Gemeente Hilversum Accountantsverslag 2023 WG (toegevoegd 5 juni 2024)

Accountantsverslag 2023 Gemeente Hilversum

Aan de raad van de gemeente Hilversum Postbus 9900 1201 GM HILVERSUM

Onderwerp Accountantsverslag 2023 Datum 5 juni 2024 Kenmerk 312018008.24.310

Geachte leden van de raad, Wij hebben de controle van de jaarrekening 2023 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van de gemeente Hilversum is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 27 mei 2024 hebben wij onze bevindingen met de concerncontroller en medewerkers CCA besproken en op 29 mei 2024 met de Audit en Rekeningcommissie. Bij de jaarrekening 2023 hebben wij op 5 juni 2024 een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Vanaf 2023 ziet ons oordeel uitsluitend toe op het aspect getrouwheid en niet meer op het aspect rechtmatigheid. De rechtmatigheid is door de gemeente Hilversum zelf gecontroleerd en verantwoord in de rechtmatigheidsverantwoording welke onderdeel is van de jaarrekening 2023. Ons oordeel bij de jaarrekening 2023 ziet daarom ook toe op de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2023. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt.

Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (de was getekend-versie) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V. Was getekend: A. Booij RA ValidSigned door A. Booij RA op 05-06-2024

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact

De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag: Arie Booij

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ....................... 2 2. Financiële positie en resultaat ................................................. 8 3. Bevindingen eindejaarscontrole............................................. 13

Tel: 06 – 1509 2689

4. Interne beheersing ................................................................ 30

Jan Scholten

5. Overige aangelegenheden ..................................................... 34

Tel: 06 – 2832 1383

6. Verplichte tabel SiSa ……………………………………………………………41

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312018008.24.310 - 1

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 10 oktober 2023 (kenmerk 312018008.23.400) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2023. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Hilversum. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2023 voldoende voor de doelstelling van onze controle. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle is verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Nota verwachtingen accountantscontrole 2023, het door de gemeenteraad op 15 november 2023 vastgestelde “Controleprotocol 2023-2026 met geactualiseerd normenkader 2023” en de Regeling Controleprotocol WNT 2023 vallen.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en uw Controleprotocol 2023 2026

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben, sluit aan op het Controleprotocol 2023-2026 met geactualiseerd normenkader 2023, welke is vastgesteld door de gemeenteraad op 15 november 2023. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). In uw controleprotocol heeft u geen lagere marges vastgesteld. De bij onze controle van de jaarrekening 2023toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen derhalve:

Bron: Jaarrekening 2023 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

Onzekerheden

€ 3.720.000

€ 11.160.000

De gemeenteraad heeft in het controleprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 150.000.

312018008.24.310- 2

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2023 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. De onderkende risico’s en aandachtspunten voor 2023 zijn: ▪ ▪ ▪ ▪

▪ ▪ ▪ ▪ ▪

▪ ▪

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

De voortgang van de investeringsplanning en beheersing van investeringskredieten. Grip op de GEM Crailo B.V. en de waardering van uw vordering op de GEM Crailo B.V. in verband met de uitgestelde betalingsverplichting van de GEM. De waardering van uw kapitaalbelang in de Regionale Ontwikkelingsmaatschappij Utrecht. De voortgang en status ontwikkeling grondexploitaties: - Waardering Stationsgebied (in relatie tot de reeds getroffen verliesvoorziening en de bijdrage aan het Mobiliteitsfonds). - Financiële ontwikkeling Anna’s Hoeve. Het beheer van vorderingen, specifiek de belastingvorderingen en vorderingen op cliënten sociale zaken (uitvoering invorderingsbeleid en bepaling voorziening oninbaarheid). De dekking van investeringen in de riolering in relatie tot het saldo van de spaarvoorziening, mede in verband tot de gerealiseerde overbesteding in 2021 en 2022 ten opzichte van het spaarsaldo. De verantwoording en waardering van voorzieningen voor onderhoud aan uw kapitaalgoederen in relatie tot de aanwezigheid van actuele beheerplannen (vanwege schattingselementen en oplopende prijzen). Verlofsparen – ontwikkeling en inschattingen voorziening in 2023.

Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder de afwikkeling van de over boekjaar 2022 gerapporteerde onzekerheden (€ 326.000) rondom de prestatielevering Wmo en Jeugd en de uitkomsten van uw onderzoek naar de levering van zorg in 2023. Naleving van de (Europese) aanbestedingsregels, mede in relatie tot fouten in voorgaande jaren (2022 € 582.000). “ Veronderstelde risico’s” vanuit de voorschriften voor de accountantscontrole. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces en de opbrengstverantwoording. De specifieke aandacht voor deze risico’s is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor de gemeente Hilversum. De voortgang en implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Uw ambities en ontwikkelperspectief van de verbijzonderde interne controle richting een Interne Audit Functie. De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. De follow up rapportages 2022 intern (vanuit VIC) en accountant (managementletter en accountantsverslag). Ontwikkelingen en actualiteiten op IT-gebied. De actualisatie van de (fraude-)risicoanalyse.

312018008.24.310 - 3

Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft het college voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door het college ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘belangrijke bevindingen’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.

Aandachtspunten Raad en Audit- en rekeningcommissie

Op 31 oktober 2023 hebben wij, in een pre-auditmeeting, de focus van de controle 2023 met de Audit- en rekeningcommissie afgestemd. Op basis van de uitkomsten van deze bespreking, de aandachtspunten uit voorgaande controles en de actuele ontwikkelingen zijn de speerpunten voor de uitvoering van onze controle over het jaar 2023 bepaald. Voor het jaar 2023 is, in aanvulling op de hiervoor opgenomen onderwerpen, ons verzocht om specifiek aandacht te besteden aan de volgende onderwerpen en is ingestemd met deze aandachtspunten: ▪ ▪ ▪

De grip op de verbonden partij GEM Crailo B.V., inclusief de beoordeling van de potentiële risico’s en de verwachte resultaatontwikkeling, in relatie tot de waardering van de openstaande vordering. De kwalificatie van het kapitaalbelang in de Regionale Ontwikkelingsmaatschappij Utrecht. De voortgang en risico inschatting met betrekking tot het IHP.

Op een aantal onderwerpen zijn wij reeds in de managementletter teruggekomen (waaronder de GEM Crailo en uw kapitaalbelang in de Regionale Ontwikkelingsmaatschappij Utrecht). In dit accountantsverslag informeren wij u over onze aanvullende bevindingen over bovengenoemde onderwerpen. Met betrekking tot de voortgang en risico inschatting met betrekking tot het IHP hebben wij geen bevindingen die wij in dit accountantsverslag hebben opgenomen.

