5. Adviesrapport I&O Research

Casestudie: Hollands Kroonse Uitdaging In de gesprekken met medewerkers is uitgesproken dat met name de digitale inrichting van het subsidieproces van de Hollands Kroonse Uitdaging bewondering oogst. HKU werkt met een platform van de Rabobank die een aantal stappen automatiseert. Een organisatie die via de website van HKU een aanvraag doet krijgt eerst informatie over de criteria en de keuze uit drie opties: match zonder geld, incidentele subsidie en vraag & aanbod. Bij incidentele subsidie komt men bij een webformulier. Het ingevulde formulier komt binnen in de inbox en wordt vervolgens beoordeeld op de formele criteria (rechtmatigheid). Dit wordt in een neutraal advies beschreven voor de adviesraad. Op dit punt worden de leden van de adviesraad (binnen het platform) gevraagd om hun mening over de aanvraag te geven in een stoplicht systeem (rood, oranje of groen). Een keer in de maand is een vergadering van de adviesraad en dan worden de aanvragen van de afgelopen maand besproken. Drie keer groen is akkoord, drie keer rood is afgewezen en daar tussen moet er over gediscussieerd worden. Het bestuur neemt het gezamenlijk advies vanuit de vergadering over in het besluit.

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

26 van 47

Voordelen van het platform en de werkwijze van de Hollands Kroonse Uitdaging zijn dat dossiervorming grotendeels binnen het platform gebeurd. De aanvraag, formele beoordeling van de aanvraag, inhoudelijke beoordeling van de aanvraag en het besluit blijven binnen het platform bewaard. Ook zit er in het proces ingebouwd dat er meerdere personen betrokken zijn bij de beoordeling van een aanvraag, waar dat in het werkproces van de gemeente voor subsidies in principe maar één persoon is.

4.6

Beoordeling aan de hand van het normenkader

In onderstaande tabel zijn de normen opgenomen die in dit onderzoek gehanteerd worden voor de uitvoeringspraktijk. In de beoordeling van de normen gaan wij uit van een driepuntschaal: voldoet aan de norm (+), voldoet deels aan de norm (+/-) en voldoet nog niet of in beperkte mate aan de norm (-). De beoordeling wordt in onderstaande tabel toegelicht. Norm

Beoordeling

Toelichting

(+/-)

Het subsidieproces en welke

Het is duidelijk waarvoor en aan wie de gemeente subsidies verstrekt. De gemeente beschrijft het subsidieproces duidelijk, inclusief beoordeling van en

activiteiten/organisaties subsidiabel zijn wordt

verantwoording over subsidies.

wel duidelijk beschreven in de beleidsregels subsidie 2017 en de ASV 2013, maar deze zijn niet echt toegankelijk voor het publiek.

De informatie over subsidie(regelingen) is

(+/-)

eenduidig, transparant en toegankelijk.

De informatie in de beleidsregel subsidies is transparant en bestaande subsidierelaties worden geïnformeerd over de wijze van aanvragen. Voor ‘nieuwe’ relaties is informatie over de subsidieregelingen echter niet eenvoudig toegankelijk, op de website wordt men voor subsidies doorverwezen naar de Hollands Kroonse Uitdaging voor incidentele subsidies.

Er is een actueel en volledig openbaar

(-)

subsidieregister.

Het besluit subsidieplafonds bevat een volledig overzicht van budget- en activiteitensubsidies, binnen het beleidskader maar niet van de incidentele subsidies door HKU en de individuele subsidies die buiten de beleidsregels om verleend worden.

Gesubsidieerde instellingen leveren een

+

Op een enkele uitzondering na wordt de aanvraag

inzichtelijke verantwoording over de bestede

vaststelling en het financieel verslag tijdig

middelen aan de gemeente.

ingediend door gesubsidieerde instellingen, blijkt uit de checklist vaststelling subsidie.

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

27 van 47

Verantwoordelijkheden binnen de organisatie zijn ‘passend’ belegd en in lijn met door de gemeente gestelde kaders. Interne procedures en werkprocessen t.a.v.

(-)

Er is een beschrijving van het administratief

subsidieregelingen zijn vastgelegd en worden

werkproces voor subsidies, maar dit is niet

nageleefd.

volledig. Voor verschillende stappen in het subsidieproces ontbreken procedures en termijnen. Dossiers zijn niet volledig, datum vaststelling, besluiten college t.a.v. overschrijding termijnen en datum aanvraag beschikking ontbreken voor meerdere subsidies in het overzicht.

Aanvragen en verleningen c.q. vaststellingen

(+/-)

Aanvragen en verleningen geschieden grotendeels

geschieden tijdig en overeenkomstig de in de

binnen de gestelde termijnen. De termijn voor

subsidieregelingen gestelde termijnen.

vaststelling werd in 2018 en 2019 stelselmatig overschreden. Hier zou nu verbetering in zitten, maar is niet in documentatie aangetoond.

De gemeente heeft zicht op de hoeveelheid

(+/-)

De gemeente heeft weinig tot geen zicht op de

ingezette middelen en tijd in relatie tot de

totale inzet aan middelen voor subsidiebeleid.

subsidieregelingen.

Voor ambtenaren slechts deel van het takenpakket en daarnaast is deel subsidiebeleid extern belegd. Voor wat betreft HKU wel zicht op de kosten van de overhead (bijdrage bestuursleden).

De hoeveelheid ingezette middelen en tijd

n.v.t.

staan in verhouding tot de resultaten van de

Dit is zonder goed zicht op de ingezette middelen niet goed te beoordelen.

processen. De gemeente spant zich voldoende in (bijv.

+/-

De gemeente is bezig met verdere digitalisering

LEAN en digitalisering) om het proces zo

van het werkproces en heeft hiervoor een duidelijk

efficiënt mogelijk te krijgen.

voorbeeld in HKU, maar is binnen de onderzoeksperiode nog niet doorgevoerd.

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

28 van 47

5

Effectiviteit van de verleende subsidies

5.1

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt aangegeven in hoeverre het subsidiebeleid van de gemeente Hollands Kroon voldoet aan de randvoorwaarden voor effectmeting. In paragraaf 5.2 wordt aangegeven wat deze randvoorwaarden zijn. In 5.3 in hoeverre er zicht is op de verleende subsidies. In 5.4 of de beleidstheorieën waar subsidie op verstrekt wordt te herleiden zijn en in 5.5 in hoeverre er geëvalueerd wordt en welke lessen er getrokken worden. Het hoofdstuk wordt weer afgesloten met een beoordeling aan de hand van het normenkader.

5.2

Doeltreffendheid in Hollands Kroon

Zoals besproken in hoofdstuk 2.3 hebben de Algemene Rekenkamer, de Randstedelijke Rekenkamer en de VNG handreikingen opgesteld om gemeenten (en andere overheden) te helpen met inzichtelijk maken van de effectiviteit van subsidies. In deze handreikingen staan drie randvoorwaarden genoemd die essentieel zijn voor het inzichtelijk maken van de effectiviteit van subsidies: Randvoorwaarde:

Toelichting:

Er is zicht op welke subsidies er verstrekt worden.

De gemeente beschikt over inzicht welke subsidies zij aan wie verstrekken.

