bijlage 5 Beleidsplan RAZU 2019-2022.pdf

Vooruit met het verleden Beleidsplan Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht 2019-2022

Inhoudsopgave Samenvatting ................................................................................................................................................... 3 Inleiding ........................................................................................................................................................... 4 1.

Missie, visie en kernwaarden ................................................................................................................... 5 Missie .................................................................................................................................................................. 5 Visie: het RHC en zijn omgeving in 2022 ............................................................................................................. 5 Informatiebewuste overheden ....................................................................................................................... 5 RHC helpt en ontzorgt ..................................................................................................................................... 6 Gebruikers worden partners ........................................................................................................................... 6 Samenwerken moet ........................................................................................................................................ 7 Kernwaarden ....................................................................................................................................................... 7

2.

Het RHC als partner van overheden .......................................................................................................... 8 Actielijn 1: Adviseren en faciliteren ..................................................................................................................... 8 Actielijn 2: Toezicht ............................................................................................................................................. 9 Actielijn 3: E-depot ............................................................................................................................................ 10 Actielijn 4: Overbrengen en/of uitplaatsen ....................................................................................................... 11

3.

Het RHC als partner van het publiek ....................................................................................................... 13 Actielijn 5: Dienstverlening op afstand.............................................................................................................. 14 Actielijn 6: Dienstverlening op locatie ............................................................................................................... 15 Actielijn 7: Publieksactiviteiten en educatie ...................................................................................................... 17 Actielijn 8: Publieksonderzoek ........................................................................................................................... 17

4.

Het RHC als geheugen van de regio ........................................................................................................ 18 Actielijn 9: Toegankelijkheid.............................................................................................................................. 18 Actielijn 10: Digitalisering ................................................................................................................................. 20 Actielijn 11: Acquisitie ....................................................................................................................................... 21 Actielijn 12: Preventie en conservering ............................................................................................................. 21

5.

Het RHC als moderne organisatie ........................................................................................................... 23 Actielijn 13: Organisatie- en personeelsontwikkeling ....................................................................................... 23 Actielijn 14: Samenwerking en kennisdeling ..................................................................................................... 24 Actielijn 15: Communicatie ............................................................................................................................... 25 Actielijn 16: Huisvesting en ICT ......................................................................................................................... 25 Actielijn 17: Financiën ....................................................................................................................................... 27

Colofon .......................................................................................................................................................... 28

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

2

Samenvatting Het RHC Zuidoost Utrecht is een volwaardige archiefdienst die overheden in hun archiefbeheer ondersteunt en ontzorgt en burgers in aanraking brengt met het verleden. De komende jaren is er voor het RHC en zijn gemeentelijke partners veel te doen om hun steeds digitalere informatiehuishoudingen op orde te krijgen en te houden. Manipulatie en verval van digitale informatie kunnen het functioneren van gemeenten ernstig bemoeilijken en het vertrouwen van burgers aantasten. Daarom moeten de gemeente met behulp van het RHC tijdig maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat hun archieven duurzaam toegankelijk en betrouwbaar blijven. Dat vergt veel inspanningen en investeringen van beide kanten. Het RHC zal niet alleen meer als toezichthouder optreden maar ook en in toenemende mate als adviseur die de gemeenten voedt met kennis, instrumenten en hulpmiddelen. De fysieke bewaarplaats krijgt een digitale evenknie in het e-depot. Overheden die dat willen, kunnen hun papieren archieven versneld bij het RHC onderbrengen zodat zij hun handen vrij hebben voor de digitale opgaven. Het RHC Zuidoost Utrecht heeft zeer tevreden klanten. Om dat zo te houden, werkt het RHC de komende jaren hard aan de digitale beschikbaarheid van de collectie. Meer en betere toegangen en meer gescande bronnen op internet zetten is het devies.

De vernieuwing en verbetering van de website is daarvoor cruciaal. Ook zorgt het RHC dat zijn bronnen via andere veel geraadpleegde onlineplatforms vindbaar zijn. Daarnaast blijft de studiezaaldienstverlening voor een trouwe en productieve bezoekersgroep van belang. Samen met lokale cultuurhistorische partners zorgt het RHC ervoor dat de collectie via lezingen, tentoonstellingen, educatieprojecten en publicaties ook ten goede komt aan de grote groepen geschiedenisliefhebbers die zelf geen onderzoek doen. Regelmatig publieksonderzoek draagt bij aan de effectiviteit van het publieksbeleid. Achter de schermen werkt het RHC voortdurend aan de verbetering van de collectie en de toegankelijkheid daarvan. Met behulp van vrijwilligers maakt het RHC indexen op geografische en persoonsnamen, waardoor mensen makkelijker en sneller tot betere zoekresultaten komen. De komende jaren digitaliseert het RHC de notariële archieven en de bestuursnotulen van dorpen, steden en kerken. Interessante aanwinsten die een aanvulling vormen op de overheidsarchieven blijven welkom. Om te zorgen dat de tand des tijds de collectie niet aantast, voert het RHC een zorgvuldig preventie- en conserveringsbeleid. De organisatie moet meegroeien en -veranderen met het takenpakket en met de wensen en verwachtingen van de gemeenten en het publiek.

De adviestaak en de implementatie en het beheer van het e-depot zijn nieuwe taken die extra formatie vergen. Een strategisch personeelsplan en goede samenwerkingen met collega-instellingen moeten ervoor zorgen dat het RHC de nieuwe ontwikkelingen en het verwachte personeelsverloop goed aankan. Uitbreiding van de kantoor- en de depotruimte is nodig om de groei van de organisatie en de collectie op te kunnen vangen. Het RHC houdt vast aan zijn sobere en doelmatige bedrijfsvoering. Niettemin brengen de ontwikkeling van het takenpakket en de veranderende behoeften van partners en publiek extra structurele en incidentele kosten met zich mee. Zonder die investeringen kan het RHC geen volwaardige archiefdienst blijven. Daar staat tegenover dat het RHC ook mogelijkheden ziet om extra inkomsten te verwerven door extra diensten te leveren aan de partners en door contracten af te sluiten met de gemeenschappelijke regelingen in het verzorgingsgebied. Onzekere factoren in het plan zijn de toetreding van de nieuwe gemeente Vijfheerenlanden danwel de uittreding van de gemeente Vianen. Deze beslissingen zullen niet zozeer van invloed zijn op de koers als zodanig, maar vooral op het tempo waarin de voorgenomen acties zullen worden uitgevoerd.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

3

Inleiding De geschiedenis staat nooit stil. Hetzelfde geldt voor al die archiefinstellingen die historisch onderzoek mogelijk maken. Ook het Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht is in beweging en opereert in een omgeving die zeer dynamisch is. De digitalisering is de motor van die dynamiek en brengt ingrijpende veranderingen teweeg in het werk van de aangesloten gemeenten en de manier waarop mensen en organisaties informatie produceren en gebruiken. Het RHC Zuidoost Utrecht fungeert als het geheugen van de gemeenten Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Vianen en Wijk bij Duurstede. Het is een kleine maar volwaardige archiefdienst met wettelijke taken op het gebied van beheer, beschikbaarstelling en toezicht en een faciliterende taak als kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. Het RHC vervult die taken goed. Het heeft een grote collectie die een betrouwbaar en representatief beeld geeft van de geschiedenis van de regio en het handelen van de aangesloten overheidsorganen. Ons werk is belangrijk voor onze overheidspartners. Zij moeten kunnen teruggrijpen op betrouwbare informatie om goed te kunnen functioneren. Het is ook in het belang van de lokale volksvertegenwoordigers en burgers. Die moeten de overheid kunnen controleren en archieven kunnen gebruiken om transacties, rechten en plichten te bewijzen.