Uw rechtmatigheidsverantwoording

In de jaarrekening 2023 legt het college voor het eerst verantwoording af over een drietal rechtmatigheidscriteria die niet expliciet blijken uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting, verordeningen en met de bepalingen in de relevante wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het normenkader voor de financiële rechtmatigheid. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 3.725.000.

312018008.24.310 - 4

In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college aan dat zij niet rechtmatig heeft gehandeld. De onrechtmatigheden hebben betrekking op: ▪ ▪

Afwijkingen voorwaardencriterium ad € 3.316.000. Deze bevinding heeft betrekking op inkopen die ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed. Afwijkingen begrotingscriterium € 18.723.000. Dit betreffen afwijken van de geraamde baten en lasten, die niet tijdig aan de raad zijn gemeld en daardoor als onrechtmatig kwalificeren. Op basis van beleid binnen uw gemeente kwalificeert een deel van dit bedrag, € 1.297.000, als acceptabel.

In hoofdstuk 3 gaan wij nader op de rechtmatigheidsverantwoording in.

De baten en lasten, alsmede Op basis van uw Controleprotocol 2023-2026 met geactualiseerd normenkader 2023, door de raad vastgesteld op 15 november 2023, hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente met betrekking tot de specifieke balansmutaties met uitkeringen gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd. Uw gemeente voert 39 regelingen met betrekking tot specifieke betrekking tot specifieke uitkeringen uit. Deze zijn verantwoord via de SiSa-bijlage in uw jaarrekening. uitkeringen zijn rechtmatig Onze conclusie is dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2023.

De jaarrekening voldoet aan het BBV

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van de gemeente Hilversum. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente Hilversum zijn uiteengezet in de jaarstukken in onderdeel 5.2.1 ‘Waarderingsgrondslagen”. In de jaarrekening 2023 heeft zich ten opzichte van 2022 één wijziging voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen. Deze wijziging heeft betrekking op de kaders die van toepassing zijn op de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf het verslagjaar 2023 voor het eerst in de jaarrekening is opgenomen. Verder is geen sprake van wijzigingen in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die van invloed zijn op de baten en lasten en/of de financiële positie van de gemeente Hilversum. Wij hebben het door het college van burgemeester en wethouders toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd.

Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het BBV (Besluit begroting en verantwoording).

312018008.24.310 - 5

Geen geïdentificeerde materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole, resteren er geen van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn derhalve niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring), maar zijn naar onze mening vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de niet materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

Goedkeurende controleverklaring

Wij zijn van oordeel dat de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2023 van de gemeente Hilversum een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van de baten en lasten over 2023 en van het vermogen op 31 december 2023 in overeenstemming met het BBV. Daarnaast zijn wij van mening dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft van de rechtmatigheid van het door haar gevoerde financieel beheer. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de raad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door de voorzitter van de raad en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

312018008.24.310 - 6

2.

Financiële positie en resultaat

312018008.24.310 - 7

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt in absolute zin toe. In relatieve zin is het iets afgenomen

In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten 2023 bedraagt € 4.848.000 voordelig. Per saldo is tussentijds € 695.000 aan de reserves toegevoegd, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2023 € 4.153.000 voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen.

Eigen vermogen (in € 1.000)

2023

2022

2021

2020

2019

Eigen vermogen per 1 januari

87.585

74.878

77.757

80.155

92.350

Tussentijdse resultaatbestemming

695

-/- 5.885

-/- 4.166

Gerealiseerd resultaat (-/- = nadelig)

4.153

18.592

1.587

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

4.848

12.707

-/- 2.579

Rechtstreekse vermogensmutatie

-/- 325

Eigen vermogen per 31 december

92.108

87.585

74.878

-/- 6.928 -/- 11.104 4.229

-/- 1.091

-/- 2.699 -/- 12.195

77.457

80.155

NB: door afronding op € 1.000 kunnen geringe afrondingsverschillen of afwijkingen van de jaarstukken ontstaan.

Het verschil tussen het eigen vermogen per 1 januari en het eigen vermogen per 31 december over het jaar 2023 is € 4.523.000. Dit zou normaliter gelijk moeten zijn aan het gerealiseerde saldo van baten en lasten (€ 4.848.000). Het verschil hiertussen, € 325.000, is veroorzaakt doordat een mutatie uit de resultaatbestemming 2022, rechtstreeks in het eigen vermogen is verwerkt. Bij de bestemming van het resultaat 2022 heeft de raad besloten dat de egalisatiereserve afvalstoffen wordt opgeheven en het resterende saldo van € 122.000 moet worden toegevoegd aan de egalisatie voorziening afvalstoffen. Daarnaast heeft de raad bij het vaststellen 312018008.24.310 - 8

van de jaarrekening 2022 en het bestemmen van het resultaat over 2022, besloten om een extra storting aan de egalisatie voorziening afvalstoffen te doen van € 203.000. De toevoeging van in totaal € 325.000 is rechtstreeks in het eigen vermogen geboekt in plaats van dat dit, in overeenstemming met het Bbv, via het overzicht van baten en lasten is verwerkt. Wij hebben de rechtstreekse vermogensmutatie als fout in ons oordeel meegewogen. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2023 circa 24,2 % van het balanstotaal (2022: circa 24,9 % van het balanstotaal). In absolute zin is het vermogen toegenomen, in relatieve zin is het vermogen iets afgenomen. De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de stortingen in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. In de toelichting op balans (paragraaf 5.2.5) bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening alsmede in het onderdeel Staat van reserves (paragraaf 5.4) geeft het college een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2023 Wij verwijzen u naar deze toelichting.

Resultaat 2023 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente Hilversum ook het gerealiseerd resultaat. Dit is het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit de in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in reserves, dan wel onttrekkingen aan reserves, vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: Exploitatieresultaat (in € 1.000) Totale baten

365.981

Totale lasten

361.133

Gerealiseerde saldo van baten en lasten (voordelig)

4.848

Af: stortingen in reserves

11.108

Bij: onttrekkingen aan reserves

10.413

Saldo mutaties reserves

-/- 695

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

4.153

NB: door afronding op € 1.000 kunnen geringe afrondingsverschillen of afwijkingen van de jaarstukken ontstaan.

