bijlage 1 Ontwerp Jaarrekening 2021 Regionaal Archief Zuid Utrecht.pdf

Ontwerp

Jaarrekening 2021

13 April 2022

Inhoud 3

Voorwoord

4

Inleiding

4

Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht

4

Missie en Kernwaarden

5

Het RAZU in 2021

6

Resultaat

7 7

Beleidsplan Vooruit met het Verleden

7

Beheer en Behoud

10

Dienstverlening en cultuurhistorie

12

Toezicht en advies

14

Ontwerp Jaarrekening 2021 13 april 2022

Afbeelding voorzijde: Onthullingsbijeenkomst van het nieuwe logo op de archiefbewaarplaats, Wijk bij Duurstede 30 november 2021. Foto door Winfried Leeman.

Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

Programmaverantwoording

Paragrafen

14

Weerstandsvermogen en risico’s

14

Financiering en treasury

14

Bedrijfsvoering

15

Onderhoud kapitaalgoederen

15

Verbonden partijen

15

Grondbeleid

16

Jaarrekening 2021

16

Uitgangspunten samenstellen jaarrekening

16

Programmarekening

19

WNT Verantwoording 2021 RAZU

20

Balans per 31 december 2021

21

Toelichting op de balans

24

Niet uit de balans blijkende rechten en plichten

25

Rechtmatigheidsverantwoording

25

Controleverklaring van de accountant

29

Vaststellingsbesluit

30 32 35

Bijlage 1: Verdeelsleutels en bijdragen Bijlage 2: Specificatie van de lasten en baten Bijlage 3: De lasten en baten per taakveld

Voorwoord Voor u ligt de ontwerp-Jaarrekening 2021 van Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU). Deze jaarrekening is opgemaakt conform de richtlijnen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Na de inleiding zijn achtereenvolgens de programmaverantwoording 2021, de paragrafen en de jaarrekening opgenomen. In de ontwerp-Jaarrekening is, waar nodig, per balans- en exploitatiepost een toelichting opgenomen in relatie tot de in de Programmabegroting 2021 opgenomen bedragen. Het resultaat na bestemming bedraagt € 88.921 positief. Naast dit verslag, dat financiën en inhoud combineert, verschijnen: • Een publieksjaarverslag, dat digitaal wordt verspreid; • Zes toezichtrapportages, gericht aan de colleges van burgemeester en wethouders van de aangesloten gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede; • Eén toezichtrapportage gericht aan het bestuur van GR Regionale ICT-Dienst Utrecht (RID).

3

Inleiding Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Bestuur Het bestuur wordt gevormd door de portefeuillehouders van de zes gemeenten. In 2021 werd het bestuur gevormd door:

Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede.

• dhr. J.A. van der Pas

(voorzitter, burgemeester gemeente Rhenen)

• dhr. G. Isabella

Het RAZU heeft een tweeledig doel: enerzijds het uitvoeren van de Archiefwet 1995, anderzijds het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen, beheren en actief beschikbaar stellen van een zo breed mogelijke collectie. De huidige GR trad op 1 januari 2020 in werking.

(vice-voorzitter, burgemeester gemeenten Houten)

• dhr. R. van Bennekom

(lid, burgemeester gemeente Bunnik)

• dhr. H. Waaldijk

(lid, wethouder gemeente Utrechtse Heuvelrug)

• dhr. S. Fröhlich

(lid, burgemeester gemeente Vijfheerenlanden)

• mw. I. Meerts

(lid, burgemeester gemeente Wijk bij Duurstede)

De directeur van het RAZU, mw. H.A. Hokke, is secretaris en adviseur van het bestuur. Op uitnodiging van het bestuur is mw. I.E.C.M. Broos (interbestuurlijk toezichthouder provincie Utrecht) als adviseur aanwezig bij de bestuursvergadering.

Taken

Openbare archieven

De zes gemeenten hebben bij het RAZU de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum. De opdracht aan het RAZU, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is: • De zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; • Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, voor zover die deze niet zijn overgebracht; • Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; • Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

Het RAZU beheert de archieven van de deelnemende gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RAZU particuliere archieven van personen, families, kerken, bedrijven, verenigingen en stichtingen die banden hebben met de regio. Het oudste stuk dateert uit 1300, de jongste, meestal digitale, stukken dateren uit 2021/2022. Het RAZU stelt deze archieven, conform de vereisten van de Archiefwet 1995 en de Wet Hergebruik overheidsinformatie, ter beschikking aan burgers voor hergebruik. De archieven en collecties zijn openbaar en voor iedereen ter inzage in de studiezaal of via de website, tenzij er sprake is van een openbaarheidsbeperking op grond van de AVG of de bepalingen uit de Archiefwet 1995.

4

Missie en kernwaarden

van hem genomen. De nieuwe medewerker cultuurhistorie, Elleke de Ronde, trad op 1 mei 2021 in dienst. Per 15 juli 2021 werd Erika Hokke aangesteld als nieuwe directeurarchivaris. Zij volgde in deze rol Ria van der Eerden-Vonk op, die met ingang van 1 juli 2021 met verlof ging, op 31 december 2021 met pensioen ging en vanaf die datum formeel uit dienst was.

Het RAZU maakt kennis van informatie Voor de aangesloten gemeenten is het RAZU zowel een strategische als een uitvoerende partner op het gebied van de kwaliteit en rechtmatigheid van het informatiebeheer. Samen zorgen gemeenten en RAZU dat de gemeentelijke archieven houdbaar, bruikbaar en betrouwbaar blijven, ook op lange termijn.

Corona Vanzelfsprekend hield Corona ons ook in 2021 nog in de greep. De richtlijnen van de overheid zorgde ervoor dat de studiezaal niet volledig open kon blijven. In de maanden januari – mei was de studiezaal alleen geopend voor spoed raadplegingen. Vanaf juni kon de reguliere dienstverlening, weliswaar op afspraak en met een beperkt aantal bezoekers tegelijkertijd, weer starten. Van de digitale dienstverlening, via mail en telefoon, werd door de onderzoekers goed gebruik gemaakt. Door het thuiswerkadvies werkten een aantal medewerkers vanuit huis. Helaas konden, door de Corona maatregelen, niet altijd onze vrijwilligers bij ons op kantoor werken.

Voor de burgers in het verzorgingsgebied is het RAZU een publieksgerichte erfgoedinstelling die met en voor hen historische informatie veiligstelt, verrijkt en laagdrempelig toegankelijk maakt en zo bijdraagt aan het vergroten van de regionaal historische kennis. Betrouwbaarheid, partnerschap en toegankelijkheid De archieffunctie gaat in essentie om het zorgen voor informatie die betrouwbaar is en kan dienen als bewijs. Het RAZU werkt vanuit het besef dat het goed vervullen van de archieffunctie een kwestie is van partnerschap. Als publieke instelling hecht het RAZU eraan dat zowel de organisatie als de collectie zo drempelloos mogelijk toegankelijk zijn, zowel digitaal als fysiek. Deze waarden vormen het anker van de organisatie en de toetssteen voor het handelen.

Belangrijkste activiteiten De in 2021 uitgevoerde activiteiten en de daarmee behaalde resultaten zijn beschreven in de programmaverantwoording. Naast de viering van het lustrum en de personele wisselingen waren de belangrijkste activiteiten in 2021: • De uitvoering van een Privacy Programma, waardoor het RAZU beter voldoet aan de vereisten die vanuit de AVG worden gesteld; • De uitvoering van het tweede jaar van de e-depot pilot, waardoor het bestuur aan het eind van 2021 een gemotiveerd besluit kon nemen om een e-depot te laten inrichten; • De ontvangst van de 1.000e nieuwe bezoeker in onze studiezaal sinds in januari 2019 een nieuw bezoekersregistratiesysteem is ingevoerd. Een tuin- en landschapsontwerper uit Rotterdam kwam op 29 oktober onderzoek doen naar de bouwhistorie van de Johanneskerk aan de Lomboklaan in Leersum.

