RIB.21.101 Omnibuz kaderdocument

Stuknummer: 21.0005792

Raad 07-09-2021 RIB 21.101

raadsinformatiebrief van

: Burgemeester en wethouders

portefeuillehouder

: R. Bouten

aan

: De leden van de gemeenteraad

datum

: 13/07/2021

status

: Actieve informatie

openbaar

: Ja

Onderwerp RIB Kaderdocument Omnibuzz Aanleiding De gemeenschappelijke regeling Omnibuzz (hierna GR Omnibuzz) is na de eerste vierjaarsperiode geëvalueerd. Daarvoor is een onafhankelijk onderzoeksbureau ingeschakeld. Op basis van de bevindingen in het rapport heeft het algemeen bestuur van Omnibuzz (hierna AB) een informatief kaderdocument vastgesteld voor de Omnibuzz organisatie met de hoofdlijnen van de bestaande koers en de achtergronden. Dat kaderdocument met achterliggende rapportage en bevindingen van de directie wordt nu door het AB aan alle colleges aangeboden. Tevens ter informatie aan de gemeenteraden. Beoogd resultaat Informatie aan de gemeenteraad over de geldende kaders en de koers met achtergronden voor de GR Omnibuzz. Die kaders dragen bij aan adequaat WMO-vervoer voor die inwoners die die zelf en met hulp van anderen niet in hun vervoer kunnen voorzien. Kernboodschap Het kaderdocument geeft een goed beeld van de koers en de achtergronden voor de Omnibuzz organisatie. Het is een uitwerking van de conclusies en aanbevelingen uit de eerste 4-jaarlijkse evaluatie van de GR Omnibuzz. De bevindingen uit de evaluatie leiden niet tot wezenlijke koerswijzigingen, maar tot de constatering dat er behoefte is aan duidelijkheid over de kaders waarbinnen Omnibuzz de taken uitvoert.

Het kaderdocument biedt inzicht in de gezamenlijk bepaalde koers en de overwegingen die hieraan ten grondslag liggen. Toelichting Met het kaderdocument wordt de historische achtergrond geschetst en worden bestuurders en ambtenaren op hoofdlijnen geïnformeerd over de taken en werkwijze van de Omnibuzz organisatie. Kennis van de context draagt bij aan de kwaliteit en het draagvlak van de bestuurlijke besluitvorming. Met dit kaderdocument wordt snel en laagdrempelig inzicht geboden in de gezamenlijk bepaalde koers en de overwegingen daarbij. Op deze wijze helpt dit document bestuursleden, raadsleden en contactambtenaren om de verbanden tussen de verschillende onderwerpen te zien

Bezoekadres: BezoekAdres, PlaatsBA

Postadres / PostCodePA PlaatsPA

T TelefoonNummer

F FaxNummer

Pag. 2 van 2

Het kaderdocument biedt op hoofdlijnen de basis voor een bestendige koers voor de komende jaren. Het kaderdocument is een weergave van de geldende kaders voor Omnibuzz zoals verder uitgewerkt in (de actualisatie van) het bedrijfsplan, de Gemeenschappelijke Regeling en de dienstverleningsovereenkomst (DVO)) met het productenboek. De concrete uitwerking in jaarplannen en beleidsbegrotingen zal altijd gebeuren langs de geldende kaders. Er spelen binnen de kaders ook actuele bedrijfsorganisatorische ontwikkelingen die in samenhang met elkaar worden opgepakt. Er is een aantal ontwikkelingen die elkaar sterk raken en van invloed zijn op de bedrijfsvoering en eventueel de gemeenschappelijke regeling: • De voorgenomen wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen. • Actualisatie van de uittredingsregeling in de GR. • Aanpassing van de kostenverdeling voor de beheerkosten, • Omzetting van afrekeneenheid vervoerskosten van zones naar kilometers. Hierover wordt vóór 2024 een samenhangend pakket aan formele en organisatorische bestuursbesluiten genomen, zodat er ook een integrale afweging plaatsvindt. In principe is er al bestuurlijke consensus binnen het AB om de genoemde stappen te zetten. Dat is al voorbereid en afgestemd binnen de GR.

Voor een zorgvuldige integrale besluitvorming is ook een helder beeld nodig van de organisatorische en financiële aspecten en de samenhangende effecten van de maatregelen. Door corona is er in 2020 en 2021 geen sprake van een normale bedrijfsvoering. Daarom worden de bedrijfsvoering cijfers in 2022 (hopelijk zonder volume verstoringen door Corona) gebruikt voor de nodige doorrekeningen. Dat geeft straks ook voor de gemeenten een betrouwbaar totaalbeeld. Het Algemeen Bestuur van Omnibuzz hecht veel waarde aan het informeren van de gemeenteraden over de kaders en de achtergronden. De evaluatie van de GR Omnibuzz en de uitwerking daarvan in een kaderdocument zijn toegelicht in de informatiebijeenkomsten voor raadsleden op 12 juli 2021. Het AB informeert nu alle colleges met het verzoek om ook de gemeenteraden te informeren. Financiële consequenties Bij dit voorstel zijn geen financiële aspecten aan de orde. Vervolgtraject/ communicatie Zaken worden verder organisatorisch en bestuurlijk voorbereid en afgestemd binnen de GR Omnibuzz. Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief Omnibuzz 2. Kaderdocument Omnibuzz 3. Rapport evaluatie GR Omnibuzz 4. Reactie op evaluatie GR Omnibuzz

2

Aan: College van B&W

Sittard, 13 juli 2021

Onderwerp:

Kaderdocument, wijziging GR en productenboek

Geachte dames en heren, Met genoegen bieden wij u het kaderdocument aan met betrekking tot de Gemeenschappelijke Regeling Omnibuzz. Het algemeen bestuur van Omnibuzz heeft op 7 juli ingestemd met dit kaderdocument. In deze brief geven wij een korte toelichting hierop. In navolging van de reactie van Omnibuzz op het evaluatierapport van de GR Omnibuzz, heeft het algemeen bestuur op 28 april 2021 besloten om een kaderdocument op te stellen. Het doel is om snel en laagdrempelig inzicht te verschaffen in de gezamenlijk bepaalde koers en de overwegingen die hieraan ten grondslag liggen. Op deze wijze helpt dit document bestuursleden, raadsleden en contactambtenaren om de verbanden tussen de verschillende onderwerpen te begrijpen en levert op hoofdlijnen de basis voor een bestendige koers voor de komende jaren. Bijgevoegd kaderdocument geeft invulling aan dit besluit. Dit document dient als aanvulling op eerder vastgestelde kaders in (de actualisatie van) het bedrijfsplan, de Gemeenschappelijke Regeling en de dienstverleningsovereenkomst (DVO) inclusief het productenboek. Het bestuur hecht veel waarde aan het informeren en betrekken van de raden op dit onderwerp. Het productenboek van 2017, waarin de producten en diensten worden omschreven als aanvulling op de overeengekomen DVO, is in samenwerking tussen Omnibuzz en de deelnemende gemeenten geactualiseerd.

Met ingang van 7 juli 2021 wordt het vastgestelde productenboek van 25 maart 2021 gehandhaafd. In de DVO wordt verwezen naar de bijlage ‘productenboek’, zonder vermelding van datum, waardoor het huidig ondertekende DVO rechtsgeldig blijft.

Daarnaast heeft het algemeen bestuur van Omnibuzz op 7 juli ingestemd met het uitstellen van de wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling. Door het besluit om de afrekensystematiek in combinatie met de omschakeling van de afrekening van zones naar kilometers uit te stellen, is besloten om momenteel de wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling niet door te voeren. De inhoudelijke voorbereiding t.a.v. de uittredingsregeling en de aankomende wetswijzigingen in 2022 van de wet Gemeenschappelijke Regeling zijn gereed en kunnen bij doorvoering van de afrekensystematiek worden vastgesteld in de Gemeenschappelijke Regeling. De evaluatie van de GR Omnibuzz en de uitwerking van het kaderdocument als gevolg hiervan, zijn toegelicht in de informatiebijeenkomsten voor raadsleden op 12 juli 2021. De eindrapportage van de Evaluatie gemeenschappelijke regeling Omnibuzz, de reactie van Omnibuzz hierop en het kaderdocument zijn als bijlagen bijgevoegd. Met vriendelijke groet,

Mr. G.M.F. Vreuls Directeur

M. Smitsmans-Burhenne Voorzitter

Kaderdocument Gemeenschappelijke regeling Omnibuzz Juli 2021

Vastgesteld door het algemeen bestuur van Omnibuzz In de vergadering dd. 7-7-2021