De exploitatie over 2023 laat een voordelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 4.848.000 zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) saldo van € 3.790.000 voordelig. Het werkelijke gerealiseerde resultaat valt derhalve voor een bedrag van

312018008.24.310 - 9

€ 1.058.000 voordeliger uit. Het gerealiseerde voordelig resultaat ad € 4.153.000 is afzonderlijk op de balans opgenomen onder het eigen vermogen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u hiervoor naar hoofdstuk 4.2. Voor de verschillenanalyse verwijzen wij u tevens naar de toelichting op de programmaverantwoording (onderdeel “Financiële analyse”) waarin per thema de belangrijkste verschillen nader zijn geanalyseerd. Het voordelige resultaat 2023 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is in hoofdstuk 4.3 inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.

Het college van burgemeester en wethouders kwalificeert het weerstandsvermogen als uitstekend om de onderkende risico’s af te kunnen dekken

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit (voor de samenstelling, zie de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing) heeft het college bepaald op € 72,9 miljoen. In 2022 bedroeg deze € 75,6 miljoen. De beschikbare weerstandscapaciteit is derhalve gedaald ten opzichte van 2022. De daling wordt vooral veroorzaakt doordat het positieve rekeningresultaat over 2023 van € 4,2 miljoen aanzienlijk lager is dan het positieve rekeningresultaat over 2022 van € 18,6 miljoen. Met de inwerkingtreding van de Nota Financieel Beleid 2022 worden bestemmingsreserves ad € 19,2 miljoen (2022: € 12,1 miljoen) en de onbenutte belastingcapaciteit overigens niet meer in meegerekend. Daarnaast geeft het college in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing inzicht in de “potentiële” (beschikbare) weerstandscapaciteit. Hierbij geeft het college aan dat de potentiële weerstandscapaciteit niet direct beschikbaar is, maar dat deze wel inzicht geeft in de ruimte die er is om de beschikbare weerstandscapaciteit te verhogen. Dit kan van belang zijn om u te ondersteunen bij het maken van toekomstige keuzes waarbij sprake kan zijn van grote financiële risico’s.

Naar onze mening draagt dit bij aan de kwalitatieve en kwantitatieve beoordeling van uw financiële speelruimte en risicoprofiel op financieel-strategisch gebied. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing heeft het college een opsomming gegeven van ingeschatte risico’s. In Hoofdstuk 6.2 van de jaarstukken worden deze inhoudelijk verder uitgewerkt. De onderkende risico’s cumuleren voor 2023 tot een bedrag van € 5,1 miljoen (2022: € 5,8 miljoen). Ten opzichte van 2022 is sprake van een daling van de gekwantificeerde risico’s. De inventarisatie van risico’s geeft een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, om zo de benodigde weerstandscapaciteit te bepalen. Daarbij wordt een inzicht gegeven in de (naar de inschatting van het college)

312018008.24.310 - 10

belangrijkste risico’s voor uw gemeente. Ook zijn de aan deze risico’s gekoppelde beheersingsmaatregelen opgenomen en wordt een inhoudelijke toelichting gegeven op nieuw gedefinieerde en gewijzigde risico’s in de top van grootste risico’s. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing en hoofdstuk 6.2 zijn de toelichting op het risicoprofiel, de top 10 risico's en de ontwikkelingen in het risicoprofiel opgenomen. De doorontwikkeling van het risicomanagement in de gemeente is vanaf het 2020 geïntensiveerd. Om de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing compacter en leesbaarder te maken, is meer op hoofdlijnen in deze paragraaf gerapporteerd en zijn gedetailleerdere risico’s in een bijlage (hoofdstuk 6.2 van de jaarstukken) opgenomen. De focus van risicomanagement binnen de gemeente is daarmee verschoven van de details van individuele risico’s naar een overkoepelende blik op en analyse van het risicoprofiel. Dit maakt de ingezette ontwikkeling van risico-inventarisatie naar strategisch risicomanagement transparanter. Ten behoeve van de jaarstukken 2023 heeft het college ingeschat dat, op basis van de geactualiseerde risicoanalyse, het benodigde weerstandsvermogen € 5,1 miljoen bedraagt (kwantificering van het optreden van de meest waarschijnlijke risico’s).

Ten opzichte van de beschikbare weerstandscapaciteit (deze is door het college vastgesteld op € 72,9 miljoen) kwalificeert het college het weerstandsvermogen in de jaarstukken 2023 als “uitstekend”. Voor meer gedetailleerde informatie over uw weerstandspositie, de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan verwijzen wij u naar de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing en hoofdstuk 6.2 van uw jaarstukken 2023. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

312018008.24.310 - 11

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312018008.24.310 - 12

3. Bevindingen eindejaarscontrole Rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening

Tot en met het boekjaar 2022 hebben wij als accountant een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening gegeven. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf het jaar 2023 is dit gewijzigd en geven wij uitsluitend nog een getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening. Het college neemt vanaf 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening en verantwoordt zich daarmee over de rechtmatigheid van het gevoerde financieel beheer. Omdat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening wordt opgenomen, valt deze ook onder ons getrouwheidsoordeel. Welke kaders gelden voor uw rechtmatigheidsverantwoording? Verantwoordings- en rapporteringsgrens Met het vaststellen van het addendum bij de financiële verordening op 15 november 2023 heeft uw raad in artikel 24 lid 1 resp. lid 2 de verantwoordings- en rapporteringsgrens vastgesteld. De verantwoordingsgrens is daarbij vastgesteld op 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Voor 2023 is dat een bedrag van (afgerond) € 3.725.000. De rapportagegrens (wanneer geconstateerde afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering moeten worden toegelicht) is vastgesteld op € 150.000.

Wanneer fouten en onduidelijkheden de verantwoordingsgrens niet overschrijden, is – in materiële zin - sprake van rechtmatig handelen door het college en zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand gekomen. Wanneer fouten en onduidelijkheden de verantwoordingsgrens wel overschrijden, dan worden deze in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. De rapporteringsgrens bepaalt de diepgang van de toelichting van het college in de paragraaf bedrijfsvoering. Normenkader Het college heeft het van toepassing zijnde normenkader in kaart gebracht. Dit normenkader is door uw raad vastgesteld op 15 november 2023. Het normenkader is van belang voor de interne controle (en verantwoording) met betrekking tot de drie rechtmatigheidscriteria die van belang zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording. Hierop gaan wij hierna in. Begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten, laste en balansmutaties, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt hiervoor is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft.

