Document · PDF

SWO begroting 2024-2027.pdf

Raadsavond 8 juni 2023, gemeente HoogeveenBij agendapunt: Zienswijze Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen13.766 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Begroting 2024 (inclusief meerjarenraming 2025-2027)

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Inhoudsopgave

Begroting 2024

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave ................................................................................................................... 4 1. Inleiding ......................................................................................................................... 5 2. Uitgangspunten en financieel kader.................................................................................... 6 2.1 Uitgangspunten opstellen begroting ............................................................................. 6 2.2 Financieel kader ........................................................................................................ 7 3. Programma Bedrijfsvoering ............................................................................................... 8 3.1 Dienstverlening ........................................................................................................ 10 3.2 Human resource management ................................................................................... 12 3.3 Informatievoorziening & informatieveiligheid................................................................ 14 3.4 Automatisering en facilitaire dienstverlening ................................................................ 16 3.5 Planning & control ....................................................................................................

17 3.6 Juridische zaken ....................................................................................................... 17 3.7 Beheer openbare ruimte - en tractie ........................................................................... 19 3.8 Beleidsindicatoren .................................................................................................... 20 3.9 Wat mag het kosten? ................................................................................................ 22 4. Overzicht algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien ......................................................... 27 5. Paragrafen ..................................................................................................................... 28 5.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................... 28 5.2 Financiering ............................................................................................................. 30 5.3 Bedrijfsvoering ......................................................................................................... 34 5.4 Paragraaf Wet open overheid ..................................................................................... 34 Vaststelling programmabegroting 2024 .................................................................................

35 BIJLAGE ............................................................................................................................ 37

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Begroting 2024

1. Inleiding

1. Inleiding Door zich te verbinden met de samenleving, willen beide colleges de situatie voor inwoners, verenigingen, organisaties en ondernemers de komende jaren verder verbeteren. Zij vragen nadrukkelijk aan de SWO-medewerkers om die verbinding ook, meer dan voorheen, aan te gaan en in gesprek te gaan. Dat moet steeds het uitgangspunt bij beleidsvorming zijn. De nieuwe missie, visie en kernwaarden van de SWO dragen daaraan bij en vormen het kader voor het handelen van onze medewerkers. Daarnaast zorgt de SWO vanzelfsprekend voor de brede dienstverlening vanuit haar basistaak. Om voorbereid te zijn op de veranderende rol van de gemeentelijke overheid in een veranderende samenleving werd tijdens de coronaperiode een organisatieontwikkeling in gang gezet. Deze startte met de routekaart ‘van Eiland naar Wijland’, en wordt op eigen wijze voortgezet door twee nieuwe directeuren/ gemeentesecretarissen. Zij brengen ‘rust in de tent’ door de ontwikkeling langs vier pijlers verder vorm te geven. Dat gebeurt met inbreng vanuit onze medewerkers. We verwachten komende jaren noodzakelijke investeringen in deze pijlers, te weten persoonlijk leiderschap, sturingslijnen en informatie & processen zodat de SWO flexibel genoeg wordt om samen met inwoners te reageren op de vragen uit de samenleving.

Daarvoor is het ook nodig om door de pijler “aantrekkelijk werkgeverschap” een betere werkgever te worden en te blijven. Het lukt de SWO om, ondanks de krappe arbeidsmarkt, een heel aantal professionele medewerkers aan te nemen. Toch staat de dienstverlening, door de krapte net als in veel andere bedrijven en organisaties, onder druk. Dit betekent dat het stellen van prioriteiten voorlopig nog aan de orde blijft. Naast het werven van mensen is het belangrijk om huidige medewerkers te behouden. De organisatieontwikkeling moet daaraan bijdragen en ook dit zal financiële consequenties hebben. De wereld is turbulent, de samenleving is op macro en microniveau in verandering en we hebben in toenemende mate te maken met mondiale crises die zijn weerslag ook op onze gemeenten, dus de organisatie blijven houden. Na de vorming van nieuwe gemeenteraden en colleges in gemeente De Wolden en gemeente Hoogeveen, staat de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (SWO) voor nieuwe opdrachten vanuit beide gemeenten en de uitwerking daarvan in de komende jaren. Deze zijn financieel zichtbaar in de begroting 2024, inclusief de meerjarenraming 2025-2027. Het gaat hier om een hogere bijdrage aan de SWO van € 2.548.000 welke voor de beide gemeenten budgetneutraal zijn omdat deze al in de begroting van beide gemeenten zijn opgenomen.

Ook de financiële gevolgen van de CAO leidt tot een aanzienlijk hogere bijdrage (ca. € 5,5 mln.) aan de SWO. We gaan ervan uit dat de beide gemeenten hiervoor vanuit het Rijk worden gecompenseerd. Vooruitlopend op de organisatieontwikkeling, inclusief de eerder aangekondigde scan op benodigde investeringen voor een goede informatiehuishouding, wordt er dagelijks gewerkt aan het verder op orde brengen van de bedrijfsvoering. In deze begroting is hiervoor een aanvullend budget opgenomen van € 800.000. Daarnaast constateren we dat er weinig ruimte zit in de organisatie om nieuwe of extra dingen op te pakken. Dit zien we in het bijzonder terug in het fysieke domein. We gaan de komende tijd in beeld brengen waar het echt knelt wat mogelijk leidt tot een begrotingswijziging. Door de inflatie zijn wij genoodzaakt om op een aantal budgetten indexatie toe te passen. Hierbij is het uitgangspunt om realistisch te begroten. In totaal gaat het om een bedrag van € 815.000. Eventuele effecten op de SWO, die voortvloeien uit de begrotingen 2024 van beide gemeenten, worden met een begrotingswijzing op deze begroting verwerkt.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

2. Uitgangspunten en financieel kader

Begroting 2024

De gemeenteraden van De Wolden en Hoogeveen hebben de gelegenheid om een zienswijze op deze begroting in te dienen, waarna wij deze zullen vaststellen.

2. Uitgangspunten en financieel kader 2.1 Uitgangspunten opstellen begroting Financiële richtlijnen Bij de totstandkoming van de SWO is de begroting opgesteld op basis van de inbreng van beide gemeenteraden. Bij het opstellen van de Meerjarenbegroting 2024-2027 hebben we rekening gehouden met het formaliseren van ontwikkelingen, zoals opgenomen in de begrotingen 2023 van beide gemeenten en met ontwikkelingen op basis van nieuwe inzichten, zoals de jaarrekening 2022 van de SWO. De colleges van de gemeenten De Wolden en Hoogeveen hebben een kader meegegeven voor de opstelling van de begroting van de SWO: • Ga uit van een beleidsarme begroting bij beide gemeenten. • Zelfs bij onvermijdelijke uitgaven wordt gekeken of er toch voorstellen gedaan kunnen worden om deze binnen de begroting op te vangen. Op basis van deze ontwikkelingen en nieuwe inzichten onderkennen wij de volgende financiële kaders: • Actualisatie van de loonsom • Cijfermatig is de begroting 2023 de basis voor de Meerjarenbegroting 2024-2027. • Formaliseren van ontwikkelingen uit 2022. Het gaat om besluiten die in 2022 in beide gemeenten zijn genomen en waarbij er geen begrotingswijzing is gemaakt voor de SWO. Binnen de begroting van beide gemeenten gaat het over bestaande budgetten en verloopt dus budgettair neutraal voor beide gemeenten. Bijlage 1 geeft een specificatie van deze besluiten.

