RIB.23.061 Jaarverslag Informatiebeheer 2022-2023

Stuknummer: 23.0003539

Raad 29-08-2023 RIB.23.061

raadsinformatiebrief van

: Burgemeester en wethouders

portefeuillehouder

: E. Joosten

aan

: De leden van de gemeenteraad

datum

: 06/06/2023

status

: Actieve informatie

openbaar

: Ja

Onderwerp Jaarverslag informatiebeheer 2022-2023 Aanleiding De gemeenteraad is toezichthouder op het archief van onze gemeente. Elk jaar wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde informatiebeheer van het jaar daarvoor. In dit kader is het Jaarverslag Informatiebeheer 20222023 opgesteld, dat als bijlage bij deze Raadsinformatiebrief is toegevoegd. Deze verslaglegging maakt onderdeel uit van de cyclus van Interbestuurlijk Toezicht dat de provincie uitoefent op de uitvoering van het gemeentelijke informatiebeheer. Beantwoording Over het algemeen werd in het afgelopen jaar, net als in het voorgaande jaar, de kwaliteit van de dagelijkse en doorlopende informatiebeheertaken geborgd. We zorgen er hiermee voor dat, over het algemeen, onze informatie compleet, beschikbaar en veilig is en aan de richtlijnen voldoet. Aandachtspunten zijn het verloop van medewerkers, waardoor kennis verloren gaat die weer moet worden opgebouwd, en de balans vinden tussen het implementeren en borgen van de vele nieuwe ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer en het van dag tot dag “draaiende houden van de winkel.” In het afgelopen jaar heeft de samenwerking met de Gemeente Venray op het gebied van informatiebeheer verder vorm gekregen. De gemeente heeft, samen met Venray, het thema Grip op Informatie opgestart.

Onder dit thema worden alle grote ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer (o.a. inbedding van bepaalde (aanstaande) nieuwe wetgeving, ontwikkelen en op orde houden van lokale informatiebeheerkaders, positionering van e-depot en verbeterde borging van informatiebeheer in de organisatie) opgepakt. Het uiteindelijke doel van het thema is om, te midden van alle grote ontwikkelingen en veranderingen, de basis van het informatiebeheer op orde te hebben en te houden.

Bezoekadres: BezoekAdres, PlaatsBA

Postadres / PostCodePA PlaatsPA

T TelefoonNummer

F FaxNummer

Pag. 2 van 2

Daarnaast heeft de gemeente in het afgelopen jaar de achterstand op het gebied van archiefoverbrenging grotendeels weggewerkt. Met de afronding van dit project zal de gemeente weer formeel voldoen aan de wettelijke eisen omtrent overgebracht archief.

Bijlagen Jaarverslag informatiebeheer 2022-2023 Toezichtbrief provincie 2023 Jaarverslag 2021-2022

2

Jaarverslag informatiebeheer Gemeente Horst aan de Maas 2022-2023 Inleiding Elk jaar brengt de gemeente verslag uit aan het bestuur over het gevoerde informatiebeheer in het voorgaande jaar. Deze verslaglegging maakt onderdeel uit van de cyclus van Interbestuurlijk Toezicht dat de Provincie uitoefent op de uitvoering van bepaalde gemeentelijke taken, waaronder informatiebeheer. Het interbestuurlijk toezicht voor informatiebeheer volgt een tweejaarlijkse cyclus. In het eerste jaar brengt de gemeente verslag uit in de vorm van een uitgebreid KPI-verslag, op basis waarvan de provincie haar beoordeling doet. In het tweede jaar levert de gemeente een verkorte verslaglegging aan, als antwoord op de beoordeling van de provincie en als update op het KPI-verslag van het voorgaande jaar. In 2022 is een uitgebreide verslaglegging gedaan. Dit jaar volstaan we met een update, in de vorm van dit verkorte jaarverslag. Bij deze update is, net als bij het verslag van afgelopen jaar, gebruik gemaakt van de VNG-handreiking “Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)”. Aan de hand van de acht hoofdvragen in de handreiking wordt het gevolgde informatiebeheer van afgelopen jaar beschreven. Bijgevoegd bij dit verslag zijn het jaarverslag informatiebeheer van 2021-2022 en de beoordeling van de Provincie over het gevoerde informatiebeheer in deze periode.

Korte samenvatting Over het algemeen werd in het afgelopen jaar, net als in het voorgaande jaar, de kwaliteit van de dagelijkse en doorlopende informatiebeheertaken geborgd. Aandachtspunten zijn het verloop van medewerkers, waardoor kennis verloren gaat die weer moet worden opgebouwd, en de balans vinden tussen het implementeren en borgen van de vele nieuwe ontwikkelingen, zowel organisatorisch als wettelijk, en het van dag tot dag “draaiende houden van de winkel.” In het afgelopen jaar heeft de samenwerking met de Gemeente Venray op het gebied van informatiebeheer verder vorm gekregen. De gemeente heeft, samen met Venray, het thema Grip op Informatie opgestart. Onder dit thema worden alle grote ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer (o.a. inbedding van bepaalde (aanstaande) nieuwe wetgeving, ontwikkelen en op orde houden van lokale informatiebeheerkaders, positionering van e-depot en verbeterde borging van informatiebeheer in de organisatie) opgepakt. Het uiteindelijke doel van het thema is om, te midden van alle grote ontwikkelingen en veranderingen, de basis van het informatiebeheer op orde te hebben en te houden. Daarnaast heeft de gemeente in het afgelopen jaar de achterstand op het gebied van archiefoverbrenging grotendeels weggewerkt. Met de afronding van dit project zal de gemeente weer formeel voldoen aan de wettelijke eisen omtrent overgebracht archief.

