7.1 Archiefbewerkingsplan 2023_Definitief

Mocht voorafgaand aan de bewerking blijken dat het noodzakelijk is af te wijken van het normblad dan wordt dit opgenomen en vastgesteld in het beslisdocument. Indien tijdens de bewerking blijkt dat het noodzakelijk is af te wijken van het normblad dan wordt dit besproken in het ketenoverleg en in het ketenoverleg vastgesteld. Wanneer het ketenoverleg niet binnen afzienbare tijd wordt gehouden dat worden de afwijkingen van het normblad besproken tussen Doc-Direkt en Nationaal Archief en indien inderdaad aan de orde als voorlopige afspraak uitgevoerd en daarna alsnog bevestigd in het ketenoverleg.

31

Vragen omtrent de normen? Doc-Direkt en het NA hebben een Helpdesk Normen ingericht. Als er tijdens de bewerking van archieven of de behandeling van een verwervingsdossier vragen zijn over de norm of over de toepassing van de norm, dan kunt u contact opnemen met: ❖ voor medewerkers van Doc-Direkt:

Aike van der Ploeg Aike.Ploeg@minbzk.nl tel. 06-53168930 ❖ voor

medewerkers van het Nationaal Archief: caroline.leistra@nationaalarchief.nl tel. 06-55267923

Caroline

Leistra

32

Begripsbepaling Archief

Het geheel van archiefstukken, ongeacht vorm of medium, organisch gevormd en/of bijeengebracht en gebruikt door een afzonderlijke persoon, familie, of organisatie bij het uitvoeren van activiteiten en het uitoefenen van functies van die archiefvormer.

Archiefbescheiden

Archiefbescheiden als bedoeld in artikel 11, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995

Archiefbestanddeel

Een geordende eenheid van documenten, bij elkaar gebracht ofwel voor actueel gebruik door de archiefvormer, dan wel in het proces van archiefordening, omdat ze betrekking hebben op een zelfde onderwerp, activiteit of handeling. Een bestanddeel is doorgaans de basiseenheid binnen een rubriek.

Archiefdozen

Dozen van golfkarton, waarbij onder normale bewaaromstandigheden in archieven en bibliotheken na ten minste 10 jaar geen noemenswaardige achteruitgang is te constateren en waarvan geen nadelige invloed op de, in de doos bewaarde, archiefstukken mag plaatsvinden. Zie regel 2.3

Archiefomslagen

Omslagen van papier of karton, waarbij onder normale bewaaromstandigheden in archieven en bibliotheken na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang is te constateren en waarvan geen nadelige invloed op de, in het omslag bewaarde, archiefstukken mag plaatsvinden. Zie regel nr. 2.1

Archiefstuk

Vastgelegde informatie ongeacht vorm of medium, opgemaakt of ontvangen en beheerd door een organisatie of persoon in de uitvoering van handelen.

Beschrijvingseenheid

Een document of groep documenten ongeacht de materiële vorm, behandeld als een eenheid en als zodanig de basis voor een afzonderlijke beschrijving.

Four-flap

Archiefomslag voorzien van vier flappen, toe te passen bij het verpakken van archiefbescheiden die chemische of fysische reacties kunnen aangaan met andere archiefbescheiden, zoals fotografisch materiaal.

ICN-kwaliteitseis

Kwaliteitseis van het Instituut Collectie Nederland. Zie ICN Kwaliteitseisen

Hechtmechanieken

Bevestigingssystemen ter bundeling van archiefstukken in een archiefomslag dat voldoet aan ICN-kwaliteitseis no. 2.. Zie regel nr. 2.2

Kaartsysteem

Een geheel van systeemkaarten, waarop verschillende gegevens voorkomen die in een bepaalde volgorde zijn geplaatst.

Verpakkingseenheid

Zie beschrijvingseenheid.

Zelfklevende etiketten voor permanente bewaring

Zelfklevende etiketten voor dozen, omslagen en ander gebruik binnen over te brengen archiefbescheiden voldoen aan ICN-kwaliteitseis 15

33

B. NORM

Nr

Norm

1.

Archiefbescheiden

Toelichting

1.1

Archiefbescheiden zijn vrij van vuil en stof.

1.2

Archiefbescheiden zijn vrij van schimmels en insecten.

1.3

1.

