ANONIEM 7. Bijlage bij Samen Twente met Aanbiedingsbrief jaarstukken 2024 (918692).pdf
Tekst van het document
26
Terug naar inhoudsopgave
Realisatie Baten 591 72 663
Lasten 3. 147 703 3. 849
Begroting voor wijziging
Begroting na wijziging Saldo 2. 5556313. 186-
Baten 482 482
Lasten 3. 143 353 3. 497
-
Saldo 2. 6613533. 015-
Baten 1. 303 1. 303
Lasten 3. 741 353 4. 094
-
Saldo 2. 4383532. 791-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
2. 791
-
2. 791
2. 791
-
2. 791
2. 791
-
2. 791
3. 454
3. 849
395-
3. 273
3. 497
223-
4. 094
4. 094
-
223 171-
223 3. 497
-
223
-
-
-
3. 497
-
4. 094
4. 094
-
223 3. 678
-
3. 849
2. 3 Veilig Thuis Twente Inleiding 2024 is net als 2023 een druk jaar geweest voor Veilig Thuis Twente. Het aantal meldingen adviezen en diensten is opnieuw gestegen. We zien wel dat de groei afgevlakt is ten opzichte van de jaren hiervoor. Ter compensatie van de groei heeft VTT in 2024 extra middelen ontvangen via de gemeentelijke bijdrage met als doel de toegenomen vraag aan te kunnen. Er zijn middelen toegekend voor de inzet van extra maatschappelijk werkers een basisarts en een teamleider. Met deze middelen is VTT in staat gesteld om te voorkomen dat wachtlijsten weer zouden oplopen. Met deze middelen is er geen ruimte voor deelname in werkgroepen actief inzetten op nieuwe ontwikkelingen preventie en voorlichting. VTT is daarmee een VTT die zich voornamelijk richt op de uitvoering van wettelijke taken. ,
,
,
,
,
Ondanks deze extra financiële middelen is het niet gelukt om de wettelijke taken wachtlijstvrij en binnen de wettelijke termijnen uit te voeren. Deels is dit het gevolg van het niet tijdig kunnen invullen van de tijdelijke formatie deels is dit het gevolg van verdere toename van de werkvoorraad. Doordat VTT krap georganiseerd is wordt de werkdruk als hoog ervaren. Vrijwel dagelijks moeten medewerkers bijspringen in andere teams om de bezetting rond te krijgen. Dit doet een groot beroep op de flexibiliteit van medewerkers. Het verzuim is in 2024 toegenomen. ,
,
Vanuit de tijdelijke middelen is ook een wachtlijstteam geformeerd van waaruit twee oud-medewerkers wachtlijstzaken oppakten. Dit heeft een goed effect gehad maar is niet zomaar te continueren. Juist het feit dat dit oud-medewerkers waren die het werk van Veilig Thuis tot in de haarvaten kenden maakte het mogelijk dat zij zelfstandig veel meldingen op een kwalitatief goede manier konden behandelen. Lessen uit dit project zullen we na afloop verwerken in ons reguliere werkproces. ,
VTT is ook niet in staat geweest de afgesproken maatwerktaken in volle omvang uit te voeren. Hierover zijn in 2022 al (informele) afspraken gemaakt met gemeenten namelijk dat de focus ligt op het behandelen van meldingen en het geven van adviezen. Daarnaast ligt nadruk op het uitvoeren van de maatwerktaken crisisinterventie en toetsen tijdelijk huisverbod. ,
In 2024 zijn er een aantal bijzonderheden geweest
waarvoor in deze
rapportage aandacht is.
Naar aanleiding van de bespreking van de begrotingsuitbreiding voor VTT in de algemeen bestuur vergadering van januari is door het algemeen bestuur besloten een onderzoek te laten uitvoeren naar een bestendige koers voor VTT en ketenpartners. Doelstelling was om dit onderzoek voor de zomer van 2024 af te ronden en de resultaten voor het einde van 2024 te implementeren. Het onderzoek is uiteindelijk na de zomer afgerond en de resultaten zijn gepresenteerd in de algemeen bestuur vergadering van november 2024. Op dit moment zijn de Twentse gemeenten bezig om op basis van dit rapport vervolgstappen te zetten. VTT is hierbij op dit moment nog niet betrokken. De belangrijkste ontwikkelrichtingen die hieruit naar voren kwamen waren het formuleren van eenduidige samenwerkingsafspraken in de keten het ontwikkelen van een gezamenlijk opleidingsprogramma en voor de middellange termijn de inzet op het toekomstscenario en een stevige sociale basis. ,
Naast dit onderzoek zijn er nog twee onderzoeken uitgevoerd die vooral in 2025 en verder een effect gaan hebben voor VTT. Centrumgemeente Enschede heeft bureau HHM opdracht gegeven om de voorbereidingen op het toekomstscenario in Twente vlot te trekken. En het algemeen bestuur heeft opdracht gegeven tot het uitvoeren van een kerntakendiscussie. Landelijk is er ook voortgang geboekt op de ontwikkeling van het toekomstscenario. In een kamerbrief in december heeft het ministerie de contouren geschetst voor de vorming van Regionale Veiligheidsteams. Kern van deze contouren is dat de RVT's nieuwe organisaties worden waarin taken van Veilig Thuis Jeugdbescherming en de Raad voor de Kinderbescherming worden samengevoegd in één organisatie. Om welke taken dat precies gaat is nog niet duidelijk. Deze nieuwe organisatie zal decentraal aangestuurd worden en een publiekrechtelijk karakter hebben. Verdere uitwerking van deze contouren zal plaatsvinden in de eerste maanden van 2025. Veilig Thuis (in de vorm van het Landelijk Netwerk Veilig Thuis) participeert actief in deze uitwerking daar waar zij op inhoud meerwaarde toevoegt. ,
,
27
Terug naar inhoudsopgave
,
In september 2024 heeft Veilig Thuis Twente een zogenaamd overkoepelend rapport ontvangen van de Inspectie Gezondheid en Jeugd. Zij hebben onderzoek gedaan bij drie VT-organisaties (niet zijnde VTT) en op basis daarvan hebben zij álle VTorganisaties opdracht gegeven om een plan van aanpak te maken om ervoor te zorgen dat de VT-organisatie wachtlijstvrij kan werken. Daarin moet ook worden opgenomen hoe VT-organisatie zicht houden op veiligheid op moment dat er toch wachtlijsten zijn. VTT is in de eindfase van de ontwikkeling van dit plan van aanpak. In 2024 heeft VTT haar CVS moeten aanbesteden. Hiervoor zijn de handen ineen geslagen met 6 andere VT-organisaties. Resultaat van de aanbesteding is dat VTT over moet stappen naar een nieuw systeem. De inrichting hiervan heeft vertraging opgelopen ingebruikname is voorzien voor juni 2025. In tussentijd heeft VTT het contract met de huidige leverancier verlengd. ,
Tenslotte is van belang te noemen dat VTT in 2024 haar ISO-certificering heeft behaald. Dit was door omstandigheden enige jaren opgeschort. Vanaf nu zal VTT jaarlijks opnieuw opgaan voor (her)certificering. Kaderstellende beleidsnota’s Beleidsnota
Vastgesteld door
Datum vaststelling
Samenwerkingsafspraken gemeenten regio Twente-Veilig Thuis Twente 2020
AO VTT
21-11-2019
Realisatie ambities 1.
Veilig Thuis Twente voert de haar toegewezen wettelijke- en maatwerktaken uit binnen de daarvoor geldende wettelijke termijnen.
Dit betreft de volgende taken: 1. De wettelijke taken van Veilig Thuis 2. De (regionale) maatwerktaken zoals afgesproken met de 14 Twentse gemeenten in het document " samenwerkingsafspraken." Wat hebben we bereikt? Veilig Thuis Twente is in 2024 24/7 bereikbaar geweest voor inwoners en professionals in Twente voor het geven van advies en voor het behandelen van meldingen over geweld in afhankelijkheidsrelaties. Daarbij hebben wij bijgedragen aan het stoppen van geweld en het creëren van een veilige situatie. Dat hebben we gedaan in samenwerking met onze ketenpartners. Buiten kantoortijd is de crisisdienst actief om acute meldingen op te pakken. ,
Ondanks een focus op de uitvoering van de wettelijke taken heeft VTT dit niet binnen de wettelijke termijnen kunnen doen. VTT heeft extra middelen ontvangen om dit te bereiken. De invulling van deze middelen was gezien de arbeidsmarktsituatie moeizaam en het is pas in de herfst van 2024 gelukt om op formatie te zijn (uitgezonderd de artsenformatie). Daarnaast is het aantal meldingen en adviezen opnieuw toegenomen met respectievelijk 7% en 12%. ,
Er zijn 114 toetsingen Tijdelijk Huisverbod uitgevoerd. Voor deze toetsingen is er 7 dagen per week een crisismedewerker beschikbaar zodat deze altijd op het gewenste moment werden uitgevoerd. ,
Wat hebben we hiervoor gedaan? Om dit te realiseren heeft VTT naast alle reguliere werkzaamheden extra ingezet op een wachtlijstteam bestaande uit enkele oud-medewerkers. Hiermee is het gelukt de wachtlijsten te verminderen.
