Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021 v1

Naar aanleiding van deze resultaten worden de volgende verbeteringen voorgesteld: • Aanvullende collectieve scholing voor de applicatiebeheerders; • Individueel in overleg met de applicatiebeheerder en het betreffend afdelingshoofd afspraken maken over de invulling van de nog ontbrekende taken.

3.5 Personeel en de digitale transformatie De digitale transformatie is niet alleen iets voor de grotere gemeenten. Ook bij kleinere gemeenten neemt de interesse in wat de digitale transformatie kan bieden toe. Het werken in een digitale omgeving heeft een sterke invloed op de wijze waarop medewerkers hun werk verrichten. Maar wat betekent deze toenemende digitalisering en het slimmer gebruiken van data voor de medewerkers? Over welke vaardigheden moeten zij (minimaal) beschikken? Wat betekent dit voor het aannamebeleid van de gemeente? Hoe nemen we ze mee in de digitale transformatie? Echte ICT-projecten bestaan niet bij gemeenten. Er bestaan wel projecten met een ICT-component. Alle zogenaamde ICT-projecten raken de ‘business’ van de gemeente en daarmee het werk van de medewerkers. Verandering wordt voor de organisatie een constante factor. Digitale transformatie vraagt om een gerichte sturing op het gebied van personeelsontwikkeling.

Geadviseerd wordt om begin 2018 inzicht te verkrijgen in: • Stand van zaken kennis en vaardigheden van de medewerkers op het gebied van digitaal werken; • Bepalen minimale eisen kennis en vaardigheden nieuwe medewerkers op het gebied van digitaal werken; • Bepalen welke acties centraal worden opgepakt op het gebied van aannamebeleid, opleidingen, trainingen, workshops, etc; • Bepalen hoe opleidingen, trainingen, workshops voor medewerkers integraal onderdeel worden in de projecten uit dit informatiebeleidsplan.

Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021

Pagina 24 van 39

4 VISIE EN BELEID De uitgangspunten of kernbegrippen waar de informatievoorziening bij de gemeente Hulst zich de komende jaren op zal richten kunnen worden samengevat in: De focus ligt bij het maximaal flexibel en modulair maken van de ICT en het bijeenbrengen van klantgegevens en deze inzichtelijk maken. De kaders hierbij zijn: • Inzet op standaardisatie, rationalisatie en klantvriendelijkheid; • Invoeren van nieuwe ondersteunende systemen op basis van bewezen technologie; • Samenwerking en/of outsourcing ((Hosting, SaaS5, PaaS6 of IaaS7)) op het gebied van automatisering en informatiebeheer mits kwaliteitsvoordelen en beperking kwetsbaarheid; • Borgen betrouwbaarheid, beschikbaarheid en beveiliging van informatie en systemen; • Plaats- en tijdonafhankelijk werken in relatie tot het verbeteren van de dienstverlening; • Invoering van zaakgericht werken als stip op de horizon voor digitaal werken; • Toegankelijkheid van klantinformatie en geo-informatie. In de volgende hoofdstukken zijn een aantal thema’s op basis van deze kernbegrippen uitgewerkt. Deze uitwerking behelst het benoemen van toetsbare uitgangspunten en een haalbaar ambitieniveau voor de informatievoorziening. Tevens is de vertaalslag naar de gewenste informatiearchitectuur en technische infrastructuur gemaakt.

Informatiemanagement van de gemeente Hulst heeft als primaire taak om de informatievoorziening voor de hele organisatie te continueren en te verbeteren.

4.1 Informatiebeleid 4.1.1 Digitale transformatie Digitale transformatie gaat over de impact van (ICT-)technologieën en de toenemende digitalisering van bedrijfsprocessen op mens, bedrijf en de maatschappij. Apparaten en technologieën gaan steeds meer het werk van mensen overnemen en daardoor veranderen ook de onderliggende bedrijfsprocessen en taken. We kunnen daarbij denken aan: • Big Data, Internet of Things (IoT): mensen, apparaten en sensoren genereren continu grote hoeveelheden data, die continu via het internet beschikbaar worden gesteld. Gedacht kan worden aan: camera’s, verkeerssensoren, sluizen, pompen, etc. Hierdoor wordt het mogelijk om real-time informatie te genereren; • Participatiemaatschappij: netwerksamenleving, waarbij kennis, inzichten en relaties in (soms) wisselende groepen worden gedeeld en opgebouwd. Samen met inwoners wordt de burgerparticipatie georganiseerd, waarbij pro-actief inwoners worden gestimuleerd hieraan mee te doen; • Nieuwe media: het toepassen van nieuwe media leidt tot nieuwe vormen van communicatie aan burgers en het gebruik als dienstverleningskanaal; • Smart City: door de inzet van “slimme” digitale technologie komt de komende jaren steeds meer data beschikbaar over onderwerpen als energiezuinigheid, gezondheid, mobiliteit, veiligheid en duurzaamheid.

Dit biedt burgers de mogelijkheid om slimmer te leven in de stad, bedrijven de mogelijkheid om slimmer te ondernemen en de gemeente de mogelijkheid om slimmer te besturen. 5

SaaS: Software as a Service

6

PaaS: Platform as a Service

7

IaaS: Infrastructure as a Service

Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021

Pagina 25 van 39

Voor de gemeente Hulst kunnen we deze ontwikkelingen als volgt vertalen naar uitgangspunten voor het informatiebeleid: • Team Informatievoorziening bewaakt de trends en adviseert het College en het management over mogelijkheden en randvoorwaarden van gebruik; • De gemeente implementeert alleen bewezen concepten. 4.1.2 Digitale Agenda 2020 De gemeente Hulst onderschrijft de uitgangspunten van Digitale Agenda 2020 en zal de komende jaren, op basis van proven technology, invulling geven aan de implementatie van de onderdelen uit de jaarplannen van Digitale Agenda 2020. Dit vertaalt zich naar de volgende uitgangspunten voor het informatiebeleid van de gemeente Hulst: • Team Informatievoorziening volgt de ontwikkelingen van Digitale Agenda 2020 en adviseert het College en het management over de mogelijkheden en randvoorwaarden; • De gemeente implementeert de bouwstenen van de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI)) en de Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI) op basis van proven technology. 4.1.3 Het Nieuwe Werken (HNW)

