Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021 v1
Tekst van het document
INFORMATIEBELEIDSPLAN 2018-2021 concept Gemeente Hulst
november 2017
Gemeente Hulst
Versiedatum : 15 november 2017 Versie : 1.0 Auteur : H. Dahlmans Documentnaam : Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021 v1.docx ©
Telengy Management & Advies
VERSIEBEHEER 1. Fysieke locatie brondocument
2. Versiegeschiedenis Versie
Datum
Opsomming veranderingen
0.1 0.2
19 mei 2017 27 juli 2017
0.3
4 augustus 2017
0.4
5 september 2017
0.5
10 oktober 2017
1.0
15 november 2017
Eerste concept Tweede concept • Geo- en DIV-beleid toegevoegd • Managementsamenvatting toegevoegd Derde concept • Aanpassingen n.a.v. eerste review • Hfdstk 3.5 toegevoegd Vierde concept • Aanvulling projecten • Hfdstk 5.3 en 5.4 toegevoegd • Managementsamenvatting aangepast Vijfde concept • Verwerken reacties op v0.4 Eerste definitieve versie • Toevoegen project Contractmanagement • Aanpassen tekst hfst 2.1 • Verwerken opmerkingen MO • Aanpassen planningen
3. Acceptatie Versie
Datum
Naam
Handtekening
4. Distributie Naam
Functie
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Datum
Pagina 2 van 39
INHOUDSOPGAVE 0 Managementsamenvatting ...................................................................... 5 1 Inleiding ........................................................................................... 10 1.1 Aanleiding en doelstelling plan ............................................................. 10 1.2 Waarom informatiebeleid .................................................................... 10 1.3 Urgentie en noodzaak ......................................................................... 10 1.4 Visie op de informatievoorziening ......................................................... 10 1.4.1 Rol van informatie .................................................................... 10 1.4.2 Informatiemanagement ............................................................. 11 1.4.3 Informatiemanagement bij de gemeente Hulst ............................. 11 1.5 Aanpak informatiebeleidsplan .............................................................. 12 1.6 Leeswijzer ....................................................................................... 12
2 Trends en ontwikkelingen .................................................................... 13 2.1 Interne ontwikkelingen ....................................................................... 13 2.2 Externe ontwikkelingen ...................................................................... 14 2.2.1 De informatiemaatschappij ........................................................ 14 2.2.2 Digitale Agenda 2020 ................................................................ 15 2.2.3 Digiprogramma ........................................................................ 16 2.2.4 Informatieveiligheid .................................................................. 18 2.2.5 Privacy .................................................................................... 18 2.2.6 Nieuwe Omgevingswet .............................................................. 19
3 Huidige situatie .................................................................................. 21 3.1 Evaluatie informatiebeleidsplan 2012-2016 ............................................. 21 3.2 Evaluatie projecten 2012-2016 ............................................................. 22 3.3 Evaluatie dienstverlening I-organisatie ................................................... 23 3.4 Inventarisatie taken applicatiebeheer .................................................... 24 3.5 Personeel en de digitale transformatie ................................................... 24
4 Visie en beleid ................................................................................... 25 4.1 Informatiebeleid ............................................................................... 25 4.1.1 Digitale transformatie ............................................................... 25 4.1.2 Digitale Agenda 2020 ................................................................ 26 4.1.3 Het Nieuwe Werken (HNW) ........................................................ 26 4.1.4 Digitaal zaakgericht werken ....................................................... 27 4.1.5 De nieuwe Omgevingswet .......................................................... 27 4.1.6 Informatiebeveiliging ................................................................ 28 4.2 Geo-informatie ................................................................................. 29 4.2.1 Een plaatje zegt meer dan 1000 woorden! ................................... 29 4.2.2 Geo-informatie in het ruimtelijk domein ....................................... 29 4.2.3 Geo-informatie in het sociale domein .......................................... 29 4.2.4 Beleid geo-informatie ................................................................ 30 4.3 Documentaire Informatievoorziening ..................................................... 31
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 3 van 39
4.3.1 Beleid documentaire informatievoorziening .................................. 31 4.4 Informatiearchitectuur in Hulst ............................................................ 32 4.4.1 Richtinggevende principes ......................................................... 33 4.5 ICT-Infrastructuur .............................................................................. 33 4.5.1 ICT-ontwikkelingen ................................................................... 33 4.5.2 Vervangingsscenario’s ............................................................... 34
5 Informatieplan: Projecten & activiteiten .................................................. 35 5.1 Aanpak ........................................................................................... 35 5.2 Planning .......................................................................................... 35 5.3 Capaciteit ........................................................................................ 37 5.4 Financiën ........................................................................................ 38 5.5 Organisatie Informatievoorziening ......................................................... 38 5.6 Projectmatig werken .......................................................................... 38 5.7 Communicatie .................................................................................. 39
Bijlage 1: Projectenboek Bijlage 2: Richtinggevende principes informatiearchitectuur Bijlage 3: Scenario’s vervanging ICT-infrastructuur
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 4 van 39
0 MANAGEMENTSAMENVATTING Het Informatiebeleidsplan 2018-2021 is een vervolg op het Informatiebeleidsplan 20122016, met 2017 als overgangsjaar tussen de plannen. Het informatiebeleidsplan beschrijft een helder toekomstperspectief op het gebied van de informatievoorziening en maakt inzichtelijk met welke strategie en bijbehorende middelen die gewenste situatie bereikt kan worden. Het biedt het management een middel om afgewogen keuzes te maken en prioriteiten vast te stellen. Met dit plan beschrijven we op welke wijze we uitvoering geven aan het opgestelde beleid en wat het resultaat gaat worden. Informatie is een van de voornaamste bedrijfsmiddelen van de gemeentelijke organisatie, want de gemeente is een informatie verwerkend organisatie en groeit naar een informatie gestuurde organisatie. Toegankelijke en betrouwbare informatie is essentieel voor een gemeente die zich verantwoordelijk gedraagt, aanspreekbaar en servicegericht is, die transparant en proactief verantwoording aflegt aan klanten en gemeenteraad en die met minimale middelen maximale resultaten behaalt. Toegankelijke, betrouwbare en integere informatie is een belangrijke voorwaarde voor een goede dienstverlening. En de rol van informatie neemt binnen de gemeente Hulst de komende jaren alleen maar in belang toe.
De informatievoorziening van de gemeente Hulst is het geheel van mensen, middelen en maatregelen gericht op de informatiebehoefte van de gemeente. Die informatiebehoefte wordt afgeleid uit de strategische doelen van de gemeente. Informatiemaatschappij Door het gebruik van mobiele devices, apps, social media, clouddiensten, domotica, Big Data, smart city toepassingen en de beschikbaarheid van breedband-internet verandert de manier waarop overheden onderling en burgers en overheid met elkaar communiceren en gegevens uitwisselen snel en continu. Informatie is digitaal beschikbaar en men is gewend geraakt aan het snel op maat verzamelen en verspreiden van die informatie. Internet geeft toegang tot vele informatiebronnen en zorgt ervoor dat die informatie snel, eenvoudig en digitaal beschikbaar komt. Herkomst, authenticiteit en kwaliteit van informatie zijn echter niet altijd duidelijk. Al deze ontwikkelingen roepen de vraag op hoe lokale overheden kunnen omgaan met snelle en continue veranderingen. Hoe houd je regie op je eigen informatiehuishouding en op de informatieverstrekking aan derden. En dat in een netwerksamenleving waarbij vloeibare organisatievormen, die kunnen uitbreiden en krimpen, de nieuwe norm lijken te zijn.
