 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Daarnaast is door ons nagegaan of het jaarverslag de minimale wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van dit verslag geen tegenstrijdigheden bevat met de door ons gecontroleerde jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de inhoud van het jaarverslag niet strijdig is met de jaarrekening. Wij zijn er bij ons oordeel van uitgegaan dat het Algemeen Bestuur de nu overgelegde jaarrekening ongewijzigd vaststelt. Indien er nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen. Oordeel inzake de rechtmatigheid Met ingang van het boekjaar 2023 geeft RMN zelf een oordeel omtrent de rechtmatigheid. Mede door de genoemde omstandigheden zijn hieromtrent wel een aantal aandachtsgebieden geïdentificeerd welke door RMN tot uitdrukking zijn gebracht in de rechtmatigheidsverklaring. Gezien de impact hebben wij ook een paragraaf ter benadrukking van bepaalde aangelegenheden opgenomen in onze controleverklaring.

Continuiteitsveronderstelling De jaarrekening is opgesteld op basis van de continuïteitsveronderstelling. RMN heeft geen eigen vermogen, dat ter gevolg van de keuze die is gemaakt om resultaten direct met de gemeenten af te rekenen. Overschotten en tekorten worden jaarlijks direct met de gemeenten afgerekend. Deelnemende gemeenten beschikken wel over eigen vermogen en reserves. Op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden vastgesteld waaruit blijkt dat RMN op korte termijn niet aan haar verplichtingen kan voldoen.

www.auren.com 8

Specifieke aandachtspunten Onderbouwing van ons oordeel (2 van 2)

Aanvaardbaarheid van de grondslagen van waardering en resultaatbepaling Naar onze mening zijn de door het bestuur gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening. Schattingsposten in de jaarrekening Het dagelijks bestuur en de directie zijn verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant beoordelen wij deze gemaakte schattingen op de redelijkheid (met inbegrip van een beoordeling van de gehanteerde uitgangspunten). Wij hebben een toelichting ten aanzien van de belangrijkste schattingen opgenomen in dit verslag: ▪ Afrekening met partijen – neutraal ▪ Waardering debiteuren – neutraal ▪ Waardering van activa (mva en voorraden) – neutraal Wij hebben de door de directie gemaakte schattingen beoordeeld. Op basis van onze werkzaamheden concluderen wij dat wij ons kunnen verenigen met de gemaakte schattingen. Voor zover van belang wordt in dit verslag ingegaan op de belangrijkste schattingsposten in de jaarrekening.

www.auren.com 9

Specifieke aandachtspunten Rechtmatigheidsverantwoording (1 van 7)

Er is sprake van een wetswijziging in de Financiële Verhoudingswet, de Gemeentewet en de Provinciewet, maar ook lagere regelgeving, zoals het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) vanaf het boekjaar 2023. Met ingang van het verslagjaar 2023 moeten colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten en colleges van gedeputeerde staten van provincies en dagelijkse besturen van gemeenschappelijke regelingen zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen zal worden in de jaarrekening. Hiermee leggen decentrale overheden zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. In het proces van de jaarrekeningcontrole over het boekjaar 2023 hebben wij u al eerder geïnformeerd over wat de belangrijkste wijzigingen waren en wat de rol van de accountant hierin nog steeds is.

www.auren.com 10

Specifieke aandachtspunten Rechtmatigheidsverantwoording (2 van 7)

2. Hoe is het proces opgezet De relevante verordeningen dienen te worden aangepast naar aanleiding van de gewijzigde regelgeving met gevolgen voor verantwoordelijkheden en processen. Door de RMN zijn de volgende verordeningen aangepast: ▪ Controle verordening 2024 ▪ Financiële verordening 2024 ▪ Verordening misbruik en oneigenlijk gebruik 2024 ▪ Organisatie verordening 2024 Na aanpassing van de verordeningen heeft RMN een “Nota Rechtmatigheid versie 2024-1” opgesteld. Met deze nota vat het Algemeen Bestuur de belangrijkste regels samen die ze als verplicht kader oplegt aan het Dagelijks Bestuur voor het te voeren beleid rondom rechtmatigheid vanaf 2023 en verder. Deze nota is voor de jaarrekening 2024 verder niet aangepast. De nota en verordeningen zijn vastgesteld op 10 juli 2024. Op basis de gestelde kaders in de bovengenoemde Nota heeft het Dagelijks Bestuur controlewerkzaamheden verricht over het boekjaar 2024 om tot een rechtmatigheidsverklaring te komen. Deze werkzaamheden en uitkomsten zijn door het Dagelijks bestuur uiteengezet in het document “Verantwoordingsdocument DB rechtmatigheid RMN 2024”. Tot slot zijn de uitkomsten van deze werkzaamheden opgenomen in de rechtmatigheidsverklaring wat onderdeel is van de jaarrekening van RMN.

Alle bovenstaande genoemde documenten staan ter vaststelling op de agenda van 9 juli 2025, vooruitlopend op de vaststelling van de jaarrekening 3. Wat is de rol van de accountant Wij hebben kennisgenomen van alle bovenstaande documenten en hebben het Dagelijks Bestuurvoorzien van verschillende input vanwege onze rol in voorgaande jaren en de conclusies en aandachtspunten vanuit het jaar 2023 (het eerste jaar). Daarnaast hebben wij detailcontroles en –analyses verricht op het “Verantwoordingsdocument DB rechtmatigheid RMN 2024” met betrekking tot de uitgevoerde werkzaamheden en met specifieke aandacht voor de prestatielevering en de aanbesteding.

www.auren.com

11

Specifieke aandachtspunten Rechtmatigheidsverantwoording (3 van 7)

4. Evaluatie criteria De verantwoording van het Dagelijks Bestuur over de organisatorische en financiële bedrijfsvoering van RMN wordt het beste vertaald naar de in de Nota Rechtmatigheid omschreven criteria ▪ Begrotingscriterium: Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Algemeen Bestuur geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen. ▪

Voorwaardecriterium: Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

▪

Misbruik & oneigenlijk gebruik criterium: Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

