Bijlage 2a Nota verbonden partijen gemeenten Hoeksche Waard (def)

Kan de gemeente het publieke belang beter behartigen middels het aangaan van een relatie met een privaatrechtelijke verbonden partij, gelet op de mogelijke (financiële) risico’s? Wanneer een publiekrechtelijke verbonden partij niet mogelijk of wenselijk is, kan tenslotte nog onderzocht worden of de privaatrechtelijke variant wellicht perspectief biedt. Redenen om voor een privaatrechtelijke verbonden partij te kiezen zijn bijvoorbeeld de gewenste slagvaardigheid, of de wens om een specifieke private partij te betrekken in een samenwerking. Privaatrechtelijke verbonden partijen zijn bijvoorbeeld deelneming in stichtingen en vennootschappen, of het sluiten van overeenkomsten. Ook in dit geval is het nodig de meerwaarde van een privaatrechtelijke verbonden partij aan te tonen. De meerwaarde zal evenals bij een publiekrechtelijke verbonden partij worden verduidelijkt aan de hand van concrete effecten ten aanzien van mogelijke financiële en andere risico’s en de benodigde bestuurlijke en ambtelijke betrokkenheid. Van belang is de afweging of de risico’s opwegen tegen het te dienen publieke belang. Verder kan het ook hier handig zijn om de genoemde voordelen en nadelen van verbonden partijen te betrekken in deze afweging. Voorts is het mogelijk te besluiten om een publiek-private samenwerking (PPS) op te richten.

Wil PPS een reële optie zijn, dan moet ten minste aan een aantal basisvoorwaarden worden voldaan:  De gemeente moet duidelijk voor ogen staan wat het doel is van de samenwerking met private partijen;  Op basis van een evaluatie vooraf moet er een indicatie zijn dat samenwerking met private partijen toegevoegde waarde kan opleveren ten opzichte van alternatieve uitvoeringswijzen;  Er moet sprake zijn van heldere en gemeenschappelijke doelstellingen van zowel overheid als private partijen bij het project;  Door de samenwerking moeten de risico’s van het project beter beheerst kunnen worden (door overdracht van die risico’s aan private partijen die zij beter kunnen beheersen) en/ of de risico’s kunnen worden gedeeld;  De contouren van het project moeten voldoende duidelijk zijn voordat een samenwerking met private partijen kan worden aangegaan, maar het project moet niet al volledig “uitgetekend” zijn omdat er anders geen ruimte is voor een efficiënte inbreng van private partijen. Dit zal worden afgezet tegen alternatieven waarmee de beoogde effecten ook kunnen worden bereikt (wederom in relatie tot financiële en andere risico’s en wat de gevolgen zijn voor bestuurlijke en ambtelijke betrokkenheid). De uiteindelijke afweging is ook hier een politieke keuze.

Wanneer (ook) een privaatrechtelijke variant niet gewenst of mogelijk is dan zal de activiteit door de gemeente zelf moeten worden uitgevoerd.

51

G. Werkinstructie behandeling stukken verbonden partijen (mogelijk nog aan te passen naar een volledig adoptiemodel)

1 Welke verbonden partijen zijn er en wie zijn de bestuurlijke vertegenwoordigers? 1.1 Overzicht verbonden partijen In bijlage I wordt een opsomming gegeven van: - De verbonden partijen in welke de gemeente ………… bestuurlijk vertegenwoordigd is; - In welke rol dat geschiedt; - Wie deze vertegenwoordigers en hun plaatsvervangers zijn. 1.2 Twee typen verbonden partijen Er kunnen twee typen van verbonden partijen worden onderscheiden. - Verbonden partijen in welke de gemeente zeggenschap heeft en - verbonden partijen in welke de gemeente geen zeggenschap heeft. In dit geval is meestal sprake van uitsluitend financiële deelname. 2

Om welke stukken gaat het

2.1 Algemeen Bij stukken afkomstig van verbonden partijen gaat het om jaarstukken en overige stukken zoals agenda’s, verslagen en (inhoudelijke) vergaderstukken. 2.2 Jaarstukken Belangrijke stukken zijn de jaarstukken zoals begroting en rekening. Op begrotingen van gemeenschappelijke regelingen kunnen door de gemeente zienswijzen worden in gediend. De indiening van zienswijzen is door de raad aan het college gedelegeerd, maar het college dient de raad hierover wel te informeren (actieve informatieplicht). Bij de interne advisering hierover dient door degene die beleidsmatig advies uitbrengt over de financiële aspecten, de afd. Financiën te worden geraadpleegd. 2.3 Overige stukken De overige stukken zullen inhoudelijk van aard zijn. In veel gevallen is de vakspecialist ook de ambtelijke contactpersoon voor de betreffende verbonden partij en is hij/zij voldoende deskundig om de bestuurlijke vertegenwoordiger(s) van advies te voorzien. 2.4 Inwinnen advies In sommige gevallen echter dient advies van andere afdelingen of externen te worden ingewonnen. Ook hier dient de ambtelijke contactpersoon voor te zorgen.