En het is onmisbaar voor onderzoekers en geschiedenisliefhebbers nu en later, om het verleden te kunnen bestuderen en tot leven te kunnen wekken. Om in deze digitale tijd voor partners en publiek relevant te blijven, moet het RHC de komende jaren een paar grote stappen zetten. Het bestuur gaf daartoe in 2017 de aanzet. Het was zijn wens om een natuurlijk groeipad uit te zetten zodat het RHC als een volwaardige archiefdienst kan blijven functioneren. Van meet af aan was duidelijk dat dit extra investeringen vergt ten behoeve van het digitale informatiebeheer van en voor de aangesloten gemeenten. In samenspraak met bestuurders, medewerkers, gemeentelijke informatiebeheerders, vrijwilligers, vrienden, 1 bezoekers, cultuurhistorische partners en particuliere archiefvormers hebben wij dit pad sindsdien verkend. Hun waardevolle bijdragen klinken door in dit stuk. Het stuk vertrekt vanuit de in hoofdstuk 1 beschreven missie, visie en kernwaarden van het RHC. De hoofdstukken 2 tot en met 5 gaan nader in op de taken van het RHC en op de gevolgen van de plannen voor de bedrijfsvoering. In 17 actielijnen beschrijven we wat ons de komende jaren te doen staat om onze missie waar te maken. Een nadere uitwerking van alle genoemde acties volgt in de jaarplannen.

Hoofdstuk 2 gaat in op de rollen die het RHC speelt bij en voor zijn overheidspartners: vraagbaak, adviseur, toezichthouder en archiefbeheerder. Die rollen gaan meer van onze organisatie vragen de komende jaren, omdat de snelle digitalisering van het werk van gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden veel nieuwe vragen en ondersteuningsbehoeften oproept. Hoofdstuk 3 heeft betrekking op het samenspel tussen het RHC en het publiek. De manier waarop mensen archieven (willen) gebruiken verandert onder invloed van de digitalisering. Wij moeten soepel meebewegen met en anticiperen op deze ontwikkelingen. In hoofdstuk 4 staat het werk achter de schermen centraal: dat wat nodig is om het RHC ook in de toekomst te laten fungeren als geheugen van de regio. Hoofdstuk 5 tenslotte beschrijft de ontwikkelingen die de organisatie moet doormaken om als volwaardige archiefdienst te kunnen blijven functioneren in deze tijden van snelle en voortdurende veranderingen. Centraal in het plan staat de interactie tussen het RHC en zijn omgeving: het brede maatschappelijk verband, de gemeentelijke overheden en diensten en het cultuurhistorisch geïnteresseerde publiek. Deze interactie beïnvloedt de inhoudelijke en organisatorische keuzes van het RHC en is medebepalend voor onze werkwijze in de komende jaren.

1 De belangrijkste stappen in dit proces liggen vast in de notitie Bouwstenen voor de discussie over de toekomst van het RHC Zuidoost Utrecht (vastgesteld in bestuursvergadering 12/4/2017), in de notitie Missie en visie: het RHC Zuidoost Utrecht in het jaar 2022 (vastgesteld in bestuursvergadering 18/4/2018) en in de notitie Nadere onderbouwing Missie en visie (vastgesteld in bestuursvergadering 5/7/2018).

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

4

1. Missie, Missie, visie en kernwaarden Missie Het RHC Zuidoost Utrecht maakt kennis van informatie. Voor de aangesloten gemeenten is het RHC zowel een strategische als een uitvoerende partner op het gebied van de kwaliteit en rechtmatigheid van het informatiebeheer. Samen zorgen gemeenten en RHC dat de gemeentelijke archieven houdbaar, bruikbaar en betrouwbaar blijven, ook op lange termijn. Voor de burgers in het verzorgingsgebied is het RHC een publieksgerichte erfgoedinstelling die met en voor hen historische informatie veiligstelt, verrijkt en laagdrempelig toegankelijk maakt en zo bijdraagt aan het vergroten van de regionaal-historische kennis.

Visie: het RHC en zijn omgeving in 2022 Het RHC heeft zich in 2022 ontwikkeld tot een wendbare organisatie die goed weet in te spelen op de veranderende vragen en behoeften van partners en publiek. Digitalisering, internet en kunstmatige intelligentie zijn de dominante krachten die het RHC en zijn omgeving uitdagen en uitnodigen om anders te werken.

1. Informatiebewuste overheden Overheden opereren in toenemende mate in netwerken, ketens en samenwerkingsverbanden. Steeds vaker doen zij dat in co-creatie met burgers en maatschappelijke partners. Steeds minder vaak verloopt dat volgens een strak omlijnd plan. Liever vinden zij al doende uit hoe overheidsprocessen en -dienstverlening digitaal het beste werken. Informatie is hierbij een cruciale factor, een grondstof die steeds opnieuw kan worden hergebruikt. Het cumuleren, combineren en aggregeren van digitale informatie is een onuitputtelijke bron van waardevermeerdering voor overheid en samenleving. Archieven ontwikkelen zich zodoende tot goudmijnen voor sturings- en managementinformatie, voor prognoses en evaluaties, voor gefundeerde risicoinschattingen en kansberekeningen. Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

5

Een en ander leidt ertoe dat de bij het RHC aangesloten overheidsorganen in 2022 meer informatie gedurende lange tijd en/of permanent bewaren. Goed informatiebeheer heeft een hoge prioriteit gekregen bij bestuurders en managers. Zij investeren in het informatiebewustzijn en de informatievaardigheden van de hele organisatie. DIV- of informatiebeheersfuncties uit het papieren tijdperk hebben in 2022 grotendeels plaatsgemaakt voor advies- en controlefuncties. Alle gemeenten hebben in 2022 hun archiefvorming grotendeels gedigitaliseerd. Vooraf bepalen 2 proceseigenaren in samenspraak met I-adviseurs wat de potentiële waarde van informatie is en wie daarvan wanneer en waarvoor gebruik moeten kunnen maken. Hoe informatiestromen lopen en wie in ketens en samenwerkingsverbanden voor welke informatie verantwoordelijk is. En aan welke kwaliteitseisen moet worden voldaan om de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van informatie gedurende de hele bewaartermijn te kunnen garanderen. Afspraken over dat alles worden gemaakt in het Strategisch Informatieoverleg en zo mogelijk meegenomen in het ontwerp van processen, informatiearchitectuur en applicaties. Archiveren wordt zo steeds meer een onderdeel van het bedrijfsproces en een verantwoordelijkheid van proceseigenaren.

De gemeentelijke informatiespecialisten ondersteunen hen daarbij met kennis en advies en voeren doorlopend kwaliteitscontroles uit. Zodoende hebben de gemeenten in 2022 hun informatiebeheer grotendeels op orde en zijn zij klaar om aan te sluiten op een e-depotvoorziening. Zo kunnen zij ervan op aan dat belangrijke informatie gedurende lange tijd betrouwbaar en toegankelijk blijft. RHC helpt en ontzorgt Door deze ontwikkelingen heeft het partnerschap tussen het RHC en de deelnemers een andere lading gekregen. Wij zijn naast uitvoeringspartner ook strategisch adviseur van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen geworden. Overheden en RHC werken samen gericht en programmatisch aan de duurzame betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de overheidsarchieven. Het RHC reikt zijn overheidspartners de helpende hand. De archivaris levert goede bijdragen aan het Strategisch Informatieoverleg. De adviseurs digitale informatievoorziening dragen kennis en instrumenten aan voor een duurzaam informatiebeheer. De archiefinspecteur kijkt kritisch mee met de archiefvormers en houdt management en bestuurders scherp. In 2022 is het RHC klaar om een afgewogen keuze te maken voor een e-depotvoorziening en zijn de overheden klaar om hun archieven daarin onder te brengen.