4.1 Begrotingscriteria Voor de details wordt verwezen naar het verantwoordingsdocument maar de belangrijkste conclusies zijn: ▪ Voor alle afwijkingen van meer dan € 50.000 (rapportagegrens) is een analyse uitgevoerd in het verantwoordingsdocument ▪ Er is geen sprake van overschrijdingen van het budget van meer dan € 352.000 waardoor er geen afwijking behoeft te worden toegelicht in de rechtmatigheidsverklaring ▪ Er een aantal constateringen zijn omtrent het proces van opstellen en evaluatie van de begroting 2024.02. Daarover hebben wij in de controle verschillende keren gesproken waarbij de details tussen realisatie en begroting zijn gemaakt op de 2024.01 versie en aanvullend een uiteenzetting is gemaakt tussen de 2024.01 en 2024.02 versie ▪ Er in de jaarrekening zelf ook de benodigde toelichting is opgenomen omtrent afwijkingen tussen realisatie en begroting

www.auren.com 12

Specifieke aandachtspunten Rechtmatigheidsverantwoording (4 van 7)

Aanbeveling voor RMN We adviseren u (als bestuur) om de processen en beheersing omtrent de begrotingen nog meer te borgen waardoor, ook bij het wegvallen van een functionaris, de benodigde analyses nog te maken zijn. Opvolging door RMN U heeft ons verder geïnformeerd over het feit dat de primaire taak van de interim controler was om dit voor de begroting 2025.01 en begroting 2026 te borgen. 4.2 Voorwaardecriterium Het gaat bij de RMN om het voldoen aan wet- en regelgeving en het normenkader. De belangrijkste regelgeving voor de RMN, gerelateerd aan de rechtmatigheid voor de jaarrekening, bestaat uit aanbestedingen, Wet fido, Ufdo en Ruddo, schatkistbieren en WNT. De WNT en schatkistbankieren komen nog separaat terug in dit verslag. Wet fido, Ufdo en Ruddo is geen verhoogd risico voor RMN. Onderstaand is expliciet aandacht besteed aan de aanbestedingen. Aanbestedingen Een belangrijk onderdeel van de controlewerkzaamheden inzake de financiële rechtmatigheid betreft de controle op de naleving van de regelgeving inzake Europese aanbestedingen. Door de eerder genoemde ontwikkelingen op het gebied van belangrijke posities voor de uitvoering op dit onderwerp heeft dit ook grote impact gehad op de beheersing van de aanbestedingen. Voor de verdere details daaromtrent wordt verwezen naar het verantwoordingsdocument van het Dagelijks Bestuur.

Wij hebben gedurende dit proces intensief contact gehad met directie en de afdeling inkoop waarop RMN uiteindelijk dat de volgende conclusie is gekomen: ▪ RMN voldoet niet aan de voorwaardencriteria voor wat betreft de Europese Aanbestedingswet omdat de afwijkingen en of foute aanbestedingen boven de 1% van de totale lasten liggen. De totale afwijking bedraagt € 4.260.008. De details alsmede de status van de opvolging is als bijlage opgenomen in het verantwoordingsdocument van het Dagelijks Bestuur ▪ Daarnaast constateert het Dagelijks Bestuur dat de organisatie op verschillende (andere) onderdelen in de aanbestedingen nog onvoldoende in control is en daardoor ook een onzekerheid ontstaat waarbij de mogelijke impact hoger is dan de verantwoordingsgrens.

www.auren.com 13

Specifieke aandachtspunten Rechtmatigheidsverantwoording (5 van 7)

Aanbeveling voor RMN We adviseren u (als bestuur): ▪ Wij adviseren u om een owner/eindverantwoordelijke (met diepgaande aanbestedingskennis) aan te stellen binnen de organisatie die belast is met de inkoop- en aanbestedingsprocedures ▪ Het waarborgen dat voor (nieuwe) inkopen altijd gebruik moet worden gemaakt van de geïmplementeerde tool (met bijvoorbeeld afdwingbare controls in Afas) ▪ Achteraf periodiek wordt gemonitord dat de juiste procedure is gevolgd (enkelvoudig, meervoudig, Europees) ▪ Een analyse te maken van alle (huidige en nieuwe) crediteuren in de financiële administratie en zichtbaar te maken wat de status is van de implementatie in de inkooptool en de evaluatie van de mogelijke verdere benodigde aanbesteding ▪ een proces van verdere monitoring te ontwikkelen zodat tijdig een afloop van een aanbesteding herkent wordt waardoor deze tijdig opnieuw kan worden aanbesteed ▪ Voor de nog niet aanbestede diensten expliciet de ontwikkeling van de aard en de hoogte van de opdrachten te blijven monitoren. Bij uitbreidingof herziening van de arming zou een mogelijke aanbestedingsplicht kunnen ontstaan. ▪ Voor eerder aanbestede diensten dienst ook periodiek (in ieder geval jaarlijks) te worden nagegaan of er significante (cf bepalingen in de aanbestedingsregels) wijzigingen zijn in de aard van de opdracht. Dit zou een mogelijke nieuwe aanbesteding kunnen impliceren.

Daarnaast dient ook inzichtelijk te zijn wat de mogelijke andere belangrijke voorwaarden uit de aanbestedingscontracten zijn en deze worden nageleefd. ▪ Voor eerder aanbestede diensten dienst ook periodiek (in ieder geval jaarlijks) te worden nagegaan of de afgesproken prijzen in de contracten aansluiten met de uiteindelijke facturatie ▪ Een verdere professionaliseringsslag te maken in de interne documentatie en vastlegging omtrent de uitzonderingen voor Europese Aanbestedingen (zoals de inbestedingen). ▪ Te kijken naar de verdere professionalisering van de contractenadministratie en tooling hiervoor Opvolging door RMN U heeft ons verder geïnformeerd over het feit dat dit proces een hoge interne prioriteit heeft.

www.auren.com 14

Specifieke aandachtspunten Rechtmatigheidsverantwoording (6 van 7)

4.3 Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Het gaat bij de RMN om de juistheid en de volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden (leveranciers) zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving. Het is belangrijk dat de uitgaven volgens de begroting zijn gedaan en voldoen aan dat voorwaardecriterium, maar ook om te constateren of de prestatie is geleverd. De Bado notitie “Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties” is hierbij een leidraad. Prestatielevering Rechtmatigheid is een kernbegrip in goed overheidsbestuur. Burgers en bedrijven moeten er immers van op aan kunnen dat de overheid publiek geld rechtmatig verwerft en besteed. Daarom wordt rond het BBV veel aandacht besteed aan het begrip rechtmatigheid. In juli 2021 is door de BADO de notitie “Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties” uitgebracht waarin uitgebreid is beschreven wat de verantwoordelijkheden voor de organisatie zelf en accountant zijn met betrekking tot het aantonen van de prestatielevering. Deze notitie hebben wij, met de daarbij horende algemene aandachtpunten, ook met de financiële administratie gedeeld.

