Document · PDF

7.1 Archiefbewerkingsplan 2023_Definitief

Gemeenteraad 3 juli 2025, gemeente HulstBij agendapunt: Raadsvoorstel tot vaststellen van archiefbewerkingsplan "Verder bouwen aan onze informatievoorziening".11.498 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

ARCHIEFBEWERKINGSPLAN 2023 GEMEENTE HULST

COLOFON Auteur •

Marion Kouwenberg, senior informatiespecialist, VHIC

Wijzigingenbeheer

Versie

Datum

Korte omschrijving aanpassing

0.1

10-1-2022

1e concept

0.2

8-2-2022

2e concept met aanvullingen/wijzigingen van Michel van der Hulst, adviseur

0.3

6-6-2023

3e concept

0.4

19-7-2023

4e concept met aanvullingen/wijziging van Michel van der Hulst, adviseur

1.0

Definitieve versie

Auteursrecht Tenzij anders is overeengekomen, dient dit rapport uitsluitend voor intern gebruik door de gemeente Hulst.

INHOUDSOPGAVE Colofon

....................................................................................................................................... 1

Auteur ........................................................................................................................................... 1 Wijzigingenbeheer .......................................................................................................................... 1 Auteursrecht .................................................................................................................................. 1 Inleiding

....................................................................................................................................... 4

Aanleiding...................................................................................................................................... 4 Scope ............................................................................................................................................ 4 Perceel 1 ................................................................................................................................... 4 Perceel 2 ................................................................................................................................... 4 Perceel 3 ................................................................................................................................... 4 Perceel 4 ................................................................................................................................... 4 Perceel 5 ................................................................................................................................... 4 Perceel 6 ................................................................................................................................... 5 Richtlijnen en Kaders.......................................................................................................................

5 Beschrijving van de archiefbestanden ............................................................................................... 5 Toegankelijkheid ............................................................................................................................ 5 Bewerking van de bestanden ................................................................................................................ 6 Werkzaamheden ............................................................................................................................ 6 Prioritering van werkzaamheden ................................................................................................. 6 Beschrijving werkzaamheden ...................................................................................................... 6 Stap 1: waarderen en selecteren ............................................................................................. 6 Stap 3: beschrijving van de te bewaren archiefbescheiden ......................................................... 6 Stap 4: opstellen van inventarissen .......................................................................................... 7 Stap 5: toewijzen van dossiers aan een archief ..........................................................................

8 Stap 6: beschrijven van de te vernietigen archiefbescheiden ...................................................... 8 Stap 7: materiële verzorging ................................................................................................... 8 Stap 8: vernietiging van dossiers.............................................................................................. 8 Middelen ....................................................................................................................................... 9 Registratiesystemen ................................................................................................................... 9 Bewerkingsteam ........................................................................................................................... 10 Doorlooptijd................................................................................................................................. 10 Investering voor de benodigde bewerkingen.................................................................................... 10 Randvoorwaarden ........................................................................................................................ 11 Inrichting werkruimte ...............................................................................................................

11 Kwaliteitsbewaking .................................................................................................................. 11 2

Sturingsinstrumenten ............................................................................................................... 11 Afsluiting van het project .......................................................................................................... 11 Verantwoordelijkheden voor de gemeente Hulst ......................................................................... 11 Resultaten ..................................................................................................................................... 13 Blijvend te bewaren ...................................................................................................................... 13 Te vernietigen .............................................................................................................................. 13 Bijlage 1

Overzicht overheidsarchieven en nog te verrichten werkzaamheden ................................... 14

Bijlage 2

Overzicht inventariseren looptijden .................................................................................. 18

Bijlage 3

Planning inventarisatie archieven...................................................................................... 21

Bijlage 4

Voorbeeld van vernietigingslijsten in Excel ......................................................................... 22

Bijlage 5

Voorbeeld van een inventaris in Excel................................................................................ 23

Bijlage 6

Beleidsregel criteria bewerking codearchieven ................................................................... 24

Bijlage 7

Normenblad Nationaal Archief Materiële staat ................................................................... 30

INLEIDING Aanleiding De gemeente Hulst valt onder het regime van de Archiefwet en heeft daarom de plicht om haar archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te beheren. Om te kunnen voldoen aan de normen en eisen die de Archiefwet stelt, wil de gemeente Hulst inzicht hebben in de aard van de werkzaamheden die moeten worden verricht. Met bijbehorende planning, middelen en doorlooptijd, om verschillende archiefbestanden te inventariseren. Er moet een achterstand in het dynamisch archief worden weggewerkt en dossiers moeten worden afgesloten en geïnventariseerd zodat ze kunnen worden overgedragen naar het statisch archief. De te bewerken archieven hebben een totale omvang van circa 1370 strekkende meter en staan voornamelijk in de archiefbewaarplaats en het voorportaal van de archiefbewaarplaats in het stadhuis. In dit kader is een archiefbewerkingsplan opgesteld voor het bewerken van de verschillende archiefbestanden van de gemeente Hulst, haar rechtsvoorgangers en enkele particulieren archieven over de periode 1796 tot heden. Dit bewerkingsplan beschrijft de scope van de uit te voeren werkzaamheden, de randvoorwaarden, de globale tijdsplanning, de inventarisatie van bestanden en inzet van medewerkers.

Scope Binnen de scope van dit archiefbewerkingsplan vallen de onderstaande archieven: Perceel 1 • Archieven van de gemeente Hulst 2003-2017; • Archieven van de gemeente Hulst 1970-2003; • Archieven van de gemeente Hulst 1815-1970. Perceel 2 • Archieven van de gemeente Hontenisse 1970-2003; • Archieven van de gemeente Hontenisse 1936-1970; • Archieven van de gemeente Hontenisse 1788-1936. Perceel 3 • Archieven van de gemeente Clinge 1796-1970; • Archieven van de gemeente Hengstdijk 1796-1936; • Archieven van de gemeente Sint-Jansteen 1815-1970; • Archieven van het magistraat heerlijkheid Sint-Jansteen 1648-1815. Perceel 4 • Archieven van de gemeente Graauw 1796-1970; • Archieven van de gemeente Boschkapelle 1796-1936; • Archieven van de gemeente Ossenisse 1796-1936; • Archieven van de gemeente Stoppeldijk 1796-1936; • Archieven van de gemeente Vogelwaarde 1936-1970; • Archieven van het stadsbestuur en de Weeskamer van Hulst. Perceel 5 • Archieven van het magistraat Hulster Ambacht 1503-1796; • Archiefbescheiden van diverse notarissen; • De bouw- en omgevingsvergunningen; • De Hinderwet- en milieuvergunningen.

Perceel 6 • Diverse losse stukken; • Brondocumenten, huisnummerkaarten, begraafplaatsadministraties, wegenleggers, hulpkaarten, bevolkingsregisters, persoonskaarten en ingebonden notulen.

Richtlijnen en Kaders Naast de van toepassing zijnde wet- en regelgeving zal het bewerken van de archiefbestanden volgens de volgende wensen en richtlijnen plaatsvinden: • De lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van na 1850, vastgesteld in 1983; • De selectielijst voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, vastgesteld in 2012; • De selectielijst voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017, vastgesteld in 2017; • De selectielijst voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2020, vastgesteld in 2020; • De beleidsregelcriteria voor bewerking van code-archieven; • De Basis Archief Code voor gemeentelijke administraties van de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten (VNG).

Beschrijving van de archiefbestanden De gemeente Hulst en haar rechtsvoorgangers zijn de archiefvormers van de archieven. Deze archieven staan verspreid over de locaties in het stadhuis, waarbij de te bewaren archieven in de archiefbewaarplaats van het Stadhuis en de op termijn te vernietigen bescheiden in het voorportaal van de archiefbewaarplaats staan.