Het RAZU in 2021 25 jarig lustrum 2021 was voor het RAZU een lustrumjaar en een jaar van verandering. Het 25-jarig bestaan van het RAZU werd, binnen mogelijkheden die de coronamaatregelen gaven, op 15 oktober gevierd in Fort Vechten te Bunnik. Op 30 november werd het nieuwe RAZU-logo aan de gevel van het depot onthuld. Hierdoor is de plek waar alle archieven veilig worden beheerd en waar ze door iedereen geraadpleegd kunnen worden weer goed herkenbaar. Personele veranderingen De veranderingen waren er vooral op het personele vlak. In maart overleed Dirk Ruiter, archiefmedewerker en al meer dan 20 jaar werkzaam voor het RAZU en de gemeenten. In besloten kring is afscheid

5

Bestuur

Resultaat

Het bestuur vergaderde in 2021 vier keer. Op 10 maart besprak het bestuur de zienswijzen bij de Kadernota 2022 en gaf het bestuur de opdracht tot het uitvoeren van een Privacy Programma. Tevens besprak het bestuur de plannen voor het lustrum en de pensionering en opvolging van de directeur-archivaris.

De jaarrekening van het RAZU eindigt met een positief saldo. Het resultaat na bestemming is € 88.921. Voorgesteld wordt om het positief saldo toe te voegen aan de bestemmingsreserves van het RAZU, op de volgende wijze: • Een toevoeging van € 58.921,- aan de in 2021 gevormde bestemmingsreserve Personeel, volgend uit de in 2021 uitgevoerde werkzaamheden Prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden en de opengevallen vacatureruimte vanwege het overlijden van een medewerker. • Een toevoeging van € 30.000,- aan een nieuwe bestemmingsreserve Financiering activa, bedoeld voor het aanschaffen en de toekomstige afschrijving van nieuw meubilair.

Op 21 april stelde het bestuur de ontwerp jaarrekening 2020, de ontwerp meerjarenbegroting 2022-2025 en het voorstel voor de eerste begrotingswijziging 2021 vast. Deze stukken werden definitief vastgesteld op 29 juni 2021 en vervolgens gestuurd aan de Provincie Utrecht in het kader van het financieel toezicht. Tijdens de vergadering van 21 april besprak het bestuur de notitie Common Ground en e-depot en de bijstelling van de doelstellingen van de pilot e-depot. De mogelijke vervolg scenario’s voor het inrichten van een e-depot werden besproken tijdens de extra bestuursvergadering op 17 november 2021. Volgend hierop besloot het bestuur tijdens de bestuursvergadering van 15 december 2021 tot het inrichten van een e-depot waarbij wordt uitgegaan van de richtlijnen van de informatiekundige visie Common Ground van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Tijdens de bestuursvergadering van 15 december stelde het bestuur de ontwerp-Kadernota 2023 vast, nam het besluit tot definitieve aanstelling van de tweede informatieadviseur en besprak het gesignaleerde knelpunt in de beschikbare capaciteit voor dienstverlening.

6

Programmaverantwoording Beleidsplan Vooruit met het verleden

Beheer en Behoud

Eind 2018 is het beleidsplan Vooruit met het Verleden vastgesteld. Dit beleidsplan vertaalt de missie, taken en kernwaarden van het RAZU naar 17 actielijnen. In dit beleidsplan is als doel gesteld dat het RAZU zich eind 2022 heeft ontwikkeld tot een wendbare organisatie die goed weet in te spelen op de veranderende vragen en behoeften van partners en publiek.

De collectie van het RAZU is publiek kapitaal en fungeert als het geheugen van de steden en dorpen in de regio. De beheer- en behoudstaak heeft tot doel deze collectie in goede, geordende en toegankelijke staat te houden. De werkzaamheden hebben betrekking op de overgebrachte archieven en collecties. Goed houden wat goed is, door te conserveren en te restaureren en in goede condities te bewaren. Completeren en actualiseren, door nieuwe aanwinsten te verwerven en toe te voegen. Borgen van openbaarheidsbeperkingen en auteursrechtelijke beperkingen. Inventariseren en volop gebruik maken van digitale mogelijkheden om de collectie toegankelijk en doorzoekbaar te maken.

De activiteiten die volgen uit het beleidsplan laten zich in drie hoofdtaken of programmalijnen onderbrengen: • Beheer en behoud (B&B, actielijnen 9 t/m 12 uit het beleidsplan) • Dienstverlening en cultuurhistorie (D&C, actielijnen 5 t/m 8 uit het beleidsplan) • Toezicht en advisering (T&A, actielijnen 1 t/m 4 uit het beleidsplan)

Toegankelijk maken

Onderdeel van het taakveld beheer en behoud zijn de werkzaamheden die het RAZU vanuit de Prestatieovereenkomst met de gemeente Vijfheerenlanden uitvoert. Over de uitvoering van deze werkzaamheden doet het RAZU jaarlijks direct verslag aan de gemeente Vijfheerenlanden.

Uitgangspunt van het RAZU is dat alle overheidsarchieven voorzien zijn van een bruikbare toegang en dat de werkvoorraad voor wat betreft de particuliere archieven hooguit 10% bedraagt. Het goede basisniveau toegankelijkheid voor overheidsarchieven kon in 2021 worden gehandhaafd. In 2021 ontstond een iets grotere werkvoorraad particuliere archieven, nl. 16,7%. Dit hoge getal wordt veroorzaakt door het opnemen van particuliere archieven vanuit Vijfheerenlanden en door een nieuwe aanwinst van Stichting Quarijn (Het Zonnehuis in Doorn) van 44,5 meter.

Vanwege de werkzaamheden die voortvloeiden uit het privacy programma, de werkzaamheden in opdracht voor Vijfheerenlanden en de coronapandemie lukte het ook in 2021 niet om voor verschillende taakgebieden / actielijnen deelplannen te maken.

Collectie eind 2021

Overheidsarchief Particulier archief Bouwvergunningen Documentatie en collecties Bibliotheek Kranten Beelmateriaal Totaal

Meters

2.693,12 795,03 387,8 96,94 376 86,62 173,5 4.609,1

In 2021 zijn 11 overheidsarchieven met een totale omvang van ruim 34 meter toegankelijk gemaakt. Dit zijn: • Waterleidingmaatschappij Rhenen (19011993) • Vereniging Vrijwillige Brandweer Doorn (1909-1979) • Gemeentebestuur Rhenen (1814-1925) • Gemeentebestuur Rhenen (1926-1994) • Gemeentebestuur Hei- en Boeicoop (19391985) • Gemeentepolitie Leerdam (1934-1990) • Gemeentebestuur Tienhoven (1931-1985) • Gemeentebestuur Ameide (1953-1985) • Gerechtsbestuur Schoonrewoerd (17641807) • Gemeentebestuur Vianen (1930-1985) • Personeelsvereniging gemeente Leerdam (1951-1973)

% van geheel 58,4 17,2 8,4 2,1 8,2 1,9 3,8 100

7

Behalve het toegankelijk maken van archieven is in 2021 ook gewerkt aan het verbeteren van de beschrijvingen van archieven. Deze kwaliteitsslag is nodig om de vindbaarheid en bruikbaarheid van de archieven te vergroten. Deze kwaliteitsslag is uitgevoerd op de toegangen tot de archieven van het gemeentebestuur Schoonrewoerd, stadsbestuur Leerdam, gemeentebestuur Leerbroek en gemeentebestuur Nieuwland, met een totale omvang van 52 meter.

archieven en collecties zorgt ervoor dat het RAZU en de bronnen steeds toegankelijker en ‘drempellozer’ worden. Archiefgebruikers zijn gewend geraakt aan steeds meer en beter digitaal vindbare en doorzoekbare bronnen. Dit geldt zowel voor de inwoner die alleen een bouwtekening van zijn huis zoekt, als voor de diepgravende historische onderzoeker.

In 2021 werd verder gewerkt aan het meerjarenproject om 219 meter archief van de gemeente Houten uit de jaren 1962-2005 samen te voegen en van een betere toegang te voorzien. De uitvoering van dit project ligt op schema.

Het RAZU biedt de inventarissen digitaal aan via de website en combineert deze met scans van archiefstukken, transcripties en nadere toegangen (indexen). Het aantal inventarissen dat via de website raadpleegbaar is steeg in 2021 naar 638. Het aantal digitale afbeeldingen, voornamelijk foto’s, steeg van 35.206 naar 47.331.