In het kader van het aantonen van de prestatielevering is dit expliciet onderdeel geweest van het opstellen van de Nota Rechtmatigheid en het daaropvolgende Verantwoordingsdocument. Voor het boekjaar 2024 hebben wij, op verzoek van RMN, de organisatie nog “ondersteund” met de uitvoering van de (interne) werkzaamheden inzake het aantonen van de prestatielevering en dus gebruik gemaakt van de steekproef en werkzaamheden die door ons zijn uitgevoerd. Het Dagelijks Bestuur komt tot conclusie dat de prestatieleveringen als rechtmatig zijn beoordeeld, omdat de te leveren prestatie voldoende kan worden aangetoond, rekening houdend met de gehanteerde verantwoordingsgrenzen.

www.auren.com 15

Specifieke aandachtspunten Rechtmatigheidsverantwoording (7 van 7)

Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u ▪ In de procesbeschrijving factuurverwerking op te opnemen hoe voor de verschillende stromen de prestatie dient te worden vastgesteld en op welke wijze dit gedocumenteerd moet worden zodat dit achteraf, cf de Nota Rechtmatigheid en het Verantwoordingsdocument, door derden is vast te stellen. ▪ Daarnaast adviseren wij u de controles die wij op dit moment nog uitvoeren ook intern in te bedden in uw organisatie, rekeninghoudend met de aard en omvang van de organisatie. ▪ In kaart te brengen welke mogelijke nevenfuncties belangrijke functionarissen binnen RMN hebben en overwegen wat voor risico dit heeft tot belangenverstrengeling in het aangaan van opdrachten en autoriseren van facturen en welke mogelijk aanvullende maatregelen hieromtrent moeten worden genomen

Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat de update van de procesbeschrijvingen en de benodigde aanpassingen in Afas voor 2025 op de agenda staat.

www.auren.com 16

Specifieke aandachtspunten Interne beheersorganisatie (1 van 2)

1. Sturingsinformatie Gedurende onze controle hebben wij geconstateerd dat er op dit moment nog geen betrouwbare financiële (tussentijdse) rapportages zijn waarop de organisatie goed kan worden beheerst. Om als organisatie verder in control te komen is het van groot belang dat u (Aanbeveling voor RMN): ▪ Als AB, DB en MT bepaald op welke KPI’s u als orgaan wilt sturen ▪ Een format voor rapportages te ontwikkelen die daarop aansluiten ▪ Tijdig de begroting in de financiële zet waardoor u begroting en realisatie met elkaar kunt confronteren ▪ Het beheersen van de begroting en de verantwoordelijkheid hiervoor breed laten dragen binnen de organisatie en elke afdeling ownership en verantwoording te geven over zijn/haar budget. ▪ Indien nodig en wenselijk tijdig een begrotingswijziging opstellen Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u al een aantal belangrijke eerste stappen heeft gezet in de professionalisering van de begroting 2025.1 en 2026 en het herzien van het grootboek vanaf het jaar 2025. U geeft aan nu in het proces te zitten om de begroting goed in Afas te krijgen zodat daarna kan worden gewerkt aan de gewenste rapportages. 2.

Afstemmingen tussen de verschillende afdelingen Zoals eerder in het verslag aangegeven werd RMN geconfronteerd met het (tijdelijk) wegvallen van 2 key functionarissen binnen zowel de finance en ook de control afdeling wat nu voor het grootste deel is opgevangen door interim medewerkers en wordt er druk gezocht naar vaste invulling voor de control functie. Wij constateren gedurende de controle dat de afstemmingen tussen de verschillende afdelingen op sommige gebieden kan worden verbeterd wat dus ook mede wordt verklaard door de onverwachte wisselingen.

Om als organisatie verder in control te komen is het van belang dat (Aanbeveling voor RMN): ▪ Duidelijke afspraken te maken over welke taken bij finance liggen en welke bij control behoren te liggen ▪ De identificeren welke mogelijke taken gezamenlijk moeten worden opgepakt en hier duidelijke werkafspraken over te maken ▪ Ook na te gaan wat nu expliciet het takenpakket van de financiële afdeling is en wat eventueel ook bij andere afdelingen dient te worden belegd (zoals de verantwoordelijkheid van begrotingen)

www.auren.com 17

Specifieke aandachtspunten Interne beheersorganisatie (2 van 2)

3. Procesbeschrijven en risico-analyse Wij hebben geconstateerd en kennisgenomen van het feit dat in het jaar 2024 veel aandacht is besteed aan het opstellen van nieuwe procesbeschrijvingen en risicoanalyse-matrix. Dit is een belangrijke eerste stap in de verdere beheersing van de organisatie maar is het van belang om hier nu wel verder op door te pakken. Om als organisatie verder in control te komen is het van belang dat (Aanbeveling voor RMN): ▪ De procesbeschrijvingen worden geupdated (met inzichten nieuwe medewerkers en nieuwe elementen in de organisatie) ▪ De risico-analyse wordt geupdated (met inzichten nieuwe medewerkers en nieuwe elementen in de organisatie) ▪ Borgingen treffen dat de genoemde acties en controls in de beschrijvingen ook worden geïmplementeerd binnen de organisatie .

www.auren.com 18

Specifieke aandachtspunten Interne beheersorganisatie (2 van 2)

4. Cybersecurity Cyberdreigingen nemen toe in frequentie en complexiteit en kunnen elk type organisatie raken, waaronder ook RMN. Eventuele financiële en reputatieschade door datalekken of aanvallen kan aanzienlijk zijn. Vanuit deze ontwikkelingen identificeren wij het bruto risico op dit onderwerp als hoog. Aanbeveling voor RMN Gezien de ontwikkelingen op dit onderwerp en de mogelijke impact adviseren wij u: ▪ Het onderwerp cybersecurity op de agenda te zetten ▪ Een cybersecurity beleid op te stellen met daarin ook de overwegingen op een aantal belangrijke vragen zoals ▪ Wat is de directe impact als alle systemen worden platgelegd? ▪ Hoe lang kan ik als organisatie overleven zonder toegang tot de systemen? ▪ Te analyseren hoe u de bewustzijn van dit onderwerp op de rest van de organisatie kunt overbrengen (de menskant blijft het belangrijkste risico) Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u recentelijk een pentest heeft laten uitvoeren en de (niet significante) aandachtspunten op de agenda staan voor verdere opvolging. Derhalve staat het onderwerp dus expliciet op de agenda en worden er ook al benodigde acties uitgevoerd. Hierdoor is het risico voor RMN op medium gezet.

