Elevantio jaarverslag 2022

Onze (pro-)actieve en positief kritische houding helpt Elevantio écht verder. Onze missie Het is onze missie om de onderwijskwaliteit van Elevantio te waarborgen en helpen te verbeteren. Daarbij kijken we ook naar kwalitatief goed en gezond bestuur. Het belang van de kinderen staat altijd op nummer één. Onze aanpak kenmerkt zich door een professionele, doelgerichte aanpak en heldere en open communicatie met het bestuur van Elevantio en onze achterban, waarbij de GMR de betrokken MR-en proactief informeert en zij ons weten te bereiken bij vragen. Reglementen en statuut Op de website van Elevantio zijn het huishoudelijk reglement, het GMR-reglement en het medezeggenschapsstatuut terug te vinden. Hierin staan alle onderling gemaakte afspraken, alsmede alle afspraken met het CvB.

52

Jaarverslag 2022| Stichting Elevantio

Samenstelling GMR Ultimo 2022 bestaat de GMR uit de volgende leden: Titel en geleding Portefeuille

Clusterverdeling

Annemiek Stallaart

Voorzitter – PGMR

HRM

Terneuzen/stad

Nathalie Janssen

Onderwijskwaliteit

West

Kobi Heeringa

Vicevoorzitter/secretaris – PGMR Lid – PGMR

Financiën en facilitair

Terneuzen/kernen

Annelies de Kock

Lid – PGMR

Onderwijskwaliteit

Oost

Eric Leliveld

Lid – OGMR

Financiën en facilitair

Terneuzen/stad

Michèle de Vries

Lid – OGMR

BMO

Oost

Josephine Fassaert

Lid – OGMR

BMO

West

Jelko Sweegers

Lid – OGMR

HRM

Terneuzen/kernen

In de GMR wordt elk cluster vertegenwoordigd met een lid uit de oudergeleding en een lid uit de personeelsgeleding. Daarnaast zijn binnen de GMR 4 beleidsdomeinen (portefeuilles) verdeeld. Wegens einde zittingstermijn en door (persoonlijke) omstandigheden zijn er per 1 augustus 2022 vier leden gestopt met hun werkzaamheden voor de GMR: 1. Cynthia de Kock, personeelslid cluster Terneuzen/stad, voorzitter 2. Conny Bakker, ouderlid cluster Terneuzen/kernen, vicevoorzitter/secretaris 3. Nicole Verschueren, personeelslid cluster Oost 4. Evelien Visser, ouderlid cluster West Vergaderingen De GMR vergadert ongeveer 6 keer op een jaar. Echter, omdat we nog volop in de harmonisatie van de fusie zitten, waren er meer vergaderingen nodig. De vergaderingen die gepland stonden, hadden erg volle agenda’s, met punten die een uitgebreide toelichting nodig hadden en dus ook per punt veel tijd in beslag namen. In het schooljaar 2021-2022 is dan ook de beslissing genomen om het vergaderschema aan te passen. Per 2022-2023 hebben we twee soorten vergaderingen: de GMR vergaderingen, met de voltallige GMR, en de PGMR vergaderingen, met enkel een afvaardiging van de personeelsgeleding van de GMR. GMR vergaderingen Er zijn 6 GMR vergaderingen gepland.

Voorafgaand aan de vergadering, 2 tot 3 weken van te voren, komen de secretaris en de voorzitter van de GMR samen met het college van bestuur (of een lid daarvan), de bestuursondersteuner en teamleider BMO om de agendapunten door te nemen. De agenda wordt dan, in concept, vastgesteld. Hierdoor kunnen we ook, indien mogelijk, agendapunten doorschuiven, inkorten, toevoegen. De conceptagenda wordt op de website van Elevantio geplaatst. Uiterlijk 10 dagen voor de vergadering komen alle stukken in de teamsomgeving van de GMR te staan, zodat we de tijd hebben de stukken te bestuderen. Eventuele vragen of opmerkingen kunnen we noteren in een document, zodat het CvB of beleidsmedewerkers de kans hebben om de vragen op een goede manier te beantwoorden, of navraag te doen bij diegene die het stuk heeft gemaakt.

