Raadsinformatiebrief 2021-97 inzake Nota Financieel beleid 2022

WETTELIJKE KADERS De grondslag voor de gemeentelijke financiën staat voorgeschreven in verschillende wet- en regelgevingen. De belangrijkste zijn vastgelegd in: ▪ de Gemeentewet (GW); ▪ het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV); ▪ Wet Financiering decentrale overheden (FIDO); ▪ Financiële verhoudingswet (FVW); ▪ Uitvoeringsregels decentrale regelgeving.

AFBAKENING De Nota Financieel beleid bevat geen werkinstructies en zo min mogelijk afspraken over hoe zaken georganiseerd moeten worden. Hoe het werk precies gedaan moet worden (niveau ‘werkinstructies’), 4

is aan de professionals die het werk moeten uitvoeren. Hoe de afspraken tussen het college en de gemeentesecretaris zoals geformuleerd in de Nota Financieel beleid worden bereikt of geborgd in de ambtelijke organisatie, welke afdeling of welk team bijvoorbeeld welke taken voor haar rekening neemt, is aan de gemeentesecretaris. De Gemeentewet schrijft voor dat elke gemeente jaarlijks begrotings- en verantwoordingsstukken moet opstellen. De BBV-voorschriften over de Programmabegroting en de Jaarstukken, evenals de boekhoudkundige verwerking waar het BBV geen keuzevrijheid in voorschrijft, zijn in deze nota buiten beschouwing gelaten.

5

1 PLANNING- EN CONTROLCYCLUS ARTIKEL 1. BORGING NALEVING FINANCIËLE VERORDENING GEMEENTE HILVERSUM 2022 (ART 2, LID 2A EN ART 24 FV 2022) EN NOTA FINANCIEEL BELEID 2022 1. Doen er zich omstandigheden voor die aanleiding geven om af te wijken van de Financiële verordening gemeente Hilversum 2022 of van de Nota Financieel beleid 2022, dan wordt door de gemeentesecretaris eerst een voorstel aan het college voorgelegd: a. om af te wijken van de verordening en/of deze nota, of b. om de verordening en/of deze nota aan te passen. 2. Het college legt een voorstel tot wijziging of dan wel om af te wijken van de Financiële verordening gemeente Hilversum 2022 ter vaststelling voor aan de raad. Pas als door de raad besloten is over de financiële regels worden de hierop gebaseerde (begrotings)voorstellen in procedure gebracht. 3. Indien het voorstel past binnen de vastgestelde kaders zoals voorgeschreven in de Financiële verordening gemeente Hilversum 2022 besluit het college. ARTIKEL 2. PLANNING (ART. 3 FV 2022) 1. Voorafgaand aan het begrotingsjaar stelt de gemeentesecretaris in overleg met het Presidium en de Griffie de planning op voor de bestuurlijke planning- en controlcyclus (P&C-cyclus) over het komend begrotingsjaar. 2. De bestuurlijke P&C-cyclus bevat ten minste: de Voorjaarsnota – Programmabegroting – Eindejaarsrapportage – Jaarstukken. a.

Over de voortgang van de uitvoering van de Programmabegroting rapporteert de gemeentesecretaris tenminste twee keer per jaar aan het college, middels de Voorjaarsnota en Eindejaarsrapportage. 3. In het laatste kwartaal van het lopend begrotingsjaar legt de gemeentesecretaris de planning ‘bestuurlijke P&C-cyclus’ voor het komend begrotingsjaar ter vaststelling voor aan het college. Het voorstel moet vergezeld gaan van een raadsinformatiebrief. 4. Het college biedt in het eerste kwartaal van het nieuwe begrotingsjaar de vastgestelde planning ‘bestuurlijke P&C-cyclus’ ter kennisname aan de raad. ARTIKEL 3 DOELMATIGHEID EN DOELTREFFENDHEID (ART. 2, LID 1 FV 2022) 1. Gedurende de hele P&C-cyclus wordt het uitgangspunt gehanteerd dat elk budget is onderbouwd. Dit om de doelmatige en doeltreffende besteding van de middelen te borgen. a. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een adequate budgetbewakingscyclus. Vanaf het begrotingsniveau (FCL) wordt bottom-up door de budgetverantwoordelijke de noodzaak en het nut toegelicht en aangedragen aan het college. 2. Middels artikel 213a onderzoeken (Gemeentewet) wordt de doelmatigheid en doeltreffendheid overeenkomstig met de controleverordening getoetst. ARTIKEL 4 VOORJAARSNOTA (ART. 4, FV 2022) 1. De gemeentesecretaris legt de Voorjaarsnota voor aan het college. Deze bevat tenminste: a.

de substantiële beleidsmatige en financiële ontwikkelingen in de vorm van speerpunten voor de komende vier begrotingsjaren; b. op hoofdlijnen en waar nodig concrete voorstellen voor (wijzigingen in) de financiële en beleidsmatige kaders zoals nieuw beleid en heroverwegingen van bestaand beleid voor het lopend begrotingsjaar, de begroting van het opvolgende jaar en de meerjarenbegroting; 6

c. het effect van de voorlopige resultaten uit de jaarrekening op het lopend begrotingsjaar, het eerstvolgend begrotingsjaar en het meerjarenperspectief; d. de ontwikkelingen in de investeringen (MIP) en een analyse op de gevolgen voor de geraamde kapitaallasten; e. de ontwikkelingen uit het meerjarenperspectief gebiedsontwikkelingen; f. de ontwikkelingen van het gemeentefonds, indexatie van lonen en prijzen, de gemeentelijke belastingen en de autonome groei van de stad; g. de uiteenzetting van de financiële positie. De gemeentesecretaris geeft inzicht in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitaties. 2. In navolging van artikel 4, lid 1b en c wordt het lopend begrotingsjaar, het eerst opvolgende begrotingsjaar en het meerjarig perspectief zowel financieel als beleidsmatig bijgesteld. De gemeentesecretaris biedt het college zicht in: a. de afwijkingen in de exploitatie van € 100.000 of meer op taakveldniveau in de lasten of baten zowel incidenteel als structureel; b. de afwijkingen van de investeringen bij een onder- of overschrijding groter dan 10% en meer dan € 50.000 van het beschikbaar gestelde investeringskrediet; c. de afwijking zoals omschreven in lid 2a en b wordt als volgt toegelicht: I. Elke afwijking wordt voorzien van een toelichting.

Waar van toepassing wordt voor nadere informatie verwezen naar reeds genomen (beleids)inhoudelijke besluiten of een college-/raadsinformatiebrief. II. Elk voorstel om een niet-begrote last op te nemen of begrote baat te laten vervallen gaat vergezeld van een voorstel voor de financiële dekking van de last of baat. Als dit niet mogelijk of niet wenselijk is, wordt in het voorstel uitgelegd waarom. III. Een voorstel om een begrote last te schrappen of niet-begrote baat op te nemen wordt door het college meegenomen in de integrale afweging dat plaatsvindt tijdens de behandeling van de Voorjaarsnota in het college. Het voordeel komt in principe ten goede aan het begrotingsresultaat tenzij ten tijde van de integrale afweging anders door het college wordt besloten. 3. De gemeentesecretaris stelt aan het college voor om de begroting als volgt bij te stellen: a. Het lopend begrotingsjaar wordt geactualiseerd in geval van incidentele financiële verschuivingen tussen taakvelden binnen het programma. Het college stelt de incidentele financiële verschuivingen vast. Het college biedt de door het college vastgestelde begrotingswijzigingen ter kennisname aan de raad. b. Het lopend begrotingsjaar en het meerjarenperspectief wordt geactualiseerd in geval van structurele financiële afwijkingen.