www.auren.com 19

Specifieke aandachtspunten WNT

Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Deze Wet is van toepassing op RMN. In het kader van de accountantscontrole hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd: ▪ wij hebben de juiste bepaling van de kring van topfunctionarissen beoordeeld; ▪ wij hebben de juistheid en volledigheid van de toelichting op de topfunctionarissen in de WNT-verantwoording gecontroleerd; ▪ wij hebben de juistheid en volledigheid van de toelichting inzake de overige werknemers in de WNT-verantwoording gecontroleerd; ▪ wij hebben de juiste toepassing van wet- en regelgeving gecontroleerd. Wij hebben, behoudens enkele reeds doorgevoerde (cijfermatige) aanpassingen, geen bevindingen geconstateerd. Wij toetsen de naleving van de anti-cumulatiewetgeving niet. In onze controleverklaring 2024 nemen wij daartoe de volgende passage op: “In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2024 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd.

Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.”

www.auren.com 20

Specifieke aandachtspunten Afrekening resultaat

1. Algemene en bestemmingsreserve reserve In de jaarrekening is een algemene reserve opgenomen. Deze is ontstaan uit positieve exploitatieresultaten in het verleden. Destijds is besloten dit niet te verrekenen met de in rekening gebrachte voorschotten per gemeente. In de AB-vergadering van 14 december 2016 is een bestuursbesluit genomen waarbij is bepaald dat geen verdere opbouw van de algemene reserve plaatsvindt. Vanaf dat moment worden eventuele tekorten per gemeente via de resultaatbestemming in mindering gebracht op de algemene reserve, voor zover voor die gemeente nog een algemene reserve bestaat. Dit betekent dat de huidige algemene reserve niet van alle deelnemende gemeenten is. In de jaarrekening is de positie per gemeente toegelicht (toelichting bij algemene reserve). Tevens heeft u ons aangegeven dat deze systematiek bij alle deelnemende gemeenten bekend is. Aangezien op basis van de bestuursbesluiten geen sprake is van een terugbetalingsverplichting van deze reserves aan de deelnemende gemeenten, is deze post terecht niet als schuld verantwoord in de jaarrekening 2024. Wel heeft u eerder het besluit genomen om de eerder gevormde kleine bestemmingsreserve ad 16K te laten vrijvallen van gunste van de algemene reserve. Per 31-12-2024 bedraagt deze reserve 218K.

Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u • In het jaar 2025 een bestuursbesluit te nemen omtrent mogelijke uitkering van de reserve aan de gemeenten die hier recht op hebben. 2. Resultaatverwerking vanaf boekjaar 2024 U heeft recentelijk de “Regeling voor de bestemming van het bedrijfsresultaat van RMN” opgesteld waarin is opgenomen dat het bedrijfsresultaat van RMN jaarlijks, na vaststelling van de jaarrekening, wordt toegerekend aan de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling. In de jaarrekening over het boekjaar 2024 is, vooruitlopend op dit besluit, het positief resultaat ad EUR 1.978.000 opgenomen in de overige schulden en zal tot uitkering komen na vaststelling van de jaarrekening.

www.auren.com 21

Uitgangspunten

www.auren.com

Algemeen scope en opdracht (1 van 2)

Doel Het verstrekken van een controleverklaring bij de jaarrekening 2024 van RMN met de volgende doelstellingen: ▪ Vaststellen dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en samenstelling van zowel de baten en lasten over het jaar 2024 alsmede van de activa en passiva (in overeenstemming met BBV). Let op! Inzake het vaststellen dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties voer 2024 rechtmatig tot stand zijn gekomen (volgens relevante wet- en regelgeving en vastgestelde normenkader) is vanaf het boekjaar 2023 geen onderdeel meer van de controleverklaring maar onderdeel van de rechtmatigheidsverklaring van RMN zelf. Zie verdere slides voor meer detail. Hierover dienen wij separaat te rapporteren. Samenvatting van de controle -aanpak Onze controle-aanpak bestaat uit een combinatie van systeem- en gegevensgerichte controlewerkzaamheden en is afgestemd op geïdentificeerde en ingeschatte risico’s op een afwijking van materieel belang rekening houdend met de gehanteerde materialiteit. Gezien de aard en omvang van de organisatie en de daaraan gerelateerde interne beheersing hanteren wij met primair een gegevensgerichte controleaanpak. Onze controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening.

De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet ten doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van RMN. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die het bestuur heeft gemaakt en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.

www.auren.com 23

Algemeen scope en opdracht (2 van 2)

Rapportage In deze rapportage worden de bevindingen gedeeld op basis van de door ons uitgevoerde systeemgerichte- en gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Wij hebben dit verslag gecombineerd gezien het feit dat de omvang van de organisatie en de daarmee samenhangende administratieve beheersing beperkt in omvang is.

