Document · PDF

C27VRZ 202100822 Benchmark door onderzoeksbureau Berenschot

Commissie Algemeen Bestuurlijke Zaken 20 september 2021, gemeente HulstBij agendapunt: Ingekomen stukken15.513 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

From: Sent: To:

Smulders - Andriessen, (Patty) <p.andriessen@vrzeeland.nl> maandag 12 juli 2021 11:28:03 info@borsele.nl; stadskantoor@goes.nl; Info - gemeente Hulst; gemeente@kapelle.nl; info@middelburg.nl; info@noord-beveland.nl; gemeente@reimerswaal.nl; gemeente@schouwen-duiveland.nl; info@gemeentesluis.nl; gemeente@terneuzen.nl; info@tholen.nl; gemeente@veere.nl; gemeente@vlissingen.nl

Cc: Subject: VRZ/202100822: Benchmark door onderzoeksbureau Berenschot Attachments: 202100822 college B&W Zeeuwse gemeenten - Benchmark Berenschot.pdf; bijlage 1 Bestuursvoorstel - Benchmark.pdf; Bijlage 2 Memo vergelijking begroting 2020-2022 VR Zeeland - 1 juni 2021.pdf; Bijlage 3 2020-01-14 Rapport benchmark VR Zeeland.pdf

Geachte College, Hierbij doe ik u bovengenoemde brief met bijlagen digitaal toekomen. Deze brief zal uitsluitend digitaal aan u worden verzonden. Met vriendelijke groeten, Patty Smulders DIV VRZ 0118-421127

Patty Smulders, medewerker DIV, team Facilitair Postbus 8016, 4330 EA MIDDELBURG | Bezoekadres: Segeerssingel 10, Middelburg |telefoonnummer: 0118-421127 | e-mail: p.andriessen@vrzeeland.nl |Bezoek onze website www.vrzeeland.nl | Volg ons op Twitter, Facebook en LinkedIn

Met elkaar maken we Zeeland veilig!

Aan de colleges van burgemeester en wethouders van de Zeeuwse gemeenten

Onderwerp: Benchmark door onderzoeksbureau Berenschot

Geacht college van burgemeester en wethouders, Ter uitvoering van artikel 56 van de Wet veiligheidsregio’s bieden wij u ter informatie aan een benchmarkrapport met aanvullende memo uitgevoerd door onderzoeksbureau Berenschot. Bij deze stukken is een filmpje met uitleg van de onderzoeksresultaten door de onderzoeker gevoegd. Wij verzoeken u de stukken en filmpje, tezamen met het meerjarenbeleidsplan, ter informatie aan uw gemeenteraden te verstrekken. Het filmpje is te bekijken via de volgende link: https://youtu.be/5RKK19TURJ4. Kostenevaluatie In artikel 56 van de Wet veiligheidsregio’s is vastgelegd dat het bestuur van de Veiligheidsregio zorgdraagt voor een kostenevaluatie. Dit houdt in dat er eenmaal in de drie jaar een kostenevaluatie moet plaatsvinden. Bij de kostenevaluatie wordt in ieder geval een vergelijking gemaakt met de gegevens betreffende de kosten van andere veiligheidsregio’s. Voor deze benchmark is in 2019 opdracht verstrekt aan het onderzoeksbureau Berenschot. In de benchmark zijn 12 veiligheidsregio’s met elkaar vergeleken met als doel om inzicht te krijgen in de kosten en formatie van de veiligheidsregio in vergelijking met andere veiligheidsregio’s. Uitgangspunt van de vergelijking was de begroting 2020.

Actualisatie kostenevaluatie (benchmark) De benchmark is in verband met het ontstaan en de duur van de Covid-19 crisis destijds niet in een Algemeen Bestuursvergadering behandeld. Begin 2021 is opdracht verstrekt aan hetzelfde onderzoeksbureau om de benchmark op basis van de begroting 2020 te actualiseren aan de hand van de begroting 2022. Dit heeft geresulteerd in een aanvullende memo. Uit deze memo komt het beeld naar voren dat er op details aanpassingen en veranderingen zijn geweest. Op het totaal zijn de wijzigingen echter relatief beperkt. Een belangrijk verschil in de organisatie is dat de meldkamer in Middelburg sinds juni 2020 is samengevoegd in de meldkamer ZeelandWest-Brabant in Bergen op Zoom. In het personeelsbestand is dit een belangrijke verandering. Qua kosten zien we geen grote verschuiving, vanwege de vergoeding die nu betaald wordt aan Veiligheidsregio Middenen West Brabant.

 Crisisbeheersing en Rampenbestrijding  Brandweerzorg  Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR)

Datum: 01/07/2021 Verzenddatum: 12/07/2021 Inlichtingen: K. Dieleman Tel.: 06-23503105 Fax: 0118-421101 E-mail: k.dieleman@vrzeeland.nl Ons kenmerk: VRZ/202100822 Uw kenmerk:

Blad: 1 van 3 Aantal bijlagen:

Adres: Postbus 8016 4330 EA Middelburg Segeerssingel 10 4337 LG Middelburg info@vrzeeland.nl Internet: www.vrzeeland.nl Bank: IBAN: NL06BNGH0285027956 BIC: BNGHNL2G t.n.v. Veiligheidsregio Zeeland

Onderzoeksresultaten Veiligheidsregio Zeeland heeft te maken met specifieke risico’s (kerncentrale, veel water, toeristen, relatief veel BRZO bedrijven) en met een relatief klein aantal inwoners vergeleken met andere regio’s. De omvang van de formatie is kleiner dan gemiddeld in de benchmark, daarentegen is het aantal vrijwilligers hoger dan gemiddeld. Primair proces Uit de vergelijking van de absolute personele en algemene kosten van het primair proces komt naar voren dat de kosten voor het primair proces in absolute zin lager zijn dan gemiddeld. Met primair proces wordt bedoeld de besturende processen, beheersen van risico’s, voorbereiden op verlenen van hulp en zorg, brandweerprocessen, GHOR, normaliseren van de situatie en Bevolkingszorg. In vergelijking met het gemiddelde heeft de Veiligheidsregio Zeeland relatief meer personele kosten en minder algemene kosten voor het primair proces. Veiligheidsregio Zeeland heeft ten opzichte van het gemiddelde wat hogere kosten voor het primaire proces dan gemiddeld per 10.000 inwoners. Voor de processen beheersen van risico's en voorbereiden op verlenen van hulp en zorg zijn de kosten hoger.

Met name voor het proces voorbereiden op verlenen van hulp en zorg liggen de kosten hoger dan gemiddeld, dit is voor een deel te verklaren door de relatief hoge kosten voor vakbekwaam worden en blijven, door het grote aantal vrijwilligers in de veiligheidsregio. Het relatief grote aantal kazernes zorgt ook voor hogere kosten voor het voorbereiden op verlenen van hulp en zorg. Voor de besturende processen, de brandweerprocessen en de GHOR-processen liggen de kosten op of iets onder het gemiddelde in de benchmark. De verhouding primair proces ten opzichte van overhead laat zien dat de Veiligheidsregio Zeeland in verhouding een kleinere overhead heeft dan het gemiddelde van de benchmark. In verhouding heeft de Veiligheidsregio Zeeland een relatief kleine formatie, mede gelet op het atypische karakter van de regio en het feit dat er uitsluitend met vrijwillige brandweer wordt gewerkt. Overhead Voor de VR Zeeland is op basis van de benchmark 2020 een aanvullende vergelijking gemaakt met de overhead met 23 andere publieke organisaties. De vergelijking tussen de VR Zeeland en de andere publieke organisaties levert het inzicht op dat de VR Zeeland een relatief erg lage overheadformatie heeft.

