Bijlage 1 Jaarstukken 2023 Raad

D Groen Beleidskader Kerncijfers Voor het beheer van het openbaar groen maakt de gemeente gebruik van een beheersysteem. Dit systeem bestaat uit een database met alle beheerelementen voor gemeente Hoeksche Waard. Het areaal is als volgt opgebouwd: Omschrijving Beplantingen Bomen Gras

eenheid m2 st. m2

Hoev begr. 2024 783.260 31.419 3.309.785

Beleid en beheer De uitgangspunten voor het onderhoud en beheer van het groen zijn opgenomen in het Integraal beleidsplan Openbare Ruimte. Kwaliteit We onderhouden de openbare ruimte op kwaliteitsniveau B (basis). De onderhoudscontracten die we hebben aanbesteed in 2023 zijn op dit kwaliteitsniveau gebaseerd. In 2023 zijn de contracten integraal aanbesteed en niet meer afzonderlijk. In deze contracten is rekening gehouden met ruimte om te gaan beheren op een manier die bijdraagt aan de verbetering van de biodiversiteit. Om zicht te blijven houden op de kwaliteit van het openbaar groen laten we inspecties uitvoeren. Voor de bomen hanteren we minimaal iedere 3 jaar een zogenaamde BVC-inspectie (boomveiligheidscontrole). Financiële consequenties onderhoud kapitaalgoed groen In onderstaande tabel zijn de kosten opgenomen die betrekking hebben op het kapitaalgoed ‘groen’: Begroting 2023

Werkelijk 2023

Saldo

Groen Kapitaallasten Mutatie voorziening Onderhoudskosten

442 -220 5.666

443 -156 5.337

-1 -64 329

Totaal

5.887

5.623

264

JAARSTUKKEN 2023 | 3.4 ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN

77/189

E Gebouwen Beleidskader Kerncijfers De gemeentelijke vastgoedportefeuille bestaat per 1 januari 2022 uit 113 panden. Beleid De voormalige gemeente Binnenmaas bracht de exploitatie van het gemeentelijk vastgoed onder bij Bres Accommodaties BV. Het groot onderhoud voor het gemeentelijk vastgoed, het beleid en de dekking van het exploitatietekort van Bres is de verantwoordelijkheid van de gemeente. De raad heeft over het uniformeren van beheer en exploitatie van het gemeentelijk vastgoed besloten dat Bres per 1 januari 2022 al het gemeentelijk vastgoed in beheert en exploiteert. Met het opstellen van een integraal accommodatieplan wordt onder andere inzichtelijk welke vereisten qua huisvesting de gemeente (en haar maatschappelijke partners) nodig heeft voor de uitvoering van de inhoudelijke producten. Aan de andere kant wordt duidelijk wat de inhoudelijke beleidskeuzes voor gevolgen hebben voor de vastgoedportefeuilles (baten en lasten). Beheer Om op een verantwoordelijke, integrale en effectieve wijze de financiële middelen voor het onderhoud in te kunnen zetten is een actueel, eenduidig en volledig inzicht in de vastgoedportefeuille noodzakelijk. De geactualiseerde meerjarenonderhoudsplannen zijn vastgesteld en de financiële gevolgen daarvan zijn met de zomerrapportage 2021 in de begroting verwerkt.

Daarnaast is een quick scan uitgevoerd naar de mogelijkheden tot verduurzaming van (een deel van) de vastgoedportefeuille. Kwaliteit Gemeente Hoeksche Waard heeft veel gebouwen voor verschillende doeleinden in eigendom. Die gebouwen beheren en onderhouden we uiteraard volgens de geldende wet- en regelgeving (bijvoorbeeld Arbowetgeving of het geldende Bouwbesluit). In principe is de kwaliteitsnorm sober (niet uitbundig en niet meer dan nodig is) en doelmatig. Dit kwaliteitsniveau komt overeen met conditiescore 3 van de norm NEN-2767 ‘Conditiemeting gebouwde omgeving’. Voor gebouwen die (op termijn) worden gesloopt of afgestoten, is een lager onderhoudsniveau acceptabel. Daarnaast is het beleid om de gebouwen zo efficiënt mogelijk te gebruiken. De meerjarenonderhoudsplannen worden aan de hand van NEN-2767 inspecties eens in de 4 jaar geactualiseerd. Financiële consequenties onderhoud kapitaalgoed gebouwen In onderstaande tabel zijn de kosten opgenomen die betrekking hebben op het kapitaalgoed ‘gebouwen’: Begroting 2023

Werkelijk 2023

Saldo

Gebouwen Kapitaallasten Mutatie voorziening Onderhoudskosten

5.040 -89 169

5.128 -133 193

-88 44 -24

Totaal

5.120

5.188

-68

JAARSTUKKEN 2023 | 3.4 ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN

78/189

F Begraafplaatsen Beleidskader Kerncijfers Gemeente Hoeksche Waard heeft 24 begraafplaatsen in beheer en onderhoud. Op 16 daarvan wordt actief begraven. We beheren ongeveer 30.000 graven. Voor het beheer en de administratie van de begraafplaatsen maakt de gemeente gebruik van het administratiepakket Key2begraven van Centric. Omschrijving Asfalt verharding Beton verharding Elementen verharding Half- of onverhard Bomen Beplanting Grassen

eenheid m2 m2 m2 m2 st. m2 m2

Hoev begr. 2024 23.017 146 25.127 10.046 1.585 49.371 77.728

Beleid In 2020 is een geharmoniseerd begraafbeleid vastgesteld dat in 2021 is ingegaan. Vanaf 2021 wordt gewerkt aan de uitvoering van het nieuwe beleid. In 2023 is het vastgestelde beleid geëvalueerd. Op basis van de uitkomsten zijn de Verordening Begraafplaatsen en de Nadere Regels aangepast. In 2025 wordt het beleid inclusief regelgeving geactualiseerd en indien nodig vastgesteld door het college of de raad. Beheer Het in 2020 vastgestelde begraafplaatsenbeleid is de leidraad voor het beheer en onderhoud van de begraafplaatsen. We werken volgens een uitvoeringskalender met meerjarenplanning op basis van de behoefte en capaciteit. Kwaliteit Begraafplaatsen onderhouden we op grond van de geldende wettelijke verplichtingen en het vastgestelde beeldkwaliteitsniveau A. Om zicht te blijven houden op de kwaliteit van de begraafplaatsen laten we inspecties uitvoeren. Voor de bomen op de begraafplaatsen hanteren we minimaal iedere 3 jaar een zogenaamde BVCinspectie (boomveiligheidscontrole). Financiële consequenties onderhoud kapitaalgoed begraafplaatsen In onderstaande tabel zijn de kosten opgenomen die betrekking hebben op het kapitaalgoed begraafplaatsen: Begroting 2023

Werkelijk 2023

Saldo

Begraafplaats Kapitaallasten Mutatie voorziening Onderhoudskosten

116 -148 975

117 -284 1.046

-1 135 -71

Totaal

943

879

63

G Buitensportaccommodaties Beleidskader Kerncijfers Voor het beheer van buitensportaccommodaties maakt de gemeente gebruik van een beheersysteem.

JAARSTUKKEN 2023 | 3.4 ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN

79/189

Omschrijving Bomen Beplanting Grassen Sportvelden (gras, kunstgras, etc…) Verharding

eenheid st. m2 m2 m2 m2

Hoev begr. 2024 717 69.050 235.292 570.000 75.178

Beleid Buitensportaccommodaties onderhouden we op grond van de geldende wettelijke verplichtingen en het vastgestelde beleid van de voormalige gemeenten zolang dit nog niet is geharmoniseerd. Het beleid om buitensportaccommodaties te beheren en te onderhouden baseren we op bestaand beleid van de voormalige gemeenten. Het beleid van beheer buitensportaccommodaties verschilt behoorlijk per voormalige gemeente. In Binnenmaas lag de (financiële) verantwoordelijkheid voor het onderhoud van het groen op de sportcomplexen bij de verenigingen. De (financiële) verantwoordelijkheid voor het renoveren van de sportvelden lag echter bij de gemeente Binnenmaas. In Korendijk lag de (financiële) verantwoordelijkheid voor het onderhoud en het renoveren van het groen op de sportcomplexen bij de verenigingen. Gemeente Cromstrijen had een contract met een vereniging voor het onderhoud en renovatie van de velden. Bij een andere vereniging verzorgde de gemeente zelf het onderhoud. De opstallen waren voor de vereniging zelf. In de andere voormalige gemeenten zorgde de gemeente voor het gehele proces: onderhoud van de velden en de gebouwen en de vervangingsinvesteringen. Beheer In 2020 en 2021 is het beheer doorgegaan zoals dit geregeld was door de voormalige gemeentes.