28
Terug naar inhoudsopgave
Status
○ ● ○
2.
Veilig Thuis Twente voert de haar toegewezen wettelijke- en maatwerktaken uit volgens de normen en afspraken rondom kwaliteit (PDC’s , samenwerkingsafspraken). Dit betreft de volgende taken: 1. De wettelijke taken van Veilig Thuis 2. De (regionale) maatwerktaken zoals afgesproken met de 14 Twentse gemeenten in het document " samenwerkingsafspraken." Wat hebben we bereikt? De wettelijke taken worden uitgevoerd binnen de daarvoor gestelde normen en volgens de afspraken rondom kwaliteit. De aansluiting op gemeenten is daarbij wisselend veel gemeenten hebben afwijkende werkwijzen waardoor niet exact volgens de samenwerkingsafspraken of Producten- en dienstencatalogus (PDC's) gewerkt wordt. ,
,
Status
●
○ ○
VTT heeft in 2024 een aantal maatwerktaken opgepakt maar op een minimaal niveau. Zo zijn er vier voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd op open inschrijving in plaats van het vraaggericht verzorgen van voorlichtingen bij ketenpartners. Dit voldoet slechts gedeeltelijk aan de behoefte. Ook preventie ondersteuningstrajecten aan professionals en Multidisciplinaire overleggen (MDO's) zijn beperkt opgepakt. ,
,
Wat hebben we hiervoor gedaan? VTT heeft in 2024 gewerkt volgens de vastgestelde werkprocessen. Hierover vindt afstemming met gemeenten plaats met gemeenten op operationeel niveau. Deze werkprocessen worden jaarlijks geëvalueerd volgens het kwaliteitssysteem. 3.
Veilig Thuis Twente werkt wachtlijstvrij en bouwt voldoende flexibiliteit (buffer) op om fluctuaties in de instroom op te kunnen vangen , en ook onverwachte uitval van medewerkers op te kunnen lossen. Hierdoor blijft werken binnen de wettelijke termijnen haalbaar.
Wat hebben we bereikt? In 2024 heeft VTT niet wachtlijstvrij gewerkt. Aan het begin van het jaar waren de wachtlijsten klein door de inzet van de tijdelijke subsidie van centrumgemeente Enschede in eind 2023 en begin 2024. In de eerste helft van het jaar zijn de wachtlijsten opgelopen met een piek in de zomer. Reden hiervoor was een beperkte capaciteit omdat openstaande vacatures moeizaam gevuld konden worden en de toename van meldingen. In de tweede helft van het jaar zijn de wachtlijsten afgenomen nadat nieuwe medewerkers aangesteld en ingewerkt zijn. ,
,
Status
○ ● ○
VTT heeft niet voldoende buffer om flexibel mee te kunnen veren bij stijgingen en dalingen van de instroom. Ook is er onvoldoende buffer om verzuim op te kunnen vangen. Aanhoudende werkdruk houdt verzuim in stand. Wat hebben we hiervoor gedaan? Werving en selectie van nieuwe medewerkers. Daarnaast heeft VTT vanaf de zomer een wachtlijstteam ingezet.
4.
Veilig Thuis Twente voldoet aan de door het Rijk en Inspectie gestelde eis dat medewerkers geregistreerd zijn bij een beroepsregister als SKJ , NVO , NIPO etc.
Wat hebben we bereikt? Er is voldaan aan de opleidingseisen zoals gesteld door de inspectie.
Status
●
,
Wat hebben we hiervoor gedaan? Medewerkers zijn in de gelegenheid gesteld om aan de verplichte opleidingen en intervisie deel te nemen.
○ ○
29
Terug naar inhoudsopgave
5.
Veilig Thuis Twente voldoet aan de door het Rijk en Inspectie gestelde eis voor een 24-uurs bereikbaarheid voor vertrouwensartsen.
Status
○
Wat hebben we bereikt? Voor de vertrouwensartsen bestaat een piket tot 22:00 uur het is niet haalbaar een 24/7 bereikbaarheid te organiseren. Oorzaak is onder meer het landelijke tekort aan vertrouwensartsen. ,
●
Wat hebben we hiervoor gedaan? VTT neemt deel in een pool van vertrouwensartsen om een piket tot 22:00 uur in stand te houden. Om meer vertrouwensartsen aan te kunnen trekken heeft VTT vacatures open staan en neemt zij deel aan de landelijke arbeidsmarktcampagne. In 2024 is één van de vertrouwensartsen met pensioen gegaan. Deze vacature is tot nu toe niet ingevuld. Om te anticiperen op een blijvend tekort aan vertrouwensartsen heeft VTT ervoor gekozen om een verpleegkundige te werven ter ondersteuning van de vertrouwensarts. Ook staat een vacature open voor een basisarts. 6.
○
Veilig Thuis Twente heeft de vereiste kwaliteitscertificering , in dit geval ISO 9001.
Status
Wat hebben we bereikt? VTT heeft in 2024 de ISO-certificering behaald.
●
Wat hebben we hiervoor gedaan? Hieraan hebben het vervullen van de functies van kwaliteitsadviseur op niveau van SamenTwente en de invulling van de functie van beleidsadviseur VTT aan bijgedragen naast de inzet van onze professionals in het veld.
○
,
○ Wat heeft het gekost? Overzicht van baten en lasten Veilig Thuis Twente Bedragen in x € 1. 000 Programma excl. Overhead Overhead Subtotaal incl. Overhead Treasury Gemeentelijke bijdrage Subtotaal incl. algemene dekkingsmiddelen Mutaties reserves Totaal incl. mutaties reserves
30
Terug naar inhoudsopgave
Realisatie Baten 3. 357 1 3. 358
Lasten 6. 260 887 7. 147
Begroting voor wijziging
Begroting na wijziging Saldo 2. 9038863. 789-
Baten 3. 069 3. 069
Lasten 6. 083 842 6. 925
-
Saldo 3. 0148423. 856-
Baten 2. 736 2. 736
Lasten 5. 236 763 5. 999
-
Saldo 2. 5007633. 263-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
3. 856
-
3. 856
3. 856
-
3. 856
3. 263
-
3. 263
7. 213
7. 147
67
6. 925
6. 925
-
5. 999
5. 999
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
7. 213
7. 147
67
6. 925
6. 925
-
5. 999
5. 999
-
2. 4 Bestuur & Ondersteuning Inleiding Ook in 2024 zijn mooie en goede stappen gezet in de verdere professionalisering van de geboden ondersteuning. Maar tegelijk wordt de formatiekrapte in toenemende mate gemerkt en wordt die ook door meerdere benchmarks aangetoond. Zo is er weinig tijd en capaciteit voor innovatieve projecten waar deze juist de kans bieden om effectiever en efficiënter de ondersteuning te bieden die gevraagd wordt. De ondersteuning is dan ook vooral gericht op de ondersteuning van de uitvoeringsorganisatie en die laat dan weinig ruimte over voor andere initiatieven. Juist om deze redenen wordt zoveel mogelijk regionale samenwerking gezocht om zo toch ruimte te vinden. Ook is het de verwachting dat de structurele uitbreiding vanaf 2025 kansen biedt om ten aanzien van informatievoorziening - veiligheid en privacy de basis verder op orde te brengen. Tegelijkertijd volgt er steeds meer druk vanuit wet- en regelgeving denk aan de NIS2 BIO2 Archiefwet en de Woo. Ook ontwikkelingen in de publieke gezondheid Veilig Thuis landelijk zorgen er voor dat de ondersteuningsvraag verandert en toeneemt. Door intern afstemming te zoeken en de ondersteuning continu te evalueren wordt de ondersteuning continu geoptimaliseerd. ,
,
,
,
,
,
Kaderstellende beleidsnota’s Beleidsnota Controleverordening 2023
Vastgesteld door Algemeen bestuur
Datum vaststelling 13-12-2023
Financiële verordening 2024
Algemeen bestuur
16-10-2024
Nota integraal Risicomanagement en weerstandsvermogen 2024-2027 Fraude beheerssystematiek en -analyse
Algemeen bestuur
11-12-2024
Algemeen bestuur
07-03-2018
Nota afschrijving en rente
Algemeen bestuur
07-03-2018
Treasurystatuut 2024
Algemeen bestuur
16-10-2024
Interne controleplan
Algemeen bestuur
14-12-2022
Gemeenschappelijke regeling
Raden colleges van B&W en burgemeesters Twentse gemeenten Algemeen bestuur
08-07-2021 (datum van intreding)
Programmabegroting
,
Jaarlijks medio juli
Realisatie ambities 1.