Het college stelt aan de raad voor om in te stemmen met de kaders en uitgangspunten zoals opgenomen in de Voorjaarsnota en vast te stellen deze nader uit te werken in de begroting. c. Het meerjarig investeringsplan (MIP) wordt geactualiseerd. De budgettaire verschuivingen tussen jaarschijven passend binnen het totaal krediet zoals vastgesteld door de raad worden verwerkt in de Voorjaarsnota. Het college stelt aan de raad voor om in te stemmen met de kaders en uitgangspunten zoals opgenomen in de Voorjaarsnota en vast te stellen deze nader uit te werken in de begroting. 4. Voorafgaand aan de Programmabegroting legt het college de Voorjaarsnota ter vaststelling voor aan de raad. a. Door in te stemmen met de Voorjaarsnota geeft de raad toestemming voor de kaders en uitgangspunten waarbinnen de begroting voor het komend begrotingsjaar zal worden uitgewerkt. b. De raad stelt de uitgangspunten voor de begroting voor het komend begrotingsjaar vast. 7

c. De raad neemt kennis van de door het college vastgestelde begrotingswijzigingen op taakveldniveau. d. De raad stelt de gewijzigde begroting over het lopend begrotingsjaar vast. ARTIKEL 5 EINDEJAARSRAPPORTAGE (ART. 7 FV 2022) 1. De Eindejaarsrapportage is in beginsel beleidsarm en bevat met name financiële wijzigingen in het lopend begrotingsjaar die noodzakelijk zijn met het oog op de begrotingsrechtmatigheid. In de Eindejaarsrapportage ligt de nadruk op financiën waarbij een goede eindejaarsverwachting van het resultaat de focus heeft. 2. De gemeentesecretaris biedt het college middels de Eindejaarsrapportage zicht in: a. alle afwijkingen van € 100.000 of meer op taakveldniveau in de lasten of baten zowel incidenteel als structureel; b. afwijkingen in de investeringen bij een onder- of overschrijding groter dan 10% en meer dan € 50.000 van het beschikbaar gestelde investeringskrediet; c. de afwijking zoals omschreven in lid 2a en b wordt als volgt toegelicht: I. Elke afwijking wordt voorzien van een toelichting. Waar van toepassing wordt voor nadere informatie verwezen naar reeds genomen (beleids)inhoudelijke besluiten of een college-/raadsinformatiebrief. II. Elk voorstel om een niet-begrote last op te nemen of begrote baat te laten vervallen gaat vergezeld van een voorstel voor de financiële dekking van de last en baat.

Als dit niet mogelijk of niet wenselijk is, wordt in het voorstel uitgelegd waarom. III. Een voorstel om een begrote last te schrappen of niet begrote baat op te nemen wordt door het college meegenomen in de integrale afweging dat plaatsvindt tijdens de behandeling van de Eindejaarsrapportage in het college. Het voordeel komt in principe ten goede aan het begrotingsresultaat tenzij ten tijde van de integrale afweging anders door het college wordt besloten. 3. De begroting wordt als volgt bijgesteld (art. 6, FV 2022): a. Het lopend begrotingsjaar wordt geactualiseerd in geval van incidentele financiële verschuivingen tussen taakvelden binnen het programma. Het college stelt de incidentele financiële verschuivingen vast. Het college biedt de door het college vastgestelde begrotingswijzigingen ter kennisname aan de raad. b. In het geval van structurele afwijkingen in de exploitatie en investeringen wordt het meerjarenperspectief bij de eerstvolgende Voorjaarsnota geactualiseerd. De gemeentesecretaris doet hiertoe volgens artikel 4 een voorstel aan het college. c. Investeringen in uitvoering worden geactualiseerd. De budgettaire verschuivingen tussen jaarschijven passend binnen het totaal krediet zoals vastgesteld door de raad worden ambtelijk bijgesteld. In de Voorjaarsnota wordt het financieel effect op de kapitaallasten verwerkt conform de bepalingen in artikel 4. 4.

De Eindejaarsrapportage wordt gezamenlijk met een raadsvoorstel voor het einde van het jaar en bij voorkeur zo laat mogelijk in het jaar door de gemeentesecretaris aan het college aangeboden, maar uiterlijk binnen de termijn dat deze in de laatste raadsvergadering van het begrotingsjaar door de raad kan worden behandeld. Het college legt de Eindejaarsrapportage ter vaststelling voor aan de raad. a. De raad stelt de gewijzigde begroting over het lopend begrotingsjaar vast. b. De raad neemt kennis van de door het college vastgestelde begrotingswijzigingen op taakveldniveau. 5. Na het aanbieden van de Eindejaarsrapportage aan de raad vinden geen begrotingswijzigingen meer plaats over het lopend begrotingsjaar.

8

ARTIKEL 6 TUSSENTIJDSE INFORMATIEVOORZIENING (ART. 8, FV 2022) 1. De gemeentesecretaris meldt een verwachte financiële afwijking van € 250.000 of meer in de lasten of baten zo spoedig mogelijk aan het college middels een collegevoorstel met raadsinformatiebrief of raadsvoorstel wanneer: a. de geautoriseerde lasten of baten van een begrotingsprogramma worden over- of onderschreden, of b. een investeringskrediet wordt over- of onderschreden. 2. De gemeentesecretaris meldt politiek relevante financiële afwijkingen zo spoedig mogelijk aan het college middels een collegevoorstel met een raadsinformatiebrief of raadsvoorstel, ongeacht de grootte van de afwijking in de lasten of baten. ARTIKEL 7 FINANCIËLE AFWIJKING 1. Een financiële afwijking is, in het geval van een lastenbudget, het verschil tussen het begrote bedrag (budgethoogte) en de lasten die aan het eind van het lopend begrotingsjaar op het budget geboekt zijn. 2. In het geval van een batenbudget gaat het om het verschil tussen het begrote bedrag en de baten die aan het eind van het lopend begrotingsjaar op het budget geboekt zijn. 3. In het geval van een investeringskrediet gaat het om het verschil tussen enerzijds de hoogte van het totale investeringskrediet en anderzijds het saldo van de uitgaven en inkomsten die bij het gereedkomen van de investering op het krediet geboekt zijn.

ARTIKEL 8 CIRCULAIRES MET BETREKKING TOT DE ALGEMENE UITKERING 1. Zodra de financiële effecten van de circulaires bekend zijn, informeert de gemeentesecretaris het college via een apart collegevoorstel vergezeld van een raadsinformatiebrief. 2. De verwerking van wijzigingen in de uitkeringen uit het Gemeentefonds (algemene uitkering, integratie-uitkeringen en decentralisatie-uitkeringen) gaat als volgt: a. Meicirculaire: het financieel effect op het lopend begrotingsjaar wordt opgenomen in de Eindejaarsrapportage. Het financieel effect op het meerjarenperspectief wordt opgenomen in de eerstvolgende Programmabegroting. b. Septembercirculaire: het financieel effect op het lopend begrotingsjaar wordt opgenomen in de Eindejaarsrapportage. Het financieel effect op het meerjarenperspectief wordt opgenomen in de Voorjaarsnota van het aankomende begrotingsjaar. c. Decembercirculaire: het financieel effect op het lopend begrotingsjaar wordt verwerkt in de Jaarstukken. Het financieel effect op het meerjarenperspectief wordt opgenomen in de Voorjaarsnota van het aankomende begrotingsjaar. 3. Indien zich buiten de vaste periodes van de circulaires wijzigingen voordoen, worden deze door de gemeentesecretaris meegenomen in het eerstvolgende bestuurlijke P&C moment. 4. De raad autoriseert de bijgestelde begroting tijdens de behandeling van de bestuurlijke P&C producten.

ARTIKEL 9 BUDGETOVERHEVELING INZAKE RESULTAATBESTEMMING (ART. 9, FV 2022) 1. Middelen die eind van het jaar niet zijn besteed, vallen vrij in het rekeningresultaat en komen beschikbaar voor integrale afweging bij de behandeling van de Jaarstukken door de raad. 2. De gemeentesecretaris informeert in het eerste kwartaal van het nieuwe begrotingsjaar het college over de activiteiten in voorgaand begrotingsjaar die niet volledig ten uitvoer zijn gebracht (overhevelingsvoorstellen). De gemeentesecretaris stelt aan het college voor om: a. de middelen vooruitlopend op het raadsbesluit vrij te geven voor uitgaven in het lopend begrotingsjaar; b. de raad te informeren door middel van de bijgaande raadsinformatiebrief. 9

3. Vooruitlopend op dit besluit biedt het college in het eerste kwartaal aan de raad opvolgend aan het boekjaar een overzicht aan met daarin opgenomen: a. eenmalige middelen die de kosten voor activiteiten dekken waarvan de uitvoering door onvermijdbare oorzaken nog in het volgende begrotingsjaar doorloopt; b. door medeoverheden of anderen voor een specifiek doel beschikbaar gestelde middelen. 4. De raad stelt gelijktijdig met de vaststelling van de Jaarstukken de overhevelingsvoorstellen vast.