Toegankelijkheid De archieven uit de verschillende perioden zijn op de volgende manier toegankelijk gemaakt: • Het archief van de gemeente Hulst uit de periode 2003-heden is deels toegankelijk met behulp van de systemen Corsa en Djuma; • De archieven van de gemeente Hulst en de gemeente Hontenisse uit de periode 1970-2002 zijn toegankelijk met behulp van Excel-bestanden; • De archieven van de rechtsvoorgangers van de gemeente Hulst uit de periode tot 1970 zijn (deels) toegankelijk met behulp van getypte inventarissen.

BEWERKING VAN DE BESTANDEN Werkzaamheden Prioritering van werkzaamheden (zie ook bijlage 1) 1. De bestanden van de archieven van de gemeente Hulst en Hontenisse komen als eerste in aanmerking voor bewerking. Deze bestanden hebben de hoogste actualiteitswaarde en zijn daarom van het grootste belang voor de organisatie. 2. Daarna komen de bestanden van de overige rechtsvoorgangers. 3. Als laatste komen de overgedragen archieven (notarissen en Hulster Ambacht) van het Zeeuws-Archief voor bewerking in aanmerking. Beschrijving werkzaamheden Voor het bewerken van de bestanden zijn de werkzaamheden in de volgende stappen uit te splitsen: 1. Het toevoegen van losse stukken aan bestaande of nieuwe dossiers; 2. Het waarderen en selecteren van archiefbescheiden op dossierniveau; 3. Het beschrijven van te bewaren archiefbescheiden; 4. Het opstellen van inventarissen in Excel; 5. Het toewijzen van dossiers aan een archief; 6. Het beschrijven van te vernietigen archiefbescheiden in Excel; 7. Het verzorgen van de materiële bewerking.

Stap 1: waarderen en selecteren Voor de selectie en waardering van de archiefbescheiden dienen verschillende lijsten te worden gebruikt, te weten: • Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van na 1850, vastgesteld in 1983; • Selectielijst voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, vastgesteld in 2012; • Selectielijst voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017, vastgesteld in 2017; • Selectie voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2020, vastgesteld in 2020. Het gebruik van de juiste selectielijst is afhankelijk van de datering van de archiefbescheiden in de dossiers. De gemeente Hulst zal selectie op dossierniveau uit te voeren. Dit betekent dat er op dossierniveau bekeken wordt of het gehele dossier te vernietigen of te bewaren is. Uitgangspunt is daarbij dat wanneer 70% of meer van de stukken blijvend te bewaren zijn volgens de selectielijst, het gehele dossier wordt bewaard. Bij minder dan 70% te bewaren stukken in het dossier wordt het dossier op tabniveau gesplitst. De te bewaren stukken worden dan opgenomen in een nieuw dossier en de overige stukken worden op vernietiging afgesteld.

Stap 3: beschrijving van de te bewaren archiefbescheiden Van alle bestanden van de gemeente Hulst en haar rechtsvoorgangers moet voor elke archiefvormer een beschrijvende inventaris en een inleiding worden opgesteld. Het voordeel van het opstellen van een inventaris in Excel is dat de toegangen één op één overgezet kunnen worden in het collectiebeheerssysteem waardoor het voor een ieder openbaar doorzoekbaar is. 6

Er kan gekozen worden voor aparte Excel-bestanden (voor elke archiefvormer één Excel-bestand) of voor één Excel-bestand met daarin per archiefvormer een tabblad 1. Dit laatste maakt het zoeken eenvoudiger omdat er in alle inventarissen tegelijkertijd gezocht kan worden. Stap 4: opstellen van inventarissen De begin- en eindtermijnen van de archieven en inventarissen laten zich bepalen door de herindelingen en samenvoegingen van de rechtsvoorgangers van de gemeente Hulst. De volgende inventarissen moeten worden vervaardigd en/of aangepast: • Archieven van de gemeente Hulst 1815-2017; • Archieven van de gemeente Hontenisse 1788-2003; • Archieven van de gemeente Clinge 1796-1970; • Archieven van de gemeente Hengstdijk 1796-1936; • Archieven van de gemeente Sint-Jansteen 1815-1970; • Archieven van het magistraat heerlijkheid Sint-Jansteen 1648-1815; • Archieven van de gemeente Graauw 1796-1970; • Archieven van de gemeente Boschkapelle 1796-1936; • Archieven van de gemeente Ossenisse 1796-1936; • Archieven van de gemeente Stoppeldijk 1796-1936; • Archieven van de gemeente Vogelwaarde 1936-1970; • Archieven van het Stadsbestuur en de Weeskamer van Hulst; • Archieven van het magistraat Hulster Ambacht 1503-1796; • Archieven van diverse notarissen; • De bouw- en omgevingsvergunningen; • De Hinderwet- en milieuvergunningen; • Diverse losse stukken; • Brondocumenten, huisnummerkaarten,

begraafplaatsadministraties, wegenleggers, hulpkaarten, bevolkingsregisters, persoonskaarten en ingebonden notulen. De archieven van de gemeente Hulst en haar rechtsvoorgangers vóór 1970 moeten opnieuw bekeken en aangepast worden. In het verleden zijn hier deels al inventarissen opgesteld maar de kwaliteit is slecht en vaak onvolledig. Ook is er bij verschillende bestanden een cesuur aangebracht waarvan het onduidelijk is wat er mee bedoeld wordt. De bouw-, hinderwet- en milieuvergunningen zijn nu als aparte series weggezet, evenals de brondocumenten, huisnummerkaarten, begraafplaatsadministraties, wegenleggers, hulpkaarten, bevolkingsregisters, persoonskaarten en ingebonden notulen. Deze archiefbescheiden dienen opgenomen te worden in een inventaris waartoe zij behoren (afhankelijk van de datum van de beschikking). De gemeente Hulst heeft besloten om de series bouw- en omgevingsvergunning, hinderwet- en milieuvergunningen en de bevolkingsregisters als aparte series in de archiefbewaarplaats te laten staan, maar ze wel als verzamelbeschrijving op te nemen in de desbetreffende inventaris. Al de andere bescheiden dienen in de inventarissen verwerkt te worden als afzonderlijke beschrijvingen.

De gemeente Hulst heeft intern besloten dat er één Excel-bestand wordt gemaakt met daarin voor iedere inventaris een apart tabblad.

De particulieren archieven zijn wel opgenomen in de archiefbewaarplaats maar de gemeente is hiervan geen eigenaar. Om deze archieven te bewerken, zal eerst contact gezocht moeten worden met de eigenaren. De bewerking hiervan is daarom niet meegenomen in dit archiefbewerkingsplan. Fotocollectie(s), kaarten en charters zijn niet meegenomen in dit archiefbewerkingsplan. Stap 5: toewijzen van dossiers aan een archief De looptijd van dossiers komt niet altijd overeen met de hierboven beschreven begin- en eindtermijnen van de archieven. Het is mogelijk dat de looptijd van een dossier deze termijnen overschrijdt. In dat geval bepaalt de datum van het besluit in het dossier aan welk archief het dossier wordt toegewezen. Is er geen sprake van een duidelijke besluitdatum, dan dient het zwaartepunt van de besluitvorming de toewijzing te bepalen. Stap 6: beschrijven van de te vernietigen archiefbescheiden Na selectie en waardering worden de voor vernietiging geselecteerde archiefbescheiden beschreven in een Excel-bestand. Dit levert verschillende vernietigbare series, opgesplitst op vernietigingsjaar, op die in overzichten zijn vastgelegd. Zie voor een voorbeeld van vernietigingslijsten in Excel bijlage 4.