In de begroting zijn de bedragen 3120218008.24.310 - 13

voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting. In beginsel gelden voor de evaluatie van begrotingsafwijkingen de volgende criteria: 1. 2. 3. 4.

5.

Overschrijdingen van lasten op programma's (of indien van toepassing een ander door de raad vastgesteld autorisatieniveau) zijn onrechtmatig; Overschrijdingen op investeringsbudgetten (kredieten) zijn onrechtmatig; Ongeautoriseerde reservemutaties (wat overigens ook getrouwheidsfouten zijn die in de jaarrekening kunnen worden aangepast) zijn onrechtmatig; Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld (dit hangt af van de intern vastgelegde spelregels in bijvoorbeeld de financiële verordening art. 212 Gemeentewet over de planning & controlcyclus, budgetafwijkingen, budgetoverheveling etc.) zijn onrechtmatig; Onderschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) van afgesloten kredieten, die niet tijdig zijn gemeld aan de raad, zijn onrechtmatig.

Bij categorie 4 en 5 hoeft het overigens niet zo te zijn dat alle afwijkingen onrechtmatig zijn. Wanneer u bijvoorbeeld in uw beleid heeft geregeld dat afwijkingen kleiner dan een bepaald bedrag op een vooraf gedefinieerd autorisatieniveau niet tussentijds gemeld hoeven te worden, dan tellen deze afwijkingen niet mee bij het bepalen van de begrotingsafwijkingen. De raad en het college kunnen dus nadere afspraken maken in welke situatie lastenoverschrijdingen onrechtmatig maar acceptabel zijn (lastenoverschrijdingen zijn en blijven onrechtmatig, maar zijn onder voorwaarden acceptabel wat betekent dat het college deze niet hoeft toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering). In artikel 26 van het addendum bij de financiële verordening zijn hiervoor de volgende bepalingen opgenomen: ▪

▪

▪

Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag over de gehele looptijd. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd (artikel 26 lid 3); en Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties (artikel 26 lid 4): a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage . Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

312018008.24.310 - 14

▪

In het normenkader is opgenomen welke van deze afwijkingen als acceptabel en niet acceptabel worden aangemerkt. In de jaarstukken worden de afwijkingen in bedrijfsvoeringsparagraaf toegelicht op grond van het normenkader en geconcludeerd welke afwijkingen, met in achtneming van de door de gemeenteraad vastgestelde verantwoordingsgrens in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen (artikel 9 lid 4).

Voorwaardencriterium Uw gemeente stelt via de financiële verordening en/of onderliggende nota’s kaders vast die van invloed zijn op verslaggeving. Het gaat hier om de invulling van de ruimte die het Bbv geeft voor eigen kaders. Denk hierbij aan grenzen voor het activeren van investeringen, afschrijvingstermijnen, omgang met reserves en voorzieningen en dergelijke. Het voorwaardencriterium schrijft voor dat financiële handelingen alleen mogen plaatsvinden onder de voorwaarden zoals opgenomen in de wet of in een verordening en heeft betrekking op de eisen die worden gesteld aan de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen c.q. voorwaarden zijn afkomstig uit de relevante wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader, en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. In artikel 25 lid 2 van uw financiële verordening is bepaald dat het college het normenkader jaarlijks ter vaststelling aan de raad aanbiedt en dat het college het normenkader operationaliseren in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing. Uw raad heeft op 15 november 2023 het normenkader vastgesteld. In tegenstelling tot voorgaande jaren is daarbij geen beperking aangebracht tot de aspecten recht, hoogte en duur.

Misbruik en oneigenlijk gebruik Het is aan de organisatie om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik te voorkomen. Op basis van de eisen in de wet- en regelgeving zal een vertaling plaats vinden naar de opzet van de interne organisatie. Toelichting in paragraaf bedrijfsvoering In artikel 24 lid 3 van de financiële verordening is opgenomen dat in de paragraaf bedrijfsvoering geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 150.000 nader moeten worden toegelicht. Uw rechtmatigheidsverantwoording 2023 De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening op blz. 330 en verder. Wij hebben vastgesteld dat deze voldoet aan het voorgeschreven model. Uit de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat het college niet rechtmatig gehandeld heeft, omdat de totale rechtmatigheidsafwijkingen € 22.039.000 bedragen. Deze afwijking is als volgt bepaald:

312018008.24.310 - 15

Totaal begrotingsonrechtmatigheden € 18.723.000 waarvan € 1.297.000 als acceptabel kwalificeert De totale begrotingsonrechtmatigheid, inclusief het deel wat als “acceptabel” kwalificeert, is als volgt bepaald: 1.

Overschrijdingen van lasten op programma's

€ 1.070.000

2.

Overschrijdingen op investeringsbudgetten

€ 227.000

3.

Ongeautoriseerde reservemutaties

4.

Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld

€ 14.957.000

5.

Onderschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) van afgesloten kredieten, die niet tijdig zijn gemeld aan de raad

€ 2.469.000

€0

Totaal begrotingsafwijkingen Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1, 2 en 3) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid.

€ 18.723.000 € 1.297.000

Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden welke als “niet acceptabel” kwalificeert.

€ 17.426.000

Zie voor een nadere toelichting ook de paragraaf bedrijfsvoering. De afwijking op het begrotingscriterium is omvangrijk, omdat in uw beleid is bepaald dat overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten en onderschrijdingen op investeringskredieten onrechtmatig zijn, wanneer deze niet tijdig aan de raad gemeld zijn. Omdat deze afwijkingen niet eerder door het college aan uw raad gemeld zijn, heeft het college deze als onrechtmatig gekwalificeerd. Ons advies, zie ook verderop in dit onderdeel, is hier duidelijke afspraken over te maken. Afwijkingen voorwaardencriterium € 3.316.000 Wij hebben vastgesteld dat het college het normenkader heeft toegepast om tot de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichtingen in de paragraaf bedrijfsvoering te komen. Bij de interne controle is vastgesteld dat voor een bedrag van € 3.316.000 niet is voldaan aan de voorwaarden voor Europese aanbestedingen.