• Cao-ontwikkelingen 2023 en 2024 We maken onderscheid tussen loon- en prijscompensatie. Gemeenten ramen hun algemene uitkering uit het Gemeentefonds doorgaans op basis van constante prijzen. Dit betekent dat we de meerjarenramingen hiervan corrigeren voor loon- en prijsstijgingen. De loonstijging als gevolg van de cao voor beide gemeenten wordt gecompenseerd via het Gemeentefonds. Met dit uitgangspunt bepalen we ook de baten en lasten voor de jaren na 2024 op basis van constante prijzen. • Administratief-technisch Het salaris van personeel dat nog niet op het maximum van de functieschaal zit, stijgt jaarlijks met één periodiek. De organisatie kent een bijzondere financieringssystematiek. Er wordt gewerkt met het destijds gekozen uitgangspunt om alleen de werkelijke kosten in te brengen en jaarlijks met de partijen af te rekenen. Dit houdt in dat de stijging jaarlijks berekend en ingebracht wordt. • Extra taken en speerpunten Deze begroting is opgesteld op basis van de begroting 2023 van beide gemeenten. Echter, de volgende ontwikkelingen kunnen niet binnen de bestaande begroting worden opgevangen, maar zijn wel noodzakelijk: inkoop, verzekeringen, communicatie, administratie subsidies, recruiters, afhandeling webcare, reisdocumenten, advies participatie, audit Wet Politie gegevens, en een monitoring-response systeem op het gebied van informatieveiligheid en privacy.

• Actualisatie van de overige budgetten Voor de overige budgetten (materiële kosten) gaan we uit van de meest actuele prijzen/ kosten, zoals uit de jaarrekening 2022 blijkt. Het gaat hierbij om indexering van energie, brandstofkosten, schoonmaakkosten, software, onderhoud van automatiseringsmiddelen en de kosten voor het onderhoud van transportmiddelen.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Begroting 2024

2. Uitgangspunten en financieel kader

2.2 Financieel kader Toekomstige investeringen In de begroting vermelden we de investeringen voor de komende jaren. We activeren vervolgens deze investeringen en schrijven ze af. Daarbij vindt de dekking van de rente en afschrijving zoveel mogelijk plaats binnen de bestaande financiële ruimte (vrijval kapitaallasten). In de praktijk blijkt dat de nieuwe kapitaallasten hoger zijn dan de vrijvallende kapitaallasten als gevolg van jaarlijkse prijsstijgingen. Daarom nemen we in de begroting 2024 een raming op, rekening houdend met de vrijvallende kapitaallasten en de nieuwe kapitaallasten volgens de investeringsplanning. Om praktische (administratieve) redenen rekenen we nieuwe investeringen die uitsluitend ten laste van één van de twee gemeenten komen ineens af. Dit betekent dat de betreffende gemeente deze bijdrage in financiële activa van derden (SWO) op de balans brengt (activeert) en de kapitaallasten op de eigen begroting raamt. Alle nieuwe investeringen waarbij sprake is van gemeenschappelijk gebruik van voorzieningen door beide gemeenten en de SWO, brengen we in bij de SWO. Het gaat dan om facilitaire zaken zoals inventaris en om investeringen in informatiseringsmiddelen en ICT. Belangrijke argumenten hiervoor zijn: • Het beheer en onderhoud.

• Spreiding van vervangingsinvesteringen over meerdere jaren, (hiermee spreiden we de jaarlijkse kosten, maar ook de benodigde capaciteit voor de uitvoering). • Een eenduidige financieringsmethodiek. Incidentele baten en lasten De organisatie verwacht in 2024 geen incidentele baten of lasten.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

3. Programma Bedrijfsvoering

Begroting 2024

3. Programma Bedrijfsvoering In 2022 heeft de directie een organisatie ontwikkeltraject ontworpen “Samen op weg naar ons Wij-land”. Het bestuur van de SWO heeft dit omarmd. Voor 2024 is dit het vertrekpunt voor onze opgaven. Missie en visie Begin 2023 zijn een herijkte missie en visie voor de SWO gepresenteerd: Missie:

Samen de leefbaarheid bevorderen voor alle mensen die wonen, werken en meedoen in De Wolden en Hoogeveen.

Visie:

We werken samen vanuit één organisatie door verbinden, vertrouwen, en eigenaarschap aan een passende dienstverlening en een professionele en motiverende werkomgeving.

Uit onze visie zijn drie kernwaarden gedestilleerd die leidend worden in de dagelijkse praktijk van onze SWO: verbinden, vertrouwen en eigenaarschap (VVE). Pijlers In 2024 staat de organisatieontwikkeling in het teken van verdere versteviging van het fundament. De daartoe benoemde pijlers werken door in de gehele organisatie, maar vinden hun zwaartepunt in de onderdelen die zich primair richten op bedrijfsvoering. Welke pijlers onderscheiden we? •

Aantrekkelijk werkgeverschap: daarmee versterken we de arbeidsmarktpositie van de SWO in relatie tot ons huidige en toekomstige personeel.

•

Processen & informatie: daarmee richten we onze informatiehuishouding op een hedendaagse manier in waardoor onze dienstverlening een impuls krijgt.

•

Sturingslijnen: daarmee maken we duidelijk wie waarover gaat. We onderscheiden daarbij lijnsturing, projectsturing en sturing op bestuurlijke programma’s. Voor dat laatste kennen we vanaf maart 2023 een nieuw samenwerkingsmodel met een bestuurlijk overleg en een ambtelijk overleg.

•

Persoonlijk leiderschap: via het operationaliseren van de kernwaarden vertrouwen, verbinden en eigenaarschap professionaliseren we niet alleen onze leidinggevenden, maar alle medewerkers van de SWO.

De organisatieontwikkeling raakt grote delen van de bedrijfsvoering, maar niet alles. Mede daarom kiezen we ervoor de indeling van de begroting te laten zoals die is: per onderdeel en niet per pijler.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Begroting 2024

3. Programma Bedrijfsvoering

De komende tijd worden de plannen voor de organisatieontwikkeling verder uitgewerkt en hiervoor wordt separaat besluitvorming voorgelegd. Trends en ontwikkelingen in de bedrijfsvoering We zien ons geconfronteerd diverse maatschappelijke onderwerpen en ontwikkelingen: • De komst van de Omgevingswet. • De komst van de Wet open overheid. • De stijging van energie- en grondprijzen met effecten voor minima en ondernemers. • De druk op de woningmarkt. • De digitalisering en gevolgen voor informatievoorziening, informatieveiligheid en privacy. • De tendens van regionalisering en economische clustering. • Klimaat en energie. Het gaat om energietransitie, klimaatadaptatie en circulaire economie. • Voortzetting van regionale samenwerking. • Toenemende inzet van beide gemeenten op participatie. Kaders In de kaderbrieven van de beide gemeenten worden keuzes gemaakt over de mate van uitvoering van deze ontwikkelingen. Dit heeft voor de begroting 2024 zijn weerslag op de organisatie en de kwantitatieve en kwalitatieve capaciteit. De effecten zijn niet financieel vertaald in deze begroting maar zullen met een aparte begrotingswijziging worden voorgelegd. Naast deze maatschappelijke onderwerpen en ontwikkelingen zien we een nog steeds toenemende druk op de arbeidsmarkt, waardoor het op meerdere terreinen steeds moeilijker wordt om vacatures structureel of zelfs tijdelijk in te vullen.

