10.2 Accountantsverslag 2023 RMN

www.auren.com 44

Bevindingen eindejaarscontrole Inrichting jaarverslag

Gedurende de controle hebben wij overleg gevoerd met de hoofd financiën over het format van het jaarverslag. Door RMN is besloten om de volgende documenten op te stellen: ▪ een Financieel Jaarverslag volgens de vereisten van de BBV ▪ een afzonderlijk Sociaal Verslag Het Financieel Jaarverslag betreft het object van onderzoek voor de controle, waarbij wij een controleverklaring afgeven. Wanneer u ervoor kiest om in het Sociaal Verslag een samenvatting op te nemen van de financiële resultaten en daarbij een verwijzing opneemt naar de gecontroleerde jaarrekening en/of onze controleverklaring, dan zullen wij eveneens een afzonderlijke verklaring moeten verstrekken bij de in het Sociaal Verslag opgenomen informatie alvorens deze mag worden gepubliceerd (rapporteren betreffende samengevatte financiële overzichten, Standaard 810 van de in Nederland geldende controlestandaarden). Aanbeveling voor RMN Wij hebben gedurende de controle gemerkt dat het huidige format in word zeer bewerkelijk is en de volledige vormgeving is belast bij de financiële afdeling. Wij adviseren u om te onderzoeken of het format efficiënter kan worden gemaakt.

www.auren.com 45

Bevindingen eindejaarscontrole Lijst met gecorrigeerde en ongecorrigeerde verschillen

Onderstaand hebben wij de geïdentificeerde controleverschillen opgenomen boven de grens van € 5.000 (te hanteren grens conform voor ons geldende wet- en regelgeving). Gecorrigeerde controleverschillen De gecorrigeerde controleverschillen betreffen ▪

verschillende tekstmatige aanpassen

▪

WNT verantwoording

▪

Presentatie van de activa in bestelling ad € 217.000 (geen resultaat impact)

▪

Presentatie van de desintegratievergoeding van IJsselstein ad € 546.000

▪

Extra lasten voor 2023 uit het jaar 2023 ad € 14.197

Ongecorrigeerde controleverschillen Er zijn geen ongecorrigeerde controleverschillen

www.auren.com 46

Bevindingen eindejaarscontrole Onafhankelijkheid

De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. De regels inzake de onafhankelijkheid zijn opgenomen in het Nederlands recht, de Verordening inzake onafhankelijkheid (ViO). Een aantal belangrijke punten uit de ViO die wij onderkennen zijn: ▪ langdurige betrokkenheid ▪ samenloop van dienstverlening ▪ geschenken en giften Wij hebben alle aspecten geanalyseerd die onze onafhankelijkheid gedurende het jaar zouden kunnen bedreigen. Wij verklaren dat de heer A. (Andries) van Pijkeren RA, in zijn hoedanigheid van externe accountant, Auren en de kantoren in zijn netwerk en zijn partners, (senior) managers alsmede de overige teamleden die de controle uitvoeren, onafhankelijk zijn van RMN. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat ook ten aanzien van andere punten er geen sprake is van bedreigingen van onze onafhankelijkheid.

www.auren.com 47

Kwaliteit van de interne beheersorganisatie

www.auren.com 48

Bevindingen AO/IB Algemene scope beoordeling AO/IB

Bij de planning en uitvoering van de controle van de jaarrekening 2023 van RMN hebben wij de interne beheersmaatregelen, welke onderdeel uitmaken van de administratieve organisatie, in onze overwegingen betrokken. Wij hebben de opzet en het bestaan van interne beheersmaatregelen onderzocht voor zover wij dit in het kader van de jaarrekening noodzakelijk achten en niet met het doel om een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing te geven. Wij hebben geen onderzoek naar de effectiviteit van de interne beheersing verricht, anders dan dat relevant is voor onze jaarrekeningcontrole. De beoordeling van de administratieve organisatie van RMN, met name de daarin besloten interne beheersing, heeft tot doel de omvang en de diepgang vast te stellen van de door ons uit te voeren controlewerkzaamheden als basis voor ons oordeel met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening.