Update jaarverslag 

Lokale regelingen: o Voldoen de gemeentelijke regelingen op het gebied van informatiebeheer aan de wettelijke eisen?

Situatie 2022-2023: De gemeentelijke regelingen op het gebied van informatiebeheer, zoals de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn, net als in het voorgaande jaar, in de basis nog steeds in orde, al zijn de regelingen al wat ouder. Het plan was en is nog steeds om de regelingen te actualiseren wanneer de nieuwe Archiefwet in

werking treedt. De precieze datum van de inwerkingtreding van deze wet is, na recentelijk uitstel, nog niet bekend. Mogelijk gaat dit in de loop van 2024 gebeuren. De samenwerking met de Gemeente Venray op het gebied van informatiebeheer heeft in 2022 verder gestalte gekregen. Zo is het thema Grip op Informatie opgestart. Onder dit thema, dat in gezamenlijkheid met Venray wordt gerealiseerd, worden alle grote ontwikkelingen voor de komende jaren op het gebied van informatiebeheer opgepakt. Denk hierbij aan zaken als de inbedding van bepaalde (aanstaande) nieuwe wetten, het ontwikkelen en op orde houden van lokale informatiebeheerkaders, positionering van e-depot en verbeterde borging van informatiebeheer in de organisatie. Voor dit thema is een Regiegroep opgezet die toezicht houdt op de voortgang van de ontwikkelingen. 

Middelen en Mensen: o Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

Situatie 2022-2023: Net als in het voorgaande jaar worden met de huidige middelen en mensen de dagelijkse en doorlopende taken kwalitatief voldoende geborgd. De steeds verder gaande digitalisering en automatisering verandert echter de taak van informatiebeheer. Van informatiebeheerders wordt steeds meer verwacht dat zij adviserend in plaats van (enkel) uitvoerend optreden. De gemeente is daarom vanaf 2021 bezig met het vergroten van de zichtbaarheid van informatiebeheer in de organisatie en het positioneren van informatiebeheerders op de vakafdelingen. In 2022 is deze ontwikkeling voortgezet en zijn er actief nieuwe medewerkers geworven die voor deze taken worden ingezet. De ontwikkeling is echter nog niet voltooid, de positionering van informatiebeheerders op de vakafdeling heeft nog niet voldoende gestalte gekregen en zal in de komende jaren een speerpunt zijn en blijven. De gemeente heeft middelen beschikbaar gesteld om de achterstand bij de overbrenging van archiefmateriaal weg te werken. Dit is grotendeels voltooid, met inzet van externe inhuur. Momenteel worden de laatste eindjes opgepakt waarna het project afgesloten kan worden. Tijdens het project is de kennis voor overbrenging, die we voorheen niet binnen onze organisatie beschikbaar hadden, opgedaan door vaste medewerkers. 

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot: o Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

Situatie 2022-2023: De bewaaromstandigheden voor het fysieke archief zijn, net als in het voorgaande jaar, over het algemeen op orde. Het wegwerken van de achterstand op overbrenging heeft de kwaliteit van het fysieke archief verbeterd. Applicaties waarin (digitaal) archief wordt gevormd worden, net als voorgaande jaren, getoetst op de eisen voor informatiebeheer en er worden maatregelen genomen om bij nieuwe applicaties het informatiebeheer te borgen. Vanwege verloop van medewerkers en onbekendheid van nieuwe medewerkers met bestaande procedures is het een aandachtspunt om te zorgen dat ontwikkelingen ook daadwerkelijk altijd getoetst worden op het gebied van informatiebeheer. De ontwikkeling van een e-depot om de duurzame opslag van het digitale archief te waarborgen is als onderdeel opgenomen binnen het thema Grip op Informatie. De manier waarop we het e-depot positioneren en vormgeven wordt opgepakt in samenwerking met de Gemeente Venray.



Interne kwaliteitszorg en toezicht: o Werkt de gemeente structureel aan de (kwaliteits)verbetering van haar informatiehuishouding?

Situatie 2022-2023: De situatie is niet noemenswaardig veranderd ten opzichte van de voorgaande verslaglegging. De Gemeente beschikt over een kwaliteitshandboek waarmee wordt toegezien op de kwaliteit van het informatiebeheer. Dit handboek wordt in het komende jaar geüpdatet, als onderdeel van het thema Grip op Informatie, in samenwerking met de gemeente Venray. Ook in dit geüpdatete handboek zal worden gewerkt middels het “Plan Do Check Act- model”. Daarnaast heeft de gemeente, zoals al eerder vermeld, ingezet op werving en positionering van medewerkers die informatiebeheer op de vakafdelingen uit kunnen dragen om daarmee de kwaliteit van het informatiebeheer te verbeteren. Zoals gezegd is en blijft het goed positioneren van deze medewerkers en het uitdragen van het informatiebeheer in de organisatie een belangrijk punt van aandacht. Een verder aandachtspunt is het verloop van medewerkers, zowel binnen als buiten Informatiebeheer. Dit heeft gevolgen voor het niveau van de vakkennis en kennis van procedures voor informatiebeheer en zorgt voor extra inspanning om deze kennis weer op peil te brengen. 