Dit betekent dat het waarmaken van onze ambities steeds lastiger wordt. Daarom zullen we voorlopig nog prioriteiten moeten stellen. Relevante beleidskaders De SWO voert activiteiten uit binnen de volgende gestelde kaders: 1. Gemeenschappelijke regeling 2. Kostenverrekenmodel 3. Besluit mandaat, volmacht en machtiging 4. Treasurystatuut 5. Financiële verordening 6. Budgethoudersregeling 7. Inkoop- en aanbestedingsbeleid 8. Diverse personeelsregelingen 9. Controleverordening 10. Missie, visie en contourennota 11. Visie Dienstverlening 2021-2025 12. Visie op Informatieveiligheid & Privacy 13. Strategisch en Tactisch beleid Informatieveiligheid & Privacy 14. Visie op Informatievoorziening (iVisie) 15. Informatiebeleid 16. Visie moderne werkomgeving 17. IT-strategie 18. Visiedocument juridische kwaliteit 19. Nota klachtbehandeling 20. Integriteitsbeleid 21. Veiligheidsbeleid (kantoor)gebouwen en buitendienstlocaties SWO

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

2015 2014 2022 2015 2020 2015 2022 2015/16/17/18/20/21/22 2015 2014 2021 2022 2022 2019 2019 2020 2020 2016 2017 2020 2020

3. Programma Bedrijfsvoering

Begroting 2024

3.1 Dienstverlening Trends en ontwikkelingen Verwachtingen van de samenleving Diverse technologische en maatschappelijke ontwikkelingen veranderen de dienstverlening en de omgang van inwoners en ondernemers met de gemeente. Het publiek verwacht dat de gemeente hetzelfde serviceniveau kan bieden als commerciële bedrijven. Ook willen mensen meedenken over en invloed hebben op oplossingen voor hun eigen vraagstuk. Hierin verwachten ze een betrouwbare partner die samen met hen optrekt en hen begeleidt. Daarnaast willen en kunnen ze meer vanuit eigen (online) regie zakendoen met de gemeente. Dit vraagt wat van de digitale oplossingen. Gevolg is dat er minder bezoek aan de balie komt en ook hoeven medewerkers minder op bezoek bij klanten. Tot slot kan de gemeente steeds beter data benutten bij het oplossen van vraagstukken van inwoners en ondernemers. Sociaal domein Door inflatie en hogere energielasten en, als gevolg daarvan, verminderde koopkracht of zelfs schulden, gaan inwoners mogelijk meer dan andere jaren een beroep doen op de dienstverlening in het sociale domein. Want in het algemeen blijft het niet alleen bij schulden; we zien dan vaak ook de inzet van jeugdzorg en WMO-voorzieningen en Inkomensvraagstukken toenemen. Dit vraagt een organisatie die snel in kan spelen op actuele problematiek en hierin adequaat kan handelen.

Fysieke omgeving Op 1 januari 2024 treedt de Omgevingswet in werking. De uitvoering ervan raakt de dienstverlening. Zo vraagt dit om het beleid integraal op elkaar af te stemmen, zodat het kader helder is voor onze inwoner en ondernemer. Vervolgens kunnen gebiedsontwikkelingen en initiatieven tot stand komen binnen vernieuwde processen en procedures. Dit geheel moet bijdragen aan de maatschappelijke opgaven met betrekking tot wonen, klimaat en energie. Effect arbeidskrapte op de dienstverlening Op dit moment is er in ons land grote spanning op de arbeidsmarkt. Er is minder capaciteit beschikbaar voor het werk dat er is. Iedere werkgever lijkt hier mee te kampen. Dat geldt ook voor de SWO en het heeft gevolgen in de uitvoering van diensten. Want het niet kunnen beschikken over voldoende en/of gekwalificeerde medewerkers heeft effect op het niveau van onze dienstverlening, bijvoorbeeld op de snelheid van reageren en afhandelen van vragen, op de kwaliteit van diensten en op de bereikbaarheid van medewerkers.

Wat gaan we doen in 2024? De SWO werkt vooral aan passende dienstverlening. Dit doen we aan de hand van een uitvoeringsagenda. Concernbreed agenderen we hierop de volgende thema's: Doorontwikkeling van de digitale dienstverlening, waaronder de inzet op webcare. Inclusieve dienstverlening, zodat iedereen gemakkelijke toegang heeft tot en gebruik kan maken van onze diensten. Dit betreft zowel fysieke als digitale toegankelijkheid. Vergroten en op peil houden van de klantgerichte communicatieve vaardigheden van medewerkers SWO. Dit doen we door bijvoorbeeld de pilots die we eerder op het gebied van klantgericht schrijven gestart zijn verder uit te breiden. Optimalisatie van veelvoorkomende klantprocessen met als doel dat het proces duidelijk en transparant is voor de klant. Doorontwikkeling van het klantonderzoek door het continu ophalen van klantervaringen over onze dienstverlening. Dit doen we vanuit transparantie en een positieve leer-en verbetergedachte.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Begroting 2024

3. Programma Bedrijfsvoering

Verder de basis op orde brengen van de bedrijfsvoering In de reguliere bedrijfsvoering zien we knelpunten die de dienstverlening in de weg staan. Om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen zien we op vijf onderwerpen de volgende onoverkomelijke inzet: Webcare Op de social-mediakanalen van beiden gemeenten komen regelmatig vragen, opmerkingen en klachten van inwoners en ondernemers binnen. Op dit moment krijgen deze inwoners en ondernemers geen reactie en wordt een melding die via social-media gedaan wordt niet opgepakt. Door inkomende vragen, klachten en andere berichten die via social-media binnenkomen bij het KCC te behandelen, wordt onze dienstverlening verbeterd. Om de afhandeling goed in te regelen is 1 fte aan extra capaciteit nodig om deze service goed in te richten en uit te voeren. Dit komt uit op een jaarlijks budget van € 67.000. Activiteit

Webcare 2024

Middelen loonsom

2025

2026

2027

€ 67.000

I/S -

Incidenteel

€ 67.000 Structureel

Communicatie Tot op heden richt de communicatie vanuit de organisatie zich op het informeren, en het voeren van de dialoog met de samenleving. Interne communicatie binnen de SWO is een belangrijk instrument voor het slagen van interne (organisatie) ontwikkelingen. Tot op heden is hier geen capaciteit voor beschikbaar. Om tot een goede interne communicatiestructuur te komen en leidinggevenden, projectleiders en medewerkers te ondersteunen in de interne communicatie is structureel 1,56 fte extra capaciteit nodig. Dit komt uit op een jaarlijks budget van € 123.000. Activiteit

Communicatie 2024

Middelen loonsom

2025

2026

2027

€ 123.000

I/S -

Incidenteel

€ 123.000 Structureel

Subsidies Het beoordelen, toekennen en vaststellen van subsidies en het uitvoeren van subsidieregelingen is één van de taken van beleidsadviseurs. Daar waar het eenvoudige en gestandaardiseerde subsidies zijn, voert het subsidiebureau deze uit. Voor de vorming van het subsidiebureau is in een eerder stadium al middelen ter beschikking gesteld. Voor de subsidies die worden verwerkt is geen administratieve ondersteuning beschikbaar wat maakt dat beleidsadviseurs naast de inhoudelijke toetsing belast zijn met het controleren van gegevens, verzenden van rappelbrieven etc. Dat legt een zodanig beslag op de beleidscapaciteit dat we aan onze kerntaak niet toekomen. Beleidswerkzaamheden blijven nu liggen. Om dit knelpunt op te lossen is 24 uur administratieve ondersteuning noodzakelijk. De jaarlijkse kosten bedragen € 41.000. Activiteit

Administratieve ondersteuning subsidies 2024

Middelen loonsom

2025

2026

2027

€ 41.000

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

I/S -

Incidenteel

€ 41.000 Structureel

3. Programma Bedrijfsvoering

Begroting 2024

Reisdocumenten In 2014 is de geldigheidstermijn van reisdocumenten boven de 18 jaar van 5 jaar naar 10 jaar gegaan. Dit heeft ervoor gezorgd dat in de jaren 2019 tot en met 2023 minder aanvragen waren (huidige afgifte ca 5.100 per jaar) en dat er in de jaren 2024 tot en met 2028 weer een flink groter aantal aanvragen zullen zijn (ca € 14.000 per jaar). De toename van aanvragen zorgt voor een toenemende klantenstroom waar de reguliere personele bezetting niet op afgestemd is. Er is in de jaren 2024- 2028 meer inzet van personeel nodig om de afgifte van de aanvragen binnen de afgesproken levertijd te kunnen garanderen en extra wachttijd te voorkomen. Voor de beide gemeenten staan hier extra legesinkomsten tegenover van naar inschatting € 294.000 per jaar. Activiteit