Inleiding In de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Omnibuzz is opgenomen dat elke vier jaar een evaluatie wordt uitgevoerd. Onderzoeksbureau Koxdevoogd heeft deze evaluatie eind 2020 uitgevoerd in opdracht van het Algemeen Bestuur. De resultaten zijn door het algemeen bestuur (ab) op 16 december 2020 besproken waarbij Omnibuzz is verzocht om een reactie. Deze reactie is in een aparte vergadering van het ab besproken op 28 april 2021. Naar aanleiding hiervan is besloten tot het opstellen van dit kaderdocument. Dit kaderdocument geldt als uitwerking van onze reactie op de conclusies en aanbevelingen uit deze evaluatie. De bevindingen uit de evaluatie leiden niet tot wezenlijke koerswijzigingen, maar tot de constatering dat er behoefte is aan duidelijkheid over de actuele kaders waarbinnen Omnibuzz de taken uitvoert. Naar aanleiding van deze constatering heeft het ab in april 2021 besloten om een kaderdocument op te stellen, waarin de historische achtergrond geschetst wordt en (nieuwe) bestuurders en ambtenaren wegwijs maakt in de complexe en specialistische inhoud van het Omnibuzz dossier. Kennis van de context draagt bij aan de kwaliteit en het draagvlak van de besluitvorming. Met dit kaderdocument geven we invulling aan dit besluit. Het doel is om snel en laagdrempelig inzicht te verschaffen in de gezamenlijk bepaalde koers en de overwegingen die hieraan ten grondslag liggen.

Op deze wijze levert dit document op hoofdlijnen de basis voor een bestendige koers voor de komende jaren. De concrete uitwerking in jaarplannen en beleidsbegrotingen zal altijd gebeuren vanuit dezelfde kaders. Dit document dient als aanvulling op eerder vastgestelde kaders in (de actualisatie van) het bedrijfsplan, de Gemeenschappelijke Regeling en de dienstverleningsovereenkomst (DVO)) inclusief het productenboek.

-2-

Omnibuzz Omnibuzz verzorgt de uitvoering van het Wmo-vervoer voor 30 Limburgse gemeenten. Omnibuzz voert onder andere de ritreservering, klantadministratie, klachtafhandeling, financiële afhandeling, klantcommunicatie, het contractbeheer en regie op vervoer. Omnibuzz fungeert als aanbestedende dienst die voor de aangesloten gemeenten het (vraagafhankelijke) Wmo-vervoer heeft aanbesteed en de contracten met de vervoerders heeft getekend. Deze aanbesteding heeft Omnibuzz grotendeel zelfstandig kunnen uitvoeren. Verder adviseert gemeenten beleidsmatig en voert namens de deelnemende gemeenten overleg met vervoerders, de provincie Limburg en landelijke kennispartners. In 2015 - 2016 heeft een afvaardiging van gemeenten via een provinciale stuurgroep met ondersteuning van Omnibuzz belangrijke keuzes gemaakt over de toekomstige inrichting van het (doelgroepen)vervoer in Limburg. De gezamenlijke keuzes en conclusies van toen vormen de basis voor de organisatie Omnibuzz: • Centraal uitgangspunt: via kennisopbouw in een publieke organisatie meer grip op doelgroepenvervoer realiseren. • Een publiekrechtelijke inrichting voor borging van de continuïteit, objectieve regievoering zonder inmenging van private belangen, meer sturing en controle vanuit gemeenten en meer flexibiliteit m.b.t. instroom ander doelgroepenvervoer; • Op Limburgse schaal om schaalvoordelen te optimaliseren.

• Aansturing via regiemodel, waarbij ritaanname en regie los wordt gekoppeld van de rituitvoering, met als doel meer grip op het vervoer. • Start met vraagafhankelijk Wmo-vervoer (CVV), daarna gefaseerde instroom van ander doelgroepenvervoer via een groeimodel. De omvang van Omnibuzz in zowel deelnemende gemeenten als taken, biedt gemeenten de kans om zelfstandig toekomstbestendig doelgroepenvervoer te realiseren. In deze constructie kunnen gemeenten leunen op inhoudelijk/vervoerskundig advies vanuit Omnibuzz. Het primaire doel is kwalitatief hoogwaardig vervoer mogelijk en betaalbaar houden. Door ontwikkelingen bij gemeenten en de vervoerssector zijn er continu nieuwe uitdagingen. Het borgen van de continuïteit van het vervoer is een complexe aangelegenheid die specialistische kennis vergt. Deze is bij de deelnemende gemeenten niet altijd voldoende aanwezig/beschikbaar. Het samenwerken binnen Omnibuzz biedt gemeenten kansen om zo efficiënt mogelijk met de middelen om te gaan en vernieuwingen samen te ontwikkelen die gemeenten afzonderlijk niet (danwel tegen hoge kosten) kunnen realiseren. Deze keuzes zijn uitgewerkt in het bedrijfsplan “GR Doelgroepenvervoer Limburg (januari 2016), welke de basis vormt voor de gr Omnibuzz vanaf 2016, met als doel om op Limburgse schaal toekomstbestendig doelgroepenvervoer te organiseren.

De visie is uitgewerkt in lijn met bovenstaande uitgangpunten, waarbij ook naar de besparingspotentie is gekeken (besparingsmatrix). Deze matrix geeft aan dat besparingen in het doelgroepenvervoer op de eerste plaats te behalen zijn door beleidsaanpassingen (20%-30%), verder dragen een andere inrichting van het Openbaar Vervoer (OV, 5%-10%) en centrale regie over verschillende vormen van doelgroepenvervoer (15%-35%, afhankelijk van instroom) bij aan het beheersbaar houden van het vervoer. De visie die op basis hiervan is uitgewerkt leunt op drie belangrijke pijlers: 1. Minder doelgroepenvervoer door kanteling van vervoer en stimuleren OV gebruik. 2. Efficiënter organiseren van doelgroepenvervoer. 3. Aansturing van het doelgroepenvervoer door een ‘slimme organisatie mobiliteit’.

-3-

PIJLER 1 - Minder doelgroepenvervoer door kanteling Voor elkaar Pas (VEP) De grootste besparingspotentie bevindt zich in de kanteling, waarbij het gebruik van OV of andere voorliggende voorzieningen wordt geoptimaliseerd. Dit is de enige manier het gebruik van het Omnibuzz-vervoer te beperken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de mate van maatschappelijke participatie. De verplaatsingen vinden dan plaats in andere vervoerssystemen, waardoor het volume van het Omnibuzz-vervoer afneemt. Vandaar dat dit de eerste pijler is. Om deze ambities te realiseren, biedt Omnibuzz met de Voor Elkaar Pas (VEP) een passend reisproduct voor onze klanten, dat barrières en belemmeringen wegneemt om daadwerkelijk met OV te reizen. Ongeveer 24% van onze klanten beschikt over een VEP. De VEP zorgt ervoor dat klanten nauwelijks handelingen hoeven te verrichten. De VEP wordt volledig kant en klaar aangeleverd en klanten krijgen achteraf een factuur, zodat ze geen saldo hoeven te laden. Bovendien reizen klanten met een VEP met korting in het OV van Arriva Limburg.

Integrale aanpak en overleg provincie Limburg De beschikbaarheid van OV is een belangrijke aanvullende voorwaarde om deze ambitie te realiseren. Bij de toekenning van een voorziening Omnibuzz speelt de beschikbaarheid van OV (of gebrek aan) immers een grote rol. De beschikbaarheid van OV is in veel (landelijke) gebieden een aandachtspunt en het voorzieningenniveau wordt dikwijls afgeschaald op plekken waar weinig vervoersvraag is. Mogelijk dat de stijging van het vervoersvolume in het Omnibuzz vervoer (tot aan COVID-19) vanaf 2017 verband houdt met deze ontwikkeling. Hierover is Omnibuzz met de provincie Limburg in gesprek. Dit betreft feitelijk de inrichting van de onderkant van het OV uit de besparingsmatrix. Dit aspect rekenen wij ook onder deze pijler. Omnibuzz fungeert namens de deelnemende gemeenten als gesprekspartner voor de provincie Limburg. In dit overleg draait het om het realiseren van een integrale aanpak van OV en doelgroepenvervoer. De OV-concessie loopt nog door tot 2031, dus resultaten op dit punt kunnen een langdurig positief effect genereren. Het ontwikkelplan OV is een product van dit overleg, waarin de uitgangspunten van de provincie en Omnibuzz over een integrale aanpak zijn opgenomen.