De achterliggende beleidstheorieën zijn helder

De reden waarom er subsidie verstrekt wordt is

geformuleerd.

duidelijk herleidbaar uit een achterliggende beleidstheorie en gaat gepaard met doelen en indiciatoren.

De inzet van het instrument wordt regelmatig

Na verstrekking van subsidies gaat de gemeente niet

geëvalueerd.

alleen na of de verstrekking rechtmatig was maar ook of deze daadwerkelijk bijgedragen heeft aan de doelstellingen.

In het onderzoek is gekeken naar de subsidieverleningen van 2018 tot en met 2020. De bijhorende programmabegrotingen van 2017 tot 2021 zijn hierin meegenomen. Individuele subsidieverleningen zijn niet onderzocht op doeltreffendheid. Dit vereist dat er onderzocht wordt welke type subsidies er verstrekt worden, welke achterliggende theorieën er zijn geformuleerd en in welke mate er geëvalueerd is. Gezamenlijk geeft dit weer in hoeverre de randvoorwaarden aanwezig zijn voor een effectief subsidiebeleid of welke knel- en verbeterpunten er geconstateerd zijn.

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

29 van 47

5.3

Zicht op de verleende subsidies

Randvoorwaarde:

Toelichting:

Er is zicht op welke subsidies er verstrekt worden.

De gemeente beschikt over inzicht welke subsidies zij aan wie verstrekken.

Zoals behandeld in paragraaf 4.3 werkt de gemeente Hollands Kroon niet met een openbaar subsidieregister waarin alle verleende subsidies in zijn opgenomen. In plaats daarvan wordt er elk jaar bij het vaststellen van het subsidieplafond een overzicht met alle aangevraagde subsidies gepubliceerd. In Hollands Kroon wordt met subsidies in eerste instantie financiële bijdrages verstaan die verleend worden op grond van de in hoofdstuk 2 besproken verordeningen en beleidskaders. Uit de gesprekken met medewerkers, subsidierelaties en bestuurders komt naar voren dat ook buiten deze regelingen om subsidies verstrekt (kunnen) worden. Binnen de economische portefeuille kunnen er eveneens incidentele bijdrages gegeven worden aan projecten. Dat gebeurt dan niet op grond van de algemene regels, maar op basis van de individueel voorgelegde dossiers. Subsidies sterk ver bonden met team Vitaliteit Diverse medewerkers geven aan dat als er in Hollands Kroon gesproken wordt over subsidies, dat gaat om de subsidies binnen het sociaal domein. Binnen de organisatie heerst de opvatting dat het alleen afdeling vitaliteit is die te maken heeft met subsidies. Het zou kunnen zijn dat meer afdelingen (onbewust) subsidies verstrekken. In het kader van cultureel erfgoed, stedelijke vernieuwing en economie kunnen er ook subsidies verstrekt worden of bijdrages die als subsidie kunnen worden aangemerkt.

Deze subsidies vallen buiten het subsidieplafond.

Verborgen subsidies Financiële bijdrages die door de gemeente verleend worden buiten deze regelingen zouden op grond van de subsidietitel ook in aanmerking kunnen komen voor de kwalificatie ‘subsidie’ maar niet als dusdanig herkend worden. Een voorbeeld hiervan is te vinden in het met het subsidiebeleid samenhangende accommodatiebeleid. In de beleidsregels is onder Cluster Omgevingskwaliteit genoemd dat de overeenkomsten die gesloten worden met beheerders en/of eigenaren van (buiten)sportcomplexen buiten de reikwijdte vallen van de Subsidieverordening Hollands Kroon 2013. Mogelijk is er in deze overeenkomst wel degelijk sprake van een subsidierelatie. Hierbij speelt mee dat het verschil tussen subsidie en inkoop vaak een grijsgebied is. Daarnaast beschikken kernbeheerders ook over een eigen budget om financiële bijdrages mogelijk te maken binnen de (dorps)kernen. Deze bijdrages zouden op grond van de formele subsidietitel eveneens als subsidie aangemerkt kunnen worden.

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

30 van 47

Uitvoeringsovereenkomsten In de beleidsregels wordt in de paragraaf Cluster Zorg vermeld dat er een overeenkomst is gesloten tussen gemeente Hollands Kroon en Incluzio B.V. met betrekking tot de uitvoering van de Jeugdwet 2015, de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 en daaruit voortvloeiende werkzaamheden. In de beleidsregels staat vermeld dat aanvragen voor subsidies op dit gebied doorverwezen worden naar Incluzio. Subsidies verstrekken via uitvoeringsovereenkomsten Incluzio is contractpartner geworden van gemeente Hollands Kroon. In het verleden was er een subsidierelatie. De gemeente en Incluzio hebben hetzelfde doel. Contractpartnerschap brengt gelijkwaardigheid met zich mee en er kan door de gemeente scherp gestuurd worden op de verwachte prestaties. Incluzio verstrekt de subsidies op het gebied van o.a. jongerenwerk en mantelzorg. In theorie kan een aanvraag die afgewezen wordt bij Incluzio ook opnieuw ingediend worden bij de gemeente Hollands Kroon.

De gemeente Hollands Kroon heeft op dit moment geen zicht op hoeveel en welke subsidies door Incluzio worden verstrekt. De subsidieregeling zoals genoemd in de begroting van 2019 – 2022 is dus buiten het zichtsveld gekomen van de gemeente Hollands Kroon.

Incidentele subsidies De gemeente Hollands Kroon heeft de ambitie uitgesproken om geen incidentiele subsidies meer te verstrekken. In plaats daarvan wordt er één groot bedrag overgemaakt naar de Hollands Kroonse Uitdaging. Subsidierelaties geven in de interviews aan dat de mogelijkheid om incidentiele subsidies aan te vragen in hun beleving er nog steeds is. Als er extra geld nodig is voor projecten is dat altijd mogelijk. De gemeente beschikt op grond van de verordening wel over de mogelijkheid voor ‘investeringssubsidies’. Deze worden beperkt verstrekt maar kennen eveneens een incidenteel karakter. Buiten het sociaal domein om wordt er wel gewerkt met incidentiele subsidies als daar noodzaak voor is. Hollands Kroonse Uitdaging Meerdere subsidierelaties die ook een activiteiten of budgetsubsidie krijgen van de gemeente Hollands Kroon hebben eveneens ervaring met het doen van een aanvraag bij de Hollands Kroonse Uitdaging. Hierbij valt op dat er ook subsidierelaties een aanvraag indienen die zelf zitting nemen in de adviesraad die de aanvragen beoordeelt. Er zijn geen formele regels hoe met deze aanvragen om te gaan, er is wel een afspraak gemaakt dat deelnemers van de adviesraad niet stemmen over hun eigen aanvragen. Deze subsidierelaties geven aan dat zij aangespoord worden om binnen hun netwerk mensen aanvragen in te laten dienen.