Key audit matters Wij besteden in onze controle-aanpak bijzondere aandacht aan: ▪ Europese aanbestedingen ▪ Wet Normering Topinkomens (WNT) ▪ kostenallocatie en wijze van afrekening ▪ nauwkeurigheid van de lasten en afrekeningen ▪ materiële vaste activa Key audit matters zijn onderwerpen die, op basis van professionele oordeelsvorming, als meest significant voor de jaarrekeningcontrole worden aangemerkt. Daaronder zijn begrepen jaarrekeningposten gebaseerd op schattingen en de opbrengstverantwoording (zowel nauwkeurigheid als volledigheid). De vermelding van de key audit matters zal mogelijk in de toekomst een verplicht onderdeel worden van onze controleverklaring. Vanaf het boekjaar 2022 dient er aanvullend ook te worden gerapporteerd over fraude & continuïteit. Echter is dit nog niet toegepast bij onze controleverklaring over het boekjaar 2022 en 2023 door de oordeelonthouding bij de jaarrekening. In onze controleverklaring bij de jaarrekening over het boekjaar 2024 zullen wij wel aandacht besteden aan deze onderwerpen. Meer details hierover zijn opgenomen in slide 30 t/m 32.

www.auren.com 24

Algemeen Opvolging adviespunten accountantsverslag

De aanbevelingen zijn in dit verslag gekenmerkt als “Aanbeveling voor RMN” Deze aanbevelingen zijn gedurende de controle en bij het opstellen van het concept verslag besproken met de secretaris-directeur en het hoofd financiën. De aanbevelingen zijn bekend (vanuit eerdere jaren) en RMN heeft de punten uit eerdere verslagen (2023) gebruikt in haar verdere plan van aanpak en waar wij ook constateren dat er verschillende belangrijke stappen zijn gezet op verschillende gebieden. Dit is verder in detail meegenomen bij de specifieke punten in dit verslag. Bij de aanbevelingen in dit verslag is ook soms al een initiële reactie opgenomen of uiteengezet welke acties er al door RMN zijn genomen. Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u om op basis van alle eerdere plannen en genomen stappen een nieuwe priotisering te maken (op basis van de risk assessment) van de op te pakken punten en verbeteringen. Wij hebben begrepen dat RMN ten eerste nu bezig is met een nieuw meerjarig strategieplan (2026-2030).

www.auren.com 25

Algemeen Controleprotocol en materialiteit

Controleprotocol en regelgevend kader Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het BADO. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. De aard van onze opdracht is nader uiteengezet in onze opdrachtbevestiging.

De accountantscontrole en in bredere zin, het toezicht vanuit het Rijk en toezichthouders (zoals de Autoriteit Financiële Markten) laat in de afgelopen jaren wijzigingen zien. Concreet betekent dit dat de rijksoverheid en de toezichthouder substantieel zwaardere eisen stellen aan de diepgang van en focus in de accountantscontrole en hier bij reviews ook op toetsen. Er zijn tal van andere onderwerpen te noemen, bijvoorbeeld de eisen ten aanzien van beheersingsmaatregelen, prestatieverklaringen bij inkoop, verscherping regels ten aanzien van aanbestedingen middels de Aanbestedingswet en de eisen die gesteld worden aan de verbijzonderde interne controles waarop in onze controles steeds meer focus op komt te liggen. Materialiteit Op grond van de BADO (art. 4, lid 2) stelt het algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. Deze goedkeurings-toleranties betreffen kwantitatieve criteria.

Voor de jaarrekening 2024 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten € 352,000 (1% van lasten) en € 1.056.000 voor onzekerheden (3% van lasten) waarbij een uitvoeringsmaterialiteit wordt gehanteerd van 50%, rekening houdend met de intern aanwezige beheersingsmaatregelen en de kwaliteit van de financiële verslaggeving In overeenstemming met uw protocol zullen wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 176.500, alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve- of WNT-redenen relevant zijn, aan het algemeen bestuur rapporteren. Voor de bevindingen verwijzen wij naar de bijlage.

www.auren.com 26

Algemeen Controleaanpak

Inzicht verkrijgen in (veranderingen in) de organisatie en haar omgeving

We hebben inzicht verkregen in veranderingen in uw organisatie en omgeving om de risico’s op een afwijking van materieel belang te identificeren en adresseren.

Inzicht verkrijgen in de organisatie en haar omgeving

Inzicht verkrijgen in de AO/IB

Inzicht verkrijgen in de AO/IB

We hebben ook inzicht verkregen in de administratieve organisatie en interne beheersing, voldoende om de risico's van een afwijking van materieel belang in de jaarrekening te identificeren en te beoordelen.

www.auren.com

Scoping

We hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met de BBV. We hebben ons professionele-kritische instelling toegepast bij het bepalen van de materialiteit, wat op zijn beurt een basis vormt voor onze risico-inschattingswerkzaamheden en het bepalen van de omvang van verdere controlewerkzaamheden.

Scoping

Kernpunten van de controle

Overige bevindingen

Evenals onze conclusies over de belangrijke risicogebieden, rapporteren wij aan u andere opmerkingen die naar onze mening communicatie met het bestuur rechtvaardigen.

Conclusie over kernpunten van de controle

Conclusie over kernpunten van de controle/ significante risico’s

Op basis van ons begrip van uw organisatie en de belangrijkste veranderingen/ ontwikkelingen gedurende het jaar, hebben we kernpunten van de controle geïdentificeerd op jaarrekeningpostniveau en op jaarrekeningniveau.

Overige bevindingen

Onze onafhankelijke controleverklaring

Ons onafhankelijke accountantsrapport Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden geven wij een goedkeurende controleverklaring af bij de jaarrekening als geheel.

Algemeen Regelgevend kader

Regelgevend kader RMN RMN is onderworpen aan een uitgebreid regelgevend kader welke door het algemeen bestuur is vastgesteld en is vastgelegd in een normenkader. Tegelijkertijd zien we dat er meer en/of hogere eisen worden gesteld aan de verbijzonderde (interne of externe) controle ter toetsing op het naleven van wet- en regelgeving (zowel door RMN en haar accountant). Dit heeft gevolgen voor werkzaamheden zoals diepgang van onderbouwingen, documentatie en dossiervorming. Aanbeveling voor RMN Wij hebben kennisgenomen van het opgestelde normenkader 2024. Wij adviseren u aanvullend nog het volgende: ▪ Het jaarlijks blijven evalueren en zo nodig updaten van het normenkader ▪ Het expliciet bijhouden (en gedocumenteerd onderbouwen) van wijzigingen daarin ➔ nog geen expliciet onderdeel in het huidige document ▪ Het analyseren en uitwerking van gevolgen (benodigde maatregelen) voor inbedding binnen RMN (uitwerking in richtlijnen en procedures).