De omschrijvingen van de vernietigbare dossiers worden als volgt opgebouwd: • Het “oude” inventarisnummer/volgnummer; • Het classicifacatienummer; • De inhoudsomschrijving; • Begin- en einddatering van het dossier; • Het vernietigingsjaar en volgnummer; • Eventuele opmerkingen van de bewerker. Stap 7: materiële verzorging Alle te bewaren dossiers dienen (indien dit nog niet gebeurd is) materieel te worden verzorgd. Onder materiële verzorging wordt verstaan: • Het verwijderen van oude hechtmiddelen zoals nietjes, paperclips en plastic omslagen; • Het verpakken van de archiefbescheiden in zuurvrije omslagen (met hechtmechaniek zonder weekmakers); • Het verpakken van de zuurvrije omslagen in zuurvrije dozen; • Het etiketteren van archiefomslagen en archiefdozen. De te gebruiken materialen dienen te voldoen aan de eisen voor duurzaamheid conform de Archiefregeling, geldend vanaf 1 januari 2014 t/m heden. Stap 8: vernietiging van dossiers De op termijn te vernietigen dossiers die in een Excel-bestand worden beschreven, dienen volgens de voor de gemeente Hulst geldende procedure vernietigd te worden door een gecertificeerd bedrijf. Dit houdt in: 1. De vernietigingslijst wordt gesorteerd op afdeling; 2. De lijst wordt ter goedkeuring naar het desbetreffende afdelingshoofd gestuurd; 3. Na goedkeuring van het afdelingshoofd wordt er een verklaring van vernietiging opgesteld; 4.

De verklaring van vernietiging met de vernietigingslijst als bijlage worden ter goedkeuring aan de archivaris voorgelegd; 5. Na goedkeuring en ondertekening van de verklaring door de archivaris wordt er contact opgenomen met een gecertificeerd vernietigingsbedrijf voor het leveren van een (afgesloten) container;

6. De te vernietigen stukken worden in de container geplaatst; 7. De container wordt afgevoerd en de bescheiden worden vernietigd door versnippering of verbranding; 8. De verklaring van vernietiging en de vernietigingslijst worden opgenomen in het archief. Deze zijn blijvend te bewaren.

Middelen Registratiesystemen Voor het opstellen van de inventarissen wordt het programma MS Excel gebruikt. Om deze bestanden vervolgens eenvoudig te kunnen importeren naar het collectiebeheerssysteem moeten de volgende velden worden ingericht: • Kolom A: Rubrieknummer (algemeen); • Kolom B: Rubrieknaam; • Kolom C: Sub-rubriek 1 (hoofdindeling BAC); • Kolom D: Sub-rubriek naam 1 (hoofdomschrijving BAC); • Kolom E: Sub-rubriek 2 (classificatiecode BAC); o Er wordt alleen gebruik gemaakt van de classificatienummers uit de selectielijst voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, vastgesteld in 2012. Hiervoor is gekozen om het sorteren van de inventaris op een makkelijke manier uit te kunnen voeren. • Kolom F: Sub-rubriek naam 2 (deelomschrijving BAC); • Kolom G: Voorlopig inventarisnummer; • Kolom H: Dossiernummer opdrachtgever; • Kolom J: Omschrijving dossier / map; • Kolom K: Persoonsgegevens m.b.t. verkopen, aankopen, ruilingen en vergunningen; • Kolom L: Beginjaar; • Kolom M: Eindjaar; • Kolom N: Notabene (NB); • Kolom O: Uiterlijke vorm; • Kolom P: Openbaar vanaf JJJJ; • Kolom Q: Motivatie beperking; • Kolom R: Opmerkingen bewerker. Zie voor een voorbeeld van een inventaris in Excel bijlage 5.

De inventarissen dienen naast de dossieromschrijvingen ook voorzien te worden van een inleiding waarin beschreven wordt: • De geschiedenis van het archief, inclusief de periode en cesuren en de verschillende onderdelen; • De verantwoording van de inventaris, zoals het archiefschema, de selectie en vernietiging en materiële verzorging; • Aanwijzingen voor de onderzoeker; • Een slotopmerking. Het voordeel van deze manier van registreren is dat het ordenen van de dossieromschrijvingen onder rubrieken en omnummeren van de bestanden niet handmatig hoeft te worden uitgevoerd. En ander voordeel is de eenvoudige import in het collectiebeheerssysteem.

Bewerkingsteam Het bewerken van eerder genoemde archieven kan op diverse manieren worden uitgevoerd, te weten: • Op stukniveau; • Op tabniveau; • Op dossierniveau. Het bewerken op stukniveau is de meest intensieve manier van bewerken, maar levert wel de beste kwaliteit van de archieven op. Bij deze bewerking worden alleen de blijvend te bewaren archiefbescheiden behouden en alle andere bescheiden komen op de vernietigingslijs(en) te staan. Deze bewerking levert ook de meeste ruimtewinst in de archiefbewaarplaats op. Het bewerken op tabniveau is minder intensief, maar hier blijven redelijk wat archiefbescheiden bewaard die eigenlijk op termijn vernietigd mogen/moeten worden. Ook deze bewerking levert nog ruimtewinst in de archiefbewaarplaats op. Het bewerken op dossierniveau is de snelste manier van bewerken. Bij deze manier van bewerken blijven er wel veel archiefbescheiden in de dossiers aanwezig die op termijn feitelijk vernietigd hadden moeten worden. Het aantal te bewerken meters per bewerker per dag per manier van bewerken is2: • Op stukniveau circa 25 centimeter per dag; • Op tabniveau circa 75 centimeter per dag; • Op dossierniveau circa 1,5 meter per dag. De gemeente Hulst heeft hierom besloten op dossierniveau te bewerken. Er zal gekeken moeten worden, hoe de bewerking uitgevoerd gaat worden. Gekozen is voor de inzet van een extern bureau en medewerkers van team DIB.

Werkzaamheden kunnen bijvoorbeeld als volgt verdeeld worden: • De medewerkers van het externe bureau selecteren, bewerken en beschrijven de blijvend te bewaren archieven; • Een medewerker van team DIB verwerkt de te vernietigen archieven/archiefbescheiden in het DMS en in de desbetreffende V-series; • Een medewerker van team DIB of iemand die via Social Return3 wordt ingezet voert de materiële verzorging uit.

Doorlooptijd De gemeente Hulst heeft gekozen voor bewerking op dossierniveau. Een inschatting van de looptijd is opgenomen in bijlage 3.

Investering voor de benodigde bewerkingen Daar de keuze is gemaakt om het project door een extern bedrijf in samenwerking met eigen medewerkers van team DIB uit te laten voeren, dienen er gesprekken gevoerd te worden met diverse partijen om een beter

Volgens kengetallen die VHIC in de loop der jaren heeft verzameld op archiefbewerkingstrajecten.

Via Social Return wil zeggen dat er mensen ingezet worden die een uitkering krijgen. Door deze mensen in te zetten op een project binnen de gemeente kunnen ze werkervaring opdoen.

beeld te krijgen van de werkwijze per opdrachtnemer. Na het voeren van deze gesprekken kan pas definitief een prijs en doorlooptijd worden vastgesteld. Materialen (zuurvrije dossiermappen of omslagvellen, zippels en dozen) die nodig zijn om het project uit te kunnen voeren, zullen door de gemeente Hulst zelf aanschaft worden.

Randvoorwaarden Inrichting werkruimte Als er gekozen wordt voor bewerking door een extern bureau, eventueel in samenwerking met de medewerker van team DIB, moeten er werkplekken (zo dicht mogelijk bij de archiefbewaarplaats) met computers ter beschikking gesteld worden. De computers moeten toegang hebben tot MSOffice, internet en printfaciliteiten. Daarnaast is het belangrijk dat er voldoende ruimte beschikbaar is voor het plaatsen van de archiefbescheiden en het verpakkingsmateriaal. Kwaliteitsbewaking Tijdens de bewerking van de bestanden zal de projectleider van de gemeente Hulst ervoor zorg moeten dragen dat er wekelijks of maandelijks overleg gehouden wordt met de projectleider van het externe bureau om de voortgang te bespreken. Tijdens deze overleggen worden ook eventuele problemen en risico’s besproken. Sturingsinstrumenten Op het moment dat er een extern bureau ingezet wordt voor de bewerking van de archieven, zal er door het externe bureau een logboek bijgehouden dienen te worden met daarin de gewerkte uren, de verwerkte meters en de eventuele risico’s en problemen die er zich tijdens het uitvoeren van het project opdoen. De projectleider van de gemeente Hulst dient maandelijks steekproefsgewijs een kwaliteitscontrole uit te voeren op het geleverde werk. De uitkomst van die steekproeven worden vastgelegd op schrift.