312018008.24.310 - 16

Bevindingen M&O-criterium Vanuit zowel de interne controlewerkzaamheden (vanuit onder andere de verbijzonderde interne controles) als onze controlewerkzaamheden zijn geen indicaties gebleken dat sprake is geweest van misbruik dan wel oneigenlijk gebruik. Ons oordeel bij uw rechtmatigheidsverantwoording Op basis van onze toetsing aan de wettelijke voorschriften inzake de rechtmatigheidsverantwoording en de kaderstelling door de raad hebben wij vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouw beeld geeft. De jaarrekening (rechtmatigheidsverantwoording) en het jaarverslag (paragraaf bedrijfsvoering) bevatten alle voorgeschreven informatie. Alle verplichte onderdelen zijn toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Welke adviezen geven wij u mee voor 2024 en verder? Naar aanleiding van de controle van de rechtmatigheidsverantwoording 2023, willen wij u voor 2024 en verder de volgende adviezen meegeven: ▪

▪ ▪

▪

Belangrijke kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn nu vastgelegd in (het addendum bij) de financiële verordening. Evalueer naar aanleiding van de rechtmatigheidsverantwoording 2023, of u deze kaders in de komende jaren toe wilt blijven passen, of dat u deze juist jaarlijks wilt bepalen en vaststellen. Nu is bijvoorbeeld geregeld dat de verantwoordingsgrens 1% van de lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves bedraagt en dat de rapporteringsgrens € 150.000 is. Ook is geen beperking in de reikwijdte van het voorwaardencriterium aangebracht. In voorgaande jaren was dat wel het geval en waren uitsluitend de aspecten recht, hoogte en duur van toepassing. Nu zijn feitelijk ook de aspecten doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen en bevoegdheden van toepassing. Wanneer u hier jaarlijks andere keuzes in wilt maken, zouden bijvoorbeeld de stellige bepalingen uit de financiële verordening, inclusief addendum, losgelaten moeten worden en zou bijvoorbeeld bepaald kunnen worden dat uw raad deze kaders jaarlijks vaststelt. Overleg in welke mate de criteria die nu gelden om begrotingsafwijkingen als acceptabel te kwalificeren, voldoende duidelijk en passend zijn voor uw organisatie en stel deze, wanneer u dat nodig acht, bij.

Overleg of u spelregels wilt afspreken met het college waaruit blijkt dat begrotingsafwijkingen zoals onderschrijdingen van de lasten, over- en onderschrijdingen van de baten en onderschrijdingen op investeringskredieten, als acceptabel kunnen kwalificeren en bepaal welk moment u acceptabel vind voor wat betreft het tijdig melden van de hiervoor genoemde afwijkingen. Wanneer u hier tot andere inzichten komt, dienen deze uiteraard vastgelegd en vastgesteld te worden. Door het uitvoeren van (gegevensgerichte) verbijzonderde interne controles (VIC) worden het college en de raad (via de auditcommissie) nu geïnformeerd over de kwaliteit van de interne beheersing. Deze VIC is naar onze mening van een goed niveau. Om de VIC nog meer als stuurinstrument te kunnen gebruiken is het van belang dat het opstellen van het intern controleplan en de uitvoering daarvan tijdig plaatsvinden. Wellicht ten overvloede willen wij vermelden dat het interne

312018008.24.310 - 17

controleplan, op basis van artikel 23 uit uw financiële verordening, ook gericht moet zijn op de controle van de getrouwheid van het financieel beheer. Stel ruimschoots voordat de jaarrekeningcontrole gaat starten, een integrale rapportage van de interne controle uitkomsten op. Deze dient immers als onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording. De rapportage zal vooral in moeten gaan op het voorwaardencriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium. Het begrotingscriterium komt vooral naar voren wanneer de jaarrekeningcijfers bekend zijn.

Bewaak het ambitieniveau van uw investeringsplanning

In de jaarstukken is, in onderdeel 5.3.1. het “Overzicht investeringskredieten” opgenomen. Uit dit overzicht blijkt dat sprake is van 158 kredieten, waarvoor in totaal € 183,3 miljoen beschikbaar in gesteld in de periode 2015 tot en met heden. Per krediet is aangegeven wat de bestedingsruimte nog is (restant krediet c.q. overschrijding), of het krediet in 2023 wordt afgesloten of dat het (restant) krediet wordt overgeheveld naar 2024. Van de lopende kredieten (totaal € 183,3 miljoen beschikbaar gesteld) is aangegeven wat de cumulatieve bestedingen zijn. Dat is, tot en met 31 december 2023, in totaal € 57,4 miljoen, wat dus betekent dat er voor een bedrag van € 125,9 miljoen nog niet is besteed. Ons valt op dat bij 50 beschikbaar gestelde kredieten (totaal € 40,1 miljoen beschikbaar gesteld) nog geen bestedingen zijn geweest. Daarnaast is sprake van 5 kredieten zonder raming, waarbij wel bestedingen zijn geweest (€ 18.000). Bij 18 kredieten is sprake van een overschrijding voor een totaalbedrag van € 922.000. Hierbij dient vermeld te worden dat in meerdere gevallen hier baten, zoals bijvoorbeeld subsidies tegenover staan, of dat deze kredieten nog lopen en u middels de reguliere P&C-documenten over de voortgang geïnformeerd wordt. Uit het overzicht kredieten blijkt tevens dat voorgesteld wordt om bij het vaststellen van de jaarrekening 28 kredieten af te sluiten.

De overige 130 kredieten lopen door in 2024 en latere jaren. Zoals hiervoor aangegeven, lopen de kredieten vanaf 2015. In de afgelopen jaren hebben de geraamde kapitaallasten dan ook op uw begroting gedrukt. In de jaarrekening komen deze overigens pas naar voren, wanneer een krediet gerealiseerd is. Met het overzicht investeringskredieten krijgt u goed zicht op de financiële voortgang van de investeringen. Wat daarbij van belang is, is dat voldoende rekening wordt gehouden met mogelijke effecten van vertraging in de uitvoering en de impact daarvan op de ingeschatte kosten. Niet elk krediet komt namelijk overeenkomstig uw planning in uitvoering en momenteel is nog steeds sprake van stijgingen van kosten om bepaalde investeringen te realiseren. Wanneer een investering later in uitvoering komt, kan het voorkomen dat het initieel geraamde krediet niet meer toereikend is. Wij adviseren u hier alert op te blijven. Op basis van onze beoordeling van de staat van kredieten stellen wij vast dat sprake lijkt te zijn van een zekere mate van “planningsoptimisme” waarbij de (politieke) ambities en de ambtelijke (beschikbare) capaciteit niet op elkaar aansluiten. Een aantal kredieten staat al langere tijd open en hebben vooralsnog een grote onderbesteding. Dit is al enkele jaren achtereen het geval. Het lang open laten staan maakt de beheersing van uw investeringskredieten lastig.

