Bijlage 1 - Businesscase ‘Toekomstige exploitatie en beheer zwembaden, ijsbaan en binnensportaccommodaties

▪ Benoeming van een (interim) directeur en opzet van de Raad van Commissarissen. ▪ Start inrichting van financiële administratie, ICT en HR-processen. ▪ Inrichting van subsidierelatie en opdrachtdocument tussen gemeente en sportbedrijf. ▪ Opstellen van een eerste (voorlopige) jaarbegroting en jaarplan. 3. Operationele inrichting en start (Q3 – Q4 2026) De laatste fase is gericht op het daadwerkelijk operationeel maken van het sportbedrijf en het opstarten van de dienstverlening. Dit omvat onder andere: ▪ Overdracht van taken, verantwoordelijkheden en personeel vanuit gemeente en exploitanten. ▪ Integratie van bestaande gebruikscontracten en sportprogrammering. ▪ Start exploitatie van zwembaden, sporthallen en de ijsbaan. ▪ Interne personeelsinstructie en procesborging. ▪ Externe communicatie richting verenigingen, scholen en inwoners. Het opbouwscenario zorgt voor een gecontroleerde en realistische transitie naar het nieuwe uitvoeringsmodel. Gedurende dit proces blijven de bestaande voorzieningen beschikbaar voor gebruikers, en worden risico’s beheerst door stapsgewijze overdracht en duidelijke regie vanuit de gemeente.

Overdracht taken, middelen en verantwoordelijkheden Een van de meest kritieke onderdelen van de transitie is de zorgvuldige overdracht van taken, middelen en verantwoordelijkheden van de huidige gemeentelijke organisatie en exploitanten naar het nieuw op te richten sportbedrijf. Deze overdracht dient transparant, juridisch correct en tijdig plaats te vinden, om continuïteit van dienstverlening en rechtmatigheid van besluitvorming te waarborgen.

25022-007-plo/tjo

Pagina 22

1. Taken en verantwoordelijkheden De volgende taken worden overgedragen aan het Sportbedrijf Hoorn: ▪ Beheer en exploitatie van binnensportaccommodaties, zwembaden en de ijsbaan. ▪ Coördinatie van verhuur aan verenigingen, scholen en commerciële partijen. ▪ Uitvoering van klein en planmatig onderhoud op basis van MJOP. ▪ Energiebeheer, schoonmaak, beveiliging en gebruiksondersteuning. ▪ Maatschappelijke programmering en samenwerking met welzijn, onderwijs en zorg. ▪ Deze verantwoordelijkheden worden vastgelegd in een opdrachtdocument en prestatiecontract tussen gemeente en sportbedrijf. 2. Middelenoverdracht De middelen die overgaan naar het sportbedrijf bestaan uit: ▪ Financiële middelen: exploitatiebudgetten, onderhoudsbudgetten, eventuele investeringsbijdragen. ▪ Materiële middelen: inventaris, installaties en roerende zaken binnen de accommodaties. ▪ Contractuele verplichtingen: huurcontracten, leveringscontracten, dienstverleningsovereenkomsten. De gemeente stelt een overdrachtsdocument op waarin de uitgangssituatie nauwkeurig wordt beschreven. Hierbij hoort een controle op verplichtingen en rechten per locatie. 3. Juridische borging van de overdracht Voor een juridisch correcte overdracht is afstemming vereist op onder meer: ▪ De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), indien van toepassing. ▪ Wet overgang van onderneming (art. 7:662 BW) m.b.t. personeel.

▪ Inkoop- en aanbestedingswetgeving bij lopende contracten. ▪ Behoefte aan actualisatie van vergunningen, eigendomstitels en gebruikersrechten. Waar nodig worden bestaande overeenkomsten overgedragen via contractovername of nieuwe overeenkomsten opgesteld met betrokken partijen. 4. Interne en externe communicatie De overdracht wordt begeleid door een communicatietraject waarin betrokken partijen (verenigingen, huurders, gebruikers en leveranciers) tijdig worden geïnformeerd over de wijziging van beheer en contactstructuur. Ook wordt er een intern draaiboek opgesteld voor medewerkers en afdelingen binnen de gemeente die verantwoordelijk waren voor exploitatie of toezicht, om doublures of onduidelijkheden te voorkomen. De overdracht vormt een essentieel fundament onder de slagkracht van het Sportbedrijf Hoorn. Door deze tijdig en professioneel te organiseren wordt de kans op verstoringen geminimaliseerd en ontstaat draagvlak bij alle betrokkenen.

