RIB.23.053 Jaarstukken MGR SDLN

3

Module 2: gemeentelijk samenwerkingsconstruct op NML-niveau

We brengen in kaart welk samenwerkingsconstruct er op dit moment op NML-niveau bestaat. We treden met de regio in overleg over eventuele missende schakels die van belang zijn voor het doelmatig en doeltreffend kunnen functioneren van de MGR.

Betrokkenheid gemeenten bij MGR 4

Accounthouders in positie brengen

We informeren de accounthouders actief over zaken die spelen (bij hun eigen gemeenten en binnen de regio) en schakelen hen actiever in/geven hen een centralere rol bij informatievragen en dergelijke. Specifiek mbt de P&C-cyclus organiseren we voortaan jaarlijks in het derde kwartaal een bijeenkomst voor de accounthouders om ook hun input voor de kaderbrief op te halen.

Betrokkenheid gemeenten bij MGR 5

Stakeholderanalyse van de verschillende gemeenten

We actualiseren/vervolmaken de huidige stakeholdersanalyse en bekijken op basis van de ‘trap van Quirke’ of en zo ja, welke verbeteringen in de communicatie tussen de MGR en de gemeenten mogelijk zijn.

6

Samenspel contractmanagement, toegang, beleid etc. nader vormgeven

Inzet is om met alle betrokkenen een samenspel te creëren tussen ‘de werkvloer’, beleid en contractmanagement zodat signalen adequaat worden opgepakt, opgelost/uitgewerkt en aan elkaar teruggekoppeld en een sluitende pdca-cyclus wordt gerealiseerd.

19

MGR Uitvoeringsplan 2023-2025

4d

Effectief datagebruik

Eén van de belangrijke onderwerpen voor de komende periode bij de MGR is het vergroten van de effectiviteit van het gebruik van data. Uit de enquête en uit de werksessies met de medewerkers van gemeenten kwam naar voren dat we goed op weg zijn. De MGR kan zich hoofdzakelijk richten op bestendigen. Dit hoofdstuk bevat een aantal ontwikkeldoelstellingen waarvan de realisatie de komende jaren gaat bijdragen aan effectief datagebruik.

Wat is een goede dataset? We hebben samen onderzocht welke bouwstenen ten grondslag liggen aan een goede dataset. • Gestructureerde data: om te komen tot juiste informatie - en tot kloppende rapportages - moet de data die de MGR aangeleverd krijgt vanuit gemeenten gestructureerd zijn. Dat vraagt van gemeenten ook een eenduidige werkwijze. Voor de MGR betekent dit dat, op basis van een juiste en actuele definitie, data bij de gemeente moet worden uitgevraagd. • Werken met bestaande bronnen: we baseren onze informatie zoveel mogelijk op bestaande bronnen. Het berichtenverkeer is daarbij de belangrijkste bron. Ook bij nieuwe verzoeken om informatie wordt allereerst bekeken of deze op basis van bestaande bronnen geleverd kan worden. • Tijdig en volledig gevuld: om op ieder moment over een volledig beeld te beschikken, is het zaak dat gemeenten hun data tijdig bij de MGR aanleveren zodat dit verwerkt kan worden in het data-warehouse. Een actueel en volledig datawarehouse helpt bijvoorbeeld bij het in kaart brengen van onjuistheden in declaraties en trends in omzetontwikkeling bij aanbieders. • Antwoord geven op de informatiebehoefte van gebruikers: De informatie die de MGR genereert wordt gebruikt door de MGR en de gemeenten. Er is steeds meer vraag naar informatie voor uiteenlopende doelen. • Open staan voor gestructureerde aanpassingen in de informatiebehoefte: de MGR moet

zich flexibel kunnen richten naar nieuwe vragen naar informatie die in de tijd ontstaan. Naast de juiste grondhouding hoort daarbij ook voldoende kwaliteit om nieuwe vragen te kunnen beantwoorden met nieuwe of doorontwikkelde rapportages.

Hoe vergroten we de effectiviteit van het gebruik van de data? Verder bouwen vanuit de bestaande basis: De komende jaren kan worden gebouwd vanuit de bestaande basis die voor het belangrijkste deel is gebaseerd op het berichtenverkeer van gemeenten. Hiervoor blijven we Power BI als standaard gebruiken omdat ook de gemeenten met deze tool werken en gemakkelijk kunnen worden verbonden met de rapporten die de MGR maakt. Wanneer de MGR laat zien welke signalen er zijn (de feitelijke analyse, de data en het verhaal) krijgt de informatie meer betekenis. Bij leveranciersgesprekken mag informatie op basis van data een prominentere plek krijgen in het gesprek. Tevens willen we in accountgesprekken tussen de gemeente en de MGR de rapporten met informatie over het zorggebruik bij gemeenten bespreken. Dit gaat het gemeenschappelijke beeld over de ontwikkelingen van zorgkosten vergroten en kan ook bij gemeenten leiden tot bijsturing in bijvoorbeeld de wijkteams. Naast het gebruik van data/rapportages bij gesprekken met leveranciers en accountgesprekken, willen we vanaf 2023 minimaal twee keer per jaar een themasessie doen waarbij data de bron is. Dit kan bijvoorbeeld gaan over declaratiegedrag van aanbieders, de duurste cliënten, verschillen tussen gemeenten in het gebruik van berichtenverkeer, kosten per wijkteam/gebied.