Binnen uw gemeente wordt overigens de lijn gehanteerd dat het gehele krediet bij aanvang van de investering beschikbaar wordt gesteld. Deze methode leidt dan dus vanzelf tot

312018008.24.310 - 18

oplopende saldi van openstaande kredieten, wanneer het ambitieniveau en de beschikbare ambtelijke capaciteit niet voldoende op elkaar zijn afgestemd. Daarnaast is het de vraag of, gelet op het lang open staan van kredieten en de voortgang van de realisatie, uw investeringsplanning (en daarmee de begroting) reëel is. Het stelselmatig niet realiseren van kredieten kan betekenen dat niet alleen uw planning niet gerealiseerd wordt, maar dat ook in uw meerjarenbegroting (mogelijk) al rekening gehouden wordt met kapitaallasten voor de geplande investeringen. In dat geval heeft dit effect op de bestedingsruimte in uw begroting. Wij adviseren u om de realisatie van uw investeringsplanning mee te wegen in het vaststellen van toekomstige investeringsplannen. Daarnaast adviseren wij u om de impact op uw meerjarenbegroting in beeld te brengen van het later realiseren van investeringen dan u aanvankelijk heeft gepland. Daarbij is het van belang om uit te gaan van een haalbaar en realistisch alternatief.

Spaarvoorziening riolering ingezet ter dekking van gerealiseerde investering in de riolering. Ultimo 2023 resteert een saldo

Jaarlijks wordt gespaard om de kosten van gerealiseerde investeringen in de riolering te kunnen dekken. Het resultaat hiervan is dat investeringen uit het Gemeentelijk Watermanagementplan Hilversum 2021-2026 (daarvoor het Gemeentelijk rioleringsplan, GRP) niet geactiveerd worden en de kapitaallasten (positief effect op tarief) lager zijn. Uiteindelijk is het de bedoeling dat een “ideaalcomplex” ontstaat, waarbij de jaarlijkse investeringsuitgaven en het spaarbedrag aan elkaar gelijk zijn. Omdat de dotatie aan de voorziening in 2022 niet voldoende was om de investeringen die in 2022 zijn gedaan, geheel af te boeken, heeft in 2022 activering van een bedrag van € 1.240.000 plaatsgevonden. Van dit bedrag voldoen investeringen voor een bedrag van € 773.000 aan de criteria om afgeboekt te worden ten laste van de voorziening. Dit bedrag is in 2023 afgeboekt uit het spaarbedrag ad € 4.458.000 wat in 2023 aan de voorziening is toegevoegd. Samen met een storting vanuit het resultaat 2022 ad € 180.000 was in totaal een bedrag van € 4.638.000 beschikbaar ter dekking van de investeringsuitgaven. De totale investeringsuitgaven die aan riolering in 2023 zijn gedaan en voldoen aan de criteria om afgeboekt te worden, bedragen € 2.200.000.

Omdat de totale bestedingen ten laste van de voorziening in 2023 lager zijn geweest dan het bedrag wat aan beschikbare middelen beschikbaar is, heeft de spaarvoorziening riolering ultimo 2023 een saldo van € 1.665.000. Hieronder geven wij dit schematisch weer: Toevoeging aan de voorziening Storting vanuit resultaat 2022 Totaal beschikbaar ter dekking van investeringsuitgaven in 2023 Afboeking geactiveerde kosten 2022 Investeringen riolering 2023 Totale investeringsuitgaven Beschikbaar in de voorziening

€ 4.458.000 € 180.000 € 4.638.000 € 773.000 € 2.200.000 € 2.973.000 € 1.665.000

Het saldo in de voorziening wat ultimo 2023 resteert, zal naar verwachting van het college nodig zijn om uitgaven op de in 2024 en latere jaren lopende kredieten voor riolering, af te kunnen boeken.

312018008.24.310 - 19

Wij adviseren u, mede in verband met het hiervoor genoemde ideaalcomplex, om de realisatie van de investeringsplannen in uw rioolstelsel te monitoren. Het later realiseren van investeringen heeft direct gevolg voor de gerealiseerde kosten en daarmee ook, omdat deze doorwerken in de spaarcomponent waarmee u in uw tarief rekening houdt, op de (noodzakelijke) toevoeging aan de voorziening.

Blijf de waardering van uw kapitaalbelang in de Regionale Ontwikkelingsmaatschappij Utrecht volgen

Ultimo 2023 is uw kapitaalbelang in de Regionale Ontwikkelingsmaatschappij Utrecht (ROM) gewaardeerd op € 2.000.000. Dit bedrag is gelijk aan de kapitaalstorting die u tot op heden heeft gedaan. De activiteiten van ROM en haar groepsmaatschappijen bestaan voornamelijk uit het stimuleren van de economische ontwikkeling in de regio Utrecht en hiermee het versterken van de positie en de internationale concurrentiekracht van Utrecht en Nederland. De ROM investeert in vernieuwende en snelgroeiende bedrijven, adviseert buitenlandse ondernemingen bij het vestigen in Utrecht en organiseert de samenwerking tussen innovatieve ondernemers, kennisinstellingen en de overheid. De ROM moet uiteindelijk revolverend zijn, maar laat in de eerste jaren verliezen laten zien als gevolg van (beheers)kosten en waardeverminderingen van initiële investeringen. Het aandeel van de gemeente Hilversum in de ROM is 4%. Bij het opstellen van de jaarrekening heeft het college vastgesteld dat de huidige waardering ad € 2.000.000 aanvaardbaar is en dat geen sprake is van een noodzaak tot afwaarderen. Deze conclusie is gebaseerd op de laatst gepubliceerde jaarrekening (2022) en tussentijdse cijfers over 2023, omdat de jaarrekening 2023 van de ROM nog niet beschikbaar is, en afstemmingen met andere aandeelhouders. Voor de jaarrekening 2023 voldoet deze inschatting ter onderbouwing van de waardering.

Wat ons opvalt is dat de waardering met name vanuit de afdeling CCA is onderbouwd terwijl een nadrukkelijkere rol en eigenaarschap voor de 1e en 2e lijn logischer zou zijn. Wij adviseren u voor 2024 en verder de beoordeling van de waardering dan ook op die plek neer te leggen en CCA een meer toetsende rol daarop uit te laten voeren. Naar mate de tijd vordert zal er mogelijk meer gebruik gemaakt gaan worden van het investeringspotentieel van de ROM. Daarmee zouden de financiële risico’s groter kunnen worden. Om daar grip op te houden adviseren wij u om binnen uw gemeente te borgen dat u regelmatiger geïnformeerd wordt over de kansen en risico’s die u loopt. Dit zou wat ons betreft met een afzonderlijke raadsinformatiebrief of de reguliere P&Cdocumenten kunnen.