De burger is inmiddels gewend aan gepersonaliseerde 24-uurs (digitale) dienstverlening, doet online zaken en heeft eenvoudig inzicht in de voortgang van zaken. Dit verwacht de burger ook van een gemeente. De overheid ontkomt niet aan deze veranderingen. Daarvoor moet informatie digitaal voorhanden, laagdrempelig toegankelijk en vindbaar zijn. Voor een gemeentelijke organisatie wordt daarnaast veel waarde gehecht aan herkomst en status van informatie. Informatie wordt niet alleen door gemeenten en andere overheden verzameld. Ook bewoners- en belangengroeperingen verzamelen en presenteren steeds meer data, en beïnvloeden daarmee het maatschappelijke (en dus ook het politieke) debat. Die grote hoeveelheid data (Big Data) en het gebruik van Open Data (door bedrijven en overheden vrijelijk beschikbaar gestelde data) groeit en kan niet langer worden genegeerd. Hoewel technische ontwikkelingen de aanleiding vormen voor Het Nieuwe Werken, zijn de gevolgen veel fundamenteler: voor maatschappij, voor cultuur, voor de economie, voor de overheid, etc. Door internet zijn de beperkingen van tijd en afstand grotendeels weggevallen. Informatie en kennis is op allerlei mogelijke manieren beschikbaar. Het “plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken” hoort in ieder geval bij de kern van Het Nieuwe Werken.
Cruciale factoren daarbij zijn een veilige toegang tot informatie en communicatie met collega’s/partners. De techniek is hierbij echter slechts een hulpmiddel. Echter, de kern van Het Nieuwe Werken is niet of iemand plaats- en tijdonafhankelijk werkt, maar of een organisatie zo werkt of daarop is ingesteld. Dat is een wezenlijk verschil en dat stelt heel andere eisen aan die sturing in die organisatie.
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 5 van 39
Landelijke ontwikkelingen Met de Digitale Agenda 2020 zetten gemeenten met een opdracht aan VNG en KING in op een collectieve aanpak voor gemeenten op het gebied van de dienstverlening en de informatievoorziening. De kern is uitgaan van de kracht van het collectief: ‘Samen doen wat samen kan’. In de Digitale Agenda 2020 zijn de ambities van gemeenten vastgelegd om als gemeente klaar te zijn voor de informatiesamenleving 2020. Informatie is een bron voor vernieuwing, een strategisch middel voor dienstverlening en ook een basis voor de bedrijfsvoering. De Digitale Agenda 2020 gaat niet over technologie, maar over de wijze waarop we informatie als grondstof gebruiken om als één transparante overheid middenin de participatie- en informatiesamenleving te kunnen staan. Onderdeel van de Digitale Agenda 2020 is het vormgeven van de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) en het Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI). De GDI bestaat uit digitale basisvoorzieningen, standaarden en producten voor de overheid. De GGI creëert een veilige, samenhangende digitale infrastructuur waardoor samenwerken tussen gemeenten en andere overheden beter, veiliger en makkelijker wordt. Met de Wet GDI krijgt het kabinet de mogelijkheid om de implementatie van deze voorzieningen tranchegewijs te verplichten.
Het belang en de noodzaak van informatiebeveiliging en privacybescherming is de afgelopen jaren in een stroomversnelling gekomen. Als gevolg van Europese en landelijke wetgeving worden gemeenten gedwongen om vergaande beheersmaatregelen te implementeren, om aantoonbaar in control te zijn op het gebied van informatieveiligheid en privacybescherming van persoonsgegevens. Daarvoor zal de gemeente toewerken naar een Information Security Management System (ISMS). Het beleid voor informatiebeveiliging en privacy is uitgewerkt in aparte beleidsdocumenten. Op basis daarvan worden jaarlijks uitvoeringsplannen opgesteld. Met de komst van de nieuwe Omgevingswet worden circa 40 wetten, 120 algemene maatregelen van bestuur en honderden uitvoeringsregelingen met ieder een eigen bevoegdhedenverdeling, deelbelangen, systematiek en terminologie samengevoegd in 1 nieuwe wet. De nieuwe wet bundelt huidige regels op het gebied van ruimtelijke ordening, water, milieu, lucht, geluid, bodem, natuur, infrastructuur, verkeer, gebouwen en erfgoed. Door de toenemende integraliteit neemt de noodzaak van gegevensuitwisseling tussen de actoren (initiatiefnemer, belanghebbende(n), bevoegd gezag) toe. Tot 2024 wordt gebouwd aan het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).
Het DSO ondersteunt de informatie-uitwisseling met ketenpartners, maar ook de processen voor planvorming, vergunningverlening, toezicht en handhaving bij de overheid. Onderdeel van het DSO zullen de (geo-)basisregistraties en de nog op te bouwen informatiehuizen zijn. Met één klik op de kaart is de juiste informatie over een bepaald gebied beschikbaar voor de gebruiker. Met het DSO krijgt iedereen eenzelfde informatiepositie. Visie en beleid De visie voor de informatievoorziening van de gemeente Hulst kan worden samengevat in: De focus ligt bij het maximaal flexibel en modulair maken van de ICT en het bijeenbrengen van klantgegevens en deze inzichtelijk maken. De kaders hierbij zijn: • Inzet op standaardisatie, rationalisatie en klantvriendelijkheid; • Invoeren van nieuwe ondersteunende systemen op basis van bewezen technologie;
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 6 van 39
• • • • •
Samenwerking en/of outsourcing (Hosting, SaaS1, PaaS2 of IaaS3) op het gebied van automatisering en informatiebeheer mits dit leidt tot kwaliteitsvoordelen en/of beperking van de kwetsbaarheid; Borgen betrouwbaarheid, beschikbaarheid en beveiliging van informatie en systemen; Plaats- en tijdonafhankelijk werken in relatie tot het verbeteren van de dienstverlening; Invoering van zaakgericht werken als stip op de horizon voor digitaal werken; Toegankelijkheid van klantinformatie en geo-informatie.
De uitgangspunten voor het informatiebeleid zijn vertaald naar 9 ontwikkelsporen, te weten: 1. ICT-infrastructuur. De huidige ICT-infrastructuur moet worden vervangen door een nieuwe ICT-infrastructuur. Hierbij wordt ook besloten of de nieuwe ICTinfrastructuur en/of ICT-beheer in huis, in samenwerking of extern wordt gerealiseerd. Looptijd: 2018-2019. 2. Omgevingswet. Alle activiteiten die nodig zijn om te voldoen aan de eisen van de nieuwe Omgevingswet en de wijze waarop de gemeente Hulst daar invulling aan wil geven. Looptijd: 2018-2021. 3. Digitale Agenda 2020. De verplichtingen voortkomend uit de Digitale Agenda 2020 worden jaarlijks ingepland en geïmplementeerd. Looptijd: 2018-2020. 4. Digitaal zaakgericht werken. Verder inrichten van het digitaal zaakgericht werken als middel om procesmatig met elkaar samen te werken en elkaar te informeren. Looptijd: 2018-2019. 5. Informatiebeveiliging. In dit ontwikkelspoor worden projecten en activiteiten opgepakt die niet direct vallen onder de verplichting om aan de BIG te voldoen. Die activiteiten worden vanuit het beleidsveld Informatiebeveiliging opgepakt. Looptijd: 2018-2021. 6. Het Nieuwe Werken. In dit ontwikkelspoor vallen alle projecten en activiteiten die betrekking hebben op het implementeren van Het Nieuwe Werken bij de gemeente Hulst, passend bij de schaal en ambitie van de gemeente. Looptijd: 2018-2019. 7.
Business Intelligence. In dit ontwikkelspoor vallen alle projecten en activiteiten die betrekking hebben op het ontwikkelen van managementinformatie en andersoortige sturingsinformatie. Looptijd: 2018-2019. 8. Beheer. In dit ontwikkelspoor vallen alle projecten en activiteiten die betrekking hebben op het doorontwikkelen van het informatiebeheer en de bijbehorende beheerorganisatie. Looptijd: 2018-2021. 9. Overig. In dit ontwikkelspoor vallen de overige projecten, die ondersteunend zijn aan de gehele informatievoorziening.