Professioneel en deskundig werken
Wat hebben we bereikt? • Er is een leiderschapsprofiel opgesteld en een leiderschapsprogramma samengesteld en gepland in 2025. • In 2024 is HR21 ingevoerd binnen SamenTwente. In 2025 lopen nog enkele bezwaarprocedures. • We zijn nu beter voorbereid op de arbeidsmarktproblematiek. We zijn in staat nieuwe collega's sneller aan ons te binden zijn op korte termijn beter herkenbaar op de arbeidsmarkt en zijn in staat om proactief contact te leggen met potentieel nieuwe collega's. ,
Wat hebben we hiervoor gedaan? • HR is samen met het Centraal Management Team in gesprek gegaan om te onderzoeken waar een leidinggevende bij SamenTwente aan moet voldoen. In het verlengde zijn er sessies geweest met leidinggevenden om dit verder te verdiepen.
31
Terug naar inhoudsopgave
Status
● ○ ○
•
Om tot de invoering van HR21 te komen is middels een projectgroep daarop veel tijd geïnvesteerd. Ook leidinggevenden hebben daar een belangrijke en forse bijdrage aan geleverd om tot de juiste kerntaken per functie te komen. Verder zijn functies beschreven gewaardeerd en middels vooraf vastgestelde procedures zijn er uiteindelijk definitieve functie indelingen gemaakt. Hierin is tevens nauw met de OR samengewerkt. Een nieuw proces voor onboarding (de wijze waarop SamenTwente nieuw werknemers verwelkomt en begeleidt) is geïmplementeerd inclusief een nieuw introductieprogramma. Daarbij is ook de eerste opzet gemaakt voor een nieuw offboarding (tegenovergestelde van onboarding) traject. Inmiddels zijn ook de eerste filmpjes voor de herkenbaarheid van onze organisatie gemaakt en hebben we een proactieve procedure rondom recruitment gecoördineerd vanuit een corporate recruiter en een nieuwe recruitment systeem. Daarbij is in 2024 een werken-bij website bijna afgerond ,
•
2.
In control zijn en relevante processen optimaliseren
Status
Wat hebben we bereikt? Meer grip en professionalisering van de inkoopprocessen tot stand gebracht. Eerste voorbereidingen getroffen voor een verplichtingenadministratie bij SamenTwente. Een budget neutrale vernieuwde reiskostenregeling voor SamenTwente. Vervolgstappen gezet in het beveiligen van ons ICT-netwerk. Het algemeen bestuur heeft de I-visie vastgesteld en het dagelijks bestuur heeft de bijbehorende beleidsstukken voor Informatievoorziening informatieveiligheid en privacy vastgesteld. De primaire processen GGD (HKZ) en VTT (ISO) hebben hun certificatie behaald inclusief het onderdeel bedrijfsvoering. ,
● ○ ○
Wat hebben we hiervoor gedaan? − Vanuit de centrale inkoop zijn op afdelingen door de hele organisatie medewerkers opgeleid ten aanzien van het inkoop- en aanbestedingsproces. Daarnaast is ook het contractmanagement verder op orde gebracht door AFAS te gebruiken voor het beheer en door contractmanagers en -beheerders te benoemen. − In overleg met de vakbond is uiteindelijk een nieuwe reiskostenregeling per 1 januari 2025 vastgesteld. De term mobiele functie is komen te vervallen en vergoeding is beter gekoppeld aan de gereden kilometers. Tevens draagt de nieuwe regeling bij aan verduurzaming. − Aan de hand van een nieuwe Penetratietest zoals vastgelegd in het stappenplan Digitale weerbaarheid en kwetsbaarheid zijn zwakheden gesignaleerd in onze IT-infrastructuur en waar mogelijk gemitigeerd. − In 2024 hebben wij tijd en capaciteit verder ingezet om de basis voor informatievoorziening -beveiliging en privacy verder op orde te brengen. Hiermee is een basis gelegd waar in 2025 verder aan kan worden gebouwd nu structurele middelen zijn toegekend voor de versterking van informatieveiligheid -management en privacy. − Coördinatie en aansturing van de processen om tot certificering te komen zijn nu centraal opgepakt vanuit de afdeling Kwaliteit & Arbo. Ook is hier in de visie en het beleid inmiddels nagedacht om SamenTwente in zijn geheel te gaan certificeren.
Uitvoering zal pas in 2026 plaatsvinden. ,
,
,
,
3.
Impact als Bedrijfsvoering zichtbaar maken
Wat hebben we bereikt? Individuele ontwikkeling en ontwikkeling op teamniveau uitgevoerd volgens de planning en daarmee de middelen doelgericht ingezet. Verdere professionalisering ingezet op onderdelen als archivering en digitale informatievoorziening.
32
Terug naar inhoudsopgave
Status
○ ●
Wat hebben we hiervoor gedaan? − Het opleidingsbudget is volledig en gericht ingezet om enerzijds medewerkers van Bedrijfsvoering individueel verder te ontwikkelen ten aan zien van vakkennis en/of persoonlijke ontwikkeling maar anderzijds ook om het niveau van teams naar een hoger niveau te tillen. − Als gevolg van de nieuwe Archiefwet gaan daar consequenties uit voortvloeien voor onze organisatie. Het team DIV is daarom verplaatst van Facilitair naar Informatiemanagement & Technologie. Hiermee worden de processen beter op elkaar aangesloten en vindt concrete kennisdeling plaats. Dit zal ook nieuwe competenties vragen waarop de ontwikkeling en werving zal worden gericht. − Rondom de nieuwe Archiefwet en een regionaal E-depot neemt SamenTwente proactief deel aan de regionale samenwerking op dit vlak. ,
4.
○
,
Innovatie in Bedrijfsvoering
Status
Wat hebben we bereikt? Spelregels rondom gebruik van AI (kunstmatige intelligentie) vastgesteld. Meer efficiëntere en effectievere verwerking van het salarisproces. Een basis dashboard voor HR is middels de BI tool opgeleverd.
○ ●
Wat hebben we hiervoor gedaan? • De ontwikkeling ten aanzien van AI gaat razendsnel. Intern is hier nog geen beleid voor opgesteld en dat is wel relevant gezien de gevoelige data die aanwezig is. Met een de beperkte beschikbare capaciteit is er nu wel een basis gelegd voor het gebruik van AI en meer achtergrond voor de bewustwording. In 2025 zal concreet beleid worden opgezet. • In de regionale samenwerking voor de salarisadministratie heeft SamenTwente meegeholpen aan de totstandkoming van gerobotiseerde processen ten behoeve van de salarisverwerking. In 2025 zijn dashboards gebouwd aansluitend op de informatiebehoefte en passend bij de beschikbare middelen. Voor de toekomst zal ook hiermee vraag gestuurd moeten worden gewerkt en zal beleid rondom dashboarding worden opgezet.
○
Indicatoren Indicatoren
Begroot
1.
-
2.
3.
Stappenplan weerbaarheid & kwetsbaarheid - Uitgevoerde PEN test - Verkenning en (deels) ingevoerd SIEM/SOC systeem. - Ontworpen en toegepaste awareness training bij medewerkers op gebied van informatieveiligheid en privacy. Volledige benutting van het opleidingsbudget met daarin expliciete aandacht voor functioneel leiderschap en versterken adviseursrol. Minimaal 1 pilot voor een innovatief project in de werkgebieden van Bedrijfsvoering.
4.
Minimaal 1 gerobotiseerd proces binnen Bedrijfsvoering.
33
Terug naar inhoudsopgave
Leerpunten 2023 oppakken - Eerste stappen voor totstandkoming zijn gezet. - Toepassen training.
Werkelijk De leerpunten 2023 zijn opgepakt - Awareness trainingen zijn -
gegeven
Eerste stappen zijn gezet voor vertrouwd apparaten gebruik -
Volledige benutting budget met aandacht voor expliciete onderwerpen. -
Minimaal 1 opgestarte of uitgevoerde pilot. -
Minimaal 1 gerobotiseerd proces binnen Bedrijfsvoering. -
Het opleidingsbudget is volledig ingezet zowel voor expliciete onderwerpen al individuele ontwikkeling - Er is wel een pilot opgestart voor toepassen van een HR-chatbot maar dit loopt nog tegen veiligheidsproblemen aan. - In de samenwerking met de salarisadministratie zijn processen gerobotiseerd. -
,
,
5.