Reisdocumenten 2024

2025 -

Middelen loonsom

2026 -

2027 -

I/S -

Incidenteel

€ 91.000 € 107.000 € 134.000 € 125.000 Structureel

Participatiewet We zien al langere tijd een taakverzwaring als gevolg van ontwikkelingen in de Participatiewet, armoede en schuldhulpverlening. We zien een verbreding van onze inzet op dit domein naar het vraagstuk bestaanszekerheid. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat inwoners van De Wolden en Hoogeveen kunnen nadenken over de dag van morgen, en niet alleen maar bezig hoeven te zijn met wat je vandaag moet doen om te overleven. Dat vraagt om een goede uitvoering van onze basistaken maar vraagt ook een veel bredere samenwerking in de keten. Op dit moment zijn er twee beleidsadviseurs actief op dit domein voor De Wolden en Hoogeveen. Dit is nog geënt op de periode van voor de taakverzwaring. Wij willen dit structureel uitbreiden met 1 fte. De kosten hiervan bedragen € 100.000. Activiteit

Inzet Participatiewet 2024

2025 -

Middelen loonsom

2026 -

2027 -

I/S -

Incidenteel

€ 100.000 € 100.000 € 100.000 € 100.000 Structureel

3.2 Human resource management Trends en ontwikkelingen De ontwikkelingen die op ons afkomen vragen veel van ons als organisatie en van onze medewerkers. Denk hierbij aan de opgave voor voldoende woningbouw in beide gemeenten, de energietransitie en de komst van de Omgevingswet. Het vraagt intensieve en vernieuwde samenwerking intern, maar ook extern met onze samenwerkingspartners. Daarnaast is de behoefte aan personeel groter dan we kunnen leveren in de krappe arbeidsmarkt. Ook onze interne organisatie is volop in ontwikkeling. Op het gebied van HRM vragen de actuele en meerjarige organisatieontwikkelingen de nodige inzet, middelen en capaciteit waar het gaat om opleiden en ontwikkelen, verbeteren van onze positie als aantrekkelijk werkgever (recruitment, inzet op goede onboarding, aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, helder en samenhangend HR-beleid) en de inrichting van de sturingslijnen en leiderschapsstructuur.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Begroting 2024

3. Programma Bedrijfsvoering

Wat gaan we doen in 2024? We blijven inzetten op het binden en boeien van onze huidige medewerkers en op het aantrekken en behouden van nieuw personeel. Tegelijkertijd vragen de ontwikkelingen van onze bestuurders, inwoners en ondernemers geduld, begrip en een reëel beeld van wat we als organisatie kunnen leveren. De komende tijd blijven we met veel inzet en creativiteit werken aan een duurzame en efficiënte inrichting van werkzaamheden en teams binnen een veranderende omgeving. We stimuleren en faciliteren ook in 2024 de goede gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers en blijven investeren in het ontwikkelen van belangrijke vaardigheden. Elke medewerker heeft een eigen verantwoordelijkheid voor haar of zijn loopbaan en de stappen hierin. Voor HRM is de volgende inzet noodzakelijk: Recruiters Met de inzet van recruiters kunnen we de arbeidsmarkt gerichter benaderen. Ook blijven we aandacht houden voor arbeidsmarktcommunicatie en slimme/effectieve manieren van werven. De inzet van recruiters continueren we in 2024 en 2025, en dus is verlenging van de huidige inzet van 2 fte nodig en daarna beoordelen we of dit structureel gemaakt moet worden. Daarom vragen we voor 2 jaar incidenteel een budget van € 190.000. Activiteit

Recruitment 2024

Middelen loonsom

2025

2026

€ 190.000 € 190.000 -

2027

I/S

Incidenteel

Structureel

Secretariaat directie Met ingang van 2022 heeft de SWO twee directeuren die gezamenlijk de directie voeren over de SWO. Als gevolg hiervan heeft ook uitbreiding plaatsgevonden van de secretariële ondersteuning van de directie. Voor 2022 en 2023 wordt dit opgevangen binnen de loonsom. Met het bestuur van de SWO is besproken dat in samenhang met de organisatieontwikkeling de sturingslijnen van de organisatie wordt verbeterd. Dat wil zeggen dat alle managementposities met bijbehorende ondersteuning tegen het licht wordt gehouden. Dit zal in 2024 zijn beslag krijgen. Mocht hieruit blijken dat de uitbreiding van de secretariaat directie niet langer binnen de loonsom opgevangen kan worden, dan wordt op dit punt teruggekomen. Vooralsnog is onze inzet erop gericht de heroverweging budgetneutraal door te voeren. HR-21 ontwikkelingen In 2022 heeft een herwaardering plaatsgevonden van de functies van WMO- en Inkomensconsulenten. Dit heeft geleid tot een gewijzigd functieprofiel en daarmee hogere inschaling. De kosten hiervan bedragen € 33.000. Activiteit

Middelen loonsom

HR-21 ontwikkelingen 2024

2025

2026

2027

Incidenteel

€ 33.000

Structureel

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

I/S

3. Programma Bedrijfsvoering

Begroting 2024

3.3 Informatievoorziening, informatieveiligheid & automatisering Trends en ontwikkelingen Beide gemeenten en de SWO staan voor grote maatschappelijke en strategische opgaven op het gebied van informatievoorziening en informatieveiligheid. Wetgeving en landelijke programma’s We zien de laatste jaren een toename in Europese en landelijke (wettelijke) trajecten, gericht op een open, transparante, betrouwbare en efficiënte overheid, het versnellen van digitale dienstverlening en versterken van het digitaal fundament. Dit betreft diverse wetten zoals de Omgevingswet en Wet open overheid, de Digitale agenda 2024, de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU) 2020-2024 en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Bestuurlijke opgaven vanuit de bestuursakkoorden en crises Maatschappelijke, digitale en technische ontwikkelingen volgen elkaar snel op. Dit heeft grote impact op de wijze waarop de dienstverlening van de gemeenten wordt vormgegeven en de manier van (samen)werken binnen de organisatie en met ketenpartners. De informatiepositie van de gemeenten en SWO moet versterkt worden, zodat beleids- en besluitvorming, monitoring en evaluatie goed ondersteund worden door de juiste gegevens bij grote vraagstukken als wonen, energie, armoede en migratiebeleid. Informatieveiligheid & Privacy Het waarborgen van privacy en informatieveiligheid wordt steeds belangrijker.

De gemeenten en SWO beschikken over veel data van inwoners en ondernemers en we hebben hun vertrouwen gekregen hier goed mee om te gaan. De dreiging van misbruik van persoons- en bedrijfsgegevens wordt de laatste jaren groter door bijvoorbeeld hackpogingen, ransomware, identiteitsfraude of verhandelen van privégegevens. Door de toenemende digitalisering wordt ook de afhankelijkheid van gegevens en systemen groter. De risico's voor de bedrijfscontinuïteit, financiële schade of imagoschade nemen daardoor toe (zie gebeurtenissen als bij gemeenten Hof van Twente en Buren, GGD of stad Antwerpen). Wat gaan we doen in 2024? Bovenstaande opgaven en ontwikkelingen hebben grote impact op de vormgeving van de externe dienstverlening, het inrichten van de bedrijfsvoeringsprocessen en -systemen én vraagt veel van de medewerkers. Om deze ambities te realiseren, moet de slagkracht van de SWO flink worden vergroot. Om te bepalen waar de organisatie staat en wat nodig is om de slagkracht te realiseren, wordt een scan uitgevoerd in 2023. Het is noodzakelijk om de IT-processen en governance (sturing) te moderniseren om de ambities te kunnen realiseren. Het bestuur van de SWO heeft via eerdere begrotingen al de eerste incidentele en structurele middelen ter beschikking gesteld voor het pakket aan maatregelen dat genomen moet worden ten aanzien van informatieveiligheid.