2017
2018
Overgangsjaar
Thema ICT-infrastructuur Omgevingswet Digitale Agenda 2020 Digitaal zaakgericht werken Informatiebeveiliging Business Intelligence Het Nieuwe Werken Beheer Overig
1
SaaS: Software as a Service
2
PaaS: Platform as a Service
3
IaaS: Infrastructure as a Service
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
2019
2020
2021 -->
-->
-->
Pagina 7 van 39
Voor de periode tot en met 2018 krijgen de twee ontwikkelsporen ‘ICT-infrastructuur’ en ‘Digitaal zaakgericht werken’ de hoogste prioriteit. De bijbehorende projecten moeten ook voor 1 januari 2019 worden afgerond. Beiden vormen de basis voor de verdere digitale transformatie van de gemeente Hulst de komende jaren. Van de andere ontwikkelsporen worden alleen die projecten uitgevoerd die niet doorgeschoven kunnen worden naar de periode 2019-2021 en die projecten die bijdragen aan de basis van de digitale transformatie. Voor de jaren 2017-2018 levert dit de volgende projectenkalender op: 2017
Thema
Nr
ICT-infrastructuur
1 2 3 4
Omgevingswet
5
Digitale Agenda 2020
6 7 8
2018 Q1
Q2
Q3
Q4
Scenariokeuze Aanbesteding en selectie Implementatie > Oracle 12 migratie Gegevensanalyse eHerkenning Mijn Overheid - berichtenbox e-facturen Implementatie collectieve voorzieningen obv implementatieplan Implementatie eID DigiMelding
9 10 Govroam 11 Digitaal zaakgericht werken 12
IPv4 IPv6 Transitie poststroom Transitie postregistratie Digitaliseren post BZ/W&I Inrichten ZA KCC
13 14
Inrichten ZA 2de tranche Inrichten ZA 3de tranche Implementatie koppelvlakken ZW Vergunningen ZW bestuurlijk besluitvormingsproces Digitale handtekening Implementatie generieke processen
15 16
Informatiebeveiliging 17 Het Nieuwe Werken
Visitatie informatiebeveiliging ENSIA verantwoordingsjaar 2017 Pilot mobiel werken Integratie mobiel-vaste telefonie
18 19 Business Intelligence
20 21 22
Beheer
Overig
Pilot flexibel kantoor concept Sociaal intranet Managementinformatie Migratie Cognos v11 Ontsluiten informatie Contractmanagement
23
Cursus applicatiebeheer Introductie gegevensmanagement
24 25 26
Actueel houden applicaties Koppelingen applicaties Uitbreiden verbindingen
Actueel houden applicaties Koppelingen applicaties Uitbreiden verbindingen
Van de projecten voor 2018 is een globale inschatting van de benodigde capaciteit en financiële middelen gemaakt. Ervaring uit het verleden leert dat steeds dezelfde medewerkers uit de organisatie worden betrokken bij de projecten uit het informatiebeleidsplan. Maar die medewerkers worden ook betrokken bij projecten behorende bij de
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 8 van 39
informatiebeveiliging en de privacy. Daarnaast spelen deze medewerkers vaak een belangrijke rol als aanspreekpunt binnen de vakafdelingen voor vragen over het gebruik van de applicaties en de wijze waarop processen daarin zijn vastgelegd. Om ervoor te zorgen dat er geen knelpunten optreden bij deze medewerkers in het plannen van werkzaamheden, wordt voorgesteld om jaarlijks een vervangingsbudget ter grootte van € 25.000 beschikbaar te stellen om deze medewerkers te kunnen vervangen in het reguliere werk. Op basis van het projectenboek 2018 en een doorkijk naar de jaren vanaf 2019 worden de volgende investeringen verwacht: 2018
2019
2020
2021
€ 139.500
€ 100.000
€ 100.000
€ 100.000
€ 75.000
€ 75.000
€ 75.000
€ 75.000
€ 25.000
€ 25.000
€ 25.000
€ 25.000
Vervanging ICT-infrastructuur
€ 280.000
Nieuwe ontwikkelingen Compliant houden huidig applicatielandschap en verbindingen Vervangingsbudget
Een meer gedetailleerde inschatting van de benodigde capaciteit en financiën wordt per project bepaald bij het opstellen van het projectplan. Op basis van die inschatting wordt een definitieve Go gegeven. Voor de raming van de kosten voor de vervanging van de ICT-infrastructuur zijn we ervan uitgegaan dat die vervanging in-huis zal plaats vinden en dat het beheer van die omgeving door de eigen medewerkers zal plaats vinden. Als wordt besloten om een daarvan als dienst te gaan afnemen, dan zal daar ook een ander kostenmodel aan gekoppeld zijn. De aansturing van de projecten en activiteiten vindt plaats onder leiding van een programmagroep, bestaande uit de adjunct-directeur, het afdelingshoofd Bedrijfsvoering en de Coördinator ICT, aangevuld met een externe adviseur. De programmagroep rapporteert regulier aan de directie, het management en het college over de voortgang van de projecten met behulp van een stoplichtrapportage. Per project wordt een projectleider en een opdrachtgever benoemd. Die opdrachtgever is in de meeste gevallen een van de afdelingshoofden. Die zorgt als opdrachtgever voor de opdrachtformulering en faciliteert de projectleider in de realisatie van het project. De opdrachtgever rapporteert over de voortgang richting Managementoverleg en in de richting van de programmagroep.
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 9 van 39
1 INLEIDING 1.1 Aanleiding en doelstelling plan De gemeenteraad van de gemeente Hulst heeft in november 2011 het Informatiebeleidsplan 2012-2016, inclusief het bijbehorende projectenboek, vastgesteld en de bijbehorende middelen voor de realisatie van die projecten beschikbaar gesteld. Met de afronding van het huidige informatiebeleidsplan eind 2016 ontstaat de behoefte aan een nieuw informatiebeleidsplan voor de periode 2018-2021. Het jaar 2017 wordt gezien als een uitloopjaar van het Informatiebeleidsplan 2012-2016. Er zijn enerzijds nog projecten opgepakt uit het oude informatieplan en anderzijds zijn er al nieuwe projecten gestart. De betreffende activiteiten zijn in dit plan dan ook gekoppeld aan het jaar 2017. Het informatiebeleidsplan beschrijft een helder toekomstperspectief op het gebied van de informatievoorziening en maakt inzichtelijk met welke strategie en bijbehorende middelen die gewenste situatie bereikt kan worden. Het biedt het management een middel om afgewogen keuzes te maken en prioriteiten vast te stellen. Met dit plan beschrijven we op welke wijze we het beleid gaan realiseren en wat het eindresultaat wordt.
1.2 Waarom informatiebeleid Informatie is een van de voornaamste bedrijfsmiddelen van de gemeentelijke organisatie, want de gemeente is een informatie verwerkend bedrijf en groeit naar een informatie gestuurde organisatie. Toegankelijke en betrouwbare informatie is essentieel voor het goed kunnen besturen: voor een gemeente die zich verantwoordelijk gedraagt, aanspreekbaar en servicegericht is, die transparant en proactief verantwoording aflegt aan klanten en gemeenteraad en die met minimale middelen maximale resultaten behaalt. Toegankelijke, betrouwbare en integere informatie is een belangrijke voorwaarde voor een goede dienstverlening. Het toegankelijk maken van informatie kost tijd en vraagt om middelen en is daarmee kostbaar. De gewenste informatievoorziening is ondersteunend aan de ambitie van de gemeente om een flexibele, schaalbare, modulaire, toekomstgerichte, betrouwbare en wendbare overheid te zijn.