Bij deze beoordeling is met name aandacht besteed aan: ▪ de organisatiestructuur van de gemeenschappelijke regeling en de toegekende bevoegdheden en verantwoordelijkheden ▪ aanwezigheid van controletechnische functiescheidingen Bij de beoordeling van de opzet van de AO/IB is in het bijzonder aandacht besteed aan de volgende processen: ▪ aanbestedingsprocedures (rechtmatigheid) ▪ autorisatie van facturen (rechtmatigheid) ▪ betalingen (rechtmatigheid) ▪ proces inzake opstellen van de jaarafrekeningen Wij hebben gelet op de aard en omvang van (activiteiten van de) RMN een overwegend gegevensgerichte controleaanpak gehanteerd. Voor de controle over het boekjaar 2024 zullen wij specifiek aandacht besteden aan het verkrijgen van inzicht in relevante processen, richtlijnen en procedures en nagaan of en zo ja in welke mate wij voor de controle daarvan gebruik kunnen maken.

www.auren.com 49

Bevindingen AO/IB Algemene bevindingen beheersorganisatie

Interne vastleggingen van richtlijnen en procedures + verordeningen Tijdens het verkrijgen van inzicht in verschillende processen hebben wij geconstateerd dat veel processen, richtlijnen en procedures nog niet vast liggen binnen de organisatie en vaak nog “in de hoofden van mensen” zit. Het daaraan gerelateerde risico is het verlies van kennis binnen de organisatie indien de betreffende mensen de organisatie verlaten.

Daarnaast had RMN in het verleden (veelal in het jaar 2005) verschillende verordeningen opgesteld welke mogelijk niet meer actueel zijn en/of niet meer volledig voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. In het jaar 2023 heeft RMN de van toepassing zijnde verordeningen geactualiseerd. Aanbeveling voor RMN Om het risico inzake de vastleggingen van de AO/IB (gedeeltelijk) te kunnen mitigeren adviseren wij u de procedures en richtlijnen zoveel als mogelijk vast te leggen. Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat dit in 2024 heeft plaatsgevonden en verschillende nieuwe richtlijnen, procedures en procesbeschrijvingen zijn opgesteld. Wij zullen als onderdeel van de controle over het jaar 2024 verder kennisnemen van deze procesbeschrijvingen.

www.auren.com 50

Bevindingen AO/IB Bezetting van de financiële afdeling

1. Bevindingen boekjaar 2022 Tijdens de controle over het jaar 2022 hebben wij een kwetsbaarheid in de bezetting van de financiële administratie geïdentificeerd. Door de omvang van de organisatie komt het voor dat meerdere taken door één en dezelfde persoon uitgevoerd kunnen worden en constateren wij dat er beperkt sprake is van scheiding tussen controlerende- en uitvoerende functies (nu met name uitvoerend). Daarnaast constateren wij dat de bezetting op de financiële administratie op dat moment niet adequaat voor uitvoering van alle (verwachte) taken waaronder: ▪ het volledig en tijdig aanleveren van (kwalitatief toereikende) controle-informatie ▪ het opstellen en analyseren van tussentijdse rapportages ▪ het inbouwen en uitvoeren van interne controles en afstemming op financiële rapportages 2. Bevindingen boekjaar 2023 Tijdens de jaarrekeningcontrole 2023 hebben wij geconstateerd dat RMN concrete stappen heeft gezet om ook deze bezetting weer op orde te krijgen en is de financiële administratie en control functie meer in evenwicht met de benodigde taken. Wij hebben hierdoor ook geconstateerd dat de oplevering en kwaliteit van aan te leveren stukken voor de controle sterk is verbeterd. Dit heeft geresulteerd in een soepeler verloop van het controleproces.

Daarnaast constateren wij ook dat er meer ruimte is voor nadenken over verbeteringen in de toekomst, zoals vereenvoudiging van het grootboek in 2025 Aanbeveling voor RMN Naar aanleiding onze controle onderkennen wij een aantal verbetermogelijkheden ter voorbereiding op de interim- en eindejaarscontrole en anderzijds: ▪ het duidelijk uitkaderen van de verdeling van de onderlinge taken binnen de afdeling ▪ ook na te gaan wat nu expliciet het takenpakket van de financiële afdeling is en wat eventueel ook bij andere afdelingen dient te worden belegd ▪ de interne kennis met betrekking tot de BBV, rechtmatigheid (prestatielevering) en aanbestedingen verder te vergroten ▪ te evalueren wat de interne informatiebehoefte is op financieel gebied en welke rapportages hiervoor nodig zijn Tot slot merken wij dat de kennis inzake de BBV-regelgeving nog in beperkte is ingebed binnen de organisatie.