Vordering inzake overdracht In 2020 zijn de gronden Crailo verkocht en ook geleverd aan de GEM Crailo B.V. Bij de transacties is een uitgestelde betaling overeengekomen, op basis waarvan de GEM Crailo BV de koopsom pas in de toekomst (uiterlijk 31 december 2029) hoeft te gronden Crailo nominaal voldoen. Omdat de looptijd van deze vordering langer dan één jaar is, is de vordering van € 16,1 miljoen op de GEM Crailo BV onder gewaardeerd de Financiële vaste activa verantwoord. Bij het opstellen van de jaarrekening 2023 heeft het college ingeschat dat vooralsnog sprake is van een volwaardige vordering, omdat de meest actuele grondexploitatie Crailo (per 1-1-2023) een positief resultaat van € 5,9 miljoen (netto contante waarde) toont. Vorig jaar was deze € 5,7 miljoen positief en uit de kasstroomprognose blijkt dat er naar verwachting in de toekomst voldoende middelen bij de GEM Crailo aanwezig zullen zijn, waarmee zij haar schuld aan u kan voldoen. Bij de beoordeling van de 312018008.24.310 - 20

waardering van uw openstaande vordering heeft het college vooral gebruik gemaakt van retrospectieve informatie, zoals de jaarrekening over 2023 en kwartaalrapportages van de GEM Crailo B.V.. Voor de beoordeling van de waardering van uw vordering vinden wij het van belang dat ook toekomstgerichte informatie, zoals resultaatprognoses en eventuele planwijzigingen in uw beoordeling worden meegewogen, maar ook om – op hoofdlijnen – scenario’s door te rekenen met eigen ervaringscijfers van eigen grondexploitaties. Wij adviseren u om de financiële ontwikkelingen van de grondexploitatie Crailo te blijven volgen en op basis van die uitkomsten de volwaardigheid van de vordering continue te blijven beoordelen. Naar onze mening past daar een meer kritische rol vanuit projectcontrol bij waar zichtbaar wordt gemonitord (en gedocumenteerd) en gereageerd wordt op de ontwikkelingen. Overigens hebben wij vernomen dat uw raad in maart 2024 is geïnformeerd over de voortgang van de grondexploitatie Crailo en ook de jaarrekening van de GEM Crailo B.V. heeft kunnen inzien. Dit vinden wij een goede ontwikkeling.

Uw grondexploitaties zijn geactualiseerd

De boekwaarde van het onderhanden werk is in 2023 per saldo met € 2.665.000 afgenomen tot € 3.570.000 positief. Een positieve boekwaarde betekent dat sprake is (geweest) van kosten die hoger zijn geweest dan de gerealiseerde opbrengsten. De ontwikkeling van de boekwaarde per complex is als volgt: 1-1-2023

31-12-2023

Anna’s Hoeve Stationsplein

1.761.000 4.474.000

-/- 1.959.000 5.529.000

Totaal

6.235.000

3.570.000

De waardering van elke grondexploitatie afzonderlijk, is afhankelijk van het verwachte exploitatieresultaat. Deze worden jaarlijks door het college geactualiseerd. Wanneer sprake is van een, naar verwachting, winstgevende exploitatie, dan behoeft geen voorziening getroffen te worden. Is het verwachte resultaat naar verwachting nadelig, dan moet een voorziening worden herzien (bij lopende exploitaties waar eerder al een nadelig resultaat werd ingeschat door het college) of gevormd (nieuwe exploitaties). De voorzieningen worden (conform BBV) in mindering gebracht op de boekwaarde van de grondexploitaties. Bij de exploitatie Stationsplein heeft het college ingeschat dat mogelijk sprake is van een verwacht nadelig resultaat, en is derhalve een voorziening getroffen. Deze is per 31-12 2023 door het college ingeschat op € 2.875.000 en in mindering op de boekwaarde gebracht, zodat de balanswaarde van het complex Stationsplein € 2.654.000 bedraagt. In de paragraaf Grondbeleid en in toelichting op de balans geeft het college per lopende exploitatie inzicht in de mutaties 2023. Wij verwijzen u daarnaar. De belangrijkste bevindingen en adviezen die wij u mee willen geven zijn: Anna’s Hoeve In 2023 zijn de laatste verkopen (€ 6.370.000) in Anna’s Hoeve gerealiseerd. Het college verwacht dat de exploitatie in 2025 kan worden afgesloten. Dat is onveranderd ten opzichte van vorig jaar.

De nog te maken kosten zijn ingeschat op € 1.327.000. Omdat de 312018008.24.310 - 21

resterende periode waarin deze kosten gemaakt zullen worden relatief kort is (2 jaar) en er ook voor een deel verplichtingen zijn aangegaan, neemt de schattingsonzekerheid af en wordt de restprognose steeds betrouwbaarder. Gelet op de huidige boekwaarde van € 1.959.000 resteert, onder aftrek van de nog te maken kosten, er dan nog een te realiseren winst van € 632.000. Op basis van de voortgang is ultimo 2023 in totaal € 18.981.000 aan tussentijdse winst gerealiseerd. Tot en met 2022 was hiervan reeds € 16.737.000 genomen, zodat de tussentijdse winst 2023 € 2.244.000 bedraagt. De totale verwachte winst bedraagt € 19,6 miljoen. Wij adviseren u erop toe te zien dat de exploitatie van Anna’s Hoeve in 2025 afgerond zal zijn. Stationsplein In 2023 zijn de activiteiten, en daarmee ook de financiële gevolgen, relatief beperkt gebleven. Er is voor een bedrag van € 1.055.000 aan kosten gemaakt en er zijn geen opbrengsten gerealiseerd. De belangrijkste reden van de beperkte activiteiten is omdat het bestemmingsplan voor het plangebied in 2023 nog niet onherroepelijk is geworden. Bij de actualisatie van de grondexploitatie heeft het college enkele aanpassingen doorgevoerd in de planning van de bouwblokken en heeft zij ingeschat dat de periode van de verkoop van de gronden enigszins anders wordt.