52

3

Hoe en bij wie komen stukken binnen

3.1 Algemeen In de kolommen 2 tot en met 4 van bijlage II wordt vermeld hoe de stukken en bij wie stukken binnenkomen en wie verantwoordelijk is voor verzameling van de stukken en verspreiding van de stukken. Er is achtereenvolgens sprake van verschillende soorten acties: - Verzamelen (bijv. downloaden van een website) - Registreren; - Verspreiden - Behandelen / adviseren; - Toezien / voortgang bewaken 3.2 Hoe komen de stukken binnen Stukken komen op geheel verschillende manieren (post, e-mail, downloaden), op verschillende plaatsen en bij verschillende personen binnen. 3.3 Bij wie komen de stukken binnen De personen bij wie de stukken binnenkomen zijn niet altijd de personen die de behandeling van de stukken op zich dienen te nemen. De laatste is aangeduid als de ambtelijke contactpersoon. Veelal komen de stukken rechtstreeks bij de ambtelijke contactpersoon binnen maar dit is niet per definitie het geval. [Wanneer de stukken binnenkomen bij de ambtelijke contactpersoon is het vakje in kolom 4 de ambtelijke contactpersoon ingevuld.] 4

Registratie van stukken en afhandeltermijnen

4.1 Jaarstukken en (overige) vergaderstukken Voor registratie moet een splitsing worden gemaakt tussen jaarstukken (begroting en rekening) en overige stukken 4.2 Jaarstukken Jaarstukken worden wanneer DIV ze binnenkrijgt door DIV geregistreerd op naam van de teamleider. Teamleider/secretaresse zetten de stukken door naar de contactpersoon = de behandelende ambtenaar. FI krijgt altijd een notificatiemail. 4.3 Vergaderstukken DIV maakt van de vergaderstukken een jaardossier aan. Contactpersoon/secretariaat koppelt zelf per vergadering de stukken aan het jaardossier. Per afdeling worden hierover afspraken gemaakt. Deze afspraken worden kenbaar gemaakt aan DIV. 4.4 Afhandeldata DIV geeft de stukken een afhandeldatum mee. De datum waarop m.b.t. de jaarstukken moet worden gereageerd wordt altijd aangegeven. De afhandeldatadata m.b.t. de vergaderstukken worden geprikt op - twee dagen voordat de vergadering van de betreffende verbonden partij plaatsvindt danwel - de datum waarop de stukken aan B&W ten behoeve van agendering moeten worden aangeboden.

In gevallen waarin de afhandeldatum niet kan worden gehaald, neemt de ambtelijke contactpersoon direct contact op met de bestuurlijke vertegenwoordiger om te bepalen hoe gehandeld moet worden. 4.5 Gereedmelding De ambtelijke contactpersoon is verantwoordelijk voor gereedmelding zodra het advies is afgehandeld. DIV stuurt een rappel aan zowel de ambtelijke contactpersoon en diens leidinggevende als binnen een week na de afhandeldatum geen gereedmelding is ontvangen. 5

Naar wie gaan de stukken ter behandeling?

5.1 Doorzending naar de ambtelijke contactpersoon De stukken worden voor zover de ambtelijke contactpersoon deze niet zelf ontvangt, naar de ambtelijk contactpersonen gezonden ter behandeling. In de kolommen 5 en 6 van bijlage II wordt vermeld wie de ambtelijke contactpersoon is voor welke verbonden partij en wie zijn of haar leidinggevende is. 5.2 Taken ambtelijk contactpersoon Tijdig opstellen van een geïntegreerd advies. Dit omvat niet alleen de verschillende aspecten van een zaak in de breedte (verschillende inhoudelijke domeinen) maar ook de dimensies in de diepte op strategisch, tactisch en operationeel niveau, aan de bestuurlijk vertegenwoordiger; Dit kan omvatten het inwinnen van interne en externe adviezen wanneer aspecten de eigen vakdiscipline overstijgen; Bespreken van dit advies met de bestuurlijke vertegenwoordiger; Eventueel concipiëren van een advies aan B&W resp. een mededeling aan de raad; Gereedmelden van het advies nadat het is uitgebracht. 5.3 Toezicht De leidinggevende van de ambtelijke contactpersoon houdt toezicht op de tijdige en juiste uitvoering van deze taken. 6