Het streven is om in 2022 de beschikbare plannen te bundelen tot één nieuw geactualiseerd beleids-en beheerplan buitensportaccommodaties voor gemeente Hoeksche Waard. Kwaliteit Het streefdoel voor de buitensportaccommodaties in de gehele Hoeksche Waard is minimaal kwaliteitsniveau basis. Dit kwaliteitsniveau komt overeen met het door het CROW vastgestelde niveau B. Om de kwaliteit van de sportvelden te waarborgen, plannen we jaarlijks een visuele inspectie met de verenigingen. Tijdens die inspectie beoordelen we de onderhoudsstaat van de buitensportaccommodaties. Het uitgangspunt is handhaving van het kwaliteitsniveau ‘basis’. Financiële consequenties onderhoud kapitaalgoed buitensportaccommodaties In onderstaande tabel zijn de kosten opgenomen die betrekking hebben op het kapitaalgoed buitensportaccommodaties:

Buitensportaccommodaties Kapitaallasten Onderhoudskosten Totaal

Begroting 2023

Werkelijk 2023

Saldo

701 627

700 597

1 30

1.328

1.297

32

Samenvatting De totale kosten per kapitaalgoed zijn als volgt:

JAARSTUKKEN 2023 | 3.4 ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN

80/189

X €1.000 Begroting 2023

Werkelijk 2023

Saldo

Begraafplaats Buitensportaccommodaties Gebouwen Groen Riolering Water Wegen

943 1.328 5.120 5.887 3.322 1.597 9.024

879 1.297 5.188 5.623 3.337 1.913 8.707

63 32 -68 264 -16 -316 318

Totaal

27.222

26.945

277

Grafisch geeft dit het volgende beeld: Totaal per kapitaalgoed 2023

Begraafplaats

63

1.328 1.297

Buitensportaccommodaties

32 5.120 5.188

Gebouwen

-68

5.887 5.623

Groen

264 3.322 3.337

Riolering

-16

1.597 1.913

Water

-316

9.024 8.707

Wegen

318 27.222 26.945

Totaal

277

-5.000 Begroting 2023

943 879

0

Werkelijk 2023

5.000

10.000

15.000

20.000

25.000

30.000

Saldo

De totale kosten per categorie zijn als volgt: X €1.000 Begroting 2023

Werkelijk

Saldo

Kapitaallasten Mutatie voorziening Onderhoudskosten

9.346 -1.143 19.018

9.494 -1.762 19.213

-148 620 -194

Totaal

27.222

26.945

277

Grafisch geeft dit het volgende beeld:

JAARSTUKKEN 2023 | 3.4 ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN

81/189

Totaal per categorie 2023

9.346

Kapitaallasten

9.494 -148

-1.143

Mutatie voorziening

-1.762 620

19.018

Onderhoudskosten

19.213 -194

27.222

Totaal

26.945 277

-5.000 Begroting 2023

0 Werkelijk

JAARSTUKKEN 2023 | 3.4 ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN

5.000

10.000

15.000

20.000

25.000

30.000

Saldo

82/189

3.5 Financiering Algemeen De financieringsparagraaf is een belangrijk hulpmiddel bij het sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden op de financieringsfunctie. De paragraaf is een uitwerking van de regelgeving in de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido). Volgens deze wet is de financieringsfunctie van de gemeente alleen bedoeld voor het uitvoeren van de publieke taken. De verdere lokale regels liggen vast in het Treasurystatuut. In 2023 heeft de gemeenteraad het geactualiseerde Treasurystatuut vastgesteld.

Beleidskader en verordeningen • • • • • • • •

Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) Besluit lening voorwaarden decentrale overheden Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Wet Ruddo) Wet Houdbare overheidsfinanciën (Wet Hof) Regeling schatkistbankieren decentrale overheden Financiële verordening Treasurystatuut

Rentevisie Het rentepercentage voor leningen met een looptijd korter dan een jaar is op dit moment positief. Dit houdt in dat de gemeente rente betaalt voor het aangaan van kasgeldleningen. Voor langlopende geldleningen met een looptijd van 25 jaar is de rente (afgerond) 3,20%

Dienstverlening BNG Met de N.V. Bank Nederlandse Gemeenten hebben we een raamovereenkomst met geïntegreerde dienstverlening. Deze dienstverlening omvat: • Elektronisch betalingsverkeer via een rekening-courant; • kort-kredietarrangementen (daggeldverstrekking en –opname, kasgeldleningen en termijn deposito’s); • langlopende kredietverlening; • een online informatiedienst.

Schatkistbankieren Schatkistbankieren verplicht decentrale overheden alle overtollige beschikbare middelen op hun bankrekeningen te beleggen bij het Rijk. Onder overtollige middelen verstaat het Rijk bedragen groter dan 2% van het begrotingstotaal (met een minimum van € 1.000.000). Voor 2023 is dit bedrag voor gemeente Hoeksche Waard berekend op € 4,3 miljoen. Er is daarmee geen vrijheid om overtollige liquide middelen onder te brengen bij andere marktpartijen. Die overtollige middelen mogen wij alleen in rekening-courant en via deposito’s bij de schatkist aanhouden. Decentrale overheden nemen deel aan schatkistbankieren zodat de collectieve sector (Rijk en decentrale overheden gezamenlijk) een lagere EMU-schuld heeft. Iedere euro die decentrale overheden aanhouden in de schatkist, vermindert de externe financieringsbehoefte van het Rijk. Dit leidt automatisch tot een lagere staatsschuld. Door het schatkistbankieren kunnen decentrale overheden ook hun beleggingsrisico’s verder verminderen. Deze situatie kan zich in onze gemeente overigens niet voordoen. In het Treasurystatuut is een verbod op risicovolle beleggingen en derivaten opgenomen. Voor de uitvoering van het schatkistbankieren, is een SKB-werkrekening geopend bij de BNG . Overtollige gelden worden hier dagelijks naartoe afgeroomd. De BNG blijft ook de overige geldhandelingen verzorgen zoals betalingen en ontvangsten

JAARSTUKKEN 2023 | 3.5 FINANCIERING

83/189

Rentekostenverdeling De rentekosten worden tegen 0,248% ten laste van het taakveld gebracht op basis van de boekwaarde van de vaste activa. Deze omslagrente berekenen we als volgt: we delen de rente die aan taakvelden toegerekend worden door de boekwaarde van de vaste activa per 1 januari. De omslagrente rekenen wij vervolgens toe aan de activa. Bij de jaarrekening bekijken we of het gehanteerde rentepercentage juist is. Uit onderstaande tabel blijkt dat het werkelijke renteresultaat nihil is. Dit betekent dat wij uitsluitend de werkelijke rentekosten hebben toegerekend. Begroting 2023

Rekening 2023

De externe rentelasten over de korte en lange financiering

Rekening 2022 200

500

721

De externe rentebaten

141

35

130

Totaal door te rekenen externe rente

59

465

591

Rente doorberekend aan grondexploitatie

3

0

0

Rente projectfinanciering toegerekend aan taakveld

0

0

0

Saldo door te rekenen externe rente

56

465

591

Rente over eigen vermogen

0

0

0

Rente over voorzieningen

0

0

0

De aan taakvelden toe te rekenen rente

56

465

591

Boekwaarde investeringen per 1-1-2021

226.196

257.726

238.579

Berekend omslag%

0,025%

0,180%

0,248%

De werkelijk aan taakvelden toegerekende rente

104

459

591

Renteresultaat op het taakveld treasury

48

-6

0

Risicobeheer Het risicobeheer is gericht op het beperken van financiële risico’s. In het Treasurystatuut zijn richtlijnen en limieten opgenomen. Die vormen de basis voor alle transacties op dit gebied. Daarnaast geeft de Wet Fido normen voor het beperken van risico’s. Het belangrijkste risico in dit kader is het renterisico. De kasgeldlimiet en de renterisiconorm zijn belangrijke richtlijnen om het renterisico te beperken.