De meeste papieren archieven zijn met hulp van het RHC versneld in de archiefbewaarplaats opgenomen, zodat de archiefvormers zich kunnen concentreren op de uitdagingen die het digitale informatiebeheer met zich meebrengt. 2. Gebruikers worden partners Ook in de erfgoedsector brengt de digitalisering veel verandering en ontwikkeling teweeg. De hoeveelheid gedigitaliseerde bronnen en toegangen blijft gestaag groeien. De doorzoekbaarheid daarvan is enorm verbeterd, doordat verschillende trends elkaar versterken: het als Open Data beschikbaar stellen van collectiedata, de massale deelname van het publiek aan indiceringsprojecten via internet (crowdsourcing) en de ontwikkelingen op het gebied van geautomatiseerde handschriftherkenning. Door de almaar in omvang en 2

Daaronder wordt verstaan de voor een proces eindverantwoordelijke manager, die daarmee ook eindverantwoordelijk is voor het vastleggen en archiveren van de procesgebonden informatie.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

6

aantal groeiende datasets te koppelen, komen steeds nieuwe en onverwachte verbanden aan het licht. Daardoor groeit het belang van erfgoedcollecties, niet alleen voor historisch onderzoek, maar voor allerhande maatschappelijke en wetenschappelijke doeleinden. Steeds meer partijen gaan dan ook aan de slag met het verrijken en ontsluiten van collectiedata. Daardoor verandert de rol en positie van archiefinstellingen. Ze ontwikkelen zich anno 2022 tot spin in een web van samenwerkingsrelaties met uiteenlopende gebruikers en gebruikersgroepen. Hun rol wordt in toenemende mate het organiseren en mogelijk maken van waarde-creatie door derden. De snelle ontwikkeling van de wensen en behoeften van gebruikers hebben het RHC ertoe gebracht om te investeren in klantonderzoek, ingrijpende vernieuwing van de website en een toenemende oriëntatie op erfgoedplatforms die specifieke doelgroepen bedienen. Gebruikers hebben invloed gekregen op de keuze voor te digitaliseren bronnen. Het RHC bereikt doelgroepen van alle leeftijden in het hele verzorgingsgebied door samen te werken met lokale partners in alle kernen en door de inzet van sociale media. Samenwerken moet Al deze ontwikkelingen stellen hoge eisen aan onze organisatie en haar medewerkers. De formatie is daarom uitgebreid, taken zijn herschikt, functies opnieuw beschreven en de organisatie is anders ingericht.

In het personeelsbeleid ligt de nadruk op leren, ontwikkelen en samenwerken. Vooral dat laatste is belangrijker dan ooit, zowel binnen de organisatie als tussen het RHC en de overheidspartners en tussen het RHC en andere archiefinstellingen. Niemand kan de digitale uitdagingen alleen aan; iedereen heeft elkaar nodig.

Kernwaarden Betrouwbaarheid, partnerschap en toegankelijkheid: dat zijn de kernwaarden van waaruit het RHC Zuidoost Utrecht opereert. Deze waarden vormen het anker van de organisatie en de toetssteen voor haar handelen. De archieffunctie gaat in essentie om het zorgen voor informatie die betrouwbaar is en kan dienen als bewijs. Zeker in de digitale tijd, waarin nepnieuws hoogtij viert en informatie makkelijk te manipuleren is, dient dat een groot maatschappelijk belang. Samen zorgen archiefvormers en -beheerders ervoor dat de informatie die in de archiefbewaarplaats is opgenomen gegarandeerd authentiek en integer is. Het RHC werkt vanuit het besef dat het goed vervullen van de archieffunctie een kwestie is van partnerschap. Dat is altijd al zo geweest, maar geldt des te meer in het digitale tijdperk, waarin archiefprofessionals en instellingen nieuwe kennis moeten opbouwen door te leren van elkaars ervaringen met digitaal informatiebeheer en digitale publiekstoepassingen. Als publieke instelling met een publieke taak hecht het RHC eraan dat organisatie en collectie zo drempelloos mogelijk toegankelijk zijn, zowel digitaal als fysiek.

3. Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

7

2. Het RHC als partner van overheden De overheidspartners van het RHC Zuidoost Utrecht zijn hard op weg naar volledige digitalisering van hun informatiehuishouding. Het wordt daardoor een stuk ingewikkelder en kennisintensiever om informatie die de moeite van het bewaren waard is toegankelijk en betrouwbaar te houden. Papier is geduldig. Een analoog archief vergaat niet zo snel, ook al wordt er jaren niet naar omgekeken. Digitale informatie daarentegen is vluchtig. Informatiedragers komen en gaan, programmatuur veroudert, hardware raakt in onbruik, de informatie zelf is gevoelig voor manipulatie en verval. Om digitale bestanden langdurig toegankelijk en betrouwbaar te houden, moeten ze actief worden beheerd. Dat vergt regelmatige conversie, goede documentatie van de gebruikte software, zorgvuldige metadatering, adequate beveiliging en structurele controle op virussen en fouten. De aangesloten overheden zelf zijn primair verantwoordelijk voor de kwaliteit van hun informatiebeheer. In 3 2017 en 2018 hebben zij onderzocht hoe het daarmee gesteld is. De zogenaamde KIDO-onderzoeken laten zien dat er veel moet gebeuren om de gemeentelijke informatiehuishoudingen aan alle gebruiks- en juridische eisen te laten voldoen. Alleen door alle noodzakelijke verbeteringen door te voeren, kunnen overheden de omslag naar digitaal werken en archiveren op een verantwoorde manier maken.

Het RHC ondersteunt en ontzorgt de overheidspartners daarbij. Het is als ‘hoeder van het geheugen’ gericht op en ingericht voor het langetermijnbeheer van informatie en de technische, wettelijke en kwaliteitseisen die dat stelt. Als strategische partner leveren wij onze overheidspartners dan ook complementaire kennis en een complementair perspectief op hun informatiebeheer. Als uitvoeringspartner zorgen wij voor het beheer en de beschikbaarstelling van archieven. Deze opgaven krijgen gestalte in de volgende actielijnen: 1. 2. 3. 4.

