Raadsinformatiebrief 2021-97 inzake Nota Financieel beleid 2022

Raadsinformatiebrief Van

Burgemeester en Wethouder/Burgemeester

Zaak nr.

1069061

Aan

Gemeenteraad

RIB nr.

2021 - 97

Portefeuillehouder

K.J. Walters

Datum

2 december 2021

Informatie bij

W. Babulall

Tel. nr.

(035) 629 2600

Onderwerp Nota Financieel beleid 2022

Kernboodschap Op 21 april 2021 heeft u de Financiële verordening gemeente Hilversum 2022 vastgesteld. Zoals in het raadsvoorstel ‘Evaluatie financiële verordening 2018 en vaststelling financiële verordening 2022’ aangegeven, brengt het college het Financieel Uitvoeringsbeleid 2018 nog in lijn met deze ‘Financiële verordening gemeente Hilversum 2022’. Het college heeft dit traject afgerond en, zoals eerder in het raadsvoorstel is toegezegd, ontvangt u hierbij ter informatie het bijgestelde Financieel beleid 2022.

Aanleiding De Nota Financieel beleid 2022 is op 30 november 2021 door het college van B&W vastgesteld. De Nota Financieel beleid 2022 is een nadere uitwerking van het kader zoals opgenomen in de Financiële verordening gemeente Hilversum 2022. Voor de inhoud van de Nota Financieel beleid 2022 en de wijzigingen ten opzichte van het Financieel Uitvoeringsbeleid 2018 wordt integraal verwezen naar de collegestukken in de bijlagen. In de vergadering van 8 december 2021 wordt de Audit- en Rekeningcommissie geïnformeerd over het vastgestelde Financieel beleid 2022.

Vervolgtraject De Nota Financieel beleid 2022 treedt gelijktijdig in werking met de Financiële verordening gemeente Hilversum 2022 op 1 januari 2022. Het financieel effect van de Nota Financieel beleid 2022 door het college, uitgewerkt en verwerkt in de eerstvolgende Voorjaarsnota. We vertrouwen er op u voldoende te hebben geïnformeerd. Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

W. Groot, ls.

P.I. Broertjes

Bijlage(n): 1. 2. 3.

Memo ‘Beleidswijzigingen Nota Financieel beleid 2022’ De Nota Financieel beleid 2022 Het Financieel Uitvoeringsbeleid 2018

Deze raadsinformatiebrief is digitaal beschikbaar op internet onder “Vergaderstukken”, B&W-vergadering van 30 november 2021.

MEMO zaaknummer:

1069061

afdelingsnaam:

Financiën en control

steller:

W. Babulall, M. Schellens en P. Wielaard

memo bij voorstel:

Nota Financieel beleid 2022

Memo ‘Beleidswijzigingen Nota Financieel beleid 2022’ In deze memo wordt een nadere toelichting gegeven op de significante beleidswijzigingen die voortvloeien uit de Nota Financieel beleid 2022 ten opzichte van het Financieel Uitvoeringsbeleid 2018.

Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Vormgeving Nota Financieel beleid 2022 ...........................................................................................1 Een vereenvoudigd planning- en controlcyclus ..................................................................................2 Integraal zicht op begrotingswijzigingen ...........................................................................................4 Meer grip op investeringen ................................................................................................................4 Een bestendige lijn in het toerekenen van directe personele lasten ..................................................6 Zakelijk handelen ................................................................................................................................8 Een solide berekening van het weerstandsvermogen ..................................................................... 10

1. Vormgeving Nota Financieel beleid 2022 Het vigerende financieel beleid is vastgelegd in het Financieel Uitvoeringsbeleid 2018. De huidige term ‘Financieel Uitvoeringsbeleid 2018’ brengt misvattingen met zich mee. Bij het woord “uitvoering” wordt veelal gedacht aan de beschrijving van operationele handelingen binnen de ambtelijke organisatie zoals bijvoorbeeld een AO-beschrijving, werkinstructies, formats. Bij diverse gemeenten worden de termen zoals kader, nota of enkel het woord beleid aangehouden. Het Financieel Uitvoeringsbeleid 2018 wordt daarom omgedoopt tot ‘Nota Financieel beleid 2022’ (FB 2022). Het opstellen van een financieel beleid is een bevoegdheid van het college. Het BBV en de gemeentewet schrijft daarom niet direct regels voor wat betreft de inhoud, opbouw, etc. In veel gemeenten is het gebruikelijk dat de vertaling van de financiële verordening gecategoriseerd wordt opgenomen in diverse nota’s (gedelegeerde regelgeving); vaste activa, waardering, activering en afschrijving, weerstandvermogen, treasury, reserves en voorzieningen etc. In de separate nota’s zoals Hilversum die tot 1-1-2018 kende, werd niet alleen uitvoeringsbeleid vastgelegd. Ook werden daar toelichtingen op gegeven en werd bovendien hogere regelgeving uitgelegd. Dit gebeurde allemaal door elkaar, in lopende teksten, alsof het een soort studieboek betrof.

In het Financieel Uitvoeringsbeleid 2018 is de keuze gemaakt om dit te vermijden door het alleen toelichten van de artikelen zoals opgenomen in de financiële verordening en wordt waar nodig de status van de hogere regelgeving toegelicht. 1

Onder andere door de evaluatie van de financiële verordening 2018 is gebleken dat het Financieel Uitvoeringsbeleid 2018 lastig te lezen is. Voor de Nota Financieel beleid 2022 is er een middenweg gezocht tussen de traditiegetrouwe separate nota’s en de opbouw/inhoud als zijnde één document. De Nota Financieel beleid 2022 beslaat een breder speelveld. Derhalve wordt bij bepaalde artikelen verwezen naar het BBV of er staan uitgangspunten benoemd waarover het college een besluit neemt met het vaststellen van de Nota Financieel beleid 2022. En net als bij het Financieel Uitvoeringsbeleid 2018 is gekozen om enkele artikelen in het betreffende artikel iets nader aan te duiden om er een meer werkbaar document van te maken, zonder direct het uitvoeringsniveau te raken.

2. Een vereenvoudigd planning- en controlcyclus Doordat het BBV enkel de Programmabegroting en de Jaarstukken voorschrijft hebben gemeenten de ‘vrije’ ruimte om het proces van een aanvullende verantwoording in de vorm van bestuursrapportages voor het college en de raad in te richten. Met het vaststellen van de Financiële verordening gemeente Hilversum 2022 (FV 2022) door de raad is gekozen voor de volgende aanvullende rapportages: een Voorjaarsnota (een kaderstellend document vooruitlopend op de Programmabegroting en een verantwoordingsrapportage over het lopend begrotingsjaar) en een Eindejaarsrapportage (een verantwoordingsrapportage vooruitlopend op de Jaarstukken). Beide rapportages geven onder andere inzicht in de vraag in hoeverre de gemeente de beoogde doelstellingen weet te realiseren binnen de beschikbaar gestelde middelen. Om de ingezette lijn ‘vereenvoudiging van de bestuurlijke planning- en controlcylus’ in het kader van eenvoud en transparantie van de raad te vervolgen, is in de Nota Financieel beleid 2022 de bestuursrapportage geïntegreerd met de Voorjaarsnota en de Eindejaarsrapportage. Het draagt op een vereenvoudigde wijze bij aan een gelijkmatigere lijn van informatieverschaffing naar zowel het college als de raad op het gebied van beleid en financiën, wat ook de uitvoerbaarheid op ambtelijk niveau verbetert.