Een projectplan voor de structurele implementatie van de Woo binnen SamenTwente (invoering per 2025).
6.
Volledige geïmplementeerd en toegepast HR21 als functiewaarderingssysteem.
7.
Vastgesteld projectplan dat wordt uitgevoerd. Daar waar mogelijk middels regionale samenwerking.
Er wordt een vacature opengesteld voor een adviseur informatiebeheer die dit project vorm moet gaan geven. Er zal in 2025 worden gestart met deze ambitie. - Project is nagenoeg afgerond. Functies zijn allemaal ingedeeld. Werkproces HR21 is gereed implementatie loopt nog. - Een strategisch overleg als zodanig heeft niet plaatsgevonden ad hoc is dit wel gedaan. - Met alle MT's binnen SamenTwente zijn gezamenlijke evaluaties gepland en uitgevoerd.
-
Minimaal 1 strategisch overleg met alle managementteams en minimaal 3 afstemmingsoverleggen met alle managementteams.
-
Geïmplementeerd en toegepast functiewaarderingssysteem is HR21. - Minimaal 1 strategisch overleg met alle managementteams en minimaal 3 afstemmingsoverleggen met alle managementteams. -
,
,
Wat heeft het gekost? Overzicht van baten en lasten Bestuur & Ondersteuning Bedragen in x € 1. 000 Programma excl. Overhead Overhead Subtotaal incl. Overhead Treasury Gemeentelijke bijdrage Subtotaal incl. algemene dekkingsmiddelen Mutaties reserves Totaal incl. mutaties reserves
Realisatie
Begroting na wijziging
Begroting voor wijziging
Baten
Lasten
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
216 1. 088 1. 303
941 10. 951 11. 892
7259. 86410. 589-
232 964 1. 195
810 11. 162 11. 972
57810. 19810. 776-
232 981 1. 212
465 10. 302 10. 767
2339. 3219. 555-
924
52
873
159
19
140
19
19
-
10. 332
-
10. 332
10. 332
-
10. 332
9. 510
-
9. 510
12. 560
11. 944
616
11. 687
11. 990
304-
10. 741
10. 786
45-
259
-
259
304
-
304
-
45
12. 819
11. 944
875
11. 990
11. 990
-
45 10. 786
10. 786
-
2. 4. 1 Overzicht van de kosten van overhead Hieronder treft u een overzicht aan van alle overheadkosten in de jaarrekening. De overhead is zowel centraal opgenomen in het programma bestuur & ondersteuning (generieke overhead = PIOFJACH) als decentraal opgenomen in de verschillende programma’s (specifieke overhead = Programmaoverhead/ondersteuning). Omschrijving (bedragen x € 1. 000) Generieke overhead Specifieke overhead Totaal taakveld overhead realisatie
Lasten 8. 574. 700 11. 077. 045 19. 651. 745
Baten 2. 356. 906 1. 087. 576 3. 444. 482
Saldo 6. 217. 794 9. 989. 469 16. 207. 263
Omschrijving (bedragen x € 1. 000) Generieke overhead Specifieke overhead Totaal
Saldo 6. 217. 794 9. 989. 469 16. 207. 263
Totale lasten 69. 280. 921 69. 280. 921 138. 561. 842
% 90% 144% 234% ,
34
Terug naar inhoudsopgave
,
,
2. 4. 2 Overzicht van wettelijk verplichte indicatoren De indicatoren zijn in deze jaarstukken hier integraal opgenomen.
35
Terug naar inhoudsopgave
2. 5 Veranderopdracht Regio Twente In overeenstemming met afspraken met het algemeen bestuur worden alle werkzaamheden en financiële effecten van de veranderopdracht verantwoord in dit programma. In 2024 hebben we de laatste werkzaamheden plaatsgevonden ter voltooiing van de veranderopdracht en hiermee kan dit programma afgesloten worden. Wat hebben we bereikt? Doelstelling van dit programma is uitvoering geven aan de besluitvorming van de veranderopdracht Regio Twente. De transitie van Regio Twente is uiteengezet in het eindplan die in de vergadering van het algemeen bestuur van 10 juni 2021 is vastgesteld. In 2024 hebben wij de laatste activiteiten ten behoeve van de veranderopdracht uitgevoerd.
Status
●
Wat hebben we hiervoor gedaan? •
•
•
○
Ook in 2024 is uitvoering gegeven aan het MKB-fonds door de leningenportefeuille te beheren. De laatste openstaande lening is financieel (€ 200. 000) afgeboekt. In de toelichting op de balans treft u hierover meer informatie aan. In de jaarstukken van 2023 heeft u kunnen lezen dat we gestart waren met het opstellen van het strategisch programma. In verband met de besluitvorming van het algemeen bestuur van 14 februari 2024 over de kerntakendiscussie is een pas op de plaats gemaakt in dit traject. Voor de begeleiding van dit programma was een extern bureau ingehuurd. In boekjaar 2024 is het laatste van deze inhuurkosten verantwoord. In 2024 hebben de laatste signing werkzaamheden rondom het Twentehuis plaatsgevonden. Buiten het Twentehuis is een nieuw SamenTwente-signing-bord geplaatst.
○
Wat heeft het gekost? Overzicht van baten en lasten Bestuur & Ondersteuning
Realisatie
Begroting na wijziging
Begroting voor wijziging
Bedragen in x € 1. 000 Programma excl. Overhead
Baten 43
Lasten 211
Saldo 168-
Baten
Lasten
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
-
-
-
-
-
-
Overhead Subtotaal incl. Overhead
22 65
87 299
65233-
16 16
77
-
-
-
77
6161-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
65
299
233-
16
77
61-
-
-
-
229
-
229
61
-
61
-
-
-
295
299
4-
77
77
-
-
-
-
Treasury Gemeentelijke bijdrage Subtotaal incl. algemene dekkingsmiddelen Mutaties reserves Totaal incl. mutaties reserves
Inzicht in totale frictiekosten Op 10 juni 2021 heeft het algemeen bestuur ingestemd met het instellen van de bestemmingsreserve frictiekosten veranderopdracht. De frictiekosten met de bijbehorende dekkingsbronnen zijn integraal opgenomen in de bestuurlijke eindtoets die op 10 juni 2021 heeft plaatsgevonden. De frictiekosten zijn in 2021 geschat op een bedrag van € 199 miljoen. Door positieve jaarrekeningresultaten 2019-2020 te reserveren en andere beschikbare interne bronnen te gebruiken is door het algemeen bestuur een frictiekostenbudget toegekend van € 201 miljoen. In de jaarrekeningen van 2021-2023 zijn de frictiekosten vervolgens jaarlijks separaat inzichtelijk gemaakt. In het onderstaande overzicht treft u de totale kosten aan over de periode 2021-2024. In de tabel hieronder is bij de omschrijvingen zoveel als mogelijk aangesloten bij de toelichtingen zoals aangegeven aan het algemeen bestuur op 10 juni 2021. In die vergadering is inzicht gegeven in de begrote frictiekosten. ,
,
,
36
Terug naar inhoudsopgave
Omschrijving (bedragen x € 1. 000) Afbouwen langjarige subsidierelatie Personeelskosten primair proces SES Inhuur van externe expertise Gezamenlijkheid Gezondheids-GR en algemene transitiekosten Dekking voor de nog niet ingevulde taakstelling van € 198. 000 Totale frictiekosten Beschikbaar frictiekosten budget Vrijval Inzet verwachte vrijval ter gunste van afboeking GGiD (besluit algemeen bestuur 1412-2022) Eindsaldo
37
Terug naar inhoudsopgave
Bedrag -300 -435 -353 -384 -164 -1. 635 2. 013 378 -382 -4