1.3 Urgentie en noodzaak Met het afsluiten van het Informatiebeleidsplan 2012-2016 heeft de gemeente Hulst de behoefte om opnieuw een strategische visie op de informatievoorziening vast te leggen in een nieuw informatiebeleidsplan voor de komende 4 jaren. De urgentie voor het opstellen van een nieuw informatiebeleidsplan wordt versterkt door de uitdagingen die de komende jaren op de gemeente Hulst afkomen, zoals o.a. de nieuwe Omgevingswet, Digitale Agenda 2020 en Het Nieuwe Werken. Tevens is er behoefte aan inzicht in de ontwikkelsporen, bijbehorende middelen (budgetten en capaciteit) en de doorontwikkeling van de beheerorganisatie, op maat en schaal passend bij de gemeente Hulst.
1.4 Visie op de informatievoorziening 1.4.1 Rol van informatie De rol van informatie neemt binnen de gemeente Hulst de komende jaren alleen maar in belang toe: in de dienstverlening, in de bedrijfsvoering en in de samenwerking in de keten. De informatievoorziening van de gemeente Hulst is het geheel van mensen, middelen en maatregelen gericht op de informatiebehoefte van de gemeente. Die informatiebehoefte wordt afgeleid uit de strategische doelen van de gemeente.
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 10 van 39
1.4.2 Informatiemanagement Informatiemanagement is de wijze waarop de gemeente omgaat met haar informatievoorziening en de wijze waarop deze wordt ingezet. Op strategisch en tactisch niveau gaat het bij informatiemanagement vooral om het ontwerp en plannen van de (organisatiebrede) informatievoorziening en de wijze waarop deze worden ingezet in de bedrijfsvoering en dienstverlening. Op operationeel niveau behelst dit het functioneel beheer en het gebruik van de informatievoorziening.
Bovenstaand model (het negenvlaksmodel van Rik Maes4) wordt gebruikt om de samenhang tussen het beleid van de gemeente en het informatiebeleidsplan helder te maken. De donkere vlakken in het model geven het werkgebied van informatiemanagement aan en betreft het managen van deze vlakken inclusief de onderlinge verbindingen. Het biedt een goed referentiekader voor het positioneren van vraagstukken in de gemeente op het gebied van informatiemanagement. Informatiemanagement is voorwaarde scheppend voor een goede dienstverlening en een efficiënt werkende organisatie.
1.4.3 Informatiemanagement bij de gemeente Hulst Informatiemanagement bij de gemeente Hulst richt zich op het inzetten van informatievoorziening en ICT ter ondersteuning van de strategische doelen van de gemeente. Essentieel daarbij is dat deze visie gedragen wordt op alle niveaus in de organisatie.
4
Prof. Dr. Ir. R. Maes is hoogleraar Informatie- en Communicatiemanagement aan de Faculteit Economische Wetenschappen & Econometrie, Afdeling Bedrijfswetenschappen van de Universiteit van Amsterdam
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 11 van 39
1.5 Aanpak informatiebeleidsplan Uit onderzoek van strategische (visie)documenten en gesprekken met portefeuillehouder en management van de gemeente Hulst is een aantal thema’s vastgesteld die richtinggevend zijn voor het informatiebeleid. De externe ontwikkelingen, die een aantal wettelijke verplichtingen tot gevolg hebben, zijn in beeld gebracht in hoofdstuk 2. Aan de hand van een evaluatie van het vorige informatiebeleidsplan is de huidige situatie van de informatievoorziening in kaart gebracht (hoofdstuk 3). De in- en externe ontwikkelingen zijn op basis van de huidige stand van zaken bij de gemeente Hulst vertaald naar een visie van het beleid van de informatievoorziening voor de periode 2018-2021 (hoofdstuk 4). Hierin zijn de onderdelen Geo-informatie en Documentaire Informatievoorziening (DIV) wat uitgebreider beschreven. Dit in tegenstelling tot de onderdelen Informatiebeveiliging en Privacy, die verder uitgewerkt zijn in eigen beleids- en uitvoeringsplannen. Om de kwaliteit van informatie binnen de gemeente stapsgewijs te verhogen en de risico’s die met de inzet van ICT gepaard gaan te verlagen, moet informatiemanagement ook geborgd worden.
In hoofdstuk 5 is aangegeven welke projecten en activiteiten hiervoor de komende periode moeten worden uitgevoerd, welke middelen hiervoor nodig zijn en hoe in grote lijnen om te gaan met de verantwoordelijkheden, de rollen en sturing van de infomatievoorziening.
1.6 Leeswijzer In hoofdstuk 2 worden de in- en externe ontwikkelingen beschreven waar de gemeente Hulst mee te maken heeft. In hoofdstuk 3 worden de knelpunten en kansen beschreven. In hoofdstuk 4 wordt de visie en het beleid van de gemeente Hulst geformuleerd. In hoofdstuk 5 wordt een overzicht geformuleerd van alle gedefinieerde projecten en activiteiten, met de benodigde middelen, capaciteit en sturing. In bijlage 1 zijn de projecten voor 2018 uitgewerkt. In bijlage 2 staan de richtinggevende principes van de informatiearchitectuur. In bijlage 3 staan mogelijke scenario’s voor de vervanging van de ICT-infrastructuur.
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 12 van 39
2 TRENDS EN ONTWIKKELINGEN In de huidige informatiemaatschappij is informatie steeds meer digitaal beschikbaar. Door het gebruik van mobiele devices, apps, social media, clouddiensten, domotica, Big Data, smart city toepassingen en de beschikbaarheid van breedband-internet verandert de manier waarop burgers en overheid met elkaar communiceren en gegevens uitwisselen snel en continu. Men is gewend geraakt aan het snel op maat verzamelen en verspreiden van informatie. Internet geeft toegang tot vele informatiebronnen en zorgt ervoor dat die informatie snel, eenvoudig en digitaal beschikbaar komt. Herkomst en status van informatie zijn echter niet altijd duidelijk. Al deze ontwikkelingen roepen de vraag op hoe lokale overheden kunnen omgaan met snelle en continue veranderingen. Hoe houd je regie op je eigen informatiehuishouding en op de informatieverstrekking aan derden. En dat in een netwerksamenleving waarbij vloeibare organisatievormen, die kunnen uitbreiden en krimpen, de nieuwe norm lijken te zijn. De burger ontvangt in toenemende mate gepersonaliseerde 24-uurs (digitale) dienstverlening en is inmiddels gewend online zaken te doen en eenvoudig inzicht te krijgen in de voortgang van zaken. Dit verwacht de burger ook van een gemeente. De overheid moet mee met de veranderde vormen van informatie-uitwisselingen.
De kern daarbij is: informatie moet digitaal voorhanden zijn, laagdrempelig toegankelijk, veilig en vindbaar op basis van trefwoorden. Voor een gemeentelijke organisatie en de wijze waarop een gemeente haar dienstverlening en bedrijfsvoering inricht, gelden vergelijkbare principes, met dat verschil dat men daar wel veel waarde hecht aan herkomst, status en beveiliging van informatie. Het belang en de noodzaak van informatiebeveiliging en privacybescherming is de afgelopen jaren in een stroomversnelling gekomen, enerzijds vanwege de verder gaande digitalisering die niet meer te stoppen is, anderzijds vanwege diverse beveiligingsincidenten die het gestelde vertrouwen in de overheid ernstig hebben geschaad. Als gevolg van Europese en landelijke wetgeving worden gemeenten gedwongen om vergaande beheersmaatregelen te implementeren, om aantoonbaar in control te zijn op het gebied van informatieveiligheid en privacybescherming van persoonsgegevens.