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden: o Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

Situatie 2022-2023: Net als vorig jaar maakt de gemeente gebruik van informatie-architectuur en de procesapplicatie I-navigator om vast te leggen welke informatie in welke applicaties wordt opgeslagen en op welke manier. Daarnaast maakt de gemeente, eveneens net als vorig jaar, gebruik van een model voor de vastlegging van metagegevens om zaken als de vastlegging van authenticiteit en context van informatie te borgen. Zowel de thema-architectuur op het gebied van informatiebeheer en de procesinformatie in I-navigator zijn toe aan een update. Dit wordt als onderdeel meegenomen in Grip op Informatie. Daarnaast is de gemeente bezig met het opzetten van (archief)beheer voor informatie die momenteel vaak nog buiten beheer valt (denk hierbij o.a. aan informatie op netwerkschijven en bepaalde social media). Een voorbeeld hiervan is de inzet van Microsoft365, en het ontwikkelingen van archiefbeheer in Microsoft365, voor het beheer van bepaalde, eerder niet beheerde, informatie. Net als vorig jaar is de archiefordening voor wat betreft sociaal-domein-informatie, waar momenteel nog een ordening op clientniveau wordt gebruikt, een aandachtspunt. In 2022 is de gemeente begonnen met een marktverkenning voor een nieuwe applicatie voor het sociaal domein, het verbeteren van het informatiebeheer wordt hierin meegenomen. 

Vervanging, conversie, migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden: o Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

Situatie 2022-2023: Net als voorgaande jaren past de gemeente vervanging toe op fysieke archiefbescheiden volgens een vast protocol. Ook archiefvernietiging binnen het centrale DMS wordt, net als voorgaande jaren, opgepakt volgens een vast protocol. Archiefvernietiging binnen bronapplicaties wordt eveneens meegenomen bij de aanschaf van nieuwe applicaties.



Overbrenging van archiefbescheiden: o Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

Situatie 2022-2023: In de afgelopen periode zijn middelen ingezet om de achterstand op het gebied van archiefoverbrenging weg te werken, met behulp van externe inhuur. Het wegwerken van de achterstand is momenteel nagenoeg afgerond. Dit betekent dat we op korte termijn, na het formeel afronden van het project, weer volledig voldoen aan de wettelijke eisen op het gebied van overbrenging van archiefinformatie. 

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden: o Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de archiefwet?

Situatie 2022-2023: Met de wegwerken van de achterstand op het gebeid van overbrenging, het project dat nu nagenoeg voltooid is, zal de gemeente ook formeel weer voldoen aan de openbaarheidseisen voor wat betreft overgebrachte archiefinformatie.

Verantwoording informatiebeheer gemeente Horst aan de Maas 2021 KPI - verslag

Datum: maart 2022 Auteur: Bram Keijsers

Inleiding Informatie vormt de levensader van onze gemeente. We hebben informatie nodig om onze inwoners goed van dienst te kunnen zijn, onze werkprocessen goed te kunnen uitvoeren en om verantwoording te kunnen afleggen over onze activiteiten. Om dit te kunnen doen moet de informatie die we hiervoor gebruiken correct, vindbaar en bruikbaar zijn, ofwel – in de termen van de Archiefwet – de informatie moet in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren. En dit gebeurt niet vanzelf. Alle medewerkers binnen onze gemeente spelen een rol in het correct maken, vastleggen en gebruiken van informatie. In deze digitale tijd worden grote hoeveelheid informatie gegenereerd die ook nog eens een grote verscheiden aan vormen aanneemt, van ‘ouderwetse’ documenten tot databases, audiovisuele bestanden en social media-uitingen. Dit maakt een goed beheer van informatie alleen maar belangrijker voor het functioneren van de gemeente. Dit is het jaarlijkse verslag van hoe het informatiebeheer ervoor staat. Net als vorig jaar is dit verslag gebaseerd op de VNG handreiking ‘Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Het verslag is ingedeeld volgens de hoofdstukken van de VNG handreiking.

Elk hoofdstuk begint met een korte toelichting op de hoofdvraag, een terugkijk op 2021 en een eventuele toelichting op geplande activiteiten voor het betreffende onderwerp. Bovendien is bij relevante onderdelen aangegeven wat er is verandert ten opzichte van 2020 teneinde de ontwikkelingen op deze onderdelen in beeld te brengen.

Inhoud Inleiding .......................................................................................................................................... 2 Inhoud............................................................................................................................................. 3 Hoofdstuk 1 - Lokale regelingen...................................................................................................... 4 Hoofdstuk 2 – Middelen en mensen ................................................................................................ 7 Hoofdstuk 3 – Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot .................................. 10 Hoofdstuk 4 – Interne kwaliteitszorg en toezicht ........................................................................... 12 Hoofdstuk 5 – Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ......................................................................................................................... 15 Hoofdstuk 6 – Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden ......................................................................................................................... 20 Hoofdstuk 7 – Overbrenging van archiefbescheiden .....................................................................

23 Hoofdstuk 8 – Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden ................................ 24

Hoofdstuk 1 - Lokale regelingen Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De gemeentelijke regelingen zijn, net als in het voorgaande jaar, in de basis in orde. De archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn inmiddels wat ouder, maar nog steeds actueel. De inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet zal worden aangegrepen om deze lokale regelingen te actualiseren. De vernieuwde Archiefwet is inmiddels ingediend bij het parlement en de verwachting is dat deze binnen afzienbare tijd zal worden vastgesteld. De gemeente heeft in 2021 samenwerking met Venray op het gebied van informatiebeheer, als onderdeel van een bredere samenwerking op het gebied van informatievoorziening, ingezet. In 2022 wordt deze samenwerking verder uitgewerkt en gestalte gegeven.

1.1. Archiefverordening a. Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?

b. Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

Ja. De archiefverordening is vastgesteld in 2014 en zal geactualiseerd worden in lijn met de nieuwe Archiefwet, wanneer deze is vastgesteld. De archiefverordening is gebaseerd op de modelarchiefverordening. Ja

1.2. Beheerregeling informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Toelichting: Een beheerregeling (of besluit) informatiebeheer is niet bij wet verplicht, maar wordt vrijwel altijd in een Archiefverordening verplicht gesteld (vgl. het VNG model daarvoor).