2. 6 Coalitions of the Willing Inleiding Gemeenten kunnen ervoor kiezen om onze organisatie te gebruiken om samenwerking aan op te hangen als een gastheerschap. SamenTwente heeft ook de mogelijkheid om werkgeverschap en rechtspersoonlijkheid te bieden aan vrijwillige samenwerking (niet overgedragen aan SamenTwente) waar twee of meer gemeenten aan mee doen. Wij noemen dit ‘coalitions of the willing’ of ‘coalities’. De coalities Samen14 Kennispunt Twente en Twentse Koers hebben op dit moment onderdak bij SamenTwente. Deze samenwerkingen hebben een eigen bestuur. Het algemeen en dagelijks bestuur van SamenTwente hebben geen verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de besturing van de genoemde samenwerkingen. Zowel de beleidsbegroting als de verantwoording worden behandeld en vastgesteld in de besturen van deze coalities. Vanuit de rol van gastheerschap dit gaat voornamelijk om het bieden van rechtspersoonlijkheid en bedrijfsvoeringsdiensten aan de coalities treft u hieronder een gecomprimeerd overzicht aan van de begrote en gerealiseerde baten en lasten. ,
,
,
,
Overzicht baten en lasten Overzicht van baten en lasten Coalitions of the Willing Bedragen in x € 1. 000 Programma excl. Overhead Overhead Subtotaal incl. Overhead Treasury Gemeentelijke bijdrage Subtotaal incl. algemene dekkingsmiddelen Mutaties reserves Totaal incl. mutaties reserves
38
Terug naar inhoudsopgave
Realisatie
Begroting na wijziging
Begroting
voor
wijziging
Baten 8. 974 0 8. 974 0 0
Lasten 6. 997 1. 549 8. 546 0 0
Saldo 1. 977 -1. 549 428 0 0
Baten 10. 753 0 10. 753 0 0
Lasten 8. 985 1. 271 10. 257 0 0
Saldo 1. 767 -1. 271 496 0 0
Baten 2. 754 0 2. 754 0 0
Lasten 2. 404 350 2. 754 0 0
Saldo 350 -350 0 0 0
8. 974
8. 546
428
10. 753
10. 257
496
2. 754
2. 754
0
180
608
-428
0
496
-496
0
0
0
9. 154
9. 154
0
10. 753
10. 753
0
2. 754
2. 754
0
2. 7 Algemene dekkingsmiddelen Realisatie begrotingsjaar
Raming begrotingsjaar na wijziging
Raming begrotingsjaar voor wijziging
Gemeentelijke bijdrage: Baten Lasten Totaal
39. 788 0 39. 788
39. 788 0 39. 788
37. 764 0 37. 764
Treasury: Baten Lasten Totaal
924 52 873
159 19 140
19 19 0
Toelichting
Treasury Vanaf eind 2022 ontvangt SamenTwente voor het eerst sinds 2014 rente over de gelden die we verplicht in de schatkist van het Ministerie van Financiën moeten stallen (schatkistbankieren). De rentestanden zijn begin van het jaar 2024 relatief stabiel gebleven op 39% maar vanaf halverwege 2024 richting het einde van het jaar zijn de rentestanden naar beneden bijgesteld naar 31%. Ons saldo in de schatkist is in 2024 hoog geweest. Dit komt voornamelijk door het grillige karakter van SPUKfinancieringen. Denk bijvoorbeeld aan de SPUK-bestrijding COVID-19 SPUK-Versterking Infectieziektebestrijding en Pandemische Paraatheid en de SPUK-Integraal Zorg Akkoord (IZA). Dit zijn incidentele uitkeringen die veelal gedurende het jaar worden gepubliceerd en vooraf worden overgemaakt aan SamenTwente. In 2023 is er een onder uitputting geweest op deze SPUKS waardoor niet alle ontvangen gelden uitgegeven zijn. Dit heeft in 2023 geleid tot hoge banksaldi in de schatkist. Het Rijk is laat met het vaststellen van deze SPUK’s en doordat er in 2024 vooruit voor het hele jaar 2024 nieuwe SPUK bedragen zijn ontvangen is de stand van ons saldo in de schatkist in 2024 nog hoger dan in 2023. Dit heeft geleid tot een renteopbrengst van € 924. 000. ,
,
,
,
,
Vooruitblik 2025 De verwachting is dat de overgebleven SPUK-gelden van 2023 in 2025 worden terugbetaald aan het Rijk. Hierdoor zullen onze liquide middelen af gaan nemen. Als we onze liquide middelen zuiveren door de terug te betalen SPUK-gelden af te halen verwachten we in 2025 incidenteel een rente opbrengst van € 250. 000 te kunnen realiseren. Op 15 januari 2025 heeft ons algemeen bestuur besloten om deze rente opbrengsten in de gewijzigde begroting 2025 te gaan ramen en ter dekking te gebruiken voor de incidentele begrotingsuitbreiding van Veilig Thuis Twente 2025. Hierdoor wordt er een lager financieel beroep gedaan op de Twentse gemeenten. ,
39
Terug naar inhoudsopgave
3. Paragrafen Inleiding In het hoofdstuk paragrafen komen een aantal belangrijke beheersmatige onderwerpen aan de orde die van belang zijn om inzicht te krijgen in onze financiële positie. De programma’s in de vorige hoofdstukken zijn grotendeels direct gericht op het primair proces en de Twentse burgers. De paragrafen zijn indirect daarop gericht en geven kaders voor het beheer en de uitvoering van onze programma’s. Op grond van artikel 9 van het BBV komen de volgende paragrafen aan de orde: • weerstandsvermogen en risicobeheersing; • onderhoud kapitaalgoederen; • bedrijfsvoering; • verbonden partijen; • financiering; • openbaarheidsparagraaf. Aanvullend hierop: • COVID-19 (tijdelijke paragraaf); Gezien de impact van COVID-19 op onze organisatie is ook in deze jaarstukken een extra COVID-19 paragraaf opgenomen. Hierin wordt alle relevante informatie over COVID-19 beschreven en in deze paragraaf is in lijn met de afspraken met het Rijk de verantwoording opgenomen van de kosten. ,
40
Terug naar inhoudsopgave
,
3. 1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Inleiding Dagelijks maken we afwegingen die van invloed kunnen zijn op het realiseren van onze maatschappelijke opgaven. De omgeving waarin SamenTwente dit doet is niet altijd voorspelbaar. We krijgen te maken met onzekerheden risico’s en kansen. Dit kan ertoe leiden dat het onzeker is of we onze doelstellingen zullen behalen. Goed risicomanagement helpt hierbij en helpt bij het nemen van onderbouwde besluiten. In deze paragraaf krijgt u inzicht in de uitvoering van onze beleidsambities met betrekking tot risicomanagement en weerstandsvermogen. Daarnaast geven wij u inzicht in onze belangrijkste risico’s en treft u een overzicht aan van de kengetallen. ,
Beleidskader risicomanagement De wetgeving en het beleid voor het weerstandsvermogen zijn vastgelegd in: • Het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV art. 9 11 en 26); • De financiële verordening; • De Nota integraal risicomanagement en weerstandsvermogen 2024-2027. ,
Wat hebben we bereikt? • Een nieuw kader voor risicomanagement. Hierin hebben we aandacht voor onze maatschappelijke en strategische opgaven. Een kader dat integraal risicomanagement verder versterkt. • Implementeren van een nieuw integraal risicomanagementsysteem. We gaan een nieuw systeem onderzoeken dat risicomanagement op alle niveaus moet ondersteunen en inzicht moet geven in de mate waarin we in control zijn op de verschillende soorten risico’s. Wat hebben we hiervoor gedaan? In de vergadering van het algemeen bestuur van 11 december 2024 is ons nieuwe kader voor risicomanagement en weerstandsvermogen vastgesteld. Belangrijkste aspecten: • Ons risicomanagement door ontwikkelen van financieel naar integraal risicomanagement. Dit willen we doen door risicomanagement duidelijker te relateren aan onze doelen breder te kijken dan alleen financiële risico’s en het gesprek (risicodialoog) te stimuleren. Met het risicodialoog willen we ervoor zorgen dat op alle ambtelijke en bestuurlijke niveaus bereidheid en ruimte is om over risico’s te praten. Alleen daar waar de juiste risico`s op tafel komen kunnen de juiste maatregelen en besluiten worden genomen. • Eenduidig kader: gebaseerd op de NEN-ISO 31000. Dit moet zorgen voor uniformiteit binnen de gehele organisatie als het gaat om risicomanagement.