Betrokkenheid personeel en medezeggenschap De menselijke factor is cruciaal in het succes van de overgang naar het Sportbedrijf Hoorn. Het tijdig betrekken, informeren en ondersteunen van medewerkers zorgt niet alleen voor draagvlak, maar ook voor behoud van kennis, continuïteit van dienstverlening en goed werkgeverschap. Deze paragraaf beschrijft hoe personele betrokkenheid en medezeggenschap vorm krijgen tijdens de transitie. 1. Medewerkers in huidige exploitatie en gemeentelijke organisatie Er zijn momenteel medewerkers actief bij commerciële exploitanten (zoals Optisport) en binnen de gemeentelijke organisatie die betrokken zijn bij sportaccommodatiebeheer. Afhankelijk van functie, arbeidsrelatie en gekozen transitiemodel, zijn verschillende routes mogelijk: 25022-007-plo/tjo

Pagina 23

▪ Overname van personeel via de regeling ‘overgang van onderneming’; ▪ Herplaatsing van gemeentelijk personeel binnen of buiten het sportbedrijf; ▪ Detachering of tijdelijke samenwerkingsovereenkomsten in de opstartfase. Voor alle betrokken medewerkers geldt het uitgangspunt van continuïteit, transparantie en fatsoenlijke arbeidsvoorwaarden. 2. Arbeidsvoorwaarden en sociaal beleid Het sportbedrijf zal als zelfstandig werkgever eigen arbeidsvoorwaarden hanteren, waarbij aansluiting wordt gezocht bij cao Sport of cao Vermo (afhankelijk van de aard van functies). Een sociaal beleidskader wordt ontwikkeld met daarin: ▪ gelijke kansen en voorwaarden voor overgenomen personeel; ▪ begeleiding bij eventuele mobiliteit of functieverandering; ▪ afspraken over pensioen, salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden; ▪ ondersteuning bij scholing en opleiding voor nieuwe taken. 3. Inrichting van medezeggenschap Het sportbedrijf krijgt een eigen personele medezeggenschapsstructuur. Deze wordt in overleg met het personeel ingericht conform de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Afhankelijk van de omvang van het personeelsbestand kan een personeelsvertegenwoordiging (PVT) of ondernemingsraad (OR) worden opgericht. Ook wordt de Raad van Commissarissen betrokken bij het waarborgen van goed werkgeverschap en personele belangenbehartiging. 4.

Communicatie en betrokkenheid in het proces Gedurende de gehele transitie wordt ingezet op open en proactieve communicatie met personeel. Belangrijke instrumenten zijn: ▪ informatie- en meedenksessies; ▪ individuele gesprekken en HR-begeleiding; ▪ nieuwsbrieven, Q&A’s en digitale informatiekanalen. Ook vakbonden worden tijdig betrokken indien sprake is van reorganisatie of overnameconstructies. Door vanaf het begin te investeren in de betrokkenheid van medewerkers, wordt de basis gelegd voor een stabiel, professioneel en gemotiveerd team binnen het nieuwe Sportbedrijf Hoorn.

Kritieke succesfactoren en risico’s tijdens transitie De overgang naar het Sportbedrijf Hoorn is een ingrijpende bestuurlijke en organisatorische operatie. Een succesvolle transitie vraagt om aandacht voor randvoorwaarden, risicobeheersing en betrokkenheid van alle stakeholders. In deze paragraaf worden de belangrijkste succesfactoren benoemd, evenals de risico’s die tijdens de implementatie kunnen optreden en hoe deze beheerst kunnen worden. 1. Kritieke succesfactoren De volgende factoren zijn bepalend voor een geslaagde transitie: ▪ Heldere governance: duidelijke juridische structuur en rollen van gemeente, aandeelhouder en toezicht. ▪ Sterke projectregie: aanstelling van een ervaren projectleider of kwartiermaker met mandaat en tijd. ▪ Continuïteit dienstverlening: sportaccommodaties blijven open en toegankelijk voor gebruikers. ▪ Betrokken medewerkers worden tijdig geïnformeerd en meegenomen in het proces. ▪ Afstemming met partners: goede communicatie met verenigingen, scholen en huurders voorkomt weerstand en onzekerheid. ▪ Financiële beheersing: raming, reserveringen en financiële monitoring worden geborgd vanaf de start. 25022-007-plo/tjo