Adviseren en faciliteren Toezicht E-depot Overbrengen en/of uitplaatsen

Actielijn 1: Adviseren en faciliteren Aan de hand van de KIDO-onderzoeken werken alle partnergemeenten de komende jaren aan het op orde brengen van hun informatiehuishouding. Zij hebben geïnventariseerd welke verbeterpunten zij gemeen hebben en welke daarvan prioriteit moeten krijgen. Die punten willen zij graag samen met elkaar en met het RHC aanpakken. Gemeenschappelijke verbeterpunten van de deelnemers in het RHC Zuidoost Utrecht 1. actualiseren van formele kaders voor het informatiebeheer 2. strategie en regie; inrichten Strategisch Informatieoverleg 3. opstellen van een bewaarstrategie 4. audit en toetsing; interne controle; kwaliteitszorg 5. overzicht en analyse van het applicatielandschap 6. archiveren van projectinformatie 7. opleiding, training en bewustwording van medewerkers 8. vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties Bron: verslag KIDO-workshop dd. 6 september 2018 3 Het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) is een instrument waarmee de VNG gemeenten helpt om te voldoen aan art. 16 van de Archiefregeling, dat bepaalt dat overheidsorganen een kwaliteitssysteem voor hun informatiebeheer moeten hebben.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

8

De partnergemeenten vragen ons vooral om modellen en voorbeelden aan te reiken, vraagbaak te zijn, collegiale kennisuitwisseling te organiseren en te helpen met het maken van risico- en hotspotanalyses. Ook is het van belang dat de archivaris een stevige adviserende rol speelt in het Strategisch Informatieoverleg dat elke zorgdrager geacht wordt in te stellen. Dit overleg bespreekt en bewaakt het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding van een overheidsorgaan en maakt in dat kader integrale en ketengerichte belangenafwegingen. Het overleg heeft een wettelijk voorgeschreven rol bij het waarderen van informatie en 4 de gevolgen van die waardering voor selectie, vervreemding, overbrenging en openbaarheid.

Acties:  Organiseren van structureel regio-overleg om de voortgang te bespreken, ervaringen uit te wisselen en/of concrete opgaven uit te werken (2019-2022);  Deelnemen aan en voeden van het Strategisch Informatieoverleg (2019-2022);  Opstellen en/of aanreiken van modellen voor het Besluit informatiebeheer, de Archiefverordening, het Handboek Vervanging en het Vervangingsbesluit (2019);  Opstellen en/of aanreiken van modellen en hulpmiddelen om te komen tot een bewaarstrategie (2019-2022);  Adviseren over de inrichting van interne controle op het informatiebeheer (2019-2022);  Op verzoek leveren van bijdragen aan gemeentelijke opleidings-, trainings- en bewustwordingsprogramma’s (2019-2022).

Actielijn 2: Toezicht De archiefinspecteur ziet er namens de gemeentearchivaris op toe dat het informatiebeheer van de gemeenten voldoet aan de wettelijke eisen en monitort de voortgang en resultaten van de verbeterplannen die naar aanleiding van de KIDO-onderzoeken zijn opgesteld. De gemeentearchivaris rapporteert daarover rechtstreeks aan de bestuurscolleges. In het Strategisch Informatieoverleg wordt besproken of de rapportages aanleiding geven tot aanpassing van de gemeentelijke verbeterplannen en de inzet van het RHC daarbij. Omdat de KIDO-onderzoeken uit 2017/2018 gelden als een grondige nulmeting, zijn er in de komende jaren geen integrale inspecties nodig. Het inspectieprogramma voorziet in aspectinspecties die focussen op die aspecten die het meest urgent verbetering behoeven en die met het oog op het toekomstig beheer door het RHC van belang zijn. Overbrenging, vervanging, vernietiging en de bescherming van persoonsgegevens ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming hebben standaard de aandacht. Wanneer daar aanleiding toe is, worden buiten het inspectieprogramma om incidentinspecties uitgevoerd.

Acties:  Uitvoeren van aspectinspecties op basis van het werkplan/inspectieprogramma (2019-2022);  Uitvoeren van incidentinspecties in voorkomende gevallen (2019-2022);  Jaarlijks verslag uitbrengen van het toezicht aan de colleges van B&W en de besturen van de gemeenschappelijke regelingen (2019-2022);  Bespreking van de jaarverslagen over het archieftoezicht in het Strategisch Informatieoverleg (20192022).

4 De artikelen 3 en 7 van het Archiefbesluit schrijven voor dat bij het vaststellen van selectielijsten en besluiten tot vervreemding betrokken moeten worden de voor de informatiehuishouding verantwoordelijke functionaris, de beheerder van de archiefbewaarplaats en een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie. De Memorie van Toelichting bij de wijziging van het Archiefbesluit in 2012 introduceert daarvoor de term Strategisch Informatieoverleg en geeft hiervan een nadere duiding.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

9

Actielijn 3: E-depot Naarmate de aangesloten overheden en het RHC zelf meer digitaal gaan werken, groeit de noodzaak om een digitale archiefbewaarplaats te creëren om informatie langdurig toegankelijk en betrouwbaar te houden. Dit e-depot is niet simpelweg een server of een softwarepakket, maar een geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software. De komende jaren staan, voor zowel het RHC als de overheidspartners, sterk in het teken van het realiseren van dit e-depot. Het RHC kiest daarbij voor bewezen technologie en maakt zoveel mogelijk gebruik van de kennis, ervaring en hulpmiddelen van collega-instellingen die verder gevorderd zijn op dit terrein. De overheidspartners moeten in de aanloop naar de realisatie van het e-depot vooral zorgen dat zij de noodzakelijke verbeteringen doorvoeren in hun informatiehuishouding en een bewaarstrategie ontwikkelen. Zij kunnen hierbij een beroep doen op onze adviseur(s). Het op orde hebben van alle digitale archieven is de beste garantie om digitale overbrenging efficiënt en effectief te laten verlopen. Zelf moeten wij zo snel mogelijk aan de slag met de uitwerking van de proces- en informatiearchitectuur en het in samenspraak met de aangesloten gemeenten opstellen van een programma van eisen voor de benodigde hard- en software.

Op basis daarvan kan een aanbesteding worden gedaan. Vervolgens zullen wij samen met de partnergemeenten op basis van pilots moeten komen tot werkbare protocollen en afspraken voor de digitale overbrenging en het beheer van het e-depot. Aandachtspunten daarbij zijn kwaliteitscontrole, de koppeling met de grote gemeentelijke applicaties, het archiefbeheersysteem en de manier waarop gebruikers de in het e-depot opgenomen digitale archieven en gedigitaliseerde bestanden kunnen raadplegen.

5.

Acties:  Te rade gaan bij andere archiefinstellingen om snel te komen tot een goed en haalbaar plan van aanpak voor het e-depot (2019);  Uitwerken van de voor het e-depot benodigde proces- en informatiearchitectuur (2019-2020);  Opstellen van een programma van eisen voor de soft- en hardware van het e-depot en doorlopen van de aanbestedingsprocedure hiervoor (2019-2020);  Uitvoeren van pilots voor de overbrenging naar /opname in het -e-depot van digitale archieven respectievelijk gedigitaliseerde bestanden (2021);  Implementeren van het e-depot en inrichten van de processen overbrenging, uitplaatsing en raadpleging, mede op basis van de in de pilots opgedane ervaringen (2022).

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

10

4.

Actielijn 4: Overbrengen en/of uitplaatsen Het RHC Zuidoost Utrecht verwacht de komende jaren een forse instroom van papieren overheidsarchieven. De digitalisering vergt veel van de archiefvormers. Daardoor kan de behoefte ontstaan om te focussen op de digitale opgave en papieren archieven versneld in de bewaarplaats onder te brengen. De archiefwettelijke overbrengingstermijn is 20 jaar. Archieven eerder in de bewaarplaats onderbrengen is een optie. Dat kan op twee manieren: door vervroegd overbrengen en door uitplaatsen. Uitplaatsen is het onder verantwoordelijkheid van de zorgdrager onderbrengen van archieven in de archiefbewaarplaats. Daarmee verandert alleen de locatie van de archieven in kwestie en blijft het beheerregime hetzelfde. Aan zo’n constructie willen wij desgewenst meewerken, maar onze voorkeur heeft het niet. Liever zien wij dat overheden kiezen voor vervroegde overbrenging. Dat betekent in principe ook vervroegde openbaarheid en sluit daardoor beter aan bij de missie van het RHC en bij het streven van overheden naar transparantie en actieve openbaarheid. Het anticipeert bovendien op de door minister Slob aangekondigde vervroeging van de 5 wettelijke overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar en op de mogelijke invoering van de Wet Open Overheid.