Bestuurlijke behandeling

6.1 Besluitvorming door de raad Stukken waarover door de raad op basis van de wet, gemeenschappelijke regeling of statuten van een instelling een besluit moet worden genomen worden via B&W met een voorstel doorgeleid aan de raad. 6.2 Besluitvorming door B&W (met informeren raad) Stukken waarover de besluitvorming door de raad is gedelegeerd aan B&W worden in het college behandeld. Over de door het college naar aanleiding van deze stukken genomen besluiten (bij voorbeeld door B&W ingediende zienswijzen) wordt de raad via de lijst van mededingen verbonden partijen geïnformeerd. Stukken waarover door het college op basis van de wet, gemeenschappelijke regeling of statuten van een instelling op basis van eigen bevoegdheid een besluit moet worden genomen, worden met een ambtelijk advies aan B&W ter besluitvorming voorgelegd. Over de genomen collegebesluiten wordt de raad - indien dat door het college van belang wordt geachtvia de lijst van mededingen verbonden partijen geïnformeerd.

54

6.3 Afstemming in B&W Agenda’s en verslagen m.b.t. vergaderingen van portefeuilehoudersoverleggen en het algemeen bestuur van het SOHW (dus niet van de overige gemeenschappelijke regelingen, vennootschappen, stichtingen en overige samenwerkingsverbanden) worden onder “Regiozaken” op de agenda van B&W vermeld. De stukken voor deze vergaderingen worden samen met het eventueel aan de bestuurlijke vertegenwoordiger uitgebrachte advies bij de B&W-stukken ter inzage gelegd. Bestuurlijke vertegenwoordigers kunnen te allen tijde zelf het initiatief nemen om in vergaderingen van verbonden partijen te behandelen of behandelde agendapunten vooraf of achteraf in B&W af te stemmen Bijlage III: Uitgangspunten en verwachtingen bij advisering over verbonden partijen en een (mogelijke) verdeling advisering Verbonden partijen per gemeente

55

Bijlage I bij bijlage G Zie bijlage A bij “nota verbonden partijen gemeenten Hoeksche Waard”.

56

Bijlage II Hoe komen en bij wie komen stukken binnen? (in te vullen door betreffende gemeente) Versie ……

Gemeenschappelijke regelingen Stukken Hoe komen de voor stukken binnen (fysiek, e-mail of download) SOHW

AB

SOHW

DB

SOHW

Pfo Ruimte

SOHW

Pfo Samenleving Pfo Agenda e-mail, Economie stukken download

SOHW

SOHW

Wie Ambtelijk verzamelt en contactpersoon verspreidt?

Agenda e-mail stukken download Agenda e-mail stukken download Agenda e- mail stukken download fysiek

VRZHZ VRZHZ ODZHZ DGJZHZ Regio ZHZ RAD

Pfo Landschap Pfo Veiligheid AB DB AB AB AGV Vz DB

RAD

AB

Werkvoorziening WHW bedrijven Werkvoorziening WHW bedrijven RSD RSD Groenbeheer HW SVHW ACIS

AB

e-mail/leden fysiek e-mail/leden fysiek e-mail e-mail e-mail Fysiek → e-mail → Fysiek → e-mail → fysiek

DB

fysiek

AB DB AB AB AB

e-mail + fysiek e-mail + fysiek e-mail/downloaden fysiek e-mail

SOHW

Bij wie komen de stukken allemaal binnen?

Agenda e-mail stukken download e-mail

57

Stichtingen

Stichting Inkoopbureau West Brabant

1 Stukken voor 2 Hoe komen de stukken binnen (fysiek, e-mail of download) AB fysiek

3 Bij wie komen de stukken allemaal binnen?

4 Wie verzamelt en verspreidt?

5 Ambtelijk contactpersoon

3 Bij wie komen de stukken allemaal binnen?

4 Wie verzamelt en verspreidt?

5 Ambtelijk contactpersoon

3 Bij wie komen de stukken allemaal binnen?

4 Wie verzamelt en verspreidt?

5 Ambtelijk contactpersoon

Vennootschappen 1 Stukken voor

OBHW b.v.