2.1 Interne ontwikkelingen In het document ‘Vernieuwend verkennen’ heeft de gemeente Hulst haar integrale visie op dienstverlening, bedrijfsvoering en informatievoorziening voor de komende jaren beschreven. De gemeente Hulst gaat ervan uit dat de eigen kracht van de gemeente centraal staat en dat zij een zelfstandige en autonome gemeente blijft. Samenwerken met buurgemeenten en andere overheden moet een toegevoegde waarde hebben voor de inwoners. Samenwerking is geen doel op zichzelf, maar beoogt het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening of producten, het behalen van financieel voordeel, kennisdeling en het verminderen van kwetsbaarheid en betrekken van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Belangrijk is de gemeentelijke regievoering op kwaliteit en financiële beheersbaarheid. De gemeente Hulst is een flexibele, schaalbare, modulaire, toekomstgerichte, betrouwbare en wendbare gemeente. De gemeente is voorbereid op de toekomst en draagt zorg voor een voorspelbare dienstverlening en financiële druk voor de burgers. De organisatie is praktisch en flexibel. Er wordt ingespeeld op belangrijke ontwikkelingen, zoals majeure wetswijzigingen, demografische en economische ontwikkelingen. Verandering is een continue factor.
De ‘adaptieve organisatie’ kan dienen als een vliegwiel om de maatschappelijke opgaven waar de gemeente voor komt te staan met kwaliteit uit te voeren, al dan niet in wisselende samenwerkingsverbanden. Gezien de omvang van de gemeente wil men geen ‘early adopter’ van nieuwe ontwikkelingen zijn, maar wel actief participeren naar en anticiperen op de toekomst. De gemeente wil
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 13 van 39
vanuit de gedachte van ‘proven technology’ meedoen in de steeds sneller ontwikkelende ICT-wereld. Taken worden uitgevoerd volgens het ‘tenzij-principe’. De dienstverlening is op orde, de burger staat centraal en er is aandacht voor behoud van de leefbaarheid en duurzaamheid. De kaders hierbij zijn: • Kwalitatief goede dienstverlening; • Lage lasten en belastingdruk voor burgers en bedrijven; • Rechtszekerheid voor burgers en ondernemers; • Nut en noodzaak van gemeentelijke regelgeving staat centraal; • Snel inspelen op maatschappelijke, sociaal en economische ontwikkelingen; • Behoud sociale en economische leefbaarheid. Dienstverlening De dienstverlening kan via verschillende kanalen plaats vinden: via telefonische, elektronische, schriftelijke en/of persoonlijke weg. Streven is om alle eerste klantcontacten kanaalonafhankelijk te laten verlopen via het KCC (klantcontactcentrum). Het KCC zorgt vervolgens voor het direct afhandelen van het contact, dan wel de doorgeleiding naar de juiste afdeling of medewerker. Het persoonlijk contact vindt centraal plaats in de gemeentewinkel. De gemeente streeft naar optimale dienstverlening, waarbij de gemeente de burger/bedrijf zoveel mogelijk tegenmoet komt in zijn of haar behoeften. Daartoe hoort de inzet van flexibel werken.
De kaders hierbij zijn: • Digitalisering van de dienstverlening is conform programma Digitaal 2017 met een doorontwikkeling op basis van Digitale Agenda 2020; • Alle beschikbare kanalen (fysiek, digitaal, social media) worden gebruikt; • Klanttevredenheid is een belangrijke parameter; • Communicatie en voorlichting richt zich op tijdig/snel en correct informeren; • Informatie is op efficiënte en effectieve wijze (her)vindbaar, waarbij de authenticiteit is gewaarborgd; • Het nieuwe werken introduceren t.b.v. een optimale en vernieuwende dienstverlening; • Burgerparticipatie is onderdeel van beleidsontwikkeling en draagt bij aan de zelfredzame samenleving; • Behoudt van een eigen uitvoeringsdienst is noodzakelijk om de dienstverlening op niveau te houden; de uitvoeringsdienst richt zich op behoud van (beeld)kwaliteit en meldingen openbare ruimte; • Voor alle gemeentelijke producten en diensten gelden servicenormen. Voor de medewerkers en het management betekent de toenemende digitalisering een verandering van werken. Processen worden anders ingericht, ondersteunende systemen zullen de analyse en afwegingen versnellen en informatie zal sneller beschikbaar en toegankelijk zijn. Dit vraagt flexibiliteit en veranderingsgezindheid, maar ook een wakend oog voor uitsluitend technologische oplossingen. De menselijke maat mag niet verloren gaan.
De gewenste informatievoorziening wordt beschreven in hoofdstuk 4.
2.2 Externe ontwikkelingen 2.2.1 De informatiemaatschappij Participatie “Van iedereen die dat kan, wordt gevraagd verantwoordelijkheid te nemen voor zijn of haar eigen leven en omgeving. Wanneer mensen zelf vormgeven aan hun toekomst, voegen zij niet alleen waarde toe aan hun eigen leven, maar ook aan de samenleving als geheel.” Bovenstaande woorden werden in de troonrede van 2013 door koning Willem-Alexander uitgesproken. Hiermee werd het woord participatiemaatschappij voor het eerst geïntroduceerd.
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 14 van 39
De Hulster samenleving kenmerkt zich in toenemende mate als een netwerksamenleving, waarbij kennis, inzichten en relaties in (soms) wisselende groepen worden gedeeld en opgebouwd. Samen met inwoners wordt de burgerparticipatie georganiseerd, waarbij proactief inwoners worden gestimuleerd hieraan mee te doen. Open Data / Big Data Beleidsvorming wordt meer informatiegestuurd. Informatie wordt niet alleen door gemeenten en andere overheden verzameld. Ook bewoners- en belangengroeperingen verzamelen en presenteren steeds meer data, en beïnvloeden daarmee het maatschappelijke (en dus ook het politieke) debat. Die grote hoeveelheid data (Big Data), vaak ongestructureerd, en het gebruik van Open Data (door bedrijven en overheden vrijelijk beschikbaar gestelde data) groeit en kan niet langer worden genegeerd. Vraag is: hoe gaan we met deze informatiebronnen om. Weten we wel wat de kwaliteit van die data is en hoe verhoudt deze data zich tot de verplichte archiefvorming. Het Nieuwe Werken (HNW) "Het Nieuwe Werken (HNW) is een visie waarbij recente ontwikkelingen in de informatietechnologie als aanjager gelden voor een betere inrichting en bestuur van het kenniswerk.
Het gaat om vernieuwing van de fysieke werkplek, de organisatiestructuur en cultuur, de managementstijl en niet te vergeten de mentaliteit van de kenniswerker en zijn manager." (Dik Bijl - Het Nieuwe Werken 2007) Hoewel technische ontwikkelingen de aanleiding vormen voor Het Nieuwe Werken, zijn de gevolgen veel fundamenteler. Door internet zijn de beperkingen van tijd en afstand grotendeels weggevallen. Informatie en kennis is op allerlei mogelijke manieren beschikbaar. Het wordt een uitdaging om op het juiste moment, op de juiste plaats, de juiste mensen, kennis en informatie te verzamelen. Het “plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken” hoort in ieder geval bij de kern van Het Nieuwe Werken. Veel zzp-ers, zonder vast dienstverband, werken al plaats- en tijdonafhankelijk. Veel (tele)–verkopers, externe adviesbureaus werken ook al zo. Er zijn binnen kantoren al veel flexplekken en kantoortuinen. Medewerkers werken regelmatig al eens een dag thuis. De wijze waarop externe adviesbureau Het Nieuwe Werken adopteren komt dicht bij de werkvorm van een gemeente. De medewerkers werken overwegend bij de klant of thuis, werken alleen of werken in teams van een of meer organisaties, vaak projectmatig, worden aangestuurd op basis van outputafspraken en hebben maar beperkt contact met de eigen leidinggevende.
