10.2 Accountantsverslag 2023 RMN

Accountantsverslag 2023 Controlebevindingen 2023 Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN) Rapportage aan het Algemeen Bestuur 10 juli 2024

www.auren.com

VERTROUWELIJK Het Algemeen Bestuur (waaronder het Dagelijks Bestuur) van de gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (verder “RMN”) Lange Brinkweg 81 3764 AB SOEST

Amersfoort, 10 juli 2024

Uitkomsten controle en overige informatie 2023 Geachte leden van het Algemeen Bestuur,

Bijgaand brengen wij u verslag uit te brengen omtrent de uitkomsten van onze accountantscontrole van de jaarrekening van Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (verder “RMN”). Dit verslag bevat zowel de bevindingen omtrent de jaarrekeningcontrole alsmede onze bevindingen van de kwaliteit van de interne beheersorganisatie op basis van door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden. Wij willen u informeren over de volgende onderwerpen: ▪ ▪ ▪ ▪

Algemene onderwerpen en frauderisicofactoren Kwaliteit van de interne beheersorganisatie Uitkomsten jaarrekeningcontrole Actualiteiten

Dit verslag is uitsluitend bestemd voor gebruik door de directie en het Algemeen Bestuur en mag niet door anderen worden gebruikt zonder onze schriftelijke toestemming. De hoofdpunten van dit verslag zijn op een eerder moment besproken met de secretarisdirecteur en de financiële afdeling. Wij stellen het op prijs een en ander persoonlijk toe te lichten of eventuele vragen omtrent deze of andere met de controle verband houdende zaken te beantwoorden. Hoogachtend, Auren Audit & Assurance Amersfoort B.V.

De kernpunten van de controle en onze overwegingen daarbij zijn nader toegelicht in dit verslag. Onafhankelijkheid behoort tot de grondbeginselen van ons beroep. Wij bevestigen u onze onafhankelijkheid en hebben hierover een nadere uiteenzetting opgenomen in bijlage 1.

drs. A. (Andries) van Pijkeren RA

Executive summary De jaarrekening 2023 is door RMN opgesteld en wij hebben daarop controlewerkzaamheden verricht. Bij de uitvoering van de controle over het boekjaar 2022 hebben wij geconstateerd dat voor een aantal significante onderdelen van de jaarrekening toereikende controle-informatie ontbreekt. Derhalve onthielden wij ons van een oordeel ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening. Onze oordeelonthouding zag eveneens toe op de rechtmatigheid van in de jaarrekening opgenomen lasten. In de sectie “De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot…” van de verklaring zijn onderdelen van de jaarrekening en aangelegenheden beschreven verband houdend met bovengenoemde situatie (zie verdere toelichting in de 2022 rapportage). In de afgelopen jaren hebben wij geconstateerd dat RMN wel verbeteringen wilde doorzetten, maar dat dit, mede vanwege kwetsbaarheden in de personele bezetting, moeizaam ging. Tijdens de jaarrekeningcontrole 2023 hebben wij geconstateerd dat RMN concrete stappen heeft gezet om de basis op orde te krijgen waarvan de verder details in dit verslag zijn opgenomen. Dat heeft ook geresulteerd in het feit dat wij hebben geconstateerd dat de oplevering en kwaliteit van aan te leveren stukken voor de controle sterk is verbeterd.

Dit heeft geresulteerd in een soepeler verloop van het controleproces Wij hebben gedurende de controle 2023 intensief contact gehad over wat nodig is om uit de oordeelonthouding omtrent de getrouwheid van de jaarrekening te komen. De omissies omtrent de betreffende onderdelen zijn opgelost per 31 december 2023. Naar ons oordeel geeft de balans per 31 december 2023 een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van de activa en passiva van RMN op 31 december 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Echter, door het effect van de bevindingen over het boekjaar 2022 op de afgrenzing tussen 2022 en 2023, geven wij geen oordeel over de getrouwheid van de in dit Financieel Jaarverslag opgenomen jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling. Met ingang van het boekjaar 2023 geeft hij zelf een oordeel omtrent de rechtmatigheid. Ook dit overgangsproces is verderop in dit verslag uiteengezet.

www.auren.com 3

Agenda Executive summary

Bijlagen • Bevindingen eindejaarscontrole (sheets 35-47)

Agenda Specifieke aandachtspunten (sheets 6-23) ▪

Recente ontwikkelingen en processen

▪

Rechtmatigheidsverantwoording (inclusief aanbesteding)

▪

Onderbouwing van ons oordeel (getrouwheid) ▪

Algemeen

▪

Getrouwheid ▪

Voorraad

▪

Voorzieningen

▪

Materiële vaste activa

▪

Overige

▪

WNT

▪

Desintegratie BOR IJsselstein

• Kwaliteit van de interne beheersorganisatie (sheets 48-57) • Actualiteiten (sheet 58 - 60)

Uitgangspunten (sheets 24-33) ▪

Scope en opdracht

▪

Opvolging adviespunten accountantsverslag

▪

Controleprotocol en materialiteit

▪

Controleaanpak

▪

Regelgevend kader

▪

Frauderisicofactoren

www.auren.com ▪ Fraude & continuïteit in de controleverklaring 4

Algemeen leeswijzer

In aanvulling op onze bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2023 van RMN hebben wij in dit verslag een aantal aanbevelingen opgenomen inzake door ons geïdentificeerde aandachtspunten.

De aanbevelingen zijn in dit verslag gekenmerkt als “Aanbeveling voor RMN”

Ter indicatie van de prioriteit van betreffende aanbevelingen maken wij gebruik van onderstaande representaties:

www.auren.com 5

Specifieke aandachtspunten

www.auren.com 6

Specifieke aandachtspunten Recente ontwikkelingen en processen

Wij constateren dat er veel ontwikkelingen hebben plaatsgevonden bij RMN in het boekjaar 2023 en daarna (in 2024). In dit verslag gaan wij in op enkele belangrijke ontwikkelingen, uiteraard voor zover relevant in het kader van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2023, en delen wij constateringen en aandachtspunten daaromtrent. Overall hebben wij tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden kennis genomen van door de organisatie geïnitieerde verbetertrajecten en ondernomen stappen. Tijdens de jaarrekeningcontrole 2023 hebben wij geconstateerd dat RMN concrete stappen heeft gezet om de basis op orde te krijgen. Dit betreft onder meer: ▪ meer stabiliteit en evenwichtig t.a.v.

bezetting op de financiële afdeling, inclusief een nieuw hoofd bedrijfsvoering ▪ voltallig MT ▪ het uitvoeren van een risk assessment als basis voor te nemen stappen inzake de AO/IB (onderdeel van controle over het boekjaar 2024) ▪ het opstellen van een aantal procesbeschrijvingen met daarin ook een aantal nieuwe interne beheersingsmaatregelen welke verder in 2024 worden geïmplementeerd (onderdeel van controle over het boekjaar 2024) ▪ meer ruimte voor nadenken over verbeteringen in de toekomst, zoals het vereenvoudiging van het grootboek in 2025 Wij zijn voornemens om een update inzake bovengenoemde ontwikkelingen te verkrijgen en u daarover te rapporteren naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2024.

www.auren.com 7

Specifieke aandachtspunten Rechtmatigheidsverantwoording (1 van 5)