Ja, deze is samen met de huidige archiefverordening vastgesteld en wordt samen met de archiefverordening geactualiseerd.

1.3. Strategisch informatie overleg (SIO) Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld? Toelichting: Taken voor het SIO zijn in ieder geval vaststelling van een Hotspotmonitor (KPI 6.3.d) en advisering inzake vervreemding van archiefbescheiden die geen gevolg is van uitvoering van nieuwe wetgeving (KPI 6.5.c). Daarnaast kunnen bij het SIO andere taken en/of bevoegdheden worden belegd (zie Handreiking).

Er is geen orgaan met die specifieke naam, maar we hebben wel een strategische stuurgroep ingesteld waar multidisciplinair wordt gekeken naar alle projecten die informatievoorziening raken. Informatiebeheer vormt hier een vast onderdeel van. De hotspotmonitor is in een aparte werkgroep belegd. Van vervreemding van archiefbescheiden is in de laatste jaren geen sprake van geweest.

1.4. Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Toelichting: (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding. Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding.

Hier is in de laatste jaren geen sprake van geweest.

1.5. Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden a. Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Toelichting: Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer archiefzorgdrager.] Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor het GR-archief. Als zorgdrager moet het college regels stellen aan creatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkingsverbanden in zwang gekomen waarover de wet niets zegt. Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en -NV’s en in publiek-private samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF).

De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft archiefbescheiden behorende bij uitgeplaatste taken worden hier niet bevraagd, en behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.

Ja, de gemeente is centrumgemeente voor de GR Maasveren LimburgNoord. In de GR is opgenomen dat de regels van de centrumgemeente gelden rondom archiefbeheer.

b. Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GR-register, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? Toelichting: Voor nadere uitleg van het landelijke GR-register, ook in relatie tot art. 27 van de Wgr, zie https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeentenprovincies-en-waterschappen/gemeenschappelijke-regelingen.

Ja, de gemeente heeft de benodigde informatie aangeleverd aan KOOP tbv het landelijke GR-register.

Er is geen volledig detailoverzicht van alle afspraken binnen samenwerkingsverbanden. Afhankelijk van de grootte, aard en zwaarte van de samenwerking worden beperktere of uitgebreidere afspraken gemaakt rondom archiefbeheer.

Een overzicht van samenwerkingsverbanden is opgenomen bij “Verbonden partijen” in de gemeentelijke begroting.

1.6. Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?

Ja, dit maakt onderdeel uit van de officiële mandaatregeling van de

Toelichting: Bijvoorbeeld voor vervangen van archiefbescheiden of voor opstellen en ondertekenen van vernietigingslijsten.

gemeente. Bevoegdheden worden conform mandaatregeling uitgevoerd.

1.7. Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of een publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Toelichting: Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5

Ja, dit gebeurt middels de gemeentelijke inkoopvoorwaarden waarin de genoemde aspecten terugkomen alsmede in een dienstverleningsovereenkomst indien de situatie daar om vraagt..

1.8. Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad? Toelichting: De inwerkingtreding van de Wet elektronische publicaties is gepland voor 1 januari 2021. Vanaf dat moment moeten regelingen en bekendmakingen van de overheid via DROP op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad worden gepubliceerd. DROP wordt beheerd door KOOP, Kennisen Exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties, zie https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeentenprovincies-en-waterschappen/drop

Ja

Hoofdstuk 2 – Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Informatiebeheer is een integraal onderdeel van ieders taken en van de processen en systemen die gebruikt worden in de uitvoering van de gemeentelijke taken. Op uitvoerend, tactisch en strategisch niveau zijn er medewerkers bezig met het realiseren van het gewenste kwaliteitsniveau rondom informatiebeheer. In de dagelijkse gang van zaken wordt deze kwaliteit voldoende geborgd. Ook tijdens de coronapandemie, en de uitdagingen die dat met zich mee heeft gebracht, is de gemeente in staat geweest haar taken en dienstverlening op het gebied van informatiebeheer op peil te houden. In 2021 is begonnen met het aanpakken van de achterstand op het gebied van overbrenging, zowel in de uitvoering als op het kennisniveau. Dit traject is momenteel in volle gang. Er is ingezet op inhuur van de ontbrekende kennis. Deze kennis wordt tijdens het overbrengingstraject overgedragen op onze vaste medewerkers. De verwachting is dat we de achterstand zullen hebben ingelopen in de loop van 2023. Daarnaast zijn in 2021 enkele nieuwe systemen in gebruik genomen waardoor enkele taken rondom het informatiebeheer versimpeld kunnen worden uitgevoerd.

Verder werken we sinds enige tijd met vaste aanspreekpunten voor medewerkers op de vakafdelingen, om op een snelle en laagdrempelige manier te kunnen schakelen bij ontwikkelingen op de vakafdelingen. In 2022 wordt deze werkwijze waar mogelijk verbeterd en uitgebreid. Dit alles betekent niet dat er geen uitdagingen zijn. De vele aankomende ontwikkelingen op het gebied van wetgeving (denk aan de Wet Open Overheid en de nieuwe Archiefwet), interne ontwikkelingen (denk aan de samenwerking met Venray, maar ook inspanning die huidige en toekomstige projecten vergen) en het verloop van medewerkers vormen een risico om naast het behouden en verbeteren van het huidige dienstverleningsniveau afdoende in te kunnen zetten op de aankomende nieuwe ontwikkelingen.

2.1. Middelen Hoeveel middelen stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Toelichting: De volgende kostensoorten zijn relevant: loon personeel, externe inhuur personeel, opleiding personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA, software DSP/ZTC, archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht. Er zijn geen kengetallen beschikbaar.

