Bijlage 1 - Eindrapport Rekenkamercommissie 'Inkoopbeleid gemeente Hoorn – is alle waar naar zijn geld?' - februari 2021

31

Her-schoonmaakcontroles worden uitgevoerd als de schoonmaakcontrole door het eerste bureau een rapportcijfer lager dan 6 oplevert.

Inkoopbeleid gemeente Hoorn – “Is alle waar naar zijn geld?”- rekenkamerrapport februari 2021

48

verwacht dat met deze aanbesteding een bijdrage zou worden geleverd leveren aan de duurzaamheidsambities van de gemeente . Gunning vond plaats op basis van laagste prijs. SROI was een contracteis, geen gunningscriterium. Evaluatie Tijdens bouwvergaderingen worden de werkzaamheden geëvalueerd. In die bouwvergaderingen wordt in principe alles wat relevant is besproken. De focus ligt op het voldoen door de opdrachtnemers aan het programma van eisen van de gemeente. Maar ook andere relevante zaken, zoals klachten van inwoners worden tijdens de bouwvergaderingen besproken. Daarbij wordt zo nodig gezamenlijk gezocht naar passende oplossingen.

Casus 6: Plantmateriaal Algemeen Deze aanbesteding betreft de levering van plantmateriaal, verdeeld over 2 percelen, te weten 1) bomen en 2) heesters en bosplantsoen. Geraamde opdrachtwaarde: De geraamde opdrachtwaarde bedroeg € 400.000 voor 4 jaar. Procedure: Dit was een openbare Europese aanbesteding. De opdracht werd gegund aan 5 ondernemers. Looptijd en soort overeenkomst: Voor deze opdracht is met elk van de 5 ondernemers een raamcontract voor een periode van 4 jaar gesloten (oktober 2019 tot en met augustus 2023, inclusief verlenging). Gunningscriteria: Deze aanbesteding is gegund op uitsluitend kwaliteit. Dat wordt in de uitvoering gecombineerd met minicompetities, naar een voorbeeld van de gemeente Amstelveen die hier in 2018 goede ervaringen mee had opgedaan. Bij minicompetities wordt aan de 5 gecontracteerde leveranciers bij elke bestelling van plantmateriaal gevraagd naar de kosten, zodat steeds de goedkoopste leverancier kan worden gekozen. Voor “kwaliteit” konden door de leveranciers met hun offerte maximaal 100 punten worden verdiend. Deze punten waren als volgt verdeeld: • Duurzaamheid: maximaal 40 punten • Kwaliteit van het plantmateriaal, kweekproces: maximaal 35 punten • Kwaliteit van het plantmateriaal, levering: maximaal 15 punten • Communicatie met de gemeente Hoorn: maximaal 10 punten. SROI werd meegenomen als contracteis, niet als gunningscriterium.

Evaluatie Evaluaties zijn nog niet uitgevoerd. Uit het contractmanagement zijn er geen indicaties dat de leveranciers niet voldoen aan hun contractuele verplichtingen.

Inkoopbeleid gemeente Hoorn – “Is alle waar naar zijn geld?”- rekenkamerrapport februari 2021

49

Casus 7: Onderhoud daken gemeentelijke panden Algemeen Deze inkoop betreft het onderhoud van alle daken van de gemeentelijke objecten voor de periode van 2019 tot en met 2023. Dit betreft klachtenonderhoud, inspecteren en schoonhouden van daken, goten en regenwaterafvoeren. Opstellen en actualiseren van meerjaren onderhoudsplannen (MJOP), de controle en inspecties van dakveiligheid en het uitvoeren van duurzaam planmatig onderhoud. Dit werk werd in 2019 na een meervoudig onderhandse procedure gegund aan een regionale opdrachtnemer voor de duur van 4 jaar met de mogelijkheid van 1 jaar verlening, in totaal dus 5 jaar. Geraamde opdrachtwaarde: De geraamde opdrachtwaarde bedroeg €1.365.000,00 exclusief BTW over een periode van 5 jaar. Eénderde van de waarde was voor een servicecontract (schoonhouden goten en daken en herstel lekkages) en tweederde voor planmatig onderhoud (vervangen, vernieuwen en verduurzamen daken); Procedure: Het betrof hier een meervoudige onderhandse aanbesteding conform hoofdstuk 7 van het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016). Onderhoud aan daken is volgens de Aanbestedingswet 2012 geen dienst, maar een werk. Dit omdat het onderhoud van daken valt onder CPV code 45261920-9. CPV codes die beginnen met ‘45’ zijn aangemerkt als ‘werk’. Het onderscheid is relevant, omdat voor diensten een lagere Europese drempel geldt dan voor werken.