De inventarisatie van de bouwvergunningen van Amerongen is voor 60% afgerond. Voor de bouwvergunningen van DriebergenRijsenburg geldt dat 53% bewerkt is. De bouwvergunningen van Rhenen uit de jaren 1908-1925 zijn beter verpakt en beschreven, als voorbereiding op het scannen van deze bouwvergunningen.

Eind 2021 waren 26 overheidsarchieven, 29 particuliere archieven en drie documentatiecollecties voorzien van scans. In totaal zijn er 2.646 scans toegevoegd tot een totaal van 51.244 scans. Het grootste deel van de aanvulling in 2021 betreft scans van charters. Naar verwachting is er nog een jaar nodig om alle charters te scannen.

Naast de overheidsarchieven zijn 22 particuliere archieven met een totale omvang van bijna 18 meter toegankelijk gemaakt. Hieronder vallen onder andere het archief van de Familie Thieme (1700-2015), de vereniging Wit-Gele Kruis Cothen (19221987) en Groene Kruis Lexmond (1905-1993), de Stichting Valkenheide (1908-2012) en de Vrouwenraad gemeente Rhenen (19632003).

Op inventarisnummers uit 22 archieven zijn door vrijwilligers nadere toegangen gemaakt in de vorm van een volledige transcriptie, regest of index. Dit jaar zijn vooral veel transcripties gemaakt van charters, waardoor charters van Odijk, Bunnik, Amerongen, Wijk bij Duurstede, Werkhoven, Schalkwijk, Doorn, Rijsenburg, Schonauwen en Rhenen beter vindbaar en raadpleegbaar zijn. Bovendien is verder gewerkt aan de gerechtsnotulen van Rhenen, Wijk bij Duurstede en Bunnik. Het aantal inventarisnummers met een regest steeg van 917 naar 1027, het aantal inventarisnummers met een volledige transcriptie steeg van 545 naar 939.

In 2021 heeft de Werkgroep-Houten het beschrijven van alle afbeeldingen van de gemeente Houten afgerond. Dit is corona-proof gevierd in het gemeentehuis van Houten. Verder is in dit jaar de Werkgroep-Leerdam gestart met het ordenen, conserveren en beschrijven van de afbeeldingen uit Leerdam. De WerkgroepRhenen is ongeveer halverwege met het beschrijven van de negatieven uit de collectie-Cord Otting. Aan de topografischhistorische atlas Doorn is enkele jaren geleden een ongeordende hoeveelheid afbeeldingen van het Reviuscollege gevoegd. Deze zijn in 2021 geordend, geconserveerd en toegevoegd aan de catalogus. De afbeeldingen zijn (nog) niet beschreven en/of gedigitaliseerd.

Acquisitie Het RAZU verwerft interessante archieven en collecties van particuliere organisaties en personen om ze goed te bewaren en aan het publiek ter beschikking te stellen. Hiermee geeft het RAZU uitvoering aan de taak het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. In 2021 is circa 181 strekkende meter aan dergelijke archieven geschonken of in langdurige bruikleen gegeven. Deels waren dit volledig nieuwe archieven en collecties, deels zijn het aanvullingen op materiaal dat

Digitalisering De voortschrijdende digitalisering en de verbeterde toegankelijkheid van de 8

al eerder is geschonken of in bruikleen is gegeven. Daarnaast zijn opnieuw meerdere publicaties uit en over de regio toegevoegd aan de bibliotheek.

In 2021 zijn, conform de Prestatieovereenkomst, stukken vanuit de archieven van de gemeente Vijfheerenlanden gerestaureerd. Het betrof restauratie en papierconservering van materiaal uit de archieven van de gemeenten Vianen, Leerdam en Zederik en hun rechtsvoorgangers, en restauratie en conservering van 41 charters uit dezelfde archieven. Vanwege het beslag dat de voorbereiding van deze werkzaamheden hadden op het RAZU zijn geen andere stukken gerestaureerd.

Het RAZU heeft onder andere opgenomen: • De (gedeponeerde) archieven van de Historische Vereniging Lexmond, Hei- en Boeicop • Aanvulling op het archief van de Protestantse Johanneskerk in Leersum • Aanvulling op het archief van het Wijks Vocaal Ensemble • Boeken en archivalia uit de collecties van Henk Deys en Jeannette Altendijk • Aanvulling op het archief van de Evangelisch-Lutherse Kerk in Leerdam • Archief van de Valkenburcht (de kerk van het opvoedingsgesticht Valkenheide in Maarsbergen) • De (gedeponeerde) archieven van de Historische Vereniging AmeideTienhoven • Archief van het Wit-Gele Kruis in CothenLangbroek • Collectie foto’s en prentbriefkaarten van Amerongen • Archief van het Zonnehuis in Doorn • Archief van het Rode Kruis in Houten • Archief van de Doornse schoolmeester J.F. Smit (1894-1976)

Privacy programma In het najaar van 2020 heeft het RAZU, samen met de gemeente Wijk bij Duurstede, een tweetal onderzoeken laten verrichten naar een datalek. Op basis van de conclusies en aanbevelingen uit deze onderzoeken werd duidelijk dat er in de bescherming van persoonsgegevens, zowel in het beleid als de uitvoering, bij het RAZU enkele zaken niet actueel of juist ingericht waren. Het bestuur van het RAZU heeft op 10 maart 2021 akkoord gegeven voor de uitvoering van het Privacy Programma, een project met als doel om binnen afzienbare tijd met eigen middelen correcties uit te voeren op beide terreinen. Het programma is opgebouwd uit twee hoofdprojecten, elk bestaande uit meerdere deelprojecten.

Preventie en conservering In de archiefbewaarplaats van het RAZU in Wijk bij Duurstede bevindt zich nu ruim 4.6 stekkende kilometer aan archieven en collecties. Ongeveer 20% van de totale capaciteit van 5.762 meter planklengte is nog vrij beschikbaar. In 2019 is in kaart gebracht hoeveel papieren archief de komende jaren nog te verwachten is van de zes deelnemende gemeenten. Geschat wordt dat de papieren collectie van het RAZU nog tot ruim zeven strekkende kilometer zal groeien. Dit is zonder de aanwas van particuliere archieven. Met het oog daarop heeft het RAZU in 2021 een deel van de archiefbewaarplaats van de gemeente Wijk bij Duurstede weer in gebruik genomen. Een deel van de archieven is daar inmiddels geplaatst. In 2022 zal een herschikking van de archieven over de drie depots plaatsvinden.

Het doel van hoofdproject ‘Opstellen en herzien van beleid’ is om integraal, solide en goed uitvoerbaar beleid te maken voor de bescherming van persoonsgegevens. Het hoofdproject ‘Toetsen en corrigeren’ heeft tot doel om van alle archieven en collecties in beheer bij het RAZU te onderzoeken of zij op rechtmatige gronden wel of niet openbaar zijn. Op basis van dit onderzoek worden vervolgens herstelactiviteiten uitgevoerd en worden alle inventarisnummers op rechtmatige gronden al dan niet in openbaarheid beperkt. Het project vordert volgens planning. In 2021 zijn alle overheidsarchieven nagelopen op de criteria die in de zomer van 2021 zijn besproken met de zorgdragers. In 2022 zal hetzelfde gedaan worden met de particuliere archieven. De belangrijkste beleidsdocumenten zijn geschreven en zullen begin 2022 worden vastgesteld. Er is gestart met het digitaliseren van een aantal studiezaalprocedures. Ook dit zal in 2022 worden afgerond.

In 2021 zijn negen archieven met een totale omvang van 5 meter voorzien van etiketten. Dit beperkte resultaat is het gevolg van het vertrek van een vrijwilliger, waardoor de werkzaamheden nu volledig door medewerkers van het RAZU gedaan moeten worden. 9

Dienstverlening en cultuurhistorie

vier bezoekers tegelijkertijd. Eind december was de studiezaal van het RAZU een aantal dagen gesloten. Ondanks de beperkte opening en het beperkte aantal bezoekers tegelijkertijd was het totaal aantal bezoeken in 2021 hoger dan in 2020 (2021: 655 bezoeken, 2020: 550 bezoeken). Het aantal unieke bezoekers steeg opnieuw, naar 494 (2020: 400). Hier is een duidelijke toename van het aantal raadplegingen van bouwvergunningen te zien. Dit zijn bezoekers die in bijna alle gevallen slechts één keer voor inzage naar het RAZU komen. Het totaal aantal aangevraagde stukken steeg naar 3.596 (2020: 3.287), dat is gemiddeld 5,8 aanvragen per bezoek.