Informatiebeheer is een integraal en essentieel onderdeel binnen een zeer breed scala van processen, taken en systemen. Zo wordt bijvoorbeeld, in het kader van ‘archiving by design’, in steeds meer gevallen informatie beheerd in het bronsysteem in plaats van in het centrale RMA/DMS. Bovendien vindt informatiebeheer steeds meer plaats binnen het proces, en is het uitvoeren van “informatiebeheeracties” onderdeel van het takenpakket van een zeer breed scala van medewerkers. Het is onduidelijk op welke manier dit soort ontwikkelingen verrekend moeten worden in de gevraagde kostenopgave

en derhalve erg lastig een concreet bedrag te noemen. Een globale indicatie kan wel gegeven worden. Bij deze indicatie zijn de volgende onderdelen meegenomen: kosten voor personeel met als zwaartepunt informatiebeheer en functioneel beheer van DMS en scansoftware, software kosten van DMS en scansoftware, materiaalkosten voor papieren archief en huurkosten voor archiefopslag. Dit bedraagt €952.000,2.2. Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer a. Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en toezicht daarop? Toelichting: Er zijn geen kengetallen beschikbaar

De actuele werkvoorraad en het gemeentelijke takenpakket bepaalt het aantal fte’s dat wordt ingezet. Dit houdt in dat er, naast de vaste medewerkers, gebruik wordt gemaakt van een flexibele schil van ingehuurd personeel. Daarnaast draagt elke medewerker in de organisatie een verantwoordelijkheid voor het juist omgaan met informatie en voert (vrijwel) elke medewerker in meer of mindere mate taken uit op het gebied van informatiebeheer. Het exacte aantal fte’s dat gemoeid is met deze taken is niet met precisie aan te geven.

b. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Toelichting: Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. Voorbeelden niet-overgebrachte archieven: • analoge en digitale dossiervorming in behandelfase; • dossierregistratie; • beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers; • bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge c.q. digitale archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) vernietiging van archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Voorbeelden overgebrachte archieven: • ontsluiting; • materiële verzorging (o.a. zuurvrije verpakking), • aanbrengen van openbaarheidsbeperkingen; • beschikbaarstelling aan het publiek; • inrichten van – of op andere wijze voorzien in – een

Er is momenteel nog een achterstand met betrekking tot de overbrenging. De raad heeft hiervoor in 2021 extra budget vastgesteld. Inmiddels is een overbrengingstraject gestart dat momenteel nog loopt. De verwachting is de achterstand in de loop van 2023 zal zijn opgelost. Het behandelen van speciale dragers conform het preservatieplan vormt nog een aandachtspunt. Daarnaast is er sprake van een verborgen achterstanden bij medewerkers die materiaal nog niet ter archivering hebben aangeleverd (denk aan fysieke stukken, maar ook aan materiaal op persoonlijke en gezamenlijke netwerkschijven). Voor fysieke stukken wordt er periodiek een

beheeromgeving voor digitale archiefbescheiden (digitaal depot, edepot). Let op: particuliere archieven die zijn opgenomen in de bewaarplaats vallen onder het regime van de Archiefwet. Dus ook achterstanden bij de particuliere archieven vermelden.

uitvraagactie gedaan. Voor wat betreft het materiaal op persoonlijke en gezamenlijke netwerkschijven is de precieze omvang onbekend.

c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?

Nee

2.3. Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer a. Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.)

Voor het uitbouwen en op peil houden van de benodigde kennis is opleidingsbudget beschikbaar. De inzet hiervan wordt bepaald op het niveau van de individuele medewerker.

b. Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?

Kennis voor het uitvoeren van overbrenging ontbrak. Momenteel is een overbrengingstraject gaande waarin de benodigde kennis wordt opgedaan en geborgd. Ten aanzien van kennis rondom digitaal archiefbeheer wordt er doorlopend bijgeleerd, bijvoorbeeld aan de hand van de activiteiten van VNG Realisatie, KIA en andere kennisnetwerken en waar nodig door middel van cursussen.

c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?

Nee

2.4. Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers.

De gemeentesecretaris vervult de rol van archivaris. Verder zijn geen specifieke medewerkers belast met toezicht.

Hoofdstuk 3 – Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en edepot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Voor het fysieke archief zijn de bewaaromstandigheden voor zowel het te bewaren als het te vernietigen archief op orde. Dit geldt voor zowel de archiefbescheiden opgeslagen in de eigen archiefbewaarplaats op het gemeentehuis als het deels extern opgeslagen te vernietigen archief. De archiefinformatie die in de huidige situatie wordt gevormd bestaat echter vrijwel uitsluitend uit digitale informatie. Wat betreft de bewaaromstandigheden voor digitale informatie is de situatie niet noemenswaardig veranderd ten opzichte van het voorgaande jaar. Dit betekent dat we voor de komende jaren met de huidige systemen de bruikbaarheid en toegankelijkheid van deze informatie in voldoende mate borgen. Voor de langere termijn hebben we echter een geschikte omgeving nodig voor langdurige digitale opslag, een e-depot. Uit oriëntatie in 2019 en 2020 zijn we tot de conclusie gekomen dat het meerwaarde heeft om de inzet van een e-depot en de ontwikkeling van onze archiefdienstverlening op te pakken in het samenwerkingstraject met de gemeente Venray.

In 2021 is wat betreft informatiebeheer een begin gemaakt met deze samenwerking, in 2022 wordt de invulling hiervan, en de manier waarop we de ontwikkeling van een e-depotvoorziening hierin vormgeven, verder uitgewerkt.

3.1. Archiefruimte(n) en applicaties a. Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?

Ja

b. Gebruikt het college deze archiefruimte(n) ten behoeve van de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?