1.4

Andere materialen dan dozen, omslagen en etiketten, die Wanneer door het verwijderen van materiaal schade dreigt voor de archiefstukken wordt hierover vooraf rechtstreeks met archiefbescheiden in contact komen met het NA afgestemd. Een voorbeeld is het bevatten geen: verwijderen van plakband: indien door het • metaal verwijderen van plakband beschadiging en/of informatieverlies optreedt, dan kan dit blijven zitten. • lignine Bij twijfel: • weekmakers contact opnemen met het Nationaal Archief. • co-polymeren van vinylchloride • andere stoffen die de archiefbescheiden kunnen Plakband dat verwijderd wordt mag niet vervangen beschadigen of de degradatie ervan bevorderen worden door zuurvrij plakband.

Bestrijding van schimmels geschiedt volgens de Wanneer schimmels of insecten worden aangetroffen in de door DocDirekt in beheer of bewerking richtlijnen van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed: Pluis in huis. Geïntegreerde bestrijding van zijnde archiefbestanden schakelt Doc-Direkt, in schimmels in archieven, Instituut afstemming met de zorgdrager en het Nationaal Archief, Collectie Nederland, Nationaal Archief, Provinciale Archiefinspecties, 1999. Bestrijding van insecten een deskundig restauratieatelier in. geschiedt volgens de richtlijnen van de Rijksdienst 2. Het restauratieatelier stelt in opdracht van Docvoor het Cultureel Erfgoed: Het loopt in de papieren. Direkt een plan van aanpak op. Geïntegreerde bestrijding van insecten in collecties, 3. Doc-Direkt legt het plan ter goedkeuring voor aan Instituut Collectie de zorgdrager en het Nationaal Archief. Nederland, Nationaal Archief, Koninklijke Bibliotheek, 2003. 4. Doc-Direkt voert het plan, na verkregen goedkeuring door de zorgdrager en het Nationaal Archief, uit.

Nietjes Indien losse alinea’s met nietjes vastgezet zijn aan een onderliggend paper, dan deze nietjes laten zitten en het papier met nietjes verpakken in een fourflap. Er zijn gevallen waarin nietjes niet verwijderd mogen worden uit documenten. Een voorbeeld is pasfoto’s in officiële documenten, zoals een paspoort, een medisch document. Wanneer de foto niet in een gesloten document zit zoals een paspoort maar op een los vel zit, dan wordt dit vel verpakt in een fourflap. Van het achterblijven van plakband en /of nietjes wordt in de inventaris geen melding gemaakt.

34

Nr

Norm

Toelichting

1.5

Kunststoffen mogen uitsluitend bestaan uit: • polystyreen • polyethyleen • polypropyleen • polycarbonaat.

Kunststoffen hebben een eigen code die op de producten te vinden zijn. Een overzicht van deze codes is te vinden op: https://nl.wikipedia.org/wiki/Rec yclingcode Deze codes zijn te vinden op het kunststof. Andere kunststoffen of niet te identificeren kunststoffen indien dit mogelijk is, verwijderen. Wanneer verwijderen niet mogelijk is omdat het bijvoorbeeld om een informatiedrager gaat, dan laten zitten en in een fourflap verpakken en aantekening maken voor CMS.

1.6

Banden en delen zijn behoorlijk gebonden.

Indien banden of delen niet in goede staat verkeren daar aantekening van maken en melden bij de CMS. In overleg met NA en zorgdrager wordt nader bepaald hoe verder te handelen. Gelijmde, gebrocheerde rapporten worden niet ontbonden maar blijven behouden als geheel. Alleen rapporten die anders gebonden zijn, zoals met zippels, ringruggen worden van hun binding ontdaan.

1.7

2.

Kaartsystemen worden verpakt in passende kaartendozen.

De verpakking van de kaartsystemen is zodanig dat de kaarten niet in wanorde kunnen geraken en goed raadpleegbaar zijn. Eventueel opvullen met zuurvrij vulmateriaal

Verpakkingsmaterialen en etiketten Zie Archiefregeling art. 9, lid 1.

2.1

Omslagen en mappen zonder hechtmechaniek voldoen aan ICNkwaliteitseis nummer 1.

2.2

Omslagen en mappen met hechtmechaniek voldoen Zie Archiefregeling art. 9, lid 2. aan ICNkwaliteitseisen nummer 2 en 12.

Het gebruik van deze hechtmechanieken is volgens de archiefregeling toegestaan. In deze norm wordt hiervan afgeweken. Het NA heeft deze hechtmechanieken liever niet in het archief vanwege de materiele schade die deze aan het archief brengen en de ruimte die de hechtmechanieken innemen in de dossiers. Alleen na afspraak mogen hechtmechanieken blijven zitten.