De collectie van het RAZU is grotendeels openbaar en voor iedereen vrij toegankelijk en raadpleegbaar. Het beschikbaar stellen van archieven is een wettelijke taak. De ontwikkeling van de archiefdienst tot een modern historisch informatiecentrum voor de regio komt met name tot uiting in de grotere aandacht voor (digitale) publieksdienstverlening en door cultuurhistorische activiteiten. Om de drempel voor het gebruik van de rijke collectie te verlagen en de lokale en regionale cultuurhistorie door zoveel mogelijk mensen te laten beleven wordt projectmatig samengewerkt met andere erfgoedpartners zoals historische verenigingen, musea en comités Open Monumentendag.

Waar in 2020 de donderdag nog duidelijk de favoriete dag was om het RAZU te bezoeken, waren dat in 2021 meerdere dagen. De maandag en vrijdag blijven de rustige dagen, maar het aantal bezoekers op dinsdag, woensdag en donderdag nadert elkaar. De verklaring daarvoor is te vinden in de beperking tot vier of zes bezoekers tegelijkertijd en de uit de coronamaatregelen voortkomende verplichting om eerst een afspraak te maken voor bezoek aan de studiezaal.

Dienstverlening op locatie Dienstverlening op locatie betreft het bieden van fysieke toegang tot de archieven en collecties en de begeleiding van de bezoekers in de studiezaal in Wijk bij Duurstede. Net als in 2020 werd de dienstverlening op locatie beperkt door de coronacrisis. De studiezaal was gesloten van 15 december 2020 tot 1 juni 2021, alleen in geval van spoed konden bezoekers in die maanden een afspraak maken. Tot spoed werden raadplegingen van bouwvergunningen gerekend, omdat bouw- en verbouwplannen vaak geen uitstel kennen. De valwind in Leersum liet ook een lichte piek in aanvragen van bouwvergunningen zien. Ondanks deze sluiting waren er in deze vijf maanden 96 individuele bezoekers die samen 172 bezoeken brachten en gezamenlijk 845 stukken raadpleegden.

De tien meest geraadpleegde archieven en collecties in 2021 waren: 1. Topografisch-Historische Atlas Houten 2. Stadsgerecht Rhenen 3. Dorpsgerechten 4. Gemeentebestuur Houten 5. Topografisch-Historische Atlas Wijk bij Duurstede 6. Gerechtsbestuur Amerongen 7. Gemeentebestuur Bunnik 8. Topografisch-Historische Atlas Bunnik, Odijk en Werkhoven 9. Familiearchief De Wijckerslooth de Weerdesteyn 10. Gemeentebestuur Wijk bij Duurstede

Vanaf 1 juni was de studiezaal weer open. Aanvankelijk, vanwege de heersende coronamaatregelen, voor 4 bezoekers tegelijkertijd. In de periode 28 juni t/m 14 november werd dat uitgebreid naar 6 bezoekers tegelijkertijd. Door de oplopende besmettingsaantallen werd dit aantal vanaf 15 november weer omlaag gebracht naar

Het RAZU leende 260 dossiers uit aan de gemeenten, vooral aan de gemeenten Houten (125 dossiers) en Utrechtse Heuvelrug (87 dossiers). Daarnaast werden 22 stukken uitgeleend aan derden, dit betrof vooral boeken uit de bibliotheekcollectie.

10

Dienstverlening op afstand

wordt projectmatig samengewerkt met andere erfgoedorganisaties zoals historische verenigingen, musea en comités Open Monumentendag. De Vriendenstichting van het RAZU vormt daarbij een onmisbare partner.

De ambitie om een historisch kennis- en informatiecentrum voor de regio te zijn komt tot uiting in een groeiend aantal vragen per mail en telefoon. Het aantal verzoeken per mail en telefoon dat binnen 15 minuten te beantwoorden was nam in 2021 opnieuw toe, naar in totaal 2.585 (2020: 2.106, 2019: 1.000, 1018: 750). Het aantal vragen waarvan de beantwoording meer dan 15 minuten in beslag neemt was 31 (2020: 20 , 2019: 19, 2018: 48). Het groeiend aantal vragen per mail en telefoon is zowel te verklaren uit de beperkingen in het studiezaalbezoek vanwege de corona maatregelen als de meer structurele stijgende vraag naar gemeentelijke bouwvergunningen.

Door de coronacrisis waren de cultuurhistorische activiteiten in 2021 tot een minimum beperkt. Centraal in de cultuurhistorische activiteiten stond de viering van het 25-jarig lustrum van het RAZU en de pensionering van de directeurarchivaris. Als afscheidscadeau schreven meerdere vaste bezoekers een artikel voor een Liber Amicorum voor de scheidend directeur-archivaris. De presentatie van dit boek vond plaats tijdens het lustrumcongres op 15 oktober. Het lustrumcongres vond plaats in Fort Vechten De Bilt. In korte lezingen werden verleden, heden en toekomst van het RAZU belicht. Fotopresentaties van vrijwilliger Winfried Leeman over de geschiedenis van het RAZU en de eerder uitgevoerde cultuurhistorische projecten vormden mooie intermezzo’s. Naast de al eerder genoemde presentatie van het Liber Amicorum presenteerde Maike Woldring van het museum Rhenen de contouren van de tentoonstelling die het RAZU en Museum Rhenen samen organiseren over de soldatenhospitalen in Rhenen, Vianen en Wijk bij Duurstede in 1794. Fred Gaasbeek deed verslag van zijn onderzoek naar deze soldatengraven. De open dag met boekenmarkt op 16 oktober kwam, vanwege de coronamaatregelen, te vervallen.

De in 2020 vernieuwde website trok in 2021 meer bezoekers dan het jaar ervoor. Met 12.384 gebruikers, die in totaal 310.271 pagina’s opriepen en gemiddeld 8,5e minuut op de website doorbrachten is de website een belangrijk medium in de dienstverlening op afstand. Er was een piek op zondag 21 maart, met 365 bezoekers. De meest gelezen berichten op de RAZU website in 2021, de vacatures van het RAZU niet meegerekend, waren: 1. Corona en het RAZU (continu) 2. Persbericht nieuwe directeur (22 juni 2021) 3. Dirk Ruiter overleden (3 april 2021) 4. 20.000 foto’s gemeente Houten digitaal beschikbaar (28 april 2021) 5. Jaarbericht 2020 gepubliceerd (14 april 2021)

Op 30 november 2021 vond en petit comité wel de onthulling van het nieuwe logo van het RAZU plaats. De onthulling werd gedaan door de burgemeesters van Wijk bij Duurstede, Iris Meerts, en Rhenen, Hans van der Pas. De geplande brede publieksbijeenkomst kon helaas, door de vigerende corona maatregelen, niet doorgaan. De Wijkse stadsdichter André van Zwieten bood aan het RAZU een passend gedicht aan.

In 2021 is geen digitale nieuwsbrief verspreid. Het RAZU heeft een communicatiekalender ontwikkeld, waarin (voor intern gebruik) is vastgelegd op welk moment welke bericht gecommuniceerd wordt. Voor de verspreiding van berichten via social media heeft het RAZU een account bij Facebook en LinkedIn, waar in 2021 periodiek een bericht geplaatst werd. Het RAZU beperkt het aantal social media kanalen omdat de capaciteit binnen het RAZU om uitgebreide social media activiteiten (met bijbehorende webcare) te ontplooien heel minimaal is. Cultuurhistorische activiteiten Om de drempel voor het gebruik van de rijke collectie van het RAZU te verlagen en de lokale en regionale cultuurhistorie door zoveel mogelijk mensen te laten beleven 11

Toezicht en advies

2022 deze vorm van samenwerking door te zetten.