De intentie is om in de komende jaren de afstemming tussen OV en doelgroepenvervoer te vergroten via gezamenlijk onderzoek, het uitrollen van (aanvullende) voorzieningen die gebruik van OV optimaliseren en periodiek (bestuurlijk) overleg. Het belang van de gemeenten hierin is groot, want uiteindelijk kan het OV uitgroeien tot een aantrekkelijker alternatief voor doelgroepenvervoer. Dit draagt vervolgens bij aan het realiseren van de ambities in de eerste alinea. Dit onderwerp heeft derhalve structureel hoge prioriteit bij Omnibuzz.

Ander alternatief vervoer De kanteling in het vervoer is breder dan OV alleen en gaat over alle vormen van (potentieel) voorliggende voorzieningen. Middels de aanmelding van alle gemeenten op www.ikwilvervoer.nl wordt alle reisinformatie over doelgroepenvervoer, OV en (lokaal) alternatief vervoer binnen de gemeente centraal aangeboden. Uitgangspunt is dat alternatief vervoer het meest effectief kan worden aangeboden, vóórdat de voorziening Omnibuzz wordt verstrekt. Omnibuzz werkt derhalve aan plannen om het gebruik van deze informatie aan de voorkant beter te integreren in de werkprocessen van gemeenten (indicatiestelling).

-4-

PIJLER 2 - Efficiënter organiseren van doelgroepenvervoer Omnibuzz vervoer Op 11 december 2016 is Omnibuzz gestart met de uitvoering van het Omnibuzz-vervoer. De kwaliteitsniveaus van de verschillende dienstverleningsaspecten zijn opgenomen in het productenboek, dat als bijlage deel uitmaakt van de dienstverleningsovereenkomst (DVO). Dit document is in 2021 geëvalueerd en geactualiseerd en geldt als basis voor de uitvoering van het vervoer. De kwaliteit wordt als hoog ervaren en draagt in belangrijke mate bij aan de tevredenheid van de deelnemende gemeenten. Hetzelfde geldt overigens ook voor de klanten van Omnibuzz. De huidige vervoerscontracten zijn ingegaan op 1 januari 2020. Wettelijk is bepaald dat overheden bij de inkoop van WMO-vervoer gehouden zijn aan de AMvB reële kostprijs. In lijn met de geformuleerde ambities is niet alleen naar de prijs gekeken. Belangrijke andere aspecten in de aanbesteding zijn goed werkgeverschap en duurzaamheid.

Het Aanbestedingsinstituut Mobiliteit zegt hierover dat het bestek dat door Omnibuzz is opgesteld “een zeer evenwichtig en uitzonderlijk goed bestek is, waarbij de combinatie van de lange looptijd en het gewicht dat aan werkgeverschap wordt toebedeeld een belangrijke stap is om deze branche te helpen investeren in duurzame dienstverbanden en toekomstperspectief te bieden aan betrokken medewerkers.”1 Op deze wijze draagt de aanbesteding bij aan de gewenste continuïteit en biedt kansen aan lokale vervoerders. In de vervoerscontracten wordt verder invulling gegeven aan het bestuursakkoord ‘Zero Emissie’ dat het algemeen bestuur op 18 december 2019 heeft ondertekend. De omvang van het totale vervoer en de deskundigheid op gebied van vervoer en aanbestedingen maken een dergelijke ambitieuze en complexe aanbesteding haalbaar.

Uitbreiding dienstverlening nieuwe doelgroepen Omnibuzz is ingericht als een mobiliteitscentrale die op termijn al het gemeentelijk doelgroepenvervoer kan omvatten. Het idee van de mobiliteitscentrale komt voort uit de besparingsmatrix en is gebaseerd op het zo effectief mogelijk inzetten van de beschikbare vervoersmiddelen. Hoe meer vervoersstromen worden toegevoegd, des te gunstiger het effect. Drie gemeentelijke werkgroepen hebben in 2017 echter geconcludeerd dat het voorlopig nog niet verstandig is om andere vervoerssoorten direct en Limburg breed te laten instromen bij Omnibuzz. Naar aanleiding van deze adviezen zijn afspraken gemaakt die zijn vastgelegd in de actualisatie van het bedrijfsplan (2019), dat sindsdien de basis vormt voor onze werkwijze met betrekking tot andere doelgroepen. Deze aanpak bestaat uit een kleinschalige, stapsgewijze aanpak van mogelijke instroom, waarbij de individuele gemeenten aan zet zijn voor mogelijke instroom van ander vervoer. Er zijn reeds kaders uitgewerkt waarbinnen - onder voorwaarden - instroom binnen de lopende contracten voor Omnibuzz-vervoer mogelijk is. Sommige gesprekken hierover met (groepen) gemeenten zijn intussen in een vergevorderd stadium. Het initiatief hiervoor ligt bij de gemeenten. Omnibuzz initieert zelf geen scenario’s voor grootschalige instroom, maar ondersteunt en adviseert op verzoek van gemeenten.

Deze aanpak biedt ruimte voor wisselende ambities in afzonderlijke deelnemende gemeenten met betrekking tot instroom.

1 www.Taxipro.nl: Doelgroepenvervoer Limburg maximaal acht jaar gegund Gepubliceerd op 07-02-2019

-5-

De randvoorwaarden voor instroom zijn – voor zover mogelijk in dit stadium – door Omnibuzz ingevuld door ruimte te creëren voor instroom in de lopende vervoerscontracten.

Bedrijfsvoering Omnibuzz in relatie tot andere doelgroepen Omnibuzz is – voor zover mogelijk - voorbereid om alle deelnemende gemeenten desgevraagd van advies te voorzien over de mogelijkheden van instroom en/of het uitvoeren van taken met betrekking tot andere vervoersvormen. De huidige organisatie Omnibuzz is echter uitgelijnd op de opgedragen taken, dat wil zeggen de uitvoering van het collectief vraagafhankelijk vervoer. Er is wel geanticipeerd op mogelijk andere vervoersvormen in de toekomst, zodat in de toekomst procesmatig en automatiseringstechnisch geen conflicten ontstaan indien ander vervoer wordt toegevoegd. Zodra een verzoek tot instroom concreet is, wordt een business case uitgewerkt, waarbij rekening wordt gehouden met de gevolgen op de bedrijfsvoering. Na besluitvorming in het bestuur zullen de uitvoeringsafspraken worden vastgelegd in een aparte dienstverleningsovereenkomst (DVO) met de desbetreffende gemeente(n), waarin de precieze taken worden gedefinieerd die Omnibuzz voor een nieuwe vervoersvorm gaat uitvoeren. Hierdoor zijn de belangen van de desbetreffende gemeente(n) als ook de collectieve belangen van alle deelnemende gemeenten geborgd. Uitgangspunt blijft dat de kwaliteit van het reguliere Omnibuzz vervoer behouden blijft.

-6-

PIJLER 3 – Aansturing door een ‘slimme organisatie mobiliteit’ De inrichting van een slimme organisatie of ‘kennisfunctie’ is geen doel op zich, maar is verweven in bijna alle werkzaamheden en ondersteunt de visie en andere pijlers. De kennis is toepassingsgericht en geldt als belangrijk instrument om de ambities (ook in andere pijlers) te kunnen realiseren. Bovendien draagt deze pijler bij aan de adviesrol van Omnibuzz richting gemeenten om het beleid vorm te geven, waar op basis van de besparingsmatrix de grootste potentie zit. Structureel is bijna 90% van de kosten (in)direct vervoer gerelateerd, de overhead beslaat ongeveer 10% van de begroting. Dit blijft de norm voor komende jaren. Hieronder valt ook deze kennisfunctie. De inzet van dit organisatieonderdeel is als het ware de motor achter de doorontwikkeling en maatschappelijke en financiële opbrengsten, ook op de twee andere pijlers.

Ondersteuning Pijler 1 De Voor Elkaar Pas als gecombineerde pas voor OV en doelgroepenvervoer is een uniek concept in Nederland. Hiervoor is de ontwikkelcapaciteit van Omnibuzz aangewend. Omnibuzz levert nu aansturing- en onderzoekscapaciteit aan de gezamenlijke onderzoeken met de provincie om de afstemming tussen beide systemen te optimaliseren. De inhoudelijke vervoerskundige kennis en de vertegenwoordiging van 30 Limburgse gemeenten maakt Omnibuzz tot een serieuze partner voor de provincie. Ook neemt Omnibuzz deel aan periodiek overleg om ikwilvervoer te optimaliseren.