2.1 IST en SOLL In de huidige situatie rapporteert de ambtelijke organisatie over de voortgang van de uitvoering van de begroting tenminste twee keer per jaar aan het college middels een ‘bestuursrapportage’. Met de bestuursrapportage wordt verantwoording afgelegd over de voortgang van het huidig begrotingsjaar waarbij een grensbedrag van € 50.000 per taakveld1, voor zowel lasten en baten, wordt aangehouden. In de nieuwe situatie rapporteert de ambtelijke organisatie tenminste twee keer per jaar over de voortgang van de uitvoering van de begroting aan het college, middels de ‘Voorjaarsnota’ en de ‘Eindejaarsrapportage’, in plaats van via een afzonderlijke bestuursrapportage (art. 2a FB 2022). Met de betreffende rapportage wordt verantwoording afgelegd over de voortgang van het huidig begrotingsjaar waarbij een grensbedrag van € 100.000 en meer per taakveld, voor zowel lasten en baten wordt aangehouden. Een taakveld bestaat uit diverse activiteiten. De activiteiten die grotendeels het tekort/overschot binnen het betreffende taakveld veroorzaken worden toegelicht. De ambtelijke organisatie legt altijd verantwoording aan het college af over politiek gevoelige afwijkingen ongeacht de financiële omvang van die afwijkingen.

1

Een begroting van de gemeente Hilversum bestaat uit vijf programma’s. Elke programma is onderverdeeld in een aantal thema’s dat opnieuw is verdeeld naar taakvelden. De begroting kent vijftig taakvelden. Elke taakveld heeft een budget.

2

Bestuurlijke planning- en controlcyclus 2018 versus 2022

Financieel Uitvoeringsbeleid 2018

Financieel Beleid 2022

2.2 Betrouwbare informatievoorziening Overeenkomstig de artikelen 4 en 7 van de Financiële verordening gemeente Hilversum 2022 wordt de begrotingsrechtmatigheid geborgd door een top-down benadering: beoordeling vanuit programma naar taakveld. De transparantie in de financiën wordt middels de Nota Financieel beleid 2022 geborgd door een bottom-up benadering in de vorm van een adequate budgetbewakingscyclus. Vanaf het begrotingsniveau (FCL2) wordt bottom-up door de budgetverantwoordelijke de financiële afwijking onderbouwd toegelicht en in de vorm van een begrotingswijziging aangedragen aan het college. Het college ontvangt voorafgaand aan de begroting inzicht in de financiële mogelijkheden, maar ook in de mogelijke knelpunten, voor zowel het huidig begrotingsjaar als het meerjarig perspectief. De Voorjaarsnota geeft een overzicht van de financiële afwijkingen als gevolg van gewijzigd beleid, nieuw beleid of bijstelling van de kosten van het door de raad vastgestelde beleid. Met de Eindejaarsrapportage ontvangt het college de financiële wijzigingen die noodzakelijk zijn met het oog op de rechtmatigheidsverantwoording en de controleverklaring van de accountant.

Het college ontvangt met de betreffende werkwijze een integrale stand van de begroting en heeft daarmee ook reëler inzicht op het verwachte jaarresultaat en of het leidt tot een (structureel) financieel effect op het meerjarenperspectief.

2 Een taakveld wordt onderverdeeld in FCL’s. Een FCL is het grootboeknummer waarop de lasten en baten dienen te worden verantwoord. Deze

indeling is met name van belang voor de informatievoorziening aan het CBS, die daaruit overzichten maakt van de geldstromen binnen de overheid en van de overheid naar instellingen en marktpartijen. De budgethouder is verantwoordelijk dat de lasten en baten op de juiste wijze in de administratie worden verantwoord.

3

3. Integraal zicht op begrotingswijzigingen De raad heeft op grond van de Gemeentewet het budgetrecht. De raad stelt jaarlijks de begroting en de wijzigingen op deze begroting vast. De raad stelt per programma de lasten en baten vast die taakstellend zijn voor het college bij het uitvoeren van de begroting. Met de vaststelling van de Financiële verordening gemeente Hilversum 2022 heeft het college de mogelijkheid om de begroting binnen het programma over het lopend begrotingsjaar te wijzigen (art. 6 FV 2022). De behoefte om de begroting te wijzigen kan onder andere ontstaan doordat men de budgetten actueel wil houden en daarmee een betrouwbare prognose te verstrekken, nieuwe initiatieven passend binnen het bestaand beleid te financieren of de begroting tussentijds bij te stellen bij gewijzigde uitvoering van het beleid. Gewijzigde uitvoering het beleid dient altijd gemeld te worden aan de raad. De begrote lasten en baten op programmaniveau mogen niet worden overschreden. Wanneer dit wel dreigt, of al het geval is, dient zo snel mogelijk een wijziging van de begroting plaats te vinden. In feite worden anders uitgaven gedaan of inkomsten gegenereerd waarvoor geen raadstoestemming is en die dus onrechtmatig zijn. Artikel 6 van de Financiële verordening gemeente Hilversum 2022 bevat regels omtrent de autorisatie van de begroting en het wijzigen daarvan.

Bijlage 2 ‘Nota Financieel beleid 2022’ bevat een visuele weergave over het melden van afwijkingen en het wijzigen van de begroting. Deze regels zijn visueel als volgt weer te geven:

In de Nota Financieel beleid 2022, hoofdstuk 2, is er nadere invulling gegeven aan de wijze waarop wordt omgegaan met de nieuwe bevoegdheden. Met het oog op eenvoud, transparantie en integraliteit biedt de ambtelijke organisatie op de vaste planning- en control momenten, te weten de Voorjaarsnota en de Eindejaarsrapportage, de voorgestelde begrotingsmutaties aan het college. Aan het college wordt gevraagd om binnen de gestelde kaders vanuit de raad zoals vastgesteld in de Financiële verordening gemeente Hilversum 2022, de begroting bij incidentele knelpunten over het lopend jaar vast te stellen. Ter borging van een actuele begroting gedurende het jaar en het verstrekken van een betrouwbare prognose geldt dat collegevoorstellen met dekking uit verschillende taakvelden voorzien worden van een begrotingswijziging. De begroting over het lopend jaar wordt gedurende het jaar alleen op de daadwerkelijke uitvoering bijgesteld. De begroting wordt in geval van kritische knelpunten bij voorkeur alleen gewijzigd ten tijde van de Voorjaarsnota en Eindejaarsrapportage. De begroting van het lopend jaar wordt niet meer gewijzigd na het opstellen van de Eindejaarsrapportage.

4. Meer grip op investeringen De raad en het college hebben de wens geuit om meer inzicht te krijgen in de aard en de totale omvang van de gemeentelijke investeringen. Dit is tot uiting gekomen in de Financiële verordening gemeente 4

Hilversum 2022 door met de Voorjaarsnota inzage te geven in de doorberekening van de kapitaallasten op basis van een geactualiseerde meerjarig investeringsplan (art. 4 FV 2022) en de verantwoording over de voortgang van investeringen ten tijde van de Eindejaarsrapportage (art. 7 FV 2022). Met de herijking van het financieel beleid is de focus zowel gelegd op de behoefte om de beheersing van de investeringen te verbeteren als op de behoefte om de “wendbaarheid” van de organisatie te verbeteren. Met herijking van de Nota Financieel beleid 2022 is hieraan als volgt vormgegeven.