2 AUTORISATIE EN UITVOERING BEGROTING ARTIKEL 10 AUTORISATIE (ARTIKEL 6. FV 2022) 1. Met het vaststellen van de begroting door de raad worden de in begroting opgenomen programmabudgetten automatisch door het college aan de gemeentesecretaris ter beschikking gesteld. 2. Met het vaststellen van de begroting door de raad worden in de begroting opgenomen investeringen (totaal krediet) automatisch door het college aan de gemeentesecretaris ter beschikking gesteld. Voor nadere regelgeving wordt verwezen naar hoofdstuk 3 ‘Materiële vaste activa’. 3. Het college autoriseert de gemeentesecretaris op taakveldniveau. 4. De gemeentesecretaris stelt een budgethoudersregeling vast om de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van ambtelijke budgethouders te regelen. ARTIKEL 11 UITVOERING BEGROTING (ARTIKEL 6. FV 2022) 1. Het college is bevoegd de begroting te muteren voor wat betreft bestaand beleid door: a. financiële verschuivingen tussen programmaonderdelen, maar binnen programma’s; b. budgettaire verschuivingen tussen bedrijfsvoerings- en programmabudgetten; c. budgetverhoging/-verlaging op een doel als gevolg van inkomsten van derden. 2. De gemeentesecretaris biedt een overzicht van de incidentele begrotingswijzigingen over het lopend begrotingsjaar binnen een programma middels een collegevoorstel, de Voorjaarsnota of de Eindejaarsrapportage ter vaststelling aan het college. 3.

De gemeentesecretaris toetst of het collegevoorstel voldoet aan de volgende voorwaarden: a. Het past binnen het, door de raad, vastgestelde beleid; b. Het moet gaan om een incidentele uitgave in het lopend begrotingsjaar die geen verplichting tot meer of meerjarige uitgaven met zich meebrengt; c. Collegevoorstellen waarvan de dekking over verschillende taakvelden is verspreid worden voorzien van een begrotingswijziging; d. Begrotingswijzigingen ter dekking van tekorten door inzet van een overschot vinden bij voorkeur alleen plaats ten tijde van de Voorjaarsnota of Eindejaarsrapportage. Dit zodat het college altijd een integraal afwegingsmoment heeft omtrent wijzigingen in de begroting en dit niet per voorstel hoeft te doen. I. Het overschot op het budget dient zodanig onderbouwd te worden dat met zekerheid het geconstateerde overschot door het college vastgesteld kan worden. II. Het tekort op het budget dient zodanig onderbouwd te worden dat met zekerheid het geconstateerde tekort door het college vastgesteld kan worden. III. De realisatie van de overige ambities binnen het programma komt niet onder druk te staan. 10

4. De gemeentesecretaris biedt een overzicht van de structurele begrotingswijzigingen (financiële effecten op het meerjarenperspectief) middels de Voorjaarsnota, begroting of Eindejaarsrapportage ter kennisname aan het college. Het college legt de Voorjaarsnota, de begroting en de Eindejaarsrapportage ter vaststelling voor aan de raad. 5. De gemeentesecretaris stelt bij een budgetverhoging/-verlaging als gevolg van inkomsten van derden over het lopend jaar aan het college voor om vooruitlopend op het raadsbesluit in te stemmen met de gewijzigde lasten en baten op programmaniveau. De raad stelt de wijziging in de baten en lasten tijdens de behandeling van de bestuurlijke P&C momenten vast. 6. De gemeentesecretaris zorgt ervoor dat de voorgestelde begrotingswijzigingen overeenkomstige met de artikelen 4, 5, 10, 11 en 13 op eenduidige wijze aan het college wordt aangeboden. De gemeentesecretaris biedt op taakveldniveau inzicht in de mutaties van de begroting aan het college. ARTIKEL 12 NIEUWE KANSEN (ARTIKEL 6. FV 2022) 1. Gedurende het jaar kunnen kansen zich aandienen buiten het door de raad vastgestelde beleid waar geen dekking tegenover staat. Indien voor dergelijke ‘nieuwe kansen’ binnen de huidige kaders ruimte voor incidentele dekking ontstaat, biedt de gemeentesecretaris het college een voorstel aan dat ten minste bestaat uit: a. Waarom het een nieuwe kans is; b.

Wat het maatschappelijke rendement is; c. Of het een incidentele uitgave betreft; d. Waarom het niet wenselijk is om te wachten tot de volgende Voorjaarsnota of begroting; e. Het collegevoorstel voldoet aan de collegebevoegdheden zoals omschreven in artikel 6 FV 2022. 2. Het voorstel moet vergezeld gaan van een raadsinformatiebrief waarin ten minste alle hiervoor genoemde informatie is opgenomen. 3. Vóór het aangaan van een verplichting in het kader van een nieuwe kans informeert het college de raad middels een raadsinformatiebrief.

3 MATERIËLE VASTE ACTIVA ARTIKEL 13 MANDAAT INVESTERINGEN 1. Met het vaststellen van de begroting door de raad worden de in de begroting opgenomen investeringskredieten door het college automatisch aan de gemeentesecretaris ter beschikking gesteld. a. Uitgezonderd zijn de investeringskredieten waarvan het college tijdens de portefeuillehoudersoverleggen, Voorjaarsnota- en/of de begrotingsbehandelingen in het college aan de gemeentesecretaris om een apart collegebesluit heeft gevraagd. b. In navolging van lid 1a als uitzondering op het collegebesluit als collectief geldt dat de verantwoordelijk portefeuillehouder de volgende typen investeringskredieten namens het college kan vrijgeven: I. Investeringen op basis van het Gemeentelijke Rioleringsplan; II. Investeringen op basis van het Handboek Openbare Ruimte; III. Investeringen in het wagenpark; IV. Investeringen ten behoeve van de bedrijfsvoering; V. Vervangingsinvesteringen in openbare verlichting; verkeersregelinstallaties (vri’s) en beschoeiingen. 11

c. In opvolging van lid 1a en b geldt dat in het investeringsplan op een eenduidige wijze wordt vastgelegd wanneer een collegebesluit benodigd is om de investering vrij te geven aan de ambtelijke organisatie. ARTIKEL 14 AANMELDEN INVESTERINGSVOORSTELLEN 1. Het uitgangspunt is dat investeringskredieten bij voorkeur in de begroting door de raad worden vastgesteld. 2. Soberheid, functionaliteit en duurzaamheid zijn de uitgangspunten bij het ontwerp en de uitvoering van investeringen. 3. De gemeentesecretaris zorgt ervoor dat een investering die niet in de begroting is opgenomen via een separaat investeringsvoorstel aan het college wordt voorgelegd. 4. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel ter vaststelling aan de raad voor. ARTIKEL 15 ONDERBOUWING INVESTERING 1. De gemeentesecretaris draagt zorg dat 1) bij voornemens tot investeringen opgenomen in de Voorjaarsnota, 2) bij een investeringsvoorstel in de begroting, of 3) bij een separaat investeringsvoorstel, tenminste de volgende onderwerpen zijn toegelicht: a. Maatschappelijk nut; b. Economisch nut (met heffing); c. Bijdragen van derden; d. De fasering van de uitgaven gesplitst in: I. materiaalraming en II. personeelsraming; e.