Ondersteuning Pijler 2 De ‘geprezen’ aanbesteding van het vervoer die recht doet aan de wensen van klanten, de kaders bij gemeenten en de realiteit in de vervoerssector, is een aansprekend resultaat van Omnibuzz als kenniscentrum. Een gezonde balans tussen alle partijen is nodig om het vervoer op de lange termijn te blijven garanderen. Om in deze complexiteit het vervoer duurzaam te kunnen garanderen, is kennis en expertise vereist. Een belangrijk voordeel van Omnibuzz is dat de stevige en soms tegengestelde belangen van vervoerders en gemeenten samengebracht en verenigd kunnen worden. Vervoerders hebben overheden nodig en andersom. Met de juiste aanpak staan alle neuzen dezelfde kant op en staat het gezamenlijk belang voorop. Doordat Omnibuzz een samenwerking van gemeenten is, maar tevens contracthouder van de vervoerscontracten, heeft Omnibuzz kennis en connecties met beide partijen. Deze sleutelpositie stelt Omnibuzz in staat om een optimaal, flexibel en toekomstbestendig vervoersysteem op te zetten en te onderhouden. Een voorbeeld van een tastbare financiële opbrengst voor de deelnemende gemeenten is de compensatie m.b.t. de NEA-index welke Omnibuzz als enige opdrachtgever in Nederland op basis van inhoudelijke argumenten heeft bereikt. Hiervan ondervinden gemeenten financiële voordelen in de periode 2020-2022.

Ook het handhaven van de (uitvoerings-) kwaliteit en continuïteit van het vervoer bij aanhoudende stijging (en dreigende chauffeurstekorten) of onder onvoorziene omstandigheden (faillissement, COVID-19) vraagt de nodige expertise en korte lijnen met vervoerders. De basis hiervan is een goede relatie met vervoerders, waarbij de nadruk enerzijds ligt op strikt contractbeheer en monitoring van de afspraken, anderzijds op gedeelde doelen en ambities (partnership). Bij goed contractbeheer hoort ook dat gecontroleerd wordt dat de gemaakte afspraken worden nagekomen en dat continu de kwaliteitsverbetering voorop staat. Intensief contractbeheer draagt zo bij aan een efficiëntere uitvoering van de vervoerscontracten en het vervoer op de weg.

-7-

Flexibel toekomstbestendig aansturingsmodel Het regiemodel (zie visualisatie op de volgende pagina) is bij de start als voorkeursmodel gedefinieerd, uitgaande van het combineren van verschillende vormen van doelgroepenvervoer. Overname van de planningstaak is alleen passend en efficiënt als verschillende vervoersvormen door Omnibuzz worden aangestuurd. Als later meerdere vervoersvormen via Omnibuzz worden uitgevoerd, kunnen nieuwe kansen ontstaan. Doorgroei naar het regiemodel is dan mogelijk. De kern is flexibiliteit, waarbij gemeenten kansen pakken en anderen hierop (op termijn) aansluiten. Volwaardige en succesvolle regiecentrales zijn vaak stapsgewijs toegegroeid naar een regiemodel via verschillende tussenmodellen in een periode van vele jaren.

In praktijk functioneert Omnibuzz momenteel als een callcenter plus model. Het belangrijkste voor meer grip op vervoer is dat ritaanname en regie los wordt gekoppeld van de rituitvoering. Ook zonder planning kan Omnibuzz regietaken uitvoeren, zoals een aannamestop, vraagspreiding of uitvoering van groepsritten. Overigens combineert Omnibuzz het opdrachtgeverschap en de ritaanname, er is geen aparte partij nodig die ritreservering, regietaken of contractbeheer uitvoert. Dat maakt deze opzet efficiënt en overzichtelijk.

Ondersteuning beleid gemeenten Omnibuzz kan gemeenten inhoudelijk en vervoerskundig adviseren in de beleidsontwikkeling, zodat vervoer mogelijk en betaalbaar blijft. Volgens de besparingsmatrix is de grootste winst te behalen op o.a. de aanpassing van de indicatiestelling en optimaal gebruik van voorliggende voorzieningen. De gemeenten zijn zelf aan zet voor het beleid, Omnibuzz adviseert en ondersteunt en veel beleidsontwikkeling vindt (voorbereidend) bij Omnibuzz plaats. De advisering van Omnibuzz over de externe beheersmaatregelen en de oplevering van de Richtlijn voor indicatiestelling heeft geleid tot tariefswijzigingen, invoering van reisbudgetten, opschonen van ‘onnodige’ indicaties, met de nodige financiële effecten voor de desbetreffende gemeenten.

-8-

Aanvullend op deze richtlijn organiseert Omnibuzz werksessies voor alle gemeenten of overlegt met individuele gemeenten over specifieke situaties. De effecten van beleid zijn afhankelijk van de keuzes van individuele gemeenten, Omnibuzz kan hierin enkel adviseren. Deze adviesfunctie wordt vormgegeven door een maandelijkse managementrapportage, elk kwartaal een voortgangrapportage en uitgewerkte vergaderstukken. Wij zijn voornemens het relatiebeheer vanaf 2021 te intensiveren, waarbij we starten met individuele gemeenten. Door de verschillen tussen gemeenten is beleidsadvies ook deels (gemeente specifiek) maatwerk.

Externe focus (overig) Een organisatie die 30 gemeenten vertegenwoordigt kan kennis opbouwen om het vervoer goed te organiseren, gemeenten te adviseren, maar ook invloed uitoefenen op de provincie of landelijke afspraken. Dit levert maatschappelijke voordelen en indirect ook financieel voordeel op, omdat de kennis gericht kan worden ingezet om ambities te realiseren. Door investeren in kennis en relaties neemt bovendien de inhoudelijke expertise over het vervoer binnen Omnibuzz toe. Omnibuzz heeft landelijk overleg op het gebied van duurzaamheid, elektrisch rijden en laadinfrastructuur of in situaties waarin flexibiliteit gevraagd wordt, zoals de uitbraak van COVID-19. Dan kan Omnibuzz het eigen netwerk benutten en invloed uitoefenen op de landelijke richtlijnen en protocollen voor de uitvoering van het vervoer en de financiële continuïteit. Zo dragen we bij aan het beperken van de gevolgen voor klanten, gemeenten en vervoerders én een toekomstbestendig vervoerssysteem op langere termijn borgen. Omnibuzz organiseert verder informatiebijeenkomsten voor raadsleden en ondersteunt een onafhankelijk cliëntenpanel en klachtencommissie.

Interne ontwikkeling Doordat de informatie en kennis bij Omnibuzz intern zit, is voor deelnemende gemeenten altijd objectief en deskundig advies beschikbaar zonder opdracht, advieskosten of andere belangen. Ook Omnibuzz zelf wordt steeds minder afhankelijk van externe adviseurs (bijvoorbeeld aanbesteding, projectmanagement). De kennis leidt tot invloed en inspraak op landelijke platforms en in overleg met de provincie, die ten gunste van de deelnemende gemeenten wordt ingezet. De onafhankelijkheid van derden (private partijen, adviseurs etc.) heeft positieve gevolgen voor de inhoudelijke onafhankelijkheid van adviezen en de advieskosten. Bovendien kampen andere overheidsorganisaties met problemen omdat zij niet over voldoende data van het vervoer beschikken. Data en kennis zijn noodzakelijk om vervoer beheersbaar te houden op langere termijn, denk hierbij aan de potentie in de besparingsmatrix. De doorontwikkeling van de data, rapportage en analyse tools zorgt voor onderbouwing van beleidsadvies. Door de inzet van Omnibuzz kunnen deelnemende gemeenten het vervoer vanuit een publieke doelstelling aansturen zonder hier zelf veel (beleids-) capaciteit op te zetten en/of expertise te bezitten. Om voorgaande te kunnen bieden aan de deelnemende gemeenten, is een sterke organisatie nodig. Omnibuzz levert daarom ook inspanning om de organisatie te versterken.

Omnibuzz optimaliseert bovendien continue alle processen voor een efficiënte interne organisatie. Dit leidt tot optimale bedrijfsvoering m.b.t. administratie en facturatie en compliance op gebied van Administratieve Organisatie en Interne Beheersing, maar ook op een toenemend aantal andere gebieden zoals privacy, informatiebeveiliging en digitoegankelijkheid. Omnibuzz investeert hierbij ook in digitale communicatie met gemeenten en klanten.