Vervolgproces Deze benchmark geeft inzicht in de specifieke kenmerken van Zeeland en op hoofdlijnen in de financiële resultaten. Relevante aspecten uit deze benchmark worden in de volgende beleidsperiode 2022-2025 in de beleidsvorming meegenomen. Verder vormen de resultaten uit de benchmark input voor de visitatie (een doeltreffendheidsonderzoek naar verwachting medio 2023) en het doelmatigheidsonderzoek door de Zeeuwse controllers (naar verwachting tweede helft 2023). In 2024 wordt een volgende Benchmark uitgevoerd, waarbij de uitkomsten van de visitatie en het doelmatigheidsonderzoek worden beoordeeld op onderzoeksvragen voor de benchmark. De intentie is om daar (nog) meer in te zetten op de prestaties uit de primaire processen. Het Algemeen Bestuur van Veiligheidsregio Zeeland,

E. van der Reijden Secretaris

Algemeen bestuur 9 juli 2021 Agendapunt: 5c

Bestuursvoorstel Algemeen Bestuur Onderwerp

Benchmark door onderzoeksbureau Berenschot

Status

Besluitvormend

Gevraagd besluit

Het Algemeen Bestuur wordt gevraagd: • •

Intrekken van eerdere besluitvorming Bijlagen

De benchmarkrapportage d.d. 14 januari 2020 en de memo vergelijking begroting 2022-2020 vast te stellen; De benchmarkrapportage (voorzien van een filmpje met de presentatie van de onderzoeksresultaten) ter kennisname aan de raden te sturen. Dit tegelijkertijd met het meerjarenbeleidsplan 2022-2025.

Niet van toepassing 1. Rapportage benchmark door onderzoeksbureau Berenschot d.d. 14 januari 2020 2. Memo vergelijking begroting 2022-2020 van onderzoeksbureau Berenschot d.d. 1 juni 2021 3. Filmpje presentatie onderzoeksresultaten door onderzoeker van Berenschot https://youtu.be/5RKK19TURJ4. 4. Aanbiedingsbrief colleges van burgemeester en wethouders

1. Samenvatting Kostenevaluatie In artikel 56 van de Wet veiligheidsregio’s is vastgelegd dat het bestuur van de Veiligheidsregio zorgdraagt voor een kostenevaluatie. Dit houdt in dat er eenmaal in de drie jaar een kostenevaluatie moet plaatsvinden. Bij de kostenevaluatie wordt in ieder geval een vergelijking gemaakt met de gegevens betreffende de kosten van andere veiligheidsregio’s. Voor deze benchmark is in 2019 opdracht verstrekt aan het onderzoeksbureau Berenschot. In de benchmark zijn 12 veiligheidsregio’s met elkaar vergeleken met als doel om inzicht te krijgen in de kosten en formatie van de veiligheidsregio in vergelijking met andere veiligheidsregio’s. Uitgangspunt van de vergelijking was de begroting 2020. Actualisatie kostenevaluatie (benchmark) De benchmark is in verband met het ontstaan en de duur van de Covid-19 crisis destijds niet in een Algemeen Bestuursvergadering behandeld. Begin 2021 is opdracht verstrekt aan hetzelfde onderzoeksbureau om de benchmark op basis van de begroting 2020 te actualiseren aan de hand van de begroting 2022. Dit heeft geresulteerd in een aanvullende memo. Uit deze memo komt het beeld naar voren dat er op details aanpassingen en veranderingen zijn geweest. Op het totaal zijn de wijzigingen echter relatief beperkt.

Een belangrijk verschil in de organisatie is dat de meldkamer in Middelburg sinds juni 2020 is samengevoegd in de meldkamer Zeeland-West-Brabant in Bergen op Zoom. In Pagina 1 van 4

Algemeen bestuur 9 juli 2021 Agendapunt: 5c

het personeelsbestand is dit een belangrijke verandering. Qua kosten zien we geen grote verschuiving, vanwege de vergoeding die nu betaald wordt aan Veiligheidsregio Midden- en West Brabant. Onderzoeksresultaten Veiligheidsregio Zeeland heeft te maken met specifieke risico’s (kerncentrale, veel water, toeristen, relatief veel BRZO bedrijven) en met een relatief klein aantal inwoners vergeleken met andere regio’s. De omvang van de formatie is kleiner dan gemiddeld in de benchmark, daarentegen is het aantal vrijwilligers hoger dan gemiddeld. Primair proces Uit de vergelijking van de absolute personele en algemene kosten van het primair proces komt naar voren dat de kosten voor het primair proces in absolute zin lager zijn dan gemiddeld. Met primair proces wordt bedoeld de besturende processen, beheersen van risico’s, voorbereiden op verlenen van hulp en zorg, brandweerprocessen, GHRO, normaliseren van de situatie en Bevolkingszorg. In vergelijking met het gemiddelde heeft de Veiligheidsregio Zeeland relatief meer personele kosten en minder algemene kosten voor het primair proces. Veiligheidsregio Zeeland heeft ten opzichte van het gemiddelde wat hogere kosten voor het primaire proces dan gemiddeld per 10.000 inwoners. Voor de processen beheersen van risico's en voorbereiden op verlenen van hulp en zorg zijn de kosten hoger.

Duiding onderzoeksresultaten Om een goede duiding te geven aan de onderzoeksresultaten heeft de onderzoeker een filmpje gemaakt waarin zijn presentatie van deze onderzoeksresultaten nader wordt uitgelegd. Dit filmpje wordt bijgevoegd. Verder zijn in de bijlagen van het rapport d.d. 14 januari 2020 de begrippen primair processen en ondersteunende processen door de onderzoeker toegelicht. Vervolgproces Voor wat betreft het benchmarkrapport met de aanvullende memo wordt voorgesteld deze vergezeld van een filmpje met uitleg van de onderzoeksresultaten door de onderzoeker, ter kennisname aan de raden aan te bieden. Dit tegelijkertijd met het meerjarenbeleidsplan 2022-

Pagina 2 van 4

Algemeen bestuur 9 juli 2021 Agendapunt: 5c

2025. Het filmpje is te bekijken middels het klikken op de volgende link: https://youtu.be/5RKK19TURJ4.

Relevante aspecten uit deze documenten worden in de volgende meerjarenbeleidsperiode verder beoordeeld. 2. Wettelijk kader en of eerdere besluitvorming N.v.t. 3. Financiën Financiële consequenties (Incidenteel/structureel, investering, exploitatielasten en kapitaallasten): Dekking uit: 4. Consequenties Operationele consequenties: Personele consequenties (formatie): Consequenties voor gemeenten: 5. Communicatie N.v.t.

Niet van toepassing

Niet van toepassing Niet van toepassing Niet van toepassing

Adviezen Ondernemingsraad (OR)

Niet van toepassing.

Veiligheidsdirectie (VD)

Niet van toepassing

Adviescommissie Financiën (ACF)

Geen opmerkingen.

Bestuurlijk Adviseursoverleg (BAO)

Het BAO verzoekt toe te lichten wat het primair proces inhoudt en het vervolgtraject in het bestuursvoorstel op te nemen. Dit is in het huidige voorstel verwerkt.

Besluit Algemeen Bestuur:

Registratienummer:

Paraaf secretaris van het Algemeen Bestuur:

Datum:

Pagina 3 van 4

Algemeen bestuur 9 juli 2021 Agendapunt: 5c

Pagina 4 van 4

Er zijn naar aanleiding van de begroting 2022 geen wijzigingen in de positie van de veiligheidsregio Zeeland ten opzichte van de andere veiligheidsregio’s in de benchmark.

In de volgende passage worden de belangrijkste verschillen in de begroting 2022 ten opzichte van de benchmark op basis van de begroting 2020 kort toegelicht, eerst voor het primair proces en daarna voor de overhead.

Primair proces De kosten binnen het primair proces zijn globaal in te delen in personele kosten (formatie, inhuur en uitbesteding) en overige of algemene kosten. Hieronder worden de grootste verschillen tussen de begroting 2020 en de begroting 2022 kort toegelicht: •

•

De personele kosten van het primair proces zijn ongeveer € 0,9 miljoen hoger in de begroting 2022 ten opzichte van de begroting 2020: - Een deel van het verschil, ongeveer € 0,3 miljoen, wordt verklaard door lichte groei van de formatie binnen het primair proces met ongeveer 3,8 fte. Het betreft met name de processen preparatie (waaronder vakbekwaamheid), GHOR en nazorg. - De rest van het verschil, ongeveer € 0,6 miljoen, wordt verklaard door loon-en prijsontwikkelingen (o.a. CAO-wijzigingen). De algemene kosten van het primair proces zijn ongeveer € 1,2 miljoen hoger in de begroting 2022 ten opzichte van de begroting 2020: - Een deel van het verschil, ongeveer € 0,3 miljoen wordt verklaard door hogere overige personele kosten. De meest opvallende stijgingen hierbij zijn hogere toelagen (€ 0,2 miljoen) en hogere overige kosten (werving en selectie arbo, beroepsregistratie, etc) van ongeveer € 0,1 miljoen. - De kosten van ICT en automatisering in het primair proces zijn ongeveer € 0,1 miljoen hoger als gevolg van hogere kosten voor huur en leasing van hard- en software (incl. licenties). - De rest van het verschil, ongeveer € 0,8 miljoen, wordt verklaard door hogere overige materiele kosten binnen het primair proces.