Een subsidierelatie noemt nadrukkelijk dat er nog steeds mogelijkheden zijn om incidentele subsidies te verkrijgen buiten de HKU en bestaande beleidsregels om. Een andere subsidierelatie noemt dat zij ook eenmalig hun aanvraag verhoogd hebben voor een incidentele aanschaf. Weer een andere subsidierelatie noemt dat zij een incidentele subsidie hebben verkregen voor de bouw van een bezoekerscentrum. Medewerkers van de gemeente geven aan dat initiatiefnemers altijd contact op kunnen nemen om hun plannen te bespreken met een medewerker. Als de plannen passen binnen huidige doelen en budget kan deze worden toegekend.

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

31 van 47

Casestudie: Hollands Kroonse Uitdaging Op grond van de subsidieverordening kunnen aanvragers op grond van artikel 10 een aanvraag indienen bij het college van Burgemeester en Wethouders voor een incidentiele subsidie. Zoals besproken in hoofdstuk 3.8 verstrekt per 1 januari 2017 de gemeente Hollands Kroon op grond van de beleidsregels 2017 geen incidentele subsidies meer maar alleen nog een bedrag aan de Hollands Kroonse Uitdaging die vervolgens de aanvragen voor incidentele financiële ondersteuning overgenomen heeft. De gemeente Hollands Kroon vormt onderdeel van de Adviesraad van de Hollands Kroonse Uitdaging, maar heeft in beginsel geen direct zicht op de aanvragen die binnenkomen bij de Uitdaging. Conform de werkwijze van de Hollands Kroonse Uitdaging worden de binnengekomen aanvragen beoordeeld door een medewerker van de HKU en daarna doorgestuurd naar de Adviesraad. Uit de gesprekken met de leden van de Adviesraad komt naar voren dat het kan dat een aanvrager doorgestuurd wordt naar een andere subsidiemogelijkheid. Sommige activiteiten kunnen betaald worden uit een budget dat bij een andere organisatie is belegd, zoals activiteiten die vallen onder het sportakkoord. In het jaarverslag van de stichting staat een overzicht genoemd van de uitbetalingen van de incidentele subsidies van 2020. Het gaat om een totaal bedrag van €82.233,- verdeeld over 31 uitkeringen.

De grootste verlening bestaat uit € 16.960,- en de kleinste uit €100,-. Er is sprake van onderbenutting maar in het verslag wordt niet toegelicht wat daar de oorzaak van is. Raadsleden en bestuurders geven aan dat zij weinig zicht hebben op wat en waarom de Hollands Kroonse Uitdaging aan bijdrages verstrekt. Er vindt geen inhoudelijke verantwoording plaats van de verleende subsidies aan de raad op het jaarverslag na.

Overzicht De specificatie van het subsidieplafond geeft in vergaande mate weer welke bedragen jaarlijks uitgekeerd worden aan subsidies door de gemeente Hollands Kroon. De werkwijze door subsidieverstrekking op afstand te plaatsen via een overeenkomst met Incluzio en de Hollands Kroonse Uitdaging betekent dat in de praktijk ook veel subsidies buiten het directe zichtveld van de gemeente Hollands Kroon worden verstrekt. Daarnaast is het mogelijk dat er in Hollands Kroon ook ‘verborgen’ subsidies worden verstrekt. Financiële bijdrages die niet als subsidie herkend worden maar dit formeel wel zijn. Tot slot is het op grond van de beleidsregels de bedoeling dat alle incidentele subsidies verstrekt worden via de HKU, maar blijkt in de praktijk dat er ook nog incidentele subsidies door de gemeente zelf verstrekt kunnen worden. Het gevolg is dat de gemeente Hollands Kroon intern niet volledig zicht heeft op welke subsidies aan wie om welke reden verstrekt worden.

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

32 van 47

5.4

Keuze voor het instrument subsidie

Randvoorwaarde:

Toelichting:

De achterliggende beleidstheorieën zijn helder

De reden waarom er subsidie verstrekt wordt is

geformuleerd.

duidelijk herleidbaar uit een achterliggende beleidstheorie en gaat gepaard met doelen en indiciatoren.

Zoals besproken in hoofdstuk 3 verstrekt gemeente Hollands Kroon de subsidies op grond van een gedetailleerd beleidskader en een bestuurlijke visie op de noodzaak van subsidies. Het subsidiebeleid is sinds 2014 niet meer herijkt. De doelen en indiciatoren staan vermeld in verschillende beleidsdocumenten. Gemeente Hollands Kroon heeft een coalitieakkoord vastgesteld waarin voor de periode 2018 – 2022 de belangrijkste ambities zijn genoemd. In het collegeprogramma 2019 - 2022 zijn alle onderwerpen uit het akkoord genoemd en op prioriteit gerangschikt. Het college geeft in het programma aan te willen samenwerken met de raad bij het in de praktijk brengen van de ambities. Basis voor deze samenwerking is onder andere de begroting met gewenste maatschappelijke effecten en doelstellingen, die door het college wordt voorbereid maar die worden vastgesteld door de gemeenteraad. De systematiek van de begroting In de meerjarenbegroting 2019 – 2022 is de uitwerking hiervan te vinden. Onder het programma vitaliteit staat de volgende doelstelling: Programma Vitaliteit Algemeen maatschappelijk effect: Vergroten van de sociale cohesie en binding met de leefomgeving. Bovenstaand maatschappelijk effect wordt onder meer bereikt door:

In bovenstaande voorbeeld heeft de gemeente duidelijk voor ogen welk maatschappelijk effect zij wil bereiken ondanks dat dit effect (‘meer sociale cohesie’) algemeen is geformuleerd. Het is eveneens aannemelijk dat er een relatie bestaat tussen de doelstelling, de indicator en het gekozen instrument. De beleidstheorie waar uit blijkt hoe deze aspecten zich precies tot elkaar verhouden ontbreekt.

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

33 van 47

Het is hierdoor niet mogelijk om op voorhand uitspraken te doen in welke mate de keuze voor de subsidieregeling gaat bijdragen aan de geformuleerde doelstellingen en in welke mate deze de gekozen beleidsindicator (positief) beïnvloed. Het wordt daardoor moeilijk om achteraf te beoordelen of de subsidiemaatregel effectief was en zo ja, in hoeverre. In onderstaande tabel is de systematiek schematisch weergegeven: Doelstelling

beleidsindicator

Instrument

Ouderen en mensen met een

In 2021 wordt door 20% van de

Subsidieregeling die zich richt op

beperking wonen langer thuis,

inwoners van Hollands Kroon

domotica en andere activiteiten die

indien nodig met ondersteuning of

intensief zorg verleend aan

zelfstandig wonen bevorderen.

hulp

hulpbehoevende vrienden of familie en door 40% incidenteel.