53

Jaarverslag 2022| Stichting Elevantio

Op de vergaderdag komen we om 19:30 uur samen met de GMR en bestuursondersteuner. We hebben dan een voorbespreking over de vergadering. Om 20:00 uur sluit het CvB aan, met teamleider BMO. Punten worden toegelicht, vragen en antwoorden besproken. Soms liggen er stukken waarvoor instemming van de GMR gevraagd wordt. Soms wordt dit direct verleend, soms moeten er eerst dingen gewijzigd worden, of nader toegelicht alvorens we instemming verlenen. Na afloop wordt de besluitenlijst op de website geplaatst. PGMR vergaderingen Er zijn 4 PGMR vergaderingen gepland. PGMR vergaderingen worden op dezelfde manier voorbereid als de GMR vergaderingen, met het verschil dat enkel de personeelsgeleding hierbij aanwezig is. Deze vinden plaats op maandagmiddagen. Er worden dan enkel punten op de agenda gezet welke relevant zijn voor het personeel, maar minder relevant zijn voor de ouders. Wanneer de volledige GMR instemming of advies moet geven, worden de punten doorgeschoven naar de eerstvolgende GMR vergadering. Jaarlijks terugkerende agendapunten zijn onder andere de vakantieregeling, de begroting, het (meerjaren)bestuursformatieplan, het jaarverslag en klachten.

In 2022 was er in de GMR/PGMRvergaderingen onder meer specifieke aandacht voor: de strategische koers, informatie- en beveiligingsbeleid, beleid lief en leed, verzuimprotocol, leerlingbegeleiding, auditbeleid, kwaliteitsstelsel, integriteitscode, klokkenluidersregeling, beleidsplan startende leerkrachten en generatiepactregeling. Contact met Raad van Toezicht Er is structureel twee keer per jaar een fysieke ontmoeting tussen de Raad van Toezicht en de GMR. Zo houden we de lijntjes kort. Daarnaast kunnen we elkaar incidenteel op de hoogte houden, mochten er belangrijke dingen op de agenda staan. De contactpersoon voor de GMR namens de Raad van Toezicht is Luc Weemaes. In 2022 waren er twee gezamenlijke overleggen. Op 4 april is er een bijeenkomst geweest die in het teken stond van elkaar ontmoeten, contact onderhouden met elkaar. Er is toen gebrainstormd over hoe een positief Elevantiogevoel kan ontstaan (waarbij te denken valt aan kansen in de regio, interne en externe communicatie etc.). Ook is er gepraat over hoe we het beste uit de 4 voorgaande besturen kunnen halen en dat mee kunnen nemen naar het nieuwe Elevantio. Op 22 november is onze tweede bijeenkomst geweest. Deze stond in het teken van de nieuwe strategische koers. Op dat moment waren de hoofdlijnen van de strategische koers bekend. Samen met de RvT hebben we in groepjes gesproken over deze hoofdlijnen.

Per hoofdlijn hebben we aangegeven wat voor ons belangrijk en waardevol is of kan zijn. Clusteroverleg Twee keer per jaar plannen we een clusteroverleg met de MR-voorzitters van alle scholen per cluster. Dit kan een online of fysieke bijeenkomst zijn. Tijdens dit clusteroverleg wordt, vanuit de GMR, een korte toelichting gegeven op punten die in het afgelopen half jaar belangrijke bespreekpunten waren in de GMR vergaderingen. Daarnaast is er tijd en ruimte om punten te bespreken die worden aangedragen vanuit de scholen. Soms is het mogelijk om de vraag gelijk te beantwoorden. Wanneer dit niet het geval is, dan zal de vraag worden meegenomen naar de eerstvolgende GMR vergadering. Dan volgt de terugkoppeling later. In 2022 is er twee keer een clusteroverleg geweest, een keer op 15 maart en een keer op 13/14 juni. Professionalisering Eind 2021 heeft de GMR een evaluatiemoment gehouden, om te kijken of de vergaderstructuur voor de GMR in de nieuwe organisatie goed werkt. Hieruit kwam duidelijk naar voren dat de vergaderingen te lang duren, door overvolle agenda’s en punten die (te) uitvoerig worden toegelicht. 54