• Eind 2024 zijn we ook aan de slag gegaan met het opstellen van een implementatieplan. Voor de implementatie maken we gebruik van de acht-veranderstappen van John Kotter. In 2025 gaan we verder met de implementatie. De focus zal liggen op het communiceren van onze nieuwe strategie met betrekking tot risicomanagement en praktisch aan de slag te gaan met het uitvoeren van risicodialogen. ,
,
Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen is het vermogen van onze organisatie om tegenvallers op te vangen zonder dat dit leidt tot een verhoging van de gemeentelijke bijdrage dan wel tot noodzakelijke ombuigingen in het bestaand beleid. Om het weerstandsvermogen te berekenen dient de beschikbare weerstandscapaciteit afgezet te worden tegen de benodigde weerstandscapaciteit. Hieronder treft u de uitkomst van deze exercitie aan. In de alinea’s hieronder worden zowel de beschikbare als de benodigde weerstandscapaciteit uiteengezet. ,
41
Terug naar inhoudsopgave
Berekening weerstandsvermogen excl. resultaatbestemming Omschrijving (bedragen x € 1. 000) Beschikbare weerstandscapaciteit per eind 2024 GGD Twente 1. 704 OZJT 289 Veilig Thuis Twente 0 Bestuur & Ondersteuning (Bedrijfsvoering) 398 Algemene reserve 338 Modernisering Twentehuis 82 Subtotaal 2. 811 Correctie voor toevoeging DD JGZ -344 Totaal 2. 467
Benodigde weerstandscapaciteit 2025
Weerstandsratio
1. 378 383 450 345 300 82 2. 938 0 2. 938
124 076 000 115 113 100 096 , -012 084 , , , , , , ,
,
Ontwikkeling weerstandsvermogen Als we de beschikbare weerstandscapaciteit (reserves per einde 2024) afzetten tegen de benodigde weerstandscapaciteit (geïnventariseerde risico’s van het opvolgende jaar) komen we eind 2024 uit op een gecorrigeerde ratio van afgerond 084. , De ratio bevindt zich hiermee binnen de door het algemeen bestuur gestelde norm van 08 – 10. Een bijzonderheid dit jaar betreft de bestemmingsreserve GGD Twente. Op 16 oktober 2024 heeft het algemeen bestuur ingestemd om de projectbegroting van de aanbesteding en implementatie van het nieuwe digitaal dossier uit te breiden met € 310. 000. Deze verhoging wordt gefinancierd uit de bestemmingsreserve GGD Twente. Deze reserve is per eind 2024 aangevuld met tijdelijk extra middelen en wordt voor de jaren 2025-2028 aangevuld met jaarlijks € 53. 000. De uitgaven uit deze bestemmingsreserve staan gepland voor 2025. Dit leidt tot tijdelijk extra geld in de bestemmingsreserve en daardoor een hogere weerstandsratio per eind 2024 (096). ,
,
,
,
Hoe onze weerstandsratio de komende jaren eruit ziet als ook hoe de mutaties voor het digitaal dossier plaatsvinden en de onttrekking van de huisvestingsreserve Twentehuis ziet u hieronder: Jaar (bedragen x € 1. 000) 2025 2026 2027 2028 Beginstand 2. 811 2. 211 2. 264 2. 317 Onttrekking ter dekking kosten implementatie DD JGZ -571 0 0 0 Onttrekking Modernisering Twentehuis -82 0 0 0 Toevoeging ter dekking kosten implementatie DD JGZ 53 53 53 53 Eindstand 2. 211 2. 264 2. 317 2. 370 Benodigd weerstandscapaciteit 2. 856 5 2. 856 2. 856 2. 856 077 079 081 083 Weerstandsratio , , , , ,
Opgetreden risico’s Het grootste risico dat zich ook werkelijk heeft voorgedaan is dat er extra personeelskosten zijn gemaakt door langdurige ziektevervanging bij OZJT. Hiervoor is in de bestemmingsreserve van OZJT een bedrag geraamd van € 143. 000. De werkelijke overschrijding bedraagt € 175. 000. Het in 2023 opgetreden risico met betrekking tot Veilig Thuis Twente (stijging aantal meldingen en adviezen en daardoor extra kosten) is in 2024 door het algemeen bestuur tijdelijk opgelost door de begroting van Veilig Thuis Twente uit te breiden en daarnaast is extra subsidie ontvangen vanuit de Centrumgemeente. Structurele oplossing voor Veilig Thuis Twente is onderdeel van de kerntakendiscussie SamenTwente. ,
Risico contractuele afwikkeling GGiD Per einde boekjaar 2024 is dit geen risico meer. In 2024 is contractuele overeenstemming (schikking) bereikt met de leverancier van het GGiD. Er is afgesproken om “met gesloten beurzen” uit elkaar te gaan. Dat wil zeggen dat er geen bedragen meer worden betaald en ook geen bedragen meer in rekening worden gebracht. De partijen doen daarbij afstand van vorderingen over en weer. 5 Risico’s
42
2025 exclusief risico modernisering Twentehuis (2. 938 minus 82)
Terug naar inhoudsopgave
Claim ICAM (Initiatieven Collectieve Acties Massaschade) In onze jaarstukken van vorig jaar hebben wij u geïnformeerd over de ICAM claim. Inmiddels is duidelijk geworden dat de massaschadeclaims tegen GGD Twente (en anderen) door de rechtbank zijn afgewezen. 3. 1. 1 Beoordeling stabiliteit weerbaarheid en wendbaarheid ,
Mede naar aanleiding van de Quikscan van vorig jaar van de Twentse gezamenlijke rekenkamer heeft in 2024 een doorontwikkeling plaatsgevonden met betrekking tot welke kengetallen we beoordelen en op welke wijze we dit doen. In de Quikscan is aangegeven om ratio’s te beoordelen over een langere periode. De diverse (verplichte) kengetallen zijn samengevat weergegeven in onderstaande tabel. In deze tabel maken we onderscheid in de categorieën stabiliteit weerbaarheid flexibiliteit (wendbaarheid) en de overige verplichte kengetallen. Deze categorieën en met name de ijkpunten zullen de komende jaren verder doorontwikkeld worden. ,
,
Begroting categorie
Nr.
IJkpunten
Eenheid
Werkelijk 2024
Stabiliteit
1. 2. 3. 4.
Saldo van baten en lasten Saldo van baten en lasten Weerstandsvermogen Solvabiliteit Rentequote (rente lasten t. o. v. totale lasten) Netto-rentequote (rentelasten minus rentebaten t. o. v. totale lasten) Afschrijvingslasten t. o. v. totale lasten Structureel exploitatiesaldo Netto-schuldquote
€ x 1. 000 % Ratio %
1. 014 15% 096 19%
wijziging 2024 -45 -01% 082 25%
%
01% ,
%
13.
Gecorrigeerde netto-schuldquote EMU-saldo Kasgeldlimiet Renterisiconorm-ruimte Overhead
14.
Formatie/bezetting
15.
Apparaatskosten
Fte per inw. € per inw.
16.
Externe inhuur
%
Weerbaarheid Flexibiliteit (Wendbaarheid)
5. 6.
7. 8. 9a. Overige verplichte indicatoren
9b. 10. 11. 12.
Werkelijk 2023
Werkelijk 2022
-8. 722 -116% 082 16%
-2. 956 -34% 082 17%
01% ,
01%
01%
-13% ,
00% ,
-06% ,
00%
%
07% ,
15% ,
09%
63%
% %
-17% -4%
00% 0
-01% -2%
02% -2%
% € x 1. 000 € x 1. 000 € x 1. 000 %
-4% 1. 681 5. 681 13. 678 23%
-4% 118 4. 331 10. 386 27%
-2% -253 3. 723 9. 250 18%
-2% 2. 394 7. 939 19. 362 13%
082 ,
058 ,
076 ,
070
97
79
92
79
13%
9%
27%
39%
voor
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
Beoordeling Financiële kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting (en exploitatie) en de balans. Ze helpen bij de beoordeling van de financiële positie. In dit onderdeel van de jaarstukken is per kengetal de stand per 31 december 2024 weergegeven. Het is niet wenselijk om een individueel kengetal te gebruiken voor de beoordeling van de financiële positie. De kengetallen moeten altijd in samenhang worden bezien omdat ze alleen gezamenlijk en in hun onderlinge verhouding een goed beeld geven van de financiële positie. ,
43
Terug naar inhoudsopgave
Stabiliteit Voor de beoordeling van de stabiliteit kijken we naar het saldo van baten en lasten (voor mutaties reserves). Dit zetten we ook af ten opzichte van de begroting en we kijken twee jaar terug. Wat opvalt is dat onze exploitatie afgelopen jaren behoorlijk in beweging is geweest. Er is dit jaar een positief resultaat gerealiseerd voor mutaties reserves van afgerond € 101 miljoen (15% van de begrote lasten). Als je dit afzet ten opzichte van 2023 en 2022 dan valt op dat onze exploitatie dit jaar een stuk stabieler is geworden. De voorgaande jaren was de exploitatie (extreem) in beweging in verband met de ontvlechting van de Regio Twente de afboeking van het GGiD en het managen van de coronacrisis. ,
,
,
Weerbaarheid Weerbaarheid is een belangrijke categorie voor de beoordeling van de houdbaarheid van onze financiën. Door de weerbaarheid te beoordelen krijgen we inzicht in hoeverre onze organisatie in staat is om op korte termijn onvoorziene financiële klappen te kunnen incasseren zonder direct in de begroting en daarmee in onze beleidsambities te hoeven ingrijpen. Zoals u een paar pagina’s terug heeft kunnen lezen moet ons weerstandsratio van 096 gecorrigeerd worden naar een reëler ratio van 084. Met deze ratio begeven we ons weliswaar binnen de afgesproken van bandbreedte van 0810 <> maar we begeven ons nu wel tegen de ondergrens van de bandbreedte. Onze organisatie is maar beperkt instaat om een onvoorziene tegenvaller zelf op te vangen. Dit blijkt ook wel uit de relatief lage solvabiliteitsratio. ,
,
,
,
,
Flexibiliteit (Wendbaarheid) Bij de beoordeling van de flexibiliteit valt op dat onze organisatie lage schulden (netto-schuldquote) rentelasten en afschrijvingslasten heeft. Deze aspecten hangen ook met elkaar samen. SamenTwente is geen kapitaalintensieve organisatie. Onze organisatie heeft één langlopende geldlening afgesloten door één van de rechtsvoorgangers van Regio Twente. Verder zijn er ook geen kortlopende geldleningen. Voor financieringen zowel voor de korte termijn (lopende exploitatie) als de lange termijn (investeringen) maken we gebruik van interne liquide middelen. De netto-rentequote is ten opzichte van vorig jaar fors negatief geworden (positieve ontwikkeling). Dit heeft te maken met de renteopbrengsten uit het schatkistbankieren. Het structurele exploitatiesaldo laat een zorgwekkende ontwikkeling zien. Dit saldo geeft inzicht in de mate waarin de structurele lasten inclusief de structurele toevoegingen aan reserves gedekt zijn door structurele baten inclusief de structurele onttrekkingen aan reserves. Het saldo wordt als percentage weergegeven van de totale baten (excl. de onttrekkingen aan de reserves). Er is sprake van een negatief exploitatie.
