Jaarverslag 2025 - Verantwoord vooruit

JAARVERSLAG 2025: VERANTWOORD VOORUIT

93

er een start gemaakt met de implementatie van een nieuw wervings- en selectiesysteem. Daarnaast wordt gewerkt aan een sterkere verbinding tussen de positionering van de organisatie en de employer branding. Dit loopt door in 2026. Voor de SPP zijn er kwantitatieve en kwalitatieve analyses uitgevoerd. Gegevens hieruit zijn vergeleken met regionale en landelijke cijfers uit de Personeelsmonitor van het A&O fonds Gemeenten. Op basis hiervan is een organisatiebrede SWOT-analyse opgesteld, die richting geeft aan verdere ontwikkeling van het personeelsbeleid. Integriteit Als gemeente streven we ernaar een betrouwbare organisatie te zijn voor onze inwoners. Inwoners moeten erop kunnen vertrouwen dat we integer handelen in het werk voor de Hof. Dit vraagt een constante bewustwording op onze rol en onze verantwoordelijkheid richting de samenleving. Daarnaast werken we constant aan een veilige werkomgeving, waarin het gezien wordt als een gezamenlijke verantwoordelijkheid om een

cultuur te creëren waarbij iedereen zich gezien, gehoord en gerespecteerd voelt. Daarnaast hebben wij de Basisnormen Integriteit en zijn in het Personeelshandboek ook diverse zaken vastgelegd. Denk hierbij aan het hebben van een Gedragscode, Regeling nevenwerkzaamheden en een Regeling melding financiële belangen. In dat kader hebben wij ook (interne en externe) vertrouwenspersonen aangesteld. Ook zijn we aangesloten bij de Landelijke Klachtcommissie Ongewenst Gedrag en hanteren we de Regeling melden vermoeden misstand en de Klachtenregeling ongewenst gedrag. Om recht te doen aan het thema integriteit blijven we aandacht besteden aan de regels en protocollen, maar is het zeker ook van belang dat we blijven stilstaan over hoe we met elkaar om willen gaan. Inkoop- en aanbesteding In lijn met de programmabegroting 2025 “Verantwoord vooruit” is in 2025 verdere invulling gegeven aan de professionalisering van

JAARVERSLAG 2025: VERANTWOORD VOORUIT

94

de inkoopfunctie. Met de inrichting van het cluster Inkoop is een belangrijke stap gezet naar sturing van inkoop- en aanbestedingsprocessen en rechtmatigheid. De inzet richt zich onder andere op het verbeteren van de informatievoorziening rondom inkoop en het begeleiden van (Europese) aanbestedingen. Een belangrijke ontwikkeling is de implementatie van de contractmanagement applicatie. Deze applicatie biedt beter inzicht in bestaande contracten en bijbehorende looptijden. Hierdoor kunnen teams gerichter en proactieve sturen op contractbeheer, waaronder het bewaken van voorwaarden, aflopende termijnen en het tijdig voorbereiden van nieuwe aanbestedingen. Door daarnaast sterker in te zetten op contractmanagement ontstaat eerder inzicht in de prestaties van leveranciers en de mate waarin contracten optimaal worden benut. Voor de komende periode ligt de nadruk op het verbeteren van processen, rollen, systemen en het versterken van de interne samenwerking. Dit draagt bij aan een uniforme werkwijze en borging van rechtmatigheid binnen de organisatie.

Organisatieontwikkeling We wilden als organisatie wendbaarder worden om sneller te reageren en anticiperen op de veranderende samenleving. Hiervoor wilden we meer integraal gaan werken, rolvaster worden en de professional meer voor op stellen. Maar ook meer strategische sturing geven. Het werken aan de organisatieontwikkeling heeft tot nu toe zijn vruchten afgeworpen. Zo is bijvoorbeeld de systematiek van programmatisch werken opgezet. Is een aantal basisdocumenten die voor elke medewerker van belang zijn geactualiseerd (het organisatiebesluit, personeelshandboek en de Notitie “Dit zijn wij”). En in de onboarding van nieuwe mensen krijgt dit expliciet aandacht. Verder is er meer aandacht voor (met name strategische) sturing met bijvoorbeeld het jaarlijkse directieplan en teamplannen. Waarbij het uitgangspunt is dat bij elk punt uit het directieplan een goede opdracht geformuleerd wordt. Onder sturing valt ook monitoring van de voortgang van de diverse plannen. Daarmee kan op tijd worden geschakeld als er ontwikkelingen zijn.