Hierbij zijn de meeste opvallende mutaties: o Hogere kosten (€ 0,5 miljoen) voor hulpmiddelen, materialen, onderhoudsbusjes, brandweervoertuigen, repressieve kleding (huur, leasing, aanschaf en onderhoud) o Hogere kosten voor oefenterreinen (€ 0,5 miljoen) o Lagere bestuurskosten (-/- € 0,1 miljoen) o Lagere kantoorkosten (porti, drukwerk, kantoorbenodigdheden) van ongeveer -/- € 0,1 miljoen

Overhead Ook de kosten binnen de overhead zijn globaal in te delen in personele kosten (formatie, inhuur en uitbesteding) en overige of algemene kosten. Hieronder worden de grootste verschillen tussen de begroting 2020 en de begroting 2022 kort toegelicht: •

De personele kosten in de overhead zijn in de begroting 2022 ongeveer gelijk aan de kosten die in de benchmark uit 2019 zijn meegenomen. Dit heeft de volgende oorzaken:

Vertrouwelijk

•

De formatie die op overhead ingezet wordt, is ongeveer 2,8 fte lager in de begroting 2022 dan in 2020. Hierdoor liggen de personele lasten voor de overhead in de begroting 2022 ongeveer € 0,3 miljoen lager. De lagere formatie zit op de volgende onderdelen binnen de overhead: o Directie en management 0,6 fte lager o Financiën & Control 0,7 fte lager o Informatisering & automatisering 1,5 fte lager - Door aanpassing voor loon- en prijscompensatie (o.a. CAO-wijzigingen) liggen de personele lasten voor de overhead in de begroting 2022 ongeveer € 0,3 miljoen hoger. - Per saldo zijn de personele kosten voor de overhead in de begroting 2022 ongeveer gelijk aan de benchmark op basis van de begroting 2020. De algemene kosten van de overhead zijn ongeveer € 0,3 miljoen hoger in de begroting 2022 ten opzichte van de benchmark uit 2019. Deze stijging kan als volgt verklaard worden: - Rentelasten zijn € 0,3 miljoen hoger dan in de begroting 2020. Deze lasten hebben betrekking op een lening van € 20 miljoen die onlangs is afgesloten. Deze kosten zaten hiermee nog niet in de benchmarkvergelijking over de begroting 2020.

Inkomsten Hiervoor is reeds aangegeven dat de totale kosten (dus de optelsom van kosten van het primaire proces en van de overhead) zijn gestegen van € 33,5 mln. in 2020 naar € 35,9 mln. in 2022, een stijging van € 2,4 mln. Tegenover deze kosten staan inkomsten vanuit voornamelijk het Rijk en gemeenten. De gemeentelijke bijdragen aan de Veiligheidsregio zijn gestegen van € 28,4 mln. in 2020 naar 29,0 in 2022, een stijging van € 0,6 mln. In diezelfde periode zijn de daaraan gerelateerde inkomsten vanuit gemeenten in het gemeentefonds 1 gestegen van € 33,3 mln. naar € 35,0 mln., een stijging van € 1,7 mln. Het verschil tussen inkomsten en uitgaven bedraagt dus in 2022 ca. € 6 mln. Kosten die de gemeenten nog zelf betalen zijn die voor AOV’ers, huisvesting (eigenaarslasten), FLO en onderhoud van de bluswatervoorziening.

Vergelijking met andere publieke organisaties Voor de VR Zeeland is op basis van de benchmark 2019 een aanvullende vergelijking gemaakt met de overhead met andere publieke organisaties. In de referentiegroep voor de VR Zeeland zijn in totaal 23 organisaties meegenomen uit de database van de benchmark publieke organisaties van Berenschot, waaronder waterschappen, agentschappen, GGD’en en andere overwegend uitvoerende overheidsorganisaties. Hierbij moet opgemerkt worden dat in de overheadcijfers in de benchmark veiligheidsregio’s gecorrigeerd wordt voor het aantal vrijwilligers in de organisatie, aangezien zij ook een beslag leggen op de beschikbare overhead capaciteit. Bij de publieke organisaties waarmee hier vergeleken wordt, speelt dit niet.

Cluster Openbare Orde & Veiligheid, sub-cluster Brandweer & Rampenbestrijding

Vertrouwelijk

In onderstaande tabel is een overzicht gegeven van de formatie per overheadcategorie. Hieruit valt op dat de VR Zeeland vergeleken met het gemiddelde van de publieke organisaties een aanzienlijk lager percentage overheadformatie heeft. De formatie van de VR Zeeland is minstens 25% kleiner dan het gemiddelde in de categorieën directie en management primair proces, personeel en organisatie, financiën en control, juridische zaken, communicatie, kwaliteitszorg, facilitaire dienst en inkoop. De VR Zeeland heeft juist meer formatie dan gemiddeld in de categorieën bestuurszaken en bestuursondersteuning. De formatie die ingezet wordt voor informatisering en automatisering ligt erg dicht in de buurt van het gemiddelde van de referentiegroep. De vergelijking tussen de VR Zeeland en de andere publieke organisaties levert het inzicht op dat de VR Zeeland een relatief erg lage overheadformatie heeft. De grootste verschillen, in absolute zin, zitten in een kleinere formatie voor directie en management, secretariaat primair proces, personeel en organisatie, financiën en control en facilitaire dienst. De formatie op bestuurszaken en bestuursondersteuning is hoger ten opzichte van de formatie die andere publieke organisaties voor deze taken inzetten. VR Zeeland

Gemiddelde publieke organisaties

Afwijking (%)

Afwijking (fte)

Directie en management primair proces

3,0%

4,5%

-34%

-3,53

Secretariaat primair proces

1,9%

3,1%

-40%

-2,59

Bestuurszaken en bestuursondersteuning

1,2%

0,6%

99%

2,09

Personeel en organisatie

1,7%

2,4%

-30%

-2,47

Financiën en control

2,0%

4,2%

-53%

-3,65

Informatisering en automatisering

2,8%

2,7%

0,41

Juridische zaken

0,4%

0,5%

-28%

-0,35

Communicatie

0,9%

1,5%

-41%

-1,27

Kwaliteitszorg

0,1%

0,4%

-86%

-0,17

Facilitaire dienst

2,2%

3,1%

-28%

-2,17

Inkoop

0,3%

0,6%

-43%

-0,51

Totaal overheadformatie

16,3%

23,6%

-31%

-14,1

Overheadformatie

In het volgende overzicht wordt voor verschillende (overheids-)sectoren voor de periode 2015-2020 het gemiddelde overheadpercentage gepresenteerd. De overhead van veiligheidsregio’s is met gemiddeld 19,2% vergelijkbaar met de overhead bij organisaties in het voortgezet onderwijs en ziekenhuizen, maar aanzienlijk lager dan organisaties zoals waterschappen, gemeenten en provincies.

Vertrouwelijk

40%

36,1%

35% 30% 25% 20%

32,9%

31,3% 27,4%

25,8%

24,6% 23,9% 23,7% 22,9% 19,8% 19,2% 18,8% 17,7%

15% 10% 5% 0%

Vertrouwelijk

61287 – Vertrouwelijk

Veiligheidsregio Zeeland

Uitkomsten van de benchmark veiligheidsregio’s

Lars Bos Judith Vlagsma Gert Jan Bosland 14 januari 2020

61287 – Vertrouwelijk

1. Inleiding 1.1 Aanleiding en context De Veiligheidsregio Zeeland neemt in 2019 deel aan de benchmark veiligheidsregio’s. Hierin worden 12

veiligheidsregio’s met elkaar vergeleken. Het doel van deze benchmark is om inzicht te krijgen in de kosten en formatie van de veiligheidsregio in vergelijking met andere veiligheidsregio’s. Dit heeft geleid tot het benchmarkonderzoek waarvan dit rapport de resultaten weergeeft. De Veiligheidsregio Zeeland heeft op basis van de begroting 2020 de gegevens ingevuld, zodat de uitkomsten van de benchmark een zo actueel mogelijk beeld geven van de stand van zaken. Gegevens van eerder aangesloten veiligheidsregio’s zijn geïndexeerd. De wettelijke taken van de veiligheidsregio’s zijn opgenomen in de Wet veiligheidsregio’s. Hier zijn de taken als volgt geformuleerd: a. b.

het inventariseren van risico’s van branden, rampen en crises;

het adviseren van het bevoegd gezag over risico’s van branden, rampen en crises in de bij of krachtens de wet aangewezen gevallen alsmede in de gevallen die in het beleidsplan zijn bepaald;

het adviseren van het college van burgemeester en wethouders over de taak, bedoeld in artikel 3, eerste lid;

het voorbereiden op de bestrijding van branden en het organiseren van de rampenbestrijding en de crisisbeheersing;

het instellen en in stand houden van een brandweer;

het instellen en in stand houden van een GHOR;

het voorzien in de meldkamerfunctie;

het aanschaffen en beheren van gemeenschappelijk materieel;

het inrichten en in stand houden van de informatievoorziening binnen de diensten van de veiligheidsregio en tussen deze diensten en de andere diensten en organisaties die betrokken zijn bij de onder d, e, f, en g genoemde taken.