Als de nieuwe gemeente Vijfheerenlanden er in 2019 voor zou kiezen om zich bij het RHC aan te sluiten, is er ook nog een flinke hoeveelheid materiaal uit de huidige gemeenten Leerdam en Zederik te verwachten. Het is de verantwoordelijkheid van de archiefvormers zelf om de over te brengen archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen. Het RHC kan daar desgewenst bij helpen door dit werk in opdracht uit te voeren, eventueel met behulp van door de archiefvormers gedetacheerde DIV-medewerkers.

6.

5

Het wetsvoorstel Wet Open Overheid ligt op het moment van schrijven van dit beleidsplan voor in de Eerste Kamer. Verwacht wordt dat er nog dit najaar een wijzigingsvoorstel voorgelegd wordt aan de Tweede Kamer en dat daarna, mogelijk in de loop van 2019, de vaststelling door beide kamers zal volgen, zie https://www.eerstekamer.nl/behandeling/20180705/brief_van_de_tweede_kamerleden. Wijziging van de Archiefwet wordt verwacht in de tweede helft van 2019.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

11

Als de toetreding van Vijfheerenlanden doorgaat en aangesloten overheden overgaan tot vervroegde overbrenging en/of uitplaatsing van jonge archieven, zal op enig moment in deze beleidsplanperiode een tekort aan fysieke depotruimte ontstaan, zie daarvoor actielijn 16. Om de huurkosten te beperken en tegelijkertijd een slag te maken met de digitale beschikbaarheid van veel geraadpleegde bronnen, wil het RHC het liefst toe naar vervanging van de bouwvergunningen van de aangesloten gemeenten. Het is aan de gemeenten om daar een beslissing over te nemen en dit te bekostigen, liefst onder centrale regie van het RHC. Door de omvangrijke papieren bouwdossiers zodanig zorgvuldig te digitaliseren dat toestemming verkregen kan worden de originelen te vernietigen, kan veel ruimte worden gewonnen. Het digitaal beschikbaarstellen van de bouwdossiers zal bovendien tegemoetkomen aan een grote behoefte van burgers en overheidspartners en maakt het afhandelen van aanvragen tot inzage van een stuk minder arbeidsintensief. Met het oog op privacy-aspecten en auteursrechtelijke beperkingen zullen niet alle bouwdossiers direct online kunnen worden aangeboden. Door indien mogelijk raadpleegpunten in te richten in lokale bibliotheekvestigingen, kan dat probleem enigszins worden ondervangen. Zie daarvoor actielijn 6 in het volgende hoofdstuk.

Acties:  In overleg met de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen plannen en prioriteren van de overbrenging dan wel uitplaatsing van papieren archieven (2019);  Opnemen van over te brengen en uit te plaatsen archieven (2019-2022);  Desgewenst in opdracht van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen bewerken van over te brengen archieven (2019-2022);  Met de gemeenten overleggen over en meewerken aan de vervanging van analoge bouwdossiers door digitale dossiers (2019-2022).

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

12

3. Het RHC als partner van het publiek publiek Sinds 2010 heeft het RHC Zuidoost Utrecht zich in rap tempo ontwikkeld van een traditionele, sterk op beheer gerichte archiefdienst tot een publieksgericht historisch informatiecentrum met tevreden gebruikers. Deze ontwikkeling trekken wij de komende jaren door. De digitalisering van historische bronnen en het gebruik daarvan zorgt ervoor dat archiefinstellingen en hun collecties steeds drempellozer toegankelijk worden. Als het gaat om overheidsinformatie, heeft het RHC als overheidsorgaan daartoe ook verplichtingen uit hoofde van de Wet Hergebruik overheidsinformatie en het opendatabeleid van de overheid. Het gebruik van archieven neemt sterk toe dankzij de voortschrijdende digitalisering en de verbeterde digitale toegankelijkheid. Het is een wetmatigheid dat elk aanbod zijn eigen vraag schept. Dat geldt ook hier. Naarmate er meer bronnen digitaal en online beschikbaar komen, wordt het publiek op dit gebied veeleisender. Archiefgebruikers vragen om steeds meer en steeds beter doorzoekbare bronnen op hun scherm. Ze willen geen last hebben van instellingsmuren en dwars door collecties heen kunnen zoeken. Vaak zijn archiefgebruikers zelf bereid hard mee te werken aan de verbetering van de online doorzoekbaarheid van archieven.

Tegelijkertijd is er het besef dat archieven alleen al door hun omvang onmogelijk allemaal gedigitaliseerd kunnen worden en dat de historische sensatie van de confrontatie met een authentiek archiefstuk een onvervangbare ervaring is die mensen zullen blijven zoeken. Ook is het een gegeven dat lang niet iedere historisch geïnteresseerde zelf archiefonderzoek kan en wil doen. Dat alles stelt eisen aan ons publieksbeleid en zet aan tot nadenken over samenwerking met andere cultuurhistorische partners, zowel dichtbij als veraf.

7.

Het RHC werkt het publieksbeleid langs de volgende actielijnen verder uit: 5. 6. 7. 8.

Dienstverlening op afstand Dienstverlening op locatie Publieksactiviteiten en educatie Publieksonderzoek

8.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

13

Actielijn 5: Dienstverlening op afstand De landelijke trend in archiefgebruik is al jaren een gestage toename van het online gebruik van toegangen en bronnen bij een stabiel tot licht dalend gebruik van de studiezalen. In Wijk bij Duurstede is dat niet anders. Daar schommelt het studiezaalbezoek al jaren rond 1.000 bezoeken per jaar, terwijl het gebruik van de website nog steeds sterk stijgt. In 2017 scoorden wij ten opzichte van 2016 ruim 60% meer websitebezoeken. In 2018 zette deze stijging nog verder door en noteerden we 27% meer websitebezoeken dan in 2017. In 2018 werd de website van het RHC ruim 700.000 keer bezocht. Deze voortdurende en sterke stijgingen vallen te verklaren uit de combinatie van de toenemende digitale beschikbaarheid van (nadere) toegangen en bronnen, de groeiende computervaardigheid van het publiek en het toenemend aantal mensen dat toegang heeft tot het internet. Het online publiek wordt daarom steeds belangrijker. Digitale voorzieningen zijn bovendien de manier bij uitstek om het archief dichtbij de mensen te krijgen en ook publiek van buiten de regio te bereiken.