JAARVERSLAG 2025: VERANTWOORD VOORUIT

95

Daarnaast zijn we veel meer doelbewust gaan werken met een strategische personeelsplanning. We zijn in de laatste fase van een programmatische aanpak om de organisatieontwikkeling te ondersteunen. Wat er in het geheel bereikt is, maar ook wat er nog te leren is, komt in 2026 in een afrondingsplan. Informatievoorziening en automatisering Implementatieplan Regiebureau I&A Het project Implementatie Visie Regievoering I&A fase 2 is afgerond. Deze fase was gericht op de verdere inrichting van de ICT-regie processen en het versterken van de I&A regieorganisatie. Waar in fase 1 het fundament werd gelegd, heeft fase 2 geleid tot duidelijkere processen, meer inzicht in het ICTlandschap en verbeterde sturing op leveranciers. We zijn er nog niet, maar er is een belangrijke stap gezet. Het regiebureau I&A heeft het stokje overgenomen van het project. Met de afronding van dit project liggen de resterende

verbeterpunten uit het project nu in de lijn bij het regiebureau I&A. Onderdeel van het project was ook het evalueren van de visie regievoering I&A en het bijbehorende regiebureau. Deze evaluatie is gedaan en heeft inzicht gegeven dat voor verdere doorontwikkeling van het regiebureau I&A er meer nodig is. Dit is een van de redenen voor het huidige onderzoek naar de eventuele samenwerking op IT met het CCTG (cloud computing Twentse gemeenten). Dit is een samenwerkingsverband tussen de gemeente Hengelo, Oldenzaal, Haaksbergen, Borne en de SWB. Rekenkamer In 2025 heeft de rekenkamer (mee)gewerkt aan de volgende onderzoeken: • In landelijk verband: DoeMee-onderzoek van de Vereniging van Rekenkamers (VvR) naar ‘onderbesteding’; landelijke onderzoeksrapport ‘Schipperen tussen crises en ambitie’ gepubliceerd januari 2026; • In Twents verband: Quickscan jaarrekeningen en begrotingen van de

JAARVERSLAG 2025: VERANTWOORD VOORUIT

96

gemeenschappelijke regelingen (t.b.v. zienswijze raad), gepubliceerd in mei 2025; • In Twents verband: onderzoek naar ‘Twentse samenwerking’; onderzoeksrapport ‘Zicht op zeggenschap’, gepubliceerd in juni 2025. • In eigen beheer: onderzoek naar burgerparticipatie; onderzoeksrapport ‘Onderbenut potentieel – participatie en de Hofse aanpak’ gepubliceerd in november 2025. Op het DoeMee-onderzoek na, zijn alle onderzoeksrapporten geagendeerd en besproken in de raadsvergadering. Het DoeMee-onderzoek en de lokale factsheet voor Hof van Twente worden in de loop van 2026 naar de raad gebracht. Doelmatigheidsonderzoek In 2026 is de ‘Tussentijdse evaluatie beleidsplan minima en schulden’ aangewezen als onderzoeksobject voor zowel de doeltreffendheid als de doelmatigheid, conform artikel 213a van de Gemeentewet.

Op basis van deze evaluatie kan worden geconcludeerd dat de beleidsdoelstellingen grotendeels zijn gerealiseerd. Zowel de doeltreffendheid als de doelmatigheid, zoals bedoeld in artikel 213a van de Gemeentewet, worden positief beoordeeld. De gestelde doelen worden in belangrijke mate bereikt en de beschikbare middelen worden efficiënt ingezet. Daarmee kan worden vastgesteld dat de doelstellingen grotendeels zijn behaald, met ruimte voor gerichte doorontwikkeling op specifieke onderdelen. Ten aanzien van de doeltreffendheid geldt dat voor een aantal beleidsdoelen het effect op het moment van evaluatie nog onvoldoende meetbaar is. Voor deze onderdelen kan pas op een later moment worden vastgesteld in hoeverre het beleid daadwerkelijk doeltreffend is geweest. Rechtmatigheid Algemeen In de jaarrekening leggen wij verantwoording af over negen rechtmatigheidscriteria. De eerste zes criteria hebben betrekking op getrouwheid

JAARVERSLAG 2025: VERANTWOORD VOORUIT

97

en rechtmatigheid en zijn onderdeel van het getrouwe beeld van de jaarrekening. Deze worden daarom niet afzonderlijk opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, maar maken wel onderdeel uit van de reguliere controle. De drie overige criteria – het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het criterium misbruik en oneigenlijk gebruik – hebben specifiek betrekking op rechtmatigheid en worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Sinds 1 januari 2023 legt het college zelf verantwoording af over de financiële rechtmatigheid, inclusief de begrotingsrechtmatigheid. Met de rechtmatigheidsverantwoording wordt de raad breder geïnformeerd over afwijkingen ten opzichte van de begroting, waaronder ook lagere lasten en afwijkingen in baten. Uitgangspunt hierbij is dat onderschrijdingen en batenafwijkingen in beginsel niet als onrechtmatig worden beschouwd, mits deze tijdig aan de raad zijn gemeld.

