RIB.23.061 Jaarverslag Informatiebeheer 2022-2023
Tekst van het document
b. Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Toelichting: Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding.
Ja, er wordt volgens een vast protocol gewerkt, met vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties.
c. Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?
Ja
6.2. Converteren en migreren
a. Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Toelichting: Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie.
Ja, er wordt bv. periodiek gecontroleerd of er archiefbescheiden geconverteerd moeten worden. Dit is in de laatste 5 jaar toegepast bij oudere versies van Word-bestanden (.doc) in het DMS. Er is vastgelegd hoe deze conversie heeft plaatsgevonden, tevens is het oorspronkelijke bestand behouden.
b. Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? Toelichting: De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem.
Ja
Wanneer een applicatie wordt vervangen wordt eventueel noodzakelijke migratie van gegevens meegenomen als onderdeel van het desbetreffende project.
6.3. Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst a. Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden?
Ja
b. Maakt het college als archiefzorgdrager bij waardering en selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Toelichting: Voor archiefbescheiden gedateerd tot en met 1995 geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983). Voor archiefbescheiden gedateerd 1996 tot en met 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012). Voor archieven uit 2017 tot en met 2019 geldt de lijst uit 2017. Voor jongere archieven geldt de lijst uit 2020.
Ja
c. Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst?
Nee
d. Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? Toelichting: Een Hotspotmonitor is integraal onderdeel van de (inter)gemeentelijke selectielijst 2017 ev.
De Hotspotmonitor wordt opgesteld binnen een aparte werkgroep, die een hotspotlijst samenstelt. Deze lijst is niet officieel vastgesteld.
6.4. Vernietiging en verklaringen a. Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Toelichting: De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te
Ja, dit gebeurt conform een vast protocol waarin ook de verantwoordelijke afdeling geconsulteerd wordt voordat er tot vernietiging wordt overgegaan.
vernietigen, uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en back-ups.
De vernietiging heeft zich de afgelopen jaren vooral gericht op de fysieke en digitale bescheiden opgeslagen in het DMS. Voor vakapplicaties waarin het informatiebeheer direct wordt verzorgd zijn aparte protocollen opgesteld om de vernietiging vorm te geven of wordt dit nog gedaan.
b. Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten?
Ja, de verklaring bevat een gespecificeerde lijst van vernietigde dossiers. De lijst bevat geen specificatie van vernietigingsgrond per dossier.
6.5. Vervreemding, besluiten en verklaringen a. Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven? Toelichting: Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk.
Nee
b. Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?
Niet van toepassing
c. Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat er niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Toelichting: Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd.
Niet van toepassing
d. Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad).
Niet van toepassing
Hoofdstuk 7 – Overbrenging van archiefbescheiden Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? We hebben een achterstand voor wat betreft de overbrenging. Momenteel loopt een project om deze achterstand aan te pakken. Hiervoor is door de gemeenteraad budget vastgesteld. De verwachting is dat in de loop van 2023 de achterstand zal zijn opgelost, waarna we weer zullen voldoen aan de wettelijke eisen op dit gebied. Bovendien wordt in dit traject door interne medewerkers kennis opgedaan over het uitvoeren van overbrenging zodat we, na afronding van dit project, zelf in staat zijn om toekomstige overbrengingsacties uit te voeren. 7.1. Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn a. Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of edepotvoorziening?
Nee. In 2021 is een project gestart waarin extra budget is toegekend om de achterstand voor wat betreft de overbrenging op te lossen. Dit project is momenteel nog lopende. De verwachting is dat in de loop van 2023 de achterstand is ingelopen.
b. Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?
Onderdelen van archieven tot 2000 zijn nog niet overgebracht. Het betreft ca. 200 strekkende meter.
c. Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?
De redenen waren van praktische aard. Mede door de vele digitale ontwikkelingen is er onvoldoende tijd en prioriteit aan gegeven.
7.2. Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?
Ja
7.3. Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?
Niet van toepassing
Hoofdstuk 8 – Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Voor het overgebrachte archief voldoet de gemeente, net als vorig jaar, aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet. Vanwege de achterstand in de overbrenging is de openbaarheid van bepaalde archiefdelen formeel nog niet goed geregeld. In de praktijk wordt echter wel gehandeld alsof deze archiefdelen formeel overgebracht zijn. Dat wil zeggen dat inwoners gewoon informatie kunnen inzien uit archiefdelen die formeel overgebracht en derhalve openbaar zouden moeten zijn. Zoals eerder in dit verslag vermeldt loopt momenteel een overbrengingstraject. In de loop van 2023 zal de overbrenging ook formeel goed geregeld zijn. 8.1. Beschikbaarheid originelen en dubbelen a. Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen?
Ja
b. Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken?
Ja
c. Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten?
Ja
d. Is in de regels over kosten rekening gehouden met de bepalingen daarover in de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who)? Toelichting: In beginsel mogen voor levering van alle digitaal aanwezige, niet beperkt openbare, informatie ten hoogste de marginale kosten van vermenigvuldiging, verstrekking en verspreiding in rekening worden gebracht.
Niet van toepassing. Er is op dit moment nog geen digitale informatie overgebracht waarop dit van toepassing is.
8.2. Beperking openbaarheid na overbrenging a. In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, binnen de wettelijke overbrengingstermijn. Heeft het college als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? Toelichting: De beperkingsgronden zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden.
Voor de archiefdelen die zijn overgebracht zijn de beperkingen schriftelijk gemotiveerd
b. Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats?
Niet van toepassing
c. Heeft het college als archiefzorgdrager bij de beperking van de openbaarheid rekening gehouden met de bepalingen in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?
Niet van toepassing
d. Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van
Niet van toepassing
de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt? e. Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging?
Niet van toepassing
8.3. Beperking openbaarheid langer dan 75 jaar Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?
Er zijn geen stukken waarop deze beperking van toepassing is, anders dan de geboorteakten, waarvan de wettelijke openbaarheidstermijn op 100 jaar staat.
8.4. Afwijzing raadpleging of gebruik a. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.
Het bezoekersreglement bevat regels omtrent het maken van reproducties van kwetsbare stukken, niet wat betreft de raadpleging hiervan. Dit wordt ter plekke door een archiefmedewerker bepaald. In samenspraak met de bezoeker wordt vervolgens naar een oplossing gezocht.
b. In geval er verzoeken tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik werd geweigerd, is die weigering dan gemotiveerd?
Niet van toepassing
c. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who) gemotiveerd?
Niet van toepassing
8.5. Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling a. Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan?
Niet van toepassing
b. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.
Niet van toepassing
8.6. Regulering fysiek bezoek en gebruik a. Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.
Ja
b. Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest?
Nee
8.7. Regulering digitaal bezoek en gebruik
Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoeken gebruiksreglement?
Inventarissen zijn ontsloten via Archieven.nl, hiervan is op de gemeentelijke website een verwijzing geplaatst. Informatie over het maken van een afspraak en de toegang tot de collectie is op de gemeentelijke website terug te vinden.