De subsidieregeling zelf is zoals besproken in paragraaf 4.3 ondergebracht bij Incluzio. Dat betekent dat in de beleidsregels er momenteel geen nadere criteria meer te vinden zijn. Beleidsindicatoren in de begroting en beschikking Medewerkers noemen dat idealiter de gekozen beleidsindicatoren één-op-één te vertalen zijn in de prestatie indicatoren van een specifieke subsidiebeschikking maar dat in de praktijk die relatie bij veel subsidies niet zo sterk is. De koppeling tussen de kadernota en de subsidieverordening wordt niet altijd gezien. Een medewerker geeft aan dat bij het opstellen van de kadernota de gemeente zich mogelijk te veel beperkt heeft tot de subsidies in het maatschappelijk veld. Op andere beleidsterreinen zoals recreatie en toerisme worden eveneens subsidies verstrekt. Subsidierelaties geven nadrukkelijk aan dat zij zien dat de beleidsdoelstellingen van de gemeente de grondslag vormen voor de verleende subsidie, maar dat de gevraagde prestaties niet altijd verband houden met die doelen. Meerdere (vrijwilligers)organisaties die een activiteitensubsidie aanvragen geven aan niet (goed) bekend te zijn met de beleidsregels. Het is hun eveneens niet duidelijk hoe de hoogte van hun toegekende subsidie is bepaald. Een subsidierelatie gaf aan de aanvraag eerder iets verhoogd te hebben, om te zien of deze dan ook nog zou worden toegekend.

Organisaties die een budgetsubsidie geven aan veelvuldig contact te hebben met medewerkers en de wethouder over de invulling van de relatie. Het contact wordt door alle gesproken relaties als goed en prettig ervaren. De verplichtingen die opgenomen staan in de beschikking of de uitvoeringsovereenkomst worden als redelijk beschouwd, maar de relatie met de gemeentelijke doelen is voor subsidierelaties niet altijd direct zichtbaar.

Casestudie: Kopgroep Bibliotheken De Kopgroep Bibliotheken zijn de grootste subsidierelatie van de gemeente Hollands Kroon. De bibliotheken kregen in 2020 een budgetsubsidie van €,658.42- op de grond van het subsidieplafond 2020. In de beleidsregels 2017 staat dat KopGroep Bibliotheken jaarlijks een bijdrage ontvangt voor het invullen van de beleidsdoelstelling en het beleidskader voor bibliotheekwerk genoemd in de Kadernota Subsidiebeleid.

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

34 van 47

Die doelstelling en beleidskader staat hieronder weergegeven:

Bovenstaand kader mist een uitgebreide beleidsmatige onderbouwing op grond waarvan het budget bepaald wordt. De Kopgroep Bibliotheken geven aan in 2014 geconfronteerd te zijn met een bezuiniging van 60 procent op het budget vanwege de toenmalige bezuinigingsopgave in Hollands Kroon. De gemeente heeft toen in overleg met Kopgroep Bibliotheken gekeken wat de mogelijkheden voor bezuiniging waren. Dit heeft geleid tot onder meer de keuze voor een Jeugdbus Bibliotheken en het sluiten van drie bibliotheekvestigingen. De sluiting van de vestiging is opgevangen door de inzet van plug-in bibliotheken. Bij de subsidieaanvraag voor de budgetsubsidie tijdens de periode van dit onderzoek heeft de bibliotheek het beleidsplan 2017 – 2020 ingediend. In de (programma)begroting van 2020 wordt genoemd dat Kopgroep Bibliotheken met een nieuw beleidsplan komt. Op 30 september 2020 heeft de Kopgroep Bibliotheken een brief naar het college gestuurd met een nieuwe meerjarenbegroting (2021 – 2025) en het verzoek voor een hoger subsidiebedrag. De noodzaak voor de verhoging wordt door de Kopgroep Bibliotheken onderbouwd met de behaalde prestaties in het beleidsplan 2017 – 2020. Daar wordt het volgende over gezegd: Op basis van de werkelijk behaalde prestaties zien we een trend. Namelijk dat de doelen die niet zijn gehaald vooral worden veroorzaakt door een tekort aan financiële middelen.

Dit heeft tot gevolg dat we in de gemeente Hollands Kroon in een neerwaartse spiraal zijn terechtgekomen. De vijf kernfuncties die de wet aan het bibliotheekwerk stelt bleken de afgelopen beleidsperiode niet uitvoerbaar. Het college heeft hiervoor in 2020 een voorstel gedaan naar de raad om af te wijken van het in de begroting genoemde bedrag voor de bibliotheken. Via een aangenomen motie is dit bedrag vervolgens door de gemeenteraad verhoogd naar structureel ongeveer 150.000 per jaar erbij voor de Kopgroep Bibliotheken. In 2020 is de subsidie verhoogd van 532.480 naar 658.142 euro; Voor 2021 is 682.480 toegekend en in 2022 is dit 696.129 euro. Ook is in 2020 eenmalig 87.000 euro subsidie toegekend voor uitbreiding van de boekencollectie en inrichting locatie MFA de Ontmoeting en afschrijving van de Jeugdbus. In de meerjarenbegroting van 2021 – 2025 van Hollands Kroon is een beleidsindicator opgenomen voor het Bibliotheekwerk. Gestreefd werd voor het jaar 2021 dat 18 procent van de

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

35 van 47

inwoners van gemeente Hollands Kroon lid is van de bibliotheek. Het huidige cijfer in 2020 was 15%. In 2021 is dit percentage gedaald van 15% naar 8,5%. De aangedragen reden is dat bij het overzetten naar een nieuw regionaal bibliotheek registratie systeem in de zomer van 2021 alle slapende leden automatisch zijn verwijderd. Daaronder waren ook veel jeugdleden, die bij de opening van de bibliotheken op de scholen zelf allemaal school-lid zijn geworden. Deze jeugdigengroepen maken dus vaak ook gebruik van de bibliotheek via het onderwijs. De jeugd en behoeften op de scholen is speerpunt en 2e indicator in 2022. Relatie tussen budget, beleidsdoelen en beleidsindicatoren De gemeente werkt in verschillende beleidsdocumenten met doelen die zij wil bereiken en waarvoor subsidie als instrument ingezet kan worden. De relatie tussen de gemeentelijke doelen en de verleningen is in de onderzochte subsidierelaties niet vastgelegd in een aparte beleidstheorie. In het geval van de subsidie voor de bibliotheek is er sprake van een typische inputsubsidie. Hollands Kroon vindt het belangrijk dat er een bibliothecaire voorziening is, hoe deze concreet bijdraagt aan de gemeentelijke doelen is niet op te maken uit gemeentelijke beleidsstukken. Hierdoor is ook niet te herleiden of het gekozen bedrag (dat door de tijd heen verlaagd en weer verhoogd is) effectief is ingezet.

De verhoging lijkt te zijn in gegeven doordat de bibliotheek zelf heeft aangegeven de wettelijke kernfuncties niet meer te kunnen vervullen. De gebruikte beleidsindicator in de begroting bleek herziening nodig te hebben. De beleidsnota beperkt zich in grote mate tot de subsidies binnen het maatschappelijk domein. De beleidsmatige grondslag voor specifieke verleningen is veelal summier. Context van het beleidskader Medewerkers geven aan dat het beleidskader tot stand is gekomen na de fusie en in de context van de bezuinigingsopgave die toen speelde. Het gemeentebestuur wilde toen flink bezuinigen en subsidies zijn toen kritisch bekeken. Veel subsidierelaties in Hollands Kroon zijn historisch zo gegroeid. Vrijwilligersorganisaties vragen elk jaar voor hetzelfde bedrag en dezelfde activiteiten subsidie aan. Het is goed mogelijk om nu weer naar het kader te kijken en te zien of alle activiteiten nog wel bij deze tijd horen. Mogelijk blijft niet alles behouden of zijn er inmiddels partijen opgestaan die veel beter passen bij waar de maatschappij nu om vraagt. Zoals in hoofdstuk 3 benoemd was een aanleiding voor een eerdere actualisatie van het subsidiekader nog niet aan de orde omdat aangrenzend beleid (zoals het accommodatiebeleid) eerst is herzien en er op een andere manier afspraken gemaakt zijn met organisaties.