Deze wettelijke taken zijn ondergebracht in de primaire processen van de benchmarkindeling die gebaseerd is op VeRA. Er is echter niet voor elk proces een een-op-een parallel te trekken naar de wettelijke taken uit de Wet veiligheidsregio’s.

1.2 Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt een samenvatting gegeven van de uitkomsten op hoofdlijnen. Vervolgens geeft hoofdstuk 3 weer op welke manier de benchmark is opgezet. Hoofdstuk 4 geeft in meer detail de uitkomsten in het primair proces. Hoofdstuk 5 geeft in meer detail de uitkomsten van de overhead. In hoofdstuk 6 wordt toegelicht hoe de financiering vanuit de gemeenten opgebouwd is.

61287 – Vertrouwelijk

2. Samenvatting van uitkomsten 2.1 Algemeen De Veiligheidsregio Zeeland is een waterrijke veiligheidsregio met een relatief klein aantal inwoners in vergelijking met de andere veiligheidsregio’s. In de zomermaanden zijn er echter veel toeristen aanwezig in de veiligheidsregio, waardoor het daadwerkelijke aantal mensen in die maanden een stuk hoger ligt dan het aantal inwoners. De Veiligheidsregio Zeeland heeft te maken met een aantal specifieke risico’s vanwege de kerncentrale in Borssele, water waardoor de regio doorsneden wordt, verschillende tunnels (waaronder de Westerscheldetunnel), en Deltawerken. Door de eigenschappen van de regio is in sommige gevallen extra capaciteit nodig. Het aantal BRZO-bedrijven in de regio ligt relatief hoog. Veiligheidsregio Zeeland is een grensregio en heeft te maken met grensoverschrijdende risico’s, waardoor afstemming met België nodig is. Voorbeelden hiervan zijn de kerncentrales in Doel en scheepvaartverkeer richting de haven van Antwerpen met daaraan gerelateerde (chemische) industrie. De omvang van de formatie van Veiligheidsregio Zeeland is kleiner dan gemiddeld in de benchmark. Het aantal vrijwilligers is daarentegen hoger dan gemiddeld.

2.2 Primair proces De absolute personele en algemene kosten van het primair proces zijn in onderstaande grafiek weergegeven. Hieruit komt naar voren dat de kosten voor het primair proces in absolute zin lager zijn dan gemiddeld. In vergelijking met het gemiddelde heeft de Veiligheidsregio Zeeland relatief meer personele kosten en minder algemene kosten voor het primair proces.

Figuur 1. Personele en algemene kosten primair proces € 40.000.000 € 30.000.000 € 20.000.000 € 10.000.000

€ 14.800.000

€ 10.200.000 € 17.000.000

€ 18.600.000

Uw organisatie

Gemiddelde benchmark

€0

Personele kosten

Algemene kosten

61287 – Vertrouwelijk

Omdat de veiligheidsregio’s qua aantal inwoners sterk verschillen, zijn de personele en algemene kosten van het primair proces in onderstaande grafiek per 10.000 inwoners weergegeven. Zo worden de schaalverschillen tussen de veiligheidsregio’s zo veel mogelijk geneutraliseerd. Hieruit blijkt dat de Veiligheidsregio Zeeland ten opzichte van het gemiddelde wat hogere kosten heeft voor het primaire proces dan gemiddeld.

Figuur 2. Personele en algemene kosten primair proces per 10.000 inwoners € 800.000 € 700.000 € 600.000 € 500.000 € 400.000 € 300.000 € 200.000 € 100.000 €X

Personele kosten primair proces

VR ZLD

Overige kosten primair proces

In het primair proces verdelen we de personele kosten in zes hoofdprocessen. Onderstaande grafiek laat de personele kosten per 10.000 inwoners zien. Hieruit blijkt dat de Veiligheidsregio Zeeland ten opzichte van het gemiddelde wat hogere personele kosten in het primair proces heeft dan gemiddeld per 10.000 inwoners. Voor de processen beheersen van risico's en voorbereiden op verlenen van hulp en zorg zijn de kosten hoger. Met name voor het proces voorbereiden op verlenen van hulp en zorg liggen de kosten hoger dan gemiddeld, dit is voor een deel te verklaren door de relatief hoge kosten voor vakbekwaam worden en blijven, door het grote aantal vrijwilligers in de veiligheidsregio. Het relatief grote aantal kazernes zorgt ook voor hogere kosten voor het voorbereiden op verlenen van hulp en zorg. Voor de besturende processen, de brandweerprocessen en de GHOR-processen liggen de kosten op of iets onder het gemiddelde in de benchmark.

Figuur 3. Primair proces – personele kosten (per 10.000 inwoners) € 180.000 € 150.000 € 120.000 € 90.000 € 60.000 € 30.000 €-

Uw organisatie Gemiddelde benchmark

61287 – Vertrouwelijk

De algemene kosten van het primair proces per 10.000 inwoners zijn in onderstaande grafiek weergegeven. Hieruit blijkt dat de Veiligheidsregio Zeeland wat lagere overige personele kosten heeft. Voor zowel ICT-kosten als overige materiële kosten1 komt de Veiligheidsregio Zeeland boven het gemiddelde uit.

Figuur 4. Primair proces – algemene kosten (per 10.000 inwoners) € 180.000 € 150.000 € 120.000 € 90.000

Uw organisatie

€ 60.000

Gemiddelde benchmark

€ 30.000 €Overige personele kosten ICT-kosten primair proces Overige materiële kosten primair proces primair proces

1 De overige materiële kosten betreffen onder andere hulpmiddelen, materialen, onderhoudsbusjes, kantoorinventaris en kantoorkosten, rentelasten, bestuurskosten en kosten voor warme opleidingen.

61287 – Vertrouwelijk

2.3 Overhead Kosten voor de overhead van een organisatie zijn in het algemeen sterk afhankelijk van de omvang van de organisatie, dus van het aantal medewerkers (in fte) dat in dienst is van de organisatie. De overheadkosten worden daarom gepresenteerd per fte van de totale organisatie. Voor een kleine organisatie zoals Veiligheidsregio Zeeland betekent dat dat er een schaalnadeel kan optreden. In onderstaande grafiek zijn de personele kosten van de overhead per fte van de organisatie weergegeven. De totale personele kosten van de overhead zijn wat lager dan het gemiddelde (-14%). De kosten voor bestuurszaken en bestuursondersteuning liggen wat hoger dan gemiddeld. De kosten voor secretariaten, personeel en organisatie, financiën en control en informatisering en automatisering zijn juist lager dan gemiddeld.

Figuur 5. Overhead – personele kosten (per fte) € 5.000 € 4.000 € 3.000 € 2.000 € 1.000 €0

Uw organisatie Gemiddelde benchmark

In onderstaande tabel wordt de formatie van de overhead weergegeven. Het beeld dat hieruit blijkt, sluit aan bij de verhoudingen die we zien in de kosten van de overheadprocessen.