De aangesloten gemeenten zijn verantwoordelijk voor goed informatiebeheer. De gemeentearchivaris houdt, conform de Archiefwet 1995, toezicht op de wijze waarop gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hun informatie beheren. Dit zijn de jongere archieven, zowel papier als digitaal, de nog niet zijn overgebracht naar het RAZU. Het betreft het toezicht op de kwaliteit van de informatiehuishouding: voldoet deze aan de wettelijke eisen. Als horizontaal toezichthouder heeft de gemeentearchivaris daarnaast een rol in de uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht, waarbij nauw wordt samengewerkt met de Interbestuurlijk Toezichthouder van de provincie Utrecht. De werkzaamheden binnen dit taakveld zijn enerzijds adviserend en faciliterend, anderzijds kaderstellend en toetsend.

Binnen het RAZU hebben de adviseurs, in samenwerking met andere medewerkers, actief bijgedragen aan het opstellen van een vernieuwde richtlijn voor het overbrengen van bouwdossiers en het privacy programma. Hotspotmonitor Een stagiaire van de Reinwardt Academie in Amsterdam ontwikkelde voor het RAZU en de gemeenten Bunnik en Rhenen een eerste hotspotmonitor. In het najaar van 2021 voerde de stagiaire daarover gesprekken met interne en externe deskundigen. In december 2021 stelde het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rhenen de hotspotlijst vast. De gemeente Bunnik zal in 2022 dat besluit nemen. Met de uitvoering van de hotspotmonitor wordt in 2022 gestart, in overleg met de archiefinspecteur en informatieadviseurs van het RAZU. Daarnaast schreef de stagiaire voor het RAZU een handleiding op waarmee de 4 resterende gemeenten van start kunnen gaan met het vaststellen van hun hotspotmonitor.

Adviseren en faciliteren Het afgelopen jaar stond voor de informatieadviseurs in het teken van samenwerking, met onze gemeenten, de regio en landelijke partners. Vanuit het RAZU zijn in 2021 de werkgroepen voor het handboek vervanging, het kwaliteitssysteem en het MDTO geïnitieerd. De informatieadviseurs zijn hierbij projectleiders. De werkgroep voor het handboek vervanging heeft in 2021 haar werkzaamheden afgerond. De beide overige werkgroepen zullen nog doorlopen in 2022.

Toezicht De archiefinspecteur van het RAZU ziet er namens de gemeentearchivaris op toe dat het informatiebeheer van de gemeenten voldoet aan de wettelijke eisen en monitort de voortgang en resultaten van verbeterplannen die naar aanleiding van de jaarlijkse verslagen worden opgesteld. Ook dit jaar werden zes jaarverslagen geschreven voor de deelnemende gemeenten en ook het eerste jaarverslag voor de Regionale ICTDienst Utrecht kwam gereed.

Naast de samenwerking in de werkgroepen hebben de adviseurs de gemeenten afzonderlijk of gezamenlijk geadviseerd over grotere en kleinere vraagstukken. Voorbeelden hiervan zijn advies over het gebruik van zipfiles, migratie, verbeterplannen, de archivering van sociale media en de archiefwaardigheid van applicaties.

In 2021 onderhield de archiefinspecteur contacten met de zes aangesloten gemeenten en de Regionale ICTDienst Utrecht. Zij voerde daar inspecties uit, beoordeelde de jaarlijkse vernietigingsvoorstellen en bij een drietal gemeenten vond in 2021 een audit plaats op het handboek vervanging. Deze audits leidden in 2021 tot het nemen van een vervangingsbesluit door de gemeente Wijk bij Duurstede en Vijfheerenlanden. Helaas waren bezoeken aan gemeenten vanwege de coronamaatregelen niet in alle gevallen fysiek mogelijk.

In regionaal en nationaal verband hebben de adviseurs deelgenomen aan diverse andere werkgroepen, bijvoorbeeld voor de archivering in Microsoft 365 (in RIDverband) en de werkgroepen van de VNG (nationaal). Tot slot is er geëxperimenteerd met een nieuwe vorm van samenwerking met de gemeente Bunnik, waarbij een informatieadviseur elke twee weken aansluit bij een overleg. Het doel hiervan is om sneller te kunnen schakelen en advies te geven. Tot nu toe verloopt deze vorm van samenwerking goed en de planning is om in 12

Overbrengen

Overigens ondersteunt de archiefinspecteur de gemeenten bij allerlei vragen gedurende het jaar, vanzelfsprekend in nauwe samenwerking met de informatieadviseurs waar dat nodig was. Daarnaast nam de inspecteur deel aan verschillende regionale en landelijke werkgroepen, onder andere ter voorbereiding van de nieuwe Archiefwet die naar verwachting op 1 januari 2024 van kracht wordt.

De archiefinspecteur voerde met de gemeenten Houten, Rhenen en Wijk bij Duurstede gesprekken over het bewerken van analoge archieven en de daarbij behorende archiefwettelijke overbrenging. In 2021 werd een aantal burgerlijke stand registers van de gemeente Houten archiefwettelijk overgebracht naar het RAZU.

Handreiking Informatiebeheer bij samenwerking De gemeentearchivaris stelde, met een landelijke werkgroep, een nieuwe handreiking Informatiebeheer bij Samenwerkingsverbanden op. Deze handreiking gaat voornamelijk in op de consequenties voor de inrichting van het informatie- en archiefbeheer als overheidsorganen een samenwerking met andere overheidsorganen aangaan, wat men noemt ‘bestuurlijke samenwerking’. De handreiking gaat niet alleen in op het aangaan van een bestuurlijke samenwerking, maar ook op het beëindigen daarvan en de inhoud van de liquidatieparagraaf. De handreiking is primair bedoeld voor professionals op het gebied van informatieen archiefbeheer en voor juristen die betrokken zijn bij het vormgeven van een samenwerking tussen overheidsorganen. E-depot 2021 was het laatste jaar van de tweejarige pilot e-depot. Na een bijsturing op basis van de resultaten van 2020 hebben de informatieadviseurs een aantal scenario’s voor de toekomst van het RAZU e-depot uitgewerkt. Deze scenario’s, waarvan het Common Ground-scenario het meest prominent was, werden uitgebreid besproken met de eigen gemeenten, en regionaal en landelijk met archiefdiensten en gemeenten.

Uiteindelijk heeft dit geleid tot een uniek bestuursbesluit in december, waarin unaniem is besloten ‘dat er wordt overgegaan tot de inrichting van een e-depot waarbij wordt uitgegaan van de richtlijnen van de informatiekundige visie Common Ground van de VNG.’ Met dit besluit zoekt het RAZU expliciet de aansluiting bij het gemeentelijke informatielandschap en de innovatie van de VNG.

13

Paragrafen Conform het BBV zijn de voorgeschreven paragrafen in deze rekening opgenomen. Een aantal paragrafen is weliswaar verplicht, maar het RAZU verricht geen activiteiten die daarin behoren te worden opgenomen. Dit betreft de drie onderdelen: Onderhoud kapitaalgoederen, Verbonden partijen en Grondbeleid.

gevuld uit het positieve resultaat van de jaarrekening. De onttrekkingen bleven in 2021 beperkt. In 2021 is, door het uitvoeren van de e-depotpilot, wel een beeld gekregen van de benodigde financiën en formatie voor een e-depotvoorziening. Deze zijn tekstueel opgenomen in de Kadernota 2023 en zullen worden uitgewerkt in de programmabegroting 2023-2026.

Weerstandsvermogen en risico’s

Financiering en treasury

Deze paragraaf beschrijft de middelen en mogelijkheden waarover het RAZU beschikt om niet begrote risico’s of tegenvallers te dekken en een overzicht van de risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van betekenis kunnen zijn voor de financiële positie.

In deze paragraaf worden de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille opgenomen. Het RAZU kent geen eigen financiering, de deelnemende gemeenten betalen bij voorschot hun bijdrage.

Het RAZU heeft op de balans geen eigendommen, zodat in dat opzicht geen risico aanwezig is. Een eventueel negatief exploitatiesaldo wordt door de deelnemende gemeenten afgewikkeld conform de artikelen 26 tot en met 28 van de gemeenschappelijke regeling (GR). In feite is daarmee een groot deel van de risico’s afgedekt.