“Plaats en tijd onafhankelijk werken moet in beginsel mogelijk zijn wanneer het gaat om verdere verbetering van de dienstverlening. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat onze medewerk(st)ers thuis gaan werken zonder dat hier nut of noodzaak voor aanwezig is. Vanuit de gedachte van het management is het in het kader van het teamproces en het groepsproces van belang dat er regelmatig collegiale afstemming plaatsvindt. Ook hier is de menselijke maat van belang. Daar waar een beroep wordt gedaan op thuiswerken zal sprake derhalve moeten zijn van een maatwerkoplossing” (uit: ‘Vernieuwend verkennen’). De volgende uitgangspunten voor het informatiebeleid van de gemeente Hulst hanteren we bij HNW: • We werken digitaal; • Aanbieden van een virtuele werkplek, met toegang tot alle bedrijfsspecifieke applicaties die aan de betreffende medewerker ter beschikking wordt gesteld; • Aanbieden van een fysieke werkplek op basis van Choose Your Own Device (CYOD) voor de medewerkers op basis van een standaardselectie en Bring Your Own Device (BYOD) voor externen en inhuur; • Virtuele werkplek is beschikbaar AAA (any time, any place, any device) met bijbehorend MDM (mobile device management) voor mobiele devices en telewerken; • Aanbieden van een mobiele telefoon, die geïntegreerd is met het (fysieke) telefoonnetwerk van de gemeente.

Fysieke telefoons alleen indien die functioneel verbonden zijn aan een fysieke werkplek; • De enige locatie-gebonden werkplekken zijn balies en anderszins functioneel verbonden aan een fysieke werkplek; • Aanbieden van een draadloos netwerk in de kantoorgebouwen van de gemeente; • Zonering van het netwerk. De buitenste zone is beschikbaar voor externen (internet en printfunctionaliteit); de binnenste zone is beschikbaar voor de medewerkers (de ‘virtuele’ werkplek); daartussen een of meer zones voor partners van de gemeente (functionaliteit is afhankelijk van de samenwerking); • Formele documenten worden ondergebracht in een veilige interne, digitale, centrale omgeving (onderdeel van de binnenste zone). Overige informatie mag zich ook in een door de gemeente gecertificeerde Private Cloud bevinden;

Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021

Pagina 26 van 39

• •

•

Het procesgericht samenwerken wordt ondersteund door digitaal zaakgericht werken; Het werken in teams wordt ondersteund met een of meerdere applicaties die specifiek gericht zijn op samenwerken, onderlinge communicatie en kennisdeling; Het delen van informatie over de organisatie en het delen van kennis van nieuwe ontwikkelingen wordt ondersteund door een modern, gepersonaliseerd, interactief intranet.

4.1.4 Digitaal zaakgericht werken Digitaal zaakgericht werken ondersteunt de gemeente Hulst bij het realiseren van haar ambitie en doelstellingen. Deze ambitie wordt voor het digitaal zaakgericht werken als volgt vertaald naar uitgangspunten voor het informatiebeleid van de gemeente Hulst voor de komende jaren: • Het zaaksysteem wordt gebruikt om procesmatig met elkaar samen te werken en elkaar te informeren; • Het zaaksysteem wordt primair gebruikt voor de generieke modellering van de processen. Voor de ondersteuning van vaak ingewikkelde processen wordt over het algemeen gebruik gemaakt van daarvoor specifiek ontwikkelde procesapplicaties; • Een landelijke zaaktypecatalogus (ZTC) is de basis voor de inrichting van de zaaktypen voor alle (klant)processen. Op basis van de zaaktypen worden zaakinformatie en documenten gestructureerd geregistreerd; • Actuele informatie en afhandeltermijnen van zaken zijn binnen het zaaksysteem digitaal beschikbaar voor medewerkers; • Sturingsinformatie wordt gebruikt om grip te verkrijgen op werkvoorraden, inzet van medewerkers, afhandeltermijnen en resultaten; • Informatie en documenten zijn tijds- en plaatsonafhankelijk digitaal beschikbaar binnen de virtuele werkplek; • Zaken kunnen door medewerkers en aanvragers zelf digitaal geïnitieerd worden; • Alle (zaak)dossiers worden digitaal vastgelegd in het centrale DMS.

4.1.5 De nieuwe Omgevingswet Met de komst van de nieuwe Omgevingswet worden een aantal veranderingen landelijk geregeld in wet- en regelgeving. Belangrijk onderdeel van de implementatie van de Omgevingswet wordt het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). De visie op het DSO geeft een doorkijk naar de gewenste functionaliteit die in 2024 beschikbaar moet zijn. Eind 2016 is het globaal programma van eisen DSO en de doelarchitectuur beschikbaar gekomen. Hierin wordt aangegeven welke functionaliteit in 2019 en welke functionaliteit in 2024 in het DSO beschikbaar moet zijn. Daarnaast heeft de gemeente de vrijheid om zelf invulling te geven aan de wijze waarop de verbeterdoelen van de wet geïmplementeerd worden in de omgevingsvisie (en het omgevingsplan) en de bijbehorende dienstverlening. De gemeente Hulst kiest ervoor om de ontwikkelingen rond de nieuwe Omgevingswet in samenwerking met de provincie Zeeland, de RUD, het waterschap, de Veiligheidsregio Zeeland en de Zeeuwse gemeenten te volgen. Voor de verdere uitwerking en afstemming zal daar waar mogelijk worden samengewerkt met de gemeenten Terneuzen en Sluis.

Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021

Pagina 27 van 39

De implementatie van de nieuwe Omgevingswet kan als volgt worden vertaald naar uitgangspunten voor het informatiebeleid van de gemeente Hulst voor de komende jaren: • De gemeente voldoet in 2021 e.v. aan de eisen van de nieuwe Omgevingswet, inclusief de bijbehorende informatiesystemen; • De gemeente sluit in 2021 e.v. aan op de eisen en de functionaliteit van het DSO8: o 1 loket: De eindgebruiker vindt informatie die nodig is voor de uitvoering van de Omgevingswet in één loket; o Functie Oriënteren (informatie op maat): de LV Omgevingsloket voorziet in het ontsluiten van: Omgevingsdocumenten, Informatie over de (kwaliteit van de) fysieke leefomgeving (dit wordt afgebakend door bij AMvB aangewezen gegevens of informatieproducten ten behoeve van de instrumenten op grond van de Omgevingswet) en overige gegevens over de kwaliteit van de fysieke leefomgeving; o Functie Indienen: bij het indienproces wordt de initiatiefnemer of belanghebbende (zonder eigen voorzieningen en applicaties) door deze functie ondersteund bij het verzamelen en verstrekken van informatie voor het indienen van vergunningaanvragen, meldingen of informatieplichten bij het bevoegd gezag. o Generieke gegevensverzamelingen: de Generieke gegevensverzamelingen zijn onderdeel van het DSO zij het met een zelfstandige positie. Zij dragen zorg voor het leveren van gevalideerde gegevens over de fysieke leefomgeving.