Een bestuurder constateert dat criteria die genoemd zijn in de beleidsregels van 2017 op sommige punten gedateerd zijn. Subsidierelaties merken op dat de veranderende maatschappelijke uitdagingen ook een verandering meebrengt in financieringsbehoeften en wat er gefinancierd wordt.

De gemeente Hollands Kroon zet het beleidsinstrument subsidie doelbewust in op grond van een uitgebreid beleidskader en bijhorende beleidsregels waarin een visie en criteria opgenomen zijn wanneer welke organisatie in aanmerking komt voor een financiële bijdrage. De keuze voor de inzet van het instrument is bewust en weloverwogen gemaakt. De beleidstheorieën achter individuele subsidieverleningen ontbreken doorgaans. De gemeente Hollands Kroon maakt op grond van de beleidsregels veelvuldig gebruik van input en outputsubsidies en relatief weinig van outcomesubsidies. Dit is in 2017 door gemeentemedewerkers eveneens onderkend en er is toen nagedacht over de ontwikkeling van

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

36 van 47

een meer outcome-georiënteerd subsidiebeleid. De huidige manier van werken is duidelijk zichtbaar in de casestudy Kopgroep Bibliotheken. De grootste subsidieontvanger met een relatief summiere beleidstheorie. Hierdoor is het moeilijk na te gaan in welke mate de wijzigingen in de subsidieomvang gevolgen hebben gehad voor de geformuleerde gemeentelijke doelstellingen. Prestatie indicatoren genoemd in de gemeentelijk begroting zijn sterk output georiënteerd. Hierdoor is het niet gemakkelijk om te beoordelen of de verstrekte subsidies daadwerkelijk bijdragen aan de doelen die de gemeente stelt. Incidentiele subsidies worden verstrekt door de Hollands Kroonse Uitdaging. Dit met als doel de leefbaarheid binnen Hollands Kroon te bevorderen. Deze werkt met door de gemeenteraad vastgestelde criteria waarbinnen subsidies verstrekt kunnen worden. Een uitgebreide, onderliggende beleidstheorie hoe deze bijdragen aan de leefbaarheid van de gemeente ontbreekt.

5.5

Evaluatie subsidies

Randvoorwaarde:

Toelichting:

De inzet van het instrument wordt regelmatig

Na verstrekking van subsidies gaat de gemeente niet

geëvalueerd.

alleen na of de verstrekking rechtmatig was maar ook of deze daadwerkelijk bijgedragen heeft aan de doelstellingen.

Subsidies die op een wettelijk voorschrift berusten, moeten op grond van de Awb minimaal eens in de vijf jaar geëvalueerd worden op de doeltreffendheid en effecten van de subsidie (Art. 4:24). In Hollands Kroon worden subsidieverstrekkingen niet periodiek geëvalueerd volgens een vast evaluatiekader of schema. De meerderheid van de budget- en activiteitensubsidies die aangevraagd worden door aanvragers jaarlijks opnieuw aangevraagd. De voor dit onderzoek gesproken subsidierelaties geven aan dat zij niet benaderd zijn voor deelname aan een (beleids)evaluatie. Wel vinden er bij de grotere subsidieverleningen regelmatig ambtelijke en bestuurlijke overleggen plaats met de subsidierelaties over de voortgang en de prestaties. Het subsidiebeleid is kritisch tegen het licht gehouden in 2017 voor de totstandkoming van het Raamwerk: Subsidies in Hollands Kroon 2017-2019. Deze rapportage had in eerste plaats betrekking op voorstellen voor in de toekomst en is dus niet echt een evaluatie. Er vinden periodiek overleggen plaats met de instellingen die budgetsubsidies ontvangen. Wanneer er aanleiding voor is (zoals een bezuiniging) wordt er ook opnieuw kritisch gekeken naar de verstrekking. De verantwoording van de verstrekkingen hebben in beginsel betrekking op de rechtmatigheid van de verlening en niet op de doelmatigheid of doeltreffendheid.

Geen evaluaties Medewerkers geven aan dat er geen vaste momenten zijn wanneer verstrekkingen en het bijbehorende beleid worden geëvalueerd. Een overkoepelend kader hiervoor ontbreekt eveneens. Een medewerker betrokken bij subsidieverstrekkingen noemt nadrukkelijk dat er te weinig wordt geëvalueerd en onvoldoende diepgaand. Dat komt onder andere omdat de noodzaak om te evalueren tussen alle andere drukke werkzaamheden op dit moment ontbreekt. Diverse medewerkers geven wel aan dat hier binnen de organisatie over wordt nagedacht. Er staat een evaluatie gepland voor de bibliotheken en de Hollands Kroonse Uitdaging.

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

37 van 47

Subsidierelaties geven aan de afgelopen jaren niet te zijn benaderd voor evaluatieonderzoeken. Subsidierelaties met een budgetsubsidie bespreken regelmatig de voortgang en eventuele aanpassingen met medewerkers en de wethouder. Verschillende medewerkers geven aan dat het voor de hand zou liggen om beleid en de bijhorende subsidies op een vast moment in het jaar of in de bestuursperiode te evalueren. Het is dan voor de raad zichtbaar wat het beleid opgeleverd heeft, of de beleidsindicatoren voldoen en of er bijgestuurd moet worden.

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

38 van 47

Voor dit onderzoek zijn er geen evaluaties van subsidieverstrekkingen gevonden binnen de onderzochte tijdsperiode. Er kan om die reden niet bekeken worden wat er met de lessen uit evaluaties is gedaan en of de verstrekkingen de beoogde doelen hebben behaald. De gemeente Hollands Kroon kent geen cultuur waarin de subsidieverstrekkingen frequent en diepgaand geëvalueerd worden.

5.6

Beoordeling aan de hand van het normenkader

In onderstaande tabel zijn de normen opgenomen die in dit onderzoek gehanteerd worden voor de uitvoeringspraktijk. In de beoordeling van de normen gaan wij uit van een driepuntschaal: voldoet aan de norm (+), voldoet deels aan de norm (+/-) en voldoet nog niet of in beperkte mate aan de norm (-). De beoordeling wordt in onderstaande tabel toegelicht. Norm

Beoordeling

Toelichting

Het is duidelijk waarvoor en aan wie de gemeente

+

De systematiek van beleidsregels en het jaarlijkse

subsidies verstrekt.

subsidieplafond maken duidelijk welke organisatie welk bedrag krijgt op grond van welke criteria. Binnen dit kader zijn de verstrekte subsidies inzichtelijk.

Het is inzichtelijk welke subsidies er per jaar

-

verleend worden buiten de regelingen om.

De gemeente verstrekt incidenteel subsidies buiten de subsidieregeling om. Het is niet bekend precies aan wie en hoeveel.