-9-

Evaluatie gemeenschappelijke regeling Omnibuzz Eindrapportage

Arie Viskil, Jorn Mulder en Norbert de Blaay

5 november 2020

Conceptrapportage Evaluatie GR Omnibuzz

Inhoudsopgave 1. Samenvatting

1-4

2. Context

2-6

2.1. Inleiding 2.2. Scope van het onderzoek 2.3. Vraagstelling 2.4. Onderzoeksverantwoording 2.5. Leeswijzer

3. Achtergrond, taken en doelstellingen 3.1. Inleiding 3.2. Achtergrond 3.3. Ontstaansgeschiedenis 3.4. Taken 3.5. Doelstellingen

4. Governance 4.1. Inleiding 4.2. Interne werking 4.2.1. Algemeen bestuur 4.2.2. Dagelijks bestuur 4.2.3. Voorzitter 4.2.4. Directeur 4.2.5. Commissie van advies 4.2.6. Coördinatorenoverleg 4.2.7. Cliëntenpanel 4.3. Externe governance

5. Organisatie 5.1. Inleiding 5.2. Organisatie 5.2.1. Primaire dienstverlening 5.2.2. Staf- en ondersteuning 5.2.3. Externe dienstverlening 5.3. Financiën 5.3.1. Prijsontwikkelingen 5.3.2. Ontwikkeling van vervoersvolumes 5.3.3. Planning en controlcyclus 5.3.4. Verdeelsleutel

2-6 2-6 2-7 2-8 2-8

3-10 3-10 3-10 3-10 3-11 3-12

4-14 4-14 4-14 4-15 4-15 4-16 4-16 4-17 4-17 4-17 4-18

5-19 5-19 5-19 5-20 5-20 5-21 5-22 5-23 5-23 5-26 5-27

6. Bevindingen: doelrealisatie

6-28

6.1. Inleiding 6.2. Realisatie doelstellingen 6.3. Ontwikkelingen

6-28 6-28 6-31

7. Bevindingen: governance

7-34

7.1. Inleiding

7-34

1-2

Conceptrapportage Evaluatie GR Omnibuzz

7.2. Efficiënt, effectief en duurzaam 7.3. Sturing en verantwoording 7.4. Werking van de organen 7.5. Spanningsveld

8. Bevindingen: organisatie 8.1. Inleiding 8.2. Effectiviteit van de uitvoeringsorganisatie 8.3. Doelmatig en doeltreffend organiseren 8.4. Vastgestelde spelregels 8.5. Effecten op organisatie en dienstverlening

9. Ambitie

7-34 7-35 7-36 7-37

8-38 8-38 8-38 8-39 8-40 8-40

9-41

9.1. Inleiding 9.2. Versterking samenwerking 9.3. Aanpassing kaders

9-41 9-41 9-42

10. Conclusies en aanbevelingen

10-43

10.1. Inleiding 10.2. Conclusies 10.3. Aanbevelingen

10-43 10-43 10-44

11. Bijlage I: Geïnterviewde personen:

11-45

12. Bijlage II: Geraadpleegde documenten

12-46

1-3

Conceptrapportage Evaluatie GR Omnibuzz

1. Samenvatting Op 24 juni 2020 is er een kennismakingsgesprek geweest met ambtelijke top van Omnibuzz waarna wij gestart zijn met het onderzoek naar de evaluatie met betrekking tot de Gemeenteschappelijke regeling Omnibuzz. Het traject kijkt terug over de afgelopen vier jaar en dient tevens een doorkijk te geven naar de toekomst. De hoofdvraag is door ons als volgt gedefinieerd: Zijn de doelstellingen van de gemeenschappelijke regeling Omnibuzz in de afgelopen jaren behaald en vereisen deze een herijking om ook in de toekomst een doelmatige en gedragen uitvoering van de gemeentelijke opdracht voor de doelgroepen te realiseren? Wat waren de doelstellingen in 2016? Doelstelling 1: Uitvoering geven aan het collectief vraagafhankelijk vervoer Doelstelling 2: Uitbreiding van dienstverlening voor nieuwe doelgroepen Doelstelling 3: Inrichting van een regiecentrale Doelstelling 4: Bereiken van (inkoop)voordelen en -efficiency De uitgangspunten en kaders waarbinnen Omnibuzz dit doet, zijn vastgelegd in het bedrijfsplan (5 januari 2016), de gemeenschappelijke regeling Omnibuzz en de dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de gemeenten. In 2019 is het bedrijfsplan geactualiseerd. Het algemeen bestuur van Omnibuzz heeft met dit geactualiseerde bedrijfsplan ingestemd op 3 juli 2019. Er is gestart met het bekijken van een groot aantal documenten.

Zo werden onder andere bestudeerd: alle verslagen van de afgelopen vier jaar van de vergaderingen van het algemeenen dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling; de begrotingen -inclusief alle zienswijzen van de deelnemende gemeenten- en jaarrekeningen, alsmede de jaarverslagen vanaf 2016; de verslagen van de vergaderingen van het cliëntenpanel. Een lijst van bestudeerde documenten is als bijlage bij deze rapportage opgenomen. Naar aanleiding van de documentstudie en in relatie tot de hoofdvraag zijn er ter voorbereiding op te houden interviews drie gespreksleidraden opgesteld. Een gespreksleidraad voor de bestuurders en beleidsmedewerkers van de deelnemende gemeenten, een leidraad voor de medewerkers van Omnibuzz en een voor de mensen van het cliëntenpanel. Aan de hand van deze leidraden zijn er interviews gehouden met in totaal 29 personen. Na het bestuderen van de documenten, en naar aanleiding van de gesprekken hebben wij onze bevindingen beschreven en daaruit de conclusies getrokken. Als laatste zijn een aantal adviezen en aanbevelingen opgesteld. De conclusies op hoofdlijnen: Het uitvoering geven aan het collectief vraagafhankelijk vervoer is gerealiseerd. Omnibuzz voert voor alle gemeenten in Limburg, met uitzondering van Mook en Middelaar, deze taak naar

1-4

Conceptrapportage Evaluatie GR Omnibuzz

tevredenheid uit. De uitbreiding van dienstverlening voor nieuwe doelgroepen, is niet gerealiseerd. In 2019 is er bewust voor gekozen om deze uitbreiding (nog) niet te laten plaatsvinden en is deze doelstelling/ambitie bijgesteld in het met instemming van het algemeen bestuur geactualiseerde bedrijfsplan. Het inrichten van een regiecentrale, is niet gerealiseerd. Deze doelstelling hangt voor een groot deel samen met de uitbreiding van dienstverlening voor nieuwe doelgroepen en is daardoor ook (nog) niet gerealiseerd. Het bereiken van (inkoop)voordelen en -efficiency, kan niet door ons worden aangetoond. Een nulmeting ontbreekt daarvoor. Zowel de interne en externe governance van de gemeenschappelijke regeling Omnibuzz zijn voor de deelnemers helder en overzichtelijk ingericht. De kwaliteit van de huidige dienstverlening van Omnibuzz wordt als hoog ervaren. De aanbevelingen: Continueer de dienstverlening van Omnibuzz op het huidige niveau. Maak in het algemeen bestuur de definitieve strategische keuze voor het al dan niet uitbreiden van de dienstverlening voor nieuwe doelgroepen. Als ervoor wordt gekozen om de ambitie neerwaarts bij te stellen en de dienstverlening niet uit te breiden, dan kan de juridische structuur van de gemeenschappelijke regeling heroverwogen worden.

Ga als gemeenschappelijke regeling in gesprek met de Provincie over (een financiële) compensatie voor het wegvallen van Openbaar Vervoer lijnen.

1-5

Conceptrapportage Evaluatie GR Omnibuzz

2. Context 2.1. Inleiding Gemeenten hebben een wettelijke taak om inwoners met verminderde mobiliteit te ondersteunen met een voorziening om zoveel mogelijk te kunnen participeren in de samenleving. Omnibuzz is sinds 2016 voor alle gemeenten, exclusief Mook en Middelaar, in de regio Limburg verantwoordelijk voor het collectief vraagafhankelijk vervoer (CVV) voor klanten met een Wmo-indicatie. Eind 2019 regelt zij voor ruim 41.000 cliënten dat een gecontracteerde vervoerder op een bepaald tijdstip vervoer biedt naar een locatie in Limburg of omliggende gebieden van Nederland, België en Duitsland. Omnibuzz is een openbaar lichaam op grond van een gemeenschappelijke regeling tussen de Limburgse gemeenten. In de gemeenschappelijke regeling zijn afspraken gemaakt om de ambities op gezette momenten te evalueren en herijken, zodat er continue ontwikkeling van de dienstverlening van Omnibuzz plaatsvindt. Eén van deze afspraken is om de werking van de gemeenschappelijke regeling om de vier jaar te evalueren (art. 29 lid 3 gemeenschappelijke regeling Omnibuzz). Voor een onafhankelijke uitvoering van deze evaluatie heeft het bestuur aan adviesbureau KokxDeVoogd opdracht gegeven om dit onderzoek uit te voeren. In dit document treft de lezer het evaluatierapport van de gemeenschappelijke regeling Omnibuzz aan.

