bijlage 5 Beleidsplan RAZU 2019-2022.pdf

Momenteel is de formatie van het RHC Zuidoost Utrecht krap in verhouding met de omvang van het verzorgingsgebied en de omvang van de collectie. Uitbreiding van de formatie met de gevraagde 2 fte brengt het RHC meer in lijn met vergelijkbare instellingen en geeft in personele zin voldoende basis om de komende jaren als volwaardige archiefdienst te functioneren. RHC met huidige deelnemers, uitgebreid met 2 fte

Formatie 8 fte Collectie 4.200 m1 Inwoners 172.753 Begroting 761.124 euro Gecorrigeerd gemiddelde van de referentiegetallen van 11 7 andere middelgrote archiefinstellingen

Begroting omgeslagen per inwoner 4,41

Fte per 10.000 inwoners 0,46

M1 collectie per fte 525,00

M1 per 1000 inwoners 24,31

5,13

0,55

549,00

26,4

7 Regionaal Archief West-Brabant, RHC Rijnstreek, Regionaal Archief Alkmaar, Streekarchief Langstraat, Heuden en Altena, Westfries Archief, Regionaal Archief Rivierenland, Waterlands Archief, Streekarchief Hollands Midden, RHC Vecht en Venen, Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers, Archief Eemland.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

23

De verwachte personeelsuitbreiding, de nieuwe taken, de veranderingen in de bestaande taken en het naderende pensioen van enkele medewerkers geven aanleiding om de hele organisatie en personele opbouw onder de loep te nemen. Daarom worden alle functies opnieuw beschreven en gewaardeerd en zal er een strategisch personeelsplan worden opgesteld. Leren, ontwikkelen en samenwerken zijn daarin de centrale waarden. Dat vergt ook budgettaire ruimte om opleidingen, leertijd en eventueel coaching te kunnen bekostigen. Anticiperend op de pensionering van de directeur-archivaris in 2022 en met het oog op de grote opgaven van en bij de aangesloten gemeenten, is het nodig om de andere medewerkers meer en deels andere verantwoordelijkheden te geven. Het relatiebeheer met de cultuurhistorische partners, het werken aan cultuurhistorische projecten en de acquisitie van particuliere archieven zal deels worden overgedragen aan andere medewerkers. Zo creëert de archivaris ruimte om haar strategische rol ten opzichte van de gemeenten te kunnen invullen. Bovendien zal de organisatiestructuur worden heroverwogen. Zoals al eerder is vermeld, blijven vrijwilligers onmisbaar voor met name de arbeidsintensieve taak van het nader toegankelijk maken van bronnen. Het RHC streeft ernaar de reguliere vrijwilligersinzet stabiel te houden.

Acties:  Opstellen (2019) en uitvoeren (2019-2022) van een strategisch personeelsplan en nieuwe functiebeschrijvingen;  Herschikken van de taken van de gemeentearchivaris (2019);  Heroverwegen en zo nodig aanpassen van de organisatiestructuur (2019);  In samenspraak met gemeenten evalueren van de ervaringen met het werken met de adviseur digitale informatie (eind 2019);  Werven van een tweede nieuwe medewerker (1 fte) voor de functie van adviseur digitale informatie, afhankelijk van de toetreding van Vijfheerenlanden (2019-2020);  Stabiel houden van de reguliere vrijwilligersinzet (2019-2022).

Actielijn 14: Samenwerking en kennisdeling Duidelijk is dat het RHC, ook na uitbreiding, een kleinschalige instelling blijft die voor grote en complexe uitdagingen staat. Het ligt daarom in de lijn der verwachting dat het RHC op het gebied van het e-depot en andere digitale ontwikkelingen niet volledig op eigen benen zal kunnen blijven staan en allianties zal moeten sluiten met collega-instellingen. Welke samenwerkingsrelaties met het oog op het e-depot nuttig zijn, hangt voor een deel af van de te kiezen software. Het ligt voor de hand om vooral samen te werken met instellingen die hetzelfde systeem (gaan) gebruiken. Het RHC intensiveert de contacten met de archiefinstellingen in de regio die op belangrijke dossiers net een stapje verder zijn of die zaken anders aanpakken dan het RHC gewend is. Ook gaan medewerkers actief meedraaien in het Kennisnetwerk Informatie en Archief, een landelijk initiatief van de branche- en beroepsvereniging in samenwerking met het Nationaal Archief. Uitgangspunt is dat we waar mogelijk gebruik maken van ervaringen en kennis van derden om sneller vooruit te komen. Acties:  Aangaan van samenwerkingsrelaties met het oog op de ontwikkeling en implementatie van het edepot (2020-2022);  Intensiveren van kennisdeling in de regio (2019-2022);  Deelnemen aan het landelijke Kennisnetwerk Informatie en Archief (2019-2022).