35

Nr

Norm

2.3

Archiefdozen voor standaardformaat papier voldoen Zie Archiefregeling, art. 10, lid 1. aan: • ICN-kwaliteitseis nummer 4 of 13, indien omslagen volgens ICNkwaliteitseis nummer 1 of 2 worden toegepast; of • ICN-kwaliteitseis nummer 3, indien de archiefbescheiden rechtstreeks in contact komen met het karton.

2.4

Bij de verpakking worden passende dozen gebruikt Zie verder hoofdstuk 3: verpakking van archiefbescheiden

Toelichting

Indien voor een archief ander verpakkingsmateriaal nodig is , dan wordt dit in het beslisdocument vastgelegd. Wanneer dit tijdens de bewerking naar voren komt, wordt er overleg gepleegd met het NA.

2.5

Zie Archiefregeling art. 10, lid 2. Karton voor archiefdozen van andere dan standaardformaten voldoet aan: • ICN-kwaliteitseis nummer 10 of 16, indien omslagen met ICNkwaliteitseis nummer 1 of 2 worden toegepast; of • ICN-kwaliteitseis nummer 11, indien de archiefbescheiden rechtstreeks in contact komen met het karton.

2.6

Verpakkingsmateriaal voor optische schijven voldoet Zie Archiefregeling, art. 15, lid 2. Een optische schijf is een gegevensdrager waarop aan NEN-ISO 18925:2002.

informatie is opgeslagen: cd’s, cd-roms, blu-ray, dvd’s. Diskettes, floppydiscs vallen niet hieronder, dat zijn magnetische dragers

2.7

Zelfklevende etiketten bestemd voor omslagen, mappen en archiefdozen voldoen aan ICNkwaliteitseis nummer 15.

3.

Verpakking van archiefbescheiden

3.1

Alle beschrijvingseenheden zijn verpakt in omslagen conform norm 2.1 en 2.2, en vervolgens in dozen conform norm 2.3 en 2.5.

Zie Archiefregeling art. 11, lid 1.

36

Nr

Norm

3.2

Voor het bepalen van de afspraken is het Wanneer er naast standaardformaten veel beslisdocument leidend. Indien hier geen buitenformaten in het archief aanwezig zijn meldt aanvullende afspraken staan over het verpakken van Doc-Direkt dit vooraf aan zorgdrager en Nationaal materiaal, dan wordt contact met het Nationaal Archief. Indien noodzakelijk maken zorgdrager, Doc- Archief opgenomen. Direkt en Nationaal Archief nadere afspraken over de wijze van verpakking ervan.

3.3

Archiefbescheiden die chemische of fysische reacties kunnen aangaan met andere archiefbescheiden worden binnen of buiten de verpakkingseenheid afzonderlijk verpakt. Zie ook bijlage 2: Praktische richtlijnen verpakken fotografisch materiaal

Toelichting

Zie ook norm 3.13 Toelichting: bijlage 2 is bestemd om te worden gebruikt in geval van fotocollecties e.d. Wanneer in een archief incidenteel foto’s aangetroffen worden, dan worden deze verpakt in fourflaps. Ingeplakte foto’s worden niet losgemaakt en worden door middel van fourflaps gescheiden van de overige bladen door een deel van een fourflap op het blad met de foto te leggen. In gevallen als hiervoor bedoeld wordt bij de beschrijving van de eenheid waarin zich foto’s bevinden daarvan in een NB melding gemaakt met het aantal foto’s dat bij de beschrijving hoort. Albumpagina’s en ringbinderdozen zijn slechts van toepassing bij seriematige fotocollecties en wanneer dat specifiek in het beslisdocument is vastgelegd.

3.4

Omslagen en pakken dikker dan 2 cm zijn voorzien van een sluitlint conform: Zie bijlage 1: Praktische richtlijnen: dozen en kaartenbakken

3.5

Dozen zijn gevouwen conform: bijlage 1: Praktische richtlijnen: dozen en kaartenbakken

3.6

Het is van belang passende archiefdozen te gebruiken (zie norm 2.4) De klep bevindt zich aan de linkerkant van de doos en deze sluit naar rechts. Zie foto in bijlage 1.