Er is sprake van een wetswijziging in de Financiële Verhoudingswet, de Gemeentewet en de Provinciewet, maar ook lagere regelgeving, zoals het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) vanaf het boekjaar 2023. Met ingang van het verslagjaar 2023 moeten colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten en colleges van gedeputeerde staten van provincies en dagelijkse besturen van gemeenschappelijke regelingen zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen zal worden in de jaarrekening. Hiermee leggen decentrale overheden zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. 1. Wat gaat er veranderen en wat zijn de grootste misverstanden? (Bron: rechtmatigheidsverantwoording.nl)

www.auren.com 8

Specifieke aandachtspunten Rechtmatigheidsverantwoording (2 van 5)

2. Hoe is het proces opgezet Ten eerste dienen de relevante verordeningen te worden aangepast naar aanleiding van de nieuwe verantwoordelijkheden en processen. Door RMN zijn onder andere de volgende verordeningen aangepast: ▪ Controle verordening 2023 ▪ Financiële verordening 2023 ▪ Verordening misbruik en oneigenlijk gebruik 2023 ▪ Organisatie verordening 2023 Na aanpassing van de verordeningen heeft RMN een “Nota Rechtmatigheid versie 2024-1” opgesteld. Met deze nota vat het Algemeen Bestuur de belangrijkste regels samen die ze als verplicht kader oplegt aan het Dagelijks Bestuur voor het te voeren beleid rondom rechtmatigheid vanaf 2023 en verder. Op basis de gestelde kaders in de bovengenoemde Nota heeft het Dagelijks Bestuur controlewerkzaamheden verricht over het boekjaar 2023 om tot een rechtmatigheidsverklaring te komen. Deze werkzaamheden en uitkomsten zijn door het Dagelijks bestuur uiteengezet in het document “Verantwoordingsdocument DB rechtmatigheid RMN 2023”.

Tot slot zijn de uitkomsten van deze werkzaamheden opgenomen in de rechtmatigheidsverklaring wat onderdeel is van de jaarrekening van RMN. Alle bovenstaande genoemde documenten staan ter vaststelling op de agenda van 10 juli 2024, vooruitlopend op de vaststelling van de jaarrekening 3. Wat is de rol van de accountant Wij hebben kennisgenomen van alle bovenstaande documenten en hebben het Dagelijks Bestuur ook in de opstelfase voorzien van verschillende input vanuit onze rol de voorgaande jaren. Tevens hebben wij detailcontroles en –analyses verricht op het “Verantwoordingsdocument DB rechtmatigheid RMN 2023” met betrekking tot de uitgevoerde werkzaamheden en met speciale aandacht aan de prestatielevering en aanbesteding.

www.auren.com 9

Specifieke aandachtspunten Rechtmatigheidsverantwoording (3 van 5)

Prestatielevering Rechtmatigheid is een kernbegrip in goed overheidsbestuur. Burgers en bedrijven moeten er immers van op aan kunnen dat de overheid publiek geld rechtmatig verwerft en besteed. Daarom wordt rond het BBV veel aandacht besteed aan het begrip rechtmatigheid. In juli 2021 is door de BADO de notitie “Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties” uitgebracht waarin uitgebreid is beschreven wat de verantwoordelijkheden voor de organisatie zelf en accountant zijn met betrekking tot het aantonen van de prestatielevering. Deze notitie hebben wij, met de daarbij horende algemene aandachtpunten, ook met de financiële administratie gedeeld. In het kader van het aantonen van de prestatielevering is dit expliciet onderdeel geweest van het opstellen van de Nota Rechtmatigheid en het Verantwoordingsdocument daaropvolgend. Voor het boekjaar 2023 hebben wij, op verzoek van RMN, de organisatie nog “ondersteund” met de uitvoering van de (interne) werkzaamheden inzake het aantonen van de prestatielevering en dus gebruik gemaakt van de steekproef en werkzaamheden die door ons zijn uitgevoerd.

Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u in de procesbeschrijving factuurverwerking op te opnemen hoe voor de verschillende stromen de prestatie dient te worden vastgesteld en op welke wijze dit gedocumenteerd moet worden zodat dit achteraf, cf de Nota Rechtmatigheid en het Verantwoordingsdocument, door derden is vast te stellen. Daarnaast adviseren wij u de controles die wij op dit moment nog uitvoeren ook intern in te bedden in uw organisatie, rekeninghoudend met de aard en omvang van de organisatie. Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd dat de procesbeschrijving op dit onderwerp onderdeel is geweest van de procesbeschrijvingen die recentelijk zijn opgesteld en dat de implementatie van de verdere controles voor 2024 op de agenda staat.

Gezien dit verslag gaat over het boekjaar 2023 is hier een hoge urgentie (rood) aan gegeven. Echter heeft dus al wel opvolging in 2024 plaatsgevonden.

www.auren.com 10

Specifieke aandachtspunten Rechtmatigheidsverantwoording (4 van 5)

Aanbestedingen Een belangrijk onderdeel van de controlewerkzaamheden inzake de financiële rechtmatigheid betreft de controle op de naleving van de regelgeving inzake Europese Aanbestedingen. In onze controle hebben wij, ten behoeve van de toetsing van de rechtmatigheidsverklaring van het DB, uitgebreide detailcontroles verricht op de bestedingen en crediteuren en daarbij geëvalueerd of: ▪ de bestedingen niet hoeven te worden aanbesteed. Daarbij is ook expliciet aandacht besteed aan de toepassing van de (Quasi) inbestedingregels ▪ de bestedingen wel moeten worden aanbesteed en dit ook heeft plaatsgevonden. Daarbij hebben wij gekeken naar: ▪ de samenvatting van de aanbestedingsprocedures ▪ de aanbestedingsovereenkomsten ▪ het verkrijgen van bevestigingen van externe betrokken partij over het feit of de procedures rechtmatig hebben plaatsgevonden en/of er geen sprake is lopende klachten en/of procedures ▪ de bestedingen wel moeten worden aanbesteed maar dit niet heeft plaatsgevonden In het kader van onze controle hebben wij de naleving van de Europese Aanbestedingswet getoetst, mede op basis van de eigen analyses volgens de nota en verantwoordingsdocument. Daaruit komt een materieel bedrag van € 3.798.462 aan foutieve aanbestedingen. We hebben geconstateerd dat u hierover afdoende heeft gerapporteerd in uw verantwoordingsdocument en rechtmatigheidsverklaring.

Naast het Europees Aanbestedingsproces kunnen uitgaven ook onderhands enkelvoudig, onderhands meervoudig en nationaal worden aanbesteed. Wij hebben geconstateerd dat dit ook onderdeel is van de interne workflow. U geeft aan dat hieraan ook verder aandacht is besteed in de nieuwe procesbeschrijvingen in het jaar 2024. Wij zullen in onze controle over het boekjaar 2024 expliciet aandacht besteden aan de toepassing van de processen naast de Europese Aanbesteding.

www.auren.com 11

Specifieke aandachtspunten Rechtmatigheidsverantwoording (5 van 5)

Aanbeveling voor RMN We adviseren u (als bestuur): ▪ wij adviseren u om een owner/eindverantwoordelijke (met de vereiste kennis) aan te stellen binnen de organisatie die belast is met de inkoop- en aanbestedingsprocedures ▪ wij adviseren u om, zo nodig met ondersteuning van externe partijen (bijv. IBNM), een plan van aanpak op te stellen teneinde de doelstelling van volledige compliance binnen afzienbare termijn te realiserende verdere implementatie en inbedding binnen de organisatie op de agenda te houden ▪ het waarborgen dat voor (nieuwe) inkopen altijd gebruik moet worden gemaakt van de geïmplementeerde tool ▪ een analyse te maken van alle (huidige en nieuwe) crediteuren in de financiële administratie en zichtbaar te maken wat de status is van de implementatie in de inkooptool en de evaluatie van de mogelijke verdere benodigde aanbesteding ▪ een proces van verdere monitoring te ontwikkelen zodat tijdig een afloop van een aanbesteding herkent wordt waardoor deze tijdig opnieuw kan worden aanbesteed ▪ voor de nog niet aanbestede diensten expliciet de ontwikkeling van de aard en de hoogte van de opdrachten te blijven monitoren. Bij uitbreiding zou een mogelijke aanbestedingsplicht kunnen ontstaan.