Indien de controle onvoldoende resultaat oplevert, draagt de projectleider van het externe bureau zorg voor herstel en/of verbeteringen welke dan ook weer gecontroleerd worden. De controles zijn cumulatief, wat betekent dat de bescheiden die gecontroleerd zijn, niet opnieuw worden aangeboden in de volgende controle. Als (alleen) de eigen medewerker van team DIB de werkzaamheden uitvoert, moeten er intern afspraken hierover gemaakt worden. Afsluiting van het project Bij de inzet van een extern bureau, zal de projectleider van dat bureau voor de oplevering een eindrapportage opstellen. In deze rapportage is een beschrijving te vinden van het verloop van het project en de projectresultaten. Deze rapportage creëert een basis voor het opleveren van de resultaten aan de gemeente Hulst. De gemeente Hulst zal bij voltooiing van het project decharge verlenen. Verantwoordelijkheden voor de gemeente Hulst Als zorgdrager voor de bestanden heeft de gemeente Hulst de volgende taken bij de bewerking van de bestanden: • Het beslissen tot het (eventueel) uitbesteden van de werkzaamheden; • Indien het project uitbesteed wordt, is de gemeente opdrachtgever en financieel verantwoordelijk; • Het maandelijks toetsen van de kwaliteit en voortgang van het project; • Het controleren van de inventarissen, de vernietigingslijsten en gebruikte materialen;

• •

Het uitvoeren van vernietiging (op termijn) van de bescheiden; Het officieel overbrengen van bestanden naar de archiefbewaarplaats met een daarbij behorende verklaring van overdracht.

Daarnaast heeft de gemeentearchivaris als (toekomstig) beheerder van de bestanden de volgende verantwoordelijkheden: • Het overnemen van het beheer van de archieven; • Het uitvoeren van controles om na te gaan of de archieven voldoen aan de overeengekomen bewerkingscriteria.

RESULTATEN Na voltooiing van de bewerkingen is de volgende situatie bereikt:

Blijvend te bewaren • •

Alle blijvend te bewaren archieven zijn beschreven in inventarissen / plaatsingslijsten in Excel; De archieven zijn in goede, geordende en toegankelijke staat conform de geldende wet- en regelgeving.

Te vernietigen • •

De op termijn te vernietigen dossiers zijn op dossierniveau beschreven in Excelbestanden; De dossiers zijn fysiek geplaatst in de desbetreffende series per vernietigingsjaar en daarbinnen op volgnummer en zijn gereed voor daadwerkelijke vernietiging.

Bijlage 1

Overzicht overheidsarchieven en nog te verrichten werkzaamheden 4 Aantal meters

1 2 3

Gemeente Hulst, 2003-2017 Gemeente Hulst, 1970-2002 Gemeente Hulst, 1815-1970 Werkzaamheden: • De drie archieven van de gemeente Hulst samenvoegen tot één archief • Selecteren in bewaren en vernietigen • Te bewaren dossiers opnemen in een inventaris • Te vernietigen dossiers opnemen op vernietigingslijsten (per V-jaar) • Materiële verzorging

4 5 6

Gemeente Hontenisse, 1970-2003 Gemeente Hontenisse, 1936-1970 Gemeente Hontenisse, 1788-1936 Werkzaamheden: • De drie archieven van de gemeente Hontenisse samenvoegen tot één archief • Selecteren in bewaren en vernietigen • Te bewaren dossiers opnemen in een inventaris • Te vernietigen dossiers opnemen op vernietigingslijsten (per V-jaar) • Materiële verzorging

Gemeente Clinge, 1796-1970 Werkzaamheden: • Selecteren in bewaren en vernietigen • Te bewaren dossiers opnemen in een inventaris • Te vernietigen dossiers opnemen op vernietigingslijsten (per V-jaar) • Materiële verzorging

61 meter

Gemeente Hengstdijk, 1796-1936 Werkzaamheden: • Selecteren in bewaren en vernietigen • Te bewaren dossiers opnemen in een inventaris • Te vernietigen dossiers opnemen op vernietigingslijsten (per V-jaar)

7 meter

•

381 meter

147 meter

Materiële verzorging

De gemeente Hulst moet nog wel bekijken of er omgenummerd moet worden in de inventarissen. Als dit wenselijk is, komt dat als werkzaamheden er nog bij.

Gemeente Sint-Jansteen, 1815-1970 Werkzaamheden: • Selecteren in bewaren en vernietigen • Te bewaren dossiers opnemen in een inventaris • Te vernietigen dossiers opnemen op vernietigingslijsten (per V-jaar) •

11 meter

Materiële verzorging

Gemeente Stoppeldijk, 1796-1936 Werkzaamheden: • Selecteren in bewaren en vernietigen • Te bewaren dossiers opnemen in een inventaris • Te vernietigen dossiers opnemen op vernietigingslijsten (per V-jaar) •

11 meter

Materiële verzorging

Gemeente Ossenisse, 1796-1936 Werkzaamheden: • Selecteren in bewaren en vernietigen • Te bewaren dossiers opnemen in een inventaris • Te vernietigen dossiers opnemen op vernietigingslijsten (per V-jaar) •

52 meter

Materiële verzorging

Gemeente Boschkapelle, 1796-1936 Werkzaamheden: • Selecteren in bewaren en vernietigen • Te bewaren dossiers opnemen in een inventaris • Te vernietigen dossiers opnemen op vernietigingslijsten (per V-jaar) •

7 meter

Materiële verzorging

Gemeente Graauw, 1796-1970 Werkzaamheden: • Selecteren in bewaren en vernietigen • Te bewaren dossiers opnemen in een inventaris • Te vernietigen dossiers opnemen op vernietigingslijsten (per V-jaar) •

Materiële verzorging

Het magistraat heerlijkheid Sint-Jansteen, 1648-1815 Werkzaamheden: • Selecteren in bewaren en vernietigen • Te bewaren dossiers opnemen in een inventaris • Te vernietigen dossiers opnemen op vernietigingslijsten (per V-jaar) •

Aantal meters 71 meter

12 meter

Materiële verzorging

Gemeente Vogelwaarde, 1936-1970 Werkzaamheden: • Selecteren in bewaren en vernietigen • Te bewaren dossiers opnemen in een inventaris • Te vernietigen dossiers opnemen op vernietigingslijsten (per V-jaar) •

Materiële verzorging

Het stadsbestuur en de Weeskamer van Hulst Werkzaamheden: • Selecteren in bewaren en vernietigen • Te bewaren dossiers opnemen in een inventaris • Te vernietigen dossiers opnemen op vernietigingslijsten (per V-jaar) •

Aantal meters 13 meter

57 meter

Materiële verzorging

Archiefbescheiden van Hulster Ambacht Werkzaamheden: • Bestaande inventaris omzetten naar Excel en controleren of omschrijvingen kloppen • Materiële verzorging

Serie bouw- en omgevingsvergunningen De bouwvergunningen zijn gedigitaliseerd en staan als aparte serie in de archiefbewaarplaats. Werkzaamheden: • Opnemen van de beschrijvingen in de inventarissen van de desbetreffende archiefvormer. De beschrijvingen kunnen uit het Excelbestand gehaald worden (kopiëren en plakken) dat gemaakt is bij het digitaliseren.