De keuze voor het instrument

(-/+)

In de beleidsregels en het beleidskader is een

subsidie(regeling) is gemaakt op basis van een

duidelijke afweging genoemd waarom er gewerkt

expliciete afweging vooraf.

wordt met subsidies. De subsidies zelf worden veelal verstrekt op grond van historisch gegroeide relaties.

De gemeente stelt vast dat – indien mogelijk –

(-/+)

De prestaties in uitvoeringsovereenkomsten en

de te leveren prestaties in de subsidie-

beschikkingen zijn doorgaans SMART

voorwaarden SMART zijn geformuleerd.

geformuleerd. Een richtlijn hiervoor ontbreekt.

De gemeente heeft zicht op de verantwoording

(-/+)

Subsidieontvangers leveren indien gewenst tijdig

van geleverde prestaties door

hun verantwoording in. De gemeente beschikt

subsidieontvangers.

niet over een werkwijze om deze verantwoording systematisch en tijdig te verwerken en centraal inzichtelijk te maken.

De gemeente heeft in beeld welke regelingen

(-)

De gemeente is zich er van bewust dat veel

er langer dan vijf jaar lopen en geëvalueerd

subsidierelaties langlopend zijn (soms al meer

moeten worden.

dan twintig jaar) maar houdt niet bij welke wanneer geëvalueerd moeten worden.

Evaluaties van regelingen zijn uitgevoerd

(-)

conform de wettelijke normen en eventuele

De gemeente Hollands Kroon evalueert in de praktijk niet.

extra afspraken. Evaluaties van regelingen hebben voldoende

(-)

informatiewaarde. De gemeente benut de uitkomsten van de uitgevoerde evaluaties en de lessen daaruit

De gemeente Hollands Kroon evalueert in de praktijk niet.

(-)

De gemeente Hollands Kroon evalueert in de praktijk niet.

adequaat.

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

39 van 47

6

Conclusies en slotbeschouwing

6.1

Inleiding

In de voorgaande hoofdstukken is verslag gedaan van het onderzoek naar het subsidiebeleid van de gemeente Hollands Kroon. In dit onderzoek stond de volgende onderzoeksvraag centraal: Hoe efficiënt is het proces van subsidieverstrekking en hoe effectief zijn de verschillende verstrekte subsidies bij Hollands Kroon? Een efficiënt ingericht subsidieproces betekent dat de aanvragen, toekenningen en vaststellingen doelmatig gebeuren. De effectiviteit van een subsidie kan omschreven worden als de mate waarin de prestaties en activiteiten van een gesubsidieerde organisatie bijdragen aan de verwezenlijking van de doeleinden van de subsidieverstrekker. Deze centrale onderzoeksvraag valt uiteen in twee onderdelen: de efficiëntie van het proces van subsidieverstrekking en de effectiviteit van de verstrekte subsidies. Voor beide onderdelen zijn deelvragen geformuleerd die in de vorige hoofdstukken zijn beantwoord. Er is daarnaast een normenkader gebruikt om per onderzoeksthema de uitkomsten te kunnen beoordelen. In dit hoofdstuk worden de antwoorden op de afzonderlijke deelvragen samengevat beantwoord en worden er deelconclusies per thema getrokken. Vervolgens wordt er een antwoord op de hoofdvraag gegeven en worden er conclusies getrokken. Het hoofdstuk sluit af met een slotbeschouwing en aanbevelingen.

6.2

Conclusies

Algemeen beeld De gemeente Hollands Kroon is een gemeente die het als het op subsidies aankomt graag net even wat anders doet. Kenmerkend daarvoor is de uitgesproken visie om de samenleving zelf verantwoordelijk te maken voor de leefbaarheid in de gemeente. Dit komt onder meer nadrukkelijk naar voren in de keuze om de incidentele subsidies te verdelen via de stichting Hollands Kroonse Uitdaging. Op papier heeft de gemeente de boel goed op orde. Er bestaat een algemene subsidieverordening, er ligt een uitgebreid beleidskader met gedetailleerde beleidsregels en formeel wordt er samengewerkt met de raad om tot de uiteindelijke verdeling te komen. Het proces van subsidieverlening en verantwoorden is vastgelegd in werkschema’s en er zijn plannen om met een nieuw digitaal systeem te werken. In de praktijk blijkt dat er wat betreft het effectief en efficiënt verstrekken van subsidies nog wel ruimte voor verbetering is. Het huidige subsidiebeleid wordt niet periodiek geactualiseerd en is sterk gericht op de subsidie binnen team vitaliteit waardoor subsidies binnen andere domeinen buiten schot blijven. Intern verloopt het proces van verlenen wel tijdig maar nog niet volledig gestroomlijnd. Het vaststellen van subsidies door de gemeente gebeurde in de periode van onderzoek met grote termijnoverschrijdingen.

Verbeteringen die op papier zijn bedacht, worden niet altijd doorgevoerd in de praktijk.

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

40 van 47

Doelen van het subsidiebeleid De subsidies in Hollands Kroon worden verleend op basis van een wettelijke grondslag. Er is een algemene subsidieverordening aanwezig en een bijhorend beleidskader. Zowel de verordening als het kader stammen uit een tijd dat Hollands Kroon net gefuseerd was en voor een grote bezuinigingsopgave stond. Het kader en de verordening is in de tussentijd niet geëvalueerd of geactualiseerd. De raad wordt niet actief geïnformeerd over de voortgang, opbrengst en kosten van subsidieregelingen. De betrokkenheid van de raad beperkt zicht tot het eenmaal per jaar vaststellen van het subsidieplafond. Dit plafond blijkt in de praktijk flexibel te zijn en aangepast te kunnen worden op grond van de binnengekomen aanvragen. De raad stelt de kaders voor het subsidiebeleid, maar heeft het grootste deel van de besluitvorming neergelegd bij het college. In de (programma)begroting staan de subsidies niet apart vermeld. De gemeente biedt onvoldoende duidelijkheid aan ontvangers en aanvragers van subsidie over wat zij met subsidies wil bereiken. Er wordt geen duidelijke relatie gelegd tussen het beschikbare budget en de gestelde ambities. De gemeente vraagt aan ontvangers van een budgetsubsidie wel prestaties, maar deze zijn meestal niet gekoppeld aan de prestatieindicatoren in de begroting. De indicatoren rondom bibliotheekwerk zijn een eerder genoemde uitzondering.

Transparantie subsidieverleningen Het subsidieproces is duidelijk beschreven in de verordening en in de beleidsregels. Deze blijken niet goed bekend te zijn bij het publiek en subsidierelaties. De verplichtingen die horen bij een budgetsubsidie zijn niet opgenomen in de subsidieverordening. Voor bestaande subsidierelaties is de informatie over subsidie(regelingen) helder en begrijpelijk. Voor nieuwe relaties is de informatie over de subsidieregelingen minder toegankelijk. Incidentele subsidies moeten aangevraagd worden bij de Hollands Kroonse Uitdaging. Het komt in de praktijk voor dat aanvragers daar doorgestuurd worden naar een ander loket, zoals de gemeente of een uitvoeringsorganisatie. De gemeente Hollands Kroon beschikt niet over een actueel en volledig openbaar subsidieregister. Wel biedt het subsidieplafond enig inzicht in de verleende subsidies, maar dit is verre van compleet. Zo is niet inzichtelijk welke subsidies verleend worden buiten de regelingen om. Dat geldt met name voor de incidentele subsidies die worden verstrekt via andere partijen zoals de Hollands Kroonse Uitdaging en Incluzio, met wie de gemeente een contract- of subsidierelatie onderhoudt. Gesubsidieerde instellingen leveren een inzichtelijke verantwoording over de bestede middelen aan de gemeente. Deze inhoudelijke en financiële verslagen worden doorgaans op tijd ingediend.