Jaarverslag 2022| Stichting Elevantio

Er is toen besloten de hulp in te roepen van het CNV, waar we een strippenkaart hebben afgenomen om specialistische hulp in te schakelen. Die hebben geadviseerd een activiteitenplan op te stellen voor de GMR. De GMR heeft een scholing gekregen waarin uitleg is gegeven over het maken van een activiteitenplan en het werken met een activiteitenplan. Tijdens deze scholing heeft de GMR een werkdocument gekregen met daarin een format van een activiteitenplan die de GMR naar eigen visie kon aanpassen. In het voorjaar 2022 is een start gemaakt met het maken van ons eigen activiteitenplan. In het najaar van 2022 is dit activiteitenplan herzien en is in de vergadering van 22 november vastgesteld. Met deze scholing, en met het nieuwe activiteitenplan, is een nieuwe vergaderstructuur opgezet.

Het volledige jaarverslag 2022 van de GMR is <hier: link> te downloaden.

7.2 Raad van Toezicht Elevantio heeft de functies van bestuur en toezicht in organieke zin gescheiden en kent daartoe als organen een College van Bestuur en Raad van Toezicht. Voor de bewaking van het realiseren van de doelen van Elevantio heeft de Raad van Toezicht vier taken: integraal toezicht houden, advisering/uitoefening klankbordfunctie, werkgeverschap van College van Bestuur en verantwoording afleggen. Het toezicht van de Raad van Toezicht richt zich op strategie, de doelen en het beleid van Elevantio en de resultaten daarvan. De Raad van Toezicht toetst de beleidsvoornemens en uitkomsten op haalbaarheid en effectiviteit, aan de hand van de gestelde doelen. Daarnaast toetst de Raad van Toezicht of het College van Bestuur bij zijn beleid en bij de uitvoering van de bestuurstaken rekening houdt met de maatschappelijke positie en functie van de stichting. De taken en bevoegdheden van de Raad van Toezicht zijn statutair vastgelegd en richten zich in het bijzonder op: - goedkeuren van het strategisch beleidsplan, de begroting en de jaarrekening; - toezicht houden op naleving wettelijke verplichtingen en code goed bestuur; - toezicht houden op de rechtmatige en doelmatige verwerving, bestemming en aanwending van de middelen; - aanwijzen van een accountant die verslag uitbrengt aan het toezichthoudend orgaan.

Om toezicht op alle aspecten van Elevantio te kunnen realiseren werkt de Raad van Toezicht met een toezichthoudend instrumentarium, dat onder andere bestaat uit een toezichtvisie, een toezichtskader (in ontwikkeling), een gereglementeerde vergaderwerkwijze en het zelfstandig inwinnen van informatie. Vanuit visie heeft de Raad van Toezicht de ambitie om waarde toe te voegen aan de besturing van de organisatie in het licht van de maatschappelijke opgave van Elevantio. Deze toegevoegde waarde is onder meer vanwege: - verrijking van de strategische blik door de inbreng van ervaring, expertise en netwerken; - positief-kritische houding t.o.v. het College van Bestuur; - een waarborgfunctie ten aanzien van de continuïteit van de organisatie en richting de samenleving ten aanzien van toezicht op doelmatige en rechtmatige besteding van publieke middelen. De identiteit, kernwaarden en strategische speerpunten van Elevantio zijn daarbij de belangrijkste richtinggevende kaders.