Uit deze sessies komen gerichte acties die kunnen leiden tot nader onderzoek zoals materiële controle. Met bovenstaande acties stellen we als doel dat data meer gaat leven, een groter aantal gebruikers krijgt en in een bredere context gebruikt gaat worden voor kaderstelling, monitoring, sturing en bijsturing.

Bouwstenen Gestructureerde data (duidelijke definities)

Werkt met bestaande bronnen / data die al beschikbaar is (geen extra registratie)

Bevat de data die antwoord kan geven op de informatiebehoefte van de gebruikers

20

MGR Uitvoeringsplan 2023-2025

Wordt tijdig en volledig gevuld

Staat open voor het op een gestructureerde manier aanpassingen doorvoeren in de informatiebehoefte

Geen ongebreidelde wildgroei aan informatie

Doorontwikkeling regionaal datagebruik

Het risico bestaat dat er een overload aan informatie ontstaat. Om dit te voorkomen, zien wij een drietal ontwikkelacties: 1. We brengen samen met de regio in kaart welke informatie bij wie beschikbaar is. 2. Bij de vraag om een nieuw rapport moet worden beoordeeld of de informatievraag vanuit een bestaand rapport kan worden beantwoord. Dit zou kunnen door verzoeken om nieuwe rapporten te beoordelen voordat ze worden opgepakt, bijvoorbeeld met een regionale klankbordgroep. 3. Bij kleinere aanpassingen van rapporten willen we een eenvoudigere wijzigingsprocedure toepassen. Bij informatievragen zou als uitgangspunt moeten gelden dat de gezochte informatie in maximaal “twee muisklikken” beschikbaar moet komen.

Breder kijkend dan alleen naar de MGR-data, valt op dat op verschillende plekken op verschillende manieren data wordt verzameld en geanalyseerd: regionaal is er de arrangementenmonitor, de MGR heeft de monitor contractmanagement en individuele gemeenten hebben hun eigen rapporten. Voor de effectiviteit van het regiobrede datagebruik is het van belang dat: • er overzicht en ordening komt in alle beschikbare data: de data in de verschillende monitoren moeten onderling congruent zijn. Het is een toegevoegde waarde wanneer alle data zo herkenbaar mogelijk op één plek of via één toegang toegankelijk is. Met deze aanpak kan de data onderling in verband worden gebracht. • de benutting ervan wordt geborgd: in de praktijk blijkt dit een weerbarstige zaak. Echter als de data niet worden gebruikt, heeft het ook geen zin om ze te verzamelen. • er integrale data-analyses komen: door de data in de verschillende monitors onderling in verband te brengen, ontstaat er betere en concretere sturingsinformatie voor de gemeenten. We zien mogelijkheden om de informatie door te ontwikkelen naar informatie van strategische en tactische betekenis.

Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de data-inrichting en datakwaliteit Bij gemeenten moet gewerkt worden aan het besef dat zij zelf verantwoordelijk zijn voor hun data-kwaliteit. Dat betekent dat werken in systemen via vaste procedures moet lopen en dus geen correcties buiten het bestaande proces mogen worden doorgevoerd (bijvoorbeeld zonder berichtenverkeer indicaties of declaraties corrigeren is een doodzonde voor datakwaliteit). De MGR kan hierin een ondersteunende rol vervullen. Zo kan de MGR kennis en best practices en geconstateerde knelpunten met hun oplossingen delen met de gemeenten. Met de aansluiting van de gemeenten uit Midden-Limburg bij de MGR zullen wij ook de samenwerking met de data-analisten uit de regio verder uitbouwen. Dit kan onder andere met de doorontwikkeling van rapportages.

21

MGR Uitvoeringsplan 2023-2025

De MGR adviseert het Regionaal Managementoverleg (uitgebreid met de managers van ML) om de regionale werkgroep monitoring (uitgebreid met medewerkers van ML) opdracht te geven om een advies uit te brengen over de bovenstaande punten. De MGR neemt deel aan het onderzoek/de discussie.