Nee, de archiefbescheiden worden direct geplaatst in de archiefbewaarplaats.

c. Beschikt het college over applicaties - DMS / RMA en vakapplicaties - waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Toelichting: Onder informatiebeheertaken verstaan we de onderdelen van het beheer die in hoofdstuk 6 t/m 8 van deze handreiking aan de orde komen. De normen ISO-16175-2 (internationaal) en NEN2082 (nationaal) bevatten te stellen eisen aan applicaties gebruikt voor informatiebeheer. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in DMS / RMA en vakapplicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.

Ja, voor nieuwe applicaties wordt bepaald in hoeverre er archiefbescheiden in opgeslagen worden en in hoeverre deze over voldoende functionaliteit voor het beheer beschikken. Wanneer er onvoldoende functionaliteit beschikbaar is, wordt de informatiebeheerfunctie overgenomen door het DMS/RMA, bij voorkeur door middel van een koppeling tussen beide systemen.

3.2. Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) a. Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen?

Ja

b. Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats ten behoeve van de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden?

Ja

3.3. E-depot(s) a. Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? Toelichting: E-depot is een niet-wettelijke benaming voor de digitale archiefbewaarplaats, dat is een voorziening voor opslag, beheer en beschikbaarstelling van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden. Hierin kunnen ook langer te bewaren, maar op termijn vernietigbare, archiefbescheiden worden bewaard. Een edepot bestaat niet per se uit één voorziening bij een archiefdienst, maar kan ook uit verschillende omgevingen of applicaties bij archiefdienst en/of archiefvormer bestaan. Geef in dat geval aan hoe opslag en beheer per omgeving zijn geregeld en, in het geval van overgebracht archief, hoe de beschikbaarstelling is geregeld. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in e-depot(s) worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. Voor meer informatie over certificering van e-depots, zie de website daarover van het Netwerk Digitaal erfgoed (NDE), https://wegwijzercertificering.nl/nl/

Nee

b. Gebruikt het college dit e-depot ten behoeve van de te bewaren archiefbescheiden?

Niet van toepassing

3.4. Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? Toelichting: Het regionaal risicoprofiel is een inventarisatie en analyse van de in een veiligheidsregio aanwezige risico’s, inclusief relevante risico’s uit aangrenzende gebieden. Het risicoprofiel moet zijn vastgesteld door de veiligheidsregio (en is daar ook op te vragen). De Handreiking onderscheidt zes vitale belangen. Punt 6 betreft de veiligheid van cultureel erfgoed.

Vanuit de Veiligheidsregio is een regionaal crisisplan en een risicoprofiel opgesteld. Hierin is rekening gehouden met de aantasting van cultureel erfgoed. De specifieke procedures zijn hierin niet uitgewerkt.

3.5. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming a. Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de edepots)? Toelichting: De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in e-depot(s) en (andere) applicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. De VNG Informatiebeveiligingsdienst (IBD) heeft een aantal zogenaamde operationele kennisproducten beschikbaar voor aspecten van informatiebeveiliging, zie https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/kennisproducten-ibd/

Er is een ontruimingsplan in het kader van BHV. Dit is gericht op het veiligstellen van personen tijdens een calamiteit/ontruiming. De archiefbewaarplaats is zodanig ingericht dat de archiefbescheiden beschermd worden voor schade van buitenaf tijdens een calamiteit. Er zijn geen specifieke plannen om fysieke archiefbescheiden te verplaatsen uit de archiefbewaarplaats tijdens een calamiteit.

b. Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen analoge archiefbescheiden op basis van prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4.)

Nee

Hoofdstuk 4 – Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? In ons handboek kwaliteit is een beschrijving opgenomen over de manier hoe we er naar streven onze kwaliteit stapsgewijs te verbeteren, nl. middels de PDCA-cyclus. We hebben in 2021 en het begin van 2022 tijdens de implementatie van verschillende nieuwe systemen (op het gebied van burgerzaken, ruimte en WOZ) gezorgd dat het informatiebeheer rondom deze processen beter is verankerd en daarmee verbeterd. Kwalitatief goed informatiebeheer heeft continue aandacht nodig en staat of valt met goede communicatie binnen de organisatie. We werken bij bepaalde teams met vaste aanspreekpunten om onderlinge afstemming te verbeteren. In 2021 is begonnen met het werken aan een verbetering van de organisatiebrede communicatie rondom goed informatiebeheer. Deze ontwikkeling heeft nog niet voldoende gestalte gekregen en zal in 2022 verdere aandacht behoeven.

4.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer a. Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Toelichting: Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg. De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken”. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden

Ja

b. Zo ja, welk systeem?

De gemeente maakt gebruik van een eigen kwaliteitshandboek, gebaseerd op NEN-ISO 15489 en getoetst aan KIDO

c. Zo ja, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?

Deels. Het kwaliteitssysteem is gericht op constante verbetering van het informatiebeheer, conform het gedachtegoed van PDCA en wordt periodiek geüpdatet.

4.2. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark a. Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats?

Nee, dit wordt in eigen beheer gedaan.

b. Werkt de archieforganisatie bij haar dienstverlening op basis van een kwaliteitszorgsysteem?

Niet van toepassing

Toelichting: Let op: Een archieforganisatie moet daarnaast, net als een gemeente, beschikken over een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden (zie KPI 4.1 op basis van Ar art. 16). c. Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking?

Niet van toepassing

4.3. Gekwalificeerde gemeentearchivaris a. Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van nietovergebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte? Toelichting: De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) treedt met ingang van 1 januari 2020 in werking. De Archiefwet wordt daarop aangepast (art. 32 voor gemeenten). In de praktijk betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluiten.

Nee, de gemeentesecretaris vervult deze rol. De uitvoering van de taken op het gebied van informatiebeheer zijn belegd bij de unit Informatiebeheer.

b. Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?