Kasgeldlimiet Het kasgeldlimiet is bedoeld om de renterisico’s bij de vlottende schuld (schulden met een looptijd korter dan een jaar) te beheersen. De wettelijke toegestane omvang bedraagt 8,5% van de totale lasten van de begroting. De kasgeldlimiet per kwartaal is als volgt:

Primaire begroting per 1 januari 2023

1e kw. 2023

2e kw. 2023

3e kw. 2023

4e kw. 2023

216.905

216.905

216.905

216.905

Toegestane kasgeldlimiet - in procenten van de grondslag

8,5%

8,5%

8,5%

8,5%

18.437

18.437

18.437

18.437

Maand 1

35.468

38.336

37.987

25.700

Maand 2

35.468

38.336

37.987

25.700

Maand 3

35.468

38.336

37.987

25.700

Maand 1

40.473

36.204

23.928

24.151

Maand 2

40.473

36.204

23.928

24.151

Maand 3

40.473

36.204

23.928

24.151

Maand 1

-5.005

2.132

14.059

1.549

Maand 2

-5.005

2.132

14.059

1.549

Maand 3

-5.005

2.132

14.059

1.549

Gemiddeld saldo

-5.005

2.132

14.059

1.549

Kasgeldlimiet

18.437

18.437

18.437

18.437

Ruimte (+) / Overschrijding (-) kasgeldlimiet

23.442

16.305

4.378

16.888

- in bedrag Vlottende schuld (1)

Vlottende middelen (2)

Saldo (1-2)

Renterisiconorm De renterisiconorm beoogt een opbouw van de leningenportefeuille dusdanig dat het risico door renteaanpassing en herfinanciering van leningen beperkt blijft. De renterisiconorm bepaalt dat jaarlijks niet

JAARSTUKKEN 2023 | 3.5 FINANCIERING

84/189

meer dan 20% van het begrotingstotaal voor herfinanciering of renteherziening in aanmerking mag komen. De volgende tabel geeft de renterisiconorm voor 2023 weer. Begroting 2023 Stand van de begroting per 1/1

216.905

Vastgestelde percentage

20,00%

Renterisiconorm

43.381

Renteherzieningen

0

Aflossingen

833

Renterisico

833

Ruimte (+) / Overschrijding (-)

42.548

De tabel laat zien dat er geen sprake is van risico’s op het overschrijden van de renterisiconorm.

Uitgezette geldleningen Onderstaand een overzicht van de uitgezette geldleningen per risicogroep. Risicogroep

Restant schuld 1-1-2023

SVn: duurzaamheidsleningen

31-12-2023

6.206

9.241

SVn: blijversleningen

302

310

SVn: startersleningen

7.995

9.502

14.503

19.053

1.209

1.134

(Sport)verenigingen Woningfinanciering eigen personeel

54

44

1.263

1.178

Noodsteun

Totaal verstrekte geldleningen

50

0

50

0

15.816

20.231

Garanties Onderstaand een overzicht van de verstrekte garanties per risicogroep. Risicogroep

% garantstelling

Restant schuld waarborg gemeente 1-1-2023

31-12-2023

Woningcorporaties met garantie WSW

50%

160.947

178.709

Zorginstellingen met garantie WSW

50%

30.926

30.752

Woningcorporaties zonder garantie WSW

100%

3.916

3.394

Zorginstellingen zonder garantie WSW

100%

1.350

1.196

Wegschap Tunnel Dordtse Kil

8%

3.540

3.504

Bedrijvenpark Hoeksche waard

100%

5.000

5.600

Regionale afvalstoffendienst B.V.

100%

6.827

9.165

Bres accommodaties

100%

1.038

952

Geldleningen particuliere woningen

100%

1.610

494

Diverse bedrijven en verenigingen

50%

9

1

Diverse bedrijven en verenigingen

60%

135

105

Diverse bedrijven en verenigingen

100%

Totaal verstrekte garanties

91

102

215.389

233.974

In de tabel zijn alle verstrekte garanties opgenomen. Op dit moment zijn er voor deze garantstellingen geen betalingsachterstanden. Voor een aantal groepen is een gemeentegarantie verstrekt. De grootste groep betreft zogenaamde WSWgarantstellingen. Het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) is actief als borgstellingsinstituut voor de sociale woningbouw. We hebben een achtervangovereenkomst met hen gesloten. Hierdoor kan het WSW goedkoper geld lenen. Voor verstrekte gemeentegaranties voor de aankoop van een eigen woning ligt het risico vanaf 2010 volledig bij het Rijk. Omdat hypotheken over het algemeen een looptijd hebben van 30 jaar, lopen de laatste garantstellingen voor particulieren nog tot 2040 door.

JAARSTUKKEN 2023 | 3.5 FINANCIERING

85/189

Opgenomen geldleningen Onderstaand een overzicht van het saldo van de bij de BNG afgesloten langlopende geldleningen. Saldo geldleningen Leningen

1-1-2023

31-12-2023

23.333

Rente en aflossing

47.500 Rekening 2023

Aflossing

833

Rente

249

Totaal

1.082

Ontwikkeling van de schuldpositie Het wordt de laatste jaren steeds belangrijker om de ontwikkeling van de schuldpositie te volgen. We hebben daarom een aantal ratio’s uitgewerkt: debt ratio, netto schuld als percentage van de begroting en netto schuld als bedrag per inwoner. Kritische norm

Rekening 2023

Debt ratio

80%

Netto schuld / lasten begroting

100%

37% -4%

Netto schuld per inwoner

n.v.t.

€ -92

Debt ratio De debt ratio drukt uit in hoeverre het totale bezit op de balans is belast met schulden. Een ratio van 60% wordt als veilig beschouwd. Als kritische grens hanteren we 80%. Ons percentage van 37% is ruim voldoende te noemen. Netto schuld als percentage van de begroting De netto schuld wordt uitgedrukt in een percentage van de begroting. De grondexploitaties laten we buiten beschouwing omdat hierin grote schommelingen optreden en we de rentelasten daarvan binnen de grondexploitaties (inclusief de getroffen voorzieningen) dekken. Een ratio van maximaal 70% wordt als veilig beschouwd. De kritische grens ligt bij 100%. Bij overschrijding van deze grens beoordelen we of we kunnen blijven investeren zonder hiervoor nieuwe financieringsmiddelen aan te moeten trekken. Het percentage van onze gemeente is -4%. Dit wil zeggen dat er geen sprake is van een netto schuld maar van een netto overschot aan financieringsmiddelen. Netto schuld per inwoner De netto schuld per inwoner is het resultaat van de boekwaarde van de vaste geldleningen gedeeld door het totaal aantal inwoners. Wij hebben een netto overschot per inwoner van € 92,-.

Beleggingen in aandelen Het gemeentelijk aandelenbezit bestaat uit aandelen van de BNG, Evides en Stedin. De dividenduitkeringen zijn een algemeen dekkingsmiddel. Nominale waarde

Dividenden 2023

Stedin

6.138

256

Stedin (cum. pref. aandelen)

4.080

122

Evides

3.389

522

BNG

357

384

Totaal

13.964

1.284

Aandelenbezit

Gemiddeld rendement

9,20%

Debiteuren- en crediteurenbeheer De wettelijke betalingstermijn is 30 dagen. Onze visie/doelstelling van een 100%-dienstverlenende gemeente is voor ons eerder aanleiding geweest om de termijnen waarop wij onze leveranciers betalen (verder) te verkorten. Dit proces is al eerder ingezet, mede door inzet van zogenoemde routenummers

JAARSTUKKEN 2023 | 3.5 FINANCIERING

86/189

op onze facturen. In 2023 hebben wij de ingezette lijn gecontinueerd. In 2023 hebben wij 96% van onze vorderingen betaald binnen 30 dagen en 86% binnen 14 dagen. Hiermee betalen wij onze leveranciers veel sneller dan de wettelijke termijnen die hiervoor gelden. Wij streven ernaar dat wij 95% van onze facturen binnen 14 dagen voldoen. Hierop blijven wij ons betalingsproces verder aanscherpen en verbeteren door, bijvoorbeeld, periodieke rapportages en signaleringen. Volgens het Ministerie van Economische Zaken behoort Hoeksche Waard tot de beste gemeenten als het gaat om het afhandelen van rekeningen. Wij streven ernaar dat wij 95% van onze facturen binnen 14 dagen voldoen. De omvang van het debiteurenbestand (“afnemers”) is daarbij overigens relatief beperkt, omdat het SVHW de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen voor ons uitvoert.