Een deel van de veiligheidsmaatregelen (vanuit risicoanalyses, BIO en AVG) is ingevoerd, maar de basis is nog niet op orde. De risico's zijn daardoor nog niet tot een acceptabel niveau teruggebracht. Het bewaken van risico's en nemen van aanvullende maatregelen is daarmee een continu proces geworden. Op het gebied van informatievoorziening, informatieveiligheid en automatisering is in 2024 en daarna in ieder geval de volgende inzet noodzakelijk: IT Strategie Waar in 2022 een ontwerp en een routekaart is opgesteld voor een migratie naar de cloud, en in 2023 een groot deel van de transitie plaatsvindt, moet in de loop van 2024 de overgang naar de cloud worden gerealiseerd. Realisatie in 2024 is belangrijk om te voorkomen dat voor netwerkbeveiliging en dataopslag nog moet geïnvesteerd op de infrastructuur zoals die nu is.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Begroting 2024

3. Programma Bedrijfsvoering

Indexering software/onderhoudskosten De kosten nemen jaarlijks toe door indexatie die toeleveranciers doorbereken aan gebruikers. De kosten voor software/onderhoud voor 2023 waren € 2.475.622. De indexering voor 2022 bedroeg 2,4%. De VNG is op dit moment bezig is met de voorwaarden te bepalen voor de GIBIT 2023 als opvolger van de GIBIT 2020, in de GIBIT 2023 zal de leidraad voor de jaarlijkse door te voeren indexering door leveranciers worden gebaseerd op de DPI (Diensten Prijs Index) hoofdcategorie. In de GIBIT 2023 zal een indexering van 7,1% gehanteerd gaan worden. Planning is dat de GIBIT 2023 voor de zomer van dit jaar wordt gelanceerd. Dit betekent een structurele verhoging van het budget met € 120.000. Activiteit

Middelen overige budgetten

7,1% Indexatie software licentiekosten 2024

2025

2026

2027

I/S Incidenteel

€ 120.000 € 120.000 € 120.000 € 120.000 Structureel

Uitbreiding software/onderhoudskosten De kosten voor onderhoud en beheer software zijn als gevolg van indexatie met € 243.000 toegenomen. Activiteit

Middelen overige budgetten

Software/onderhoud 2024

2025

2026

2027

€ 243.000

I/S Incidenteel

€ 243.000 € 243.000 € 243.000 Structureel

Monitoring & Response systeem In het eerste kwartaal van 2023 is een risicobehandelplan uitgewerkt. Daarin staat de op dit moment bekende dreigingen/risico's en de vereiste tegenmaatregelen. Dit risicobehandelplan wordt in een separaat voorstel voorgelegd aan directie en bestuur SWO (streven: mei 2023), inclusief een begroting van de incidentele en structurele middelen voor 2023 en verder. Een van de noodzakelijke beveiligingsmaatregelen is een systeem voor monitoring & response, dat tijdig 'kwaadaardige acties' binnen het netwerk en onze applicaties signaleert. Vooruitlopend op het totale risicobehandelplan is het onoverkomelijk nu al rekening te houden met de kosten voor dit systeem: structureel € 85.000 per jaar. Activiteit

Middelen Informatieveiligheid

Monitoring & Response systeem I/S

2024

2025

2026

2027

Incidenteel

€ 85.000

Structureel

Indexering consultancy De kosten nemen jaarlijks toe door indexatie die leveranciers doorbereken aan gebruikers. Het exploitatiebudget voor consultancy was in 2022 € 185.161. De indexering voor 2024 bedraagt 8% en heeft een structureel effect, waardoor het budget niet meer toereikend is. Dit betekent een structurele verhoging van het budget met € 15.000.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

3. Programma Bedrijfsvoering

Activiteit

Middelen overige budgetten

Begroting 2024

8% Indexatie consultancy kosten 2024

2025

2026

2027

I/S

Incidenteel

€ 15.000

Structureel

Indexering reparatie en onderhoud De kosten van automatiseringsmiddelen nemen jaarlijks toe door indexatie die leveranciers doorberekenen aan gebruikers. Het exploitatiebudget voor reparatie en onderhoud was in 2022 € 82.900. De indexering voor 2024 bedraagt 8% en heeft een structureel effect, waardoor het budget niet meer toereikend is. Dit betekent een structurele verhoging van het budget met € 6.600.

3.4 Facilitaire dienstverlening Op het gebied van facilitaire dienstverlening is een aantal veranderingen zichtbaar die (grote) gevolgen kunnen hebben voor de begrotingen voor de komende jaren. Moderne werkomgeving In 2024 gaan wij de pilot Moderne werkomgeving in het Raadhuis afronden en evalueren. Vervolgens gaan wij de eventuele aanpassingen op het concept doorvoeren voor het Raadhuis. Verder willen wij starten met de uitvoering van de Moderne werkomgeving voor het gemeentehuis in Zuidwolde: vervangen van een deel van het meubilair, vloerbedekking, inrichten ontmoetingsruimten en vergaderruimten. Thuiswerkfaciliteiten In 2024 gaan wij verder met het vervangen van de thuiswerkfaciliteiten. Zowel met deze vervanging, als met het vervolg op de Moderne Werkomgeving, wordt mede invulling gegeven aan aantrekkelijk werkgeverschap. Aanbestedingen Wij gaan verschillende onderdelen opnieuw aanbesteden. Dit betreft bijvoorbeeld de koffievoorziening en bedrijfskleding. Op het gebied van facilitaire dienstverlening is de volgende inzet onontkoombaar: Activiteit

Middelen overige budgetten

8% Indexatie kosten reparatie en onderhoud 2024

2025

2026

2027

I/S

Incidenteel

€ 6.600

Structureel

Indexatie facilitaire kosten De kosten voor schoonmaak, abonnementen en lidmaatschappen en de kosten van consumptieve artikelen en de cateraar (bij recepties, raads- en collegevergaderingen) stijgen met 5% door indexatie. Dit betekent een toename van de kosten met € 40.000. Dit is onontkoombaar.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Begroting 2024

Activiteit

Middelen overige budgetten

3. Programma Bedrijfsvoering

Indexatie schoonmaakkosten, abonnementen, en consumptieve artikelen 2024

2025

2026

2027

€ 40.000

I/S Incidenteel

€ 40.000 Structureel

Indexatie Afdruk en Repro De kosten voor Afdruk en Repro stijgen met 18%. Dit betekent een toename van de kosten met € 23.400. Dit is onontkoombaar. Activiteit

Middelen overige budgetten

Indexatie Afdruk en Repro 2024

2025

2026

2027

Incidenteel

€ 23.400

Structureel

I/S

Indexatie Onderhoud en Aanschaf planten De kosten voor Onderhoud en Aanschaf planten en kantoorartikelen stijgen gemiddeld met 13%. Dit betekent een toename van de kosten met € 10.000. Dit is onontkoombaar. Activiteit

Middelen overige budgetten

Indexatie Onderhoud en Aanschaf planten 2024

2025

2026

2027

Incidenteel

€ 10.000

Structureel

I/S

3.5 Planning & control In 2024 zullen we weer een stap verder zijn met de verdere verbeteringen die in het voorafgaande jaar in gang zijn gezet. Een betere grip op risico’s, het beter kunnen benutten van kansen en een betere doorkijk naar de langere termijn met een hogere mate van betrouwbaarheid. In 2023 hebben we onze eerste ervaringen opgedaan met de rechtmatigheidsverantwoording van de beide colleges en het bestuur van de SWO. Naar verwachting zullen we, gebaseerd op de betreffende ervaringen verdere verbeteringen aan kunnen brengen in onze bedrijfsvoering en de daaraan gerelateerde voorschriften, regels en procedures. Met al deze stappen komen we in de richting van een moment waarop we met een gerust hart een In Control Statement (ICS) af kunnen geven.