55

Jaarverslag 2022| Stichting Elevantio

De Raad van Toezicht conformeert zich aan het bepaalde in de Code Goed Bestuur PO, en ontwikkelt de kwaliteit van het toezicht verder op basis van de principes in de Code Goed Toezicht van de VTOINVTK. Samenstelling De samenstelling van de Raad van Toezicht bleef ongewijzigd. Ultimo 2022 bestaat de Raad van Toezicht uit de volgende negen leden: Dhr. V.E. van Esbroeck Dhr. R.P.N. Engelbrecht Dhr. H.A. Nijskens Dhr. P.C.J. Roeland Mw. I.L. Vermue-van den Oever Dhr. D.M. Verkouter Mw. V.R.J. VerdurmenSerrarens Dhr. L. Weemaes Dhr. C.P. Simons

Titel, Invalshoek en expertise Voorzitter, Bestuur Vicevoorzitter, Identiteit en bestuur Secretaris, Financiën Lid, Financiën en juridische zaken Lid, Financiën Lid, Identiteit Lid, Onderwijs en financiën Lid, Personeel Lid, Personeel en bestuur

Interne commissie

Aftredend per

Remuneratie & Governance

1 augustus 2023

Onderwijs en kwaliteit & HRM

1 augustus 2023

Financiën & Facilitair

1 september 2025

Financiën & Facilitair

1 augustus 2023

Financiën & Facilitair

1 augustus 2024

Remuneratie & Governance

7 juni 2024

Remuneratie & Governance Onderwijs en kwaliteit & HRM

1 juni 2023 (herbenoembaar) 1 augustus 2024

Onderwijs en kwaliteit & HRM

1 augustus 2023

Het gaat bij de samenstelling van de Raad van Toezicht niet om aparte portefeuilles maar om invalshoeken. De Raad van Toezicht is in staat om met betrekking tot deze invalshoeken aandachtspunten te signaleren. Alle invalshoeken van belang voor de stichting zijn belegd bij een lid. De Raad van Toezicht heeft drie commissies, te weten de commissie Remuneratie & Governance, commissie Financiën & Facilitair en commissie Onderwijs en Kwaliteit & HRM. Elke commissie bestaat uit drie leden die door de Raad van Toezicht uit haar midden zijn benoemd. Zittingstermijn Voor een lid van de Raad van Toezicht geldt een maximale zittingstermijn van 8 jaar. Zes huidige Raad van Toezicht leden overschrijden die termijn. In de Code Goed Bestuur PO is deze zittingstermijn opgenomen in een verplichtende bepaling. De fase waarin het proces van schaalvergroting zich in 2021 bevond, bood echter geen reële mogelijkheden om in de bestaande raden/besturen van rechtsvoorgangers wisselingen aan te brengen. Niet alleen gezien de vier betrokken raden/besturen per fusiedatum moesten afslanken naar één Raad van Toezicht. Maar ook gegeven de benodigde actuele kennis van zaken over de organisatie, nodig om besluiten (zeker van enige importantie) te kunnen nemen.

De jonge organisatie heeft in verband met de continuïteit de kennis en ervaring van de zittende leden nodig om een goede en verantwoorde start te maken. Deze overwegingen vormen een legitimatie om met de gekozen Raad van Toezicht-samenstelling van start te gaan in 2021. Onder de voorwaarden dat het vast te stellen rooster van aftreden er in voorziet dat de betreffende leden bij voorrang aftreden. In de statuten is daarvoor tevens de overgangsbepaling aangepast zodat de verplichting tot doorstroming in de Raad van Toezicht ook notarieel is vastgelegd. Medio 2023 wordt tevens toegewerkt naar een Raad van Toezicht die bestaat uit minimaal vijf en maximaal zeven leden conform de statuten. Klik <hier: link> voor het actuele rooster van aftreden.