De eventuele bijkomende kosten in de exploitatie en de wijze waarop deze worden gedekt; f. Het benodigde bedrag voor de investering; I. Afhankelijk van het investeringsdoel is het btw-bedrag een kostenverhogende factor; g. Risico’s en de bijbehorende maatregelen; h. Het jaar van ingebruikname; i. De afschrijvingstermijn. 2. Uitgezonderd zijn investeringen die onderdeel zijn van het door de raad vastgesteld beheerplan (oftewel vervangingsinvesteringen). a. Voor vervangingsinvesteringen geldt dat het krediet in het jaar voorafgaand aan de beschikbaarstelling ervan wordt geactualiseerd. Een afwijking wordt in overeenstemming met artikel 4, 5, 7 en 15 lid 1 opgenomen in de Voorjaarsnota dan wel de begroting. 3. Bij een voorstel voor een investering waarvoor zowel activeerbare als niet-activeerbare kosten zijn geraamd, vraagt de gemeentesecretaris, tegelijk met het investeringskrediet, exploitatiebudget aan voor de niet-activeerbare kosten.

12

ARTIKEL 16 GRENSBEDRAG INVESTERINGEN EN VERWERKING KAPITAALLASTEN IN DE EXPLOITATIE (ART. 1C EN ART. 10 FV 2022)

1. Te activeren investeringen betreffen uitgaven groter dan € 50.000 waarbij de gebruiksduur 2 jaar of meer is. 2. De gemeentesecretaris draagt zorg dat investeringen met verkrijgings- of vervaardigingsprijs van € 50.000 (of minder) niet worden geactiveerd maar ten laste van de worden gebracht van de exploitatie. 3. De geactiveerde uitgaven komen ten laste van de exploitatie in de jaren waarin de investering wordt gebruikt. Dit komt tot uiting in de exploitatie via de kapitaallasten, zijnde afschrijvingen en doorberekende rentelasten. a. De afschrijvingen starten per 1 januari volgend op het jaar dat het krediet is afgesloten. b. De rentetoerekening vindt plaats op basis van de boekwaarde op 1 januari van het betreffende jaar. c. Via de zogeheten rente-omslag wordt het saldo van rentelasten en -baten toegerekend aan de taakvelden. Het percentage van de rente-omslag wordt jaarlijks bij de begroting door de raad vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald aan de hand van het te verwachten saldo van te betalen en ontvangen rente in verhouding tot de verwachte boekwaarde van alle activa op 1 januari van het begrotingsjaar. Het omslagpercentage mag binnen een marge van 0,5 procentpunt worden afgerond. ARTIKEL 17 BORGING EN VERANTWOORDING INVESTERINGEN 1.

De gemeentesecretaris draagt zorg voor optimale projectbeheersing en een actueel meerjarige investeringsplanning (MIP) en stelt hiertoe nadere uitvoeringsregels. 2. De gemeentesecretaris legt gedurende de looptijd van de investering via de bestuurlijke P&C producten verantwoording af in overeenstemming met de artikelen 4, 5 en 6 over de voortgang van de investeringen aan het college. 3. De gemeentesecretaris zorgt dat op eenduidige en transparante wijze inzicht wordt gegeven in de voortgang en of het binnen de gestelde kaders wordt gerealiseerd. a. Indien een afwijking groter is dan 10% en meer is dan € 50.000 van het primair beschikbaar gestelde investeringskrediet licht de gemeentesecretaris in overeenstemming met de artikelen 4 en 5 het college in. b. Bij afwijkingen van € 250.000 en meer en bij politiek relevante financiële afwijkingen licht de gemeentesecretaris in overeenstemming met artikel 6 het college in. 4. De gemeentesecretaris legt de geactualiseerde MIP tijdens de Voorjaarsnota en als kader van de begroting voor aan het college. ARTIKEL 18 AFSLUITEN KREDIETEN 1. Kredieten worden afgesloten tijdens het opstellen van de Jaarstukken en een gesignaleerde afwijking op het totaal krediet wordt voorzien van een verantwoording. a.

Bij een over- of onderschrijding van het krediet wordt door de gemeentesecretaris aan het college verantwoording afgelegd middels de Voorjaarsnota, Eindejaarsrapportage en Jaarstukken of via een separaat collegevoorstel. b. Bij een onderschrijding van het krediet komen de vrijvallende kapitaallasten ten gunste van het meerjarig begrotingssaldo. 2. Na het verlopen van de vastgestelde investeringsperiode vervalt het krediet. Tenzij: a. de investering nog niet gereed is op het moment dat de vastgestelde investeringsperiode ten einde is, of

13

b. de ‘aanvraag tot verlenging’, waar de gemeentesecretaris zorg voor draagt, in overeenstemming met de artikelen 4, 5 en 6 wordt opgenomen in de begroting. 3. Een krediet wordt na 3 jaar afgesloten indien niet gestart is met de uitvoering. Hieronder wordt verstaan dat de investering niet heeft geleid tot uitgaven op het beschikbaar gestelde krediet of in de exploitatie en dat er is geen sprake van een verplichting naar derden. a. Hiervan uitgezonderd zijn de vervangingsinvesteringen. b. De gemeentesecretaris informeert middels de bestuurlijke P&C-cyclus, zoals voorgeschreven in hoofdstuk 1 planning- en controlcyclus, het college. ARTIKEL 19 AFSCHRIJVINGSMETHODE (ART. 10 LID 2, FV 2022) 1. Voor investeringen wordt de lineaire afschrijvingsmethode gehanteerd. a. Slechts in incidentele gevallen kan van deze methode worden afgeweken als bijvoorbeeld wet- of regelgeving dit voorschrijft of als er gerelateerde inkomsten tegenover staan. b. De componentenmethode kan in uitzonderlijke gevallen overwogen worden op investeringen in kapitaalgoederen met een economisch nut. De commissie BBV doet de aanbeveling om de componentenbenadering en de daarbij behorende splitsing van activa in verschillende eenheden uit praktische overwegingen te beperken. c.

De gemeentesecretaris stemt in overeenstemming met artikel 1 de overwegingen om af te wijken van lineaire afschrijving voorafgaand aan de kredietaanvraag af met het college.

4 KOSTENTOEREKENING ARTIKEL 20 KOSTENTOEREKENING (ART 10, LID 1, FV 2022) 1. Artikel 5.2 in de notitie materiële vaste activa (het BBV) bepaalt dat alle directe kosten inclusief de personele kosten toegerekend moeten worden aan een investering. 2. Indirecte kosten mogen en kunnen in overeenstemming met de Financiële verordening gemeente Hilversum 2022 worden toegerekend. Vanuit het bedrijfseconomisch aspect in combinatie met de principes voorzichtigheid en toekomstbestendigheid worden indirecte kosten waar externe baten tegenover staan en de investering niet voor de gemeentelijke exploitatie is, toegerekend aan de investering, tenzij het college besluit om hiervan af te wijken. 3. Niet geactiveerd worden: a. bijdragen aan activa in eigendom van derden zoals bedoeld in artikel 61 BBV; b. kosten voor het afsluiten van geldleningen; c. saldi van agio en disagio; d. uitgaven die niet hebben geleid tot het realiseren van een activum of het openen van een grondexploitatie. ARTIKEL 21 BORGING EN VERANTWOORDING KOSTENTOEREKENING 1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een adequate registratie en autorisatie van gewerkte uren door medewerkers om een betrouwbare doorbelasting te kunnen waarborgen. 2. In overeenstemming met artikel 15 dienen de ramingen voor investeringen gesplitst te worden in een personeelsraming en een materiaalraming.

14

3. De gemeentesecretaris draagt zorg dat het effect van de kostentoerekening wordt verwerkt in de Voorjaarsnota en de begroting in overeenstemming met de voorgeschreven artikelen in hoofdstuk 1 planning- en controlcyclus. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de voorgestelde kostentoerekeningssystematiek. ARTIKEL 22 UREN VERANTWOORDING 1. De gemeentesecretaris hanteert voor het verantwoorden van de uren de volgende uitgangspunten; a. Vanuit bedrijfseconomische beginselen wordt enkel op investeringen voor de gemeentelijke exploitatie met een totale kostenraming op niveau van de begroting (het totaal geautoriseerd investeringskrediet) van € 100.000 of meer exclusief personeelslasten worden kosten per uur begroot en toegerekend. b. Alle medewerkers die direct betrokken zijn bij investeringen, grondexploitaties, anterieure overeenkomsten, intentieovereenkomsten of gesubsidieerde projecten waarbij de subsidieverstrekker een bijdrage verstrekt voor de door de gemeente gemaakte uren (verder te noemen: projecten) dienen uren te schrijven en verantwoorden op deze projecten. c. Vanuit de principes toekomstbestendigheid en voorzichtigheid wordt overhead alleen toegerekend op projecten die de gemeente voor derden uitvoert en waar een vergoeding tegenover staat, zijnde grondexploitaties, anterieure overeenkomsten, intentieovereenkomst en gesubsidieerde projecten. I.