Dit ontstaat voornamelijk doordat de majeure inhoudelijke structurele ontwikkelingen bij Veilig Thuis Twente en de forensische dienstverlening vooruitlopend op besluitvorming van de kerntakendiscussie door het algemeen bestuur incidenteel zijn gedekt. De structurele dekking is onderdeel van de besluitvorming van de Kerntakendiscussie. Daarnaast zijn er ook een aantal bedrijfsmatige structurele ontwikkelingen (zoals het nieuwe functiewaarderingssysteem HR21 en nog in te vullen taakstellingen) die nog niet structureel zijn gedekt. ,
,
,
,
,
,
,
Overige verplichte indicatoren In deze categorie treft u een zevental verplichte indicatoren aan. Met deze indicatoren voldoen we aan wettelijke normen. De indicator-externe-inhuur laat een duidelijk dalende trend zien. Dit heeft te maken met het inhuren van extern personeel ter bestrijding van de coronacrisis. Er is geen sprake meer van een crisis. In 2024 heeft op verzoek van het Rijk een najaarscampagne plaatsgevonden. Hiervoor is minder extern personeel ingehuurd dan afgelopen jaren. De apparaatskosten zijn hoger dan begroot in de primaire begroting. Dit heeft te maken met de corona-najaarscampagne. De kosten hiervan zijn niet begroot in de primaire begroting 2024.
44
Terug naar inhoudsopgave
3. 2 Onderhoud kapitaalgoederen Inleiding De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen geeft (voor de kaderstellende en controlerende rol van het algemeen bestuur) inzicht in de mate van onderhoud en de financiële lasten die daarmee gepaard gaan. ,
Wat hebben we bereikt? Wij streven ernaar om de onderhoudstoestand van al onze kapitaalgoederen optimaal te houden. Hierbij gaat het vooral om onderhoud aan: • Gebouwen • Hard- en software • Medische
apparatuur
Het beleidskader hiervoor is opgenomen in onze nota activa. Wat hebben we hiervoor gedaan? Gebouwen Onze organisatie heeft geen gebouwen in eigendom. De hoofdvestiging in Enschede (Twentehuis) en de nevenvestigingen van de JGZ (consultatiebureaus) worden gehuurd. Met betrekking tot onderhoud zijn met de eigenaren van de panden afspraken gemaakt en dit komt voor de rekening van de verhuurders. Een aantal jaren geleden is het Twentehuis van binnen volledig vernieuwd. De totale investering in het Twentehuis inclusief de kantine heeft geleid tot afschrijvingslasten van € 218. 000. Deze lasten zijn ook geraamd. De inrichting van de consultatiebureaus heeft in 2024 geleid tot afschrijvingslasten van ongeveer € 75. 000. Ook dit is geraamd. Hard- en software Voor het onderhoud aan hard- en software wordt geen voorziening gevormd maar worden de kosten in de exploitatie genomen. De bedrijfsmiddelen worden regelmatig vervangen en hiervoor zijn afschrijvingskosten geraamd. In 2024 is de afschrijvingslast op de ICT-hardware € 137. 000 geweest. ,
Medische apparatuur Voor onderhoud van de medische apparatuur van de jeugdgezondheid en algemene gezondheidszorg zijn onderhoudscontracten afgesloten. Voor vervanging zijn afschrijvingskosten geraamd. De afschrijvingslasten op het röntgenapparaat audiometers en overige apparatuur heeft geleid tot een afschrijvingslast van € 19. 000. ,
45
Terug naar inhoudsopgave
3. 3 Bedrijfsvoering Inleiding Bedrijfsvoering gaat over de ondersteunende bedrijfsprocessen waarmee de beleidsdoelstellingen worden gerealiseerd en de sturing en beheersing daarvan. Bedrijfsvoering processen zorgen ervoor dat de beleidsprogramma’s efficiënt effectief en conform de geldende wetgeving worden uitgevoerd. Voor de realisatie van onze plannen (wat wilden we bereiken) en wat we hiervoor hebben gedaan op het gebied van bedrijfsvoering verwijzen wij u naar de programma verantwoording van het onderdeel Bestuur en Ondersteuning hoofdstuk 2. 4. ,
Personeel en organisatie Hieronder een overzicht van de totale bezetting in fte per 31-12-2024. Dit betreft een overzicht van medewerkers in dienst (tijdelijk en/of vast) van SamenTwente. Programma GGD Twente OZJT Veilig Thuis Twente Bestuur & Ondersteuning Coalition of the Willing Totaal
Aantal medewerkers 303 25 69 90 58 544
Bezetting in fte 412 32 77 101 67 689
Arbeidsomstandigheden Arbodienst Net zoals voorgaand jaar is in 2024 structureel overleg geweest tussen de bedrijfsarts leidinggevenden en HR-medewerkers. De ambitie is om de komende tijd deze samenwerking nog verder te versterken. Medewerkers kunnen ook zelfstandig contact opnemen met de Arbodienst. ,
Thuiswerken Sinds het uitbreken van COVID-19 wordt er nog met regelmaat thuisgewerkt. Als werkgever faciliteren wij dit ook door onder meer budget beschikbaar te stellen om thuis een ergonomische werkplek te creëren. Als er nog maatwerk nodig is wordt deze toegepast. In 2023 is onze thuiswerkregeling in werking getreden. Op basis van deze regeling hebben medewerkers in 2024 ongeveer € 6. 700 aan kosten gedeclareerd voor het inrichten van een thuiswerkplek en zijn er voor € 46. 000 aan thuiswerkvergoedingen uitbetaald. ,
Kwaliteitsmanagementsysteem Binnen GGD Twente en Bestuur & Ondersteuning beschikken wij over een integraal kwaliteitsmanagementsysteem waarbij het HKZ-model het kader vormt. Belangrijke instrumenten daarbinnen zijn: externe en interne audits risicomanagement klantervaringenonderzoeken incidentanalyses de klachtenregeling het leer- en ontwikkelprogramma voor medewerkers en het werken volgens diverse landelijke richtlijnen en professionele standaarden. Ook in 2024 is de GGD HKZ gecertificeerd. Hiermee is aantoonbaar dat GGD Twente kwaliteit van zorg- en dienstverlening hoog in het vaandel heeft staan. Continu werken wij aan de verdere ontwikkeling en verbetering van onze dienstverlening. Vorig jaar hebben we aangegeven dat Veilig Thuis Twente een pas op de plaats heeft moeten maken bij het implementeren van een kwaliteitssysteem. In 2024 is dit opgepakt en is een kwaliteitssysteem (volgens ISO9001) succesvol geïmplementeerd. In 2024 zijn er veel stappen gezet om dit te bereiken zoals het maken van een kwaliteitshandboek met daarin alle (beleids)stukken die relevant zijn en het meer vastleggen van de PDCA-cyclus. Er zijn stappen gemaakt op het gebied van het meten van klanttevredenheid het omgaan met klachten en op het gebied van afspraken maken met de gemeenten. ,
,
,
,
,
,
46
Terug naar inhoudsopgave
,
Verantwoording archiefwet De oude Archiefwet 1995 wordt gemoderniseerd waarbij de focus ligt op digitale duurzaamheid van archiefbescheiden zodat digitale informatie ook in de toekomst goed bewaard en leesbaar blijft. De nieuwe archiefwet (Archiefwet 2021) brengt de overbrengingstermijn terug van twintig naar tien jaar. Hierdoor zijn overheidsdocumenten eerder openbaar voor publiek. Het beleidsarchief van SamenTwente is in 2018 gedigitaliseerd en digitale dossiers moeten tien jaar na afhandeling worden overgebracht naar een e-depot. Echter bij belangrijke redenen zoals privacy kan sommige informatie een bepaalde tijd alleen onder voorwaarden worden ingezien. De overheid moet straks duidelijker uitleggen wanneer ze de openbaarheid willen beperken. Archiefwet 2021 verplicht verder dat alle overheidsorganen een archiefdienst aanwijzen voor het houden van toezicht. Als gemeenschappelijke regeling dient SamenTwente de archiefdienst aan te wijzen van één van de deelnemende gemeenten. In regionaal verband is er een onderzoek gaande voor keuze van een e-depot ten behoeve van overbrenging van het digitaal archief. Al deze extra maatregelen brengen extra kosten met zich mee. Daarnaast wordt het archief toezicht uitgebreid naar de overgedragen archieven. De inwerkingtreding van de wet is mogelijk op 1 januari 2026. ,