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

24

Actielijn 15: Communicatie De vernieuwing van de website (zie actielijn 5) is niet alleen voor de dienstverlening maar ook voor de communicatie van het RHC een belangrijke stap vooruit. De website is visitekaartje, etalage en catalogus tegelijk. Het vergt veel om die goed bij te houden. Al te ambitieus moeten we verder dan ook niet willen zijn in ons communicatiebeleid.

20. We houden de goede relatie met de Vrienden van het RHC Zuidoost Utrecht in ere door het ondernemen van gezamenlijke publieksprojecten (zie actielijn 7) en door zowel intern als extern zoveel mogelijk samen op te trekken. Vier keer per jaar gaat er een digitale nieuwsbrief naar alle relaties, zodat mensen weten waar het RHC mee bezig is. Daarnaast blijven we aanwezig op sociale media. Daarbij hebben we als doel voor ogen de interactie tussen het RHC en het publiek te versterken en vooral jongere doelgroepen te bereiken. Het gebruik van sociale media onder jongeren is erg trendgevoelig. Met onze aanwezigheid op Facebook bereiken we hen niet. Daarom gaan we op zoek naar andere kanalen. Acties:  Organiseren van activiteiten samen met de Vriendenstichting (2019-2022);  Op de hoogte houden van relaties via de digitale nieuwsbrief (2019-2022);  Actief zijn op een voor jongeren interessant sociaal medium (2019-2022).

Actielijn 16: Huisvesting en ICT De groei van de organisatie met twee medewerkers stelt ook eisen aan de huisvesting en de ICTvoorzieningen. Het RHC is in de huidige situatie al erg krap behuisd. Er is nauwelijks plek voor de vrijwilligers 2 en ook voor overleg is er eigenlijk geen ruimte. Door het huren van twee extra ruimtes van in totaal 80 m op de eerste etage van het Wijkse gemeentehuis kan dit worden opgelost.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

25

7

Ook de capaciteit van het depot zal de komende jaren een knelpunt worden. Zoals het er nu naar uitziet, raakt het depot rond 2022 vol. De wensen van de overheidspartners op het gebied van (vervroegd) overbrengen en uitplaatsen van archieven (zie actielijn 4) zijn mede van invloed op het tempo waarin dit gebeurt. Indien Vijfheerenlanden zich bij ons aansluit en zijn archieven overbrengt, zal dit veel eerder het geval zijn. Huur van extra depotruimte bij de gemeente Wijk bij Duurstede is daarom vroeg of laat wenselijk. De archiefruimte van Wijk bij Duurstede is geschikt als archiefbewaarplaats en biedt voldoende plaats om 1 1.000 tot 1.500 m groei van de collectie op te vangen. Wij brengen in 2019 in kaart hoeveel papieren archiefmateriaal de aangesloten overheden nog over te brengen hebben en wanneer dat onze kant op komt. Eind 2019 beschikken we over een gefundeerde prognose voor de aanwas van de papieren overheidsarchieven in de archiefbewaarplaats. Dan kunnen we beoordelen of het depot in Wijk ook op de wat langere termijn toereikend is.

21. Extra ICT-accounts zijn nodig om de nieuwe medewerkers en de vrijwilligers in staat te stellen hun werk te doen. De budgetten voor de website en voor digitalisering, hosting en onderhoud van applicaties dienen als gevolg van de in dit beleidsplan beschreven ontwikkelingen structureel te worden verhoogd om aan de veranderende behoeften van partners, eigen organisatie en publiek te kunnen blijven voldoen, zie daarvoor actielijn 17. Wat voor eisen de aanschaf en implementatie van e-depotsoftware en de digitale overbrenging gaat stellen aan de ICT-infrastructuur, is op dit moment nog onvoldoende duidelijk, maar zal in de loop van de komende jaren blijken, zie daarvoor actielijn 3. Acties:  Huren van extra werkruimte (2019);  Opstellen van een prognose voor de aanwas van de papieren overheidsarchieven (2019);  Zonodig bijhuren van extra depotruimte (afhankelijk van besluitvorming Vijfheerenlanden en vervroegde overbrenging, tussen 2019 en 2022);  Regelen van extra ICT-accounts (2019-2020).