Rechtmatigheidsverantwoording Op grond van de Financiële verordening Hof van Twente 2025 is de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening 2025. Hierin rapporteren wij over: a) De verantwoordingsgrens is een totaalbedrag voor rechtmatigheidsfouten én onduidelijkheden in het kader van de financiële rechtmatigheid. b) De verantwoordingsgrens is vastgesteld op 2% van de totale lasten, exclusief de toevoegingen aan de reserves. De verantwoordingsgrens bedraagt voor het boekjaar 2025: € 2.618.642. De rapportagegrens (5% van de verantwoordingsgrens) bedraagt: € 130.932. Acceptabele begrotingsafwijkingen worden meegenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, ook wanneer deze elders nader worden toegelicht. Nietacceptabele afwijkingen (fouten) worden in deze paragraaf toegelicht.

JAARVERSLAG 2025: VERANTWOORD VOORUIT

98

De accountant beoordeelt of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft, maar geeft geen afzonderlijk oordeel over rechtmatigheid. VIC De gemeente voert Verbijzonderde Interne Controles (VIC) uit ter onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij worden alle financieel significante processen betrokken, aangevuld met specifieke aandachtspunten vanuit organisatie, accountant of bestuur. De uitvoering van de VIC is zodanig ingericht dat onafhankelijkheid is gewaarborgd. De coördinatie en toetsing ligt bij de financiële controlfunctie bij de concernstaf, die rechtstreeks rapporteert aan de concerncontroller. Het begrotingscriterium In de financiële verordening zijn regels opgenomen voor begrotingsrechtmatigheid. Uitgangspunt is dat overschrijdingen van begrote lasten onrechtmatig zijn. Deze kunnen

als acceptabel worden aangemerkt als er sprake is van: a) compensatie door direct gerelateerde opbrengsten; b) een open-einde regeling; c) autorisatie door de raad gedurende het begrotingsjaar. Begrotingsafwijkingen die als acceptabel worden aangemerkt, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, maar worden in deze paragraaf niet verder toegelicht. Voor het boekjaar 2025 bedraagt de rechtmatigheidsfout op het begrotingscriterium: € 1.331.879. Voor niet-acceptabele begrotingsafwijkingen boven de rapportagegrens wordt hieronder een toelichting gegeven: •

Extra storting in de voorziening wethouderspensioenen i.v.m. het besluit van de Cie BBV dat met de dekkingsgraad van het ABP rekening moet worden gehouden i.v.m. de overgang naar het ABP.

JAARVERSLAG 2025: VERANTWOORD VOORUIT

99

nauwkeurig gemonitord op welk strategisch moment er een nieuwe Europese aanbesteding wordt gestart die een mogelijke regionale samenwerking op IT-gebied niet in de weg staat.

Het voorwaardencriterium Binnen dit criterium is de volgende afwijking boven de rapportagegrens geconstateerd: •

Europese aanbesteding inkopen; totale som onrechtmatige inkopen € 500.146. Uit de interne controle blijkt dat er in 2025 inkopen zijn gedaan die ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed. Deze inkopen zijn verdeeld over 7 contracten. De onrechtmatige contracten hebben betrekking op inhuur personeel (5), en ITdiensten (2). Voor de 5 contracten betreffende inhuur zijn alle onrechtmatige overeenkomsten gedurende boekjaar 2025 beëindigd door: Indiensttreding; omzetting inhuurovereenkomst naar inhuurbroker welke Europees is aanbesteed; geen verlenging van de inhuuropdracht. Bij de 2 onrechtmatige contracten betreffende IT-diensten wordt er

Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Binnen dit criterium is een formele onrechtmatigheid geconstateerd. •

Identificatie Wmo-cliënten Uit interne controle is gebleken dat in 2025 Wmo-uitgaven zijn gedaan waarbij de cliëntidentificatie niet in alle gevallen correct is vastgelegd. Per begin 2024 zijn de werkinstructies aangescherpt, zodat bij het toekennen van nieuwe voorzieningen – zowel aan bestaande als nieuwe cliënten – de identificatie correct wordt vastgelegd. Uit de interne controles blijkt dat deze werkwijze inmiddels structureel wordt toegepast.

JAARVERSLAG 2025: VERANTWOORD VOORUIT

100