56

Jaarverslag 2022| Stichting Elevantio

Hoofd- en nevenfuncties Ter bewaking van mogelijke (schijn van) belangenverstrengeling worden hoofd- en nevenfuncties gemeld aan de Raad van Toezicht en conform de Code Goed Bestuur PO gepubliceerd. De leden van de Raad van Toezicht bekleden in het dagelijks leven de volgende (neven)functies: V.E. van Esbroeck – CEO Visser & Smit Hanab NV Lid Raad van Bestuur Vereniging Algemene Aannemers Oost-Vlaanderen Voorzitter Raad van Bestuur sociaal secretariaat vzw Accuria Lid Nationale Raad van Confederatie Bouw R.P.N. Engelbrecht – Algemeen directeur Zeeuwse Verwarmings Unie BV Voorzitter Klimaatgroep Nederland (KGN) Voorzitter Stichting beheer accommodatie Zuidersportpark Voorzitter Stichting sponsoring vv Terneuzense Boys H.A. Nijskens – Manager Finance en Control Zuidwest Radiotherapeutisch Instituut Lid Raad van Toezicht Mytylschool Roosendaal P.C.J. Roeland – Directeur Belastingadvies ABAB Accountants en Adviseurs N.v.t. I.L. Vermue-van den Oever – Financieel beleidsadviseur gemeente Sluis N.v.t. D.M. Verkouter – Consulent Jongerenloket / jongerencoach gemeente Terneuzen Eigenaar Verkouter Coaching V.R.J. Verdurmen-Serrarens – Ondernemerscoach en sociaal werk ZLTO Advies Eigenaar landbouwbedrijf L. Weemaes – Locatiemanager Zorggroep Ter Weel Eigenaar Barbier Eigenaar Interim Management Weemaes C.P. Simons – Directeur Simons Bouwgroep BV Lid stuurgroep WSP Zeeuws-Vlaanderen

In mei 2021 hebben er gesprekken plaatsgevonden over mogelijke onverenigbaarheden leden Raad van Toezicht in relatie tot integriteitsvraagstukken in algemene zin. De persoonsgebonden onverenigbaarheden zijn individueel ingebracht en besproken. Op basis van die gesprekken is gezamenlijk besloten dat de situaties acceptabel zijn conform de statuten. Honorering De honorering van de toezichthouders is vastgesteld op een jaarlijkse vergoeding van €5.500,conform de richtlijnen van de VTOI-NVTK. Werkwijze Vergaderingen Gedurende het jaar 2022 waren er zeven geplande reguliere vergaderingen en één extra vergadering in aanwezigheid van het College van Bestuur. Voorafgaand aan iedere vergadering heeft de raad zelf een vooroverleg ter voorbereiding. Een vast terugkerend punt op de agenda vormen de (kwartaal) bestuurs-en managementrapportages van het College van Bestuur. In deze rapportages wordt de voortgang weergegeven van het bestuurlijk jaarplan, en een toelichting gegeven op het ziekteverzuim, de formatie, de exploitatie en enkele balansposten van Elevantio. Dit geeft het College van Bestuur de gelegenheid om actuele ontwikkelingen toe te lichten en verhelderingsvragen te beantwoorden. Onderwerpen die onder andere aan bod kwamen waren: strategische koers, begroting, jaarverslag, ontwikkeling Raad van Toezicht, werkgeverschap en de keuze voor de accountant.