Wet houdbare overheidsfinanciën (Wet Hof) De Wet Hof is vooral van invloed op het investeringstempo van de gemeente en de manier waarop er wordt omgegaan met reserves. De gemeente moet op basis van het kasstelsel binnen het toegestane EMU-saldo blijven. Bij overschrijding van de EMU-norm zijn in de wet geen maatregelen opgenomen. Op dit moment monitoren wij het EMU-saldo 2 keer per jaar. Aan de hand van de resultaten nemen we eventueel maatregelen op het gebied van investeringen. Het sanctiemechanisme van de minister van Financiën is vervangen door een correctiemechanisme. Als een meerjarige overschrijding van de vastgestelde norm voor het EMU-saldo van de decentrale overheden dreigt, kan de minister het EMU-saldo van de decentrale overheden beheersen met behulp van het correctiemechanisme.

EMU-saldo Het EMU- of vorderingensaldo is het financieringssaldo minus deelname in bedrijven en inkomsten uit kredietverstrekking van een land dat lid is van de Europese Economische en Monetaire Unie (EMU). Het EMU-saldo is door de EMU ingevoerd om de eurolanden met elkaar te kunnen vergelijken. In het Stabiliteits- en Groeipact is een reeks afspraken tussen landen van de EMU gemaakt om de financiële stabiliteit van de EU en de eurozone te waarborgen. Hierin is de grens aan het nationale begrotingstekort op 3% gesteld. De Europese afspraken vormen de basis van de Wet Hof. De wet bepaalt dat niet alleen het Rijk, maar ook de decentrale overheden zich aan de eisen moeten houden. Het aandeel van de decentrale overheden in de 3%-norm is 0,4%, waarvan weer 0,27% is toebedeeld aan de gemeenten. In onderstaande tabel is het EMU-saldo van gemeente Hoeksche Waard berekend. Omschrijving

Rekening 2023

Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c)

3.558

Afschrijvingen ten laste van de exploitatie

9.605

Bruto dotaties aan de post voorzieningen ten laste van de exploitatie

2.032

Investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd

28.567

Baten uit bijdragen van andere overheden, de Europese Unie en overigen, die niet op de exploitatie zijn verantwoord en niet al in mindering zijn gebracht bij post 4

0

Desinvesteringen in (im)materiële vaste activa: Baten uit desinvesteringen in (im)materiële vaste activa (tegen verkoopprijs), voor zover niet op exploitatie verantwoord Aankoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijp maken e.d. (alleen transacties met derden die niet op de exploitatie staan)

1.124 697

Baten bouwgrondexploitatie: Baten voorzover transacties niet op exploitatie verantwoord Lasten op balanspost Voorzieningen voorzover deze transacties met derden betreffen Lasten ivm transacties met derden, die niet via de onder post 1 genoemde exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves (inclusief fondsen en dergelijke) worden gebracht en die nog niet vallen onder één van bovenstaande posten

656 1.756 0

Verkoop van effecten: Gaat u effecten verkopen? Zo ja wat is de verwachte boekwinst op de exploitatie? Berekend EMU-saldo

JAARSTUKKEN 2023 | 3.5 FINANCIERING

0 -14.045

87/189

Het EMU-saldo kan gezien worden als een extra financieel kengetal naast de andere vijf verplichte financiële kengetallen zoals de solvabiliteit en de (netto) schuldquote. Het EMU-saldo heeft een vergelijkbare functie als het kasstroomoverzicht in het bedrijfsleven. Het negatieve EMU-saldo over alle jaren geeft aan dat we naar verwachting als gemeente via reële transacties jaar meer uitgeven dan dat we hebben ontvangen. Het is echter wel van belang om het EMU-saldo in de juiste context te zien. Gemeenten maken voor hun boekhouding gebruik van het ‘gemodificeerde stelsel van baten en lasten’. Het EMU-saldo van één jaar zegt relatief weinig omdat de uitgaven voor investeringen bijvoorbeeld in één jaar leiden tot een uitgave, maar in de exploitatie via de kapitaallasten leiden tot meerjarige lasten. Of dat toevoegingen aan voorzieningen ten laste van het resultaat gaan, maar pas bij besteding van de voorziening leiden tot een uitgave.

JAARSTUKKEN 2023 | 3.5 FINANCIERING

88/189

3.6 Bedrijfsvoering Om de programma's uit de begroting te kunnen realiseren, is een goede bedrijfsvoering belangrijk. Volgens de toelichting op het BBV geeft de paragraaf Bedrijfsvoering de gemeenteraad hier inzicht in. Bedrijfsvoering gaat over de bedrijfsprocessen om de beleidsdoelstellingen te realiseren en de sturing en de beheersing daarvan. Bedrijfsvoeringsprocessen zorgen voor een efficiënte en effectieve uitvoering van de beleidsprogramma’s, volgens de geldende wetgeving. In deze paragraaf wordt aan de hand van belangrijke ontwikkelingen en thema's aangegeven hoe de bedrijfsvoering integraal bijdraagt aan deze ontwikkelingen het komende jaar en/of de komende jaren.

Innovatie/Vernieuwing Informatiesamenleving (digitale transitie) Onze wereld verandert razendsnel. We maken steeds meer gebruik van digitale technologieën. Hierdoor verandert onze manier van leven, leren en werken. Ook de verwachting van onze inwoners en organisaties verandert hierdoor. Dit heeft, onder andere, gevolgen voor de economie, duurzaamheid en veiligheid. Om antwoord te geven op alle ontwikkelingen is in 2023 gestart met een nieuwe visie op de informatievoorziening (I-visie) die in het voorjaar van 2024 wordt opgeleverd. Onze digitale dienstverlening aan de inwoners is daarbij uitgangspunt. Belangrijke onderdelen voor de ambitie zijn transparantie en vindbaarheid van onze informatie, het gebruik van data bij besluitvorming en verantwoording en het toepassen van innovatieve oplossingen, de inrichting van de informatiearchitectuur, de omgang met data ethiek en informatieveiligheid. Digitale volwassenheid De behoeften en verwachtingen van onze samenleving aan de gemeentelijke dienstverlening blijven veranderen, mede door digitalisering. Daarom hebben we ook in 2023 de processen verder gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Tevens is gestart met de ontwikkeling van een digitaal loket (MijnHW): een platform met gepersonaliseerde informatie voor de inwoner. Het waarborgen van de veiligheid van gegevens van, onder andere, onze inwoners blijft daarbij cruciaal.

Door alle ontwikkelingen op digitaal vlak is investeren in de digitale volwassenheid van de organisatie noodzakelijk. We monitoren de volwassenheid jaarlijks middels de ICT-benchmark. Daarin scoren we ten opzichte van de benchmark goed, op basis van een zelfanalyse door een aantal functionarissen van de gemeente. Maar de continue ontwikkelingen vragen om blijvende aandacht op uitvoerend niveau. Uit de cijfermatige exercitie blijkt dat ICT-kosten bij de gemeente Hoeksche Waard lager liggen dan de benchmark. De uitkomsten van de benchmark zijn input voor het bepalen en bijstellen van de doelstellingen. Datagedreven werken & AI Onze data groeit exponentieel. Nieuwe technologieën zorgen ervoor dat we van deze data ook bruikbare informatie kunnen maken. 2023 is het tweede jaar waarin wij werkten met een datateam voor het Datagedreven werken. Op basis van een organisatiebrede behoefte-uitvraag is gewerkt aan diverse dashboards waarbij de prioritering was gebaseerd op het belang voor onze burgers en onze organisatie. Belangrijke dashboards waren de woningbouwprognose en woningbouwontwikkeling, de woon- en verhuismonitor, het Wmo-voorspelmodel (werkvoorraad, doorlooptijden en capaciteit), Fixi meldingen en Ouderenbezoeken.

Daarnaast is gewerkt aan het databewust maken van de organisatie waarvoor opnieuw een geslaagde Datadag is georganiseerd samen met de regiogemeenten van de Zuid-Hollandse Delta (Regiodeal gemeenten). Via de Regiodeal is ook een breed dashboard ontsloten met externe data op meerdere vakgebieden (www.hoekschewaard.incijfers.nl). Gestart is met het project “Dorpsfoto's” dat in de eerste helft van 2024 wordt opgeleverd. Om meer beeld te krijgen bij AI (kunstmatige intelligentie) is een AI summercourse aangeboden aan medewerkers en wordt geëxperimenteerd met chatbots vanuit Microsoft.