Tijdens de controle over het boekjaar 2023 zijn er ook een aantal crediteuren expliciet benoemd die extra monitoring behoeven ▪ voor eerder aanbestede diensten diennt ook periodiek (in ieder geval jaarlijks) te worden nagegaan of er significante (cf bepalingen in de aanbestedingsregels) wijzigingen zijn in de aard van de opdracht. Dit zou een mogelijke nieuwe aanbesteding kunnen impliceren Opvolging door RMN U heeft ons verder geïnformeerd over het feit dat dit proces een hoge interne prioriteit heeft.

www.auren.com 12

Specifieke aandachtspunten Onderbouwing van ons oordeel - Algemeen

Op 10 juli 2024 hebben wij een controleverklaring afgegeven met een oordeelonthouding voor wat betreft de getrouwheid van de in dit Financieel Jaarverslag opgenomen jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling. Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in de paragraaf 'De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de getrouwheid’ in de controleverklaring zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons controleoordeel te kunnen baseren bij de in dit Financieel Jaarverslag opgenomen jaarrekening als geheel. In de controleverklaring is de basis voor dit oordeel verder uiteengezet. In de volgende sheets geven wij een onderbouwing en/of toelichting met betrekking tot de verklaring van oordeelonthouding over 2022 en hoe hieraan opvolging is gegeven in het jaar 2023. In de afgelopen jaren hebben wij geconstateerd dat RMN wel verbeteringen wilde doorzetten, maar dat dit, mede vanwege kwetsbaarheden in de personele bezetting, moeizaam ging. Tijdens de jaarrekeningcontrole 2023 hebben wij geconstateerd dat RMN concrete stappen heeft gezet om de basis op orde te krijgen waarvan de verder details in dit verslag zijn opgenomen. Dat heeft ook geresulteerd in het feit dat wij hebben dat de oplevering en kwaliteit van aan te leveren stukken voor de controle sterk is verbeterd.

Dit heeft geresulteerd in een soepeler verloop van het controleproces.

Wij hebben gedurende de controle 2023 intensief contact gehad over wat nodig is om uit de oordeelonthouding omtrent de getrouwheid van de jaarrekening te komen. De omissies omtrent de betreffende onderdelen opgelost per 31 december 2023. Naar ons oordeel geeft de balans per 31 december 2023 een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van de activa en passiva van RMN op 31 december 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Echter, door het effect van de bevindingen over het boekjaar 2022 op de afgrenzing tussen 2022 en 2023, geven wij geen oordeel over de getrouwheid van de in dit Financieel Jaarverslag opgenomen jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling.

www.auren.com 13

Specifieke aandachtspunten Onderbouwing van ons oordeel - getrouwheid

De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening Wij dienen een oordeel te geven over het feit of de jaarrekening 2023 een getrouw beeld geeft. Als onderbouwing van onze oordeelonthouding hebben wij de volgende passage opgenomen in onze controleverklaring: “Wij zijn gedurende de controle van de jaarrekening over het boekjaar 2022 niet in staat gebleken om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen over de volgende jaarrekeningposten (en daarmee samenhangende posten en processen): • materiële vaste activa • voorraad • voorzieningen Als gevolg van de hiervoor genoemde omstandigheden hebben wij niet kunnen vaststellen of er eventuele correcties nodig zouden zijn met betrekking tot de bovengenoemde (en daaraan gerelateerde processen en) jaarrekeningposten en daarmee ook de afgrenzing tussen het jaar 2022 en het jaar 2023. Door RMN zijn over het boekjaar 2023 de benodigde stappen gezet om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen omtrent de balans per 31 december 2023 (zie ook onderstaand). Echter, door het effect van de bevindingen over het boekjaar 20222 op de afgrenzing tussen 2022 en 2023, geven wij geen oordeel over de getrouwheid van de in dit Financieel Jaarverslag opgenomen jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling.

.” En aanvullend inzake de eindbalans “Naar ons oordeel geeft de balans per 31 december 2023 een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van v de activa en passiva van RMN op 31 december 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).”

www.auren.com 14

Specifieke aandachtspunten Onderbouwing van ons oordeel – Voorraad (1 van 2)

1. Bevindingen boekjaar 2022 Wij hebben tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden geconstateerd dat: ▪ er geen sprake is van een (sluitende) voorraadregistratie in de financiële administratie per 31 december 2022 ▪ er geen sprake is van een voorraadinventarisatie per 31 december 2022 (wij hebben wel een aantal tellijsten inzake tellingen, welke gedurende het boekjaar zijn uitgevoerd, ontvangen + een telling uitgevoerd in het jaar 2022) Derhalve hebben wij geen voldoende en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen over de post voorraden waardoor dit onderdeel is van onze oordeelonthouding. 2. Opvolging boekjaar 2023 Wij hebben gedurende de controle 2023 intensief contact gehad over wat nodig is om voldoende en geschikte controle-inventarisatie te verkrijgen omtrent deze post. De belangrijkste (gezamenlijke) opvolging betreft: ▪ het analyseren welke mogelijke voorraden er zijn binnen RMN (onderdelen werkplaats, containers (niet OC) en zout) ▪ inventarisatie uitvoeren rond jaareinde + rondrekening van de positie naar 31 december 2023 ▪ bepalen van de kostprijs van de voorraden Daaruit is geconcludeerd dat er voldoende en geschikte controle-informatie is verkregen omtrent het bestaan en waardering van de voorraden per 31 december 2023.

www.auren.com 15

Specifieke aandachtspunten Onderbouwing van ons oordeel – Voorraad (1 van 2)

Aanbeveling voor RMN We vanuit de uitgevoerde werkzaamheden komen nog de volgende adviezen uit naar voren: ▪ het in kaart brengen welke voorraden RMN heeft ▪ het waarborgen van een dynamische voorraadregistratie in de financiële administratie ▪ het implementeren van een (voor de controle adequate) voorraadinventarisatiesystematiek (in het bijzonder met betrekking tot het bestaan en de waardering van de voorraad per jaareinde) ▪ het (periodiek) toetsen van de waarde van kostprijs voorraad aan de gehanteerde waarderingssystematiek ▪ het implementeren van een beleidskader voor de evaluatie van afwaarderingen van voorraden Opvolging door RMN We hebben vanuit inlichtingen begrepen dat deze processen op de agenda staan voor het jaar 2024.

www.auren.com 16

Specifieke aandachtspunten Onderbouwing van ons oordeel – Voorzieningen

1. Bevindingen boekjaar 2022 Wij hebben tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden geconstateerd dat: ▪ een onderhoudsplan aanwezig is ▪ deze echter nog niet is geactualiseerd (op basis van de huidige ontwikkelingen) ▪ de onderneming vooralsnog niet (zichtbaar) de voortgang en bestedingen evalueert ten opzichte van het plan Derhalve hebben wij geen voldoende en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen over de post voorzieningen waardoor dit onderdeel is van onze oordeelonthouding.