Generieke gegevensverzamelingen zijn datasets die niet onder de basisregistraties vallen maar wel door meerdere informatiehuizen gebruikt worden en waar het generiek beschikbaar stellen van deze gegevens voor de informatiehuizen leidt tot efficiëntie. Generieke gegevensverzamelingen worden door de minister als zodanig aangewezen; • De gemeente sluit in 2021 e.v. aan op de eisen en de functionaliteit van de Informatiehuizen: o De Informatiehuizen leveren informatieproducten en gegevensverzamelingen uit het eigen informatiedomein die voldoen aan de kwaliteitseisen (zoals in AMvB’s en MR’s opgenomen) en de aansluitvoorwaarden; • Het proces van vergunningverlening en handhaving is volledig digitaal en zaakgericht ingericht; • Gegevens over de openbare ruimte, die van belang zijn voor het correct uitoefenen van nieuwe taken als bevoegd gezag, worden geïnventariseerd en beoordeeld op de gewenste (vereiste) kwaliteitsnormen; • Landelijke richtlijnen en standaarden geven richting bij het inrichten van werkprocessen; • Alle informatie die van belang is voor het correct uitoefenen van de taken als bevoegd gezag is digitaal op de kaart (geo-gerefereerd) beschikbaar. 4.1.6 Informatiebeveiliging In 2016 heeft de gemeente Hulst het informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld voor de periode 2016-2019.

In 2016 heeft ook een impactanalyse plaatsgevonden, die vertaald is naar een informatiebeveilingingsplan voor 2016. In 2016 zijn ook stappen gezet voor de governance en is een CISO benoemd. Jaarlijks wordt een jaarplan opgesteld. Doelstelling voor informatiebeveiliging voor de komende jaren is: • Voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG); • Voldoen aan de beveiligingsaudits, zoals ENSIA.

8

Voor meer informatie zie: ‘Globaal Programma van Eisen Digitaal Stelsel Omgevingswet 2024’, versie 1.0, 10 november 2016

Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021

Pagina 28 van 39

4.2 Geo-informatie 4.2.1 Een plaatje zegt meer dan 1000 woorden! Geo-informatie wordt vaak geassocieerd met een (digitale) kaart. Een kaart is een krachtig communicatiemiddel voor ruimtelijk gerelateerde informatie en spreekt immers meer aan dan onoverzichtelijke lappen tekst en tabellen: een kaart zegt meer dan 1000 woorden. Naast visualisatie zit de kracht van geo-informatie in het uitvoeren van ruimtelijke analyses en het verkrijgen van inzicht in ruimtelijke relaties. Dit door verschillende gegevens (kaartlagen) met elkaar te combineren of door administratieve gegevens te koppelen aan ruimtelijke objecten (bijvoorbeeld: panden, percelen, wegen, straatmeubilair, wijken, buurten, zones en gebieden). Zowel de geografische als de administratieve component van een ruimtelijk object kan in een Geografische Informatiesysteem (GIS) worden vastgelegd. Met een GIS kunnen we deze informatie beheren, analyseren en visualiseren. Doordat ook de overheid steeds meer gegevens openbaar beschikbaar stelt als Open Data, worden marktpartijen uitgenodigd om deze informatie te gebruiken in nieuwe diensten. De geo-basisregistraties (BGT, BRT en BAG) worden ook als Open Data beschikbaar gesteld. Voor overheden is het gebruik van deze basisregistraties verplicht. Niet alleen voor intern gebruik maar ook bij communicatie naar buiten.

4.2.2 Geo-informatie in het ruimtelijk domein Geo-informatie vormt traditioneel een belangrijk onderdeel van de gemeentelijke informatievoorziening in het ruimtelijk domein, zowel ter ondersteuning van de interne werkprocessen als in het contact met burgers en bedrijven. Hierbij denken we onder meer aan Ruimtelijke Ordening (RO), Beheer Openbare Ruimte (BOR), Openbare Orde en Veiligheid, WOZ en Milieu. Geo-informatie wordt in het nieuwe Digitale Stelsel Omgevingswet de verbindende factor, met de geo-basisregistraties en informatiehuizen als fundament. Uitgangspunt daarbij is: met één klik op de kaart krijgt een initiatiefnemer, belanghebbende of het bevoegd gezag inzage in de regels en de mogelijkheden op een locatie. Op deze wijze krijgt iedereen (initiatiefnemer, belanghebbende en bevoegd gezag) eenzelfde informatiepositie. Het gaat daarbij om informatie voor besluiten met rechtsgevolgen, zoals vergunningen of een omgevingsplan. Uiteraard moet deze informatie kwalitatief op orde zijn en slim op de vraag zijn toegespitst, zodat de gebruiker zondermeer uit kan gaan van de juistheid van de informatie en minder onderzoek hoeft uit te voeren. 4.2.3 Geo-informatie in het sociale domein Jeugd, WMO en Participatie zijn sinds 2015 aan gemeenten overgedragen. Daarmee heeft de gemeente veel extra taken gekregen. Dat roept nieuwe vragen op voor bestuur en uitvoering.

Enkele voorbeelden hiervan zijn: • Welke locaties zijn geschikt om ouderen langer zelfstandig te laten wonen? • Valt er geld te besparen op doelgroepenvervoer? • Als er bezuinigd moet worden op voorzieningen, waar doet dat relatief het minste pijn? Dit soort vraagstukken komen onherroepelijk aan de orde in het sociaal domein en hebben minstens één aspect gemeenschappelijk: ze zijn gerelateerd aan een locatie, dat wil zeggen aan de wijk, buurt, postcode, straat of een adres in de gemeente. Het combineren en bevragen van informatie op verschillende aggregatieniveaus (wijk, buurt, straat, postcode, adres) kan eenvoudig worden opgepakt in een GIS. Voorbeelden hiervan zijn terug te vinden in ‘Handreiking Zorg op de kaart’9 (KING) en ‘Anders kijken naar lokale uitdagingen – de kracht van de kaart’10 (Geonovum).