± 300 meter

Serie Hinderwet- en milieuvergunningen De hinderwet- en milieuvergunningen staan als aparte serie in de archiefbewaarplaats. Werkzaamheden: • Selecteren in bewaren en vernietigen • Te bewaren dossiers opnemen in de inventaris • Te vernietigen dossiers opnemen op vernietigingslijsten (per V-jaar)

30 meter

• 20

Materiële verzorging

Diverse losse stukken Werkzaamheden: • Selecteren in bewaren en vernietigen • Te bewaren dossiers opnemen in de inventaris • Te vernietigen dossiers opnemen op vernietigingslijsten (per V-jaar) •

71 meter

3 meter

Materiële verzorging

Brondocumenten, huisnummerkaarten, begraafplaatsadministraties, wegenleggers, hulpkaarten, bevolkingsregisters, persoonskaarten en ingebonden notulen Werkzaamheden: • Opnemen in de desbetreffende inventaris • Materiële verzorging

Archieven van de notarissen Werkzaamheden: • Bestaande inventaris omzetten naar Excel en controleren of omschrijvingen kloppen • Materiële verzorging Totaal aantal te inventariseren meters

Aantal meters 86 meter

50 meter

1370 meter

Bijlage 2

Overzicht inventariseren looptijden Aantal meters

Indicatie dagen op stukniveau (0,25 m p.d.)

Indicatie * prijs op stukniveau

Indicatie dagen op tabniveau (0,75 m p.d.)

Indicatie * prijs op tabniveau

Indicatie dagen op dossierniveau (1,5 m p.d.)

Gemeente Hulst, 1815-2017

381 meter

1524

508

254

Gemeente Hontenisse, 1788-2003

147 meter

588

196

Gemeente Clinge, 1796-1970

61 meter

244

Gemeente Hengstdijk, 1796-1936

7 meter

Gemeente Sint-Jansteen, 1815-1970

71 meter

284

Het magistraat heerlijkheid Sint-Jansteen, 1648-1815

7 meter

11 Gemeente Graauw, 1796-1970

52 meter

208

12 Gemeente Boschkapelle, 1796-1936

11 meter

13 Gemeente Ossenisse, 1796-1936

11 meter

14 Gemeente Stoppeldijk, 1796-1936

12 meter

15 Gemeente Vogelwaarde, 1936-1970

13 meter

Indicatie * prijs op dossierniveau

Aantal meters

Indicatie dagen op stukniveau (0,25 m p.d.)

Het stadsbestuur en de Weeskamer van Hulst

57 meter

228

17 Archiefbescheiden van Hulster Ambacht

71 meter

284

18 Serie bouw- en omgevingsvergunningen

± 300 meter **

1200

400

200

19 Serie Hinderwet- en milieuvergunningen

30 meter ***

120

20 Diverse losse stukken

3 meter

Brondocumenten, huisnummerkaarten, begraafplaatsadministraties, 21 wegenleggers, hulpkaarten, bevolkingsregisters, persoonskaarten en ingebonden notulen

86 meter

120

22 Archieven notarissen

50 meter

200

1370 meter

5256 dagen

(sub) totaal Minus ** en ***

totaal

Indicatie * prijs op stukniveau

€ 2.733.120,€ 2.046.720,-

Indicatie dagen op tabniveau (0,75 m p.d.)

1893 dagen

Indicatie * prijs op tabniveau

€ 984.360,€ 755.560,-

Indicatie dagen op dossierniveau (1,5 m p.d.)

989 dagen

Indicatie * prijs op dossierniveau

€ 514.280,€ 399.880,-

Wat betekent dit voor de looptijd: • Als er op stukniveau bewerkt wordt, zal 1 medewerker er 20 jaar fulltime mee bezig zijn; • Als er op tabniveau bewerkt wordt, zal 1 medewerker er 7 jaar fulltime mee bezig zijn; • Als er op dossierniveau bewerkt wordt, zal 1 medewerker er 4 jaar fulltime mee bezig zijn. * De prijsindicatie is gebaseerd op het gemiddelde uurtarief voor een informatiespecialist (in 2023). Bedragen zijn exclusief BTW. ** en ***

De series Bouw- en omgevingsvergunningen en Hinderwet- en milieuvergunningen zijn gedigitaliseerd. Ze kunnen daardoor als aparte inventarissen beschouwd worden. Een omschrijving van de inventarissen met daarbij de verwijzing is voldoende. De tijd die hiervoor is opgenomen in het bovenstaande schema komt daarmee te vervallen.

BIJLAGE 3

PLANNING INVENTARISATIE ARCHIEVEN

Planning inventarisatie archieven Duur van de planning

Activiteit

Aantal meters

Begin van planning (weeknr.)

Duur van planning (weken)

Gemeente Hulst. 1815-1970

128

Gemeente Hulst, 1970-2003

151

Gemeente Hulst, 2003-2017

102

Gemeente Hontenisse, 1788-1936

Gemeente Hontenisse, 1936-1970

Gemeente Hontenisse, 1970-2003

110

Gemeente Clinge, 1796-1970

Gemeente Hengstdijk, 1796-1936

Aantal meters

Begin van planning

Duur van planning

Activiteit

Werkelijke begindatum

Werkelijke Werkelijke Percentage Perioden (weken) begindatum duur voltooid (week) (weken) Q1 2024 2

% compleet

% voltooid (buiten planning)

Q2 2024 5

Q3 2024

Q2 2025

Het Magistraat heerlijkheid Sint-Jansteen, 16481815

Gemeente Graauw, 1796-1970

Gemeente Boschkapelle, 1796-1936

Gemeente Ossenisse, 1796-1936

Gemeente Stoppeldijk, 1796-1936

Gemeente Vogelwaarde, 1936-1970

Het Stadsbestuur en de Weeskamer van Hulst

Hulster Ambacht

Serie Bouw- en omgevingsvergunningen *

300

Serie Hinderwet- en milieuvergunningen **

Archieven van notarissen

Diverse losse stukken

101

Brondocumenten, huisnummerkaarten, begraafplaatsadministraties, wegenleggeers, hulpkaarten, bevolkingsregisters, persoonskaarten en ingebonden notulen

104

Minus * en **

1370

151

1040

118

Q4 2024

Q1 2025

100

101 102 103

Werkelijke Werkelijke Percentage Perioden (weken) begindatum duur voltooid (weken) 62

Gemeente Sint-Jansten, 1815-1970

Deze weken kunnen vervallen als de serie bouw- en omgevingsvergunningen als er per inventaris één verwijzing wordt gemaakt naar het bestand bouw- en milieuvergunningen (van Multiscan)

Deze weken kunnen vervallen als de serie Hinderwet- en milieuvergunningen ook digitaal gemaakt worden en op dezelfde manier opgenomen worden in de inventarissen als de serie bouw- en omgevingsvergunningen

Q3 2025 81

Q4 2025 94

Q1 2026 104 105 106

107 108 109

110 111 112

113 114 115

116 117 118

BIJLAGE 4

VOORBEELD VAN VERNIETIGINGSLIJSTEN IN EXCEL

BIJLAGE 5

VOORBEELD VAN EEN INVENTARIS IN EXCEL

BIJLAGE 6

BELEIDSREGEL CRITERIA BEWERKING CODEARCHIEVEN

Lokale wet- en regelgeving

______________________________________________________________________ __ Beleidsregel Criteria bewerking codearchieven Geldend van 21-08-2015 t/m heden Intitulé Beleidsregel Criteria bewerking codearchieven Inhoud ALGEMENE UITGANGSPUNTEN Wettelijke regels en begrippen Deze beleidsregel Criteria bewerking codearchieven is van toepassing op bewerkingsprojecten aan archieven van gemeenten, waterschappen, organen van gemeenschappelijke regelingen en korpsen regiopolitie of gedeelten daarvan. Drie bijlagen zijn uit praktische overwegingen bijgevoegd, maar maken geen deel uit van de beleidsregel. De beleidsregel vindt zijn grondslag in de artikelen 3, 33, eerste lid, 38, eerste lid, en 40 van de Archiefwet, artikel 45 van de Politiewet, de op artikel 21 van de Archiefwet en de artikelen 11 en 12 van het Archiefbesluit gebaseerde uitvoeringsregelingen Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant 180, d.d. 18 september 2001) en de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant 43, d.d. 1 maart 2002). De twee laatstgenoemde hebben uitsluitend betrekking op het uiteindelijke resultaat van het archiefbeheer; de wet regelt de wijze waarop dit resultaat totstandkomt slechts in algemene zin.