www.auren.com 51

Bevindingen AO/IB Begrotingsproces

Proces

De begroting is voor RMN taakstellend en het proces van het op- en vaststellen is van groot belang. Wij hebben gedurende de controle kennisgenomen van het proces en hebben vastgesteld dat: ▪ er een proces bestaat met betrekking tot het (gedetailleerd) tot stand komen van de begroting ▪ de primaire begroting is vastgesteld door het algemeen bestuur ▪ de aangepaste begroting (3x) aanvullend is vastgesteld ▪ de begrotingen nauwkeurig zijn verwerkt in de jaarrekening volgens de BBV alsmede de toelichting van de aanpassingen in de aangepaste begroting Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u om de format en inhoud van de begroting een keer expliciet tegen de bepalingen van de BBV te houden en waar noodzakelijk aanpassingen door te voeren.

www.auren.com 52

Bevindingen AO/IB Inkoopproces (1 van 2)

Autorisatie van facturen Wij hebben tijdens de controle vastgesteld dat er een autorisatieproces bestaat voor de autorisatie van facturen binnen AFAS. Voor 2023 is ook een complete export van de autorisatie te maken vanuit AFAS.

Wij constateren hierin geen significante tekortkomingen, wel hebben wij nog een aantal aanbevelingen. Aanbeveling voor RMN ▪ wij hebben geconstateerd dat in sommige situaties de secretaris-directeur zowel de functies budget-, primaathouder en directie heeft waardoor de factuur door 1 persoon wordt geautoriseerd. In het kader van het risico met betrekking tot ‘management override’ adviseren wij u de adressering van dit risico expliciet te heroverwegen ▪ wij adviseren u, nu een export is te maken van de AFAS workflow, periodiek na te gaan of er geen openstaande autorisaties zijn en alles via het gewenste proces is gelopen Betalingen Wij hebben tijdens de controle vastgesteld dat er sprake is van functiescheiding binnen de bankapplicatie (BNG). Inzake de uitwisseling van de inloggegevens geeft u aan dat dit enkel gebeurt voor de functie hoofd financiën welke enkel betalingen kan klaarzetten. De secretaris-directeur is en blijft enkel bevoegd om de klaargezette betalingen te autoriseren. Wij constateren hierin geen significante tekortkomingen. Crediteurenstamgegevens De financiële afdeling (FA) wijzigt crediteurstamgegevens na ontvangst van een verzoek van de leverancier. Nieuwe crediteuren worden gescheiden ingevoerd. Invoer in excel op basis van factuur door controller en confrontatie hiervan met de invoer van de crediteur door administratieve medewerker in AFAS.

Aanbevelingen voor RMN ▪ het implementeren van interne procedures en richtlijnen (4-ogen principe) voor het doorvoeren van wijzigingen in AFAS met betrekking tot crediteurenstamgegevens ▪ wij adviseren u (indien mogelijk) dit direct in te regelen in AFAS zelf en expliciet te laten aftekenen (excel is aan te passen). Tevens adviseren wij dit proces verder te implementeren voor wijziging van de bankgegevens voor bestaande crediteuren

www.auren.com 53

Bevindingen AO/IB Inkoopproces (2 van 2)

Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd dat nu In AFAS wordt vastgelegd met wie gesproken is en dat de bevestigingsdatum wordt ook genoteerd. We zullen de opzet en bestaan van dit proces verder meenemen in de controle over het boekjaar 2024.

www.auren.com 54

Bevindingen AO/IB Automatisering (1 van 2)

Betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevens verwerking

Onze controle is niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management en/of bestuur ontvangen. Wel hebben wij gedurende de controle inzicht verkregen in: ▪ de algehele automatiseringsomgeving ▪ de belangrijkste applicaties ▪ de mate van betrokkenheid van serviceorganisaties ▪ de belangrijkste controls ▪ mogelijke incidenten ▪ de AVG Gezien de aard van de bevindingen zoals beschreven in de basis van onze oordeelonthouding hebben deze bevindingen ook impact op de daaraan gerelateerde processen zoals ook verschillende koppelingen met het automatiseringsproces. Op basis van de verkregen informatie hebben wij wel een aantal aanbevelingen.

www.auren.com 55

Bevindingen AO/IB Automatisering (2 van 2)