Pagina 24

2. Belangrijkste risico’s tijdens de transitie Ondanks zorgvuldige voorbereiding kunnen zich risico’s voordoen, waaronder: ▪ Tegenvallende kosten of vertragingen: hogere implementatiekosten of uitloop van het transitieproces. ▪ Onvoldoende juridische afdekking: bijvoorbeeld bij personeelsvraagstukken of overdracht van eigendommen en contracten. ▪ Bezwaar van zittende exploitanten: juridische procedures of claims tegen beëindiging huidige contracten. ▪ Onvoldoende interne capaciteit: als de gemeentelijke projectorganisatie te beperkt is toegerust. ▪ Afbreukrisico reputatie: onduidelijkheid of ontevredenheid bij gebruikers tijdens de overgangsfase. 3. Beheersmaatregelen Voor elk van de genoemde risico’s worden maatregelen getroffen: ▪ Instellen van een stuurgroep met bestuurlijke en ambtelijke vertegenwoordiging. ▪ Ontwikkelen van een gedetailleerd transitieplan met mijlpalen, deadlines en verantwoordelijken. ▪ Juridische en HR-ondersteuning voor dossieroverdracht, personeel en bezwaarprocedures. ▪ Monitoren van budgetten, planning en voortgang door een speciaal transitiebureau. ▪ Opstellen van een communicatieplan gericht op interne en externe doelgroepen. Door de implementatie als een apart project te behandelen, met eigen sturing, middelen en communicatie, wordt de kans op een succesvolle start van het Sportbedrijf Hoorn aanzienlijk vergroot.

25022-007-plo/tjo

Pagina 25

BIJLAGE 3 - Governance en monitoring Rol gemeente als aandeelhouder en opdrachtgever De gemeente Hoorn vervult bij de inrichting en werking van het Sportbedrijf Hoorn twee cruciale rollen: die van aandeelhouder en die van opdrachtgever. Een heldere positionering van beide rollen is van belang voor een transparante governance, goede bestuurlijke verhoudingen en effectieve aansturing van het sportbedrijf. 1. Gemeente als aandeelhouder Het Sportbedrijf Hoorn wordt opgericht als een besloten vennootschap (BV) met de gemeente Hoorn als enige aandeelhouder. In deze rol waarborgt de gemeente de continuïteit en publieke belangen van de organisatie, zonder directe inmenging in de dagelijkse bedrijfsvoering. De aandeelhoudersrol wordt uitgeoefend via: ▪ goedkeuring van statuten, benoeming van bestuur en Raad van Commissarissen; ▪ vaststelling en goedkeuring van jaarrekening en begroting; ▪ periodiek overleg met de directie en toezichthouders over strategie en langetermijnbeleid; ▪ waar nodig besluitvorming over investeringen, fusies of beëindiging van activiteiten. 2. Gemeente als opdrachtgever Naast aandeelhouder is de gemeente ook opdrachtgever voor de uitvoering van maatschappelijke taken op het gebied van sport, bewegen en accommodaties. Deze relatie wordt vormgegeven via een meerjarige subsidierelatie of opdrachtovereenkomst.

Hierin worden onder andere vastgelegd: ▪ de beoogde maatschappelijke doelstellingen en resultaten; ▪ de hoogte en voorwaarden van de gemeentelijke bijdrage; ▪ de wijze van rapportage, evaluatie en verantwoording; ▪ indicatoren voor prestaties, bereik, doelgroepen en doelmatigheid. De gemeenteraad heeft via de begrotingscyclus en beleidskaders indirect sturing op deze opdracht, terwijl de ambtelijke opdrachtgever (bijvoorbeeld team sport of vastgoed) de uitvoering monitort. 3. Scheiding en samenwerking tussen rollen Een belangrijk aandachtspunt is het bewaken van de functionele scheiding tussen de rollen van aandeelhouder en opdrachtgever. Hoewel beide rollen in één bestuursorgaan zijn belegd, worden verschillende functionarissen betrokken bij: ▪ strategisch aandeelhouderschap (college, directieteam); ▪ operationele opdrachtverlening (beleidsafdeling sport, vastgoed, financiën); ▪ juridische borging van verantwoordelijkheden in statuten en overeenkomsten. Door de rollen helder te positioneren en in te vullen, ontstaat een stabiel fundament voor professioneel opdrachtgeverschap én democratische controle, zonder dat dit ten koste gaat van de wendbaarheid en eigenstandigheid van het Sportbedrijf Hoorn.