Commissies De Raad van Toezicht heeft commissies ingesteld, die specifieke agendapunten van de vergaderingen van de Raad van Toezicht inhoudelijk voorbereiden, sparren over beleidsontwikkeling (advisering) en ontwikkelingen monitoren binnen het betreffende domein. 57

Jaarverslag 2022| Stichting Elevantio

De commissie remuneratie en governance kwam in 2022 zes keer bij elkaar. Deze commissie vervult primair de werkgeverstaak. In dat kader zijn er gesprekken gevoerd met de leden van het College van Bestuur over de professionele en persoonlijke ontwikkeling. De gesprekkencyclus RvT-CvB is nog in ontwikkeling. Tevens richt de commissie zich op kwaliteit en inhoud van het toezicht in de Raad van Toezicht en governance. Gespreksonderwerpen waren o.a. de bestuursreglementen, rooster van aftreden, toezichtvisie, klachtenregistratie, visie op identiteit, schoolbezoeken, zelfevaluatie Raad van Toezicht en professionalisering. De commissie financiën en facilitair vergaderde vijf keer en besprak onder meer de (meerjaren)begroting, jaarrekening, financiële kwartaalrapportages, huisvesting en schoonmaak. Eén van de taken van de Raad van Toezicht is het toezien op de financiële doelmatigheid. In 2022 is hieraan met name invulling gegeven door de commissie bij de behandeling van de begroting en de jaarrekening en bij andere documenten die de bedrijfsvoering betreffen, waaronder de managementletter van de externe accountant naar aanleiding van de interim-controle. De commissie onderwijs & kwaliteit en HRM kwam drie keer bij elkaar.

Gespreksonderwerpen waren de kwartaalrapportages, de verzuimrapportages, voortgang integraal personeelsbeleid, (meerjaren)bestuursformatieplan en stelsel voor kwaliteit. Contact met de organisatie Goed toezicht zorgt voor verbinding met de interne en externe omgeving, waarbij de Raad van Toezicht zelf actief stappen onderneemt om informatie te vergaren. Vanzelfsprekend is het College van Bestuur hierbij een belangrijke primaire bron. Daarnaast laat de Raad van Toezicht zich periodiek door diverse geledingen informeren over de algemene gang van zaken in de organisatie of over specifieke ontwikkelingen. Zo sprak de Raad van Toezicht in 2022 twee keer met de GMR en een aantal keer met teamleiders van het bestuurskantoor. Deze gesprekken vinden plaats aan de hand van vooraf uitgewisselde gespreksonderwerpen. Het College van Bestuur is bij de gesprekken met de GMR niet aanwezig. Daarnaast waren er meerdere informele overleggen tussen het College van Bestuur en de voorzitter van de Raad van Toezicht. Vanuit de wens om een steeds completer beeld te krijgen van de scholen bezoekt de Raad van Toezicht sinds medio 2022 jaarlijks een aantal scholen (18) met een afvaardiging van twee leden, met verschillende achtergronden. De Raad van Toezicht ziet het schoolbezoek als een belangrijke bron van informatie, contact en betrokkenheid.

Zelfevaluatie In het vierde kwartaal vond de eerste jaarlijkse zelfevaluatie van de Raad van Toezicht plaats. Ter voorbereiding hebben de leden van de remuneratiecommissie aan de hand van het evaluatieinstrument van de VTOI-NVTK voor 52 principes bepaald in welke fase de Raad van Toezicht zich bevindt (actie, ontwikkelen, borgen). In dialoog zijn er keuzes gemaakt. De zelfevaluatie is in totaliteit voorgelegd aan de voltalige Raad van Toezicht ter bespreking december 2022. Begin 2023 worden actie-/verbeterpunten geformuleerd en geprioriteerd. Aan de hand van deze 0-meting kan de Raad van Toezicht zijn eigen proces, ontwikkeling en voortgang monitoren en in de toekomst vergelijken met voorgaande jaren. Professionalisering De volledige Raad van Toezicht volgde medio 2022, samen met het College van Bestuur, een incompany training gericht op de ontwikkeling van een toezichtvisie waarbij tevens diverse ankerpunten van goed toezichthouderschap aan bod kwamen en het samenspel tussen toezicht en bestuur. Daarnaast zijn de leden van de Raad van Toezicht lid van de VTOI/NVTK. 58