9. Mede door middel van klantonderzoek brachten wij in 2017 in kaart wat er nodig is om de onlinegebruikers goed van dienst te zijn. Sterk bepalend zijn de hoeveelheid beschikbare gedigitaliseerde bronnen op de website, de snelheid waarmee men online kan zoeken en de relevantie van de gevonden informatie. Ook gaven respondenten aan dat de website van het RHC nodig vernieuwd moet worden. De huidige site is qua vormgeving en functionaliteiten erg gedateerd. De komende jaren gaan wij dan ook gericht aan de slag met deze gebruikerswensen. Actielijn 10 beschrijft de digitaliseringsplannen voor de komende jaren.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

14

Voor een goede dienstverlening op afstand is een goede website essentieel. Daarom krijgt het vernieuwen van de website hoge prioriteit. Om te zorgen dat meer mensen de site weten te vinden, is een betere googlevindbaarheid een vereiste. Een harde eis is ook dat de nieuwe site goed bruikbaar is op tablets en mobiele telefoons. Aangezien de techniek voortdurend in beweging is en ook gebruikerswensen heel dynamisch zijn, is het belangrijk om de website ook na de vernieuwing te blijven ontwikkelen en onderhouden. Dat vergt capaciteit en middelen.

10.

Hoewel de website vooralsnog onze belangrijkste publieksvoorziening is, begint de stijging van het websitebezoek wel af te vlakken. Ook dat is een landelijke trend. Die hangt ten dele samen met de opkomst van doelgroepspecifieke en/of thematische platforms. Zo zoeken mensen stamboomgegevens vaak in eerste instantie op de genealogiesite wiewaswie.nl, materiaal over de Tweede Wereldoorlog op oorlogsbronnen.nl en historische verhalen over de provincie Utrecht op UtrechtAltijd.nl. Het RHC brengt de komende jaren daarom steeds meer digitale bronnen ook naar dergelijke platforms. Acties:  Vernieuwen (2019), verder ontwikkelen en onderhouden (2020-2022) van de website;  Aanbieden van collectiedata aan doelgroepspecifieke en/of thematische platforms (2019-2022).

Actielijn 6: Dienstverlening op locatie De studiezaal van het RHC Zuidoost Utrecht kent een trouwe groep bezoekers. Zij doen veel onderzoek en brengen zo steeds nieuwe verhalen naar boven die de geschiedenis van de steden en dorpen in het gebied verder inkleuren en verrijken. Velen van hen zetten zich ook in als vrijwilliger om de toegankelijkheid van de collectie te vergroten. Het klantonderzoek uit 2017 laat zien dat wij met onze studiezaaldienstverlening op alle beoordeelde aspecten bovengemiddeld scoren. Dat is iets om trots op te zijn en te koesteren. Omdat de studiezaaldienstverlening tijdens de reguliere werktijd weinig capaciteit vergt en tegemoetkomt aan de behoefte, hechten we aan ruime openingstijden van de studiezaal. Per 1/1/2019 wordt de studiezaal op zaterdagen gesloten, omdat de belangstelling voor de zaterdagopenstelling sterk is afgenomen. De doordeweekse openstelling zal echter weer worden uitgebreid naar vijf dagen, omdat de bezetting van de studiezaal tijdens kantoortijden een geringe belasting is voor organisatie en medewerkers.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

15

Wijk bij Duurstede is niet voor iedere inwoner van het verzorgingsgebied naast de deur. Daarom wil het RHC onderzoeken of het financieel en anderszins mogelijk is om het publiek via publieksterminals in bibliotheekvestigingen in de aangesloten gemeenten toegang te geven tot al onze digitale content; ook tot materiaal dat vanwege auteursrechtelijke beperkingen en privacybescherming nog niet online beschikbaar gesteld mag worden. Acties:  Aanbieden van volledige studiezaaldienstverlening van maandag tot en met vrijdag (2019-2022);  Onderzoeken of de digitale content van het RHC via publieksterminals in lokale bibliotheken beschikbaar gesteld kan worden (2021).

11.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

16

Actielijn 7: Publieksactiviteiten en educatie Veel mensen houden van geschiedenis. De kijkcijfers van televisieprogramma’s zoals Verborgen Verleden en Andere Tijden en de populariteit van boeken zoals het Pauperparadijs laten dat overtuigend zien. Lang niet al die liefhebbers willen of kunnen zelf archiefonderzoek doen. Dat wil niet zeggen dat het RHC en zijn collectie deze mensen niets te bieden hebben. Door middel van lezingen en rondleidingen, het beschikbaar stellen van materialen voor tentoonstellingen en het meewerken aan publicaties zorgt het RHC ervoor dat de collectie ook aan een breder publiek ten goede komt. Mede daarom is het van belang om goede contacten te onderhouden met de historische verenigingen, de comités Open Monumentendag, de musea en de bibliotheken. Bovendien organiseren we samen met de Stichting Vrienden van het RHC Zuidoost Utrecht en bij voorkeur in samenwerking met andere erfgoedpartners periodiek een bovenlokaal project ter vergroting van het maatschappelijk draagvlak. In deze beleidsperiode ligt het voor de hand daarbij aandacht te besteden aan 75 jaar vrijheid in 2020 en aan de afdamming van de Rijn bij Wijk bij Duurstede (1122) en aan het Rampjaar (1672) in 2022.

Voor cultuurhistorische projecten hanteren we als uitgangspunt dat deze zoveel mogelijk lokaal worden georganiseerd en dat de cultuurhistorische partijen ter plaatse daarin het voortouw hebben. Het RHC speelt daarbij vooral een faciliterende en adviserende rol en levert expertise, content en te exposeren materialen.

12.

Voor degenen die wel belangstelling hebben voor archiefonderzoek maar vaardigheden missen, verzorgen wij met enige regelmaat cursussen, bijvoorbeeld om te leren oud schrift te lezen, stamboomonderzoek te doen of bepaalde belangrijke bronnen te hanteren. Acties:  Faciliteren en adviseren van lokale cultuurhistorische partijen bij het organiseren van publieksactiviteiten (2019-2022);  Samen met de Vriendenstichting periodiek een bovenlokaal project organiseren (2019-2022);  Verzorgen van cursussen voor (beginnende) archiefonderzoekers (2019-2022).

Actielijn 8: Publieksonderzoek In deze datagedreven tijd wordt het publieksbeleid in toenemende mate gebaseerd op feitelijke gegevens. Het klanttevredenheidsonderzoek waarmee het RHC in 2017 startte, zal voortaan elke twee jaar worden herhaald. Omdat een enquête soms meer vragen oproept dan beantwoordt, gaan wij bovendien geregeld met gebruikersgroepen in gesprek. De vernieuwing van de website maakt het ons mogelijk om functionaliteiten in te bouwen die ons in staat stellen het gebruik van de website en de onlinebronnen beter te monitoren. Daardoor krijgen we de komende jaren meer inzicht in de manier waarop gebruikers zich op de site bewegen en waar ze vastlopen of afhaken. Aan de hand daarvan kan de site steeds verbeterd worden. Wij gebruiken de uitkomsten van al deze vormen van publieksonderzoek om prioriteiten te stellen en keuzes te maken voor de verbetering van de dienstverlening. Acties:  Tweejaarlijks uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoek (2019, 2021);  Bevragen van gebruikersgroepen (2019-2022);  Monitoren van websitegebruik, zoek- en navigatiegedrag (2019-2022).