De Hollands Kroonse Uitdaging publiceert jaarlijks een jaarverslag op hun website dat ook naar de gemeente wordt verzonden. Interne werkprocessen en efficiëntie Interne procedures en werkprocessen ten aanzien van subsidieregelingen zijn slechts gedeeltelijk vastgelegd en worden in de praktijk niet volledig nageleefd. Termijnen met

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

41 van 47

betrekking tot vaststelling zijn in de periode 2018 en 2019 veelvuldig overschreden. Aanvragen en verleningen geschieden grotendeels binnen de gestelde termijnen. De gemeente heeft slechts beperkt zicht op de hoeveelheid ingezette middelen en tijd in relatie tot de uitvoering van de subsidieregelingen. Er is een subsidiecoördinator binnen de organisatie die toezicht houdt op het proces. De inhoudelijke behandeling van subsidieaanvragen en vaststellingen is verdeeld over verschillende medewerkers. Deze houden niet bij hoeveel tijd ze hier aan kwijt zijn. Met de Hollands Kroonse Uitdaging zijn urenafspraken gemaakt hoeveel tijd aan de subsidieverlening besteed kan worden. Voor dit deel van het subsidiebeleid is het dus mogelijk om de ingezette middelen af te wegen gerealiseerde output (efficiëntie). De gemeente spant zich in om het proces zo efficiënt mogelijk te krijgen (onder andere door middel van digitalisering) maar de uitvoering blijft achter. Zo zijn er plannen om over te stappen naar een ander zaaksysteem maar is er de afgelopen jaren gewerkt met Excelbestanden en verschillende mailboxen voor de dossiers en overzichten. Het aanvraagformulier voor subsidies is online gegaan en ook weer tijdelijk offline gekomen.

Externe afhandeling Gemeente Hollands Kroon kiest voor de constructie om een deel van de subsidies, zoals de incidentele subsidies, onder te brengen bij derden zoals Hollands Kroonse Uitdaging en Incluzio. Dit zijn geen zelfstandige bestuursorganen. Dit betekent dat deze organisaties geen beschikkingen kunnen uitvaardigen met daarin subsidieverplichtingen. Ook staat er geen formele rechtsbescherming open tegen een afwijzing van de aanvraag, wat wel het geval zou zijn als de gemeente deze taak zelf uitvoerde. Tussen de gemeente en de Hollands Kroonse Uitdaging bestaat een subsidierelatie. Met incluzio heeft de gemeente een contractrelatie.

Effectiviteit Het is duidelijk waarvoor en aan wie de gemeente beleidsmatig subsidies wil verstrekken. Gemeente Hollands Kroon beschikt over een gedetailleerd beleidskader met daarin een uitgewerkte visie op het subsidiebeleid. Dit geldt met name voor het maatschappelijk domein waarvoor subsidie een belangrijk beleidsinstrument is. Buiten dit domein is hiervan in veel mindere mate sprake. Veel van de subsidierelaties zijn historisch zo gegroeid maar in het beleidskader van 2013 en de beleidsregels is een duidelijke afweging gemaakt waarom er gewerkt wordt met subsidies en welke (vrijwilligers)organisaties in aanmerking komen. De gemeente stelt dat – indien mogelijk – de te leveren prestaties in de subsidievoorwaarden SMART zijn geformuleerd. Een duidelijke richtlijn hiervoor ontbreekt waardoor er verschillen kunnen optreden per subsidierelatie. Subsidieontvangers leveren indien gewenst tijdig hun verantwoording in. De gemeente beschikt niet over een werkwijze om deze verantwoording systematisch en tijdig te verwerken en centraal inzichtelijk te maken. Dit maakt dat het niet goed mogelijk is om de mate van doelbereik van het subsidiebeleid vast te stellen. De gemeente heeft slechts gedeeltelijk in beeld welke regelingen er langer dan vijf jaar lopen en geëvalueerd moeten worden op grond van de Awb (Art 4.24).

De gemeente is zich er van bewust dat veel subsidierelaties langlopend zijn, maar houdt niet bij welke wanneer geëvalueerd moeten worden. In de praktijk evalueert de gemeente Hollands Kroon niet en trekt mede om die reden ook geen lessen uit de evaluaties.

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

42 van 47

6.3

Aanbevelingen

Op basis van de conclusies en de slotbeschouwing worden de volgende aanbevelingen gedaan:

Algemeen: 1 2

3 4

Richt een openbaar subsidieregister in waarin een overzicht wordt gegeven van alle verleende subsidies binnen alle domeinen. Neem het subsidieplafond op in de gemeentelijke begroting en maak er een echt plafond van. Motiveer nadrukkelijk waarom het gestelde bedrag gewenst is voor de doelen die de gemeente met het verstrekken van subsidies wil bereiken. Actualiseer de algemene subsidieverordening en de kadernota. Bekijk of de in de beleidsregels opgenomen tarieven en criteria nog passend zijn. Stel éénmaal per jaar of per bestuursperiode een verantwoordingsmoment in om samen met de raad de opbrengsten en kosten van de verstrekte subsidies te evalueren.

Efficiëntie: 5

6

Geef vervolg aan het ingezette proces om de efficiëntie te verhogen. Waarborg dat de plannen die op papier worden uitgedacht, zoals Raamwerk: Subsidies in Hollands Kroon 2017-2019, ook echt in worden gevoerd. Overweeg de inzet van meerjarige subsidies om de uitvoeringslasten voor de gemeente te verlagen en de zekerheid voor subsidierelaties te verhogen.

Effectiviteit: 7 8

Investeer in de randvoorwaarden om inzicht te verkrijgen in de effectiviteit van subsidies. Geef subsidies hierbij waar mogelijk de vorm van outcomesubsidies. Stel een evaluatiekader vast met daarin afspraken wanneer (langlopende) subsidierelaties dienen te worden geëvalueerd.

6.4

Slotbeschouwing

De keuze om incidentele subsidies te verstrekken via Hollands Kroonse Uitdaging is gedurfd en leidt volgens alle betrokkenen in de praktijk tot enkele knelpunten. Leden van de adviesraad die oordelen over de ingekomen subsidieaanvragen dienen zelf ook aanvragen in, in dergelijke situaties beslissen zij dan overigens niet mee over de aanvraag. Verstrekte financiële bijdrages kennen geen formele verantwoordingsverplichtingen. Subsidies worden voor een belangrijk deel verstrekt binnen het netwerk van de betrokkenen van de HKU. Raadsleden geven aan geen zicht te hebben op wat er precies gebeurt met de verstrekte bedragen. Het jaarverslag waarin deze informatie staat opgenomen ontvangen zij laat, lijkt niet volledig en motivatie voor de bijdrages ontbreekt. Het zijn slechts enkele van vele aangedragen knelpunten binnen de huidige constructie waarin het verlenen van incidentele subsidies is ‘uitbesteed’. Deze knelpunten zijn bekend bij alle betrokkenen en bieden aanleiding voor een grondige evaluatie. De raad wordt betrokken bij het subsidiebeleid via het vaststellen van het jaarlijkse subsidieplafond. In de praktijk blijkt de raad over onvoldoende informatie te beschikken om tot een inhoudelijk oordeel te kunnen komen of de voorgenomen subsidieverstrekkingen bijdragen aan de gemeentelijke doelstellingen.