Governance-structuur van Sportbedrijf Hoorn Een robuuste governance-structuur is essentieel voor het functioneren van het Sportbedrijf Hoorn als professionele, publieke organisatie met een maatschappelijke opdracht. Deze structuur zorgt voor balans tussen autonomie, verantwoording, transparantie en toezicht. 1. Rechtsvorm en inrichting Het sportbedrijf wordt ingericht als een besloten vennootschap (BV), met de gemeente Hoorn als enig aandeelhouder. De rechtsvorm is gekozen vanwege de gewenste flexibiliteit in bedrijfsvoering, fiscale voordelen en heldere juridische verhoudingen. De BV kent een tweeledig bestuurssysteem:

25022-007-plo/tjo

Pagina 26

▪ ▪

Een statutair directeur verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding. Een Raad van Commissarissen (RvC) als intern toezichthouder op strategie, integriteit, bedrijfsvoering en risico’s.

2. Raad van Commissarissen Raad van Commissarissen bestaat uit 3 tot 5 onafhankelijke leden met diverse achtergronden (sport, bedrijfsvoering, maatschappelijk domein). De RvT wordt benoemd door de aandeelhouder en werkt volgens een toezicht- en reglementenstructuur. Belangrijke taken zijn: ▪ Toezicht houden op het beleid en functioneren van de directie. ▪ Goedkeuring van strategische plannen en jaarstukken. ▪ Signaleren van risico’s en maatschappelijke ontwikkelingen. ▪ Adviseren van de directeur en onderhouden van contact met de gemeente Hoorn als aandeelhouder. 3. Statuten en reglementen De basis van de governance wordt vastgelegd in de statuten van de BV. Hierin wordt onder meer geregeld: ▪ De bevoegdheden van de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA). ▪ De benoemings- en ontslagprocedures van bestuur en toezicht. ▪ Regelingen rond besluitvorming, mandatering en goedkeuring van investeringen. ▪ Afspraken over winstbestemming en maatschappelijk rendement. Aanvullend worden een directiereglement en toezichtreglement opgesteld, waarin de dagelijkse gang van zaken wordt geregeld. 4. Integriteit en publieke verantwoording Hoewel het sportbedrijf geen gemeentelijke dienst meer is, gelden er hoge eisen aan transparantie en integriteit.

Daarom worden specifieke maatregelen getroffen zoals: ▪ een integriteitsbeleid en gedragscode voor personeel en bestuur; ▪ jaarlijkse verantwoording aan de gemeenteraad via beleidsverslagen en jaarrekening; ▪ openbare rapportage van prestaties, klanttevredenheid en maatschappelijke effecten. Op deze manier wordt het sportbedrijf professioneel aangestuurd, maar blijft het maatschappelijk gebonden en bestuurlijk controleerbaar.

Inrichting opdrachtgeverschap en prestatiesturing Een goed vormgegeven opdrachtgeverschap is essentieel voor het behalen van de maatschappelijke doelstellingen van het Sportbedrijf Hoorn. De gemeente Hoorn blijft regievoerder op beleidsdoelen en publieke belangen, terwijl het sportbedrijf verantwoordelijk is voor de uitvoering. Deze paragraaf beschrijft de inrichting van de prestatiegerichte aansturing. 1. Opdrachtdocument en prestatieafspraken De basis van de relatie tussen gemeente en sportbedrijf wordt gevormd door een meerjarig opdracht-document, met bijbehorende subsidie- of exploitatieovereenkomst. In dit document worden per jaar de volgende onderdelen vastgelegd: ▪ Missie, kernwaarden en maatschappelijke doelen van het sportbedrijf. ▪ Gekozen prestaties en output-indicatoren (zoals aantal gebruikers, beschikbaarheid, tarieven). ▪ Minimumnormen voor dienstverlening, zoals openingstijden, veiligheid en toegankelijkheid. ▪ Afspraken over inclusie, doelgroepenbeleid, gezondheid en samenwerking met onderwijs en welzijn.

