VGS, projectplan, versie 1.0, d.d. 8 februari 2018

Vertraging, extra kosten

R059

Onverwachte tracés kabels en leidingen worden aangetroffen Vergunning voor aantasting aardkundig monument wordt niet verkregen

Stagnatie realisatie

Technisch Geografisch Ruimtelijk

- Onderzoeken mogelijkheden tot aanpassing ontwerp, waarbij vergunning niet nodig is of gemakkelijker kan worden verkregen

R060

PG VGS

Actief

Vergunning in het kader van Wet Natuurbeheer wordt niet verkregen

Technisch Geografisch Ruimtelijk

- Onderzoeken mogelijkheden tot aanpassing ontwerp, waarbij vergunning niet nodig is of gemakkelijker kan worden verkregen

R061

PG VGS

Actief

Vertragingen in planning VGS en/of raakvlakprojecten lopen snel op, door afhankelijkheid van seizoenen.

- Op basis van onderzoeksresultaten Stagnatie realisatie ecologie kan geen vergunning worden afgegeven Vertraging, extra kosten door langer in - Door een vertragende mijlpaal valt stand blijven projectorganisatie geplande een activiteit in een seizoen waarmee het werk conflicteert (bijvoorbeeld kappen tijdens broedseizoen)

R062

PG VGS

Actief

Onduidelijkheid of tegenslag bij verkrijgen MJPO subsidie voor aanvullende maatregelen

PROVINCIE NOORD-HOLLAND

Technisch Geografisch Ruimtelijk

Technisch Geografisch Ruimtelijk

Politiek, juridisch, financieel, organisatorisch

BLAD 5 VAN 6

BESTANDSNAAM: Voltooiing Groene Schakel Risicodossier DATUM AFDRUK: 21-2-2018

RID [R000]

Bron

Status Risico

Risico [45 Risico's Actief]

R063

PG VGS

Actief

R064

PG VGS

Actief

R065

PG VGS

Actief

Activiteiten op grensgebieden worden niet - Onduidelijkheid over precieze afbakening Vertraging, extra kosten Technisch Geografisch Ruimtelijk voorbereid of stagneren door activiteiten rondom gemeente-, provincieonduidelijkheid over verantwoordelijkheden en eigendomsgrenzen en bevoegdheden Nieuw onderzoek toont aan dat het - Verplichting integraal onderzoek naar Technisch Geografisch Ruimtelijk cumulatief effect van de maatregelen bomenkap in de verschillende projecten schadelijk is voor het gebied door bevoegd gezag Boswet (RVO) (check met Petra) Toename weerstand / vermindering - Kap tbv grondwallen wordt gecombineerd - Betrokkenen zien gekapte zone langdurig Omgeving en maatschappelijk draagvlak doordat bomen voor grondwallen met kapwerkzaamheden HOV project, om zonder werkzaamheden en komen in efficientie in uitvoering te bevorderen en verweer (ca 1 jaar) vroegtijdig gekapt worden (gecombineerd met kap HOV ter gevolgen van bezwaren te beperken) - Imagoschade bevorderen efficiency en beperken bezwaar)

R066

PG VGS

Actief

PROVINCIE NOORD-HOLLAND

Begroting en budget dekken werkelijke kosten niet.

Oorzaak

Gevolg

- Bij reservering van budget wordt geen - Scope wordt minimaal of onvolledig rekening gehouden met prijsindexering uitgevoerd (raming heeft prijspeil 2015) (02/18 geschat - Beoogde kwaliteit / resultaat wordt niet effect €310k) gehaald - Bouwkosten stijgen sneller dan - Overschrijding budget gebruikelijke index van 2% per jaar, als gevolg van aantrekkende economie en schaarse capaciteit aannemers - Door onvolledige communicatie tussen project- en lijnorganisatie worden budgetten niet toereikend gereserveerd (02/18 geschat effect €25k)

BLAD 6 VAN 6

Thema

Politiek, juridisch, financieel, organisatorisch

Maatregelen

- Z.s.m. in kaart brengen afbakening activiteiten en vigerende grenzen

- Inzetten op betrokkenheid bij onderzoek / rapport - Inzien en beoordelen resultaten