4.1 Een eenduidig onderbouwd investeringsvoorstel (voorcalculatie) Meer sturing vooraf door een eenduidige beoordeling (toetsing, prioritering) van investeringen op gekwantificeerde en geobjectiveerde criteria maakt het mogelijk dat een verbeterd, vereenvoudigd en minder subjectief besluitvormingsproces gerealiseerd kan worden (art.15 FB 2022). Een investeringsvoorstel voldoet aan de volgende eisen: ▪ Nut en noodzaak zijn aangegeven, evenals de relatie met vastgesteld beleid; ▪ Het voorstel geeft inzicht in de totale omvang van de investering én inzicht in de financiering daarvan. Indien er sprake is van subsidie en/óf samenwerking dient ook te worden ingegaan op de cofinanciering en de daarmee verbonden afspraken en voorwaarden; ▪ Het voorstel is voorzien van een deugdelijk onderbouwde voorcalculatie waarbij de lasten voor materiaal en personeel meerjarig wordt weergegeven en benoemt de risico’s en bijbehorende maatregelen; ▪ Het voorstel geeft een duidelijk beeld van alle structurele lasten die voortvloeien uit de investering en de wijze waarop deze worden gedekt. De combinatie van de rente en afschrijving vormen de kapitaallasten, die zowel in de begroting dan wel in de jaarrekening ten laste van de exploitatie worden gebracht; ▪ Soberheid, functionaliteit en duurzaamheid zijn de uitgangspunten bij het ontwerp en de uitvoering van investeringen.

4.2 Een korte doorloop Meer sturing vooraf maakt het mogelijk dat na autorisatie van de begroting door de raad (vrijgeven van het krediet), de ambtelijke organisatie aan de slag kan met het daadwerkelijk uitvoeren van het investeringsvoorstel (een kortere doorlooptijd). De investeringskredieten worden net als bij de exploitatiebudgetten automatisch door het college aan de ambtelijke organisatie beschikbaar gesteld (art. 13 FB 2022). Met de voorgestelde systematiek wordt een andere dynamiek gegeven aan de huidige sterretjessystematiek. Het kan voorkomen dat het college het wenselijk acht om sommige investeringen van nadere informatie te voorzien. Waar het college tijdens de portefeuillehoudersoverleggen, Voorjaarsnota- en/of de begrotingsbehandelingen in het college aan de ambtelijke organisatie om een apart collegebesluit heeft gevraagd worden de kredieten niet automatisch vrijgegeven. Deze informatie wordt opgenomen in een voorstel en aangeboden aan de portefeuillehouder of aan het college als collectief, voordat een dergelijke investering wordt vrijgegeven.

4.3 Tijdig informeren Tijdens de realisatie van investeringen kunnen diverse meevallers of tegenvallers ontstaan, onder andere door calculatieverschillen, aanbestedingsresultaten, resultaten uit subsidiebeschikkingen en uitvoeringsresultaten (meer- en minderwerk, onvoorziene situaties). Hierover wordt door de ambtelijke organisatie altijd gerapporteerd in het eerstvolgende bestuurlijke P&C document aan het college. Daarin wordt ook aangegeven welk effect dit heeft op het totale investeringsbudget en leidt dit (waar noodzakelijk) tot bijstelling van het investeringsbudget. De jaarrekening bevat een verantwoording van het investeringsplan. Hierin wordt de opzet van het investeringsplan gevolgd, waarbij wordt gerapporteerd op afwijkingen in het verslagjaar. Dat wil zeggen 5

dat, daar waar de plannen zonder verdere bijzonderheden zijn gerealiseerd, in beginsel niet inhoudelijk wordt gerapporteerd.

4.4 Actuele begroting De Voorjaarsnota bevat een geactualiseerd meerjarig overzicht van alle lopende en voorgenomen investeringen (het meerjarig investeringsplan oftewel het MIP). Dit investeringsplan is realistisch en haalbaar in tijd en capaciteit. In het investeringsplan wordt per investering aangegeven of een raadsbesluit noodzakelijk is om de investering vrij te geven aan het college, dan wel of de investering zonder raadsbesluit kan worden uitgevoerd. In het investeringsplan wordt daarnaast aangegeven of een collegebesluit noodzakelijk is om de investering vrij te geven aan de ambtelijke organisatie, zie ook paragraaf 4.2. Het meerjarig investeringsplan bevat vanzelfsprekend ook de in eerdere jaren geplande investeringen. Het kan voorkomen dat geplande investeringen niet, of later dan gepland, doorgaan. De middelen voor investeringen die in een jaar niet zijn gerealiseerd, vervallen niet maar blijven beschikbaar in het volgende jaar. Investeringen die 3 jaar na het vrij geven van het krediet door het college aan de ambtelijke organisatie niet tot kosten (uitvoering) hebben geleid, komen te vervallen (art. 18, FB 2022), met uitzondering van de vervangingsinvesteringen. Vervangingsinvesteringen zijn in de meeste gevallen onvermijdelijk en de bijstelling hiervan vindt plaats middels de beheerplannen (art. 15, lid 2).

De vrijvallende kapitaallasten komen ten gunste van het meerjarig begrotingssaldo. Dit om te voorkomen dat er investeringskredieten ongewenst lang open blijven staan maar ook om de noodzaak van een betreffende investering opnieuw af te wegen. Het nieuwe beleid sluit aan: ▪ bij het principe van voorzichtigheid, goed omgaan met de beperkte middelen (gemeenschapsgeld); ▪ de wens van de raad en het college, het opstellen van een gefundeerde doorrekening van de kapitaallasten; ▪ en de beukennotenwet, ‘het doel is dat we ons in de gemeente Hilversum (raad, college en apparaat) nóg meer bewust worden dat we schaarse middelen gebruiken om onze beleidsdoelstellingen te halen’(art 1i FV 2022). Het laten vervallen van kredieten vergt aanpassing in de uitvoering. Een analyse van het financieel effect kan pas worden opgesteld nadat de overige onderdelen van het nieuwe beleid stevig verankerd zijn in de organisatie. Voor het laten vervallen van kredieten ouder dan 3 jaar geldt het overgangsrecht en treed het in werking op 1 januari 2023.

5. Een bestendige lijn in het toerekenen van directe personele lasten Met de evaluatie van de financiële verordening 2018 is door de raad besloten om met terugwerkende kracht vanaf de begroting 2021 directe personeelskosten toe te rekenen aan investeringen en daarmee dus te gaan activeren. De achtergrond hiervan is dat het verplicht is vanuit het BBV en de toerekening van kosten leidt tot meer transparantie en eenvoud. Door de uitwerking van de kostentoerekening in de Nota Financieel beleid 2022 geeft het college een nadere uitwerking aan de Financiële verordening gemeente Hilversum 2022.

6

Het BBV artikel 62, lid 1: ‘Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd. De toelichting hierbij is: de salariskosten die direct aan een actief zijn toe te rekenen, moeten worden geactiveerd. Door het toerekenen van de personeelslasten wordt inzicht gegeven in de kosten die een investering echt met zich meebrengt en geeft daarnaast de organisatie meer sturingsmogelijkheden om bij de inzet van reguliere medewerkers op investeringen of projecten hen te vervangen binnen de huidige begroting. Om de kostentoerekening zo eenvoudig mogelijk te houden, is ervoor gekozen dat enkel directe medewerkers uren schrijven op projecten. Medewerkers die behoren tot overhead hoeven geen uren te schrijven. Daarnaast is gekozen voor een drempel van € 100.000 voor materiële kosten bij investeringen voor de gemeentelijke exploitatie die worden geactiveerd onder de (im)materiele vaste activa. Boven deze drempel dienen pas uren te worden toegerekend. Dit alles met het oog op een getrouwe toerekening, die een evenredige administratieve lastendruk met zich meebrengt.