De opslag voor overhead wordt jaarlijks bij de begroting bepaald op basis van de begrote kosten op het taakveld overhead en het aantal directe uren op basis van de begrote formatie binnen de gemeente. ARTIKEL 23 BEPALING UURTARIEF DIRECTE KOSTEN INTERNE MEDEWERKERS 1. Het uurtarief voor directe medewerkers wordt bij de begroting bepaald op basis van de maximale loonkosten per loonschaal. Dit is inclusief de werkgeverslasten. 2. De loonkosten per loonschaal worden gedeeld door de verwachte directe uren zoals opgenomen in de Programmabegroting, paragraaf lokale heffingen. a. De gemeentesecretaris stelt middels een voorstel aan het college voor om de verwachte directe uren bij te stellen indien deze significant afwijkingen van de standaard. Hierbij wordt wel geborgd dat door de gehele gemeente hetzelfde aantal productieve uren wordt gehandhaafd. De wijziging wordt in overeenstemming met de artikelen 4, 5 en 6 verwerkt in de begroting. 3. Voor de projecten zijn 5 uurtarieven gedefinieerd, zijnde: a. op loonschaal 9; b. op loonschaal 10; c. op loonschaal 11; d. op loonschaal 12; e. op loonschaal 13. 4. Voor een niet in het tabel opgenomen loonschaal wordt de dichtstbijzijnde loonschaal toegepast maar niet lager dan de feitelijke loonschaal van de medewerker. 5.

Wanneer blijkt dat de projectteamsamenstelling aanleiding geeft tot afwijkende uurtarieven dan wordt dit separaat in het collegevoorstel benoemd. ARTIKEL 24 BEPALING UURTARIEF DIRECTE KOSTEN EXTERNE MEDEWERKERS (INHUUR) 1. Het uurtarief voor externe medewerkers wordt bepaald op basis van het tarief dat per uur voor deze medewerker wordt betaald. 15

2. Bij de begroting van een project wordt de inschatting voor deze kosten gemaakt op basis van het verwachte tarief. ARTIKEL 25 VOORBEREIDINGSKREDIET EN VERANTWOORDING VAN UREN 1. Voorbereidingskosten worden in principe niet geactiveerd. Enkel bij majeure projecten met zwaarwegende onderbouwde argumenten stelt de ambtelijke organisatie conform de activeringsregels uit het BBV, een voorstel ‘aanvraag voorbereidingskrediet’ voor aan het college. Het gaat hierbij niet om een voorfase, zoals scenario-ontwikkeling, maar het gaat om voorbereidingskosten voor een actief, waarvoor de plannen al redelijk omlijnd en uitvoerbaar zijn. 2. Voorbereidingskredieten zijn lasten die gemaakt worden voordat overgegaan wordt tot het aanschaffen of vervaardigen van een actief. Het betreft bijvoorbeeld de lasten van bodemonderzoek, de lasten van een onderzoeksbureau of architect, en de voorbereiding (ureninzet) door (eigen) personeel. 3. De gemeentesecretaris vraagt het voorbereidingskrediet bij voornemens tot investeringen aan via de bestuurlijke planning- en control momenten of middels een separaat investeringsvoorstel. 4. Voor het aanvragen van een voorbereidingskrediet dient minimaal aanwezig te zijn: a. een gespecificeerde urenraming van benodigde capaciteit en de kosten hiervan; b. een begroting van uit te voeren onderzoeken of overige kosten; c. de looptijd van het voorbereidingskrediet; d.

het beoogde effect dat of doelstelling die bereikt dient te worden. 5. De raad autoriseert bij de Voorjaarsnota, begroting of middels een separaat raadsvoorstel het aangevraagde voorbereidingskrediet. 6. Voorbereidingskredieten die niet meer leiden tot een project worden volledig afgeboekt ten laste van de exploitatie.

5 RESERVES ARTIKEL 26 RESERVE 1. Reserves zijn onderdeel van het eigen vermogen van de gemeente, BBV artikel 42 lid 1, en conform artikel 43 van het BBV dienen reserves onderscheiden te worden in de algemene reserve en bestemmingsreserves. ARTIKEL 27 ALGEMENE RESERVE 1. De algemene reserve dient van voldoende omvang te zijn om substantiële onvoorziene tegenvallers en risico’s op te kunnen vangen. 2. De algemene reserve moet, als borging van artikel 17 FV 2022, te allen tijde minimaal even hoog zijn als het risicoprofiel van dat bepaalde toetsingsmoment. Voor artikelen omtrent het risicoprofiel wordt verwezen naar hoofdstuk 7. 3. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de Programmabegroting en de Jaarstukken wordt twee keer per jaar de omvang van de algemene reserve afgezet tegen de benodigde weerstandscapaciteit op basis van het gemeentebrede risicoprofiel.

16

ARTIKEL 28 INSTELLINGSCRITERIA RESERVES (ART 11, FV 2022) 1. De gemeentesecretaris stelt aan het college voor om een reserve te vormen. Voorstellen voor het vormen van reserves worden bij voorkeur gedaan bij de Voorjaarsnota en Programmabegroting. 2. Het college legt het voorstel ter vaststelling voor aan de raad. 3. De gemeentesecretaris zorgt ervoor dat in het voorstel alle relevante informatie is opgenomen die nodig is voor het vormen van een reserve. Het college- en raadsvoorstel bevat tenminste, voor zover van toepassing, het volgende: a. het doel waarvoor de reserve wordt gevormd; b. het motief voor instelling; c. de gewenste of noodzakelijke minimale en/of maximale omvang; d. de omvang en de wijze van stortingen en op welke wijze onttrekkingen plaatsvinden; e. de einddatum waarop de reserve uiteindelijk besteed moet zijn aan het betreffende doel van de reserve. 4. Er worden geen bestemmingsreserves gevormd ter dekking van kapitaallasten (art 11 FV 2022). ARTIKEL 29 VOORTGANGSRAPPORTAGES RESERVES 1. Jaarlijks wordt bij de Programmabegroting en Jaarstukken door de gemeentesecretaris de stand van zaken verstrekt aan de het college. a. Per reserve wordt alle relevante informatie verstrekt die het college en de raad nodig heeft om een oordeel te vormen over de voortgang van de uit de reserve bekostigde activiteiten en de financiële afloop van de reserve. b.

Er wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde beheer van de reserves mede in relatie tot wat is opgenomen in de begroting en eventuele afzonderlijke raadsbesluiten met bijbehorende begrotingswijzigingen. c. Per reserve wordt ten minste de volgende informatie verstrekt: I. naam reserve; II. doel van de reserve; III. instellingsdatum; IV. einddatum; V. de in het lopend boekjaar gedane stortingen resp. onttrekkingen; VI. de in het lopend boekjaar verrichte activiteiten, mede in relatie tot de bij de instelling van de reserve voorgenomen activiteiten; VII. een actueel beeld van de in de volgende jaren nog te verrichten stortingen resp. onttrekkingen, mede in relatie tot de nog uit te voeren activiteiten; VIII. de omvang van de reserve ultimo het lopend boekjaar. ARTIKEL 30 OPHEFFING RESERVES 1. Een reserve kan op elk moment, maar enkel middels raadsbesluit, worden opgeheven. De gemeentesecretaris stelt aan het college voor om een reserve op te heffen. Voorstellen voor opheffing van reserves worden bij voorkeur gedaan bij de Voorjaarsnota, Programmabegroting en de Jaarstukken. 2. Het college legt het voorstel ter vaststelling voor aan de raad. 3. Een reserve wordt opgeheven als: a. De doelstelling bereikt is; b. De looptijd voorbij is en er geen tijdig besluit tot verlenging is genomen door de raad; c.