2. Opvolging boekjaar 2023 De bovenstaande punten zijn over het boekjaar 2023 nog niet opgelost. Wij hebben gedurende de controle 2023 contact gehad over de aard en toekomst van deze voorziening. Er dient door het bestuur nog een besluit te worden genomen inzake de verwerking van groot onderhoud: via de exploitatie of via de voorziening groot onderhoud. Indien een voorziening wenselijk blijft dan dient er dus opvolging te worden gegeven aan bovengenoemde punten. Indien ervoor wordt gekozen om dit via de exploitatie te laten lopen zal er nog steeds een onderhoudsplan moeten komen, maar deze dient dan ter input voor de op te stellen begrotingen. De voorziening, ad 32K, komt dan te vervallen in het jaar 2024.

Aanbeveling voor RMN Besluitvorming nemen op basis van de bovenstaande keuze.

www.auren.com 17

Specifieke aandachtspunten Onderbouwing van ons oordeel – Materiële vaste activa (1 van 2)

1. Bevindingen boekjaar 2022 De materiële vaste activa vormen een significante post in de jaarrekening van RMN. Wij hebben als onderdeel van onze werkzaamheden detailcontroles verricht met het oog op het beoordelen van het bestaan en de waardering van dit activum. Als onderdeel van onze controlewerkzaamheden hebben wij geconstateerd dat op verschillende (significante) onderdelen van de m ateriele vaste activa ten aanzien van overzichten, aansluitingen (des)investeringen, mutaties en toelichtingen in de jaarrekening onvoldoend e en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen. Derhalve maakt de gehele post materiele vaste activa onderdeel van onze oordeelonthouding. 2. Opvolging boekjaar 2023 Wij hebben gedurende de controle 2023 contact gehad over wat nodig is om voldoende en geschikte controle-inventarisatie te verkrijgen omtrent deze post. De belangrijkste opvolging betreft: ▪ het “repareren” van de materiële vaste activa module in AFAS, daarmee is een sluitende materiële vaste activa register opgesteld ▪ het opschonen van de materiële vaste activa staat ▪ Een (overzichtelijk) dossier aanleggen omtrent de mutaties in het boekjaar 2023, inclusief de overboeking van de projecten Daaropvolgend hebben wij een verschillend aantal detailcontroles kunnen uitvoeren.

Daaruit is geconcludeerd dat er voldoende en geschikte controleinformatie is verkregen omtrent het bestaan en waardering van de materiële vaste activa per 31 december 2023.

Een specifieke post en correctie voor het jaar 2023 betreft de “activa in bestelling”. Dit betreft een vooruit ontvangen factuur van de leverancier van een nieuwe vrachtwagen die ultimo 2023 nog niet is geleverd. Derhalve is deze, na correctie, als separate post in de materiële vaste activa opgenomen en ook separaat toegelicht. Wij kunnen ons verenigen met deze verwerkingswijze.

www.auren.com 18

Specifieke aandachtspunten Onderbouwing van ons oordeel – Materiële vaste activa (2 van 2)

Aanbeveling voor RMN We vanuit de uitgevoerde werkzaamheden komen nog de volgende adviezen: ▪ tot op heden wordt de rekening 490000 nog gebruikt voor als tussenregistratie van de projecten, met name de investering in de OC’s. Wij adviseren u dit administratieve proces te vereenvoudigen. U heeft aangegeven dit vanaf 2024 al te hebben aangepast ▪ eerder is door de commissie BBV een nieuwe notitie uitgebracht over de materiële vaste activa waarin wordt geadviseerd om verschillende onderwerpen in de financiële verordening op te nemen. In het jaar 2023 heeft RMN ook een nieuwe financiële verordening uitgebracht.

Daarin zijn een aantal eerder genoemde onderwerpen meegenomen maar adviseren wij nog een aanvullende vastlegging te maken omtrent: ▪ omvangscriterium bij vaste activa (vanaf welk bedrag activeren per categorie) ▪ Verwerking van stelsel- en schattingswijzigingen ▪ instellen van onderhoudsvoorzieningen (zie ook voorgaande slides inzake voorziening) ▪ wij adviseren u periodiek de materiële vaste activastaat door te nemen op activa welke niet meer aanwezig zijn binnen RMN en deze uit de activastaat te verwijderen (is voor 2023 ook gebeurd) ▪ wij adviseren u bij investeringen in software expliciet te overwegen of deze voldoen aan de investeringscriteria (niet van toepassing voor 2023) ▪ wij adviseren met betrekking tot de activering van projecten de lasten expliciet te overwegen met de opgenomen in criteria in de “Leidraad projectfinanciering” (v20-058) (is voor 2023 ook gebeurd) ▪ jaarlijks zichtbaar (volgens een vaste policy) een analyse uit te voeren op bijzondere waardeverminderingen

www.auren.com 19

Specifieke aandachtspunten Onderbouwing van ons oordeel - overige

Overige bevindingen in de controleverklaring Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvat het Financieel Jaarverslag andere informatie, die bestaat uit het jaarverslag.

Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in de paragraaf ‘'De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking to t de getrouwheid’ zijn wij niet in staat geweest om in overeenstemming met het BBV te overwegen of de andere informatie al dan niet: ▪ met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat; ▪ alle informatie bevat die op grond van de BBV is vereist voor het jaarverslag en de overige gegevens. Continuïteitsveronderstelling De jaarrekening is opgesteld op basis van de continuïteitsveronderstelling. RMN heeft een beperkt eigen vermogen gezien de aard van de activiteiten en organisatie. Op basis van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden zijn geen bijzonderheden vastgesteld waaruit blijkt dat RMN op korte termijn niet aan haar verplichtingen kan voldoen, rekening houdend met onze oordeelonthouding bij de in dit Financieel Jaarverslag opgenomen jaarrekening als geheel.

www.auren.com 20

Specifieke aandachtspunten mogelijke gevolgen voor de verklaring 2024

Het is ons mogelijk gebleken om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen over de eindbalans inzake het boekjaar 2023. Hiermee creëert u een mogelijkheid om de verklaring van oordeelonthouding bij jaarrekeningen voor boekjaren op z’n vroegst vanaf 2024 achter u te kunnen laten. Uiteraard zullen daarbij eveneens de uitkomsten van nog te verrichten controlewerkzaamheden inzake jaarrekeningen van betreffende boekjaren nog moeten worden betrokken. Het spreekt voor zich dat wij over de uitkomsten en gevolgen van nog te verrichte controlewerkzaamheden geen mededelingen kunnen doen.