Daarbij kan worden gedacht aan een risico-analyse per wettelijk kader (zoals deze is opgenomen in de paragrafen), het benoemen van benodigde maatregelen, een toetsing om vast te stellen in welke mate de maatregelen zijn geïmplementeerd en een conclusie of er wordt voldaan aan het regelgevend kader (PDCA-cyclus) ➔ nog geen expliciet onderdeel in het huidige document Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u het jaarlijks updaten van het normenkader op de agenda heeft staan. Wij constateren dat het tweede en derde punt verder aandacht behoeft. Indien gewenst kunnen wij na afronding van de controle met u van gedachten wisselen over de wijze waarop dit concreet vorm gegeven kan worden.

www.auren.com 28

Algemeen Frauderisicofactoren (1 van 2)

Verantwoordelijkheid RMN De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en het naleven van wet- en regelgeving (hierna: onregelmatigheden) berust zowel bij degenen die belast is met de governance als bij het management. Het is van belang dat het management sterk de nadruk legt op het voorkomen van fraude en onregelmatigheden, waardoor de gelegenheden tot het plegen van fraude en onregelmatigheden kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan, waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden om fraude en onregelmatigheden te plegen omwille van de waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft. Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd zodanig dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat. Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden.

Werkzaamheden Auren Gedurende de controle hebben wij initieel de volgende frauderisicofactoren geïdentificeerd: ▪ Voldoen aan de verslaggevingsvereisten (BBV) ▪ Rechtmatigheid van kosten (aanbesteding), als onderdeel van de rechtmatigheidsverklaring van RMN ▪ Betalingsproces en contante gelden ▪ Voldoen aan overige wet- en regelgeving ▪ Afrekeningen met gemeenten Wij hebben onze controlewerkzaamheden zodanig ingericht dat wij bovengenoemde risico's kunnen herkennen en de risico's kunnen mitigeren naar een aanvaardbaar niveau.

www.auren.com 29

Algemeen Frauderisicofactoren (2 van 2)

Aanbeveling voor RMN We adviseren u (als bestuur) periodiek te blijven evalueren welke mogelijke frauderisicofactoren van toepassing zijn binnen uw organisatie. Wij adviseren u specifiek: ▪ om het onderwerp op de agenda van de AB en DB vergaderingen te maken ▪ een fraude-assessment te maken en periodiek te evalueren ▪ in deze assessment ook meenemen wat de verplichtingen en/of risico’s zijn vanuit het van toepassing zijnde normenkader van RMN ▪ het opstellen van een fraudebeleid voor de gehele organisatie, voor werknemers hoe om te gaan met (mogelijke) fraude, (anonieme) meldpunten, code of conduct etc. waarin ook het onderwerp corruptie een expliciet onderdeel van is. Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u dit onderwerp op de jaarlijkse agenda zet van de bijeenkomst van de financiële beleidsambtenaren. Wij adviseren u aanvullend om dit onderwerp “breed” te analyseren en niet alleen te kijken naar de inrichting van de financiële administratie, maar ook naar alle onderdelen van het (vastgestelde) normenkader.

Aanvullend hebben wij ook geconstateerd dat er in het jaar 2024 een uitgebreide risk assessment analyse heeft plaatsgevonden wat mede gericht is op mogelijke frauderisicofactoren.

www.auren.com 30

Algemeen Fraude & continuïteit in de controleverklaringAlgemeen

Vanaf het boekjaar 2022 dient er aanvullend ook te worden gerapporteerd over fraude & continuïteit. Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in het onderdeel “Onderbouwing van ons oordeel” zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons oordeel te kunnen baseren bij de jaarrekening als geheel over het boekjaar 2022 en 2023. Op basis hiervan behoefte dus eerder geen passage te worden opgenomen omtrent fraude & continuïteit. De kern van de bepaling dat de secties over de controleaanpak van fraude- en continuïteitsrisico’s in deze situatie niet worden opgenomen, is dat de accountant geen voldoende geschikte controle-informatie heeft kunnen verkrijgen voor een oordeel over de financiële overzichten als geheel. Dit zou impliciet ook de controleinformatie over fraude- en continuïteitsrisico’s kunnen betreffen. Echter zullen wij wel een goedkeurend oordeel verstrekken bij de jaarrekening over het boekjaar 2024 waardoor er nu wel een passage omtrent de fraude en continuïteit zal worden opgenomen.

www.auren.com 31

Algemeen Fraude & continuïteit in de controleverklaring - Continuïteit

Continuïteit In het algemeen kunnen er 4 fasen worden geïdentificeerd met betrekking tot de continuïteitsituatie van een onderneming: ▪

Geen continuïteitsrisico’s

▪

Enige continuïteitsrisico’s, niet materieel (de onderneming kan zichzelf redden)

▪

Materiële continuïteitsrisico’s (de onderneming heeft hulp van externe partijen nodig)

▪

Discontinuïteit

Deze fasen hebben wij ook geanalyseerd aan de hand van de situatie en specifieke eigenschappen bij RMN. Gezien de aard van de organisatie en de afspraken die met de gemeenten zijn gemaakt in de gemeenschappelijke regeling met betrekking tot de financiële ondersteuning en verplichting zien wij voor de RMN geen continuïteitsrisico’s. Daarvoor hebben wij ook kennisgenomen van: ▪

Inlichtingen inzake belangrijke ontwikkelingen na balansdatum en zelfonderzoek daaromtrent

▪

Begroting 2025 en 2026

▪

Analyse van de financieringsrisico’s in het jaarverslag

Voor de betreffende passage verwijzen wij naar onze controleverklaring.

www.auren.com 32

Algemeen Fraude & continuïteit in de controleverklaring - Fraude

Fraude In overeenstemming met onze controlestandaarden hebben wij een analyse gemaakt van de frauderisicofactoren voor RMN (zie slide 28). Op basis van deze geïdentificeerde risico’s hebben wij specifieke werkzaamheden uitgevoerd om deze risico’s tot een voldoende laag niveau te kunnen mitigeren. Een belangrijk onderdeel van deze werkzaamheden is het verkrijgen van inlichtingen van de directie en bestuur met betrekking tot de analyse van de frauderisico’s. Voor de betreffende passage verwijzen wij naar onze controleverklaring.