5.1 Het financieel effect Het uurtarief dat voor interne medewerkers wordt toegerekend, is gebaseerd op de loonschaal waar de medewerker in zit. Dit komt neer op een uurtarief van tussen de € 55 (schaal 9) en € 90 (schaal 13) per uur exclusief overhead (zie ook onderstaand tabel ‘Berekening uurtarieven 2021 en 2022’). Het tarief dat voor externe medewerkers wordt toegerekend, is gebaseerd op de werkelijke kosten van de inhuur van die medewerkers. Hierdoor worden dus enkel de directe loonkosten toegerekend van de medewerkers die werken op projecten, worden niet onnodig lasten verschoven naar de toekomst in de vorm van kapitaallasten en wordt de toerekening eenvoudig gehouden.

Tabel: Berekening uurtarieven 2021 en 2022 Uurtarieven 2021 schaal bedrag schaal norm uren uurtarief ex overhead afgerond uurtarief overhead totaal uurtarief afgerond uurtarief 9 74.500 1332 55,93 55,00 50,00 105,93 105,00 10 83.000 1332 62,31 60,00 50,00 112,31 115,00 11 95.500 1332 71,70 70,00 50,00 121,70 120,00 12 108.500 1332 81,46 80,00 50,00 131,46 130,00 13 117.000 1332 87,84 90,00 50,00 137,84 140,00 Uurtarieven 2022 schaal bedrag schaal norm uren uurtarief ex overhead afgerond uurtarief overhead totaal uurtarief afgerond uurtarief 9 76.500 1332 57,43 55,00 50,00 107,43 105,00 10 85.000 1332 63,81 65,00 50,00 113,81 115,00 11 96.500 1332 72,45 70,00 50,00 122,45 120,00 12 109.000 1332 81,83 80,00 50,00 131,83 130,00 13 117.500 1332 88,21 90,00 50,00 138,21 140,00

Het besluit om kosten toe te rekenen aan investeringen leidt tot een positief effect in de begroting. Dit effect is reeds in de begroting 2021 vertaald tot meerjarige stelposten in 2021 van € 750.000 oplopend tot € 2.000.000 in 2024. Door de ophoging van de kredieten en daarmee ook de kapitaallasten zal dit positieve effect in de toekomst, bij een gelijkblijvende investeringsportefeuille, iets dalen. De definitieve inschatting van het voordeel voor de 2021 wordt bij de jaarrekening bepaald en verantwoord. Voor de begroting 2022 en verder en de daarmee gepaarde ophoging van de kredieten en kapitaallasten zal het financieel effect in de Voorjaarsnota 2022 nader worden uitgewerkt en expliciet worden toegelicht. Op dit moment is namelijk nog onvoldoende inzicht om dit goed te kunnen inschatten. De organisatie bevindt zich op dit moment nog in de implementatiefase in de vorm van een pilot. Naar verwachting wordt vanaf 2022 gemeentebreed uren geschreven. 7

5.2 Voor- en nadelen kostentoerekening 1. Kostentoerekening zorgt ervoor dat kosten worden verantwoord waar ze thuishoren. Door het toerekenen van personeelskosten drukken die op de plaats waar ze voor zijn gemaakt. Dit zorgt ervoor dat duidelijker wordt wat een investering daadwerkelijk kost en wat hiervoor benodigd is. 2. Kostentoerekening zorgt ervoor dat ruimte ontstaat binnen de huidige begroting. Door het toerekenen van kosten wordt de exploitatie ontlast doordat de kosten worden geactiveerd. Het activeren van personeelskosten leidt in de toekomst wel tot hogere kapitaallasten, aangezien het investeringsbedrag hierdoor toeneemt. 3. Kostentoerekening leidt tot betere sturing en inzicht in capaciteit. Door het nieuw beleid om bij investeringen van € 100.000 of meer voor de eigen exploitatie (die worden geactiveerd onder de (im)materiele vaste activa), en voor alle projecten voor derden, een voorcalculatorische kostenraming te maken van de benodigde uren en inzet, is er meer inzicht in de benodigde capaciteit aan medewerkers. Op basis van dat inzicht kan concreter worden beoordeeld of die capaciteit wel beschikbaar is binnen de gemeente.

Hierdoor kan bijvoorbeeld vroegtijdig een besluit tot uitbreiding van formatie door middel van inhuur of extra medewerkers worden voorbereid of worden besloten dat projecten dienen te worden uitgesteld of vertraagd om het werk binnen de beschikbare capaciteit te kunnen uitvoeren. Daarnaast krijgt de raad en het college meer sturingsmogelijkheden, gezien de capaciteitsraming wordt vertaald in het investeringsvoorstel. 4. Door het toerekenen van uren aan investeringen kan de behoefte ontstaan om gebruik te maken van voorbereidingskredieten. Voorbereidingskosten worden in principe niet geactiveerd. Enkel bij majeure projecten met zwaarwegende onderbouwde argumenten stelt de ambtelijke organisatie conform de activeringsregels uit het BBV, een voorstel ‘aanvraag voorbereidingskrediet’ voor aan het college. Het gaat hierbij niet om een voorfase, zoals scenario-ontwikkeling, maar het gaat om voorbereidingskosten voor een actief, waarvoor de plannen al redelijk omlijnd en uitvoerbaar zijn. Deze kredieten kunnen worden ingezet om, als besloten is tot realisatie van een bepaald actief, nader onderzoek uit te voeren om zo tot een goede kostenraming te komen voor een voorgenomen investering. Hierdoor krijgt het college en de raad in een eerder stadium zicht op de geplande investeringen en wat benodigd is om te onderzoeken of dit benodigd is.

Op het moment dat af wordt gezien van de investering komen deze voorbereidingskosten ten laste van de exploitatie.

5.3 Kanttekening Het toerekenen van uren zorgt voor een extra administratieve last. Het BBV schrijft voor dat enkel uren mogen worden toegerekend op basis van werkelijke gerealiseerde uren. Hierdoor dienen medewerkers die op projecten werkzaam zijn hun uren hiervoor te administreren. Dit leidt tot een vergroting van de administratieve last van de betreffende medewerker en tot extra kosten voor project control en urenregistratie.

6. Zakelijk handelen De Nota Financieel beleid 2022 schrijft voor om overhead toe te rekenen aan projecten die de gemeente voor derden uitvoert en waar dekking voor inzet van personeel tegenover staat. In het raadsvoorstel 8

‘Evaluatie financiële verordening 2018 en vaststelling financiële verordening 2022 (zaaknr. 749193)’ staat: ‘Indirecte personele en organisatiekosten activeren we niet, aangezien dit niet verplicht is en de overstap naar het activeren van directe kosten al redelijk wat aanpassingen in de uitvoering vereist’. De nieuwe regelgeving treed in werking op 1 januari 2023 (art. 45 FB 2022) zodat de organisatie de ruimte heeft om dit goed ten uitvoer te brengen. De implementatie van directe kosten leidt naar verwachting voor de invoering van indirecte kosten tot minimale aanpassingen in de uitvoering.

6.1 Wat zijn indirecte kosten Met ‘indirecte kosten’ wordt bedoeld: de kosten van ambtelijke inspanning (overhead), berekend tegen een opslag op de directe uren. Indirecte kosten komen voor gedurende het gehele proces van vervaardigen van een actief; vanaf het allereerste startdocument tot en met de oplevering en nazorg. Uren die indirect bijdragen aan de vervaardiging van een actief worden in de huidige situatie niet bij de kostprijs opgeteld maar rechtstreeks ten laste van het resultaat gebracht. Dat zijn bijvoorbeeld uren voor de afdeling inkoop voor het uitschrijven van aanbestedingen of van het controleren en betaalbaar stellen van facturen (taakveld overhead).