61287 – Vertrouwelijk

VR Zeeland

Gemiddelde referentiegroep

Afwijking %

Afwijking (fte)

Directie en management primair proces

3,0%

3,1%

-5%

-0,34

Secretariaat primair proces

1,2%

2,6%

-54%

-2,99

Bestuurszaken en bestuursondersteuning

1,8%

1,4%

25%

0,75

Personeel en organisatie

1,7%

2,3%

-27%

-1,28

Financiën en control

2,0%

2,7%

-25%

-1,39

Informatisering en automatisering

2,8%

2,9%

-2%

-0,11

Juridische zaken

0,4%

0,2%

46%

0,24

Communicatie

0,9%

1,0%

-8%

-0,16

Kwaliteitszorg

0,1%

0,2%

-76%

-0,38

Facilitaire dienst

2,2%

2,1%

0,21

Inkoop

0,3%

0,6%

-46%

-0,62

Totale overheadformatie

16,3%

19,2%

-15,1%

-6,08

Overheadformatie

Wat betreft de algemene kosten van de overhead komt de Veiligheidsregio Zeeland wat lager uit dan gemiddeld. Met name de overige materiële kosten zijn lager dan gemiddeld.

Figuur 6. Overhead – algemene kosten (per fte) € 4.000 € 3.000 € 2.000

Uw organisatie

€ 1.000

Gemiddelde benchmark

€0 Overige personele kosten overhead

ICT-kosten overhead

Overige materiële kosten overhead

2.4 Verhouding primair proces en overhead In onderstaande grafiek wordt de verhouding tussen kosten van het primair proces en de overhead weergegeven. Hieruit blijkt dat de Veiligheidsregio Zeeland in verhouding een kleinere overhead heeft dan het gemiddelde van de benchmark. In verhouding heeft de Veiligheidsregio Zeeland een relatief kleine formatie, mede gelet op het atypische karakter van de regio en het feit dat er uitsluitend met vrijwillige brandweer wordt gewerkt.

Figuur 7. Totale kosten primair proces en overhead

Gemiddelde benchmark

79%

21%

Uw organisatie

81%

19%

20% Primair proces

40% Overhead

60%

80%

100%

61287 – Vertrouwelijk

3. Opzet van de benchmark 3.1 Inleiding In de benchmark veiligheidsregio’s worden verschillende veiligheidsregio’s met elkaar vergeleken op basis van de begroting. Om de veiligheidsregio’s onderling te kunnen vergelijken, zijn de volgende gegevens uitgevraagd: •

Kosten voor primaire processen

•

Kosten voor overheadprocessen

•

Volume- en kwaliteitsindicatoren.

De Veiligheidsregio Zeeland heeft op basis van de begroting 2020 de gegevens ingevuld, zodat de uitkomsten van de benchmark een zo actueel mogelijk beeld geven van de stand van zaken. Gegevens van eerder aangesloten veiligheidsregio’s zijn geïndexeerd. We beschrijven in dit hoofdstuk de vergelijking tussen de veiligheidsregio’s en de methodes die gebruikt worden voor het verzamelen en ordenen van de gegevens voor het primair proces en de overhead en voor de volume- en kwaliteitsindicatoren.

3.2 Vergelijking met andere veiligheidsregio’s In 2018 is Berenschot begonnen met het opbouwen van de database voor de benchmark veiligheidsregio’s,

destijds voor vijf veiligheidsregio’s. Sindsdien is de benchmark veiligheidsregio’s in ontwikkeling geweest en

hebben zich meer veiligheidsregio’s aangesloten. De ervaringen die we gedurende het proces hebben opgedaan, hebben we meegenomen in de doorontwikkeling van de benchmark. In de database van de benchmark zijn tot op heden de gegevens van de volgende 12 veiligheidsregio’s opgenomen:

•

Veiligheidsregio Zuid-Holland-Zuid

•

Veiligheidsregio Drenthe

•

Veiligheidsregio Gelderland Zuid

•

Veiligheidsregio IJsselland

•

Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland

•

Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek

•

Veiligheidsregio Flevoland

•

Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland

•

Veiligheidsregio Limburg-Noord

•

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

•

Veiligheidsregio Fryslân

•

Veiligheidsregio Zeeland.

Alle veiligheidsregio’s, en dus ook de veiligheidsregio’s in de referentiegroep, hebben uiteenlopende risicoprofielen en verschillen van omvang, en zijn daarmee uniek. Bovendien heeft iedere veiligheidsregio een andere organisatiestructuur, die vertaald moet worden naar de generieke indeling van de benchmark. Het totaal aantal veiligheidsregio’s (25) is te klein om met referentiegroepen op maat te werken. Daarom worden alle

veiligheidsregio’s meegenomen in de gemiddeldes die we presenteren. De per primair proces opgenomen

volume-indicatoren geven een globaal beeld van de vergelijkbaarheid van Veiligheidsregio Zeeland met “de

gemiddelde regio”.

Om een beeld te geven van de vergelijkbaarheid en (schaal)verschillen tussen Veiligheidsregio Zeeland en de andere veiligheidsregio’s, zijn hieronder het aantal inwoners, het landoppervlakte, de totale formatie, het aantal vrijwilligers en het risicoprofiel onderling vergeleken.

61287 – Vertrouwelijk

Inwoners en landoppervlakte In onderstaande grafieken worden het aantal inwoners en het landoppervlakte van de veiligheidsregio’s in de benchmark weergegeven. Het gemiddelde inwoneraantal ligt op 560.330 inwoners. De Veiligheidsregio Zeeland heeft in vergelijking met de andere veiligheidsregio’s een kleiner aantal inwoners dan gemiddeld, en is in die zin het beste te vergelijken met Veiligheidsregio Flevoland en Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland. De kanttekening die hierbij geplaatst moet worden, is dat Zeeland in de zomer veel toeristen aantrekt. Hierdoor verandert het inwoneraantal niet, maar het aantal mensen in het gebied van de veiligheidsregio ligt in de zomermaanden aanzienlijk hoger. Daarnaast heeft Zeeland een aanzienlijk complexer risicoprofiel. Wat betreft landoppervlakte is de Veiligheidsregio Zeeland een redelijk gemiddelde veiligheidsregio. Het gemiddelde landoppervlakte is 1535 km2. Veiligheidsregio Zeeland is met 1782 km2 dus iets groter. Wat betreft wateroppervlakte heeft Veiligheidsregio Zeeland meer oppervlakte dan gemiddeld.

Figuur 8. Aantal inwoners per veiligheidsregio 1.312.034

1.400.000 1.200.000 821.165

1.000.000 800.000

646.040 548.865

518.282

600.000

517.755

486.600 485.876

416.431

381.252

400.000

334.726 254.932

200.000 0

Figuur 9. Landoppervlakte en wateroppervlakte per veiligheidsregio in km2 3.500

3.336 2.765

3.000 2.500

2.633

2.413 1.831

2.000

1.782 1.497

1.500

1.151

1.412 1.001 1.021

1.000 500

864

734

365 43

Oppervlakte land (km2) Oppervlakte water (km2)

102

347 117 197 76

61287 – Vertrouwelijk

Om de verhouding tussen het aantal inwoners en het landoppervlakte van de veiligheidsregio’s met elkaar te vergelijken, is in onderstaande grafiek het aantal inwoners gedeeld door het landoppervlakte in km2. Hieruit blijkt dat Veiligheidsregio Zeeland vergeleken met de andere veiligheidsregio’s weinig inwoners per km2 heeft. De Veiligheidsregio Fryslân en de Veiligheidsregio Drenthe hebben vergelijkbare aantallen inwoners per km2.

Figuur 10. Aantal inwoners per veiligheidsregio per km2 landoppervlakte 1.600 1.400 1.200 1.000 800 600 400 200 -

Gemiddelde De totale formaties van de veiligheidsregio’s in de benchmark zijn weergegeven in onderstaande grafiek. De gemiddelde formatie is 318 fte. Veiligheidsregio Zeeland heeft een formatieomvang van 210 fte en is daarmee kleiner dan gemiddeld. Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland en Veiligheidsregio Drenthe komen qua omvang, met respectievelijk 211 fte en 193 fte het meest in de buurt. Het aantal vrijwilligers in de Veiligheidsregio Zeeland is groter dan gemiddeld. De veiligheidsregio’s hebben gemiddeld 798 vrijwilligers en de Veiligheidsregio Zeeland heeft 1111 vrijwilligers. Dit aantal vrijwilligers is vergelijkbaar met de veiligheidsregio’s Fryslân en Noord- en Oost-Gelderland.