www.auren.com 33

Bijlagen

www.auren.com 34

Bevindingen Eindejaarscontrole

www.auren.com 35

Bevindingen eindejaarscontrole Voorraden

De post voorraden was in de afgelopen jaren onderdeel van de oordeelonthouding. Echter hebben wij al wel voldoende en geschikte controle-informatie verkregen omtrent het bestaan en waardering van de voorraden per 31 december 2023. Ook over het boekjaar 2024 concluderen wij dat wij voldoende en geschikte controle-informatie hebben verkregen over de post voorraden. Aanbeveling voor RMN Vanuit de uitgevoerde werkzaamheden komen nog wel de volgende adviezen uit naar voren (voor met name de voorraad mini-containers): ▪ het waarborgen van een dynamische voorraadregistratie in de financiële administratie ▪ het implementeren van een (voor de controle adequate) voorraadinventarisatiesystematiek (in het bijzonder met betrekking tot het bestaan en de waardering van de voorraad per jaareinde) ▪ het (periodiek) toetsen van de waarde van kostprijs voorraad aan de gehanteerde waarderingssystematiek ▪ het implementeren van een beleidskader voor de evaluatie van afwaarderingen van voorraden Opvolging door RMN We hebben vanuit inlichtingen begrepen dat deze processen op de agenda staan voor het jaar 2025

-

www.auren.com 36

Bevindingen eindejaarscontrole Voorziening groot onderhoud

De post voorziening groot onderhoud was in de afgelopen jaren onderdeel van de oordeelonthouding.

Er diende door het bestuur nog een besluit te worden genomen inzake de verwerking van groot onderhoud: via de exploitatie of via de voorziening groot onderhoud. Indien een voorziening wenselijk blijft dan dient er dus opvolging te worden gegeven aan bovengenoemde punten. Indien ervoor wordt gekozen om dit via de exploitatie te laten lopen zal er nog steeds een onderhoudsplan moeten komen, maar deze dient dan ter input voor de op te stellen begrotingen. De voorziening, ad 32K, komt dan te vervallen. U heeft in het jaar 2024 het besluit genomen om de voorziening vrij te laten vallen. Aanbeveling voor RMN Vanuit de uitgevoerde werkzaamheden komen nog wel de volgende adviezen uit naar voren: ▪ Het MJOP up-to-date te houden op basis van mogelijke belangrijke ontwikkelingen (prijzen of wijzigingen in plannen) ▪ Het MJOP ook expliciet verwerken in de komende begrotingen en tijdig inspelen op grote kosten in de toekomst

-

www.auren.com 37

Bevindingen eindejaarscontrole Materiële vaste activa

De post materiële vaste activa was in de afgelopen jaren onderdeel van de oordeelonthouding. Echter hebben wij al wel voldoende en geschikte controle-informatie verkregen omtrent het bestaan en waardering van de voorraden per 31 december 2023. Ook over het boekjaar 2024 concluderen wij dat wij voldoende en geschikte controle-informatie hebben verkregen over de post voorraden. Aanbeveling voor RMN Vanuit de uitgevoerde werkzaamheden komen nog wel de volgende adviezen uit naar voren: ▪ eerder is door de commissie BBV een nieuwe notitie uitgebracht over de materiële vaste activa waarin wordt geadviseerd om verschillende onderwerpen in de financiële verordening op te nemen. In het jaar 2025 heeft RMN ook een nieuwe financiële verordening uitgebracht. Daarin zijn een aantal eerder genoemde onderwerpen meegenomen maar adviseren wij nog een aanvullende vastlegging te maken omtrent: ▪ Verwerking van stelsel- en schattingswijzigingen ▪ instellen van onderhoudsvoorzieningen (zie ook voorgaande slides inzake voorziening) ▪ Wijze en uitgangspunten voor afschrijven ▪ wij adviseren u periodiek de materiële vaste activastaat door te nemen op activa welke niet meer aanwezig zijn binnen RMN en deze uit de activastaat te verwijderen (is voor 2024 ook gebeurd) ▪ jaarlijks zichtbaar (volgens een vaste policy) een analyse uit te voeren op bijzondere waardeverminderingen

-

www.auren.com 38

Bevindingen eindejaarscontrole Kostenallocatiemodel

In de gemeenschappelijke regeling, het kostenallocatiemodel en overige nota’s, verordeningen en stukken zijn door de betrokken gemeenten afspraken gemaakt over de gewenste financiële inrichting en afrekening. RMN werkt met een kostenallocatiemodel waarbij het uitgangspunt is dat de basiskosten worden verdeeld op basis van de begroting en de verwerkingskosten op basis van de werkelijke kosten. Additionele taken die met gemeenten zijn afgesproken worden tegen de werkelijke kosten doorbelast. Het kostenallocatiemodel is een complexe en bewerkelijke berekening waarop de financiële organisatie in afdoende mate ingericht moet zijn. Aanbeveling voor RMN We adviseren u (als bestuur) de huidige inrichting en het bestaande afrekenmodel te evalueren en na te gaan of dit nog steeds het meest passende model is dan wel dat herziening en/of vereenvoudiging gewenst is. Opvolging door RMN We hebben dit ook mede besproken in het afgelopen DB overleg in 2024. Daaruit komt dit onderdeel is van een aantal overweging en welke de komende jaren verder nog worden uitgewerkt, waaronder dus ook het kostenallocatiemodel.

www.auren.com 39

Bevindingen eindejaarscontrole Baten

RMN maakt gebruik van een kostenallocatiemodel. Gelet op de daarbij gehanteerde systematiek en wijze van opstellen van de afrekeningen (handmatig in Excel), is dit voor de controle als significant risico aangemerkt. Wij hebben als onderdeel van onze controlewerkzaamheden kennis genomen van het kostenallocatiemodel dat de organisatie hanteert. Daarbij maakt de organisatie gebruik van Excel-bestanden waarin afrekeningen (handmatig) worden opgesteld. Wij hebben verschillen controlewerkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van de door de organisatie opgestelde DVO-afrekeningen. Dit betreffen onder meer de volgende werkzaamheden: ▪ het controleren van de rekenkundige juistheid ▪ het aansluiten van de afrekening met het verbijzonderde grootboek ▪ het aansluiten van af te rekenen bedragen (op basis van de begroting) met de bedragen in de betreffende begroting ▪ het aansluiten van verwerkingskosten van de AVU met de verwerkingskosten in de jaarrekening van de RMN en de interne registraties van RMN ▪ het aansluiten van bedragen die afgerekend worden op basis van verrekening met achterliggende bescheiden ▪ detailcontroles op de toerekening van uren ▪ detailcontroles op de gehanteerde uurtarieven Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u om het proces van het opstellen van de jaarafrekeningen zoveel als mogelijk te automatiseren/standaardiseren