Bij Het Nieuwe Werken gaat het er dan ook niet zozeer om of iemand plaats- en tijdonafhankelijk werkt, maar of een organisatie zo werkt of daarop is ingesteld. 2.2.2 Digitale Agenda 2020 De vernieuwingen die in de maatschappij, de wetenschap en de technologie plaatsvinden raken ook gemeenten en haar gemeentelijke dienstverlening. Inwoners en ondernemers blijven hier nieuwe eisen aan stellen. De informatiehuishouding moet hiervoor op orde zijn. Met de Digitale Agenda 2020 zetten gemeenten met een opdracht aan VNG en KING in op een collectieve aanpak voor gemeenten op het gebied van de dienstverlening en de informatievoorziening. De kern is uitgaan van de kracht van het collectief: ‘Samen doen wat samen kan’. In de Digitale Agenda 2020 zijn de ambities vastgelegd om als gemeente klaar te zijn voor de informatiesamenleving 2020. Informatie is een bron voor vernieuwing, een strategisch middel voor dienstverlening en ook een basis voor de bedrijfsvoering. De Digitale Agenda 2020 gaat niet over technologie, maar over de wijze waarop we informatie gebruiken om als één transparante overheid middenin de participatie- en informatiesamenleving te kunnen staan.
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 15 van 39
Met de Digitale Agenda 2020 willen we als gemeenten drie ambities realiseren: 1. We nemen open en transparant deel aan de participatiesamenleving. Gemeenten zijn digitaal de meest nabije overheid en benutten de kracht van inwoners, ondernemers wijken en buurten door (digitale) participatie in de democratie, bestuur, beleid en uitvoering; 2. Dat doen we door als één efficiënte overheid te werken. Burgers en bedrijven willen veel zaken gemakkelijk en digitaal met de overheid kunnen regelen. Snel, betrouwbaar en veilig. Om hen optimaal en eenduidig (als één overheid) te kunnen bedienen, werken gemeenten samen in een netwerk van alle overheidslagen en organisaties gezamenlijk. De vraag van de burger of ondernemer staat centraal zodat deze één overheid ervaart. Dat betekent nauwe samenwerking met medeoverheden en tussen gemeenten. 3. We werken massaal digitaal en leveren maatwerk lokaal. De gemeenten gaan uit van de kracht van het collectief; het collectief organiseren van de informatievoorziening waarop gemeenten zich niet van elkaar onderscheiden. Onderdeel daarvan is de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI), die bestaat uit herbruikbare digitale basisvoorzieningen, standaarden en producten die het (o.a.) gemeenten mogelijk maakt om hun primaire processen doelmatig in te richten en te blijven ontwikkelen.
Bovendien wordt door uniformiteit de dienstverlening van de overheid voor inwoners eenduidiger. In de uitvoering van hun kerntaken is er ruimte voor lokale autonomie en maatwerk, zodat gemeenten zich wel kunnen onderscheiden op dat wat hen bijzonder maakt als gemeente. De eerste ambitie is ook het uiteindelijke doel, dat gerealiseerd kan worden door een groot aantal resultaten te boeken op de andere, meer instrumentele ambities.
Om invulling te geven aan de hierboven genoemde ambities wordt jaarlijks een jaarplan ter besluitvorming voorgelegd aan de ALV van de VNG, inclusief de implementatiekosten. 2.2.3 Digiprogramma Het Digiprogramma is na de EGEM-i en NUP, het meest actuele programma en onderdeel van de Digitale Overheid. De missie van de Digitale Overheid is: Burgers en bedrijven in staat stellen om op een veilige, betrouwbare en eenvoudige manier, digitaal zaken te doen met de overheid. Nu en in de toekomst. Samen met medeoverheden, uitvoeringsorganisaties en Rijk geeft de Digicommissaris invulling aan deze missie via het
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 16 van 39
Digiprogamma, een gedragen visie en aanpak die is vastgelegd in het programma Digitale Overheid. Het Digiprogramma is nationaal, meerjarig en heeft een interbestuurlijk karakter. In de kern is het Digiprogramma gericht op het op orde krijgen van de (inhoudelijke) ambities, de sturing en de financiering van de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI). De GDI bevat vier clusters: • Identificatie & Authenticatie; • Dienstverlening; • Gegevens; • Interconnectiviteit.
De GDI bestaat uit herbruikbare digitale basisvoorzieningen, standaarden en producten die het overheden, publieke organisaties en private partijen mogelijk maken om hun primaire processen doelmatig in te richten en te blijven ontwikkelen. De GDI vormt een dynamisch geheel en kan de komende jaren ook nog wijzigen door de ontwikkeling van nieuwe generieke voorzieningen en standaarden of door het uit productie nemen van al opgenomen voorzieningen. Wet GDI Op 30 augustus 2017 is de wet Generieke Digitale Infrastructuur (Wet GDI) ingediend ter besluitvorming. Dit wetsvoorstel geeft invulling aan het kabinetsvoornemen tot een digitaal werkende (semi)overheid. Om digitale dienstverlening in het publieke domein te intensiveren, is veilige en betrouwbare toegang daartoe door burgers en bedrijven nodig (authenticatie). Dit zal geschieden via erkende publiek en privaat uitgegeven middelen. Dit wetsvoorstel verplicht als zodanig niet tot digitale dienstverlening. De wet zal in meerdere tranches worden aangeboden.
De eerste tranche (2017) worden concreet de volgende onderdelen geregeld: • Verplichten van open standaarden: het wetsvoorstel bevat een grondslag om bij algemene maatregel van bestuur open standaarden aan te wijzen die overheden dienen te hanteren in het elektronisch verkeer met andere overheden, met burgers en met bedrijven; • Verplichte aansluiting op eID: het wetsvoorstel bevat de wettelijke randvoorwaarden waarmee de digitale toegang tot alle bestuursorganen, dus generiek, wordt ingericht. Betrouwbare en veilige elektronische identificatie (eID) is noodzakelijk voor een veilige en betrouwbare toegang tot alle digitale diensten
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 17 van 39
•
van bestuursorganen. Een stelsel waarop bestuursorganen en andere daartoe aangewezen private organisaties (zoals bij zorgverzekeraars en pensioenuitvoerders) verplicht dienen aan te sluiten en waarin door zowel burgers als ondernemers in het verkeer met deze organisaties verschillende publieke en private middelen voor authenticatie op een voldoende hoog betrouwbaarheidsniveau naast elkaar kunnen worden gebruikt; Elektronische authenticatie: het wetsvoorstel strekt ertoe dat burgers op een veilige en betrouwbare manier met meerdere authenticatiemiddelen (op een hoger betrouwbaarheidsniveau dan het huidige DigiD) toegang hebben tot digitale diensten van de publieke dienstverleners. Er wordt onder meer geregeld dat zowel door de rijksoverheid als door private aanbieders uitgegeven authenticatiemiddelen kunnen worden gebruikt voor toegang tot digitale dienstverlening van de overheid. Dit wordt wel aangeduid als de multimiddelenaanpak;
In de volgende tranches zullen naar verwachting de andere GDI-voorzieningen worden geregeld. 2.2.4 Informatieveiligheid Informatieveiligheid is een belangrijk speerpunt van de VNG. Met de oprichting van de InformatieBeveiligingsDienst voor gemeenten (IBD) per 1 januari 2013 hebben gemeenten aangegeven dat de beveiliging van informatie professioneel georganiseerd moet worden. Informatie moet immers beschikbaar en betrouwbaar zijn en mag alleen door bevoegden zijn in te zien. De IBD is er voor alle gemeenten en richt zich op bewustwording en concrete (incident)ondersteuning aangaande informatiebeveiliging. Alle gemeenten kunnen gebruik maken van de producten en de generieke dienstverlening van de IBD. Uiteindelijk doel is om te komen tot een Information Security Management System (ISMS) voor het verbeteren van de effectiviteit van informatiebeveiliging door een procesmatige aanpak, ondersteund door het management van de gemeente. Beveiliging krijgt een duidelijke rol in de verticale sturingskolom van een gemeente, door de uitgangspunten van de strategische Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) op te nemen in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente, te koppelen aan de planning en control cyclus (P&C-cyclus) van de gemeente en hierover door de organisatieonderdelen verantwoording af te laten leggen door reguliere voortgangsrapportages.