Wij willen benadrukken dat een te verstrekken controleverklaring bij nog op te stellen en nog te controleren jaarrekeningen altijd de resultante is van de uitkomsten van te verrichten controlewerkzaamheden. Deze sheet is derhalve uitsluitend bedoeld om RMN en haar belangrijkste stakeholders te informeren over de doorwerking van de verklaring van oordeelonthouding bij de jaarrekening 2023 voor de jaren daarna.

www.auren.com 21

Specifieke aandachtspunten WNT

Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Deze Wet is van toepassing op RMN. In het kader van de accountantscontrole hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd: ▪ wij hebben de juiste bepaling van de kring van topfunctionarissen beoordeeld ▪ wij hebben de juistheid en volledigheid van de toelichting op de topfunctionarissen in de WNT-verantwoording gecontroleerd ▪ wij hebben de juistheid en volledigheid van de toelichting inzake de overige werknemers in de WNT-verantwoording gecontroleerd ▪ wij hebben de juiste toepassing van wet- en regelgeving gecontroleerd

De analyse en de controle was een intensief proces gezien de aard en complexiteit van de regelgeving en de toepassing hiervan binnen RMN. De hieruit voortvloeiende (tekstmatige) bevindingen zijn met u tijdens de controle afgestemd. Daarnaast hebben wij geconstateerd dat deze bevindingen door u in voldoende mate zijn opgevolgd (verwerking in de jaarrekening). In onze controle hebben wij expliciet aandacht besteed aan: ▪ de overgang van de positie van de secretaris-directeur ▪ de aard van het dienstverband van de heer Nijkamp (max 32 uur) Wij toetsen de naleving van de anti-cumulatiewetgeving niet. In onze controleverklaring 2023 nemen wij daartoe de volgende passage op: “In overeenstemming met de Regeling Controleprotocol WNT 2023 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNTplichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.”

www.auren.com 22

Specifieke aandachtspunten Ontvlechting BOR IJsselstein

De gemeente IJsselstein heeft eind december 2021 RMN schriftelijk op de hoogte gesteld van het feit dat zij in 2023 samen met RMN wilde onderzoeken of de gemeente de additionele BOR (Beheer Openbare Ruimte) taken weer zelf zou kunnen gaan uitvoeren. Gezien dit een belangrijke gebeurtenis is hebben wij in controle-informatie ingewonnen omtrent het proces van ontvlechting. De belangrijkste punten daaruit:

▪ ▪ ▪

Per 01-01-2023 het betreffende personeel overgaat naar de gemeente IJsselstein Per 01-01-223 het betreffende materieel overgaat naar de gemeente IJsselstein Er in 2023 verdere (financiële) afspraken zijn gemaakt voor de ontvlechting

Voor de controle op de jaarrekening 2023 hebben wij primair gekeken naar de (directe) financiële impact. In het jaar 2023 zijn er definitieve afspraken gemaakt over de desintegratievergoeding welke door de gemeente IJsselstein ook al volledig zijn afgedragen. Echter dient deze vergoeding te worden uitgesmeerd over de betreffende jaren en is derhalve voor de periode 2024-2027 een overlopende schuld opgenomen in de balans. Daaromtrent is door u ook de volgende toelichting in de jaarrekening opgenomen: “Het vooruit ontvangen bedrag aan desintegratievergoeding betreft de ontvangst van de gemeente IJsselstein die gestopt is met het afnemen van de additionele taken bij RMN per einde 2022. Deze vergoeding zal in 5 jaren vrijvallen ten gunste van het resultaat. In 2023 is een eerste bedrag van € 281.000 opgenomen in het resultaat waarna in de volgende jaren (afgerond) € 216.000, € 163.000, € 110.000 en € 55.000 als resultaat verantwoord zullen worden.” Wij kunnen ons verenigen met de door de directie ingenomen standpunten en toelichtingen met betrekking tot bovengenoemde gebeurtenis.

www.auren.com 23

Uitgangspunten

www.auren.com

Algemeen scope en opdracht (1 van 2)

Doel Het verstrekken van een controleverklaring bij de jaarrekening 2023 van RMN met de volgende doelstellingen: ▪ vaststellen dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en samenstelling van zowel de baten en lasten over het jaar 2023 alsmede van de activa en passiva (in overeenstemming met BBV). Let op! Inzake het vaststellen dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties voer 2023 rechtmatig tot stand zijn gekomen (volgens relevante wet- en regelgeving en vastgestelde normenkader) is vanaf het boekjaar 2023 geen onderdeel meer van de controleverklaring maar onderdeel van de rechtmatigheidsverklaring van RMN zelf. Zie verdere slides voor meer detail. Hierover dienen wij separaat te rapporteren. Samenvatting van de controle -aanpak Onze controle-aanpak bestaat uit een combinatie van systeem- en gegevensgerichte controlewerkzaamheden en is afgestemd op geïdentificeerde en ingeschatte risico’s op een afwijking van materieel belang rekening houdend met de gehanteerde materialiteit. Gezien de aard en omvang van de organisatie en de daaraan gerelateerde interne beheersing hanteren wij met primair een gegevensgerichte controleaanpak. Onze controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening.

De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet ten doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van RMN. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die het bestuur heeft gemaakt en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.

www.auren.com 25

Algemeen scope en opdracht (2 van 2)

Rapportage In deze rapportage worden de bevindingen gedeeld op basis van de door ons uitgevoerde systeemgerichte- en gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Wij hebben dit verslag gecombineerd gezien het feit dat de omvang van de organisatie en de daarmee samenhangende administratieve beheersing beperkt in omvang is. Key audit matters Wij besteden in onze controle-aanpak bijzondere aandacht aan: ▪ Europese aanbestedingen ▪ Wet Normering Topinkomens (WNT) ▪ kostenallocatie en wijze van afrekening ▪ nauwkeurigheid van de lasten en afrekeningen ▪ materiële vaste activa ▪ Overgangsproces inzake de rechtmatigheidsverantwoording Key audit matters zijn onderwerpen die, op basis van professionele oordeelsvorming, als meest significant voor de jaarrekeningcontrole worden aangemerkt. Daaronder zijn begrepen jaarrekeningposten gebaseerd op schattingen en de opbrengstverantwoording (zowel nauwkeurigheid als volledigheid). De vermelding van de key audit matters zal mogelijk in de toekomst een verplicht onderdeel worden van onze controleverklaring.

www.auren.com 26

Algemeen Opvolging adviespunten accountantsverslag

De aanbevelingen zijn in dit verslag gekenmerkt als “Aanbeveling voor RMN” Deze aanbevelingen zijn gedurende de controle en bij het opstellen van het concept verslag besproken met de secretaris-directeur en het hoofd financiën. De aanbevelingen zijn bekend (vanuit eerdere jaren) en RMN heeft de punten uit eerdere verslagen (2022) gebruikt in haar verdere plan van aanpak en waar wij ook constateren dat er verschillende belangrijke stappen zijn gezet op verschillende gebieden. Dit is verder in detail meegenomen bij de specifieke punten in dit verslag. Bij de aanbevelingen in dit verslag is ook soms al een initiële reactie opgenomen of uiteengezet welke acties er al door RMN zijn genomen. Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u om op basis van alle eerdere plannen en genomen stappen een nieuwe priotisering te maken (op basis van de risk assessment) van de op te pakken punten en verbeteringen. Wij hebben begrepen dat RMN bezig is om te gaan werken met een jaarplan.

www.auren.com 27

Algemeen Controleprotocol en materialiteit

Controleprotocol en regelgevend kader Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het BADO. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. De aard van onze opdracht is nader uiteengezet in onze opdrachtbevestiging. De accountantscontrole en in bredere zin, het toezicht vanuit het Rijk en toezichthouders (zoals de Autoriteit Financiële Markten) laat in de afgelopen jaren wijzigingen zien. Concreet betekent dit dat de rijksoverheid en de toezichthouder substantieel zwaardere eisen stellen aan de diepgang van en focus in de accountantscontrole en hier bij reviews ook op toetsen. Er zijn tal van andere onderwerpen te noemen, bijvoorbeeld de eisen ten aanzien van beheersingsmaatregelen, prestatieverklaringen bij inkoop, verscherping regels ten aanzien van aanbestedingen middels de Aanbestedingswet en de eisen die gesteld worden aan de verbijzonderde interne controles waarop in onze controles steeds meer focus op komt te liggen. Materialiteit Op grond van de BADO (art. 4, lid 2) stelt het algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren.