JAARSTUKKEN 2023 | 3.6 BEDRIJFSVOERING

89/189

Business continuïteitsmanagement Als gemeente is het noodzakelijk dat we de operationele continuïteit en veerkracht tijdens (interne) calamiteiten kunnen waarborgen. We moeten voorbereid zijn op mogelijke calamiteiten zoals brand of stroomuitval, maar ook op cyberaanvallen of technologische storingen. Het implementeren van business continuïteitsmanagement (BCM) zorgt dat de gemeente in staat is om vitale processen en diensten te identificeren, risico's te beoordelen en passende herstelmaatregelen te nemen. Om BCM te borgen binnen de organisatie is in 2023 extern advies aanbesteed. Nieuwe wetgeving Wet digitale overheid (Wdo) Op 1 juli 2023 trad de Wet digitale overheid (Wdo) in werking. De wet wordt gefaseerd ingevoerd. Deze wet regelt dat Nederlandse burgers en bedrijven veilig en betrouwbaar kunnen inloggen bij de (semi-)overheid. Momenteel is er nog veel onduidelijk over de manier waarop gemeenten aan de Wdo kunnen voldoen. De voorbereidingen om inloggen met DigiD voor inwoners en eHerkenning [RH1] [AH2] verder uit te breiden, zijn gestart. Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) is uitgesteld en treedt naar verwachting per 1 januari 2025 inwerking. Deze wet regelt dat burgers en bedrijven hun zaken die ze met de overheid moeten doen, ook digitaal moeten kunnen afhandelen.

Afgelopen jaar zijn de voorbereidingen getroffen door onder andere een volledig overzicht te maken van alle producten en diensten die wij aan inwoners en bedrijven leveren en daarbij te inventariseren op welke wijze de afhandeling nu plaatsvindt. Privacy en informatiebeveiliging We moeten voldoen aan kaders en wettelijke normen op het gebied van informatieveiligheid en privacy. De BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) is het verplichte kader voor informatiebeveiligingen en De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het belangrijkste wettelijke kader voor privacy. Wettelijk verplichte onderwerpen vragen doorlopend aandacht. Het afgelopen jaar is aandacht geweest voor het vergroten van de bewustwording binnen de organisatie op het gebied van informatiebeveiliging en de herziening van het strategisch informatiebeveiligingsbeleid. Daarnaast heeft er een herijking van de BIO-meting plaatsgevonden op basis waarvan doorontwikkeling van de organisatie is ingezet. In 2023 is er in het kader van de AVG onder meer aandacht geweest voor het actualiseren van het register van verwerkingen, de verwerkersovereenkomsten met externe partijen en het uitvoeren van DPIA’s. Bij medewerkers worden verschillende interventies ingezet (zowel online en offline) om de bewustwording van privacy-risico’s te vergroten.

Het Rekenkameronderzoek Privacy en Informatiebeveiliging 2022 heeft een aantal aandachtspunten opgeleverd die we grotendeels hebben opgepakt. Daarnaast is er aandacht geweest voor het borgen van privacy en informatiebeveiliging in de P&C cyclus. Tot slot is er aandacht geweest voor nieuwe en veranderende wetgeving. Datatechnologie en algoritmes helpen om data te kunnen analyseren en om beleid en dienstverlening aan burgers en ondernemers te verbeteren. Maar daar zijn ook risico’s aan verbonden voor de privacy van burgers. De uitdaging ligt in het vinden van een goede balans tussen privacywetgeving enerzijds en de toenemende inzet van datatechnologie anderzijds. In 2023 heeft PIV daarom het initiatief genomen om een workshop algoritme te verzorgen voor verschillende stakeholders.

JAARSTUKKEN 2023 | 3.6 BEDRIJFSVOERING

90/189

Ontwikkeling P&C De P&C-cyclus stelt de raad in staat om (bij)te sturen, zowel op het gebied van de geformuleerde beleidsdoelstellingen als op het gebied van de (bijbehorende) financiën. In 2023 hebben wij de raad door middel van de P&C-cyclus rapportages geïnformeerd over de voortgang van de doelstellingen en de daarbij behorende financiën. De raad is hiermee in staat gesteld om (bij) te sturen. De inhoud van de P&C-rapportages hebben wij zo veel mogelijk beperkt tot die informatie die de sturing van de raad op hoofdlijnen zo veel mogelijk faciliteert. Verder hebben wij in 2023 uitvoering gegeven aan de motie beleidskeuzes. De raad is hierbij geinformeerd over de opbouw in én onderbouwing van onze begroting. Daarnaast zijn ombuigingsmogelijkheden in beeld gebracht. Dit proces dient (tevens) ter ondersteuning van de te maken toekomstige beleidskeuzes met het oog op ons begrotingstekort van € 11 miljoen vanaf 2026 als gevolg van de (landelijke) korting die het Rijk toepast op het gemeentefonds van in totaal € 3 miljard. In 2023 hebben wij de doelstellingen uit de Programmabegroting 2023 en de speerpunten van het Collegeprogramma 2022 - 2026 zoveel mogelijk vertaald en samengevoegd naar eenduidige en heldere maatschappelijke effecten en doelen en gepresenteerd in 'nieuwe' doelenbomen in de Begroting 2024. We zijn van 160 doelstellingen naar 69 gegaan.

Wederom hebben we het afgelopen jaar stappen gezet met het Three Lines model. Dit model vormt de basis voor het verbeteren van de interne beheersing en de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Dit model of deze methode staat voor de inrichting van de processen in de organisatie en de samenwerking op de verschillende niveaus in de organisatie. Ook de integrale aanpak van de diverse beheersingsinstrumenten en de koppeling aan de bestaande P&C-cyclus is hierin meegenomen. In het Interne beheersplan 2022 – 2025 is vastgesteld dat vooralsnog, ook in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording, alleen de financiële processen opgepakt worden. Voor de desbetreffende teams is voor de 1e en 2e lijn gewerkt aan rollen, verantwoordelijkheden en kwaliteit. Doel is ook om de 3e lijn (Verbijzonderde interne controle (VIC)) niet meer alleen te bezien in het licht van achteraf komen kijken wat er fout is gegaan en nog gerepareerd moet worden, maar een VIC gericht op de kwaliteit(sontwikkeling) van de bedrijfsvoering. Fraude Betrouwbaarheid en integriteit zijn onmisbaar voor een goed functionerende overheid. Wij zijn dan ook actief bezig met het onderwerp fraude, fraudepreventie en fraudebeheersing. Het personeelshandboek beschikt over een hoofdstuk Integriteit. Hierin zijn onder andere regels opgenomen omtrent de gedragscode, de vertrouwenspersoon en meldingen vermoeden misstand.

Er is een actuele Fraude-/ Misbruik&Oneigenlijk gebruik risicoanalyse. Hierdoor kan het college een gefundeerde inschatting maken van de fraude en M&O risico’s en de noodzakelijke (beheersings-) maatregelen nemen. Ook is er aandacht voor fraude en misbruik & oneigenlijk gebruik bij het opstellen van Werkplannen en de uitvoering van de verbijzonderde interne controle van de financieel kritische processen. Aan de hand van gesprekken met betrokken medewerkers over de verschillende aspecten van het proces worden mogelijke fraude-/ misbruik & oneigenlijk gebruik risico’s en de mogelijke beheersmaatregelen (hard en soft) geïdentificeerd en opgenomen in het Werkplan. Tijdens de verbijzonderde interne controle wordt gecontroleerd of de beheersmaatregelen gewerkt hebben. Rechtmatigheid Het jaar 2023 stond in het teken van de rechtmatigheidsverantwoording die over het boekjaar 2023 voor het eerst afgegeven moest worden. Dit is dus ook het eerste jaar waarin wij ervaring hebben opgedaan. De organisatie heeft zich op dit gebied en in relatie met de interne beheersing nog verder te ontwikkelen. We zetten in om de werkzaamheden en (controle)processen met de daarbij horende taken en verantwoordelijkheden steeds duidelijker en effectiever te maken. We gaan kritisch bekijken of de

JAARSTUKKEN 2023 | 3.6 BEDRIJFSVOERING

91/189

(financiële) verordeningen die een directe relatie hebben met begrotings- en/of misbruik en oneigenlijk gebruik criterium voldoen of aanpassen. Ook de te toetsen wet- en regelgeving (voorwaardencriterium) gaan we operationaliseren door het normenkader verder uit te werken in een toetsingskader. In deze ontwikkelingen nemen we de auditcommissie mee. Het ministerie van BZK heeft eind februari 2024 bekend gemaakt dat de wijzigingen met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), naar aanleiding van de rechtmatigheidsverantwoording, voorlopig niet worden gepubliceerd in het Staatsblad. Uitstel is nodig vanwege fundamentele bezwaren van de Algemene Rekenkamer (AR). Het ministerie van BZK heeft echter aan de gemeenten en provincies geadviseerd om alvast te werken zoals beoogd in de nieuwe situatie waarbij het college verantwoording aflegt over de rechtmatigheid en de accountant daar een getrouwheidsoordeel over geeft conform de aangepaste verordeningen en de afspraken die hierover door de gemeenten en provincies zijn gemaakt. Dit aangezien een wettelijke basis ontbreekt voor de rechtmatigheidsverklaring door de accountant vanwege de nieuwe wetgeving en de voorbereidingen voor een rechtmatigheidsverklaring door gemeenten en provincies zijn getroffen.