6.2 Wanneer en hoe wordt er doorbelast Het BBV artikel 63: ‘In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend’. Om de kostprijs voor projecten die de gemeente voor derden uitvoert goed te kunnen berekenen, rekenen we aan deze projecten overhead toe. Voorbeelden van dit soort projecten zijn grondexploitaties, anterieure overeenkomsten, intentieovereenkomsten en gesubsidieerde projecten waarbij de gemeente geld ontvangt voor de kosten van personele inzet. Doordat bij dit soort projecten direct opbrengsten worden gegenereerd, schuift de gemeente geen kosten onnodig naar de toekomst en wordt een evenredige kostprijs doorbelast. De overhead is bepaald overeenkomstig de methode voor de toerekening aan overhead voor lokale heffingen. De opslag voor overhead wordt jaarlijks bij de begroting bepaald op basis van de begrote kosten op het taakveld overhead en het aantal directe uren op basis van de begrote formatie binnen de gemeente. Conform de begroting 2021 leidt dit tot een ophoging van € 50 per uur op de directe loonkosten, zoals opgenomen in paragraaf lokale heffingen, onderdeel lokale heffingen. Afwijking hiervan is mogelijk mits de tarieven niet marktconform meer zullen zijn.

Dit zal expliciet in het collegevoorstel van de investering dienen te worden opgenomen. Het voordeel wat wordt behaald door het toerekenen van overhead aan deze projecten is op basis van het MPG over de aankomende vier jaar op basis van een grove inschatting gemiddeld €75.000. Het effect wordt in de Voorjaarsnota 2022 nader uitgewerkt en expliciet toegelicht.

6.3 Waarom indirecte kosten doorbelasten In het kader van voorzichtigheid, goed omgaan met de beperkte middelen (gemeenschapsgeld), is het bedrijfseconomisch juist om overhead te toe te rekenen, de opbrengsten samen te brengen en deze met elkaar te verrekenen. Vanuit het principe toekomstbestendigheid is bewust gekozen om alleen kosten toe rekenen waar gelden van derden tegenover staan: de exploitatiebegroting wordt dus niet belast met de kosten waar dekking van buitenaf tegenover staat. Indirecte kosten zijn onlosmakelijk verbonden aan een voorgenomen investering. Voor- en nacalculatie op de indirecte kosten heeft niet alleen een leereffect, maar leidt ook tot wezenlijke sturingsinformatie: ‘Wat heeft de investering in zijn totaliteit gekost en in hoeverre weegt het op tegen de baten?’. Voor de overige argumenten wordt verwezen naar paragraaf 5.2. 9

7. Een solide berekening van het weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen van de gemeente geeft aan in hoeverre de gemeente in staat is om de financiële gevolgen van optredende risico’s op te vangen zonder dat het vastgestelde beleid of de uitvoering ervan in gevaar komt. Het wordt bepaald aan de hand van hoe de beschikbare weerstandscapaciteit (de beschikbare middelen) zich verhoudt tot de benodigde weerstandscapaciteit (het risicoprofiel).

7.1 Doorontwikkeling weerstandsvermogen De kennis en ervaring die in het kader van de verdere professionalisering van het risicomanagement sinds 2020 zijn opgedaan, hebben zich vertaald in een gedegen uitwerking van het beleid omtrent weerstandsvermogen en risicoprofiel. Het heeft geleid tot meerdere wijzigingen op dit onderdeel in het voorliggende voorstel financieel beleid 2022 ten opzichte van het Financieel Uitvoeringsbeleid 2018. Er is voortgeborduurd op een aantal tussentijdse wijzigingen op het uitvoeringsbeleid, die bij de begroting 2021 en jaarstukken 2020 reeds door het college zijn besloten, te weten: Begroting 2021 ▪ het onderscheid tussen incidenteel en structureel in de benadering van de risico’s en de beschikbare en benodigde weerstandscapaciteit is vervallen; ▪ de stelpost autonome ontwikkeling als onderdeel van de berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit is vervallen; ▪ de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit wordt gebaseerd op de Monte Carlo analyse van de software van Naris in plaats van een handmatige kans maal impact berekening; ▪ geconsolideerde risico’s worden ingezet om samenhangende risico’s (bijvoorbeeld qua thema en/of risicogebied) te groeperen; ▪ risicobeschrijvingen worden opgenomen als bijlage aanvullend op de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing.

Jaarstukken 2020 ▪ de stand van de bestemmingsreserve Covid-19 is vervallen als onderdeel van de berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit. Het voorliggende beleid inzake weerstandsvermogen en risicoprofiel is op een aantal onderdelen ook te duiden als uitvoeringsregels. Hoewel de uitvoering buiten de scope van het financieel beleid ligt, zijn deze toch opgenomen om het college hierin mee te nemen.

7.2 Het kader Om het weerstandsvermogen zo nauwkeurig en realistisch mogelijk te kunnen berekenen, is onder andere een kritische afweging welke middelen we (kunnen en mogen) rekenen tot beschikbare weerstandscapaciteit essentieel. In het Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader (GTK) 2020 Gemeenten, de landelijke leidraad voor het interbestuurlijk financieel toezicht tussen onder andere provincies (toezichthouder) en gemeenten (toezichtontvanger), is met het oog op uniformiteit een richtlijn opgenomen voor de berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit. In de Nota Financieel beleid 2022 is die richtlijn niet volledig overgenomen. Het afwijken van de richtlijn leidt echter niet automatisch tot een negatief oordeel bij de toetsing van begroting en jaarstukken door de provincie (de toezichthouder). Waar van de richtlijn wordt afgeweken, treden gemeente en provincie in overleg. De motivatie om de richtlijn niet één op één over te nemen, is gefundeerd in de intensieve doorontwikkeling van het (denken over) risicomanagement en weerstandsvermogen welke de gemeente sinds maart 2020 doormaakt. Door zowel onze huidige berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit en de richtlijn van het GTK 2020 kritisch te bekijken wordt er een reële, 10

transparante en toekomstbestendige berekeningsmethode voor de beschikbare weerstandscapaciteit voorgesteld. De berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit is als volgt opgenomen in de Nota Financieel beleid: 1. Bestemmingsreserves niet meer op te nemen; 2. Onbenutte belastingcapaciteit niet meer op te nemen; 3. Prognose van het jaarrekeningresultaat (alleen bij jaarstukken) op te nemen; 4. Prognose van het saldo van het lopende begrotingsjaar (alleen bij begroting) op te nemen. 7.2.1 Bestemmingsreserves Bestemmingsreserves worden in het GTK 2020 uitgesloten als beschikbare weerstandscapaciteit. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de jaarstukken 2020 is al een eerste stap in deze richting gezet door expliciet de bestemmingsreserve Covid-19 niet meer te rekenen tot beschikbare weerstandscapaciteit. In de meeste gevallen zijn er namelijk naar aanleiding van een bestemming al verplichtingen aangegaan. Mochten er bij het opheffen van een bestemmingsreserve middelen vrijvallen, dan zouden die door toevoeging aan de algemene reserve wel de beschikbare weerstandscapaciteit verhogen. Bestemmingsreserves zelf zijn echter geen onderdeel van de beschikbare weerstandscapaciteit.