2.2.5 Privacy Op dinsdag 10 februari 2015 is het wetsvoorstel inzake het melden van datalekken aangenomen door de Tweede Kamer. Dit wetsvoorstel voegt aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) een meldplicht voor inbreuken op beveiligingsmaatregelen voor persoonsgegevens toe. Ingangsdatum is 1 januari 2016. Met de Meldplicht Datalekken wil de regering de gevolgen van een datalek voor de betrokkenen zoveel mogelijk beperken en hiermee een bijdrage leveren aan het behoud en herstel van vertrouwen in de omgang met persoonsgegevens. De meldplicht houdt in dat bedrijven en overheden melding moeten maken van inbreuken op de beveiliging met ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens of inbreuken die leiden tot een aanzienlijke kans daarop. De melding moet gedaan worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en, indien van toepassing, aan betrokkene(n). Dit in geval de inbreuk waarschijnlijk ongunstige gevolgen zal hebben voor diens persoonlijke levenssfeer. Als er geen melding wordt gemaakt van een datalek kan dit bestraft worden met een bestuurlijke boete van de AP oplopend tot € 820.000,- of 10 % van de jaaromzet van de rechtspersoon. Per 25 mei 2018 wordt de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum nog maar één privacywet geldt in de hele Europese Unie (EU).
De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. Gemeenten zijn onder de AVG verplicht een FG (functionaris voor de gegevensbescherming: een interne privacytoezichthouder) aan te stellen. Onder de AVG kan de
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 18 van 39
Autoriteit Persoonsgegevens (AP) bij overtreding van de geldende regels een boete opleggen van maximaal € 20 Milj of 4 % van de wereldwijde omzet van een bedrijf. Voor de privacy wordt apart gemeentelijk beleid opgesteld. 2.2.6 Nieuwe Omgevingswet Het stelsel van omgevingsrecht is in de loop van de jaren uitgegroeid tot een complex geheel van circa veertig wetten, honderdtwintig algemene maatregelen van bestuur (AMvB’s) en honderden uitvoeringsregelingen met ieder een eigen bevoegdhedenverdeling, deelbelangen, systematiek en terminologie. Het stelsel sluit daardoor niet meer goed aan op de tegenwoordige maatschappelijke behoeften. Complexe vraagstukken vragen om een flexibele en samenhangende benadering waarbij ruim baan wordt geboden aan initiatieven vanuit de samenleving. De Omgevingswet moet bijdragen aan het bereiken en in stand houden van een veilige en gezonde fysieke leefomgeving en een goede omgevingskwaliteit. Tegelijkertijd moet de wet bijdragen aan het doelmatig beheren, gebruiken en ontwikkelen van de fysieke leefomgeving om maatschappelijke functies te kunnen vervullen. Dit wil men bereiken via de volgende vier verbeterdoelen: • • • •
Vergroten van de inzichtelijkheid, de voorspelbaarheid en het gebruiksgemak van het omgevingsrecht; Bewerkstelligen van een samenhangende benadering van de fysieke leefomgeving in beleid, besluitvorming en regelgeving; Vergroten van de bestuurlijke afwegingsruimte door een actieve en flexibele aanpak mogelijk te maken; Versnellen en verbeteren van besluitvorming over projecten. Om deze doelen te kunnen behalen zijn informatievoorziening en digitalisering succesvoorwaarden.
De Omgevingswet stimuleert integraler werken en biedt meer afwegingsruimte en ruimte voor participatie en initiatiefnemers (burgers en bedrijven) vanuit de samenleving. De Omgevingswet introduceert hiervoor nieuwe instrumenten ter vervanging van de huidige lokale visies en plannen. De impact van de omgevingswet is omvangrijk en veelzijdig. Naast de ontwikkeling en toepassing van de nieuwe instrumenten vergt de Omgevingswet ook en vooral andere kennis, competenties en werkwijzen bij alle betrokkenen. Bijvoorbeeld op het gebied van integraal denken en handelen, in- en extern samenwerken en meedenken met initiatiefnemers. Juist deze veranderingen zijn wellicht nog groter en complexer dan de nieuwe instrumenten. Door toegenomen flexibiliteit en de mogelijkheden om af te wijken neemt de afwegingsruimte en verantwoordelijkheid toe. Doordat minder vaak een vergunning nodig is verschuift de focus van vooraf vergunnen naar achteraf toezicht en handhaven. Dat heeft ingrijpende gevolgen voor de werkwijze en betrokken medewerkers en vergt waarschijnlijk een ingrijpende cultuurverandering. De wijze waarop een individuele gemeente de omgevingswet implementeert is mede afhankelijk van de huidige werkwijze, lokale en regionale ruimtelijke ontwikkelingen en uitdagingen in de komende jaren.
En van de ambitie om al dan niet invulling te geven aan de ‘geest’ van de nieuwe wet, die gericht is op meer inbreng en ruimte voor initiatiefnemers. Gemeenten moeten al in de voorbereidingsfase standpunten innemen en keuzes maken over de regionale en lokale beleidsruimte. Dit vergroot de slagkracht en efficiency in de uitvoering en verkleint de kans op schade en “reparaties” in de handhaving.
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 19 van 39
Er is al veel met name inhoudelijke informatie beschikbaar over de omgevingswet. Hier wordt daarom volstaan met een beknopte samenvatting van de belangrijkste elementen.
Door de toenemende integraliteit neemt de noodzaak van gegevensuitwisseling tussen de actoren (initiatiefnemer, belanghebbende(n), bevoegd gezag) toe. Tot 2024 wordt gebouwd aan het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Het DSO ondersteunt de informatie-uitwisseling met ketenpartners, maar ook de processen voor planvorming, vergunningverlening, toezicht en handhaving bij de overheid. Bestaande voorzieningen, werkwijzen en standaarden worden waar mogelijk (her)gebruikt. Het stelsel van verbonden databronnen, die processen met informatie gaan voeden, speelt ook hier ook een belangrijke rol. Door online inzicht te bieden, kunnen burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en overheden alle beschikbare informatie ophalen. Onderdeel van het DSO zullen de (Geo-)basisregistraties en de nog op te bouwen informatiehuizen zijn. Met één klik op de kaart is de juiste informatie over een bepaald gebied beschikbaar voor de gebruiker. Met het DSO krijgt iedereen (initiatiefnemer, belanghebbende en bevoegd gezag) eenzelfde informatiepositie. De informatie in het DSO moet bestendig zijn voor de rechter.
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 20 van 39
3 HUIDIGE SITUATIE De focus van het Informatiebeleidsplan 2012-2016 lag op de volgende speerpunten: • Implementatie bouwstenen e-overheid (o.a. i-NUP); • Klant- en zaakgericht werken; • Nieuwe ICT-infrastructuur; • Opzetten nieuwe organisatie informatiebeheer. Tweemaal per jaar werd met behulp van een stoplichtrapportage de Raad en het College geïnformeerd over de voortgang van de projecten uit het informatiebeleidsplan. De stand van zaken ultimo 2016 is terug te vinden in hoofdstuk 3.2. In oktober 2016 zijn per afdeling de resultaten van het Informatiebeleidsplan 2012-2016 geëvalueerd met het betreffende afdelingshoofd en applicatiebeheerder(s). De meer globale resultaten van die evaluatie zijn terug te vinden in de hoofdstukken 3.1 en 3.3. Tegelijkertijd is gesproken over een aantal lopende zaken en nieuwe ontwikkelingen c.q. uitdagingen voor de komende jaren. Die zijn meegenomen in de verdere uitwerking van dit plan.