- Duidelijk uitleggen aan omgeving waarom wanneer wordt gekapt - Zicht op werkterreim beperken - Opvolgende werkzaamheden eveneens naar voren halen (stobben bedekken met grond) - Iets ruimer kappen en ontwikkelen van boszoom (struweel) en/of direct inplanten van laanbomen langs het pad dat langs de grondwal zal lopen - Deel scope en bekostiging overdragen aan Rijkswaterstaat (maatregel geëffectueerd: RWS voert maatregel 9, 13d en deels 13b uit voor eigen rekening, 02/18 geschatte besparing €175k) - Inventariseren mogelijkheden voor bezuiniging (taakstelling vooralsnog ca €160k) - Aanvragen extra budget bij financiers ter compensatie prijsstijgingen in de bouw - Aanvragen extra budget bij financiers ter compensatie geconstateerde leemte in budget

BESTANDSNAAM: Voltooiing Groene Schakel Risicodossier DATUM AFDRUK: 21-2-2018

Bijlage 5: Financiële notitie

41

Nadere financiële afspraken Voltooiing de Groene Schakel Opgenomen in dit document zijn nadere financiële afspraken volgende de samenwerkingsovereenkomst Voltooiing Groene Schakel, ondertekend door de belanghebbende partijen Goois Natuurreservaat (GNR), Provincie Noord-Holland (PNH), gemeente Laren (LRN) en gemeente Hilversum (HVM). 1. Samenstelling van het budget en de bijdragen 1. De bijdragen van het projectbudget zijn als volgt verdeeld: o

GNR: €440.000

o

PNH: €1.575.000

o

LRN: Maximaal €50.000

o

HVM: €1.265.000

o

Stichting Duurzaam Monnikenberg Groenfonds: €150.000

o

Meerjarenprogramma Ontsnippering (PNH): €365.000

2. Maatregelen 1, 2 en 3 worden bekostigd vanuit het Meerjarenprogramma Ontsnippering (€365.000) en de bijdrage van PNH (€510.000) en vallen onder het project HOV ‘t Gooi. Deze bijdrage en bijbehorende werkzaamheden vallen daarmee financieel gezien buiten de scope van het project Voltooiing de Groene Schakel. De netto bijdrage van PNH voor de overige maatregelen onder het project Voltooiing de Groene Schakel bedraagt daarmee €1.065.000 3. Conform artikel 6 lid 11.a van de SOK wordt de bijdrage van gemeente Hilversum alleen besteed aan de maatregelen 5, en 14 tot en met 23. Conform artikel 6 lid 11.b van de SOK zijn meer en minderkosten voor deze maatregelen voor Hilversum. 4. Waar een inspanningsverplichting geldt voor het verkrijgen van bijdragen van derden , zoals in het geval van Stichting Duurzaam Monnikenberg Groenfonds, moet de verantwoordelijke voor het verkrijgen van deze bijdrage deze zo spoedig mogelijk dienen te bemachtigen (in ieder geval 2 maanden vóór de aanbesteding van het werk start). Mocht de bijdrage niet, of niet volledig verkregen worden dreigt een situatie zoals beschreven in artikel 6 lid 10 van de SOK. 5. Conform artikel 6 lid 7 van de SOK spant GNR zich in voor het tijdig verkrijgen van deze bijdrage. 6.

De provincie zal de verzoeken tot betaling uitsturen voor de vastgelegde bijdragen conform de verdeling zoals opgenomen in de SOK, artikel 6 lid 14 uit naam van GNR. Aanvullend op het gestelde in dit artikel zal de provincie een factuur uitsturen naar GNR voor de bijdrage van Stichting Duurzaam Monnikenberg Groenfonds zodra GNR deze bijdrage heeft ontvangen.

2. Verdeling van kosten tussen de samenwerkingspartners 1. Engineeringskosten horen bij de projectkosten. Engineeringskosten bestaan uit ‘diensten’ zoals opdrachten aan ingenieursbureaus en uit kosten van de projectorganisatie (lees: PNH). De interne medewerkers van PNH worden niet doorbelast op het project. De engineeringsopdrachten zullen zoveel mogelijk worden gesplitst in percelen, zodat de