7.2.2 Onbenutte belastingcapaciteit De onbenutte belastingcapaciteit is “gelijk aan de belastingheffing die nog kan plaatsvinden tot het niveau dat een gemeente moet heffen om voor toelating van een zogenoemde artikel 12 aanvraag in aanmerking te kunnen komen” (GTK 2020, p. 23). Om deze te berekenen wordt het gemiddelde OZBtarief van de gemeente afgezet tegen het minimaal gemiddelde tarief voor toelating tot artikel 12, welke doorgaans jaarlijks in de meicirculaire is opgenomen. Door het verhogen van lokale belastingen kunnen meer opbrengsten worden gegenereerd waardoor de weerstandscapaciteit kan worden verhoogd. Het verhogen van de tarieven is echter niet ‘direct’ uit te voeren, deze kunnen enkel per raadsbesluit en met ingang van een nieuw (begrotings- en kalender)jaar ingaan. Bovendien is het doorgaans politiek een zeer gevoelig onderwerp waardoor het zich meer kenmerkt als laatste redmiddel dan als voor de hand liggende mogelijkheid. Het feit dat de onbenutte belastingcapaciteit niet direct kan worden aangesproken en dat het aanspreken ervan altijd politiek gevoelig is, leidt ertoe dat het niet tot beschikbare belastingcapaciteit gerekend kan worden. Wel kan het potentieel, per raadsbesluit, tot weerstandscapaciteit worden gemaakt.

Om die reden wordt voorgesteld deze op te nemen in de berekening van de potentiële weerstandscapaciteit (zie 7.3 Potentiële weerstandscapaciteit hieronder). 7.2.3 Prognose jaarrekeningresultaat & saldo lopend begrotingsjaar Het jaarrekeningresultaat is van invloed op de algemene reserve: het komt, afhankelijk van het resultaat, ofwel ten laste ofwel ten gunste van de algemene reserve. Omdat de beschikbare weerstandscapaciteit nagenoeg volledig uit de algemene reserve bestaat, heeft een schommeling in die algemene reserve een directe invloed op het weerstandsvermogen. Om zo betrouwbaar mogelijk het weerstandsvermogen te toetsen, is het daarom noodzakelijk waar mogelijk rekening te houden met invloeden op de algemene reserve. Tijdens het opstellen van een begroting zal om die reden de prognose van het saldo van het lopend begrotingsjaar (stand Voorjaarsnota) worden opgenomen in de berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit. In de jaarstukken zal de prognose van het jaarrekeningresultaat in de berekening worden opgenomen. Beide prognoses kunnen zowel een voordelig als een nadelig effect hebben op de totale beschikbare weerstandscapaciteit. De berekening en tabel van de beschikbare weerstandscapaciteit komt er daarmee als volgt uit zien (gebaseerd op de feiten zoals bekend in de begroting 2022): 11

Beschikbare weerstandscapaciteit Algemene reserve Onvoorzien Prognose jaarrekeningresultaat (t.t.v. jaarrekening) Prognose saldo lopend begrotingsjaar (t.t.v. begroting) Totaal

bedragen x 1.000 o.b.v. begroting 2022 62.794 100 -3.097 59.797

De berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit zoals opgenomen in begroting 2022 komt uit op € 84.112.3 De voorgestelde aangescherpte berekening leidt, conform bovenstaande figuur, dus tot een verlaging van zo’n € 24,5 miljoen. De hoofdmoot van die verlaging, een kleine € 16 miljoen4, wordt veroorzaakt door de verschuiving van de onbenutte belastingcapaciteit naar potentiële weerstandscapaciteit. Deze nieuw voorgestelde berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit en de toevoeging van de potentiële weerstandscapaciteit als verdieping op het begrip ‘weerstandscapaciteit’ sluit naadloos aan op de principes van de Financiële verordening gemeente Hilversum 2022: transparantie, eenvoud, toekomstbestendigheid en voorzichtigheid.

7.3 Potentiële weerstandscapaciteit Naast de beschikbare weerstandscapaciteit zal ook de potentiële weerstandscapaciteit als vast onderdeel in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing worden opgenomen. De potentiële weerstandscapaciteit is niet direct beschikbaar maar geeft aan welke ruimte er is om de beschikbare weerstandscapaciteit te verhogen. Het bestaat uit: 1. De beschikbare weerstandscapaciteit; 2. De onbenutte belastingcapaciteit; 3. De incidentele begrotingsruimte (alleen bij begroting) (zie 7.5.E). Het verhogen van de beschikbare weerstandscapaciteit is ‘één van de knoppen’ waar, onder andere voor grote opgaven, aan gedraaid zou kunnen worden om het weerstandsvermogen te verhogen. De potentiële weerstandscapaciteit zelf is géén onderdeel van de berekening van het weerstandsvermogen. De berekening van het weerstandsvermogen wordt gebaseerd op de beschikbare weerstandscapaciteit van dat moment, niet de potentiële weerstandscapaciteit. Ter illustratie aanvullend op de berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit hierboven ziet de potentiële weerstandscapaciteit (gebaseerd op de feiten zoals bekend in de begroting 2022) er als volgt uit: Potentiële weerstandscapaciteit Beschikbare weerstandscapaciteit Onbenutte belastingcapaciteit Incidentele begrotingsruimte (t.t.v. begroting) Totaal

bedragen x 1.000 o.b.v. begroting 2022 59.797 15.689 1.515 77.001

7.4 Afbakening weerstandsvermogen risico Omdat risicomanagement geen exacte wetenschap is maar draait om beredenering en inschatting, is het van belang af te bakenen wat er wordt verstaan onder een weerstandsvermogen risico. Risico’s zijn alom 3 Zie Programmabegroting 2022 Gemeente Hilversum, hoofdstuk 3.2.3 Beschikbare weerstandscapaciteit, p. 85-86 4 Zie Programmabegroting 2022 Gemeente Hilversum, hoofdstuk 3.2.3 Beschikbare weerstandscapaciteit, p. 85-86: onbenutte

belastingcapaciteit t.w.v. € 15.689.000

12

aanwezig en verbonden met alles dat we doen, maar niet alle risico’s zijn ook wezenlijk van invloed op het weerstandsvermogen. Risico’s die worden opgenomen in het gemeentebrede risicoprofiel (weerstandsvermogen risico’s) aan de hand waarvan de benodigde weerstandscapaciteit wordt berekend, voldoen aan de volgende criteria: 1. Voor de weerstandsvermogen toets worden alleen financiële risico’s (met substantiële financiële gevolgen) opgenomen in het risicoprofiel. 2. Zekere gebeurtenissen vallen buiten de risicosfeer en dienen in de begroting te worden opgenomen. 3. Risico’s lopen niet vooruit op besluitvorming. Er wordt niet gespeculeerd over mogelijke financiële gevolgen van nog te nemen besluiten in de vorm van een weerstandsvermogen risico. Om duidelijker in beeld te kunnen brengen welke risico’s daadwerkelijk strategisch relevant en substantieel van invloed kunnen zijn op onze gemeente en onze ambities, moet er worden uitgezoomd. Voor het weerstandsvermogen wordt de nadruk gelegd op financieel substantiële risico’s. Deze worden afgebakend aan de hand van criteria met betrekking tot het kans percentage in combinatie met de mogelijke financiële gevolgen, zoals uitgewerkt in artikel 39 van het financieel beleid. Ook wordt het onderscheid tussen risico en zekerheid concreter gemaakt.