Dozen en omslagen zijn geëtiketteerd, de etiketten vermelden de naam van het archief, bloknummer en de volgnummers (inventarisnummers) van de aanwezige archiefbestanddelen, conform de bij het archief behorende toegang.

Etiketten voor de dozen en de omslagen worden geprint met nummers

Etikettering geschiedt conform bijlage 3 Praktische richtlijnen:etiketten

Etiketten op smalle dozen worden om de hoek geplakt waarbij het belangrijk is dat bloknummer en inventarisnummer aan de voorkant zichtbaar blijven: zie bijlage 3 voor voorbeeld.

Naam van het archief en bloknummer worden door het Nationaal Archief toegekend.

37

Nr

3.7

Norm

Toelichting

Het verpakken en etiketteren van kaarten en tekeningen geschiedt in overleg met het Nationaal Archief. De aanpak is gebaseerd op de praktische richtlijnen kaarten en tekeningen en wordt vastgelegd in het beslisdocument.

Indien in het beslisdocument hier geen afspraken over gemaakt zijn, wordt contact opgenomen met het NA.

Zie bijlage 4: Praktische richtlijnen kaarten en tekeningen 3.8

Dozen moeten zo gevuld worden dat ze niet bol staan, dat de stukken niet naar beneden zakken en dat de stukken eenvoudig uit de doos te halen zijn.

De dozen moeten zo gevuld zijn dat de stukken er gemakkelijk uit kunnen worden gehaald zonder dat de stukken beschadigd raken. Teveel ruimte is niet toegestaan omdat de archiefbescheiden in de doos dan kunnen uitzakken. Zie ook norm 3.9 Om te bepalen of de doos juist gevuld is, kun je het middelste dossier uit de doos halen. Indien dit lukt zonder andere dossiers mee te trekken, dan is de doos goed gevuld (mits deze niet half leeg is natuurlijk).

3.9

De dozen mogen na verpakking niet te zwaar zijn en moeten onbeschadigd zijn. Het maximale gewicht van een doos met inhoud bedraagt 15 kilo.

3.10

Wanneer op niet-zuurvrije mappen en dossieromslagen relevante informatie staat wordt vooraf met zorgdrager en Nationaal Archief afgestemd wat te doen met deze informatie. Indien nodig kan worden besloten om deze niet-zuurvrije verpakking toch in het archief te laten zitten.

De aanpak wordt vastgelegd in het beslisdocument.

3.11

Indien in het archief zogenaamde geeltjes (post-its) worden aangetroffen, worden deze met zuurvrij plakband op de aangetroffen plek in het dossier vastgezet indien het dossier voor bewaring in aanmerking komt.

Zodra een dossier in aanmerking komt voor bewaren, dan komt ook een geeltje in het dossier voor bewaring in aanmerking.

3.12

Bij het verpakken in kaartenbakken moet er voldoende ruimte in de kaartenbak zijn zodat de kaarten goed raadpleegbaar zijn, maar niet zo ruim dat kaartjes door elkaar kunnen raken. Waar nodig wordt een stop toegepast Zie bijlage 1: Praktische richtlijnen: dozen en kaartenbakken

Kaartjes moeten rechtop staan en de kaartjes moeten genoeg ruimte hebben dat ze raadpleegbaar zijn.

3.13

Het verpakken en etiketteren van fotomateriaal geschiedt in overleg met het Nationaal Archief. De aanpak is gebaseerd op de praktische richtlijnen: verpakken van fotografisch materiaal en wordt vastgelegd in het beslisdocument. Dit geldt onder meer voor de onder norm 3.3 bedoelde archiefbescheiden.

Zie de toelichting bij norm 3.3

38

Zie bijlage 2: Praktische richtlijnen verpakken fotografisch materiaal 4.

Transport

4.1

Voorafgaande aan transport van archiefbescheiden naar het Nationaal Archief of Regionaal Historisch Centrum levert Doc-Direkt per archiefblok de volgende gegevens en documenten op:

Vervallen nummers zijn niet toegestaan. Wanneer er tijdens de bewerking uitzonderingen zijn, dan dienen die voorafgaand gemeld te worden.

Gegevens: • Bloknummer archief • Naam archief • Projectnummers Doc-Direkt en Nationaal Archief Documenten: • opgave van laagste en hoogste inventarisnummer; • omvang archiefblok in strekkende meters tot op 1 cijfer achter de komma; • verklaring dat geen inventarisnummers zijn uitgeleend, respectievelijk lijst van uitgeleende nummers; • verklaring dat geen inventarisnummers door andere oorzaken ontbreken, respectievelijk lijst van ontbrekende nummers; • waar van toepassing: opgave van gebruikte afwijkende verpakkingsformaten (aantal per afwijkend formaat); • verklaring dat archief vrij is van schimmel en insecten; waar van toepassing alle schaderapporten en rapporten behandelingswerkzaamheden.