42

kosten dan wel toegeschreven worden aan gemeente Hilversum, dan wel aan GNR, Laren en PNH. Engineeringskosten die niet kunnen worden gesplitst (zoals projectorganisatie) worden verdeeld volgens de rato 1.265.000 : 1.065.000 : 440.000 : 50.000 (resp. Hilversum, PNH, GNR, Laren). Deze rato wijzigt niet wanneer de totaalkosten afwijkend zijn van de huidige begroting. Personeelslasten van andere partijen, zijnde de gemeenten Laren en Hilversum, en GNR worden niet doorbelast naar het project. 2. Bij de aanbesteding worden opdrachtnemers (ingenieursbureau en aannemer) gevraagd hun aanbieding in te delen naar percelen, zodat de maatregelen apart financieel zichtbaar worden gemaakt. 3. Hogere of lagere kosten dan begroot voor maatregelen 5 en 14 tot en met 23 komen ten laste van of ten gunste aan Hilversum 4. Voor hogere kosten dan begroot voor maatregelen 1 tot en met 28 met uitzondering van maatregelen 1, 2 en 3 en maatregelen 5 en 14 tot en met 23 wordt verwezen naar artikel 6.10 in de SOK. Voor kosten lager dan begroot voor maatregelen 1 tot en met 28 met uitzondering van maatregelen 1, 2 en 3 en maatregelen 5 en 14 tot en met 23 wordt verwezen naar artikel 6.9 van de SOK. 5. De bijdrage van het groenfonds á €150.000 wordt, als vaste bijdrage niet in beschouwing genomen bij de rato-bepaling.

Enerzijds omdat deze bijdrage niet in de hand is van 1 van de deelnemende partijen (op de hoogte is geen invloed uit te oefenen), anderzijds omdat deze bijdrage onterecht de toerekening van kosten zou drukken bij toevoeging. 6. Wanneer maatregelen 1, 2 en 3 minder kosten dan €875.000, zal geprobeerd worden of het restant toegevoegd kan worden aan de netto bijdrage van de provincie zijnde €1.065.000. Hierover zal Provinciale Staten eerst een besluit moeten nemen. Het additioneel verkregen krediet kan niet aangewend worden voor de maatregelen waarvoor Hilversum verantwoordelijk is (5, en 14 tot en met 23). 7. De provincie zal, als aanbestedende dienst de opdrachtnemer verzoeken een raming in te dienen per maatregel, zodat na gunning inzichtelijk is welke bouwkosten gemoeid zijn met welke maatregel en dus welke deelnemende partij. 8. Na de eindafrekening met de aannemer volgt de laatste verrekening met de samenwerkingspartners. 9. Het eerste verzoek tot bijdrage volgt na het vaststellen van de SOK zoals vermeld in artikel 6 lid 14. Onderdeel hiervan is ook het projectplan. 10. De provincie brengt de kosten van de externe ingehuurde projectmedewerkers ten laste van het project VGS. Deze worden naar alle redelijkheid en billijkheid ingevoerd door de projectleden, en gecontroleerd door de projectmanager van de provincie.

3. Half-jaarlijkse financiële projectrapportage 1. Conform artikel 6 lid 15 van de SOK zal de provincie half-jaarlijks een voortgangsrapportage opstellen ter voorlegging aan de stuurgroep. Het opstellen start in mei en herhaalt zich in november. De cyclus herhaalt zich tot de overdracht van het project. 2. De voortgangsrapportage omvat in ieder geval een tekstuele uitleg over de voortgang, een financieel overzicht op basis van besteding (kosten, verplichtingen en prognose/verwacht), een planning van de bijdragen, een planning op mijlpalen en een klein overzicht van de risico’s. Een voorbeeld is bijgevoegd als bijlage (bijlage 5a).

43

3. Apart meegeleverd wordt een termijnstaat van de aannemer ter inzage in de kosten per maatregel. 4. Additioneel inzicht is op verzoek te verkrijgen bij de provincie, maar wel binnen redelijkheid en billijkheid en met een duidelijke noodzaak voor het project.

4. (Verrekening) BTW

1.

2. 3. 4. 5. 6.