Er in de afgelopen twee aaneengesloten boekjaren geen mutaties in de reserve is geweest. 4. Als een reserve wordt opgeheven, valt het resterende saldo vrij ten gunste van de algemene reserve tenzij de raad daar anders over besluit. 17

ARTIKEL 31 RENTETOEREKENING AAN DE RESERVES 1. Er wordt geen rente toegevoegd aan de reserves.

6 VOORZIENINGEN ARTIKEL 32 VOORZIENINGEN 1. Voorzieningen zijn onderdeel van het vreemd vermogen. Ten aanzien van vreemd vermogen geldt dat er een verplichting naar derden bestaat. Omdat voorzieningen een verplichtend karakter hebben, heeft de raad vrijwel geen beleidsvrijheid bij het instellen hiervan. Het BBV schrijft voor (artikel 44) wanneer voorzieningen worden gevormd. 2. Het instellen van voorzieningen is een bevoegdheid van het college. Voorzieningen worden met een collegebesluit ingesteld. 3. De gemeentesecretaris legt het voorstel ter vaststelling voor aan het college. Het college besluit tot het instellen van een voorziening en informeert de raad middels de Voorjaarsnota, Programmabegroting of Jaarstukken waarbij het college richting de raad een dekkingsvoorstel doet. ARTIKEL 33 VORMING VAN VOORZIENINGEN 1. De gemeentesecretaris maakt jaarlijks bij de Jaarstukken inzichtelijk welke nieuwgevormde voorzieningen in de jaarrekening zijn opgenomen. Hierbij wordt alle relevante informatie opgenomen die nodig is voor het vormen van een voorziening: a. naam van de voorziening; b. reden en doel van de voorziening; c. het in de voorziening gestorte bedrag; d. de wijze waarop de noodzakelijke omvang van de voorziening is berekend, de looptijd/het tijdvak waarin de voorziening wordt aangewend, evenals de eventueel in volgende jaren nog te verrichten stortingen; e.

indien van toepassing een overzicht van het verwachte verloop van de besteding van de voorziening, mede in relatie tot de uit te voeren activiteiten; f. voor onderhoudsvoorzieningen geldt dat deze onderbouwd zijn met een actueel meerjarenonderhoudsplan voor een periode van minimaal 5 opeenvolgende jaren. ARTIKEL 34 WAARDERING VOORZIENING 1. Waardering van de voorziening vindt plaats volgens het BBV artikel 63. 2. De waardering zal expliciet worden toegelicht bij de betreffende voorziening. ARTIKEL 35 VOORTGANGSRAPPORTAGES VOORZIENINGEN 1. De gemeentesecretaris draagt zorg dat bij de Programmabegroting de dotatie wordt geactualiseerd. Dit om ervoor te zorgen dat de bestaande voorzieningen voldoende omvang houden om aan de onderliggende verplichtingen te kunnen blijven voldoen c.q. de onderliggende bestedingsplannen uit te kunnen voeren. 2. Bij de Programmabegroting wordt inzicht verschaft in het verloop van de bestaande voorzieningen. Per voorziening wordt in dit overzicht informatie verstrekt over: a. naam van de voorziening; b. doel van de voorziening; c. totale looptijd/tijdvak;

18

d. de stortingen in het lopend boekjaar resp. de ten laste van de voorziening gebrachte uitgaven en eventuele vrijval, alsmede de wijze waarop de noodzakelijke omvang van de voorziening is berekend; e. de in het lopend boekjaar verrichte activiteiten, mede in relatie tot de bij de instelling van de voorziening voorziene activiteiten, dan wel de stand van zaken m.b.t. de uitvoering van de meerjarenonderhoudsplannen; f. de in de volgende jaren nog te verrichten stortingen resp. uitgaven, mede in relatie tot de nog uit te voeren activiteiten; g. de omvang van de voorziening ultimo het lopend boekjaar. 3. De gemeentesecretaris stelt het college middels de bestuurlijke planning en control producten voor welke voorzieningen bijgesteld dienen te worden. Het college legt het voorstel ter vaststelling voor aan de raad. 4. Voorzieningen die niet (voldoende) zijn onderbouwd, vervallen en worden overgebracht naar de algemene reserve.

7 INTEGRAAL WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOPROFIEL ARTIKEL 36 WEERSTANDSVERMOGEN 1. De gemeentesecretaris draagt zorg dat het weerstandsvermogen twee keer per jaar wordt getoetst en middels de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van Programmabegroting en Jaarstukken aan het college wordt aangeboden. 2. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een betrouwbare, consistente en onderbouwde berekening van het weerstandsvermogen welke conform artikel 17 FV 2022 minimaal 1,0 moet zijn. De gemeentesecretaris hanteert hiervoor de volgende uitgangspunten: a. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen een incidenteel en structureel weerstandsvermogen; b. Het weerstandsvermogen wordt alleen incidenteel aangesproken om een onvoorzien financieel nadeel op te vangen. Een onvoorzien financieel nadeel met structurele gevolgen moet na incidentele opvang vanuit het weerstandsvermogen worden opgenomen in de Programmabegroting; c. De beschikbare weerstandscapaciteit wordt berekend conform artikel 37; d. De benodigde weerstandscapaciteit wordt berekend conform artikel 38; e. Risico’s worden opgenomen conform artikel 39; f. Het risicoprofiel wordt samengesteld conform artikel 40. 3. Overeenkomstig met lid 1 en 2 wordt het weerstandsvermogen beoordeeld conform de weerstandsnorm van het Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader Gemeenten (GTK). ARTIKEL 37 BESCHIKBARE WEERSTANDSCAPACITEIT 1.

De beschikbare weerstandscapaciteit bestaat uit: a. De algemene reserve; b. De post onvoorzien; c. Prognose van het: I. Jaarrekeningresultaat (alleen van toepassing in Jaarstukken); II. Saldo lopend begrotingsjaar (alleen van toepassing in begroting).

19

ARTIKEL 38 BENODIGDE WEERSTANDSCAPACITEIT 1. De mogelijke substantiële onvoorziene financiële nadelen worden gevat in de vorm van risico’s welke in totaliteit een gemeentebreed risicoprofiel vormen. 2. De benodigde weerstandscapaciteit wordt berekend en vastgesteld aan de hand van een gedegen en consistente weging van de actuele risico’s (het risicoprofiel). Bij wijzigingen in de berekeningsmethodiek legt de gemeentesecretaris deze ter vaststelling aan het college voor. ARTIKEL 39 RISICO 1. Voor de weerstandsvermogen toets worden alleen risico’s met substantiële financiële gevolgen opgenomen in het risicoprofiel: a. Risico’s, die niet hebben geleid tot de vorming van een voorziening, met een kans percentage van 20% tot 80% in combinatie met een onzekere maar mogelijke financiële impact van € 100.000 en hoger; b. Risico’s, die niet hebben geleid tot de vorming van een voorziening, met een kans percentage van boven de 80% in combinatie met een onzekere en sterk uiteenlopende of variabele financiële impact die mogelijk €100.000 en hoger uit kan vallen. c. Gekwantificeerde politiek gevoelige risico’s. 2. Zekere gebeurtenissen vallen buiten de risicosfeer en dienen in de Programmabegroting te worden opgenomen. a. Risico’s met een kans percentage van 80% en hoger waarvan de financiële gevolgen redelijkerwijs en onderbouwd te schatten zijn, worden beschouwd als zekere gebeurtenissen.

b. Deze worden conform de bepalingen van de P&C-cyclus als begrotingswijziging gemeld en verwerkt. 3. Risico’s lopen niet vooruit op besluitvorming. Er wordt niet gespeculeerd over mogelijke financiële gevolgen van nog te nemen besluiten in de vorm van een weerstandsvermogen risico. ARTIKEL 40 RISICOPROFIEL 1. De gemeentesecretaris biedt het college een analyse van de top 10 risico’s, op basis van grootste naar kleinste invloed, van het weerstandsvermogen risicoprofiel aan in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. 2. Samenhangende risico’s (bijvoorbeeld qua thema en/of risicogebied) worden gegroepeerd in het risicoprofiel opgenomen in een geconsolideerd risico. ARTIKEL 41 POTENTIËLE WEERSTANDSCAPACITEIT 1. De potentiële weerstandscapaciteit geeft aan welke ruimte er op het toetsingsmoment is om de beschikbare weerstandscapaciteit te verhogen. 2. De potentiële weerstandscapaciteit bestaat uit: a. De beschikbare weerstandscapaciteit; b. De onbenutte belastingcapaciteit; c. Incidentele begrotingsruimte (alleen van toepassing in begroting). Tot incidentele begrotingsruimte wordt enkel het positieve saldo van het vast te stellen begrotingsjaar gerekend. 3. De potentiële weerstandscapaciteit is geen onderdeel van de berekening van het weerstandsvermogen. 4.