Was dit een dienst geweest, dan had deze volgens een Europese aanbestedingsprocedure moeten worden gedaan. Omdat het hier om een werk ging, kon het worden gegund via een meervoudige, onderhandse procedure. Looptijd en soort overeenkomst: De overeenkomst loopt voor vijf jaar, van 2019 tot en met 2023 Gunningscriteria: De gunning vond plaats op basis van de beste prijs/kwaliteitverhouding met een weging van 30%/70%. Daarbij konden voor het gunningscriterium “kwaliteit” maximaal 100 punten worden verdiend.. Deze punten waren als volgt verdeeld: • Communicatie: maximaal 20 punten • Duurzaamheid: maximaal 30 punten • Uitgevoerd referentieproject : maximaal 30 punten • Veiligheid: maximaal 20 punten SROI was een contracteis, geen gunningscriterium. Evaluatie Er wordt volgens het dossier minimaal 2 jaarlijks geëvalueerd, waarbij onder andere de gestelde KPI’s worden beoordeeld. Daarbij wordt gekeken naar hoe de opdrachtnemer heeft gepresteerd (‘Past Performance’) en de resultaten daarvan worden vastgelegd in de nationale database van de CROW, waarbij alle aangesloten overheden inzage hebben. Een eerste evaluatie is gepland in het 4e kwartaal van 2020.

Inkoopbeleid gemeente Hoorn – “Is alle waar naar zijn geld?”- rekenkamerrapport februari 2021

50

Casus 8: Woonrijp maken Siriusstraat Algemeen Deze aanbesteding betreft het woonrijp maken van de Siriusstraat van het openbaar gebied ter hoogte van vier nieuwe woonblokken. De nieuwe riolering is daar met het bouwrijp maken inmiddels aangelegd, dus die zit niet in deze aanbesteding. De werkzaamheden zijn complex om een aantal redenen: • De werkzaamheden moeten worden uitgevoerd in bewoond gebied en overlast voor de bewoners moet zoveel mogelijk worden voorkomen; • Het woonrijp maken is een gevolg van de nieuwbouw van de woonblokken van Intermaris; • Er zit een grote tijdsdruk op. Intermaris heeft een opleveringsplicht van de woonblokken met de gemeente Hoorn. De eerste oplevering van woonblok 1 en 2 is in oktober 2020; • Er zijn alleen bestektekeningen, maar geen bestek waarin alle activiteiten zijn beschreven. Het project is al een aantal jaar in voorbereiding, maar tot aan het laatste moment zijn er zowel door team Projectmanagement als Intermaris continu aanpassingen gemaakt op het originele ontwerp van de ruimtelijke omgeving; • Er is nu duidelijkheid over de keuze van de soort bestrating, het wordt standaard in plaats van waterpasserende stenen, dit was een ambitie is van de team Stedebouw.

Deze ambitie was vooraf niet begroot, en de begroting is niet toereikend om deze ambitie uit te voeren; De gemeente Hoorn heeft dit ‘woonrijp maken’-project in het Open Convenant kring Hoorn met de deelnemende aannemers besproken. Hierbij is het voornemen gedaan om met een combinatie van 6 deelnemende aannemers een bouwteam te vormen. Met dit bouwteam doet de gemeente samen met de combinanten ervaring op met een voor de gemeente nieuw type opdracht en samenwerkingsvorm (bouwteam). Geraamde opdrachtwaarde: De geraamde waarde bedroeg is ca. € 1.224.000 exclusief btw. De uiteindelijke opdracht heeft een contractwaar de van € 1.296.000. Procedure: Op 10 juli 2019 sloot de gemeente met 9 regionale aannemers een “open convenant” af. De opdracht is gegund na bespreking met 6 van de aannemers die deelnemen in het open convenant. Deze zes aannemers zijn een combinatie aangegaan. Looptijd en soort overeenkomst: De opdracht werd per brief van 2 juli 2020 gegund aan de aannemer, onder verwijzing naar het programma van eisen van de gemeente en de door de aannemer ingeleverde offerte (inschrijvingsstaat).

Gunningscriteria: Er werd gegund op de beste prijs-kwaliteitverhouding door in gesprek te gaan met een aannemerscombinatie vanuit het zogenoemde “Open Convenant”; Er werd bij deze aanbesteding gestuurd op: • Geld: door de werkzaamheden binnen de geplande bouwkosten te houden; • Tijd: door de planning van de woningbouw te volgen; • Samenwerking: met de aannemer in het bouwteam om het gewenste resultaat te bereiken;

Inkoopbeleid gemeente Hoorn – “Is alle waar naar zijn geld?”- rekenkamerrapport februari 2021

51

• Minimaliseren van risico’s. Deze inkoop moet bijdragen aan een Duurzame Stad, door gasloze woonbokken, klimaat adaptieve maatregelen (zoals aanleg drainage, wadi, afvoer van regenwater direct op de en waterafvoerende bestrating. Bovendien is met de opdracht sprake van behoud van werkgelegenheid in de regio en kennisdeling. SROI was een contractuele vereiste, geen gunningscriterium. Evaluatie Er is voor deze opdracht nog geen evaluatie uitgevoerd.

Inkoopbeleid gemeente Hoorn – “Is alle waar naar zijn geld?”- rekenkamerrapport februari 2021

52