2.2. Scope van het onderzoek De bedoeling van deze evaluatie is om na te gaan of de oorspronkelijke gestelde doelen gerealiseerd zijn en zo niet, waarom deze doelstellingen niet behaald konden worden. De uitkomsten van het onderzoek geven handvatten tot mogelijke bijstelling van de bestuurlijke ambities, zodat de organisatie van Omnibuzz haar koers kan vertalen in haar jaarplannen en begrotingen. Een wenselijke uitkomst is dat de resultaten van het onderzoek de samenwerking, transparantie en effectiviteit tussen de gemeenten als opdrachtgevers en Omnibuzz als opdrachtnemer versterken. Om te voldoen aan deze afspraak dient medio 2020 een evaluatietraject opgestart te worden met een terugkijkperiode van vier jaar. Deze reflectie biedt tevens een doorkijk naar toekomstige ontwikkelingen, die van invloed zijn op de strategische en organisatorische wendbaarheid van Omnibuzz. Het eindrapport van deze evaluatie fungeert daarmee als een ijkpunt voor de komende jaren. In aanloop van dit onderzoek is door enkele deelnemers van de gemeenschappelijke regeling Omnibuzz gevraagd in hoeverre ook onderzoek wordt gedaan naar de efficiency van de geboden dienstverlening. In dit onderzoek is doelmatigheid en de ervaren prijs-kwaliteit verhouding onderdeel van de evaluatie. In de scope van deze evaluatie wordt geen vergelijkend onderzoek uitgevoerd naar de efficiency van de dienstverlening zelf.

2-6

Conceptrapportage Evaluatie GR Omnibuzz

2.3. Vraagstelling In dit onderzoek is de hoofdvraag als volgt geformuleerd: Zijn de doelstellingen van de gemeenschappelijke regeling Omnibuzz in de afgelopen jaren behaald en vereisen deze een herijking om ook in de toekomst een doelmatige en gedragen uitvoering van de gemeentelijke opdracht voor de doelgroepen te realiseren? Deze hoofdvraag wordt benaderd door nader in te zoomen op de historie, doelmatigheid, governance, bedrijfsvoering en ambities van Omnibuzz. Aan de hand van antwoorden op de volgende deelvragen wordt de hoofdvraag beantwoord: Doelmatigheid: Wat willen de eigenaren bereiken? • In welke mate zijn de oorspronkelijke doelstellingen, die geleid hebben tot het oprichten van Omnibuzz, gehaald? • Zijn er afwijkingen tussen de oorspronkelijke doelstellingen en de huidige situatie? Zo ja, welke verklaringen zijn daar voor? • Met welke ontwikkelingen heeft Omnibuzz de afgelopen periode te maken gekregen? Governance: Hoe is de ambtelijke en bestuurlijke sturing ingericht? • Hoe is de ambtelijke en bestuurlijke governance geregeld rondom Omnibuzz en is deze effectief, efficiënt en duurzaam? • Hoe vindt met betrekking tot Omnibuzz het sturen, beheersen, toezichthouden en de verantwoording plaats en zijn daarin aanpassingen gewenst? • Hoe is daar door algemeen bestuur en dagelijks bestuur op ingespeeld? • Hoe is het spanningsveld tussen de lokale versus de regionale

beleidsontwikkeling en uitvoering, inclusief het sturings- en dienstverleningsconcept daaromtrent? Bedrijfsvoering: Hoe is Omnibuzz georganiseerd? • Voorziet Omnibuzz op een effectieve en efficiënte wijze in het uitvoeren van haar taak, het zorgdragen op een kwalitatief hoogwaardige, klantgerichte en een zo doelmatig en doeltreffend mogelijke gezamenlijke operationele regie op en uitvoering van het doelgroepenvervoer • Hoe is de organisatie en werking van Omnibuzz geregeld en is deze effectief, efficiënt en duurzaam? • Wordt er conform de oorspronkelijk vastgestelde spelregels “gespeeld”? • Welke effecten hebben de verschillende ontwikkelingen gehad op de organisatie en de dienstverlening van Omnibuzz?

2-7

Conceptrapportage Evaluatie GR Omnibuzz

Ambitie: wat zijn de verwachte ontwikkelingen en hoe is daarop al ingespeeld? • Wat zijn de ambities van de 30 deelnemende gemeenten als het gaat om de versterking van de huidige samenwerking in Omnibuzz en de eventuele doorontwikkeling van de samenwerking tussen deze gemeenten? • Welke kaders en paradigma’s verdienen bijstelling om de dienstverlening te versterken?

2.4. Onderzoeksverantwoording Na de opdrachtverlening heeft medio juni een intake met de opdrachtgever plaatsgevonden. Vervolgens is een lijst met documenten en informatiebronnen opgevraagd voor het uitvoeren van een bureaustudie. Op basis van deze informatie is een algemeen beeld gevormd over het functioneren van Omnibuzz. De onderzoeksonderwerpen worden ingeleid aan de hand van deze documentenstudie. Indien verhelderend zijn er verwijzingen opgenomen naar de geraadpleegde documenten. Vanuit dit algemene beeld zijn nadere vragen geformuleerd voor betrokkenen binnen en rondom de gemeenschappelijke regeling. Aan de hand van specifieke gespreksleidraden voor bestuursleden, staffunctionarissen, gemeentelijke beleidsmedewerkers en het cliëntenpanel heeft een reeks interviews plaatsgevonden. In deze gesprekken is nader ingegaan op de historie, doelstellingen, governance, organisatie en ambities van Omnibuzz. Op basis van de gesprekken zijn beknopte gespreksverslagen opgesteld en ter validering voorgelegd aan de gesprekspartners. De gespreksverslagen fungeren enkel als naslagwerk voor de onderzoekers van KokxDeVoogd en zijn niet beschikbaar gesteld aan derden. De beelden die hierbij zijn opgedaan worden in deze rapportage zonder oordeel gepresenteerd.

Het doel van deze verkenning is om de beleving van de betrokken bestuurlijke en ambtelijke organisatieonderdelen rondom de onderzoeksonderwerpen ten opzichte van elkaar te beschrijven. Op basis van de beelden uit de documentenstudie en de interviews is een analyse uitgevoerd. Aan de hand van deze analyse worden de hoofdvraag en bijbehorende deelvragen beantwoord. In dit hoofdstuk worden kansen en knelpunten gepresenteerd voor de huidige organisatie vanuit governance-perspectief. Vanuit haar ervaring met samenwerkingsverbanden sluit KokxDeVoogd dit rapport af met conclusies en aanbevelingen.

2.5. Leeswijzer Dit rapport trapt af met een beschrijving van de achtergrond, taken en doelstellingen van Omnibuzz. De historie van de afgelopen vier jaar wordt hiermee geschetst en vormt het vertrekpunt voor de verdieping in de governance, bedrijfsvoering en ambities. In hoofdstuk 4 wordt de governance van de gemeenschappelijke regeling Omnibuzz beschreven. In hoofdstuk 5 wordt de bedrijfsvoering van de gemeenschappelijke regeling Omnibuzz uiteengezet. In

2-8

Conceptrapportage Evaluatie GR Omnibuzz

hoofdstukken 6, 7 en 8 worden de bevindingen van de drie onderzoeksblokken gepresenteerd naar aanleiding van de documentenstudie en de interviews met betrokkenen. Tenslotte wordt nader ingegaan op de ambities voor de toekomst. In hoofdstuk 9 wordt de implicatie van de bevindingen voor de ambities van Omnibuzz gepresenteerd. Het rapport sluit af met conclusies en aanbevelingen in hoofdstuk 10.

2-9

Conceptrapportage Evaluatie GR Omnibuzz

3. Achtergrond, taken en doelstellingen 3.1. Inleiding In dit hoofdstuk belichten wij de achtergrond, de ontstaansgeschiedenis en de doelstellingen organisatie van Omnibuzz toe.