Deze beleidsregel beoogt een instrument te zijn voor de kwaliteitsbewaking van het archiefbeheer, in het bijzonder de selectie van voor blijvende bewaring en te eniger tijd voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden, en dient tevens de rechtszekerheid van de aan het toezicht van gedeputeerde staten onderhevige lagere overheden. Dit toezicht wordt uitgeoefend in overeenstemming met de artikelen 16 tot en met 20 van de Archiefverordening van de provincie Drenthe. Er zijn drie bijlagen: bibliografie, drie inventarisschema's en een modelcontract tussen een overheidsorgaan en een particulier archiefbewerkingsbedrijf; deze zijn informatief en maken geen deel uit van de beleidsregel. Onder codearchieven verstaan wij zaaksgewijs geordende archieven of gedeelten van archieven, waarvan de kleinste materiële eenheden in de dynamische periode geordend zijn volgens enige editie van de BasisArchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten of een overeenkomstig ander classificatiesysteem, bijvoorbeeld de Archiefcode van de Unie van Waterschappen, de NIDER code voor diensten openbare werken of de door Zaalberg gepropageerde "Decimale code". Semistatisch zijn zij zodra dossiers niet meer voor de dagelijkse voortgang van de werkzaamheden zijn vereist.

Bij de (projectsgewijze) bewerking van semistatische codearchieven dient de wettelijk verantwoordelijke beheerder bij het desbetreffende orgaan ervoor te zorgen dat de provinciale archiefinspectie en/of de archiefbeheerder die het bewerkte archief gaat overnemen op de hoogte van de plannen wordt gesteld en erbij wordt betrokken. Als basis voor deze bewerkingscriteria gaan wij uit van de bovenvermelde wet- en regelgeving en de thans geldende vernietigingslijsten: de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven uit 1983 en de Lijst van voor vernietiging/bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden van waterschappen van na 1935 uit 1993. Tevens kan de op de gemeentelijke vernietigingslijst gebaseerde praktische handleiding, de Leidraad van de Brabantse Archief Selectie Commissie, als uitgangspunt voor selectie worden gebruikt. Bewerking van archieven die dateren van vóór invoering van de Basis-Archiefcode (in het algemeen rond 1925) is voorbehouden aan personen in het bezit van het diploma middelbaar of hoger archiefambtenaar. Organisatie van het bewerkingsproject Er wordt een werkplan of een plan van aanpak gemaakt waarmee het desbetreffende overheidsorgaan, het archiefbewerkingsbedrijf (indien van toepassing) en archiefbeheerder na overbrenging of provinciale archiefinspectie kunnen instemmen.

Wanneer de werkzaamheden aan een particulier bedrijf worden overgelaten, dient het bedrijf zorg te dragen voor begeleiding en toezicht. In het werkplan wordt zo nauwkeurig mogelijk vastgelegd: • omvang, ordeningstoestand en materiële toestand van het betrokken archief(gedeelte); • te verrichten werkzaamheden en, bij verdeling van werkzaamheden over personen van verschillend niveau, wie welke werkzaamheden doet; tijdpad, en indien nodig, tussentijdse verslaglegging; kwaliteits- en kwantiteitscontrole; eindverslag bij wijze van afronding en oplevering. Wanneer wordt besloten tot bewerking met het gebruik van digitale hulpmiddelen, dient rekening te worden gehouden met de uitwisselbaarheid van gegevens met de archiefbeheerder na overbrenging van het archief. Ook de uitvoering op papier dient zodanig te zijn dat een kopie elders beschikbaar kan worden gesteld. Het verdient aanbeveling gebruik te maken van het modelcontract in bijlage 3 modelcontract tussen een overheidsorgaan en een particulier archiefbewerkingsbedrijf.

Personele criteria De bewerker(s) moet(en) in principe voldoen aan de volgende kwalificaties: • ervaring in een vergelijkbare overheidsorganisatie (circa 2 jaar werkzaam in het dynamisch archiefbeheer), • kennis van gemeentelijke, provinciale of andere relevante overheidsorganisatie en -werkprocessen op mboniveau; • ervaring met voorselectie in dynamische archieven; • diploma's SOD 1 en/of SOD 2, en VVA of een gelijkwaardig werkniveau; het is aanbevelenswaardig dat de bewerker kennis heeft van oud-archiefbeheer. Voldoet de bewerker niet aan deze voorwaarden, dan dient de opdrachtnemer dit te compenseren in de vorm van extra begeleiding. Uiteraard kunnen eenvoudige werkzaamheden, zoals verpakken en typen van etiketten worden verricht door minder gekwalificeerde krachten, op voorwaarde dat dat gebeurt in onmiddellijke samenhang met de uitvoering van het project.

CRITERIA VOOR HET ORDENEN EN BESCHRIJVEN Het eindresultaat van het bewerkingsproces moet een goed geselecteerd, geordend en geïnventariseerd archief zijn. De kwaliteit moet zodanig zijn, dat er door de archiefbeheerder na overbrenging verder niet of nauwelijks werkzaamheden aan verricht hoeven te worden. De inventaris dient voor onderzoekers een voldoende en duidelijke toegang bieden om het archief te kunnen raadplegen. De voorbereidende werkzaamheden omvatten: • vaststellen van de periode waarover de archieven worden bewerkt; • vaststellen van een logische en/of praktische cesuur in de tijd. Vaststellen wat precies wordt bewerkt; zijn agenda's en notulen van het bestuursorgaan, financiële stukken en archieven van commissies, diensten en bedrijven, bij de gemeenten bevolkingsregister, burgerlijke stand, kadastrale administratie etc., er wel bij inbegrepen? • vaststellen of het om een normaal en consequent geordend codearchief gaat. Wanneer er onderdelen niet volgens de code zijn geordend, wordt in overleg met de provinciale archiefinspectie of de desbetreffende archiefbeheerder na overbrenging bepaald hoe de bewerking van die onderdelen zal plaatsvinden.

Wanneer een onderdeel volgens de code-ZaaIberg of een andere bijzondere code is geordend, wordt in overleg met de provinciale archiefinspectie of de desbetreffende archiefbeheerder na overbrenging afgesproken of dit onderdeel in het werk kan worden meegenomen, en zo ja, op welke wijze dat moet gebeuren. Er bestaat in principe geen bezwaar tegen samenvoegen van dergelijke bijzondere codearchieven met het gangbare archief volgens de Basis-Archiefcode tot één bestand. Dit ligt bijvoorbeeld voor de hand, wanneer de oude archiefcode slechts voor een korte tijd is gehanteerd. Ook is samenvoegen logisch wanneer de oude en de nieuwe code door de administratie zeer inconsequent zijn toegepast en beide bestanden elkaar in de tijd overlappen. Natuurlijk worden dergelijke ingrepen of aanpassingen in de inleiding verantwoord. Onderwerpsgewijze alfabetische of numerieke rubriekenstelsels, die vóór de invoering van de zaaksgewijze ordening in gebruik zijn geweest, kunnen niet worden samengevoegd met het latere codearchief tot één bestand, omdat dan de "oude orde" van het Archief op ontoelaatbare wijze verstoord raakt. In het verleden zijn vaak in strijd met de regels achteraf oudere, oorspronkelijk niet zaaksgewijze en niet volgens een decimale code gevormde bescheiden "volgens de (Basis-Archief)code" herordend en tussen het dossier-bestand gevoegd.