RvC

OBHW c.v. N.V. Eneco B.V. Evides, agendacommissie Bank Nederlandse Gemeenten

AVA AVA AVA

2 Hoe komen de stukken binnen (fysiek, e-mail of download) fysiek + e-mail e-mail fysiek + e-mail e-mail digitaal

AVA

fysiek

Overige samenwerkingsverbanden 1 Stukken 2 Hoe komen voor de stukken binnen (fysiek, e-mail of download) Provinciaal Vergadering Verkeer Vervoersberaad Bestuurlijk overleg ZH Startcoach Vergadering (voorheen mentorproject HW)

e-mail

Driehoeksoverleg Vergadering Politie ZHZ Regionale Vergadering Projectgroep Verkeersveiligheid (bestuurlijk overleg)

e-mail

e-mail,

e-mail

58

Bijlage III Uitgangspunten en verwachtingen bij advisering over verbonden partijen en een (mogelijke) verdeling advisering Verbonden partijen per gemeente Om de adviesdrukte per gemeente beter te stroomlijnen is hieronder per gemeente aangegeven welke gemeente de advisering verzorgt voor de andere gemeenten in de Hoeksche Waard. Om op een zoveel mogelijk gelijke wijze van aanpak te komen zijn enkele uitgangspunten nodig die voor iedereen gelden. Hieronder zijn uitgangspunten, verwachtingen en inhoudelijke punten met betrekking tot de advisering aan elkaar over GR’n geformuleerd. Uitgangspunten en verwachtingen bij advisering over GR’n. Uitgangspunten en verwachtingen zijn: Professioneel risicomanagement op en verantwoording over/van verbonden partijen. Voor elke GR dezelfde toetsingspunten gebied van beleid en financiën (integraal advies). Advisering vindt plaats over begroting en beleidsvoornemens, tussentijdse rapportages en jaarverslag en jaarrekening. Eenduidig format zodat gemeenten de adviezen van elkaar één op één over kunnen nemen. Vrijheid van gemeenten om eventueel voor hen belangrijke zaken/onderdelen aan te vullen op het basisadvies. Elkaar op de hoogte stellen van dergelijke aanvullingen. Tijdige ontvangst van stukken van een GR om goed en gedegen advies te kunnen formuleren aan gemeentelijke bestuurders.

Tijdig doorzenden van de adviezen aan elkaar, afgestemd op de besluitvorming cycli van de diverse gemeenten. Inzet en borging van voldoende geschoold of ervaren adviseurs binnen de gemeenten. Regelmatig afstemmingsoverleg hoofden Financiën HW/Controllers over aspecten als kwaliteit, tijdigheid en juistheid van gegeven adviezen. Inhoudelijke punten van advisering: -

Welke beleidskaders en afspraken zijn er? Welke toezicht en controle-elementen zijn er aanwezig bij GR’n? Voert de GR het voorgenomen beleid uit (resultaatverwachtingen). Welk tussentijds, nieuw beleid is er geformuleerd? Wat is de balanspositie (goed, middelmatig of slecht)? Hoe is de resultatenrekening (positief/negatief) en welke maatregelen worden er getroffen? Hoe is de ontwikkeling van reserves (hoog, normaal of laag)? Blijven de realisatie van de kaders binnen de financiële afspraken? Is er een adequate risicoanalyse met beheersmaatregelen aanwezig en hoe geeft de GR hieraan vorm en inhoud? Vinden er opmerkelijke verschuivingen van budgetten plaats (nieuwe uitgaven of opmerkelijk grote uitgaven)? Zijn de analyses van afwijkingen op de begroting in de bestuursrapportages voldoende duidelijk en transparant?

59

Verdeellijst advisering Gemeenschappelijke regelingen. Naam

Regionale Sociale Dienst Hoeksche Waard STRIJEN

Naam

Regionale Afvalstoffendienst Hoeksche Waard KORENDIJK

Naam

Samenwerking Vastgoedinformatie, Heffing en Waardebepaling OUD-BEIJERLAND

Naam

Dienst Gezondheid en Jeugd CROMSTRIJEN

Naam

Gemeenschappelijke Regeling Werkvoorzieningsschap WHWbedrijven STRIJEN

Naam

Regionaal Bedrijventerrein Hoeksche Waard BINNENMAAS

Naam

SO Hoeksche Waard KORENDIJK

Naam

Gemeenschappelijke regeling Groenbeheer Hoeksche Waard CROMSTRIJEN

Naam

Veiligheidsregio ZHZ BINNENMAAS

Naam

Milieudienst/Omgevingsdienst ZHZ OUD-BEIJERLAND

60