3.1 Evaluatie informatiebeleidsplan 2012-2016 Tijdens de gesprekken met de afdelingen is gesproken over de projecten die tijdens de looptijd van het vorig informatiebeleidsplan zijn uitgevoerd. Daar zijn de volgende aandachtspunten uit naar voren gekomen: • Meer aandacht voor het projectmatig werken: o Planning projecten loopt uit. Het is voor de afdelingen niet altijd helder wat daar de oorzaak van is; o Projecten moeten er even ‘bij’ gedaan worden, ondanks dat in het informatiebeleidsplan vervangingscapaciteit was geregeld. Daar is niet optimaal gebruik van gemaakt; o Nu wordt er voor de projecten uit het informatiebeleidsplan te veel gebruik gemaakt van één projectleider; o Er is behoefte aan een goede projectadministratie/-registratie; o Urenregistratie is gewenst, om inzage te krijgen in tijdsbesteding medewerkers in projecten. Daardoor is er geen beschikking over stuur- en managementinformatie; • Meer aandacht voor de projecten en de planning daarvan: o Afdelingshoofden zijn niet op de hoogte van de voortgang en planning van de projecten; o In de afdelingen heeft men geen idee welke projecten er worden uitgevoerd en wat de impact daarvan voor hun werk is; o Het gevoel leeft dat door de lange doorlooptijd van het informatiebeleidsplan de ‘sleet’ op de uitvoering kwam; o Gedetailleerdheid van het plan door de jaren is niet nodig.
Alleen voor het eerstvolgende jaar; • Niet helder wat de status is van het project digitaliseren poststroom.
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 21 van 39
Naar aanleiding van deze aandachtspunten worden de volgende verbeteringen voorgesteld: • Het informatiebeleidsplan zal dynamischer worden en meer gericht zijn op de ontwikkelrichting voor de komende vier jaren. Elk jaar zal de voortgang van het plan worden besproken met het management en daar waar nodig worden bijgesteld. De uitwerking in projecten zal voor het eerstvolgende jaar gedetailleerd zijn en voor de daaropvolgende jaren meer gericht op een doorkijk; • Elk kwartaal is er per afdeling een overleg, waarbij de stand van zaken en de ontwikkelingen in de afdeling worden doorgesproken met het betreffende afdelingshoofd en de applicatiebeheerder(s)/key-user(s). Hier kan ook de informatieverstrekking richting afdeling worden besproken; • De zogenaamde stoplichtrapportage wordt ook tweemaal per jaar voorgelegd aan het management; • Uitbreiden van de projectleiderscapaciteit in de organisatie.
3.2 Evaluatie projecten 2012-2016 Ter ondersteuning van het informatiebeleid voor de jaren 2012-2016 zijn een aantal projecten benoemd. Afgeronde projecten: Nummer Beschrijving project 1 Opzetten nieuwe I-organisatie 2 Professionaliseren applicatiebeheer 3 Gegevensmanagement en -beheer 4 Professionaliseren systeembeheer 6 KCC (selectie MidOffice-oplossing) 6c Deelproject 14+ nummer 6d Deelproject Contentvoorziening Antwoord 6e Deelproject Antwoord voor Bedrijven 6f Vernieuwen website, incl. webarchivering 12 Nieuw Handelsregister (NHR) 13 Binnengemeentelijk gebruik BRP en BAG 13a Deelproject BAG/GBA koppeling 14 Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) 15 DigiKoppeling 16 DigiMelding 17 Gemeenschappelijke Ontsluiting Basisregistraties (GOB) 22 Koppeling applicaties 25 Zakenmagazijn 100 Vervanging ICT-infrastructuur (Back-end) 101 Vervanging ICT-infrastructuur (Front-end) 102 Vervanging ICT-infrastructuur (switches) 103b Deelproject SEPA (Europees betalingsverkeer) 103c Deelproject Digitale salarisstroken 104 Uitbreiding verbindingen 105 Migratie Oracle-database (NIEUW) 106 DigiD audit 107 Wifi-dekking in gemeentelijke kantoren (NIEUW) 108 Publicatie-/informatieschermen
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 22 van 39
Lopende projecten: Nummer Beschrijving project 5 PIP/Mijn Overheid 6a Webrichtlijnen 9 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) 10 Basisregistratie Topografie (BRT) 11 Basisregistratie Kadaster (BRK) 18 Informatiebeveiliging 26 Basisregistratie Ondergrond 19 Digitaliseren inkomende en uitgaande post 20 Huisstijlapplicatie voor documentcreatie en sjabloonbeheer 21 Contractmanagement 23 Procesmanagement 24 Zaakgericht werken 103a Digitale vergunningen Niet uitgevoerde projecten: Nummer Beschrijving project 7 GMV 8 Elektronische Nederlandse Identiteitskaart (eNIK) 27 Basisregistratie Lonen, Arbeids- en Uitkeringsverhouding (BLAU) 28 DigiLevering
Reden Landelijke planning Vervangen door eID Landelijke planning Landelijke planning
3.3 Evaluatie dienstverlening I-organisatie Begin 2015 is een nieuwe beheerorganisatie informatievoorziening (I-organisatie) van start gegaan. Tijdens de gesprekken met de afdelingen is gesproken over de projecten die tijdens de looptijd van het vorig informatiebeleidsplan zijn uitgevoerd. Daar zijn de volgende aandachtspunten naar voren gekomen: • Communicatie o Terugkoppeling onderwerpen naar afdeling (afdelingshoofd en medewerkers); o Nut en noodzaak van i-campagne is niet helder; o I-organisatie is nog niet bekend genoeg bij management. • Inhoud: o Kennisdeling/-overdracht functioneert goed; o Niet alle onderwerpen zijn even interessant. • Professionaliseren beheer: o Hoe ziet dit traject eruit en is dit al afgerond; o Onderlinge vervanging is nog niet overal geregeld (vooral bij de beheerders in de vakafdelingen); o Actievere houding in afdeling; o Samenwerking applicatie-/gegevensbeheer met systeembeheer/helpdesk kan beter. • Organisatie: o Beheer BRP (Basisregistratie Personen) ontbreekt in I-organisatie; o Applicatiebeheer wordt in de vakafdelingen verschillend ingevuld.
Naar aanleiding van deze aandachtspunten worden de volgende verbeteringen voorgesteld: • Viermaal per jaar per afdeling een overleg tussen de Coördinator ICT en het betreffende afdelingshoofd en de applicatiebeheerder(s); • Tijdens de overleggen wordt extra aandacht gevraagd voor de informatieverstrekking naar de medewerkers van de afdelingen; • De beheerder BRP wordt toegevoegd aan de I-organisatie; • In het overgangsjaar 2017 reeds aandacht voor invulling van de rol van applicatiebeheerder (taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, competenties).
Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021
Pagina 23 van 39
3.4 Inventarisatie taken applicatiebeheer Tijdens de bijeenkomst in april 2017 hebben de applicatiebeheerders op basis van een lijst van taken applicatiebeheer (Plan van Aanpak i-organisatie gemeente Hulst v03.doc, 1 juli 2014) aangegeven welke taken op dit moment door hen worden opgepakt. De taken zijn van het applicatiebeheer zijn onderverdeeld in: • Applicatiebeheer gerelateerd aan de applicatie; • Applicatiebeheer gerelateerd aan de organisatie; • Applicatiebeheer gerelateerd aan de gegevens. De conclusies van die inventarisatie zijn: • De applicatiebeheerders van het team Informatievoorziening voeren gemiddeld meer dan 80% van de betreffende taken uit. Er zijn geen grote verschillen tussen de individuele applicatiebeheerders; • De key-users van de vakafdelingen voeren gemiddeld variërend van bijna 60% (gerelateerd aan de applicatie) en 20% (gerelateerd aan de gegevens) de betreffende taken uit. De verschillen tussen de individuele applicatiebeheerders zijn groot en kunnen tot wel 30% afwijken ten opzichte van deze gemiddelden (zowel positief als negatief). Een belangrijke reden voor deze verschillen is de beschikbare tijd die men krijgt om deze taken op te pakken; • De taken gerelateerd aan de gegevens worden het minst opgepakt.