De herordening geldt dan alleen de ingekomen stukken, omdat de uitgaande stukken vrijwel altijd in vastbladige kopieboeken zijn afgeschreven. Dat er oorspronkelijk twee bestanden hebben bestaan, blijkt behalve uit de aanwezigheid van deze kopieboeken van uitgaande stukken, ook uit oude registratuurkenmerken en vermeldingen in agenda's. Een dergelijke herordening moet in principe ongedaan worden gemaakt, om twee redenen. Ten eerste kan met alleen ingekomen stukken geen zaaksgewijze ordening vervaardigd worden, niet in de dynamische fase en evenmin achteraf. Ten tweede gaat het vrijwel altijd om oude stukken, die buiten de competentie van bewerkers vallen, die geen hoger of middelbaar archiefambtenaar zijn. Stukken daterend van vóór de invoering van een decimaal classificatiesysteem moeten dan ook van de rest van de dossiers gescheiden worden. Wanneer het niet of niet meteen mogelijk is oorspronkelijke ordening te herstellen moeten deze oude stukken voorlopig apart worden gezet en voorlopig in de aangetroffen volgorde worden gelaten. Om ze toegankelijk te houden, kan een aangepaste lijst met onderwerpsaanduidingen en dateringen worden gemaakt. Het is niet altijd noodzakelijk de oude orde rigide te herstellen, maar onderscheid tussen oorspronkelijk codearchief en oorspronkelijk niet-codearchief is wel vrijwel steeds te maken.

De onderwerpsaanduiding van de na afzondering van oude stukken overblijvende recente stukken wordt vervangen door een zaakomschrijving, zodat ook voor het recente archief de toegankelijkheid wezenlijk wordt verbeterd. Er zijn grensgevallen. Wanneer de kopieën van uitgaande stukken in de vorm van losse stukken oorspronkelijk chronologisch of volgens een rubriekenstelsel geordend zijn geweest, en dus niet in een vastbladig register

zijn ingeschreven, kan men het van de kwaliteit van de herordening laten afhangen of men wel of niet de oude stukken afscheidt. •

•

Vaststellen of naast het secretarie of het griffiearchief bij een dienst parallelle archiefvorming heeft plaatsgevonden (bij de gemeenten bijvoorbeeld openbare werken). Wanneer dit zo is, wordt in principe pas na de selectie van het dienstarchief definitief beslist, of dit als een afzonderlijk dienstarchief wordt gehandhaafd, dan wel of de te bewaren stukken als afgedwaald uit het hoofdarchief moeten worden beschouwd. Bij de bewerking moet men deze parallelle archieven zoveel mogelijk gelijktijdig aanpakken. Vooral bij kleinere instellingen kan men echter ook van te voren bepalen of een dienstarchief geheel bestaat uit dubbelen en afgedwaalde originelen. In dat geval kan onmiddellijk tot integratie worden overgegaan. Een behoorlijk onderzoek is dan wel noodzakelijk, in twijfelgevallen moet men de definitieve beslissing uitstellen. De archiefbeheerder na overbrenging of de provinciale archiefinspecteur dient vast te stellen of er bijzondere elementen of plaatselijke omstandigheden zijn waarbij met de vernietiging van stukken rekening moet worden gehouden (bijvoorbeeld perioden 1940-1945 en 1953).

De feitelijke inventarisatie omvat: • het opstellen van een volledig maar overzichtelijk, op de Basis-Archiefcode, waterschapscode of andere gebruikte code gebaseerd rubriekenschema, waarin alle dossiers kunnen worden ondergebracht. De detaillering daarvan kan per geval verschillen. Dit dient dus in goed overleg met de desbetreffende archiefbeheerder na overbrenging te gebeuren, die als toekomstige beheerder verantwoordelijk is voor de latere toegankelijkheid. Bij gemeenten of waterschappen zonder archivaris dient dit overleg met de provinciale archiefinspectie plaats te vinden. De omschrijvingen uit de code kunnen vaak niet zonder meer worden overgenomen. Zo nodig dienen ze te worden gegroepeerd of gescheiden en zo nodig dienen ze een duidelijke en eenduidige nieuwe rubriekbenaming te krijgen (zie verder de bijlage). Vermeden moet echter worden, dat de gebruiker zich in iedere nieuwe archiefinventaris opnieuw in een andere, subjectieve toepassing van het systeem moet verdiepen, dus men moet zoveel mogelijk de systematiek van de code handhaven.

Uiteraard moet de indeling aan de normen van de classificatieleer voldoen; • het verwerken van de bestaande relevante informatie als dossieromschrijvingen etc., aanwezig in kaartenbakken en/of inventarissen, die de administratie aan de bewerker ter hand dient te stellen; • het toekennen van een nummer en vervaardigen van een beschrijving per omslag. Wanneer een dossier over meer omslagen wordt verdeeld, krijgt elke omslag een apart volgnummer. De magazijnvolgorde hoeft niet overeen te komen met de volgorde van de onderwerpen in de archiefcode. De beschrijvingen van de individuele dossiers moeten bestaan uit eenduidige, correcte teksten, voorzien van het desbetreffende tijdvak. • De beschrijving bevat ten minste het onderwerp en de bemoeienis van het overheidsorgaan (overheidshandeling) daarmee, dus niet alleen het object van deze bemoeienis. De woorden "dossier" of "stukken betreffende" mogen worden weggelaten. Telegramstijl is toegestaan, wanneer de bedoeling maar duidelijk blijkt. • Voorbeeld van een goede beschrijving: "Onderhoud duiker in de straatweg te Stadsdam, 1960". • Voorbeeld van een onjuiste beschrijving: "Straatweg Stadsdam, 1960". Materiële vorm (stukken betreffende) en hoeveelheden worden in principe niet aangegeven, wanneer het uitsluitend om dossiermappen met inhoud gaat; zij blijken uit het aantal nummers per dossieromschrijving.

Andere materiële vormen (deel, band) en de hoeveelheid ervan worden wel vermeld. Technische of administratieve begrippen, jargon en afkortingen worden verduidelijkt. Men dient rekening te houden met het feit dat door selectieve vernietiging beschrijvingen moeten worden aangepast.

Bij de series dienen de redactionele kenmerken (registers, brievenboeken, notulen, etc.) te worden benoemd volgens de gangbare terminologie, op dit moment het Lexicon van Nederlandse archieftermen (zie Literatuurlijst in bijlage 1). Indien noodzakelijk worden er kruisverwijzingen tussen dossierbeschrijvingen gemaakt of worden dossierbeschrijvingen in de inventaris op relevante plaatsen herhaald. Zie voor de specificatie van voor vernietiging in aanmerking komende stukken onder selectie. •

Splitsen over meerdere dossiers van bestanden die inhoudelijk binnen een dossieromslag niet met elkaar in overeenstemming zijn. Zo nodig moet een deel van de inhoud naar een ander dossier worden overgebracht.

Hieruit volgt dat de ordening van series, losse stukken en dossiers geschiedt volgens de geldende regels van de archivistiek (zie ook de bijlage 2, Inventarisschema's). Wanneer de werkzaamheden zich beperken tot het bestand van dossiers, dienen deze te leiden tot een volwaardige dossierinventaris, voorzien van een korte, zakelijke notitie als inleiding. In de inleiding horen een organisatieschema van het orgaan met toelichtingen op taken, bevoegdheden en wijzigingen daarin, wijze van archiefvorming en een verantwoording van de bewerking zijn opgenomen (zie ook de bijlage Inventarisschema's). Wanneer bijzonderheden worden aangetroffen die afwijkend zijn van het gangbare voor dat type overheidsorgaan, worden ook die vermeld. Zaken als datum van invoering van een archiefcode of verliezen door calamiteiten moeten in ieder geval worden vermeld. Het vervaardigen van een volledige inleiding kan afzonderlijk in het project worden opgenomen, maar door zoveel mogelijk aantekeningen tijdens de inventarisatie kan dubbel werk achteraf worden vermeden. Duidelijke afspraken met de desbetreffende archiefbeheerder na overbrenging zijn in verband met de converteerbaarheid nodig indien er met digitale hulpmiddelen wordt gewerkt. Selectie In principe moeten alle vernietigbare stukken worden verwijderd.