3.6 Juridische zaken Op basis van het Visiedocument Juridische Kwaliteit wordt continu gewerkt aan het juridisch in control zijn van de SWO en de beide gemeenten. Dit gebeurt door middel van juridische ‘hard controls’ (zoals verplichte formats regelgeving, randvoorwaarden voor mandaten en wekelijkse check op collegevoorstellen) en ‘soft controls’ (zoals een juridisch netwerk, een juridisch kwaliteitsoverleg en SKIK trainingen). De juridische kaders zijn vastgelegd in een Handboek juridische kwaliteitszorg en control. De verdere doorontwikkeling van juridische control in 2024 vindt plaats in nauwe samenwerking met andere controllers en de rest van de organisatie via o.a. het breed controllers overleg.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

3. Programma Bedrijfsvoering

Begroting 2024

Budget juridische zaken en externe deskundigheid Er is een budget juridische zaken en externe deskundigheid. Dit budget wordt ingezet voor zowel de gemeenten De Wolden en Hoogeveen als de SWO. Daaruit worden ingeschakelde advocaten en externe juridische adviseurs betaald. Ook de proceskostenvergoedingen die betaald moeten worden bij een gegrond bezwaar of beroep worden uit dit budget betaald. Het budget is sinds de start van de SWO vastgesteld op € 60.000. De laatste 2 jaren lukte het niet om binnen dit budget te blijven. Daarom wordt voorgesteld om dit budget op te hogen tot € 75.000 en daarna jaarlijks te indexeren. Activiteit

Middelen overige budgetten

Verhoging budget juridische zaken en externe deskundigheid 2024

2025

2026

2027

I/S

Incidenteel

€ 15.000

Structureel

Verzekeringen In de begroting 2023 van de SWO is aangegeven dat de verzekeringsfunctie verandert. Dit komt onder andere door: • Het aantal verzekeringen neemt toe (in de afgelopen 5 jaar met 20% gestegen). • Het pro-actief adviseren levert inmiddels zo’n 100 verzoeken per jaar op om mee te denken vanuit verzekeringen. • Naast de toename van het aantal verzekeringen vraagt de inhoud ook steeds meer expertise. • Verzekeraars worden kritischer, het aanbestedingsproces ingewikkelder en inhoudelijk worden de verzekeringsoplossingen ook complexer. Hierdoor wordt de werklast verhoogd en is de bestaande capaciteit niet meer toereikend. Daarvoor zijn in 2023 incidenteel middelen beschikbaar gesteld. Met als opdracht om uit te zoeken of het uitbesteden van onderdelen van de verzekeringsfunctie geen optie/oplossing zou kunnen zijn. Dit onderzoek is uitgevoerd. Uit het onderzoek (onderdeel aansprakelijkheid) blijkt dat uitbesteden hiervan een optie is, maar dat de kosten en voordelen niet opwegen tegen het verhogen van de huidige capaciteit van het team verzekeringen. Om de informatie en processen op orde te houden, is het noodzakelijk om de formatie vanaf 2024 structureel te verhogen met 0,22 fte. Activiteit

Middelen capaciteit

Verhoging capaciteit verzekeringen 2024

2025

2026

2027

I/S

Incidenteel

€ 20.000

Structureel

Versterken inkoopadviesfunctie SWO In 2021 heeft een onderzoek naar de inkoopfunctie binnen de SWO plaats gevonden door Procurance. Deze resultaten zijn in het 2e kwartaal van 2022 gedeeld met de directie en het bestuur van de SWO. Op basis van dit onderzoek hebben de inkoopadviseurs daarvan een transitieplan opgesteld. Nadat het transitieplan is vastgesteld kan worden gestart met de uitvoering en implementatie. De doelen/resultaten die we willen bereiken met het transitieplan zijn: • De rechtmatigheid bij uitvoeren van de aanbestedingen is geborgd. • Capaciteit inkoopteam is op orde. • Interne inkoopprocessen zijn aangescherpt/vereenvoudigt en uitgerold met aandacht voor: Het in positie brengen van de inkopers in de lijn/alle afdelingen Monitoring inkoopprocessen Communicatie en scholing.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Begroting 2024

3. Programma Bedrijfsvoering

Om het plan uit te voeren en te laten slagen en daarmee de inkoopinformatie en -processen op orde te brengen zijn de volgende middelen nodig: Activiteit

Middelen capaciteit

Verhoging capaciteit inkoopadvies voor hoofd inkoop/ strategisch adviseur 2024

2025

2026

2027

I/S Incidenteel

€ 110.000 € 110.000 € 110.000 € 110.000 Structureel

Audit Wet politiegegevens De uitvoering van een externe audit is een wettelijke verplichting voortvloeiend uit de Regeling periodieke audit Wet politiegegevens (hierna: WPG) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG). Deze externe audit is een vierjaarlijks terugkomende activiteit. Daarnaast zijn wij als organisatie ook gehouden om jaarlijks een interne audit uit te voeren. Deze interne audit zal minder vergaand zijn dan de externe, maar er dient wel tijd en geld voor te worden gereserveerd. De uitvoering van beide gemeenten (Hoogeveen en De Wolden) zijn belegd in de SWO. Om aan de voorgenoemde en aangescherpte wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen is vanaf 2024 en verder structureel € 10.000 aan budget nodig. Activiteit

Middelen capaciteit

Audit WPG 2024

2025

2026

2027

I/S

Incidenteel

€ 10.000

Structureel

3.7 Beheer openbare ruimte - en tractie Tractie - wagenpark In 2020 heeft het Centraal Management Team (CMT) onderzoek laten doen naar alles wat rijdt en rolt in de gemeente (tractie) en de daarbij bijbehorende investeringen. Dit onderzoek is afgerond. Gezien de ontwikkeling in 2022 zijn de brandstof- en materiaalprijzen zeer sterk gestegen met respectievelijk 25% en 20%. Een aanpassing van de begroting is hiervoor noodzakelijk. De prijzen van brandstoffen en onderhoud blijven naar verwachting op dit hoge niveau. Het budget voor brandstoffen wordt daarom structureel met € 150.000 verhoogd. Ook voor onderhoud (o.a. levering materialen) is een structurele verhoging van € 180.000 noodzakelijk. Met het oog op de noodzakelijke verduurzaming van het wagenpark (b.v. personenauto's 100% elektrisch in 2030) wordt in 2023 een actualisatie van het tractieplan uitgevoerd, waarbij ook de onderstaande exploitatiebudgetten voor brandstof en onderhoud worden onderzocht. Activiteit

Middelen overige budgetten

Prijsverhoging benzine en dieselolie 2024

2025

2026

2027

Incidenteel

€ 150.000

Structureel

€ 150.000

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

€ 150.000 € 150.000

I/S

3. Programma Bedrijfsvoering

Activiteit

Begroting 2024

Onderhoud transportmiddelen

Middelen overige budgetten

2024

2025

2026

2027

Incidenteel

€ 180.000

Structureel

€ 180.000

€ 180.000 € 180.000

I/S

Gladheidsbestrijding De kosten voor de gebruikte tractiemiddelen bij gladheidsbestrijding zullen de komende jaren stijgen (zie onderzoek tractie 2023). Er is op dit moment nog geen zicht op de exacte toename. Huur werf Vos van Steenwijklaan De werf voor de buitendienst in Hoogeveen wordt gehuurd (10-jarig contract). Door de inflatie zal de huurprijs met 9% stijgen in 2024, zijnde € 13.500. Activiteit

Huur werf Vos van Steenwijklaan

Middelen overige budgetten

2024

2025

2026

2027

I/S

Incidenteel

€ 13.500

Structureel

3.8 Beleidsindicatoren Onderstaande beleidsindicatoren zijn met ingang van 2018 een verplicht onderdeel van de begroting van gemeenschappelijke regelingen. Alle kosten van de SWO die niet tot de overhead behoren, rekenen we toe aan de programma’s bij de beide gemeenten. Dit maakt dat vergelijking met andere gemeenten op dit onderdeel bijna niet mogelijk is. Dit komt doordat vergeleken wordt met de totale lasten van de SWO in plaats van de begrotingsomvang van beide gemeenten. Beleidsindicator Formule