Deze goedkeurings-toleranties betreffen kwantitatieve criteria. Voor de jaarrekening 2023 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten € 350.945 (1% van lasten) en € 1.052.835 voor onzekerheden (3% van lasten) waarbij een uitvoeringsmaterialiteit wordt gehanteerd van 50%, rekening houdend met de intern aanwezige beheersingsmaatregelen en de kwaliteit van de financiële verslaggeving In overeenstemming met uw protocol (vergaderstuk V23-120) zullen wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 175.500, alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve- of WNT-redenen relevant zijn, aan het algemeen bestuur rapporteren. Voor de bevindingen verwijzen wij naar de bijlage.

www.auren.com 28

Algemeen Controleaanpak

Inzicht verkrijgen in (veranderingen in) de organisatie en haar omgeving

We hebben inzicht verkregen in veranderingen in uw organisatie en omgeving om de risico’s op een afwijking van materieel belang te identificeren en adresseren.

Inzicht verkrijgen in de organisatie en haar omgeving

Inzicht verkrijgen in de AO/IB

Inzicht verkrijgen in de AO/IB

We hebben ook inzicht verkregen in de administratieve organisatie en interne beheersing, voldoende om de risico's van een afwijking van materieel belang in de jaarrekening te identificeren en te beoordelen.

www.auren.com

Scoping

We hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met de BBV. We hebben ons professionele-kritische instelling toegepast bij het bepalen van de materialiteit, wat op zijn beurt een basis vormt voor onze risico-inschattingswerkzaamheden en het bepalen van de omvang van verdere controlewerkzaamheden.

Scoping

Kernpunten van de controle

Overige bevindingen

Evenals onze conclusies over de belangrijke risicogebieden, rapporteren wij aan u andere opmerkingen die naar onze mening communicatie met het bestuur rechtvaardigen.

Conclusie over kernpunten van de controle

Conclusie over kernpunten van de controle/ significante risico’s

Op basis van ons begrip van uw organisatie en de belangrijkste veranderingen/ ontwikkelingen gedurende het jaar, hebben we kernpunten van de controle geïdentificeerd op jaarrekeningpostniveau en op jaarrekeningniveau.

Overige bevindingen

Onze onafhankelijke controleverklaring

Ons onafhankelijke accountantsrapport Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden geven wij een goedkeurende controleverklaring af bij de jaarrekening als geheel.

Algemeen Regelgevend kader

Regelgevend kader RMN RMN is onderworpen aan een uitgebreid regelgevend kader welke door het algemeen bestuur is vastgesteld en is vastgelegd in een normenkader. Tegelijkertijd zien we dat er meer en/of hogere eisen worden gesteld aan de verbijzonderde (interne of externe) controle ter toetsing op het naleven van wet- en regelgeving (zowel door RMN en haar accountant). Dit heeft gevolgen voor werkzaamheden zoals diepgang van onderbouwingen, documentatie en dossiervorming. Wij hebben geconstateerd dat het voor RMN een uitdaging betreft om, gelet op de (beperkte) omvang van de organisatie en de bezetting van de financiële afdeling, hierop adequaat in te spelen. De evaluatie van de bezetting van de financiële administratie is elders uiteengezet. Aanbeveling voor RMN Wij hebben kennisgenomen van het opgestelde normenkader 2023. Wij adviseren u aanvullend nog het volgende: ▪ het jaarlijks blijven evalueren en zo nodig updaten van het normenkader ▪ het expliciet bijhouden (en gedocumenteerd onderbouwen) van wijzigingen daarin ➔ nog geen expliciet onderdeel in het huidige document ▪ het analyseren en uitwerking van gevolgen (benodigde maatregelen) voor inbedding binnen RMN (uitwerking in richtlijnen en procedures).

Daarbij kan worden gedacht aan een risico-analyse per wettelijk kader (zoals deze is opgenomen in de paragrafen), het benoemen van benodigde maatregelen, een toetsing om vast te stellen in welke mate de maatregelen zijn geïmplementeerd en een conclusie of er wordt voldaan aan het regelgevend kader (PDCA-cyclus) ➔ nog geen expliciet onderdeel in het huidige document Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u het jaarlijks updaten van het normenkader op de agenda heeft staan. Wij constateren dat het tweede en derde punt verder aandacht behoeft. Indien gewenst kunnen wij na afronding van de controle met u van gedachten wisselen over de wijze waarop dit concreet vorm gegeven kan worden.

www.auren.com 30

Algemeen Frauderisicofactoren (1 van 2)

Verantwoordelijkheid RMN De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en het naleven van wet- en regelgeving (hierna: onregelmatigheden) berust zowel bij degenen die belast is met de governance als bij het management. Het is van belang dat het management sterk de nadruk legt op het voorkomen van fraude en onregelmatigheden, waardoor de gelegenheden tot het plegen van fraude en onregelmatigheden kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan, waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden om fraude en onregelmatigheden te plegen omwille van de waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft. Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd zodanig dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat. Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden.

Werkzaamheden Auren Gedurende de controle hebben wij initieel de volgende frauderisicofactoren geïdentificeerd: ▪ voldoen aan de verslaggevingsvereisten (BBV) ▪ rechtmatigheid van kosten (aanbesteding), als onderdeel van de rechtmatigheidsverklaring van RMN ▪ betalingsproces en contante gelden ▪ voldoen aan overige wet- en regelgeving ▪ afrekeningen met gemeenten Wij hebben onze controlewerkzaamheden zodanig ingericht dat wij bovengenoemde risico's kunnen herkennen en de risico's kunnen mitigeren naar een aanvaardbaar niveau. Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in het onderdeel “Onderbouwing van ons oordeel” zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons oordeel te kunnen baseren bij de jaarrekening als geheel.

www.auren.com 31

Algemeen Frauderisicofactoren (2 van 2)

Aanbeveling voor RMN We adviseren u (als bestuur) periodiek te blijven evalueren welke mogelijke frauderisicofactoren van toepassing zijn binnen uw organisatie. Wij adviseren u specifiek: ▪ om het onderwerp op de agenda van de AB en DB vergaderingen te maken ▪ een fraude-assessment te maken en periodiek te evalueren ▪ in deze assessment ook meenemen wat de verplichtingen en/of risico’s zijn vanuit het van toepassing zijnde normenkader van RMN ▪ het opstellen van een fraudebeleid voor de gehele organisatie, voor werknemers hoe om te gaan met (mogelijke) fraude, (anonieme) meldpunten, code of conduct etc. Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat u dit onderwerp op de jaarlijkse agenda zet van de bijeenkomst van de financiële beleidsambtenaren. Wij adviseren u aanvullend om dit onderwerp “breed” te analyseren en niet alleen te kijken naar de inrichting van de financiële administratie, maar ook naar alle onderdelen van het (vastgestelde) normenkader. Aanvullend hebben wij ook geconstateerd dat er in het jaar 2024 een uitgebreide risk assessment analyse heeft plaatsgevonden wat mede gericht is op mogelijke frauderisicofactoren. Tijdens de controle over het boekjaar 2024 zullen wij in meer detail kennisnemen van deze assessment en daarop genomen maatregelen.