De rechtmatigheidsverantwoording van het College is daarom opgenomen in deze jaarstukken. Zie ook 4.1 Rechtmatigheidsverantwoording en paragraaf Bedrijfsvoering - Rechtmatigheid. In 2022 is de Bestuursovereenkomst generiek Inter Bestuurlijk Toezicht (IBT) 2022, met uitvoeringsprogramma, in werking getreden. Dit betekent dat 24/7 de IBT-gegevens te vinden zijn op de site van de provincie. Onze gemeente scoort in 2023 oranje (Gemeente scoort op 3 of 4 toezichtgebieden groen van de 6 gebieden ). Optimaliseren inkooporganisatie In 2023 is er verder invulling gegeven aan de optimalisatie van de inkoopfunctie van de gemeente Hoeksche Waard. Deze optimalisatie heeft als doel om rechtmatiger en doelmatiger in te kopen. Daarnaast zal er nog meer aandacht komen voor het sturen op lokaal, duurzaam en sociaal inkopen. De eerste fase van het inkoop optimaliseringstraject, waarbij de prioriteit lag bij het verkrijgen van inzicht en overzicht, is in 2023 afgerond. Hiervoor zijn onder andere de volgende stappen gezet: • Het inkoopproces is verder geoptimaliseerd. De belangrijkste wijziging is een verplicht (systeemtechnisch afgedwongen) inkoopadvies aan de voorkant; • Contractbeheer is verder geautomatiseerd.

Signaleringsmails kunnen automatisch worden verzonden waardoor de contracteigenaar tijdig wordt geïnformeerd over een mogelijke contractactie; • De spend- en rechtmatigheidsanalyse is verder doorontwikkeld. Mede naar aanleiding van het advies van de accountant is de Beter Aanbesteden methodiek geïmplementeerd die in overeenstemming is met de SDO-notitie inzake aanbestedingsrechtmatigheid; • Voor de verdere en toekomstige inrichting van de inkooporganisatie is besloten om inkoopbegeleiding (deels) in eigen huis te organiseren. In 2023 is de eerste inkoopadviseur geworven (start in maart 2024); • De inkoop- en aanbestedingssjablonen zijn uitgebreid en gemeentebreed beschikbaar gesteld. De vakinhoudelijke teams beschikken hierdoor over meer hulpmiddelen/handvatten om zelf aan de slag te gaan met hun inkopen en aanbestedingen.

Klant centraal Onze omgeving verwacht dat gemeenten betrouwbaar, begripvol en eenvoudig opereren. Een gemeente die communiceert in begrijpelijke taal en de menselijke maat niet vergeet. Een ‘klantgedreven dienstverlening’ wordt daarbij steeds belangrijker. Onder klant verstaan wij hier: inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen. Het centraal stellen van ‘systemen’ willen wij

JAARSTUKKEN 2023 | 3.6 BEDRIJFSVOERING

92/189

ook in onze bedrijfsvoering steeds meer gaan vervangen door het centraal stellen van onze (interne én externe) klanten. Hiervoor zullen we steeds vaker ‘in gesprek’ gaan over onze dienstverlening en onze dienstverlening bekijken vanuit het perspectief van onze klanten zodat wij diezelfde dienstverlening verder kunnen verbeteren. Op het gebied van onze bedrijfsvoering hebben wij hiervoor de volgende doelstellingen geformuleerd: Lokaal inkopen In 2023 zijn de volgende activiteiten ondernomen om lokaal inkopen de aandacht te geven die het behoeft. Er is een aanpak opgesteld die zich richt op 3 pijlers. De activiteiten/resultaten in 2023 worden per pijler omschreven: 1. Interne kennissessies In 2023 zijn we gestart met interne kennissessies op het gebied van inkoop en aanbesteden. Tijdens deze kennissessies worden de actuele ontwikkelingen behandeld op het gebied van inkoop waaronder lokaal inkopen. Naast deze kennissessies laat team inkoop zich regelmatig uitnodigen in teamoverleggen. 2. Monitoring De inkoopuitgavenanalyse (ook wel spendanalyse genoemd) geeft inzicht in het aandeel lokaal inkopen over het totaal van de gemeentelijke inkopen. In 2023 is ‘de totaal beïnvloedbare inkoopomzet’ van de gemeente Hoeksche Waard € 77.084.885. In onderstaande tabel worden de uitkomsten uit 2021, 2022 en 2023 samengevat:

Lokale inkoop Regionale inkoop

€ % € %

2021 € 19 mln. 27,34% € 35 mln. 51,19%

2022 € 23 mln. 29,33% € 41 mln. 52,84%

2023 € 19 mln. 24,38% € 42 mln. 54,48%

(incl. lokaal)

Uitgangspunten voor het in kaart brengen van de lokale en regionale inkoop van de gemeente Hoeksche Waard zijn de factuuradressen en plaatsnamen. Hierbij wordt dus geen rekening gehouden met eventuele nevenvestigingen. 3. Kennis vergroten over aanbesteden bij lokale ondernemers Aanbesteden is voor kleine en middelgrote ondernemers geen dagelijkse bezigheid. Dit alles maakt dat lokale ondernemers niet altijd mee kunnen doen aan een inkooptraject en/of de opdracht niet op een adequate manier kunnen uitvoeren. Om deze reden organiseren we kennissessies: • Op donderdag 22 juni 2023 is de bijeenkomst ‘leverancier van de gemeente worden’ georganiseerd. Ruim 50 ondernemers hebben hieraan deelgenomen; • Op dinsdag 26 september organiseerden we een ontbijtbijeenkomst bij HWwerkt! over social return: inzet van bedrijven voor kwetsbare groepen. Dit is namelijk een belangrijke voorwaarde in het inkoopbeleid van de gemeente bij grotere aanbestedingen vanaf 50.000 euro. Aan deze bijeenkomst hebben ruim 25 ondernemers deelgenomen. Invorderingsbeleid en afhandeling bezwaren, klachten en Woo-verzoeken 'op maat' Wij werken met de zogeheten ‘informele werkwijze’ in formele procedures. Dat betekent dat met inwoners – in hun procedure met ons- eerst wordt geprobeerd informeel het geschil (bij bezwaarschriften, klachten of een aanmaning op hun factuur) op te lossen met een voor beide partijen aanvaardbare oplossing.

JAARSTUKKEN 2023 | 3.6 BEDRIJFSVOERING

93/189

In 2023 hebben wij, net als voorgaande jaren, onze uitstaande vorderingen periodiek gemonitord. Daar waar sprake was van specifieke knelpunten en gegronde redenen bij burgers en bedrijven om hun openstaande vordering te voldoen, zijn maatwerkoplossingen geboden, bijvoorbeeld in de vorm van een afbetalingsregeling. In 2023 betrof het een (zeer) beperkt aantal aanvragen/regelingen. Daarnaast hebben wij in 2023 een beperkt aantal (en bedrag) uitstaande vorderingen afgeboekt wegens oninbaarheid. In 2023 zijn van de ingediende bezwaarschriften (178 in totaal) er 70 informeel opgelost. Dat is 39 procent van het totaal aantal ingediende bezwaarschriften. Dit betekent dat de informele aanpak voor de behandeling van een bezwaarschrift goed werkt en we zoveel mogelijk dienstverlenend zijn voor onze ‘klanten’.