In de verdere doorontwikkeling en verankering van het risicomanagement in de uitvoering van de organisatie staat het doel van risicobewustzijn en het voeren van risicogesprekken om gesignaleerde risico’s te beheersen centraal: in control zijn.

7.5 Toelichting op afwijken van de richtlijn ‘weerstandscapaciteit Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader 2020 Gemeenten’ Het gemeenschappelijk financieel toezichtkader (GTK) 2020 Gemeenten is uitgewerkt als onderdeel van de Agenda Toekomst van het (interbestuurlijk) Toezicht (ATT) 2018. Risicogericht toezicht is een ontwerpprincipe van het ATT waaraan het GTK, zoals het zelf aangeeft, deels invulling heeft gegeven. Het traject omtrent de ATT en het actieplan dat erop volgend in 2020 is opgesteld, heeft nog verdere uitwerking en vervolgens implementatie te gaan. Hoewel het principe en het belang van risicogericht toezicht ook bij toezichthouders (provincie) wordt ingezien, is deze in de praktijk nog niet vormgegeven. In het verlengde hiervan is ook het begrip, de interpretatie en inzet van risicomanagement en weerstandsvermogen landelijk nog versnipperd, zowel bij toezichthouders (provincies) als bij toezichtontvangers (gemeenten). De intensieve doorontwikkeling van risicomanagement in onze gemeente sinds voorjaar 2020 heeft geleid tot een breder gedragen begrip van risicobewustzijn en weerstandsvermogen. Vanuit de ontwikkelde kennis en ervaring en een kritische blik op begrippen en berekeningsmethodieken zijn verschillende elementen van het weerstandsvermogen, zoals beschikbare weerstandscapaciteit en risico’s, in het financieel beleid 2022 concreet geduid.

Op bepaalde punten resulteert dat in een inhoudelijk overwogen afwijking op de richtlijn van het GTK 2020. De onderbouwing van de punten waarop in het financieel beleid 2022 wordt afgeweken wordt hieronder nader toegelicht. A. Incidentele en structurele weerstandscapaciteit Het GTK 2020 maakt een onderscheid tussen incidentele en structurele weerstandscapaciteit. Zo maakt het ook een onderscheid tussen onvoorzien als incidentele en als structurele post. Bij de begroting 2021 is middels een collegevoorstel besloten géén onderscheid meer te maken tussen incidenteel en structureel, zowel in de benadering van risico’s als van de beschikbare en benodigde weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen is te allen tijde een momentopname gebaseerd op het risicoprofiel en de lopende begroting met aannames over de (nabije) toekomst op basis van de omstandigheden op dat moment. Op het moment dat een risico optreedt, zal 13

het eenmalig (incidenteel) worden opgevangen door de beschikbare weerstandscapaciteit. Een eventueel structureel gevolg dient zo snel mogelijk in de begroting te worden opgenomen. Spreken over een structurele weerstandscapaciteit kan leiden tot een positief vertekend beeld van het weerstandsvermogen. De motivatie om het onderscheid incidenteel en structureel te laten vallen zoals besloten bij de begroting 2021 houdt zodoende stand. B. Potentiële weerstandscapaciteit Het concept potentiële weerstandscapaciteit wordt in de richtlijn van het GTK 2020 niet benoemd. In de richtlijn wordt de onbenutte belastingcapaciteit, welke geen onderdeel mag zijn van de incidentele (oftewel beschikbare) weerstandscapaciteit, gerekend tot structurele weerstandscapaciteit. Het onderscheid incidenteel en structureel is echter geen onderdeel meer van onze methodiek (zie A hierboven) en is zodoende niet overgenomen uit de richtlijn. Omdat de onbenutte belastingcapaciteit wel inzicht geeft in de ruimte die er zou zijn om de weerstandscapaciteit te verhogen, is ervoor gekozen te spreken over potentiële weerstandscapaciteit, welke bestaat uit de beschikbare weerstandscapaciteit, de onbenutte belastingcapaciteit en de incidentele begrotingsruimte ten tijde van de begroting. C.

Ondergrens algemene reserve Een onderdeel van de richtlijn van het GTK 2020 is dat de raad een ondergrens voor de minimale omvang van de algemene reserve bepaalt. Het aanwijzen van een cijfermatige ondergrens kan echter problematisch zijn. In artikel 17 van de Financiële verordening gemeente Hilversum 2022 is bepaald dat de norm voor het weerstandsvermogen minimaal 1,0 is. De algemene reserve is de hoofdmoot van de beschikbare weerstandscapaciteit die dient om het risicoprofiel (de benodigde weerstandscapaciteit) af te dekken. Het risicoprofiel fluctueert echter in omvang omdat het te allen tijde een momentopname is. Op het moment dat er een cijfermatige ondergrens van de algemene reserve zou worden bepaald, zou er een situatie kunnen ontstaan waarin er niet aan artikel 17 van de Financiële verordening kan worden voldaan: op het moment dat het risicoprofiel hoger uitvalt dan een bepaalde ondergrens van de algemene reserve, is het weerstandsvermogen lager dan 1. Om dit conflict te voorkomen, houden we vast aan de gestelde weerstandsvermogen norm van minimaal 1,0 conform de Financiële verordening in verhouding tot de ondergrens van de minimale omvang van de algemene reserve. Die minimale omvang van de algemene reserve wisselt zodoende per meetmoment van het weerstandsvermogen. D.

Prognose jaarrekeningresultaat en saldo lopend begrotingsjaar Deze worden niet benoemd als elementen in de berekening van de weerstandscapaciteit door het GTK. Conform de toelichting in het collegevoorstel van het financieel beleid 2022 zijn deze echter wel van invloed op de algemene reserve, zowel mogelijk positief als negatief. Omdat de beschikbare weerstandscapaciteit bijna volledig bestaat uit de algemene reserve, wordt deze invloed voor de volledigheid van de weerstandsvermogen toets meegenomen. E. Incidentele begrotingsruimte Het GTK rekent de incidentele begrotingsruimte tot incidentele weerstandscapaciteit. Op het moment dat een begroting een positief saldo heeft, zou die begrotingsruimte op dat moment potentieel tot beschikbare weerstandscapaciteit kunnen worden gemaakt. Omdat de raad deze bij behandeling van de begroting nog zou kunnen besluiten in te zetten, kan deze in de weerstandsvermogen toets bij een begroting nog niet tot beschikbare weerstandscapaciteit worden gerekend. Om die reden wordt de incidentele begrotingsruimte ten tijde van de begroting gerekend tot potentiële weerstandscapaciteit in plaats van beschikbare weerstandscapaciteit.

14

F. Stille reserves Stille reserves5 kunnen volgens de richtlijn van het GTK onder voorwaarden tot incidentele weerstandscapaciteit worden gerekend. De stille reserves maken alléén deel uit van de beschikbare weerstandscapaciteit als de betrokken activa op korte termijn (binnen 1 jaar) verkoopbaar zijn, verkoop van de stille reserves niet leidt tot een gat in de gemeentebegroting en verkoop de taakuitoefening van de gemeente niet aantast.

5 De stille reserves zijn de reserves van de gemeente die niet op de balans staan. Stille reserves ontstaan wanneer bezittingen van de gemeente

niet worden geactiveerd of wanneer de reële waarde afwijkt van de waarde die de gemeente in de boeken heeft staan. Stille reserves hebben te maken met activa die te laag (of tegen nul) zijn gewaardeerd.