www.auren.com 32

Algemeen Fraude & continuïteit in de controleverklaringAlgemeen

Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in het onderdeel “Onderbouwing van ons oordeel” zijn wij niet in staat geweest om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen om daarop ons oordeel te kunnen baseren bij de jaarrekening als geheel. Op basis hiervan behoeft voor de jaarrekening 2023 geen passage te worden opgenomen omtrent fraude & continuïteit. De kern van de bepaling dat de secties over de controleaanpak van fraude- en continuïteitsrisico’s in deze situatie niet worden opgenomen, is dat de accountant geen voldoende geschikte controle-informatie heeft kunnen verkrijgen voor een oordeel over de financiële overzichten als geheel. Dit zou impliciet ook de controle-informatie over fraude- en continuïteitsrisico’s kunnen betreffen. Indien de situatie zal zijn dat over het boekjaar 2024 een goedkeurend oordeel kan worden gegeven zal er wel een passage omtrent de fraude en continuïteit worden opgenomen. In de controle over het boekjaar 2024 zullen wij met u hierover in overleg treden.

www.auren.com 33

Bijlagen

www.auren.com 34

Bevindingen Eindejaarscontrole

www.auren.com 35

Bevindingen eindejaarscontrole Kostenallocatiemodel

In de gemeenschappelijke regeling, het kostenallocatiemodel en overige nota’s, verordeningen en stukken zijn door de betrokken gemeenten afspraken gemaakt over de gewenste financiële inrichting en afrekening. RMN werkt met een kostenallocatiemodel waarbij het uitgangspunt is dat de basiskosten worden verdeeld op basis van de begroting en de verwerkingskosten op basis van de werkelijke kosten. Additionele taken die met gemeenten zijn afgesproken worden tegen de werkelijke kosten doorbelast. Het kostenallocatiemodel is een complexe en bewerkelijke berekening waarop de financiële organisatie in afdoende mate ingericht moet zijn. Aanbeveling voor RMN We adviseren u (als bestuur) de huidige inrichting en het bestaande afrekenmodel te evalueren en na te gaan of dit nog steeds het meest passende model is dan wel dat herziening en/of vereenvoudiging gewenst is. Opvolging door RMN We hebben dit ook mede besproken in het afgelopen DB overleg van 19 juni. Daaruit komt dit onderdeel is van een aantal overwe gingen welke de komende jaren verder nog worden uitgewerkt, waaronder dus ook het kostenallocatiemodel

www.auren.com 36

Bevindingen eindejaarscontrole Baten

RMN maakt gebruik van een kostenallocatiemodel. Gelet op de daarbij gehanteerde systematiek en wijze van opstellen van de afrekeningen (handmatig in Excel), is dit voor de controle als significant risico aangemerkt. Wij hebben als onderdeel van onze controlewerkzaamheden kennis genomen van het kostenallocatiemodel dat de organisatie hanteert. Daarbij maakt de organisatie gebruik van Excel-bestanden waarin afrekeningen (handmatig) worden opgesteld. Wij hebben verschillen controlewerkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van de door de organisatie opgestelde DVO-afrekeningen. Dit betreffen onder meer de volgende werkzaamheden: ▪ het controleren van de rekenkundige juistheid ▪ het aansluiten van de afrekening met het verbijzonderde grootboek ▪ het aansluiten van af te rekenen bedragen (op basis van de begroting) met de bedragen in de betreffende begroting ▪ het aansluiten van verwerkingskosten inzake de AVU met de verwerkingskosten in de jaarrekening van de AVU ▪ het aansluiten van bedragen die afgerekend worden op basis van verrekening met achterliggende bescheiden ▪ detailcontroles op de toerekening van uren ▪ detailcontroles op de gehanteerde uurtarieven Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u om het proces van het opstellen van de jaarafrekeningen zoveel als mogelijk te automatiseren/standaardiseren

www.auren.com 37

Bevindingen eindejaarscontrole Onderbouwing van schattingen

Bij een aantal jaarrekeningposten is sprake van schatting(selement)en. Dit betreft in ieder geval: ▪ de waardering van materiële vaste activa inclusief de beoordeling van het wel/niet kunnen activeren van lasten ▪ de afrekeningen met verschillende contractanten (zoals Nedvang) ▪ de schattingen die betrekking hebben op bijvoorbeeld disputen met (oud) werknemers ▪ de afwikkeling van projecten (wel/niet voor rekening van RMN) Wij hebben gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden expliciet aandacht besteed aan deze schattingselementen. Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u jaarlijks bij het opstellen van de jaarrekening expliciet inzichtelijk te maken welke schattingen/subjectieve elementen er van toepassing zijn, de cijfermatige onderbouwing van schattingen te documenteren en dit adequaat in de jaarrekening toe te lichten ▪ wij adviseren u, indien van toepassing, algemene leidraden op te stellen m.b.t. algemene uitgangspunten en kaders voor het maken van schattingen/subjectieve elementen zoals dit is gedaan voor de projectfinanciering (V20-058).

www.auren.com 38

Bevindingen eindejaarscontrole Paragrafen jaarverslag (1 van 2)

De paragrafen zijn onderdeel van het jaarverslag van RMN. De paragrafen dienen te wordt opgenomen overeenkomstig de BBV. Dit betreffende de volgende onderdelen: ▪ lokale heffingen ▪ weerstandsvermogen en risicobeheersing ▪ onderhoud kapitaalgoederen ▪ financiering ▪ bedrijfsvoering ▪ verbonden partijen ▪ grondbeleid Wij hebben vastgesteld dat de lokale heffingen en het grondbeleid niet van toepassing zijn voor RMN. Daarnaast hebben wij gedurende de controle overleg gevoerd met het hoofd financiën over de inhoud en toelichting teneinde te voldoen aan de bepalingen van de BBV. Vanwege het belang van de aangelegenheden beschreven in de paragraaf ‘'De basis voor onze oordeelonthouding met betrekking tot de getrouwheid’ in onze controleverklaring zijn wij niet in staat geweest om in overeenstemming met het BBV te overwegen of de andere informatie al dan niet: ▪

met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat

▪

alle informatie bevat die op grond van de BBV is vereist voor het jaarverslag en de overige gegevens

Aanvullend hebben wij ten aanzien van de paragrafen nog enkele aandachtspunten voor u geïdentificeerd, zie volgende sheet.

www.auren.com 39

Bevindingen eindejaarscontrole Paragrafen jaarverslag (2 van 2)

Vervolg op vorige sheet Aanbeveling voor RMN ▪ wij adviseren u om in het bijzonder het onderdeel risicobeheersing jaarlijks te evalueren – en zo nodig te herzien – naar aanleiding van actuele omstandigheden ▪ wij hebben geconstateerd dat er nog niet (zichtbaar) proactief wordt gestuurd op de geïdentificeerde risico’s en de te nemen maatregelen. Wij adviseren dit expliciet zichtbaar te maken. Dit kan bijvoorbeeld door het agenderen ervan voor de bestuursvergaderingen en de vastlegging in notulen Opvolging door RMN U heeft ons geïnformeerd over het feit dat er in het jaar 2024 een uitgebreide risk assessment heeft plaatsgevonden en dat op basis van deze assessment ook verdere risicomitigerende maatregelen worden genomen. Wij zullen voor de controle over het boekjaar 2024 verder kennis gaan nemen van deze risico assessment.