Jaarverslag 2022| Stichting Elevantio

Bijlage 1 – Overzicht scholen inclusief leerlingaantallen per 1-2-2022

59

Jaarverslag 2022| Stichting Elevantio

Elevantio

60

Jaarverslag 2022| Stichting Elevantio

Participatiefonds

Negatieve beoordeling onderwijsinspectie (extern)

Bekostiging

HRM

O&K

Financieel

HRM

De modernisering van het PF waarbij alle uitkeringslasten deels t.l.v. het bestuur vallen vergt wel de nodige aandacht. De uitkeringslasten zijn maximaal 50% en minimaal 10%. Nieuw toezichtkader inspectie geeft aan dat school, naast onvoldoende resultaten, nu ook zwak kan worden op basis van onvoldoende veiligheid of onvoldoende kwaliteitszorg en - cultuur. Dat heeft effect op het imago en mogelijk daarmee het leerlingenaantal. Gevolg is verscherpt toezicht, wat een financieel effect kan hebben (extra investeringen en/of gekort op bijdragen). Onzekerheden omtrent de hoogte en de continuïteit van ontvangen Rijks- en overige bekostigingen

Risico heeft effecten op het imago, de kwaliteit van het onderwijs, het ziekteverzuim en ook een financiële impact. Geen leerkrachten voor de klas door de Continuiteit van werkzaamheden komt in gevaar en daarmee de kwaliteit van het onderwijs. Hetzelfde werk krappe arbeidsmarkt, bij hoog ziekteverzuim en onverwacht verloop van met minder mensen kan stijgende werkdruk betekenen. Dit wordt nog extra versterkt door vervroegd natuurlijk personeel verloop en extra onvoorziene uitstroom van medewerkers

Arbeidsconflicten

HRM

Risicobeschrijving Kan bij te hoge prognose leiden tot minder baten -> meerjaren perspectief, verkeerde inschatting, teveel inzet personeel, teveel loonkosten. Kosten kunnen niet tijdig worden aangepast aan lager aantal leerlingen Extra personele lasten; boven ziektepercentage; boven begroting. Heeft effect op kwaliteit onderwijs.

Stijging ziekteverzuim personeel boven begroting

Risico Leerlingprognoses zijn niet juist

HRM

Eigenaar Formatie

Risicoanalyse en -beheersing

4

2

4

5

2

2

2

Kans (K)

2

4

2

4

2

3

3

8

8

8

20

4

6

6

Kx I

Medium

Hoog

Medium

Hoog

Laag

Medium

Medium

Prioritering

Input Elevantio Impact (I)

Monitoring middels eigen administratie. Door actief te sturen op het voorkomen van uitkeringslasten zijn werk-naar-werk trajecten onderdeel van de beheersmaatregelen om uitkeringslasten te voorkomen. Een goed werkend kwaliteitssysteem gebaseerd op het toezichtskader van de Onderwijs inspectie.

In een vroegtijdig stadium via het netwerk geïnformeerd zijn over nieuwe ontwikkelingen in de bekostiging/ het beleid. Hierdoor kan Verminderen tijdig worden ingeschat wat de financiële consequenties zijn en worden vertaald in de meerjarenbegroting.

Voorkomen

Verminderen

Beheersmaatregel Continu zoeken naar juiste methode van prognose bepalen. Afstemming hierin met input van scholen en informatie van Verminderen gemeenten. Herijking van de prognose per 1-2 en 1-10 van ieder jaar. Een deel van het personeel is flexibel aangesteld. Actief vitaliteits- en verzuimbeleid. Er worden interventies gehouden en preventief ingespeeld op situaties. Post opgenomen in begroting Voorkomen om financieel te beheersen. Maandelijkse monitoring van uitputting vs budget. Voortdurend proces om goed te sturen en te communiceren. Voorkomen Gesprekkencyclus tussen leidinggevende en medewerker; dossiervorming; personeelsbeleid. Vanuit het reguliere personeelsbeleid en de formatieplanning is hier aandacht voor. Het tekort aan leerkrachten voor de komende jaren is nauwkeurig in beeld gebracht, rekening houdende met diverse parameters. Op schoolniveau wordt nagedacht over "anders organiseren". Daarnaast dient de strategische personeelsplanning Verminderen onderdeel te gaan uitmaken van de P&C-cyclus. In het kader van de RAP subsidie wordt hierin samengewerkt met lesgeven in Zeeland en wordt voor de kwantitatieve strategische personeelsplanning het scenariomodel gebruikt. Voor de kwalitatieve strategische personeelsplanning wordt samenwerking met het PF gezocht. Strategie