Werkomgeving Het werkconcept De versnelde doorontwikkeling naar het activiteitgericht werken met een plaats- en tijdonafhankelijke invulling, is in de huidige huisvesting continu zo efficiënt mogelijk ingevuld, gemonitord en geëvalueerd. De rol en functie van het gemeentehuis als inspirerende werkplek om te kunnen ontmoeten en samen te werken bleek nauw samen te hangen met de steeds verdergaande digitalisering van werk en werkplek. We hebben hiervoor met beperkte middelen werk- en ontmoetingsplekken aangepast. Zo zijn er project- en concentratieruimten gecreëerd alsmede experimentele Teamsrooms voor hybride vergaderen. Huisvesting huidig Huisvesting moet aansluiten bij de ontwikkeling van de organisatie. Daarom is in 2023 ingezet op efficiënt gebruik van m2 kantoorruimte en op het faciliteren van andere (digitale) werkwijzen. Met dit als uitgangspunt en tevens in het kader van kostenbesparing (ruim 3 ton besparing op huur en exploitatiekosten) is het contract met Directbouw opgezegd en zijn eind 2023 de units in Maasdam buiten gebruik gesteld.

Huisvesting toekomstig Het feit dat de huidige ambtelijke en bestuurlijke huisvesting (de gemeentehuizen Maasdam en OudBeijerland) als tijdelijk aangemerkt is, de noodzaak voor groot onderhoud, de opdracht voor verduurzaming en de noodzakelijke aanpassingen op gebied van de andere manier van werken, waren de belangrijkste argumenten om in 2023 de voorbereidingen te treffen voor een in 2024 uit te voeren onderzoek naar de definitieve ambtelijke en bestuurlijke huisvesting. Met dit onderzoek wordt tevens invulling gegeven aan de verdiepingsopdracht in relatie tot de motie beleidskeuzes.

Organisatieontwikkeling In 2023 is opvolging gegeven aan de motie 010 Cultuuronderzoek d.d. 20 december 2022 om verbeterplannen op te stellen op de onderdelen veiligheid, cultuur en de bestuurlijk– ambtelijke samenwerking. Cultuur inclusief veilig werkklimaat en bestuurlijk–ambtelijk samenspel In de eerste helft van 2023 is de vindbaarheid en zichtbaarheid van de vertrouwenspersonen en klachtencommissie verbeterd en heeft er een expertmeeting ‘Veilig werkklimaat’ plaatsgevonden met het management. Er hebben coachingsessies plaatsgevonden met college en directie om het bestuurlijkambtelijk samenspel te verbeteren. Tevens hebben directie en teammanagers een tweedaagse gehouden om hun onderlinge samenwerking te verbeteren. En in enkele teams hebben verdiepende gesprekken plaatsgevonden rondom het thema veilig werkklimaat. De Hoeksche Campus heeft het trainingsaanbod rondom veilig werkklimaat aangescherpt met toegespitste vaardigheidstrainingen; crucial conversations, persoonlijke weerbaarheid en bestuurlijk- ambtelijke adviesvaardigheden.

JAARSTUKKEN 2023 | 3.6 BEDRIJFSVOERING

94/189

Doorontwikkeling van de organisatie In de tweede helft van 2023 zijn in het programmaplan ‘Doorontwikkeling organisatie’ de aspecten cultuur, structuur, werkwijzen en personeelsbeleid expliciet benoemd. Tevens heeft er een kwantitatieve benchmark plaatsgevonden waarbij de kosten en formatie van gemeente Hoeksche Waard zijn vergeleken met die van referentiegemeenten. In het eerste kwartaal van 2024 worden deze uitkomsten verder geduid.

Communicatie Communicatie speelt bij alle gemeentelijke thema’s een rol, zowel extern als intern. In het Hoofdlijnenakkoord is afgesproken deze collegeperiode meer in te zetten op betrokkenheid van de samenleving en dus op participatie en communicatie. Naarmate er sprake is van meer impact van gemeentelijk beleid of overige ontwikkelingen op inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties, wordt communicatie nog belangrijker. Alle medewerkers van gemeente Hoeksche Waard hebben een communicatieve verantwoordelijkheid en het is goed dat zij zich daarvan bewust zijn. De gemeentelijke organisatie werkt volgens het principe 100% dienstverlenend en heeft een externe focus. In een communicatieve organisatie zijn medewerkers zich bewust van hun omgeving, hebben oog voor de wensen en behoeften van die omgeving en zijn klantgericht. Zeker nu participatie steeds belangrijk wordt, is het cruciaal dat medewerkers de vaardigheid hebben om vanuit de doelgroep te denken en dat als uitgangspunt voor hun handelen te nemen. Zowel bij het opstellen van beleid als bij het informeren en betrekken van doelgroepen. Er wordt doorlopend gewerkt aan het trainen en verbeteren van de communicatieve vaardigheden en het omgevingsbewustzijn van medewerkers. Ook in 2023 zijn schrijftrainingen aangeboden, waar vooral nieuwe medewerkers aan hebben deelgenomen.

De communicatietoolbox die team Communicatie heeft ontwikkeld, is in Teams beschikbaar voor alle medewerkers. Ook is in 2023 gewerkt aan een mediabank, waardoor alle medewerkers kunnen zoeken naar visueel materiaal (fotografie) voor eigen gebruik. De nieuwstafel is in 2023 doorontwikkeld. Verschillende teams werken hierin samen aan een goed omgevingsbeeld en analyse daarvan. Zo worden (media)signalen en sentimenten uit de samenleving snel opgepakt en in de organisatie gedeeld.

Duurzaamheid Om de positieve aanpak en plannen rondom duurzaamheid blijvend te realiseren, is hiervoor continue aandacht bij de interne teams en wordt er structureel ingezet op duurzame inkoop en bedrijfsvoering. Zo maakt gemeente Hoeksche Waard gebruik van duurzame stroom en de inkoop van deze 100% groene stroom voor de gemeente zal de komende jaren gecontinueerd worden. Een ander mooi voorbeeld is het afsluiten van een overeenkomst met een lokale partij (‘Hoeksche Waardse Uitdaging’) voor de afvoer en hergebruik van ICT-hardware die voor onze organisatie niet meer bruikbaar is. En afgelopen jaar is ingezet op een duurzame oplossing voor het voldoen aan de nieuwe SUP wet- en regelgeving. Hierbij zijn alle wegwerp koffie- en theebekers vervangen door duurzaam porselein en glasservies.

Jaarverslag ENSIA Burgers verwachten een betrouwbare overheid die zorgvuldig met informatie omgaat. Het gaat daarbij om het waarborgen van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie(systemen). Dat zorgt niet alleen voor betrouwbaarheid, maar ook voor een goede kwaliteit en continuïteit van de bedrijfsvoerings- en dienstverleningsprocessen. Het college van burgemeester en wethouders legt verantwoording af over de stand van zaken op het gebied van informatieveiligheid binnen de gemeentelijke organisatie. Dit gaat op basis van de landelijke en voor gemeenten verplichte Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) systematiek. Het verantwoordingstraject van de ENSIA gaat door verschillende bestuurslagen en teams. Doormiddel van het

JAARSTUKKEN 2023 | 3.6 BEDRIJFSVOERING

95/189

invullen van vragenlijsten in de ENSIA tool (zelfevaluatie) en het opstellen van verantwoordingsrapportages wordt verantwoording afgelegd aan de gemeenteraad (horizontale verantwoording) en aan de verschillende toezichthouders van het Rijk (verticale verantwoording). Scope ENSIA streeft naar een zo effectief en efficiënt mogelijk ingericht verantwoordingsstelsel voor informatieveiligheid. Met ENSIA leggen gemeenten in één keer slim verantwoording af over de staat van informatiebeveiliging en het (veilig) gebruik van 8 verantwoordingstelsels en applicaties: - Implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)- Zelfevaluatie - Digitale persoonsidentificatie (DigiD) - Geauditeerde zelfevaluatie - Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (Suwinet) - Geauditeerde zelfevaluatie - Basisregistratie Personen (BRP) - Zelfevaluatie - Reisdocumenten/ Paspoort Uitvoeringsregeling Nederland-PUN) - Zelfevaluatie - Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) - Zelfevaluatie op datakwaliteit - Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) - Zelfevaluatie op datakwaliteit - Basisregistratie Ondergrond (BRO) - Zelfevaluatie op datakwaliteit Een verkorte weergave van de uitkomsten treft u aan in onderstaand overzicht:

Waarom een daling van de score voor de BAG en BGT De individueel behaalde scores over de afgelopen jaren laten zien dat we op het randje balanceren van onvoldoende en voldoende voor de basisregistraties BAG en BGT. In de afgelopen jaren zijn wijzigingen aangebracht in de vraagstelling van de zelfaudit en in sommige secties zijn de uitgangspunten aangepast die van invloed zijn op de score. Hierdoor is het niet zonder meer mogelijk om scores van verschillende jaartallen met elkaar te vergelijken. Daarnaast hebben wij niet adequaat kunnen inspringen op wijzigende regelgeving. Dit gaan wij oppakken door uitvoering te geven aan het Jaarplan en in te zetten op procesverbetering.