3.2. Achtergrond Omnibuzz is de Limburgse vervoerdersorganisatie voor het doelgroepenvervoer in de provincie Limburg. In opdracht van de gemeenten Beek, Beekdaelen (nieuwe gemeente ontstaan uit de gemeenten Nuth, Schinnen en Onderbanken), Beesel, Bergen, Brunssum, Echt-Susteren, Eijsden-Margraten, Gennep, Gulpen-Wittem, Heerlen, Horst aan de Maas, Kerkrade, Landgraaf, Leudal, Maasgouw, Maastricht, Meerssen, Nederweert, Peel en Maas, Roerdalen, Roermond, Simpelveld, Sittard-Geleen, Stein, Vaals, Valkenburg, Venlo, Venray, Voerendaal en Weert. verzorgt Omnibuzz het vervoer voor klanten met een Wmo-indicatie. Samen hebben deze gemeenten zich verenigd in de gemeenschappelijke regeling Omnibuzz. De huidige tekst van gemeenschappelijke regeling Omnibuzz is op 11 mei 2016 vastgesteld. Bij de oprichting van Omnibuzz was het de bedoeling om alle soorten van vervoer voor de doelgroepen te gaan uitvoeren. De opdracht aan Omnibuzz was om een kwalitatief hoogwaardige vervoersdienstverlening op te zetten, zodat haar klanten optimaal deel kunnen nemen aan maatschappelijke activiteiten en gebruik kunnen maken van publieke voorzieningen.

3.3. Ontstaansgeschiedenis Omnibuzz is opgericht in 2005 als gemeenschappelijke regeling voor de gemeenten Beek, EchtSusteren, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Meerssen, Schinnen, Sittard-Geleen, Stein, Vaals en Valkenburg aan de Geul. De verantwoordelijkheid voor inkoop en gunning van contracten op gebied van de Wmo Regiotaxi lagen rond deze tijd bij de provincie die aanbesteding van (openbare) vervoersdiensten uitvoerde. Veolia heeft deze gunning gewonnen en uitgevoerd onder de naam Regiotaxi Limburg. Het contractmanagement, -beheer en ontwikkeling richting de gecontracteerde vervoerdersorganisaties werden in deze jaren voor de Limburgse gemeenten uitgevoerd door twee partijen: Trafficon B.V., een private partij, en Omnibuzz, een gemeentelijke uitvoeringsorganisatie voor de tien voornoemde gemeenten in de vorm van een gemeenschappelijke regeling. In aanloop van het verlopen van de provinciale concessie aan Veolia in 2016 is onderzocht hoe de gemeenten invulling konden geven aan haar wettelijke taken voor het vervoer binnen de Wmo. Verschillende verkenningen en rapporten over het doelgroepenvervoer in Limburg zijn opgesteld om deze vraag te beantwoorden. Uit deze onderzoeken volgde dat het doelgroepenvervoer in brede zin erg versnipperd was. Het samenstel van vele gemeenten, vele

3-10

Conceptrapportage Evaluatie GR Omnibuzz

vervoerders, verschillende doelgroepen, en opdrachtgevers zorgde ervoor dat de uitvoering van het Wmo-vervoer complex was. De versnippering van het doelgroepenvervoer leidde in de praktijk tot onduidelijkheden voor de klanten, omdat verschillende regelingen en tarieven van toepassing zijn voor het maken van enkele ritten in de regio. De verschillen in kostprijzen varieerde fors per regio. Hieruit ontstaat de gedachte om één organisatie op te richten die het doelgroepenvervoer voor alle 32 (thans 30) gemeenten het contractbeheer, de tactische regie, de ritaanname en planning kan doen. Deze provinciaal brede mobiliteitscentrale zou dan kunnen fungeren als centrale voor bundeling van de verschillende soorten van vervoer, en kunnen inspelen op veranderingen in regelgeving. Er lagen destijds verschillende modellen voor. Uiteindelijk is door de deelnemers gekozen voor een regiemodel voor de gebundelde uitvoering van het Wmo-vervoer. Uiteindelijk is hiervoor een gemeenschappelijke regeling opgericht waaraan met uitzondering van Mook en Middelaar alle Limburgse gemeenten deelnemen. De beoogde regionale uitvoeringsorganisatie Omnibuzz diende zich aldus te ontwikkelen tot een kennis- en ontwikkelcentrum voor toekomstbestendig kwaliteitsdoelgroepenvervoer. De uitvoeringsorganisatie zou bij moeten dragen aan het ontwikkelen van betaalbare producten die de klanttevredenheid bevorderen.

Dat betreft bijvoorbeeld een klantvriendelijke betaalsysteem, goede informatievoorziening, gebruiksvriendelijke boekingssystemen en/of de ontwikkeling van een vervoers-app voor de mobiele telefoon. Beoogd werd om deze visie in de loop van een aantal jaren te verwezenlijken.1 Vanaf 11 december 2016 tot en met 2018 zou het contractmanagement, regie en ritaanname bij Omnibuzz komen te liggen. In deze periode wordt ingezet op vernieuwingen vanaf 2017, het ontwikkelen van de adviesfunctie en het werken aan de instroom van Wmo-begeleiding. De beoogde vernieuwingen vanaf 2019 houden de instroom van overig doelgroepenvervoer in en het uitvoeren van de rittenplanning. Eind 2016 start Omnibuzz de uitvoering van de Regiotaxi onder haar eigen naam. Later zou daar vervoer in het kader van Wmo-begeleiding en leerlingenvervoer, evenals andere soorten vervoer, worden toegevoegd Anno 2020 is Omnibuzz gegroeid als uitvoeringsorganisatie voor het doelgroepenvervoer. In de navolgende hoofdstukken wordt deze groei nader geduid.

3.4. Taken Omnibuzz is verantwoordelijk voor het doelgroepenvervoer in de regio Limburg. De primaire taken van Omnibuzz als doelgroepenvervoerder is dat regulier Wmo-vervoer, WMO vervoer in het kader van Wmo-begeleiding en het leerlingenvervoer wordt uitgevoerd. De beleidstaken blijven bij de gemeente liggen. 1

Begroting 2017 Omnibuzz p. 6,, Bedrijfsplan gemeenschappelijke regeling doelgroepenvervoer p. 9

3-11

Conceptrapportage Evaluatie GR Omnibuzz

Doelgroepenvervoer is het geheel van aangepast vervoer voor mensen die niet zelfstandig gebruik kunnen maken van eigen- of openbaar vervoer. In de praktijk betekent dit dat een inwoner met een indicatie voor vervoer contact opneemt met Omnibuzz met een verzoek voor vervoer. Vervolgens schakelt Omnibuzz een van haar gecontracteerde vervoerders in om de betreffende inwoner te vervoeren naar de gewenste locatie. Binnen wettelijke kaders zijn de volgende vormen van doelgroepenvervoer te onderscheiden: vervoer in het kader van de Wmo (de voormalige regiotaxi), vervoer van en naar de dagbesteding (tevens Wmo), leerlingenvervoer, jeugdhulpvervoer en vervoer in kader van de Participatiewet en de Wet sociale werkvoorziening.

3.5. Doelstellingen Bij de oprichting van Omnibuzz in 2016 zijn de volgende voorstellen met vaststelling van het bedrijfsplan gemeenschappelijke regeling Doelgroepenvervoer Limburg onderschreven:2 • Het opzetten en inrichten van een publieke organisatie waarin taken van regie en contractbeheer worden samengevoegd; • De organisatie realiseert samenwerking op Limburgse schaal en omvat al het gemeentelijke doelgroepenvervoer. Te beginnen met de opvolger van WMO-regiotaxivervoer (per 11 december 2016), andere vervoersvormen zoals leerlingenvervoer en WMO-dagbesteding (voormalige AWBZ) stromen geleidelijk in middels een groeiscenario; • De publieke organisatie zal gaan werken volgens het regiemodel. In het jaarplan 2017 zijn de deelresultaten van het groeimodel in de tijd neergezet: 3 Jaar

Toeleiding OV en Kanteling

2017

• Ontwikkeling Voor Elkaar Pas • Aanmelding Ikwilvervoer • Deelname ontwikkeltafel OV

2 3

Efficiency en bundeling doelgroepenvervoer • Implementatie lopende contracten Omnibuzz vervoer • Verlenging lopend contract Omnibuzz vervoer • Data verzameling Wmobegeleiding • Opstellen adviezen werkgroepen Wmobegeleiding, leerlingenvervoer, jeugd

Slimme organisatie en ontwikkelfunctie • Ontwikkeling nieuwe organisatiestructuur, • Inrichten organisatie • Inrichten contractbeheer vervoerders • Invullen regietaak • Ontwikkelen dienstverleningsovereenkomsten • Ontwikkeling stakeholdermanagement • Ontwikkeling BI tool • Overname ritreservering • Ontwikkeling kwaliteits- en privacybeleid • Aanbesteding telefonie • Voorbereiding aanbesteding agendasoftware en applicaties klantadministratie en webportal