www.auren.com 40

Bevindingen eindejaarscontrole Onderbouwing van schattingen

Bij een aantal jaarrekeningposten is sprake van schatting(selement)en. Dit betreft in ieder geval: ▪ de waardering van materiële vaste activa inclusief de beoordeling van het wel/niet kunnen activeren van lasten ▪ de afrekeningen met verschillende contractanten (zoals Verpact) ▪ de schattingen die betrekking hebben op bijvoorbeeld disputen met (oud) werknemers ▪ de afwikkeling van projecten (wel/niet voor rekening van RMN) Wij hebben gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden expliciet aandacht besteed aan deze schattingselementen. Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u jaarlijks bij het opstellen van de jaarrekening expliciet inzichtelijk te maken welke schattingen/subjectieve elementen er van toepassing zijn, de cijfermatige onderbouwing van schattingen te documenteren en dit adequaat in de jaarrekening toe te lichten ▪ wij adviseren u, indien van toepassing, algemene leidraden op te stellen m.b.t. algemene uitgangspunten en kaders voor het maken van schattingen/subjectieve elementen zoals dit is gedaan voor de projectfinanciering (V20-058) Wij constateren dat RMN dit al jaarlijks doet en derhalve geen expliciete actie nu benodigd is.

www.auren.com 41

Bevindingen eindejaarscontrole Paragrafen jaarverslag (1 van 2)

De paragrafen zijn onderdeel van het jaarverslag van RMN. De paragrafen dienen te wordt opgenomen overeenkomstig de BBV. Dit betreffende de volgende onderdelen: ▪ lokale heffingen ▪ weerstandsvermogen en risicobeheersing ▪ onderhoud kapitaalgoederen ▪ financiering ▪ bedrijfsvoering ▪ verbonden partijen ▪ grondbeleid Wij hebben vastgesteld dat de lokale heffingen en het grondbeleid niet van toepassing zijn voor RMN. Daarnaast hebben wij gedurende de controle overleg gevoerd over de inhoud en toelichting teneinde te voldoen aan de bepalingen van de BBV. Wij hebben de informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiele afwijkingen bevat. Aanvullend hebben wij ten aanzien van de paragrafen nog enkele aandachtspunten voor u geïdentificeerd, zie volgende sheet. Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u om in het bijzonder het onderdeel risicobeheersing jaarlijks te evalueren – en zo nodig te herzien – naar aanleiding van actuele omstandigheden ▪ wij hebben geconstateerd dat er nog niet (zichtbaar) proactief wordt gestuurd op de geïdentificeerde risico’s en de te nemen maatregelen. Wij adviseren dit expliciet zichtbaar te maken.

Dit kan bijvoorbeeld door het agenderen ervan voor de bestuursvergaderingen en de vastlegging in notulen Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat er in het jaar 2024 een uitgebreide risk assessment heeft plaatsgevonden en dat op basis van deze assessment ook verdere risicomitigerende maatregelen worden genomen.

www.auren.com 42

Bevindingen eindejaarscontrole Schatkistbankieren

Decentrale overheden zijn vanaf december 2013 verplicht om hun overtollige middelen aan te houden bij het Rijk. Dit heet schatkistbankieren (SKB), dit is ook van toepassing bij RMN. In het jaar 2021 is per Q3 het drempelbedrag veranderd. Decentrale overheden moeten hun overtollige liquiditeiten stallen in de schatkist van het rijk. Om te bepalen of een gemeenten overtollige liquiditeiten naast de gelden voor het normale betalingsverkeer aanhoudt, geldt een drempelbedrag dat is gebaseerd op het begrotingstotaal van de gemeente. Het bestaande drempelbedrag was erg laag en dus is besloten deze aan te passen om onnodige administratieve lasten voor decentrale overheden te verminderen. Het drempelbedrag, wordt bepaald op basis van het begrotingstotaal van het openbaar lichaam. Voor openbare lichamen met een begrotingstotaal kleiner dan of gelijk aan € 500 miljoen is het drempelbedrag gelijk aan 2,0% van het begrotingstotaal, waarbij het drempelbedrag minimaal € 1 miljoen bedraagt. Voor openbare lichamen met een begrotingstotaal groter dan € 500 miljoen is het drempelbedrag gelijk aan € 10 miljoen, vermeerderd met 0,2% van het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat. Voor RMN komt dit neer op een drempelbedrag van ongeveer € 1 miljoen wat RMN in de loop van 2023 ook heeft toegepast en ook voor het jaar 2024 is gehanteerd.

www.auren.com 43

Bevindingen eindejaarscontrole Autorisatie van uren

In onze controle hebben wij expliciet aandacht besteed aan de registratie en autorisatie van de uren in 21Qubz, primair op de uren die op realisatie worden afgerekend zoals de uren voor de gladheidsbestrijding. Bij de detailcontroles op de autorisatie van de uren inzake gladheidsbestrijding hebben wij geconstateerd dat er een intern proces is voor autoriseren van de uren en dat deze uren daarna door P&O worden verwerkt (krijgen daarmee de status “CAO verwerkt mee”). Echter constateren wij ook dat er na de verwerking van P&O er nog uren zijn aangepast en/of bijgevoegd waardoor er een onzekerheid is ontstaan of deze uren juist en volledig in de verdere verwerking zitten. Aanbeveling voor RMN wij adviseren u: ▪ om waarborgen te treffen dat uren na de status “CAO verwerkt” niet meer kunnen worden aangepast en ook geen uren meer in de periode kunnen worden toegevoegd ▪ periodiek alle statussen van de uren te analyseren en uiteindelijk allemaal te verwerken naar de status “CAO verwerkt”

www.auren.com 44

Bevindingen eindejaarscontrole Claims en procedures

U heeft ons geïnformeerd over lopende claims en/of lopende procedures/zaken. Op basis daarvan komt naar voren dat er in het jaar 2024 een aantal disputen speelden met (oud)werknemers maar dat deze zijn afgewikkeld en beperkte financiële impact hadden. Per heden (juni 2025) zijn geen lopende claims of procedures. In de jaarrekening is daaromtrent ook het volgende toegelicht: “RMN was in 2024 betrokken bij enkele disputen met betrekking tot (oud) werknemers. De financiële impact was laag en wordt daarom niet verder benoemd. Wij kunnen ons verenigen met de door de directie ingenomen standpunten met betrekking tot bovengenoemde zaken.