De actualisatie van de grondexploitatie heeft tot gevolg dat het verwachte resultaat minder nadelig wordt en een bedrag van € 76.000 kon vrijvallen uit de getroffen verliesvoorziening. Naar verwachting van het college zal de exploitatie in 2029 afgerond kunnen zijn. Dit is onveranderd ten opzichte van vorig jaar. Zowel de nog te maken kosten alsnog te realiseren opbrengsten zijn omvangrijk en worden in de komende jaren gerealiseerd. Naarmate de periode langer is waarop de inschatting van nog te maken kosten en nog te realiseren opbrengsten gebaseerd is, kan de schattingsonzekerheid toenemen. Wij adviseren u de realisatie van de kosten- en opbrengsten en de inschatting van de restramingen die daarbij horen, goed te blijven volgen. Deze zijn immers van invloed op het uiteindelijke resultaat en de vraag of de thans ingeschatte voorziening juist gewaardeerd is. In de afgelopen jaren heeft het college het invorderingsbeleid geïntensiveerd. Daarmee is een beter beeld gekregen van de Stel vast of de volwaardigheid van de openstaande vorderingen.

Het openstaand saldo over 2021 tot en met 2023 kan als volgt gespecificeerd uitgangspunten bij het worden: bepalen van de voorziening dubieuze (bedragen x € 1.000) 2023 2022 2021 belastingdebiteuren nog Openstaande vorderingen € 3.742 € 5.553 € 4.760 valide zijn Voorziening voor oninbaarheid € 686 18,3% € 951 17,1% € 864 18,2% Balanswaarde vorderingen

€ 3.056

€ 4.602

€ 3.896

De balanswaarde is afgenomen omdat de belastingaanslagen over 2022 later zijn opgelegd dan voorgaande jaren. In 2023 is dat weer volgens gebruikelijke termijnen gegaan. Omdat veel belastingplichtigen hun aanslag in termijnen voldoen, is het dan ook 312018008.24.310 - 22

logisch dat het saldo is afgenomen. Het verscherpte debiteurenbeheer heeft tot gevolg gehad dat het college een beter inzicht in de volwaardigheid van de openstaande vorderingen heeft. De voorziening die het college heeft getroffen, is gebaseerd op enerzijds de ouderdom van de vorderingen en anderzijds op ervaringscijfers voor de oninbaarheid van de vorderingen. Voor 2023 is de voorziening als volgt bepaald:

Ouderdom vorderingen > 5 jaar 4 - 5 jaar 3 - 4 jaar 2 - 3 jaar 1 - 2 jaar 6 - 12 mnd. < 6 mnd. Totaal

Inschatting oninbaarheid 100% 75% 50% 25% 10% 4% 2%

Openstaand bedrag vorderingen 83.000 197.000 503.000 353.000 485.000 1.234.000 887.000 €3.742.000

Inschatting oninbaarheid 31-12-2023 83.000 148.000 252.000 88.000 48.000 49.000 18.000 € 686.000

Het bepalen van de voorziening voor dubieuze belastingdebiteuren op basis van ervaringscijfers is in de basis een goed uitgangspunt, waarbij het belangrijk is deze uitgangspunten te blijven valideren met de daadwerkelijke afboekingen die in de toekomst nodig blijken te zijn. Wij adviseren u deze analyse in 2024 te maken, waarbij het ook van belang is om ervoor te zorgen dat tussenrekeningen waarop ontvangsten die bij uw gemeente binnenkomen, maar uitgezocht en daarna verwerkt moeten worden, tijdig worden geanalyseerd en opgeschoond. Bij de controle van de jaarrekening bleek een saldo van € 450.000 nog aan uit te zoeken ontvangsten onder de overlopende passiva te zijn opgenomen. Wanneer dit op het debiteurensaldo in mindering zou zijn gebracht, dan zou waarschijnlijk de getroffen voorziening iets lager geweest zijn.

312018008.24.310 - 23

Uw onderhoudsplanning wordt niet gerealiseerd: werkzaamheden worden doorgeschoven en aanvullende dotaties zijn noodzakelijk geweest

In de balans zijn diverse voorzieningen voor groot onderhoud opgenomen. Deze voorzieningen zijn bepaald op basis van meerjarenonderhoudsplannen (2020-2029), waarbij jaarlijks onderzocht wordt of planning en uitvoering nog met elkaar in de pas lopen en zo niet, wat dat voor eventuele financiële gevolgen heeft of kan hebben. Ultimo 2023 hebben de onderhoudsvoorzieningen een gezamenlijke waarde van € 7,3 miljoen: Stand 1-1-2023

Toevoegingen

Onderhoud parkeergarages

425

396

111

710

Onderhoud begraafplaatsen

192

56

12

236

Onderhoud culturele huisvesting

677

290

183

784

Onderhoud sportaccommodaties

2.464

556

255

2.765

Voorziening (bedragen x € 1.000)

Aanwendingen

Stand 31-12-2023

Onderhoud sluizen, gemalen en recreatie

187

47

14

220

Onderhoud gymlokalen schoolgebouwen

652

270

112

810

Onderhoud voorzieningen jeugd

313

168

23

458

Onderhoud gemeentelijke huisvesting

1.137

509

738

908

Onderhoud overige gebouwen

326

154

99

381

6.373

2.446

1.547

7.272

Totaal

In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen heeft het college aangegeven uit welk jaar het onderliggende plan per soort kapitaalgoederen dateert, wat de looptijd van het plan is en wanneer het plan geactualiseerd wordt en of voor de betreffende soort kapitaalgoederen een onderhoudsvoorziening aanwezig is of niet. Op basis van dit inzicht kan vastgesteld worden dat sprake is beheerplannen die in opzet kunnen dienen ter onderbouwing van de betreffende voorzieningen en dat er in de komende jaren weer een aantal plannen geactualiseerd moet worden. De huidige werkwijze van het college is prima om meerjarig in te schatten wat het noodzakelijk meerjarig groot onderhoud is en wat de inschatting is wat dat gaat kosten. In de praktijk is het zo dat het regelmatig voorkomt dat gepland onderhoud niet of later wordt uitgevoerd of dat niet voorzien onderhoud uitgevoerd moet worden. Doordat het college hier jaarlijks naar kijkt, houdt u grip op de uitvoering van de plannen en kunt u beoordelen wat de eventuele impact is van het niet of later uitvoeren van gepland onderhoud. Over de hele linie zien we dat ook in 2023 weer vertraging in de uitvoering van de beheerplannen optreedt. Dit doet zich nu al enige jaren achter elkaar voor en krijgt een soort van structureel karakter. Hierin logische oorzaken aan ten grondslag zoals het (nog) niet beschikbaar zijn van aannemers.