Nee

4.4. Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.

Er wordt jaarlijks verslag uitgebracht aan college en raad. De uitvoering van de verslaglegging is belegd bij de unit Informatiebeheer.

4.5. Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.

Er wordt jaarlijks verslag uitgebracht aan college en raad. De uitvoering van de verslaglegging is belegd bij de unit Informatiebeheer.

Hoofdstuk 5 – Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente beschikt over een goed uitgewerkte informatiearchitectuur alsmede een themaarchitectuur op het gebied van informatiebeheer. Dit geeft ons een solide basis die gebruikt wordt bij verdere verbetering en bij nieuwe ontwikkelingen. In 2021 en begin 2022 is op verschillende terreinen (ruimte, burgerzaken en WOZ) nieuwe software in gebruik genomen. Deze ontwikkeling hebben we aangegrepen om de ordening van de archiefbescheiden op deze vlakken te actualiseren en te verbeteren. Net als in het voorgaande jaar is en blijft het grootste aandachtspunt het sociale domein. Op dit bedrijfsvlak wordt vooralsnog een ordening op cliëntniveau gebruikt. Voor een duurzaam informatiebeheer is echter een ordening op zaakniveau noodzakelijk. Er is momenteel maar beperkt ruimte om hier significante verbeteringen aan te brengen. Het gebruik van Microsoft Team en Office365 is tijdens de coronaperiode uitgebouwd in de organisatie. Het gebruik van deze software biedt mogelijkheden voor het in beheer brengen van informatie die voorheen op netwerkschijven werd opgeslagen.

In 2021 is een begin gemaakt om deze omgevingen hiervoor in te zetten. Deze ontwikkeling bevindt zich nog in het beginstadium en wordt verder uitgebouwd in 2022.

5.1. Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? Toelichting: Naast post- of dossierregistratie-, zaak- en documentmanagementsystemen, die over archieffunctionaliteit beschikken conform NEN 2082, zijn meestal tal van andere informatiesystemen in gebruik die wij hier samenvatten onder de noemer 'vakapplicaties'. Bij deze KPI zijn twee zaken van belang. 1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen en andere applicaties waarin zich te bewaren archiefbescheiden bevinden, moeten in het overzicht zijn opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een compleet overzicht van vakapplicaties die in gebruik zijn. 2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering wordt aangeboden (capture).

In hoeverre leggen medewerkers bijvoorbeeld werkarchieven aan (in mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal e-mails dat de organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van sociale media.

Dit is deels aanwezig. In de informatiearchitectuur wordt vastgelegd op welke manier de betrokken applicaties zijn opgebouwd en gerelateerd. In de I-navigator wordt per proces bijgehouden welke informatiesystemen betrokken zijn bij dit proces. Centraal ontvangen informatie, zowel fysiek als digitaal, wordt vastgelegd in de daartoe bestemde systemen onder de daartoe bestemde processen. Voor decentraal binnengekomen informatie is de verantwoordelijke medewerker zelf verantwoordelijk voor de vastlegging in de daarvoor aangewezen systemen. De medewerkers worden hierbij ondersteund door middel van advisering en instructie. Een aandachtspunt blijven bescheiden die niet in een beheeromgeving zijn opgeslagen, maar bijvoorbeeld op een netwerkschijf. Precieze percentages hiervan zijn niet bekend. Er is ingezet

Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in het archiefbeheersysteem.

op ontwikkelingen (m.n. het gebruik van Microsoft Teams/Office 365) om het opslaan van informatie buiten een beheeromgeving tegen te gaan. Deze ontwikkeling bevindt zich nog in de beginfase.

5.2. Authenticiteit en context analoog en digitaal a. Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) de hierna volgende metagegevens kunnen worden vastgesteld? Toelichting: Voor nadere uitleg over metagegevens, zie https://www.gemmaonline.nl/index.php/Verdieping_metagegevens. Invulling van KPI 5.2a.1 – 5.2a.5: Niet-overgebrachte archieven: Gegevens over archiefbescheiden worden vastgelegd in de metadatavelden van systemen. KPI 5.2 moet op verschillende niveaus worden beantwoord: 1) of de gebruikte postregistratie-, zaak- of documentmanagementsystemen en vakapplicaties beschikken over de vereiste metadatavelden om de hieronder bij KPI 5.2a.1 t/m 5.2a.5 geformuleerde vereisten vast te leggen. In dat geval kan worden volstaan met het kijken naar systeemspecificaties; 2) of de gemeente deze metadatavelden ook gebruikt; en 3) of deze metadatavelden consequent en kwalitatief goed zijn ingevuld. Voor dit laatste is een uitgebreider onderzoek noodzakelijk (bijvoorbeeld met behulp van een steekproef). Geef aan op welk niveau de KPI is beantwoord. Overgebrachte archieven: Voor overgebrachte archieven moeten de metagegevens zijn geborgd door een toegang (inventaris of plaatsingslijst op dossierniveau) per archief en een beheersysteem voor de gehele collectie.

Ja, de gemeente maakt gebruik van een metadataschema. Bij aanschaf van nieuwe applicaties en bij het leggen van koppelingen tussen nieuwe applicaties en het centrale RMA/DMS wordt getoetst of de applicatie/koppeling voldoet aan dit schema. Binnen het RMA/DMS worden controles uitgevoerd om de kwaliteit van de metadatering te waarborgen.

a.1. de inhoud, structuur en verschijningsvorm; Toelichting: In de meeste (maar lang niet alle) gevallen voldoen als beschrijving van inhoud, structuur en verschijningsvorm metadata over: - Identificatiekenmerk; - Uiterlijke vorm (bijvoorbeeld omslag, doos) resp. aggregatieniveau (bijvoorbeeld zaakdossier); - Inhoudsomschrijving; - Datering. Eisen aan inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn soms al vastgelegd in de sjablonen die voor digitale documenten worden gebruikt.