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

22.

26

Actielijn 17: Financiën We houden vast aan de sobere en doelmatige bedrijfsvoering die we als RHC Zuidoost Utrecht gewend zijn te voeren. Niettemin zijn er flinke structurele en incidentele kosten verbonden aan de stappen die het RHC de komende jaren moet zetten om zijn functies goed te kunnen blijven vervullen. Daar staat tegenover dat we voor bepaalde diensten extra inkomsten kunnen verwerven. Desgewenst kan het RHC in opdracht van de overheidspartners en met inzet van gedetacheerde gemeentelijke DIV-medewerkers de bewerking op zich nemen van over te brengen archieven. Omdat vervroegde overbrenging en uitplaatsing niet in de deelnemersbijdragen zijn verdisconteerd, zouden ook bij gemeenten die daartoe willen overgaan extra kosten in rekening moeten worden gebracht. Tenslotte zullen we met de gemeenschappelijke regelingen MooiSticht en de RID in het verzorgingsgebied in gesprek gaan om te trachten met hen te komen tot een dienstverleningsovereenkomst. Uitgangspunt daarbij is een kostendekkende dienstverlening. De meerkosten die verbonden zijn aan de uitvoering van dit beleidsplan zijn inzichtelijk gemaakt in de bijlage.

Acties:  Afspraken maken met overheidspartners over de levering van extra diensten (bewerking, vervroegde overbrenging, uitplaatsing) en de kosten die daarmee gemoeid zijn (2019-2022);  Afsluiten van dienstverleningsovereenkomsten met twee gemeenschappelijke regelingen in het verzorgingsgebied (2019-2020).

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

27

Colofon Procesbegeleiding en tekst: Raamwerk advies en tekst / Margreet Windhorst In opdracht van het RHC Zuidoost Utrecht te Wijk bij Duurstede Versie 9 december 2018 Afbeeldingen: Winfried Leeman (omslag, 1-3, 6, 7, 9, 11, 12, 14-19, 21) Hans Dirksen (8, 13, 20) Edwin Stoop (4, 5) Ria van der Eerden (22) Bijschriften afbeeldingen: Voorkant, 1-3. Op 25 en 26 mei 2018 speelden in en rond Huis Doorn reënactors het einde van de Eerste Wereldoorlog na 4-5. Fragmenten van de getekende ‘roadmap’ naar het e-depot uit 2016 6. Gedigitaliseerde bouwtekening uit Houten 7. Een van de in 2017 digitaal doorzoekbaar gemaakte kranten van Vianen 8. Professor Frits van Oostrom vertelt op Open Monumentendag 2018 in Wijk bij Duurstede een spannend historisch verhaal 9. Schilderij van J. de Kruijf met een gezicht vanuit het zuidoosten over de Kromme Rijn op het oude dorp Bunnik; een van de werken die dit jaar gedigitaliseerd zijn. 10. Het RHC Zuidoost Utrecht publiceert steeds meer informatie op de landelijke website www.archieven.nl 11. De studiezaal van het RHC in 2017 12. Ad van Bemmel en Henk Deys bij de feestelijke overdracht van de kaarten en boeken uit Collectie Deys door de Vriendenstichting aan het RHC in 2018 13. De opening van de reizende tentoonstelling over de Wijkse archiefcalamiteit op 13 oktober 2017 14.

Twee bladzijden uit de stichtingsakte van het Rhenense Cuneragilde uit 1392 15. Fort Honswijk 16. Informatie op allerlei soorten niet-papieren dragers wordt geconverteerd voor duurzame opslag in de cloud 17. Programmaboekje uit het archief van de Rhenense zwemclub De Forellen 18. Beschadigd lakzegel uit het Familiearchief De Wijkerslooth de Weerdesteyn 19. Manuscriptkaart van ca. 1615 uit het Familiearchief De Wijkerslooth de Weerdesteyn 20. Voorzitter Guus Swillens van de Vriendenstichting van het RHC bedankt onderzoeker Marcel Kemp voor zijn omvangrijke collectie digitale bronnen op een feestelijke bijeenkomst in februari 2018 21. Een deel van de bibliotheek in de archiefbewaarplaats van het RHC 22. Archiefinspecteur Hein Merkelbach tijdens de overdracht van het archief van een grote zorginstelling in 2016

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

28