39

Bijlage 1. Praktische richtlijnen: dozen en kaartenbakken (zie norm 3.4, 3.5 en 3.12) Dozen • • • • • • •

De lipjes van de dozen dienen tussen de binnen- en buitenwand van de doos gevouwen te worden. De gevouwen lipjes geven de doos zijn stevigheid. De klep van de doos sluit aan de rechterzijde: zie foto. Alle mogelijke metaalwaren (nietjes etc.) dienen verwijderd te worden. Alle plastics die niet genoemd worden in norm 1.5 dienen verwijderd te worden. Alle archiefbescheiden (ook boekbanden) worden van passende omslagvellen voorzien. De omslagen worden voorzien van etiket met een geprint inventarisnummer (zie norm 3.6) Om onderscheid tussen dossiers te behouden kunnen inschietvellen of verkorte omslagen gebruikt worden. Keperband (naturel) is noodzakelijk bij pakken die dikker zijn dan 2 cm. Keperband wordt enkelvoudig in de breedte van een omslag gestrikt, met de strik naar de deksel van de doos toe. Dit geeft ruimte in de breedte van de doos om de pakketten in en uit de doos te halen (zie norm 3.4)

Passende verpakking •

•

De grote variatie in maten en soorten archiefdozen die verkrijgbaar zijn, vraagt in een aantal gevallen extra aandacht van zorgdragers en archiefbewerkers t.a.v. het zoeken naar de juiste verpakkingsmaterialen. Dit is voor het Nationaal Archief noodzakelijk omdat alleen door het gebruik van passende archiefdozen een optimale berging van archief mogelijk kan worden gemaakt. Daarnaast kan door sluitende verpakking optimale bescherming geboden worden aan de archiefstukken. De verscheidenheid aan archiefstukken maakt het ook noodzakelijk dat verschillende maten en soorten archiefdozen gebruikt moeten worden. Foto’s, negatieven, kaarten, registers of indexkaartjes vragen om een andere bergingsdoos dan losbladige A4 of folio-vellen.

40

Kaartenbakjes • •

Kaartenbakjes worden zodanig gevuld dat (toegangs)kaartjes makkelijk leesbaar blijven en niet te dicht tegen elkaar gedrukt zijn. Op deze manier zijn ze goed raadpleegbaar in de bak: zie norm 3.12 Halfvolle bakjes worden voorzien van een “stop” zodat de kaartjes niet door elkaar raken: zie norm 3.12

41

Bijlage 2. Praktische richtlijnen: verpakken fotografisch materiaal (zie norm 3.3 en 3.13)

Het verpakken van fotografisch materiaal geschiedt in overleg met het Nationaal Archief. Deze afspraken worden vastgelegd in het beslisdocument. Voor het verpakken van afzonderlijke foto’s in archieven waar deze incidenteel voorkomen wordt verwezen naar norm 3.3 en 3.13 Voor archieven die voor een groot deel uit foto’s bestaan worden specifieke afspraken met het Nationaal Archief over de verpakking gemaakt. Deze afspraken worden in het beslisdocument vastgelegd.

42

Bijlage 3. Praktische richtlijnen: etiketten (zie norm 3.6) 1. Materiaal Papier, inkt en hechtmaterialen voldoen aan de eisen die de de Archiefregeling (Stb. 2010, nr. 70), in het bijzonder de artikelen 4, 5 en 11 wet stelt aan verpakkingsmaterialen. Zelfklevende etiketten voldoen aan ICN-kwaliteitseis 15 2. Afmetingen Voor etiketten op dozen geldt het volgende formaat: de afmetingen bedragen ongeveer 9 x 7 cm. Deze worden liggend (landscape) geplakt: breedte is 9 centimeter en de lengte is 7 centimeter. Etiketten op smalle dozen worden zo geplakt zodat op de voorkant van de doos op het etiket bloknummer en inventarisnummer(s) nog te lezen zijn (zie foto) Afwijkingen plus of min één centimeter zijn toegestaan, zolang dit niet ten koste gaat van de leesbaarheid en overzichtelijkheid van de informatie. Voor etiketten op omslagen geldt het volgende formaat: de afmetingen bedragen ongeveer 6 x 3 cm tot 9 x 7. Afwijkingen plus of min een halve centimeter zijn toegestaan, zolang dit niet ten koste gaat van de leesbaarheid en overzichtelijkheid van de informatie.