Figuur 11. Totale formatie en aantal vrijwilligers per veiligheidsregio 1.400 1.400 1.152

1.200 1.000

1.111

889895 729

800

774

819

806 723

600 400

493 335

334 247

385 272

259

287 193

200 0

Totale formatie Totaal aantal vrijwilligers

166

210

211

293 172

61287 – Vertrouwelijk

In onderstaande grafiek zijn de loonkosten voor vrijwilligers weergegeven per vrijwilliger. Hieruit blijkt dat de meeste veiligheidsregio’s ongeveer dezelfde gemiddelde kosten per vrijwilliger hebben. Veiligheidsregio Zeeland komt met € 4.441 per vrijwilliger net iets onder het gemiddelde van alle veiligheidsregio’s uit.

Figuur 12. Gemiddelde loonkosten per vrijwilliger € 6.000 € 5.000 € 4.000 € 3.000 € 2.000 € 1.000 €-

Gemiddelde

Risicoprofiel Wat betreft het risicoprofiel zijn er verschillen tussen de deelnemende veiligheidsregio’s. In elke veiligheidsregio

spelen specifieke omstandigheden een rol, waardoor de belangrijkste risico’s uiteenlopen.

In veel veiligheidsregio’s wordt het risico van een ziektegolf als waarschijnlijk en ernstig gezien. Verschillende

veiligheidsregio’s in de benchmark hebben te maken met risico’s die verband houden met water, overstromingen en waterwegen. Een aantal veiligheidsregio’s heeft specifieke risico’s als het gaat om vervoer van gevaarlijke

stoffen over de weg of via het spoor. Ook het risico van natuurbranden speelt in meerdere veiligheidsregio’s. In

het algemeen representeren de veiligheidsregio’s in de huidige benchmark met name de gebieden buiten de grote steden, met uitzondering van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond.

In de Veiligheidsregio Zeeland zijn de risico’s die verband houden met water, overstromingen en waterwegen evident nadrukkelijk aanwezig. In het Regionaal Risicoprofiel 2015-2018 van de Veiligheidsregio Zeeland worden deze risico’s benoemd. Daarnaast heeft Zeeland te maken met de specifieke risico’s van een kerncentrale in Borssele en een relatief groot aantal BRZO-bedrijven. De drie tunnels (waaronder de Westerscheldetunnel, de langste tunnel van Nederland), Deltawerken en scheepvaartverkeer richting Antwerpen geven daarnaast ook specifieke risico’s voor de veiligheidsregio. In het Regionaal Risicoprofiel 2015-2018 wordt naast de fysieke risico’s aandacht besteed aan de vergrijzing in

Zeeland. Dit heeft effecten voor de bevolking, en voor de aanpak van risico’s in Zeeland. Ook de grote aantallen

(buitenlandse) toeristen in de zomermaanden leveren specifieke risico’s op en zorgen ervoor dat het aantal mensen binnen de veiligheidsregio tijdelijk aanzienlijk groter is dan het aantal inwoners.

Het Regionaal risico profiel 2019-2023 is een actualisatie van het vorige risicoprofiel. Daaruit blijkt opnieuw dat Zeeland een zeer grote diversiteit aan risico’s kent. Een risico dat toegevoegd is in het huidige risicoprofiel is ontwrichting van de samenleving. In het kader van het herijkingsonderzoek van de BDuR in 2014 heeft de Veiligheidsregio Zeeland verschillende risico’s benoemd die specifiek zijn voor de veiligheidsregio en waarvoor in de kosten van de veiligheidsregio rekening gehouden zou moeten worden.

61287 – Vertrouwelijk

•

Landsgrensoverschrijdende risico’s, waarvoor ook samengewerkt wordt met Belgische provincies op het gebied van bijvoorbeeld scheepsbrandbestrijding en planvorming.

•

Nucleaire incidenten, vanwege de kerncentrale in Borssele maar ook de vier kernreactoren in Doel.

•

Toerisme, de piekbelasting in het aantal aanwezigen in het verzorgingsgebied.

•

Infrastructuur, waaronder tunnels en bruggen, waardoor een meer dan gemiddeld aantal brandweerposten nodig is.

Begroting Voor de financiële gegevens die we uitvragen, gebruiken we de begroting als uitgangspunt en niet de jaarrekening, omdat de begroting de meest actuele ontwikkelingen en plannen bevat. Daarnaast is een begroting vaak beter door managers toe te delen aan verschillende benchmarkcategorieën. De Veiligheidsregio Zeeland heeft de gegevens uit de begroting 2020 gebruikt in deze benchmark. De vergelijkbaarheid met begroting van andere jaren borgen we door de oudere cijfers in de database te indexeren met de loon- en prijsontwikkeling. Dit uitgangspunt betekent ook dat er uitgegaan wordt van de formatie zoals die is vastgesteld, en dat de benchmark niet inzichtelijk maakt welke vacatures of boven-formatieve medewerkers er zijn binnen de organisatie, en welke bezetting er in de praktijk is. Eventuele begrote kosten voor overgangsregelingen en formatiefrictie zijn wel opgenomen in de benchmarkgegevens.

3.3 Methode voor primair proces De veiligheidsregio’s worden vergeleken op basis van een hoofdindeling die afgeleid is van de Veiligheidsregio

Referentie Architectuur (VeRA). VeRA is door de veiligheidsregio’s zelf ontwikkeld en heeft een procesarchitectuur die voor alle veiligheidsregio’s herkenbaar is. VeRA beslaat ook niet-brandweerprocessen die binnen de veiligheidsregio vallen. In aanvulling op VeRA is ook het proces bevolkingszorg opgenomen. Aan ieder proces wordt in de benchmark de formatie toegekend. Het functiebouwwerk van de veiligheidsregio’s geeft hierbij houvast. Daarnaast worden ook alle kosten van inhuur van personeel en alle materiële kosten toegewezen aan deze processen. We onderscheiden in het primair proces de volgende processen: •

Besturende processen

•

Beheersen van risico’s

•

Voorbereiden op verlenen van hulp en zorg

•

Brandweerprocessen

•

GHOR

•

Normaliseren van de situatie

•

Bevolkingszorg

Binnen deze primaire processen maken we in de vragenlijst onderscheid in sub-processen, zoals ook in VeRA wordt gedaan. In deze rapportage zijn alleen de uitkomsten op hoofdlijnen opgenomen. Als aanvulling op VeRA wordt ook het toetskader gebruikt voor het onderzoek naar de Kwaliteit van de Brandweerzorg van de Inspectie Veiligheid en Justitie (versie van 25 juni 2015). Hiervoor is goedkeuring gevraagd en ontvangen van de Inspectie. In het toetskader worden de taken uit de Wet Veiligheidsregio’s en een eigen indeling van de brandweerprocessen van de inspectie, gekoppeld aan de bedrijfsprocessen uit VeRA. Het toetskader van de inspectie wordt daarom gebruikt bij het nauwkeurig omschrijven van de processen in de handleiding voor het toewijzen van formatie en kosten aan VeRA-bedrijfsprocessen. Op basis van een eerste globale vergelijking van de begrotingen van de deelnemende veiligheidsregio’s is de mate van verfijning binnen de bovengenoemde categorieën bepaald.

61287 – Vertrouwelijk

Veiligheidsregio Referentiearchitectuur 2.0 Het hierboven opgenomen hoofdproces “Verlenen van hulp en zorg” is, gegeven de grote omvang van de gerelateerde kosten, door ons in deze benchmark opgesplitst in 3 hoofdprocessen: •

Voorbereiden op verlenen van hulp en zorg (met 6 sub-processen)

•

Brandweerprocessen (met 2 sub-processen) en

•

GHOR processen (met 2 sub-processen).

Kosten per 10.000 inwoners In de primaire processen worden de kosten vergeleken per 10.000 inwoners. Ook enkele volume- en prestatieindicatoren worden per 10.000 inwoners weergegeven. Hiermee verkleinen we de verschillen die ontstaan door de verschillen in schaal tussen de veiligheidsregio’s. Een veiligheidsregio met meer inwoners zal immers meer kosten hebben om de veiligheid voor de inwoners te kunnen waarborgen dan een veiligheidsregio met minder inwoners. Aan de andere kant zijn er ook kosten die voor alle veiligheidsregio’s (vrijwel) gelijk zijn, omdat ze niet afhankelijk zijn van het aantal inwoners. Een voorbeeld is de meldkamer, waar elke veiligheidsregio kosten voor heeft, ongeacht inwoneraantal. Een ander voorbeeld is de bijdrage voor het IFV, die voor iedere veiligheidsregio gelijk is, ongeacht inwoneraantal. Dit type kosten zorgt ervoor dat een veiligheidsregio met een relatief klein inwoneraantal, zoals de Veiligheidsregio Zeeland, een zeker schaalnadeel heeft ten opzichte van grotere veiligheidsregio’s in de kosten die per 10.000 inwoners gepresenteerd worden. De lage bevolkingsdichtheid draagt bovendien bij aan het schaalnadeel.