25022-007-plo/tjo

Pagina 27

2. Monitoring en evaluatie Het sportbedrijf rapporteert periodiek over de voortgang van de prestatieafspraken. De gemeente ontvangt: ▪ Een halfjaarlijkse voortgangsrapportage op output- en outcome-indicatoren. ▪ Een jaarlijkse maatschappelijke verantwoordingsrapportage. ▪ Een meerjarenstrategie en jaarlijkse begroting ter goedkeuring. Monitoring wordt uitgevoerd door een ambtelijk opdrachtgeversteam, dat ook jaarlijks een evaluatiegesprek voert met het bestuur van het sportbedrijf. 3. Sturingsrelatie tussen gemeente en sportbedrijf De gemeente stuurt niet op detailuitvoering, maar op hoofdlijnen van beleid en maatschappelijke resultaten. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten: ▪ Het sportbedrijf heeft autonomie in de bedrijfsvoering binnen afgesproken kaders. ▪ Gemeentelijke regie beperkt zich tot beleid, financiën en juridische kaders. ▪ Samenwerking geschiedt op basis van vertrouwen, transparantie en gelijkwaardigheid. De gemeenteraad bewaakt de voortgang via beleidsrapportages, begrotingscyclus en incidentele voortgangsbesprekingen. 4. Flexibiliteit en innovatie In de afspraken wordt ruimte gecreëerd voor innovatie, pilots en experimenten. Zo kan het sportbedrijf inspelen op actuele ontwikkelingen, samenwerkingskansen of veranderingen in de vraag. Er worden middelen gereserveerd voor vernieuwing, en er is periodiek ruimte voor herijking van doelen of methodes.

Transparantie, integriteit en publieke verantwoording Als publieke organisatie met een maatschappelijke opdracht moet het Sportbedrijf Hoorn voldoen aan hoge eisen van transparantie, integriteit en publieke verantwoording. Hoewel het sportbedrijf juridisch gezien een zelfstandige entiteit is, blijft het maatschappelijk verbonden aan de gemeente en haar inwoners. Dit vraagt om heldere afspraken, actieve communicatie en controlemechanismen die passen bij de publieke rol van het sportbedrijf. 1. Transparantie van beleid en uitvoering Het sportbedrijf publiceert jaarlijks een beleidsplan, begroting en jaarverslag. Hierin worden de prestaties, behaalde doelen en financiële resultaten toegelicht. Daarnaast worden gebruikers en partners actief geïnformeerd over beleidswijzigingen, tarieven en ontwikkelingen via de website, bijeenkomsten en nieuwsbrieven. Transparantie wordt ook bevorderd door: ▪ Duidelijke informatievoorziening aan huurders, verenigingen en bezoekers. ▪ Openbare beleidsdocumenten en klanttevredenheidsmetingen. ▪ Periodieke dialoog met stakeholders en gebruikerspanels. 2. Integriteit en gedragscodes Het sportbedrijf stelt een eigen integriteitsbeleid vast, met daarin gedragsregels voor personeel, bestuur en toezichthouders. Onderwerpen als belangenverstrengeling, nevenfuncties, aanbestedingen en vertrouwelijkheid worden hierin geregeld.

Training en bewustwording maken deel uit van de introductie van medewerkers. Daarnaast gelden de volgende instrumenten: ▪ Een interne en externe vertrouwenspersoon. ▪ Mogelijkheid tot het melden van integriteitschendingen (klokkenluidersregeling). ▪ Integriteitsparagraaf in het jaarverslag.

25022-007-plo/tjo

Pagina 28

3. Publieke verantwoording aan gemeente en samenleving De gemeente blijft eindverantwoordelijk voor het maatschappelijk functioneren van het sportbedrijf. Daarom legt het sportbedrijf jaarlijks publiekelijk verantwoording af, onder meer via: ▪ Rapportage aan college en raad over prestaties en besteding van middelen. ▪ Toezicht van de Raad van Commissarissen en accountant op rechtmatigheid en doelmatigheid. ▪ Publieke presentatie van jaarverslag en maatschappelijke resultaten. ▪ Ook kunnen raadsleden periodiek in gesprek met directie en bestuur van het sportbedrijf. Door deze waarborgen ontstaat een publieke organisatie die niet alleen efficiënt opereert, maar ook rekenschap aflegt over haar handelen en permanent in verbinding staat met inwoners en instellingen in Hoorn.

25022-007-plo/tjo

Pagina 29