In mei 2012 stelde het bestuur van het RAZU een Treasurystatuut vast. Van de eerder noodzakelijk geachte financiële beheersverordening (op grond van de Gemeentewet, artikel 212, 213 en 213a) werd, in overleg met de provinciaal toezichthouder, afgezien. In de huidige GR is in artikel 18 opgenomen dat het Treasurystatuut 2012 van kracht blijft en een financiële beheersverordening onnodig wordt geacht.

De archieven en collecties die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn niet verzekerd. Dat is een keuze die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt, gezien de beperkte risico’s en de hoge verzekeringskosten.

Sinds begin 2013 is een deel van de liquide middelen op een spaarrekening gezet, maar rente levert dat al jaren niet of nauwelijks meer op.

Het in begroting van 2021 genoemde risico dat bij uitval van een medewerker de taakuitvoering in het gedrang zou komen werd in 2021 bewaarheid. Het overlijden van een ervaren medewerker zorgde ervoor dat lopende werkzaamheden en in de Prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden aangegane verplichtingen niet uitgevoerd konden worden. De archivistische expertise van archiefmedewerkers is specialistisch en schaars, pas per 1 januari 2022 kon een nieuwe medewerker archieven met vergelijkbare expertise worden aangetrokken.

Het RAZU is gehouden aan de regels van het ministerie van Financiën over het verplicht schatkistbankieren. Voor zover de gelden het drempelbedrag overstijgen worden deze gelden aangehouden op een rekeningcourant bij ’s Rijks schatkist. Eind 2021 bedroeg het rekeningsaldo € 1.029.088.

Bedrijfsvoering Deze paragraaf geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens voor wat betreft de bedrijfsvoeringsonderdelen personeel, informatisering, automatisering, communicatie, organisatie, financieel beheer en huisvesting.

Vanwege de onzekerheid over de incidentele en structurele kosten die het RAZU moet maken voor digitalisering en het toekomstige e-depot, zijn hiervoor twee bestemmingsreserves gevormd. Deze zijn tot op heden door het bestuur jaarlijks

Overheaddienstverlening In de loop van de jaren heeft het RAZU verschillende 14

dienstverleningsovereenkomsten gesloten. De personeelsdiensten worden sinds 2012 verleend door de gemeente Houten, omdat daar het personeel toen in dienst kwam. In de loop van de jaren is de dienstverleningsovereenkomst uit oktober 2012 met de gemeente Wijk bij Duurstede voor de overhead op het gebied van financiën, ICT, receptie, post- en facilitaire zaken, en overige advisering steeds verder uitgekleed. Op 1 juli 2016 werd voor de ICT al een aparte overeenkomst met de gemeente Houten gesloten. Eind 2020 is ook de financiële dienstverlening beëindigd, zodat Wijk bij Duurstede vanaf 2021 alleen nog de receptie, post- en facilitaire zaken voor het RAZU regelt.

De formatie van het RAZU was in 2021 net iets meer dan 9 FTE. De leeftijd van de personeelsleden varieert tussen de 28 jaar en de 63 jaar. Alle medewerkers zijn in vaste of tijdelijke dienst van de gemeente Houten en worden langdurig gedetacheerd bij het RAZU. De salariskosten worden volledig door het RAZU betaald, behalve voor twee medewerkers waarvoor loonsubsidie ontvangen wordt vanuit twee andere organisaties. Eind 2021 telde het RAZU nog 24 van de 31 vrijwilligers waarmee het jaar werd begonnen. Een tiental stopte definitief of tijdelijk, maar er kwamen ook enkele nieuwe vrijwilligers bij. Vanwege de coronamaatregelen is er vooral thuis gewerkt. De vrijwilligers werkten samen 3.937 uur aan de verschillende vrijwilligersprojecten, dat is een gezamenlijke inzet van 547 dagen, of meer dan 2 fte. Daarmee dragen ze nog altijd in belangrijke mate bij aan de behaalde jaarresultaten. De vrijwilligers ontvangen een reiskostenvergoeding en kerstpakket en zijn onbezoldigd Vriend(in) van de Vriendenstichting.

Met het bedrijf NonProfitSupport (NPS) uit Leersum is in januari 2021 een nieuwe overeenkomst gesloten voor de financiële administratie en het opstellen van de jaarstukken. Sinds 2020 heeft het RAZU een overeenkomst met een Functionaris Gegevensbescherming. Verder heeft het RAZU vanaf 2021 een overeenkomst met Rentokil voor ongedierte preventie. Huisvesting

Onderhoud kapitaalgoederen

Het personeel en de bezoekers maken gebruik van de bestaande kantooren studiezaalruimten in het Wijkse gemeentehuis. Aansluitend daaraan is een nieuwe archiefbewaarplaats voor het RAZU gebouwd, die in mei 2011 in gebruik is genomen. De archiefbewaarplaats is eigendom van de gemeente Wijk bij Duurstede en wordt voor een periode van 40 jaar kostendekkend verhuurd aan het RAZU. In 2014 en in 2019 is extra kantoorruimte gehuurd, vanwege de uitbreiding van personeel en vrijwilligers. Vanwege de uitbreiding met Vijfheerenlanden wordt vanaf 2021 het grootste deel van de oude archiefbewaarplaats van de gemeente Wijk bij Duurstede gehuurd.

Het RAZU heeft geen activiteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

Verbonden partijen Het RAZU heeft geen activiteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

Grondbeleid Het RAZU heeft geen activiteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

Personeel en vrijwilligers Het personeelsbestand van het RAZU onderging in 2021 opnieuw veranderingen. Op 27 mei overleed de zeer ervaren medewerker archieven. Zijn functie kon pas per 1 januari 2022 worden opgevuld. Op 1 mei startte de nieuwe medewerker Cultuurhistorie. Op 31 december 2021 ging de directeur-archivaris met pensioen. Vanwege opgespaarde verlofdagen was haar laatste feitelijke werkdag op 30 juni 2021. De nieuwe directeur-archivaris begon haar werkzaamheden op 15 juli 2021. 15

Jaarrekening 2021 Uitgangspunten samenstellen jaarrekening

Vaste schulden, met een rentetypische looptijd langer dan één jaar

Hierna komen de uitgangspunten aan de orde die zijn gehanteerd bij het opstellen van de jaarrekening.

De vaste schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer.

Toepassing Besluit Begroting en Verantwoording

Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan een jaar

De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeente (BBV). In bijlage 3 is de verdeling van lasten en baten per taakveld opgenomen.

Onder de netto vlottende schulden worden afzonderlijk opgenomen de bank- en girosaldi, de kasgeldleningen, crediteuren en overige schulden tegen nominale waarde. Overlopende passiva

Vorderingen

Onder de overlopende passiva worden de te betalen kosten en vooruit ontvangen bedragen opgenomen. Onder deze vooruit ontvangen bedragen worden ook de ontvangen voorschotten van Nederlandse en Europese overheidslichamen voor een specifiek bestedingsdoel opgenomen. Overlopende passiva worden tegen nominale waarde opgenomen.

De vorderingen zijn opgenomen tegen de nominale waarde. Dubieuze vorderingen worden vermeld in de toelichting bij de betreffende post. Voor oninbare vorderingen wordt een voorziening gevormd. Overlopende activa

Overige activa en passiva

Onder de overlopende activa worden de vooruitbetaalde bedragen, de nog van Nederlandse en Europese overheidslichamen te ontvangen voorschotbedragen en overige nog te ontvangen bedragen opgenomen tegen nominale waarde.

De waardering van de overige activa en passiva geschiedt in het algemeen op nominale waarden. Wanneer hiervan wordt afgeweken is dit in de toelichting bij de desbetreffende post vermeld.

Reserves

Grondslagen resultaatbepaling

Reserves worden gevormd conform de door het bestuur van het RAZU genomen besluiten. Dit geldt eveneens voor de onttrekkingen. Belangrijke afwijkingen zijn vermeld in de toelichting op de balans. Bestemmingsreserves zijn de voor een specifiek doel afgezonderde bestanddelen van het eigen vermogen.

De lasten en baten worden zoveel mogelijk toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben.