43

3. Opmaak en tekst Etiketten worden opgemaakt volgens onderstaand sjabloon

[naam archiefbewaarplaats] [bloknummer] [witregel of bloknaam indien 4 regels nodig] [bloknaam] [bloknaam] [bloknaam] Inv.nr. [inventarisnummer]

Het etiket biedt voldoende ruimte voor negen (9) regels. De eerste regels zijn opgemaakt in lettertype Times New Roman, lettergrootte 12. Zij bevatten de volgende gegevens: • r. 1: de tekst '[naam archiefbewaarplaats]' (in hoofdletters). • r. 2: bloknummer • r. 3: een witregel. Deze dient om de naam (of logo) van de archiefbewaarplaats te scheiden van de overige gegevens. • r. 4-7: de volledige bloknaam zoals deze in het archiefbeheersysteem en het beslisdocument is vastgelegd. In principe zijn hiervoor alle vier regels beschikbaar. Maar als de volledige bloknaam binnen drie regels past, dient de eerste regel onbeschreven te blijven. Deze fungeert dan als witregel waarmee het bloknummer van de bloknaam wordt gescheiden. • r. 8: een witregel • r. 9: de tekst 'Inv.nr.', gevolgd door een spatie en het volgnummer (inventarisnummer). N.B.: Deze regel is opgemaakt in lettertype Times New Roman, lettergrootte 14. De gegevens worden gecentreerd opgenomen. Dus niet links uitlijnen. Als een bloknaam uit verschillende componenten is opgebouwd, wordt voor elk component een nieuwe regel gebruikt: • de naam van de hoofdorganisatie; • de naam van de afdeling (directie, directoraat-generaal);

44

4. Bevestiging Bij omslagen wordt het etiket aangebracht in de rechterbovenhoek, op ca. 1 cm. van de randen.

Bij dozen is de plaats van het etiket is afhankelijk van de manier waarop de doos wordt geborgen. • Bij dozen die staand worden geborgen, wordt het etiket op de voorkant ca. 1 cm van de onderrand van de doos liggend (landscape) geplakt (bij Doc-Direkt op het streepje). (De voorkant van de doos is de kant waarbij de klep zich links bevindt en rechts sluit.) Indien de breedte van de doos daarvoor voldoende ruimte biedt, moet het etiket gecentreerd worden aangebracht. • Bij dozen die liggend worden geborgen, komt het etiket altijd rechtsboven in de hoek van de voorkant van de doos, uitdrukkelijk niet bovenop de doos. • De inventarisnummers worden op het etiket geprint.

45

Bijlage 4. Praktische richtlijnen: kaarten en tekeningen (zie norm 3.7) Algemeen • •

•

Op papieren kaarten en tekeningen wordt met zuurvrije etiketten (6,3 x 3,2cm) algemene en unieke kenmerken aangebracht. Indien een kaart of tekening uit ander materiaal dan papier bestaat, zoals calque, dan wordt in overleg met het Nationaal Archief bepaald hoe de zuurvrije etiketten aangebracht worden. Ook in het geval van een kaarten of tekeningencollectie wordt vooraf afgestemd met het Nationaal Archief over de materiele verzorging van een dergelijke archief. Beslissingen worden vastgelegd in het beslisdocument. Het zuurvrije etiket wordt aan de achterzijde rechtsonder aan de lange zijde van de kaart geplakt, daar waar geen gegevens staan. De hele lay-out met gegevens van de etiketten wordt overlegd met deskundigen van het NA.

Voor archieven die voor een groot deel uit kaarten en/of tekeningen bestaan worden specifieke afspraken over de verpakking gemaakt met het Nationaal Archief. Deze afspraken worden in het beslisdocument vastgelegd.

46

Addendum 9. Zeeuws Archief Toegangsnummers hoeven nergens vermeld te worden. Verder behoeven er geen etiketten aangebracht te worden omdat deze toch worden vervangen. Kortom, als het mogelijk is ontvangen het ZA het liefst de doos met omslagen waarop alleen in potlood de betreffende gegevens zijn aangebracht zodat het ZA het bestand naar eigen normen kan inrichten.

47