Rechtmatigheid In deze paragraaf is aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad. De rechtmatigheid is onderverdeeld in het begrotingscriterium, het voorwaardecriterium en het criterium van

JAARSTUKKEN 2023 | 3.6 BEDRIJFSVOERING

96/189

misbruik en oneigenlijk gebruik. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie(s) het college onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Voor de rechtmatigheidsverantwoording verwijzen wij u naar hoofdstuk 4.1 van deze jaarstukken. De afspraken met de raad zijn vastgelegd in de financiële verordening 212 Gemeente Wet. In deze verordening is opgenomen wat wordt verstaan onder de verschillende rechtmatigheidscriteria; Begrotingscriterium, Voorwaardencriterium en Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium. Volgens de financiele verordening artikel 12 "Begrotingscriterium" lid 4 zijn afwijkingen acceptabel in de volgende situaties: a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. In de financiële verordening is niet uitgewerkt wat “tijdigheid” inhoudt bij overschrijding en onderschrijding van baten en bij onderschrijding van lasten. Voor het begrip "tijdigheid" hanteren wij de bestendige gedragslijn zoals wij deze in onze P&C- cyclus hebben toegepast in voorgaande jaren.

Dit betekent dat wij afwijkingen toelichten in de jaarrekening en dat in het geval van een bekende / verwachte overschrijding van lasten / investeringskrediet, de raad via een raadsinformatiebrief wordt geinformeerd. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. Er zijn geen overschrijdingen boven de verantwoordingsgrens. Hieronder zijn de toelichtingen opgenomen bij de afwijkingen. Voorwaardencriterium Subsidies; Het gaat om een tenorechte verstrekte subsidie. Om dit in de toekomst te voorkomen zal er scherper op gelet worden dat aan alle voorwaarden wordt voldaan. Participatiewet; Er is een verbeterplan opgesteld om de kwaliteit van het primaire proces te verbeteren en fouten in de toekomst te beperken. SimpleCard; afboeking ivm faillisement waardoor het geld niet juist is besteed. Inkoop en aanbesteding; Vanuit de spendanalyse zijn financiële onrechtmatigheden aangetroffen in het proces van de Europese Aanbestedingen.

Er zijn de nodige verbeterstappen gezet om het proces inkoop- en aanbesteding organisatiebreed op te pakken. Het verder uitzetten en implementeren van deze verbeterstappen moet het aantal fouten in de toekomst elimineren. Totaal

Bedrag € 1.000 € 20 € 195,7 €3,4 € 1.956,2

€ 2.175,4

Bij de rechtmatigheidscontrole zijn enkele fouten (totaal ongeveer € 2.000,-) geconstateerd die meegenomen moeten worden bij het getrouwheidsoordeel van de jaarrekening. Deze constateringen maken onderdeel uit van het oordeel, indien materieel, die de accountant geeft over de getrouwheid van de jaarstukken en worden dus niet hier meegenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Het op deze wijze

JAARSTUKKEN 2023 | 3.6 BEDRIJFSVOERING

97/189

Begrotingscriterium Onderwerp met verschillen > 0,5 mln

Wel / Niet acceptabel

Toelichting

Programma 2. Verkeer, vervoer en openbare ruimte

Acceptabel

Zie toelichting verschillenanalyse programma 2 (pagina 26)

Acceptabel

Zie toelichting verschillenanalyse programma 2 (pagina 43)

Acceptabel

Zie toelichting verschillenanalyse programma 8 (pagina 48)

Onderhoud openbare ruimte (onderschrijding lasten € 0,7) Programma 6. Sociaal domein: overschrijding baten Noodopvang Oekraïense vluchtelingen (overschrijding baten € 3,0 en overschrijding lasten -/- € 0,5 mln.) Programma 8. Volkshuisvesting en ruimtelijke ordening

Acceptabel Grondexploitaties (onderschrijding baten € 3,2 mln. en onderschrijding lasten € 3,2 mln.) Tijdelijke huisvesting (onderschrijding baten €1,5 mln. en onderschrijding lasten € 1,5 mln.) Algemene dekkingsmiddelen, overhead, Vpb en onvoorzien Algemene uitkering (overschrijding baten € 1,9 mln.)

Zie toelichting verschillenanalyse programma 8 (pagina 48) Acceptabel

Zie toelichting verschillenanalyse Algemene dekkingsmiddelen, overhead, Vpb en onvoorzien (pagina 51)

Niet-financiele onrechtmatigheden ivm niet naleven bepalingen wet Fido Niet van toepassing beoordelen van de fouten is door de nieuwe wetgeving betreffende de rechtmatigheidsverantwoording nieuw. Het komende jaar gaan we in onze controles hier meer aandacht aan geven.

JAARSTUKKEN 2023 | 3.6 BEDRIJFSVOERING

98/189

Misbruik & Oneigenlijkgebruik criterium De gemeente Hoeksche Waard heeft de nota Voorkoming Misbruik en Oneigenlijk Gebruik in 2023 herschreven om aan de wetgeving omtrent de rechtmatigheidsverantwoording te voldoen. In de geactualiseerde nota zijn de uitgangspunten en beheersingsmaatregelen ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk opgenomen. Het overkoepelend beleid biedt een kader voor controle en sancties, benoemt welke risicovolle processen er zijn en hoe M&O beleid in de bedrijfsvoering kan worden vorm gegeven door middel van het treffen van beheersmaatregelen. De uitwerking van het overkoepelend M&O beleid vindt plaats in de specifieke regelingen, verordeningen en processen. Dat behoort tot de verantwoordelijkheid van de afzonderlijke teams zelf. De meeste regelingen zijn gebonden aan wettelijke eisen en minimumnormen voor het nemen van maatregelen ter bestrijding van fraude en misbruik. Vanuit M&O is het mogelijk daar maatregelen aan toe te voegen. De inzet van beheersmaatregelen (regelgeving, voorlichting, controle, sancties) in de risicogebieden wordt getypeerd variërend van geen specifiek, gematigd tot steng M&O beleid. Regelingen waarbij de informatie van derden bepalend is voor het verlenen en vaststellen van de (hoogte van) uitkeringen, voorzieningen, subsidies, heffingen, belastingen en vergunningen zijn gevoelig voor M&O.

Ook interne processen kunnen M&O-gevoelig zijn. Betrouwbaarheid en integriteit zijn onmisbaar voor een goed functionerende overheid. Het is daarom van belang om inzicht te krijgen in en aandacht te hebben voor de kwetsbaarheden die zich kunnen voordoen in de organisatie. Door het jaarlijks uitvoeren van een fraude- /misbruik & oneigenlijk gebruik risicoanalyse kan het college een gefundeerde inschatting maken van de fraude en M&O risico’s en hiervoor de noodzakelijke (beheersings-) maatregelen nemen. Bij de uitvoering van de fraude- /misbruik & oneigenlijk gebruik risicoanalyse worden gesprekken gevoerd over mogelijke M&O risico’s en te nemen beheersmaatregelen. Tijdens de uitvoering van de VIC (verbijzonderde interne controle) worden normen en beheersmaatregelen getoetst die M&O risico’s moeten voorkomen. Voor 2023 zijn er geen bijzonderheden te melden. Formele rechtmatigheid Formele rechtmatigheid is het niet naleven van financiële wetgeving met niet directe financiële gevolgen. Formele onrechtmatigheden worden wel opgenomen in de Jaarstukken maar worden niet meegeteld bij de financiële rechtmatigheid.

JAARSTUKKEN 2023 | 3.6 BEDRIJFSVOERING

99/189