Bedrijfsplan GR Doelgroepenvervoer Limburg, p. 5 Jaarverslag Omnibuzz 2017

3-12

Conceptrapportage Evaluatie GR Omnibuzz

2018

• Doorontwikkeling Voor Elkaar Pas • Doorontwikkeling ikwilvervoer • Ontwikkeling en toepassing (OV-) Reisadvies • Ontwikkeling klantprofielen • Deelname ontwikkeltafel OV

• Uitwerken adviezen werkgroepen • Inkoop vervoer voorbereiden • Doorontwikkelen inkoopstrategie • Voorbereiden instroom en inkoop ander doelgroepenvervoer • Vormgeven duurzaamheidsagenda

2019

• Doorontwikkeling Voor Elkaar Pas • Doorontwikkeling reisadvies • Doorontwikkeling klantprofielen • Voorstellen prijsbeleid • Deelname ontwikkeltafel OV • Doorontwikkeling en optimalisatie toeleiding OV • Ontwikkeling (integraal) klantprofiel voor ander doelgroepenvervoer

• Voorbereiden instroom en inkoop ander doelgroepenvervoer • Inkoop vervoer voorbereiden • Doorontwikkelen inkoopstrategie

2020

• Instroom en inkoop gecombineerd vervoer • Optimaliseren synergievoordelen strategische regie

• Doorontwikkeling organisatie en HRM • Kennisontwikkeling en opleiding • Doorontwikkeling BI tool • Ontwikkelfunctie en productontwikkeling • Aanbesteding agendasoftware • Voorbereiden aanbesteding planningsoftware • Nota reserves, voorzieningen en risicomanagement • Interne communicatie sharepoint • Vormgeven arbeidsmarktbeleid • Doorontwikkeling organisatie en HRM • Kennisontwikkeling en opleiding • Doorontwikkeling pilots en productontwikkeling • Aanbesteding planningssoftware • Ontwikkelen inkoopstrategie

• Contractbeheer verschillende vervoersvormen • Implementatie, evaluatie gecombineerd vervoer • Inrichten organisatie op instroom ander vervoer • Doorontwikkeling pilots en productontwikkeling alle vervoersvormen

De missie van Omnibuzz is: “Goed, veilig, betrouwbaar en betaalbaar doelgroepenvervoer voor nu en later”. Omnibuzz heeft haar missie vertaald in enkele concrete doelstellingen: • Iedere doelgroep passend en tijdig vervoer bieden; • Continu werken aan kwaliteitsverbetering; • Aansluiten bij al ingezette kanteling in het sociale domein, bevorderen zelfredzaamheid burger, burenhulp en het zo veel als mogelijk gebruik maken van algemeen (voor iedere burger) toegankelijke voorzieningen; • Vervoersuitgaven beheersbaar houden, ook met oog op duurzaamheid; • Vervoer kunnen blijven garanderen binnen de gemeentelijke begrotingen; • Grip op de interne organisatie. Periodiek wordt in de jaarverslagen de voortgang op deze doelstellingen gerapporteerd aan het bestuur. Zo ook middels de besluitvorming van de jaarplannen, de uitleg bij de begrotingen, de zogenaamde MARAP’s, in de beantwoording van de zienswijze etc.

3-13

Conceptrapportage Evaluatie GR Omnibuzz

4. Governance 4.1. Inleiding In dit hoofdstuk worden de vragen rondom de governance beantwoord. Hieronder werken we de inrichting van de governance uit. Belangrijkste vraag in dit hoofdstuk is: ‘Hoe is de bestuurlijke sturing ingericht?’. In het onderstaande figuur wordt de externe governance uitgebeeld:

Figuur: Externe governance In de volgende hoofdstukken wordt ingegaan op respectievelijk de interne en externe governance van Omnibuzz.

4.2. Interne werking De gemeenschappelijke regeling Omnibuzz is een zogenaamde ‘collegeregeling’, waarin door de individuele colleges van BenW de uitvoering van de taken (artikel 2.3) van de gemeenschappelijke regeling bij Omnibuzz is belegd. Het openbaar lichaam Omnibuzz kent de bestuursorganen algemeen bestuur, dagelijks bestuur, haar voorzitter en secretaris. Hieronder lichten wij deze organen kort toe.

4-14

Conceptrapportage Evaluatie GR Omnibuzz

4.2.1. Algemeen bestuur De samenstelling, werkwijze en bevoegdheden van het algemeen bestuur zijn vastgelegd in de tekst van de gemeenschappelijke regeling Omnibuzz. Het algemeen bestuur bestaat uit 30 leden die per gemeente door de colleges uit haar midden worden benoemd. Het algemeen bestuur vergadert ten minste tweemaal per jaar of zoveel als nodig wordt geacht door haar voorzitter. Besluitvorming vindt in de gemeenschappelijke regeling plaats bij meerderheid van stemmen. De leden van Omnibuzz hebben gezamenlijk 40 stemmen. In artikel 6 lid 3 van de gemeenschappelijke regeling is opgenomen dat ieder lid één stem heeft, waarbij dit aantal vermeerderd wordt met één stem voor iedere 20.000 inwoners die op 1 januari van het betreffende jaar het inwonersaantal van de betreffende gemeente meer dan 50.000 inwoners bedraagt. De invloed van gemeenten met meer dan 70.000 inwoners is tweemaal zo groot ten opzichte van kleinere gemeenten. In het geval van gemeente Maastricht is deze invloed viermaal zo groot en van de gemeenten Sittard-Geleen en Heerlen tweemaal en Venlo driemaal zo groot. De overige gemeenten hebben allemaal één stem. De stemmen zijn niet overdraagbaar tussen de leden. De stemverhouding is echter nog nooit ingezet of van invloed geweest op een besluit.

De leden van het algemeen bestuur moeten zelf de gemeenteraden informeren over het gevoerde en benodigde beleid van de gemeenschappelijke regeling. De gemeenteraden kunnen algemeen bestuur-leden verzoeken om in deze hoedanigheid verantwoording in de gemeenteraad af te leggen voor het gevoerde beleid. Er is daarnaast een Reglement van Orde voor het algemeen bestuur. In het Reglement van Orde van het algemeen bestuur zijn afspraken vastgelegd omtrent de formele aspecten van vergaderingen en besluitvorming. Het bevat bepalingen over de frequentie van vergaderingen, de voorbereiding van de vergaderingen, het quorum, bepalingen rondom orde en het verslag. Deze afspraken worden beschreven voor zowel openbare als besloten vergaderingen. Indien twijfel bestaat over de interpretatie van het Regelement van Orde beslist het algemeen bestuur op voorstel van de voorzitter. Tenslotte is in het reglement ook vastgelegd dat driejaarlijks een evaluatie, gericht op een doelmatige en doeltreffende werking, op het document wordt uitgevoerd.

4.2.2. Dagelijks bestuur In artikel 9 van de gemeenschappelijke regeling is de samenstelling van het dagelijks bestuur geregeld. Het dagelijks bestuur bestaat uit een zevental leden. Vier van deze leden zijn afkomstig uit Zuid-Limburg en drie leden zijn afkomstig uit Noord en Midden-Limburg. De volgende gemeenten hebben wethouders in het Dagelijks bestuur: Beekdaelen, Maastricht, Roermond, Heerlen, Sittard-Geleen, Horst aan de Maas en Venlo.

4-15

Conceptrapportage Evaluatie GR Omnibuzz

Het dagelijks bestuur heeft bevoegdheden opgedragen gekregen om het algemeen bestuur voor te bereiden, toe te zien op de realisering van het uitvoeringsplan, financiën, inrichting van de uitvoeringsorganisatie, personele aspecten, privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten (met uitzondering van het oprichten of aansluiten bij rechtspersonen als bedoeld in artikel 7 lid 2 gemeenschappelijke regeling) en klachten te behandelen. In artikel 10 van de gemeenschappelijke regeling is de werkwijze van het dagelijks bestuur geregeld. Het dagelijks bestuur vergadert in principe viermaal per jaar of zoveel als de voorzitter of twee van haar leden noodzakelijk achten. Ieder lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Bij stakende stemmen beslist de stem van de voorzitter. Er is ook een Reglement van Orde voor vergaderingen van het dagelijks bestuur vastgesteld met afspraken over de formele aspecten van de vergaderingen in het dagelijks bestuur. In het Reglement van Orde voor het dagelijks bestuur zitten enkele verschillen met het Reglement van orde voor het algemeen bestuur. Zo wordt in het algemeen bestuur nadrukkelijk een beroep gedaan op dagelijks bestuur-leden om eventuele verhindering tijdig door te geven.