Programmarekening Het exploitatieresultaat van de jaarrekening 2021 is per saldo € 88.921 positief.

Voorzieningen

Er zijn enkele verschillen tussen het verwachte exploitatieresultaat van de (gewijzigde) begroting 2021 en het werkelijke exploitatieresultaat van de jaarrekening 2021. De verschillen groter € 1.500 worden hieronder toegelicht:

Voorzieningen worden gevormd met een bepaald doel. Er is een min of meer (on) zekere verplichting die te zijner tijd een schuld kan worden.

16

Personeelslasten

bestemmingsreserve digitalisering zijn er geen budgettaire gevolgen.

In 2021 is, ook vanwege de coronacrisis, geen extra personeel ingehuurd voor de inventarisatiewerkzaamheden die zijn vastgelegd in de Prestatieovereenkomst met Vijfheerenlanden. Het werk is door het huidig personeel uitgevoerd, wat uiteraard gevolgen heeft voor de reguliere werkzaamheden. De dekking vanuit de Prestatieovereenkomst voor deze extra personeelskosten zal dan ook, na instemming van het bestuur, worden toegevoegd aan de in 2021 gevormde bestemmingsreserve personeel. Door het onverwacht overlijden van een medewerker begin 2021 ontstond vacatureruimte die pas per 1 januari 2022 kon worden ingevuld. Mede vanwege de coronacrisis zijn de overige loonkosten, bedoeld voor o.a. opleidingen en reiskosten, in 2021 lager dan oorspronkelijk begroot. De incidentele overschrijding van de begrote personeelskosten van € 34.091, vanwege de dubbele invulling van de functie directeurarchivaris, is, conform de Begrotingswijzing 2021, aan de bestemmingsreserve personeel onttrokken.

Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (prestatieovereenkomst) In 2021 heeft met betrekking tot de verwerking van de Prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden foutherstel plaatsgevonden. Voorzover in 2021 werkzaamheden met betrekking tot de Prestatieovereenkomst hebben plaatsgevonden zijn ook de bijbehorende inkomsten verwerkt. Het restant van het vooruit ontvangen bedrag voor de Prestatieovereenkomst is op de balans gereserveerd voor de verwachte uitgaven in de toekomst. Met deze verwerkingswijze was in de begroting geen rekening gehouden. Hierdoor vallen de overige inkomsten hoger uit. Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (krantenproject) Deze extra werkzaamheden in het kader van het digitaliseren van kranten uit Vijfheerenlanden zijn in 2021 gestart, maar nog niet volledig afgerond. Het restant van het vooruit ontvangen bedrag voor deze opdracht is op de balans gereserveerd voor de verwachte uitgaven in 2022.

Overheadkosten In lijn met 2020 werden voor 2021 aanvullende kosten verwacht voor extra inhuur van financieel consulenten. Door de overeenkomst met NonProfitSupport bleek het niet nodig extra financiële expertise in te huren. Het bleek in 2021 niet nodig om juridische expertise in te huren.

Het jaarrekeningresultaat 2021 na bestemming is € 88.921 positief

Kosten e-depot Door een aanpassing van de doelstellingen van de pilot e-depot zijn er minder kosten gemaakt dan oorspronkelijk begroot. Aangezien deze kosten worden verrekend via de bestemmingsreserve e-depot zijn er geen budgettaire gevolgen. Incidentele digitaliseringskosten In de begrotingswijziging 2021 is €10.000 uit de bestemmingsreserve digitalisering bedoeld voor projectkosten die te maken hebben met de uitvoering van het privacy programma (cf. bestuursbesluit 10 maart 2021) voor o.a. het digitaliseren van een aantal studiezaalprocedures. Een deel van de kosten is in 2021 gemaakt. De overige werkzaamheden en daarmee samenhangende projectkosten, worden in 2022 afgerond. Aangezien deze kosten worden verrekend via de 17

Staat Batenenen Lasten Staatvan van baten lasten over 2021 A

B

C

Rekening 2020 €

Begroting 2021 €

Begrotings wijziging 2021 €

Rekening 2021 €

Verschil (C-D) €

579.500 82.521 84.320 121.780 17.436 25.031 0 0 0 910.588

643.852 57.000 108.703 108.314 0 13.620 10.000 27.000 0 968.489

677.943 57.000 107.203 108.314 22.500 13.620 0 10.000 34.993 1.031.573

606.526 57.110 108.073 90.822 23.843 1.026 0 2.936 59.937 950.273

71.417 -110 -870 17.492 -1.343 12.594 0 7.064 -24.944

70.037 209.570 90.345 216.548 242.540 106.269 900 936.208

69.884 209.316 90.166 216.191 242.153 106.069 20.893 954.671

69.884 209.316 90.166 216.191 242.153 106.069 61.829 995.607

0 0 0 0 0 0 -40.936

Totaal baten (B)

63.568 190.960 80.933 200.046 225.662 98.532 66.150 925.851

Resultaat voor bestemming

-15.263

32.281

76.902

-45.334

-16.857 17.436

-18.339 0

-18.309 22.500

-18.309 23.843

25.031 0 20.704

13.620 10.000 27.000

13.620 0 10.000

1.026 0 2.936

Totaal mutaties reserves

0 0 46.314

0 0 32.281

15.000 34.091 76.902

0 34.091 43.587

Resultaat na bestemming

-61.577

0

0

-88.921

LASTEN Totaal personeelslasten Totaal materiaalkosten c.a. Totaal kosten archiefbewaarplaats Totaal kosten overhead en oudbouw Incidentele kosten 2% budget Kosten e-depot Restauratiekosten Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden Totaal lasten (A)

D

E

BATEN Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal overige inkomsten

(+ = nadelig; - = voordelig)

Mutaties reserves Algemene reserve (2% winstopslag) Algemene reserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserves: Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve extra werkzaamheden Vijfheerenlanden Bestemmingsreserve personeel

(+ = nadelig; - = voordelig)

1

18

WNT-verantwoording

WNT Verantwoording 2021 RAZU

toepasselijke WNT-maximum per persoon

Het bezoldigingsmaximum in 2021 voor het RAZU is € 209.000. Het weergegeven

15% en voor de overige leden 10% van het bezoldigingsmaximum.

of functie is berekend naar rato van de Op 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector Op 1 ingegaan. januari 2013 is verantwoording de Wet normering (enopvoor (WNT) Deze is opgesteld op basis van deomvang volgende, het topfunctionarissen Regionaal Archief bezoldiging topfunctionarissen publieke het algemene WNT-maximum. tevens de Het duur) van het dienstverband, Zuid-Utrecht van toepassing zijnde regelgeving, bezoldigingsmaximum semipublieke sector ingegaan. waarbij voor de berekening de omvang in en 2021 voor het RAZU is (WNT) € 209.000. Het weergegeven toepasselijke WNT-maximum per persoon of functie berekend naar israto van de op omvang (en voor topfunctionarissen tevens de duur) van het kan Deze is verantwoording opgesteld van het dienstverband nooit groter dienstverband, voorop dehet berekening de omvang van het dienstverband nooitfte. groter kan zijn dan 1,0 is het basis van dewaarbij volgende, Regionaal zijn dan 1,0 Uitzondering hierop fte.Archief Uitzondering hierop van is het WNT-maximum het bestuur; ditvoor bedraagt voorvan de het Zuid-Utrecht toepassing zijnde voor de leden vanWNT-maximum de leden voorzitter 15% en voor de overige leden 10% van het bezoldigingsmaximum. regelgeving, het algemene WNT-maximum.

bestuur, dit bedraagt voor de voorzitter Bezoldiging topfunctionarissen Leidinggevende topfunctionarissen 1b. Leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking in de periode kalendermaand 1 t/m 12.

E. Hokke

bedragen x € 1 Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in periode Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking?

Directeur-archivaris 15/7/2021 - 31/12/2021 1 nee

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

48.201 48.201 96.197

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totaal bezoldiging

48.201

1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling.

bedragen x € 1

M.A. van der Eerden

M.A. van der Eerden

Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in periode Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking?