9

https://www.kinggemeenten.nl/sites/king/files/Handreiking%20Zorg%20op%20de%20Kaart%20%28v1.0%29_0.pdf

10

https://www.geonovum.nl/sites/default/files/14016_Geonovum%20inspiratieDEF.pdf

Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021

Pagina 29 van 39

4.2.4 Beleid geo-informatie Geo-informatie wordt de komende jaren de belangrijkste verbindende component van de gemeentelijke informatievoorziening. Geo-informatie wordt Open Data en daarmee voor iedereen toegankelijk en beschikbaar. De geo-basisregistraties spelen een belangrijke rol bij deze ontwikkeling. Voor de gemeente Hulst een belangrijke taak, om zorg te dragen voor een adequate en zorgvuldige registratie van al die informatie. Enerzijds omdat dit wettelijk verankerd is (basisregistratie, wet ruimtelijke ordening, wet WOZ, Wion, etc) en anderzijds omdat de gemeente op strategisch, tactisch en operationeel niveau een belang heeft bij een goede registratie van de vorm en ligging van de (vastgoed)objecten op haar grondgebied. We kunnen de ontwikkeling van de geo-informatie voor de komende jaren beschrijven in de volgende plateauplanning: Plateau 1: integraal geo-gegevensbeheer (“De Basis”) Met de komst van de BGT is de gemeente Hulst in staat om de inwinning en het gegevensbeheer van de geo-informatie opnieuw vorm te geven, en daarmee invulling te geven aan de inverdieneffecten van de BGT. De mutatiesignalering en –inwinning wordt zo ingericht, dat de mutaties integraal (eenmalig) worden ingemeten, geclassificeerd en verwerkt. Dat gebeurt voor zowel de BGT als voor de afnemers van de BGT, zoals bijvoorbeeld BOR.

Er zijn dan geen actualiteitsverschillen meer tussen de verschillende registraties. Het eerste (wettelijk vereiste) plateau sluit aan bij de uitgangspunten van basisregistraties, waar onder die van de BAG en de BGT: • Eenmalige inwinning en vastlegging; • Meervoudig, verplicht gebruik; • Eén bronhouder per basisregistratie van de eenmalige registratie en het meervoudig gebruik van basisgegevens Integraal geo-gegevensbeheer is essentieel om regie te houden op de vastlegging, het beheer en het verplicht binnengemeentelijk gebruik van locatiegebonden informatie (dus niet alleen BAG en BOR). Voor een goed binnengemeentelijk gebruik van de BGT moet de synchronisatie tussen BGT, BAG en BOR begin 2018 zijn afgerond. Plateau 2: Binnengemeentelijk gebruik geo-informatie Dit plateau kenmerkt zich door het verbinden van de geo-registraties aan andere, vaak administratieve registraties. Als het binnengemeentelijk gebruik van basisregistraties goed is ingericht, dan kunnen de “sleutels” uit het stelsel worden gebruikt om allerlei informatie aan elkaar te verbinden. Deze informatie inclusief analysetools kunnen met een GIS-viewer of met een applicatie zoals QGIS, beschikbaar worden gesteld aan de

Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021

Pagina 30 van 39

gebruikers van de organisatie. Onderdeel van plateau 2 is een onderzoek naar een toekomst vaste GIS-viewer voor de gemeente Hulst. Tevens dient hierbij een passende invulling van de beheerorganisatie opgezet te worden. Gebruikers moeten weten wat de bron en de kwaliteit van de beschikbare informatie is en moeten erop kunnen vertrouwen dat het beheer goed is georganiseerd. Daarnaast willen gebruikers geo-informatie op een zodanige wijze aangeboden krijgen dat dit aansluit bij hun behoeftevraag. Plateau 3: Hulst op de kaart Een krachtiger informatie- en communicatiemiddel is er niet. Geo-informatie kan daarbij helpen. En dat beperkt zich niet tot thema’s in het ruimtelijk domein, maar ook voor de publieke dienstverlening, de WMO, de Jeugdzorg, externe veiligheid en het toerisme. Daarnaast kan de gemeente haar informatie als Open Data beschikbaar stellen en bedrijven en instellingen uitdagen deze informatie te gebruiken of te verrijken.

4.3 Documentaire Informatievoorziening Door digitalisering, door andere werkvormen zoals zaakgericht werken, en door andere sturingsprincipes die daartoe nodig zijn, verandert de informatiebehoefte organisatie breed en veranderen processen waarin die informatie ontstaat. De documentaire informatievoorziening verandert van een ondersteunende taak binnen de primaire processen in een randvoorwaarden scheppende en adviserende taak. De gehele (digitaal ondersteunde) uitvoering van werkprocessen vindt plaats in de lijnorganisatie. De organisatie wil in die processen optimale beschikbaarheid en kwaliteit van de documentaire informatie, digitaal en plaats onafhankelijk. Dit vereist op de eerste plaats een vernieuwing en formalisering van het beleid op het gebied van documentaire informatie, om vast te stellen welke kwaliteit nodig is voor een goede ondersteuning van de organisatie en welke beschikbaarheid gevraagd wordt. Die kwaliteit en beschikbaarheid moeten vanzelfsprekend passen binnen de kaders die wet- en regelgeving en ander gerelateerd beleid stellen. Die kwaliteit en beschikbaarheid moet verder meetbaar zijn. Daarom worden kwaliteitsnormen voorgesteld in dit beleidsplan, waaraan producten en diensten moeten voldoen voor wat betreft de documentaire informatie.

Deze normen vormen als het ware de spelregels voor de organisatie bij de inrichting van de werkprocessen waarbij documentaire informatie een rol speelt. De organisatie heeft er baat bij dat helder is waaraan voldaan moet worden, en heeft er baat bij dat er aan voldaan wordt. 4.3.1 Beleid documentaire informatievoorziening Voor een efficiëntere bedrijfsvoering is het belangrijk dat de digitale informatievoorziening goed is georganiseerd en dat de kwaliteit en beschikbaarheid van informatie is gewaarborgd. Voor een goede ondersteuning van werkprocessen dient het vastleggen, beheren, bewaren en ontsluiten van digitale informatie goed ingericht te zijn (record management). De gemeente Hulst werkt continu aan de verbetering van de (digitale) informatievoorziening. Hoofdtaken liggen zowel aan de ‘voorkant’: het adviseren over informatiebeheer tijdens de uitvoering van werkprocessen en het inrichten van informatiesystemen, alsook aan de ‘achterkant’, namelijk het beheren en toegankelijk maken/houden van digitale informatie. Het college van B&W heeft volgens artikel 3 van de Archiefwet de verplichting om gemeentelijke informatie ‘in goede, geordende en toegankelijke staat’ te brengen en te bewaren. Dit geldt voor analoge en digitale informatie die in de diverse informatiesystemen in organisatie aanwezig is of die is overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Deze bepaling uit de Archiefwet stelt eisen aan het beleid en de uitvoering van taken op gebied van digitaal informatiebeheer.

Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021

Pagina 31 van 39

Het beleid van de gemeente Hulst heeft als doel om toe te werken naar meer overzicht en inzicht in de digitale informatiehuishouding, het stroomlijnen en organiseren van informatieopslag, kwaliteit van digitale informatie borgen (vindbaarheid, bruikbaarheid, authenticiteit). Dit wordt voor de komende jaren vertaald naar de volgende speerpunten in het beleid: • Informatiebeheer wordt zoveel mogelijk in het proces geregeld. Er wordt gestreefd naar een efficiënt informatiebeheer door waar wenselijk, nodig en mogelijk een geautomatiseerde koppeling te leggen tussen vakapplicaties en het centrale DMS; • Medewerkers worden ondersteund bij digitaal werken: oog voor behoefte qua informatieopslag bij het uitvoeren van werkprocessen, duidelijke procedures en werkinstructies, etc; • Alle documenten zijn digitaal beschikbaar; • Archiefwaardige informatie wordt duurzaam toegankelijk bewaard en beheerd in één centraal DMS. Toegankelijk betekent ook dat informatie als ‘vertrouwelijk’ wordt afgeschermd waar dat nodig is; • Hybride informatiestromen worden zo snel mogelijk uitgefaseerd om tot enkel digitale opslag van informatie te komen. • Bij het vervangen van analoge archiefbescheiden wordt de kwaliteit van de gemaakte scans geborgd. Procedures en werkafspraken zoals in het “Handboek vervanging Gemeente Hulst” zijn vastgelegd, worden nageleefd bij de postregistratie.

Dit wordt ook gemonitord; • Kwaliteitszorg wordt doorontwikkeld door o.a. een KPI-rapportage op te stellen, daaruit voortvloeiende maatregelen te implementeren en in beleid en procedures vast te leggen hoe kwaliteit rondom informatieopslag geborgd dient te worden in de gehele organisatie. Een KPI-rapportage is een belangrijk instrument voor het college van B&W om zich ‘horizontaal’ te kunnen verantwoorden richting de gemeenteraad. • De verantwoordelijkheden rondom informatiebeheer worden goed geregeld in het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Hulst. • Er wordt verder toegewerkt naar gestructureerde informatieopslag in zaakdossiers op basis van zaaktypen. De zaaktypen en kenmerken ervan beheert het team DIB centraal in het Documentair Structuurplan (DSP) met de tool i-Navigator. Archiefkenmerken van zaaktypen worden op één plaats beheerd in het centrale DMS. Voor aangemaakte zaakdossiers worden archiefkenmerken geautomatiseerd ingevuld in het centrale DMS; • Er wordt een start gemaakt met de voorbereiding om informatie op te slaan in een e-Depot. In samenwerking met de e-Depotaanbieder wordt een stappenplan opgesteld om tot een aansluiting op het e-Depot te komen.

4.4 Informatiearchitectuur in Hulst Om de visie op informatievoorziening verder uit te werken en te bewaken, wordt gebruik gemaakt van een informatiearchitectuur. De informatiearchitectuur is een soort gemeentelijk bestemmingsplan waarin visie en vorm is gegeven aan alle relaties tussen bedrijfsactiviteiten, organisatiefuncties, applicaties en systemen. Een goede informatiearchitectuur ordent, legt de onderlinge afhankelijkheden bloot en regelt de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van besturing en beheersing. Een informatiearchitectuur ondersteunt de communicatie tussen de informatiespecialisten en proceseigenaren. Een goed opgezette informatiearchitectuur vormt verder de basis voor de elektronische dienstverlening. De gemeente Hulst conformeert zich voor haar informatiearchitectuur aan GEMMA2 (Gemeentelijke Model Architectuur). De omstandigheden voor gemeenten zijn zodanig veranderd, dat de focus van de gemeentelijke organisatie sterk verbreed is. Denk hierbij aan toenemende samenwerking, meer druk op de gemeentelijke financiën en de decentralisaties in het sociaal domein. De vraag naar vertaling naar een architectuur voor de hele gemeentelijke informatievoorziening - dus niet uitsluitend e-dienstverlening wordt steeds groter. Daarnaast is er

Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021

Pagina 32 van 39

ook behoefte aan nog meer detaillering in GEMMA om het gesprek tussen en met leveranciers van de gemeentelijke informatievoorziening beter aan te kunnen gaan. Om die redenen is gestart met GEMMA 2, beginnende met de Basisgemeente en de Decentralisaties. 4.4.1 Richtinggevende principes Met de medewerkers van de I-organisatie is in een aantal workshops ingezoomd op de inrichtingsprincipes voor die toekomstige informatiearchitectuur. Aan de hand van deze inrichtingsprincipes wordt richting gegeven aan de doorontwikkeling van het huidig applicatielandschap en de koppelingen tussen de systemen. Deze richtinggevende principes worden regelmatig geëvalueerd en bijgesteld. De benoemde richtinggevende uitgangspunten zijn de komende jaren uitgangspunt voor de projecten behorend bij het informatiebeleidsplan en voor de inrichting van applicaties. Deze richtinggevende principes zijn terug te vinden in bijlage 2 van dit informatiebeleidsplan.

4.5 ICT-Infrastructuur De technische ICT-infrastructuur van de gemeente Hulst is op locatie in het Stadhuis en de gemeentewerkplaats geïnstalleerd en is operationeel sinds 2013. De vervanging van deze infrastructuur stond gepland voor medio 2017. Die datum wordt verder opgeschoven naar 2018. Dan is de huidige ICT-infrastructuur zowel technisch als economisch afgeschreven en moet die worden vervangen. Daar waar voorheen een vervanging van de ICT-infrastructuur redelijk recht toe recht aan was, ligt dat nu gecompliceerder. Ontwikkelingen zoals SAAS (Software As A Service), PAAS (Platform As A Service), DAAS (Desktop As A Service), IAAS (Infrastructure As A Service) en verschillende vormen van Cloud-computing (hybride, community, private, public) zijn sterk in opkomst. Ontwikkelingen in de ICT-wereld volgen elkaar steeds sneller op. Wat tot voor kort nog onwaarschijnlijk of een hype leek is vandaag de dag gewoon geworden. Ook inzichten in de rol van de Informatisering en Automatisering in de (lokale) overheid zijn aan sterke veranderingen onderhevig. We beschrijven hier een aantal mogelijke vervangingsscenario’s. 4.5.1 ICT-ontwikkelingen Standaardisatie en schaalvergroting leiden bij de overheid steeds vaker tot landelijke informatiesystemen en -services waar gemeenten gebruik van (moeten) maken. Denk hierbij aan de ambities van de nieuwe Omgevingswet en de Digitale Agenda 2020.