Rekening Begroting Begroting Begroting Begroting 2022 2023 2024 2025 2026

Begroting 2027

Formatie

Fte per 1.000 inwoners

9,2

9,4

9,8

10,7

Bezetting

Fte per 1.000 inwoners

10,2

9,9

10,3

11,2

15,1%

6,9%

8,8%

Externe inhuur

Kosten als % van totale loonsom Totale kosten van inhuur externen

8.729.244

4.000.000

6.000.000

Overhead kosten

% van totale lasten

35,2%

35,1%

32,3%

Apparaatskosten

Kosten per inwoner

€ 896

€ 837

€ 963

De formatie neemt toe als gevolg van de gemeentelijke opdrachten (30 fte) en de noodzakelijke verbeteringen in de bedrijfsvoering (7,7 fte). De kosten van externe inhuur bedroegen in 2022 € 8,7 miljoen. Dit is onder andere het gevolg van de inzet voor Oekraïne en de krapte op de arbeidsmarkt. In 2024 willen we zoveel mogelijk werk-

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Begroting 2024

3. Programma Bedrijfsvoering

zaamheden met eigen personeel te doen. Om toch realistisch te begroten gaan we uit van € 6 miljoen aan inhuurkosten. Lager dan de realisatie in 2022 maar hoger dan de begroting 2023. De apparaatskosten per inwoner stijgen ten opzichte van de jaarrekening. Dit komt doordat in de prognose er uitgegaan wordt van een minimale toename van het inwoneraantal. Dit terwijl de apparaatskosten, als gevolg van de cao-ontwikkelingen, periodieken en aanvullende opdrachten wel toenemen. Hierdoor stijgen de lasten per inwoner. Definitie fte: Fte is het equivalent van een 36-urige werkweek. Definitie formatie: Betreft de toegestane formatie in fte's van het ambtelijk apparaat van de organisatie voor het begrotingsjaar op peildatum 1 januari of rekeningjaar 31 december. Het gaat om formatieplaatsen, ongeacht of die worden ingevuld door iemand met een vaste aanstelling, een tijdelijke aanstelling of nog openstaan in de vorm van een vacature. De formatie is exclusief de inzet van personeel voor piekwerkzaamheden, ziektevervanging en inhuur voor extra klussen of projecten. Definitie bezetting: Betreft het werkelijke aantal fte's dat werkzaam is bij de organisatie. In de bezetting zijn ook medewerkers meegenomen, die niet op een formatieve plek zijn geplaatst.

Fte's die worden ingezet voor piekwerkzaamheden, ziektevervanging en inhuur voor extra klussen of projecten, maken onderdeel uit van de bezetting, maar niet van de formatie.

Overhead Onderdeel van het nieuwe Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is dat we als gemeenschappelijke regeling met ingang van de jaarrekening 2018 onderscheid moeten maken in de kosten die we maken bij de uitvoering van ons primaire proces en de kosten die we maken voor de ondersteuning van dit proces. De kosten van het primaire proces worden toegerekend aan verschillende programma’s van beide gemeenten. Alle kosten voor de ondersteuning van dit proces zijn opgenomen in het overzicht overhead. Onder overhead verstaan we de kosten die gericht zijn op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hierbij moet gedacht worden aan (loon)kosten van bijvoorbeeld de directie en de eigen (staf)afdelingen. Verder vallen de kosten voor de administratie, automatisering en huisvesting onder de overhead. De teamleiders hebben de verdeling van de personeelskosten per medewerker beoordeeld door vast te stellen op welke taakvelden hun medewerkers worden ingezet. Dit is de basis voor de verdeling van de personeelskosten naar de taakvelden. Onderdeel van de taakvelden is het taakveld overhead. Voor de toerekening van de personeelskosten, ICT, huisvesting, tractie en facilitaire kosten aan de overhead is dezelfde systematiek gevolgd.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

3. Programma Bedrijfsvoering

Begroting 2024

3.9 Wat mag het kosten? Exploitatie Programma bedrijfsvoering Personeelslasten Interne zaken Kapitaallasten Automatisering Tractie Huisvesting Totaal lasten Programma bedrijfsvoering Personeelsbaten Interne zaken Kapitaallasten Automatisering Tractie Huisvesting Totaal baten

Rekening 2022 62.180 2.957 -0 4.746 2.032 114 72.029

Begroting Begroting 2023 - Begroting 2023 na wijziging 2024 58.336 58.738 68.035 2.070 1.841 1.840 4.962 4.560 5.211 1.657 1.657 2.073 229 224 67.024 67.024 77.382

Begroting 2025 67.419 1.805 5.754 2.085 224 77.287

Begroting 2026 67.106 1.708 5.779 2.081 224 76.899

Begroting 2027 66.749 1.711 5.759 2.074 224 76.518

Rekening 2022 -5.678 -1.134 -16 -81 -168 -7.077

Begroting Begroting 2023 - Begroting 2023 na wijziging 2024 -3.147 -3.147 -3.203 -14 -14 -14 -75 -75 -75 -3.237 -3.237 -3.293

Begroting 2025 -3.203 -14 -75 -3.293

Begroting 2026 -3.203 -14 -75 -3.293

Begroting 2027 -3.203 -14 -75 -3.293

Saldo van baten en lasten Toevoeging reserve Onttrekking reserve

64.951 966 -1.862

63.787 -

74.089 -

73.994 -

73.606 -

73.225 -

Gerealiseerd saldo van baten en lasten

64.056

63.787

74.089

73.994

73.606

73.225

bedragen x € 1.000

Toelichting Zoals beschreven bij de financiële richtlijnen in hoofdstuk 2 bepalen diverse ontwikkelingen de bijdrage aan de SWO. De ontwikkelingen die effect hebben op de verschillende kostencategorieën zijn hieronder toegelicht. Voor cao-ontwikkelingen, periodieken en indexatie als gevolg van inflatie worden gemeenten gecompenseerd in het gemeentefonds. Besluiten vanuit de begrotingen van de beide gemeenten zijn voor de gemeente budgetneutraal omdat hiermee al in de begrotingen van de beide gemeente rekening is gehouden. Personeelslasten Uitgangspunt is de jaarschijf 2024 in de begroting 2023. We hebben de volgende wijzigingen verwerkt: Cao-ontwikkelingen 2023 In het principeakkoord cao voor gemeenten stijgen de salarissen met ingang van 1 januari 2023 met € 240 en daarna met 2%. Ook wordt de thuiswerkvergoeding verhoogd en wordt de regeling vervroegd uittreden aangepast. De veranderingen van de cao werkt door naar 2024. In de begroting van 2023 was slechts rekening gehouden met 2%. Dit resulteert in een structurele bijstelling van € 3.150.000. De loonstijging door de cao wordt gecompenseerd in het Gemeentefonds. Cao-ontwikkelingen 2024 We maken onderscheid tussen loon- en prijscompensatie. Voor de begroting 2024 zijn de definitieve indexatiecijfers niet op tijd bekend. De loonstijging door de cao wordt (deels) gecompenseerd in het Gemeentefonds.

Voor de loon- en prijsontwikkeling gaan we in deze begroting uit van de raming van het CPB. Het gaat om een stijging van 3,8% van de loonsom (€ 2.370.000) in 2024 en verder.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Begroting 2024

3. Programma Bedrijfsvoering

Gemeenten ramen hun algemene uitkering uit het Gemeentefonds doorgaans op basis van constante prijzen. Dit betekent dat we de meerjarenramingen hiervan corrigeren voor loon- en prijsstijgingen. Met dit uitgangspunt bepalen we ook de baten en lasten voor de jaren na 2024 op basis van constante prijzen. Periodieken Het salaris van personeel dat nog niet op het maximum zit van de functieschaal stijgt jaarlijks met één periodiek. De organisatie heeft een bijzondere financieringssystematiek. We brengen alleen de werkelijke kosten in en rekenen jaarlijks met de partijen af. Dit houdt in dat de stijging jaarlijks berekend en ingebracht wordt. We nemen daarom de hieruit voortvloeiende kosten van € 695.000 op binnen de begroting. Besluiten vanuit begrotingen 2023 van beide gemeenten Besluiten vanuit 2023 die nog vertaald moeten worden in de begroting van de SWO. De volledige inbreng is opgenomen in bijlage 1 onder de kopjes "Mutaties vanuit inbreng begroting 2022-2025 en speerpunten begroting 2022 De Wolden". Voor Hoogeveen gaat het om aanvullende opdrachten voor een bedrag van € 1.495.000 en vanuit gemeente De Wolden om € 1.053.000. Dit zijn voor beide gemeenten budgetneutrale wijzigingen (totaal € 2.548.000). Verder de basis op orde brengen van de bedrijfsvoering Om de bedrijfsvoering stap voor stap verder op orde te brengen vraagt een investering in capaciteit.