Directeur-archivaris 1/1/2020 - 31/12/2020 1 nee

Directeur-archivaris 1/1/2021 - 31/12/2021 1 nee

Bezoldiging Regionaal Archief Zuid-Utrecht Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen te Wijk bij Duurstede Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

95.337 95.337

98.240 98.240

201.000

209.000

95.337 95.337

98.240 98.240

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet Totaal bezoldiging terugontvangen bedrag Totaal bezoldiging Toezichthoudende topfunctionarissen J.A. van der Pas G. Isabella R. van Bennekom H. Waaldijk S. Fröhlich I. Meerts

voorzitter vice-voorzitter lid lid lid lid

2

Het bestuur is onbezoldigd. 19

Balans per 31 december Regionaal Archief Zuid-Utrecht2020

(Voor resultaatverdeling) te Wijk bij Duurstede

ACTIVA

31-12-2021 €

31-12-2020 €

1.196.098

794.183

31-12-2021 85.464 € 271 85.735

31-12-2020 79.554 € 0 79.554

1.281.833 55.528 130.843 186.371 88.921 31-12-2021 275.292 €

873.737 61.062 107.319 168.381 61.577 31-12-2020 229.958 €1

526.482

569.188

55.528 Algemene Vlottende reserve passiva(2% winstopslag) 130.843 Bestemmingsreserves 186.371 Reserves Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar 88.921 Gerealiseerd resultaat 450.275 Crediteuren 275.292 5.369 Overige schulden 455.644

61.062 107.319 168.381 61.577 13.614 229.958 40.984 54.598

Vaste schulden, met een rentetypische looptijd langer dan één jaar Overlopende passiva Overige leningen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Vooruitontvangen bedragen

526.482 24.415

569.188 19.993

Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar 450.275 Crediteuren 5.369 Overige schulden 455.644

13.614 40.984 54.598

1.281.833

873.737

24.415

19.993

Liquide middelen Kas- en banksaldi

Overlopende activa PASSIVA Omzetbelasting Regionaal Archief Zuid-Utrecht Vooruitbetaalde bedragen te Wijk bij Duurstede Vaste passiva Eigen vermogen Totaal Algemene reserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserves Reserves Gerealiseerd resultaat PASSIVA Vaste Vaste passiva schulden, met een rentetypische looptijd langer dan één jaar Overige leningen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Eigen vermogen

Vlottende passiva

Totaal Overlopende passiva Vooruitontvangen bedragen

1 1.281.833

Totaal

873.737

2

20

Toelichting op de balans Vlottende activa

Liquide middelen Rabobank BNG Bank Kas Per 31 december

2021 €

2020 €

331 1.195.700 67 1.196.098

353 793.808 22 794.183

Dit betreffen de banktegoeden op 4 bankrekeningen: Rabo rekening courant, Rabo vermogensparen, BNG rekening en Paraplu schatkistbankieren.

Overlopende activa Omzetbelasting Vooruitbetaalde bedragen Regionaal Archief Zuid-Utrecht Per 31 december te Wijk bij Duurstede

85.464 271 85.735

79.554 0 79.554

Dit betreft een BTW-vordering op de belastingdienst en vooruitbetaalde kosten voor komend boekjaar.

Vaste passiva

2021 €

2020 €

Eigen vermogen Hieronder vallen de algemene reserve en bestemmingsreserves. Deze middelen zijn gevormd door het toevoegen van het rekeningresultaat, de 2% winstopslag (= algemene reserve) en andere toevoegingen ten laste van de exploitatie. Reserves Algemene reserve (2% winstopslag) Per 1 januari Toevoeging 2% winstopslag Onttrekking Per 31 december

61.062 18.309 -23.843 55.528

61.641 16.857 -17.436 61.062

De toevoeging aan de algemene reserve betreft de 2% winstopslag over 2021. De onttrekking dekt de incidentele kosten uit het 2% budget die in 2021 zijn gemaakt voor cultuurhistorische projecten. Vanwege de vigerende coronamaatregelen zijn de kosten voor de viering van het lustrum hoger uitgevallen dan begroot, onder andere door huur van een grotere zaal. Om deze reden is € 1.343 meer onttrokken dan begroot. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve E-depot Per 1 januari Onttrekking Per 31 december

56.071 -1.026 55.045

81.102 -25.031 56.071

Deze reserve is bedoeld om incidentele kosten voor met name het voorbereiden en implementeren 21 van een e-depotvoorziening te dekken. In 2020 en 2021 zijn de kosten voor de e-depotpilot hieruit

1

Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve E-depot 56.071 -1.026 55.045

Per 1 januari Onttrekking Per 31 december

81.102 -25.031 56.071

Deze reserve is bedoeld om incidentele kosten voor met name het voorbereiden en implementeren van een e-depotvoorziening te dekken. In 2020 en 2021 zijn de kosten voor de e-depotpilot hieruit betaald. Vanwege een wijziging in de doelstelling van de e-depotpilot is in 2021 € 12.594 minder onttrokken dan begroot. Bestemmingsreserve Digitalisering 17.328 3.765 -2.936 18.157

Per 1 januari Regionaal Zuid-Utrecht Toevoeging voorgaand boekjaar Regionaal Archief Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede Onttrekking te Wijk bij Duurstede Per 31 december

34.969 3.063 -20.704 17.328

Deze Deze bestemmingsreserve bestemmingsreserve is is in in 2016 2016 gevormd gevormd en en bedoeld bedoeld om om extra extra (incidentele (incidentele en en structurele) structurele) kosten kosten aan personeel en materiaal voor de uitvoering van het digitaliseringsbeleid te aan personeel en materiaal voor de uitvoering van het digitaliseringsbeleid te dekken. dekken. Voor Voor de de uitvoering uitvoering van van het het Privacy Privacy Programma Programma is is vanuit vanuit deze deze bestemmingsreserve bestemmingsreserve in in 2021 2021 € € 10.000 10.000 begroot begroot voor voor eenmalige eenmalige projectkosten, projectkosten, waaronder waaronder het het digitaliseren digitaliseren van van studiezaalprocedures. studiezaalprocedures. Nog Nog niet niet alle alle werkzaamheden zijn in 2021 uitgevoerd, waardoor in 2021 nog niet het volledige geraamde werkzaamheden zijn in 2021 uitgevoerd, waardoor in 2021 nog niet het volledige geraamde bedrag bedrag onttrokken onttrokken is is aan aan de de reserve. reserve. De De afronding afronding van van het het Privacy Privacy Programma Programma is is voorzien voorzien in in 2022. 2022. 2021 2021 € €

2020 2020 € €

33.920 33.920 0 0 33.920 33.920

33.920 33.920 0 0 33.920 33.920

Bestemmingsreserve Bestemmingsreserve Restauratie Restauratie Per Per 1 1 januari januari Onttrekking Onttrekking

Per Per 31 31 december december

De De bestemmingsreserve bestemmingsreserve restauratie restauratie is is bedoeld bedoeld om om vanaf vanaf 2018 2018 jaarlijks jaarlijks € € 10.000 10.000 te te kunnen kunnen besteden besteden aan het regulier herstel van beschadigde archiefstukken van vijf van de zes aangesloten aan het regulier herstel van beschadigde archiefstukken van vijf van de zes aangesloten gemeenten. gemeenten. In In 2021 2021 is is voorrang voorrang gegeven gegeven aan aan de de noodzakelijke noodzakelijke restauratie restauratie van van stukken stukken van van de de gemeente gemeente Vijfheerenlanden, de zesde gemeente. Hier is apart budget voor vanuit de prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden, de zesde gemeente. Hier is apart budget voor vanuit de prestatieovereenkomst die die het het RAZU RAZU met met de de gemeente gemeente Vijfheerenlanden Vijfheerenlanden heeft heeft gesloten. gesloten. Naast Naast deze deze restauratie restauratie was was er er in in 2021 2021 geen capaciteit capaciteit beschikbaar beschikbaar om om andere andere restauratieprojecten restauratieprojecten te te starten. starten. Vanaf Vanaf 2022 2022 zal zal naar naar geen verwachting deze deze capaciteit capaciteit weer weer beschikbaar beschikbaar zijn. zijn. verwachting Bestemmingsreserve Bestemmingsreserve Vijfheerenlanden Vijfheerenlanden 0 0 0 0 0 0 0 0