15

Nota Financieel beleid 2022 Vooruitzien met een blik achterom

Gemeente Hilversum FINANCIËN EN CONTROL november 2021

INHOUD INLEIDING ................................................................................................................................................ 4 Uitgangspunten................................................................................................................................... 4 Wettelijke kaders ................................................................................................................................ 4 Afbakening .......................................................................................................................................... 4 1

2

3

PLANNING- EN CONTROLCYCLUS................................................................................................ 6 Artikel

1. Borging naleving Financiële verordening gemeente Hilversum 2022 (art 2, lid 2a en art 24 FV 2022) en Nota Financieel beleid 2022....................................................................... 6

Artikel

2. Planning (art. 3 FV 2022) ................................................................................................. 6

Artikel

3 Doelmatigheid en doeltreffendheid (art. 2, lid 1 FV 2022) .............................................. 6

Artikel

4 Voorjaarsnota (art. 4, FV 2022) ........................................................................................ 6

Artikel

5 Eindejaarsrapportage (art. 7 FV 2022) ............................................................................. 8

Artikel

6 Tussentijdse informatievoorziening (art. 8, FV 2022) ...................................................... 9

Artikel

7 Financiële afwijking .......................................................................................................... 9

Artikel

8 Circulaires met betrekking tot de algemene uitkering .................................................... 9

Artikel

9 Budgetoverheveling inzake resultaatbestemming (art. 9, FV 2022)................................ 9

AUTORISATIE EN UITVOERING BEGROTING.............................................................................. 10 Artikel

10 Autorisatie (artikel 6. FV 2022) .................................................................................... 10

Artikel

11 Uitvoering begroting (artikel 6. FV 2022)..................................................................... 10

Artikel

12 Nieuwe kansen (artikel 6. FV 2022) ............................................................................. 11

MATERIËLE VASTE ACTIVA ........................................................................................................ 11 Artikel

13 Mandaat investeringen ................................................................................................ 11

Artikel

14 Aanmelden investeringsvoorstellen ............................................................................ 12

Artikel

15 Onderbouwing investering........................................................................................... 12

Artikel 16 Grensbedrag investeringen en verwerking kapitaallasten in de exploitatie (art. 1c en art. 10 FV 2022)................................................................................................................................. 13

4

Artikel

17 Borging en verantwoording investeringen .................................................................. 13

Artikel

18 Afsluiten kredieten ....................................................................................................... 13

Artikel

19 Afschrijvingsmethode (art. 10 lid 2, FV 2022) .............................................................. 14

KOSTENTOEREKENING .............................................................................................................. 14 Artikel

20 Kostentoerekening (art 10, lid 1, FV 2022) .................................................................. 14

Artikel

21 Borging en verantwoording kostentoerekening .......................................................... 14

Artikel

22 Uren verantwoording ................................................................................................... 15

Artikel

23 Bepaling uurtarief directe kosten interne medewerkers............................................. 15

Artikel

24 Bepaling uurtarief directe kosten externe medewerkers (inhuur) .............................. 15

Artikel

25 Voorbereidingskrediet en verantwoording van uren .................................................. 16 2

5

RESERVES .................................................................................................................................. 16 Artikel

26 Reserve ......................................................................................................................... 16

Artikel

27 Algemene reserve ........................................................................................................ 16

Artikel

28 Instellingscriteria reserves (art 11, FV 2022) ............................................................... 17

Artikel

29 Voortgangsrapportages reserves ................................................................................. 17

Artikel

30 Opheffing reserves ....................................................................................................... 17

Artikel

31 Rentetoerekening aan de reserves .............................................................................. 18

6

VOORZIENINGEN ....................................................................................................................... 18 Artikel

32 Voorzieningen .............................................................................................................. 18

Artikel

33 Vorming van voorzieningen ......................................................................................... 18

Artikel

34 Waardering voorziening ............................................................................................... 18

Artikel

35 Voortgangsrapportages voorzieningen........................................................................ 18

7

INTEGRAAL WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOPROFIEL ....................................................... 19 Artikel

36 Weerstandsvermogen .................................................................................................. 19

Artikel

37 Beschikbare weerstandscapaciteit............................................................................... 19

Artikel

38 Benodigde weerstandscapaciteit ................................................................................. 20

Artikel

39 Risico ............................................................................................................................ 20

Artikel

40 Risicoprofiel.................................................................................................................. 20

Artikel

41 Potentiële Weerstandscapaciteit ................................................................................. 20

Artikel

42 Onbenutte Belastingcapaciteit .................................................................................... 21

8

FINANCIËLE ORGANISATIE EN FINANCIEEL BEHEER.................................................................. 21 Artikel

9

43 Inrichting van de financiële organisatie en financieel beheer (art. 21 en 22, FV 2022) .. ........................................................................................................................................... 21

INTERNE CONTROLE .................................................................................................................. 21 Artikel

10

44 Interne controle (art. 23, FV 2022) .............................................................................. 21

INWERKINGTREDING EN OVERGANGSBEPALINGEN................................................................. 21

Artikel

45 Inwerkingtreding en overgangsbepalingen ................................................................. 21

11 BIJLAGE 1: HET MELDEN VAN FINANCIËLE AFWIJKINGEN BINNEN HET DOOR DE RAAD VASTGESTELD BELEID ............................................................................................................................ 23

3

INLEIDING In deze nota zijn de algemene kaders voor het financieel beleid vastgelegd. Deze voorschriften zijn voor een deel procedureel van aard en bepalen bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Het financieel beleid is gericht op het borgen van de financiële continuïteit door optimale randvoorwaarden en transparantie te creëren in het financieel handelen. Om dat te verwezenlijken, wordt optimaal inzicht geven in de financiële positie zodat op de verschillende niveaus van raad, college en organisatie gestuurd wordt op: een efficiënte uitvoering, het gewenste resultaat en de gewenste dienstverlening. Voor de raad en het college gaat het om inzicht en (bij)sturing op hoofdlijnen, voor de organisatie ook om de details. Dit in transparante en eenduidige onderlinge samenhang. De Nota Financieel beleid 2022 is een opdracht van het college aan de ambtelijke organisatie binnen de kaders van de verordening ex art. 212 Gemeentewet (‘financiële verordening’) en overige wettelijke kaders op het gebied van de gemeentelijke financiën. De Nota Financieel beleid is ondergeschikt aan de regels van de verordening, net zoals de verordening ondergeschikt is aan het BBV en het BBV ondergeschikt is aan de Gemeentewet. De hiërarchisch hogere regelgeving is altijd leidend.

UITGANGSPUNTEN De kaders in de Nota Financieel beleid 2022 voldoen aan de door de raad gestelde principes, zijnde: ▪ ▪ ▪ ▪

Transparantie Eenvoud

: optimaal inzicht in de financiën om zo financieel te kunnen sturen; : zo min mogelijk en zo eenvoudige mogelijke afspraken, en zo min mogelijk beleidsdocumenten; Toekomstbestendigheid: zo min mogelijk lasten doorschuiven naar volgende generaties; Voorzichtigheid : besteed gemeenschapsgeld doelmatig en rechtmatig en neem verantwoorde risico’s.

De principes hebben tot doel: inzicht in de onderbouwing en uitputting van uitgaven en inkomsten (transparantie). De toekomstige generaties worden zo min mogelijk geconfronteerd met de lasten waar eerdere generaties van hebben geprofiteerd (toekomstbestendigheid). Te veel regels en regels die moeilijk uitvoerbaar zijn, zijn contraproductief (eenvoud). Als laatste, goed omgaan met de beperkte middelen (gemeenschapsgeld) en over het nemen van verantwoorde risico’s (voorzichtigheid).