3.4 Methode voor overhead Voor de ondersteunende processen wordt gebruik gemaakt van de indeling uit de overheadbenchmark van Berenschot. Dit is een verfijnde indeling die al jaren wordt gebruikt bij het vergelijken van de staf & ondersteuning van overheidsorganisaties, waaronder uitvoeringsorganisaties met verlengd lokaal bestuur zoals de veiligheidsregio’s. De indeling kent de volgende categorisering:

61287 – Vertrouwelijk

•

Directie en management primair proces

•

Secretariaten primair proces

•

Bestuurszaken en bestuursondersteuning

•

Personeel en Organisatie

•

Financiën en Control

•

Informatisering en Automatisering

•

Juridische zaken

•

Communicatie

•

Kwaliteitszorg

•

Facilitaire dienst

•

Inkoop

Deze indeling die door Berenschot in verschillende benchmarks gehanteerd wordt, wijkt op sommige punten af van de indeling die gehanteerd wordt in het Besluit begroting en verantwoording (BBV). Een voorbeeld hiervan is dat in de Berenschot-indeling fte’s voor een gedeelte toegedeeld kunnen worden aan Directie en management primair proces, terwijl het BBV voorschrijft dat deze volledig aan de overhead moeten worden toegerekend. Ook voor huisvestingskosten geldt in deze benchmark een indeling die iets afwijkt van de BBV.

Kosten per fte van de organisatie In tegenstelling tot het primair proces wordt bij de overhead in het rapport afgezet tegen het totaal aantal fte van de organisatie, en niet tegen het aantal inwoners van de veiligheidsregio. Vrijwilligers worden door middel van een bepaalde wegingsfactor meegeteld in de totale formatie van de veiligheidsregio, omdat zij ook, maar in mindere mate voor werklast voor de overhead zorgen. De redenatie hierachter is dat de overhead ondersteunend is aan het primair proces. Bovendien, wanneer het primair proces toeneemt, is de veronderstelling dat de werklast voor een groot deel van de overhead ook toeneemt. Hierbij is de belangrijke vraag voor een organisatie: is de overhead passend voor de grootte van de organisatie? Door de verschillende overhead categorieën in de benchmark af te zetten tegen het aantal fte in de organisatie kan deze vraag beantwoord worden. Voor alle overhead categorieën geldt dat een vrijwilliger meetelt als 0,125 fte, met uitzondering van de categorie ‘personeel en organisatie’, waar een vrijwilliger meetelt als 0,25 fte.

3.5 Volume- en prestatie-indicatoren Naast de gegevens over primair proces en overhead worden verschillende indicatoren uitgevraagd die een beeld geven van de uitvoering van de primaire processen. De benchmarkgegevens worden onderling vergelijkbaar gemaakt door middel van volume-indicatoren. Het doel hiervan is het wegnemen van verschillen die voortkomen uit schaalverschillen tussen de veiligheidsregio’s. De kosten kunnen op deze manier genormeerd en eerlijk vergeleken worden. De volume-indicatoren zijn opgesteld op basis van de input, throughput en output van de veiligheidsregio’s. Deze gegevens zijn van belang voor de duiding van de benchmark-uitkomsten. Voorbeelden van volume- en prestatie-indicatoren zijn: •

Aantal kazernes in de VR.

•

Gemiddelde opkomsttijd voor prio-1 incidenten

3.6 Werkwijze Aan de Veiligheidsregio Zeeland is een benchmarkvragenlijst toegestuurd, met daarbij een invulhulp waarmee de formatie kon worden toegedeeld. De vragenlijst is ingevuld op basis van gegevens uit de begroting 2020 en overige eigen gegevens. Tijdens het proces is er vanuit Berenschot een toelichting gegeven op het invullen van deze vragenlijst, en is ondersteuning geboden in het geval van vragen. Vervolgens is er gecontroleerd of de

61287 – Vertrouwelijk

gegevens op de juiste manier zijn ingevuld en heeft er grondige validatie plaatsgevonden tijdens een validatiesessie. De gegevens zijn daarna naast de gegevens van de andere veiligheidsregio’s gelegd. Na deze stap zijn de definitieve cijferbijlage en het rapport opgesteld. Om de betrouwbaarheid van de benchmark zo groot mogelijk te maken, is er vanuit het projectteam van Berenschot nauwe betrokkenheid bij het team van de Veiligheidsregio Zeeland bij het invullen van de vragenlijst. De in totaal twaalf veiligheidsregio’s die deelnemen aan de benchmark zorgen voor een valide gemiddeld beeld dat goed vergeleken kan worden. Ondanks de vergelijkbaarheid van de veiligheidsregio’s, blijven er altijd aanzienlijke verschillen. Het is daarom van belang dat de benchmark zorgvuldig wordt geduid. De vergelijkbaarheid van de veiligheidsregio’s wordt zo groot mogelijk gemaakt door de waarden die uit de benchmark naar voren komen, in perspectief te plaatsen door middel van kengetallen en kwalitatieve duiding.

61287 – Vertrouwelijk

4. Uitkomsten primair proces 4.1 Inleiding De personele kosten van de primaire processen zijn onderverdeeld in zeven processen, namelijk besturende processen, beheersen van risico’s, voorbereiden op verlenen van hulp en zorg, brandweerprocessen, GHORprocessen, normaliseren van de situatie en bevolkingszorg. Daarnaast heeft het primaire proces overige kosten. In dit hoofdstuk wordt per proces een overzicht gegeven van de personele kosten, met daarbij de relevante maatstaven en prestatie-indicatoren. Onder de personele kosten vallen ook de kosten voor inhuur. Veiligheidsregio Zeeland heeft geen kosten voor inhuur opgenomen in de begroting. In andere veiligheidsregio’s wordt gemiddeld een absoluut bedrag van € 213.394 begroot voor inhuurkosten in de primaire processen.

4.2 Besturende processen Onder besturende processen valt het opstellen van beleid voor de organisatie en haar activiteiten. Er zijn drie verplichte planfiguren (regionaal risicoprofiel, regionaal crisis beleidsplan, regionaal crisisplan) waarvan het beleidsplan en het crisisplan uit dit bedrijfsproces komen. Ook het dekkingsplan komt voort uit dit proces. In de Veiligheidsregio Zeeland zijn de kosten voor de besturende processen hoog in vergelijking met het gemiddelde in de benchmark. De kosten bedragen € 24.653 per 10.000 inwoners. Dit is 34% hoger dan gemiddeld. De kosten voor besturende processen worden in elke veiligheidsregio gemaakt en zijn wat minder afhankelijk van de omvang van de veiligheidsregio.

Figuur 13. Besturende processen: personele kosten per 10.000 inwoners € 35.000 € 30.000 € 25.000 € 20.000 € 15.000 € 10.000 € 5.000 €X

VR ZLD

gemiddelde

Maatstaven en prestatie-indicatoren

Uw organisatie

Gemiddelde referentiegroep

381.252

560.330

Aantal gemeenten in veiligheidsregio

Aantal geplande bestuursvergaderingen (AB) in 2019

Aantal inwoners

61287 – Vertrouwelijk

4.3 Beheersen van risico’s Binnen het proces beheersen van risico’s horen de volgende vier sub-processen: •

Analyseren van risico’s

•

Verlenen van adviezen

•

Toezicht houden

•

Communiceren over risico’s.

De kosten voor het beheersen van risico’s zijn in de Veiligheidsregio Zeeland € 71.198 per 10.000 inwoners. In

vergelijking met de andere veiligheidsregio’s is dit 45% hoger dan gemiddeld.

Een mogelijke verklaring voor de hogere kosten is dat de Veiligheidsregio Zeeland in verhouding tot het aantal inwoners een groot aantal BRZO-bedrijven heeft. Dit levert in het beheersen van risico’s meer kosten op. Het grote aantal risico’s dat genoemd wordt in het risicoprofiel vraagt in het analyseren en uitwerken van deze

risico’s relatief veel capaciteit. Ook de samenwerking met België wat betreft grensoverschrijdende risico’s en een

gezamenlijk risicoprofiel valt binnen het proces beheersen van risico’s.