Wanneer dit echter om redenen van efficiency niet gebeurt, zijn er enkele graden van selectie te onderscheiden, van grof naar fijner. Bij uitbesteden van selectiewerkzaamheden dienen goede afspraken te worden gemaakt over de graad van selectie. Er zijn vier mogelijkheden: 1. alleen dossiers die uitsluitend bestaan uit vernietigbare stukken worden verwijderd; 2. behalve deze worden de dossiers met slechts enkele te bewaren stukken van het vernietigbare gedeelte ontdaan, terwijl gemengde dossiers met de helft of meer te bewaren stukken onbewerkt worden gelaten; deze bewerking kan ook op tabstrookniveau worden uitgevoerd; dat dient in voorkomende gevallen afzonderlijk te worden gedefinieerd; 3. op alle dossiers wordt selectie toegepast behalve wanneer ze in hoofdzaak te bewaren en slechts enkele vernietigbare stukken bevatten; deze bewerking kan ook op tabstrookniveau worden uitgevoerd; dat dient in voorkomende gevallen afzonderlijk te worden gedefinieerd; 4. alle vernietigbare stukken worden verwijderd. De beide eerste mogelijkheden zijn als noodoplossing bij acute ruimteproblemen aanvaardbaar. De tweede en derde mogelijkheid voldoen, wanneer het desbetreffende bestand kwalitatief goed is en de vernietigbare stukken die wel bewaard worden bij de desbetreffende zaak horen.

Circulaires, knipsels en overige documentatie, die weliswaar min of meer over hetzelfde onderwerp handelen, maar geen verband houden met de zaak moeten wel worden vernietigd. De vierde mogelijkheid is perfectionistisch en arbeidsintensief. Alleen wanneer het dossierbestand toch (vrijwel) in zijn geheel herordend moet worden is het doenlijk dit toe te passen. Wanneer selectie en vervolgens inventarisatie hebben plaatsgevonden, is het resultaat twee gescheiden bestanden of series: het te bewaren archief en het bestand dat voor vernietiging vatbaar (VVV) is.

Het eerste, te bewaren, bestand wordt voorzien van volgnummers, die verwijzen naar de inventaris. De VVVdossiers moeten op vernietigingsjaar worden afgesteld (termijnbestanden) en daarbinnen ten minste via de toegepaste code toegankelijk blijven. Ook te vernietigen bestanden vallen immers onder de Archiefwet en dienen in goede, geordende en toegankelijke staat te zijn tot het verstrijken van de bewaartermijn. Wanneer veel aanvullingen worden verwacht kan het VVV-bestand ook op vernietigingsjaar en daarbinnen op volgnummer worden afgesteld, de bijbehorende fiches of specificaties in computerlijsten worden dan (eventueel per jaar) op classificatie(code)nummer geplaatst. Tegelijk met de inventaris van te bewaren stukken wordt er een specificatie van te vernietigen stukken opgemaakt. Wanneer stukken over dezelfde zaken of onderwerpen deels worden bewaard en deels vernietigd, blijkt uit de specificatie hoe het onderscheid is gemaakt: de omschrijvingen in de inventaris en de specificatie zijn wederzijds exclusief. Wanneer de oorspronkelijke dossierinventaris voor het te bewaren gedeelte vervangen is door een nieuwe, kan de overigens vervallen oorspronkelijke dossierinventaris nog wel dienst doen als toegang voor het te zijner tijd te vernietigen gedeelte.

Over de te vernietigen dossiers en stukken die niet beschreven hoeven te worden (zoals dubbelen en geleidebrieven) worden vooraf afspraken gemaakt met de desbetreffende archiefbeheerder na overbrenging. De vernietigingsprocedure en de daadwerkelijke vernietiging worden, in overleg met de archiefbeheerder na overbrenging, afgewikkeld, volgens de regels gesteld in Archiefwet en Archiefbesluit. Materiële criteria Zie hiervoor de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden. Het is efficiënt om tijdens de inventarisatie ook het overpakken in goedgekeurd materiaal, verwijderen van metaal en plastic en dergelijke ter hand te nemen. Het VVV-bestand hoeft uiteraard niet op dezelfde wijze te worden verzorgd als het permanent te bewaren gedeelte.

Bijlage 7

Normenblad Nationaal Archief Materiële staat NORMBLAD MATERIËLE STAAT

Normbladbeheer: Aike van der Ploeg (Doc-Direkt) en Caroline Leistra (Nationaal Archief) Versie: 3.0 Vastgesteld: 17 juli 2017

A. TOELICHTING Dit normblad beschrijft de eisen die worden gesteld aan de materiële staat (“goede staat”) van archieven die voor overbrenging in aanmerking komen. Het doel van de norm is het vastleggen van eenduidige en heldere afspraken voor de materiële verzorging van archieven van het rijk. De norm is van toepassing op alle archieven van de zorgdragers van het Rijk. Uit oogpunt van behoud kan het in specifieke gevallen noodzakelijk zijn van de norm af te wijken. Bij de voorbereiding van elk project leggen betrokken partijen (zorgdrager, Doc-Direkt en Nationaal Archief (spreekt mede voor de Regionale Historische Centra) dan ook aanvullend maatwerkafspraken vast in het beslisdocument. Bij archieven bestemd voor Regionale Historische Centra stemt het Nationaal Archief vooraf met het betreffende Regionaal Historisch Centrum af over de te maken maatwerkafspraken. Dit normblad is een nadere uitwerking van de eisen die in de Archiefregeling zijn opgenomen onder Hoofdstuk 2 Duurzaamheid van archiefbescheiden. In deze regeling wordt verwezen naar de ICN-kwaliteitseisen (Instituut Collectie Nederland). Dit betekent dat het voor archieven wettelijk verplicht is verpakkingsmateriaal en etiketten te gebruiken die aan de betreffende ICNkwaliteitseisen voldoen. De norm beschrijft de eindspecificaties, maar niet het proces. Daarover hebben ketenpartners separate afspraken gemaakt.

In een aantal gevallen bleek het nodig een norm nader uit te werken in een richtlijn. Die richtlijn is als bijlage in dit normblad opgenomen. Het normblad bestaat uit drie kolommen: 1. het nummer van de norm 2. beschrijving van de norm 3. toelichting op de norm Vaststelling, actualisatie en publicatie • Actualisatie en onderhoud van dit normblad geschiedt door het Normenburo, Aike van der Ploeg (DocDirekt) en Caroline Leistra (Nationaal Archief). Normblad in relatie tot het beslisdocument Het normblad is geldig vanaf de datum van vaststelling, en alleen voor projecten die op of na die datum nieuw worden opgestart. Voor reeds onder handen projecten geldt dat hierop de versie van het normblad van toepassing is, die geldig was op het moment van ondertekening van het beslisdocument. Dat wil zeggen dat voor elk project een vaste set spelregels geldt, die tijdens de bewerking niet meer worden gewijzigd. Daarmee wordt voorkomen dat werkzaamheden opnieuw gedaan zou moeten worden. Voorbeeld: is een beslisdocument ondertekend op 11 juli 2013, dan geldt de versie van het normblad die op die datum van kracht was. In het beslisdocument is ook vastgelegd welke versie van de norm van toepassing is. Indien noodzakelijk kunnen partijen in het Ketenoverleg nadere afspraken maken over de toepassing van de normbladen.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/15587892/1