,
,
,
Webarchivering Websites worden door de overheid gebruikt als het primaire communicatiemiddel met burgers bedrijven en medeoverheden. Dat betekent dat websites net zo goed output zijn van overheidshandelen als alle andere vormen van informatie die de overheid produceert. De verplichting om websites te archiveren vloeit voort uit de Archiefwet en de Wet open overheid. De websites van SamenTwente GGD Twente Kennispunt Twente Veilig Thuis Twente en Loes worden dagelijks gearchiveerd op archiefweb. eu. De websites van samen14 Twentse gezondheidsverkenning Recreatieschap Twente Twentse Koers en Routenetwerken Twente worden wekelijks gearchiveerd. De keuze voor dagelijks of wekelijks archiveren heeft te maken met het aantal updates dat plaatsvindt op de resp. websites. ,
,
,
,
,
,
,
Hotspot In 2023 is het beleid ‘Hotspot SamenTwente’ vastgesteld door het dagelijks bestuur van SamenTwente. Jaarlijks wordt er een hotspot-monitor opgesteld om vast te stellen welke gebeurtenissen bijzondere betekenis hadden en waarover meer informatie moet worden bewaard conform de ‘Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020’. In 2024 is er geen nieuwe hotspot aangewezen. Statistieken Totaal aantal in 2024 geregistreerde ingekomen analoge en digitale stukken (incl. mails): 1. 555 documenten. Totaal aantal in 2024 geregistreerde verzonden analoge en digitale stukken (incl. interne documenten): 2. 268 documenten. Totaal aantal in 2024 nieuw geregistreerde digitale dossiers: 891. Vooruitblik In 2024 is er een traject gestart voor de doorontwikkeling van het team DIV. Eén van de veranderingen zal zijn een naamswijziging van team DIV naar team Informatiebeheer. Om de informatiehuishouding te verbeteren wat onder andere nodig is voor implementatie van de Woo is er gestart met de werving van een adviseur informatiebeheer. Verder zal in 2025 een aanbesteding worden gestart voor een zaaksysteem dat aansluit op de werkwijze van de organisatie. De implementatie van Archiefwet 2021 zal de nodige aandacht vergen waaronder de keuze van een e-depot en archiefdienst.
47
Terug naar inhoudsopgave
3. 3. 1 Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording Inleiding Het dagelijks bestuur moet ervoor zorgen dat alle inkomsten uitgaven en veranderingen in de financiële status (in vaktermen: de baten de lasten en balansmutaties) van SamenTwente rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatigheid is een juridische term die aangeeft dat een (voorgenomen) handelswijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Het gaat om de financiële beheershandelingen. De rechtmatigheidsverantwoording is conform de wet- en regelgeving van het BBV opgenomen bij de jaarrekening. In de paragraaf Bedrijfsvoering moet op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van afspraken met het algemeen bestuur aanvullende informatie worden opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf geven we nadere toelichting op de afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en de rapporteringsgrens van € 100. 000 overschrijden. ,
,
,
De geconstateerde afwijkingen betreffen: Bedrag x € 1. 000
Toelichting
1A 1B 2.
Fout
Begrotingscriterium Overschrijding lasten programma's Overschrijding investeringsbudgetten/-kredieten Ongeautoriseerde reservemutaties Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten investeringen en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig zijn gemeld. Totaal begrotingsonrechtmatigheden (1A+ 1B + 2 + 3) Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid door het algemeen bestuur en daarmee vooraf als acceptabel is geduid in de financiële verordening en toegelicht in hoofdstuk 7. 2. 4. Voorwaardencriterium
Bedrag
x € 1. 000
Onduidelijkheid
796 -
,
3.
4.
-
796 769
Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed M&O criterium Geen bevindingen
289
332
Totaal afwijkingen rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordingsgrens (3% van de lasten incl. mutaties reserves) Totaal afwijkingen die de verantwoordingsgrens overschrijden
1. 085
332
2. 078
2. 078
-
-
-
Begrotingscriterium De lastenoverschrijding van in totaal € 796. 000 is als volgt opgebouwd: Programma OZJT - € 352. 000 + Programma Veilig Thuis Twente € 222. 000 + Veranderopdracht Regio Twente € 221. 000. De lastenoverschrijdingen zijn voldoende toegelicht in hoofdstuk 7. 2. 4. De lastenonderschrijding en de afwijking op de baten is ook voldoende toegelicht. Deze toelichting treft u per programma aan in hoofdstuk 7. 2. 2. Voorwaardencriterium Fouten Via onze interne managementletter 2024 hebben wij u geïnformeerd over de verwachte fout bij het aanbesteden. Bij het onderdeel Versnellingsaanpak Jeugd is een inkoop ten onrechte niet Europees aanbesteed en dit leidt tot een rechtmatigheidsfout van € 289. 000. Het dagelijks bestuur heeft binnen de organisatie bij de uitvoering van de Versnellingsaanpak aandacht gevraagd voor betere borging van bedrijfsmatige aspecten binnen dit project.
48
Terug naar inhoudsopgave
Onduidelijkheid Net zoals in 2023 is ook in 2024 een onduidelijkheid geconstateerd bij de aanbestedingen. Het becijferde onduidelijkheidsbedrag bedraagt € 332. 000. Deze onduidelijkheid heeft te maken met het inkopen van licenties van het huidige digitaal dossier JGZ. Het is juridisch onduidelijk in hoeverre de omstandigheden van het stoppen van de ontwikkeling van het GGiD voldoende houvast bieden om de inkoop van de licentiekosten van het huidige digitaal dossier als rechtmatig te bestempelen. Om deze onduidelijkheid op te lossen is de organisatie gestart met het implementeren van een nieuw digitaal dossier. De verwachting is dat per halverwege 2025 het nieuwe dossier in gebruik wordt genomen. Dus de onduidelijkheid wordt ook in de jaarrekening van 2025 verwacht maar dan voor ongeveer de helft van het bedrag. ,
,
M&O criterium Het misbruik en oneigenlijk gebruik heeft betrekking op het voorkomen detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsmiddelen door derden. SamenTwente verstrekt geen uitkeringen en heft evenmin belastingen. Op basis van ons interne controleplan is integriteit en fraudebeheersing wel één van de focusgebieden van de verbijzonderde interne controle. Er zijn geen fraudegevallen geconstateerd. ,
49
Terug naar inhoudsopgave
3. 4 Verbonden partijen Inleiding Deze paragraaf betreft derde rechtspersonen waarmee wij een bestuurlijke en financiële band hebben door een participatie in een vennootschap of in stichtingen. We beperken ons hier tot die partijen waarin SamenTwente een bestuurlijk én financieel belang heeft. Met een bestuurlijk belang bedoelen we een zetel in het bestuur van een deelneming of stemrecht. Een financieel belang houdt in dat SamenTwente middelen ter beschikking heeft gesteld en die zal verliezen bij faillissement van de verbonden partij en/of als financiële problemen bij de verbonden partij op haar verhaald kunnen worden. Van een financieel belang is ook sprake als wij bij liquidatie van een derde rechtspersoon middelen uitgekeerd kunnen krijgen. ,