Mogelijkheden om het achterliggende beleid bij te sturen op grond van de behaalde resultaten ontbreken daardoor.

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

43 van 47

A

Bijlage 1. Onderzoeksverantwoording

A.1

Interviews (intern)

Naam

Functie

Angela Feenstra

Adviseur Sociaal Domein

Marco Ton

Adviseur Team Omgevingsontwikkeling

Michel Zijp

Financieel adviseur

Nic Zeegers

Adviseur accommodaties en sport, backup subsidiebeleid

Han Wonder

Adviseur WSP-regio, MT Hollands Kroon

Mary van Gent

Wethouder Sociaal Domein

Theo Meskers

Wethouder Economische Zaken

A.2

Interviews (extern)

Naam

Organisatie

Dhr. J. Kers

LSBO Hollands Kroon

Dhr. N. Vlaming

Stichting Voedselbank Kop van Noord

Mevr. van Haastrecht

Muziekvereniging Wieringenmeer

Dhr. J. van Buuren

EHBO, afdeling Winkel-Nieuwe Niedorp

Mevr. Ruder

Kopgroep bibliotheken

Dhr. A.L. Maas

Vereniging “De Wieringer Molens”

Mevr. M. Smit

Stichting Sportservice Noord Holland

Dhr. T. de Wit

Wonen Plus Welzijn

A.3

Geraadpleegde documenten

Openbare documenten Gemeente Hollands Kroon (2013), Subsidieverordening Hollands Kroon Gemeente Hollands Kroon (2014), Kadernota Subsidies Hollands Kroon Gemeente Hollands Kroon (2017), Raamwerk: Subsidies in Hollands Kroon 2017-2019 Gemeente Hollands Kroon (2017), Beleidsregels Subsidies Hollands Kroon 2017 Gemeente Hollands Kroon (2018) Collegeprogramma Hollands Kroon 2019 – 2022 Gemeente Hollands Kroon (2020) Programmabegroting 2021 Hollands Kroonse Uitdaging (2020), Jaarverslag 2019 definitief Hollands Kroonse Uitdaging (2021), Jaarverslag 2020 definitief

Interne stukken Administratief proces subsidies 2018 Beschikkingen subsidie 2018 samengevoegd Checklist aanvraag 2018

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

44 van 47

Checklist vaststelling 2018 Overzicht met analyse 2018 Overzicht toegekende subsidies 2018 Subsidieaanvragen 2018 met IBK aansluiting 2018 Subsidieplafond 2018 voor Anja en Han Vaststelling subsidie 2018 checklist Administratief proces subsidies 2019 IC 1 subsidie 2019 Subsidieaanvragen 2019 met IBK aansluiting 2019 Vaststelling subsidie 2019 checklist Vragenlijst interimcontrole 2019 Specificatie subsidieplafond 2020 Raadsvoorstel Subsidieplafond 2020 Brief, beschikkingen 2020 concept voor samenvoegen Collegebesluit Subsidieplafond 2020 Subsidieaanvragen 2020 Uitbetaallijst Financiën Verantwoording 2020

A.4

Normenkader

Aspect

Norm

Doelen subsidiebeleid

De gemeente stelt in haar beleid duidelijke kaders voor subsidies. * Subsidies worden verleend op basis van een wettelijke grondslag. * Er wordt gebruik gemaakt van passende (algemene) subsidieverordeningen die regelmatig worden geëvalueerd en geactualiseerd. * De raad wordt actief geïnformeerd over de voortgang, opbrengst en kosten van subsidieregelingen. * De raad stelt kaders voor het subsidiebeleid. * De voor subsidies beschikbare middelen passen bij de ambities. * De gemeente maakt (vooraf) duidelijk op welk niveau ze inzicht wil in het doelbereik van subsidies.

Transparantie

Het is duidelijk waarvoor en aan wie de gemeente subsidies verstrekt.

subsidieverleningen algemeen

* De gemeente beschrijft het subsidieproces duidelijk, inclusief beoordeling van en verantwoording over subsidies. * De informatie over subsidie(regelingen) is eenduidig, transparant en toegankelijk. * Er is een actueel en volledig openbaar subsidieregister. * Het is inzichtelijk welke subsidies er per jaar verleend worden buiten de regelingen om. * Gesubsidieerde instellingen leveren een inzichtelijke verantwoording over de bestede middelen aan de gemeente.

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

45 van 47

Uitvoering

Verantwoordelijkheden binnen de organisatie zijn ‘passend’ belegd en in lijn met door de gemeente gestelde kaders. * Interne procedures en werkprocessen t.a.v. subsidieregelingen zijn vastgelegd en worden nageleefd. * Aanvragen en verleningen c.q. vaststellingen geschieden tijdig en overeenkomstig de in de subsidieregelingen gestelde termijnen. * De gemeente heeft zicht op de hoeveelheid ingezette middelen en tijd in relatie tot de subsidieregelingen. * De hoeveelheid ingezette middelen en tijd staan in verhouding tot de resultaten van de processen. * De gemeente spant zich voldoende in (bijv LEAN en digitalisering) om het proces zo efficiënt mogelijk te krijgen.

Effectiviteit

De gemeente heeft zicht op de effectiviteit van subsidieregelingen en op de subsidies

subsidieregelingen

die buiten regelingen om verstrekt worden. * De keuze voor het instrument subsidie(regeling) is gemaakt op basis van een expliciete afweging vooraf. * De gemeente stelt vast dat – indien mogelijk – de te leveren prestaties in de subsidievoorwaarden SMART zijn geformuleerd. * De gemeente heeft zicht op de verantwoording van geleverde prestaties door subsidieontvangers. * De gemeente heeft in beeld welke regelingen er langer dan vijf jaar lopen en geëvalueerd moeten worden. * Evaluaties van regelingen zijn uitgevoerd conform de wettelijke normen en eventuele extra afspraken. * Evaluaties van regelingen hebben voldoende informatiewaarde. * De gemeente benut de uitkomsten van de uitgevoerde evaluaties en de lessen daaruit adequaat.

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

46 van 47

I&O Research Enschede Zuiderval 70 Postbus 563 7500 AN Enschede T (053) 200 52 00 E info@ioresearch.nl KVK-nummer 08198802

I&O Research Amsterdam Piet Heinkade 55 1019 GM Amsterdam T (020) 308 48 00 E info@ioresearch.nl

Subsidiebeleid gemeente Hollands Kroon

www.ioresearch.nl

47 van 47