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

17

4. Het RHC als geheugen van de regio De collectie van het RHC Zuidoost Utrecht is publiek kapitaal en fungeert als het geheugen van de negentien steden en dorpen in de regio. Aan de hand van geschreven documenten, afbeeldingen, boeken en kaarten van 1300 tot nu zijn alle denkbare en ondenkbare verhalen te vertellen. Mensen kunnen er de geschiedenis van hun eigen huis of straat in terugvinden en sporen van hun voorouders traceren. Maar ook voor praktische doeleinden als een verbouwing of restauratie levert de collectie onmisbare informatie. Toen de Wijkse archiefbewaarplaats in 2002 overstroomde, kreeg het RHC van alle kanten steun en hulp bij het redden en herstellen van de beschadigde collectie. Mede dankzij de ramp is de bekendheid van en het draagvlak voor het RHC bij de inwoners sterk vergroot en kunnen wij rekenen op de steun van vrienden en vrijwilligers. Sinds 2017 zijn alle herstelwerkzaamheden afgerond. Nu kunnen we ons weer volledig concentreren op de toekomst van de collectie. Goed houden wat goed is, door preventief en curatief te conserveren. Completeren en actualiseren, door nieuwe aanwinsten te verwerven en toe te voegen. En volop gebruikmaken van digitale technieken en de inzet van vrijwilligers om al dat moois nog beter toegankelijk en doorzoekbaar te maken.

13.

Als collectiebeheerder en collectievormer werkt het RHC de komende jaren langs de volgende actielijnen: 9. 10. 11. 12.

Toegankelijkheid Digitalisering Acquisitie Preventie en conservering

Actielijn 9: Toegankelijkheid De collectie van het RHC kent een goed niveau van basistoegankelijkheid. De meeste archieven zijn geïnventariseerd en voorzien van een toegang. Het is de kunst dat zo te houden, ook als er nieuwe aanwinsten aan de collectie worden toegevoegd. Sommige bestaande toegangen moeten omwille van de bruikbaarheid nodig worden herzien. Uitgangspunt van het RHC is, dat alle overheidsarchieven voorzien zijn van een bruikbare toegang en dat de werkvoorraad voor wat betreft de particuliere archieven hooguit 10% bedraagt.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

18

Alle beschikbare toegangen zijn te raadplegen via de website van het RHC en via de landelijke site archieven.nl. Omwille van de herbruikbaarheid en de doorzoekbaarheid van de data zullen wij alle (nadere) toegangen als Open Data gaan aanbieden. Daarmee handelt het RHC conform de Wet hergebruik overheidsinformatie. In de periode 2019-2022 wordt een begin gemaakt met de inhaalslag wat betreft de bestaande toegangen. Nieuwe toegangen worden, zodra dat technisch mogelijk is, direct als Open Data online gezet. Om te zorgen dat de bronnen goed bruikbaar zijn, is basistoegankelijkheid alleen vaak niet genoeg. Door bijvoorbeeld te zorgen voor indexen op geografische en persoonsnamen en door moeilijk leesbare handschriften over te schrijven, wordt het veel makkelijker om gebruik maken van de collectie. Het maken van deze nadere toegangen is erg arbeidsintensief. Zelf hebben wij daarvoor nauwelijks capaciteit. Gelukkig kan het RHC daarbij een beroep doen op een groep van circa 30 vrijwilligers. Die verzetten jaarlijks duizenden uren aan werk. Ook de komende jaren blijft het RHC met behulp van vrijwilligers investeren in het nader toegankelijk maken van de bronnen.

Keuzes op dat gebied worden gemaakt op basis van het intrinsieke belang, de raadpleegfrequentie en de kwetsbaarheid van de stukken, de beschikbaarheid van vrijwilligers, de wensen van onderzoekers en uiteraard de organisatorische en financiële mogelijkheden. Er wordt in ieder geval doorgewerkt aan de toegankelijkheid van de beeldbank en aan het verbeteren van de indexen op de Doop-, Trouw- en Begraafregisters. De indicering van bouwvergunningen, bestuursnotulen en de oude notariële archieven nemen we ter hand in samenhang met de digitaliseringsplannen voor deze bronnen. Ook wordt, voor zover mogelijk, ruimte gelaten voor wensen van onderzoekers op dit gebied. We willen de komende jaren graag experimenteren met crowdsourcing: het inschakelen van het onlinepubliek bij het toegankelijk maken van historische bronnen. Veel collega-archiefinstellingen hebben hier al goede ervaringen mee. Het archief in Leiden bijvoorbeeld indexeerde in anderhalf jaar tijd vier miljoen aktes met betrekking tot geboorte, overlijden en huwelijk. Eén persoon zou daar twintig jaar over gedaan hebben. Het archief plaatste scans van de aktes op de site velehanden.nl en vroeg mensen om de namen en data daaruit op speciale webformulieren in te vullen. Zo’n achthonderd mensen hielpen actief mee. Ook veel jongeren raken op deze manier in de ban van archieven.

Zo snijdt het mes aan twee kanten: niet alleen verbetert de toegankelijkheid van de collectie, ook het draagvlak voor archieven groeit. Crowdsourcing is echter wel een kostbare zaak. Daarom treden we in overleg met de Vriendenstichting om samen met hen te onderzoeken of we met financiële steun van de vrienden een pilot kunnen opzetten. Acties:    

Aanbieden van (nadere) toegangen als Open Data (2019-2022); Het maken en onderhouden van toegangen op de archieven en collecties (2019-2022); Vrijwilligers begeleiden bij het maken en verbeteren van nadere toegangen (2019-2022); In samenwerking met de Vriendenstichting onderzoeken of een pilot crowdsourcing met vriendensteun kan worden uitgevoerd (2021).

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

19

14.

15.

Actielijn 10: Digitalisering In het vorige beleidsplan was digitalisering het belangrijkste speerpunt. Vanuit een relatieve achterstandssituatie heeft het RHC Zuidoost Utrecht tussen 2013 en 2018 grote stappen voorwaarts gezet. Ook de komende jaren digitaliseren we veel bronnen door ze te laten scannen. Het klantonderzoek uit 2017 toont aan dat online archiefgebruikers vooral meer gedigitaliseerde bronnen willen. Aan die wens komen we graag tegemoet. We pakken de digitalisering planmatig aan. Overwegingen aangaande het belang, de raadpleegfrequentie, de toegankelijkheid en de kwetsbaarheid van de bronnen en de wensen van onderzoekers bepalen ook hier, net als in actielijn 9, de keuzes en prioriteiten. Het invoeren van digitalisering op verzoek als dienst is voor het RHC financieel en organisatorisch nog niet haalbaar. Wel kunnen belangstellenden mede bepalen welke bronnen voor digitalisering in aanmerking komen, zeker wanneer zij zelf willen bijdragen aan het (nader) toegankelijk maken daarvan. Notariële archieven bevatten een schat aan informatie over allerhande aspecten van het leven van mensen. Ze vormen dan ook voor veel soorten onderzoek een onmisbare bron. Ook de bestuursnotulen van dorpen, steden en kerken zijn rijk aan informatie en van groot belang voor de lokale en regionale geschiedenis.

Het RHC wil daarom de komende jaren in ieder geval alle notariële archieven en plaatselijke en kerkelijke bestuursnotulen tot 1811 laten digitaliseren en doorzoekbaar maken. De e e stukken uit deze tijd zijn moeilijker leesbaar dan die uit de 19 en 20 eeuw zodat veel mensen een zoekhulp hiervoor goed kunnen gebruiken. 16. Acties:  Laten digitaliseren van de notariële archieven en de bestuursnotulen van dorpen, steden en kerken voor 1811 (2019-2022);  Laten digitaliseren van andere bronnen, mede op basis van wensen van onderzoekers (2019-2022).