Private partijen spelen hierop in en bieden gemeenten gestandaardiseerde ICTomgevingen aan, inclusief het bijbehorend ICT-beheer. KING maakt zich sterk voor de ontwikkeling van regionale ICT-voorzieningen voor gemeenten. Dat kan de vorm krijgen van regionale SSC (Shared Service Centra) en (een combinatie van publieke en private) clouds, waarin gemeenten ICT-voorzieningen afnemen. Al deze ontwikkelingen leiden de komende jaren tot een wezenlijk ander ICT-landschap, ook voor gemeenten. Er vindt een verschuiving plaats van alles zelf en in-huis regelen naar meer en meer op afstand plaatsen van ICT. Het onderbrengen van ICT in een gezamenlijk SSC is slechts één van de oplossingen, maar in het licht van al deze ontwikkelingen inmiddels op langere termijn niet meer per definitie de meest voor de hand liggende. De hoge beschikbaarheid en betrouwbaarheid die worden gesteld aan de informatievoorziening hebben ook hun weerslag op de ICT-infrastructuur. Al jaren zoeken gemeenten elkaar op om op het gebied van ICT samen te werken. Soms als gevolg van een herindeling of fusie, maar ook in de vorm van gerichte ICT-samenwerkingen en SSC.

Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021

Pagina 33 van 39

4.5.2 Vervangingsscenario’s De scope van de vervangingsscenario’s is het vervangen van de huidige ICTinfrastructuur en het daaraan gelieerde ICT-beheer. Concreet betekent dit: • ICT-infrastructuur o Hardware (Servers, Opslag, Switches, Verbindingen) o Systeemsoftware (OS, Virtualisatie, Backup, Virusscanner, Firewall, etc.) o Werkpleksoftware (Microsoft Office (incl Mail), Internet browser, etc.) o Uitwijk • ICT-beheer o Systeem- en netwerkbeheer op alle componenten van de ICTinfrastructuur o Technisch applicatie- en databasebeheer o Functioneel beheer generieke (kantoor)applicaties De technische ICT-infrastructuur moet minimaal geschikt zijn voor het aanbieden van een virtuele werkplek aan de gebruikers, inclusief: • de meest recente kantoorautomatisering op basis van Microsoft Office en toegang tot de meest bedrijfsspecifieke applicaties, ter ondersteuning van de gemeentelijke werkprocessen; • implementatie van AAA (anywhere, anytime, any device) met bijbehorend MDM (Mobile Device Management) voor de mobiele devices en thuiswerken. We onderscheiden een viertal vervangingsscenario’s: 1. Zelf doen; 2. Samenwerking met andere gemeente(n); 3. Samenwerking met een commerciële partij; 4. Uitbesteden aan een commerciële partij / SSC / gemeente.

Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021

Pagina 34 van 39

5 INFORMATIEPLAN: PROJECTEN & ACTIVITEITEN In dit hoofdstuk zijn de projecten en activiteiten benoemd, die de komende jaren nodig zijn om de gewenste informatievoorziening en -architectuur te implementeren. Tevens is aangegeven welke investeringen de komende jaren nodig zijn om de projecten uit te voeren en de doelstellingen te realiseren.

5.1 Aanpak De in- en externe ontwikkelingen zijn gebruikt voor het definiëren van ontwikkelsporen en bijbehorende projecten. Deze ontwikkelsporen zijn terug te vinden in paragraaf 5.2 in een ontwikkelagenda. De projecten die uitgevoerd zijn in 2017 zijn de overloopprojecten van het Informatiebeleidsplan 2012-2016, aangevuld met verplichte of anderzijds noodzakelijke projecten. Van de projecten voor 2018 is een globale inschatting van de benodigde capaciteit en financiële middelen gemaakt. De projecten dragen bij aan de realisatie van de gedefinieerde doelen en de daaraan afgeleide visie op de gewenste informatievoorziening. Een meer gedetailleerde inschatting van de benodigde capaciteit en financiën wordt per project bepaald bij het opstellen van het projectplan van het betreffende jaar. Deze (ICT-)projecten staan niet op zichzelf. Zij raken allen de business van de gemeente. Het succes van deze projecten heeft een direct effect op de dienstverlening en/of bedrijfsvoering van de gemeente. De aanpassing van werkprocessen, de ontwikkeling van de medewerkers naar procesgericht werken en het werken in ‘informatie’ketens vragen om een sterke interactie met de reguliere ontwikkeling van afdelingen. Deze aspecten dienen integraal in samenhang te worden ontwikkeld. Digitaal zaakgericht werken is daar een mooi voorbeeld van.

Gedurende de looptijd van het informatiebeleidsplan worden elk jaar op basis van de ontwikkelagenda nieuwe projecten en een projectenkalender gedefinieerd. Hiermee zal worden aangesloten op de Planning & Control-cyclus.

5.2 Planning De uitgangspunten voor het informatiebeleid zijn vertaald naar 9 ontwikkelsporen, te weten: 1. ICT-infrastructuur. De huidige ICT-infrastructuur moet worden vervangen door een nieuwe ICT-infrastructuur. De afweging ‘on premise’ – samenwerking – outsourcing, de aanbesteding en selectie en de implementatie vallen onder dit ontwikkelspoor. Hier zullen ook alle ontwikkelingen worden meegenomen, die Het Nieuwe Werken technisch en functioneel zullen ondersteunen. Looptijd: 2018-2019. 2. Omgevingswet. De implementatie van de nieuwe Omgevingswet zal voor wat betreft de informatievoorziening doorlopen tot 2024. Dan is de verwachting dat het nieuwe DSO operationeel zal zijn. Alle activiteiten die nodig zijn om te voldoen aan de eisen van de nieuwe Omgevingswet en de wijze waarop de gemeente Hulst daar invulling aan wil geven zullen jaarlijks worden bepaald, ingepland en geïmplementeerd. Looptijd: 2018-2021. 3. Digitale Agenda 2020. De verplichtingen voortkomend uit de Digitale Agenda 2020 worden jaarlijks ingepland en geïmplementeerd. Looptijd: 2018-2020. 4. Digitaal zaakgericht werken. De verdere implementatie van het digitaal zaakgericht werken en zaakgericht archiveren vallen onder dit ontwikkelspoor. In 2017 wordt het vergunningverleningsproces volledig digitaal zaakgericht ingericht.