Planning

1

Onderwerp

Ontwikkelactie

Doorbouwen aan de bestaande basis

• • • •

2

Geen ongebreidelde wildgroei aan informatie

• • •

3

In kaart brengen welke informatie bij wie beschikbaar is Verzoeken om nieuwe rapporten vooraf beoordelen door bijvoorbeeld een klankbord Eenvoudige wijzigingsprocedure voor kleinere aanpassingen aan rapporten

Gemeenten verantwoordelijk voor data-inrichting en data-kwaliteit

• •

Doorontwikkeling van de informatie

het Regionaal Managementoverleg NL (uitgebreid met de managers van ML) verzoeken om de regionale werkgroep monitoring (uitgebreid met medewerkers van ML) opdracht te geven om een advies uit te brengen over de doorontwikkeling van het regionaal datagebruik

4

22

Rapporten in Power BI ontwikkelen Data-analyses opzetten Data gebruiken bij leveranciersgesprekken en accountgesprekken Themasessies organiseren nav data-analyse

MGR Uitvoeringsplan 2023-2025

kennis, best practices e.a. met de gemeenten delen samenwerking met data-analisten ML opzetten

5

ONTWIKKELING VAN DE MGR OP MIDDELLANGE TERMIJN

Het traject dat we hebben doorlopen heeft veel ontwikkelacties voor de kortere termijn opgeleverd. De focus ligt op het bestendigen en doorontwikkelen van de acties die we in de afgelopen planperiode hebben neergezet. We willen met dit plan ook een perspectief neerleggen voor de middellange termijn. Er zijn voldoende aanknopingspunten voor verdergaande regionale sa-

menwerking in het sociaal domein. Dit zijn onderwerpen die door middel van business case studies worden onderzocht voordat hiervoor besluitvorming wordt gevraagd. Onderstaand treft u een beschrijving van onderwerpen die we gaan onderzoeken en, bij positieve besluitvorming, ook met de regio gaan oppakken:

Onderzoeksonderwerp

Toelichting:

1

Deelname door Midden-Limburgse gemeenten aan module 1 MGR

Onderzocht kan worden of Midden-Limburg ook aan de module kan gaan deelnemen waarbij de MGR de taken inkoop, contractbeheer, contractmanagement en datamanagement voor Wmo, jeugd en participatie voor Midden-Limburg gaat verzorgen. Dit zou overigens ook eventueel kunnen met het inrichten van een derde module om daarmee verschil in opgaven zoals contractering afzonderlijk te begroten en af te rekenen.

2

Het instellen van een module waarin de backofficetaken sociaal domein van gemeenten worden ondergebracht

In het verleden is al onderzoek gedaan naar de haalbaarheid van een dergelijke module. Toen was de tijd er nog niet rijp voor. Inmiddels is de situatie in de arbeidsmarkt veranderd waardoor gemeenten meer moeite moeten doen om dergelijke taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Het onderzoek zou kunnen worden geactualiseerd. Allereerst dient onder de gemeenten gepeild te worden of er überhaupt animo is om deze taken bij de MGR onder te brengen.

3

Het instellen van een module waarin de toegang van het sociaal domein wordt ondergebracht

Ook hier kan worden onderzocht of het vormen van één toegang, decentraal georganiseerd maar centraal aangestuurd, voordelen oplevert bij de uitvoering van het sociaal domein.

Het gaat hier steeds om de uitvoering van het sociaal domein. De MGR houdt de focus op bedrijfsvoeringstaken. Onderzoek zal uit gaan wijzen wat de voordelen zijn van een centralisatie van dergelijke taken bij de MGR.

23

MGR Uitvoeringsplan 2023-2025

Voordelen voor de gemeenten kunnen zijn: kostenbesparing door schaalvoordelen meer continuïteit in de bedrijfsvoering door schaalgrootte eenduidigheid van werken wat leidt tot minder administratie en foutherstel bij gemeenten en aanbieders

6

SLOTANALYSE TRAJECT-EIGENAAR

Net als in 2020 was het traject om tot dit plan 2023 - 2025 te komen waardevol en boeiend. Zeker nu de mogelijkheid er weer was om in een live-setting te werken. Er is een koers vastgelegd die gaat zorgen voor de bestendiging van de stappen die de afgelopen jaren zijn gezet. Ook zien we mogelijkheden om de regionale samenwerking in het sociaal domein uit te breiden en voordelen te verzilveren op het gebied van kosten, kwaliteit en continuïteit voor gemeenten. 7

PLANNING

Een aantal acties zijn al in 2022 opgepakt/gestart. Dat was mogelijk doordat het meeste denkwerk voor het uitvoeringsplan heeft plaatsgevonden in de eerste helft van 2022.

24

MGR Uitvoeringsplan 2023-2025

De planning geeft de huidige inschatting weer met betrekking tot de uitvoering van de ontwikkelacties. Hij kan gedurende de planperiode vanwege onvoorziene omstandigheden of veranderde inzichten wijzigen.