Aanbeveling voor RMN ▪ binnen 21Qubz is de inrichting en beheersing van de rollen en rechten nog goed inzichtelijk en te beheersen. Wij adviseren u te kijken wat hierin nog mogelijk is ▪ wij adviseren u periodiek een zichtbare analyse te maken van de rechten en rollen binnen de meest primaire applicaties ▪ wij adviseren u te analyseren wat voor type exports er wenselijk zijn (voor uzelf maar ook voor onze controle) vanuit 21Qubz en in overleg te treden wat hierin nog mogelijk is ▪ wij constateren dat er wel sprake is van autorisatie van uren in het systeem maar dat de daarachter liggende onderbouwde controle hiervan nog extra aandacht behoeft. Wij adviseren u een gedetailleerde werkbeschrijving voor de autorisatie van uren op te stellen. ▪ wij adviseren u de procedures omtrent in- en uitdienst en inrichting in de automatiseringsomgeving periodiek te herzien en ook de toepassing hiervan te toetsen Opvolging RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat dat het in- en uitdient proces al verder is geautomatiseerd in het jaar 2024. Wij zullen hiervan kennis nemen in onze interimcontrole over het boekjaar 2024.

www.auren.com 56

Bevindingen AO/IB Overige processen

Wij hebben in onze controle ook aandacht besteed aan een aantal overige processen waaruit nog een aantal aanbevelingen naar voren komen. Aanbeveling voor RMN ▪ de monitoring en bijsturing van de AVG behoeft nog verdere aandacht ▪ afronding van de aanpassing van de RI&E ▪ implementatie en registratie van de nieuwe WPM

www.auren.com 57

Actualiteiten

www.auren.com

Actualiteiten Verzwaring toelichtingsvereisten

De wet vereist dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van het vermogen en het resultaat van de organisatie. Bij het opstellen van de jaarrekening maakt u belangrijke oordelen, keuzes en schattingen die van invloed zijn op het beeld dat de jaarrekening geeft.

Op grond van de BBV diende u altijd al de aard van deze oordelen en schattingen inclusief de bijbehorende veronderstellingen toe te lichten. Wij merken dat de huidige ontwikkeling is dat in de regelgeving steeds meer verplichtingen gaan komen in het kader van toelichtingen bij de jaarrekening met als doel een grotere transparantie te behalen. Verder is er bij het opstellen van de jaarrekening altijd sprake van een bepaalde mate van onzekerheid. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op de inbaarheid van vorderingen, de vraag of verstrekte garanties tot claims zullen leiden of op de inschatting van de levensduur van vaste activa. In de BBV is bepaald dat, indien dat nodig is voor het vereiste inzicht, u de aard en omvang van dergelijke onzekerheden moet toelichten. Derhalve zullen wij in onze controles blijven aandacht besteden aan de toereikendheid van deze toelichtingen.

www.auren.com 59

Actualiteiten Duurzaamheid

Het onderwerp duurzaamheid is relevanter dan ooit tevoren. Het zal u dan ook niet ontgaan zijn dat recentelijk een belangrijke klimaattop in Glasgow heeft plaatsgevonden. Daarin hebben landen wereldwijd getracht afspraken te maken over een verdere verduurzaming in de komende jaren. Iedereen zal in dit proces zijn of haar steentje moeten gaan bijdragen en zo ook bedrijven, groot en klein. De roep vanuit de maatschappij om verder te verduurzamen zal uw onderneming op verschillende gebieden kunnen gaan raken en ook op het gebied van verslaggeving. Op dit gebied is Europa bezig met de ontwikkeling van een nieuwe richtlijn de “Corporate Sustainability Reporting Directive” (CSRD). Dit zal een verplicht rapport gaan worden waarin het bedrijf over een aantal verplichte onderwerpen zal moeten rapporteren en wij als accountant een oordeel moeten geven. Deze verplichte rapportage zal voor uw type omvang organisatie nog een aantal jaren op zich wachten maar het belang om dit onderwerp standaard op uw agenda te krijgen is nu al hoog. Dit onderwerp zou u kunnen raken op bijvoorbeeld de onderstaande onderwerpen (niet limitatief): ▪

Kantoren groter dan 100 m2 dienen vanaf 2022 verplicht energielabel C te hebben.

▪

Banken en financierders kunnen dit onderwerp toevoegen voor financieringsaanvragen

▪

Potentiële werknemers zullen dit onderwerp ook steeds belangrijker gaan vinden in de keuze voor een werkgever

▪

Leveranciers en/of afnemers (in de keten) kunnen verplichten hierover te gaan rapporteren om contracten met hen te gaan afsluiten

▪

Bedrijfsopvolging

We zullen dit onderwerp derhalve ook op de agenda houden in onze komende besprekingen.

www.auren.com 60

Dit rapport is opgesteld in het kader van de controle van de jaarrekening 2023 van Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN) Amersfoort, 10 juli 2024

61