www.auren.com 40

Bevindingen eindejaarscontrole Projecten

Wij hebben tijdens de controle geëvalueerd of de bedragen op de projecten betrekking hebben op 1 van de volgende categorieën: ▪ lasten gerelateerd aan investeringen in materiële vaste activa (in ontwikkeling) voor RMN (OC met name) ▪ voorgeschoten bedragen voor gemeenten (geen lasten voor RMN, voor 2023 niet van toepassing ▪ lasten voor RMN maar nog separaat te verrekenen met de gemeenten (aantal specifieke projecten en opdrachten in 2023)

Op basis van onze controlewerkzaamheden hebben wij geconcludeerd dat: ▪ een saldo van € 4.687.111 betrekking heeft op materiële vaste activa ▪ een saldo van € 17.249 betrekking heeft op lasten voor de staat van baten en lasten van RMN (en ook daarin zijn verwerkt) ▪ Geen saldo betrekking heeft op voorgeschoten bedragen voor gemeenten Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u om voor de uitgaven betreffende deze projecten blijvend expliciet vast te stellen op welk van de 3 genoemde categorieën dit betrekking heeft. Hiervoor zou gebruik kunnen worden gemaakt van de invultabellen die eerder zijn gecommuniceerd met de financiële afdeling.

www.auren.com 41

Bevindingen eindejaarscontrole Algemene reserve

In de jaarrekening is een algemene reserve opgenomen. Deze is ontstaan uit positieve exploitatieresultaten in het verleden. Destijds is besloten dit niet te verrekenen met de in rekening gebrachte voorschotten per gemeente. In de AB-vergadering van 14 december 2016 is een bestuursbesluit genomen waarbij is bepaald dat geen verdere opbouw van de algemene reserve plaatsvindt. Vanaf dat moment worden eventuele tekorten per gemeente via de resultaatbestemming in mindering gebracht op de algemene reserve, voor zover voor die gemeente nog een algemene reserve bestaat. Dit betekent dat de huidige algemene reserve niet van alle deelnemende gemeenten is. In de jaarrekening is de positie per gemeente toegelicht (toelichting bij algemene reserve). Tevens heeft u ons aangegeven dat deze systematiek bij alle deelnemende gemeenten bekend is. Aangezien op basis van de bestuursbesluiten geen sprake is van een terugbetalingsverplichting van deze reserves aan de deelnemende gemeenten, is deze post terecht niet als schuld verantwoord in de jaarrekening 2023. Gedurende de controle hebben wij u voorzien van een analyse en adviezen omtrent de reserves. De belangrijkste actiepunten hieruit zijn: ▪ Nieuw besluit te nemen inzake de nog opgenomen (beperkte) bestemmingsreserves, anders mogelijk laten vrijvallen ▪ De huidige algemene reserve betreft, een beperkt bedrag, voor een tweetal gemeenten.

Wij adviseren u ook expliciet te evalueren wat de doen met deze reserves ▪ Expliciet te evalueren hoe algemeen om te gaan met opbouw van reserves en resultaatbestemming. Bij negatief resultaat is er maar zeer beperkt vermogen om mee te verrekenen en dus zal dit direct op de DVO afrekening moeten worden meegenomen. Verder kan ook bij een positief resultaat over het boekjaar worden bepaald dat deze volgens een systematiek direct toerekent aan de gemeenten en direct verwerkt in de DVO waardoor per saldo geen resultaat en opbouw van reserves is

Aanbeveling voor RMN Wij adviseren u het bovenstaande expliciet te overwegen en hier een (bestuurs)besluit over te nemen

www.auren.com 42

Bevindingen eindejaarscontrole Schatkistbankieren

Decentrale overheden zijn vanaf december 2013 verplicht om hun overtollige middelen aan te houden bij het Rijk. Dit heet schatkistbankieren (SKB), dit is ook van toepassing bij RMN. In het jaar 2021 is per Q3 het drempelbedrag veranderd. Decentrale overheden moeten hun overtollige liquiditeiten stallen in de schatkist van het rijk. Om te bepalen of een gemeenten overtollige liquiditeiten naast de gelden voor het normale betalingsverkeer aanhoudt, geldt een drempelbedrag dat is gebaseerd op het begrotingstotaal van de gemeente. Het bestaande drempelbedrag was erg laag en dus is besloten deze aan te passen om onnodige administratieve lasten voor decentrale overheden te verminderen. Het drempelbedrag, wordt bepaald op basis van het begrotingstotaal van het openbaar lichaam. Voor openbare lichamen met een begrotingstotaal kleiner dan of gelijk aan € 500 miljoen is het drempelbedrag gelijk aan 2,0% van het begrotingstotaal, waarbij het drempelbedrag minimaal € 1 miljoen bedraagt. Voor openbare lichamen met een begrotingstotaal groter dan € 500 miljoen is het drempelbedrag gelijk aan € 10 miljoen, vermeerderd met 0,2% van het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat. Voor RMN komt dit neer op een drempelbedrag van ongeveer € 1 miljoen wat RMN in de loop van 2023 ook heeft toegepast.

www.auren.com 43

Bevindingen eindejaarscontrole Claims en procedures

U heeft ons geïnformeerd over lopende claims en/of lopende procedures/zaken. Op basis daarvan komt naar voren dat: ▪ er een procedure loopt omtrent een dienstverlener voor RMN. In het jaar 2023 is een overeenkomst met finale kwijting overeengekomen ▪ er een aantal procedures/zaken liepen tussen RMN en (oud) werknemers maar welke nu niet juridisch van aard zijn ▪ Voor de bovenstaande procedures de volgende aanvullende toelichting in de jaarrekening is opgenomen Geschillen en procedures RMN was in 2023 betrokken bij een enkel dispuut met betrekking tot (oud) werknemers. De financiële impact was laag en wordt daarom niet verder benoemd. In 2023 is het lopende dispuut uit 2022 rondom de naleving van een contract inzake het onderhoud van ondergrondse containers afgewikkeld door ontvangst van een afkoopsom voor finale kwijting over en weer. Een korte toelichting hierop: In 2021 is via een Europese aanbesteding het keuren, reinigen en onderhouden van het ondergrondse containerpark van RMN gegund aan de winnende partij. Door herstructurering van dit bedrijf heeft men pas in 2022 een aanvang gemaakt met de uitvoering van het contract. Helaas moest RMN constateren dat de kwaliteit en de wijze van uitvoering niet stroken met hetgeen RMN heeft gevraagd en door het bedrijf in kwestie is beloofd bij de aanbesteding. RMN was daarom genoodzaakt juridische ondersteuning te zoeken.

RMN zal een nieuwe aanbesteding gaan houden zodat zij volgend jaar om deze tijd een rechtmatige overeenkomst heeft met een partij die voor RMN het reinigen, keuren en onderhoud van de onderlossende containers voor de komende jaren zal gaan verzorgen, met als risico dat de tarieven voor onderhoud van containers kunnen stijgen. Tot aan de gunning daarvan kan RMN gebruik maken van de serviceploeg van een andere partij voor de werkzaamheden aan de containers. Zij zijn in Q1 van start gegaan met de keurings- en reinigingswerkzaamheden.

In onze controle hebben wij expliciet aandacht besteed aan de afwikkeling van procedure met een diensterverlener van RMN. Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden concluderen wij dat deze procedures/zaken, gezien de aard, omvang en status ervan, in voldoende mate is toegelicht in de jaarrekening. Wij kunnen ons verenigen met de door de directie ingenomen standpunten met betrekking tot bovengenoemde zaken.