Feitencomplex Provincie Noord-Holland (PNH) en het Gooisch Natuur Reservaat (GNR) hebben zich verenigd in een samenwerking zonder eigen juridische entiteit Voltooiing De Groene Schakel; hierna te noemen ‘het project’; PNH is penvoerder en bestuurlijk (gedelegeerd) opdrachtgever voor het project en coördineert en beheert als fondsbeheerder de middelen voor het project; PNH verzorgt als penvoerder van het project de (Europese) aanbesteding voor diverse verzamelde onderdelen van het project; Hilversum en GNR zijn op basis van thans beoogde beheergrenzen gezamenlijk de afnemers van het totale gerealiseerde project; Hilversum en GNR zijn beide (indirect) compensatiegerechtigde lichamen in de zin van de wet op het BTW compensatiefonds; GNR voert met medeweten van al haar deelnemers onder de naam ‘project Voltooiing De Groene Schakel’ een volledig separate exploitatie en administratieve vastlegging voor het project waarbij PNH, Gemeente Laren en Gemeente Hilversum de enige voedende deelnemers zijn met uitsluiting van de overige deelnemers in de reguliere exploitatie. Dit opdat het project geheel buiten de reguliere exploitatie en administratie blijft t.b.v. de toepassing van de transparantiemethode. PNH, Gemeente Laren en Gemeente Hilversum krijgen dan 100% van de voor dit project in rekening gebrachte btw o.g.v. de transparantiemethode naar rato van ieders resp.

bijdrage doorgeschoven, BLKB2012-175M;

Kostendekking 7. PNH, GNR, Gemeente Laren en Gemeente Hilversum doen een bijdrage aan het project door beschikbaarstelling van de middelen, middels een bruto bijdrage (netto toegezegde bijdrage verhoogd met btw component) aan GNR. Deze bijdragen staan feitelijk en administratief volledig los van de reguliere exploitatie en reguliere doorschuif btw (o.g.v. transparantiemethode) van GNR; 8. GNR heeft een inspanningsverplichting jegens de Stichting Duurzaam Groenfonds Monnikenberg tot het verkrijgen van een onbelaste subsidie in de vorm van een bijdrage aan het project door beschikbaarstelling van de middelen aan GNR; Facturatie 9. PNH verzoekt als penvoerder de partij(en) die een onbelaste subsidie in de vorm van een bijdrage doen, middels een verzoek tot uitbetaling van de toegezegde bijdragen de gelden beschikbaar te stellen aan de ontvangende partij zijnde PNH uit naam van GNR; 10. PNH factureert als penvoerder de bijdrage van GNR zo nodig middels een voorschotnota verhoogd met btw aan GNR;

44

11. PNH financiert jaarlijks de BTW component van GNR conform de in de SOK onder 6.16 opgenomen afspraken voor; 12. PNH betaalt als penvoerder de inkomende facturen uit het bijeengebrachte budget; 13. PNH factureert GNR jaarlijks na afronding van de werkzaamheden/oplevering de werkelijke kosten vermeerderd met btw, voor het deel van het project waarvan GNR de afnemer van de prestatie is (o.b.v. eigendom/feitelijk beheer/feitelijk beschikkingsmacht); 14. PNH brengt op het te betalen bedrag haar toegezegde bijdrage in mindering conform afspraak met de Belastingdienst d.d. 6 maart 2015 ‘goedkeuring factureringswijze’; 15. PNH brengt op het te betalen bedrag eventuele voorschotnota(‘s) aan GNR in mindering 16. GNR voldoet het eventuele restant bedrag; Financiële verrekening t.b.v. btw 17. PNH biedt de ter zake van haar eigen deel betaalde btw ter compensatie bij het BCF aan; 18. PNH draagt in haar hoedanigheid van ondernemer de aan GNR in rekening gebrachte btw af op aangifte; 19. PNH brengt in haar hoedanigheid van ondernemer de ter zake in rekening gebrachte btw in vooraftrek op aangifte; 20. GNR voldoet middels de factuur de ter zake in rekening gebrachte btw; 21. GNR kan 100% van de ter zake in rekening gebrachte btw op grond van de transparantiemethode doorschuiven aan de deelnemers in dit separate project, te weten PNH, Gemeente Laren en Gemeente Hilversum.

PNH, Gemeente Laren en Gemeente Hilversum bieden ieder hun deel van de btw ter compensatie bij het BCF aan; 22. Bij het eventuele uittreden van PNH uit GNR dient apart overleg gevoerd te worden

over de financiële gevolgen voor dit project. Uitgangspunt hierbij is dat er geen financiële consequenties voor GNR zijn ten aanzien van dit project.

45