De aanpassingen in het proces als gevolg van de implementatie van de nieuwe Omgevingswet worden opgepakt onder ontwikkelspoor 2. Looptijd: 2018-2019.

Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021

Pagina 35 van 39

5. Informatiebeveiliging. In dit ontwikkelspoor worden projecten en activiteiten opgepakt die niet direct vallen onder de verplichting om aan de BIG te voldoen. Deze activiteiten worden vanuit het beleidsveld Informatiebeveiliging opgepakt. Looptijd: 2018-2021. 6. Het Nieuwe Werken. In dit ontwikkelspoor vallen alle projecten en activiteiten die betrekking hebben op het implementeren van Het Nieuwe Werken bij de gemeente Hulst, passend bij de schaal en ambitie van de gemeente. Looptijd: 2017-2019. 7. Business Intelligence. In dit ontwikkelspoor vallen alle projecten en activiteiten die betrekking hebben op het ontwikkelen van managementinformatie en andersoortige sturingsinformatie. Looptijd: 2018-2019. 8. Beheer. In dit ontwikkelspoor vallen alle projecten en activiteiten die betrekking hebben op het door ontwikkelen van het informatiebeheer en de bijbehorende beheerorganisatie. Looptijd: 2018-2021. 9. Overig. In dit ontwikkelspoor vallen de overige projecten, die ondersteunend zijn aan de gehele informatievoorziening. 2017

2018

Overgangsjaar

Thema ICT-infrastructuur Omgevingswet Digitale Agenda 2020 Digitaal zaakgericht werken Informatiebeveiliging Business Intelligence Het Nieuwe Werken Beheer Overig

2019

2020

2021 -->

-->

-->

Voor de periode tot en met 2018 krijgen de twee ontwikkelsporen ‘ICT-infrastructuur’ en ‘Digitaal zaakgericht werken’ de hoogste prioriteit. De bijbehorende projecten moeten ook voor 1 januari 2019 worden afgerond. Beiden vormen de basis voor de verdere digitale transformatie van de gemeente Hulst de komende jaren. Van de andere ontwikkelsporen worden alleen die projecten uitgevoerd die niet doorgeschoven kunnen worden naar de periode 2019-2021 en die projecten die bijdragen aan de basis van de digitale transformatie. Dat betekent concreet voor 2018: 1. ICT-infrastructuur: alle activiteiten/projecten; 2. Omgevingswet: voorbereidingsactiviteiten; 3. Digitale Agenda 2020: de verplichtingen voortkomend uit uitvoeringsagenda DA2020; 4. Digitaal zaakgericht werken: alle activiteiten/projecten; 5. Informatiebeveiliging: verplichtingen die niet vallen onder de implementatie van de BIG; 6. Het Nieuwe Werken: activiteiten die bijdragen aan de digitale transformatie; 7. Business Intelligence: activiteiten die bijdragen aan de digitale transformatie; 8. Beheer: basisactiviteiten voor gegevensmanagement; 9. Overig: ondersteunende activiteiten totale informatievoorziening. Het laatste ontwikkelspoor (Overig) heeft betrekking op het up-to-date houden van het ICT- en applicatielandschap.

Jaarlijks terugkerende projecten zijn: • Actueel houden applicaties (updates/upgrades/vernieuwen) • Koppelingen tussen applicaties • Uitbreiden verbindingen

Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021

Pagina 36 van 39

Voor de jaren 2017-2018 levert dit de volgende projectenkalender op: 2017

Thema ICT-infrastructuur

Nr 1 2 3 4

Omgevingswet

5

Digitale Agenda 2020

6 7 8

2018 Q1

Q2

Q3

Q4

Scenariokeuze Aanbesteding en selectie Implementatie > Oracle 12 migratie Gegevensanalyse eHerkenning Mijn Overheid - berichtenbox e-facturen Implementatie collectieve voorzieningen obv implementatieplan Implementatie eID DigiMelding

9 10 Govroam 11 Digitaal zaakgericht werken 12

IPv4 IPv6 Transitie poststroom Transitie postregistratie Digitaliseren post BZ/W&I Inrichten ZA KCC

13 14

Inrichten ZA 2de tranche Inrichten ZA 3de tranche Implementatie koppelvlakken ZW Vergunningen ZW bestuurlijk besluitvormingsproces Digitale handtekening Implementatie generieke processen

15 16

Informatiebeveiliging 17 Het Nieuwe Werken

Visitatie informatiebeveiliging ENSIA verantwoordingsjaar 2017 Pilot mobiel werken Integratie mobiel-vaste telefonie

18 19 Business Intelligence

20 21 22

Beheer

Overig

Pilot flexibel kantoor concept Sociaal intranet Managementinformatie Migratie Cognos v11 Ontsluiten informatie Contractmanagement

23

Cursus applicatiebeheer Introductie gegevensmanagement

24 25 26

Actueel houden applicaties Koppelingen applicaties Uitbreiden verbindingen

Actueel houden applicaties Koppelingen applicaties Uitbreiden verbindingen

5.3 Capaciteit Van de projecten voor 2018 is een globale inschatting van de benodigde capaciteit en financiële middelen gemaakt. Een meer gedetailleerde inschatting van de benodigde capaciteit en financiën wordt per project bepaald bij het opstellen van het projectplan. Op basis van die inschatting wordt een definitieve Go gegeven. Ervaring uit het verleden leert dat steeds dezelfde medewerkers uit de organisatie worden betrokken bij de projecten uit het informatiebeleidsplan. Maar die medewerkers worden ook betrokken bij projecten behorende bij de informatiebeveiliging en de privacy. Daarnaast spelen deze medewerkers vaak een belangrijke rol als aanspreekpunt binnen de vakafdelingen voor vragen over het gebruik van de applicaties en de wijze waarop processen daarin zijn vastgelegd. Om ervoor te zorgen dat er geen knelpunten optreden bij deze medewerkers in het plannen van werkzaamheden, wordt voorgesteld om jaarlijks een vervangingsbudget beschikbaar te stellen om deze medewerkers te kunnen vervangen in het reguliere werk (zie ook hoofdstuk 5.4)

Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021

Pagina 37 van 39

5.4 Financiën Van de projecten voor 2018 is een globale inschatting van de benodigde financiële middelen gemaakt. Vervanging ICT-infrastructuur

€ 280.000

Nieuwe ontwikkelingen

€ 139.500

Compliant houden huidig applicatielandschap en verbindingen

€ 75.000

Vervangingsbudget

€ 25.000

Voor de raming van de kosten voor de vervanging van de ICT-infrastructuur zijn we ervan uitgegaan dat die vervanging in-huis zal plaats vinden en dat het beheer van die omgeving door de eigen medewerkers zal plaats vinden. Als wordt besloten om dit als dienst te gaan afnemen, dan zal daar ook een ander kostenmodel aan gekoppeld zijn. Voor de jaren vanaf 2019 is nog geen projectenboek opgesteld. De verwachting is dat de investeringen in lijn van 2018 zullen zijn (behalve de kosten voor de vervanging van de ICT-infrastructuur). Dat betekent jaarlijks: Nieuwe ontwikkelingen

€ 100.000

Compliant houden huidig applicatielandschap en verbindingen

€ 75.000

Vervangingsbudget

€ 25.000

Een meer gedetailleerde inschatting van de benodigde capaciteit en financiën wordt per project bepaald bij het opstellen van het projectplan. Op basis van die inschatting wordt een definitieve Go gegeven.

5.5 Organisatie Informatievoorziening Begin 2015 is een nieuwe I-organisatie van start gegaan. Daarmee is organisatorisch de basis gezet voor de ondersteuning van de informatievoorziening binnen de gemeente Hulst. Wel is op basis van de evaluatie van het Informatiebeleidsplan 2012-2016 een aantal verbeteracties benoemd die ervoor moeten zorgen dat invulling van de taken van applicatie- en gegevensbeheer op het gewenste niveau komen. Daarvoor wordt ook de handreiking “GEMMA2 Tactisch Gegevensmanagement” gebruikt. Uit de evaluatie van het Informatiebeleidsplan 2012-2016 komen de volgende aanbevelingen: • Elk kwartaal is er per afdeling een overleg, waarbij de stand van zaken en de ontwikkelingen in de afdelingen worden doorgesproken met het betreffende afdelingshoofd en de applicatiebeheerder(s); • De projectleiderscapaciteit voor i-projecten wordt uitgebreid; • De beheerder BRP (Basisregistratie Personen) wordt toegevoegd aan de I-organisatie; • De rol van het applicatie- en gegevensbeheer wordt verder geprofessionaliseerd.

Uit een (grove) inventarisatie van de invulling van de taken van applicatiebeheerders/key-users komen de volgende aanbevelingen: • Aanvullende collectieve scholing voor de applicatiebeheerders/key-users; • Individueel in overleg met de applicatiebeheerder(s)/key-user(s) en het betreffend afdelingshoofd afspraken maken over de invulling van de nog ontbrekende taken.

5.6 Projectmatig werken De realisatie van het informatiebeleid in de periode 2018-2021 wordt opgepakt als een programma. Dit programma is een samenstel van projecten en/of reguliere lijnactiviteiten, die allen bijdragen aan de uitgangspunten van het informatiebeleid, waarvan de

Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021

Pagina 38 van 39

richting en het te bereiken effect bepaald is in de 9 ontwikkelsporen. Elk jaar wordt in een aanvullend jaarplan bepaald welke projecten en activiteiten in het betreffende jaar worden opgepakt. De projecten voor 2018 reeds benoemd en vastgelegd in het projectenboek. Het programma wordt aangestuurd door een programmagroep, die bestaat uit: • Guido Totté (adjunct directeur) • Marc Marin (afdelingshoofd Bedrijfsvoering) • Marty Poppe (Coördinator ICT) • Harrie Dahlmans (extern adviseur) De programmagroep rapporteert regulier aan de directie, het Managementoverleg en aan het college over de voortgang van de projecten met een stoplichtrapportage. De projecten kennen een tijdelijke organisatievorm die nodig is om een uniek en vooraf gedefinieerd product te maken of resultaat te behalen op een vooraf afgesproken tijdstip, gebruikmakend van vooraf vastgestelde middelen. In de evaluatie van het vorige informatiebeleidsplan is al geconcludeerd dat de aansturing en de beheersing van de projecten verbetering behoeft. Een projectmatige aanpak is een absolute must.

Voor de realisatie van de projecten wordt extra aandacht gevraagd voor: • De rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (projectleider); • De relatie tussen lijnorganisatie en projectorganisatie; • De startnotitie, waarin globaal de resultaten, de projectfasering en de bezetting van het project wordt benoemd; • Het projectplan, waarin de verschillende projectfasen en bijbehorende activiteiten zijn uitgewerkt; • De voortgangsrapportage; • De overdracht naar de beheerorganisatie. In het bijbehorend projectenboek is per project een opdrachtgever benoemd. Dit is in de meeste gevallen een van de afdelingshoofden. Die zorgt als opdrachtgever voor de opdrachtformulering en faciliteert de projectleider in de realisatie van het project. De opdrachtgever rapporteert over de voortgang richting management en richting de programmagroep. De projectleiderscapaciteit in de organisatie wordt uitgebreid, conform de aanbevelingen uit de evaluatie van het Informatiebeleidsplan 2012-2016.

5.7 Communicatie Het informatiebeleidsplan (en de daaraan gekoppelde projecten) heeft invloed op de wijze van werken bij de gemeente Hulst. Die impact kan op het ene moment fors zijn en op een ander moment minimaal. De verantwoordelijkheid en afweging of en op welke wijze hierover gecommuniceerd wordt richting organisatie ligt bij de programmagroep. In het projectplan van de onderliggende projecten wordt een hoofdstuk Communicatie opgenomen, waarin aangegeven staat op welke wijze richting organisatie wordt gecommuniceerd over het doel, de impact en de resultaten van het betreffende project. In de evaluatie van het Informatiebeleidsplan 2012-2016 is ook naar voren gekomen dat de communicatie rond de (voortgang van de) projecten verbetering behoeft. De aanbevelingen uit die evaluatie betreffen: • Viermaal per jaar per afdeling een overleg tussen Coördinator ICT en het betreffende afdelingshoofd en de applicatiebeheerder(s); • Tijdens de overleggen wordt extra aandacht gevraagd voor de informatieverstrekking naar de medewerkers van de afdelingen.

Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021

Pagina 39 van 39