Voor nu betreft dit onder andere inkoop, communicatie, recruiters, verzekeringen Webcare, afhandeling van subsidies. Daarnaast vraagt de afhandeling van reisdocumenten en de uitvoering op het gebied van de Participatiewet extra formatie. In totaal gaat het om een budget van € 800.000. Het totaaloverzicht staat in de bijlage opgenomen onder het kopje “Ontwikkelingen begroting SWO 2024” met de nummers 44 tot en met 55. Interne zaken Indexatie facilitaire zaken Als gevolg van de inflatie zijn de bestaande budgetten voor facilitaire zaken niet meer toereikend. Zo zijn de prijzen voor drukwerk met 18% toegenomen, kantoorartikelen en de kosten van de cateraar met 15%, planten met 10% etc. De kosten van schoonmaak en abonnementen zijn met 5% toegenomen. Dit betekent een totale toename van € 73.400. Kapitaallasten De kapitaallasten van investeringen, zoals hieronder beschreven bij de investeringen, worden toegerekend aan de bedrijfsvoeringsmiddelen. Daarom staan deze kosten niet in bovenstaande tabel. Automatisering Zoals beschreven in hoofdstuk 3.3 zijn we geconfronteerd met substantiële prijsstijgingen. Dit betekent een structurele bijstelling van het budget met € 363.000. Deze uitgaven zijn onontkoombaar. De kosten van reparatie en consultants zijn met 8% toegenomen. Dit betekent een structurele bijstelling van het budget met € 21.600.

Om de informatieveiligheid en privacy te kunnen waarborgen is een investering nodig in de vorm van een Monitoring & Response systeem. De kosten hiervan worden ingeschat op € 85.000. Tractie - wagenpark Zoals beschreven in hoofdstuk 3.7 is het budget voor brandstof en onderhoud ontoereikend en zien wij genoodzaakt om het budget met in totaal € 330.000 op te hogen. Huisvesting De werf voor de buitendienst in Hoogeveen wordt gehuurd (10-jarig contract). Door de inflatie zal de huurprijs met 9% stijgen in 2024, zijnde € 13.500.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

3. Programma Bedrijfsvoering

Begroting 2024

Investeringen In de begroting vermelden we voor de komende jaren de investeringen zoveel mogelijk. We activeren vervolgens deze investeringen en schrijven ze af. Uitgangspunt hierbij is dat de dekking van de rente en afschrijving zoveel mogelijk plaats vindt binnen de bestaande, beschikbare financiële ruimte (vrijval kapitaallasten). In de praktijk blijkt dat de nieuwe kapitaallasten hoger zijn dan de vrijvallende kapitaallasten. In de begroting 2023 nemen we een raming op, waarbij we rekening houden met de vrijvallende kapitaallasten en de nieuwe kapitaallasten volgens de investeringsplanning. Nieuwe investeringen die uitsluitend ten laste komen van één van de twee gemeenten rekenen we ineens af. Dit betekent dat de betreffende gemeente deze bijdrage in financiële activa van derden (SWO) op de balans brengt (activeert) en de kapitaallasten op de eigen begroting raamt. Alle nieuwe investeringen waarbij sprake is van gemeenschappelijk gebruik van voorzieningen door beide gemeenten en de SWO, brengen we in bij de samenwerkingsorganisatie. Het gaat dan om facilitaire zaken, zoals inventaris en investeringen in informatiseringsmiddelen en ICT. Belangrijke argumenten hiervoor zijn: • Het beheer en onderhoud. • Spreiding van vervangingsinvesteringen over meerdere jaren (hiermee spreiden we de jaarlijkse kosten, maar ook de benodigde capaciteit voor de uitvoering).

• Een eenduidige financieringsmethodiek. Omschrijving

Bedragen x € 1.000

Digitalisering Dienstverlening

Bedrijfsmiddelen Automatisering

Bedrijfsmiddelen Tractie

Bedrijfsmiddelen Facilitair

Jaar

Restant Jaarrekening 2022

Begroting 2024

Mutatie

2023

460

2024

460

2025

460

2026

460

2027

539

460 460

460

2.379

Totaal

1.840

2023

1.236

690

2024

1.285

525

1.810

2025

155

236

2026

970

135

1.105

2027

1.345

2.086

6.422

1.926

Totaal

3.646

690

2023

1.250

514

2024

544

2025

544

2026

544

1.764

2027

544

Totaal

3.426

514

2023

300

588

2024

300

386

2025

300

386

2026

300

386

2027

386

Totaal Eindtotaal investeringen

Begroting 2023

390

934

390

4.330 888

1.200

588

644

2.432

10.112

1.871

3.580

15.563

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Begroting 2024

3. Programma Bedrijfsvoering

Automatisering De prijzen voor apparatuur waarin chips zijn verwerkt zijn fors gestegen. Dit heeft een groot effect op de vervangingsinvesteringen. Daarnaast zijn de kosten voor bijbehorende diensten ook enorm gestegen. Denk hierbij aan diensten als het extern beheer voor dataopslag of netwerkbeveiliging. Hieronder een uiteenzetting van de stijging per component. Smartphones en laptops Voor laptops wordt in verband met de prijsstijgingen rekening gehouden met een verhoging van 30% en voor smartphones van 25%. Voor laptops en smartphones wordt nog een inhaalslag gemaakt. Bij de transitie naar mobiel werken is rekening gehouden met alle kantoormedewerkers, maar in de praktijk blijkt dat er meer apparatuur nodig is om continue iedereen te kunnen voorzien. Denk hierbij aan tijdelijke inhuur, stagiaires en verloop. In de buitendienst wordt ook steeds meer gebruik gemaakt van mobiele apparatuur. Enerzijds omdat dit het werk vereenvoudigt, anderzijds omdat de informatiebeveiliging dit voorschrijft. Hierbij wordt ook nog een inhaalslag gemaakt. Uitgangspunten voor smartphones en laptops: • Er wordt rekening gehouden met een vroegtijdig uitval van: 3%. • Er wordt rekening gehouden met een groei van 10%. We calculeren dit omdat de verandering naar mobiel werken doorzet. • Het gebruik van een mobiel wordt steeds vaker vereist voor toegang tot bepaalde diensten.

Dit geldt niet alleen meer voor kantoormedewerkers, maar ook steeds vaker voor andere medewerkers. Het aantal neemt daardoor gestaag toe. • Bij het investeringsbedrag rekening houden met de genoemde groei heeft mede tot doel om overschrijding en daardoor onrechtmatigheid bij deze investering te voorkomen. Dataopslag Ook de prijzen voor opslag zijn enorm gestegen. In 2024 is de storage-omgeving afgeschreven. Daarom wordt de investering hiervoor € 200.000 hoger geraamd. Deze investering is afhankelijk van de uitkomst van het onderzoek naar outsourcing. Netwerkbeveiliging De kosten voor netwerkbeveiliging worden tevens fors hoger, € 200.000 hoger dan eerder gepland. Ook bij deze investering zijn grote prijsstijgingen debet hieraan. Servers Voor 2024 stond een bedrag begroot van € 200.000 voor de vervanging van servers. In verband met fors hogere inkoopprijzen is € 65.000 meer budget nodig.

Facilitair Het realiseren van de visie op de moderne werkomgeving verloopt gestaag. Het mobiel werken is al vergevorderd, maar de fysieke aanpassingen in de gebouwen is door de Covid-19-crisis vertraagd. Hierdoor is ook de proefomgeving uitgesteld tot 2023. De investering is hierdoor ook doorgeschoven naar 2023. De geraamde investeringen voor de komende jaren stijgen door de hoge indexeringen op meubilair (36,5%) en vloerbedekking van 5%.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12851659/1