Het verlenen van adviezen gebeurt vanuit de veiligheidsregio aan het bevoegd gezag voor de ontwikkeling van kwetsbare objecten, objecten in de nabije omgeving van risicovolle bronnen en het groepsrisico in risicovolle gebieden. Doordat in Zeeland een grote diversiteit aan risicobronnen (vervoer gevaarlijke stoffen over weg, spoor, water en zware industrie) aanwezig is en er sprake is van een bijzondere geografie doordat Zeeland doorkruist is met water, behelst dit vaak complexe advisering. Bovendien is er in de afgelopen jaren, door de aantrekkende economie, een toename in de advisering te merken. Het toezicht houden gebeurt voornamelijk door inspecties, toezicht en handhaving bij BRZO-inrichtingen. Veiligheidsregio Zeeland heeft verhoudingsgewijs veel BRZO-inrichtingen (25) die jaarlijks worden bezocht. De ervaring binnen de veiligheidsregio is dat er een verschuiving plaatsvindt van bewustwording naar juridisering, waardoor steeds meer capaciteit nodig is. Complexiteit en kennisbehoefte voor de toezichthouders neemt toe, en vanwege de krapte op de arbeidsmarkt is er een tekort aan ervaren capaciteit bij inspectiepartners. Hierdoor wordt een groter beroep gedaan op de capaciteit van de veiligheidsregio. Binnen het team WWR zijn in 2018 prioriteiten gesteld vanwege krapte in de bezetting.

Het team heeft de prioriteiten gelegd bij het tijdig halen van de juridische termijnen ten aanzien van de advisering op bouwvergunningen en klantvriendelijkheid richting gemeenten. Bouwcontroles zijn uitgevoerd op basis van een risico-inschatting en in overleg met de gemeente. Deze werkwijze heeft ertoe geleid dat er verminderd aandacht is geweest voor de meerjarenplanning (gebruiksfase) die bestuurlijk is vastgesteld op basis van risico’s voor de jaren ’17 – ’23.

Diverse bedrijven in Zeeland hebben een bedrijfsbrandweeraanwijzing opgelegd gekregen. Naast het beoordelen en adviseren over bedrijfsbrandweeraanwijzingen vinden ook hier jaarlijkse aangekondigde en onaangekondigde inspecties plaats. Ook dit valt onder toezicht houden. Wat betreft communicatie over risico’s neemt de Veiligheidsregio Zeeland deel aan vakgroepen, interne en externe overleggen en initiatieven in lijn met Zeeland Veilig. In vergelijking met de andere sub-processen binnen het proces beheersen van risico’s zijn de kosten voor communicatie over risico’s kleiner. In vergelijking met de andere veiligheidsregio’s ligt de omvang van communicatie over risico’s in de buurt van het gemiddelde: in Zeeland 2,4% van de totale formatie en gemiddeld 2,0% van de totale formatie.

61287 – Vertrouwelijk

Figuur 14. Beheersen van risico’s: personele kosten per 10.000 inwoners € 70.000 € 60.000 € 50.000 € 40.000 € 30.000 € 20.000 € 10.000 €0 X

VR ZLD

gemiddelde De onderstaande maatstaven en prestatie-indicatoren geven aan dat de Veiligheidsregio Zeeland per 10.000 inwoners een redelijk gemiddeld aantal adviezen heeft gegeven op aangevraagde bouwvergunningen. Absoluut gezien is het aantal adviezen op aangevraagde bouwvergunningen en het aantal gebruiksvergunningen lager dan gemiddeld. Oorzaken liggen op het terrein van het bouwklimaat in Zeeland en daarnaast zijn er ook adviezen gegeven, die niet zijn geregistreerd en dus niet in deze optelling zijn meegenomen. De implementatie van Squit (digitaal VTH-systeem) zal ertoe bijdragen dat alle productie vanaf 2020 zal worden geteld. De afdeling heeft in 2018 vooral prioriteit gesteld in het tijdig afhandelen van deze adviezen. Het aantal gegeven adviezen voor evenementen is een optelling van de adviezen van de afdeling risico- en crisisbeheersing (222 adviezen) en de adviezen van de GHOR (168 adviezen). Het aantal gegeven adviezen voor evenementen per 10.000 inwoners ligt in de buurt van het gemiddelde. Adviezen door de Veiligheidsregio Zeeland worden vaak onderhands gegeven tijdens de APV overleggen die georganiseerd worden door de gemeente. De registratie van het aantal adviezen op evenementen tijdens deze overleggen vindt niet plaats. De preventisten worden hierop gemiddeld 4 uur per maand ingezet.

De speciale evenementen, waar extra tijd aan wordt besteed buiten de APV overleggen om, worden wel geregistreerd en staan in het overzicht vermeld. Het totaal aantal controles (op bouwvergunningen, gebruiksvergunningen en evenementen) per 10.000 inwoners is iets hoger dan het gemiddelde. Het aantal controles op bouwvergunningen is gemiddeld. Een opmerking hierbij is dat deze controles alleen plaatsvinden op verzoek van de gemeente in overleg met de preventist. Controles vinden in dit kader plaats op basis van een individuele afweging door de preventist en zijn dus niet beleidsmatig geprioriteerd door de VRZ. Verder is de registratie van dit soort controles niet op orde. Vanaf 2020 is dit wel het geval. De prioritering ten aanzien bouwcontroles zal in 2020 worden opgesteld. Het aantal controles op de gebruiksvergunningen en op evenementen is lager dan gemiddeld. De oorzaak die hieraan ten grondslag is de krapte in de personele bezetting. De prioriteit lag nadrukkelijk bij de advisering op vergunning aanvragen en het uitvoeren van controles tijdens de bouwfase. In 2019 is hierop ingegrepen met het beschikbaar komen van 1 extra fte voor het team WWR. De risicovolle objecten zijn geprioriteerd in de meerjarenplanning die bestuurlijk is vastgesteld vanaf 2017 tot en met 2023. De “markante objecten” zijn hierin opgenomen.

De indicatoren die betrekking hebben op ‘Brandveilig leven’ komen voor de Veiligheidsregio Zeeland allebei lager uit dan gemiddeld. Voor brandveilig leven en het organiseren van voorlichtingsbijeenkomsten was 1 fte beschikbaar in 2018. Verder waren er uren verdeeld over diverse medewerkers binnen het team WWR (0,76fte). De uren voor brandveilig leven die niet zijn belegd bij de fulltime medewerker, zijn vanwege de krapte niet of nauwelijks uitgevoerd. Inmiddels is dit in 2019 veranderd, en zijn de 1,76 fte belegd bij twee personen. De

61287 – Vertrouwelijk

verwachting is dat dit de productie ten goede komt. Andere veiligheidsregio’s hebben gemiddeld meer formatie beschikbaar voor het uitvoeren van deze taken.

Maatstaven en prestatie-indicatoren

Uw organisatie

Gemiddelde referentiegroep

Aantal relevante incidenttypen uit de handreiking regionaal risicoprofiel

Aantal gegeven adviezen op aangevraagde bouwvergunningen in 2018

769

924

-17%

Aantal gegeven adviezen op aangevraagde bouwvergunningen in 2018 per 10.000 inwoners

Aantal afgegeven gebruiksvergunningen voor bouwwerken in 2018

187

192

-2%

Aantal gegeven adviezen voor evenementen in 2018

390

504

-23%

Aantal gegeven adviezen voor evenementen in 2018 per 10.000 inwoners

Aantal controles op bouwvergunningen (door brandweer)in afgelopen jaar

272

Aantal controles op de gebruiksvergunningen (door brandweer) in 2018

805

1142

-30%

Aantal controles op evenementen (door brandweer) in 2018

-26%

Totaal aantal controles (optelling)

1.116

1.313

-15%

Totaal aantal controles (optelling) per 10.000 inwoners

Aantal markante objecten waar toezicht is gehouden in 2018

464

576

-20%

Aantal georganiseerde voorlichtingsbijeenkomsten in het kader van 'Brandveilig leven' in 2018

293

-66%

Aantal bezochte objecten in het kader van 'Brandveilig leven' in 2018

224

442

-49%

% verschil

61287 – Vertrouwelijk

4.4 Voorbereiden op verlenen van hulp en zorg Onder het voorbereiden op verlenen van hulp en zorg vallen in algemene zin de voorbereiding van de brandweer en de multi-kolom op inzet bij incidenten. Binnen dit proces horen de volgende sub-processen: •

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10519555/1