Ja. Indien mogelijk wordt deze informatie automatisch vastgelegd.

a.2. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;

Ja

a.3. de samenhang met andere archiefbescheiden;

Ja

a.4. de uitgevoerde beheeractiviteiten;

Ja

a.5. de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. Toelichting: Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor

Ja. We hanteren zoveel mogelijk de voorkeurs- en geaccepteerde formaten conform Nationaal Archief.

Een aandachtspunt is en blijven de bescheiden die (nog) niet in de beheeromgeving zijn opgenomen, i.e. informatie op netwerkschijven.

emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de methode waarbij de technische omgeving die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma’s, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open formaten zijn deze gegevens minder relevant. 5.3. Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? Toelichting: Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens. Wat als redelijke termijn beschouwd kan worden, hangt mede af van het werkproces. Voor de overgebrachte archieven is beoordeling van ‘redelijke termijn’ afhankelijk van de afspraken die zijn vastgelegd in een Handvest Dienstverlening.

Ja, indien de bescheiden op zijn genomen in het daarvoor bestemde informatiesysteem. Met betrekking tot het beschikbaar stellen van informatie wordt er conform de AVG gewerkt.

5.4. Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? Toelichting: Onder duurzaamheid verstaat men het “leesbaar en interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn”.

Ja

5.5. Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Toelichting: Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en – omslagen, tabstroken, archiefdozen, etiketten.

Ja

5.6. Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? Toelichting: Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar ‘geen noemenswaardige achteruitgang’ laten zien. Voor overgebrachte archieven is het regelmatig ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats.

Ja

5.7. Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? Toelichting: Het gebruik van RODIN is geen wettelijke

Ja, de gemeente heeft een preservatiebeleid opgesteld. Ook hanteren we de GIBIT en BIO.

verplichting. In de GIBIT heeft met name art. 28 betrekking op archivering. Een essentieel onderdeel van duurzaam beheer, informatiebeveiliging, is genormeerd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), zie daarvoor https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/product/baselineinformatiebeveiliging-overheid-bio/ 5.8. Aanvullende metagegevens digitaal Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? Toelichting: Onder ‘aanvullende’ metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers technisch te beschrijven. In het TMLO zijn ze te vinden onder element nummer 21. Voor zover technische metadata systematisch worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 5.2).

Er zijn geen specifieke aanvullende metadata gedefinieerd. In het metadataschema hebben we wel opgenomen dat er bij migraties altijd gekeken wordt naar welke aanvullende metadata aanwezig zijn (bv omdat deze ten tijde van het werkproces relevant waren) en in hoeverre het zinvol is om deze mee te migreren. In een dergelijk geval wordt een mapping bepaald.

5.9. Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?

Ja, we hanteren hierbij de voorkeursen geaccepteerde formaten conform Nationaal Archief.

5.10. Functionele eisen Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? Toelichting: In een digitale omgeving moet in bepaalde gevallen ook het 'gedrag' van archiefbescheiden worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie.

Ook hier hanteren we de handreiking van het Nationaal Archief over voorkeurs- en geaccepteerde formaten. Voor inkomende, ontvangen bestanden hanteren we de regel dat we het origineel opslaan zoals het ontvangen is, in verband met de authenticiteit, ongeacht in welk formaat we dit ontvangen hebben. In bepaalde gevallen zetten we daar een bestand naast dat geconverteerd is naar een duurzamer formaat. Het origineel blijft echter bewaard.

5.11. Voorzieningen compressie en encryptie a. Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Toelichting: Voor uitleg van deze begrippen zie http://nl.wikipedia.org/wiki/Datacompressie en http://nl.wikipedia.org/wiki/Encryptie. Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt (lossless compressie).

Ja, we zorgen er voor dat er geen essentiële informatie verloren gaat.

b. En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?

Ja, waar van toepassing betreft het applicaties/ netwerkomgeving die conform BIO beveiligd worden.

c. Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

Dit is in de praktijk nog niet voorgekomen

Hoofdstuk 6 – Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente past reeds sinds een aantal jaren vervanging toe op fysieke archiefbescheiden. Deze vervanging wordt uitgevoerd volgens een vast protocol. Hiermee zorgen we ervoor dat er, vanaf het moment dat we vervanging zijn gaan toepassen, vrijwel uitsluitend nog digitaal archief wordt gevormd. Ook archiefvernietiging, voor zowel fysieke als digitale stukken, binnen het centrale DMS wordt al sinds enkele jaren uitgevoerd volgens een vast protocol. We besteden ook aandacht aan de vernietiging van informatie voor processen waarin de hele levenscyclus van een archiefstuk zich binnen een bronapplicatie afspeelt, het zgn. archiving by design. In 2020 en 2021 zijn hiervoor protocollen opgesteld. Deze protocollen zijn inmiddels al in enkele gevallen ingezet. In andere gevallen zullen deze protocollen in 2022 worden ingezet. Bij het waarderen van archiefinformatie tijdens de dagelijkse werkzaamheden wordt al sinds jaar en dag rekening gehouden met het cultuurhistorische belang. De hotspotmonitor, die is belegd in een aparte werkgroep, vormt hierbij een aanvulling.

6.1. Vervanging, besluiten en verklaringen a. Past de gemeente vervanging toe [vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad).

Ja, vanaf 2015 past de gemeente vervanging toe op de inkomende, interne en uitgaande documenten. De vervangen bescheiden worden vernietigd conform het vervangingsprotocol. Het college heeft het vervangingsbesluit genomen en gepubliceerd.