De potentiële weerstandscapaciteit wordt berekend en gepubliceerd in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van Jaarstukken en Programmabegroting.

20

5. De gemeentesecretaris stelt, indien het noodzakelijk wordt geacht, het college voor om potentiële weerstandscapaciteit al dan niet ten dele tot beschikbare weerstandscapaciteit te maken. Het college legt het raadsvoorstel ter vaststelling voor aan de raad. ARTIKEL 42 ONBENUTTE BELASTINGCAPACITEIT 1. De onbenutte belastingcapaciteit is de extra ruimte die er is om de belastinginkomsten te maximaliseren. 2. De onbenutte belastingcapaciteit kan niet zonder raadsbesluit worden aangewend en kan daarom niet tot beschikbare weerstandscapaciteit worden gerekend. Wel kan het potentieel tot beschikbare weerstandscapaciteit worden gemaakt indien de raad daartoe besluit.

8 FINANCIËLE ORGANISATIE EN FINANCIEEL BEHEER ARTIKEL 43 INRICHTING VAN DE FINANCIËLE ORGANISATIE EN FINANCIEEL BEHEER (ART. 21 EN 22, FV 2022) 1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor de inrichting van de financiële organisatie en het financieel beheer in overeenstemming met de artikelen 21 en 22 uit de Financiële verordening gemeente Hilversum 2022. 2. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een budgethoudersregeling waarbij wordt geborgd dat sprake is van ongedeelde verantwoordelijkheid. 3. De gemeentesecretaris organiseert een dusdanige administratieve organisatie en interne beheersing dat verantwoording getrouw en rechtmatig plaatsvindt in overeenstemming met de begroting van de gemeente.

9 INTERNE CONTROLE ARTIKEL 44 INTERNE CONTROLE (ART. 23, FV 2022) 1. De interne toetsing van de getrouwheid en rechtmatigheid vindt plaats op basis van een, jaarlijks door het college vast te stellen, intern controleplan. De gemeentesecretaris draagt zorg dat dit intern controleplan de kaders weergeeft van de controle en borgt dat alle relevante financiële stromen worden geraakt in de controle. 2. De gemeentesecretaris deelt tussentijds de uitkomsten van de uitgevoerde controles met het college middels een interne managementletter in het najaar en een verslag van bevindingen in het voorjaar. In deze rapportages worden ook de maatregelen tot herstel opgenomen die voortvloeien uit geconstateerde afwijkingen. 3. Het college draagt er zorg voor dat de in de Jaarstukken opgenomen in control verklaring minimaal voldoet aan de wettelijk voorgeschreven vereisten.

10 INWERKINGTREDING EN OVERGANGSBEPALINGEN ARTIKEL 45 INWERKINGTREDING EN OVERGANGSBEPALINGEN 1. Deze Nota Financieel beleid 2022 treedt in werking op 1 januari 2022. 21

2. Voor investeringskredieten die voor 1-1-2022 door de raad zijn geautoriseerd, gelden onverkort de nieuwe activeringsregels. 3. De voorgestelde werkwijze voor de investeringskredieten opgenomen in hoofdstuk 3 onder de artikelen 13 en 18 lid 3 treden in werking op 1 januari 2023. 4. De voorgestelde werkwijze voor de indirecte kosten opgenomen in hoofdstuk 4 onder de artikelen 20 lid 2 en 22 lid 1c treden in werking op 1 januari 2023.

22

11 BIJLAGE 1: HET MELDEN VAN FINANCIËLE AFWIJKINGEN BINNEN HET DOOR DE RAAD VASTGESTELD BELEID

FINANCIEEL UITVOERINGSBELEID VAN DE

GEMEENTE HILVERSUM 2018 van kracht met ingang van 18 april 2018

ALGEMENE TOELICHTING 1. Verordening is raadskader, uitvoeringsbeleid is collegekader Het uitvoeringsbeleid is een opdracht van het college aan het ambtelijk apparaat, gepersonifieerd door de gemeentesecretaris, binnen de kaders van de verordening ex art. 212 Gemeentewet (‘financiële verordening’). Het uitvoeringsbeleid is ondergeschikt aan de regels van de verordening. Net zoals de verordening ondergeschikt is aan het BBV, en het BBV ondergeschikt is aan de Gemeentewet. Bij onverhoopte inconsistentie tussen verordening en uitvoeringsbeleid is de verordening dus leidend. Het uitvoeringsbeleid bevat geen werkinstructies en zo min mogelijk afspraken over hoe zaken georganiseerd moeten worden. Hoe werk precies gedaan moet worden (niveau ‘werkinstructies’), is aan de professionals die het werk moeten uitvoeren. Hoe het werk georganiseerd moet worden, welke afdeling of welk team welke taken voor zijn rekening neemt, is aan de gemeentesecretaris. Hij bepaalt hoe hij wil zorgen dat hij aan de opdracht van het college kan voldoen. Wel kan het college minimum-eisen stellen aan op te leveren producten, en randvoorwaarden stellen aan de manier waarop het werk georganiseerd wordt, om een zeker dienstverleningsniveau van de gemeentesecretaris en zijn apparaat jegens het college te borgen. In dit voorstel zijn zulke minimum-eisen en randvoorwaarden op een aantal punten ingebouwd.

Zie bijvoorbeeld artikel 3.4 over de inhoud van de bestuursrapportage, en artikel 9.1 over de financiële organisatie. 2. Expliciete scheiding van afspraken en toelichting op die afspraken, alsmede van de niveaus van regelgeving In de nota’s met uitvoeringsbeleid zoals Hilversum die tot 1-1-2018 kende, werd niet alleen uitvoeringsbeleid vastgelegd, maar werden ook toelichtingen erop gegeven en werd bovendien hogere regelgeving uitgelegd en toegelicht. Dit gebeurde allemaal door elkaar, in lopende teksten, alsof het een soort studieboek betrof. Het verschil tussen gemeentelijke afspraken en hogere regelgeving was daarbij niet altijd uit de tekst duidelijk. Die onduidelijkheid hebben we in dit beleidsdocument willen vermijden. Het verschil tussen gemeentelijke en hogere regelgeving is essentieel, omdat het uitvoeringsbeleid door de gemeente aangepast kan worden en hogere regelgeving niet. Het moet daarom in een beleidsstuk altijd duidelijk zijn wat ‘aan de gemeente’ is en wat niet. In deze nota lichten we waar nodig het uitvoeringsbeleid toe. Soms verwijzen we voor die toelichting naar hogere regelgeving en af ten toe lichten we zelfs die hogere regelgeving toe. Doordat het uitvoeringsbeleid zelf (de artikelen) en de toelichting erop gescheiden zijn, is het altijd duidelijk wat het uitvoeringsbeleid is en wat uitleg is.