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

20

Actielijn 11: Acquisitie Geschiedenis is een verhaal zonder eind. Dat betekent dat een collectie nooit af is. Het overheidsdeel van onze collectie groeit als vanzelf. De Archiefwet verplicht overheden om archieven te bewaren en over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Zie daarvoor hoofdstuk 2. Voor een betrouwbaar en compleet geheugen kan het RHC echter niet volstaan met overheidsarchieven alleen. Daarom is in de doelstelling van de gemeenschappelijke regeling van het RHC Zuidoost Utrecht nadrukkelijk opgenomen dat het RHC een zo breed mogelijke collectie historische bronnen opbouwt. Ongeveer een vijfde deel van onze huidige collectie bestaat uit particuliere archieven en collectieonderdelen. Actieve acquisitie van particulier materiaal is gezien de bezetting van het RHC niet haalbaar. Het beleid blijft daarom grotendeels reactief. Om tijdig en goede signalen te krijgen over archieven en collecties die verweesd dreigen te raken of vernietigd dreigen te worden, zijn goede relaties met lokale cultuurhistorische partners van groot belang. Materiaal dat wordt aangeboden, wordt zorgvuldig afgewogen aan de hand van de criteria uit het acquisitiebeleidsplan. Wij stellen ook eisen aan de staat waarin archieven moeten verkeren om voor opname in aanmerking te komen, zeker als het om grote archieven gaat.

Om de archiefvormers te helpen aan deze eisen te voldoen, maken we richtlijnen en handreikingen en bieden we indien nodig en mogelijk begeleiding en advies aan. Verwerving van particulier materiaal kan risico’s met zich meebrengen op het gebied van auteursrecht en privacywetgeving en levert veel vragen op over de aanlevering van digital born materiaal door particulieren. Met het oog daarop worden de checklists en modelovereenkomsten voor verwerving gecontroleerd en zo nodig bijgesteld. Ook reiken we particuliere archiefvormers de helpende hand bij het opzetten en beheren van hun digitale archieven, bijvoorbeeld door voorlichtingsbijeenkomsten te organiseren of tips en aanwijzingen te formuleren. 17.

Acties:  Verwerven van particuliere archieven en collecties die een aanvulling vormen op de bestaande collectie (2019-2022);  Opstellen en publiceren van richtlijnen en handreikingen voor eigenaren die archieven of collecties willen overdragen (2019);  Aanpassen van de checklists en modelovereenkomsten met het oog op auteursrecht en privacywetgeving (2019);  Particuliere archiefvormers helpen bij het opzetten en beheren van hun digitale archieven (20212022).

Actielijn 12: Preventie en conservering Elk nadeel heeft z’n voordeel. Een van de voordelen van de Wijkse archieframp is, dat een kwart van de collectie van het RHC de afgelopen 15 jaar door de handen van gespecialiseerde conservatoren is gegaan en in 1 goede staat verkeert. Van de 3.000 m die het RHC na 2002 heeft verworven, hebben we de materiële staat redelijk maar niet volledig in beeld. Om de te verwachten problemen te verhelpen blijft een bescheiden jaarlijks restauratiebudget noodzakelijk. Als en zodra de gemeente Vijfheerenlanden zich aansluit bij het RHC, dient 1 voor het archief van Vianen (500 m ) een plan van aanpak voor de achterstallige restauraties te worden gemaakt, waarbij de kosten ten laste

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

21

18.

6

van de gemeente Vijfheerenlanden komen. Ook laten we dan de materiële staat van de archieven van Leerdam en Zederik onderzoeken, zodat ook voor het herstel van die archieven plannen en kostenramingen kunnen worden gemaakt. Goed verpakken is, naast vakkundig depotbeheer, de beste manier om schade en verval voor te zijn. Op dit gebied heeft het RHC nauwelijks achterstanden. Alleen de etikettering van omslagen en dozen vergt nog de nodige aandacht. Het beleid ten aanzien van conservering en preventie hangt nauw samen met het digitaliseringsbeleid. Digitalisering is deels ook een conserveringsstrategie. Door kwetsbare stukken te digitaliseren, wordt de gebruiksintensiteit van de originelen tot een minimum beperkt zodat de stukken beschermd worden tegen verval. Bovendien kan de voorbereiding van digitalisering worden aangegrepen om de te digitaliseren stukken te monitoren, opnieuw te verpakken en/of te herstellen. Ten slotte vergt natuurlijk ook het behoud van digitale en gedigitaliseerde archiefstukken een adequate aanpak. Dit maakt onderdeel uit van de digitale bewaarstrategie van het RHC en de overheidspartners, waarin het e-depot een essentiële functie vervult.

Acties:  Monitoren van de collectie op schade en verval en zo nodig overgaan tot conservering en/of herstel (2019-2022);  Laten maken van een plan van aanpak voor de restauratie van het archief van Vianen (afhankelijk van toetreding Vijfheerenlanden, 2019);  Laten onderzoeken van de materiële staat van de archieven van Leerdam en Zederik (2020);  Etiketteren van omslagen en dozen (2019-2022);  Preservering van digitale en gedigitaliseerde archiefstukken in het kader van de implementatie van het e-depot.

19.

6

Zoals afgesproken bij de aansluiting van Vianen bij het RHC in 2014.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022

22

5. Het RHC als moderne organisatie De wereld rondom het RHC Zuidoost Utrecht beweegt en het RHC beweegt mee, niet alleen voor maar ook achter de schermen. Ons takenpakket verandert en hetzelfde geldt voor onze rol en positie. Om digitale informatie langdurig betrouwbaar en toegankelijk te houden, moeten we al in een vroeg stadium meedenken en -werken met de archiefvormers. Dat vergt een intensievere samenwerking met de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. We gaan jonger en digitaal ontstaan archief beheren. De dienstverlening verloopt in toenemende mate via internet. Deze veranderingen in de interactie met onze partners en ons publiek vragen voor een deel om andere competenties en nieuwe kennis, om andere manieren van werken, communiceren en budgetteren. Ook als organisatie moet het RHC daarom grote stappen zetten. Om de organisatie te moderniseren werkt het RHC de komende jaren aan de volgende actielijnen: 13. 14. 15. 16. 17.

Organisatie- en personeelsontwikkeling Samenwerking en kennisdeling Communicatie Huisvesting en ICT Financiën

Actielijn 13: Organisatie- en personeelsontwikkeling Het RHC krijgt er de komende jaren taken bij. Allereerst de advisering en ondersteuning van de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen op het gebied van het langetermijnbeheer van digitale archieven. Uitgaande van gemiddeld een dag per week ondersteuning per aangesloten gemeenten en een dag per week voor de drie gemeenschappelijke regelingen samen, vergt de functie van adviseur digitale informatie 1,5 fte. De tweede nieuwe taak is het beheer van de digitale archieven die naar het RHC worden overgebracht. Dit vergt o,5 fte voor de functie van informatiemanager. Deze zal zich onder andere bezig moeten houden met de voorbereiding, de implementatie en het beheer van de e-depotvoorzieningen. De huidige formatie biedt geen ruimte voor de uitvoering van de nieuwe taken. Daarom zal de formatie gefaseerd worden uitgebreid. In 2019 wordt 1 fte toegevoegd voor de gecombineerde functie van adviseur digitale informatie/ informatiemanager. Het definitieve besluit over de uitbreiding met nog eens 1 fte voor de functie van adviseur digitale informatie hangt mede af van de beslissing van de gemeente Vijfheerenlanden over de toetreding tot de gemeenschappelijke regeling en van de evaluatie eind 2019 van de ervaringen met de eerste adviseur digitale informatie.