Bijlage 2 – Risico analyse en –beheersing

61

Jaarverslag 2022| Stichting Elevantio

Huisvesting

Fraude

Cyber-Security

CvB

CvB

CvB

Het gevaar of de schade door misbruik, verstoring of uitval kan bestaan uit beperking van de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de ICT, schending van de vertrouwelijkheid van in ICT opgeslagen informatie of schade aan de integriteit van die informatie

Passend onderwijs

Risicobeschrijving Het wegvallen van startgroepen heeft enerzijds effect op de continuiteit van het primair onderwijs (minder instroom) en daarvan afgeleid het voortgezet onderwijs en anderzijds op de leefbaarheid in Zeeuws Vlaanderen (instandhouding scholen ). Financieel risico door ontwikkelingen in de bekostiging van passend onderwijs. Nieuwe scholen zijn onderdelen van grotere projecten waardoor risico op vertraging ontstaat. IHP's zijn nog niet opgesteld waardoor er nog geen beleidsrijke MJOP kan worden opgesteld. Verduurzamings vraagstuk en financiële haalbaarheid. Er is sprake van onrechtmatige onttrekkingen van geld en/of goederen aan de organsiatie. De financiële verslaggeving wordt gebruikt om er beter van ter worden

Risico Continuiteit van de startgroepen

CvB

Eigenaar Financieel

Kans

2

2

3

4

3

Kans (K)

2 Klein 3 Midden 4 Groot 5 Zeer groot

3 1x per 2-5 jaar 4 1x per 1-2 jaar 5 1x per jaar of >

Voorkomen

Voorkomen

1 Zeer klein

Impact

Medium

Medium

Medium

Medium

Hoog

Elevantio heeft maatregelen genomen voor cyber-security. Er wordt gewerkt met 2 weg authentificatie voor de essentiële ssytemen, er is voor de werkomgeving een "on premise" back up oplossing naast de cloud back up en het ICT beheer is professioneel uitbesteed. Er is een Cyberrisk verzekering om de financiële risico's af te dekken.

Elevantio streeft een cultuur van respectvol en integer handelen na. Deze cultuur vormt het fundament voor het voorkomen van frauduleus handelen in de brede zin van het woord. Elevantio heeft een aantal maatregelen genomen om deze cultuur te bevorderen. De maatregelen zijn zowel ‘zacht’ (soft controls’) als ‘hard’ (beleid).

Beheersmaatregel Samenwerking en bundeling van krachten en middelen door het primair - en voortgezet onderwijs, kinderopvangorganisaties en Voorkomen gemeenten in Zeeuws Vlaanderen. Landelijk aandacht vragen en ruimte regelen binnen wettelijke kaders. Onderzoek naar andere financieringsbronnen. Scherp blijven op de P&C-cyclus. Een bestuurder maakt deel uit van Verminderen bestuur samenwerkingsverband. Er vindt periodiek zowel bestuurlijk als ambtelijk overleg plaats. Er wordt actief samengewerkt met gemeenten en andere partners om Verminderen projecten te realiseren. De noodzaak van IHP's wordt regelmatig onder de aandacht gebracht bij gemeenten. Strategie

2 1x per 5-10 jaar

8

8

6

8

12

Prioritering

1 < of 1x per 10 jaar

4

4

2

2

4

Kx I

Input Elevantio Impact (I)