Bovendien geven we in de toelichting altijd aan wat de status is van een eventuele hogere regel waar we naar verwijzen: Gemeentewet (of andere wet), BBV, verordening. In wetten en verordeningen komt de toelichting vaak achteraan. Dat is lastig lezen als je wil weten hoe je een artikel moet interpreteren. In dit document is de toelichting steeds naast het artikel opgenomen, zodat de toelichting net zo makkelijk te vinden als te negeren is. 3. Uitvoeringsbeleid maken: niet omdat het kan, maar alleen als het moet De toelichting van elk artikel dient aan te geven wat met de afspraak die in het artikel wordt weergegeven beoogd wordt. Wat proberen we met de afspraak te bereiken of wat proberen we er mee te voorkomen? Het gaat met andere woorden om de functie van de afspraak. Het uitgangspunt is, dat we geen afspraken maken waar we de functie niet van uit kunnen leggen. ‘Uniformiteit’ zult u, als het goed is, nergens aantreffen als uitleg van het nut van een voorgestelde afspraak. Dat met een voorgestelde concernbrede afspraak een concernbrede uniformiteit wordt beoogd, is nogal wiedes. Uniformiteit is echter geen intrinsieke waarde, maar moet een doel dienen. Alleen als we onze doelen beter kunnen bereiken met uniformiteit dan met pluriformiteit, maken we een concernbrede afspraak.

Afspraken die u ook niet in dit document zou moeten aantreffen, zijn afspraken die voor financiële specialisten of voor de controlfunctie heel relevant en nuttig zijn, maar voor de rest van de organisatie niet. Als financials of controllers een probleem kunnen oplossen door onderling enkele afspraken te maken, zonder dat anderen in de organisatie daar last van hebben, dan hoeven die afspraken niet in een voor de hele organisatie geldend document opgenomen te worden. Anderzijds hebben we geprobeerd om zaken waarvan financials de neiging hebben om ze als ‘technisch’ te beschouwen (‘dit is saai rekenwerk; hier valt niets te kiezen’) maar die voor de rest van de organisatie en voor het politieke bestuur grote consequenties kunnen hebben, juist wel op te nemen. Denk aan het begroten van, en het verwerken van financiële afwijkingen op, de hulpkostenplaats, waar de personeelskosten op geboekt worden. 4. Leesinstructie Om er goed naar te kunnen verwijzen bestaat het financiële uitvoeringsbeleid uit artikelen. De artikelen vormen echter een samenhangend geheel. Lees daarom nooit alleen één artikel. Lees ten eerste altijd ook de toelichting op het artikel, om de doel van het artikel te begrijpen. Lees ten tweede het corresponderende artikel in de financiële verordening. Lees tot slot altijd de omliggende artikelen in het financiële uitvoeringsbeleid.

Vaak vullen artikelen elkaar namelijk aan. Bijvoorbeeld: een volgend artikel geeft een uitzondering op het eerdere, of definieert een term die in het eerdere artikel wordt gebruikt. Lees bij voorkeur het volledige hoofdstuk waar een artikel onderdeel van uitmaakt.

2

HST / ART HST 1 1.1.

HOOFSTUKTITEL / INHOUD ARTIKEL BEGROTING, AUTORISATIE EN BUDGETTEN De gemeentesecretaris zorgt er voor, dat in de conceptbegroting die hij aan het college aanbiedt, is aangegeven welke investeringskredieten naar zijn oordeel direct door de raad geautoriseerd kunnen worden, en voor welke het college naar zijn oordeel met een apart raadsvoorstel moet komen.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Dit artikel draagt er aan bij dat het college ten opzichte van de raad het initiatief kan nemen bij de vraag voor welke investeringskredieten het college later (na het vaststellen van de begroting) nog met een raadsvoorstel zal komen. De financiële verordening suggereert namelijk dat het initiatief hiervoor bij de Raad ligt. Indien we dit artikel of een soortgelijk artikel niet opnemen, heeft het opnemen van ‘sterretjesposten’ (of iets dergelijks) in de begroting geen grondslag in het financiële beleid, maar is een ad hoc beslissing bij het maken van de begroting. Achtergrond In de financiële verordening zoals die in juni 2017 ter vaststelling aan de Raad gestuurd is, werd het initiatief om aan te geven welke investeringskredieten direct bij de begroting geautoriseerd worden, en welke via een apart raadsvoorstel, nadrukkelijk bij het college gelegd. Het recht van de Raad om hier op in te grijpen werd niet benoemd, omdat de raad die bevoegdheid sowieso heeft. Art 5 lid 2 luidde daarom zo: “Bij de begrotingsbehandeling geeft het college aan voor welke nieuwe investeringen zij op een later tijdstip een apart voorstel aan de raad doet toekomen voor autorisatie van het investeringskrediet.

De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.” Bij de behandeling in de Raad is middels een aangenomen motie lid 2 lid 3 geworden, en is de eerste zin gewijzigd in: “Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie […] wil ontvangen.” Ongewild is door deze tekstwijziging de rol van het college op dit punt uit de verordening verdwenen. NB Wij zijn gewend om te spreken van ‘sterretjesposten’. In de oude nota Investeringen werd die term ook gebruikt. De term wordt in het artikel bewust vermeden, omdat hij verwijst naar de manier waarop in het begrotingsdocument de status van investeringskredieten wordt aangegeven. Dat is een redactiekwestie en dus niet iets om in dit stuk te regelen – als het al ergens geregeld moet worden. Het aangeven van de status van investeringen mag ook met cursivering, onderstreping of met groene letters, als het maar duidelijk is wat die cursivering, onderstreping of groene letters betekenen.

1.2.

Bij een voorstel voor een project waarvoor zowel activeerbare als nietactiveerbare kosten zijn geraamd, vraagt de gemeentesecretaris, tegelijk met het investeringskrediet, exploitatiebudget aan voor de nietactiveerbare kosten.

Dit is een uitwerking van artikel 9.1 van de financiële verordening, waarin de kostensoorten worden aangegeven die volgens het gemeentelijke financiële beleid niet geactiveerd mogen worden. Voorbeeld: Stel dat men een grondexploitatie wil starten en daarvoor een projectleider wil inhuren. De projectleider is ‘ingehuurd personeel’ (‘personeel’ = persoon wiens handelingen tellen als handelingen van de gemeente Hilversum). Aangezien personeelskosten niet geactiveerd mogen worden (verordening art 9.1) en dus niet op een ‘investeringskrediet’ (activatiepost) geboekt mogen worden, moet een exploitatiebudget worden aangevraagd, waar de kosten van het inhuren van de projectleider op geboekt kunnen worden.

1.3.

Met het vaststellen van de begroting door de raad, worden de in begroting opgenomen programmabudgetten automatisch door het college aan de gemeentesecretaris ter beschikking gesteld.

Dit artikel vergemakkelijkt de besluitvormingsprocedure van de begroting. Het zorgt er voor dat het college, nadat de raad de begroting heeft vastgesteld en het college heeft geautoriseerd om uitgaven ten laste van de budgetten te brengen, het college niet nog een apart besluit hoeft te nemen om de gemeentesecretaris te autoriseren om uitgaven ten laste van de budgetten te brengen.

1.4.

Het college autoriseert de gemeentesecretaris op programmaniveau.

Dit artikel bevordert een eenvoudige begrotings- en verantwoordingsprocedure, door geen verschillen te maken tussen de autorisatie van college door raad enerzijds en gemeentesecretaris (organisatie) door college anderzijds. Wanneer het college de gemeentesecretaris autoriseert op een lager niveau dan het niveau waarop de raad het college autoriseert, moeten we kiezen tussen twee kwaden: (a) Ofwel twee verschillende begrotingen en jaarrekeningen maken, namelijk één begroting waarin de raad het college autoriseert en één waarin het college de gemeentesecretaris autoriseert, resp. één jaarrekening waarin de gemeentesecretaris verantwoording aflegt aan het college en één waarin het college verantwoording aflegt aan de raad. Veel werk dus, met in de stukken voor het college gedetailleerdere informatie dan in de stukken voor de raad, maar verder veel overlap tussen de documenten. (b) Ofwel één begroting maken en één jaarrekening, beide voor zowel college als raad. Hierdoor krijgt de raad informatie op hetzelfde niveau als het college, wat rolverwarring tussen raad en college in de hand werkt. Door de afgesproken meldingssystematiek (‘we melden vanaf het laagste budgettaire niveau’) hebben de autorisatieniveaus voor het inzicht van raad en college geen materiële betekenis meer, en kunnen we de autorisatie voor het college op hetzelfde niveau leggen als die van de raad.